versión 01 gerencia de comunicaciÓn social y relaciones

1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MML-GCSRP-MAPRO01

Versión – 01

GERENCIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y

RELACIONES PÚBLICAS Fecha de vigencia: 13/06/2016

de 99

Código: MML-GCSRP-MAPRO01 Versión: 01

Fecha de Vigencia: 13/06/2016

Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Título: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y RELACIONES PÚBLICAS

1. INTRODUCCION

El Manual de Procedimientos es un documento normativo que compendia por cada órgano, la

descripción de sus procedimientos y están alineados a sus funciones y objetivos estratégicos

institucionales dentro del marco legal, administrativo vigentes que lo regulen.

La Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas, es el órgano de apoyo responsable de

velar por la buena imagen institucional, el protocolo y las comunicaciones de la Municipalidad de

Lima con personas e instituciones nacionales y extranjeras.

Es conveniente precisar que el presente Manual ha sido elaborado conforme a lo establecido en las

“Normas para la Formulación de los Manuales de Procedimientos” en Entidades Públicas aprobada

por Resolución Jefatura N°059-77-INAP/DNR y los lineamientos de la Resolución de Gerencia N°

004-2014-MML- GP y Directiva N° 002-2014-MML-GP “Directiva para elaborar, modificar, aprobar y

difundir el Manual de Procedimientos de la Municipalidad Metropolitana de Lima”.

En este sentido, el presente manual pretende dar a conocer los procedimientos internos que se

ejecuta en la Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas, la Subgerencia de Eventos y

Protocolo; y la Subgerencia de Prensa y Comunicaciones.

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2. ÍNDICE

1. INTRODUCCION ......................................................................................................................... 2

2. ÍNDICE ......................................................................................................................................... 3

3. DATOS GENERALES ................................................................................................................. 4

3.1. OBJETIVO .............................................................................................................................. 4

3.2. ALCANCE ........................................................................................................................... 4

3.3. CORRESPONDENCIA FUNCIONAL OPERATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS .......... 5

3.4. APROBACION Y ACTUALIZACION .................................................................................. 6

4. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS............................................................................ 6

4. A. PROTOCOLO DE SALUDOS Y ATENCIONES OFICIALES ................................................ 7

4. B. ELABORACIÓN DE MATERIAL GRÁFICO ........................................................................ 16

4. C. REGISTRO FOTOGRÁFICO Y/O AUDIOVISUAL............................................................... 27

4. D.ELABORACIÓN DE AUDIOS INSTITUCIONALES ............................................................. 36

4. E. ELABORACIÓN DE SPOTS INSTITUCIONALES .............................................................. 46

4. F. ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES Y PÁGINA WEB ............................................ 56

4. G. ELABORACIÓN DEL RESUMEN DE NOTICIAS PERIODÍSTICAS .................................. 66

4. H. ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE NOTA DE PRENSA ...................................................... 73

4. I. CONVOCATORIA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN ................................................... 82

4. J. ATENCIÓN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN ............................................................. 91

5. ANEXOS .................................................................................................................................... 99

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3. DATOS GENERALES

3.1. OBJETIVO

Este manual busca determinar y mostrar en forma clara, ordenada y detallada los

procedimientos a seguir en el fiel cumplimiento de las atribuciones de la Gerencia

de Comunicación Social y Relaciones Públicas y sus Subgerencias.

3.2. ALCANCE

El presente manual es de aplicación y alcance para el personal que labora en la

Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas, Subgerencia de Eventos

y Protocolo; y la Subgerencia de Prensa y Comunicaciones.

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3.3. CORRESPONDENCIA FUNCIONAL OPERATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS

Código

Procedimientos Funciones

del ROF Plan de Acción

2015

Denominación Producto Numeral Art Tarea Actividad

MML-GCSRP-SEP-PR-01

Protocolo de saludos y atenciones oficiales

Saludo o atención oficial brindado

6 43 1 1160

MML-GCSRP-SPC-PR-02

Elaboración de material gráfico

Material gráfico 7 45 3 1161

MML-GCSRP-SPC-PR-03

Registro fotográfico y/o audiovisual

Fotografía / Grabación 1 45 3 1161

MML-GCSRP-SPC-PR-04

Elaboración de audios institucionales

Audio 1 45 3 1161

MML-GCSRP-SPC-PR-05

Elaboración de spots institucionales

Spot 1 45 3 1161

MML-GCSRP-SPC-PR-06

Administración de Redes Sociales y Página web

Publicación electrónica / Reporte de Métricas

2, 6 45 3 1161

MML-GCSRP-SPC-PR-07

Elaboración del resumen de noticias periodísticas

Reporte Periodístico 6 45 2 1161

MML-GCSRP-SPC-PR-08

Elaboración y difusión de nota de prensa

Nota de Prensa difundida

1, 2 45 2 1161

MML-GCSRP-SPC-PR-09

Convocatoria a los medios de comunicación

Conferencia de prensa 1, 2, 3, 4 45 1 1161

MML-GCSRP-SPC-PR-10

Atención a los medios de comunicación

Entrevista 1, 2, 3, 4 45 1 1161

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Código: MML-GCSRP-SEP-PR01 Versión: 01


Tipo: PROCEDIMIENTO

Título: PROTOCOLO DE SALUDOS Y ATENCIONES OFICIALES

3.4. APROBACION Y ACTUALIZACION

Resolución de Gerencia Periodo de

Estudiado Sumilla

N° Fecha

4. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS

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Tipo: PROCEDIMIENTO


4. A. PROTOCOLO DE SALUDOS Y ATENCIONES OFICIALES

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Tipo: PROCEDIMIENTO


4. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTO

4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

PROTOCOLO DE SALUDOS Y ATENCIONES OFICIALES

CODIGO: MML-GCSRP-SEP-PR01

4.2. UNIDAD ORGANIZACIONAL:

Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas

o Subgerencia de Eventos y Protocolo

4.3. RESPONSABLES DE ELABORACION, REVISION Y APROBACIÒN

Elaborado/Actualizado por: José David Quispe Lévano

Firma: Cargo: Subgerente de Eventos y Protocolo (e)

Fecha: 01/06/16

Revisad o por: Mario Salazar Abregu

Firma: Cargo: Subgerente de Desarrollo Institucional

Fecha: 06/06/2016

Aprobado por: José David Quispe Lévano

Firma: Cargo: Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas

Fecha: 13/06/16

4.4. FINALIDAD

Realizar el protocolo de saludos y atenciones oficiales de manera que se cumpla con el plan

de acción de la Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas.

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Tipo: PROCEDIMIENTO


4. 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS O BASE LEGAL

Este procedimiento cuenta con un Reglamento de consideraciones y distinciones de la

Municipalidad Metropolitana de Lima.

Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad Metropolitana de Lima

(Aprobado por Ord. 812 y modificatorias)

4.6. OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Eje

programático

Objetivos Estratégicos Acción Estratégica

Generales Específicos

Gobierno y gestión

administrativa

eficiente y oportuna

OBJETIVO 6: Fortalecer

la administración

municipal, reordenando el

marco normativo,

implementando un

sistema de gestión por

resultados, simplificando

procesos y

procedimientos,

manteniendo el equilibrio

de las finanzas

municipales y generando

ambientes favorables

para la inversión privada.

