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CAPÍTULO 111 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y APLICACION DEL PRESUPUESTO COMO UNA HERRAMIENTA DEL CONTROL PARA LA PEQUEÑA EMPRESA EN EL SECTOR
FERRETERO DEL AREA METROPOLITANA DE SAN
SALVADOR.
GUIA PARA LA ELABORACION Y APLICACION DEL PRESUPUESTO
Objetivo de la guía.
Ambito de aplicación de la guía.
Participación de la Gerencia.
Instructivo para el uso de la guía.
Proceso para la elaboración de los presupuestos.
- Planeación.
- Formulación.
- Aprobación.
- Ejecución y Coordinación.
- Control.
Pasos a seguir para la elaboración de los presupuestos.
Clases de presupuestos.
- Presupuesto de ventas.
- Presupuesto de compras.
- Presupuesto de gastos de operaciin.
- Presupuesto de efectivo.
- Estado de resultado proyectado.
- Balance general proyectado.
seguimiento y evaluación.
Elaboración del informe de control presupuestario para
la toma de decisiones.
Implantación de la guía.
1. OBJETIVO DE LA GUIA
Presentar de una manera clara y sencilla la secuencia
lógica que permita tener un conocimiento más objetivo de la
forma en que puede llevarse acabo, la elaboración y
aplicación del presupuesto brindando un marco de referencia
para la acertada toma de decisiones financieras, actuales y
futuras.
2. AMBITO DE APLICACION DE LA GUIA
El ámbito de aplicación de la guía, en las empresas
distribuidoras de materiales de construcción de tipo pesado
se orienta a las diferentes areas funcionales que operan
dentro de la misma.
La actividad principal de las empresas ferreteras es la
canpra y venta de materiales de construcción, la guía para la
elaboración y aplicación de los presupuestos se desarrollará
a través de un plan sustantivo y un plan financiero,
elaborando los presupuestos siguientes: ventas, compras,
gastos de administración, gastos de ventas, de efectivo y
estados financieros proyectados.
Cabe aclarar que los presupuestos de producción, materia
prima, mano de obra directa y el de gasto indirectos de
fabricación; son utilizados en empresas industriales, por lo
que no se elaboran en este trabajo.
3. P A R T I C I P A C I O N D E L A G E R E N C I A
Una guía para la elaboración del presupuesto aún
conteniendo los elementos tecnicos, adminlstrativos y
financieros adecuados, como herramienta financiera, es
determinante en el desarrollo de los negocios, actualmente no
podría llevarse a cabo un resultado satisfactorio sin la
participación y apoyo de la gercncia y los empresarios, en
razón de que estos ejecutivos son los que en última instancia
van a poner en marcha y a medir los resultados en los
diferentes períodos que los llevará a tomar las medidas
correctivas necesarias a efecto de lograr las metas trazadas.
4 . INSTRUCTIVOS PZilU EL USO DE LA GUIA
La guía para la aplicación y elaboración del presupuesto
en las empresas distribuidoras de materiales de construcción
del área metropolitana de San Salvador, está diseñada para
ser utilizada en las dlterentes áreas tuncionales de las
mismas.
Es indispensable que cada responsable de área posea un
copia de la guía y esté enterado de cuando y como hará uso de
ella.
La guía será de utilidad desde el comienzo de la
planeación presupuesta1 del ejercicio fiscal siguiente, año
a año la guía servirá a los responsables de área para
orientarlos sobre la manera como realizar las estimaciones y
elaborar los presupuestos; así como el procedimiento para su
aprobación e implantación.
5 . PROCESO PARA LA ELABORACIOB DE LOS PRESUPUESTOS
Toda formulación de presupuestos requiere previamente la
ccnsideración de ciertas etapas que básicamente deben tomarse
en cuenta en todo proceso, estas son: Planeación,
Formulación, Aprobación, Ejecución y Coordinación, Control.
