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© Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags
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ECM – Enterprise Content ManagementKonzepte und Techniken rund um Dokumente2009 / 1. Auflage
Kapitel 3 / Manage - Workflow
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Gliederung
• Definition – Vorteile• Merkmale – Bestandteile• Modellierung• Arten
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Was ist eigentlich Workflow ?
„Dem richtigen Bearbeiter zum
richtigen Zeitpunkt die richtigen
Informationen und die richtigen
Werkzeuge zur Verfügung stellen.“
Quelle: COI
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Workflow - Definition
Ein Workflow bezeichnet mehrere dynamische, abteilungs-übergreifende aber fachlich zusammenhängende, arbeits-teilige Aktivitäten, die in logischer oder zeitlicher Abhängig-keit zueinander stehen.
Ein Workflow ist die informationstechnische Realisierung eines Geschäftsprozesses.
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Geschäftsprozess und Workflowmodellierung
Quelle: Becker, Delfmann, Stein: Uni Münster
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Geschäftsprozess und Workflow
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Workflow-Management - Definition
• Workflow-Management ist die IT-basierte Unterstützung von Geschäftsprozessen. Dazu zählt:– das Spezifizieren (Geschäftsprozessmodellierung)– das Optimieren (Business Process Reengineering) durch Simulation,
Analyse und Reorganisation– das Implementieren (Workflow-Modellierung)– das Ausführen (Workflow-Management-System)
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Workflow-Management - Definition
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Workflow-Management - Aufgaben
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die einzelnen Vorgangsschritte sind klar gegeneinander abgegrenzt, der Ablauf eines Vorgangs ist eindeutig, nach klaren Regeln
definiert, den an der Vorgangsbearbeitung beteiligten Mitarbeitern lassen sich
Funktionen, Rollen und Kompetenzen zuweisen, die Informationsbearbeitung- und –bereitstellung ist automatisierbar,
so dass der gesamte Arbeitsprozess vom Dokumentenzugriff bis zur Archivierung weitgehend planbar ist.
Der Workflow muss also einen hohen Strukturierungsgrad aufweisen, arbeitsteilig erfolgen, wiederholt auftreten und modellierbar sein.
Workflow - Voraussetzungen
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Workflow - Nutzen
Automatisierung von Geschäftsprozessen = Optimierung von Bearbeitungsprozessen
Schnellerer und einfacherer Zugang zu Informationen = Reduzierung von Durchlauf- und Liegezeiten
Wegfall des Transport- und Verteilaufwandes Aktueller Überblick über relevante
Unternehmensdaten = höhere Transparenz Arbeitsprozesse und Mitarbeiterorganisation
flexibel änderbar Handhabung von Ausnahmen
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Nutzen cont.
Standortunabhängige und parallele Bearbeitung von Geschäftsfällen
Rationalisierungspotentiale können identifiziert und ausgeschöpft werden
Die Auskunftsbereitschaft über den Bearbeitungsstatus ist jederzeit gegeben
Änderungen der Arbeitsabläufe sind bei modernen Workflowsystemen schnell implementierbar
Relevante Informationen gehen nicht verloren und sind im System verfügbar (Beispiel: Eingangsrechnungsworkflow)
Liegezeitüberwachung verhindert die Überschreitung der maximal zulässigen Bearbeitungszeit
Simulationsmöglichkeit: bei komplexen Abbildungen von Arbeitsprozessen besteht die Möglichkeit der Simulation
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Gliederung
• Definition – Vorteile• Merkmale – Bestandteile• Modellierung• Arten
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Ein Workflow
hat einem Auslöser (Trigger)
besteht aus Vorgangsschritten (Aktionen, Aktivitäten, Tätigkeiten)
kann weiter zerlegt werden,
kann an Bedingungen geknüpft sein,
kann parallel ausgeführte Vorgangsschritte (Nebenläufigkeit) enthalten,
hat einen Abschluss.
