upt perpustakaan universitas syiah...
TRANSCRIPT
UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA
RISK MANAGEMENT
RISK ASSESMENT TREATMENT
NO. LAM- QM – 01-08
Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
Sitti Hajar Badratun Nafis Dr.Taufiq Abdul Gani, M.Eng.Sc.
Asisten Pustakawan Bidang Penjaminan Mutu
Perpustakaan
Manajemen Representatif Kepala Perpustakaan
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Revisi
Tgl.
Penjelasan Perubahan
Diperiksa
oleh
Disetujui
oleh
0 05 Februari 2018 Pengesahan Dokumen Badaratun
Nafis
Taufiq Abdul
Gani
01 26 Maret 2018 Penambahan metodologi Badaratun Nafis
Taufiq Abdul
Gani
02 18 Februari 2019 Penambahan risiko bagian IT (Pemeliharaan Jaringan) Badaratun Nafis
Taufiq Abdul Gani
Lampiran
JUDUL: RISK MANAGEMENT
Kode : LAM-QM-01-08
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Halaman Pengesahan Revisi
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: RISK MANAGEMENT
Kode : LAM-QM-01-08
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
1Ruang Lingkup................................................................................................................................... 2
2Metodologi ......................................................................................................................................... 2
2.1Asesment Risiko ......................................................................................................................... 2
2.1.1Identifikasi ........................................................................................................................... 2
2.1.2Analisa ................................................................................................................................. 2
2.1.3Evaluasi ................................................................................................................................ 3
2.2Treatment Risiko ......................................................................................................................... 3
3Hasil ................................................................................................................................................... 3
3.1Hasil Asesmen Risiko ................................................................................................................. 3
3.1.1Identifikasi Risiko ................................................................................................................ 3
3.1.2Analisis Risiko ..................................................................................................................... 3
3.1.3Evaluasi Risiko .................................................................................................................... 4
3.2Hasil Treatment Risiko................................................................................................................ 4
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: RISK MANAGEMENT
Kode : LAM-QM-01-08
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assesment dan Treatment Risiko
Perpustakaan Unsyiah
1 Ruang Lingkup
Perpustakaan Unsyiah membuat kerangka kerja manajemen risiko terhadap berdasarkan ISO 31000
dan ISO 27005. Kerangka ini dibuat sebagai bagian dari Sistem Manejemen Mutu Perpustakaan
Unsyiah yang melibatkan semua unit struktural dan fungsional, yaitu pimpinan, bidang pelayana n
pemustaka, bidang pelayanan teknis, bidang manajemen mutu, bidang perencanaan, literasi dan
humas, bidang teknologi informasi dan bidang administrasi umum.
Perpustakaan Unsyiah menentukan, memantau dan meninjau elemen-elemen yang berpengaruh dan
membentuk risiko bagi Perpustakaan. Elemen tersebut ada yang bersumber dari eksternal seperti
Kurikulum, Proses Belajar Mengajar dan Penelitian, Kemahasiswaan, Tata Kelola Unsyiah dan
lainnya. Sedangkan elemen internal seperti Pustakawan, Koleksi, Saran-prasarana dan lainnya.
Kesemua elemen diatas berinteraksi dan berelevansi dan saling dipengaruhi oleh:
a) Hukum/peraturan, teknologi, kompetisi, pasar, budaya, sosial dan lingkungan ekonomis,
baik internasional, nasional, regional maupun lokal yang berhubungan dengan Perpustakaan
Unsyiah.
b) Nilai, budaya, pengetahuan dan kinerja Perpustakaan Unsyiah.
Perpustakaan Unsyiah juga harus memahami semua peraturan dan nilai yang ada di Unsyiah tempat
perpustakaan bernaung. Unsyiah memiliki banyak sistem yang sedang berjalan dan mengikat semua
unit termasuk perpustakaan. Salah satunya adalah sistem informasi di UPT Teknologi Informasi dan
Komunikasi. Perpustakan Unsyiah harus menjamin bahwa implementasi sistem informasi di
lingkungannya memenuhi persyaratan operasional dan keamanan yang ditetapkan oleh Unsyiah.
Elemen dan kontek diatas terus berubah, sehingga setiap tahun Perpustakaan Unsyiah melakukan
evaluasi dan mendokumentasikan ke dalam Dokumen Konteks Sistem Manajemen Mutu, yaitu
Bagian A. Pemahaman Organisasi dan Konteksnya (terlampir).
