19

บทท 2

การจดการหองสมด

การจดการส านกงานเปนการจดระเบยบหนาทการงานตาง ๆ ภายในหนวยงานใหมความเหมาะสมกบสภาพแวดลอมของหนวยงานนน หองสมดเปนหนวยงานทส าคญซงเปนศนยรวมทรพยากรสารสนเทศ ตลอดจนมภารกจตาง ๆ มบคลากรจ านวนมากทท างานรวมกนในหนาทความรบผดชอบทแตกตางกนและตองมการประสานงานกบหนวยงานอน จงจ าเปนตองมการจดการเกยวกบการแบงงานในหองสมดใหเปนระบบ การจดสถานทใหมระเบยบ สะอาด นาอย บรรยากาศด ฉะนนผบรหารจงควรตองมความรเกยวกบเรองตาง ๆ ทเกยวของเปนอยางด อนจะท าใหหองสมดมสภาพแวดลอมทดดงทกลาวมา นอกจากนนการจดการงานตาง ๆ ไดอยางเหมาะสมจะท าใหเกดความพงพอใจทงในสวนของผปฏบตงานและผใชบรการ ปจจบนหองสมดไดน าเทคโนโลยสารสนเทศเขามาใชในการด าเนนงาน หองสมดจงปรบเปลยนสภาพจากหองสมดแบบดงเดม เปนหองสมดอตโนมต ในบทนจงเปนการกลาวถงการจดการงานทว ๆ ไปในหองสมด ซ งผบรหารควรตองมความรเพอใหสามารถจดการและพฒนาหองสมดใหเจรญกาวหนาตามทตองการตอไป ความรเกยวกบงานหองสมด หองสมด (library) แหลงรวบรวมทรพยากรสารสนเทศประเภทตาง ๆ ทงทเปนวสดตพมพ วสดไมตพมพ และสออเลกทรอนกส ทไดคดเลอกและจดหาเขามาเพอใหบรการแกผใชตามความตองการและความสนใจ มบรรณารกษเปนผด าเนนงานและจดใหบรการตาง ๆ อยางเปนระบบ แตการจะมหองสมดทสมบรณแบบและใหบรการแกผใชไดอยางมประสทธภาพนน ผบรหารหองสมดจ าเปนตองใชความสามารถในการบรหารจดการเปนเทคนคอยางหนงของการก าหนดกจกรรมตาง ๆ และปรบปรงงานใหดขนจะชวยใหการด าเนนงานของผปฏบตงานเปนไปดวยด สะดวก รวดเรว ประหยดแรงงาน มความสขในการปฏบตงาน และท าใหเกดความประทบใจกบผมาตดตอ การจดการหองสมดจะเรมตงแต การเลอกทตงส านกงาน การจดเนอทส าหรบการท างาน และการจดสงแวดลอม ซงประกอบดวยเครองตกแตง โตะ เกาอ แสง ส เสยง อากาศ ตลอดจนเครองมอเครองใชตาง ๆ การท างานของผปฏบตงานธรการตองอาศยความละเอยดรอบคอบ และมความรบผดชอบสง จงจ าเปน ตองอาศยสงแวดลอมทเอออ านวยและเหมาะสมแกการท างาน ตลอดจนการจดส านกงานใหเปนระเบยบเรยบรอย สงางาม นาอย กจะท าใหผปฏบตงานคลองตวและปฏบตงานอยางมประสทธภาพ

20 การบรหารงานหองสมด การด าเนนงานในหองสมดใหเปนไปดวยความเรยบรอย จะเร ม ตงแตการก าหนดแนวนโยบาย การวางแผน การจดองคการ การจดเจาหนาท การประสานงาน การควบคม ตลอดจนการประเมนผลการปฏบตงานเชนเดยวกบงานอน ๆ รวมทงงานการเลอกหนงสอ การจดหาวสดอปกรณ ตาง ๆ มาไวในหองสมด เพอบรการแกผใชใหด าเนนไปดวยด เปนไปตามวตถประสงคและนโยบายทหองสมดก าหนดไว ซงไดมการน าเทคโนโลยเขามาด าเนนงานการจดหา วเคราะหทรพยากรสารสนเทศ และจดการบรการเชงรกทดแทนการใหบรการเพยงผใชทเขามาในหองสมดหรอการบรการเชงรบเทานน เพอใหทรพยากรถงผใชดวยการสรางรากฐานขอมลทกรปแบบทผใชสามารถเขาถงไดอยางสะดวกรวดเรว (วาณ ฐาปนวงศศานต, 2543 : หนา 39) การด าเนนงานทกอยางจะประสบความส าเรจไดยอมขนอยกบเทคนคในการบรหารของผบรหารทมความรความสามารถ เขาใจหลกการบรหาร มจตวทยาในการบรหาร การบรการงานหองสมดกเชนเดยวกน บรรณารกษทกคนจะตองรจกหลกการบรหารและน ามาประยกตใชอยางชาญฉลาด การบรหารงานหองสมดแบงงานไดเปน 4 ประเภท ดงน

1. งานธรการหองสมด งานธรการหองสมด เปนงานในหนาทของบรรณารกษทจะตองรบผดชอบเกยวกบเรองตอไปน 1.1 สถานทตองรบผดชอบเกยวกบความสะอาด ความสะดวกในเขาออก ซงควร มการตกแตงใหเกดความสวยงาม ตลอดจนความเปนระเบยบเรยบรอยเพอจงใจผใช 1.2 การเงนของหองสมด เรองเงนเปนสงส าคญในการน าไปด าเนนกจการตาง ๆ ของหองสมด สวนใหญใชจายเกยวกบสถานท เชน การสราง การซอมแซม เปนตน และทใชจายประจ าคอ การจดซอหนงสอ การบอกรบวารสาร นตยสาร หนงสอพมพ การจดซอเครองมอเครองใชตาง ๆ เทคโนโลยททนสมย การซอมแซมหนงสอ พรอมทงการท าบญชการเงนของหองสมด 1.3 งานการจดซอหนงสอและพสด นบเปนงานทส าคญตองมการวางแนวทางการปฏบต การเลอกซอหนงสอเปนงานทท าตลอดป สวนการซอครภณฑจะท าเปนคราว ๆ ตามงวดของงบประมาณ และตามความตองการรบดวนในบางกรณ การใชเงนงบประมาณในการจดซอขนอยกบดลยพนจของบรรณารกษวาจะใชทเดยวทงหมด หรออาจแบงเงนออกเปนงวด ๆ วาจะใชงวดละเทาไร เพอจะสามารถใชเงนไดทนและมเงนใชไดตลอดทงป นอกจากการจดซอหนงสอแลวยงรวมถงวสดและครภณฑตาง ๆ ทจ าเปน ตลอดจนการบ ารงรกษา ซอมแซมเครองใชในส านกงานดวย 1.4 งานสารบรรณ เปนงานทท าดวยหนงสอตงแต คด ราง เขยน แตง พมพจดจ า ท าส าเนา รบ-สงบนทก ยอเรอง เสนอ สงการ ตอบ เกบใหเปนระบบ และคนหา ซงสวนใหญเกยวกบหนงสอราชการและเอกสารตาง ๆ 1.5 งานเกยวกบบคคลหรอการบรหารงานบคคล ในการคดเลอกบคคบเขาท างานหองสมด ซงควรเลอกคนใหเหมาะกบงานและความสามารถ ไดแก การประกาศรบสมคร การรบสมคร

21 การสอบคดเลอก การจดคนเขาปฏบตงาน งานสวสดการ การเลอนขน การควบคมใหการบรหารงานเปนไปตามนโยบายของหองสมด การตรวจตราดแลผลงานของผปฏบ ตงาน และชวยใหค าปรกษาเมอมปญหาหรอมอปสรรคในการท างาน 1.6 งานการพมพ มพมพหนงสอราชการ และงานพมพเกยวกบงานหองสมด ไดแก พมพบตรรายการ พมพบตรยม และกระเปาหนงสอ พมพรายงานของหองสมด พมพรายการจดซอวสด พมพตออายวารสาร พมพขอบคณ ฯลฯ ปจจบนน าคอมพวเตอรมาจดการงานน 1.7 งานเกยวกบการก าหนดระเบยบปฏบต ไดแก ระเบยบการเปด-ปด การยม-คน ระเบยบการใชบรการอนเทอรเนต และอน ๆ 1.8 งานจดท าทะเบยน ค านวณ และสถตตาง ๆ ไดแก สถตผเชาใช สถตการใชบรการตาง ๆ 1.9 จดการงานเบดเตลดอน ๆ จากหนาทความรบผดชอบทกลาวมาขางตน จะเหนวางานธรการเปนงานทชวยสงเสรมความส าเรจใหหองสมด เพราะงานธรการเปนแหลงปฏบตงานทคลายเปนศนยสงการของหองสมด

2. งานบรการหองสมด งานบรการหองสมด เปนงานหลกของหองสมด เพราะถงแมวาจะจดหองสมดดวยวธการทดเลศเพยงใดกตาม หากหองสมดไมมผมาใชกไรคณคา หองสมดจงควรจดบรการอยางมชวตชวา หรอจดใหเปนหองสมดมชวต (living library) เพอเปนการเชญชวนใหคนอยากเขามาใชงาน บรการของหองสมดทส าคญมดงน 2.1 บรการยม-คน (circulation services) หรอหองสมดบางแหงอาจเรยกวา บรการจาย-รบ เปนบรการใหผใชยมหนงสออกไปใชภายนอกหองสมดและรบคนกลบเขามาเมอผใชใชงานเสรจสนแลว ทงนบรการยม-คน บรรณารกษตองจดใหมการท าระเบยบการยม ท าสถตการยม ท าหนงสอทวงส าหรบผใชทยมเกนก าหนดวนสง การเกบบตรคหนงสอ การรบคนหนงสอ และเกบหนงสอขนชน ลกษณะของผใหบรการยม-คนนควรเปนคนอารมณด มจตบรการ (service mind) มความเปนมตรกบทกคน ยมงาย เพราะตองตดตอกบผใชทมความตองการทแตกตางกนอยตลอดเวลา 2.2 บรการสารสนเทศ (reference services หรอ information services) เดมเรยกวา บรการตอบค าถามและชวยการคนควา เปนบรการทหองสมดอาจจดใหม ทงบรการภายในหองสมด บรการทางโทรศพท บรการทางไปรษณย และบรการไปรษณยอเลกทรอนกส ผใหบรการสามารถจดใหบรการไดโดยตรง คอ การตอบค าถามทวไป และการใหบรการทางออม คอ การชวยคนหนงสอหรอสารสนเทศตาง ๆ ใหผใชไดรบค าตอบตามความตองการ ลกษณะของผใหบรการนควรมความจ าด รแหลงสารสนเทศ และมความสามารถการใชเทคนคการสบคนชนสง เพอใหบรการแกผใชทตองการสารสนเทศในลกษณะตาง ๆ 2.3 บรการการอาน (reading services) เปนบรการทสงเสรมใหผใชบรการเขาถงสารสนเทศตาง ๆ ดวยการอาน ไดแก การเลาเรองหนงสอ การทายปญหา การเลานทาน แนะน าการอาน

