zarzadzenie nr -00 109 · 2016-12-20 · zarzadzenie nr -00 109 dyrektora sadu okregowego w...

$: Zarzadzenie Nr -00 109 · 2016-12-20 · Zarzadzenie Nr -00 109 Dyrektora Sadu Okregowego w Warszawie z dnia{~.l":.\}~tt2009r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowosci$
Zarzadzenie Nr-00 109

Dyrektora Sadu Okregowego w Warszawie

z dnia{~.l":.\}~tt2009r.w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowosci w SadzieOkregowym w Warszawie

Na podstawie przepisów art. 10ust 2 ustawy z dnia 29 wrzesnia 1994r. o rachunkowosci (tj.Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z póznozm.) i szczególnych ustalen zawartych wart. 17ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. Nr 249, poz. 2104z póznozm.) oraz w:

1) rozporzadzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasadrachunkowosci oraz planów kont dla budzetu panstwa, budzetów jednostek samorzaduterytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz.1020,z póznozm.),

2) rozporzadzeniu Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobu i trybugospodarowania skladnikami majatku ruchomego powierzonego jednostkom budzetowym,zakladom budzetowym i gospodarstwom pomocniczym (Dz.U. Nr 191, poz. 1957)zarzadzam, co nastepuje:

§1

Zatwierdzam i wprowadzam do uzytku wewnetrznego Zasady (polityke) rachunkowosci wSadzie Okregowymw Warszawie.

§2

Traci moc zarzadzenie Nr 51/04 Dyrektora Sadu Okregowego w Warszawie z dnia 16kwietnia 2004r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjetych zasad (polityki) rachunkowosci.

§3

Zarzadzenie wchodzi w zycie z dniem podpisania z moca obowiazujaca od 01 stycznia 2009 r.

DYREKTOR

Sadu okregowegOl~~/aWie

JolantnGra

-

Zasady (polityka) rachunkowościSądu Okręgowego w Warszawie

Warszawa maj 2009 r.

Sąd Okręgowy w Warszawie

Spis treści

Wstęp..........................................................................................................................................3Rozdział I. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych...................................................4

1. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych........................................................................42. Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych ........................................43. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych......................................................................64. Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych......................................13

Rozdział II. Obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.................................................................................................................18

1. Obowiązujące zasady wyceny aktywów i pasywów........................................................182. Ustalanie wyniku finansowego........................................................................................28

Rozdział III. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych .........................................................301. Zakładowy plan kont........................................................................................................302. Wykaz ksiąg rachunkowych ............................................................................................303. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych

nośnikach danych............................................................................................................354. Opis systemu komputerowego rachunkowości................................................................36

Rozdział IV. System ochrony danych w Sądzie Okręgowym w Warszawie............................371. Ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych............................................................................372. Przechowywanie zbiorów.................................................................................................383. Udostępnianie danych i dokumentów..............................................................................39

Sąd Okręgowy w Warszawie2

Wstęp

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694

z późn. zm.) nakłada na wszystkie podmioty prowadzące księgi rachunkowe obowiązek

posiadania aktualnej dokumentacji określającej przyjęte w jednostce zasady, zwane polityką

rachunkowości. Sąd Okręgowy w Warszawie, który obok ogólnych zasad wynikających

z ustawy o rachunkowości zobligowany jest do stosowania odrębnych zasad wynikających z:

1) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad

rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu

terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142,

poz. 1020 z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem”,

2) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobu i trybu

gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom

budżetowym, zakładom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym (Dz.U. Nr 191, poz.

1957).

Niniejsze opracowanie ma na celu przedstawienie obowiązujących w Sądzie Okręgowym

w Warszawie:

1. Ogólnych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych.

2. Metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.

3. Sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych w tym:

a) zakładowego planu kont i wykazu kont ksiąg pomocniczych,

b) wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych

nośnikach danych,

c) opisu systemu przetwarzania danych – systemu informatycznego.

4. Systemu służącego ochronie danych, w tym: dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych

i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów .

Sąd Okręgowy w Warszawie 3

Rozdział I.OGÓLNE ZASADY PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH

1. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe Sądu Okręgowego w Warszawie prowadzone są w siedzibie Sądu

Okręgowego przy Al. Solidarności 127 w Warszawie

2. Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych

1. Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, czyli rok kalendarzowy od 1 stycznia

do 31 grudnia.

2. Najkrótszym okresem sprawozdawczym są poszczególne miesiące, w których sporządza

się:

– deklarację ZUS,

– deklarację o podatku dochodowym od osób fizycznych,

– sprawozdania budżetowe na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów

z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 115,

poz. 781), zmienionego rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 stycznia 2008

r. (Dz.U. Nr 16, poz. 100):

3. Za okresy miesięczne sporządza się sprawozdania:

– sprawozdanie Rb - 28,


– sprawozdanie Rb - 23.

4. Za okresy kwartalne sporządza się sprawozdania:





– sprawozdanie Rb-N,


– sprawozdanie Rb-Z,

– sprawozdanie GUS Z-03,

5. Za okresy półroczne sporządza się sprawozdania:





– sprawozdanie Rb-N,

– sprawozdanie Rb-Z,




6. Za rok sporządza się i składa sprawozdania:





– sprawozdanie Rb-N

– sprawozdanie Rb-Z

– sprawozdanie Rb - 33



– sprawozdanie GUS F-03,

Na koniec roku sporządza się sprawozdanie finansowe zgodnie z zasadami rozporządzenia

Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz

planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz

niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.)

obejmujące:

– bilans według załącznika nr 5 do „rozporządzenia”,


– rachunek zysków i strat (wariant porównawczy) według załącznika nr 8

do „rozporządzenia”,

– zestawienie zmian w funduszu jednostki według załącznika nr 9 do „rozporządzenia”.

3. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych

1. Księgi rachunkowe Sądu Okręgowego prowadzone są za pomocą komputera.

Do prowadzenia ksiąg rachunkowych wykorzystywany jest program komputerowy

Finanse – Księgowość OrCom+, Płace – Kadry OrCom+, Ewidencja Majątku OrCom+,

Obrót Towarowy OrCom + dopuszczony do stosowania zarządzeniem Nr 8/09 Dyrektora

Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 24 marca 2009 r. w sprawie dopuszczenia do

stosowania programu finansowego.

2. Księgi rachunkowe otwiera się na początek każdego roku obrotowego, przy czym

ostateczne otwarcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od

dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

3. Księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, nie później jednak niż w

ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, przy czym ostateczne zamknięcie

ksiąg rachunkowych powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia

sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

4. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości

dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.

5. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

a) dziennik,

b) księgę główną,

c) księgi pomocnicze,

d) zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,

e) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

6. Księgi rachunkowe prowadzone przez Sąd Okręgowy w Warszawie są:

a) trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) Sądu Okręgowego w Warszawie,

nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania,

b) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty

sporządzenia,

c) przechowywane starannie w ustalonej kolejności.


7. W zakresie prowadzonych przy użyciu komputera ksiąg rachunkowych Sądu

Okręgowego w Warszawie zapewniona jest automatyczna kontrola ciągłości zapisów,

przenoszenia obrotów lub sald, natomiast wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych

składają się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej

strony, oraz są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły

w roku obrotowym.

8. Księgi rachunkowe drukowane są nie później niż na koniec roku obrotowego.

Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny

komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie

krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych. Wyjątek stanowi

dokumentacja płacowa, która jest przechowywana przez 50 lat w formie wydruków

papierowych.

9. Dziennik prowadzony jest w sposób

następujący:

a) zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim

chronologicznie,

b) zapisy są kolejno numerowane w okresie roku/miesiąca, co pozwala na ich

jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami

księgowymi,

c) sumy zapisów (obroty) liczone są w sposób ciągły,

d) jego obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

10. Księga główna (konta syntetyczne)

prowadzona jest w sposób spełniający

następujące zasady:

a) podwójnego zapisu,


b) systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie

z zasadą memoriałową, z wyjątkiem dochodów i wydatków, które ujmowane są

w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą, według

„zmodyfikowanej” zasady kasowej na podstawie rozdziału 6 „Rozliczenia w okresie

przejściowym po zakończeniu roku budżetowego” rozporządzenia Ministra Finansów

z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu

państwa, (Dz.U. Nr 116, poz. 784 ), zmienionego rozporządzeniem Ministra

Finansów z dnia 22 grudnia 2006 r. (Dz.U. Nr 245, poz. 1785),

c) powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku.

11. Księgi pomocnicze (konta analityczne)

stanowią zapisy uszczegóławiające dla

wybranych kont księgi głównej. Zapisy na

kontach analitycznych dokonywane

są zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego.

Ich forma dostosowywana jest za każdym

razem do przedmiotu ewidencji konta

głównego.

Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla:

a) środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości

niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych

lub umorzeniowych,

b) rozrachunków z kontrahentami,

c) rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję

wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu

zatrudnienia,

d) operacji zakupu (faktury obce i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną

do wyceny składników aktywów),

e) kosztów i istotnych składników aktywów,

f) operacji gotówkowych związanych z prowadzeniem w Sądzie Okręgowym

w Warszawie kas.

12. Konta pozabilansowe pełnią funkcję

wyłącznie informacyjno-kontrolną.

Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują


zmian w składnikach aktywów i pasywów.

Na kontach pozabilansowych obowiązuje

zapis jednokrotny, który nie podlega

uzgodnieniu

z dziennikiem ani innym urządzeniem

ewidencyjnym.

Ujmowane są na nich :

a) środki trwałe postawione w stan likwidacji ( tworzone w przypadku zaistnienia takiej

konieczności ),

b) zaangażowanie środków na wydatki budżetowe roku bieżącego,

c) zaangażowanie środków na wydatki budżetowe przyszłych lat,

d) 970 plan finansowy dochodów budżetowych,

e) 980 plan finansowy wydatków budżetowych.

13. Księgi rachunkowe prowadzi się w celu

uzyskania odpowiednich danych

wykorzystywanych do sporządzenia

sprawozdań budżetowych, finansowych,

statystycznych i innych oraz rozliczeń z

budżetem państwa i z ZUS, do których Sąd

został zobowiązany.

System finansowo- księgowy stosowany w Sądzie Okręgowym w Warszawie, zapewnia

powiązanie poszczególnych zbiorów ksiąg rachunkowych w jedną całość

odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Dokładne informacje dotyczące programu

komputerowego zostały przedstawione w załączniku nr 1 do niniejszych „Zasad”.

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu,

każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

14. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające

dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi":

a) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,

b) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

c) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

15. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez Sąd dowody księgowe:


a) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych,

które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

b) korygujące poprzednie zapisy,

c) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu

źródłowego,

d) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów

klasyfikacyjnych.

16. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych

dowodów źródłowych, Dyrektor Sądu może zezwolić na udokumentowanie operacji

gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby

dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których

przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług .

17. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne

z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane

automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych

lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już

w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione

co najmniej następujące warunki:

a) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów

księgowych,

b) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby

odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,

c) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych

danych oraz kompletności i identyczności zapisów,

d) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób

zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego

rodzaju dowodów księgowych.

18. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

a) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

b) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

c) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach

naturalnych,

d) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę

sporządzenia dowodu,


e) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki

aktywów,

f) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach

rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach

rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

19. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust.18 litera

e) i f), jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów

księgowych.

20. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem

operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane

określone w ust. 18 litera a–f , oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne

jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek oraz „białkowań”.

21. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować

jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego

sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią

inaczej.

22. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści

lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści

poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile

odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

23. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania

miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg

rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki

chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.

24. Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:

a) datę dokonania operacji gospodarczej,

b) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego

podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,

c) zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne

objaśnienia treści skrótów lub kodów,

d) kwotę i datę zapisu,

e) oznaczenie kont, których dotyczy.

25. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie

i na bieżąco.


26. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają

stan rzeczywisty.

27. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich

kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu

dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania

stosowanych procedur obliczeniowych.

28. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie

poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych

procedur obliczeniowych, a w szczególności:

a) udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich

zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,

b) zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów

klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę

sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz

dokonanie rozliczeń finansowych,

c) w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona

jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów

przetwarzania danych przez producenta programu,

d) zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na

stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres

sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych

w księgach rachunkowych.

29. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli:

a) pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązującym

Sąd, sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych

oraz dokonanie rozliczeń finansowych,

b) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej

za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca,

w terminie, o którym mowa w ust. 29 litera a), a za rok obrotowy - nie później niż do

85 dnia po dniu bilansowym,

c) ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi następuje w tym samym

dniu, w którym zostały dokonane.

30. Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się:


a) przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności

błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty. Poprawki takie

muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą

nastąpić po zamknięciu miesiąca,

b) przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty

błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

31. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg

rachunkowych przy użyciu komputera, dozwolone są tylko korekty dokonane w sposób

określony w ust. 30 litera b).

32. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec każdego

miesiąca. Zawiera ono:

a) symbole lub nazwy kont,

b) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy

i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu

sprawozdawczego,

c) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy

i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu

sprawozdawczego.

Obroty zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są zgodne z obrotami dziennika.

Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzane jest dla wszystkich ksiąg

pomocniczych na koniec roku obrotowego oraz dla składników objętych inwentaryzacją

na dzień inwentaryzacji.

33. Dopuszcza się wprowadzanie do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego

dokumentów, które wpłynęły do Oddziału Finansowego na 5 dni przed terminem

złożenia sprawozdania. W okresie przejściowym na 6 dni przed terminem złożenia

sprawozdania. W przypadku gdy dzień złożenia dokumentów jest dniem wolnym od

pracy- pierwszy dzień roboczy następujący po tym dniu.

4. Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych

1. W Sądzie Okręgowym w Warszawie stosuje się zasady inwentaryzacji aktywów

i pasywów określone w art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości oraz wynikające

z postanowień Instrukcji w sprawie podstawowych zasad przeprowadzania i rozliczania


inwentaryzacji składników aktywów i pasywów w Sądzie Okręgowym w Warszawie

wprowadzonej zarządzeniem Nr 15/09 Dyrektora Sądu Okręgowego Warszawie z dnia 24

kwietnia 2009 r..

2. W Sądzie Okręgowym w Warszawie występują trzy formy przeprowadzania

inwentaryzacji:

a) spis z natury, polegający na: zliczeniu, zważeniu, oglądzie rzeczowych składników

majątku i porównaniu stanu realnego ze stanem ewidencyjnym oraz ustalenia

i wyjaśnienia różnic między stanem faktycznym a stanem wynikającym z ksiąg

rachunkowych doprowadzenie stanu księgowego do stanu rzeczywistego,

b) uzgodnienie z bankami i kontrahentami należności oraz powierzonych kontrahentom

własnych składników aktywów drogą potwierdzenia zgodności ich stanu

wykazywanego w księgach Sądu Okręgowego w Warszawie oraz wyjaśnienie

i rozliczenie ewentualnych różnic,

c) porównanie danych zapisanych w księgach Sądu Okręgowego w Warszawie

z odpowiednimi dokumentami źródłowymi i weryfikacja realnej wartości tych

składników.

3. Spisowi z natury zgodnie z instrukcją inwentaryzacji podlegają:

a) gotówka w kasie, także czeki obce i weksle obce o terminie realizacji poniżej

3 miesięcy,

b) papiery wartościowe, np. gwarancje bankowe i inne,

c) rzeczowe składniki aktywów obrotowych, takie jak: materiały, wyroby gotowe, oraz

towary określone w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy, tj. te, które zgodnie z decyzją

Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie obciążają koszty w dniu ich zakupu lub

w momencie wytworzenia, natomiast na dzień bilansowy ustalany jest stan tych

składników w drodze spisu i dokonywana jest ich wycena. Wartość tych składników

wprowadzana jest na konto „Materiały” oraz korygowane są koszty w wartości tego

stanu.

d) rzeczowe składniki aktywów obrotowych niewymienione w art. 17 ust. 2 pkt 4

ustawy, tj. objęte ewidencją ilościowo-wartościową, ale przechowywane na terenie

niestrzeżonym.


4. Spis z natury dotyczy także składników aktywów, będących własnością innych jednostek,

powierzonych sądowi do przechowania, przetwarzania lub używania. Kopie tego spisu

wysłać należy do jednostek będących ich właścicielem.

5. Uzgodnienie stanu przez jego potwierdzenie polega na uzyskaniu od kontrahentów

i banków pisemnego potwierdzenia informacji o stanie środków na rachunkach

bankowych, stanie należności i stanie aktywów powierzonych innym jednostkom.