2 Metodologi
2.1 Asesment Risiko
2.1.1 Identifikasi
Indentifikasi resiko adalah kegiatan untuk mengetahui kemungkinan–kemungkinan terjadinya suatu
kejadian yang berdampak jelek dan merugikan operasional dan pelayanan Perpustakaan Unsyiah.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Extreme Moderate Insignificant
Complete
failure, "bet the
impact,
Severe loss
operational
highly damaging
extremely costly
Substantial
impact, very
Noticeable but
operational
some
Minimal if any
impact, negligible
(Almost)
certain
We are bound to
further incidents of this nature
in fact they are
occuring right
Probable
We are likely to
incidents of this nature
Possible
It is distinctly possible that
will experience incidents of
Unlikely
Incidents of this nature
uncommon but there is
genuine chance that we
experience them at some
Rare
Although they are
we will probably
experience incidents of
Pro
ba
bili
ty
Lampiran
JUDUL: RISK MANAGEMENT
Kode : LAM-QM-01-08
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Perpustakaan Unyiah melakukan identifikasi risiko dengan cara analisis data historis, pengamatan dan survey, dan juga meminta pendapat ahli.
Indentifikasi ini penting karena merupakan tahap pertama yang harus dilakukan. Kegagalan dalam
tahapan ini akan berpengaruh besar terhadap tahapan manajemen risiko selanjutnya. Sehingga akan
semakin banyak kerentanan/celah yang mungkin terjadi di masa yang akan datang.
Risiko yang diindentifikasi dapat berasal dari aset, ancaman, kerentanan, pengendalian, dan
konsekwensi.
2.1.2 Analisa
Analisa dilakukan untuk menentukan berbagai tingkatan dari risiko berdasarkan kritikal, kerentanan
dan insiden yang terjadi. Analisa dapat dilakukan secara kualitatif dan kwantitatif. Langkahnya
adalah sebagai berikut:
1. Pertama sekali dianalisa konsekwensi dari sebuah insiden risiko. Konsekwensi adalah akibat
atau impact dari risiko yang terjadi dalam 3 dimensi yaitu konfidensialitas, integritas, dan
availabilitas.
2. Setelah itu kemungkinan atau probabilitas insiden risiko itu terjadi dan besar pengaruh kepada
operasional (bisnis) juga harus dinilai. Skala yang digunakan dapat dilihat pada Gambar.1
dibawah
3. Dari keduanya, konsekwensi dan kemungkinan didapat sebuah nilai untuk risiko tersebut.
Business impact
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: RISK MANAGEMENT
Kode : LAM-QM-01-08
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Gambar.1
Pada gambar tersebut dapat dilihat bahwa terdapat dua
Ket:
Probability merupakan kemungkinan risiko tersebut dapat terjadi yang terbagi kedalam beberapa
tahap, yakni: Rare (risiko yang terjadi memiliki kemungkinan tidak akan terjadi kecuali dengan
keadaan yang tertentu), Unlikely (risiko yang terjadi jarang terjadi kapan saja), Possible (risiko
yang mungkin dapat saja terjadi), Probable (risiko yang dapat terjadi), Almost/certain (risiko yang
dapat terjadi pada saat ini).
Business Impact merupakan dampak yang dihasilkan dari risiko yang terjadi tersebut, terd apat
beberapa tahapan dari hasil risiko tersebut terjadi, yakni: Insignificant (Dampak yang ditimbulkan
tidak terlalu berpengaruh terhadap kegiatan yang sedang terjadi), Minor (Dampak yang ditimbulkan
masih dalam batas minim), Moderate (Dampak yang ditimbulkan oleh risiko tersebut dapat
berpengaruh terhadap proses kegiatan), Major (Dampak yang ditimbulkan memiliki pengaruh
terhadap proses kegiatan yang sedang berlangsung, juga memiliki pengaruh terhadap biaya yang
harus dipersiapkan untuk memperbaiki dan dampak yang ditimbulkan dari risiko tersebut, namun
risiko yang timbul masih dapat ), Extreme (Risiko yang timbul sangat berpengaruh terhadap proses
kegiatan yang sedang berlangsung, efek yang ditimbulkan memiliki dampak yang sangat tinggi dan
memiliki biaya untuk mengurangi risiko tersebut).
2.1.3 Evaluasi
Dalam tahap evaluasi, nilai risiko yang sudah didapat dibandingkan dengan kriteria evaluasi dan
penerimaan risiko. Hasilnya adalah sebuah daftar dari risk yang menjadi prioritas berdasarkan
kriteria evaluasi sehubungan dengan skenario insiden
2.2 Treatment Risiko Treatment risiko membuat atau menyediakan pilihan menangani risiko, menilai pilihan tersebut dan menyiapkan rencana aksi. Risiko yang memiliki skor lebih tinggi akan menjadi yang lebih urgen.