22 หนงสอ จดนทรรศการ แนะน าและสาธตการใชมลตมเดยตาง ๆ และจดท าคมอการใชซดรอม ฐานขอมลตาง ๆ บรการนควรมการจดอยางสม าเสมอ 2.4 บรการหนงสอจอง (reserved book services) เปนบรการหนงสอทครหรออาจารยก าหนดใหนกเรยนหรอนสต นกศกษาใชขนเรยนใชอานคนควารายวชาใดวชาหนงและแจงความประสงคใหบรรณารกษทราบ หนงสอจองนแยกไวตางหากอาจไว ณ บรเวณรบ-จาย หรอมชนพเศษ ระยะการยมสนกวาหนงสอทวไป 2.5 บรการแปลงเอกสาร (translating services) เปนบรการทจดขนเพออ านวยความสะดวกแกผใชใหไดขอมลทถกตองตรงกบภาษาเดม (ภาษาตางประเทศ) 2.6 บรการบรรณานกรม (bibliography services) คอจดท ารายชอหนงสอใหมสงพมพหรอวสดการอานอน ๆ ทใชประกอบดารคนควาว จยของผใช เปนบรก ารของหองสมดสถาบนการศกษา หองสมดเฉพาะ และหอสมดแหงชาต บรการนควรท าทกครงทหองสมดมหนงสอใหมเขามา และควรแจกใหแกผใชทกคน 2.7 บรการจดท าสาระสงเขป (abstracting services) คอ การท าเรองยอของบทความทางวชาการ วทยานพนธตามทผใชตองการ 2.8 การบรการขาวสารทนสมย (current awareness services) เปนบรการทชวยใหผใชหองสมดไดทราบขอเทจจรง ขาวสาร หรอความกาวหนาใหม ๆ ในวชาทเกยวของไดเรวทสด บรการนควรจดท าทนทเมอมวารสารใหมเขามาในหองสมดและควรมการจดท าดรรชนบทความในวารสารทนท ซงแจจดท าในรปแบบของบตรรายการหรอรปเลม ฐานขอมล 2.9 บรการฝกอบรม (academic resources training services) คอ บรการของหองสมดในสถาบนการศกษามทงภายในและภายนอกสถาบน เพอเปนการพฒนาบคลากรในหนวยงานใหทนสมยอยเสมอ ทงเปนการกระตนและสงเสรมการอานหนงสอแกผเขาใชดวย 2.10 บรการถายส าเนาสงพมพ (photographic reproduction services) โดยใช เสยคาบรการตามทหองสมดก าหนดไว บรการนหองสมดอาจจดเองหรอเชญรานคามาใหบรการกได 2.11 บรการยมระหวางหองสมด (interlibrary loan services) คอ บรการทหองสมดจดใหยมหนงสอหรอวสดทตนไมมจากหองอน เปนบรการรวมมอกนระหวางหองสมดประเภทตาง ๆ ซงปจจบนหองสมดมการยมระหวางหองสมดผานระบบอเลกทรอนกสและหองสมดในสวนภมภาคจะมบรการยมระหวางหองสมดผานระบบอเลกทรอนกสมากกวาหองสมดมากกวาสวนกลาง(สภาพ โทสวรรณ, ซดรอม, 2542) ฉะนนหองสมดจงควรจดหาขอมลททนสมย และมอยางเพยงพอเพอใหบรการยมระหวางหองสมดจากผลวจยของ อบลรตน ยรงค (ซดรอม, 2543) สรปวาผใชสวนใหญเหนดวยกบการคดคาด าเนนการการยมระหวางหองสมด แตไมเหนดวยกบ การคดคาธรรมเนยมการยมระหวางหองสมด นอกจากนผใชยงเหนดวยกบการคดคาบรการแบบเหมาจายทางไปรษณย การจดสงเอกสารทางโทรสารแบบเหมาจายกรงเทพมหานครและเขตปรมณฑล การจดสงเอกสารแบบไมเหมาจายในตางจงหวด การเกบคามดจ าการยมระหวางหองสมดและการก าหนดคามดจ าตามความเหมาะสม สวนกรณทหองสมดไม

23 สามารถด าเนนการขอยมใหไดนน ผใชสวนใหญไมเหนดวยทจะใหคดคาใชจายบางสวนตามความจรงและไมเหนดวยกบการคดคาลขสทธในการท าส าเนาเอกสาร ส าหรบรปแบบการคดคาบรการผใชสวนใหญพงพอใจการคดคาบรการแบบไมเหมาจาย ซงควรน ามาใชพจารณาในงานบรการน 2.12 บรการโสดทศนวสด (audio visual services) คอ การจดหาโสดทศนวสดและเทคโนโลยสารสนเทศมาไวบรการแกผใช ควรจดหาวดทศนทงเปนสารคด ความรทวไปและบนเทงมาไวบรการ และควรมทใหบรการอยางเพยงพอ 2.13 บรการสารสนเทศพเศษ (special information services) คอ บรการการตนควา รวบรวมขอมลพเศษ เชน ขอมลทองถน ขอมลทเปนเอกลกษณของแตละสถาบนขอมลเพชงพาณชย เปนตน มาไวบรการเพอชวยการประหยดเวลาและเปนการอนรกษภมปญญาชาวบาน หรอแสดงจดยนของสถาบนซงรวมถงการบรการชมชนดวย หากไมสามารถจดมาบรการไดควรสามารถแนะแหลงทจะไปใบรการแกผใชได 2.14 บรการคนหาแลคนคนทางออนไลน (online searching and retrieval services) ผใชบรการสามารถสบคนและเรยกใชสารสนเทศจากทกมมโลกไดอยางรวดเรว ทนท ทนใดในปรมาณเทาใดกได ท าใหไดสารสนเทศททนสมย ทนเวลา และตรงตามตองการสะดวก รวดเรว กวาการใชหองสมดตามปกต โดยไมจ ากดวาผใชจะอยใกลหรอไกลหรอทใด 3.งานเทคนคของหองสมด งานเทคนคของหองสมด เปนการจดด าเนนงานเพอใหบรการทมไดตดตอกบผใชโดยตรง งานเทคนคเปนการท างานทอยเบองหลงการน ามาใหบรการ จะจดด าเนนงานใหไดวสดสงพมพในรปแบบตาง ๆ ใหสอดคลองกบวตถประสงคของหองสมด และความตองการของผใชแลวน ามาจดเกบอยางเปนระบบ มเครองมอชวยใหผใชไดสบคน งานเทคนค ไดแกงานตอไปน 3.1 งานเลอกหนงสออปกรณการศกษา การจดหาทรพยากรสารสนเทศของหองสมดและการเกบระเบยนตาง ๆ โดยเฉพาะงานเลอกหนงสอ ควรใหผใชมสวนชวยเลอกควรมหลากหลายขอเรอง และครบทกสาขาวชาทเปดสอน 3.2 งานตรวจรบหนงสอเขาหองสมด อาจใชเครองตรวจอตโนมต การเตรยมการประทบตราหองสมด และงานลงทะเบยนหนง 3.3 งานวเคราะหเลขหมหนงสอ การเตรยมหนงสอใหยม การท ารายการ การจดหมวดหมหนงสอ (ปจจบนอาจเปนการกรอก work sheet เพราะหองสมดหลายแหงใชคอมพวเตอรในการจดท า) 3.4 งานพมพบตรรายการ การตรวจ การแยกบตรรายการ เขยนสนการ เขยนสนการตดบตรคหนงสอ และซองหนงสอ (ปจจบนหองสมดสวนใหญจะใชเครองคอมพวเตอร) 3.5 งานส ารวจหนงสอ ตามธรรมดาหลงจากหองสมดเปดใหบรการเปนภาคเรยนและเมอครบปจะมการส ารวจหนงสอเพอใหทราบวาหนงสอมจ านวนเทาไหร ขาดหายไปจ านวนเทาใด มขอบกพรองอะไรบางจะไดรบแกไข งานส ารวจหนงสอนควรท าทกปในชวงปดภาคเรยนฤดรอน

24 3.6 งานคดเลอกหนงสอเกาออก หนงสอบางเลมเกา ลาสมยไมมผใชคนควา (ประมาณ 5-10) ควรคดออกจากหองสมด หรอหนงสอบางเลมมฉบบพมพใหมออกมาถาเหนวาเลมเกาไมมคณคากควรคดออก แลวสงไปใหหองสมดอน ใชเปนประโยชนตอไป 3.7 งานสงพมพตอเนอง หองสมดบางแหงจดรวมไวกบงานจดหา เพราะลกษณะงานคลายกบงานจดหา โดยบอกรบสงพมพทออกตอเนอง ไดแก วารสาร และหนงสอพมพสงซอทงสงซอโดยตรงจากส านกพมพ หรออาจบอกรบผานตวแทนในทองถน มการลงทะเบยนตรวจรบ ตดตามทวงถามมการเยบรวมวารสารทมคณคาแกการเรยนการสอน (บางหองสมดจดไวกบงานซอมหนงสอ) ท าดรรชนวาสารเปนคมอการสบคน ปจจบนหองสมดหลายแหงจดซอระบบอตโนมตมาบรหารจดการงานน ท าใหมความสะดวกรวดเรวมากขน 3.8 งานซอมหนงสอ การเขาปกหนงสอ และการเขาปกเอกสารตาง ๆ ทงปกออนและปกแขง รวมทงการซอมหนงสอช ารด และการเยบปกวารสารรวมเลม 3.9 งานตอบขอบคณผทบรจาคหนงสอหรอวารสารใหหองสมด ซงจะมแบบฟอรมเตรยมไว 4.งานวางแผนท าโครงการวางนโยบาย และควบคมการท างาน งานวางแผน ท าโครงการ วางนโยบาย และควบคมการท างาน ผบรหารงานหองสมดจะตองปฏบตงานตาง ๆ ดงตอไปน 4.1 วางแผนหรอท าโครงการทจะปฏบตงานทว ๆ ไป ตองมการขยายปรบปรงแกไขอยเสมอ ๆ ทางทดควรท าแผนปฏบตงานระยะยาวอยางนอย 3-5 ป แลวแยกเปนโครงการปฏบตงานเปน ป ๆ 4.2 จดหนวยงานในหองสมด แตละหนวยงานควรก าหนดงานใหชดเจน ก าหนดจ านวน ก าหนดเวลา งานเหลานผบรหารหองสมดตองคอยตรวจตรา ดแล และปรบปรงแกไขอยเสมอ 4.3 ควบคมการท างานใหเปนไปตามก าหนด โดยควบคมเรองสถตผลงานจะชวยใหการควบคมการท างานด าเนนไปดวยด 4.4 การประสานงาน ควรประสานงานกบคณะบดคณะตาง ๆ หวหนาโปรแกรมและอาจารยผสอน เพอขอความรวมมอในการจดซอหนงสอในสาขาวชาตาง ๆ รวมทงควรเขารวมประชมคณะกรรมการทหองสมดมสวนเกยวของและตองใหบรการ 4.5 ควรรเรมกจกรรมและกาวทนเทคโนโลยใหม ๆ เพอใหหองสมดทนสมย 4.6 งานแกไขปญหาตาง ๆ ของหองสมด เชน ปญหาการจดซอหนงสอ ปญหาการน าคอมพวเตอรมาใชในงานหองสมด เปนตน การแกไขปญหาเหบานผบรหารควรแกไขอยางจรงจง 4.7 งานจดท างบประมาณของหองสมดแตละป และดแลวาปหนง ๆ หองสมดใชจายเงนในทางใดบางอยางชดเจน

