Warsztaty FUNdusze na

Kulturę

Zarządzanie projektem o tematyce

kulturalnej

MODUL 1 INAUGURACJA

WARSZTATÓW

1. O SOBIE

2. TEMATYKA

3. KORZYŚCI

4. ORGANIZACYJNE

O SOBIE

Wszyscy mówią o sobie, tylko ja

mówię o mnie.

CELE

1. Poznanie zasad prawidłowego planowania

projektu i radzenia sobie w kluczowych

momentach projektu

2. Poznanie i praktyczne ćwiczenia metodyki

zarządzania projektami PCM

3. Struktoura podziału prac

4. Struktura organizacyjna projektu /

matryca odpowiedzialności

Cele 2

5. Czym są produkty/ rezultaty projektu

6. Zarządzanie konfiguracją

7. Zarządzanie ryzykiem

8. Projekty międzynarodowe

O projekcie FUNdusze

na Kulturę

1. Częśc ambientowa

instalacje

w 6 miastach Polski

przy wyselekcjonowanych

projektach

O projekcie FUNdusze

na Kulture

2. Kulturalna Masa

Krytyczna

O projekcie FUNdusze

na Kulture 3. Interaktywna,

internetowa

mapa dobrych

praktyk

www.funduszenakulture.pl

O projekcie FUNdusze

na Kulture

4. Opracowanie,

druk i dystrybucja

w pociągach kopert

POKA POKA

wraz z grami miejskimi

O projekcie FUNdusze

na Kulture

5. Podręcznik dobrych

praktyk

6. Spotkania

siecujące

Korzyści

Co chciałabym/bym dowiedzieć się

podczas warsztatów?

Jakie umiejętności/wiedzę

chciałabym/bym zdobyć?

Co to jest projekt

Projekt to tymczasowa organizacja stworzona

w celu dostarczenia jednego lub większej ilości

produktów, zgodnie z określonym uzasadnieniem

biznesowym.

Projekt jest przedsięwzięciem z określonym

czasem, zasobami, jakością i zakresem.

Co to jest projekt

Trójkąt

ograniczeń

Co to jest projekt Trójkąt ograniczeń stanowi w przekonaniu

niektórych mendżerów fundamentalną zasadę

zarządzania projektem. Ryzykują oni wręcz

stwierdzenie, że zarządzanie projektem polega

na utrzymaniu trójkąta ograniczeń

w równowadze.

Co w praktyce bywa niestety czasem trudne.

Metodyka PCM

Metodyka PCM Projekty mają cel:

jasno określony i mierzalny.

W metodyce zarządzania projektami europejskimi używa

się do pisania celów techniki S.M.A.R.T, która mówi, że cele

powinny być:

proste [s: simple /specific]

mierzalne [m: measurable]

adekwatne [a: achievable]

realne i określone w czasie [r,t: relevant, timely

defined].

Metodyka PCM S.M.A.R.T

zwiększyć wiedzę o zarządzaniu

projektami

Do końca roku 2012 zwiększyć wiedzę o zarządzniu projektami o 60% wśród 200 uczestników spotkań networkingowych.

Metodyka PCM

drzewo problemów

Projekty są odpowiedzią na konkretną

potrzebę, problem dlatego też powinny

być poprzedzone analizą sytuacji.

.

Metodyka PCM

drzewo problemów

Analiza problemów

obejmuje trzy etapy:

diagnozę istniejącej

sytuacji, identyfikację

kluczowych problemów

oraz wskazanie

zależności przyczynowo

skutkowych pomiędzy

problemami.

Metodyka PCM

drzewo celów Analiza celów jest kontynuacją analizy

problemów i polega na przekształceniu

problemów, czyli sytuacji negatywnej na

zjawiska postulaty pozytywnego obrazu

rzeczywistości. Cele traktujemy jako postulaty,

jako opis sytuacji, która zaistnieje jeśli coś

zostanie poprawione, zredukowane czy

stworzone

Metodyka PCM

drzewo celów

Analiza celów jest wykonywana

najczęściej przy użyciu

narzędzia drzewo celów.

PROBLEM- istniejąca

niekorzystna sytuacja

CEL - Obraz pożądnej sytuacji w przyszłości

Metodyka PCM

drzewo celów

Metodyka PCM

analiza interesariuszy

Interesariusze

projektu są to wszystkie osoby, które mają wpływ lub podlegają wpływowi bezpośredniemu, lub pośredniemu na projekt. Mają wpływ pozytywny bądź negatywny.

