video n+1

VIDEO N+1

Dear Colleague, as mentioned in the communication of the Appraisal

Process beginning of December 2011, we have decided to implement the appraisal via a dedicated internet

application. This in order to not only save paper but also create the ability to better archive and increase follow up of the appraisals over the coming years. In the following video we will

guide you in the process of establishing the appraisal 2011 and

objectives 2012 for your direct reports.

Geachte Collega, zoals vermeld in de communicatie aangaande het

Evaluatie Proces begin december 2011, hebben wij besloten de

evaluaties via een speciaal ontworpen internet applicatie te laten gebeuren. Hiermee zullen wij niet alleen papier

besparen, wij creëren hiermee ook de mogelijkheid de evaluaties beter te

archiveren en ze in de komende jaren beter op te volgen. In de volgende

video zullen wij u in de stappen van de evaluatie 2011 en het bepalen van

de 2012 objectieven begeleiden.

Chère, cher collègue, comme mentionné dans la communication du

Processus D’évaluation début décembre 2011, nous avons

décidé d’implémenter une plate-forme web pour les évaluations. Ceci

non seulement dans un but d’économiser du papier mais aussi de

donner la possibilité de mieux archiver et d’améliorer le suivi des

évaluations dans les années à venir. Dans la vidéo suivante nous allons

vous guider afin d’établir l’évaluation 2011 et objectifs 2012.

INTRODUCTION

EMAILBefore starting you will receive an email with link and log in details.

When clicking this link and you enter the module with the log in details, we

recommend you to immediately change your password.

Voor u start, zal u een email ontvangen met link en log in details. Als u op deze link klikt en u via de log in details de module betreedt, raden

wij u aan om uw paswoord onmiddellijk te veranderen.

Avant de commencer vous recevrez un email avec un lien et les détails de

log in. En cliquant sur le lien, vous entrerez dans le module avec les

détails de log in. Nous vous recommandons de changer toute

suite votre mot de passe.

Click Overview / Klik Overzicht / Cliquez Aperçu

Menu

Personal Profile / Persoonlijk profiel / Profile personnel

Print – for changes: see further / voor wijzigingen: zie verder / pour effectuer des changements: voir plus loin

Change your password / Verander uw paswoord / Changez votre mot de passe

Click for more details / Klik voor meer details / Cliquez pour plus de détails

Report changes if errors / indien fouten geef wijziging door / si erreurs signalez les modifications à faire

Your data and data of your N-1 / Uw gegevens en gegevens van uw N-1 / Vos données et données de votre N-1

Data N-1 / Gegevens N-1 / Données N-1

Report changes if errors / Indien fouten geef wijziging door / Si erreurs, signalez les modifications à faire

Print

Click on B. Activities logbook / Klik B Activiteitenlogboek / Cliquez B. Registre des activités

At this stage it is empty until your N-1 completes this section / Op dit niveau staat alles leeg tot uw N-1 zijn sectie vervolledigd / A ce stade tout est vide jusqu’à ce que votre N-1 remplisse sa section

PART I / DEEL I / PARTIE I REFERENCE YEAR EVALUATION EVALUATIE REFERENTIEJAAR

EVALUATION DE L’ANNEE DE REFERENCE

Click on “Year end appraisal 2011” / Klik op « Eindejaarsevaluatie 2011 » / Cliquez sur « Evaluation fin d’année 2011 »

STEP 1 / STAP 1 / ETAPE 1 EVALUATION OBJECTIVES OF THE REFERENCE

YEAREVALUATIE VAN DE OBJECTIEVEN VAN HET

REFERENTIEJAAREVALUATION DES OBJECTIFS DE L'ANNEE DE

REFERENCE

Indication of the steps of your evaluation process / Aanduiding van de stappen van het evaluatieproces / Indication des étapes de la procédure d'évaluation

Different steps of the evaluation process / Verschillende stappen van het evaluatieproces / Différentes étapes de la procédure d'évaluation

Your appraisal / Uw evaluatie / Votre évaluation

Your N-1 / Uw N-1 / Vos N-1Documents / Documenten / Documents

Indication of steps of the evaluation process of your N-1 / Aanduiding van de stappen van het evaluatieproces van uw N-1 / Indications des étapes de la procédure d'évaluation de votre N-1