25 4.8 การจดท ารายงานหองสมด ซงอาจท าเปนรายงานประจ าภาค หรอประจ าปโดยเรยบเรยงตาสถตทเกบไว เพอใชเปนหลกฐานการท างานในแตละป 4.9 การควบคมดแลเรองการใหบรการทางวชาการ 4.10 งานสงสรรคกบอาจารยอน ตลอดจนนสตนกศกษา เพอจะไดทราบความคดเหนของผใชหองสมด และน ามาปรบปรงงานสมดใหดขน 4.11 งานรเรมการสะสมอปกรณใหม ๆ หรอเทคโนโลยททนสมย เพอใหบรการของหองสมดเปนไปอยางรวดเรว และเพอใชประกอบการสอนในวชาตาง ๆ ดวย 4.12 งานการฝกประสบการณวชาชพบรรณารกษศาสตรและสารสนเทศศาสตรทงของมหาวทยาลยเองและรวมกบมหาวทยาลยอน ๆ รวมทงสาขาวชาอนทมความตองการมาฝกประสบการณวชาชพดวย 4.13 งานเขยนคมอปฏบตงานของเจาหนาทหองสมด ในแตละฝายควรมคมอหรอเอกสารแสดงขนตอนการปฏบตงาน เพอใหมแนวทางการปฏบตงานอยางชดเจน 4.14 งานประกนคณภาพหองสมด 4.15 อน ๆ เชน งานบรการชมนม งานสอสาร ประชาสมพนธหองสมด งานกจกรรมตาง ๆ เพอท าใหหองสมดมชวต เปนตน งานตาง ๆ ทกลาวมา ผบรหารควรเรยนรใหเขาใจ และควรมแผนการจดด าเนนงานชดเจน ควรมความคดรเรมสรางสรรค และมทกษะทางการปฏบตการดานเทคโนโลยสมยใหม เพราะปจจบนเปนสงคมแหงองคความร ถาไมรจกเอาเทคโนโลยมาใชในการปรบปรงงานกเทากบเปนการถอยหลงเขาคลอง เพราหองสมดตองใชเทคโนโลย และตองมการพฒนาไปเรอย ๆ วตถประสงคของการจดหองสมด การจดหองสมดมวตถประสงค (ศรรรณ เสรรรตน และสมชาย หรญกตต 2538 : 64 -65) ดงตอไปน

1. ท าใหหองสมดอย ในสภาสะอาดเรยบรอยเปนระเบยบ เกดความสะดวกในการควบคมดแลทดและประทบใจแกผมาตดตอ

2. ท าใหมการรวมงานทมลกษณะเหมอนกนหรอคลายกนเขามาอยในบรเวณเดยวกน เพอสะดวกในการควบคมดแล สงการ การด าเนนงานคลองตวขน และไดผลงานทมประสทธภาพมากขน

3. ท าใหมระบบการถายเทอากาศ แสงสวาง ส อณหภม ในหองท างานทเหมาะสมและจดใหมสงอ านวยความสะดวก มเครองทนแรง มสภาพแวดลอมกายภาพและทางดานจตใจทด มระบบรกษาความปลอดภย

4. ท าใหมเครองมอเครองใชอยใกลผใช สามารถหยบไดอยางรวดเรว จดสงทไมจ าเปนออกไป ลดระยะทางการปฏบตงานใหนอยลงใชอปกรณใหไดประโยชนมากทสด

26

5. เพอใหบคลากรในส านกงานมขวญ ก าลงใจ และสขภาพด สามารถท างานในหองสมดอยางมประสทธภาพสงสด หรอจงใจใหบคลากรทกระดบท างานกนอยางเตมท ความส าคญของการจดการหองสมด งานหองสมดหรองานธรการหองสมด เปนงานสวนหนงของงานส านกงาน การจดการงานธรการหรอการบรหารงานธรการกคอการจดงานในส านกงานนนเอง หรอหมายถง การด าเนนงานเกยวกบเอกสารตาง ๆ ของหนวยงานหองสมดใหส าเรจลลวงไปดวยด ตงแตงานภายใน งานภายนอก การบ ารงรกษาเอกสาร การใหบรการ การจดหาวสด อปกรณเครองมอ เครองใชตาง ๆ ของหองสมด ตลอดจนการใชใหเกดประโยชนและประหยดหรอเปนงานสวนกลาง หรอเปนการประสานงานระหวางผบรหารกบหนวยงานตาง ๆ เพอใหหองสมดนน ๆ สามารถด าเนนงานไดอยางคลองตวและ มประสทธภาพ ปจจบนพบวาหองสมดมหาวทยาลยราชภฏสวนใหญเปนฝายอ านวยการส านกงาน วธการจดระบบสารสนเทศสวนใหญใชวธการจดกระท าขอมลแบบศนยกลางการจดเกบ ด าเนนการโดยฝายทท าหนาทรบผดชอบในการจดเกบขอมลทงระบบมอถอและคอมพวเตอร (สชรา นอยจนอด, ซดรอม, 2541) ซงงานเกยวกบงานธรการหองสมด เคยกลาวไวในตอนตนแลว ฉะนนการจดการหองสมดจงมความส าคญเนองจากหนวยงานธรการถอเปนหนวยงานทมความส าคญตองานหองสมดมากเพราะท าหนาท เปนศนยกลางในการบรหาร และเปนผใหการสนบสนนการท างานของหนวยงานอน ๆ ดวยการบรหารธรการทมประสทธภาพยอมสงผลตอความส าเรจของหองสมด แตสวนใหญผบรหารมกไมไดสนบสนนหนวยงานนเทาทควร จงไมคอยคลองตวตามทควรจะเปนอาจเปนเพราะไมใชงานทสรางรายได ผบรหารจงมกมองขาม ซงทจรงผบรหารควรใหความส าคญเชนเดยวกบหนวยงานอน เพราะงานธรการจะไปเสรมใหงานอน ๆ ดและเดนชด ปจจบนการตดตองานทกเรองตองมาตดตอทงานธรการเปนหลก ตงแตการตอนรบ การจดเกบขอมลดวยการใชเครองคอมพวเตอร การประชาสมพนธ เปนตน งานวจยของสชรา นอยจนอด (ซดรอม, 2541) สรปไววา หองสมดสวนใหญจดเกบขอมลแบบศนยกลางการจดเกบ คอ ฝายอ านวยการส านกงาน โดยจดเกบเกยวกบทรพยากรสารสนเทศในหองสมด รองลงมาคอขอมลเกยวกบงบประมาณ การเงน และบคลากร สารสนเทศทจดเกบสวนใหญอยในรปแบบของตวอกษร (รายงานสรปรายละเอยดตาง ๆ) การท างานของหองสมดจะเปนระเบยบ ราบรนหรอไมขนอยกบการจดระบบการท างานและการบรหารงานธรการหรอส านกงานเปนส าคญ งานส านกงานมความส าคญเชนเดยวกบงานอน ๆ ในหองสมดจงควรมการก าหนดแนวทางการบรหารงานไว คอ การก าหนดวตถประสงค ควรออกมาเปนรปธรรม สามารถตอบสนองความตองการของหนวยงานไดไมคลมเครอ การก าหนดขอบขายของงานเพอใหผปฏบตงานสะดวก และผบรหารมโอกาสตรวจสอบได ถงแมมการเปลยนแปลงผปฏบตงาน คมอการปฏบ ตงานธรการจะท าใหผปฏบตงานไดทราบขนตอนและวธการท างาน ทงยงท าใหทราบวาการปฏบตงานนนจะตองใชวสดอปกรณอะไรบาง ผบรหารควรท าการตรวจสอบการปฏบตงานทกระยะ ซงถอเปนกระบวนการหนงของ

27 การควบคมการปฏบตงาน อนจะท าใหการปฏบตงานส านกงานเปนไปอยางมประสทธภาพ และควรท างานเปนทม เพราะการท างานธรการตองอาศยซงกนและกนสามารถน ามาใชไดและสอดคลองกบงานวจยของกตตพร เพชรพราว (ซดรอม, 2543) ทสรปไวในงานวจยเรอง คณลกษณะและทกษะพนฐานทางวชาชพบรรณารกษ ในอนาคตดานการจดการทวไปนนสงส าคญเปนอนดบแรกคอ มทกษะการท างานในรปแบบของการท างานเปนทมและสามารถพฒนาทมงานใหมประสทธภาพมากยงขน ทดคนตองรวมกนท างานเพอใหบรรลวตถประสงคของหนวยงานนน นอกจากน ควรมการพฒนาในหนาทการงานอยเสมอ เพอใหเปนการเพมประสทธภาพในงานธรการทท าอย ควรมจดมงหมายวางไวเชนเดยวกบการท างานธรการของหนวยงานอน ๆ ดงผลงานวจยของ อมรนทร อ าพลพงษ (ซดรอม , 2544) ทเคยศกษาเรองพฒนาระบบงานธรการของมหาวทยาลยดานการประสานงาน โดยใชคณะครศาสตร จฬาลงกรณมหาวทยาลยเปนกรณศ กษา ไดศกษาถงความตองการในการพฒนาระบบงานการออกแบบหนาจอหลกในการใชงานของผใชเปนตน ผลทไดรบจากการท างาน ซงกรณศกษาทคดวาผปฏบตงานธรการในหองสมดควรน าไปศกษาตอเพอเปนแนวทางการพฒนาระบบงานของหองสมดบาง คงท าใหงานส านกงานของหองสมดเปนไปอยางมประสทธภาพมากยง ๆ ขนเชนกน ลกษณะของผบรหารงานส านกงานของหองสมด ผบรหารงานหองสมด ควรมลกษณะในดานตาง ๆ ดงน

