· web view2325 2326 2327 2328 2329 2330 2331 2332 2333 2334 2335 2336 2337 2338 2339 2340...

STRATEGAETH CAFFAEL

2015-2020

0

1. Cefndir a Phwrpas

Gweledigaeth Prifysgol Bangor yw bod yn Brifysgol flaenllaw gydag enw da rhyngwladol am addysgu ac ymchwil, sy’n meithrin datblygiad deallusol a phersonol ei myfyrwyr a’i staff, yn darparu amgylchedd amlddiwylliannol cefnogol, yn hyrwyddo ehangu mynediad ac agwedd gynhwysol, ac yn sicrhau y bydd ein gweithgareddau'n arwain at fudd amgylcheddol a chynnydd cymdeithasol o fewn economi gadarn. 1.

Rhaid caffael nwyddau a gwasanaethau mewn dull effeithlon ac effeithiol er mwyn cefnogi'r brifysgol i gyflawni ei hamcanion. Yn y flwyddyn ariannol 2013/14, gwariodd y brifysgol oddeutu £74.3m (gan gynnwys TAW) ar amrywiaeth eang o nwyddau, gwasanaethau, a chontractau gwaith. Mae hyn yn cynrychioli 44.4% o gyfanswm gwariant y brifysgol.

Mae Tîm Caffael y brifysgol yn hyrwyddo proffesiynoldeb wrth gaffael er mwyn cefnogi staff y brifysgol wrth iddynt ddelio â chyflenwyr ac er mwyn sicrhau bod prosesau a threfniadau caffael yn briodol ac yn effeithiol a thrwy hynny annog arloesedd, hyrwyddo cynaliadwyedd ac yn y pendraw, sicrhau gwerth am arian.

Mae’r ddogfen hon yn amlinellu Strategaeth Caffael y Brifysgol am y blynyddoedd 2015 i 2020 ac mae'n cyd-fynd â Chynllun Strategol y brifysgol. Pwrpas y ddogfen hon yw nodi amcanion tymor byr, tymor canolig, a thymor hir i wella prosesau caffael ar draws y brifysgol, ynghyd â'r dulliau arfaethedig o reoli ac adrodd ar berfformiad.

2. Diffinio Caffael

At ddibenion y ddogfen strategaeth hon, caiff caffael ei diffinio fel:

y broses lle mae sefydliadau'n cyflawni eu hanghenion am nwyddau, gwasanaethau, gweithiau a chyfleustodau, mewn ffordd sy'n sicrhau gwerth am arian ar sail bywyd cyfan yn nhermau creu buddion nid yn unig i'r sefydliad ond hefyd i gymdeithas a'r economi, ac ar y un pryd yn peri'r niwed lleiaf posib i'r amgylchedd. 2”

3. Strwythur Caffael

Mae Prifysgol Bangor yn gweithredu strwythur caffael datganoledig, gyda'r Tîm Caffael Corfforaethol yn gyfrifol am arwain ar strategaeth a pholisi caffael, a'r gwaith caffael ymarferol yn cael ei wneud o fewn colegau ac adrannau.

Bydd y Tîm Caffael Corfforaethol yn cefnogi staff caffael datganoledig trwy ddarparu cyfarwyddyd caffael strategol, cynnig cyngor ac arweiniad proffesiynol ar yr holl faterion yn ymwneud â chaffael, helpu i wneud y broses caffael yn fwy effeithlon ac effeithiol a sicrhau bod gan staff y sgiliau a'r cymwyseddau angenrheidiol i gyflawni eu dyletswyddau caffael trwy hwyluso hyfforddiant priodol.

1 Cynllun Strategol Prifysgol Bangor 2015-2020

2 Caffael y Dyfodol, 2006

1

4. Dadansoddi Data Gwariant

Dadansoddwyd data gwariant y brifysgol am y flwyddyn ariannol 2013/14 i gael dealltwriaeth ehangach o gategorïau gwariant allweddol a chanfod patrymau gwariant. Cafwyd y wybodaeth hon trwy ddefnyddio'r rhaglen Spend 360 a ddarperir gan y North Western Universities Purchasing Consortium3.

4.1 Cyfanswm Gwariant yn ôl Categori

Gwelir Cyfanswm Gwariant Prifysgol Bangor yn ôl Categori ar gyfer 2013/14 yn Atodiad A. Mae'r siart yn defnyddio'r strwythur codio categorïau Proc-HE safonol. Y pum maes lle mae'r gwariant uchaf (ac eithrio amrywiol) yw:

Ystadau, Adeiladau a Rheoli Cyfleusterau - £30.2m (yn cynnwys gwariant cyfalaf). Ffioedd proffesiynol a Gwasanaethau a Brynwyd i mewn 4 - £6.7m Cyfleustodau - £3.4m Cyflenwadau a Gwasanaethau Labordai - £2.2m Gwasanaethau a Chyfleustodau Llyfrgell a Chyhoeddiadau - £2.0m

Mae hyn yn awgrymu y dylai'r Tîm Caffael Corfforaethol ganolbwyntio eu hymdrechion ar y meysydd allweddol hyn fel blaenoriaeth.

4.2 Dadansoddiad Pareto

Mae'r graff Dadansoddiad Pareto dros y dudalen yn dangos y gwariant cronnus yn erbyn y nifer gronnus o gyflenwyr. Yn ddelfrydol, dylai 80% o wariant y brifysgol fod gyda 20% o'r holl gyflenwyr. Yn y flwyddyn ariannol 2013/14, roedd yr ystadegau'n dangos bod y brifysgol yn gwario 80% o'i wariant gyda 3.2% o gyflenwyr. Yn 2012/13, roedd 80% o wariant y brifysgol gyda 4.2% o gyflenwyr. Mae hyn yn dangos 1) bod gan y brifysgol nifer fawr o gyflenwyr a 2) nifer fawr o drafodion unigol gwerth isel, a'r ddau'n awgrymu rhywfaint o aneffeithlonrwydd yn y trafodion.