Metodyka PCM

matryca interesariuszy Interesariusze główni: są to osoby, grupy osób lub instytucje, z którymi podczas realizacji projektu będziemy spotykać się bezpośrednio. Są to interesariusze kluczowi dla realizacji projektu

Interesariusze drugiego rzędu: są to osoby, grupy osób lub instytucje, które nie mają bezpośredniego wpływu na nasz projekt, jednak mogą oddziaływać na interesariuszy głównych i przez to wpływać na realizację projektu

Pozostali interesariusze do tej grupy należą wszystkie inne osoby, grupy osób lub instytucje, których aktywność może mieć wpływ na realizację projektu .

Metodyka PCM

matryca interesariuszy Do opisu siły oddziaływania danego interesariusza na nasz projekt użyta została skala 1-10, gdzie 1 oznacza oddziaływanie bardzo słabe, a 10 to silne oddziaływanie interesariusza na projekt.

Dokonując analizay interesariuszy przyjęto, że ich wpływ na projekt może być pozytywny, neutralny lub negatywny,

Natomiast kierunek oddziaływania (w zależności, która ze stron wywiera wpływ) oznaczony został jako:

→ projekt wpływa na interesariusza;

← interesariusz wpływa na projekt;

wzajemne oddziaływanie stron

Metodyka PCM

matryca interesariuszy

Metoda partycypacyjna

Metoda dialektyczna

Metoda wykluczenia

Monitorowanie

WBS struktura podziału prac Struktura podziału pracy, ang. Work Breakdown Structure (WBS) - podstawowa technika w zarządzaniu projektem, która pomaga określić i zorganizować zasięg przedsięwzięcia przy pomocy hierarchicznej struktury drzewa.

Pierwsze dwa poziomy drzewa (korzeń i poziom 2.) określają zbiór oczekiwanych celów przedsięwzięcia, które przedstawiają cały zakres przedsięwzięcia.

Na każdym kolejnym poziomie węzły w sumie reprezentują 100% zakresu węzła nadrzędnego.

Matryca

odpowiedzialności

„Myślałem, że za wynajęcie sal do prób odpowiedzialny

jest Piotrek.”

Czyli jak uniknąć chaosu

Metodyka PCM

struktura organizacyjna

Kto jest kim w projekcie,

Jakie ma kompetencje

Zarządzanie przez tolerancję

Versus projekty

zwinne/innowacyjne

struktura organizacyjna

Matryca odpowiedzialności Zadania Kinga -

KP

Emilia-

asytent

KP

Sławek

KL

Kasia

KW

Kami

la

BW

Olga - PR

1.1.o

opracowanie

podręcznika

1.1.1

Treśd

A O

1.1.2

fotografie

I A W W O

1.1.3

Skład

A O

1.1.4 korekta A O

1.1.5

druk

A O I

Legenda:

A: akceptujący,

O:odpowiedzialny za

wykonanie,

I: informowany,

W:wspierający.

RYZYKO

RYZYKO

Jeżeli coś w projekcie może pójść niezgdonie z

planem to należy oczekiwać, że taka sytuacja

będzie miała miejsce.

Ryzyko- możliwość zaistnienia zdarzenia, które

będzie miało wpływ na realizację założonych

celów.

RYZYKO

Ryzyko jest częścią naszego życia,

napotykamy je codziennie w życiu

prywatnym i zawodowym.

RYZYKO w życiu prywatnym

Przy przechodzeniu przez ulicę,

możemy zostać potrąceni.

Dlatego też przed wejściem na

nią, a także w trakcie przechodzenia,

nieustannie prawdzamy ruch pojazdów na ulicy.

RYZYKO w życiu prywatnym

Istnieje ryzyko, iż nasze mienie zostanie

skradzione. Dlatego też, chronimy je

zamkami i wykupujemy ubezpieczenie,

które pokryje koszt odtworzenia

utraconego mienia w razie jego

kradzieży lub zniszczenia.

RYZYKO analiza Co może pójść nie tak?

Jakie jest tego prawdopodobieństwo?

Co się stanie, jeśli coś pójdzie nie tak?

Co należy zrobić, by usunąć zagrożenie?

Co można zrobić, by zmniejszyć prawdopodobieństwo ponownego

wystąpienia zagrożenia?