1. ดานคณสมบต ไดแก 1.1 ควรมพนฐานความรในหนาทตาง ๆ หลายดาน เพราะงานธรการเปนงานท

ตองเกยวของกบหนวยงานอนอกหลายหนวยงาน 1.2 ควรมความร ความสามารถ เฉพาะสาขาวชาการบรหารงานธรการหองสมด

เปนอยางด เชน วธการปฏบตงานและกระบวนการปฏบตงาน การบรหารเอกสาร เขาใจระบบหองสมดอตโนมต การใชคอมพวเตอร การบรหารเอกสาร เขาใจระบบหองสมดอตโนมต การใชคอมพวเตอร การจดแผนผงงานธรการหองสมด การออกแบบฟอรมตาง ๆ ทหองสมดตองใช

1.3 ควรมลกษณะเปนผน า เพราะตองเปนผก าหนดนโยบาย และตดสนใจเรองตาง ๆ ของหองสมด ตองมความสามารถในการจงใจผใตบงคบบญชาใหปฏบตงานดวยความเตมใจและสนใจ ตองมความซอสตยตอหนาท มความสามารถทจะท างานรวมกบผอนไดเปนอยา งด อกทงควรมความสามารถในการสรางมนษยสมพนธกบบคคลทกระดบ อนง การทกลาววา ผบรการงานของหนวยงานตาง ๆ จะตองมลกษณะเปนผน าในการด าเนนงานนนมก าหนดลกษณะผน าหรอคณสมบตของน าไวโดยใชวธการเขยนเพอชวยความจ าดวยการน าตวอกษรภาษาองกฤษตวแรกมาเรงกนเปนสตรผน าวา “L E A D E R S H I P” (ศรพร พงศศรโรจน, 2541 : 96) จงขอมาน าเสนอไวดงตอไปน

28 L = Love ผบรหารทรกในหนาทการงาน รกผรวมงาน รกผใตบงคบบญชา รกความกาวหนา รกความยตธรรม E = Education and experience ผบรหารทมคณสมบตทางดานการศกษา และประสบการณทดพอสมควร เพอเปนแบบอยางสงสอนผใตบงคบบญชาได A = Adaptability ผบรหารทพฒนาดานการปรบตวเองใหเขากบสถานการณและสงแวดลอม และรจกแกไขปญหาเฉพาะหนา D = Decisiveness ผบรหารทมการพฒนาดานการพจารณาตดสนใจรวดเรวถกตอง แนนอน กลาไดกลาเสย E = Enthusiasm ผบรหารทมความกระตอรอรนตงใจปฏบตงาน และสนบสนนชกน าใหผใตบงคบบญชาใหปฏบตงานอยางจรงจง R = Responsibility ผบรหารทมความรบผดชอบทงงานในหนาท และของผใตบงคบบญชา ไมทอดทงหรอปดความรบผดชอบใหผอน S = Sacrifice and sincere ผบรหารตองเปนผทเสยสละเพอสวนรวม ซงจะท าใหผใตบงคบบญชาเกดความเคารพนบถอ H = Harmonize เปนผทมความนมนวล ผอนปรน เพอเสรมสรางความสามคคและความเขาใจอนดตอกนในหมเพอนรวมงาน อาจรวมถงการถอมตนตามกาลเทศะอนควร I = Intellectual capacity พฒนาดานไหวพรบมความเฉลยวฉลาดทนคนทนตอเหตการณ เปนผรอบร และมความคดรเรม P = Persuasiveness พฒนาดานศลปะในการจงใจคน ซงจ าเปนตองใชหลกจตวทยา และตองมอ านาจในตวเองพอสมควร 1 .4 ควรมความสามารถในการมอบอ านาจหนาท ตอง สงการและมการตดตอสอสารกบบคคลอนหรอระหวางบคคลไดอยางมประสทธผล ควรเปนผทยอมรบความคดเหนของบคคลอนและใชความคดตาง ๆ นนมาชวยประกอบการตดสนใจ 1.5 ควรตรงตอเวลาในการท างาน ไมมาสายเพอเปนตวอยางแกผรวมงาน 1.6 ควรมอารมณขนทเหมาะสม เพอผอนคลายความเครยดในการท างาน 2. ดานวชาชพ ผบรหารงานธรการหองสมดตองมลกษณะเชยวชาญในสาขาวชาชพบรรณารกษ ควรพยายามปรบปรงตนเองดวยการพยายามแสวงหาความรใหม ๆ ตองตดตามความเคลอนไหว และความกาวหนาดานวชาการงานทตนไดรบผดชอบตลอดเวลา 3. ควรมประสบการณการท างานหองสมดเปนอยางด ประสบการณการท างานเปนสงทตองมควบคกบความร ต าแหนงผบรหารไมควรมการเปลยนแปลงบอย ๆ เพราะเปนต าแหนงทตองอาศยประสบการณพอสมควร ฉะนนต าแหนงผบรหารจงควรเปนต าแหนงมาจากการเลอนต าแหนงตาง ๆ ทเคยปฏบตในหองสมด 4. ผบรหารควรมคณสมบตเฉพาะดวย ไดแก

29 4.1 ควรมปญญา ความรอบร และวสยทศน คอ ผบรหารควรรอบรทงเรองของตนเอง บคคลทเกยวของ และงานทตนเองรบผดชอบ คอ ตองรจกตน รจกคน และรจกงานตองรอยางลกซง คดกวางและคดไกล เพอจะไดเปนประโยชนตอการวางแผนในอนาคตนอกจากนผบรหารตองรจก “คน” รจกความร ความสามารถ ลกษณะนสย จตใจ ขอด ขอเสยของเพอนรวมงานและผใตบงคบบญชา เพอเลอกใชคนใหเหมาะสมกบงาน และสอนงาน การรจก “งาน” คอ รความส าคญ รลกษณะงานทรบผดชอบ มความสามารถในการวางแผน ก าหนดขนตอนกระบวนการ รเทาทนสถานการณ และมความสามารถแกไขปญหาทเกดขนไดอยางถกท านองคลองธรรม 4.2 ความกลาหาญเดดเดยว ผบรหารนอกจากจะมปญญาแลวควรตองมความกลาตดสนใจดวยความมนใจ ไมกลวอปสรรค ความยากล าบาก ไมโลเล และกลาปฏเสธยดหลกคณธรรมและจรยธรรม มความขยนหมนเพยร อดทน อดกลน ไมโกรธงาย มเหตผลซปจจบนสงคมไทยเปลยนไป เดมตนไทยเคยนบถอชาตวฒ วยวฒ และคณวฒ แตปจจบนไมเปนเชนนน ปจจบนคนไทยหนมานบถอเงนตรา ต าแหนงหนาท ศกดศร เกยรตยศ โดยเฉพาะคนรนใหมทเขามารบราชการจะใหความส าคญในเรองเงนและอ านาจมากเปนพเศษ จะประจบผเปนเจานายเพอใหไดสงทตนตองการ โดยไมเคยคดหรอค านงวาสงทท านนสมควรหรอไมและไมสนวาใครจะเดอดรอนอยางไร ซงไมถกตอง พระภาวนาวรยคณ (ม.ป.ป. : 3) กลาววา “การเปนนกบรหารทดจะอาศยความเกงอยางเดยวไมพอ ตองอาศยหลกท าประจ าใจ รวาอะไรด อะไรชว อะไรควรท า อะไรไมควรท า การทคนเราจะมปญญาคดอยางนได จตใจของเราจะตองผกยดกบหลกธรรมตลอกเวลา” ฉะนนจงคดวาการพฒนาคณธรรมและจรยธรรมเปนสงส าคญและจ าเปนมากส าหรบผบรหารและบคคลทวไป เพราะจะท าใหจตใจด มศลธรรม มคณธรรมเกดความสข ทงในชวตสวนตวและหนาทการงานตลอดจนสงคมสวนรวม ฉะนนผบรหารจงควรมคณธรรมและจรยธรรม 4.3 ความยตธรรม ผบรหารควรตองมความยตธรรมไมล าเอยง เพราะชอบ (ฉนทาคต) เพราะโกรธ (โทสาคต) เพราะหลง (โมหาคต) และล าเอยงเพราะกลว (ภยาคต) ผบรหารทขาดความยตธรรมจะท าใหผใตบงคบบญชาเสยขวญ และเสยก าลงใจในการท างานกอใหเกดความแตกแยก เปนการบนทอนประสทธภาพในการท างาน 4.4 ความซอตรง ซอสตยสจรต เนองจากผบรหารตองเกยวของกบผลประโยชนในหลาย ๆ ดาน รวมทงใหผลประโยชนกบผอน ไมรบสนบนถงแมจะมโอกาส ไมรบผลประโยชนทงทางตรงและทางออมหรอโดยแอบแฝง นอกจากนยงรวมไปถงความซอตรงเรองการไมเอาเปรยบผอน เชน น าผลงานของผใตบงคบบญชามาใสชอตนเอง เปนตน ดานความซอสตย ทางวาจา คอ ถงแมจะมงานมากกไมควรผดค าพด โดยเฉพาะการนดหมายเรองตาง ๆ เพราะอาจน าความเสยหายมาสสวนรวมปละท า ใหขาดความเชอถอ 4.5 ความมมนษยสมพนธ ผบรหารควรมมนษยสมพนธทด ควรสามารถผกใจไดทงเพอนรวมงาน ผใตบงคบบญชา ตองเปนคนเสมอตนเสมอปลาย มความออนโยน โยเฉพาะงานหองสมดจะตองตดตอกบคนทกระดบ จงตองมความแนบเนยนในการตดตอกบผอน รจกการเกอกลสงเคราะหผอน ท าใหผใตบงคบบญชารสกอบอนมความสข กลาพบ กลาปรกษาเมอมปญหา