Bydd y Cynllun Gwella Caffael blynyddol yn amlinellu'r strategaeth ar gyfer gwella'r dangosydd perfformiad hwn o ran lleihau nifer y cyflenwyr a ddefnyddir, rhoi trefn ar wariant a dod o hyd i ffyrdd eraill o ddelio â thrafodion unigol, gwerth isel.

3 www.nwupc.ac.uk

4 Mae'r categori hwn yn cynnwys, Ymgynghoriaeth Adeiladu, Gwasanaethau Cyfreithiol, Gwasanaethau Cyfrifyddu, a darparwyr Yswiriant, ond nid yw'n gyfyngedig iddynt.

2

0 500 1000 1500 2000 2500 3000 £-

£10,000,000.00

£20,000,000.00

£30,000,000.00

£40,000,000.00

£50,000,000.00

£60,000,000.00

£70,000,000.00

PRIFYSGOL BANGORDADANSODDIAD PARETO AR DDATA GWARIANT

(heb gynnwys gwariant ar cardiau pwrcasu)2013/14

Gwariant Cronnus Nifer Gronnus o Gyflenwyr80% o wariant gyda 20% o gyflenwyr

5. Cydweithio

Mae’r Brifysgol yn aelod o’r North Western Universities Purchasing Consortium (NWUPC) ac yn annog defnyddio fframweithiau'r Consortiwm lle bo'n bosib. Caiff fframweithiau'r NWUPC eu cefnogi gan ddarparwyr fframwaith cydweithredol eraill megis Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol Cymru, Gwasanaethau Masnachol y Goron a'r Grŵp Pro5.

Yn y flwyddyn ariannol 2013/14, gwariodd y brifysgol tua 27.5% o'r gwariant y gellir dylanwadu arno trwy drefniadau cydweithio. Roedd Adolygiad Diamond5 yn argymell targed o 30%. Bydd y strategaeth hon yn canolbwyntio ar gynyddu'r defnydd o gytundebau cydweithredol fel maes allweddol.

6. Cynaliadwyedd

Mae cynaliadwyedd yn un o amcanion strategol allweddol y brifysgol a'r nod yw ymgorffori cynaliadwyedd ar draws ei holl weithgareddau. Am y rheswm hwnnw, ni fydd y brifysgol bellach yn llunio Polisi Caffael Cynaliadwy ar wahân ond bydd yn ymgorffori amcanion cynaliadwyedd yn y broses gaffael fel mater o drefn a bydd y tîm caffael yn cyfrannu at Strategaeth Cynaliadwyedd a Chynllun Gweithredu'r brifysgol.

Bydd cynaliadwyedd yn cwmpasu materion amgylcheddol, economaidd a chymdeithasol, a bydd y broses gaffael yn ystyried pob un o'r tair elfen hyn yn ystod cyfnod cynllunio'r strategaeth gaffael.

5 Universities UK, ‘Efficiency and Effectiveness in Higher Education’ (2011)

3

Bydd angen rhagor o waith i ymgorffori cynaliadwyedd ym mhroses gaffael safonol y brifysgol a dyma faes arall a ddatblygir o dan y Strategaeth Gaffael hon, gan gyfrannu at gyflawni Cynllun Strategaeth a Gweithredu Cynaliadwyedd y brifysgol.

Bydd y Cyfarwyddwr Caffael yn cydweithio'n agos â'r Cyfarwyddwr Cynaliadwyedd a bydd yn gwneud cyfraniad allweddol at waith Labordy Cynaliadwyedd Prifysgol Bangor.

Mae'r brifysgol yn gweithredu System Rheoli Amgylcheddol sy'n cynnwys yr amcan o leihau allyriadau carbon cysylltiedig â chaffael bob blwyddyn. Mae perfformiad yn erbyn y targed hwn yn cael ei fesur yn flynyddol a'i adrodd yn yr Adroddiad Amgylcheddol blynyddol. 7. Defnyddio Technoleg

Mae'r brifysgol yn defnyddio rhywfaint o dechnoleg i wneud gweithgareddau chwilio am gyflenwyr a phrynu.

Gwneir gweithgareddau "purchase to pay" (P2P) o fewn pecyn cyllid y brifysgol, Agresso, sy'n caniatáu creu llif gwaith ar-lein sy'n cynnwys gofynion, archebion a chymeradwyo. Derbynnir nifer o anfonebau yn electronig, ond derbynnir y rhan fwyaf ar ffurf papur, a'u sganio i mewn i Agresso.

O ran canfod cyflenwyr, erbyn hyn mae'r brifysgol yn gwneud mwy o ddefnydd o Sell2Wales, nid yn unig er mwyn hysbysebu, ond hefyd er mwyn rhedeg prosesau tendro electronig, a thrwy hynny'n gwneud y broses gaffael yn fwy effeithlon. Hyd yma, dim ond un tendr a gyflwynwyd trwy'r system eTenderwales a ddarperir gan Lywodraeth Cymru/BravoSolutions. Dull eDendro mwy soffistigedig yw hwn o'i gymharu â Sell2Wales ac mae'n caniatáu mwy o hyblygrwydd wrth gyfathrebu gyda chyflenwyr.

4

Mae'r diagram isod yn dangos y cylch eGaffael a lle defnyddir y gwahanol dechnolegau. Dylid rhoi ystyriaeth yn y dyfodol i gyflwyno eFarchnadle, h.y. defnyddio catalogau ar-lein a gallu newid archebion yn anfonebau i'w hanfon yn syth yn ôl i'r brifysgol ar ffurf electronig. Byddai hyn yn gwella effeithlonrwydd trwy gynyddu'r gwariant trwy gontract, gwella cydweddiad rhwng anfonebau ac archebion a dulliau talu awtomatig, ac ar yr un pryd yn rhoi gwell brofiad siopa i staff sy'n archebu nwyddau a gwasanaethau.

Rhoddir ystyriaeth hefyd yn y dyfodol i gyflwyno system Rheoli Contractau electronig i sicrhau dull mwy effeithlon ac effeithiol o reoli contractau.

