virprint telepítési és használati útmutató · a többi beállítás ismertetésétől...
TRANSCRIPT
VirPrint telepítési és használati útmutató
Tartalomjegyzék
Tartalomjegyzék ...................................................................................................................................... 2
1 Minimum rendszerkövetelmény ..................................................................................................... 3
2 A VirPrint telepítése, aktiválása ...................................................................................................... 3
2.1 Telepítés lépései ...................................................................................................................... 3
2.2 VirPrint aktiválása .................................................................................................................... 7
3 A VirPrint beállításai, funkciók ...................................................................................................... 11
3.1 Több adószám ....................................................................................................................... 13
3.2 Automatikus küldés ............................................................................................................... 14
3.3 Melléklet csatolása ................................................................................................................ 17
3.4 Küldési mód kiválasztása ....................................................................................................... 18
3.5 Levél tárgya, szövege ............................................................................................................. 20
4 Számla küldése VirPrinttel ............................................................................................................. 20
5 Online felhasználói fiók ................................................................................................................. 21
1 Minimum rendszerkövetelmény
Processzor: Pentium III vagy újabb;
Merevlemez kapacitás: kb. 60 MB a telepítéshez;
Memória: 256 MB;
Operációs rendszer: Windows XP 32/64 bit, Windows Vista 32/64 bit, Windows 7 32/64 bit;
Internet kapcsolat.
2 A VirPrint telepítése, aktiválása
2.1 Telepítés lépései
A regisztrációkor kapott e-mailben található linkre kattintva töltse le a VirPrint telepítő fájlját a számítógépre.
1. ábra VirPrint fájl futtatásának engedélyezése
A „Futtatás” gombot megnyomva a telepítő fájl letöltődik, majd a telepítő ablak automatikusan megjelenik a képernyőn.
FIGYELEM! Telepítés előtt bizonyosodjon meg arról (vagy kérdezze meg a rendszergazdáját), hogy Ön rendelkezik-e rendszergazdai jogosultsággal a telepítéshez! Amennyiben nincs jogosultsága a telepítéshez, kérje meg a rendszergazdát, hogy telepítse fel a programot!
Megjegyzés: Windows Vista és Windows 7 rendszereken a felugró kérdésre, hogy engedélyezi-e a program futtatását, kattintson az „Engedélyezem” gombra!
2. ábra Telepítő kezdő oldala
A telepítő kezdő ablakában megjelenő „Általános szerződési feltételek” szöveget kérjük, olvassa el figyelmesen, majd ha egyetért azokkal, kattintson az „Elfogadom a feltételeket” kis ikonjára. Ezt követően a „Következő” gomb megnyomásával tudja folytatni a telepítési folyamatot.
3. ábra ÁSZF elfogadása, tovább lépés
A telepítés második lépésében a VirPrint szoftver helyét kell kijelölni a cél számítógépen. A telepítő automatikusan arra a meghajtónak a gyökerére telepíti a VirPrintet, ahol az operációs rendszer helyét érzékeli. Kérjük, ezt ne módosítsa, csak kattintson a „Következő” gombra, majd a telepítést végrehajtja a számítógépe.
4. ábra Telepítés helyének elfogadása
Sikeres telepítés esetén minden összetevő előtt meg kell jelennie a zöld pipának. Amennyiben bármely összetevőnél hiányozna a zöld pipa, jelezze felénk az [email protected] e-mail címen! A telepítés befejezéséhez kattintson a „Befejezés” gombra!
5. ábra Telepítés befejezése
A sikeres telepítést ellenőrizheti, ha megnyitja az „Eszközök és nyomtatók”-at, ahol a Windows nyomtatók között meg kell jelennie egy „VirPrint” nevű nyomtatónak.
6. ábra VirPrint nyomtató az "Eszközök és nyomtatók" menün belül
Elektronikus számla küldéshez a számlázó programjából elegendő erre a nyomtatóra nyomtatni a számlát a későbbiekben.
Abban az esetben, ha a rendszer a saját biztonsági, vagy egyéb tűzfalbeállítások miatt mégsem tudná elküldeni a számlákat, úgy szükség lehet a további egyedi levélküldési beállításokra is. (lásd: 3.4. Küldési mód kiválasztása)
2.2 VirPrint aktiválása
Mielőtt elkezdene VirPrinttel elektronikus számlákat kiállítani, aktiválnia kell az előbb telepített VirPrint nyomtatót, ill. a Számlaközpont munkatársainak el kell készíteniük a használt számlázó program által készítendő számlaképet.
a) aktiválás
Nyissa meg saját számlázó programját és lehetőség szerint egy tesztként küldendő számlát. (lásd: 2.2. b) teszt számlák küldése). Ezt követően menjen a nyomtatási funkcióhoz és ott válassza ki a listából a „VirPrint” nevű nyomtatót.