W przypadku banków potwierdzeniem takim jest otrzymany wyciąg odzwierciedlający

stan konta bankowego, natomiast od dłużników i kontrahentów należy żądać pisemnego

potwierdzenia należności, które dołącza się do dokumentacji inwentaryzacyjnej jako

dowód zgodności stanu rzeczywistego z zapisami księgowymi. Potwierdzenie zgodności

stanu podpisuje główny księgowy lub osoba upoważniona.

6. Uzgodnienie stanu dotyczy:

a) aktywów pieniężnych na rachunkach bankowych,

b) należności od kontrahentów,

c) należności z tytułu udzielonych pożyczek,

d) wartości powierzonych innym jednostkom własnych składników aktywów;

potwierdzenie powinno dokonać się w drodze pisemnej i powinno dotyczyć: nazwy

i rodzaju składnika, jego ilości, ceny jednostkowej i wartości bilansowej.

Salda należności, wynikające z rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami,

w tym z tytułu udzielonych pożyczek, oraz stan aktywów finansowych

przechowywanych przez inne jednostki uzgadniane są przez pisemne wysłanie informacji

i pisemne potwierdzenie lub zgłoszenie zastrzeżeń do jego wysokości.

7. Formy inwentaryzacji, o której mowa w ust.6 nie stosuje się do:

a) należności spornych i wątpliwych,

b) należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

c) należności od pracowników,

d) należności z tytułów publicznoprawnych,

e) innych aktywów i pasywów, dla których przeprowadzenie ich spisu z natury lub

uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe.

8. Porównanie stanu zapisów w księgach z dokumentami ma na celu zweryfikowanie stanu

wynikającego z dokumentacji ze stanem ewidencyjnym aktywów i pasywów


niepodlegających spisowi z natury i uzgodnieniu stanu. Ta forma inwentaryzacji dotyczy

m.in.:

a) wartości niematerialnych i prawnych,

b) długoterminowych aktywów finansowych, np. akcji i udziałów w spółkach,

c) środków trwałych w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń,

d) materiałów i towarów w drodze oraz dostaw niefakturowanych,

e) środków pieniężnych w drodze,

f) czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów,

g) należności spornych, wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników oraz

publicznoprawnych,

h) należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

i) gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych,

j) funduszy własnych i funduszy specjalnych,

k) rezerw i przychodów przyszłych okresów,

l) innych rozliczeń międzyokresowych,

m) innych składników aktywów i pasywów, w przypadku których nie był możliwy spis

z natury albo uzgodnienie sald.

9. Inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych ma na celu:

a) weryfikację ich stanu księgowego przez sprawdzenie prawidłowości

udokumentowania poszczególnych tytułów praw majątkowych,

b) sprawdzenie prawidłowości wysokości dokonanych odpisów umorzeniowych,

a zwłaszcza zgodności ustaleń Dyrektora Sądu z okresami amortyzacji

przewidzianymi w ustawie o podatku dochodowym.

10. Grunty i budynki inwentaryzuje się poprzez porównanie danych księgowych

z dokumentami źródłowymi dotyczącymi budynków, takimi jak, np. :

a) wyciągami z ksiąg wieczystych,

b) decyzją organu wykonawczego o przekazaniu w trwały zarząd oraz protokołem

zdawczo-odbiorczym,

c) aktem notarialnym.

11. Fundusz jednostki, fundusze specjalnego przeznaczenia, fundusze celowe

i motywacyjne inwentaryzuje się, weryfikując zmiany ich stanu (zwiększenia albo


zmniejszenia) w minionym roku w świetle obowiązujących przepisów regulujących te

fundusze.

12. Inwentaryzacja rozliczeń międzyokresowych przychodów polega na weryfikacji ich stanu

księgowego przez sprawdzenie prawidłowości udokumentowania poszczególnych tytułów

tych przychodów w oparciu o zawarte umowy i decyzje w przypadku długoterminowych

należności z tytułu dochodów budżetowych. Należności długoterminowe to należności,

których termin płatności przypada na następny rok budżetowy i lata kolejne.

13. Terminy inwentaryzowania składników majątkowych ustala się w następujący sposób:

a) co 5 lat inwentaryzuje się zbiory biblioteczne (skontrum),

b) co 4 lata: znajdujące się na terenie strzeżonym środki trwałe oraz maszyny

i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie,

c) co 2 lata: zapasy materiałów, znajdujących się w magazynach, objętych ewidencją

ilościowo-wartościową,

d) na ostatni dzień każdego roku obrotowego –środki pieniężne, papiery wartościowe,

materiały i towary odpisywane w koszty na dzień ich zakupu,

e) na ostatni dzień każdego roku obrotowego inne składniki aktywów i pasywów niż

wymienione w ust. 13 litera a)-d). W odniesieniu do ust. 13 lit.a)-c) termin

inwentaryzacji uważa się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie

wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku, a zakończono do 15 dnia następnego

roku,

f) zawsze w przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej lub na jej żądanie,

g) zawsze w sytuacji zdarzeń losowych ( kradzież, pożar, powódź).


Rozdział II.OBOWIĄZUJĄCE METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW ORAZ

USTALANIA WYNIKU FINANSOWEGO

Stosowane przez Sąd Okręgowy w Warszawie zasady wyceny aktywów i pasywów wynikają

z:

1. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694

z późn. zm.),

2. ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104

z późn. zm.),

3. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad


terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142,

poz. 1020 z późn. zm.),

4. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobu i trybu

gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom

budżetowym, zakładom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym (Dz.U. Nr 191, poz.

1957).

1. Obowiązujące zasady wyceny aktywów i pasywów

1. Aktywa i pasywa Sądu Okręgowego w Warszawie wycenia się według zasad określonych

w ustawie o rachunkowości oraz w przepisach szczególnych wydanych na podstawie

ustawy o finansach publicznych według niżej przedstawionych zasad.

2. Przy sprzedaży, nieodpłatnym przekazaniu innej jednostce, darowiźnie i likwidacji

zużytych składników majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym

stosowane są zasady wyceny wynikające z zapisów rozporządzenia Rady Ministrów

z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami

majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom budżetowym

i gospodarstwom pomocniczym ( Dz.U. Nr 191, poz.1957 ).


3. Wartości niematerialne i prawne nabyte z własnych środków wprowadza się do ewidencji

w cenie nabycia, zaś otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu

w wartości określonej w tej decyzji, a otrzymane na podstawie darowizny

w wartości rynkowej na dzień nabycia. Wartość rynkowa określana jest na podstawie

przeciętnych cen stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku,

z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia.

4. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej

w przepisach o podatku dochodowym dla osób prawnych (3500zł - z wyjątkiem

związanych z pomocami dydaktycznymi) podlegają umarzaniu na podstawie aktualnego

planu amortyzacji według stawek amortyzacyjnych określonych w Wykazie stanowiącym

załącznik nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób

prawnych ( t.j. z 2000 r. Dz. U. Nr 54, poz.654 z późn. zm.)

5. Umorzenie ujmowane jest na koncie 071„Umorzenie środków trwałych oraz wartości

niematerialnych i prawnych”. Amortyzacja obciąża konto 401 „Amortyzacja”.

6. Wartości niematerialne i prawne zakupione ze środków na wydatki bieżące oraz

stanowiące pierwsze wyposażenie nowych obiektów o wartości początkowej niższej

od wymienionej w ustawie o podatku dochodowym dla osób prawnych (3500zł), a także

będące pomocami dydaktycznymi albo ich nieodłącznymi częściami traktuje się jako

pozostałe wartości niematerialne i prawne, które umarzane są w 100% miesiącu przyjęcia

do używania, a umorzenie to ujmowane jest na koncie 072 „Umorzenie pozostałych

środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” w korespondencji z kontem

400 „Koszty według rodzajów”. Ujmuje się je tylko w pozaksięgowej ewidencji

ilościowej, spisując w koszty pod datą zakupu.

7. Ewidencja szczegółowa dla objętych ewidencją księgową wartości niematerialnych

i prawnych z każdego tytułu, powinna umożliwić ustalenie umorzenia oddzielnie dla

poszczególnych podstawowych i oddzielnie dla pozostałych wartości niematerialnych

i prawnych, a także rozliczenia materialnego osób odpowiedzialnych za ich stan.

8. Rzeczowe aktywa trwałe obejmują:

a) środki trwałe,

b) pozostałe środki trwałe,

c) inwestycje (środki trwałe w budowie),

d) zbiory biblioteczne,


e) uzbrojenie i sprzęt wojskowy.

9. Środki trwałe, to składniki aktywów zdefiniowane w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy

o rachunkowości oraz środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa, w stosunku do

których Sąd Okręgowy w Warszawie sprawuje uprawnienia właścicielskie, niezależnie od

sposobu ich wykorzystania.

10. Środki trwałe obejmują w szczególności:

a) grunty (w tym prawo użytkowania wieczystego gruntu),

b) lokale będące odrębną własnością,

c) budynki,

d) budowle,

e) maszyny i urządzenia,

f) środki transportu i inne rzeczy,

g) ulepszenia w obcych środkach trwałych.

Do środków trwałych Sądu zalicza się także obce środki trwałe znajdujące się

w użytkowaniu na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości, jeśli Sąd występuje

jako „korzystający”.

11. Środki trwałe w dniu przyjęcia do użytkowania wycenia się:

a) w przypadku zakupu – według ceny nabycia lub ceny zakupu, jeśli koszty zakupu nie

stanowią istotnej wartości,

b) w przypadku wytworzenia we własnym zakresie – według kosztu wytworzenia, zaś

w przypadku trudności z ustaleniem kosztu wytworzenia – według wyceny dokonanej

przez rzeczoznawcę,

c) w przypadku ujawnienia w trakcie inwentaryzacji – według posiadanych

dokumentów

z uwzględnieniem zużycia, a przy ich braku według wartości godziwej,

d) w przypadku darowizny – zgodnie z art.28 ust.2 ustawy o rachunkowości według

ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu. Sposób ujęcia w

ewidencji księgowej będzie następujący: Wn konta 011 „Środki trwałe” Ma konta

800 „Fundusz jednostki”,

e) w przypadku otrzymania w sposób nieodpłatny, na podstawie decyzji właściwego

organu – w wysokości określonej w decyzji o przekazaniu,


f) w przypadku otrzymania środka na skutek wymiany środka niesprawnego –

w wysokości wynikającej z dowodu dostawcy, z podaniem cech szczególnych

nowego środka.

12. Na dzień bilansowy środki trwałe (z wyjątkiem gruntów, których się nie umarza) wycenia

się wg wartości netto, tj. z uwzględnieniem odpisów umorzeniowych ustalonych na dzień

bilansowy.

13. Środki trwałe ewidencjonuje się w podziale na:

a) podstawowe środki trwałe na koncie 011„Środki trwałe”,

b) pozostałe środki trwałe na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe w używaniu”.

14. Podstawowe środki trwałe finansuje się ze środków na inwestycje w rozumieniu ustawy

o finansach publicznych i wydanego na jej podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z

dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków,

przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr

107, poz. 726), zmienionego: rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.

(Dz.U. Nr 137, poz. 976), a także rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 3 lipca 2006 r. w

sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa

(Dz.U. Nr 120, poz. 831). Umarzane są (z wyjątkiem gruntów) stopniowo na podstawie

aktualnego planu amortyzacji według stawek amortyzacyjnych ustalonych w ustawie

o podatku dochodowym od osób prawnych.

15. Odpisów umorzeniowych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu

przyjęcia środka trwałego do używania.

16. W Sądzie przyjęto metodę liniową dla wszystkich środków trwałych.

17. Dla żadnych środków trwałych nie dokonuje się odpisów z tytułu trwałej utraty wartości.

18. Aktualizacji wartości początkowej i dotychczasowego umorzenia środków trwałych

dokonuje się wyłącznie na podstawie odrębnych przepisów, a wyniki takiej aktualizacji

odnosi się na fundusz jednostki w zakresie aktywów trwałych.

19. Na potrzeby wyceny bilansowej wartość gruntów nie podlega aktualizacji.

20. Pozostałe środki trwałe to środki trwałe wymienione w § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra

Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz

planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz

niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.

), które finansuje się ze środków na bieżące wydatki (z wyjątkiem pierwszego


wyposażenia nowego obiektu, które tak jak ten obiekt finansowane są ze środków na

inwestycje).

Środki te obejmują:

a) książki i inne zbiory biblioteczne,

b) odzież i umundurowanie,

c) meble i dywany,

d) środki trwałe o wartości początkowej nieprzekraczającej wielkości ustalonej

w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy

amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości

w momencie oddania do używania.

21. Pozostałe środki trwałe ujmuje się w ewidencji ilościowo-wartościowej na koncie 013

„Pozostałe środki trwałe w używaniu” i umarza się je w 100% w miesiącu przyjęcia do

używania, a umorzenie to ujmowane jest na koncie 072 „Umorzenie pozostałych środków

trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” w korespondencji z kontem 400

„Koszty według rodzajów”.

22. Inwestycje (środki trwałe w budowie) to koszty poniesione w okresie budowy, montażu,

przystosowania, ulepszenia i nabycia podstawowych środków trwałych oraz koszty

nabycia pozostałych środków trwałych stanowiących pierwsze wyposażenie nowych

obiektów zliczone do dnia bilansowego lub do dnia zakończenia inwestycji,

w tym również:

a) niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy,

b) koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich sfinansowania i związane z nimi

różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu,

c) opłaty notarialne, sądowe itp.,

d) odszkodowania dla osób fizycznych i prawnych wynikłe do zakończenia budowy.

23. Do kosztów wytworzenia podstawowych środków trwałych nie zalicza się kosztów

ogólnego zarządu oraz kosztów poniesionych przed udzieleniem zamówień związanych

z realizowaną inwestycją, tj. kosztów przetargów, ogłoszeń i innych. Ponad to do kosztów

inwestycji zalicza się w szczególności następujące koszty:

a) dokumentacji projektowej,

b) nabycia gruntów i innych składników majątku, związanych z budową,


c) badań geodezyjnych i innych dotyczących określenia właściwości geologicznych

terenu,

d) przygotowania terenu pod budowę, pomniejszone o uzyski ze sprzedaży

zlikwidowanych na nim obiektów,

e) opłat z tytułu użytkowania gruntów i terenów w okresie budowy,

f) założenia stref ochronnych i zieleni,

g) nadzoru autorskiego i inwestorskiego,

h) ubezpieczeń majątkowych obiektów w trakcie budowy,

i) sprzątania obiektów poprzedzającego oddanie do użytkowania.

24. Zbiory biblioteczne to dokumenty zawierające utrwalony wyraz myśli ludzkiej,

przeznaczone do rozpowszechniania, niezależnie od nośnika fizycznego i sposobu zapisu

treści, a zwłaszcza: dokumenty graficzne (piśmiennicze, kartograficzne, ikonograficzne

i muzyczne), dźwiękowe, wizualne, audiowizualne i elektroniczne (ustawa z dnia 27

czerwca 1997 r. o bibliotekach - Dz.U. Nr 85, poz. 539 z późn. zm.). Do zbiorów

bibliotecznych nie zalicza się materiałów służących pracownikom Sądu, takich jak:

katalogi, instrukcje, normy, wydawnictwa urzędowe itp.

Ewidencja zbiorów bibliotecznych w Sądzie Okręgowym prowadzona jest według

zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia

29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U.

Nr 205, poz. 1283 ).

Zakupione zbiory wyceniane są w cenie zakupu. Zbiory ujawnione, darowane,

wycenia się według wartości szacunkowej ustalonej komisyjnie i zatwierdzonej przez

kierownika biblioteki. Rozchody wycenia się w wartości ewidencyjnej.

25. Zbiory biblioteczne bez względu na wartość umarzane są w 100% w miesiącu przyjęcia

do używania. Umorzenie ujmowane jest na koncie 072 „Umorzenie pozostałych środków

trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” w korespondencji z kontem 400

„Koszty według rodzajów”.

26. Uzbrojenie i sprzęt wojskowy to składniki rzeczowego majątku trwałego wyceniane

według zasad określonych dla środków trwałych.

27. Należności długoterminowe to należności, których termin spłaty przypada w okresie

dłuższym niż rok od dnia bilansowego. Wyceniane są w kwocie wymagającej zapłaty,


a więc łącznie z należnymi odsetkami, pomniejszonej o ewentualne odpisy aktualizujące

ich wartość (zasada ostrożności) zgodnie z art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Jeżeli spłata należności ma nastąpić ratami, to raty płatne w roku obrotowym

następującym po dniu bilansowym oraz raty zaległe wykazuje się we właściwej pozycji

B.II aktywów, zaś resztę należności – płatną w okresie powyżej roku – w poz. A.III

bilansu Sądu.