4.7. REQUISITOS

Remitir listado de actividades de saludos y atención protocolares que alcalde debe tener en

cuenta en su agenda.

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Tipo: PROCEDIMIENTO


4.8. ACCIONES, FASES Y ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

4.8.1. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

Unidad orgánica /unidad funcional

Responsable (cargo del Clasificador de

cargos / Denominación de

MOF)

N° Descripción de la Actividad Duración

Tipo de valor Riesgo Identificación del

Riesgo

VA Control SVA S N Tipo de Riesgo

Actividad de Contingencia Efectivo Espera

Subgerencia de Eventos y Protocolo

Coordinador de Eventos y Protocolo

1

Revisar cronograma que incluye: • Efemérides y fechas conmemorativas • Fecha directorio de las instituciones públicas importantes y altos funcionarios

10 min X X

2 Remitir mensualmente listado de actividades de saludo y atención protocolares que Alcalde debe tener en cuenta en su agenda

3 min X X

3

Revisar actividades programas y decidir tipo de atención que se brindará y delegar a Asistente su ejecución. Los tipos de atención son saludos, agradecimientos y adicionalmente se debe decidir si van acompañados de un presente.

45 min X X

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Tipo: PROCEDIMIENTO





MOF)



Riesgo



Asistente Temático 3 / Asistente de Eventos y

Protocolo 4

Ejecutar atención de listado de saludos y atenciones protocolares según instrucciones: a. En caso se debe enviar tarjetas de saludo: preparar el texto para las tarjetas de saludo e imprimir Ir a actividad 5 b. En caso: fallecimiento/aniversario de una autoridad: se elabora tarjeta de pésame/saludo, se elabora requerimiento de arreglo floral y se envía a Área Administrativa Ir a actividad 5

1 hora X X

Gerencia de Comunicación

Social y Relaciones Públicas

Coordinador de Área Administrativa

5 Revisar y aprobar requerimientos dentro de Presupuesto destinado a Subgerencia Eventos y Protocolo

10 min 2 horas X X

Subgerencia de Eventos y Protocolo

Asistente Temático 3 / Asistente de Eventos y

Protocolo 6

Recoge requerimiento aprobado y realiza la compra de arreglo floral

30 min X X

Auxiliar Administrativo 7 Lleva tarjeta y arreglo floral, en caso cuente con uno, a lugar de suceso

30 min X X

Minutos 8 0

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Tipo: PROCEDIMIENTO





MOF)



Riesgo



Horas 3 2

Días 0 0

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.9. INSTRUCCIONES

Ejecutar atención de saludos y atenciones protocolares ya sea presenciales, en caso

de tarjetas de saludo, en caso de requerimiento de arreglo floral u obsequio.

4.10. DURACION

3 horas con 8 minutos

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Código: MML-GCSRP-SPC-PR02 Versión: 01


Tipo: PROCEDIMIENTO

Título: ELABORACIÓN DE MATERIAL GRÁFICO

4.11. DIAGRAMACION

PROCEDIMIENTO: Protocolo de saludos y atenciones oficiales

Asistente de Eventos y ProtocoloCoordinador de eventos y

protocolo

Coordinador De Área Administrativa

Auxiliar Administrativo

Inicio

Revisar cronograma

1

Remitir mensualmente listado de actividades de saludo y atención

protocolares que Alcalde debe tener en cuenta en su agenda

Revisar actividades programas y decidir tipo de atención que se brindará y

delegar a Asistente su ejecución. Los tipos de atención son saludos,

agradecimientos y adicionalmente se debe decidir si van acompañados de un

Presente.

Ejecutar atención de listado de saludos y

atenciones protocolares

Revisar y aprobar requerimientos dentro de Presupuesto destinado a

Subgerencia Eventos y Protocolo

Recoge requerimiento aprobado y solicita la

compra de arreglo floral

2

3

4

5

Autoriza envío de tarjeta y arreglo f loral,

en caso cuente con uno, a lugar de suceso

Fin

6

7

Presencial Tarjetas de saludo Arreglo floral u obsequio

Fin

4a 4b 4c

personal de protocolo participa en eventos

relacionados a Alcalde, Teniente Alcaldesa y

algunos regidores

se prepara texto y se imprime tarjeta

se solicita a Área Administrativa

4.12. LISTA DE REGISTROS Y FORMULARIOS

Este procedimiento cuenta con registros y formularios, que son base de datos e

información para realizar diferentes actividades como invitaciones protocolares

de la Municipalidad Metropolitana de Lima.

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Tipo: PROCEDIMIENTO


4.13. HOJA DE IDENTIFICACION DE CAMBIOS

PAGINA CAPITULO/PÁRRAFO/

FIGURA/TABLA/NOTA ACTUALIZACIÓN TEXTO ACTUALIZADO

--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------

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Tipo: PROCEDIMIENTO


4. B. ELABORACIÓN DE MATERIAL GRÁFICO

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Tipo: PROCEDIMIENTO




ELABORACIÓN DEL MATERIAL GRÁFICO.

CODIGO: MML-GCSRP-SPC-PRO-02


Gerencia de Comunicación Social

o Subgerencia de Prensa y Comunicación

4.3. RESPONSABLES DE ELABORACION, REVISION Y APROBACION

Elaborado/Actualizado por: Ricardo Rafael Berjon Torres

Firma: Cargo: Subgerente de Prensa y Comunicaciones

Fecha: 01/06/16

Revisado por: Mario Salazar Abregu


Fecha: 06/06/2016



Fecha: 13/06/16

4.4. FINALIDAD

Elaborar el material gráfico de manera que se cumpla con el plan de acción de la

Gerencia de la Comunicación Social y Relaciones Públicas.

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.5. DOCUMENTOS ASOCIADOS O BASE LEGAL

Se cuenta con un Manual de Identidad Gráfica de la Municipalidad Metropolitana de

Lima.

Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad Metropolitana de Lima

(Aprobado por Ord. 812 y modificatorias)


Eje

programático



Gobierno y gestión

administrativa



la administración


marco normativo,

implementando un



procesos y

procedimientos,


de las finanzas




4.7. REQUISITOS

Se envía y reciben documentos como memorándum y/o mediante correos electrónicos

para la elaboración de materiales gráficos.

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Tipo: PROCEDIMIENTO




Unidad orgánica /unidad

funcional

Responsable (cargo del

Clasificador de cargos /

Denominación de MOF)

N°

Descripción de la Actividad

Duración Tipo de valor

Riesgo

Identificación del Riesgo

VA Contro

l SVA

S N Tipo de Riesgo Actividad de Contingencia Efectivo Espera

Unidad solicitante

Coordinador Unidad

Solicitante 1

Enviar al Subgerente de Prensa y Comunicaciones un memorándum con la solicitud de los trabajos para la elaboración del material gráfico requerido con un mínimo 3 días de anticipación.

3 min X X

Riesgo Operacional: Unidad solicitante no suele enviar memorándum o correo electrónico a Subgerente de Prensa y envía directamente a Área de Diseño. Adicionalmente no suele respetar los 3 días de anticipación

Informar a todas las Gerencias y OPDS la necesidad de enviar memorándum a SPC con mínimo 3 días anticipación

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Tipo: PROCEDIMIENTO



funcional




N°



Riesgo


VA Contro

l SVA


Subgerencia de Prensa y

Comunicaciones

Subgerente de Prensa y Comunicacio

nes

2

Recibir memorándum y revisar. ¿Solicitud es conforme? a. En caso, solicitud es conforme, sellar y firmar memorándum y, a continuación, procede a enviar a Coordinador de Área de Diseño. Ir a actividad 3 b. En caso, solicitud es No conforme, se desecha solicitud. Fin de Procedimiento.