Pilihan tersebut dapat berupa:
a) Modification - tingkat risiko dikendalikan sehingga residual risk dapat dinilai balik menjadi
acceptable.
b) Retention - tingkat risiko sudah mencapai kriteria, jadi tidak perlu dilakukan pengendalian
risiko tambahan
c) Avoidance - aktivitas tidak dijalankan karena pengendalian risiko tidak mungkin lagi
dilaksanakan atau terlalau mahal,
d) Sharing – strategi mengalihkan risiko kepada pihak ketiga lainnya (eksternal).
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: RISK MANAGEMENT
Kode : LAM-QM-01-08
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
3 Hasil
3.1 Hasil Asesmen Risiko
3.1.1 Identifikasi Risiko
Identifiaksi risiko Perpustakaan Unsyiah dimulai dengan mempelajari proses yang ada di
Perpustakaan. Hasil proses mempelajarinya secara detail dapat dilihat di Dokumen (Huri buat).
Perpustakaan Unsyiah melakukan Identifikasi pada tanggal 5 Maret 2018, bersumber dari aset,
ancaman, pengendalian, kerentanan, dan konsekwensi.
Aset Perpustakaan Unsyiah terbagi atas aset utama dan aset pembantu. Aset utama Perpustakaan
Unsyiah adalah operasional dan pelayanan serta informasi, sedangkan aset pembantu adalah
perangkat keras, perangkat lunak, jaringan dan manusia.
Hasil dari identifikasi tersebut dapat dilihat dalam Lampiran I yaitu sebuah Tabel yang berisi risiko
(kolom B) dengan konsekwensi atau impact ditimbulkannya (kolom C) yang dikelompokkan dalam
group.
3.1.2 Analisis Risiko
Analisa dilakukan untuk membedakan risiko berdasarkan tingkat pentingnya atau kerentanannya
yang pernah terjadi di Perpustakaan Unsyiah.
Dalam tahap ini, semua skenario, insiden, ancaman, kerentanan, konsekwensi terhadap aset dan
pelayanan terdampak akan dianalisis berdasarkan kriteria yaitu hilang atau kurangnya
konfidensialitas, integritas dan ketersediaan.
Hasil analisa risiko pada tanggal 7 maret 2018 berdasarkan konfidensialitas, integritas dan
ketersediaan dapat dilihat di kolom C, sedangkan kolom D dan E untuk nilai probabilitas dan
impact.
3.1.3 Evaluasi Risiko
Evaluasi risiko dilakujan pada tanggal 10 Maret 2018. Hasil dari analisis diatas dievaluasi duntuk
mendapat nilai determinasi atau Rangking Risiko dengan mengalikan nilai probabilitas (kolom D)
dan impact (kolom E) menghasilkan nilai determinasi di kolom F.
3.2 Hasil Treatment Risiko
Setiap risiko dalam kolom B akan ditreatment dengan pilihan
a) Modification - tingkat risiko dikendalikan sehingga residual risk dapat dinilai balik menjadi
acceptable.
b) Retention - tingkat risiko sudah mencapai kriteria, jadi tidak perlu dilakukan pengendalian
risiko tambahan
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: RISK MANAGEMENT
Kode : LAM-QM-01-08
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
c) Avoidance - aktivitas tidak dijalankan karena pengendalian risiko tidak mungkin lagi dilaksanakan atau terlalau mahal,
d) Sharing
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Lampiran: Tabel Asesmen dan Treatment Risiko
Assessment
(10 Maret 2018)
Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
Group I: Pelayanan Pemustaka
Sub Group I.1. Pelayanan Informasi
1 Antrian panjang pemustaka non-civitas
A: antrian panjang akan
mengurangi Availability layanan
bagi pengunjung
62% 62% 38% Modification: Pelaksanaan SOP diperketat staf harus stand by dicounter Staf mengalihkan pembayaran biaya masuk non-civitas pada counter sirkulasi
62% 25% 25% 6% 18%
2 Antrian panjang pemustaka non-civitas
A: antrian panjang akan mengurangi Availability layanan bagi pengunjung
62% 62% 38% Modification: Pelaksanaan SOP diperketat staf harus stand by dicounter
