Revised November 2012

Your Wedding at  Bates Memorial Baptist Church  Love is patient, love is kind. It does not envy, it does not boast, it is not 

proud. It is not rude, it is not self‑seeking, it is not easily angered, it keeps 

no record of wrongs. Love does not delight in evil but rejoices with the 

truth. It always protects, always trusts, always hopes, always perseveres. 

Love never fails. 1 Corinthians 13:4‑8  

Bates Memorial Baptist Church Dr. F. Bruce Williams, Senior Pastor  

620 East Lampton Street Louisville, Kentucky 40203 

502‑636‑0523/ fax 502‑636‑9254 www.batesmemorial.com  

 

2

Congratulations on your wedding!  This is a very exciting time in your life and we at Bates Memorial are excited to be a part of such a joyous occasion.  In order to make your wedding one of success, we have compiled a booklet  to  answer  general questions  that  you may have.   We have  tried  to be extensive  in covering many aspects of wedding preparation, however, if you have any questions that are not covered in  this booklet please  feel  free  to  contact  the  church  for  further  clarity.   Again  congratulations  and we pray that your wedding day is one filled with joy, peace and an abounding amount of love.   

GENERAL INFORMATION WEDDING PREPARATION FORM Please complete the form located in the back of this packet and return to the church office by mail or fax.    TIME SCHEDULE Weddings at Bates Memorial are celebrated on Saturdays.  The times set for weddings are NO LATER than 1:00  p.m.  and  are  typically  scheduled  for  two  hours  to  allow  ample  time  for  the  service.  IT  IS  VERY IMPORTANT  THAT  THE WEDDING  BEGIN  PROMPTLY  to  allow  sufficient  time  to  celebrate  the  service, which  you  have  carefully  planned.  In  addition,  time will  be  allowed  following  the wedding  service  for photographs.  Access to any facility will be at 9:00 a.m. in order to decorate.    WEDDING DATES In  choosing  a  wedding  date  please  be  aware  that  all  Bates  Memorial  Special  Days  and  events  take precedent.  In choosing a wedding date it is imperative to pick at least two dates to allow for any changes that may  occur.    Although we  take  the  strictest measure  in  accommodating  any  day  that  you  choose please be aware that certain unexpected events can take place.  Your date selection does not guarantee availability. Weddings are booked on a first come first serve basis so please plan well  in advance. The church calendar is prepared in November for the upcoming year.  NO DATES WILL BE PLACED ON THE CALENDAR  UNTIL  THIS  TIME.    NO  DATES  WILL  BE  PLACED  ON  THE  CALENDAR  UNTIL  IT  HAS  BEEN CONFIRMED IN WRITING THROUGH THE CHURCH OFFICE.   ANY CHANGES TO YOUR DATE NEEDS TO BE REQUESTED  IN WRITING.    NO WEDDING  DATES WILL  BE  CONFIRMED OVER  THE  TELEPHONE.    FORM MUST BE COMPLETE AND RETURNED BEFORE ANY DATES ARE CONSIDERED. NO WEDDINGS WILL BE SCHEDULED  AT  THE  CHURCH  DURING  MAJOR  HOLIDAY  WEEKENDS:  Mother’s  Day,  Memorial  Day, Father’s Day, Easter, 4th of July, Labor Day, Thanksgiving, Christmas and New Years or during CHURCH RELATED CELEBRATIONS such as Church Anniversary (2nd Weekend of April) Children and Youth Day (4th Weekend of June) Men’s Day (3rd Weekend of July) and Women’s Day (4th Weekend of August), Bates X‐travaganza  (Last  Saturday  in  July  or  1st  Saturday  of  August)  Pastor’s  Anniversary  (2nd  Weekend  of October).  THERE  WILL  NO  EXCEPTIONS  TO  THIS  RULE.  PLEASE  BE  AWARE,  AS  WE  CONDUCT  DAILY CHURCH BUSINESS, events can and will take precedence that are not included in this list of dates.   DEPOSIT A NONREFUNDABLE DEPOSIT OF 50% OF THE CHURCH RENTAL WEDDING FEE IS DUE WITHIN 30 OF THE APPROVAL OF YOUR WEDDING DATE. The remaining balance MUST BE  1 MONTH prior to your wedding date OR IT WILL BE REMOVED FROM THE CHURCH CALENDER.   FACILITIES Bates Memorial is a vital church providing for the spiritual and ministerial needs of its people and the surrounding community.   Our newly constructed church  located at 620 East  Lampton was completed  in 2004, provides us with a jewel‐like setting for your wedding with delicate lighting and a state of the art media center.  The color for this  exquisite  building  is  plush  royal  purple  and  provides  an  elegant  atmosphere  for  any wedding.    Its seating capacity is 825.  Fellowship Hall Seating Capacity is 150.   