7. ábra VirPrint kiválasztása a nyomtatók közül
Miután kiválasztotta a megfelelő nyomtatót, kattintson az „Ok” gombra. Egy figyelmeztető panel fog felugrani a képernyőre, amely a VirPrint nyomtató inaktivitására utal. Nyomja meg az „Ok” gombot.
8. ábra Figyelmeztető panel
A megjelenő új ablak a későbbiekben a számlázási folyamat végső állomása lesz. Most kérjük, csak kattintson a „Beállítások” gombra.
9. ábra VirPrint beállításainak elérése
A VirPrint beállítások panelnél a következőket kell megadnia alapbeállításként:
- Feladó e-mail címe: Kérjük, adjon meg egy e-mail címet.
Megjegyzés: Amennyiben az online felhasználói fiókban a „Beállításoknál” bejelölte, hogy kér az egyes e-számlái után a kézbesítésről visszaigazoló e-mailt, akkor az itt megadott e-mail címre fogja azokat elküldeni a Számlaközpont rendszere.
- Feladó adószáma: A cég adószámát kell itt beírni.
10. ábra VirPrint alapbeállítása
Az ablak legalján található „Aktiváló kulcs” részt kell kitölteni még ahhoz, hogy tudja használni a VirPrint nyomtatót. A saját VirPrint szoftverének az aktiváló kulcsát megtalálja, ha a Számlaközpont honlapján szállítóként bejelentkezik online felhasználói fiókjába, majd a „Beállítások” menüre kattint. A menün belül a „Számlával kapcsolatos adatok” résznél a „VirPrint sorozatszáma” pontnál feltűntetett számokat kell megadni, mint aktiváló kulcsot.
11. ábra Online felhasználói fiókban az aktiváló kulcs
A többi beállítás ismertetésétől eltekintünk, azok a 3.-as pontban kerülnek ismertetésre.
Miután a fent leírt lépéseket végrehajtotta, a szükséges mezőket kitöltötte, akkor kérjük, kattintson a „Rendben” gombra, hogy az imént megadott adatok mentésre kerüljenek.
12. ábra VirPrint beállítások mentése
b) teszt számlák küldése
Első alkalommal kollégáinknak szüksége van a számlázó programjuk által készítendő számlák mintaképére, ahhoz hogy azokat elkészítsék. Ezzel lehetővé válik, hogy elektronikus számlájuk képe is úgy nézzen ki, mint a korábban papírra nyomtatott számláké.
Elküldendő teszt számlák:
- 1 db több tételes számla,
- 1 db stornó számla,
- 1 db deviza számla (amennyiben állítanak ki olyat).
Megjegyzés: Kérjük, ne küldjenek eredeti példányt, a tesztelés céljából Másolati példányok is megfelelnek.
Amennyiben a kezdeti beállításokhoz (lásd: 2.2 a) aktiválás) már egy korábbi teszt számlát nyitott meg, és a szükséges beállítások elvégzését követően a „Rendben” gombra kattintott, akkor ismételten a küldési ablakot látja, amelynél már automatikusan megjelenik a feladó e-mail címe.
13. ábra Küldési ablak az alapbeállításokat követően
Teszt számlák küldéséhez kérjük a „Vevő e-mail címe” részhez a [email protected] e-mail címet írja be, majd kattintson az „Ok” gombra.
14. ábra Cél e-mail cím megadása, e-számla küldése
3 A VirPrint beállításai, funkciók
Az alapbeállításokon kívül a VirPrint beállításoknál további funkciók állíthatóak be.
15. ábra VirPrint beállítások
FIGYELEM! A „Beállítások” ponton belül kiválasztott funkciók (pl.: automatikus küldés, kiegyenlítés, partner csere) minden egyes számla esetében igaz lesz, míg azt itt nem módosítjuk.
Megjegyzés: Amennyiben csak néhány számlát szeretne kiegyenlítettként tárolni, ill. csak kevés számú jutalék számlát kíván kiállítani, úgy a számlaküldés ablaknál pipálják ki a megfelelő funkciót, így az mindig az aktuálisan kiállítandó számlára lesz érvényes.
16. ábra Aktuális számla esetében kiegyenlítés, partner csere
3.1 Több adószám
Amennyiben több cégre rendelte meg elektronikus számlázási szolgáltatásunkat, és mindegyik cég esetében regisztrált a Számlaközpont honlapján, mint szállító, akkor az „A feladó adószáma”-nál lévő három pontra kattintva lehetősége van a többi cég adószámát is berögzíteni.