Mae Llywodraeth Cymru wedi ymrwymo i Fodel Aeddfedrwydd eGaffael i sefydliadau'r sector cyhoeddus yng Nghymru i asesu eu lefelau aeddfedrwydd eGaffael cyfredol, pennu lefelau aeddfedrwydd targed yn y dyfodol a phennu amserlenni realistig i gyrraedd y lefelau targed hynny.

Mae'r model aeddfedrwydd eGaffael yn nodi pedwar cam allweddol yn y cylch bywyd: canfod cyflenwr, cyflawni'r trafodyn, talu a dadansoddi. Ym mhob cam mae pum lefel aeddfedrwydd: 0 - disylw/nid yw'n cael ei ddefnyddio, 1 - cyfyngedig, 2 - canolradd, 3 - datblygedig 4 - uwch.

Mae’r tabl isod yn dangos lefel aeddfedrwydd eGaffael gyfredol Prifysgol Bangor, ynghyd â'r lefel aeddfedrwydd darged ac amserlenni cyflawni cysylltiedig.

Cam Cylch Bywyd

Lefel Gyfredol

Lefel Darged Amserlen

Ffynhonnell 1 3 Lefel 2 erbyn diwedd 2017/18 Lefel 3 erbyn diwedd 2018/19.

Cyflawni Trafodyn

2 3 Lefel 3 erbyn diwedd 2016/17.

Talu 1 3 Lefel 3 erbyn diwedd 2019/20.Dadansoddi 1 3 Lefel 3 erbyn diwedd 2019/20.

5

8. Amcanion y Cynllun Strategol

Mae Cynllun Strategol y Brifysgol ar gyfer 2015-2020 yn diffinio cenhadaeth y sefydliad, sef, bod yn:

Sefydliad cryf, hyderus a gydnabyddir yn rhanbarthol, yn genedlaethol ac yn rhyngwladol fel canolfan ragoriaeth ar sail ei bortffolio amrywiol o addysgu ac ymchwil, ac am y profiad unigryw, amlddiwylliannol a chynhwysol y mae'n ei roi i'w staff a'i fyfyrwyr.

Cefnogir y gwaith o weithredu'r cynllun strategol gan nifer o alluogwyr strategol allweddol:

Pobl - Hyrwyddo datblygiad arweinwyr a phrofiad o ansawdd uchel i staff Adnoddau - Sicrhau Prifysgol gynaliadwy'n ariannol gydag adnoddau ffisegol o

ansawdd uchel Llywodraethu a Rheolaeth - Llywodraethu, rheolaeth, gwasanaethau cefnogi a

systemau busnes sy'n effeithlon a hyblyg Brand a Marchnata - Datblygu hunaniaeth brand gref, gan weithredu'n effeithiol

wrth gyfathrebu, marchnata a chodi arian. Cynaliadwyedd - Sicrhau Prifysgol fydd yn gynaliadwy'n ariannol, yn gymdeithasol ac

yn amgylcheddol

Mae gan y swyddogaeth gaffael ran i'w chwarae mewn cefnogi'r gwaith o gyflawni'r Cynllun Strategol. Nodwyd nifer o amcanion caffael strategol.

9. Amcanion Caffael Strategol.

Er mwyn hyrwyddo ymarfer gorau wrth gaffael, parhau i gydymffurfio'n gyfreithiol a chwrdd ag amcanion strategol cyffredinol y brifysgol, nodwyd yr amcanion caffael allweddol canlynol fel meysydd gwella blaenoriaeth.

a) Sefydlu cynaliadwyedd. Sefydlu arferion caffael moesegol, cymdeithasol ac amgylcheddol cadarn.

b) Gwerth am arian. Cael y gwerth gorau am arian yn yr holl agweddau ar wariant y brifysgol trwy ganfod cyflenwyr, cyflenwi a monitro perfformiad. Mae gwerth am arian yn golygu mesur ansawdd yn ogystal â phris. Bydd pris yn cymryd i ystyriaeth gostau bywyd cyfan yn nhermau costau prynu, defnyddio, cynnal a chadw a chostau diwedd bywyd.

c) Hyrwyddo cydweithredu. Hyrwyddo cydweithredu pellach o fewn y brifysgol ac yn allanol gyda phrifysgolion eraill a'r sector cyhoeddus ehangach er mwyn sicrhau arbedion maint a sicrhau arbedion yn y broses gaffael.

6

d) Cynyddu'r defnydd o dechnoleg. Cynyddu'r defnydd o dechnoleg er mwyn symleiddio'r broses gaffael, gwella effeithlonrwydd, ac annog dulliau caffael agored a thryloyw.

e) Annog arloesedd. Annog arloesedd wrth ddarparu nwyddau, gwasanaethau a gwaith trwy fabwysiadu dull seiliedig ar allbwn wrth ddatblygu manylebau.

f) Hyrwyddo cystadleuaeth agored a hygyrch. Hysbysebu'r holl gyfleoedd tendro ar Sell2Wales, a thrwy hynny annog cystadleuaeth agored a theg.

g) Delio'n effeithiol â chyflenwyr. Annog delio'n fwy effeithiol â chyflenwyr cyn tendro, o ran profi'r farchnad a datblygu manylebau, ac ar ôl tendro o ran darparu adborth adeiladol ar gyflwyniadau tendr.

h) Datblygu staff Cefnogi datblygiad staff trwy ddarparu cyfleoedd hyfforddi a datblygu mewnol ac allanol. Mabwysiadu Fframwaith Cymhwysedd Caffael Cymru (sydd yn cael ei ddatblygu ar hyn o bryd gan Lywodraeth Cymru).

i) Cyfathrebu effeithiol. Annog a hyrwyddo cydweithrediad a chyfathrebu rhwng staff datganoledig gyda chyfrifoldebau caffael a'r Tîm Caffael Corfforaethol, a thrwy hynny gweithredu fel 'un tîm'.

j) Mesur perfformiad. Mesur gwelliant o fewn y maes caffael trwy roi fframwaith mesur perfformiad ar waith.