Powyższy, uproszczony proces można stosować wobec różnych

decyzji podejmowanych każdego dnia, na każdym szczeblu

organizacji.

RYZYKO zarządzanie ryzykiem postrzegać zarządzanie ryzykiem jako pozytywny wkład

do sukcesu instytucji, a nie ograniczenie lub dodatkową

warstwę biurokracji;

uznać, iż proces zarządzania ryzykiem należy wesprzeć

solidną bazą informacyjną, obejmującą:

o identyfikację ryzyka;

o analizę ryzyka;

o punktową ocenę ryzyka (risk scoring);

o hierarchizację ryzyka;

RYZYKO

zarządzanie ryzykiem

Jakie są metody identyfikacji ryzyka?

RYZYKO matryca

Ryzyko Możliwośd wystąpinia (A) Siła

oddziaływania

(B)

Razem

=AxB

strategia

Niestarannośd

personelu

5 10 50

Słaby program

szkoleo

1 10 10

RYZYKO strategie unikanie ryzyka – polega na takiej modyfikacji planów realizacji

projektu, by zlikwidować dane ryzyko (niestety nie można w

praktyce wyeliminować wszystkich zdarzeń, z którymi wiążą się

niebezpieczeństwa) albo korzystnie zmienić uwarunkowania z nim

związane,

transfer ryzyka – to działanie polegające na przeniesieniu

skutków wystąpienia ryzyka na inny podmiot. Działanie to jest

najskuteczniejsze w obszarze finansów, wiąże się ono zazwyczaj z

koniecznością wypłacenia premii podmiotowi przyjmującemu ryzyko

(np. ubezpieczenie na wypadek włamania do firmy),

RYZYKO strategie łagodzenie ryzyka – to najpowszechniejsza ze wszystkich strategii

reagowania na ryzyko. Proces ten polega na podejmowaniu

określonych działań prowadzących do zmniejszenia

prawdopodobieństwa lub skutków ryzyka,

plan awaryjny – buduje się tylko dla zidentyfikowanych ryzyk,

które mogą pojawić się w trakcie realizacji projektu, wcześniejsze

opracowanie planu awaryjnego może w sposób istotny obniżyć

koszty działań podejmowanych w reakcji na wystąpienie danego

niekorzystnego zjawiska.

RYZYKO strategie akceptacja ryzyka – polega na przyjęciu i udźwignięciu wszelkich

konsekwencji wynikających z ewentualnego wystąpienia niekorzystnego

zjawiska. Jest to świadoma decyzja osób zarządzających ryzykiem, by nie

wprowadzać żadnych zmian w planie projektu związanych z wystąpieniem

danego niekorzystnego zjawiska. Istnieją dwa podstawowe typy akceptacji

ryzyka: aktywna i pasywna. Pasywna akceptacja polega na przyjęciu

ryzyka bez podejmowania jakichkolwiek działań w celu rozwiązania

problemów jakie się z nim wiążą. Natomiast aktywna akceptacja polega na

pogodzeniu się z ryzykiem, ale wymaga stworzenia specjalnego planu

działania w razie wystąpienia niekorzystnego zdarzenia, a w niektórych

przypadkach tzw. planu odwrotu,

K u l t u r a w F u n d u s z a c h E u r o p e j s k i c h

F u n d u s z e U E M e c h a n i z m y

F i n a n s o w e

Fundusze strukturalne Programy wspólnotowe

Fundusze: Rolny i Rybacki

Mechanizm Finansowy

Europejskiego Obszaru

Gospodarczego i Norweski

Mechanizm Finansowy (MF EOG

i NMF)

Program Operacyjny Kapitał Ludzki

(PO KL)

Program Operacyjny Innowacyjna

Gospodarka (PO IG)

Program Operacyjny Infrastruktura i

Środowisko (PO IiS)

16 Regionalnych Programów

Operacyjnych (RPO)

Kultura 2007-2013

Europa dla obywateli

Media 2007

Młodzież w działaniu

Uczenie się przez całe życie

7.Program Ramowy

Program Rozwoju Obszarów

Wiejskich (RPO WP)

Program Operacyjny Ryby (PO

Ryby)

Fundusz Wymiany Kulturalnej (FWK)

Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy

(FSS)

Fundusz Badao Naukowych (FBN)

Fundusz Organizacji Pozarządowych

(FOP)