změny legislativě spisové služby
TRANSCRIPT
![Page 1: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/1.jpg)
ZMĚNY V LEGISLATIVĚSPISOVÉ SLUŽBY
Fiala Stanislav
Seminář IRMS CRGPraha, 25.11.2014
![Page 2: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/2.jpg)
2
Legislativa Spisové služby
• Zákon 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
• Zákon 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu
• Vyhláška 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, k zákonu 300/2004 Sb.
• Vyhláška 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů, k zákonu 300/2004 Sb.
• Vyhláška 212/2012 Sb., o ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu
![Page 3: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/3.jpg)
3
Základní legislativa Spisové služby
• Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
• Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, prováděcí předpis MV k zákonu 499/2004 Sb. (nahradila 191/2009, 495/2004 a 496/2004 Sb.)
• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby novela publikovaná v částce 64 Věstníku Ministerstva vnitra (VMV čá. 64/2012)
![Page 4: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/4.jpg)
4
Základní legislativa Spisové služby-platnost
• Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Platnost novely č.167/2012 od 1.7.2012.
• Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, prováděcí předpis MV k zákonu 499/2004 Sb. (nahradila 191/2009, 495/2004 a 496/2004 Sb.). Platná od 1.8.2012
• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby novela publikovaná v částce 64 Věstníku Ministerstva vnitra (VMV čá. 64/2012). Platnost od 11.7.2012
![Page 5: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/5.jpg)
5
Proč?
• Reakce na novelizace jiných právních předpisů
• Poznatky vyplývající z praxe
• Rozvoj HW a SW řešení v oblasti spisové služby
• Úprava legislativně technických chyb
![Page 6: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/6.jpg)
6
Stav
• Aktuální podoba novely v legislativním procesu
• Popis není definitivní, ale je blízké finální podobě
• Předpokládaná účinnost od 1. ledna 2015
![Page 7: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/7.jpg)
7
Co je cílem
Původce XML
SIP
Digitální archiv
• Příjem• Evidence• Oběh• Vyřizování• Vyhotovování• Podepisování• Odesílání• Ukládání• Vyřazování
• Plánovat, realizovat, kontrolovat a zlepšovat procesy• Zvyšovat odbornost
![Page 8: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/8.jpg)
8
Příjem• Zveřejnění informací o provozu podatelny• Veřejnoprávní původce = příjem datových zpráv • Přijímané formáty a jejich zveřejnění• Doručení dokumentu (dostupnost podatelně)• Jednoznačná identifikace dokumentů• U datové zprávy podatelna zjišťuje a zaznamená• Převedení doručeného dokumentu
![Page 9: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/9.jpg)
9
Vše začíná podáním
Příjem Vyřizování
e
e e Čitelnost
Škodlivý kódFormátNosič
ZjištěníOvěření
ZaznamenáníOpatření
ePřevedení ?
Příjem
![Page 10: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/10.jpg)
10
Konverze, převedení, změna
• Autorizovaná konverze– Uchování vstupu min 3 roky– Výstup nemusí být ve V.D.F
• Převedení dokumentu– Uchovává se společně
• Změna datového formátu
![Page 11: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/11.jpg)
11
Konverze, převedení, změna
• Autorizovaná konverze– omezení formátu vstupu, výstupu– ověření shody vstupu/výstupu
Konverze z m.ú.
a Podpis
e
a Podpis
e
e
![Page 12: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/12.jpg)
12
Konverze, převedení, změna
• Převedení – vlastní omezení formátu vstupu/výstupu– nutné ověření schody– nižší míra autenticity– nutný el.podpis a čas.razítko a
Podpis
Převedení
e
a Podpis
e
e
![Page 13: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/13.jpg)
13
Konverze, převedení, změna
• Změna datového formátu– jediná legislativní možnost – nutné ověření schody– vlastní omezení vstupních formátů– nutné licence migračních nástrojů– nutný el.podpis a čas.razítko
Z.D.F
e e e
![Page 14: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/14.jpg)
14
PAUZA
![Page 15: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/15.jpg)
15
Oběh, vyřizování, podepisování, odesílání
• Posílení role spisu • Typový spis• Evidence, forma dokumentu• Samostatné evidence• Zvláštní technologické prostředky• Ověření podpisu a časového razítka
![Page 16: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/16.jpg)
16
Oběh, vyřizování, podepisování, odesílání
• Způsoby vyřízení• Prvopis, stejnopis, druhopis (terminologie)• Kontrola škodlivého kódu při odeslání• Samostatné evidence, agendové informační systémy • Vazba na jiné IS
![Page 17: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/17.jpg)
17
a
eSchváleníVytvoření
a Podpis
e
e
e e e
Odeslání
e
a Podpis
Oběh, vyřizování, podepisování, odesílání
![Page 18: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/18.jpg)
18
Ukládání
• Uzavření spisu• Spouštěcí událost• Kontrola před uložením• Ukládání podle spisového a skartačního plánu • Spisová rozluka • Externí uložení (KDS)
![Page 19: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/19.jpg)
19
Vyřazování
• Skartační řízení dokumentů• Seznam dokumentů určených k posouzení ve
skartačním řízení • Elektronické skartační řízení• Výstupní datový formát metadat, SIP balíček
![Page 20: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/20.jpg)
20
Vyřazování
h
Původce
e
a Podpis
e
eXML
e
SIP
Digitální archiv
![Page 21: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/21.jpg)
21
Vyřazování
• Ukládání digitálních archiválií • Identifikátor NDA
• (Národní ) digitální archiv
• Národní portál
![Page 22: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/22.jpg)
22
Digitální archiv
h
Původce
e
a Podpis
e
e SIP
XML
AVS
AS
e
SIP
XML
SIP
Digitální archiv
![Page 23: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/23.jpg)
23
DISKUSE
![Page 24: Změny legislativě spisové služby](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef47bd1a28ab9a6c8b4619/html5/thumbnails/24.jpg)
Děkuji Vám za pozornost
Fiala Stanislav
Seminář IRMS CRGPraha, 25.11.2014