Staf mengalihkan pembayaran biaya masuk non-civitas pada counter sirkulasi
62% 25% 25% 6% 30%
3 Tertukarnya kartu identitas C: tertukarnya kartu identitas akan mengurangi Confidentiality pengunjung
62% 80% 50% Modification: Pelaksanaan SOP diperketat staf harus teliti dalam penyimpanan kartu identitas. Staf memastikan bahwa kartu identitas yang diterima benar milik pemustaka
80% 25% 80% 20% 26%
4 Pemustaka bertanya pada counter check in
A: pertanyaan di counter akan mengganggu Availability
layanan bagi pengunjung
lainnya
80% 62% 50% Modification: Staf check in mengintruksikan pemustaka ke counter informasi
50% 25% 40% 10% 30%
5 Pemustaka lupa mengisi buku kunjungan
I: lupa mengisi buku tamu akan mengurangi Integrity dari data
62% 25% 16% Modification: Staf memastikan pemustaka telah mengisi buku kunjungan
80% 10% 25% 3% 5%
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
6 Kehilangan kunci loker A: kunci locker hilang akan
mengurangi Availability layanan
untuk orang lain
25% 25% 6% Modification: Staf counter mengarahkan
pemustaka kepada Ka. Bid. Layanan
Pemustaka terkait denda dan sanksi
80% 62% 5% 3% 4%
Sub Group I.2. Layanan Check In
1 Antrian panjang pemustaka A: antrian panjang akan mengurangi Availability layanan bagi pengunjung
62% 25% 16% Modification: Staf memanfaatkan scanner tambahan yang tersedia
100% 1% 1% 0% 0%
2 Penggunaan kartu identitas oleh pemustaka lain
C: pengguan kartu identitas oleh pihak lain akan mempengaruhi
Confidentiality pemustaka yang
lainnya
62% 80% 50% Modification: Staf memastikan pemustaka yang melakukan scanning sesuai dengan data yang tertera pada monitor
62% 25% 62% 16% 28%
3 Penggunaan struk expired oleh non civitas
I: penggunaan struk expired akan mengurangi Integrity dari data
25% 62% 16% Modifacation: Staf memastikan tanggal yang tertera pada struk
62% 1% 25% 0% 6%
4 Alumni yang lolos masuk tanpa pembayaran
I: alumni yang lolos masuk akan mengurangi Integrity dari data
62% 62% 38% Modification: Pengawasan Supervisor terhadap kinerja staf counter. Staf memastikan setiap data yang tampil pada monitor
62% 1% 25% 0% 15%
5 Terputusnya koneksi internet A: terputusnya koneksi internet mengurangi Avability perpustakaan terhadap layanan kepada pemustaka
25% 80% 20% Modification: Staf mengkonfirmasi kepada staf IT dan mengaktifkan segera note pad pada monitor
80% 1% 62% 1% 4%
6 Terputusnya koneksi web service dari UPT TIK
A: terputusnya koneksi web service mengurangi Avaibility layanan terhadap pemustaka
25% 62% 16% Modification: Staf IT mengkonfirmasi kepada pihak UPT TIK
62% 25% 25% 6% 10%
Sub Group I.3. Layanan Pemeriksaan Barang Bawaan Masuk dan Keluar
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
1 Antrian panjang pemustaka A: antrian panjang akan
mengurangi Availability layanan
bagi pengunjung
62% 25% 16% Modifikasi: Pelaksanaan SOP diperketat staf
harus stand by dicounter. Pengawasan berkala
oleh Supervisor.
25% 1% 25% 0% 12%
2 Barang terlarang yang lolos masuk
A: barang terlarang lolos dibawa masuk akan mengganggu
Availability layanan bagi
pemustaka lainnya
62% 80% 50% Modifikasi: Pelaksaan SOP diperketat dengan
adanya pengawasan dari Supervisor secara
berkala dan Supervisor membuat peraturan
secara tertulis dan sah tentang barang bawaan
masuk
25% 25% 25% 6% 39%
3 Koleksi pustaka yang lolos dibawa keluar
A: lolosnya koleksi perpustakaan yang dibawa keuar
mengurangi Avability koleksi
yang terdapat di perpustakaan
25% 100% 25% Modifikasi: Pelaksanaan SOP diperketat staf harus stand by dicounter. Pengawasan berkala oleh Supervisor.