Your functional N-1 (read only) / Uw functionele N-1 (alleen leesrecht) / Vos N-1 “fonctionnels” (seulement droit de lecture)

Click on N-1 you want to evaluate / Klik op de N-1 die u wenst te evalueren / Cliquez sur le N-1 que vous souhaitez évaluer

The 2010 equivalent paper page / 2010 papieren versie / version papier 2010

Click guidelines. Read them attentively / Klik Toelichting en lees deze aandachtig / Cliquez Lignes de conduite et lisez les attentivement

Steps to follow / Verschillende stappen / Différentes étapes

Click on A. Evaluation objectives / Klik op A. Evaluatie objectieven / Cliquez sur A. Evaluation des objectifs

Write his/her objectives of the reference year and how they were achieved / Schrijf zijn/haar objectieven op van het referentiejaar en hoe ze werden bereikt / Ecrivez ses objectifs de l'année de référence et la manière dont ils ont été atteints

If a self-appraisal was prepared, you will see the preparation / Indien de zelf-evaluatie werd voorbereid zal u de voorberiding zien / Si l'auto-évaluation a été préparée vous verrez la préparation

Describe your objective / Beschrijf het objectief / Décrivez l’objectif

Describe the success measure (KPI) / Beschrijf de maatstaf voor succes / Décrivez la mesure de réussite

Indicate the agreed timing / Geef timing / Indiquez le timing convenu

Provide your evaluation / Geef uw evaluatie / Donnez votre évaluation

Add some comments if any / Geef commentaar indien nodig / Ajoutez un commentaire si nécessaire

KPI: key performance indicator

Do this for all business and personal oriented objectives / Doe dit voor alle professionele en persoonlijke gerichte objectieven / Faites cela pour tous les objectifs professionnels et personnels

Give the overall evaluation / Geef de algemene beoordeling / Donnez l'évaluation globale

You are ready. Tick and Save / U bent klaar. Vink aan en sla op / Vous êtes prêt. Cochez et sauvez

! READY=VISIBLE to N-1!!KLAAR = ZICHTBAAR VOOR N-1!

!PRÊT=VISIBLE POUR N-1!

! SAVE = VISIBLE to N+2!!OPSLAAN = ZICHTBAAR VOOR N+2!!SAUVEGARDER = VISIBLE POUR N+2

Don’t tick ready if you don’t want it to be visible to your N-1 /Vink niet aan indien je niet wil dat het zichtbaar wordt voor je N-1 /Ne cochez pas si vous ne voulez pas que ceci devienne visible pour

votre N-1

Wait “MANAGEMENT GO” mail to tick “Ready” IN ANY CASEWacht IN IEDER GEVAL op “MANAGEMENT GO” mail om“Klaar” aan te vinken

Attendez DE TOUTE MANIÈRE le “MANAGEMENT GO” mail avant de cochez“PRÊT”

STEP 2 / STAP 2 / ETAPE 2 EVALUATION COMPETENCES OF THE

REFERENCE YEAR EVALUATIE VAN DE COMPETENTIES VAN

HET REFERENTIEJAAR EVALUATION DES COMPETENCES DE

L'ANNEE DE REFERENCE

Click B.Evaluation compentences / Klik B. Evaluatie competenties / Cliquez B. Evaluation compétences

Definition of the competencies / Definities van de competenties / Définition des compétences

“TD”=To develop,“P”=Performs,“E”=Excels“TO” =Te ontwikkelen, “G”=Goed, “U”=Uitmunted“AD”= A Développer, “M”=Maîtrisé, “E” = Excellent

If a self-appraisal was prepared, you will see the preparation / Indien de zelf-evaluatie werd voorbereid zal u de voorbereiding zien / Si l'auto-évaluation a été préparée ,vous verrez la préparation

Perform the HSE Evaluation if applicable / Doe de HSE evaluatie indien toepasselijk/ Effectuez l'évaluation HSE si applicable

Give the overall evaluation / Geef de algemene beoordeling / Donnez l'évaluation globale



