Welcome to the Presentation On

The Role of Supreme Audit Institution (SAI) in Ensuring Transparency

And Accountability in Public Procurement: Bangladesh Perspective

  Presented By-

Ahmed Ataul Hakeem                                                                                       Comptroller and Auditor General  

       

Procurement      Procurement  means  the purchasing  or  hiring  of Goods  or acquisition  of  Goods  through purchasing  and  hiring  and  the execution  of  works  and  the performance  of  Services  by  any contractual means.

2

Importance of Procurement Audit• Procurement as a category  involves  the  largest volume  of  expenditure  in  the  annual development budget of Bangladesh• About 75% of development budget and 25% of revenue budget of the government are spent on public procurement. •  It  is  also  the  second  largest  category  of expenditure  in  the  revenue  budget  of  the government. • The size of public procurement in Bangladesh is steadily increasing every year.  

3

The Legal RegimeProcurement Policy is guided by-

• The Public Procurement Act 2006-73 Sections(Effective on January 31st 2008)

• The Public Procurement Rules 2008- 130 rules (Effective from the same date as the Act i.e. from January 31st 2008)

• Delegation of Financial Powers(Revenue)• Delegation of Financial Powers(Development)• General Financial Rules and Treasury Rules• Administrative Orders/Good Practices• Agreement with international bodies.

4

Procurement Methods

5

Procurement Methods for Services

Quality & Cost Based Selection(QCBS)QCBS  is  the  preferred  method  and  it  is   based on  the quality of  the Proposal and   the cost of the Services.Fixed Budget Selection(FBS)FBS  is  appropriate  only  when  the assignment  is  relatively  simple,  precisely defined and the budget is fixed.

Electronic Government Procurement (e- GP)

•  The  e-GP  is  being  introduced  in  the  country  to materialize  the  government’s  vision      for  building  a Digital Bangladesh. •  This  system will be  introduced  in  two phases.  In  the first  phase  e-tendering  will  be  introduced  in  the  four targeted departments. In the second phase, e-Contract Management System (e-CMS) will be introduced. • Under the e-GP system the tenderers are not required to remain physically present to submit the tenders and thus  the  tenderers  will  be  relieved  from  the  coercive practices. • This will broaden competition    and will usher a new era  in  ensuring  transparency  and  accountability  in public procurement. 

8

Some Miscellaneous Provisions

• No restriction based on color, nationality, race etc.• Tender  security  is  1-3%  of  estimated  cost. Mandatory in OTM but not in LTM.

• Even a single responsive tender can be accepted. • No  lottery  except  in  case  of  price  tie  in  Limited Tendering Method(LTM).

• No  negotiation  except  in  procurement  of  service and  procurement  under  Direct  Procurement Method (DPM).

Objectives of Procurement Audit

10

• To ascertain whether the process of acquiring goods  and  services  ensures  quality,  quantity, accurate time, right price and right source.• To ensure whether the objective with which the procurement of goods and services is made has been accomplished.(  This  involves  examination  and  assessment  of requirements,  placement  of  purchase  orders, storage,  consumption,  utilization  and  cost recovery)

Audit ProcedureAudit mainly checks that:

i)  Adequate publicity is ensured.ii)  Bidding  documents  clearly  define  the  bid evaluation criteria  ;  

iii) Performance security is in an appropriate form and sufficient;

iv)  Bids  are  opened  in  public,  read  aloud  and recorded;

v) The evaluation committee has been formed properlyvi) contract has been awarded to the lowest bidder  vii) Criteria and methodology  for  selection of  successful 

bidder  outlined  in  the  bidding  documents  have  been properly applied.  

Some Findings in Procurement Audit• Annual  Procurement  Plan  (APP)  is  not prepared properly and procurement is made as and when required basis.• Tender Evaluation Committee(TEC) not formed properly with external representation.• Procuring  Entities  are  not  following  the guidelines  in  the  course  of  taking  additional deliveries from original suppliers.•   Appropriate  procurement  method  is  not followed.

Some Findings in Procurement Audit contd.

• Split up technique adopted to avoid the sanction of higher authority.• Wide  circulation  is  not  ensured  in advertisement.• Exceed  the  allowable  limit  for  a particular method.• Performance  security  not      taken properly  and  not  forfeited  in  case  of non-performance.

Some Findings in Procurement Audit contd.

• Tender  documents  are  not  prepared properly  or  prepared  so  as  to  favour  a particular bidder.

• Acceptance of tender at a higher price as compared to the estimated cost.

• Acceptance  of  tender  at  a  much  lower price  than  the  estimated  price  resulting in  the  failure  of  the  bidder  to  deliver goods.

PAC deliberations on Audit Reports on Public Procurement

• A procuring entity adopted unfairmeans in publication of advertisement  in  the daily newspaper. PAC  recommended to  recover  a  part  of  money  spent  from  the  persons involved.  • Bangladesh Railway procured sub-standard slippers and PAC recommended to recover the money from person involved.• Medical and Surgical Requisites (MSR) procured at a cost much higher than market price and PAC recommended to recover the money from person involved.

PAC deliberations on Audit Reports on Public Procurement contd.

Goods were not received properly in a project of  Primary  and  Mass  Education  Ministry, causing  loss  to  the government. The matter  is pending with  the Anti Corruption Commission for  long,  the  PAC  in  its  15th  meting  asked  for explanation  for  the  delay  and  recommended for  the  supervision  and  follow-up  of  the  case by the Ministry also.

Challenges in the audit of Public Procurement

•  Audit  of  public  procurement  requires  special expertise on the part of the auditor. So attaining adequate knowledge is the biggest challenge. •  Procurement  rules are  vibrant and  so are  the technicalities.  So  the  auditors  have  to  have   proper  expertise  and  up  to  date  knowledge  in this area.•  E-procurement  is  being  introduced  and  so auditors have to have knowledge on IT Audit.

ConclusionPublic Procurement Auditing  is one of  the most  effective  instruments  of  ensuring transparency  and  accountability  in  public procurement  system  and  practice  in Bangladesh.    The  OCAG  Bangladesh  has been  striving  hard  towards  fulfilling  this constitutional  obligation,  thus  ensuring maximum  dividends  for  all  the  stake holders.  

Thanks to all.Questions are welcome