شركت توزيع نيروي برق شيرازشركت توزيع نيروي برق شيرازمعاونت برنامه ريزي، دفتر فن آوري اطالعات و ارتباطاتمعاونت برنامه ريزي، دفتر فن آوري اطالعات و ارتباطات

دفترچه آموزشي تهيه نامهدفترچه آموزشي تهيه نامههاي داخليهاي داخلي

در نرم افزار فايلرپرو در نرم افزار فايلرپرو

1

جهت تهيه نامه هاي داخلي ابتدا در قسمت "ثبت و نمايش" گروه "نامه هاي داخلي-1(1" را انتخاب کنيد. )شکل 1389سال

( - انتخاب گروه نامه هاي داخلي1)شکل

.جهت ايجاد نامه داخلي جديد در قسمت باالي صفحه روي دکمه "جديد" کليک کنيد-2(2)شکل

2

(- ايجاد نامه داخلي جديد2)شکل

در صورتي که نامه داراي فايل پيوست مي باشد از ليست مربوطه گزينه "دارد" را-3(3انتخاب کنيد.)شکل

3

(- تعيين داشتن پيوست 3)شکل

(4ساير قسمتهاي "به"، "موضوع" و "متن نامه" تکميل نماييد. )شکل -4

4

(- تکميل متن نامه4)شکل

(5در قسمت باالي صفحه روي دکمه "ثبت" کليک کنيد. )شکل -5

5

( - ثبت نامه5)شکل

پس از اينکه نامه ويرايش نهايي گرديد و متن آن کامال صحيح بود به منظور تهيه نسPخه-6 چاپي نامه و قرار گPرفتن امضPاي ديجيتPال زيPر نامPه دکمPه "خPروج الگPPوي ورد" را از

(6قسمت ابزار کليک کنيد.)شکل

6

تبديل کرد و سپسDoc/Docx(، مي توان سند را به يك فايل با پسوند با انتخاب كليد »خروج الگوي ورد« )از آن براي درج امضا، چاپ و ... استفاده نمود.

( - تهيه نسخه چاپي نامه6)شکل سايز نامه را انتخاب و توضيح مختصري در مورد نامه بنويسيد. مثال بنويسيد: نسخه-7

(7چاپي نامه. )شکل

7

( - انتخاب اندازه نامه 7)شکل

نرم افزارهاي در هنگام انجام "خروج الگوي ورد" هيچ يک از Microsoft Office(word,excel,…) نبايستي باز باشد. بنابراين قبل از انجام اين مرحله از تمامي

خارج شويد.Microsoft Office(word,excel,…)نرم افزارهاي

(8روي دکمه "تاييد" کليک کنيد. )شکل -8

8

( - تاييد انتخاب اندازه نامه مورد نظر8)شکل (9جهت تکميل اين مرحله روي دکمه "قبول" کليک کنيد. )شکل

( - تکميل مرحله تهيه نسخه چاپي نامه9)شکل ايجاد شده و در بخشWordبا انتخاب الگو، درج شرح ضميمه ي مورد نظر و كليك روي كليد »تاييد«، فايل

ضمايم سند قرار خواهد گرفت.

پيغام »عمليات با موفقيت پايان يافت« نشان دهنده ي پايان عمليات ايجاد فايل و الصاق آن به سند است.

امكان تبديل سند به فايل ورد را خواهيم داشت.Ctrl+Alt+Wبا استفاده از كليدهاي تركيبي

9

در صورتي که نامه داراي فايل پيوست باشد جهت اضافه کردن فايل پيوست در-9 ( و در غير اين صورت به10قسمت سمت چپ روي دکمه "جديد" کليک کنيد )شکل

( مراجعه نماييد.13 )صفحه 12مرحله

( - ايجاد فايل پيوست10)شکل

و ...( روي قسمت "دريافتword, excelجهت اضافه کردن فايل مورد نظر )عکس،-10( 11فايل" کليک کنيد.)شکل

10

(- ضميمه کردن فايل پيوست 11)شکل

(12فايل مورد نظر را انتخاب نماييد. )شکل -11

11

( - انتخاب فايل پيوست12)شکل

در صورت تمايل مي توانيد توضيح مختصري در مورد فايل پيوست ارائه نماييد.-12

12

( - نوشتن توضيح در مورد فايل پيوست13)شکل

را تکرار12-11-10در صورتي که نامه داراي چندين فايل پيوست مي باشد مراحل -13(14کنيد و در انتها روي دکمه "خروج" کليک کنيد. )شکل

13

(- فشردن دکمه خروج 14)شکل

همانطور که در شکل زير مشاهده مي کنيد فايل پيوست بPPه نامPPه اضPPافه گرديPPد. اگPPر-14 فايل پيوست از نوع عکس باشد با استفاده از دکمه موزائيک مي تPPوان آن را مشPPاهده

( دوبPPار15,.. ( روي فايPPل پيوسPPت )شPPکل word,excelکرد و در غير اين صورت )فايPPل کليک نموده و پيوست را مالحظه کنيد.