3 min 2 horas X X

Coordinador Área de Diseño

3

Recibir memorándum con solicitud de trabajo de diseño y revisar. ¿Hay material gráfico previo? a. En caso, se cuente con material gráfico previo, ¿material es conforme? (cumple con Manual de Identidad Corporativa) i. En caso, es Conforme: Ir a actividad 5 ii. En caso, es No Conforme: hacer las correcciones necesarias. Ir a actividad 4 b. En caso, no se cuente con material gráfico previo, elaborar diseño desde el principio. Ir a actividad 4

30 min X X

Riesgo Operacional: Unidad solicitante suele hacer uso de fotografías ajenas o en baja resolución que no permite un buen trabajo final.

Actualizar a las Gerencias y OPDS con las especificaciones necesarias para los diseños ya sea personalizado y/o correo

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



funcional




N°



Riesgo


VA Contro

l SVA



4 Elaborar concepto creativo y derivar tarea a especialista en diseño gráfico.

30 min X X

Riesgo Operacional: Demora por coordinación

interna de correcciones.

Especialista en Diseño

Gráfico 5

Realizar trabajo en computación y definir acabado del diseño siguiendo las especificaciones del Manual de Identidad Corporativa.

4 horas X X

Riesgo Operacional:

Errores ortográficos o

de diseño

Verificaciones regulares

Especialista en Diseño

Gráfico 6

Imprimir material gráfico y entregar a Coordinador Área de Diseño.

10 min X X

Riesgo Logístico:

Impresoras pueden no contar con

tinta o papel suficiente

Verificar que impresoras cuenten con

insumos necesarios


7

Revisar material gráfico y determinar: ¿Material gráfico es conforme? a. En caso, material gráfico es Conforme enviar a Subgerente de Prensa y Comunicación b. En caso, material gráfico es No

10 min X X

Riesgo Operacional: Previo visto y correcciones por correo

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



funcional




N°



Riesgo


VA Contro

l SVA


Conforme, hacer correcciones y devolver a especialista. Ir a actividad 5


nes

8

Recibir material gráfico y revisar ¿es conforme? a. En caso, material gráfico es Conforme: Firmar, sellar y retornar a Coordinador. Ir a actividad 9 b. En caso, material gráfico es No Conforme: Dar correcciones y retornar a Coordinador. Ir a actividad 4.

15 min 2 horas X X

Riesgo logístico:

material no adecuado para poder agilizar descargas de

archivos.


9 Recibir material gráfico aprobado y archivar en carpeta de registro.

15 min X X


10

Enviar material aprobado a unidad solicitante. ¿Envío del material en físico o formato digital? a. Formato digital. Entregar diseño final por correo electrónico, WeTransfer o USB. b. Físico. Imprimir diseño en papel canson A4.

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



funcional




N°



Riesgo


VA Contro

l SVA



11

Llenar y firmar cargo de imprenta. Adjuntar diseño impreso y requerimiento firmado.


12

Contactar Jefe Área de Imprenta para recolección de material a imprimir.

Minutos 56 0

Horas 5 4

Días 0 0

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.9. INSTRUCCIONES

Evaluar arte y verificar los pasos a seguir según Manual de Identidad Gráfica.

4.10. DURACION


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Tipo: PROCEDIMIENTO


4.11. DIAGRAMACION

PROCEDIMIENTO: Elaboración del material gráfico

Subgerente de Prensa y ComunicacionesUnidad solicitante Coordinador Área de DiseñoEspecialista - Área

de Diseño

Inicio

Enviar memorándum o correo electrónico con solicitud para

elaboración o revisión de diseño gráfico requerido con

un mínimo 3 días de anticipación.

1

NO

Recibir memorándum o correo electrónico

Sellar y firmar documentos o

reenviar correo con visto bueno

SI

Fin

Recibir solicitud aprobada de trabajo

¿Hay material gráfico previo?

Revisar material gráfico

Elaborar material gráfico

Sí

No

¿Solicitud es conforme?

¿Material gráfico es conforme?

Hacer correcciones y devolver a unidad

solicitante

NO

Fin

SI

Elaborar concepto creativo

Realizar trabajo en computación y definir

acabado

¿Diseño es conforme?

Enviar a Subgerente de Prensa y

Comunicación

Hacer correcciones

NO

SI

¿Diseño es conforme?

Hacer correcciones NO

Firmar y sellar material gráfico impreso

SI

Recibir material aprobado y archivar

en carpeta de registro

2

Desechar solicitud

2b 2ai/ii3

3a

5aii

9

3b 4 5

77a

7b

5

7b

8

4

8b

8a

Enviar material aprobado a unidad

solicitante

¿Envío en del material en físico o formato digital?

Formato digital

Contactar Jefe Área de Imprenta para recolección de

material a imprimir

Imprimir diseño en papel canson A4

Llenar y firmar cargo de imprenta. Adjuntar

diseño impreso y requerimiento

firmado

Entregar diseño final por correo

electrónico, wetransfer o USB

Fin

Fin

9

10

10a

12

Imprimir diseño para revisión

6

11

Físico

10b

10b

10a

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



Este procedimiento no cuenta con un Registro y/o formulario.




--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO

Título: REGISTRO FOTOGRÁFICO Y/O AUDIOVISUAL

4. C. REGISTRO FOTOGRÁFICO Y/O AUDIOVISUAL

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO




REGISTRO FOTOGRÁFICO Y/O AUDIOVISUAL

CODIGO: MML-GSCGA-SPC-PR03



o Subgerencia de Prensa y Comunicaciones




Fecha: 01/06/16



Fecha: 06/06/2016



Fecha: 13/06/16

4.4. FINALIDAD

Registrar el material fotográfico y/o audiovisual de manera que se cumpla con el plan de

acción de la Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas.


Este procedimiento está relacionado al Reglamento de Organización y Funciones de la

Municipalidad Metropolitana de Lima (Aprobado por Ord. 812 y modificatorias)

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



Eje

programático



Gobierno y gestión

administrativa



la administración


marco normativo,

implementando un



procesos y

procedimientos,


de las finanzas




4.7. REQUISITOS

Mediante memorándum, solicitud y otros se realizan las coordinaciones con los fotógrafos

y/o camarógrafos para programar la cobertura del evento.

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO





funcional

Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF)

N°


Duración Tipo de valor Riesgo

identificación del Riesgo

VA Contro

l SVA S N

Tipo de Riesgo

Actividad de

Contingencia

Efectivo Esper

a

Subgerencia de

Prensa y Comunicac

ión


nes

1

Cubrir evento en coordinación con Gerente de GCSRP RESPONSABLES DE ELABORACION

3 min X X

Secretaria 2 Elaborar memorándum con especificaciones del evento a cubrir

10 min X X


nes

3 Firmar, sellar memorándum y coordinar con Área de Producción Audiovisual

3 min X X

Coordinador de Área

Producción Audiovisual

4 Recibir memorándum con solicitud de registro audiovisual y/o fotográfico

3 min X X

5 Revisar solicitud y coordinar con fotógrafo y/o camarógrafo la cobertura del evento

30 min

X X

Asistente temático 3 / Fotógrafo

Y/o camarógrafo

6

Realizar cobertura fotográfica y/o audiovisual de actividad el día programado, en el lugar y hora previstos.