! SAVE=VISIBLE to N+2!!OPSLAAN= ZICHTBAAR VOOR N+2!!SAUVEGARDER =VISIBLE POUR N+2

Don’t tick ready if you don’t want it to be visible to your N-1Vink niet aan indien je niet wil dat het zichtbaar wordt voor je N-1/Ne cochez pas si vous ne voulez pas que ceci devienne visible pour

votre N-1

Wait “MANAGEMENT GO” mail to tick “Ready” IN ANY CASEWacht IN IEDER GEVAL op “MANAGEMENT GO” mail om“Klaar” aan

te vinkenAttendez DE TOUTE MANIÈRE le “MANAGEMENT GO” mail avant de

cochez“PRÊT”

STEP 3 / STAP 3 / ETAPE 3REVIEW DEVELOPMENT PLAN NAZICHT ONTWIKKELINGSPLAN

REVISION DU LE PLAN DE DEVELOPPEMENT DE L'ANNEE DE REFERENCE

Click C.Review Development Plan / Klik C. Nazicht. Ontwikkelingsplan / Cliquez C. Révision du plan de développement

Provide comments on the past plan related to compentencies or other developments / Geef commentaar op het voorgaande plan inzake competenties of andere ontwikkelingen / Faites un commentaire sur le plan précédent relatif aux compétences ou autres développements

If a self-appraisal was prepared, you will see the preparation / Indien de zelf-evaluatie werd voorbereid zal u de voorbereiding zien / Si l'auto-évaluation a été préparée vous verrez la préparation

Enter the actions performed related to competencies / Vul de ondergenomen acties in inzake competenties / Entrez les actions entreprises liées aux compétences

Enter the actions performed related to other developments / Vul de ondergenomen acties inzake andere ontwikkelingen / Entrez d'autres actions l'égard d'autres développements

STEP 4 / STAP 4 / ETAPE 4READ COMMENTS OF YOUR N-1 ON CAREER

DEVELOPMENT LEES COMMENTAREN VAN UW N-1 AANGAANDE

LOOPBAANONTWIKKELING LISEZ LES COMMENTAIRES DE VOTRE N-1

CONCERNANT LE DEVELOPPEMENT DE CARRIERE

Click D. Career Development / Klik D. Loopbaanontwikkeling / Cliquez D. Développement de carrière

Read the preparation the N-1 if any / Lees de voorbereiding van uw N-1 als deze werd gemaakt / Lisez la préparation de votre N-1 si applicable

STEP 5 / STAP 5 / ETAPE 5GENERAL APPRAISAL CONCLUSION ALGEMENE CONCLUSIE EVALUATIE

CONCLUSION GENERALE EVALUATION

Click E. Conclusion / Klik E. Conclusie / Cliquez E. Conclusion

You can provide comments on career evolution / U kan bijkomende commentaren geven over de loopbaanontwikkeling / Vous pouvez fournir des commentaires supplémentaires concernant le développement de carrière

Overview of overall scores / Samenvatting algmene beoordelingen / Résumé des scores globaux

You can provide additional general comments / U kan bijkomende algemene commentaren leveren / Vous pouvez fournir des commentaires généraux complémentaires


! READY=VISIBLE to N-1 !! KLAAR = ZICHTBAAR VOOR N-1 !

! PRÊT=VISIBLE POUR N-1 !! COMMENTS ON CAREER EVOLUTION IS NEVER VISIBLE to N-1 !

! COMMENTAREN OP LOOPBAANEVOLUTIE ZIJN NOOIT ZICHTBAAR VOOR N-1 !

! LES COMMENTAIRES CONCERNANT L’EVOLUTION DE CARRIERE NE SONT JAMAIS VISIBLE POUR N-1 !