3

Bates Memorial Annex located at 728 East Lampton Street  provides an intimate chapel like environment, with elegant  a  stained glass windows allowing  for perfect  sunshine and marvelous  lighting.    Its  seating capacity is 200.  Fellowship Hall Seating Capacity is 60.   PARKING Your  guests  are welcome  to  use  our  church  parking  lot while  attending  a wedding  at  619  or  620  East Lampton Street. All vehicles must be taken out of the parking lot immediately following the wedding (or rehearsal)  since  the  parking  spaces  will  be  used  by  others.  Delinquent  cars  will  be  towed  at  owners’ expense.  The  parking  lot  at  620  East  Lampton  can  accommodate  approximately  200  cars.  If  you  are anticipating a large number of guests, it may be helpful to have someone assist them in making maximum use of the available parking.  GUEST PREACHERS Pastors  from other  churches  or ministers  from other  denominations  are welcome  to  participate  in  the wedding ceremony. Visiting ministers are expected to be present at the wedding rehearsal. Please inform us at the time of completing the form if other ministers or priests will take part in your wedding.   MUSIC If  you  desire  for  Bates  Music  Ministry  to  perform  or  provide  music  for  your  wedding,  please communicate directly with the Director of Worship.   All fees will be negotiated between the wedding couple and the Director of Worship. This cost is separate from the the Church Rental Fee.  Our media staff will be on hand the day of the rehearsal and the day of the wedding to aid in lights and to play requested songs from a CD.   GUEST MUSICIANS If you desire to invite guest musicians, please inform the Church Office and the Director of Worship.  Guest musicians are permitted to use Bates Memorial’s musical equipment.    REHEARSAL The rehearsal is usually held the evening before the wedding, and is an important part of the preparation for  the  ceremony.  It  allows  members  of  the  immediate  wedding  party  to  become  familiar  with  the environment of our church  facility and with  the  roles  they will  assume as part of  the wedding. We ask that you make sure that all members of the wedding party be present for the rehearsal and that they arrive  on  time.    Rehearsals  are  scheduled  for  6:00  p.m.    The  rehearsal  should  take  approximately  45 minutes  to 1 hour. The rehearsal  itself  is not  the time for discussion and/or decision‐making. Please be aware  that  it  is  not necessary  for  the musicians  to  be  present  for  the wedding  rehearsal  if  they  have practiced with the soloist prior to the rehearsal.   REHEARSAL DINNER Often times the wedding party likes to have a dinner after the rehearsal. The party is allowed to bring in their food and can use the church fellowship hall to eat. Because Bates has an industrial kitchen, no one is permitted to use the kitchen for any cooking. We do allow for food to be warmed.  The dinner must begin promptly after the rehearsal and must be cleared within an hour and a half after the rehearsal dinner. The entire rehearsal and rehearsal dinner can be held from 6‐8:30 p.m. Please be aware it is NOT permissible to  bring  any  alcoholic  beverages  to  the  church  premises  and  smoking  is  not  permitted  in  ANY  church facility or on church grounds. .  Grills are NOT allowed on church property. In your music selection please be considerate of the reverence of the church.  The wedding party is responsible for all items needed for the dinner  including paper products and all materials must  removed and the area be cleaned and leave the church in the way that it was found.    