5.1 PLANEACION
Para la elaboración del presupuesto la planeación es la
selección racional de objetivos, metas y de los medios
necesarios para alcanzarlos, la idea fundamental es la
racionalidad, pues al existir al ternativas de acción se
tienen que elegir los mejores para el logro de los objetivos
y metas atendiendo además a los medios y recursos
disponibles, por tanto se dice que en esta etapa la empresa
prepara los recursos humanos y materiales, hace acopio de
datos históricos, prevee y organiza todos aquellos elementos
necesarios para llevar a cabo la elaboración del plan
presupuestario.
5.2 FORHULACION
Luego de haber efectuado la planificación de los
presupuestos, se procede a la tormulación tomando en cuenta
todas las áreas funcionales de la empresa y los instrumentos
a utilizar para alcanzar los objetivos trazados.
5.3 APROBACION
Después de haber formulado el presupuesto, se procede a
su respectiva aprobación, es aquí donde se decide si se pone
en marcha tal como está o si se harán modificaciones.
Esta aprobación tiene por objetivo lograr el apoyo y la
cooperación consciente de todo el personal, así como su
afinación y ajuste, dando lugar al presupuesto definitivo a
ejercer.
5 . 4 EJECUCION Y COORDINACION
Cuando el proyecto ha sido aprobado se procede a ponerlo
en marcha, cuyo trabajo es de todo el personal desde los
obreros bajo las órdenes de su jefe hasta los funcionarios de
las mas altas jerarquías, por lo que es necesario formular
manuales especlficos de labores coordinas de procedimientos
y metodos, de la misma forma como se hace para las
instalaciones de cualquier sistema administrativo.
5 . 5 CONTROL
El control presupuestario comprende una serie de
funciones encaminadas a la observación y vigilancia del
ejercicio del presupuesto.
El objetivo de controlar el desarrollo del presupuesto
es localizar actitudes perjudiciales en el momento que
aparecen para evitar que ocacionen momentos críticos o de
mayor importancia negativa.
6. PASOS A SEGUIR PARA LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO
ACTIVIDAD
Informe de los encargados de cada unidad sobre las políticas y objetivos de la empresa, que estaran vigentes durante el periodo presupuestado.
Elaboración del Plan de Trabajo que permita la elaboración del presupuesto.
Discusión del Plan de Trabajo, con el personal, involucrado para obtener sus opiniones y emisión de instructivos.
Reunián de los encargados de la unidad para conocer políticas y objetivos
Elaboración y revisión de estimaciones presupuesta1 es tentativas de cada unidad
Elaboración del Presupuesto.
presentación del presupuesto tentativos al gerente para su revisión y estudio previo a la aprobación final.
Devolución del presupuesto tentativo con observaciones para su corrección
Hacer correcciones sugeridas al presupuesto y llevar a cabo la elaboración definitiva.
Se inicia el proceso del control presupuestal
ENCARGADO
GERENTE O ADMINISTRADOR
ENCARGADO DE PRESUPUESTO
ENCARGADO DE PRESUPUESTO
GERENTE O ADMINISTRADOR
ENCARGADO DE PRESUPUESTO
ENCARGADO DE PRESUPUESTO
ENCARGADO DE PRESUPUESTO
GERENTE
ENCARGADO DE PRESUPUESTO
ENCARGADO DE UNIDAD
7 . CLASES DE PRESUPUESTOS
7.1 PRESUPUESTO DE VENTAS
Para efectos de la guia y del caso practico que se
presenta y después de un análisis detenido de los métodos m6s
utilizados para presupuestar llegamos a la conclusión de
utilizar el método estadístico de mínimos cuadrados para el
pronóstico de las ventas de la empresa XYZ, debldo a que
tiene mejor aplicación al tipo de empresa en estudio y además
por ser los mas confiables y los más comúnmente usados, dado
que se dispone de la información de ventas de períodos
anteriores y por ser de iácil aplicación, el método de
mínimos cuadrados se basa en la ecuación matematica de la
linea recta; Y = A + BX, donde "Y" es igual a las ventas.y es
considerada una variable dependiente; "X" se refiere al
tienpo y constituye la variable independiente, los parámetros
A y B se denominan coeficientes de regresión y son los que
permiten calcular el valor de la variable "X" y "N" que es
igual al número de aiios, para determinar los valores se hace
uso de las ecuaciones que a continuación se presentan y que
canplanentan la utilización de la ecuación Y = A t EX dichas
ecuaciones son:
La aplicación y desarrollo de este método se ilustra en
el cálculo de pronóstico de ventas del caso práctico que se
presenta en la implementación de la guia.