Workflow - Merkmale
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Workflow – Merkmale cont.
klare Abgrenzung der einzelnen Vorgangsschritte Definition des Ablaufs nach eindeutigen Regeln Zuweisung von Rollen und Kompetenzen an die an der
Vorgangsbearbeitung beteiligten Mitarbeiter Automatisierung der Informationsbearbeitung- und -bereitstellung Planbarkeit des gesamten Geschäftsprozesses vom
Dokumentenzugriff bis zur Archivierung
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AktivitätenWas soll gemacht werden?AktivitätenWas soll gemacht werden?
Organisatorische EinheitenWer soll etwas machen?Organisatorische EinheitenWer soll etwas machen?
Informationsobjekte / Dokumente (1) Welche Informationen sind zur Ausführung der
Aktivität notwendig? (2) Welche Informationen werden bei der Durchführung
der Aktivität erzeugt?
Informationsobjekte / Dokumente (1) Welche Informationen sind zur Ausführung der
Aktivität notwendig? (2) Welche Informationen werden bei der Durchführung
der Aktivität erzeugt?
Werkzeuge / Anwendungssysteme Welche Technik bzw. Werkzeuge und DV-Anwendungen kommen bei der Durchführung der Aktivität zum Einsatz?
Werkzeuge / Anwendungssysteme Welche Technik bzw. Werkzeuge und DV-Anwendungen kommen bei der Durchführung der Aktivität zum Einsatz?
Bestandteile eines Workflows
Quelle: COI
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Workflow - die vier „W‘s“
AufgabeAufgabe
ProzesslogikProzesslogik
AufgabenträgerAufgabenträger
Werkzeuge & DatenWerkzeuge & Daten
Was wirdWas wird
Wie vonWie von
Wem undWem und
Womit bearbeitet?Womit bearbeitet?
Quelle: COI
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Workflow - Funktionen
EngineEngine
Bedingungenauswerten
Bedingungenauswerten
Historieaufzeichnen
Historieaufzeichnen
EreignisseverarbeitenEreignisse
verarbeiten
DatenflussorganisierenDatenfluss
organisieren
AufgabeerzeugenAufgabeerzeugen
Bearbeiterzuordnen
Bearbeiterzuordnen
Zeitvorgabenüberwachen
Zeitvorgabenüberwachen
Quelle : Seidel SAP
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Workflow-Management-System
• Ein Workflow-Management-System ist ein Anwendungssystem, mit dessen Hilfe Workflows definiert, verwaltet und ausgeführt werden können. Die Ausführungsreihenfolge ist durch eine formale Repräsentation der Prozesslogik im Anwendungssystem determiniert.
Quelle: Becker, Delfmann, Stein: Uni Münster
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Workflow-Management-System - Architektur
ORGANISATIONS-DATENBANK
zentrale Verwaltung
übersichtliche Informationeinfache Pflege
MODELLLIERUNG
starre oder flexible Prozesse
intuitive und flexible Modellierung
WORKFLOW-ENGINE
zentraler Überblick durch Monitoring
AuslastungskontrolleErkennung von Problemstellen
SIMULATION
Überprüfung der Modelle
unterschiedliche Rahmenbedingungen
Zeit- und Kostenkontrolle
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Workflow-Management-System - Funktionen
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Gliederung
• Definition – Vorteile• Merkmale – Bestandteile• Modellierung• Arten
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WfMC Referenzmodell
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Workflow-Ebenen
BuildtimeBuildtime
Dokumentensicht
ROOT
Document
Document
Data Element
Data Element
Modellierung
Ausführung
Workflow-Steuerung
Überwachung
RuntimeRuntime
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Workflow - Modellierung
• Da Workflow Management einen automatisierten Ablauf von Prozessen (Vorgängen) anstrebt, indem die einzelnen Aktivitäten (Bearbeitungsschritte), deren Voraussetzungen und deren Reihenfolge im Rahmen des Vorgangs vorgegeben werden, ist eine Formalisierung der Vorgänge notwendig.
• Diese Formalisierung wird als Modellierung bezeichnet.
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Workflow - Modellierung cont.
• Workflows werden modelliert, – um eine Grundlage für die Ausführung durch ein Workflow-
Management-System zu erarbeiten, – die automatische Zuweisung von Aktivitäten an Mitarbeiter zu
ermöglichen und – die leichte Änderbarkeit der Anwendung zu gewährleisten.