4

CHURCH WEDDING FACILITATOR Our wedding facilitator is on hand the day of the wedding rehearsal, to assure that the discretions of the church remain first priority. The Church Wedding Facilitator does not coordinate your wedding. It is your coordinator’s  responsibility  to  oversee  photographers  and  florists  and  your wedding  party. Our  church facilitator  is  simply  in attendance  to assure  that  proper procedures are  followed and conform with  the respective guidelines as outlined in the handbook. The church wedding facilitator is present 45 minutes before each ceremony, and  is available only on  the day of  the wedding  rehearsal and  the day of  the wedding.     We  recommend  that  you  speak with  the  church wedding  facilitator Wanda  Carson  before purchasing decorations and items for your wedding. You may contact her at the following email address:  wanda.m.carson@gmail.com   PHOTOGRAPHY AND VIDEOTAPING Since  the wedding  is  a  sacred  service,  all  photographers,  amateur  and professional,  are  asked  to  show reverence  for  the  ceremony  and  the  building  in  which  it  takes  place.  Following  the  ceremony,  the wedding party may return for pictures. A maximum of 45 minutes to an hour will be allowed for taking pictures following the service. Please be aware that if the wedding starts late, the subsequent picture taking time will likely need to be shortened accordingly. Occasionally couples prefer to have the majority of  their  pictures  taken  prior  to  the  ceremony  rather  than  after.  We  are  happy  to  accommodate  such requests.    The  areas  in  which  such  pictures  may  be  taken  are  limited  to  the  bride’s  gathering  area, sanctuary,  and  outside  the  building.  Depending  on  other  services  and  prior  scheduling,  the  church sanctuary may or may not be available  for pictures before the wedding. At all  times photographers are cautioned  against  marring  furniture  by  standing  or  placing  camera  equipment  on  the  pews  or  other church furnishings. They will be held responsible for any damage so caused. Outside photographers and videographers are not permitted to use Bates Memorial’s media equipment.    FLOWERS AND DECORATIONS Our desire  is  for you to have a  joyful wedding.   However, with the extensive activities that  take place within the church it is impossible for us to allow any decorations to be brought in prior to the wedding and left over night.  We will do our best to accommodate you on your wedding day with ample time to decorate the building. In addition to flowers worn or carried by those in the wedding party, you may wish to  place  other  floral  arrangements  in  the  church. When making  preparations  with  your  florist,  please observe the following guidelines:   For floral arrangements placement please check with church wedding attendant.  The  florist  must  supply  any  stands  or  pedestals  used.  Depending  upon  the  time  of  year  in which  your wedding  takes place,  there may be  church decorations  already  in place  in  the  sanctuary  to highlight the particular season. Please do not move or remove any of these church decorations, as they will be used at other services that same weekend. DECORATIONS MUST NOT BE ATTACHED TO THE PEWS OR  OTHER  FURNITURE  BY  PINNING,  GLUING,  NAILING,  TACKING,  TAPING  OR  STAPLING.  Decorations may be attached using elastic bands, plastic pew clips, or ribbons. Please remove all floral arrangements and/or decorations from the church after the ceremony.  All candles that may be used in the wedding must be drip‐less. Bates Memorial  is not responsible for ANY items that may be left at the church after the ceremony. If there is an item in the church that you may need for your wedding please check with the Church Wedding Coordinator before using.     UNITY CANDLE/ CANDLES Some couples wish to light a candle during the ceremony symbolizing their unity.  Should you choose this, purchase  a  high‐quality  large  drip‐less white  candle. Any  damage  to  Bates Memorial’s  carpet  due  to dripping candle wax that results in Bates Memorial clean up will be charged to the wedding couple.   SAFETY CONCERNS It is not permissible to throw rice or flower petals in or around the church due to safety hazards they may cause. Flower petals can be thrown/placed on the runner where the bridal party walks. Also, rice can be harmful if eaten by some animals. If you wish to include this tradition as part of the festivities, we suggest the use of birdseed or bubbles outside the church following the ceremony. Balloon arches are permitted 