Conocidas las cantidades resultantes de la aplicación de
este mhtodo se determina el presupuesto de venta en unidades
y valores; las cantidades y valores se calculan multiplicando
las cantidades de unidades a vender en el periodo por el
precio de venta unitario, esta información se registra en el
formulario disefiado para este tipo de presupuesto.
Instrucciones para utilizar el tormulario; antes de
hacer mención del proceso para llenar el cuadro, es
importante conocer la estructura del mismo.
El formulario consta de un encabezado en el cual se debe
expresar el nombre de la empresa, el tipo de presupuesto al
cual se hace referencia, el período presupuestario y las
unidades o valores a utilizar (cabe mencionar que el tipo de
encabezado expresado siempre será igual para todos los
cuadros a utilizar en los presupuestos).
En el formato o cuadro, el período presupuestario está
ccmtenplado anualmente y se divide al mismo tiempo en periodo
intermedios, trimestrales y mensuales para los cuales existe
una cadena donde se totalizan los trimestres y otros que
contienen la suma total anual, a la izquierda del cuadro la
colisnna inicial esta reservada para anotar los nombres de los
diferentes productos y conceptos que contienen los
presupuestos a utilizar.
PROCESO PARA LLENAR EL CUADRO PRONOSTICO DE VENTAS
Paso No. 1 Llenar encabezado (nombre de la empresa,
período, etc.)
Paso No. 2 En la columna de concepto se anota el nombre
de cada producto.
Paso No. 3 Conocidas las unidades estimadas a vender
(métodos mínimos cuzdrados) para el período,
se procede a registrar las cantidades para
cada período (mes, trimestre, ano).
PROCESO PARA LLENAR EL PRESUPUESTO DE VENTAS
Paso No. 1 Llenar encabezado
Paso No. 2 Anotar el nombre del producto y el precio de
venta.
Registrar las unidades a vender en el periodo
que multiplicando por el precio de venta
daran las cantidades en valores.
Paso No. 3
FER M4R ISTR tt COMTO
DEL 01
PRIMER TRIMESTRE
EMPRESA MODELO'XYZ' PRONOSTICO DE VENTAS
DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 199X
LlNEAYl WID. AVENDERX -0 UNIT. VENTAS
VNlD AVENDERX PREaO UNIT. VENTAS
LINEAY) VMD. AVENCERX
-0 UWT. VENTAS
EMPRESA MODELO 'XY;T' PRESUPUESTO DE VENTAS
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DiCIEMBRE DE 199X
PRIMER TWMGSTRE
M FEB MAR IaTRlM *BR
o o o o o
7 . 2 PRESUPUESTO DE COMPRA.
Establece las cantidades de materiales que deberá de
comprarse durante el año presupuestado, para hacer frente a
la distribución según el programa de ventas y conservar el
inventario final presupuestado.
Este presupuesto permite elaborar la programaclbn de
compra que en cierta medida dependerá de las políticas de
inventario establecidos por la administración.
Para calcular el total de unidades a comprar se procede
de la siguiente manera:
- Al total de unidades a distribuir se le suma el
inventario final menos el inventario inicial lo que nos
da las unidades a comprar.
Esto mltiplicado por el precio permite conocer el valor
monetario de los materiales a comprar. Hay que aclarar
que este proceso se realiza por cada uno de los
materiales, para poder así al tina1 agrupar en un solo
cuadro las cantidades totales para los diferentes
productos.
Para establecer l a s compras necesar ias de materiales s e
debe proceder de l a s i g u i e n t e forma:
- Llenar e l encabezado del cuadro
- Poner e l nombre de l producto
- En l a s columnas res tantes s e colocaran l a s cantidades
por rubros de unidades a comprar, prec io de compra y
t o t a l .