30 4.6 ความมระเบยบวนยในตนเอง ตรงตอเวลา เปนตวอยางทด และเปนทศรทธาของผอน 4.7 ความเปนประชาธปไตย ใจกวาง ผบรหารควรเปดใจกวางพรอมทจะรบฟงความคดเหนจากผรวมงานทกระดบ ควรหลกเลยงการยดถอตนเองเปนศนยกลางในทกเรองหรอถอความคดเหนตนเปนใหญ ควรเปดโอกาสใหผรวมงานไดมบทบาทแสดงความร ความสามารถ ซเปนการฝกคนและสรางผน าในอนาคตดวย 5. ผบรหารควรมเสนห การสรางเสนหของผบรหารใหเปนทรกของทกคนนนเปนสงททกคนตองการ ฉะนนจงขอกลาวถงการสรางเสนหของผบรหารไวดงน 5.1 การวเคราะหตนเอง (self-analysis) ผบรหารจะตองรจกวเคราะหตนเองใหไดวาตนเองมจดบกพรอง จดออนสวนใดบาง เชน เชาวปญญา สขภาพ คณธรรม ดานบคลกภาพของตนเองมจดบกพรองดานใด เมอวเคราะหตนเองไดแลว ผบรหารควรจะสามารถวเคราะหผอน (ผรวมงาน ผใตบงคบบญชา) ไดดวยวา อะไรคอจดออนของเขา ควรสนบสนนสงเสรมเขาตรงไหนผบรหารตองศกษาอยางแทจรงไมท าอยางฉาบฉวยเชน ตองทราบวาผบงคบบญชาสนใจเรองอะไร มงานอดเรกอะไร และความชวยเหลอในยามทเขาตองการความชวยเหลอบางครงอาจท าผดพลาดหากมความจ าเปนควรใหอภย เปนตน หากผบรหารสามารถเขาใจผใตบงคบบญชากจะไดรบความรวมมอในการท างานและจะบรรลวตถประสงคตามเปาหมาย ทไดก าหนดอยางงายดาย เพราะผใตบงคบบญชาจะรกและท างานใหแบบถวายชวต เนองจากเสนหของผบรหารทปฏบตกบผใตบงคบบญชานนประทบใจไมรจบ 5.2 การพฒนาตนเอง (self-development) ผบรหารควรสรางเสนหดวยการอบรมฝกฝนตนเองใหเกดความร ความเขาใจ และฝกทกษะ เพอใหเกดความสามารถในการแกไขปญหาตาง ๆ ไดตามสถานการณ เชน มคสามสามารถถายทอดความรตาง ๆ ไปยงผใตบงคบบญชาท าใหเกดศรทธา เปนตน 5.3 การน าไปทดลองใช (self-application) ผบรหารสามารถน าเอาวธการตาง ๆ ทกลาวมาไปใชกบผใตบงคบบญชา เพอใหเกดความศรทธา เชอถอ และมความประทบใจดวย การรจกใชหลกมนษยสมพนธ หลกพทธศาสนา ซงประกอบดวย 4 ประการ ไดแก ทาน ปยวาจา อตถจรยา สมานตตา พรหมวหาร 4 คอ เมตตา กรณา มทตา อเบกขา สปปรสธรรม 7 ประการ คอ รจกเหตผล รจกตน รจกประมาณตน รจกสถานการณ รจกเลอกคบคน รจกเขาสมาคม และหลก “พระคณ” ในการบรหารเพอสรางตนเองใหมเสนหมบารม สามารถชกจงใจคนใหเกดศรทธา เชอถอ ยนยอมพรอมใจปฏบตดวยความเตมใจโดย มตองใชอ านาจมาบงคบบญชา 5.4 การประเมนตนเอง (self-evaluation) การสรางเสนหขอน ผบรหารตองมความหนกแนน อดทนสง และมน าใจเปนนกกฬา เพราะผบรหารตองยอมรบและยอมแกไขขอบกพรองของตนเอง ใจกวางพอส าหรบผลการประเมนจากผรวมงาน เพราะจะเปนกระจกบานใหญทท าใหเราทราบวาการปฏบตของเราเปนอยางไร

31 5.5 การน ามาปรบปรงแกไข (Retraining) เมอไดรบขอมลยอมกลบจาก การประเมนผลแลวผบรหารควรแกไขปรบปรงและพฒนา เพอเปนการสรางความ ประทบใจ ความศรทธา ความเชอถอจากผใตบงคบบญชา การสรางเสนหทงหลายยอมจะตองม ความอดทน เสยสละ ใจกวาง ยตธรรม ยอมรบ และ เปนผมองโลกทศนอนกวางไกล โดยเฉพาะผบรหารหองสมด จงจะท าใหเกดความประทบใจขนกบผใตบงคบบญชา จะเปนผลใหงานดานตาง ๆ ส าเรจลลวงอยางรวดเรวและไดรบความรวมมออยางจรงใจจากผใตบงคบบญชา 6. ลกษณะอน ๆ เชน ควรมความรดานเทคโนโลยสารสนเทศ ม ประสบการณการท างานประมาณ 10 - 15ป เปนตน นอกจากนผบรหารควรรถงธรรมชาตของคนดวยเพราะการท างานใหบรรลเปาหมายและไดประสทธภาพนน จ าเปนทผบรหารจะตองศกษาใหซาบซงถงความตองการของคน (วจตร อาวะกล, 2542 : 50-51) โดยเฉพาะอยางยงคนทเปนผรวมงานหรอผอยใตบงคบบญชา ซงสรปไววาคนมความตองการดงน 6.1 ความมนคงในการท างาน ควรมหลกประกนวาตราบใดทยงสามารถปฏบตงานไดเตมความสามารถ กจะตองมงานจางตลอดไป 6.2 ความพอใจในการท างาน การท าใหคนท างานดวยมความพอใจ และมความสขยอมไดผลดกวาท างานดวยความจ าใจ 6.3 โอกาสกาวหนาในการท างาน ควรเปนงานทมโอกาสกาวหนาเพอทจะไดมก าลงใจ และรกงานทท า และท างานนนเตมความสมารถ 6.4 ไดรบการยกยองนบถอ ผบรหารควรยกยองชมเชย สนบสนนผทปฏบตงานเกงและประสบความส าเรจเพอเปนขวญและก าลงใจในการท างาน 6.5 การม ผบรหารทมความสามารถ ผรวมงานยอมตองการผน าทมความร ความสามารถ และเปนตวอยางในการท างาน 6.6 การไดคาตอบแทนโดยธรรม การด าเนนงานจะประสบความส าเรจได ควรมความยตธรรมทงในการก าหนดอตราเงนเดอน และการเลอนขน 6.7 ความเสมอภาค ควรมความเทาเทยมกนในการปฏบตงาน ไมควรล าเอยงเพราะจะเปนการท าลายความสามคคของหมคณะ 6.8 ความนมนวลและแนบเนยน การมปยวาจายอมเปนทพอใจ รกใครของผรวมงานผบรหารทดพงตองระมดระวงการใชค าพดในการแนะน าหรอยามทตองชแจงหรอวากลาวผรวมงานเมอมขอผดพลาด และควรมการทกทายปราศรยทกขสขบาง 6.9 การยอมรบนบถอ ควรใหความยอมรบนบถอและใหก าลงใจไมทอดทงแกผใตบงคบบญชา หรอผรวมงาน 6.10 ความพอใจในสภาพการท างาน ควรอ านวยความสะดวกในการปฏบตงานอยางเพยงพอ มอปกรณ เครองมอเครองใชพรอม นาอย มแสงสวางเพยงพอ มอากาศถายเทถกสขลกษณะ

32 แนวทางการจดหองสมด การจดหองสมด มความส าคญตอประสทธภาพการท างานของผปฏบตงานมาก ควรมการวางแผนและวางแนวทางการจดไวเปนอยางด ควรค านงถงหลกการประหยดทงแรงงาน คาใชจาย เวลา มหลกการ ควบตม บงคบบญชา สะดวก ปลอดภย สะอาด และ ประหยดพนท ทงควรมความรตาง ๆ ตอไปนประกอบดวย คอ

1. ทตงส านกงานของหองสมด ส าหรบทตงของหองสมด ควรตงอยในอาคารหองสมด มแสงสวางพอเพยงกบความตองการของสายตาในการท างาน อยาใหแสงสวางมากเกนไปหรอนอยเกนไปและควรอยในท ๆ บคคลภายนอกจะมาตดตองานไดสะดวกโดยเฉพาะความสะดวกในการเดนทางมาปฏบตงาน ระยะทางทเดนเขาสส านกงานไมควรเปนสถานท ๆ ตองผานผใชหองสมดคนอน ๆ เพราะจะท าใหผใชหองสมดเสยสมาธในการอานได นอกจากนควรจะตองค านงถงโอกาสในการปรบปรงพนทของส านกงานใหเหมาะสมในอนาคตประมาณ 5 ปถง 10 ป ดวย การจดและบรหารพนทส านกงานควรน าพนทของส านกงานมาใชใหเกดประโยชนมากทสด และใหมความสอดคลองกบสภาพของอาคาร ผบรหารควรจดวางแผนผงส านกงาน โดยจดวสดอปกรณ และสวนประกอบภายในส านกงานใหเหมาะสมกบพนททมอย เพอใหการท างานเปนไปอยางสะดวกรวดเรว เกดประสทธภาพมากทสด สยคาใชจายและเวลานอยทสด จงขอกลาวความรเกยวกบการบรหารพนทไวดงตอไปน 1.1 หลกการบรหารพนทไดแก 1.1.1 จดพนทในหองสมดใหใชประโยชนมากทสด ควรจดสายทางเดนของงานตรงไปขางหนาในลกษณะเสนตรง 1.1.2 ใหบคลากรและผทมาตดตอกบหองสมดไดรบความสะดวกสบายและเกดความประทบใจ 1.1.3 ท าใหมการไหลของงานหองสมดและประหยดตนทน 1.1.4 ควรใหเกดประโยชนในการใชพนทรวมกบปจจยสงแวดลอมตาง ๆ ไดแก แสงสวาง เสยง ส อากาศ ชองปรบอากาศ ชองระบายอากาศ ประต หนาตาง และมสงอน ๆ อยางเหมาะสม 1.1.5 ควรคาดคะเนความตองการ การปรบปรงเปลยนแปลง การจดผงหองสมด และการขยายปรมาณงานหองสมด ตลอดจนขนาดของเฟอรนเจอรและอปกรณควรเตรยมการไวเพออนาคตดวย 1.1.6 ควรจดใหมความสะดวก สามารถตรวจสอบแกไขระบบอปกรณส านกงานและเครองมอเครองใชตาง ๆ ของหองสมดได