28. Zapasy w Sądzie Okręgowym obejmują materiały i towary. Materiały i towary wycenia

się w cenach ewidencyjnych równych rzeczywistym cenom zakupu.

29. Sąd Okręgowy w Warszawie prowadzi ewidencję materiałów:

a) ilościowo-wartościową,

b) ilościową; wykaz takich materiałów stanowi załącznik Nr 2 do Instrukcji gospodarki

majątkiem trwałym, gospodarki magazynowej i zasad odpowiedzialności za

powierzone mienie w Sądzie Okręgowym w Warszawie wprowadzonej zarządzeniem

Nr 16/09 Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 6 maja 2009 r. określając

jednocześnie sposób pozaksięgowej kontroli ich stanu i zużycia.

30.. . .Przyjęcie materiałów do magazynu następuje w rzeczywistych cenach zakupu.

31.........Rozchód materiałów z magazynu w przypadku prowadzenia ewidencji według

rzeczywistych cen zakupu wycenia się metodą „pierwsze weszło, pierwsze

wyszło” (FIFO).

32. Przyjęcie towarów do magazynu następuje według rzeczywistych cen zakupu.

33. Rozchód towarów z magazynu wycenia się metodą „pierwsze weszło, pierwsze

wyszło” (FIFO).

34. Na dzień bilansowy materiały i towary wycenia się w cenach zakupu.

35. Należności krótkoterminowe to należności o terminie spłaty krótszym od jednego roku od

dnia bilansowego. Wyceniane są w wartości nominalnej łącznie z podatkiem VAT,

a na dzień bilansowy w wysokości wymaganej zapłaty, czyli łącznie z wymagalnymi

odsetkami z zachowaniem zasady ostrożnej wyceny, tj. w wysokości netto, czyli po

pomniejszeniu o wartość ewentualnych odpisów aktualizujących dotyczących należności

wątpliwych (art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości).

36. Należności realizowane na rzecz innych jednostek ujmuje się jako zobowiązania wobec

tych jednostek. Odpisy aktualizujące te należności dokonuje się w ciężar zobowiązań


wobec tych jednostek. Odpisy aktualizujące należności dokonywane są najpóźniej na

dzień bilansowy.

37. W Sądzie należności z tytułu dochodów budżetowych ujmowane są na koncie 221

„Należności z tytułu dochodów budżetowych”.

38. .Należności krótkoterminowe z tytułu dochodów budżetowych (nie dotyczy należności

sądowych, o których mowa w ust. 39), których termin płatności przypada na bieżący rok

budżetowy ujmowane są na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

zaś podobne należności, ale o terminie zapłaty w następnym roku (kolejnych latach)

ujmowane są na koncie 226 „Długoterminowe należności budżetowe”.

39. Należności sądowe (grzywny, koszty sądowe, opłaty) zalicza się wszystkie do należności

krótkoterminowych – ze względu na niemożliwość wyodrębnienia należności o okresie

spłaty powyżej jednego roku od dnia bilansowego. Nie dokonuje się odpisów

aktualizujących od należności sądowych, zgodnie z pismem Ministerstwa

Sprawiedliwości, Departament Budżetu i Majątku Skarbu Państwa z dnia

23 marca 2009 r.

40. W zakresie należności sądowych stosuje się przepisy ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r.

Kodeksu karnego wykonawczego (Dz. U. Nr 90, poz 557 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia

28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz. U. Nr 167, poz 1398).

41. Skierowanie do egzekucji, umarzanie, rozkładanie na raty i odroczenie należności

sądowych w sprawach karnych dokonuje się zgodnie z przepisami ustawy z dnia

6 czerwca 1997 r. Kodeksu karnego wykonawczego (Dz. U. Nr 90, poz 557 z późn. zm.),

w szczególności przepisy Rozdziału VIII „Grzywna” oraz Rozdziału XIV „Należności

sądowe”.

42. Skierowanie do egzekucji, umarzanie, rozkładanie na raty i odraczanie terminu zapłaty

należności sądowych w sprawach cywilnych dokonuje się zgodnie z przepisami ustawy

z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz. U. Nr 167, poz.

1398 z późn. zm.), w szczególności Tytułu V „Umarzanie, rozkładanie na raty

i odraczanie terminu zapłaty należności sądowych”.

43. Odsetki od należności, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące

zobowiązań podatkowych, ujmuje się w momencie ich zapłaty lub na koniec kwartału

w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.


44. Należności wyrażone w walutach obcych wycenia się na koniec każdego miesiąca

według zasad obowiązujących na dzień bilansowy, po kursie średnim ustalonym dla

danej waluty przez NBP na ten dzień.

45. Niewielkie salda należności w kwocie do 10 zł. ( np. nieprzekraczającą kosztów wysłania

upomnienia) podlegają odpisaniu w pozostałe koszty operacyjne.

46. Od 1 stycznia 2006 r. należności budżetu z tytułu (art. 63 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia

1997 r. – Ordynacja podatkowa, t.j. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.):

a) opłaty skarbowej oraz opłat lokalnych: targowej, miejscowej, administracyjnej

i uzdrowiskowej – nie podlegają zaokrąglaniu,

b) podatków lokalnych – są zaokrąglane do pełnych złotych,

c) odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych – zaokrągla się do pełnych złotych.

Nie nalicza się odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych nieprzekraczających kwoty

6,60 zł (art. 54 § 1 pkt 5 Ordynacji).

47 Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych wycenia się według wartości

nominalnej.

48 Walutę obcą na dzień bilansowy wycenia się według kursu średniego danej waluty

ustalonego przez Prezesa NBP na ten dzień. W ciągu roku operacje sprzedaży i kupna

walut oraz operacje zapłaty należności lub zobowiązań wycenia się po kursie kupna lub

sprzedaży banku, z którego usług się korzysta ( NBP , PEKAO SA ).

49. Wpłat zaliczek na prowadzone postępowania dokonuje się na podstawie postanowienia,

zarządzenia Sądu i ujmuje się na koncie 241 „Rozrachunki z tytułu depozytów”.

Do powyższego konta prowadzi się analitykę umożliwiającą rozliczenie każdej

wpłaconej zaliczki.

50. Kwoty zaliczek wydatkuje się na podstawie postanowienia, zarządzenia Sądu. Różnica

(nadpłata) między wpłaconą a wydatkowaną kwotą zaliczki, na podstawie postanowienia,

zarządzenia Sądu, zwracana jest zaliczkodawcy.

51. Kwoty zaliczek w walutach obcych rozlicza się i ewidencjonuje tak jak zaliczki w PLN

(ust. 49 i 50), z tym, iż ujmuje się je na koncie 242 – „Rozrachunki z tytułu depozytów

walutowych ”.

52. Wpłaty kaucji, poręczeń dokonuje się na podstawie postanowienia Sądu, Prokuratury.

Kaucje, poręczenia, zabezpieczenia ujmuje się na koncie 244 „Kaucje i depozyty


gwarancyjne”. Do powyższego konta prowadzi się analitykę umożliwiającą rozliczenie

każdej wpłaconej kwoty.

53. Kwoty kaucji, poręczeń rozchoduje się (zwraca lub orzeka przepadek) na podstawie

postanowienia Sądu, Prokuratury. Kwoty zabezpieczeń rozchoduje się na podstawie

postanowienia Sądu, Prokuratury.

54. Kwoty kaucji, poręczeń, zabezpieczeń w walutach obcych rozlicza się i ewidencjonuje tak

jak kaucje, poręczenia, zabezpieczenia w PLN (ust. 52 i 53), z odpowiednią analityką

i ujmuje się je na koncie 242 „Rozrachunki z tytułu depozytów walutowych”.

55. Kwoty wadii i zabezpieczeń umów wpłacane są na podstawie odrębnych przepisów

(w szczególności ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych

( tj..Dz. U z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.)) oraz umów cywilnoprawnych,

ujmowane są na koncie 243 „Wadia i zabezpieczenia”. Do powyższego konta prowadzi

się analitykę umożliwiającą rozliczenie każdej wpłaconej kwoty.

56. Kwoty wadii i zabezpieczeń umów rozchodowane są na podstawie odrębnych przepisów

(w szczególności ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych

(Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.)) oraz zgodnie z postanowieniami umów.

57. Kwoty wadii i zabezpieczeń umów w walutach obcych rozlicza się i ewidencjonuje tak

jak wadia i zabezpieczenia umów w PLN (ust. 55 i 56), ujmuje się je na koncie 242

„Rozrachunki z tytułu depozytów walutowych” z odpowiednią analityką.

58. Opłaty i prowizje z tytułu prowadzenia rachunków (rachunek depozytów, zaliczek)

w banku innym niż NBP rozliczane są za pośrednictwem konta 241 „Rozrachunki

z tytułu depozytów ”.

59. Rozliczenia międzyokresowe czynne kosztów to koszty już poniesione, ale dotyczące

przyszłych okresów sprawozdawczych. Ich wycena bilansowa przebiega na poziomie

wartości nominalnej. W Sądzie Okręgowym w Warszawie rozliczenia międzyokresowe

czynne nie występują z uwagi na nieistotną wartość i dlatego nie są rozliczane w czasie,

lecz od razu powiększają koszty działalności.

60. Zobowiązania z tytułu dostaw wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty, czyli łącznie

z odsetkami naliczonymi na podstawie not odsetkowych otrzymanych od kontrahentów.

61. Zobowiązania wyrażone w walucie obcej wycenia się nie później niż na koniec kwartału

według zasad obowiązujących na dzień bilansowy.


62. Odsetki od zobowiązań, w tym także tych, do których stosuje się przepisy dotyczące

zobowiązań podatkowych, ujmowane są w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego

dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

63. Rezerwy w Sądzie występują w postaci rezerw tworzonych na pewne lub o dużym

prawdopodobieństwie przyszłe zobowiązania zgodnie z art. 35d ust. 1 ustawy

o rachunkowości.

64. Rozliczenia międzyokresowe bierne to rezerwy na koszty przyszłych okresów. W Sądzie

Okręgowym w Warszawie rozliczenia międzyokresowe bierne nie występują

z uwagi na nieistotną wartość i dlatego nie są tworzone.

65. Zobowiązania warunkowe to zobowiązania pozabilansowe, które powstają na skutek

zdarzeń przeszłych, ale nie powiększają zobowiązań bilansowych, ponieważ nie nastąpiło

spełnienie warunków ich realizacji i nie jest znana dokładna ich wartość oraz moment

wypływu środków pieniężnych. Zobowiązania warunkowe tworzy się w Sądzie

w związku z udzielonymi gwarancjami i poręczeniami majątkowymi w wysokości

udzielonej gwarancji i poręczenia

66. Zaangażowanie to sytuacja prawna wynikająca z podpisanych umów, decyzji i innych

postanowień, która spowoduje wykonanie:

a) wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym Sądu danego roku oraz

w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych przewidzianych do

realizacji w danym roku,

b) wydatków budżetowych oraz niewygasających wydatków budżetowych następnych

lat.

2. Ustalanie wyniku finansowego

1. Wynik finansowy Sądu Okręgowego w Warszawie ustalany jest zgodnie z wariantem

porównawczym rachunku zysków i strat na koncie 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz

wynik finansowy”.

2. Ewidencja kosztów działalności podstawowej prowadzona jest w zespole 4 kont, tj.

według rodzajów kosztów i jednocześnie w podziałkach klasyfikacji budżetowej

wydatków.

3. Na wynik finansowy netto zgodnie z rachunkiem zysków i strat przedstawionym

w załączniku nr 8 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad



terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych z dnia 28 lipca

2006 r. (Dz. U. Nr 142, poz.1020 z późn. zm.) składa się:

a) wynik ze sprzedaży,

b) wynik z działalności operacyjnej,

c) wynik z działalności gospodarczej,

d) wynik brutto.


Rozdział III.SPOSÓB PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH

1. Zakładowy plan kont

Sąd Okręgowy w Warszawie prowadzi księgi rachunkowe w oparciu o zakładowy plan kont

opracowany na podstawie planu kont stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra

Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów

kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych

jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz.1020 z późn. zm.) oraz

„Komentarza do planu kont dla państwowych i samorządowych jednostek budżetowych i ich

gospodarstw pomocniczych oraz zakładów budżetowych” Marii Augustowskiej,

wydawnictwo ODDK Gdańsk, wydanie XI wg stanu prawnego na dzień 1 sierpnia 2008 r.

Zakładowy plan kont zawiera wykaz kont księgi głównej i wykaz ksiąg pomocniczych

oraz opis przyjętych przez Sąd zasad klasyfikacji zdarzeń, a także zasady prowadzenia kont

ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

2. Wykaz ksiąg rachunkowych

1. Zakładowy plan kont Sądu Okręgowego w Warszawie został wprowadzony

zarządzeniem Nr 12/2009 Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 20

kwietnia 2009 r. w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont dla Sądu

Okręgowego w Warszawie .

2. Zasady klasyfikacji zdarzeń wynikają z komentarza do planu kont ujętego w

załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r w sprawie

szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów

jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów

publicznych. (Dz. U. Nr 142, poz.1020 z późn. zm.).

3. Księgi pomocnicze tworzy się do następujących kont księgi głównej:

011 „Środki trwałe” według księgi inwentarzowej.


Księga inwentarzowa prowadzona jest w sposób chronologiczny dla wszystkich

środków trwałych z podziałem na grupy odpowiadające KŚT.

013 „Pozostałe środki trwałe” według księgi inwentarzowej.

Pozostałym środkom trwałym o wartości początkowej do 3500 zł nadaje się numery

inwentarzowe i ujmuje w księdze inwentarzowej w oddzielnych pozycjach. Pozostałe,

mniej wartościowe środki, ( tzw. „niskocenne”) o wartości do 500 zł ujmuje się w

ewidencji ilościowej, podając łączną ich ilość i wartość. Rozchód takich środków

wyceniany jest w cenie nabycia .

Poza szczegółową ewidencją ilościowo-wartościową prowadzi się dodatkowo imienne

karty wyposażenia w sprzęt i odzież.

014 „Zbiory biblioteczne” według poszczególnych zbiorów bibliotecznych.

017...................„Uzbrojenie i sprzęt wojskowy” według zasad analogicznych dla

podstawowych środków trwałych.

020 „Wartości niematerialne i prawne” według zasad analogicznych dla środków

trwałych.

071....„Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”

według zasad podanych dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i

prawnych.

072...„Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i

prawnych” według zasad podanych dla pozostałych środków trwałych.

077 „Umorzenie uzbrojenia i sprzętu wojskowego” według zasad podanych dla

konta 071.

080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie) według:

a) poszczególnych zadań inwestycyjnych,

b) źródeł finansowania.

101 „Kasa” według:

a) gotówki w walucie polskiej, z podziałem na rachunki bankowe, z których gotówka

została pobrana, lub na które będzie odprowadzona (np. środki pobrane

z rachunku bieżącego na pokrycie wydatków budżetowych, przyjęte dochody

budżetowe podlegające wpłaceniu na konto dochodów),

b) osób, którym została powierzona gotówka,


c) według poszczególnych kas.

102 „Kasa środków pozabudżetowych” według środków pozabudżetowych takich

jak: ZFŚS, wadia i zabezpieczenia, znaki opłaty sądowej.

135..................„Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia” według

poszczególnych funduszy ( np. ZFŚS, Fundusz Postpenitencjarny).

136 „Rachunki depozytów walutowych” według kontrahentów i poszczególnych

tytułów.

139.....„Inne rachunki bankowe” według rodzaju wydzielonych

środków oraz według kontrahentów.

140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki

pieniężne” według:

a) tytułów poszczególnych składników krótkoterminowych papierów wartościowych

i innych środków pieniężnych z podziałem na wyrażone w walucie krajowej

i obcej według poszczególnych walut obcych,

b) osób, którym zostały powierzone.

201........................„Rozrachunki z postanowień sądowych” według rozrachunków z

poszczególnymi biegłymi, tłumaczami, adwokatami itp.

202 „Rozrachunki z dostawcami” według rozrachunków z poszczególnymi

kontrahentami.

203 „Rozrachunki z odbiorcami” według rozrachunków z poszczególnymi

kontrahentami.

221....„Należności z tytułu dochodów budżetowych” według dłużników i podziałek

klasyfikacji budżetowej oraz budżetów, których należności dotyczą.

225 „Rozrachunki z budżetami” według poszczególnych tytułów rozrachunków z

budżetem.

226 „Długoterminowe należności budżetowe” według poszczególnych tytułów

długoterminowych należności budżetowych lub długoterminowych rozliczeń z

budżetem.

229.......„Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” według poszczególnych tytułów

i podmiotów rozrachunków.