7.3 PRESUPUESTO DE GASTOS DE OPERACION
Este presupuesto determina el total de gastos de
operación, que deberán cargarse como gastos administrativos,
venta, financieros, para cada uno de estos gastos se realiza
un presupuesto y se refleja en el presupuesto de gastos de
operación y determina así un total de gastos.
Proceso para determinar el presupuesto de gastos
operación:
- Determinar los presupuestos de gastos de administración,
ventas y financieros.
- Consolidar los valores totales de cada presupuesto en un
solo cuadro cuya sumatoria es igual al presupuesto de
gastos de operación.
Proceso para efectuar el registro de datos:
- Llenar encabezado
- En la primera columna del lado izquierdo del cuadro
anotar los rubros que interviene en cada presupuesto.
- En el resto de las columnas anotar los valores del gasto
respectivo durante cada periodo.
- Totalizar los valores.
- Los valores totales de los presupuesto se agrupan y
registran en un solo cuadro.
EMPRESA MODELO ''XYZ' PRESUPUESTO DE GASTOS DE OPERAClChrl
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 199X
7.4 PRESUPUESTO DE EFECTIVO.
Este presupuesto se conoce también como presupuesto de
caja y comprende la proyección de entradas y salidas de
efectivo, también puede incluir las necesidades de
financiamiento durante un período determinado, las entradas
de efectivo se conforman con 1;s ventas al contada, cuentas
por cobrar, así como otros productos, por el lado de las
salidas estos principalmente comprenden las compras y gastos
de operación.
El presupuesto de efectivo esta relacionado
estrechamente con el presupuesto de ventas de gastos y de
inversión de capital en un período determinado.
Procedimiento para formular el presupuesto de efectivo:
- Tomar el saldo inicial del balance
- Sumar los ingresos por ventas al contado. al crédito y
otros ingresos si los hubiere.
- Al total ae los ingresos restarle los egresos por
concepto de: gastos de adm;nistración, gasto de venta,
otros egresos.
- Al efectuar la resta de los ingresos y los egresos
totales se obtiene el saldo tlnal del período.
Proceso para el reglstro de datos en el cuadro
respectivo:
- Llenar el encabezado
- En la primer columna del lado izquierdo del cuadro se
debe anotar los nombres de los diferentes conceptos que
intervienen en la formulación del presupuesto de
efectivo.
- En las columnas restantes se deben anotar los valores
que corresponden a cada uno de los conceptos.
- Es importante mencionar que el saldo final de cada
periodo se convierte en el saldo inicial del período
siguiente.
EMPRESA MODELO "m' PRESUPUESTO DE EFECTNO
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 199X ---
rnMESrRE
JUN 2" TRlM
o 3
o O
o o
- ?e
TPJM
- JUL ' er
TRI Ifl
TCTA. I ffiRE5X3.S
(-) EGRESOS
7 . 5 ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO
El estado de resultados muestra el nivel de utilidades
que la empresa proyecta o estima obtener después de ejecutar
el plan anual de las operaciones.
En la preparación del estado de resultado los rubros
principales a utilizar son:
- El ingreso por ventas
- Costo del producto vendido
- Los gastos de operación
- El impuesto sobre la renta.
Proceso para elaboración del estado de resultados
proyectado:
- A las ventas totales se les resta el costo de ventas
total obteniendo una utilidad bruta.
- A la utilidad bruta se le restan los gastos de operación
(gastos de venta, gastos de administración y gastos
financieros si los hubieren) obteniéndose una utilidad
después de operación.
- A la utilidad después de gastos de operación se le
aplica la tasa impositiva sobre la renta obteniendo así
la utilidad neta del ejercicio.
Proceso para el registro de datos.
- Llenar el encabezado
- En la prlmera columna del lado izquierdo del cuadro,
anotar los nombres de los conceptos que conforman el
estado de resultados.
- El resto de las columnas deben llenarse con los valores
respectivos en cada rubro.
