Pia Adibe 7.4.2011Lappeenrannan teknillinen yliopistoVirtuaalinen yhteistyö ja tietotekniset työkalut

OP4 Vanha ja uusi aika viestinnässä

Yhdistetyllä viestinnällä (UC = Unified Communications) tarkoitetaan keskitetysti hallittavia viestintätyökaluja ja -järjestelmiä, jotka ovat kehittyneet televiestinnän ja informaatioteknologian lähentyessä. Ne yhdistävät perinteisiä ja uusia viestinnän keinoja (puhe, teksti, video) ja välineitä (puhelin, tietokone) läsnäolotiedolla ja muilla yhteistyötoiminnoilla. (Riemer &Taing, 2009).

Termi ”yhdistetty viestintä” vei minut vuoteen 2003, kun opiskelin työyhteisöviestinnän erikoistumisopintoja ja siellä puhuttiin integroidusta markkinointiviestinnästä. Tuolloin ei puhuttu video- tai puhelinkonferensseista tai keskustelufoorumeista, saati blogeista. Mesetys tunnettiin, tosin sitä kutsuttiin irkkaukseksi ja joku edistynyt saattoi jo käyttää MySpacea. Mutta yrityskäytössä? Me harjoittelimme tiedotteiden, uutisten ja artikkelien kirjoitustyylejä, analysoimme valokuvia ja opiskelimme hieman talousmaantiedettäkin viestintäsuunnitelmien teon lomassa, mutta vuorovaikutteisuus viestinnän johtamisessa kulminoitui Wiion lakiin: "Viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta". Viestintäteknologiaa emme juurikaan sivunneet. Puhuimme viestinnän kanavista, jotka pääosin koostuivat joukkoviestintävälineistä: sanomalehti, radio ja tv. Internetkin oli melkein printtimediaa vastaava väline, sinne tehtiin kotisivu, joka toimi yrityksen käyntikorttina. Edistyneimmillä oli jo intraa ja extranetiäkin.

Tietotekniikkavaikuttaja Taneli Tikka puhuu tietotekniikan murroksesta. ”Startup-yrityksen perustaja saa nyt pilvipalvelujen avulla avattua sähköpostit, kotisivut, kalenterit, tiedostonjaot ja blogit yhdessä päivässä. Ja ne ovat vielä aika kovatasoisia palveluita.” Lisäksi hänen mukaansa startup-yritysten ketterä it-ympäristö ja jäykkä kunta-it ovat kuin toisesta maailmasta. ”Näin ei voi olla. Kunta-it:n täytyy kehittyä lähemmäs startup-yritysten maailmaa tai muuten Suomi ei voi olla enää palveluyhteiskunta tai hyvinvointiyhteiskunta.”

Virtuaalityökalujen portfolion johtaminenTämän kurssin luennoillamme sekä harjoitustöiden esittelyissä tuli esille lukuisia haasteita uusien virtuaalityökalujen portfolion johtamiseen. Suurimpana ihmisten motivointi työkalujen käyttöön. Minulle nämä haasteet kulminoituvat kuitenkin ”uuteen ja vanhaan aikaan” viestinnässä eli ns. perinteisimpiin viestintävälineisiin organisaatiossa, kuten sähköposti, intranet, puhelin- ja videokonferenssit ja instant messaging, jotka ovat jo hyvin etenkin suurien organisaatioiden hallussa. Nämä työkalut tehostavat etenkin sisäistä viestintää ja työntekoa organisaation sisällä.

Uuteen aikaan jaan kuuluvaksi blogit ja mikroblogit, keskustelufoorumit, wikit, virtuaalimaailmat ja sosiaaliset verkostopalvelut. Nämä edustavat sosiaalista mediaa eli web 2.0:aa, joka tuo vuorovaikutteisuuden, epävirallisen viestinnän ja virtuaalisen läsnäolon asiakkaan ja muiden sidosryhmien, verkostojen ”iholle”. Yhteistyön käsite ulottuu nyt selkeästi myös organisaation ulkopuolelle. Ns. ulkoinen viestintä on muuttunut jatkuvaksi vuorovaikutukseksi, joka vaatii uusia toimintatapoja ja -malleja avoimemman ja läpinäkyvämmän tiedon vaihtoon.

Internet ja organisaation www-sivut (web 1.0) jäävät tämän kaksijaon välimaastoon.