30 min 2

horas X X

Riesgo operacional: (Falla técnicas,

Revisar equipo constantemente con antelación

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



funcional


N°




VA Contro

l SVA S N

Tipo de Riesgo

Actividad de

Contingencia

Efectivo Esper

a

equipos ambiguos)

a las coberturas y verificar necesidades de inventario

7

Seleccionar y editar el material recolectado. ¿Tipo de material recolectado? A) Material fotográfico. Seleccionar y editar material. B) Audiovisual. Enviar material a coordinador.

30 min X X

Lectores de tarjetas defectuosos, falta de espacio en discos duros externos

Revisar y evaluar equipo constantemente

8

Recibir material y elaborar el nota de prensa con redactores acerca del contenido informativo del producto audiovisual

Especialista 3 –

Especialista en Edición

9

Seleccionar y editar el material de los productos audiovisuales de acuerdo a especificaciones del guión tema

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



funcional


N°




VA Contro

l SVA S N

Tipo de Riesgo

Actividad de

Contingencia

Efectivo Esper

a



10

Revisar material: ¿Material es conforme? A. En caso material es Conforme. Dar visto bueno. Ir a actividad 7 b. En caso material es No conforme, Hacer correcciones correspondientes, Ir a actividad 4

15 min X X


nes

11

Revisar material: ¿Material es conforme? A. En caso material es Conforme. Da visto bueno y devuelve a Coordinador. Ir a actividad 10 b. En caso material es No conforme, Hacer correcciones correspondientes. Ir a actividad 8

5 min 1 hora X X



12

Recibir material aprobado y enviar a Medios de Comunicación, Gerencias y/o coordinador de Redes Sociales de acuerdo a especificaciones de Subgerente PC

3 min X X

Minutos 12 0

Horas 2 3

Días 0 0

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.9. INSTRUCCIONES

Este procedimiento no cuenta con instrucciones especiales

4.10. DURACION


de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.11. DIAGRAMACION

PROCEDIMIENTO: Registro Fotográfico y Audiovisual

SecretariaSubgerente de Prensa y ComunicaciónCoordinador Área Producción

AudiovisualAsistente Temático 3 - Fotógrafo

Especialista 3 – Especialista en Edición

Inicio

Cubrir evento

Fin

Firma y sellar memorándumRecibir memorándum con

solicitud de registro audiovisual y/o fotográf ico

Elaborar memorándum con especificaciones del evento a

cubrir

¿Tipo de material recolectado?

Realizar cobertura fotográfica y/o audiovisual de actividad el día programado, en el lugar y hora

previstos.

Seleccionar y editar material

Enviar material a coordinador

FOTOGRÁFICO AUDIOVISUAL

Recibir material y elaborar el guión con redactores acerca del

contenido informativo del producto audiovisual

Seleccionar y editar el material de los productos audiovisuales de acuerdo a especificaciones

del guión

Revisar material

¿Es conforme?

6

7a 7b

108

9

10

Revisar material

¿Es conforme?

43

21

11

Dar visto buenoHacer

correcciones correspondientes

SI NO

10a 10b



SI NO

10

7

11b11a

Recibir material aprobado y enviar a Medios de

Comunicación, Gerencias y/o coordinador de Redes Sociales

en USB, We transfer o DVD

12

Revisar solicitud y coordinar con fotógrafo y/o camarógrafo la

cobertura del evento

Seleccionar y editar el material recolectado

7

5

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



Este procedimiento no cuenta con registros y formularios.




--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO

Título: ELABORACIÓN DE AUDIOS INSTITUCIONALES

4. D.ELABORACIÓN DE AUDIOS INSTITUCIONALES

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO




ELABORACIÓN DE AUDIOS INSTITUCIONALES

CODIGO: MML-GCSRP-SPC-PR04


Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Publicas


de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO





Fecha: 01/06/16



Fecha: 06/06/2016



Fecha: 13/06/16

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.4. FINALIDAD

Elaborar los audios institucionales de manera que se cumpla con el plan de acción de la

Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas.



Municipalidad Metropolitana de Lima (Aprobado por Ord. 812 y modificatorias).


Eje

programático



Gobierno y gestión

administrativa



la administración


marco normativo,

implementando un



procesos y

procedimientos,


de las finanzas




4.7. REQUISITOS

Mediante memorándum se coordina con el locutor o periodista de acuerdo al texto y

especificaciones del pedido.

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO





funcional


N°


Duración Tipo de valor Riesgo identificación del Riesgo



Unidad solicitante

Redactor Unidad

solicitante 1

Elaborar el texto necesario para audio, adjuntar a memorándum de solicitud de trabajo y enviar a Subgerente de Prensa y Comunicación

1 hora X X

Riesgo Operacional:

En ocasiones,

unidad solicitante no envían guión para audio

Informar a Gerencias y

OPDS necesidad de

enviar solicitud de audio con

guión adjuntado

Subgerencia de

Prensa y Comunicac

iones


nes

2

Recibir memorándum y revisar ¿Es conforme? a. En caso es Conforme, derivar a Coordinador de Producción Audiovisual b. En caso es No Conforme, desecha solicitud. Fin de Procedimiento.

15 min 1 día X X

Coordinador Área de

Producción audiovisual

3 Recibir el texto y coordinar con locutor

30 min X

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



funcional


N°





Asistente Temático 3/

Locutor 4

Realizar grabación de voz de locutor (periodista, redactor) de acuerdo al texto y especificaciones de memorándum

45 min X X

Especialista 3 / Especialista

en Post Producción

5 Concluir el audio y la post-producción (edición, musicalización, efectos)

30 min X X

Riesgo Logístico:

Discos duros defectuosos

que no permiten guardar trabajo

correctamente

Verificar estado de equipos constantemente

Coordinador área de


6

Revisar audio editado ¿Audio es conforme? a. En caso es Conforme, Ir a actividad 7 b. En caso es No Conforme, realizar correcciones y retornar a Especialista. Ir a actividad 5

15 min X X

Subgerente de Prensa y

7 Enviar audio a unidad solicitante a través de correo electrónico o

5 min X X

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



funcional


N°





Comunicaciones

memoria USB, con copia a Subgerente PC y Gerente CSRP

Minutos 20 0

Horas 3 0

Días 1

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.9. INSTRUCCIONES

Se evalúa y envía respuestas de pedidos mediante correos electrónicos o memoria

usb, con copia a la Subgerencia de Prensa y comunicaciones y a la Gerencia de

Comunicación Social y Relaciones Públicas.

4.10. DURACION

3 horas y 20 minutos

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.11. DIAGRAMACION

PROCEDIMIENTO: Elaboración de audios institucionales

Subgerente de Prensa y Comunicaciones

Redactor Unidad SolicitanteCoordinador De Área Producción

AudiovisualEspecialista en Post

ProducciónLocutor de Prensa y

Comunicaciones

Inicio

Elaborar guión necesario para audio, adjuntar a

memorándum de solicitud de trabajo y

enviar a Subgerente de Prensa y Comunicación

1

Desecha solicitud

Derivar al Coordinador de Producción

Audiovisual

Recibir el texto y coordinar con locutor

Realizar grabación de voz de locutor (periodista, redactor)

de acuerdo al texto y especificaciones de

memorándum

Concluir el audio y la post-producción (edición,

musicalización, efectos) y turnar a Coordinador

2b2a 3 4

Fin

5

¿Memorándum es conforme?