7 . 6 BALANCE GENERAL PROYECTADO.
El balance general proyectado refleja la situación
financiera de la empresa al final de la ejecución del periodo
presupuestado, esto significa que muestra el efecto del plan
de operaciones sobre las cuentas de activo, pasivo y capital.
Procedimiento para determinar el balance general
proyectado:
- Disponer de la intormación del Balance General Inicial.
- Elaborar la hoja de integración de saldos del balance al
31 de diciembre del afio proyectado, esta hoja de los
diferentes rubros que componen el balance.
- Con los valores de los rubros que han tenido movimiento
y (si los hublere), y con los nuevos valores retlejados
en la hoja de integración de saldos, se conforma el
nuevo balance general del periodo proyectado,
EMPRESA MODELO XYZ E3AlANCE GENERAL PROYECTAD=)
AL 31 DE DICIEMBRE DE 199X
ACTIVO 0.00 PASIVO
CIRCUIANTE CIRCULANTE Caja y Bancos 0.00 Proveedores 0.00 Cuentas por Cobrar 0.00 lnventarios 0.00
FIJO 0.00 PATRIMONIO 0.00
Mobiliario y Equipo 0.00 Capital Social Pagado 000 (-1 Depreación Acumulada 0.00 Reserva Laboral 0.00
Reserva Legal 000 Utilidades a Distribuir 0.00 -
TOTAL ACTIVO 0.00 TOTAL PASNO Y CAPITAL - 0.00
8. SEGUIMIENTOY EVALUACION
El proceso de seguimiento y evaluación cosiste en
comparar lo planeado con lo realizado, ya que este es un
proceso mediante el cual a medida que se va ejecutando el
presupuesto se va llevando controles del mismo para poder así
establecer diferencias si es que las hay o no, y a su vez
detectar donde esta el problema y hacer las correcciones
necesarias.
Para llevar a cabo el proceso de control, este se hace
mediante el uso de ciertos elementos que sirvan de
comparación entre lo planeado y lo real, para lo cual se
establece la siguiente mecánica; una vez que el departamento
o &ea de contabilidad ha cerrado las operaciones del mes en
curso, cuenta con un sistema completo para poder comparar los
resultados de la operación con lo planeado y poder así hacer
un análisis de las variaciones sean estas negativas o
positivas, procediendo después a preparar el informe de estas
variaciones.
Ventajas de darle seguimiento y evaluación y de
continuar evaluando la ejecución de la guía:
a. Permite determinar que área de la organización no esta
trabajando adecuadamente, con las funciones que se le
asignaron y cuales están cumpliendo normalmente.
S e pueden d e t e c t a r a t iempo l o s e r r o r e s y h a c e r l a s
c o r r e c c i o n e s n e c e s a r i a s .
P e r m i t e e l a b o r a r un a n á l i s i s p o r c e n t u a l d e l a s
v a r i a c i o n e s .
Limitaciones d e l no u s o d e un s e g u i m i e n t o y e v a l u a c i ó n :
No d e s c u b r i r a t iempo e r r o r e s , p a r a d a r medidas
c o r r e c t i v a s .
S e i n c u r r i r á e n una i n c a p a c i d a d por p a r t e d e l a
d i r e c c i ó n para comprender l o s mot ivos d e l a s v a r i a c i o n e s
e n t r e l o p l aneado y l o r e a l .
Produce d e s a j u s t e e n t r e p r o d u c t o s y mercado.
ELABORACION DEL INFORME DE CONTROL PRESUPUESTARIO PARA
TONA DE DECISIONES.
E s t a e t a p a e s i m p o r t a n t e p a r a l a toma d e d e c i s i o n e s ,
porque t i e n e como o b j e t i v o v e r i f i c a r po r medio d e e l emen tos
d e c o n t r o l compara t ivos , s i l o p l aneado s e ha r e a l i z a d o
d u r a n t e e l p r o c e s o , t a l como e s e s t a b l e c i d o en e l p e r í o d o
p r e s u p u e s t a r i o , s e hace n e c e s a r i o d a r un s e g u i m i e n t o y
e v a l u a c i ó n d e cada uno d e l o s p r e s u p u e s t o s que s e a p l i q u e n
d u r a n t e un p e r í o d o .