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Workflow - Modellierungsbereiche
• Abläufe: Modellierung der Aktivitäten und ihrer Reihenfolge im Prozess.
• Informationen und Informationsfluss: Modellierung der Objekte und Dokumente, die im Rahmen eines Workflow erzeugt werden bzw. für die Aufgabe genutzt und evtl. bearbeitet werden.
• Organisation: Modellierung der Akteure, Rollen, Verantwortlichkeiten und Berechtigungen, Vertretungen.
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Workflow – Organisation cont.
KrankheitKrankheit
Gruppe Gruppe
UrlaubUrlaub
Sonder-Sonder-aufgabenaufgaben
Einstellungen
Ausscheiden
Organisationsmodell = Aufbaustruktur des Unternehmens
Quelle : Seidel SAP
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Workflow und Rollenkonzept
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Workflow und Rollenauflösung
Sachbearbieter FI
KundennameH - N
KundennameA - G
Rechnungshöhe: < 50.000 €
Rechnungshöhe: > 50.000 €
KundennameO - Z
RolleEinschränkung der möglichen Bearbeiter durch "Organisations-Filter"
Aufgabe (Definition) Beleg buchen
Verknüpft mit StelleSachbearbeiter FI
Rolle (Bearbeiter) Buchungssachbearbeiter
Parameter der Rolle Kundenname Rechnungshöhe
Aktivität zur Laufzeit
Beleg 4712 buchen Kunde H. Müller KG Rechnungshöhe 250,000
€Quelle : Seidel SAP
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Ausnahmensituationen
Das Zurückgeben/Rückfragen an den vorherigen Sachbearbeiter Das Erklären der Nichtzuständigkeit Das Umleiten eines Vorganges Das Zurücksetzen und der Neustart eines Vorganges Das Überspringen eines Bearbeitungsschrittes
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Workflow - Simulation
Simulation der Prozesse mit verschiedenen Rahmen-bedingungen Zeit- und Kostenaufwand Engpassermittlung
Kosten Zeit Auslastung Ablauf Engpässe kritischer Pfad
Der Nutzen:
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Workflow-Tutorial - Links
• Videos und Animationen – Lectures – interaktive Examples• Interaktive Definition eines Workflows• Video – Beispiele und Editor
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Gliederung
• Definition – Vorteile• Merkmale – Bestandteile• Modellierung• Arten
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Workflow - Klassifizierung
Quelle: Martens, Humboldt-UNI, Berlin
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Workflow - Klassifizierung cont.
Quelle: Martens, Humboldt-UNI, Berlin
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Wiederholfaktor
Prozeß-komplexität
Planbarkeitvon Varianten
Automatische Weiterleitung
Modifizierbarkeit
Strukturierter WorkflowWiederholfaktor
Prozeß-komplexität
Planbarkeitvon Varianten
Automatische Weiterleitung
Modifizierbarkeit
Ad-hoc Workflow
Wiederholfaktor
Prozeß-komplexität
Planbarkeitvon Varianten
Automatische Weiterleitung
Modifizierbarkeit
Flexibler Workflow
Workflow-Arten
Die folgenden Folien beruhen auf einer Präsentation von COI
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Beschreibung der Workflow-Arten
Ad-hoc-Workflow
Flexibler Workflow
Strukturierter Workflow
z.B. bei allen Mailsystemen durch einfaches Versenden einer Nachricht, weiterer Ablauf ist nicht direkt beeinflussbar.
Vor Prozessbeginn Definition des Ablaufes, aber mit der Möglichkeit, während der Laufzeit noch Prozesse und deren Modelle zu verändern.
Definition von festgelegten Prozessen in reaktiv unveränderbaren Umgebungen, Prozessmodelle können nur gesamt und nicht für einzelne laufende Prozesse verändert werden.
