ZUGFeRD(Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland)

für SAPNice-To-KnowStand: März 2017

Inhalt

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1. ZUGFeRD: Kompaktes Wissen

2. Prozessabläufe mit ZUGFeRD

3. ZUGFeRD-Implementierung in SAP

4. Kundennutzen & Empfehlung

Seite 3

Seite 8

Seite 12

Seite 14

ZUGFeRD: Kompaktes Wissen

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Grundsätzliches zu ZUGFeRD

- ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland) steht für einen neuen Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch in Deutschland.

- In Deutschland erfolgte die Verabschiedung der rechtlichen Grundlagen am 25. Juni 2014.

- ZUGFeRD ermöglicht eine elektronische und voll automatisierte Eingangs- und Ausgangs-verarbeitung von Rechnungen durch Definition einheitlicher Regeln und eines standardisierten Formats (XML-Dateiformat und PDF-Rechnung) für elektronische Rechnungen.

- Mit ZUGFeRD können Prozesskosten eingespart werden, da zum einen Eingangsrechnungen automatisch verarbeitet und zum anderen bei der Fakturierung ZUGFeRD-konforme Rechnungs-formate erstellt und versendet werden können, ohne vorherige Absprachen mit den Geschäfts-partnern treffen zu müssen.

- Branchenspezifische Erweiterungsmöglichkeiten können berücksichtigt werden.

- Zielgruppe: kleinste Unternehmen bis Großkonzerne und öffentlichen Verwaltungen.

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Einordnung des ZUGFeRD-Formats als Übertragungsformat für elektronische Rechnungen

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Quelle: https://www.youtube.com/watch?v=bi545laZML0

ZUGFeRD – Rechnungstypen

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ZUGFeRDBasic

ZUGFeRDComfort

ZUGFeRDExtended

ZUGFeRDBranchenspezifisch

Buchungen einfacher Rechnungen;keine Informationen für die fachlicheRechnungsprüfung

vollautomatische Rechnungsbuchungen

Erweiterung des Comfort-Typs: Abdeckung der weiteren Informationen zu den Rechnungspositionen (z. B. Lieferstandorte)

Erweiterungsmöglichkeiten für branchenspezifische Angaben in strukturierter Form

Vor- und Nachteile von ZUGFeRD im Vergleich zu anderen Übertragungsformaten

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keine Vorlaufkosten

Bedarf der technischen Einrichtung zur automatisierten

Weiterverarbeitung

keine Abstimmung mit Geschäftspartnern

notwendig

XML-Datei und Papierform liegen gleichwertig vor

Zusatztool als Extractor wird benötigt

Prozessabläufe mit ZUGFeRD

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ZUGFeRD: Bestandteile bei Ein- und Ausgangsrechnungen

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E-MailEingang

ZUGFeRDExtractor

PDF/A-3Rechnung im XML-Format

Rechnung in visueller Darstellung

...weitereAnhänge

ERP

ERPZUGFeRDExtractor

PDF/A-3Rechnung im XML-Format

Rechnung in visueller Darstellung

...weitereAnhänge

E-MailVersand

Eingangsrechnung

Ausgangsrechnung

Prozessablauf Eingangsverarbeitung mit ZUGFeRD

Rechnungseingang

manuelle Erfassung der Buchungen

���

automatischeErfassungder Buchungen

Rechnungsprüfung, Zahllauf, etc.

���Rechnungsprüfung, Zahllauf, etc.

Automatische Verarbeitung

per E-Mail

ZUGFeRD-Rechnung

Rech-nung in Papier-form

ExtractorPDF + XML Rechnung in

Papierform ausdrucken

nein

nein

nein

ja

ja

ja

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Prozessablauf Ausgangsverarbeitung mit ZUGFeRD

FiBu Buchung Ausgangsrechnung

Rechnungsausgang

ZUGFeRD-Rechnung

Rech-nung in Papier-form

ExtractorPDF + XML

neinja

Rechnung im ZUGFeRD-Format

E-Mail Versand

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ZUGFeRD-Implementierung in SAP

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Erforderliche Aktivitäten bei der ZUGFeRD-Implementierung in SAP

- Nutzung des SAP-Pakets (Implementierung von ZUGFeRD ohne Prozessoptimierung)

- Implementierung ZUGFeRD-Extractor

- SAP Hinweise:

- 2384544 - IFbA: PDF/A-, ZUGFeRD-Konverter

- 2133476 - Integration von ZUGFeRD-konformen Rechnungen mit SAP

- ggf. Prozess-Redesign wie beispielsweise:

- Etablierung eines Workflows zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung oder

- Versendung von Ausgangsrechnungen via Email

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Kundennutzen & Empfehlung

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Kundennutzen

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- Reduzierung des manuellen Bearbeitungsaufwands bei der Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsverarbeitung

- reduzierte Fehleranfälligkeit durch Automatisierung- portofreier Rechnungsversand- Vorbereitung des digitalisierten Austauschs mit den Finanzbehörden- effizientere Prozesse nach Prozess-Redesign

Kosten- und Zeiteinsparung

Empfehlung

- Umstellung auf die elektronische Verarbeitung bei Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsprozessen

- frühzeitige Schaffung der Basis zur digitalen Übermittlung der Rechnungsdaten an die Finanzbehörden

- parallel zur Implementierung Umsetzung einer Prozessoptimierung in den Modulen SAP MM (Materials Management) und SAP SD (Sales & Distribution) bei der Rechnungsverarbeitung

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