33 1.1.7 การจดสรรพนท ควรดสภาพของงานดวย หนวยงานทใชเสยงดงควรไวในสถานทเกบเสยง หนวยงานประชาสมพนธควรอยในทตดตองาย งานคลายคลงกนและเกยวของกนควรอยใกลกน เชน การเงนและบญชควรอยตดกน เปนตน 1.1.8 ควรใหเจาหนาทนงหนหนาไปทางเดยวกน และผทเปนหวหนาควรอยดานหลงคมผใตบงคบบญชา และควรใหมทางเดนระหวางทนงกวางพอทจะเดนผานได โดยไมกระททบโตะของคนอนทจะท าใหเสยงาน 1.1.9 ควรมหองพกผอนและสโมสร หรออาจจดเปนสวนหยอมเพอใหเจาหนาทไดพบปะพดคยกนในระหวางพก 1.1.10 ควรจดใหสะดวกในการควบคมการตดตอสอสารระหวางบคคลและระหวางหนวยงานจดใหเปนบรเวณหองโถงขนาดใหญดกวาหองขนาดเลก และใชมานฉากหรอฝากนดกวาผนงถาวร เพอใหเตรยมการปรบปรงเปลยนแปลงในอนาคตดวย 1.2 มาตรฐานการบรหารพนทส าหรบมาตรฐานในการบรหารพนทส าหรบบคลากร ผบรหารส านกงานควรน าไปใชประกอบการจดพนทในหองสมดไดแก 1.2.1 จ านวนทนงส าหรบการศกษาคนควา คดเนอท (คณะกรรมการพฒนาส านกวทยบรการ, 2542 : 5-6) ไวดงน (1) ใหมรอยละ 20 ของจ านวนนกศกษาระดบปรญญาตรทงหมด 1.25 ตารางเมตร : คน (2) ใหมรอยละ 35 ของจ านวนนกศกษาระดบบณฑตศกษาทงหมด 2 ตารางเมตร : คน (3) ใหมรอยละ 10 ของอาจารยทงหมด 3.0 ตารางเมตร : คน 1.2.2 เนอทส าหรบบคลากร และอน ๆ ไดแก (1) ผอ านวยการ รองผอ านวยการ 18 ตารางเมตร : คน (2) หวหนาฝาย 15 ตารางเมตร : คน (3) บรรณารกษและนกวชาการ 9 ตารางเมตร : คน (4) เจาหนาทธรการ 4.25 ตารางเมตร : คน (5) นกการภารโรง 2.25 ตารางเมตร : คน (6) หองพกบคลากรหองสมด 2.25 ตารางเมตร : คน (7) ส านกงานเลขานการ 4.25 ตารางเมตร : คน (8) หองเกบของและหองซอมบ ารงทรพยากรนเทศ รอยละ 20-25 ของพนททงหมด (9) หองปฏบตการคอมพวเตอรและอปกรณ ใหคดพนท 3.0 ตารางเมตร : เครอง (10) หองประชมเลก 120 ตารางเมตร

34 (11) หองถายเอกสาร 20 ตารางเมตร (12) หองสมมนา จ านวนหอง และขนาดตามความจ าเปน (13) หองประชมขนาดใหญจทนง 100 ทนงขนไปคด 1.25ตารางเมตร : คน (14) หองเครองจกรกลขนาดตามความจ าเปน (15) เนอทส าหรบเกบหนงสอและวารสารเยบเลม 60 ตารางเมตร : 10,000 เลม 1.2.3 ชองวางระหวางโตะและชองทางเดน ควรใชเนอทประมาณรอยละ 10 -15 ของพนททงหมดของหอง ทางเดนควรมชองกวางประมาณ 5-8 ฟต ชองกวางระหวางโตะประมาณ 2-3 ฟตการจดวางโตะควรเปนเสนตรงเพอใหความสะดวกในการไหลของงานและไมควรวางโตะตดกนเกน1คเพราะจะไมสะดวกในการลกนงและการตดตอสอสารดานขาง 1.2.4 ตเอกสาร ควรวางตเอกสารชดฝาผนงหรอตงเปนแนวตรงหากวางตเอกสารหนเขาหากน ตองตงใหหางไมนอยกวา 30 นวเมอดงลนชกทง 2 ดานออกมาจะตองไมชนกน

2. เครองตกแตงหองสมด การตกแตงหองสมด ควรตกแตงใหสวยงามทงภายนอกอาคารโดยอาจมสวน น าพ และภายในอาคารอาจมสวนหรออน ๆ ตามความเหมาะสมเพราะจะเปนสงทชกชวนใหผทมาตดตอและเจาหนาททท างานเหนแลวสบายใจมทนงพก และพงพอใจอยากท างาน ซงสามารถดดแปลงตกแตงเอง โดยศกษาจากแนวทฤษฏในหนงสอหรออาจตองใชสถาปนกมาตกแตงแตจะเสยคาใชจายสง ฉะนนกอนตกแตงส านกงานใหมควรพจารณาหลาย ๆ สงประกอบดวย 2.1 ขอพจารณาเกยวกบเครองตกแตงภายในส านกงาน ไดแก 2.1.1 หากมเครองใชอปกรณตาง ๆ อยกอนแลว ตองดวาประสทธภาพการใชงานของอปกรณเหลานนเปนอยางไรและมปรมาณเพยงพอกบความตองการหรอไม 2.1.2 ศกษาระบบการท างานในแตละฝาย ตงแตความจ าเปนทจะตองตกแตงหองสมดในจดตาง ๆ รายละเอยดการท างานของแตละคน เวลาทใชในการท างาน การเคลอนไหวขอบรางกายขณะปฏบตงาน 2.1.3 การน าเครองคอมพวเตอรเขามาใชในส านกงาน ตองดขนาดและประเภทของคอมพวเตอรวธการตดตงหรอตอเชอมระบบเดมทมอยหรอจดตงระบบใหม 2.1.4 ควรก าหนดคาใชจาย หรอเตรยมงบประมาณทจะใชในการปรบปรงเปลยนแปลงภายในหองสมดดวย 2.1.5 เนอทของส านกงานเพยงพอกบการออกแบบใหมทก าหนดไวหรอไม 2.1.6 ควรเลอกสใหดกลมกลนหรอสดใสและเหมาะสมกบเครองใชทน ามาตกแตง 2.1.7 ศกษาระบบการจดเกบเอกสารวาควรจดแบบใด ถาเคยปฏบตทากอนควรดวามจดบกพรองทตองปรบปรงแกไขอยางไร ทจะท าใหเปนระเบยบ หางายเมอตองการ

35 2.1.8 ควรประมาณการลวงหนาเพอขยายงาน หรอมการเปลยนแปลงบคลากรในอนาคตดวย 2.2 การเลอกเครองตกแตงหองสมด เครองตกแตงส านกงานมผลกระทบตอการท างานของเจาหนาทและ เปนสงทชวยเพมประสทธภาพในการท างานของเจาหนาทเครองตกแตงส านกงาน ไดแก รปภาพทสวยงาม เชน ภาพคอสตสทมองแลวสบายใจหรอภาพทมความหมายเปนคตเตอนใจ ผามาน พรม ตนไม โตะ เกาอ ตเอกสาร เปนตน สงเหลาน จะชวยใหบรรยากาศของส านกงานดขน ฉะนนจงควรใชเครองตกแตงทเหมาะสมตมคาเลอกอยางมเหตผล และจดหา จดวางใหเปนระเบยบ เครองตกแตงส านกงานมหลกเกณฑการเลอกดงน 2.2.1 การออกแบบ รปแบบควรใหเหมาะสม สและขนาดตองกลมกลน สมดลกนและตองไมมากจนเกนไป ปจจบนนยมใชสสดใสมากกวาสทบ 2.2.2 คาใชจาย ราคาไมควรแพงเกนไป เพราะเปนการสนเปลองและยงอาจสญหาย 2.2.3 ความทนทาน ควรเปนของททนทานไมแตกสลายงาย 2.2.4 ประหยดพนท ควรประหยดพนท เพราะหองสมดตองใชพนทสวนใหญในการด าเนนงาน ฉะนนเครองตกแตง ๆ ของงานธรการจงไมควรกนเนอทมากเกนไปหรอหนกเกนไป ควรเปนของเบา ๆ จะไดสะดวกในการเคลอนยาย 2.2.5 ความสะอาด เครองตกแตงทใชควรมลกษณะทสามารถท าความสะอาดไดบอยและดแลรกษางายความสะอาดกถอเปนเครองเชดชหองสมดไดเชนกน 2.2.6 การบ ารงรกษาเครองตกแตง ควรก าหนอดแนวทางปฏบตในการบ ารงรกษาเครองมอเครองใช การรกษาความสะอาด การวางเครองมอเครองใชตาง ๆ ใหเปนระเบยบจดท าคมอการปฏบตงานเพอความสะดวก และจดการซอมแซมเมอเกดช ารด ไมควรปลอยใหเสยนานจนเกนทจะซอม อาจท าใหสนเปลองมากกวา 2.2.7 ความสะดวกสบายและการประหยดแรงงาน ควรค านงถงจดนดวย เพราะเจาหนาทอาจตอง างานเกยวของกบเครองตกแตงจงควรค านงถงความสะดวกสบายและประหยดแรงงาน 2.2.8 ความเสยหายจากอคคภย การเลอกเครองตกแตงส านกงานควรพจารณาดวยวาเครองตกแตง ๆ นน จะเปนสาเหตทจะท าใหเกดอคคภยงายหรอไม การเลอกใชวสดตกแตงนมอทธพลทางดานจตวทยาตอผปฏบตงานโดยเฉพาะการเลอกวสดพนและมาน ในทนขอแนะน าการเลอกวสดพน อนดบแรก ควรพจารณาถงราคาคาใชจาย รองลงมาคอความปลอดภยพนปารเกขดมนและพนหนขดคอนขาวจะลนและเปนอนตราย อาจท าใหหกลมไดงายจงไมควรใช สวนการปพรมภายในส านกงานมประโยชนมาก นอกจากจะสรางความรสกอบอนแลว ยงชวยดดเสยงและลดการสะทอนของเสยงดวย เพราะกอนปพรมจะปแผนรองพนกอน ซงเปนวตถท

