webinaari 25.1.2017 - jääkö teillä tärkeää tietoa lojumaan työntekijöiden sähköposteihin?
TRANSCRIPT
25.1.2017
Jääkö teillä tärkeää tietoa lojumaan työntekijöiden sähköposteihin?
2
Tänään äänessä
Veli-Matti RatinenNuance
Kaj Seestemarkkinointijohta
ja
Janne Lehtovaara
asiakaspäällikkö
3
Agenda Miten työhön liittyvät sähköpostiviestit liitteineen saadaan
organisaation tahtotilan mukaisesti talteen ja helposti kaikkien löydettäviksi?
4
Ongelmakohtia sähköpostin kanssa Sähköposti pursuaa yli
Saapuneet kansio täynnä Henkilön arkisto Huonot hakuominaisuudet Tieto yhden henkilön takana Usein sähköposti ei ole
loppumääränpää ko. tiedolle
Haaste Mikä on vaihtoehto?
5
Miksi hallinnoida sähköposteja?Neljä hyvää syytä
Tieto on organisaation hallussa Helpoin tapa toimia
ROI lasketaan minuuteissa Tiedonohjauksen ensimmäinen askel
Työhön liittyvät sähköpostiviestit liitteineen saadaan organisaation tahtotilan mukaisesti talteen ja helposti löydettäviksi
Käyttäjä kertoo vain, mitä tallennetaan. Paikka, siirrettävät metatiedot ja muu ”turha” kirjaaminen ja etsiminen jää pois
Jopa yksi tallennustapahtuma kuukaudessa riittää maksamaan ”investoinnin” takaisin
Sama organisaation tahdon mukainen toiminta voidaan helposti ulottaa kaiken dokumentaation hallintaan
21
3 4
6
Sähköposteissa oleva tieto haltuun
7
Tallennuksen ohjaus Outlookista Case-esimerkki
Yhteistyökumppanilta on tullut 60 sähköpostiviestiä, jotka tulisi liitetiedostoineen kohdentaa rakennusprojektille ja tallentaa liitetiedostot projektin SharePoint-kirjastoon metatietoineen.
Käyttäjä valitsee tallennuskohteeksi rakennusprojektin dokumenttikirjaston. Kirjastoon on määritelty tarvittavat metatiedot ja käyttäjä täyttää/valitsee metatiedot. Sähköpostiviesteistä luetaan automatisoidut metatiedot.
SharePointiin tallentuu käyttäjän valitsemat sähköpostiviestit ja/tai liitetiedostot metatietoineen.
DokumentitD
DokumentitD
DokumentitD
DokumentitD
DokumentitD
21
Kehityspolku parempaan dokumentinhallintaan
1.Sähköpostie
n hallinnointi
2. Dokumenttien hallinta
3.Prosessien tehostamin
en
Ensimmäiset askeleet tallennuksen ohjaamiseen
Helppo ja nopea Outlook – Sharepoint,
yms.
Organisaation tahtotilan mukainen toiminta suoraan asiakirjallisiin prosesseihin
Taustajärjestelmiä hyödynnetään
Helppo, vaikuttava – johtamisen väline
Compliance toteutuu käyttäjän valinnoilla
MS Office – Sharepoint, yms. Tieto kulkee asiakirjoissa
Organisaation tahtotilan mukainen toiminta on loppukäyttäjälle helpoin tapa tehdä omat prosessinsa.
Taustajärjestelmät häivytetään kokonaan.
Kuljetetaan ydintietoa Helpoin tapa (Käyttäjä voi
tehdä asian vain oikein), moninkertaisesti tehokkaampi ja johdon hallinnassa
Kiitos
Ota yhteyttä