zelfsturende teams - organisatieadviesbureau...veranderingen in de langdurige zorg de langdurige...
TRANSCRIPT
De langdurige zorg heeft te maken met ingrij
pende ontwikkelingen. De extramuralisering,
noodzaak tot maatwerk in de zorg en bezui
nigingen maken verandering noodzakelijk.
Steeds meer zorgorganisaties kiezen voor de
invoering van zelfsturende teams. Een ver
andering naar een andere organisatievorm
die vraagt om een integrale aanpak en ander
gedrag van de professionals. Berenschot helpt
u bij het ontwerp en de invoering van zelf
sturende teams.
zelfsturende teams
een antwoord op de verande-ringen in de langdurige zorg
andere medewerkers worden geholpen passen niet meer.
Meer dan in het verleden moeten medewerkers in gesprek
met cliënten over de invulling van zorg. Besproken wordt
wat een cliënt zelf kan, waarbij de familie/mantelzorger kan
ondersteunen en wat verwacht wordt van de zorgverlener.
Dit vraagt om meer regelruimte voor de medewerkers. Maar
hoe realiseer je dit binnen een bestaande zorgorganisatie?
En wat vraagt dit van het gedrag van de professionals?
Een antwoord op de veranderingen
Steeds meer organisaties in de langdurige zorg (zowel extra-
als intramuraal) kiezen voor de invoering van zelfsturende
teams. Het introduceren van zelfsturende teams is een hulp-
middel om medewerkers meer regelruimte te geven waardoor
zij hun eigen verantwoordelijkheid beter kunnen waarmaken.
Een zelfsturend team is een vaste groep medewerkers met een
eigen duidelijk afgebakende taak. Het team is verantwoorde-
lijk voor een eigen groep cliënten, levert de zorg zelfstandig
en de teamleden helpen elkaar waar nodig.
Veranderingen in de langdurige zorg
De langdurige zorg transformeert van intra- naar extramu-
raal en van collectief naar individueel. Mensen blijven langer
thuis wonen en er wordt een groter beroep gedaan op hun
zelfredzaamheid. Aanbieders van langdurige zorg moet steeds
meer aansluiten bij de individuele wensen van cliënten en de
zorg dichtbij cliënten organiseren (wijkgericht). Daarnaast
hebben zorgaanbieders te maken met forse bezuinigingen
waardoor ze naar een organisatievorm zoeken waarbij ze
kosten kunnen besparen.
Voor medewerkers in de langdurige zorg vragen deze veran-
deringen om een andere manier van werken. Meer kosten-
bewustzijn en het nemen van eigen verantwoordelijkheid
is noodzakelijk. Grote teams waarbij cliënten steeds door
Werken in zelfsturende teams vraagt om ander gedrag, hierbij enkele voorbeelden:
Besluiten nemen:
teamleden nemen zelfstan-
dig weloverwogen besluiten
waarbij ze de belangen van
de cliënt, de medewerker
en de organisatie afwegen.
In een thuiszorgteam wordt
bijvoorbeeld in overleg met
de cliënten het zorgtijdstip
zo gekozen dat er routes
gemaakt kunnen worden
met minimale reistijd.
Resultaatgerichtheid:
Het team organiseert zelf-
standig werkoverleg waar
gesproken wordt over de
prestaties van het team.
Acties ter verbetering wor-
den bedacht en uitgevoerd
door het team zelf.
Zelfstandigheid en
communicatie:
het team kan zelfstandig of
in overleg met de manager
nieuwe collega’s werven,
van het plaatsen van een
vacature tot het kiezen van
de beste kandidaat.
Feedback geven:
teamleden werken samen,
maken afspraken over
gewenst gedrag in het
team, spreken elkaar aan
op ongewenst gedrag
(b.v. iemand die nooit invalt
wanneer een collega ziek is)
en gaan samen op zoek
naar mogelijkheden om dit
gedrag te veranderen.
Voordelen zelfsturende teams
In een zelfsturend team worden cliënten door een vaste,
kleine groep (± 8 tot 15) medewerkers geholpen. Hierdoor
ziet de cliënt minder verschillende gezichten, ontstaat een
vertrouwensband en kan meer maatwerk geboden worden.