10. Datganiad Polisi Caffael Cymru (WPPS)

Ym mis Rhagfyr 2012, cyhoeddodd Gweinidog Cyllid Cymru ac Arweinydd y Tŷ 'Ddatganiad Polisi Caffael Cymru' sy'n datgan yn eglur yr arferion caffael a'r camau penodol a ddisgwylir gan bob sefydliad sector cyhoeddus yng Nghymru. Cydnabu'r Gweinidog y gall caffael gefnogi'r gwaith o gynllunio a chyflenwi gwasanaethau cyhoeddus effeithlon ac effeithiol a gwneud y gorau o'r gwerth ychwanegol i economi a chymunedau Cymru.

Mae'r Datganiad Polisi yn nodi 10 o egwyddorion allweddol a welir yn Atodiad B.

Cymerwyd gofynion Datganiad Polisi Caffael Cymru i ystyriaeth wrth ddatblygu Cynllun Datblygu/Gwella Caffael (Adran 12) i ddangos cydymffurfiad/arfer gorau.

7

11. Model Aeddfedrwydd Caffael Cymru

Rhan o Bolisi Caffael Cyhoeddus Cymru yw'r gofyniad i gynnal Profion Ffitrwydd Caffael blynyddol ac adrodd am yr argymhellion canlynol a'r cynlluniau gweithredu i Lywodraeth Cymru. Amcan yr asesiad yw caniatáu i gyff sector cyhoeddus, gan gynnwys y sector Addysg Uwch, nodi cryfderau a gwendidau cyfredol mewn perthynas â'r safonau graddedig a amlinellir yn y model. Defnyddir y cynllun gweithredu canlynol i ddatblygu gallu caffael i lefel briodol yn y sefydliad.

Yn y flwyddyn ariannol 2014/15, 1.4 oedd sgôr cyfartalog cyffredinol y brifysgol yn erbyn wyth adran y model aeddfedrwydd, a diffiniwyd hyn fel 'datblygu tuag at gydymffurfiad'. Mae Datganiad Polisi Caffael Cymru wedi pennu targed ar gyfer pob sefydliad yn y sector cyhoeddus i fod yn ymarfer ar Lefel 2 - 'cydymffurfio'.

Defnyddir yr argymhellion sy'n deillio o'r asesiad i lywio'r Cynllun Gwella Caffael blynyddol.

Bydd Llywodraeth Cymru yn parhau i ariannu asesiadau yn erbyn y model aeddfedrwydd yn y dyfodol.

8

12. Meysydd i'w Gwella / Datblygu

Crynhoir y prif feysydd gwella i ddatblygu'r swyddogaeth gaffael yn y brifysgol yn y tabl isod:

Amcan Canlyniad a fyddai’n Ddymunol Mesur Perfformiad Blynyddol Cyswllt Amcan WPPS

Cyswllt Galluogwr Strategol

Cynaliadwyedd Mae cynaliadwyedd yn nhermau buddiannau amgylcheddol, cymdeithasol ac economaidd yn cael ei ystyried a'i roi ar waith lle bynnag y bo'n bosib o fewn y broses gaffael.

Cynhelir Asesiadau Risg Cynaliadwyedd fel mater o drefn i bob tendr uwchlaw'r trothwy OJEU ac anogir cynnal asesiadau o'r fath i dendrau o dan y trothwy.

Rhoddir ystyriaeth i gostau bywyd llawn wrth brynu.

Cynhwysir cymalau budd cymunedol o fewn contractau lle bo'n gymwys.

Cwblheir y Pecyn Cymorth Buddion Cymunedol i'r holl brojectau adeiladu gwerth £1m+

% o Asesiadau Risg Cynaliadwyedd a gwblhawyd i bob tendr uwchlaw'r trothwy OJEU.

% o asesiadau tendr uwchben trothwy OJEU sy'n seiliedig ar ddull costio bywyd cyfan.

% o brojectau adeiladu £1m+ sy'n cynnwys cymalau buddion cymunedol.

Cofnod o fuddion cynaliadwyedd a chymunedol a gyflawnwyd mewn projectau adeiladu/ac eithrio adeiladu.

% gwariant gyda busnesau bach a chanolig.

% gwariant gyda chyflenwyr cod post LL.

Egwyddor 3Egwyddor 4

Cynaliadwyedd,Brand a Marchnata

Gwerth am arian

Prynir nwyddau, gwasanaethau a gweithiau ar sail ansawdd a phris, gan ystyried costau bywyd cyfan er mwyn gwneud yn siŵr bod y brifysgol yn sicrhau y gwerth gorau am arian.

Cyfanswm arbedion a gyflawnir fesul blwyddyn, gan gydnabod arbedion dros fywyd cyfan ased /gwasanaeth.

Adnoddau

9

Amcan Canlyniad a Ddymunir Mesur Cyswllt Amcan WPPS


Cydweithio Mwy o wariant ar gytundebau cydweithredol a drefnir trwy NWUPC, NPS neu gynlluniau cydweithredu eraill yn y sector gyhoeddus genedlaethol i leihau dyblygu, cael yr ymateb gorau gan y farchnad, sefydlu ymarfer da a rhannu adnoddau ac arbenigedd.

Cydweithredu o fewn y brifysgol i drefnu prynu ar y cyd, h.y. un dull/contract yn lle bod ysgolion /adrannau'n prynu ar wahân. (Rheoli Categorïau).

Un gofrestr contractau i'r brifysgol.

% o wariant sydd ar gontract.

% o wariant y gellir dylanwadu arno a reolir trwy fframweithiau a chontractau cydweithredol.

Egwyddor 7 Llywodraethu/Rheoli

Mwy o ddefnydd o Dechnoleg

Defnyddir prosesau e-gaffael cyhyd ag y bo modd i ganfod cyflenwyr, rheoli contractau, masnachu, marchnadleoedd a thaliadau, lle bo hynny'n ymarferol.

Gweithredu ar Lefel 3 (Datblygedig) i bob un o'r camau cylch bywyd eGaffael erbyn diwedd blwyddyn ariannol 2019/20.