17. ábra Adószámok szerkesztésének elérése
A megnyíló új ablaknál a bal felső sarokban található üres mezőnél adhatja meg a további adószámokat, melyekhez tartozó cégeket rögzítette már az adatbázisunkban. Miután beírta a kívánt adószámot kérjük, kattintson a „Hozzáad” gombra.
18. ábra Adószám hozzáadása
A listában bármely adószámot kiválasztva, majd a „Töröl” gombra kattintva eltávolíthatja az adószámot.
19. ábra Adószám törlése
3.2 Automatikus küldés
Ezt az opciót akkor aktiválja, ha nem szeretné minden számlaküldés előtt megadni a vevő e-mail címét. Ezt akkor javasoljuk alkalmazni, ha az e-mail cím szerepel a számlaképen, vagy már valamilyen más módon egyeztette a vevő adatait a Számlaközpont munkatársaival.
Amennyiben ezt a funkciót aktiválja, úgy a későbbiekben elegendő csak a nyomtatási fázisban a „VirPrint” nyomtatót kiválasztania. A VirPrint főablaka ezentúl nem jelenik meg.
Megjegyzés: Automatikus számlaküldés esetén a partner csere, a számlák kiegyenlítettként való tárolása, ill. a mellékletek csatolása csak akkor működik, ha azokat korábban aktiválta. Egyébként célszerű adott számla esetén – ha szükséges – az automatikus küldést kikapcsolni.
Az automatikus küldés kikapcsolása: A C:\VirPrint\VirPrint\setup.ini fájlban az „AUTO=I” opciót írjuk át „AUTO=N” –re és mentsük el a fájlt.
20. ábra "setup.ini" fájl elérése
21. ábra "AUTO=I"
22. ábra "AUTO=N" mentése
Megjegyzés: a VirPrint alapértelmezetten arra a partícióra települ, ahová az operációs rendszer lett feltelepítve. Ha az Ön operációs rendszere pl. az E meghajtón található, akkor a setup.ini elérési útja E:\VirPrint\VirPrint\setup.ini.
FIGYELEM! Az automatikus küldés és a Küldés alapértelmezett levelezőprogrammal opció együtt nem választható.
3.3 Melléklet csatolása
A VirPrint beállításoknál a „Szállító csatolása” opciót választva e-számla küldésekor egy tallózó ablak jelenik meg, melynek segítségével kiválaszthatja a számlához csatolandó dokumentumo(ka)t (PDF, DOC, XLS, JPEG, stb.). A kiválasztott dokumentumokat a vevő az e-számla mellett külön csatolmányokként fogja megkapni.
23. ábra Melléklet csatolása - tallózó ablak
A megadott fájlra, majd a Megnyitás gombra kattintva a VirPrint csatolni fogja a számla mellé a kiválasztott dokumentumot és elküldi a Számlaközpont rendszere felé.
Több dokumentumot csatolni egy számlához a CTRL+bal klikk segítségével tud. Ügyeljen arra, hogy a CTRL billentyű folyamatosan le legyen nyomva, ellenkező esetben mindig csak egy fájlt tud kiválasztani!
3.4 Küldési mód kiválasztása
24. ábra Küldési módok
a) „A Számlaközpont SMTP szerverét szeretném használni”
Ez az alapértelmezett beállítás, ebben az esetben a számlakép küldése a VirPrint programban beállított SMTP szerveren keresztül történik.
b) „Küldés az alapértelmezett levelezőprogrammal”
Ezzel az opcióval a számlakép és az estleges csatolmány kiküldés a Windowsban beállított alapértelmezett levelezőprogrammal történik. A küldéshez minden esetben megnyitja a
Windowsban beállított alapértelmezett levelezőprogramot, kitölti a címzett, tárgy, törzs és csatolmány mezőket és a „Küldés” gomb megnyomásával küldhető a számla.
FIGYELMEZTETÉS: Az automatikus küldés és a Küldés alapértelmezett levelezőprogrammal opció együtt nem választható.
c) Levelezési beállítások megadásával
Ebben az esetben nem hívódik meg az alapértelmezett levelezőprogram, hanem közvetlen a beállított saját szolgáltató által üzemeltetett SMTP szerveren keresztül megy a levél.