5

in  the  sanctuary  however,  no  free‐floating  balloons  are  allowed  in  the  sanctuary.    Balloon  clusters  are allowed in the fellowship hall.   WEDDING PROGRAMS Please provide the Pastor or officiating minister and Director of Worship with an outline of the order of service at the rehearsal.  CHURCH RENTAL WEDDING FEES We are delighted that you have chose to celebrate you joyous occasion at Bates Memorial Baptist Church.   MEMBERS  728 E. Lampton Street  $200 Sanctuary  $250 Sanctuary and Fellowship Hall   NON‐MEMBERS  300 Sanctuary 350 Sanctuary and Fellowship Hall   MEMBERS $300 Sanctuary  $350 Sanctuary and Fellowship Hall    NON MEMBERS *620 East Lampton Street  $500 Sanctuary  $600 Sanctuary and Fellowship Hall    *100 for Fireside Room   All  rules  set  forth  in  the Wedding Handbook  pertain  to  all  guests  using  the  church.  Half of the deposit is due upon turning in your form and is NON REFUNDABLE.   The remaining balance needs to be paid 2 weeks prior to your wedding date or it will be removed from the church calendar.   *Handicapped Accessible.   Only  check  or money  orders  are  accepted.    Please make  all  payments  out  to  Bates Memorial Baptist Church. Payments  should be addressed  to Bates Memorial  care of Church Secretary.   

6

CHURCH REQUIREMENTS  TIME FRAME Bates  Memorial  policy  requires  that  there  be  at  least  three  months  between  setting  the  date  of  the wedding  and  the  marriage  ceremony  itself  to  provide  for  ample  planning  in  accordance  with  church events and counseling.      MARRIAGE PREPARATION COUNSELING  In addition to assisting you with the wedding day, the Church wishes to assist you in building a successful marriage. In order to do this, the Pastor requires that all couples complete a premarital program. These counseling sessions will be held by qualified counselors and ministers of Bates Memorial and a total 4 classes and are designed to deepen your awareness of the challenges of  living together  in a Christian marriage. Through discussions, you will have the opportunity to concentrate more intensely on the many facets of married  life. Some of  the topics presented  include: the changing nature of marriage, personal growth  and  couple  adjustment,  mutual  decision‐making,  the  elements  of  effective  communication, conflict management,  intimacy,  financial  planning,  and  the  extended  family.  The marriage  preparation counseling  sessions  should  be  completed well  in  advance  of  the  date  of  the wedding.  COUNSELING SESSIONS ARE OFFERED ONCE A QUARTER.  NO  couple will  be married  at Bates Memorial  unless  the counseling  is  completed.  The  FIRST  Premarital  Class  is  MANDATORY  and  cannot  be made  up.  ALSO BOTH MEMBERS  OF  THE  COUPLE MUST  BE  IN  ATTENDANCE.  DATES  FOR  COUNSELING  SESSION  ARE AVAILABLE  ONLINE  at  www.batesmemorial.com.  Click  contact  us  and  the  information  is  locate underneath  the  tap  mark  administrative  forms.      Please  note  that  Bates  Memorial  prides  itself  on honoring  the  strictest  confidences  concerning  your  appointments  and  anything  discussed  in  the counseling  sessions  will  remain  between  the  couple  and  the  counselors.  It  is  your  responsibility  as  a couple to attend and complete the marriage preparation counseling.      1st Pre‐Marital Counseling Group Session (PMCG)  Overview, Mandatory Information: Pastor will conduct the 1st/initial session of all Pre‐Marital counseling, each quarter. At this group session, members will introduce themselves, an assurance made that each couple has completed/obtained and completed a Pre‐Marital Packet. Pastor will ask couples to share how they met and if they have prayed and received a confirmation from God, individually about their decision to become husband and wife. Pastor will also introduce the Ministers that will be responsible for conducting the remaining 3(4) Pre‐Marital group sessions.  Finally, our Wedding Coordinator, Kelly Guess will also be introduced and available to share with group and critical wedding planning information.      2nd Pre‐Marital Counseling Group Session (PMCG) Questions for couples: Will be briefly reviewed (actual handout) with an assignment for questions to be completed by each partner individually and returned for discussion in next, 3rd PMCG, which is an one hour and a half to two hour format.    3rd (PMCG)* Homework Questions: Will be reviewed, discussed and if needed a private session can be scheduled. Also during the session, the BIG‐3 will be addressed along with the question review. The BIG 3 are: Communication ‐ Sex ‐ Finances (C‐S‐F) *Please note, due to the nature of discussion, this class may run over.      