Näiden kahden portfolion johtamisen ja yhdenmukaistamisen suurin haaste on työnteon kulttuuri, josta syntyi paljon keskstelua luentojemme alussa. Jo tuon perinteisen portfolion mahdollistaman etätyön ja 24/7 työmahdollisuuksien lisääntymisen myötä on muutettu työtapoja. Viestinnän murros tulee kuitenkin parhaiten näkyväksi siinä, miten tietoon suhtaudutaan tulevaisuudessa. Tuleeko sen avoimesta jakamisesta uusi mantra? Muuttuuko yhteiskunta ja me ihmiset uudenlaisiksi viestijöiksi? Vai alkaako yhä enenevä osa ihmisistä suojelemaan yksityisyyttään entistä tarkemmin kieltäytymällä osallistumasta? Totuus löytyy varmasti jostain tuolta väliltä. Erilaisissa organisaatioissa työskentelevät ihmiset oppivat käyttämään niitä työvälineitä ja viestintämahdollisuuksia, joita heille siellä tarjotaan tai sallitaan. Suomessa on yhä yrityksiä, joissa sosiaalisen median käyttö on kiellettyä työaikana. Tietokoneilla työpöydän ääressä. Tällöin ihmisten taskussa olevasta älypuhelimesta tulee portti tietoon ja tiedonvaihtoon.

Aiemmassa työpaikassani rakennusalalla otimme käyttöön intranetin ja pohdimme, kuinka loisimme käyttöoikeuksia henkilökunnalle ja motivoisimme heitä sitä käyttämään. Kuinka tuotannon työntekijät, joilla ei ole työsähköpostia (tunnistautumista ym. varten) tai tietokonetta työkäytössä, voisivat käyttää intranetia. Kyselyymme vastatessaan lähes kaikki ilmoittivat käyttävänsä tietokoneita kotoa käsin vapaa-aikanaan, mikä mahdollisti pääsyn intraan. Tuolloin päädyttiinkin ratkaisuun, että intranetin käyttö oli mahdollista myös organisaation it-infran ulkopuolelta. Työasioiden linkittäminen vapaa-aikaan ja yksityiselämään ajateltiin ehkä yksilön oman edun mukaiseksi. Velvoitetta intran käytölle ei ollut. Toisaalta omaa työtä koskevaan informaatioon tulisi olla pääsy työaikana. Periaatteeksi jäi edelleen, että tarvittava tiedotus hoidettiin tiimipalavereissa tiiminvetäjien toimesta. Intranet ei muuttanut siis koko organisaation toimintatapoja kovinkaan oleellisesti, mutta ajattelumaailmaan suurestikin. Kuinka asioiden pitäisi olla?

Työvälineiden yhdenmukaistaminen Suuret organisaatiot, kuten kunnat, mutta myös jotkut suuryritykset ovat aiempien ict-järjestelmiensä vankeja tänä pilvipalvelujen aikana. Ihmiset saattavat käyttää yksityisesti älypuhelimia, Ipadeja ja jopa tietokoneita, joissa on joustavammat toiminnot kuin mitä työnantaja haluaa tai pystyy tarjoamaan. Tämä tuo suuria haasteita ict-toiminnoille, sillä niiden uusiminen ja integrointi henkilöstön omaksumiin uusiin tapoihin kommunikoida tai hyödyntää uutta teknologiaa voi tapahtua monen mielestä hitaasti.

Historian opettajani käytti aikanaan termiä ”savijaloilla seisova mammutti”. Sitä ovat minusta monet jähmeät, hitaasti uusiutuvat organisaatiot, jotka eivät kykene tai halua hyödyntää kaikkia niitä mahdollisuuksia, joita nopea teknologinen kehittyminen tarjoaa.

Yhdistetty viestintä tarjoaa hienon ja monipuolisen teknisen ratkaisun, mutta ennen kuin se kokonaisuudessaan on organisaation tehokkaassa käytössä (pääosin sisäisessä viestinnässä), saattaa ketterimmät kilpailijat joustavine, vuorovaikutteisine (pilvi)palveluineen luoda asiakkaan kanssa ratkaisuja toimien heidän kanssaan yhdessä, ottaen asiakkaat mukaan tuotekehitykseen, ongelmanratkaisuun, tiedonvaihtoon ja faneikseen (yhteisön rakentamista) sitouttaen heitä mahdollisuudella osallistua.

Toki nämä kaksi portfoliota, uusi ja vanha aika, on mahdollista yhdistää. Ja se on käynnissä monessa yrityksessä. Toivonkin, että tietojohtaminen on integroitu näihin suunnitelmiin. Jos johtamisen strategiana on kilpailukyvyn edistäminen innovatiivisilla ratkaisuilla, voisi teknologialähtöisen ajattelutavan sijaan tuoda esiin tiedon rakentamisen ja uuden tiedon luomisen näkökulmia liiketoimintaan. Kuinka luomme tulevaisuutta ja kenen kanssa?

Lopuksi vielä Wiion laki tulevaisuuden ennustamisesta: "Lähitulevaisuus yliarvioidaan ja kaukainen tulevaisuus aliarvioidaan".