NO SÍ

Fin

¿Audio es conforme?

Enviar audio a unidad solicitante a través de correo electrónico o

memoria usb, con copia a Subgerente PC y Gerente CSRP

7

SÍ

Desecha solicitud

2

Revisar audio editado

6

NO

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



Este procedimiento no cuenta con registro y formularios.




--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO

Título: ELABORACIÓN DE SPOTS INSTITUCIONALES

4. E. ELABORACIÓN DE SPOTS INSTITUCIONALES

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO




ELABORACIÓN DE SPOTS PUBLICITARIOS




Subgerencia de Prensa y Comunicaciones


4.4. FINALIDAD

Elaborar los spots institucionales de manera que se cumpla con el plan de acción de la

Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas.



Fecha: 01/06/16



Fecha: 06/06/2016



Fecha: 13/06/16

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO






Eje

programático



Gobierno y gestión

administrativa



la administración


marco normativo,

implementando un



procesos y

procedimientos,


de las finanzas




4.7. REQUISITOS

Mediante memorándum, se elabora Plan de Trabajo y se coordina producción de material

a trabajar y se envía el material a la dependencia solicitante.

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO





funcional




N° Descripción de la Actividad




Unidad Orgánica solicitante 1 Enviar memorándum con solicitud de trabajo para la elaboración spot


Comunicaciones


Comunicaciones 2

Recibir memorándum. ¿Solicitud es conforme? a) En caso es conforme. Sellar y firmar documentos. Ir a actividad 3 b) En caso no es conforme. Desechar solicitud. FIN.



3

Recibir solicitud aprobada de trabajo ¿Solicitud cuenta con nota de prensa? a. En caso, cuenta con nota de prensa Ir a actividad 2 b. En caso, no cuenta con nota de prensa coordina con redactores en Área de Prensa para elaborar nota de prensa de acuerdo a

15 min X X

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



funcional








indicaciones de unidad solicitante Ir a actividad 2



4

Elaborar Plan de trabajo (pre producción) y coordina producción de material con asistente.

1 hora X X

Riesgo Operacional: En ocasiones hay trabajos urgentes y no se puede elaborar plan de trabajo

Informar a Gerencias y OPDS necesidad de enviar solicitud con días de antelación

Asistente Temático 3/

Camarógrafo 5

Realizar producción (grabación de imágenes) de acuerdo al tema.

2 horas X X

Riesgo Logístico: Tarjetas micro SD defectuosas o sin memoria, baterías no cargadas,

Revisar equipo constantemente con antelación a las coberturas y verificar necesidades de inventario

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



funcional








escasez de lentes (lo que lleva a que personal elabore lentes hechos a mano)

Especialista 3 / Especialista en

Producción (Editor)

6 Concluir el video y la post-producción (edición, música, efectos) y retornar a Coordinador

1 hora X X

Riesgo Logístico: Discos duros defectuosos que no permiten guardar trabajo correctamente

Verificar estado de equipos constantemente



7

Recibir material y revisar: ¿Material es conforme? a. En caso es conforme, Ir a actividad 6 b. En caso es No Conforme, hacer correcciones y devolver a especialista. Ir a actividad 4

15 min X X

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



funcional









Comunicaciones 6

Recibir material y revisar: ¿Material es conforme? a. En caso es conforme dar visto bueno, Ir a actividad 7 b. En caso es No Conforme, hacer correcciones y devolver a coordinador. Ir a actividad 5

15 min 1 día X X



7

Enviar el material a la dependencia solicitante a. En caso, material se dirige a OPD o Gerencias: se graba spot en DVD b. En caso, material es para redes sociales: se graba en USB o se sube a página web WeTransfer

X X

Minutos 45 0

Horas 4 0

Días 0 1

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.9. INSTRUCCIONES

En caso el material es aprobado se graba en usb o se sube a la página web

4.10. DURACION


de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.11. DIAGRAMACION

PROCEDIMIENTO: Elaboración de spot institucional

Subgerente de Prensa y ComunicacionesUnidad solicitante Coordinador Área de Producción Audiovisual Asistente Temático Especialista 3

Inicio

Enviar memorándum con solicitud de trabajo para la

elaboración spot

1

NO

Recibir memorándum

Sellar y firmar documentos

SI

Fin


2

Desechar solicitud

2b2a

Recibir solicitud aprobada de trabajo

¿Cuenta con Nota de prensa?

Elaborar Plan de trabajo y coordinar realización de spot

SI

Coordinar y elaborar Nota de prensa con redactores

NO

Grabar imágenes necesarias de acuerdo

al tema

3

3b

4

Concluir video y post-producctión

¿Es conforme?

Revisar material

¿Es conforme?

8



SINO

7a 7b



SI NO

8b8a

5 6

Fin

Recibir material aprobado y enviar a Unidad solicitante en

USB, We transfer o DVD

9

Recibir material y revisar

7

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



Este procedimiento no cuenta con registro y formularios




--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO

Título: ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES Y PÁGINA WEB

4. F. ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES Y PÁGINA WEB

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO




ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES Y PÁGINA WEB




Subgerencia de Prensa y Comunicaciones




Fecha: 01/06/16



Fecha: 06/06/2016



Fecha: 13/06/16

4.4. FINALIDAD

Administrar las redes sociales y página web de manera que se cumpla con el plan de acción

de la Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas.

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



Se está procediendo a actualizar el Instructivo Manual de Estilo para redes sociales de la


Este procedimiento también está relacionado al Reglamento de Organización y Funciones

de la Municipalidad Metropolitana de Lima (Aprobado por Ord. 812 y modificatorias).


Eje

programático



Gobierno y gestión

administrativa



la administración


marco normativo,

implementando un



procesos y

procedimientos,


de las finanzas




4.7. REQUISITOS

Mediante memorándum o correo electrónico se coordina información recopilada para

publicar o administrarla en las redes.

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO





funcional





VA Control

SVA S N Tipo de Riesgo

Actividad de Contingenci

a Efectivo Espera

Fase: Elaboración de la publicación electrónica

Subgerencia Prensa y

Comunicaciones

Coordinador de Área de

Redes Sociales

1

Recibir información y material que implique noticias relacionadas con la Municipalidad de Lima • Notas de Prensa • Actividades y eventos de Gerencias y OPDS • Temas de actualidad

3 min X X

2

Seleccionar en coordinación con Subgerente de Prensa y Comunicaciones la información más atractiva y relevante para imagen de MML

30 min X X

3

Brindar instrucciones a especialista respecto a los temas que se deben abordar en redes sociales y página web respectivamente

15 min X X

Especialista 3 /

Especialista 4

Recibir instrucciones y diseñar el mensaje de acuerdo con el canal de comunicación donde se publicará

15 min X X

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



funcional





VA Control



a Efectivo Espera

en estrategias y contenido de

canales digitales

(Facebook, Twitter, Youtube y página web).