231. „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” według pracowników Sądu Okręgowego

i innych osób fizycznych, wobec których zostały naliczone wynagrodzenia lub

świadczenia rzeczowe zaliczane zgodnie z odrębnymi przepisami do wynagrodzeń.

234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” według poszczególnych pracowników

oraz według tytułów rozrachunków, zaliczki w walutach obcych wypłacone

pracownikom do czasu ich rozliczenia w równowartości waluty polskiej ustalonej

przy wypłacie zaliczki.

235 „ Rozrachunki z tytułu pożyczek mieszkaniowych „ według poszczególnych

pracowników oraz tytułu rozrachunku.

236 „Rozrachunki z tytułu ZFŚS” według poszczególnych pracowników oraz

tytułów rozrachunków.

240............„Pozostałe rozrachunki” według poszczególnych tytułów rozrachunków,

roszczeń

i rozliczeń.

241 „Rozrachunki z tytułu depozytów” według poszczególnych tytułów

rozrachunków, roszczeń i rozliczeń.

242 „Rozrachunki z tytułu depozytów walutowych” według poszczególnych

tytułów rozrachunków, roszczeń i rozliczeń.

243 „Wadia i zabezpieczenia” według poszczególnych tytułów rozrachunków,

roszczeń i rozliczeń.

244 „Kaucje i depozyty gwarancyjne” według poszczególnych tytułów

rozrachunków, roszczeń i rozliczeń.

290 „Odpisy aktualizujące należności” według dłużników, od których należności

dokonano odpisu aktualizującego.

300 „Rozliczenie zakupu” według poszczególnych transakcji zakupu.

310 „Materiały” według kartotek ilościowo-wartościowych poszczególnych

materiałów

i towarów, znajdujących się w magazynach własnych.

400...................„Koszty według rodzaju” według pozycji planu finansowego oraz w

przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości z

uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków.


750. „Przychody i koszty finansowe” według poszczególnych tytułów przychodów z

tytułu dochodów budżetowych, w tym przede wszystkim z opłat, z uwzględnieniem

podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków.

760...............„Pozostałe przychody i koszty” według podziałek

klasyfikacji budżetowej dochodów

i wydatków.

800 „Fundusz jednostki” według tytułów zwiększeń i zmniejszeń funduszu

wymienionych w zestawieniu zmian w funduszu Sądu Okręgowego.

810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje” według podziałek

klasyfikacji budżetowej, jednostek, którym przekazano dotacje, przeznaczenia

dotacji.

840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów” według tytułów

przychodów przyszłych okresów oraz przyczyn ich zwiększeń i zmniejszeń oraz

według utworzonych rezerw i przyczyn ich zwiększeń i zmniejszeń.

851 „Zakładowy fundusz socjalny” według:

a) źródeł zwiększeń i kierunków wykorzystania funduszu,

b) przychodów i kosztów poszczególnych rodzajów działalności socjalnej.

853 „Fundusze pozabudżetowe” według:

a) – poszczególnych funduszy,

b) – źródeł zwiększeń funduszy i kierunków ich wykorzystania.

860..........„Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy”

według tytułów powstania strat

i zysków nadzwyczajnych.

3. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach

danych

1. Księgi rachunkowe Sądu Okręgowego w Warszawie prowadzone są z wykorzystaniem

programu komputerowego OrCom+ zakupionego w Zakładzie Projektowania

Systemów Komputerowych OrCom S. C. z siedzibą w Warszawie przy ul. Lirowej 27.

2. Instrukcja programu stanowi załącznik nr 5 do niniejszych „Zasad”.

3. System komputerowy rachunkowości obejmuje następujące programy :


a) System Finanse-księgowość OrCom+ (F-K),

b) System Płace-kadry OrCom+,

c) Moduł Biegli OrCom+,

d) System Ewidencja majątku OrCom+,

e) System Gospodarka magazynowa (obrót towarowy) OrCom+.

4. System Finanse-księgowość OrCom+ (F-K) tworzy księgi rachunkowe obejmujące

zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą : dziennik, księgę główną,

księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont

pomocniczych.

5. System Ewidencja majątku OrCom+ tworzy wykaz składników aktywów i pasywów

(inwentarz ).

6. Dokumentacja opisująca poszczególne programy użytkownika posiada klauzulę, że jest

zgodna z wymogami ustawy o rachunkowości i zawiera:

a) oznaczenie wersji oprogramowania i datę rozpoczęcia eksploatacji,

b) wykaz programów,

c) procedury / funkcje wraz z opisem algorytmów i parametrów,

d) opis programowych zasad ochrony danych, metod zabezpieczenia dostępu do

danych i systemu ich przetwarzania,

e) wykaz zbiorów kont ksiąg rachunkowych z określeniem ich struktury, wzajemnych

powiązań oraz ich funkcji w komputerowym systemie rachunkowości,

f) Zbiory danych w postaci baz danych, oddzielne dla każdego programu,

przechowywane są na serwerze udostępniającym dane i tam archiwizowane.

7. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe oraz opis systemu

przetwarzania danych stanowią załączniki nr 1 i 2 do niniejszych „Zasad”.

4. Opis systemu komputerowego rachunkowości

W Sądzie Okręgowym w Warszawie do prowadzenia ksiąg rachunkowych

wykorzystywany jest program OrCom w wersji :

− Moduł K-P: 3.0.0.29

− Moduł F-K: 5.0.1.17

− Moduł EM: 2.0.0.4


− Moduł OT: 1.2.11.85

Zgodnie z zarządzeniem Nr 8/09 Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 24

marca 2009 r. w sprawie dopuszczenia do stosowania programu finansowego, program

w oznaczonej powyżej wersji jest wykorzystywany od dnia 01.01.2009 r.

Zasady ochrony danych, a w szczególności metody zabezpieczenia dostępu do systemu

przetwarzania danych, zostały określone w „Polityce Bezpieczeństwa danych osobowych

w Sądzie Okręgowym w Warszawie” zatwierdzonej przez Wiceprezesa Sądu Okręgowego

w Warszawie dnia 31.07.2007 r., stanowiącej załącznik do niniejszych „Zasad” nr 3 oraz

w „Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych

osobowych w Sądzie Okręgowym w Warszawie” zatwierdzonej przez Wiceprezesa Sądu

Okręgowego w Warszawie dnia 31.07.2007 r stanowiącej załącznik nr 4. do niniejszych

„Zasad”.


Rozdział IV.SYSTEM OCHRONY DANYCH W SĄDZIE OKRĘGOWYM

W WARSZAWIE

1. Ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych

1. Ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych zapewniają sprawdzone zabezpieczenia

pomieszczeń, w których przechowuje się zbiory księgowe. Są to atestowane zamki

zamontowane w drzwiach oraz system alarmowy, oddzielna procedura udostępniania

kluczy do pomieszczeń przechowywania danych.

2. Dodatkowym zabezpieczeniem dla przechowywanych dokumentów są odpowiednie

szafy/sejfy.

3. Szczególnej ochronie poddane są:

a) sprzęt komputerowy użytkowany w Oddziale Finansowym,

b) księgowy system informatyczny,

c) kopie zapisów księgowych,

d) dowody księgowe,

e) dokumentacja inwentaryzacyjna,

f) sprawozdania budżetowe i finansowe,

g) dokumentacja rachunkowa opisująca przyjęte przez Sąd zasady rachunkowości.

4. Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się :

a) regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa, tzw. backupów – kopie pełne –

wykonywane na koniec każdego tygodnia pracy. Zawierają one wszystkie pliki

znajdujące się w lokalizacji, z której tworzona jest kopia zapasowa, bez sprawdzania

czy są to pliki nowe, czy też były już archiwizowane w poprzedniej kopii zapasowej;

b) kopie różnicowe – wykonywane codziennie. Są to kopie wyłącznie plików, które

zostały dodane bądź zmienione od czasu poprzedniej kopii zapasowej;

c) kopie zapasowe ze względu na miejsce przechowywania:

− kopie wykonywane na dyski lokalne serwera; domyślnym miejscem wykonywania

kopii bezpieczeństwa są dyski twarde serwera. Fakt, iż pracują w systemie


zabezpieczeń RAID zwiększa bezpieczeństwo zapisanych na nich danych, jak

i szanse odzyskania danych w wypadku awarii zarówno pojedynczego dysku jak

i całego serwera.. Dyski twarde pozwalają na wykonanie kopii zapasowej plików

w czasie nocy, gdy użytkownicy nie pracują na komputerach i nie zmieniają

zawartości kopii zapasowej. Szybkie wykonanie kopii pozwala na przygotowanie

do następnego cyklu backupowego bez utrudniania pracy użytkownikom,

− kopie wykonywane na nośniki zewnętrzne – płyty DVD-ROM; utworzenie drugiej

kopii bezpieczeństwa i umieszczenie jej na nośniku nie związanym z urządzeniem

serwera oraz lokalizacją serwerowi jest elementem prawidłowych procedur

ochrony danych w Sądzie. Realizowane jest poprzez manualne kopiowanie

zawartości kopii bezpieczeństwa utworzonej wcześniej na dyskach twardych, na

dodatkowy nośnik. Przy użyciu nagrywarki DVD kopia podzielona na części

wielkości płyty DVD jest przenoszona na nośniki optyczne. Te zaś zgodnie z

procedurą zabezpieczane

są w oddzielnym pomieszczeniu w warunkach o podwyższonym bezpieczeństwie

(w budynku przy ul. Czerniakowskiej);

d) odpowiedni poziom zarządzania dostępem do danych pracowników na różnych

stanowiskach (imienne konta użytkowników z bezpiecznie przechowywanymi

hasłami dostępu, możliwość różnicowania dostępu do baz danych i dokumentów w

zależności od zakresu obowiązków danego pracownika);

e) profilaktykę antywirusową – opracowane i przestrzegane odpowiednie procedury

oraz stosowane programy zabezpieczające;

f) zabezpieczenia przed atakiem z zewnątrz, tzw. Firewalls;

g) odpowiednie systemy bezpiecznej transmisji danych;

h) systemy podtrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej (UPS).

5. Kompletne księgi rachunkowe drukowane są nie później niż na koniec roku obrotowego.

Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny

komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie

krótszy niż 5 lat, np. płyty DVD, kasety pamięci serwerowej.


2. Przechowywanie zbiorów

1. W sposób trwały (nie krótszy niż 50 lat) przechowywane są zatwierdzone sprawozdania

finansowe, a także dokumentacja płacowa (listy płac, karty wynagrodzeń albo inne

dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub

renty), licząc od dnia, w którym pracownik przestał pracować u danego płatnika składek

na ubezpieczenia społeczne (art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r.

o emeryturach i rentach z FUS, t.j. Dz.U. z 2004 r. Nr 39, poz. 353 z późn. zm.).

2. Okresowemu przechowywaniu podlegają:

a) dowody księgowe dotyczące pożyczek i innych umów, roszczeń dochodzonych

w postępowaniu cywilnym, karnym i podatkowym – przez 5 lat od początku roku

następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie

zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

b) dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie

krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności,

c) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub

rozliczeniu reklamacji,

d) księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe

i dokumenty – przez okres 5 lat.

Powyższe terminy oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym,

którego dane zbiory (dokumenty) dotyczą.

3. Udostępnianie danych i dokumentów

Udostępnienie sprawozdań finansowych i budżetowych oraz dowodów księgowych,

ksiąg rachunkowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowości Sądu Okręgowego ma

miejsce:

a) w siedzibie Sądu po uzyskaniu zgody Dyrektora Sądu lub upoważnionej przez niego

osoby,

b) poza siedzibą Sądu po uzyskaniu pisemnej zgody Dyrektora Sądu i pozostawieniu

pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydanych dokumentów.


ZAŁĄCZNIKI

Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych. (załącznik Nr 1)

1. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkoweZgodnie z unormowaniami ustawy (Art.13 ust.1) wyróżnione zostały następujące składowe

ksiąg rachunkowych:

• Dziennik zapisów,

• Ewidencja syntetyczna czyli księga główna,

• Ewidencja analityczna określana jako księgi pomocnicze.

Ponadto elementem ksiąg rachunkowych są zestawienia:

• obrotów i sald księgi głównej,

• sald kont ksiąg pomocniczych.

Powyższy podział jest aktualny bez względu na sposób prowadzenia ksiąg, a tym samym

dotyczy także ewidencji komputerowej.

Poniżej przedstawiony został wykaz tabel systemu FINANSE-KSIĘGOWOŚĆ OrCom+

tworzących wymienione księgi rachunkowe wraz z opisem ich struktury, zawartości

informacyjnej i wzajemnych powiązań. Opis tabel rozszerzono o analizę zgodności systemu z

wymogami ustawowymi.

1.1. Dziennik zapisów.Dziennik w systemie FINANSE-KSIĘGOWOŚĆ OrCom+ zawiera, zgodnie z Art. 14 ust.1

Ustawy o rachunkowości, chronologiczny zapis danych o operacjach gospodarczych. Dane te

ujmowane są w postaci kolejnych zapisów księgowych, z których każdy stanowi pojedynczą

pozycję właściwego dowodu księgowego. Tym samym każdy zapis, oprócz kolejnego numeru

dziennika, opisany jest symbolem i kolejnym numerem dowodu oraz numerem pozycji na

dowodzie.

Zgodnie z wymaganiami ustawy:

• Zapisy w dzienniku są automatycznie numerowane przez system (Art.14 ust.2 i 14 ust.4),

który nadaje im numery kolejne w ramach jednego, naturalnego ciągu numeracji. Odbywa

się to w trakcie procedury księgowania, w chwili zatwierdzenia sprawdzonego dowodu


księgowego i przeniesienia go do archiwum. Wymaganie to jest spełnione zarówno przy

pracy na pojedynczym komputerze, jak i przy jednoczesnej pracy na wielu stanowiskach

w sieci.

• W dowolnym momencie mogą być skontrolowane obroty dziennika rozumiane jako suma

wszystkich zapisów dziennika po stronie Wn i Ma i porównane z obrotami zestawienia

obrotów i sald kont księgi głównej (Art. 14 ust 1).

• W dzienniku ujmowane są wyłącznie zapisy sprawdzone (Art. 14 ust.2), pochodzące ze

sprawdzonych i zatwierdzonych dowodów księgowych. Dzieje się tak dzięki stosowaniu

dwuetapowej procedury księgowania. Najpierw następuje wprowadzenie danych do

teczek księgowych, czyli rejestracja dowodów. W trakcie rejestracji dowody podlegają

sprawdzeniu pod względem formalnym i merytorycznym (system wspomaga kontrolę

m.in. poprzez naliczanie kontrolnych sum dowodów i teczek oraz sprawdzenie formalnej

poprawności dekretów). Sprawdzone dowody przesyłane są z teczek księgowych do

wydzielonej części archiwum zwanej buforem. Tu następuje drugi etap księgowania, w

którym dowody księgowe są ostatecznie zatwierdzane, a pochodzące z nich zapisy

automatycznie numerowane i wprowadzane do dziennika zapisów oraz księgi głównej.

Zatwierdzone dowody przenoszone są do archiwum co definitywnie kończy proces

księgowania i nieodwracalnie zamyka możliwość jakichkolwiek zmian w treści dowodów.

• W każdym zapisie dziennika wykazywany jest symbol, numer i pozycja dowodu

księgowego, z którego dany zapis pochodzi. Zgodnie z wymogami Art.14 ust. 2

umożliwia to jednoznaczne powiązanie zapisów ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi

dowodami księgowymi.

• Każdy zapis dziennika zawiera dane umożliwiające jednoznaczne ustalenie osoby

odpowiedzialnej za treść zapisu – tym samym spełnione są wymagania zawarte w Art.14

ust. 4.

• Zapisy w dzienniku dokonywane są w sposób trwały, bez pozostawiania wolnych miejsc

na późniejsze zapiski lub zmiany (Art.23 ust. 1). System nie dopuszcza do ich


wycofywania, usuwania, ani też do zmiany kwot bądź treści dekretów księgowych.

Zatwierdzenie dowodu i przesłanie go do archiwum jest procesem nieodwracalnym.

System FINANSE-KSIĘGOWOŚĆ OrCom+ umożliwia wielowariantowe przeglądanie

dziennika zapisów na monitorze oraz drukowanie go na drukarce. Dziennik udostępnia zapisy

uporządkowane chronologicznie zgodnie z numeracją dziennika utworzoną według dat, pod

którymi dowody zostały ujęte w ewidencji księgowej. Zakres dat może być określony

dowolnie w przedziale czasu wyznaczonym przez początek roku i datę księgową ostatniego

zaksięgowanego dowodu. W praktyce drukowanie dziennika odbywa się zwykle po

zamknięciu kolejnych okresów sprawozdawczych i obejmuje zapisy należące do jednego lub

kilku pełnych miesięcy. Dziennik drukowany jest w postaci spełniającej wymagania Art. 13

ust. 4, tj. zawiera:

• trwałe oznaczenie jednostki, dla której prowadzone są księgi,

• nazwę programu przetwarzania zapisaną jako FK OrCom+,

• wskazanie okresu sprawozdawczego wraz z rokiem obrotowym,

• datę sporządzenia zestawienia.

