portal.uw.edu.pl · web viewponieważ jest to transakcja, która została specjalnie przygotowana...

document.docx, 2015-11-13 09:20:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna

Strona 1/17

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzaniaPotwierdzenie sald dostawcówObszar biznesowy FI

Wersja 1.0

1


Strona 2/17

1 Spis treści

1 Spis treści........................................................................................................22 Generowanie potwierdzenia sald dostawców..................................................33 Wydruk dokumentów.....................................................................................124 Analiza wpływających potwierdzeń sald dostawców.....................................145 Wydruk wpływających potwierdzeń sald dostawców....................................15

2


Strona 3/17

2 Generowanie potwierdzenia sald dostawcówPotwierdzenie sald dostawców polega na wygenerowaniu wydruku z otwartymi pozycjami do uzgodnienia z kontrahentem.

Proces odbywa się za pomocą transakcji ZF18. Aby wyświetlić transakcję należy wpisać jej kod bezpośrednio w okno poleceń, a następnie wcisnąć przycisk ENTER.

*Ponieważ jest to transakcja, która została specjalnie przygotowana na potrzeby UW, czyli nie znajduje się wśród transakcji standardowych SAP nie wyszukamy jej po „Menu SAP” pionowym (tzw. drzewku).

3


Strona 4/17

4


Strona 5/17

Do wypełnienia są następujące pola:Nazwa pola Opis WartośćDostawca Należy wprowadzić konto lub zakres kont

dostawców, dla których ma być wydrukowany dokument potwierdzenia sald

1000000042

Waluta Należy wprowadzić walutę dokumentu, dla której będziemy potwierdzać saldo

PLN

Jednostka gospodarcza

Należy wprowadzić odpowiednią jednostkę gospodarczą

UW01

Dział gospodarczy

Można ograniczyć wydruk potwierdzenia salda dla wybranego działu gospodarczego.

Np. D110

Termin uzgodnienia

Na jaki dzień mają być porównywane salda 30.06.2015

Przebieg rzeczywisty

Jeżeli pole to NIE jest zaznaczone – realizacja potwierdzeń sald następuje w przebiegu testowym. Można generować dowolną ilość przebiegów testowych. Jeżeli to pole jest zaznaczone, to wydruk następuje w przebiegu rzeczywistym. Przebieg rzeczywisty powoduje zapis wydruku do tabeli, w której można wprowadzać potwierdzenia

5


Strona 6/17

otrzymane od kontrahentów. Jest to tabela ZFI_POTW_SALDA.

Indywidualni kontrahenci

Należy zaznaczyć

Kontrahenci CPD

Należy zaznaczyć jeśli chcemy wygenerować dokument potwierdzenia sald również dla odbiorców jednorazowych

Kod operacji specjalnej

UW z założenia nie potwierdza operacji specjalnych z kontrahentami. W celu wykluczenia wszystkich lub wybranych operacji specjalnych należy kliknąć dwukrotnie w pole operacji specjalnych.Pojawią się operatory logiczne

W celu wykluczenia operacji specjalnej należy

wybrać znak a następnie wprowadzić znak operacji specjalnej, którą chcemy wykluczyć.Jeżeli do wykluczenia jest więcej niż jedna operacja specjalna lepiej jest wybrać przycisk

i w 3 zakładce wykluczyć dowolną liczbę operacji specjalnych.

Pozycje pro Należy zaznaczyć jeśli istnieją na kontrahenci

6


Strona 7/17

memoria dokumenty pro memoriaKonta bez operacji

Dostępne opcje:Pole puste

wszystkie konta

1 tylko konta bez księgowań

2 bez kont bez księgowań

Żadnych obrotów od

Należy zaznaczyć jeśli chcemy sprawdzić czy istnieją kontrahenci, którzy nie posiadają żadnych obrotów

Salda zerowe

Należy zaznaczyć jeżeli chcemy potwierdzić również salda zerowe

Zestaw formularza

Wybór dostępnych formularzy. Pole należy pozostawić puste wtedy system wybierze automatycznie domyślny formularz

Sortowanie korespondencji

Wybieramy z listy wariant sortowania wydruków K3

Sortowanie pozycji pojedynczych

Wybieramy z listy wariant sortowania pozycji na wydruku

P4

Sortowanie wg centrali/filii

Sortowanie pozycji pojedynczych wg kont centrali i filii

Procedura potwierdzenia

Formuła tekstu wydruku, dostępne opcje:Pole puste

potwierdzenie salda

1 powiadomienie o saldzie

2 żądanie saldaData wystawienia

Data wystawienia dokumentu potwierdzenia salda 01.07.2015

Poprzednia data wystawienia

Data wystawienia poprzedniego dokumentu potwierdzenia salda – wprowadzamy jeżeli na pierwszy dokument nie uzyskaliśmy odpowiedzi do wyznaczonego terminu

