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WinPLUS® Gestión de Visitas_

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Sistemas de gestión de tiempos

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ÍNDICE

1. Introducción 3

2. Perfiles 3

3. Visitas 4

4. Fichajes de visitas 11

5. Histórico de visitas 12

6. Tarjetas asignadas 13

7. Presentes 14

8. Informes 15




1.- INTRODUCCIÓN La gestión de visitas esta basada en la recogida de datos de las personas que acuden a las empresas de manera eventual para visitar a alguien y que por lo tanto no pertenecen a la plantilla de trabajadores de la empresa pero de las cuales es conveniente conocer quienes son, a que empresa pertenecen, a que persona han visitado y el tiempo que están dentro de la empresa.

WinPLUS® Gestión de Visitas lo que pretende es que toda esta información se maneje de la forma más sencilla posible y sea ágil la búsqueda de información relativa a todos estos datos. En definitiva, conocer el histórico de cada una de las visitas de la empresa, la relación de personas que han sido visitadas durante un periodo de tiempo, el departamento al que pertenecen, número de personas que se encuentran en cada momento dentro de la empresa, etc. Para realizar toda esta gestión, WinPLUS® dispone de una serie de pantallas que a continuación pasamos a detallar. 2.- PERFILES Un perfil se puede definir como un horario donde se establece para cada día de la semana en que intervalo/s horario se tiene autorización para fichar así como también en que reloj o relojes se tiene acceso. La creación de un perfil se realiza de la siguiente manera, a cada perfil que se cree se le da un código de perfil, una descripción y se va definiendo por intervalos horarios los distintos tramos autorizados que quedan representados en pantalla gráficamente, como puede observarse en la figura siguiente:

Fig. 1 – Perfiles horarios




3.- VISITAS Es la pantalla de introducción de datos del personal visitante. A continuación se explican diferentes funciones que se pueden realizar: DAR DE ALTA UNA NUEVA VISITA Cuando una persona acude por primera vez a la empresa, es decir sus datos no están recogidos, los pasos a seguir para darlo de alta son: Pulsar el botón * Nueva (como se muestra en la Fig. 2). Nos aparecen todos los campos en blanco para empezar a rellenar:

Fig. 2 - Dar de alta una nueva visita.




Se introducen entonces los datos que se piden a la persona visitante de la empresa: El nombre y los apellidos de la persona, el número de D.N.I., la empresa a la que pertenece (en el caso de no pertenecer a ninguna empresa se puede dejar este campo en blanco),el tipo de la visita (comercial, transportistas, etc.), el destino del visitante (se puede poner el nombre de la persona a visitar, el departamento o ambos). Existen otros datos opcionales como dirección, población, provincia, código postal y teléfono. Para tener registrado el tiempo que una visita permanece en la empresa es necesario indicar el momento en que realiza la entrada y la salida.

Existen dos formas diferentes de indicar la entrada y salida de una persona visitante: 1.- La empresa dispone de un conjunto de tarjetas de visita que reparte a la persona cuando llega y

con la cual la persona ficha cuando entra y cuando sale, devolviendo la tarjeta en el momento de la salida.

2.- La persona que está introduciendo los datos le asigna la entrada cuando llega y la salida cuando

se va a través de los pulsadores de entrada y salida de la pantalla en la cual estamos introduciendo los datos y quw poseen la hora del sistema.

Fig. 3 - Botones de Entrada y Salida.

El responsable de la aplicación podrá usar los botones de entrada y salida de dos formas distintas: 1.- Pulsando el botón izquierdo del ratón, la aplicación registra el movimiento de entrada o salida

según el botón pulsado y la hora con la que se registra el fichaje es la del sistema. 2.- Pulsando el botón derecho del ratón se abre un formulario como el que se muestra a

continuación donde se puede registrar el movimiento de entrada o salida cambiando la hora o cambiar el terminal que se tenga asignado por defecto.




Fig. 4 - Fichajes manuales. El campo Permanente se utiliza para mantener la información de una visita que suela ser bastante habitual de forma que sus datos permanezcan aunque se realice mantenimiento y borrado de la base de datos. El campo Perfil es donde se indica en qué terminales puede fichar dicha visita, y en que franjas horarias (ver apartado de perfiles). Tendrá sentido introducir un perfil a una visita siempre y cuando a la persona se le vaya a dar una tarjeta para que fiche en los terminales instalados en la empresa, de manera que le podemos restringir el fichaje en determinadas zonas y franjas horarias. El sistema tiene la opción de poder asignar varios perfiles a un visitante. En caso de configurar el sistema para trabajar de esta forma aparecerá una nueva pestaña denominada Perfiles donde además de asignar a cada visitante el perfil se puede asociar el periodo de validez de dicha asignación. Existe tres pestañas asociadas con información asociada a la visita que son: 1.- Observaciones: En este campo se puede introducir toda aquella información que se desee. 2.- Histórico: Se trata del histórico de la visita que en ese momento esté en pantalla, es decir las

diversas ocasiones que ha estado en la empresa, la fecha y la hora de la visita y la persona a la que ha visitado.

3.- Agenda: Aquí se recogerá la previsión de la visita concertada.




Una vez se dan de alta todos los datos requeridos se pulsa el botón Actualizar, de manera que si los datos son correctos obtenemos el resultado de la pantalla siguiente (Fig. 5).

Fig. 5 - Actualización de los datos de una visita.