Forma druku dziennika uwzględnia także wymagania Art. 13 ust. 5 w zakresie

automatycznego numerowania stron, sumowania zapisów na kolejnych stronach oraz

sumowania zapisów w sposób ciągły w roku obrotowym.

Obok formy drukowanej dziennik zapisów może być także zapamiętany w postaci pliku

tekstowego lub tabeli excel-a i w tej postaci skopiowany na odpowiedni nośnik, który spełnia

wymienione w ustawie wymogi trwałości. Może to być na przykład trwały nośnik optyczny

(płyta CD).


1.1.1. Zbiory danych dziennika zapisów.Dziennik zapisów w systemie FINANSE-KSIĘGOWOŚĆ OrCom+ tworzy tabela o nazwie v_DziennikZapisów. Struktura tej tabeli została przedstawiona poniżej:

Lp. Nazwa pola Typ Roz-miar

Opis

1 KSIEGA_ID int 4 Identyfikator księgi tj. ewidencji rocznej, do której należy zapis.

2 NUMER varchar 16 Symbol i numer dowodu, z którego pochodzi zapis

3 POZYCJA int 4 Pozycja dowodu, z którego pochodzi zapis

4 DEKRET_WN varchar 255 Dekret księgowy strony Wn5 KONTO_WN_ID int 4 Identyfikator systemowy konta

użytego w dekrecie strony Wn6 KONTO_NAZWA_WN varchar 250 Nazwa konta użytego w dekrecie

strony Wn7 DEKRET_MA varchar 255 Dekret księgowy strony Ma8 KONTO_MA_ID int 4 Identyfikator systemowy konta

użytego w dekrecie strony Ma9 KONTO_NAZWA_MA varchar 250 Nazwa konta użytego w dekrecie

strony Ma10 DATA datetime 8 Data dowodu, z którego pochodzi

zapis11 DATA_REJ datetime 8 Data, pod którą zapis ujęto w

księgach12 KWOTA numeric 9 Kwota zapisu13 KWOTA_WALUTA numeric 9 Kwota zapisu w walucie obcej14 OPIS char 50 Słowny opis operacji, którą

dokumentuje zapis15 TRANSAKCJA char 50 Słowny identyfikator transakcji16 UZYTKOWNIK char 50 Nazwa użytkownika

odpowiedzialnego za treść zapisu17 DATA_CZAS_KSIEGOWANIA datetime 8 Data i czas księgowania 18 DZIENNIK_POZYCJA int 4 Pozycja dziennika zapisów19 WALUTA_ID int 4 Identyfikator systemowy waluty20 DOWOD_1_ID int 4 Identyfikator systemowy pozycji

dowodu księgowego, z którego pochodzi zapis

21 DOWOD_0_ID int 4 Identyfikator systemowy nagłówka dowodu księgowego, z którego pochodzi zapis

22 NR int 4 Numer kolejny dowodu w dzienniku


Przedstawiona wyżej tabela v_DziennikZapisów zawierająca zapisy dziennika jest tabelą systemową, zwaną też widokiem. Jej integralność i spójność z pozostałymi tabelami bazy zapewniają mechanizmy i procedury systemowe obsługiwane przez serwera MS SQL.

1.1.2. Zbiory danych powiązane z dziennikiem zapisów.

Z tabelą v_Dziennik Zapisów powiązany jest zbiór danych zawierający treść dowodów księgowych, zarówno niezaksięgowanych, znajdujących się w teczkach księgowych, jak i tych, które znajdują się w archiwum. Tworzą go tabele: m_dowod_0, m_dowod_1, m_dowod_1_konto. Poniżej przedstawione zostały struktury wymienionych tabel.

m_dowod_0


Opis

1 DOWOD_0_ID int 4 Identyfikator systemowy nagłówka dowodu księgowego

2 KSIEGA_ID int 4 Identyfikator księgi tj. ewidencji rocznej

3 WALUTA_ID int 4 Identyfikator systemowy waluty4 TECZKA_ID int 4 Identyfikator systemowy teczki

księgowej, w której zapisany jest dowód

5 NUMER char 10 Numer dowodu 6 DATA datetime 8 Data wystawienia dowodu7 DATA_REJ datetime 8 Data, pod którą dowód został ujęty

w księgach8 DATA_OTRZYM datetime 8 Data otrzymania dowodu9 OPIS varchar 150 Opis słowny w nagłówku, wspólny

dla całego dowodu księgowego10 KURS numeric 9 Kurs waluty (dla dowodów

walutowych)11 OZN_ROB bit 1 Znacznik akceptacji dowodu12 REJESTRACJA bit 1 Identyfikator fazy rejestracji

dowodu13 SYMBOL_ID int 4 Identyfikator systemowy symbolu

dowodu14 DATA_CZAS_KSIEGOWANIA datetime 8 Data i godzina rejestracji dowodu

w teczce księgowej15 UZYTKOWNIK_ID int 4 Identyfikator systemowy

użytkownika, który sporządził dowód

16 KONTRAHENT varchar 100 Dane opcjonalne: nazwa kontrahenta


17 NIP varchar 17 Dane opcjonalne: NIP kontrahenta18 TRANSFORMACJA bit 1 Identyfikator systemowy

transformacji19 OZN_TRANSFORMACJA bit 1 Znacznik transformacji20 MIES_ZAMK bit 1 Znacznik zamknięcia miesiąca21 NR int 4 Numer kolejny dowodu w

dzienniku22 ZATWRDZ bit 1 Znacznik zatwierdzenia dowodu23 ZATWRDZ_DATA datetime 8 Data zatwierdzenia dowodu24 ZATWRDZ_UZYTKOWNIK_ID int 4 Identyfikator systemowy

użytkownika, który zatwierdził dowód

25 OZN_ZATWRDZ bit 1 Znacznik wskazujący dowody do zatwierdzenia

m_dowod_1


Opis

1. DOWOD_1_ID int 4 Identyfikator systemowy pozycji dowodu księgowego

2. DOWOD_0_ID int 4 Identyfikator systemowy dowodu księgowego

3. DATA_TERMIN datetime 8 Data określająca datę lub termin zapłaty

4. OPIS char 50 Opis słowny przypisany do pozycji dowodu księgowego

5. TRANZAKCJA_ID int 4 Identyfikator transakcji6. TERMIN bit 1 Znacznik pozwalający na

interpretację daty w polu DATA_TERMIN

7. KURS numeric 9 Kurs waluty obcej8. EXT_OPIS varchar 5000 Komentarz czyli rozszerzony opis

pozycji dowodu

9. DZIENNIK_POZYCJA int 4 Pozycja dziennika, pod którą ujęty jest korespondujący zapis

10. OPIS_DOD_1 varchar 100 Dodatkowy opis11. ZADANIE_ID int 4 Identyfikator zadania ze słownika

zadań12 ROZDZIELNIK_ID int 4 Identyfikator rozdzielnika m_dowod_1_konto


Opis


1 DOWOD_1_KONTO_ID Int 4 Identyfikator systemowy wskazanej strony na pozycji dowodu księgowego

2 DOWOD_1_ID Int 4 Identyfikator systemowy pozycji dowodu księgowego

3 DOWOD_0_ID Int 4 Identyfikator systemowy dowodu księgowego

4 POZYCJA Int 4 Numer pozycji dowodu księgowego

5 KONTO_ID int 4 Identyfikator systemowy dekretu księgowego

6 KWOTA numeric 9 Kwota zapisu 7 STRONA_ID int 4 Identyfikator strony Wn/Ma dla

dekretu księgowego 8 KSIEGA_ID int 4 Identyfikator księgi tj. ewidencji

rocznej 9 SALDO numeric 9 Nierozliczona część kwoty zapisu

(dla dekretów rozrachunkowych)10 KWOTA_WALUTA numeric 9 Kwota zapisu w walucie obcej11 SALDO_WALUTA numeric 9 Nierozliczona część kwoty zapisu

w walucie obcej12 P_DOWOD_1_KONTO_ID int 4 Wskazanie na drugostronny zapis

do rozliczenia w rozrachunkach.13 H_DEKRET varchar 255 Dekret księgowy w formie

łańcucha znaków14 ROZRACHUNEK bit 1 Wskaźnik wykonania rozrachunku

w trakcie ksiegowania15 KSIEGA_MIESIAC_ID int 4 Identyfikator systemowy miesiąca

księgowego

Pierwsza z wymienionych tabel M_DOWOD_0 zawiera dane nagłówkowe dowodu księgowego. Druga tabela M_DOWOD_1 przechowuje dane wspólne dla pojedynczej pozycji dowodu, takie jak opis, identyfikator transakcji, data lub termin zapłaty itd.Trzecia tabela M_DOWOD_1_KONTO zawiera informacje o pojedynczych dekretach wchodzących w skład kolejnych zapisów, takie jak: identyfikator dowodu księgowego, identyfikator strony księgowania (Wn/Ma), identyfikator dekretu, kwota.


1.2. Ewidencja syntetyczna – księga główna.

Ewidencja syntetyczna systemu FINANSE-KSIĘGOWOŚĆ OrCom+, czyli w rozumieniu ustawy księga główna, zawiera zapisy w ujęciu systematycznym, pogrupowane według kont księgowych, a także dane o bilansach otwarcia, obrotach miesięcznych i narastających po stronie Wn i Ma oraz o saldach kont syntetycznych. Dane te dostępne są zgodnie ze stanem bieżącym oraz według stanu na koniec dowolnie wybranego miesiąca.

Zgodnie z wymaganiami ustawy:

• System kontroluje dwustronne bilansowanie się każdego rejestrowanego dowodu, a także nie pozwala na zaksięgowanie dowodu niezbilansowanego. Tym samym zapewnione jest przestrzeganie zasady podwójnego zapisu (Art.15 ust. 1),

• Zapis w księdze głównej następuje równocześnie z zapisem w dzienniku (Art.15 ust. 1),

• Zapisy na poszczególnych kontach dokonywane są w kolejności chronologicznej (Art.15 ust. 2), zgodnie z datą księgową, pod którą dany dowód ujęto w księgach. System umożliwia prezentację zapisów na poszczególnych kontach w kolejności chronologicznej, a także w kolejności numerów dowodów księgowych, pod którymi zostały one ujęte w odpowiednich rejestrach.

1.2.1. Zbiory danych księgi głównej.Zapisy księgi głównej w systemie FINANSE-KSIĘGOWOŚĆ OrCom+ zawarte są w tabeli o nazwie v_Księga Główna, której struktura przedstawiona została poniżej:


Opis

1 NR_DZ int 4 Numer kolejny dowodu w dzienniku

1 NUMER varchar 16 Symbol i numer dowodu, z którego pochodzi zapis

2 POZYCJA int 4 Pozycja zapisu na dowodzie, z którego zapis pochodzi

3 DATA datetime 8 Data dowodu, z którego pochodzi zapis

4 DATA_REJ datetime 8 Data, pod którą zapis ujęto w księgach

5 H_DEKRET varchar 255 Dekret księgowy zapisany w formie łańcucha znaków


6 OBROTY_WN numeric 9 Kwota zapisu strony Wn7 OBROTY_WALUTA_WN numeric 9 Kwota zapisu strony Wn w walucie

obcej8 SALDO_WN numeric 9 Saldo zapisu strony Wn dla kont

rozrachunkowych (dla innych kont równe kwocie zapisu)

9 SALDO_WALUTA_WN numeric 9 Saldo zapisu strony Wn dla kont rozrachunkowych w walucie obcej

10 OBROTY_MA numeric 9 Kwota zapisu strony Ma11 OBROTY_WALUTA_MA numeric 9 Kwota zapisu strony Ma w walucie

obcej12 SALDO_MA numeric 9 Saldo zapisu strony Ma dla kont

rozrachunkowych (dla innych kont równe kwocie zapisu)

13 SALDO_WALUTA_MA numeric 9 Saldo zapisu strony Ma dla kont rozrachunkowych w walucie obcej

14 OPIS char 50 Słowny opis operacji, którą dokumentuje zapis

15 TRANZAKCJA char 50 Słowny identyfikator transakcji16 KSIEGA_ID int 4 Identyfikator systemowy księgi tj.

ewidencji rocznej, do której należy zapis

17 DOWOD_0_ID int 4 Identyfikator systemowy nagłówka dowodu księgowego, z którego pochodzi zapis

18 DOWOD_1_ID int 4 Identyfikator systemowy pozycji dowodu księgowego, z którego pochodzi zapis

19 DOWOD_1_KONTO_ID int 4 Identyfikator systemowy zapisu na pozycji dowodu księgowego

20 KONTO_ID int 4 Identyfikator systemowy konta wskazanego w dekrecie księgowym

21 SYMBOL_ID Identyfikator symbolu dowodu księgowego, z którego pochodzi zapis

22 WALUTA_ID int 4 Identyfikator waluty obcej, jeśli zapis jest walutowy

23 TRANZAKCJA_ID int 4 Identyfikator systemowy transakcjiJest to tabela systemowa zwana widokiem, obsługiwana automatycznie (podobnie jak opisana wcześniej tabela v_Dziennik Zapisów) przez mechanizmy i procedury serwera MS SQL. Dzięki temu gwarantowana jest jednoczesność zapisu do obu tych tabel oraz ich spójność i integralność z pozostałymi tabelami bazy.Obroty i salda kont księgi głównej (a także wszystkich kont analitycznych) zapisane są w przedstawionej poniżej tabeli v_saldo.



Opis

1 KSIEGA_ID int 4 Identyfikator systemowy księgi tj. ewidencji rocznej, do której należy zapis

2 KSIEGA_MIESIAC_ID int 4 Identyfikator miesiąca księgowego, którego dotyczy zapis

3 KONTO_ID int 4 Identyfikator systemowy wska- zujący na konto księgowe, dla którego rejestrowane są obroty i salda

4 H_DEKRET varchar 255 Zapis dekretu księgowego w formie łańcucha znaków

5 STRONA_ID int 4 Identyfikator wskazujący stronę konta ( Wn / Ma )

6 WALUTA_ID int 4 Identyfikator waluty obcej7 BO numeric 9 Kwota bilansu otwarcia po wskazanej

stronie danego konta księgowego8 OBROTY numeric 9 Obrót w danym miesiącu po wskazanej

stronie konta księgowego9 OBROTY_TYM numeric 9 Obrót w danym miesiącu po wskazanej

stronie konta księgowego wynikający z kwot dowodów oznaczonych w teczkach księgowych (dowody niezaksięgowane)

10 SALDO numeric 9 Zmiana salda w danym miesiącu po wskazanej stronie konta księgowego

11 BO_WALUTA numeric 9 Kwota bilansu otwarcia w walucie obcej po wskazanej stronie danego konta księgowego

12 OBROTY_WALUTA numeric 9 Obrót w danym miesiącu w walucie obcej po wskazanej stronie konta księgowego

13 OBROTY_TYM_WALUTA numeric 9 Obrót w danym miesiącu w walucie obcej po wskazanej stronie konta księgowego wynikający z kwot dowodów oznaczonych w teczkach księgowych

14 SALDO_WALUTA numeric 9 Zmiana salda w danym miesiącu w walucie obcej po wskazanej stronie konta księgowego


1.2.2. Zbiory danych powiązane z księgą główną.

Z omówionymi wyżej tabelami księgi głównej powiązane są, podobnie jak z dziennikiem zapisów, zbiory danych służące do zapisu treści dowodów księgowych. Są to opisane w punkcie 1.1.2 tabele: m_dowod_0, m_dowod_1, m_dowod_1_konto.

1.2.3. Zestawienie obrotów i sald.

Istotnym elementem systemu jest wymienione w ustawie (Art.13 ust. 1) zestawienie obrotów i sald księgi głównej. Zestawienie to może być w dowolnej chwili sporządzane na podstawie ewidencji syntetycznej, a głównym źródłem danych dla zestawienia jest zawartość opisanej wcześniej tabeli v_saldo.Treść zestawienia zgodnie z Art. 18 ust. 1. zawiera:

• Symbole i nazwy kont,• Bilans otwarcia ,• Obroty miesiąca, na koniec którego sporządza się zestawienie,• Obroty poprzednich miesięcy,• Salda końcowe,• Sumy powyższych pozycji.

Zgodnie z wymogami Art. 14ust. 1 oraz Art. 18ust. 1 zapewniona jest możliwość porównania wspomnianych wyżej sum obrotów księgi głównej z odpowiednimi sumami wykazywanymi w dzienniku zapisów.