36 ท าดวยยางหรอแผนพลาสตกอยางหนา พรมทใชควรเลอกพรมทใชเปนวสดทสวนผสมของขนสตว หรอใยสงเคราะห เชน ไนลอนอาตรลานโพลเอสเตอร เพราะเปนวสดททนทาน ท าความสะอาดงาย ถงแมวาจะไมสวยเทาขนสตวแท ๆ แตพรมขนสตวท าความสะอาดยากและราคาแพงมาก ไมเหมาะแกการใชในส านกงานนอกจากพรมแลวยงมกระเบองยางซงมคณภาพทนทานและตดแนนอยกบพนอาคาร แตมขอเสยคอหากปไมดจะเกดโคงงอ สวนมานนยมใชในสวนส านกงานของผบรหาร มานจะชวยสรางบรรยากาศภายในส านกงานใหนาดยงขน และชวยดดเสยงดวย การเลอกชนดของมาน ควรเลอกทท าความสะอาดงาย และควรเลอกมานทกลมกลนกบการตกแตงผนง หรอใหมสตดกบผนงเลกนอย จะท าใหหองมชวตชวาขน ส าหรบโตะท างาน เปนเครองมอทส าคญในการท างาน ควรพจารณาถงรปแบบและค าแนะน าในการใชโตะดวย การออกแบบโตะท างานตองยดหลกความสะดวกสบาย การใหบรการแกผใชและลกษณะของงานมากทสด แบบของโตะท างานมหลายประเภท เชน โตะผบรหาร โตะเสมยน โตะพมพดดโตะส าหรบการประชมเปนตน สวนค าแนะน าในการใชโตะควรศกษาใหเขาใจจะท าใหการใชโตะนนเปนไปอยางมประสทธภาพ และใชโตะไดเหมาะสมกบงาน สวนเกาอ เปนสงอ านวยความสะดวกในการท างาน โดยเฉพาะงานส านกงานตองนงท างานกบโตะ การเลอกเกาอจงตองพจารณาเกาอทถกสขลกษณะ หากส านกงานอยในยานทแออดหรอมฝนมาก ควรเลอกเกาอทท าดวยไม เหลก หรอ หนงเทยม เพราะแขงแรง และท าความสะอาดงาย เกาอหมดวยผาจะใหความอบอนเพมความสวยงาม เกาอแบบมลอเลอนไดเหมาะกบหองพรมเพราะลอเลอนจะไมท าใหพรมเสยหาย โดยทวไปเกาอในส านกงานควรเปนแบบพนกแขง พนกโคง พนกเอยง แบบมทวางแขนและไมมทวางแขน แบบมลอเลอนไดและไมมลอเลอน ฉะนนเวลาซอเกาอจงควรพจารณาในเรองการรองรบสวนตาง ๆ ของรางกายไดทวทกสวน มความกวางและลกพอเหมาะสามารถปรบต าแหนงขน-ลงได ถาตองการเกาอสามารถเคลอนทได ควรเลอกชนดทลอมความแขงแรงส าหรบพนชนดออน และลอทคอนขางออน ส าหรบพนชนดแขง ควรเลอกเกาอทมขา 5 แฉก จะท าใหเกาอมความสมดล สวนตวเบาะและพนกพงควรเลอกชนดทหมดวยวสดทสามารถดดซบเหงอ เชน ควรเปนผาฝายมากกวาเลอกเปนหนง ซงดสวยงาม แตไมสามารถระบายความชนได นอกจากนควรมการน าตนไม หรอรปทรงจ าลองมาท าเปนสวนประกอบในการตกแตงดวยกจะชวยท าใหส านกงานมสสนมากขน

3. สงแวดลอมในหองสมด สงแวดลอมในส านกงานทควรค านงถงมดงน 3.1 แสงสวางในส านกงาน ผปฏบตงานธรการจะมงานมากตลอดทงวน หากมแสงไมเหมาะสมยอมประสบปญหาท าใหเกดความตงเครยดของสายตา ท าใหเกดอารมณเสยไดงายฉะนนแสงสวาง ทงยงจะชวยเพมปรมาณและคณภาพของงานไดดยงขนดวย ลกษณะของแสงสวางในส านกงานมทงแสงธรรมชาต และแสงเทยนทเปนแสงประดษฐขนมา แสงธรรมชาตควรน ามาใชใหเปนประโยชนมากทสด โดยพยายามใหหองท างานมหนาตางใหญ ๆ หลาย ๆ บาน ควรจดให เจาหนาทมงานมากนงใกลหนาตาง ควรจดโตะใหแสงสวางตกมาทางดานหลงของเจาหนาทเพอจะไดไมแสบตา สวนแสงทประดษฐขนมาอาจเปนหลอดไฟ โคมไฟฟา ควรมแสงสวางเพยงพอจะชวยใหงานประสบความส าเรจ เพราะงานใน

37 งานธรการสวนใหญจะเกยวของกบการหนงสอ อน ง การจดหองสมดแบบเปนสวนรอบ และมทอานหนงสอ โดยใชแสงธรรมชาตกเปนอกทางเลอกหนงทควรน าเอามาใช ขอเสนอแนะการใหแสงสวางในส านกงาน คอ 3.1.1 ควรใหมแสงสวางกระจายทวถง 3.1.2 ไมควรใหมแสงสวางมากเกนไป จะท าใหรอนและแสบตา 3.1.3 ไมควรใหมแสงสะทอนจากไฟฟาโดยตรงจะท าใหเคองตา 3.1.4 พยายามจดใหมแสงธรรมชาตมากทสด เพราะจะชวยประหยดคาใชจาย 3.1.5 ควรมการตรวจสอบและเปลยนหลอดไฟตามอายการใชงานและควรมการท าความสะอาดอยเสมอ 3.1.6 ควรใชแสงไฟฟาใหเหมาะสมกบลกษณะของงานตามตวอยาง (สมภพ สกชวง, 2538 : 73 ) ตอไปน ลกษณะงาน ฟต-ก าลงเทยน งานออกแบบ 200 งานตรวจสอบบญช 150 งานส านกงาน 100 งานทไมตองใชสายตามาก 30 3.2 ส การใชสในงานธรการเปนการชวยสรางบรรยากาศในการท างานหองททาสดกวาหองทไมทาส เพราะจะนาอยมากกวา การใชสควรค านงสงตอไปน 3.2.1 วตถประสงคของการใชสคอ (1) เพอความสวยงาม อาคารทมสยอมดสวยงามและนาดกวาอาคารทไมทาส (2) เพอเปนการสรางบรรยากาศในการท างาน การใชสทเหมาะสมชวยใหผท างานมอารมณอยากท างาน ท าใหเพมประสทธภาพในการท างานมากยงขน (3) เพอผลทางจตวทยา ท าใหส านกงานแลดมความสงางามขนสามารถสรางความประทบใจใหแกผมาตดตอ สรางความภมใจใหแกผปฏบตงาน และเกดความสข 3.2.2 หลกการใชสในส านกงานควรใชสออน ๆ เยน ๆ ทาผนงจะท าใหหองสวางขน เพดานควรใชสขาว (เพราะสขาวสะทอนแสงไดถง 88%) หรอสออนเชน สเขยวออน เปนตน จะไดรสกวาเพดานสงขน หรอโปรงตา หลกการใชสในส านกงานสรปไดดงตอไปน (1) สจะตองกลมกลนกน อยาใชสตดกนมาก เพราะจะท าใหผมองเปลยนความรสกเรวเกนไป (2) ค านงถงแสงสวางของหอง ตองพจารณาความส าพนธระหวางสและแสงสวาง สออนท าใหหองสวางขน สทบท าใหแสงสวางลดนอยลง หองจงมด เพราะสออนสามารถสะทอนแสงไดดกวาสทบ แสงสะทอนของสตาง ๆ (ทพวรรณ บณยเพม, 2535:51) มดงน สขาว สะทอนแสงได 88%

38 สเขยวออน สะทอนแสงได 70% สเหลองออน สะทอนแสงได 64% สอฐ สะทอนแสงได 58% สเทาออน สะทอนแสงได 54% สเหลองมะนาว สะทอนแสงได 52% สน าเงน สะทอนแสงได 37% สเทาเงน สะทอนแสงได 36% สชมพ สะทอนแสงได 36% สสม สะทอนแสงได 35% สเทาเขม สะทอนแสงได 12% สเขยวเขม สะทอนแสงได 10% สน าตาล สะทอนแสงได 8% สน าตาลเขม สะทอนแสงได 4% สชอกโกแลต สะทอนแสงได 2% (3) ผลกระทบของส สแตละสจะใหความรสกและอารมณตางกน ดงน สแดง สสม สเหลอง สรางความร สกอบอน กระตนใหเกดความกระตอรอรน สน าเงน สมวง สเขยว สรางความรสกสงบ เยอกเยน สบาย ๆ สเนอ สรางความรสกเบกบาน สมวงเขมหรอมวงอมชมพ เปนสทสรางความรสกหดห สเทาท าใหรสกงวงนอน สออนหรอสเยนเปนสทเหมาะทสดทจะน ามาใชภายในส านกงาน สขาวจะเขากบธรรมชาตไดด แตสขาวลวน ๆ จะท าใหเกดการสะทอนเขาตา ฉะนนการเลอกใชสจงพจารณาถงรปแบบของหองดวย ขอแนะน าการใชสภายในส านกงานมดงน 1) เมออยในททมแสงสวางจะท าใหสจางลง และถาอยในททมแสงสลวจะท าใหสดมดกวาทเปนจรง แตลดความเขม 2) สใดกตามเมออยใกลสทเขมกวา จะท าใหสนนดออนลง และในท านองเดยวกนสใดกตามเมออยใกลกบสทออนกวา จะท าใหสนนเขมขนกวาเดม 3) สออนท าใหหองเลกดใหญขน 4) หองแคบท าใหดกวางขนโดยใชผนงดานแคบเปนสทบและดานกวางใชสทออนกวา 5) การใชสตดกน ท าใหสายตาเมอยลากวาสทกลมกลน

39 6) ผนงสวนต ากวา จะท าใหดสงขนไดดวยการใชสออนกวาสผนงทวไป 7) สขาวและ สด า อาจใชรวมกบสอน สด าชวยท าใหสอนดจางลงและเหนชดเจนขน สวนสขาวท าใหสอนดเขมขน การใชสโดยทวไปนอกจากเพดานควรเปนสขาวแลว ผนงทเจาหนาทหนหนาใหควรเปนสเยน หรอสนม สรปการใชสทดทสดคอ การใชสใหเกดคณคาตามวตถประสงค ควรเลอกใชสทท าใหเกดความงาม สรางบรรยากาศ ไมท าใหเกดความนาเบอ และควรสรางความประทบใจใหแกผมาเยอน 3.3 เสยง เสยงทเกดในส านกงานใหญมอย 2 ประเภท คอ เสยงรบกวนและเสยงดนตร เสยงรบกวนเปนเสยงทท าลายสมาธการท างาน ไมควรใหเกดขนในสถานทท างาน แตเสยงดนตรมคณคาเสรมสตปญญาท าใหใจเปนสขและท างานไดมากขน ปจจบนส านกงานทางดานการบรการและงานธรการจะนยมน าเสยงดนตรมาใชในส านกงานมากขนเพราะ 3.3.1 เสยงดนตรท าใหผฟงเกดความเพลดเพลน มชวตชวา เกดความกระตอรอรนในการท างาน และคณภาพของงานจะดขน 3.3.2 เสยงดนตรชวยลดความเหนดเหนอยใหนอยลง และชวยผอนคลายความเครยด 3.3.3 เสยงดนตรท าใหเจาหนาทมความสมพนธอนดตอกน 3.3.4 เสยงดนตรท าใหเจาหนาทลดการพดคยทไรสาระ 3.3.5 เสยงดนตรสงเสรมใหเจาหนาทมทศคตทดตองาน ขอควรค านง คอ ควรจดเสยงดนตรใหเหมาะสมกบลกษณะของงานและรสนยมของผฟง ฉะนนจะเหนไดวาเสยงดนตรไมมผลรายตอผฟง มแตอ านวยประโยชน ท าใหมความสข เพมความมชวตชวาใหแกชวตและท าใหการท างานมประสทธภาพมากขน 3.4 การปรบอากาศในส านกงาน อากาศเปนสงแวดลอมในส านกงานทมอทธพลตอการท างาน โดยทวไปประเทศไทยไมคอยมปญหาเรองการระบายอากาศมากนก เพราะเปนประเทศรอน อากาศโปรง มแสงแดดและลมพดผานตลอดเวลา แตบางหนวยงานมตกสง ๆ ลอมรอบ มอรถหรอจราจรตดขดอยใกล ๆ จงท าใหอากาศถายเทไดนอยและอากาศเสยท าใหเจาทหายใจเขาไปมกจะออนเพลยงาย หรอท าใหสขภาพไมด จงควรใชพดลมเครองปรบอากาศ หรอควรปลกตนไมภายในทท างานหรอใกลทท างาน อณหภมของอากาศขณะท างานนมผลตอความตงใจท างาน และสขภาพของผปฏบตงานมากกวา การใชเครองปรบอากาศจะท าใหท างานสบาย มความคลองตว ปองกนฝนและกลน ท าใหอากาศสะอาดทงยงปองกนเ สยงอกทกภายนอกดวย ท าให ผปฏบ ตงานท างานไดนานและมประ สทธภาพ เครองปรบอากาศทนยมใชทวไปแบงออกเปน 3 ระบบ คอ (กมลวรรณ ลมปนาทร, 2532:420) 3.4.1 ระบบสวนกลาง (Center system) เปนระบบปรบอากาศขนาดใหญตงบนชายคา หรอหลงคา หรอพน แลวเดนทอสงกระจายความเยนเขาไปยงสวนตาง ๆ ภายในส านกงาน ระบบ