Si se quiere anular la información introducida se utiliza la opción Cancelar.




MODIFICAR UNA VISITA Este botón aparece activo cuando están ya los datos de una visita introducidos y en pantalla, como se puede observar en la Fig. 6:

Fig. 6 - Modificar los datos de una visita.

Esta opción se suele utilizar por los motivos siguientes: 1.- Cuando se realiza la introducción de datos al dar de alta una visita, es posible que se haya

introducido algún dato erróneo y se desee corregir, de forma que con esta opción nos posicionamos en el campo que deseamos y lo cambiamos.

2.- Cuando llega una visita que ya ha estado anteriormente en la empresa, como sus datos

permanecen (siempre que no se haya hecho borrado de la base de datos), nos aparece en pantalla la información de su última estancia en la empresa, de manera que el usuario de WinPLUS® puede modificar cualquiera de los valores que aquí aparecen como la tarjeta que le asigna en ese momento que no tiene por que ser la misma de la vez anterior, el destino de la persona a visitar, etc.




DAR DE BAJA UNA VISITA Dar de baja una visita consiste en dejar liberada la tarjeta que tiene asignada (la que ha utilizado).

Fig. 7 - Dar de baja una visita.

Esta opción se utiliza cuando la empresa usa tarjetas de fichar para los visitantes, en cuyo caso la persona cuando va salir de la empresa devuelve la tarjeta y el usuario de la aplicación da de baja la visita de manera que esa misma tarjeta puede ser utilizada para un futuro visitante. No obstante el histórico de esa persona si que queda registrado así como sus datos personales.




ELIMINAR UNA VISITA El proceso de eliminación de una visita significa el borrado total de la misma dentro de la base de datos. Es decir que cuando estamos eliminando un registro de visita, estamos borrando todos sus datos personales así como el histórico de tiempos dentro de la empresa. Por este motivo esta opción no se suele usar tan habitualmente ya que desaparece toda la información que se tenga de una persona. A continuación ver Fig. 8.

Fig. 8 - Eliminar una visita.




4.- FICHAJES DE VISITA Este fichero va registrando todos y cada uno de los fichajes que se producen en los relojes con las tarjetas de visita. En la figura siguiente tenemos un ejemplo del fichero de Fichajes de Visitas. Como se puede observar, los datos que se guardan son el número de D.N.I., el nombre de la persona, la fecha y hora en que ha fichado, el número de tarjeta con el cual ha realizado el fichaje, la función (si es entrada o salida), el lector (número del reloj) y el estado del fichaje (que nos indica si el fichaje es correcto o no). En esta pantalla se pueden visualizar los distintos movimientos de los visitantes en los relojes de fichar realizando una consulta por pantalla a través del filtro que aparece en la parte superior. Es muy importante tener en cuenta también que aunque la información de los relojes se puede consultar, nunca se puede realizar ningún cambio de ningún fichaje. De esta forma se mantiene así la integridad de los datos. A continuación ver Fig. 9.

Fig. 9 - Fichajes de visitas.




5.- HISTORICO DE VISITAS Es el fichero como su nombre indica que guarda el histórico de visitas. Cada línea o registro corresponde a una visita realizada a la empresa con los siguientes datos: Nº de D.N.I., fecha, hora de entrada y hora de salida, tarjeta que ha realizado los fichajes, departamento visitado y la persona visitada. En la siguiente figura mostramos un ejemplo de las diferentes visitas realizadas por una misma persona. Del mismo modo que en el fichero de Fichajes de Visitas, a través del filtro de la parte superior de la pantalla se puede consultar aquella información que deseemos.

Fig. 10 - Histórico de visitas.




6.- TARJETAS ASIGNADAS En este icono se puede conocer al instante cuáles de las tarjetas de visitas han sido entregadas a personas visitantes, quienes son y en qué fecha, además de indicar también si se trata de una visita permanente en cuyo caso la tarjeta probablemente la tendrá de manera continuada y no se le asigna cada día como al resto de las visitas. En la figura siguiente vemos un ejemplo del mismo.

Fig. 11 - Tarjetas de visita asignadas.




7.- PRESENTES Normalmente por temas de seguridad es obligatorio en las empresas conocer en cualquier instante el número de personas que están dentro de la empresa y saber quienes son, así como en que lugar se encuentran. WinPLUS® dispone de esta herramienta, es decir, rápidamente se puede obtener dicha información. Únicamente pulsando el icono de Presentes nos da en muy poco tiempo la información. En la siguiente figura vemos un ejemplo.

Fig. 12 - Visitas presentes.




8.- INFORMES En este apartado se pueden encontrar todos los informes estándar que hay definidos en la aplicación WinPLUS® Gestión de Visitas. Los informes que existen son los siguientes: Fichajes Visitas: es un listado que nos muestra en pantalla y/o impresora, la lista de los fichajes realizados por los visitantes de una empresa. Histórico Visitas: Como su nombre indica nos muestra los diferentes movimientos de las visitas en la empresa para el periodo de tiempo que se desee. Histórico Visitas Agrupado: Es igual al anterior pero agrupado por persona. Presentes: Nos dice que visitas existen en ese momento dentro de la empresa. Presentes Ausentes: Nos da la relación de personal de la empresa (trabajadores no visitantes), y nos dice su estado si está presente en la empresa o no. Visitas: Relación de las personas visitantes de la empresa y cuyos datos todavía no se han dado de baja en la base de datos.

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