62% 1% 25% 0% 10%
Sub Group I.4. Layanan Pembuatan Kartu Tanda Anggota
1 Kartu tanda anggota yang
dimanfaatkan oleh
pemustaka lain
C: pengguan KTA oleh
pemustaka yang lain akan
mempengaruhi Confidentiality
pemustaka yang lainnya
25% 80% 20% Modification: Staf harus melakukan pengecekan secara teliti pada database
62% 1% 1% 0% 8%
2 Pemustaka yang memiliki kartu tanda mahasiswa ganda
I: kepemilikan kartu ganda oleh pemustaka akan mengurangi Integrity dari data
1% 62% 1% Modification: Staf memastikan data yang tertera pada monitor sesuai dengan pemustaka yang menggunakan KTA
80% 1% 1% 0% 0%
3 Kartu Tanda Anggota (KTA) yang hilang
C: kehilangan KTA akan mempengaruhi Confidentiality pemustaka yang memiliki KTA
1% 25% 0% Modification: Staf menghubungi pemustaka sehari sebelum tempo pengambilan kartu
1% 1% 1% 0% 0%
Sub Group I.5. Peminjaman Buku Secara Mandiri
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
1 Antrian yang panjang pada
peminjaman buku mandiri
(self loan station)
A: antrian panjang pada
peminjaman buku mandiri akan
mengurangi Availability layanan
bagi pemustaka
25% 25% 6% Modification: Penambahan RFID 0% 25% 25% 6% 6%
2 Penggunaan KTM atau KTA oleh pemustaka lain
C: pengguan KTA oleh pemustaka yang lain akan mempengaruhi Confidentiality pemustaka yang lainnya
62% 80% 50% Modification: Staf memastikan pemustaka yang melakukan peminjaman melalui pc Staf sirkulasi. Pemberian sanksi terhadap pemustaka yang menggunakan KTM/KTA pemustaka lainnya.
62% 25% 62% 16% 28%
3 Failed (kegagalan dalam peminjaman)
A: kegagalan peminjaman koleksi mempengaruhi Availability layanan bagi pemustaka
62% 80% 50% Modification: Staf mencabut koleksi yang tidak terbaca tag dan melaporkannya pada Ka. Bid. Layanan Teknis. Ka.Bid. Layanan harus
teliti dalam melakukan final check
pemeriksaan kelengkapan dan kesesuaian data
koleksi
80% 1% 25% 0% 10%
Sub Group I.6. Pengembalian Buku Secara Mandiri
1 Antrian pemustaka yang panjang
A: antrian panjang pada peminjaman buku mandiri akan
mengurangi Availability layanan
bagi pemustaka
25% 25% 6% Modification: Penambahan mesin pengembalian koleksi secara mandiri
0% 25% 80% 20% 6%
2 Pemadaman listrik A: pemadaman listrik akan mengurangi Availability layanan bagi pemustaka
25% 62% 16% Modification: Penyediaan listrik cadangan dan pemeriksaan secara berkala
25% 25% 1% 0% 12%
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
3 Koleksi hilang A: koleksi yang hilang dapat
mengurangi Availability layanan
bagi pemustaka
62% 80% 50% Modifiacation: Staf menghubungi langsung
via telpon pemustaka yang belum melakukan
pembayaran denda dan mengganti koleksi
yang hilang
80% 25% 25% 6% 15%
4 Koleksi rusak A: kerusakan koleksi dapat mengurangi Availibility layanan bagi pemustaka
62% 25% 16% Modification: Staf pemeliharaan melakukan pengecekan pada rak secara berkala koleksi
yang rusak. Staf menginstruksikan pemustaka
agar meletakkan koleksi pada rak yang
tersedia
100% 25% 25% 6% 6%
5 Tag rfid rusak A: Tag RFID yang rusak mengurangi Availibility layanan bagi pemustaka
62% 80% 50% Modification: Staf sirkulasi menyerahkan koleksi yang rusak kepada bagian
pemeliharaan. Staf Pelayanan Teknis
melakukan penutupan Tag RFID pada koleksi.
100% 62% 25% 16% 16%
6 Keterlembatan pengembalian koleksi
A: pemustaka yang terlambat melakukan pengembalian koleksi dapat mengurangi Availibility layanan bagi pemustaka
62% 80% 50% Modification: Staf melakukan sinkronisasi data dengan UPT TIK terkait pemblokiran pengisian KRS online bagi pemustaka yang belum mengembalikan buku maupun belum melakukan pembayaran denda.
100% 25% 25% 6% 6%
7 Pemustaka yang tidak melakukan pembayaran denda
I: pemustaka yang tidak melakukan pembayaran denda
dapat mengurangi Integrity dari
data
62% 62% 38% Modifikasi: Staf user education menginformasikan kepada setiap MABA
melalui program LOCT risiko yang diterima.
Pengiriman surat pemberitahuan kepada
fakultas dan prodi. Supervisor menetapkan
peraturan terkait denda keterlambatan.