40 ปรบอากาศประกอบดวย หนวยท าความเยน ระบบพดลม สวนสงความเยนและการระบายหรอทอและชองระบาย นยมใชในอาคารหรอส านกงานใหญ 3.4.2 ระบบชดส าเรจ (Package system) เปนเครองปรบอากาศทมอปกรณตาง ๆ รวมอยในหนวยชดเดยวกน มสวนท าความเยนและอปกรณปรบอากาศหรอพดลมในหนวยเดยวกน เชน แบบตดหนาตางเปนตน นยมใชในบรเวณเนอทขนาดเลก และอาคารทสรางเปนระยะเวลานานแลว ขอดของเครองปรบอากาศน คอการตดตงงาย สะดวกในการเคลอนยาย ปรบเปลยนท ควบคมอณภมและความชนไดในตวเง จงท าใหสามารถปรบอณหภมและความชนตามตองการของแตละหนวยได เครองปรบอากาศแบบชดส าเรจนมหลายขนาดตาง ๆ กน แตขอเสยของชดส าเรจคอ เสยงดงสรางความร าคาญใหแกผใช 3.4.3 ระบบแยกสวน (Split system) เปนเครองปรบอากาศทแยกสวนคอนเดนเซอร (Condenser) ไวภายนอกอาคาร และสวนท าความเยนกบพดลมไวภายในอาคารนยมใชในเนอทขนาดปานกลาง สามารถควบคมอณหภมได สวนดของเครองปรบอากาศนคอ เสยงไมดงรบกวน การตดตงสะดวก เมอมเครองปรบอากาศแลวการเปดเครองปรบอากาศทเหมาะสมกบอณหภมเปนสงจ าเปน ควรพจารณาจากความตองการของผปฏบตงาน ลกษณะการท างานของผปฏบตงานการเขาออกของผมาตดตอและจ านวนผมาตดตอภายในหอง โดยทวไปจะใชขนาดของอณหภมดงตอไปน คนท างานเบา ๆ เงยบ ๆ 76 F -78 F หรอประมาณ 25 C คนท างานยง เดนไปเดนมา 75 F-76F หรอประมาณ 23 C หองประชม หองอาหาร 72 F-74F หรอประมาณ 22 C ปญหาการจดการหองสมด และแนวทางการแกไข

1. ปญหาการจดส านกงานของหองสมด มปญหาทคดวาผบรหารมกลม และมองขามไป คอ ปญหาผรวมงานทมต าแหนงหนาทหลายหนาท และผบรหารไดไดตรวจสอบจงมกจดโตะ จดเกาอ ส าหรบท างานใหผนนอก 1 ชด ทง ๆ ทบางครงบคคลนนท างานอยในหนวยงานเดยวกนกยงจดโตะ เกาอใหในชนตาง ๆ ของหองสมดอกท าใหคน1คน ใชโตะเกาอหลายชดซงเปนความสนเปลองทแอบแฝง ตองเสยงบประมาณในการจดซอครภณฑ และเสยพนทของส านกงานของหองสมดอยางไรประโยชน เพราะบางครงบคคลเหลานนอาจไมเคยมานงท างานเลย หรอ 2-3 เดอนมานง 1 ครงและกไมเคยไดมาท างานจรง ๆ ไมเคยมผลงานอะไรทแสดงถงประสทธภาพใหปรากฏ แนวทางการแกไข ผบรหารควรไดมการส ารวจกอนจดส านกงานวาผรวมงานนน ๆ มต าแหนงหนาทอะไรบาง จะสามารถปฏบตงานในหองสมดใหเกดประโยชนมากนอยเพยงใดเพราะคดวาคน 1คน ถาถาจะท างานใหมประสทธภาพและเปนประโยชนตอหองสมดจรง ไมควรจะเปนคนทมต าแหนงหนาทซ าซอนหลายหนาทจนเกนไป ควรมเพยง 1-2 หนาท โดยเฉพาะคนระดบต าแหนงหวหนา

41 งานเพราะคน 1 คน ไมสามารถท างานไดดในเวลาเดยวกนหลายหนาท ควรเลอกแตงตงคนอนทวางบาง เพราะยงมคนอนทมความสามรถเชนกนและเทาทปรากฏคนบางคนมแตต าแหนงหลายต าแหนงแตบางครงไมคอยไดท างานในต าแหนงนน ๆ อยางจรงจงและไมมผลงานเลยทง ๆ ทมการจดโตะ เกาอให 1ชด ในทกต าแหนง โดยเฉพาะในหนวยงานเดยวกน สงเหลานถอเปนความซ าซอนทท าใหสนเปลองงบประมาณ และสถานทในส านกงานของหองสมดโดยไมเกดประโยชนอะไรเลย ฉะนนผบรหารควรไดตรวจสอบในเรองเหลานอยางสม าเสมอ

2. ปญหาการขาดแคลนอปกรณ เครองมอ เครองใช และครภณฑ หองสมดสวนใหญยงขาดเครองอ านวยความสะดวก เครองทนแรงในการปฏบตงานทจ าเปน เชนเครองตดกระแสไฟฟา เครองพมพดดไฟฟา เปนตน บางครงตองไปใชรวมกบหนวยงานอน จงเปนเหตใหงานลาชาและมขอผดพลาดเสมอ หรอบางครงผบรหารมกจะละเลย มองขามความส าคญของครภณฑทจ าเปนแกผปฏบตงาน เชน พดลม เกาอท างานทถกสขลกษณะ ทสามารถนงท างานไดนาน ๆ โดยทไมเสยสขภาพ เปนตน แนวทางการแกไขปญหา ผบรหารควรจดสรรงบประมาณดวยความยตธรรมและเพยงพอในการจดหาวสด ครภณฑ เครองมอเครองใชทจะอ านวยความสะดวกในการท างานใหกบผปฏบตงาน ไมควรประหยดจนเกนไปจนไมสามารถจดหาสงทจ าเปนได เครองใชบางอยางทจ าเปนตองใชเสมอ ๆ กควรใหจดหามาไวใชเอง เพอจะไดสะดวกและสามารถชวยลดปญหางานลาชาได เนองจากหองสมดจ าเปนตองน าคอมพวเตอรหรอเทคโนโลยททนสมยมาใช ซงในบางครงไมไดมการเตรยมลวงหนาจงมกเกดปญหา 3.ปญหาดานการจดผงส านกงาน มกขาดการวางแผนในการใชพนทในอนาคตจงท าใหพนททมอยแ ลวใชงานไมมประสทธภาพ รวมทงดานการวางโตะ เกาอ อปกรณ เครองมอเครองใชตาง ๆ ไมเหมาะสมท าใหไมสะดวกในการปฏบตงาน แนวทางการแกไข ผบรหารควรมการวางแผน และจดวางผงส านกงานใหถกตองอยางประหยดและใชพนทใหเกดประโยชนสงสดโดยควรค านงถงอนาคตขางหนาดวย และการวางผงในการจดสถานทควรค านงถงการใหงานเดนทางเปนสายตรงซงผบรหารควรตองก าหนดชดเจนวางานแตละงาน มขนตอนอยางไร ใครรบผดชอบ แตละคนท าอะไรสงตอใคร ท าเมอใดเพองานจะไดไมลาชาและท าใหเกดประโยชนสงสด ทงยงเปนประโยชนน ามาใชประกอบในการจดพนทดวย 4.หนวยงานตาง ๆ มกประสบปญหาเรองสถานทคบแคบเกนไป ไมสามารถจดวางคอมพวเตอรได และไมมเครองปรบอากาศ แนวทางการแกไข ควรมการวางแผนลวงหนาวาจะน าเครองคอมพวเตอรมาใชจ านวนกเครอง หองควรเปนหองกวางเทาใด และควรตดตงเครองปรบอากาศเพอปองกนฝนละอองจ านวนกเครองในหองนน สรป หองสมด เปนหนวยงานทมความส าคญ ควรมการจดส านกงานใหมระบบทดเปนระเบยบเรยบรอย สะอาด มอากาศถายเทไดสะดวก มเครองมอเครองใชพรอมอ านวยความสะดวกแกผปฏบตงาน

42 ส านกงานทดควรตงอยในท าเลทเหมาะสม มการบรหารจดการพนทใหเปนประโยชนมากทสด ควรมทางเดนของงานเปนสายตรง หนวยงานทมคนมาตดตอบอย ๆ ควรอยดานหนาเพอจะไดสะดวก ควรมบรการทประทบใจ ควรตกแตงส านกงานใหสวยงามทงภายในและภายนอกอาคารหองสมดดวยอปกรณ เฟอรนเจอรและเครองตกแตงทราคาประหยดมสงแวดลอมตาง ๆ ทง แสงสวาง ส เสยงพอเหมาะสม เพอให ผปฏบตงานท างานไดเปนเวลานานอยางมความสข งานด าเนนไปอยางรวดเรว และเกดประสทธภาพสงสดกบหองสมด