5

Coordinar con área correspondiente el material audiovisual o gráfico necesario para acompañar la publicación. ¿Qué material se necesita? a. En caso, necesite contenido Audiovisual (videos o fotos): Coordina con encargado de Área de Producción Audiovisual el material fotográfico o audiovisual necesario. Ir a actividad 4 b. En caso, necesite contenido Gráfico (diseño gráfico): Coordina con encargado de Área de Diseño el material gráfico necesario Ir a actividad 4

3 min X X

Coordinador de Área de Producción

Audiovisual o Área de Diseño Gráfico

6 Recibir solicitud, seleccionar material requerido de archivos y enviar a Especialista en Àrea de Redes Sociales

15 min 1 hora X X

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



funcional





VA Control



a Efectivo Espera

Especialista 3 /

Especialista en

estrategias y contenido de

canales digitales

7

Recopilar y revisar material audiovisual o fotográfico para la publicación. ¿Material es conforme? a. En caso, material sea Conforme, diseñar mensaje con material audiovisual o gráfico adjunto y procede a enviar a Coordinador para visto bueno. Ir a actividad 5 b. En caso, material sea No Conforme, realizar las correcciones y se devuelve a área correspondiente Ir a actividad 6

5 min X X

Material audiovisual o gráfico defectuoso (errores otrográficos, baja calidad, etc.)

Monitorear y verificar material recibido


Redes Sociales

8

Recibir mensaje para publicación y coordina con Subgerente Prensa y Comunicaciones: ¿Mensaje es conforme? a. En caso, mensaje diseñado es Conforme, dar visto bueno y turna a Especialista. Ir a actividad 9 b. En caso, mensaje diseñado es No conforme, realizar correcciones y turna a Especialista Ir a actividad 4

15 min X X

Especialista 3 / Especialista en

9 Publicar el mensaje en las redes sociales y/o página web web

3 min X X Se dan ocasiones en las que

Mantener contacto constante con

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



funcional





VA Control



a Efectivo Espera

estrategias y contenido de canales digitales

página web no funciona

encargado en sistemas y verificar estado de página web

Fase: Monitoreo y seguimiento


Comunicaciones

Especialista 3 /

Especialista en

estrategias y contenido de

canales digitales

10 Monitorear y realizar seguimientos a las publicaciones electrónicas

5 horas X X

11

Elaborar reporte de métricas mensual de acuerdo a visitas y participación de los usuarios en las publicaciones electrónicas y enviar a Subgerente de Prensa y Comunicaciones

2 días X X

Gerente de Comunicació

n Social y Relaciones

Públicas

12 Decidir qué temas se deben profundizar de acuerdo a las estadísticas de los reportes

30 min 1 día X X

Minutos 14 0

Horas 7 1

Días 2 1

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.9. INSTRUCCIONES


4.10. DURACION

2 días con 7 horas y 14 minutos

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.11. DIAGRAMACION

PROCEDIMIENTO: Administración de redes sociales y página web

Especialista en Estrategias y contenidos digitales - Área Redes SocialesCoordinador Área Redes SocialesCoordinador Área de Diseño/

Coordinador de Área de Producción Audiovisual

Fase

: Mon

itore

o y

segu

imie

nto

Fase

: Ela

bora

ción

de la

pub

licac

ión

elec

trón

ica

Inicio

Recibir información y material que implique noticias

relacionadas con la Municipalidad de Lima

1

Seleccionar la información más atractiva y relevante para

imagen de MML

2

Brindar instrucciones a especialista respecto a los

temas que se deben abordar en redes sociales y página

web respectivamente

Recibir instrucciones y diseñar mensaje de acuerdo a canal

de publicación

3 4

Solicitar material requerido aÁrea correspondiente (Área de Producción Audiovisual o

Área de Redes Sociales)

Recopilar y revisar material para publicación

NO

Recibir solicitud, seleccionar material requerido de

archivos y enviar a Especialista en Área de Redes

Sociales

¿Material es conforme?

7

5a/b 6

NO

SI

Diseñar mensaje con material audiovisual o gráfico adjunto

y enviar para visto bueno

7a

Realizar correcciones y enviar a Área correspondiente

7b

Recibir mensaje para publicación y revisar

¿Mensaje es conforme?

8

Hacer correcciones y devolver a especialista

NO

Dar visto buenoSIPublicar mensaje en redes

sociales y/o página web

4

98a

8b

Monitorear y realizar seguimiento de publicación

electrónica

Elaborar reporte de métricas mensual y enviar a


Ir a Fase de Monitoreo y seguimiento

Coordinador Área redes sociales

10

11

Recibir reporte de métricas y decidir en qué temas se debe profundizar y cómo fortalecer

imagen MML

Subgerente Prensa y Comunicaciones

12

Fin

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO

Título: ELABORACIÓN DEL RESUMEN DE NOTICIAS PERIODÍSTICAS


Este procedimiento no cuenta con registro y formularios.




--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO


4. G. ELABORACIÓN DEL RESUMEN DE NOTICIAS PERIODÍSTICAS

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO




ELABORACIÓN DEL RESUMEN DE NOTICIAS PERIODÍSTICAS








Fecha: 01/06/16



Fecha: 06/06/2016



Fecha: 13/06/16

4.4. FINALIDAD

Elaborar el resumen de noticias periodísticas de manera que se cumpla con el plan de acción

de la Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas.

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO






Eje programático

Objetivos Estratégicos

Acción Estratégica Generales Específicos

Gobierno y gestión

administrativa



la administración


marco normativo,

implementando un



procesos y

procedimientos,


de las finanzas




4.7. REQUISITOS

Recibir y clasificar información referente a la Municipalidad Metropolitana de Lima.

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO





funcional


Clasificador de cargos / Denominación de MOF)

N°





Actividad de

Contingencia

Efectivo Espera


Comunicaciones

Asistente Temático 3 /

Asistente Área de

Monitoreo

1 Recibir las publicaciones en diarios nacionales e internacionales relacionadas a la MML

10 min X X

2 Clasificar información y seleccionar las notas más relevantes para imagen de la MML

2 horas X X

3 Analizar las notas informativas 1 hora X X

4

Elaborar resumen de noticias diariamente y enviar a Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas

1 hora X X

Gerencia de Comunicación

Social y Relaciones

Públicas



Públicas

5

Recibir y analizar resumen informativo e identificar puntos a mejorar para reforzar la imagen de la MML

45 min X X

Minutos 55 0

Horas 4 0

Días 0 0

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.9. INSTRUCCIONES

Analizar los resúmenes informativos e identificar puntos a mejorar las publicaciones de la


4.10. DURACION


de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.11. DIAGRAMACION

PROCEDIMIENTO: Resumen de noticias periodísticas

Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas

Asistente Área de Monitoreo

Inicio

Recibir las publicaciones en diarios nacionales e

internacionales relacionadas a la MML

1

Clasificar información y seleccionar las notas más relevantes para imagen de la

MML

Analizar las notas informativas

Elaborar resumen de noticias diariamente y

enviar a Gerente de Comunicación Social y

Relaciones Públicas

Recibir y analizar resúmen informativo e identificar puntos a mejorar para reforzar la imagen de la MML

2

3

45

Fin

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO







--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO

Título: ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE NOTA DE PRENSA

4. H. ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE NOTA DE PRENSA

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO




ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE NOTA DE PRENSA








Fecha: 01/06/16



Fecha: 06/06/2016



Fecha: 13/06/16

4.4. FINALIDAD

Elaborar y difundir la nota de prensa realizada de manera que se cumpla con el plan de

acción de la Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas.




de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



Eje

programático



Gobierno y gestión

administrativa



la administración


marco normativo,

implementando un



procesos y

procedimientos,


de las finanzas




4.7. REQUISITOS

Mediante memorándum se recolecta información y redacta notas de prensa y se entrega a

coordinador a coordinar del área de Prensa con copia a Gerente de Comunicación Social y

Relaciones Públicas por correo electrónico.