You have finished the appraisal for this employee / U heeft de evaluatie van deze N-1 voltooid / Vous avez terminé l’évaluation de ce N-1

Go to “Year End Appraisal” to indicate the date of one-to-one interview / Ga naar "Eindejaarsevaluatie" om de datum van het evaluatiegesprek aan te duiden / Allez vers "Evaluation de fin d'année" pour indiquer la date de l’entretien d'évaluation

Do this also in “Annual Objectives 2012”/ Doe dit ook in “Jaarobjectieven 2012”/ Faites le également dans les “objectifs de l’année 2012”

Indicate the date / Geef datum aan / Indiquez la date

You can continue to make appraisals or go to annual objectives 2012 / U kan verder gaan met het evalueren of overgaan naar objectieven 2012 / Vous pouvez continuer les évaluations ou procéder aux objectifs 2012

FILM PART I / DEEL I / PARTIE I

PART II / DEEL II / PARTIE IIOBJECTIVES 2012

OBJECTIEVEN 2012OBJECTIFS 2012

Click Annual objectives 2012 / Klik Jaarobjectieven 2012 / Cliquez Objectifs de l’anneé 2012

Different steps of the annual objective process / Verschillende stappen van het jaarlijks objectievenproces / Différentes étapes de la procédure annuelle des objectifs

Your annual objectives / Uw objectieven / Vos objectifs

Annual objectives of your direct report / Objectieven van uw N-1 / Objectifs de vos N-1

Documents / Documenten / Documents

Click guidelines. Read them attentively / Klik Toelichting en lees deze aandachtig / Cliquez Lignes de conduite et lisez les attentivement

Your functional N-1 (read only) / Uw functionele N-1 (alleen leesrecht) / Vos N-1 “fonctionnels” (seulement droit de lecture)

Click on the N-1 to set the objectives / Klik op N-1 om de objectieven te stellen / Cliquez sur le N-1 pour fixer les objectifs

STEP 1 / STAP 1 / ETAPE 1SET OBJECTIVES FOR THE NEXT REFERENCE

YEARSTEL OBJECTIEVEN OP VOOR HET VOLGEND

REFERENTIEJAARFIXEZ DES OBJECTIFS POUR LA PROCHAINE

ANNEE DE REFERENCE

The 2010 equivalent paper page/2010 papieren versie/version papier 2010

Set the objectives for the coming year / Stel de objectieven op voor het volgende jaar / Fixez les objectifs pour l'année suivante


STEP 2 / STAP 2 / ETAPE 2SET DEVELOPMENT PLAN FOR THE NEXT

REFERENCE YEARSTEL HET ONTWIKKELINGSPLAN OP VOOR

HET VOLGEND REFERENTIEJAAR FIXEZ LE PLAN DE DEVELOPPEMENT POUR LA

PROCHAINE ANNEE DE REFERENCE

Click on B. Development plan / Klik op B. Ontwikkelingsplan / Cliquez sur B. Plan de développement

Set the development plan for the coming year of reference / Stel het ontwikkelingsplan op voor het volgende referentie jaar / Faites le plan de développement pour la prochaine année de référence

Go to “Annual Objectives 2012” to set the future objectives of other N-1 or to indicate the date of the one-on-one / Ga naar Jaarlijkse Objectieven 2012” om de toekomstige objectieven te stellen van andere N-1 of om de datum van het evaluatiegesprek aan te duiden / Allez vers”Objectifs Annuels 2012” pour fixer les objectifs futurs des autres N-1 ou indiquer la date de l’entretien d'évaluation

FILM PART II / DEEL II / PARTIE II

PART IIIMANAGEMENT GO MAIL

PLEASE WAIT FOR “MANAGEMENT GO” MAIL BEFORE CLICKING READY IN THE DIFFERENT SECTION

GELIEVE TE WACHTEN OP “MANAGEMENT GO” EMAIL VOORALEER “KLAAR” TE VINKEN IN DE

VERSCHILLENDE SECTIESATTENDEZ LE “MANAGEMENT GO” MAIL AVANT DE COCHEZ “PRÊT” DANS LES DIFFERENTES SECTIONS

The “Management Go” mail will be sent after validation of the scores by the N+2. The validated scores of the N+2 will appear under your score in A.

Evaluation Objectives and B. Evaluation Competencies – you can agree or disagree. In the latter case, please contact the N+2.