Cynnydd yn y defnydd o gardiau prynu lle mae'r gwariant yn fach.

Mesur a monitro dadansoddiad Pareto, gwerth cyfartalog anfonebau, gwariant cyfartalog fesul cyflenwr.

Cynnydd yn nifer yr anfonebau electronig a dderbynnir.

Mesur yn erbyn Model Aeddfedrwydd eGaffael.

Egwyddor 6 Adnoddau

Amcan Canlyniad a Ddymunir Mesur Cyswllt Amcan Cyswllt Galluogwr

10

WPPS StrategolArloesi Annog arloesi wrth gyflenwi gweithiau,

nwyddau a gwasanaethau.Tystiolaeth o ddefnyddio manylebau ar sail allbwn a chaffael nwyddau a gwasanaethau arloesol.

Egwyddor 8 Llywodraethu a Rheoli

Cystadleuaeth agored a hygyrch.

Sicrhau mynediad teg at dendrau a chontractau'r brifysgol trwy hysbysebu'r holl gyfleoedd tendr ar Sell2Wales.

Cyhoeddir rhaglen flaen-gontractio ar wefan y brifysgol i hysbysu'r farchnad o gyfleoedd contract sydd yn yr arfaeth.

Mabwysiedir dull dewis cyflenwyr ar sail risg er mwyn sicrhau nad yw cyflenwyr llai a mwy lleol yn cael eu hatal rhag ennill contractau.

Nifer a gwerth y dyfynbrisiau a'r tendrau a hysbysebwyd yn electronig ar Sell2Wales.

Nifer a gwerth y tendrau a hysbysebwyd gan ddefnyddio'r dull SQuID.

Egwyddor 5Egwyddor 6

Llywodraethu a Rheoli

Delio â Chyflenwyr.

Gweithio'n agosach gyda chyflenwyr a chontractwyr, gyda thystiolaeth o ymwneud â'r farchnad cyn y broses dendro er mwyn gosod sail i'r manylebau ac annog arloesi.

Darparu adborth adeiladol ar ôl y tendr i gyflenwyr a chontractwyr.

Nifer a gwerth y contractau lle mae tystiolaeth o ymwneud â'r farchnad cyn y broses dendro.


Amcan Canlyniad a Ddymunir Mesur Cyswllt Amcan WPPS


11

Datblygu Staff Ar y cyd â'r Adran Adnoddau Dynol, sicrhau bod gan staff datganoledig sy'n cyflawni dyletswyddau caffael y sgiliau angenrheidiol i gyflawni tasgau caffael mewn dull effeithlon ac effeithiol.

Darparu hyfforddiant rheolaidd wedi ei dargedu i staff â dyletswyddau caffael.

Nifer y staff a hyfforddwyd a'r cyrsiau a ddilynwyd.

Egwyddor 2 Pobl

Cyfathrebu Cyflwyno Datganiad Polisi Caffael sy'n diffinio'n eglur gyfrifoldebau'r Tîm Caffael Corfforaethol a phrynwyr datganoledig.

Mae'r Tîm Caffael Corfforaethol yn cydweithio'n agos â Cholegau ac Adrannau Gwasanaeth i sicrhau gwerth am arian.

Proses ymwneud â budd-ddeiliaid yn ei lle.

Egwyddor 7 Pobl

Mesur Perfformiad

Caiff gwelliannau eu mesur a'u hadrodd ar draws y brifysgol.

Sefydlir mesuriadau gwaelodlin ym Mlwyddyn 1 gyda thargedau ar gyfer gwella yn cael eu gosod ar gyfer y blynyddoedd dilynol.

Aeddfedrwydd caffael. Fel isafswm, ymarfer ar Lefel 2 - Cydymffurfio.

Cynhyrchir set o Ddangosyddion Perfformiad Allweddol i fesur gwelliant.

Asesiad Blynyddol yn erbyn y Model Aeddfedrwydd Caffael.


12

13. Cynlluniau Blynyddol Gwella Caffael

Bydd y Cyfarwyddwr Caffael yn cyhoeddi Cynllun Gwella Caffael bob blwyddyn fel atodiad i'r Strategaeth Gaffael. Bydd y Cynllun Gwella yn manylu ar y gweithgareddau a gynhelir bob blwyddyn i gyflawni amcanion y Strategaeth Gaffael.

14. Adolygu

Adolygir y Strategaeth Gaffael yn flynyddol ynghyd â chynhyrchu'r Cynllun Gwella Caffael blynyddol. Os bydd angen newidiadau sylweddol, diwygir y Strategaeth, a'i hailgyhoeddi neu ychwanegu adendwm.

Adroddir am gyflawni'r targedau i Bwyllgor Archwilio a Risg y brifysgol fel rhan o'r Adroddiad Caffael Blynyddol.

Nicola DayCyfarwyddwr CaffaelAwst 2015

13

ATODIAD A

£30,197

£18,815

£6,749

£3,422

£2,284

£2,043

£1,985

£1,648

£1,383

£901

£815

£619

£594 £556 £531 £487 £415 £383 £266 £176 £90 £37

PRIFYSGOL BANGOR CYFANSWM GWARIANT CATEGORI

2013/14('000s)

Estates, Buildings and Facilities Management Supplies and ServicesMiscellaneousProfessional Fees and Bought-in ServicesUtilitiesLaboratory/Animal House Supplies and ServicesLibrary and Publications Supplies and ServicesComputer Supplies and ServicesMedical, Surgical, Nursing Supplies and ServicesTravel and Transport (incl. Vehicle hire and Subsistence) Supplies and ServicesVehicles Supplies and Services (Purchase, Lease, Contract Hire)Catering Supplies and ServicesAudio Visual, Multimedia, Entertainment and The Arts Supplies and ServicesSafety and Security Supplies and ServicesTelecommunications, Postal and Mail Room Supplies and ServicesPrinting and Reprographics Supplies and ServicesFurniture, Furnishings and textiles, Supplies and ServicesWorkshop and Maintenance Supplies and Services (Labora-tory and Estates or Facilities)Agricultural/Fisheries/Forestry/Horticultural/Oceanographic/Geology Sup-plies and ServicesStationery and Office SuppliesJanitorial and Domestic Supplies and ServicesSpare*SRIF Type Applications

14

ATODIAD B

Diffiniad o Gaffael

Mae’r polisi hwn yn mabwysiadu diffiniad y Tasglu Caffael Cynaliadwy6 o gaffael:

“proses lle mae sefydliadau yn diwallu eu hanghenion o ran nwyddau, gwasanaethau, gwaith a chyfleustodau mewn ffordd sy'n sicrhau gwerth am arian ar sail oes gyfan yn nhermau cynhyrchu manteision, nid yn unig i’r sefydliad caffael, ond hefyd i'r gymdeithas a'r economi, gan greu’r difrod lleiaf i'r amgylchedd”.