De zorg voor een kleine groep cliënten is gemakkelijker
te organiseren; hierdoor is minder staf en management
nodig. Staf en management worden ontlast doordat team-
leden taken overnemen en meer eigen verantwoordelijkheid
nemen. Bij de invoering van zelfsturende teams wordt een
optimum gezocht tussen het standaardiseren van processen
en het geven van meer ruimte aan medewerkers voor eigen
inbreng en maatwerk richting cliënten.
De voordelen van zelfsturende teams zijn:
z cliënten ontvangen kwalitatief betere zorg en bouwen een
vertrouwensband op met de zorgverlener;
z medewerkers hebben meer ontwikkelmogelijkheden
en voelen zich betrokken, en;
z organisaties realiseren hogere productiviteit
en lagere overhead.
Speelt u ook met de vraag of de invoering van zelfsturende
teams voor u een antwoord biedt? Of heeft u al gekozen voor
werken in teams maar heeft u vragen over de implementatie?
Dan helpt Berenschot u graag verder.
Aanbod Berenschot
Berenschot heeft geruime ervaring bij het ontwerpen en invoe-
ren van zelfsturende teams in de intra- en extramurale zorg
alsmede in het bedrijfsleven. Berenschot kan u begeleiden bij:
z het maken van de keuze of de invoering van zelfsturende
teams past bij uw organisatie en
z het zetten van de verschillende stappen bij de invoering
van deze nieuwe manier van werken.
We gaan graag met u in gesprek en maken op basis van onze
kennis en ervaring met u de afweging of de invoering van
zelfsturende teams past bij de uitdagingen waarvoor u staat.
We vertalen hierbij de ontwikkelingen in de omgeving naar
prestatie-eisen waaraan uw organisatie moet voldoen. Door
samen te doorleven wat de invoering van zelfsturende teams
betekent in de praktijk, stellen we vast of dit bij uw organi-
satie past en in welke mate dit gaat helpen om de prestatie-
eisen te realiseren.
Berenschot onderscheidt de volgende stappen bij de invoe-
ring van zelfsturende teams:
Ontwerpengewensteorganisatie
Opstellenverander-plan
Opleiden leidinggevenden
Implementatie teams
31 2
4
Projectmanagement of -begeleiding5
Berenschot kan u helpen bij één of meerdere stappen.
Hieronder lichten we deze stappen toe:
1. Ontwerpen gewenste organisatie
U heeft de keuze gemaakt om te gaan werken in zelf sturende
teams. Deze keuze vertalen we in een ontwerp van de nieuwe
organisatie en de teams. De kern bij zelfsturende teams
is dat medewerkers meer eigen verantwoordelijkheid en
bevoegdheden krijgen. Wanneer de zorgteams zelfsturend
gaan werken dan vraagt dit van de staf en het management
dat ze teamleden stimuleren om zelf initiatief te nemen en er
wordt veel meer rechtstreeks met het team gecommuniceerd.
Deze andere manier van werken vraagt van elke organisatie
in meer of mindere mate aanpassingen in de processen, sys-
temen, structuur en cultuur. Bij het maken van dit ontwerp
maken we onder meer gebruik van cijfers uit onze bench-
mark care.
Nadat de gewenste organisatie op hoofdlijnen is geschetst,
worden de teams verder vormgegeven. Enkele vragen die bij
het vormgeven van de teams worden gesteld zijn: hoe worden
de teams samengesteld? Welke omvang hebben de teams?
Welke aandachtsgebieden kennen de teams? Welke taken
gaan de teams zelfstandig oppakken? Op basis van welke
prestatie-indicatoren gaan de teams sturen?
2. Opstellen veranderplan
De invoering van zelfsturende teams is een fundamentele
organisatieverandering. Om deze verandering te kunnen
leiden kunnen we u begeleiden bij het opstellen van een ver-
anderplan met onder andere een planning en projectfasering,
de veranderorganisatie met verantwoordelijkheden en een
overlegstructuur en communicatie over de verandering.
3. Opleiden leidinggevenden
Leidinggeven aan zelfsturende teams vraagt specifieke vaardig-
heden. De grootste misvatting bij de ontwikkeling naar zelfstu-
rende teams is dat er geen leidinggevenden nodig zijn. Niets is
minder waar. Het gedrag van de leidinggevende is cruciaal bij
het stimuleren of belemmeren van teamontwikkeling. De ont-
wikkelfase waarin een team zit varieert en vraagt een specifieke
benadering. In een leiderschapsversterkend programma kan
Berenschot de leidinggevenden opleiden, zodat ze in staat zijn
om de teams te begeleiden naar meer zelfstandigheid. Daar-
naast bieden we de leidinggevenden ook individuele coaching.