SMTP szerver címe: az SMTP szerver elérhetősége
Port: az SMTP szerver port-ja, általában 25
Felhasználó név: az SMTP felhasználóhoz rendelt felhasználónév
Jelszó: az SMTP felhasználóhoz rendelt jelszó
3.5 Levél tárgya, szövege
25. ábra Levél tárgya, szövege
Alapértelmezett szöveg van beállítva a „Levél tárgya” és „A levél szövege” részhez. Ezt nem kell módosítaniuk, hiszen ezt a Vevő nem látja. A Vevő minden esetben a Számlaközpont által küldött értesítőt látja e-mail fiókjában.
A beállítások megadása után kattintson a Beállítások panel „Rendben” gombjára!
4 Számla küldése VirPrinttel
1. Nyissa meg a számlázó programját.
2. Készítse el a számlát – adja meg a szükséges adatokat.
3. Nyomtatáskor válassza a „VirPrint” nevű nyomtatót.
4. VirPrint főablakában beállítható opciók
26. ábra VirPrint főablaka
a) Töltse ki a „Vevő e-mail címe” szürke sávot. Az itt megadott e-mail címre lesz a számla elküldve.
b) Amennyiben jutalék számlát kíván kiállítani, pipálja ki a „Partner csere” lehetőséget.
c) Ha az adott számlát az online felhasználói fiókjában kiegyenlítettként szeretné tárolni, pipálja ki a „Kiegyenlít” opciót.
d) Melléklet csatolása: „Beállításokon” belül a „Szállító csatolása” opciót pipálja ki.
e) „Megnéz/Nyomtat” gombra kattintva a számlaképet tekintheti meg, mielőtt elküldené azt.
5. Kattintson az „OK” gombra a számla kiállításához.
Amennyiben a „Beállítások” panelon engedélyezte a „Szállító csatolása” opciót, akkor meg fog jelenni egy tallózó ablak, amelynek segítségével kikeresheti azt a dokumentumo(ka)t, amelye(ke)t csatolni szeretne a számlához. Amennyiben adott esetben nem szeretne dokumentumot csatolni a számlához, a Szállító csatolása ablakban kattintson a Mégse gombra. A VirPrint ilyenkor csak a számlát küldi el a Számlaközpont rendszere felé.
FIGYELEM! A VirPrint főablaka csak akkor jelenik meg, ha a Beállítások panelen nem engedélyezte az „Automatikus küldést”! Ha engedélyezte azt, akkor minden esetben a számlán kell elhelyezni a partner e-mail címét, ellenkező esetben a rendszer e-mail cím hiányában nem tudja továbbítani a számlát partnerének!
5 Online felhasználói fiók
A saját szállítói felhasználói fiókját eléri internet kapcsolat segítségével a Számlaközpont honlapjáról (www.szamlakozpont.hu). Kérjük belépéskor a „Bejelentkezés szállítóként” részhez
adja meg a regisztrációkor megadott felhasználó nevét és jelszavát. Amennyiben bejelentkezéskor valamilyen problémája merül fel kérjük, keresse fel Ügyfélszolgálatunkat munkaidőben (H-P: 800-1630) a +36-20/3939231-es telefonszámon, ill. ezenkívül az [email protected] e-mail címen.
Az online felhasználói fiókban saját adatait módosíthatja, megtekintheti korábban kiküldött e-számláit, azokról jelentéseket készíthet, Excel táblában letöltheti a kívánt számlák számlaadatait, vagy a számlaképeket tömörített fájlként. Beállíthatja, hogy a Vevője az e-számlával kapcsolatban milyen értesítéseket kapjon (kézbesítés, fizetési emlékeztető, fizetési felszólító) és milyen módon (e-mail, SMS). Amennyiben valamely beszállítójától a Számlaközponton keresztül kap e-számlát úgy azokat a számlákat szintén ebben a felhasználó fiókban tekintheti meg. Míg, ha szolgáltató független e-számlákat kap, akkor azokat E-box szolgáltatásunk keretében itt tárolhatja. Egyes számlái esetében beállíthatja, hogy azokat meghatározott időközönként az eredeti Vevőjének aktuális dátummal a rendszer automatikusan elküldje (pl.: havi díj számlák), vagy már korábban kiküldött e-számláját klónozva, annak adatait megváltoztatva (pl: Vevő, termékek, stb.) új e-számlát állítson ki.
FIGYELEM! Amennyiben automatikus számlaküldést vagy számla klónozást alkalmaz az online felhasználói fiókban, úgy a VirPrinttel küldött számlaképét elveszíti, helyette a Számlaközpont online számlaképével kerül kiküldésre az adott számla.
Az online felhasználói fiók kezelését, és az egyes funkciók, szolgáltatások teljes leírását az online felhasználói fiókba belépve a „Súgó” menüponton belül tekintheti meg.