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Flexibler vs. strukturierter Workflow I
Aktivität 1.1Aktivität 1.1Projektorientiert
Teilstrukturiert Änderung zur Laufzeit Aktivität 1.2Aktivität 1.2
Aktivität 1.3Aktivität 1.3 Aktivität 2.1Aktivität 2.1
Aktivität 2.2Aktivität 2.2
Aktivität 2.3Aktivität 2.3
Teilvorgang 1Teilvorgang 1 Teilvorgang 2Teilvorgang 2Prozeßorientiert
Stark strukturiert
strk
turi
erte
r W
ork
flo
wst
rktu
rier
ter
Wo
rkfl
ow
Teamorientiert
„ Unstrukturiert Checklisten“
ChecklisteCheckliste
ChecklisteCheckliste
Checkliste Checkliste
flex
ible
r W
ork
flo
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ler
Wo
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• Ein Geschäftsprozessmodell für alle zugehörigen Vorgänge
• Änderung des Modells wirkt sichauf alle zugehörigen Vorgänge aus
• Vorgänge können zur Laufzeitnicht geändert werden
• Sehr komplexe Workflowsmodellierbar (u.a. automatischeEntscheidungen)
• Zentrale Modellierung
• Basismodelle im Workflow-Repository
• Jeder Vorgang besitzt sein eigenes Geschäftsprozessmodell
• Änderungen des Basismodellswirken sich nicht auf Vorgänge aus
• Vorgänge können zur Laufzeitgeändert werden
• Dezentrale Modellierung in derAbstimmungsphase
Flexibler vs. strukturierter Workflow cont.
Strukturierter Workflow Flexibler Workflow
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Ad-hoc Workflow - Realisierung
Versenden per Standard-Mail (z.B. Outlook)
Reine Versendung von Links entlastet Mailsysteme
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keine Modellierungsphase
reine Versendung von Nachrichten an nächste Bearbeiter/innen
einfachste Konfiguration
schnelle Reaktions- und Umsetzungsfähigkeit auf Änderungen
keine direkte Kontrolle des weiteren Ablaufes
keine Kapazitätsplanung (Zeiten, Kosten, etc.) möglich
keine Statusanzeige/ -meldung
keine direkten Überwachungs- und Eingriffsmöglichkeiten
Ad-hoc Workflow - Charakteristika
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Strukturierter Workflow - Modellierung
Alternative AbschnitteAlternative Abschnitte
IFIF SchleifeSchleife
Aktivität
Aktivität
Parallele AbschnitteParallele Abschnitte
Aktivität mitTerminierungAktivität mitTerminierung
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Strukturierter Workflow - Prinzip
Graphische Modellierung
Generierung von
Workflow-Code
KonfigurationProduktiv-
einsatz
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Graphische Modellierung
Definition von Client-, Server- und Timer-Aktionen
Optimierung durch Simulation & Analyse(diverse Kennzahlen, kritischer Pfad, ...)
Optionale Versionsverwaltung von Workflows
Optionales Kapazitätsmanagement(Vorwärts- bzw. Rückwärtsterminierung)
Statusanzeige/ -aktualisierung laufender Prozesse
Überwachungs- und Eingriffsmöglichkeiten
Strukturierter Workflow - Charakteristika
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Graphischer Editor für Vorgangsmodelleund laufende Vorgänge
Editor für Checklistenlaufender Vorgänge
Speichern
Öffnen
Starten
Anzeigen/BearbeitenChecklisteneditieren
Datenbank
DMS
Flexibler Workflow - Modellierung
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Flexibler Workflow - Vorgangsmodell
Beispielhafter Anfrage-/ Angebotsprozess eines Kunden
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Grafisch-/tabellarische Modellierung
Zeitplanung/-überwachung (Vorwärts- bzw. Rückwärtsterminierung, Gantt-Diagramme)
Plausibilitätskontrolle von Vorgangsmodellen
Speicherung von Vorgangsmodellen im DMS=> Workflow-Repository, hierarchische Klassifizierung
Statusanzeige/-aktualisierung laufender Prozesse
Änderung laufender Vorgänge
Hierarchische Strukturierung (Subnetze, Aktivitäten, Checklisten-Aktivitäten)
Verbindung zu strukturiertem Workflow (flexibler Exkurs und flexible Fortsetzung)
Flexibler Workflow - Charakteristika
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Demos
Ad-Hoc-Workflow: Demo in Optimal Systems (OS)
Workflow-Demo : http://cinema.docuportal.de
Guided Tour : http://www.workflowmanagement-systeme.de