Writing Effective VADs Script  VISTA Supervisors  1 

1 

 

Slide/view  Narration 

Slide 1 – Intro Screen  By the end of this ten minute course you will be able to write a clear and useful VISTA Assignment Description or VAD for your VISTAs. You will also be able to identify the sections of a VAD and what is expected for each one.   

Slide 2a – Navigation Screen  The VISTA Assignment Description identifies the key activities of a VISTA’s service year. A VAD has six sections: Project Information, Goal, Activities, Steps, Planned Period of Work and Comments and Summary.  During this course, we will walk through a sample VAD. If you want to look at a copy of the sample, click the View or Print this VAD button.    

Slide 2b – Navigation Screen Part II 

 

Use this panel to navigate to different places in the course. You can view this panel at any time by clicking on the tab. Click the red “X” button to close the panel.  Use this control bar to view all the pages in order.  Press the replay button to replay the audio.  Use the closed caption button to read along with the audio.  Use the “ T” button to see the entire audio script for each page. 

Writing Effective VADs Script  VISTA Supervisors  2 

2 

 

 

Slide 3 – Project Information  This is where you enter your project information, site information and member name.      If you are a multisite or intermediary project supervisor, put the name of the project under VISTA project and the name of the site under site name.      Assignment area identifies the VISTA's capacity building activities, for example, volunteer development, resource mobilization or partnership building.   Date is the start date for your VISTA. 

Slide 4 ‐  Project Goal   The goal is copied directly from your project plan.  Most VADs have only one goal.   If you are not familiar with the Project Plan terminology, a glossary is provided for you to review.  If you have more than one VISTA working on a goal, each VISTA needs a differentiated VAD.  

Slide 5 –  Activities  The capacity building activities describe the tasks the VISTA does to accomplish the goal.      The activities are the same as the performance milestones in the Project Plan.     It is important that an activity can be accomplished in a single year. Remember, the VAD is a living document. You can add or subtract activities once  your VISTA is on site. Check with your state office when you make modifications to a VAD.   

Writing Effective VADs Script  VISTA Supervisors  3 

3 

 

Slide 6 – Steps   The steps describe and sequence the activities that need to be accomplished.  Begin with the first task you want the VISTA to start with. Then logically sequence the rest of the steps.     It is important to provide enough detail to guide your VISTA , while allowing for some degree of flexibility.      The VAD is a road map for the VISTA's year of service. State offices recognize that changes might take place in the activities and steps.   

Slide 6a – Steps Continued  Identifying clear and measurable steps is the most important and often challenging part of writing a VAD. Clear steps help the VISTA complete the activities stated in the VAD.   Remember, your VISTAs will report on the activities and steps in their VAD. Clearly defined activities and steps make for a more focused service assignment and more clarity in supervision and reporting.  Let's look at the kind of language that is most effective when writing a VAD.   

Slide 7 – Action Verbs for Steps 

  

When writing steps, use action verbs to clearly define the task. Take a look at these examples and download a list of verbs to use when writing a VAD. 

Writing Effective VADs Script  VISTA Supervisors  4 

4 

 

Slide 8 – Let’s Review a Sample Activity  Action verbs clearly define a task. Which of the following do you think is an appropriate step for the activity listed on the screen?  

Slide 9 ‐ Planned Period of Work  The planned period of work is used to indicate the amount of time the VISTA needs to complete an activity.   Try to be as specific as possible. Ongoing is not specific enough. Provide a month and year for when each activity should be accomplished. It is possible that the dates for more than one activity will overlap.   It is important to be realistic about time. Changing circumstances might cause you to revise a planned period of work.    

Slide 10 – Comments/Summary of Accomplishments 

  

This section of the VAD is used for the VISTA’s recordkeeping.     It is one tool you can use to collect information from your VISTAs when writing your progress reports.     It is also helpful to have the VAD when checking in with and coaching members during their service year.  

Writing Effective VADs Script  VISTA Supervisors  5 

5 

 

Slide 11—Emma & End  

In this course you learned about the sections of the VAD and how to write focused capacity building activities and steps.    Emma reflects on what makes her VAD effective.  Quote (not recorded by Brad): “A good VAD has substantial activities that will keep a VISTA member engaged through the year. It is not overly ambitions and is written to allow for flexible timelines as well as flexibility within the activities themselves. I don’t look at my VAD every day, but it is a background document that guides my work as a VISTA.”  Now that you’ve completed this course, you can view the resources listed here and start writing your own VAD.