ANALISIS DE LAS VARIACIONES:
- Lo i m p o r t a n t e d e l a v a r i a c i ó n es d e t e r m i n a r l a s c a u s a s
que l a provocan.
- Se dan variaciones por error de los empleados que
registran los datos contables,
- Variaciones por disposiciones administrativas con el fin
de mantener el normal desarrollo de las actividades de
la empresa. Ej.: Incremento salarial complementario al
designado en los presupuestos con el fin de mantener
salarios acorde a la situación economicz del país.
- Variaciones por factores externos incontrolables. Ej.:
Retrazo en los embarques de la mercadería importada
provocando una disminución de pedidos y por consiguiente
una baja en las ventas del período analizado.
CUADRO ILUSTRATIVO DE LAS VARIACIONES.
Las variaciones deben presentarse en valores absolutos
y procentuales.
Ejemplo:
1. Resultados Reales
2. cantidad Presupuestada.
CONCEPTO
VENTAS W T O S DE VENTAS
1
REAL
606.364 53.460
3
VARIACION EN IHF'ORTE (1-2)
55,124 4.860
2
PRESUPUESTADO
551,240 48.600
4
PORCENTAJE DE W VARIACIONES AL PLAN (312)
10% 10%
3. Diferencia Positiva o Negativa:
Las ventas excedieron a lo presupuestado en ¢55,124, lo
cual es favorable y los gastos excedieron en ¢4,860 lo
cual es desfavorable.
4 . Las ventas excedieron a lo presupuestado en 10% lo cual
es favorable y los gastos excedieron a lo presupuestado
en 10% lo cual es desfavorable.
En sintesis, podemos decir que las diferencias son
razonables ya que un incremento en las ventas de un 10% con
respecto a lo presupuestado, le corresponde un incremento a
los gastos de venta en un porcentaje igual.
Un incremento en las ventas podría ser por compradores
eventuales, aumento en los pedidos de los clientes
habituales.
El ejemplo del análisis de las variaciones presentado
anteriormente es la base fundamental del empresario para
tomar las decisiones justas y oportunas.
10. IMPLANTACION DE LA GUIA.
La implantación de la guía no es mas que la aplicación
práctica del mismo, razón por la que en esta parte del
trabajo se presenta al lector, mediante la elaboración de un
caso práctico la forma de proceder para operativizar los
distintos presupuestos que conforman la guía y lo que esta
facilita para el desarrollo de los mismos.
El caso práctico esta desarrollado en base a lo
presentado en la guía, tanto en su contenido como en el orden
de presentación de los presupuestos.
CASO PRACTICO
Este caso se ha desarrollado tomando en cuenta los
lineamientos presentados en la guía.
NOMBRE Y DATOS GENERALES
NOMBRE DE LA EMPRESA
La empresa utilizada para el caso tiene el nomb;e de
empresa "XYZ".
DATOS GENERALES
Entre los datos generales se tienen:
LOCALIZACION DE LA EMPRESA
Se encuentra ubicada en el área metropolitana de San
Salvador.
ACTIVIDAD ECONOMICA
La empresa se dedica a la distribución y
comercialización de materiales de construcción de tipo
pesado.
PRODUCTO QUE COMERCIALIZA
La empresa se dedica a la comercialización de hierro.
TAMANO DE LA EMPRESA
La pequeña empresa se consideró en base al número de
empleados, de acuerdo al criterio de la Dirección
General de Estadística y Censos.
ORIGEN DEL CAPITAL
El capital proviene de la aportación única de los socios
que conforman la empresa.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La empresa carece de una estructura organizativa
PERIODO PRESUPUESTARIO
El período considerado es de un año en base al cual se
han formulado presupuestos.
PERIODO DEL EJERCICIO ECONOMICO
El periodo considerado es un año calendario es decir que
va del lQ de Enero al 31 de Diciembre.