80% 25% 25% 6% 13%
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
8 Pemustaka tidak memiliki ATM BNI dan kartu Brizzi
A: tidak tersedianya mesin EDC
mengurangi Availibility layanan
untuk pemustaka
25% 25% 6% Modification: Pimpinan melakukan kerjasama
dengan Bank yang lainnya. Menyediakan
tambahan mesin EDC dari Bank yang lainnya
80% 1% 25% 0% 1%
Sub Group I.7. Pengecekan ETD dan Bebas Pustaka
1 Antrian pemustaka yang panjang
A: antrian panjang pada akan mengurangi Availability layanan bagi pemustaka
62% 25% 16% Modification: Pelaksanaan SOP diperketat staf harus stand by dicounter. Supervisor
menugaskan staf yang diperbantukan untuk
pengecekan tugas akhir
80% 25% 62% 16% 16%
2 Jaringan off-line A: jaringan offline mengurangi Avability perpustakaan terhadap layanan kepada pemustaka
25% 62% 16% Modifiacation: Staf sirkulasi menghubungi dan melakukan konfirmasi kepada staf IT
80% 25% 25% 6% 8%
3 Pemadaman listrik A: pemadaman listrik akan mengurangi Availability layanan bagi pemustaka
25% 25% 6% Modification: Penyediaan listrik cadangan dan pemeriksaan secara berkala
1% 25% 62% 16% 6%
4 Server down A: server down akan mengurangi Availibility layanan bagi pemustaka
25% 80% 20% Modification: Staf IT melakukan pengecekan (penggunaan, space dll) server secara berkala
62% 25% 62% 16% 17%
5 Crash Database A: crash database akan mengurangi Availibility layanan
bagi pemustaka. I: crash
database juga dapat
mempengaruhi Integrity data
25% 100% 25% Modification: Staf IT melakukan pengecekan kesalahan database
62% 62% 25% 16% 19%
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
6 Tidak terlampir lembaran
pengesahan tugas akhir
(hasil upload tidak lengkap)
I: pemustaka yang tidak
melampirkan lembaran
pengesahan tugas akhir
mengurangi Integrity dari data
25% 80% 20% Modifiacation: Pelaksanaan SOP diperketat
staf harus teliti dalam melakukan pengecekan
hasil upload ETD. Supervisor menyediakan
flyer yang berisikan informasi tentang upload
tugas akhir.
80% 25% 62% 16% 16%
7 Failed (kegagalan upload) karena besarnya ukuran file karya ilmiah,
A: kegagalan upload tugas akhir mempengaruhi Availability layanan bagi pemustaka
25% 25% 6% Modification: Staf menginformasikan secara rinci pedoman upload karya ilmiah kepada
pemustaka. Staf menunjukkan informasi yang
tersedia pada flyer yang berisikan tentang
proses upload tugas akhir
62% 25% 1% 0% 3%
8 Penggunaan NIM oleh pemustaka lainnya
disebabkan oleh Pemustaka
yang tidak teliti pada saat
melakukan login pada laman
ETD
I: pemustaka yang menggunakan NIM pemustaka
lainnya mengurangi Integrity
dari data
25% 25% 6% Modification: Staf mengarahkan pemustaka untuk memperbaiki pasword pada bagian digital corner
80% 25% 25% 6% 6%
9 Pemustaka melakukan upload tugas akhir milik orang lain
I: hasil upload tidak sesuai dengan pemustaka yang melakukan upload hasil tugas akhir orang lain mempengaruhi Integritiy data. C: kecurangan upload hasil tugas akhir juga mempengaruhi Confidentially pemustaka lainnya.
1% 80% 1% Modification: Pelaksaaan SOP oleh staf diperketat. Staf memastikan hasil upload sesuai dengan identitas pembuat surat keterangan bebas pustaka
62% 25% 62% 16% 10%
Sub Group I.8. Layanan Referensi dan On-reserve
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
1 Pemustaka tidak mengisi buku pengunjung
I: lupa mengisi buku tamu akan mengurangi Integrity dari data
1% 25% 0% Modification: Staf memastikan pemustaka telah mengisi buku kunjungan
100% 25% 1% 0% 0%
2 Koleksi yang tidak dapat ditemukan/hilang
disebabkan oleh kesalahan
dalam proses shelving dan
Ketidak tepatan pada proses
penginputan data koleksi
A: koleksi yang tidak dapat ditemukan mengurangi
Availability layanan untuk
pemustaka
25% 80% 20% Modification: Kordinator shelving wajib melakukan pengecekan penempatan koleksi
sesuai pada tempatnya. Supervisor melakukan
pengecekan terhadap kinerja kordinator
shelving. Ka.Bid. Layanan harus teliti dalam
melakukan final check pemeriksaan
kelengkapan dan kesesuaian data koleksi
25% 62% 25% 16% 19%
3 Pemadaman listrik A: pemadaman listrik akan mengurangi Availability layanan bagi pemustaka
25% 25% 6% Modification: Penyediaan listrik cadangan dan pemeriksaan secara berkala
1% 25% 25% 6% 6%
4 Permintaan data LSS melalui email tidak terbalas
A: permintaan data LSS tidak direspon mengurangi Availibility data
1% 62% 1% Modification: Pelaksanaan IK oleh staf harus lebih teliti dan melakukan pengecekan email setiap harinya
62% 1% 25% 0% 0%
5 Pemustaka yang tidak membawa tanda pengenal
I: pemustaka yang tidak membawa tanda pengenal
