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Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInformation EDA, Kompetenzzentrum Web
Erfolgsfaktoren für das Social Intranet & die Social Collaboration
Redesign EDA Intranet
2 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
GeneralsekretariatInfo EDA, CC Web
Was sie hören werden
• Die Hintergründe und Ziele des Projekts «Harmonisierung Web EDA»
• Der konzeptionelle Ansatz• Die organisatorischen Massnahmen• Erfolgsfaktoren• Lessons Learnt
3 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
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Hintergrund des Projekts (Ausgangslage)
• 3 Intranets, ca. 60 Extranets, CUGs, Wikis, Foren und Blogs• 6 verschiedene CMS-Systeme• Insgesamt rund 17’000 Dokumente und 4’000 Webseiten• Teilweise veraltete Systeme im Einsatz (end of life)• Neue Bedürfnisse
4 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
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Ziele des Projekts
• Einheitlicher Webauftritt (inkl. Design)• Eine gemeinsame Benutzeroberfläche, personalisierbar• Bi-direktionaler Datenaustausch und Kollaboration mit
Externen• Einfache und effiziente Bewirtschaftung der Webinhalte• Schaffung einer skalier- und entwickelbaren Plattform • Koordination der (dezentralen) Bewirtschaftung und Weiter-
entwicklung der Plattform durch ein Kompetenzzentrum Web• Steuerung der Weiterentwicklung durch ein Change Board
5 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
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Spezielle Herausforderungen
• 200 Schweizer Vertretungen in 134 Ländern• Rechtliche Rahmenbedingungen• Unterschiedliche Kulturen• Verschiedene Reifegrade punkto Web• Mehrsprachigkeit• Unterschiedliche Qualität der Telekom-Infrastruktur
(Entwicklungsländer!)
6 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
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Konsulat Botschaft Kooperationsbüro
7 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
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• 200 Schweizer Vertretungen in 134 Ländern• Rechtliche Rahmenbedingungen• Unterschiedliche Kulturen• Verschiedene Reifegrade punkto Web• Mehrsprachigkeit• Unterschiedliche Qualität der Telekom-Infrastruktur
(Entwicklungsländer!)
Spezielle Herausforderungen
• Rechtliche Rahmenbedingungen• Unterschiedliche Kulturen• Verschiedene Reifegrade punkto Web• Mehrsprachigkeit• Unterschiedliche Qualität der Telekom-Infrastruktur
(Entwicklungsländer!)
8 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
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KONZEPTIONELLER ANSATZ
9 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
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Arbeitsplatzbeobachtungen
Heterogenität der Informationslandschaft
10 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
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Diverse Informationstöpfe
EDA Intranet
DEZA Intranet
SharewebsCH@World
SAP Projektdatenbank
Wikis
EDA scoutProzessmodellierung
Personen-verzeichnisse
8 Verzeichnisse
FabasoftDokumenten-management
dGroups
Intranet EDA IT
CUG PA IV
im EDA Intranet
CUG EDA-JUSim EDA Intranet
Intranets
Collaboration
Applikationen
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Integration
EDA Intranet
CH@World SAP Projektdatenbank
EDA scoutProzessmodellierung
Personen-verzeichnisse
8 Verzeichnisse
FabasoftDokumenten-management
Zentraler Zugang zu allen Informationen
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Arbeitsplatzbeobachtungen
Heterogenität der Informationslandschaft
Informations-Auffindbarkeit
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Grosse Informationsmenge
Information unterschiedlich erschliessen
14 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
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Unterschiedliche Zugänge
Unterschiedliche Zugänge
Nach Typ/FormatFormular, Leitdokumente, Prozesse, Dienstleistungen
Nach Organisation
Nach Land
Nach Internationaler Organisation
Nach Thema
Über Suche & Schnellzugriffe
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Unterschiedliche Zugänge
Personalisierter Zugang
Meine Inhalte
Meine Kontakte
Meine beobacheten Inhalte
Personalisierte News
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Beispiel Länderseite (1/2)
Aggregation aller Informationen zu einem Land.
Personen
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Beispiel Länderseite (2/2)
Aktivitäten
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Grosse Informationsmenge
Information unterschiedlich erschliessen
Navigationsform, welche das Erkunden optimal unterstützt
Bis zu 7 Ebenen
Fehlklicks müssen einfach korrigierbar sein
Trennscharfe Überbegriff nicht immer möglich
19 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
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Wusch-Wusch-Navigation
20 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
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Wusch-Wusch-Navigation
21 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
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Wusch-Wusch-Navigation
22 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
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Wusch-Wusch-Navigation
23 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
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Wusch-Wusch-Navigation
24 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
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Wusch-Wusch-Navigation
25 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
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Wusch-Wusch-Navigation
26 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
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Wusch-Wusch-Navigation
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Wusch-Wusch-Navigation
28 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
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Arbeitsplatzbeobachtungen
Heterogenität der Informationslandschaft
Collaboration über Organisationsgrenzen hinweg
Informations-Auffindbarkeit
29 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
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Collaboration
Geografische Dimension:200 Schweizer Vertretungen in 134 Ländern
Organisations-Dimension:Diverse Kooperationen mit unterschiedlichsten Organisationen
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Integrierte interne und externe Collaboration
EDA Intranet
«Normativer»Teil Prozesse
Interne Dienstleistungen
Reglemente
Formulare
Organisation
«Collaboration»Teil OE-Gruppen
Arbeitsgruppen
Interessensgruppen/
Themengruppen
Sharewebs
Collaboration ist Teil des Intranets und dennoch extern zugänglich
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Integrierte interne und externe Collaboration
Gruppe mit Internen und/oder Externen Mitgliedern – durch jeden EDA-Mitarbeiter erstellbar
Kollaboration in Gruppen:• OE-Gruppen• Arbeitsgruppen• Interessensgruppen• Sharewebs
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Organisatorische Massnahmen
• Konzeptionelle Rahmenbedingungen schaffen!• Online Strategie EDA• IT-Architektur• Bewirtschaftungskonzept
• Organisatorische Voraussetzungen• Aufbau eines «Kompetenzzentrums Web EDA» zur
zentralen Steuerung der Kommunikation, Interaktion und Kollaboration über elektronische Kanäle
33 i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social IntranetProjekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
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Bewirtschaftungskonzept
Steuerung der Weiterent-wicklung durch ein Change Board
Koordination der (dezen-tralen) Bewirtschaftung und Weiterentwicklung der Plattform durch ein Kompetenzzentrum Web
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Erfolgsfaktoren
• Kennen der Nutzer und Einbezug der Nutzer (Arbeitsplatzbeobachtungen, Usability-Tests)
• Dezentrales Publishing• Gouvernanz UND Freiheit• Kontinuität: Weiterführen von Bewährtem• Bewusstsein: ein Intranet Redesign ist nicht (primär) ein IT-
Projekt sondern Change Management und die Veränderung einer Unternehmenskultur
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Lessons learnt
• Kommunikation – so viel wie möglich• Schulung – nicht nur virtuell• Migration – Sorgfältige Planung• Timing – Technologie-Fortschritt vs Projektdauer• Wahl der Plattform – Konzeption vor Technik• Konzeption – ein Prototyp macht vieles klar• Usability – im Test• Anforderungsmanagement – Mut zur Priorisierung
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Fragen?
Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!
Andreas Schöne
Gregor Urech