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO





funcional









Comunicación


Comunicación 1

Definir un tema a desarrollar para la nota de prensa en coordinación con Coordinador Área de Prensa

30 min X X

Gerencia Comunicación

Social y Relaciones

Públicas

Gerente Comunicación

Social y Relaciones

Públicas

2

Revisar tema propuesto, ¿es conforme? a. En caso es Conforme: Autoriza elaboración mediante memorándum firmado y sellado con solicitud de Nota de Prensa. Ir a actividad 3 b. En caso es No Conforme: Hace correcciones correspondientes y devolver a Subgerente PC. Ir a actividad 1

15 min 1 día X X


Comunicación


Prensa 3

Recibe memorándum para Nota de Prensa y da instrucciones a Especialista

3 min X X

Instrucciones con

información inexacta

Verificar información

antes de indicar a

especialista

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



funcional








Especialista 3 Área de Prensa / Redactor

4 Recolectar información y redactar nota de prensa de acuerdo a instrucciones

1 hora X X


Prensa 5

Seleccionar material para adjuntar a nota de prensa: a. En caso necesite material gráfico: Coordina con Especialista Área de Diseño b. En caso necesite material fotográfico: Coordina con Especialista Área de Producción Audiovisual

15 min X X


Diseño / Audiovisual

6

Recibir solicitud de material requerido, buscar en archivo o elaborar material y entregar a Coordinador de Área de Prensa

10 min 1 hora X X

Hay ocasiones en

las que el Área de Diseño o

Audiovisual pueden tener

mucho trabajo y tardar en

enviar material

requerido

Enviar solicitud con antelación

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



funcional









Prensa 7

Enviar nota redactada y material adjunto a Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas por correo electrónico

1 min X X

Gerencia Comunicación

Social y Relaciones

Públicas

Gerente Comunicación

Social y Relaciones

Públicas

8

Revisar nota de prensa: ¿Es conforme? a. En caso es Conforme: dar visto bueno y devolver a Jefe Área de Prensa. Ir a actividad 6 b. En caso No es Conforme: Hacer correcciones y enviar a Especialista de Área de Prensa. Ir a actividad 3

15 min 1 día X X


Comunicación

Coordinador Área de Prensa

9

Recibir nota de prensa aprobada y enviar por correo electrónico a: - Coordinador de Área Redes Sociales - Medios de comunicación

3 min X X

Minutos 32 0

Horas 2 1

Días 0 2

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO

Título: CONVOCATORIA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

4.9. INSTRUCCIONES


4.10. DURACION


de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.11. DIAGRAMACION

PROCEDIMIENTO: Elaboración y difusión de nota de prensa



Coordinador De Área de Prensa

Coordinador de Área de Diseño

Redactor de Área de Prensa

Inicio

Definir un tema a desarrollar para la nota

de prensa en coordinación con


1

Autoriza elaboración mediante memorándum

firmado y sellado con solicitud de Nota de

Prensa.

Seleccionar material para adjuntar a nota de prensa

Recolectar información y redactar nota de prensa de

acuerdo a instrucciones

Recibe memorándum para Nota de Prensa y da

instrucciones a Especialista

Enviar nota redactada y material adjunto a Gerente de Comunicación Social y

Relaciones Públicas por correo electrónico

2a

5

43

7

Recibir solicitud de material requerido, buscar

en archivo o elaborar material y entregar a

Coordinador de Área de Prensa

6

¿Nota de prensa es conforme?

Hacer correcciones y enviar a especialista de área de prensa

8b

Dar visto bueno y devolver al Jefe de Área

de Prensa

8a Recibir nota de prensa y enviar por correo electrónico a

medios de comunicación

9

Fin

¿Tema propuesto es

conforme?

Hacer correcciones y derivar a Subgerente

2b

Revisar tema propuesto

2

4

8b

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO







--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO


4. I. CONVOCATORIA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO




CONVOCATORIA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN








Fecha: 01/06/16



Fecha: 06/06/2016



Fecha: 13/06/16

4.4. FINALIDAD

Convocar a los medios de comunicación de manera que se cumpla con el plan de acción de

la Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas.

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO






Eje

programático



Gobierno y gestión

administrativa



la administración


marco normativo,

implementando un



procesos y

procedimientos,


de las finanzas




4.7. REQUISITOS

Mediante memorándum, solicitud o instrucciones de alcaldía, coordinar con área de Prensa

especificaciones de conferencia a realizar.

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO





funcional






Riesgo


VA

Control

SVA

S N Tipo de Riesgo

Actividad de

Contingencia

Efectivo

Espera

Gerencia Comunicació


Públicas



Públicas

1

Recibir instrucción de Alcaldía Municipal para organizar y realizar conferencia de prensa y enviar memorándum a SPC

15 min X X

Subgerencia de Prensa y Comunicacio

nes

Subgerente Prensa y

Comunicaciones

2 Recibir instrucciones y coordinar con Área de Prensa especificaciones de conferencia

30 min X X

Coordinador de Área Prensa

3

Elaborar Plan de trabajo, en el cual, se estipula: • Fecha y lugar acordados •Organización logística • Medios a convocar y canales mediante los cuales se realizará la convocatoria • Responsabilidades y tiempos de cumplimiento

2 horas 1 día X

X

Equipo área de prensa en ocasiones confunde responsabilidades y tiempos

Verificar con equipo constantemente las actividades realizadas

4 Coordina con Área de Producción Audiovisual registro audiovisual y/o fotográfico para conferencia

15 min

X X

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



funcional






Riesgo


VA

Control

SVA

S N Tipo de Riesgo

Actividad de

Contingencia

Efectivo

Espera

Asistente Temático 3 / Asistente de

Logística

5 Organizar aspectos logísticos como reservar lugar para conferencia, gestión de equipos necesarios

8 horas 2 días X

X

Ocurrencias logísticas: por ejemplo en ocasiones, lugar reservado se ocupa por otro motivo

Adicionar alternativas en caso de ocurrencias en logística

Especialista 3 / Redactor de

Área de prensa

6 Recolectar información correspondiente al tema a tratar en conferencia

4 horas

X X

Especialista 3 / Redactor de

Área de prensa

7

Elaborar paquetes de información de apoyo relativa al tema del evento, que entregarán a periodistas y turna a Coordinador

1 hora X

X

Coordinador de Área Prensa

8

Revisar paquete de información en coordinación con Subgerente PC. ¿Paquete es conforme? a. En caso es conforme, Dar visto bueno. Ir a actividad 9 b. En caso es No conforme, realizar correciones correspondientes y devolver a especialista. Ir a actividad 5

40 min 1 día

X

X

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



funcional






Riesgo


VA

Control

SVA

S N Tipo de Riesgo

Actividad de

Contingencia

Efectivo

Espera

9

Convocar a los medios de comunicación a través de llamadas telefónicas y correo electrónico e indicar fecha y lugar de conferencia