7

4th (PMCG) Final Questions/Any Changes: During this finally session, couples will have an opportunity to continue discussion of C‐S‐F or any other elements addressed during their month of Pre‐Marital counseling. Couples with each responsible for their own changes and contacting the Wedding Facilitator.    5th PMCG   4th Week of Any Quarter (make‐up for one session missed or a need for a private individual session)  Couples will understand that all group sessions are mandatory.  Available Level Ground Staff, Pastor or Janise    WEDDING CEREMONY Two witnesses (best man and maid/matron of honor) are required.   

CIVIL REQUIREMENTS  MARRIAGE LICENSE 

Licenses in Kentucky  

Where Are Marriage Licenses Issued?   

1. The bride and groom may go to any county in Kentucky to get a marriage license as long as both are 18 years of age or older.  

2. Marriage licenses may be used in any Kentucky county and cannot be used anywhere but in Kentucky.  

Who Issues Marriage Licenses?  

1. The county clerk issues marriage licenses.   

2. Marriage licenses are valid for 30 days, including the date it is issued, and after that time it is invalid. Therefore, if the marriage is not solemnized within the 30‐day period, the parties must apply for a new license.  

Is There a Waiting Period or Blood Test Requirement?  

1. No.  

The Application Process   

1. An application for a marriage license may be made and signed by written request of the female.  In most cases, both the man and woman apply for the marriage license in person in the clerk’s office. 

2. In Jefferson County, you may make application in person at any of our seven branch locations.  Or, you may make an application in person at our Professional License Department, located in Metro Hall, 527 W. Jefferson St., Room 100A.  

8

3. Identification is required. Acceptable forms of ID include: Drivers License, current picture ID, or  passport.  

4. Both parties must be 18 years old or older.  

5. There is a $34.50 fee for a marriage license. 

A marriage  license  is  required  from  the  Jefferson  County  Clerk’s  office.  The  person  solemnizing  the marriage or  the  clerk of  the  religious  society before whom  it was  solemnized  shall, within one month, return  the  license  to  the  county  clerk  of  the  county  in  which  it  was  issued,  with  a  certificate  of  the marriage over his signature, giving the date and place of the celebration and the names of at least two of the  persons  present.  The  names  of  the witnesses  and  the  person  performing  the  ceremony  should  be typed or printed below the signatures. The certificate (of the person performing the ceremony) shall be filed  in  the county clerk’s office. The county clerk shall keep  in a  record book a register of  the parents' names,  and  the  person  by whom and  the  date when  the marriage was  solemnized,  and  shall  keep  an index to the book in which the register is made.  The county clerk will then issue a certificate of marriage and mail to the bride and groom at the address furnished to the clerk by the parties. 