7


Strona 8/17

Bez odpowiedzi

Zaznaczamy jeżeli nie oczekujemy odpowiedzi

Data odpowiedzi

Termin odpowiedzi, termin potwierdzenia salda 15.07.2015

Poprzednia data odpowiedzi

Termin odpowiedzi na poprzedni dokument potwierdzenia salda – wprowadzamy jeśli nie uzyskaliśmy odpowiedzi do wyznaczonego terminu

Odpowiedź do

Wybieramy jednostkę gospodarczą (informacja, na jaki adres i do kogo ma zostać wysłana odpowiedź zwrotna)

UW01

Sterowanie wydrukiem

Wprowadzamy nazwy drukarek, dla których mają być kierowane wydruki formularza oraz dodatkowe wydruki systemu raportujące ewentualne błędy.

LocalPrinter

8


Strona 9/17

UWAGA

Wypełniony raport można zapisać jako wariant. Wystarczy kliknąć na górnym pasku narzędzi.

Pojawi się ekran konfiguracji wariantu, który po uzupełnieniu należy zapisać .

Tak wypełniony raport uruchamiamy przyciskiem . Na ekranie pojwi się podgląd wydruku dokumentu „Odcinek A” potwierdzenia salda dla dostawcy 1000000114.

9


Strona 10/17

Aby wyświetlić „Odcinek B” dokumentu potwierdzenia salda należy kliknąć na górnym menu:

10


Strona 11/17

Wpisać stronę: 2

Wybór zatwierdzamy przyciskiem ENTER i pojawia się widok „Odcinka B” dokumentu.

11


Strona 12/17

Następnie z górnego menu ekranu wybieramy opcję: „Drukowanie” lub klikamy

bezpośrednio na „Drukarkę” .

12


Strona 13/17

Pojawi się komunikat w lewym dolnym rogu ekranu:

13


Strona 14/17

3 Wydruk dokumentów

SPOOL jest to środowisko, do którego trafiają nasze wydruki, i w którym możemy nimi zarządzać.

Do SPOOL’a możemy wejść z każdego ekranu:

Lub:

14


Strona 15/17

Jeśli chcemy wydrukować dokument z listy wystarczy go zaznaczyć i kliknąć na

„Drukarkę” . Jeśli chcemy usunąć dokument, zaznaczamy go i klikamy na ikonkę „Śmietnik”

.

UWAGAAby wydruki drukowały się natychmiast należy zmienić ustawienia drukarki danego użytkownika.

15


Strona 16/17

4 Analiza wpływających potwierdzeń sald dostawcówZgodnie z wymaganiem UW została przygotowana dodatkowa tabela, w której można odnotowywać fakt wpływu potwierdzenia zwrotnego od kontrahentów.Transakcja do odnotowywania wpływu potwierdzeń ZFI_POTW_SALDA.Każdy przebieg wydruku potwierdzeń sald wykonywany w trybie rzeczywistym powoduje, ze w tabeli ZFI_POTW_SALDA odkłada się automatycznie rekord z datą uzgodnienia, numerem dostawcy oraz saldem w określonej walucie.

Użytkownik ma możliwość wprowadzenia znacznika czy potwierdzenie zwrotne wpłynęło oraz datę, kiedy potwierdzenie zwrotne zostało dostarczone. UWAGA: System pilnuje, żeby nie było możliwości wysyłania ponownie potwierdzenia salda dla tego samego kontrahenta w tym samym dniu. Jeżeli zdarzyłoby się, że zajdzie taka potrzeba, należy w tabeli ZFI_POTW_SALDA zaznaczyć wybraną pozycję i ją usunąć. Wtedy system pozwoli ponownie wygenerować potwierdzenie salda dla określonego kontrahenta i określonej daty.

16


Strona 17/17

5 Wydruk wpływających potwierdzeń sald dostawcówW celu przedłożenia biegłym otrzymanych potwierdzeń sald należy uruchomić raport dla potwierdzeń sald.Jest to transakcja ZFI_POTW_SALDA_RAP.W tej transakcji istnieje możliwość przygotowania raportu do wydruku. Na ekranie selekcji możemy wybrać zakres dat dla uzgodnienia, walutę oraz wskazać czy wydruk ma nastąpić dla potwierdzenia sald dostawców czy odbiorców.

Po uzupełnieniu danych wybieramy przycisk .Pokazane zostaną wszystkie potwierdzenia wg określonego wcześniej zakresu.

Raport można wydrukować lub zapisać do pliku w wybranym formacie.

17

portal.uw.edu.pl · web viewponieważ jest to transakcja, która została specjalnie przygotowana...

Documents