Egwyddorion Polisi Caffael Cyhoeddus Cymru

Wrth gyflawni gweithgarwch caffael, disgwylir i'r sector cyhoeddus yng Nghymru fabwysiadu’r egwyddorion polisi canlynol:

1. Strategol – Dylai gwaith caffael gael ei gydnabod a’i reoli fel swyddogaeth gorfforaethol strategol sy’n trefnu a deall gwariant; gan ddylanwadu ar y gwaith cynnar o gynllunio a threfnu gwasanaethau a chyfrannu at y broses benderfynu er mwyn cefnogi’r gwaith o gyflawni amcanion cyffredinol.

Sut y byddwn yn cyflawni hyn?

Bydd Llywodraeth Cymru’n:

amlinellu ‘model aeddfedrwydd’ er mwyn mesur datblygiad caffael yn ei erbyn ledled sector cyhoed-dus Cymru.

hwyluso Rhaglen Gwirio Ffitrwydd Caffael, i gynnwys model huna-nasesu ar gyfer sefydliadau cym-wys

darparu templed safonol y bydd cyrff cyhoeddus yn ei ddefnyddio i adrodd am ganlyniad a chynnydd yn erbyn cynlluniau gweithredu.

darparu mynediad i bolisi, cyngor ac adnoddau sy'n galluogi cyrff cyhoeddus i wella canlyniadau caffael.

Bydd sector cyhoeddus Cymru’n:

mesur ei hun yn erbyn y model aeddfedrwydd trwy gynnal Gwiriad Ffitrwydd Caffael blynyddol ac adrodd ar argymhel-lion a chynnydd yn erbyn y cyn-llun gweithredu i Lywodraeth Cymru.

2. Adnoddau proffesiynol – dylai gwariant caffael fod yn ddarostyngedig i lefel briodol o gyfraniad a dylanwad proffesiynol, gan fabwysiadu’r meincnod cychwynnol o un gweithiwr caffael proffesiynol o leiaf i bob £10 miliwn o wariant ar draws y sector cyhoeddus ehangach.


6 Caffael y Dyfodol, 200615

ATODIAD B


cyhoeddi fframwaith cymhwysedd ar gyfer caffael sy’n amlinellu cymwysterau, profiad ac arbe-nigedd a fydd yn cefnogi gyrfa gaffael strwythuredig.

darparu llwybrau hyfforddi a datblygu, gan gynnwys y rhai sy’n galluogi cyrff cyhoeddus i feithrin arbenigedd caffael a masnachol proffesiynol.

bwrw ymlaen â'r rhaglen rhannu gwasanaethau, gan alluogi cyrff cyhoeddus i ddefnyddio adnod-dau yn y ffordd orau.


sicrhau bod sgiliau ac adnoddau digonol ar waith i gyflawni gwaith rheoli contractau a chaffael effei-thiol.

lle mae bylchau yn cael eu nodi o fewn sefydliadau, ystyried cy-fleoedd i rannu arbenigedd ar draws ffiniau sefydliadol

sicrhau bod cynllun hyfforddiant caffael ar waith sy’n mynd i’r afael â bylchau adnoddau a sgiliau a rhannu hyn gyda Llywodraeth Cymru i gefnogi strategaeth datblygu sgiliau yn y dyfodol.

cymell swyddogion caffael i gyn-nal eu datblygiad proffesiynol par-haus a chynnal eu Trwydded i Ymarfer CIPS, gan gynnwys Modiwl Moeseg CIPS

3. Effaith Economaidd, Gymdeithasol ac Amgylcheddol – Dylid ystyried Gwerth am Arian fel y cyfuniad gorau posibl o gostau oes gyfan o ran sicrhau arbedion a chanlyniadau o safon uchel ar gyfer y sefydliad, a hefyd dylai fod o fudd i gymdeithas a’r economi a’r amgylchedd yn awr ac yn y dyfodol.



manteisio i'r eithaf ar y cyfleoedd a gynigir gan Gyfarwyddeb Caffael ddi-wygiedig yr Undeb Ewropeaidd i sbarduno effaith economaidd, cym-deithasol ac amgylcheddol

darparu arweinyddiaeth, canllawiau a dulliau gweithredu ar arfer gorau caf-fael.

cyhoeddi canllawiau polisi wedi'u di-weddaru yn rhoi'r wybodaeth ddiwed-daraf am faterion caffael moesegol gan gynnwys ond nid yn gyfyngedig i

y cyfle i neilltuo con-tractau i gyflenwyr gyda gweithlu o 30% neu fwy o weithwyr o dan an-fantais

y cyfle i neilltuo con-tractau i gyflenwyr gydag ethos cymdeithasol ee Mentrau Cydweithredol a Chwmnïau Cydfuddian-nol


darparu arweinyddiaeth ar arfer gorau caffael

defnyddio dull costio oes gyfan at benderfyniadau caffael, gan ystyr-ied yr effaith tymor hir.

bod yn rhagweithiol wrth reoli cy-flenwyr, gan ystyried y gadwyn gyflenwi gyfan

nodi meysydd gwariant y gellir eu neilltuo ar gyfer cyflenwyr gyda gweithlu o 30% neu weithwyr dan fwy o anfantais.