CONTACT INFORMATION  Wedding Scheduler              Darlene Morrow darlenem7@yahoo.com   Church Wedding Facilitator    Wanda Carson  wanda.m.carson@gmail.com Director of Worship            Anthony Christian  502‐636‐0523 ext 208  Media Director             Nathan Wilkes  502‐636‐0523 ext 201  CONCLUSION The Church bears the responsibility of regulating what takes place in its house of worship. Accordingly, we encourage  your  openness  to  the  guidance  and  advice  in  the  planning wedding.  Though  your  personal tastes and legitimate preferences will be considered, please keep in mind that the Pastor has the difficult responsibility of subjecting your expressed wishes to the scrutiny of Christian principles long established not only by our church but by God. To some, our wedding policies may seem more disciplined than those found  in  some  other  churches.  Please  be  aware  that  this  is  because  we  take  great  care  here  in  the celebration of the Church’s weddings, their proper and joyous celebration is of such importance to us that we quite willingly shoulder the responsibility of maintaining the dignity and depth of that long tradition. Our  guidelines  are  presented  not  as  impositions  or  regulations,  but more  as  expectations  and  norms, intended to help all who gather—your families and friends—to celebrate well the spiritual dimension of your marriage. The Pastor and community of Bates Memorial wish  for your wedding ceremony  to be a truly  beautiful  experience,  one  that  you will  treasure  for  the  rest  of  your  lives.  It  is  hoped  that  these guidelines will help toward achieving that goal.  Once again congratulations!  

9

   

Church Rental Wedding Fees  MEMBERS  728 E. Lampton Street  $200 Sanctuary  $250 Sanctuary and Fellowship Hall   NON‐MEMBERS  300 Sanctuary 350 Sanctuary and Fellowship Hall   MEMBERS 620 East Lampton Street $300 Sanctuary  $350 Sanctuary and Fellowship Hall    NON MEMBERS 620 East Lampton Street  $500 Sanctuary  $600 Sanctuary and Fellowship Hall    *100 for Fireside Room    Half  of  the  deposit  is  due  upon  turning  in  your  form  and  is  NON REFUNDABLE.   The  remaining balance needs  to be paid 2 weeks prior  to your wedding date or it will be removed from the church calendar.   *Handicapped Accessible.      

10

WEDDING PREPARATION FORM Please complete and return to church office .  

Please thoroughly read through the “Your Wedding at Bates Memorial” packet.  

FACILITY INFORMATION *Date(s) Requested for Wedding______________ Second Choice _____________ 3rdChoice___________ 

Please Check One   ____620 E. Lampton _____728 E. Lampton  

Other_______________________________________________________________________ 

Estimated Number of Guest___________________ 

All dates MUST be approved through the church office in order to be finalized. BRIDE INFORMATION 

Brides Name_________________________________________________________________________ 

Bates Member yes/no _____If no, Church Affiliation?_______________________________________ 

Address _____________________________________________________________________________ 

Work Phone__________________ Home Phone______________ Cell Phone_____________________ 

Email Address_______________________________________________________________________ 

Date of Birth ___/____/____ Status Check One ____Never Married ____Divorced___Widowed 

Number of Children __________ 

GROOM INFORMATION 

Groom’s Name_______________________________________________________________________ 

Bates Member yes/no _____If no, Church Affiliation?_______________________________________ 

Address ____________________________________________________________________________ 

Work Phone__________________ Home Phone______________ Cell Phone_____________________ 

Email Address_______________________________________________________________________ 

Date of Birth ___/____/____ Status Check One ____Never Married ____Divorced___Widowed 

Number of Children __________ 

WEDDING REHEARSAL/DINNER 

Will you use the church fellowship hall for a wedding rehearsal dinner? Yes/No______ 

Rehearsal Date______________________   Number of Participants_____ 

 

WEDDING INFORMATION 

Officiating Minister if other than a  Bates Memorial Minister___________________________________________ 

Address_____________________________________________________________________________ 

Work Phone__________________ Home Phone______________ Cell Phone_______________ 

 

 We, ________________________________ and ________________________________have read and  

(Bride)          (Groom) fully understand the obligations and requirements for Wedding Arrangements held at Bates Memorial Baptist Church. Date _____________________________________   

***FOR OFFICE USE ONLY*** Approved __________ Denied _____________    Initial_______________