mengurangi Integrity data
peminjaman
1% 25% 0% Modification: Supervisor menetapkan peraturan tentang layanan peminjaman koleksi On-reserve dan Referensi
80% 1% 25% 0% 0%
6 Staf tidak dapat menjawab kebutuhan informasi pemustaka
A: staf yang tidak dapat menjawab permintaan pemustaka mempengaruhi Availibility layanan
25% 80% 20% Modification: Pimpinan memberikan pelatihan-pelatihan kepada Staf tentang penelusuran informasi yang cepat dan tepat
1% 25% 62% 16% 20%
Sub Group I.9. Layanan Koleksi Karya Ilmiah
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
1 Kehilangan koleksi A: kehilangan koleksi dapat
memperngaruhi dan mengurangi
Availibility layanan kepada
pemustaka
25% 80% 20% Modification: Pelaksanaan SOP diperketat
staf harus stand by dicounter. Staf
menyediakan petunjuk larangan masuk ke
ruang koleksi. Kordinator shelving wajib
melakukan pengecekan penempatan koleksi
setiap hari kerja. Supervisor melakukan
pengawasan kehadiran staf dan pengecekan
kinerja kordinator shelving
80% 25% 25% 6% 9%
2 Pemustaka yang melakukan vandalisme
A: pemustaka yang melakukan vandalisme terhadap koleksi
dapat memperngaruhi dan
mengurangi Availibility layanan
kepada pemustaka
1% 100% 1% Modification: Staf harus lebih teliti saat menerima koleksi yang telah dimanfaatkan oleh pemustaka
62% 25% 1% 0% 1%
3 Pemustaka mengambil gambar (foto) koleksi
C: koleksi yang difoto oleh pemustaka mempengaruhi
Confidentiality pemustaka
lainnya
25% 62% 16% Modification: Supervisor menetapkan peraturan tentang larangan mengambil gambar koleksi.
80% 1% 25% 0% 3%
4 Pemustaka yang menggunakan kartu identitas orang lain
C: penggunaan KTA oleh pemustaka yang lain akan
mempengaruhi Confidentiality
pemustaka yang lainnya
1% 62% 1% Modification: Staf memastikan pemustaka yang meminjam koleksi sesuai dengan data yang tertera pada kartu identitas
100% 1% 25% 0% 0%
Sub Group I.10. Layanan Koleksi Serial
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
1 Kesalahan penempatan koleksi
A: koleksi yang tidak dapat
ditemukan mempengaruhi dan
mengurangi Availibility layanan
kepada pemustaka
25% 100% 25% Modification: Pelaksanaan SOP diperketat
staf harus stand by dicounter. Kordinator
shelving wajib melakukan pengecekan
penempatan koleksi setiap hari kerja.
Supervisor melakukan pengawasan kehadiran
staf dan pengecekan kinerja kordinator
shelving
80% 25% 25% 6% 10%
2 Pemustaka yang melakukan vandalisme
A: pemustaka yang melakukan vandalisme terhadap koleksi
dapat mempengaruhi dan
mengurangi Availibility layanan
kepada pemustaka
1% 62% 1% Modification: Staf memastikan koleksi yang telah difotocopy oleh pemustaka dikembalikan dalam keadaan baik
62% 1% 25% 0% 0%
3 Kehilangan koleksi A: koleksi yang hilang dapat mengurangi Availability layanan bagi pemustaka
1% 62% 1% Modification: Staf yang berada pada bagian pengecekan barang keluar wajib melakukan pengecekan secara teliti untuk mencegah hilangnya koleksi
62% 1% 25% 0% 0%
4 Kehilangan kunci loker A: kunci locker hilang akan mengurangi Availability layanan untuk orang lain
1% 25% 0% Modification: Staf counter mengarahkan pemustaka kepada Ka. Bid. Layanan
Pemustaka terkait denda dan sanksi
80% 1% 25% 0% 0%
Sub Group L.11. Layanan Digital Corner
1 Antrian pemustaka yang panjang
A: antrian panjang akan
mengurangi Availability layanan
bagi pemustaka
62% 62% 38% Modification: Pelaksanaan SOP diperketat staf harus stand by dicounter
25% 25% 62% 16% 33%
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
2 Kegagalan pendaftaran akun ETD
A: kegagalan pendaftaran akun
ETD mempengaruhi Availability
layanan bagi pemustaka
25% 25% 6% Modification: Staf DC memberikan saran
kepada staf IT untuk memasukkan
pemberitahuan “Mohon teliti dalam
memasukkan NIM” pada tampilan awal
regsitrasi ETD
0% 25% 62% 16% 6%
3 Kegagalan upload ETD A: kegagalan upload ETD mempengaruhi Availability layanan bagi pemustaka
25% 62% 16% Modification: Staf membantu pemustaka melakukan upload ETD dan menyediakan
flyer yang berisi informasi tentang tatacara
upload ETD
100% 25% 25% 6% 6%
4 Pemustaka yang gagal melakukan setting akun Proxy
A: kegagalan seting akun proxy mengurangi Availibility layanan bagi pemustaka
25% 25% 6% Modification: Membuat flyer tentang tatacara pendaftaran akun proxy dan staf langsung membantu pemustaka melakukan seting proxy
100% 1% 25% 0% 0%
5 Kehilangan koleksi digital (VCD, DVD)
A: koleksi digital yang hilang dapat mengurangi Availibility layanan bagi pemustaka
1% 25% 0% Modification: Pelaksanaan SOP diperketat staf harus disiplin dalam bertugas untuk mencegah terjadinya kehilangan koleksi.