nodi meysydd gwariant y gellir eu neilltuo ar gyfer cyflenwyr gydag ethos cymdeithasol ee Mentrau Cydweithredol a Chwmnïau Cyd-fuddiannol yn y tendr cyntaf.

cymhwyso'r Asesiad Risg Cynali-adwyedd at bob caffaeliad dros £25,000

16

ATODIAD B

effaith y Ddeddf Caethwasiaeth Modern ar reoli'r gadwyn gy-flenwi

darparu gwybodaeth am gyfansoddiad Economi Cymru i gefnogi datblygiad strategaethau caffael sy'n cefnogi twf economaidd yng Nghymru

4. Manteision Cymunedol – rhaid i gyflawni budd cymdeithasol, economaidd ac amgylcheddol trwy gymhwyso polisi Manteision Cymunedol yn effeithiol fod yn rhan annatod o waith caffael.



darparu'r polisi Manteision Cymunedol; cryfhau’r cymorth sydd ar gael ar lawr gwlad a herio’r defnydd.


penodi hyrwyddwr manteision cymunedol ar gyfer eu sefydliad a chynghori Llywodraeth Cymru

cymhwyso dull Manteision Cymunedol at bob caffaeliad sec-tor cyhoeddus

cymhwyso'r Offeryn Mesur at bob contract o'r fath dros £1m, fel isaf-swm.

darparu cyfiawnhad ar gyfer pob contract sy'n werth dros £1 miliwn os nad yw'r dull gweithredu wedi cael ei ddefnyddio

5. Cystadleuaeth agored, hygyrch – dylai cyrff cyhoeddus fabwysiadu dulliau caffael cymesur sy’n seiliedig ar risg i sicrhau bod cyfleoedd contract ar gael i bawb ac nad yw cyflenwyr lleol a llai o faint yn cael eu hatal rhag ennill contractau fel unigolion, fel rhan o gonsortia neu drwy swyddogaethau yn y gadwyn gyflenwi. .



darparu www.gwerthwchigym-ru.co.uk, gan gynnwys cyfres cwestiynau cyffredin SQuID.

Rhoi arweiniad, canllawiau a dulliau gweithredu ynghylch arfer gorau o ran dulliau caffael

gwella gwybodaeth am flaen-raglenni drwy gynnal y gwaith o gyhoeddi'r Cynllun Buddsoddi yn Seilwaith Cymru.


diwygio Rheolau Sefydlog i'w gwneud yn ofynnol i hysbysebu pob contract dros £25k ar www.gwerthwchigymru.gov.uk.

mynd ati’n rhagweithiol i gyhoeddi eu blaenraglen contractau ar eu gwefan

defnyddio strategaethau 'lotio' pri-odol.

defnyddio’r dull SQuID i ddewis cyflenwyr.

cyhoeddi hysbysiadau dyfarnu 17

http://www.gwerthwchigymru.gov.uk/

http://wales.gov.uk/funding/wiip2012/?lang=en

http://wales.gov.uk/funding/wiip2012/?lang=en

http://www.sell2wales.co.uk/

http://www.sell2wales.co.uk/

ATODIAD B

contractau ar www.gwerthwchi-gymru.gov.uk

sicrhau bod caffaeliadau ar gael ac yn hygyrch i bawb - gan gynn-wys ceisiadau ar y cyd (hy con-sortia)

hyrwyddo telerau talu teg drwy'r gadwyn gyflenwi

6. Prosesau Safonol Syml – dylai prosesau caffael fod yn agored a thryloyw ac yn seiliedig ar ddulliau safonol a dylent ddefnyddio systemau cyffredin sy’n lleihau cymhlethdod, cost, amserlenni a gofynion cyflenwyr mewn ffordd briodol.



datblygu a hyrwyddo dulliau sym-lach o gaffael yn seiliedig ar fab-wysiadu systemau a phrosesau cyffredin, gan gynnwys gwasan-aeth e-gaffael Cymru, sy'n llei-hau'r gost o wneud busnes.

darparu rhaglen newid 2 flynedd a gyllidir yn ganolog i gyflymu eFasnachu

monitro’r defnydd ac effaith y dulliau hyn.

darparu cefnogaeth strwythuredig i gyrff cyhoeddus i ymgymryd â rheoli newid busnes i gefnogi'r defnydd effeithiol o e-gaffael

darparu un pwynt cyswllt ar gyfer adborth gan gyflenwyr


mabwysiadu a sefydlu dulliau caf-fael cyffredin.

gwneud y defnydd gorau o’r dulliau e-gaffael sydd ar gael

mesur eu hunain yn erbyn y model Aeddfedrwydd eGaffael a'r model Buddion Sefydliadol eGaf-fael fel rhan o'r broses flynyddol o wirio ffitrwydd caffael

annog cyflenwyr i roi adborth ar hwylustod y prosesau a chyfl-wyno’r adborth i Lywodraeth Cymru

talu’r holl anfonebau cywir yn brydlon

defnyddio Cyfrifon Banc Prosiect lle bo'n briodol

mabwysiadu polisi 'dim archeb prynu dim tâl' ar gyfer pob gweithgaredd caffael

7. Cydweithredu – dylid mynd i’r afael â meysydd o wariant cyffredin ar y cyd gan ddefnyddio dulliau a manylion safonol a reolir gan y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol (NPS) i leihau dyblygu, i gael yr ymateb gorau gan y farchnad, i wreiddio egwyddorion y Datganiad Polisi hwn er budd Cymru; ac i rannu adnoddau ac arbenigedd.



cyflwyno contractau a fframweith-iau cydweithredol drwy Wasan-aeth Caffael Cenedlaethol hyd at £2.2 biliwn o werth dros y 2 flynedd nesaf.


ymrwymo i gymryd rhan yn y Gwasanaeth Caffael Cened-laethol er lles Cymru a’r sefydliad unigol.

ystyried cyfleoedd ar gyfer men-18

ATODIAD B

cefnogi cydweithio ac agenda ehangach gwasanaethau a ren-nir.