De “Management Go” mail zal verzonden worden na validatie van de scores door de N+2. De gevalideerde scores van de N+2 zal onder uw score

verschijnen in A. Evaluatie Objectieven en B. Evaluatie Competenties – u kan akkoord gaan of niet. In het laatste geval, gelieve de N+2 te contacteren

Le “Management Go” mail sera envoyé après la validation des scores par le N+2. Les scores qui ont été validés par le N+2, apparaiteront sous vos scores

dans A. Evaluation des objectifs et B. Evaluation des compétences – vous pouvez accepter ou pas. Dans ce dernier cas, veuillez svp contacter le N+2.

PART IVONE TO ONE APPRAISAL INTERVIEW EVALUATIEGESPREK

ENTRETIEN D'EVALUATION

APPRAISAL INTERVIEWYour preparation should now be visible to your direct reports (all have been saved

and marked “ready”). During the interview, you will discuss the results of the objectives, the competencies and the new objectives

Uw voorbereiding zou nu zichtbaar moeten zijn voor uw direct reports. (Alle zijn opgeslaan en "Klaar" gemarkeerd). Gedurende het interview zal u de

resultaten van de objectieven, de competenties en de nieuwe objectieven bespreken

Votre préparation devrait maintenant être visible pour vos direct reports. (Tous ont été sauvegardés et marqués "prêts"). Durant l'entretien vous discuterez des

résultats des objectifs, des compéténces et des nouveaux objectifs

PART VVALIDATION

ACCEPTANCE SCORES & OBJECTIVES/ AANVAARDING SCORES & OBJECTIEVEN/ ACCEPTATION DES SCORES & OBJECTIFS

After the appraisal interview, you will sign off the scores and objectives. Make changes in the system if needed. Your N-1 will need to accept

the scores in the system and add comments if necessaryNa het evaluatiegesprek zal u de scores en objectieven valideren en indien nodig aanpassingen in het systeem invoeren. Uw N-1 zal de

scores in het systeem moeten accepteren en commentaar toevoegen indien nodig

Après l’entretien d’évaluation les scores et objectifs devront être validés. Votre N-1 devra accepter les scores dans le système et

ajouter des commentaires si nécessaire.

Validate the appraisal / Valideer de evaluatie / Validez l’évaluation

You can only sign if YOUR N+1 has validated the scores firstU kan alleen tekenen indien UW N+1 eerst de scores heeft

gevalideerdVous ne pouvez signer qu’après que VOTRE N+1 ai validé les

scores

Validation by your N+1 should be before the appraisal interview /

De validatie door uw N+1 dient te gebeuren voor het evaluatiegesprek /

La validation par votre N+1 doit se faire avant l’entretien

=> MANAGEMENT GO MAIL

ONLY AFTER YOU HAVE “SIGNED” YOUR N-1 CAN VALIDATE/ALLEEN NADAT U HEEFT “GETEKEND” KAN UW N-1 VALIDEREN /

SEULEMENT APRES VOTRE “SIGNATURE” VOTRE N-1 POURRA VALIDER

Validate the objectives / Valideer de objectieven / Validez les objectifs

Validation by your N+1 should be before the appraisal interview /

De validatie door uw N+1 dient te gebeuren voor het evaluatiegesprek /

La validation par votre N+1 doit se faire avant l’entretien

ONLY AFTER YOU HAVE “SIGNED” YOUR N-1 CAN VALIDATE /ALLEEN NADAT U HEEFT “GETEKEND “KAN UW N-1 VALIDEREN /

SEULEMENT APRES VOTRE “SIGNATURE” VOTRE N-1 POURRA VALIDER

You can only sign if YOUR N+1 has validated the scores firstU kan alleen tekenen indien UW N+1 eerst de scores heeft

gevalideerdVous ne pouvez signer qu’après que VOTRE N+1 ai validé les

scores

FILM PART V / DEEL V / PARTIE V

FILM AFTER VALIDATION OF YOUR N-1

NA VALIDATIE VAN UW N-1APRES LA VALIDATION DE VOTRE N-1

In the case of questions, do not hesitate to contact HR

Indien heeft vragen aarzel niet om HR te contacteren

Si vous avez des questions n'hésitez pas à contacter les RH

[email protected]

Thank you for your attentionBedankt voor uw aandachtMerci de votre attention