zeix i2 summit2014_redesigneda_intranet_v1.0
TRANSCRIPT
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInformation EDA, Kompetenzzentrum Web
Erfolgsfaktoren für das Social Intranet & die Social Collaboration
Redesign EDA Intranet
2 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Was sie hören werden
• Die Hintergründe und Ziele des Projekts «Harmonisierung Web EDA»
• Der konzeptionelle Ansatz• Die organisatorischen Massnahmen• Erfolgsfaktoren• Lessons Learnt
3 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Hintergrund des Projekts (Ausgangslage)
• 3 Intranets, ca. 60 Extranets, CUGs, Wikis, Foren und Blogs• 6 verschiedene CMS-Systeme• Insgesamt rund 17’000 Dokumente und 4’000 Webseiten• Teilweise veraltete Systeme im Einsatz (end of life)• Neue Bedürfnisse
4 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Ziele des Projekts
• Einheitlicher Webauftritt (inkl. Design)• Eine gemeinsame Benutzeroberfläche, personalisierbar• Bi-direktionaler Datenaustausch und Kollaboration mit
Externen• Einfache und effiziente Bewirtschaftung der Webinhalte• Schaffung einer skalier- und entwickelbaren Plattform • Koordination der (dezentralen) Bewirtschaftung und Weiter-
entwicklung der Plattform durch ein Kompetenzzentrum Web• Steuerung der Weiterentwicklung durch ein Change Board
5 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Spezielle Herausforderungen
• 200 Schweizer Vertretungen in 134 Ländern• Rechtliche Rahmenbedingungen• Unterschiedliche Kulturen• Verschiedene Reifegrade punkto Web• Mehrsprachigkeit• Unterschiedliche Qualität der Telekom-Infrastruktur
(Entwicklungsländer!)
6 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Konsulat Botschaft Kooperationsbüro
7 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
• 200 Schweizer Vertretungen in 134 Ländern• Rechtliche Rahmenbedingungen• Unterschiedliche Kulturen• Verschiedene Reifegrade punkto Web• Mehrsprachigkeit• Unterschiedliche Qualität der Telekom-Infrastruktur
(Entwicklungsländer!)
Spezielle Herausforderungen
• Rechtliche Rahmenbedingungen• Unterschiedliche Kulturen• Verschiedene Reifegrade punkto Web• Mehrsprachigkeit• Unterschiedliche Qualität der Telekom-Infrastruktur
(Entwicklungsländer!)
8 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
KONZEPTIONELLER ANSATZ
9 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Arbeitsplatzbeobachtungen
Heterogenität der Informationslandschaft
10 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Diverse Informationstöpfe
EDA Intranet
DEZA Intranet
SharewebsCH@World
SAP Projektdatenbank
Wikis
EDA scoutProzessmodellierung
Personen-verzeichnisse
8 Verzeichnisse
FabasoftDokumenten-management
dGroups
Intranet EDA IT
CUG PA IV
im EDA Intranet
CUG EDA-JUSim EDA Intranet
Intranets
Collaboration
Applikationen
11 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Integration
EDA Intranet
CH@World SAP Projektdatenbank
EDA scoutProzessmodellierung
Personen-verzeichnisse
8 Verzeichnisse
FabasoftDokumenten-management
Zentraler Zugang zu allen Informationen
12 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Arbeitsplatzbeobachtungen
Heterogenität der Informationslandschaft
Informations-Auffindbarkeit
13 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Grosse Informationsmenge
Information unterschiedlich erschliessen
14 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Unterschiedliche Zugänge
Unterschiedliche Zugänge
Nach Typ/FormatFormular, Leitdokumente, Prozesse, Dienstleistungen
Nach Organisation
Nach Land
Nach Internationaler Organisation
Nach Thema
Über Suche & Schnellzugriffe
15 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Unterschiedliche Zugänge
Personalisierter Zugang
Meine Inhalte
Meine Kontakte
Meine beobacheten Inhalte
Personalisierte News
16 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Beispiel Länderseite (1/2)
Aggregation aller Informationen zu einem Land.
Personen
17 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Beispiel Länderseite (2/2)
Aktivitäten
18 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Grosse Informationsmenge
Information unterschiedlich erschliessen
Navigationsform, welche das Erkunden optimal unterstützt
Bis zu 7 Ebenen
Fehlklicks müssen einfach korrigierbar sein
Trennscharfe Überbegriff nicht immer möglich
19 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Wusch-Wusch-Navigation
20 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Wusch-Wusch-Navigation
21 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Wusch-Wusch-Navigation
22 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Wusch-Wusch-Navigation
23 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Wusch-Wusch-Navigation
24 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Wusch-Wusch-Navigation
25 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Wusch-Wusch-Navigation
26 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Wusch-Wusch-Navigation
27 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Wusch-Wusch-Navigation
28 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Arbeitsplatzbeobachtungen
Heterogenität der Informationslandschaft
Collaboration über Organisationsgrenzen hinweg
Informations-Auffindbarkeit
29 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Collaboration
Geografische Dimension:200 Schweizer Vertretungen in 134 Ländern
Organisations-Dimension:Diverse Kooperationen mit unterschiedlichsten Organisationen
30 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Integrierte interne und externe Collaboration
EDA Intranet
«Normativer»Teil Prozesse
Interne Dienstleistungen
Reglemente
Formulare
Organisation
«Collaboration»Teil OE-Gruppen
Arbeitsgruppen
Interessensgruppen/
Themengruppen
Sharewebs
Collaboration ist Teil des Intranets und dennoch extern zugänglich
31 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Integrierte interne und externe Collaboration
Gruppe mit Internen und/oder Externen Mitgliedern – durch jeden EDA-Mitarbeiter erstellbar
Kollaboration in Gruppen:• OE-Gruppen• Arbeitsgruppen• Interessensgruppen• Sharewebs
32 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Organisatorische Massnahmen
• Konzeptionelle Rahmenbedingungen schaffen!• Online Strategie EDA• IT-Architektur• Bewirtschaftungskonzept
• Organisatorische Voraussetzungen• Aufbau eines «Kompetenzzentrums Web EDA» zur
zentralen Steuerung der Kommunikation, Interaktion und Kollaboration über elektronische Kanäle
33 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Bewirtschaftungskonzept
Steuerung der Weiterent-wicklung durch ein Change Board
Koordination der (dezen-tralen) Bewirtschaftung und Weiterentwicklung der Plattform durch ein Kompetenzzentrum Web
34 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Erfolgsfaktoren
• Kennen der Nutzer und Einbezug der Nutzer (Arbeitsplatzbeobachtungen, Usability-Tests)
• Dezentrales Publishing• Gouvernanz UND Freiheit• Kontinuität: Weiterführen von Bewährtem• Bewusstsein: ein Intranet Redesign ist nicht (primär) ein IT-
Projekt sondern Change Management und die Veränderung einer Unternehmenskultur
35 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Lessons learnt
• Kommunikation – so viel wie möglich• Schulung – nicht nur virtuell• Migration – Sorgfältige Planung• Timing – Technologie-Fortschritt vs Projektdauer• Wahl der Plattform – Konzeption vor Technik• Konzeption – ein Prototyp macht vieles klar• Usability – im Test• Anforderungsmanagement – Mut zur Priorisierung
36 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Fragen?
Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!
Andreas Schöne
Gregor Urech