1.3. Ewidencja analityczna – księgi pomocnicze.

Księgi pomocnicze mogą być prowadzone na dwa sposoby, tj.:

• Jako wyodrębnione zbiory danych w ramach kont księgi głównej czyli jako subkonta. Suma obrotów oraz sald subkont analitycznych musi automatycznie stanowić obroty i salda odpowiedniego konta syntetycznego,

• Jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. W tym przypadku dane z osobnych modułów lub systemów zasilają co pewien czas księgę główną zapisami sumarycznymi lub analitycznymi.

W systemie FINANSE-KSIĘGOWOŚĆ OrCom+ wykorzystywane są oba wymienione sposoby prowadzenia ksiąg pomocniczych.


1.3.1. Księgi pomocnicze jako subkonta kont księgi głównej.

System FINANSE-KSIĘGOWOŚĆ OrCom+ umożliwia rozbudowę planu kont o dowolną liczbę poziomów subkont analitycznych. Subkonta te wraz z kontami księgi głównej tworzą spójny układ hierarchiczny. Zapisy na subkontach analitycznych są jednocześnie zapisami ksiąg pomocniczych, jak i zapisami księgi głównej. Modyfikują one obroty i salda danego subkonta analitycznego, ale także wszystkich kont analitycznych będących wyżej w hierarchii planu kont oraz odpowiedniego konta księgi głównej. Podobnie modyfikacja sald w wyniku prowadzenia rozrachunków dokonywana jest jednocześnie na wszystkich poziomach subkont analitycznych i na kontach syntetycznych. Zasady te gwarantują zgodność sum obrotów i sum sald subkont analitycznych z obrotami i saldami na odpowiednich kontach księgi głównej.

Do definiowania subkont analitycznych mogą być wykorzystywane także:• tworzone wewnątrz systemu F-K wykazy tabelaryczne zwane skorowidzami,• pobierane z systemów zewnętrznych, współpracujących z F-K, wykazy tabelaryczne

zwane kartotekami zewnętrznymi.

Tabele wymienione w punkcie 1.2 zawierają dane o zapisach księgowych oraz bilansach otwarcia, obrotach i saldach zarówno na kontach księgi głównej, jak i na subkontach analitycznych. Każdy zapis ksiąg pomocniczych przypisany do subkonta analitycznego jest jednocześnie, w wyniku hierarchicznych powiązań opisanych planem kont, zapisem właściwego konta księgi głównej. Tym samym księga główna i księgi pomocnicze prowadzone jako subkonta księgi głównej korzystają ze wspólnych tabel bazy danych. Struktura tych tabel oraz ich powiązania zostały szczegółowo opisane w poprzednim punkcie.

1.3.2. Księgi pomocnicze jako wyodrębnione zbiory danych.

Księgi pomocnicze prowadzone są także jako wyodrębnione zbiory danych należące do:

1. Ewidencji analitycznych wydzielonych jako odrębne moduły wewnątrz systemu F-K,2. Ewidencji analitycznych prowadzonych w systemach zewnętrznych, współdziała-

jących z systemem F-K.

W systemie FINANSE-KSIĘGOWOŚĆ OrCom+ do pierwszej grupy ksiąg pomocniczych należą takie ewidencje jak:

• Ewidencja kasowa,• Ewidencja bankowa,• Rejestry VAT.


Do drugiej grupy ksiąg pomocniczych zaliczają się przede wszystkim pozostałe systemy z pakietu OrCom+, tj.

• System OBRÓT TOWAROWY, • System PŁACE – KADRY ,• System ŚRODKI TRWAŁE,

a także inne systemy zewnętrzne będące źródłem zapisów w ewidencji księgowej.

1.3.2.1. Zbiory danych ewidencji kasowej i bankowej.

Moduł ewidencji kasowej służy do obsługi pracy kasy. Umożliwia rejestrację wpłat i wypłat, wystawianie i drukowanie dowodów kasowych, tworzenie i drukowanie raportów kasowych. Moduł ewidencji bankowej ułatwia i przyspiesza rejestrację wpłat i wypłat na rachunkach bankowych. Logiczne podobieństwo operacji realizowanych przez oba moduły pozwala na wykorzystanie wspólnych struktur danych. Dane rejestrowane są w dwóch podstawowych tabelach: e_raport i e_raport_dowod, opisanych poniżej:

e_raport


Opis

1 RAPORT_ID int 4 Identyfikator systemowy raportu kasowego / wyciągu bankowego


3 KASA_BANK_ID int 4 Identyfikator systemowy kasy / rachunku bankowego

3 SYMBOL_ID int 4 Identyfikator symbolu dowodu księgowego przypisanego do raportu (RK / WB)

5 NUMER char 10 Numer raportu kasowego / wyciągu bankowego

6 OD_DNIA datetime 8 Data początkowa raportu kasowego / Data wyciągu bankowego

7 DO_DNIA datetime 8 Data końcowa raportu kasowego8 NAZWA char 50 Nazwa lub opis w nagłówku

raportu kasowego / wyciągu bankowego

9 KURS numeric 9 Kurs waluty w przypadku raportów / wyciągów walutowych

10 OZN_ROB bit 1 Znacznik akceptacji wskazujący na zakończenie edycji raportu kasowego / wyciągu bankowego


11 RK_WYCIAG bit 1 Znacznik rodzaju raportu ( 0 -Raport kasowy / 1 – Wyciąg bankowy)

12 TRANSFORMACJA bit 1 Wskaźnik decydujący o umieszczeniu raportu na liście do transformacji

13 OZN_TRANSFORMACJA bit 1 Znacznik transformacji mówiący o zaznaczeniu raportu przez użytkownika

e_raport_dowod


Opis

1 RAPORT_DOWOD_ID Int 4 Identyfikator systemowy pozycji raportu kasowego / wyciągu bankowego

2 RAPORT_ID Int 4 Identyfikator systemowy raportu kasowego / wyciągu bankowego

3 KASA_BANK_ID Int 4 Identyfikator systemowy kasy / rachunku bankowego

4 POZYCJA int 4 Numer pozycji na raporcie kasowym / wyciągu bankowym

5 DATA datetime 8 Data operacji kasowej / bankowej. Odpowiada dacie dowodu kasowego lub przelewu

6 RAPORT_DOWOD_TYP_ID int 4 Wyróżnik typu dowodu kasowego

7 NUMER char 10 Numer dowodu kasowego8 KWOTA numeric 9 Kwota operacji (wpłaty lub

wypłaty)9 KONTO_ID int 4 Identyfikator konta księgowego

drugostronnego dla konta kasy / konta rachunku bankowego

10 TRANZAKCJA_ID int 4 Identyfikator transakcji11 DEKRET_ID int 4 Identyfikator podpowiedzi dekre-

tu księgowego12 OPIS varchar 50 Opis słowny związany z daną

pozycją raportu kasowego / wyciągu bankowego

13 H_DEKRET varchar 255 Dekret konta drugostronnego dla kasy / banku w formie łańcucha znaków


14 EXT_OPIS varchar 5000 Słowny komentarz (rozszerzony opis) powiązany z daną pozycją raportu kasowego / wyciągu bankowego

15 KURS numeric 9 Kurs waluty dla danej pozycji raportu kasowego / wyciągu bankowego

16 ANULOWANY bit 1 Znacznik anulowania dowodu kasowego

17 OZN_DRUK bit 1 Znacznik druku dowodu kasowego

Pierwsza z wymienionych tabel zawiera dane nagłówkowe raportu kasowego lub wyciągu bankowego. Druga zawiera kolejne, pojedyncze pozycje raportu lub wyciągu. Powiązanie nagłówka z treścią raportu jest realizowane na podstawie zgodności pola RAPORT_ID. Obie tabele powiązane są poprzez pole KASA_BANK_ID z trzecią, pomocniczą tabelą zawierającą dane kas i rachunków bankowych. Jest to tabela e_kasa_bank przedstawiona poniżej:


Opis

1 KASA_BANK_ID int 4 Identyfikator systemowy kasy / rachunku bankowego

2 ELEMENT1_ID int 4 Identyfikator systemowy kasy lub rachunku bankowego we właściwym skorowidzu

3 BO numeric 9 Saldo początkowe kasy lub rachunku banowego

4 WALUTA_ID int 4 Identyfikator waluty, w której rejestrowane są operacje wpłat i wypłat.


6 KASA_BANK bit 1 Wyróżnik kasy / rachunku bankowego (0 – Kasa / 1 – Rachunek bankowy)

7 KONTO_ID int 4 Identyfikator systemowy własnego konta księgowego danej kasy lub rachunku bankowego

8 H_DEKRET varchar 255 Dekret księgowy danej kasy lub rachunku bankowego w postaci łańcucha znaków

9 SCIEZKA char 255 Ścieżka do foldera wymiany danych z systemami bankowości elektronicznej

10 LINIA_1 varchar 3000 Pole tekstowe z makrodefinicją pliku eksportu do bankowości elektronicznej


11 LINIA_1_ROZ char 10 Rozszerzenie pliku eksportu do bankowości elektronicznej

12 LINIA_2 varchar 3000 Alternatywne pole tekstowe z makrodefinicją pliku wymiany danych z systemami bankowości elektronicznej

13 LINIA_2_ROZ char 10 Alternatywne pole z rozszerzeniem pliku wymiany danych z systemami bankowości elektronicznej

Raporty kasowe, a także wyciągi bankowe, są pobierane do ksiąg, automatycznie dekretowane i jako dowód księgowy wprowadzane pod swoim numerem odpowiednio do rejestru kasowego lub rejestru bankowego. Transfer danych jest realizowany przez moduł Transformacje, opcja Ewidencje → Księgi.

1.3.2.2. Zbiory danych rejestrów VAT.

Dane księgi pomocniczej Rejestry VAT są zapisywane w dwóch podstawowych tabelach, których struktura została przedstawiona poniżej. Są to tabele: e_rejestr_0 i e_rejestr_1.

e_rejestr_0


Opis

1 REJESTR_0_ID int 4 Identyfikator systemowy dokumentu (faktury) w rejestrze VAT


3 KSIEGA_MIESIAC_ID int 4 Identyfikator miesiąca księgowego, którego dotyczy zapis

4 DEKRET_ID int 4 Identyfikator podpowiedzi dekretu księgowego

5 KONTO_ID int 4 Identyfikator systemowy konta księgowego kontrahenta

6 NIP varchar 17 NIP kontrahenta7 KONTRAHENT varchar 100 Nazwa kontrahenta8 NUMER varchar 50 Numer dokumentu (faktury)9 DATA datetime 8 Data, pod którą dokument jest ujęty w

rejestrze VAT 10 DOWOD varchar 50 Numer i symbol dokumentu nadany

przez wystawcę11 DOWOD_DATA datetime 8 Data wystawienia dokumentu12 ZDARZENIE_ID int 4 Identyfikator zdarzenia 13 ZAKUP bit 1 Wskaźnik określający przynależność


do rejestru zakupu lub sprzedaży14 SYMBOL_ID int 4 Idetyfikator systemowy symbolu

dowodu księgowego15 ZMIANA_MIESIACA bit 1 Wskaźnik mówiący o zaliczeniu

dokumentu do innego miesiąca, niż miesiąc wynikający z daty otrzymania dokumentu

16 OZN_ROB bit 1 Wskaźnik zakończenia edycji i akceptacji poprawności dokumentu

17 OZN_TRANSFORMACJA bit 1 Znacznik transformacji mówiący o zaznaczeniu raportu przez użytkownika

18 TRANSFORMACJA bit 1 Wskaźnik decydujący o umieszczeniu raportu na liście do transformacji

19 H_DEKRET varchar 255 Dekret księgowy konta kontrahenta wymienionego na dokumencie (fakturze)

e_rejestr_1


Opis

1 REJESTR_1_ID int 4 Identyfikator systemowy pozycji na dokumencie (fakturze) utworzonej dla określonej stawki VAT

2 REJESTR_0_ID int 4 Identyfikator systemowy dokumentu (faktury) w rejestrze VAT

3 VAT_ID int 4 Identyfikator systemowy stawki VAT4 NETTO numeric 9 Łączna kwota netto dokumentu

(faktury) dla określonej stawki VAT5 VAT numeric 9 Łączna kwota podatku dla określonej

stawki VAT6 BRUTTO numeric 9 Łączna kwota brutto dokumentu

(faktury) dla określonej stawki VAT7 TYP bit 1 Znacznik dla rozróżnienia kwot

zakupów służących sprzedaży opodatkowanej oraz opodatkowanej i zwolnionej.

Pierwsza z przedstawionych tabel zawiera dane nagłówkowe pojedynczej faktury umieszczonej w rejestrze sprzedaży lub rejestrze zakupu. Druga tabela służy do zapisania sumarycznych kwot netto, podatku i brutto z danej faktury w podziale na stawki VAT.


Opis systemu przetwarzania danych – systemu informatycznego. (załącznik Nr 2)

1. Producent i wersja systemu.

Producentem systemu FINANSE-KSIĘGOWOŚĆ OrCom+ oraz właścicielem praw autorskich do oprogramowania systemu jest:

Zakład Projektowania Systemów Komputerowych OrCom02-387 Warszawa ul. Lirowa 27, NIP: 527-00-02-081

System dostarczany jest wraz z umową licencyjną określającą prawa i obowiązki Kupującego i Sprzedającego. Do umowy załączona jest karta licencyjna określająca zakres licencji oraz wersję oprogramowania. Producent gwarantuje stały rozwój oprogramowania zapewniający zgodność systemu z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z wymogami Ustawy o rachunkowości. Rozwój systemu wiąże się z udostępnianiem przez producenta kolejnych wersji oprogramowania, które mogą być instalowane u użytkowników. Sprawdzenie aktualnie użytkowanej wersji systemu następuje poprzez wybór z głównego menu opcji: Pomoc → Informacje o programie.

2. Środowisko operacyjne.

System FINANSE-KSIĘGOWOŚĆ OrCom+ działa w środowisku sieciowym Microsoft Windows. W razie potrzeby może być także uruchomiony na pojedynczym stanowisku. Jako system operacyjny na stacjach roboczych może być używany MS Windows w wersji 95/98, Me, 2000 oraz XP. Jako system operacyjny serwera sieciowego zalecany jest Windows 2000 lub 2003 Server.

Oprócz wymienionych wyżej systemów operacyjnych drugim, niezbędnym elementem oprogramowania systemowego jest serwer baz danych - Microsoft SQL Server 2000/2005 lub ewentualnie jego starsza wersja oznaczona jako 7.0. W razie potrzeby może być stosowana także okrojona, darmowa wersja serwera w postaci tzw. silnika bazy danych MSDE 2000.

Środowisko operacyjne dla systemu F-K OrCom+ może być utworzone także przy wykorzystaniu pakietu Microsoft BackOffice Small Business Server 2000 lub 2003, który zawiera w sobie m.in. oba wymienione wyżej elementy, tj. Windows 2000/2003 Server oraz Microsoft SQL Server 2000/2005.


3. Technologia przetwarzania.

System FINANSE-KSIĘGOWOŚĆ OrCom+ jest aplikacją działającą w technologii klient-serwer. Oznacza to, że podstawową część przetwarzania realizuje serwer baz danych (wspomniany wcześniej Microsoft SQL Server) zainstalowany na serwerze sieciowym, a jego klientami są stanowiska robocze w sieci. Stanowiska kierują do serwera zapytania, a następnie prezentują użytkownikom otrzymane odpowiedzi. SQL Server wykorzystując mechanizmy kontroli transakcji dba o niezawodność przetwarzania i integralność danych. W efekcie aplikacja gwarantuje wysoką stabilność i odporność na zakłócenia zewnętrzne. Nawet niekontrolowane wyłączenie zasilania bądź rozłączenie instalacji sieciowej w trakcie pracy systemu nie może spowodować zaburzenia danych księgowych.

4. Struktura oprogramowania.

Zastosowanie wspomnianej w poprzednim punkcie technologii klient-serwer powoduje, że całość oprogramowania składającego się na system FINANSE-KSIĘGOWOŚĆ OrCom+ można podzielić na dwie części, tj.:

• oprogramowanie klienta działające na każdej stacji roboczej,• oprogramowanie serwera zainstalowane na serwerze sieciowym.