2 horas 1 día X X

10 Explicar metodología a medios de comunicación y moderar participación (preguntas y respuestas)

2 horas X X

En ocasiones medios de comunicación no respetan orden

Verificar con medios metodología antes de empezar conferencia

11 Realizar la conclusión y agradecer la asistencia a conferencia de prensa.

10 min X X

Minutos 50 0

Horas 20 0

Días 0 5

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.9. INSTRUCCIONES


4.10. DURACION


de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.11. DIAGRAMACION

PROCEDIMIENTO: Convocatoria a los medios de comunicación



Coordinador Área de PrensaAsistente temático

Asistente de Logística

Especialista 3Redactor de Área de Prensa

Inicio

Recibir instrucción de

Alcaldía Municipal para

organizar y realizar

conferencia de prensa y

enviar memorándum a SPC

1

Elaborar Plan de trabajo

Recibir instrucciones y coordinar con Área de

Prensa especificaciones de

conferencia

Recolectar información

correspondiente al tema a tratar en

conferencia

¿Paquete es conforme?

Explicar metodología a medios de comunicación y

moderar participación (preguntas y respuestas)

Fin

Organizar aspectos logísticos como reservar lugar para conferencia,

gestión de equipos necesarios

Elaborar paquetes de información al tema del

evento, que entregarán a periodistas y turna a

Coordinador

Realizar correccionesy devolver a Especialista

Coordina con Área de Producción Audiovisual registro audiovisual y/o

fotográfico para conferencia

Convocar a los medios de comunicación a través de

llamadas telefónicas y correo electrónico e indicar fecha y

lugar de conferencia

2 3

9

5 6

7

10

8b

4

Realizar la conclusión y agradecer la

asistencia a conferencia de

prensa.

NO

SI

Revisar paquete de información

8

Dar visto bueno

8a

11

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO







--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO

Título: ATENCIÓN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN.

4. J. ATENCIÓN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO




ATENCIÓN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN








Fecha: 01/06/16



Fecha: 06/06/2016



Fecha: 13/06/16

4.4. FINALIDAD

Convocar a los medios de comunicación de manera que se cumpla con el plan de acción de

la Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas.

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO






4.7. REQUISITOS

Remitir listado de actividades de saludos y atención protocolares que alcalde debe tener en

cuenta en su agenda.

Eje

programático



Gobierno y gestión

administrativa



la administración


marco normativo,

implementando un



procesos y

procedimientos,


de las finanzas




de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO





funcional






Riesgo


VA Control SVA

S N Tipo de Riesgo

Actividad de Contingencia Efectiv

o Esper

a

Gerencia de Comunicació


Públicas

Secretaria 1

Recibir requerimiento de medios de comunicación y enviar a Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas

3 min X X

Gerente de Comunicación

Social y Relaciones

Públicas

2

Evaluar solicitud ¿Solicitud es conforme? a. En caso es Conforme. Generar solicitud de entrevista. Ir a actividad 3 b. En caso es No Conforme. Desecha solicitud. Fin de procedimiento

15 min 1 día X X

Subgerencia de Prensa y Comunicació

n


3 Recibir solicitud y dar instrucciones a Especialista

30 min X X Informaci

ón inexacta


con Gerencia constanteme

nte


Área de Prensa

4 Recopilar información del tema a tratar, elaborar informe y remitir a Subgerente PC

1 hora X X

Recopilar informaci

ón errónea


con coordinador. Mantener a

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



funcional






Riesgo


VA Control SVA

S N Tipo de Riesgo


o Esper

a

especialistas capacitados


Comunicaciones

5

Revisar informe. ¿Informe es conforme? a. En caso informe es Conforme, presentar a Gerente de CSRP Ir a actividad 7 b. En caso informe es No conforme, hacer correcciones y enviar a coordinador Área de Prensa Ir a actividad 4

30 min 4

horas X X

Gerencia de Comunicació


Públicas

Gerente de Comunicación

Social y Relaciones

Públicas

6

Evaluar el Caso, ¿Es conforme? a. En caso es Conforme. Autorizar la solicitud de entrevista y designar vocero en coordinación con Alcaldía Municipal. Ir a actividad 8 b. En caso es No Conforme, hacer correcciones y enviar a Coordinador Prensa. Ir a actividad 4

30 min 1 día X X

Subgerencia de Prensa y Comunicació

n


7 Coordinar con vocero designado especificaciones de entrevista

2 horas X X

8 Coordinar con medio de comunicación, para determinar fecha y hora de la entrevista.

15 min X X

9 Verificar el ambiente y detalles donde se realizará la entrevista.

40 min X X

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO



funcional






Riesgo


VA Control SVA

S N Tipo de Riesgo


o Esper

a

10 Recepcionar y conducir al medio de comunicación durante el desarrollo de su trabajo en las instalaciones

15 min X X

Medio de comunic

ación puede realizar

preguntas no

acordadas

Verificar preguntas

con medio de comunicación

antes del inicio de la

sesión


Comunicaciones

11 Supervisar realización de entrevista 1 hora X X


12 Monitorear y controlar de las tomas de imágenes de apoyo.

1 hora X X

13 Acompañar al medio de comunicación hasta su retiro de la institución.

15 min X X


Área de Prensa

14 Realizar Informe sobre la entrevista realizada y presentar a Gerente de CSRP

1 hora X X

Minutos 13 0

Horas 9 4

Días 2

de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.9. INSTRUCCIONES


4.10. DURACION


de 99



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.11. DIAGRAMACION

PROCEDIMIENTO: Atención a los medios de comunicación


Secretaria Coordinador Área de PrensaEspecialista - Área

de PrensaSubgerente de Prensa y

Comunicaciones

Inicio

Recibir requerimiento de medios de comunicación y

enviar a Gerente de Comunicación Social y

Relaciones Públicas

1

Generar solicitud de entrevista

Fin

Desecha solicitud

Hacer correcciones y enviar a coordinador

Área de Prensa

Supervisar realización de entrevista


¿Informe es conforme?

Presentar a Gerente de CSRP

Fin

Acompañar al medio de comunicación

hasta su retiro de la institución.

Recopilar información del tema a tratar, elaborar

informe y remitir a Subgerente PC

¿Informe es conforme?

Recibir solicitud y dar instrucciones a

Especialista

Hacer correcciones

Coordinar con Alcaldía Municipal especifiaciones

de entrevista a realizar

Autorizar la solicitud de entrevista y designar

vocero en coordinación con Alcaldía Municipal

Coordinar con vocero designado

especificaciones de entrevista

2

2a

14

6a

5

15

6b

64

13

11

7b

3

7a

Coordinar con medio de comunicación, para

determinar fecha y hora de la entrevista.

Recepcionar y conducir al medio de comunicación

durante el desarrollo de su trabajo en las instalaciones

Realizar Informe sobre la entrevista realizada y presentar a Gerente

de CSRP

Verificar el ambiente y detalles donde se

realizará la entrevista.

Monitorear y controlar de las tomas

de imágenes de apoyo.

8

7

12

10

9

SI

NO

2b

2






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Tipo: PROCEDIMIENTO


5. ANEXOS

versión 01 gerencia de comunicaciÓn social y relaciones

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