trau caffael cydweithredol pellach monitro ac adrodd ar ymgysylltu

â'r Gwasanaeth Caffael Cened-laethol a chynlluniau cydwei-thredol eraill

8. Ymgysylltu â Chyflenwyr ac Arloesi – dylid gwella deialog â chyflenwyr i helpu i gael y gorau o’r farchnad, i hysbysu ac addysgu cyflenwyr ac i sicrhau’r gwerth am arian gorau.



darparu cyfeiriad polisi clir ar ar-ferion gorau caffael i gefnogi cyrff cyhoeddus yng Nghymru sy'n mabwysiadu ymagweddau at gaf-fael sy'n cael eu hysbysu a'u dylanwadu gan adborth o'r gad-wyn gyflenwi.

darparu cefnogaeth busnes i gy-flenwyr drwy wasanaeth Busnes Cymru


cyhoeddi un pwynt cyswllt elec-tronig ar gyfer deialog/ adborth/ymholiadau yn ymwneud â’r gad-wyn gyflenwi.

sicrhau bod ôl-drafodaeth yn dar-paru adborth digonol ar y tendr.

defnyddio manylion am ganlyni-adau i annog arloesedd mewn busnes lle bo hynny’n briodol

defnyddio ymgysylltiad cyn y farchnad lle bo hynny'n briodol

cyhoeddi hysbysiadau dyfarnu contractau yn rheolaidd

ystyried cyfleoedd ar gyfer de-fnyddio darpariaeth partneriaeth arloesol newydd y Rheoliadau Contractau Cyhoeddus

sicrhau bod adolygiadau rheoli perfformiad contractau rheolaidd yn cael eu cynnal a’u defnyddio i annog deialog dwy ffordd

9. Datblygu a Gweithredu Polisi - defnyddio polisi sy'n cefnogi cyflawni'r saith nod llesiant ar gyfer Cymru fel y'u nodir yn Neddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) (2015)

.


ymgynghori â phartneriaid cym-deithasol a rhanddeiliaid perth-nasol eraill ar faterion a allai gael eu dylanwadu trwy bolisi caffael cyhoeddus.


defnyddio canllawiau caffael a gy-hoeddwyd yn yr holl gontractau perthnasol.

19

ATODIAD B

defnyddio'r dynodiad cyffredinol ar gaffael i gyhoeddi canllawiau caffael ar ffurf gofynion rhe-oleiddio ar gyfer y sector cyhoed-dus yng Nghymru

10. Mesur ac Effaith – yn unol ag arferion rheoli da, dylid monitro perfformiad a chanlyniadau gwaith caffael i gefnogi gwelliannau parhaus a dylai enghreifftiau o arferion da a drwg gael eu rhannu’n agored.



darparu fframwaith safonol o fe-surau caffael sy'n gymesur ac yn dangos ymgysylltiad â'r DPCC.

coladu gwybodaeth a chyflwyno adroddiad i Weinidog Cyllid a Busnes y Llywodraeth a'r Bwrdd Caffael i'w hystyried wrth wei-thredu'r gwaith o ddatblygu polisi yn y dyfodol.


llenwi ffurflen flynyddol i Ly-wodraeth Cymru am ganlyniadau caffael, a gyflawnwyd drwy gaf-fael.

20

MESURAU

Mae Egwyddor 10 y DPCC yn ymrwymo Llywodraeth Cymru a'r sector cyhoeddus yng Nghymru i gydweithio i baratoi a chyflwyno ffurflen flynyddol i fesur sut y caiff y DPCC ei fabwysiadu mewn gweithgarwch caffael ar draws Cymru. Mae Tabl 1 yn nodi cwmpas y mesur.

Tabl 1

Thema

Egwyddor DPCC

DolenDolen i’r Polisi: Metrigau Mabwysiadu

Adnodd a gallu

1, 2, 7, 9

- Matrics Aeddfed-rwydd Caffael sec-tor cyhoeddus Cymru

- Hyfforddiant Caffael

Lefel gwirio ffitrwydd caffael Lefel o ymyrraeth caffael prof-

fesiynol Tystiolaeth o ymrwymiad i

ddatblygiad proffesiynol par-haus

Effaith Economaidd

3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10

- Offer Cynaliad-wyedd

- Gwasanaeth e-gaf-fael

- Manteision Cymunedol

- Canllaw i Ymgeisio ar y Cyd

- Nodiadau Cyngor am Gaffael Moe-segol

- Cronfa Ddata Gwybodaeth am Gymwysterau Cy-flenwyr (SQuID)

Arbedion o wariant caffael y gellir dylanwadu arno

Ymgysylltu gyda Busnes Cymru Cyflawni Manteision Cymune-

dol Ymgysylltu â chontractau cyd-

weithredol a darparu gwasan-aethau

Mabwysiadu systemau e-gaf-fael

Mabwysiadu hysbysebu gwerth isel

Cyhoeddi hysbysiadau dyfarnu contractau

Mabwysiadu dull cymesur, seiliedig ar risg

Defnydd o'r SRA

-

21

Effaith Gymdeithasol

3, 4, 8, 9, 10


- GwerthwchiGymru- Manteision

Cymunedol- Cynllun Buddsoddi

yn Seilwaith Cymru- Canllaw i Ymgeisio

ar y Cyd- Nodiadau Cyngor

am Gaffael Moe-segol

Ymgysylltu â pholisïau caffael moesegol

Ymgysylltu gyda Busnes Cymru Cyflawni Manteision Cymune-

dol Ymgysylltu â mentrau cym-

deithasol, gan gynnwys ffatrïoedd a gynorthwyir

Defnydd o'r SRA

Effaith Amgylcheddol

3, 4, 8, 9


- Gwasanaeth e-gaf-fael

- GwerthwchiGymru- Manteision

Cymunedol

Effaith amgylcheddol gwariant caffael y gellir dylanwadu arno

Cyflwyno Manteision Cymune-dol

Mabwysiadu systemau e-gaf-fael

Defnydd o'r SRA

22

· web view2325 2326 2327 2328 2329 2330 2331 2332 2333 2334 2335 2336 2337 2338 2339 2340...

Documents