W skład oprogramowania klienta wchodzą pokazane niżej elementy:


FK.exe – program główny systemu FINANSE-KSIĘGOWOŚĆ OrCom+,• OStarter.exe – pomocniczy program służący do tworzenia instancji bazy i testowania

połączeń z bazą, a także do generowania klucza licencji (udostępniany jedynie w trybie serwisowym),

• borlndmm.dll – podstawowa biblioteka funkcji stanowiąca rozszerzenie programu głównego,

• Midas.dll – dodatkowa biblioteka funkcji wykorzystywanych przez program główny,• Graphfk.dll – biblioteka funkcji graficznych wykorzystywanych przez program główny,• IntPrt32.dll – biblioteka funkcji generatora raportów służącego do definiowania i druku

raportów własnych użytkownika,• mres.dll – biblioteka dodatkowych zasobów wykorzystywanych przez program główny,• CurrDll.dll – opcjonalna biblioteka obsługująca współpracę z systemem KNS firmy

Currenda,.• Zipdll.dll – biblioteka funkcji wykorzystywanych przez program główny do kompresji

plików,• Unzdll.dll – biblioteka funkcji wykorzystywanych do dekompresji plików,• Licencja.dll – biblioteka funkcji do generowania i sprawdzania klucza licencji,• FK.ini – plik z inicjującymi ustawieniami ekranu właściwymi dla danego użytkownika,• Pliki *.rap – pliki z definicjami druku wybranych rodzajów dokumentów,• Folder MEDIA – folder zawierający pliki multimedialne wykorzystywane przez program

główny,• Folder USERS – folder zawierający pliki konfiguracyjne poszczególnych

użytkowników,

Oprogramowanie serwera stanowią tzw. procedury wbudowane napisane w języku T-SQL. Są one integralną częścią systemu FINANSE-KSIĘGOWOŚĆ OrCom+, jednak zapisane i uruchamiane są na serwerze SQL-owym i służą do obsługi zapytań kierowanych do serwera. System F-K OrCom+ wykorzystuje 780 procedur wbudowanych zapisanych w bazie MS SQL 2000/2005.

5. Struktura systemu.


Zamieszczony powyżej schemat przedstawia strukturę logiczną systemu F-K OrCom+.Pokazuje on główne elementy składowe systemu oraz najważniejsze powiązania, jakie między tymi elementami występują. Strzałki ilustrują kierunki przepływu danych wewnątrz systemu oraz między systemem F-K, a systemami zewnętrznymi takimi jak Obrót Towarowy, Płace-Kadry, systemy bankowości elektronicznej itp..Zgodnie ze schematem system F-K składa się z trzech głównych modułów określonych jako: KSIĘGI, EWIDENCJE i TRANSFORMACJE.

KSIĘGI są modułem przeznaczonym do prowadzenia podstawowej ewidencji księgowej. Tutaj rejestrowane i księgowane są dowody księgowe, powstają zapisy księgi głównej i dziennika zapisów. Typowe funkcje związane z KSIĘGAMI to definiowanie planu kont, rejestrowanie dowodów księgowych, ich dekretacja, księgowanie połączone z naliczaniem obrotów i sald, prowadzenie rozrachunków, informowanie o wynikach i sprawozdawczość księgowa.

EWIDENCJE to moduł przeznaczony do prowadzenia ksiąg pomocniczych, takich jak:• Ewidencja kasowa,• Ewidencja bankowa,• Rejestry VAT,

a także do:• naliczania odsetek i generowania not odsetkowych,• generowania przelewów, ich drukowania lub eksportu do systemów bankowości

elektronicznej.

TRANSFORMACJE to moduł, który odpowiada za procedury automatycznej dekretacji i transfer danych wewnątrz systemu oraz z systemów zewnętrznych. Możliwy jest transfer we wszystkich kierunkach zaznaczonych na przedstawionym wcześniej schemacie, tj.:

• EWIDENCJE → KSIĘGI np. transmisja i automatyczna dekretacja raportów kasowych, wyciągów bankowych i not odsetkowych,

• KSIĘGI → EWIDENCJE np. transmisja zaksięgowanych faktur do rejestrów VAT, • KSIĘGI → KSIĘGI automatyczne generowanie not realizujących przeksięgowania

wewnętrzne np. przeksięgowanie kosztów z 4xx na 5xx ,• SYSTEMY ZEWNĘTRZNE → KSIĘGI np. transmisja do ewidencji księgowej i

automatyczna dekretacja list płac z systemu PŁACE-KADRY lub pobieranie i dekretacja dokumentów sprzedaży, zakupu i dokumentów magazynowych z systemu OBRÓT TOWAROWY,

• SYSTEMY ZEWNĘTRZNE → EWIDENCJE np. pobieranie do ewidencji bankowej wyciągów z systemów bankowości elektronicznej (np.z systemu VideoTEL) lub transmisja do rejestrów VAT dokumentów sprzedaży i zakupu z systemu OBRÓT TOWAROWY.


Reguły transformacji zapisane są w procedurach wbudowanych, zainstalowanych na serwerze MS SQL 2000/2005. Dzięki temu mogą być modyfikowane i dostosowywane do indywidualnych potrzeb użytkownika bez ingerencji w źródła programu głównego FK.exe.

6. Procedury i algorytmy przetwarzania.

Całość procedur wykorzystywanych w systemie FINANSE-KSIĘGOWOŚĆ OrCom+ można podzielić na trzy grupy: Pierwszą, najważniejszą i najliczniejszą grupę stanowią procedury przetwarzania danych

związane z przepływem danych i dokumentów między poszczególnymi elementami systemu,

Drugą grupę stanowią te procedury przetwarzania danych, w wyniku których nie powstają nowe dokumenty, ani też nie następuje przepływ danych ale dokonywane są zmiany w powiązaniach między zapisami oraz w treści zapisów,

Trzecią grupę stanowią procedury pomocnicze służące np. do prezentacji danych i drukowania sprawozdań.

Decydujące znaczenie dla systemu mają procedury należące do pierwszej i drugiej grupy. Dla ułatwienia zostały one oznaczone symbolami literowo-cyfrowymi i naniesione na przedstawiony niżej schemat przepływu danych w systemie F-K OrCom+.

Do pierwszej grupy należą procedury oznaczone literami: E, T i K. Do drugiej grupy należą procedury oznaczone literą R.


W dalszej części rozdziału przedstawimy opis wymienionych wyżej procedur wraz z charakterystyką zastosowanych algorytmów przetwarzania.

6.1. Procedura REJESTRACJI WPŁAT i WYPŁAT w ewidencji kasowej i bankowej – E1.

o Moduł: EWIDENCJE

o Zadanie: W zakresie ewidencji kasowej - obsługa ręcznej rejestracji wpłat i wypłat dokonywanych w kasie, rejestracja danych o dekretach przeciwstawnych dla poszczególnych operacji kasowych, druk dowodów kasowych, druk raportów kasowych, udostępnianie informacji o obrotach i saldzie kasy.W zakresie ewidencji bankowej - obsługa ręcznej rejestracji wpłat i wypłat na rachunki bankowe na podstawie otrzymanych z banku wyciągów, rejestracja danych o dekretach przeciwstawnych dla poszczególnych operacji bankowych, druk wtórników wyciągów bankowych, udostępnianie informacji o obrotach i saldach poszczególnych rachunków bankowych

o Wejście:Dane o wpłatach i wypłatach wprowadzane ręcznie przez operatora.

o Wyjście:Zapisy w tabelach e_raport i e_raport_dowod, dokumenty drukowane: dowody kasowe wpłat i wypłat, raporty kasowe, wtórniki wyciągów bankowych.

o Opis algorytmu:Algorytm działania procedury obejmuje następujące, wykonywane kolejno kroki:

• w zakresie ewidencji kasowej: START

.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Wybór w menu głównym systemu opcji Ewidencje → Kasa

Wybór żądanej kasy w oknie ewidencji kasowej


Dopisanie nagłówka nowego raportu kasowego w oknie wykazu raportów kasowych

Dopisanie i edycja pojedynczej wpłaty lub wypłaty w oknie raportu kasowego, w trakcie edycji wskazanie właściwej pozycji na liście typowych dekretów przeciwstawnych podpowiadanej przez system; opcjonalnie – druk dowodu kasowego

Tak

Kolejna wpłata lub wypłata

....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Nie

Sprawdzenie i druk raportu kasowego

Oznaczenie raportu kasowego znacznikiem akceptacji

...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

KONIECw zakresie ewidencji bankowej:

START

......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Wybór w menu głównym systemu opcji Ewidencje → Banki

Wybór żądanej rachunku bankowego w oknie ewidencji bankowej

Dopisanie nagłówka nowego wyciągu bankowego w oknie wykazu wyciągów bankowych

Dopisanie i edycja pojedynczej wpłaty lub wypłaty w oknie wyciągu bankowego, w trakcie edycji wskazanie właściwej pozycji na liście typowych dekretów przeciwstawnych podpowiadanej przez system

Tak

Kolejna pozycja wyciągu

Nie


Sprawdzenie i opcjonalnie druk wtórnika wyciągu bankowego

Oznaczenie wyciągu bankowego znacznikiem akceptacji

...............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................................... KONIEC

6.2. Procedura EDYCJI REJESTRÓW VAT – E2

o Moduł: EWIDENCJE

o Zadanie: Obsługa ręcznej edycji faktur w rejestrze VAT zakupu i sprzedaży, druk rejestrów VAT, w razie potrzeby modyfikacja stawek VAT.

o Wejście:Dane z faktur sprzedaży i zakupu istotne dla potrzeb rejestrów VAT wprowadzane ręcznie przez operatora.

o Wyjście:Zapisy w tabelach e_rejestr_0 i e_rejestr_1, dokumenty drukowane: rejestr VAT zakupu, rejestr VAT sprzedaży.

o Opis algorytmu:Algorytm przetwarzania obejmuje następujące wykonywane kolejno kroki:

START

......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Wybór w menu głównym systemu opcji Ewidencje → VAT

Wybór z pomocniczego menu opcji Rejestr sprzedaży lub Rejestr zakupu, następnie opcji Ewidencja

Dopisanie nowej faktury w oknie edycji rejestru VAT – edycja danych nagłówkowych oraz wartości faktury w poszczególnych stawkach VAT, oznaczenie faktury znacznikiem akceptacji


Tak

Rejestracja kolejnej faktury

...............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................................................................. Nie

Opcjonalnie – druk rejestru VAT

...............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................................... KONIEC

6.3. Procedura IMPORTU DANYCH z systemów zewnętrznych DO EWIDENCJI BANKOWEJ – T1o Moduł: TRANSFORMACJE → Systemy zewnętrzneo Zadanie:

Pobieranie danych z plików wymiany generowanych z systemów bankowości elektronicznej (np. VideoTEL) i przekazywanie ich do ewidencji bankowej systemu F-K w celu automatycznego utworzenia wyciągów bankowych.

o Wejście:Pliki tekstowe wymiany danych utworzone przez system bankowości elektronicznej, zapisane w oczekiwanej przez procedurę lokalizacji (określony folder na dysku, nośnik wymienny itd.)

o Wyjście:Wytworzone automatycznie zapisy w tabelach e_raport i e_raport_dowod, widoczne w systemie F-K jako nagłówki i treść kolejnych wyciągów w ewidencji bankowej.

o Opis algorytmu:Algorytm działania procedury obejmuje następujące wykonywane kolejno kroki:

START

......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Wybór w menu głównym systemu opcji Transformacje → Systemy zewnętrzne

Wskazanie źródłowego systemu bankowości elektronicznej


Wybór z listy przy pomocy znacznika akceptacji tych plików wymiany, które mają być importowane do ewidencji bankowej.

Uruchomienie procesu importu danych, który wykonywany jest przez procedurę wbudowaną (por. pkt 2.4) zapisaną w bazie SQL.

Każdy z systemów bankowości elektronicznej jest obsługiwany przez odrębną procedurę - np. dla systemu VideoTEL nosi ona nazwę sp_transfer_WB_VideoTEL. Procedura kolejno pobiera i transferuje wskazane pliki wymiany, a po zakończeniu procesu usuwa je z listy.

Tak

Wybór z listy kolejnych plików wymiany i ponowienie transferu

...............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................... Nie

KONIEC

6.4. Procedura IMPORTU DANYCH z systemów zewnętrznych DO REJESTRÓW VAT – T2

o Moduł: TRANSFORMACJE → Systemy zewnętrzne

o Zadanie: Bezpośrednie pobieranie z systemów zewnętrznych prowadzących ewidencję analityczną zakupów i sprzedaży (w szczególności z systemu OBRÓT TOWAROWY OrCom+) danych z faktur oraz generowanie na tej podstawie zapisów w rejestrach VAT systemu FINANSE-KSIĘGOWOŚĆ OrCom+. Procedura zakłada, że system zewnętrzny działa na tej samej platformie systemowej, co system F-K, tj. w środowisku Windows / SQL.


Wejście:Wybrane tabele w bazie MS SQL systemu zewnętrznego zawierające dane nagłówkowe oraz treść faktur zakupu i sprzedaży. Z bazą systemu zewnętrznego nawiązywane jest bezpośrednie połączenie typu SQLOLEDB.

o Wyjście:Wytworzone automatycznie zapisy w tabelach e_rejestr_0 i e_rejestr_1 widoczne w systemie F-K jako lista faktur dopisanych do rejestru zakupu lub rejestru sprzedaży.

o Opis algorytmu:Algorytm procedury obejmuje następujące kroki:

START

......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................


Wskazanie systemu zewnętrznego będącego źródłem danych

Wybór faktur zakupu lub faktur sprzedaży z listy rodzajów dokumentów, dla których przygotowano możliwość importu do F-K.

Przejście na poziom wykazu faktur i zaznaczenie przy pomocy znacznika akceptacji tych faktur, które mają być importowane do rejestru VAT.

Uruchomienie procesu importu danych, który wykonywany jest przez procedurę wbudowaną (por. pkt 2.4) zapisaną w bazie SQL.

Wykorzystywanych jest wiele wariantów tej procedury, która może być dostosowywana do indywidualnych wymagań użytkownika. Procedura analizuje treść kolejnych faktur, zlicza sumy netto, VAT i brutto i transferuje te dane do systemu F-K. Przykładem procedury wbudowanej realizującej opisany proces jest sp_transfer_OT_fa

Tak

Wybór z listy kolejnego podzbioru faktur i ponowienie procesu importu danych

...............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................... Nie

KONIEC


6.5. Procedura IMPORTU DOWODÓW KSIĘGOWYCH z systemów zewnętrznych – T3o Moduł: TRANSFORMACJE → Systemy zewnętrzneo Zadanie:

Bezpośrednie pobieranie danych z systemów zewnętrznych prowadzących ewidencję analityczną (w szczególności z systemów pakietu OrCom+ takich jak PŁACE-KADRY, OBRÓT TOWAROWY, ŚRODKI TRWAŁE), tworzenie na tej podstawie dowodów księgowych oraz ich automatyczna dekretacja. Procedura zakłada, że systemy zewnętrzne działają na tej samej platformie systemowej, co system F-K, tj. w środowisku Windows / SQL.

o Wejście:Wybrane tabele w bazie MS SQL systemu zewnętrznego zawierające dane nagłówkowe oraz treść dokumentów określonego typu, np. list płac, faktur zakupu i sprzedaży, dokumentów magazynowych itd. Z bazą systemu zewnętrznego nawiązywane jest bezpośrednie połączenie typu SQLOLEDB.

o Wyjście:Wytworzone automatycznie zapisy w tabelach m_dowod_0, m_dowod_1 oraz m_dowod_1_konto. Powodują one, że w teczkach pojawiają się automatycznie kompletne, w pełni zadekretowane dowody księgowe.


START

......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................


Wskazanie systemu zewnętrznego będącego źródłem danych

Wybór właściwego typu dokumentu z listy dokumentów, dla których przygotowano możliwość importu do F-K.

Przejście na poziom wykazu dokumentów i zaznaczenie przy pomocy znacznika akceptacji podzbioru dokumentów, które mają być importowane do wskazanej teczki księgowej.


Uruchomienie procesu importu dokumentów, który wykonywany jest przez procedurę wbudowaną (por. pkt 2.4) zapisaną w bazie SQL.

Wykorzystywanych jest wiele wariantów tej procedury, która jest dostosowywana do indywidualnych wymagań użytkownika. Procedura dokonuje złożonej analizy dokumentów źródłowych w celu ustalenia dekretacji księgowej, a następnie transferuje dokumenty do teczek ksiegowych.

Tak

Wybór z listy kolejnego podzbioru dokumentów i ponowienie procesu importu danych

...............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................... Nie

KONIEC

6.6. Procedura IMPORTU DOWODÓW KSIĘGOWYCH z ewidencji kasowej i bankowej – T4

o Moduł: TRANSFORMACJE → (Ewidencje → Księgi)o Zadanie:

Bezpośrednie pobieranie danych z ewidencji kasowej i bankowej, tj z ksiąg pomocniczych będących elementem systemu F-K, generowanie na tej podstawie dowodów księgowych we wskazanej teczce oraz ich automatyczna dekretacja.

o Wejście:Tabele e_raport i e_raport_dowod zawierające zapis raportów kasowych i wyciągów bankowych w źródłowej postaci. W treści tabeli e_raport_dowod znajdują się wskazania na dekrety przeciwstawne wobec kasy i banku, które stanowią podstawę automatycznej dekretacji dowodów kasowych i bankowych.

o Wyjście:Wytworzone automatycznie zapisy w tabelach m_dowod_0, m_dowod_1 oraz m_dowod_1_konto. Powodują one, że w teczkach pojawiają się automatycznie kompletne, w pełni zadekretowane raporty kasowe i wyciągi bankowe.