4. Implementatie teams
Teamleden gaan niet vanzelf anders werken. Berenschot heeft
veel ervaring met het coachen van teams zodat ze zelfstandig
en resultaatgericht gaan werken en teamleden hun gedrag
veranderen. De coaching kan thematisch ingestoken worden
(b.v. kick-off met uitleg over zelfsturing, resultaatgerichtheid,
zelfstandig roosteren en plannen, maken teamgedragsregels
en feedback geven en ontvangen). Daarnaast kunnen de
teams ook gecoacht en begeleid worden bij specifieke actuele
(groepsdynamische) onderwerpen of conflicten.
Hans Admiraal, directeur Evean Thuis-zorg, over de rol van Berenschot:
“Berenschot heeft bij Evean een cruciale ondersteunende
rol vervuld bij de invoering van zelfsturende teams. Deze
rol heeft zich op zowel de teams als op het management/
de leidinggevenden gericht. Berenschot heeft ons gehol
pen prioriteiten te stellen, verantwoordelijkheid te nemen
(op alle niveaus) en daarbij continue te reflecteren op het
proces. Momenteel (november 2013) zitten we in de eind
fase van de invoering, dit was ons zonder Berenschot niet
gelukt. Berenschot kent het speelveld van de zorg goed,
hierin zit hun toegevoegde waarde. Evean NHN heeft de
rol van Berenschot als zeer prettig, verhelderend, nood
zakelijk en gewenst ervaren.”
Berenschot is een onafhankelijk organisatieadviesbureau met 425 medewerkers wereldwijd. Al 75 jaar verrassen wij onze opdrachtgevers in de publieke en private sector met slimme en nieuwe inzichten. We verwerven ze en maken ze toepasbaar. Dit door innovatie te koppelen aan creativiteit. Steeds opnieuw. Klanten kiezen voor Berenschot omdat onze adviezen hen op een voorsprong zetten.
Berenschot is aangesloten bij de EI Consulting Group, een Europees samenwerkingsverband van toonaangevende bureaus. Daarnaast is Berenschot lid van de Raad voor OrganisatieAdviesbureaus (ROA) en hanteert de ROAgedragscode.
Berenschot Groep B.V.Europalaan 403526 KS UtrechtT +31 (0)30 291 69 16E [email protected]
5. Projectmanagement of begeleiding
Het verandertraject kan geleid of begeleid worden door
een onafhankelijke projectleider van Berenschot die naast
projectmanagementervaring ook de inhoudelijke kennis van
zelfsturende teams heeft.
Kritieke succesfactoren
Onze ervaring leert dat succesvolle invoering van zelf-
sturende teams vraagt om:
z integrale invoering. Meer verantwoordelijkheid
beleggen bij teams vraagt om een verandering in alle
organisatieaspecten waarbij het regelvermogen van
de individuen wordt bevorderd. Een bureaucratische
houding van de staf staat succes in de weg. Niet enkel
de werkwijze van de teams verandert maar commitment
en verandering op alle niveaus en in alle aspecten van de
organisatie is noodzakelijk.
z maatwerk en aansluiten bij de praktijk. Het concept
van zelfsturende teams vraagt om een juiste vertaling
die aansluit bij uw organisatie. Het concept kan niet
klakkeloos overal hetzelfde ingevoerd worden. Aansluiting
bij de praktijk van de professional is van belang. De
regelruimte voor de professional kan verschillen per
organisatie en is afhankelijk van het soort werk en de
kenmerken van de professional.
z heldere beïnvloedbare teamdoelen. Om te kunnen sturen
als team moeten teams tijdige en juiste informatie
krijgen over hun prestaties waarop zij invloed kunnen
uitoefenen. Sturen zonder prestatie-informatie is
onmogelijk.
D-11 COOMD
Meer weten?
Graag bespreken wij in een vrijblijvend gesprek uw situ-
atie en bepalen we hoe wij u het best van dienst kunnen
zijn. Wilt u een afspraak maken, bent u benieuwd naar
onze referenties of heeft u andere vragen? Neem dan
contact op met Aafke van den Borne (030 291 6813 of