14

( - رويت فايل پيوست 15)شکل

دPPيز باشPPه نPPا کننده نامPه کننده نامه، امضPپس از مراحل فوق در صورتي که تهي را انجام مي دهد ولي در صورتي که منشي نامه را تهيه کرده20 الي15مراحل

باشد نامه را به مدير مورد نظر ارجاع مي دهد. مدير در صورتي که نامه صPPحيح،15باشد پس از انجام مرحله )مرحله تاييد نهايي و امضاي ديجيتPالي نامPه(16

( مي دهد.20نامه را به شخص يا اشخاص مورد نظر ارجاع )مرحله

15

مرحله مهم مرحله نهايي که از اهميت خاصي برخوردار است قسمت "درج امضا" و " تاييد نهايي-15

"مي باشد. اگر اين مرحله از تهيه نامه انجام نشود امکان دستکاري و تغيير متن نامهتوسط ديگران وجود دارد.

درج امضا15-1 جهت انجام اين مرحله ابتدا "نسخه چاپي نامه" که در جدول سمت چپ صفحه وجود

( حال روي آن راست کليک نموده در صورتي که امضا16دارد را انتخاب کنيد )شکل شما در سيستم موجود باشد گزينه درج امضا فعال مي باشد حال روي درج امضا کليک کنيد. شايان ذکر است در صورت امضا نامه امکان ويرايش نامه وجود ندارد

پس در صورت اطمينان از صحيح بودن متن نامه، نامه را تاييد نهايي کنيد. o در هنگام انجام "خروج الگوي ورد" هيچ يک از نرم افزارهايMicrosoft

Office(word,excel,…)نبايستي باز باشد. بنابراين قبل از انجام اين مرحله از خارج شويد.Microsoft Office(word,excel,…)تمامي نرم افزارهاي

(- قرار دادن امضاي ديجيتال در نامه16)شکل پس از انتخاب اين گزينه، اگر درج امضا انجام شود، پيغام »عمليات با موفقيت پايان يافت« نمايش داده

مي گيرد.مي شود و امضا در محل تعيين شده قرار

16

پايان درج امضا

وجود نداشته باشد، پيغام »محلي براي امضا يافت نشد« نمايش دادهWordاگر امكان درج امضا در فايل مي شود.

عدم امكان درج امضا

تاييد نهايي15-2

امضا شما در سيستم تعريف نشده باشد با استفاده از دکمه تاييد نهايي دراگر -16قسمت ابزار امکان دستکاري و تغيير متن نامه توسط ديگران ديگر وجود دارد.

( و17روي دکمه "بلي" از پنجره مورد نظر کليک کنيد تا نامه ثبت نهايي شده )شکل -17(18عالمت تيک سبز رنگ در قسمت سمت چپ صفحه چيده شود. )صفحه بعد شکل

17

( - تاييد انجام مرحله "تاييد نهايي" 17)شکل

(18 - جهت رويت نسخه چاپي نامه روي فايل مورد نظر)نسخه چاپي نامه( )شکل 17 باز مي شود وMicrosoft Wordدوبار کليک کنيد. نسخه چاپي مورد نظر در محيط

( شايان ذکر است در صورتي که19امضاي ديجيتال در نامه درج مي گردد.)شکل سند تاييد نهايي گردد عالمت تيک سبز رنگ در سمت چپ نامه در قسمت اجرايي

( نشان داده مي شود در اين صورت سند ديگر قابل ويرايش نمي باشد.18)شکل

18

( - مشاهده آيکون تاييد نهايي و نسخه چاپي نامه18)شکل

Microsoftهمانطور که در شکل زير مشاهده مي کنيد پس از انجام مراحل باال محيط "Office Word 2007 به طور اتوماتيک باز گرديده و با کليک روي گزينه "yesاز پيغام زير

نسخه چاپي نامه که امضاي ديجيتال نامه در آن درج گرديده قابل رويت مي باشد.

19

( - نسخه چاپي نامه به همراه قرار گرفتن امضاي ديجيتال کاربر19)شکل

20

نامه را به شخص يا اشخاص مورد نظر ارجاع دهيد.– 18

( - ارجاع نامه20)شکل

21