START

Wybór w menu głównym systemu opcji Transformacje → (Ewidencje → Księgi)

Wskazanie ewidencji pomocniczej będącej źródłem danych (Banki lub Kasa)


Zaznaczenie przy pomocy znacznika akceptacji listy raportów kasowych lub wyciągów bankowych, które mają być źródłem danych do generowania dowodów księgowych we wskazanej teczce.

Uruchomienie procesu generowania raportów kasowych lub wyciągów bankowych, który wykonywany jest przez procedurę wbudowaną (por. pkt 2.4) zapisaną w bazie SQL.

Wykorzystywanych jest wiele wariantów tej procedury (warianty bazowe noszą nazwę sp_tranasfer_kasa lub sp_transfer_bank) w celu dostosowania jej działania do indywidualnych wymagań użytkownika. Procedura analizuje dokumenty źródłowe, ustala dekretację księgową, a następnie zapisuje dowody RK lub WB w teczkach ksiegowych.

Tak

Wybór z listy kolejnego podzbioru dokumentów i ponowienie generowania dowodów RK lub WB.

Nie

KONIEC

6.7. Procedura GENEROWANIA ZAPISÓW w REJESTRACH VAT na podstawie treści dowodów księgowych – T5o Moduł: TRANSFORMACJE → (Księgi → Ewidencje)

o Zadanie: Pobieranie danych z zadekretowanych dowodów księgowych znajdujących się w archiwum i generowanie na tej podstawie zapisów w rejestrach VAT.

o Wejście:Tabele m_dowod_0, m_dowod_1 oraz m_dowod_1_konto zawierające treść zadekretowanych dowodów księgowych. Procedura wybiera te dowody, których symbole zostały skojarzone z ewidencją VAT.

o Wyjście:Wytworzone automatycznie zapisy w tabelach e_rejestr_0 i e_rejestr_1 widoczne w systemie F-K jako lista faktur dopisanych do rejestru zakupu lub rejestru sprzedaży.


START

Wybór w menu głównym systemu opcji Transformacje → (Księgi → Ewidencje)


Wybór z listy symbolu dowodów księgowych, które będą źródłem danych dla rejestrów VAT (np. dowody FZ dla rejestru zakupu lub dowody FA dla rejestru sprzedaży)

Zaznaczenie przy pomocy znacznika akceptacji listy dowodów wybranego wcześniej typu, na podstawie których mają być wytworzone zapisy w odpowiednim rejestrze VAT.

Uruchomienie procesu generowania zapisów w odpowiednim rejestrze VAT, który jest realizowany przez procedurę wbudowaną (por. pkt 2.4) zapisaną w bazie SQL.

Mogą być wykorzystywane różne warianty procedur w celu dostosowania ich działania do indywidualnych wymagań użytkownika. Warianty bazowe noszą odpowiednio nazwy: sp_tranasfer_sprzedaz_rej_VAT i sp_transfer_zakup_rej_VAT. Procedura analizuje dowody księgowe, zlicza na podstawie dekretacji sumy netto, VAT i brutto, a następnie tworzy zapisy w odpowiednim rejestrze VAT.

Tak

Zaznaczenie kolejnego podzbioru dokumentów i ponowienie generowania zapisów we właściwym rejestrze VAT.

Nie

KONIEC

6.8. Procedura GENEROWANIA DOWODÓW KSIĘGOWYCH na podstawie dowodów wcześniej zaksięgowanych – T6

o Moduł: TRANSFORMACJE → (Księgi → Księgi)

o Zadanie: Pobieranie danych z zadekretowanych dowodów księgowych znajdujących się w archiwum i na tej podstawie generowanie w teczkach nowych, zadekretowanych dowodów księgowych.

o Wejście:Tabele m_dowod_0, m_dowod_1, m_dowod_1_konto zawierające treść wcześniej zaksiegowanych dowodów księgowych.

o Wyjście:Nowe zapisy w tych samych tabelach m_dowod_0, m_dowod_1 i m_dowod_1_konto zawierające treść nowo wytworzonych dowodów księgowych.


START

.................................................................................................................................


......................................................................................................................................

......................................................................................................................................

......................................................................................................................................

...................................................................................................................................

Wybór w menu głównym systemu opcji Transformacje → (Księgi → Księgi)

Wybór z listy jednej z przygotowanych wcześniej transformacji (np. przeksięgowanie kosztów z zespołu 4 na 5)

Uruchomienie procedury wbudowanej, zapisanej w bazie SQL, która realizuje proces związany z wybraną transformacją. Każda z transformacji może wykorzystywać odrębną procedurę.

Wypełnienie formularza z parametrami uruchomieniowymi procedury i jej wykonanie.

W wyniku wykonania procedury w teczce zostanie wygenerowany nowy dowód księgowy. Zwykle jest to PK – polecenie księgowania.

Nie

KONIEC


6.9. Procedura REJESTRACJI i DEKRETACJI DOWODÓW KSIĘGOWYCH – K1

o Moduł: KSIĘGI → Księgowanie

o Zadanie: Obsługa ręcznej rejestracji i dekretowania dowodów księgowych, udostępnianie rozbudowanego systemu podpowiedzi wspomagających proces dekretacji, kontrola poprawności formalnej dowodów, drukowanie – zarówno dowodów księgowych, jak i zestawień kontrolnych.

o Wejście:Dane z dokumentów źródłowych wprowadzane ręcznie przez operatora.

o Wyjście:Zapisy w tabelach m_dowod_0, m_dowod_1 oraz m_dowod_1_konto stanowiące treść dowodów księgowych wprowadzonych do określonej teczki przez operatora.


START

Wybór w menu głównym systemu opcji Księgi → Księgowanie

Wybór teczki księgowej stosownie do rodzaju dowodów, jakie maja być rejestrowane lub w zależności od osoby księgującej.

• Zainicjowanie edycji nowego dowodu księgowego, wypełnienie danych nagłówkowych.

• Wprowadzenie kolejnych pozycji dowodu ze wskazaniem dekretu w układzie: Konto Wn, Konto Ma, Kwota.

• Sprawdzenie wprowadzonego dowodu, druk dowodu (opcjonalnie) i zaznaczenie go znacznikiem akceptacji

Tak

Rejestracja kolejnego dowodu księgowego

Nie

Druk dowodów, wykazów i zestawień kontrolnych.

KONIEC


6.10. Procedura KSIĘGOWANIA DOWODÓW do bufora archiwum – K2

o Moduł: KSIĘGI → Księgowanie

o Zadanie: Księgowanie wstępne tj. przeniesienie dowodów księgowych mających znacznik akceptacji z teczki do bufora archiwum wraz z modyfikacją obrotów i sald na poszczególnych kontach księgowych. Bufor jest wydzieloną częścią archiwum, która gromadzi dowody wstępnie zaksięgowane, tj. sporządzone i sprawdzone, które nie zostały jeszcze zatwierdzone i należą do nie zamkniętego miesiąca.

o Wejście:Zapisy w tabelach m_dowod_0, m_dowod_1 oraz m_dowod_1_konto należące do oznaczonych dowodów księgowych zapisanych w wybranej teczce.

o Wyjście:Zmodyfikowane zapisy w tabelach m_dowod_0, m_dowod_1, m_dowod_1_konto oraz nowe bądź zmodyfikowane zapisy w tabeli v_saldo.


START

Wybór w menu głównym systemu opcji Księgi → Księgowanie

• Wybór teczki księgowej, w której znajdują się dowody przeznaczone do księgowania.

• Weryfikacja znaczników akceptacji, tak aby wskazywały na dowody, które maja być księgowane.

• Uruchomienie procedury księgowania przyciskiem [Księguj] lub klawiszem F7 Tak

Księgowanie kolejnych dowodów zapisanych w pozostałych teczkach

Nie

KONIEC


6.11. Procedura WYCOFYWANIA DOWODÓW z bufora archiwum – K3

o Moduł: KSIĘGI → Archiwum

o Zadanie: Wycofanie dowodów z bufora, tj. przeniesienie wskazanych dowodów księgowych z bufora archiwum do teczki księgowej wraz z modyfikacją obrotów i sald na poszczególnych kontach księgowych. Bufor jest wydzieloną częścią archiwum, która gromadzi dowody wstępnie zaksięgowane tj. sporządzone i sprawdzone, które nie zostały jeszcze zatwierdzone i należą do nie zamkniętego miesiąca.

o Wejście:Zapisy w tabelach m_dowod_0, m_dowod_1 oraz m_dowod_1_konto należące do oznaczonych dowodów księgowych zapisanych w buforze archiwum oraz zapisy w tabeli v_saldo.

o Wyjście:Zmodyfikowane zapisy w tabelach m_dowod_0, m_dowod_1, m_dowod_1_konto oraz zmodyfikowane zapisy w tabeli v_saldo.

o Opis algorytmu:Algorytm działania procedury obejmuje następujące kroki:

START

Wybór w menu głównym systemu opcji Księgi → Archiwum

• Wybór i oznaczenie dowodów będących w buforze, przeznaczonych do wycofania do teczki księgowej.

• Uruchomienie procedury wycofania przyciskiem [Wycofaj] lub klawiszem F7 Tak

Wycofanie kolejnych dowodów zapisanych w buforze

Nie

KONIEC

6.12. Procedura ZATWIERDZANIA DOWODÓW – K4

o Moduł: ADMINISTRATOR → Księgi

o Zadanie:


Zakończenie procesu księgowania poprzez zatwierdzenie zaznaczonych znacznikiem akceptacji dowodów znajdujących się w buforze połączone z przeniesieniem ich do archiwum, nadaniem numerów pozycji w dzienniku zapisów i zablokowaniem możliwości jakichkolwiek dalszych ich modyfikacji. Zatwierdzony dowód przeniesiony do archiwum nie może być ponownie edytowany lub wycofany, a zatem działanie opisywanej procedury ostateczne i nieodwracalne.

o Wejście:Zapisy w tabelach m_dowod_0, m_dowod_1 oraz m_dowod_1_konto należące do oznaczonych dowodów księgowych zapisanych w buforze oraz zapisy w tabeli v_saldo.

o Wyjście:Zmodyfikowane zapisy w tabelach m_dowod_0, m_dowod_1, m_dowod_1_konto oraz zmodyfikowane tabele systemowe v_Dziennik Zapisów i v_Księga Główna.


START

Wybór w menu głównym systemu opcji Księgi → Archiwum

Wywołanie okna bufora z niezatwierdzonymi dowodami za pomocą przycisku Zatwierdź

• Zatwierdzenie wybranych dowodów poprzez postawienie znacznika akceptacji• Weryfikacja chronologii dowodów. • Uruchomienie procedury finalnego księgowania przyciskiem [Księguj] lub klawiszem

F7 Tak

Zatwierdzenie i księgowanie finalne kolejnych dowodów

Nie

KONIEC


6.13. Procedura ZAMYKANIA MIESIĄCA – K5

o Moduł: ADMINISTRATOR → Księgi

o Zadanie: Zamknięcie aktualnego miesiąca księgowego oraz otwarcie do księgowania miesiąca następnego. W zależności od ustawień konfiguracyjnych zamykanie miesiąca może być połączone z zatwierdzeniem wszystkich znajdujących się w buforze dowodów należących do zamykanego miesiąca. Zatwierdzane dowody są przenoszone z bufora do archiwum i jednocześnie blokowana jest jakakolwiek możliwość ich dalszej edycji bądź wycofywania.

o Wejście:Zapisy w tabeli a_księga_miesiac oraz zapisy w tabelach m_dowod_0, m_dowod_1 oraz m_dowod_1_konto należące do oznaczonych dowodów księgowych zapisanych w buforze.

o Wyjście:Zmodyfikowane zapisy w tabeli a_ksiega_miesiac oraz w tabelach m_dowod_0, m_dowod_1, m_dowod_1_konto oraz zmodyfikowane tabele systemowe v_Dziennik Zapisów i v_Księga Główna.


START

Wybór w menu głównym systemu opcji Administrator → Księgi

Wskazanie na liście bieżącej księgi, tj. aktualnej ewidencji rocznej

• Wskazanie zamykanego miesiąca na wykazie miesięcy danej księgi – musi to być miesiąc kolejny, następujący po ostatnim zamkniętym miesiącu.

• Uruchomienie procedury zamykania wskazanego miesiąca przyciskiem Zamknij lub klawiszem F9.

• Badanie czy w buforze znajdują się niezatwierdzone dowody należące do zamykanego miesiąca oraz czy ustawienia konfiguracyjne pozwalają na ich zatwierdzenie w trakcie zamykania.

• Po spełnieniu wymaganych warunków zatwierdzenie dowodów, ustawienie znacznika zamknięcia miesiąca, otwarcie miesiąca kolejnego.

Nie

KONIEC


6.14. Procedura ROZRACHUNKÓW RĘCZNYCH – R1

o Moduł: KSIĘGI → Rozrachunki

o Zadanie: Prowadzenie rozrachunków ręcznych polegające na rozliczeniu zapisu zaksięgowanego po jednej stronie konta rozrachunkowego z jednym lub wieloma zapisami zaksięgowanymi po drugiej stronie tego konta (rozliczane mogą być także zapisy po tej samej stronie konta, ale o przeciwnych znakach). Rozliczanie, zwane też kojarzeniem zapisów, nie tworzy nowych dowodów księgowych ani nie zmienia kwot zapisów, jedynie powoduje zmianę ich sald rozrachunkowych.

o Wejście:Zapisy w tabelach m_dowod_0, m_dowod_1, m_dowod_1_konto oraz v_saldo odnoszące się do kont rozrachunkowych.

o Wyjście:Zmodyfikowane zapisy w tabelach m_dowod_0, m_dowod_1, m_dowod_1_konto oraz v_saldo odnoszące się do kont rozrachunkowych.

o Opis algorytmu:Algorytm obejmuje następujące kroki:

START

Wybór w menu głównym systemu opcji Księgi → Rozrachunki

• Wybór konta rozrachunkowego, przejście na poziom ostatniej analityki na której prowadzone będzie kojarzenie zapisów.

• Cyklicznie powtarzane czynności: wejście na poziom zapisów księgowych, wybór zapisu do rozliczenia, wywołanie listy zapisów skojarzonych z wybranym zapisem, dopisanie do listy kolejnych zapisów skojarzonych.

Tak

Ręczne kojarzenie zapisów na innym koncie rozrachunkowym

Nie

KONIEC


6.15. Procedura ROZRACHUNKÓW AUTOMATYCZNYCH – R2

o Moduł: KSIĘGI → Rozrachunki

o Zadanie: Wykonywanie rozrachunków automatycznych według zadanego kryterium kojarzenia na dowolnym poziomie analityki konta rozrachunkowego. Stosowane kryteria to:

• zgodność kwoty,• zgodność opisu,• zgodność transakcji,• chronologia.

W zależności od poziomu analityki, na którym wywołano procedurę, rozrachunki automatyczne mogą być wykonywane zarówno na pojedynczym koncie analitycznym jak i na wszystkich subkontach wskazanego konta syntetycznego.

o Wejście:Zapisy w tabelach m_dowod_0, m_dowod_1, m_dowod_1_konto oraz v_saldo odnoszące się do kont rozrachunkowych.

o Wyjście:Zmodyfikowane zapisy w tabelach m_dowod_0, m_dowod_1, m_dowod_1_konto oraz v_saldo odnoszące się do kont rozrachunkowych.

o Opis algorytmu:Algorytm obejmuje następujące kroki:

START

Wybór w menu głównym systemu opcji Księgi → Rozrachunki

• Wybór konta rozrachunkowego, przejście na wybrany poziom analityki.• Wybór opcji Autorozrachunki• Wskazanie kryterium automatycznego kojarzenia • Uruchomienie procesu rozrachunków automatycznych na wybranym koncie

Tak

Automatyczne rozrachunki na innym koncie rozrachunkowym.

Nie

KONIEC


Instrukcja programu komputerowego. (załącznik Nr 5)

Instrukcja programów komputerowych służących do ewidencji finansowo – księgowej,

kadrowo – płacowej oraz ewidencji majątku znajduje się na załączonej do zasad (polityki)

rachunkowości płycie DVD.


zarzadzenie nr -00 109 · 2016-12-20 · zarzadzenie nr -00 109 dyrektora sadu okregowego w...

Documents