Menyediakan peraturan tentang peminjaman
koleksi digital
1% 1% 25% 0% 0%
Sub Group L.12. Layanan Koleksi Dokumen
1 Koleksi yang tidak tersedia A: koleksi yang tidak tersedia
mengurangi Availibility layanan
pemustaka
1% 25% 0% Modification: Kordinator shelving wajib
melakukan pengecekan penempatan koleksi
setiap hari kerja. Supervisor melakukan
pengawasan kehadiran staf dan pengecekan
kinerja kordinator shelving
62% 1% 25% 0% 0%
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
2 Kehilangan koleksi dokumen
A: kehilangan koleksi dapat
mempengaruhi dan mengurangi
Availibility layanan kepada
pemustaka
1% 62% 1% Modification: Pelaksanaan SOP diperketat staf harus stand by dicounter
62% 1% 25% 0% 0%
3 Koleksi yang dibawa keluar A: koleksi yang dibawa keluar mengurangi Availibility layanan bagi pemustaka
1% 25% 0% Modification: Staf menunjukkan peraturan tentang layanan fotocopy dan peminjaman baca ditempat kepada pemustaka
62% 25% 25% 6% 4%
4 Pemustaka yang menggunakan kartu identitas pemustaka lain
C: penggunaan kartu identitas oleh pemustaka yang lain akan
mempengaruhi Confidentiality
pemustaka yang lainnya
1% 62% 1% Modification: Staf memastikan pemustaka yang meminjam koleksi sesuai dengan data yang tertera pada kartu identitas
100% 1% 25% 0% 0%
5 Pemustaka yang melakukan vandalisme
A: pemustaka yang melakukan vandalisme terhadap koleksi dapat mempengaruhi dan mengurangi Availibility layanan kepada pemustaka
1% 62% 1% Modification: Staf memastikan koleksi yang telah difotocopy oleh pemustaka dikembalikan dalam keadaan baik
80% 1% 25% 0% 0%
Group II. Pelayanan Teknis
Group II.1. Pengelolaan Koleksi Baru
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
1 Kesalahan katalogisasi I: kesalahan katalogisasi
mempengaruhi Integrity data
koleksi
1% 100% 1% Modification: Pimpinan memberikan
pelatihan-pelatihan kepada staf tentang
menganalisa subjek koleksi. Staf klasifikasi
merujuk ke bagan untuk memastikan nomor
tersebut di bagan masih digunakan. Staf
klasifikasi harus lebih teliti dalam merujuk
indeks relatif dan subject headings. Ka. Bid.
Layanan Teknis melakukan validasi terhadap
hasil analisis subjek dan data bibliografi yang
sudah dientri
80% 1% 25% 0% 0%
2 Kesalahan pengentrian data I: kesalahan pengentrian data mempengaruhi Integrity data koleksi
25% 100% 25% Modification: Staf entri data harus berhati-hati dan memastikan kembali lebih teliti dalam melakukan pengentrian data. Ka. Bid. Layanan Pemustaka melakukan final check terhadap hasil pengentrian data bibliografi
80% 25% 25% 6% 10%
3 Kesalahan encoding data I: kesalahan encoding data mempengaruhi Integrity data koleksi
1% 80% 1% Modification: Staf encoding data harus teliti dan seksama ketika melakukan encoding data dan Ka. Bid. Layanan Pemustaka melakukan final check keakuratan name tag koleksi yang di encode
100% 1% 25% 0% 0%
4 Kesalahan pemasangan label buku
I: kesalahan pemasangan mempengaruhi Integrity data koleksi
25% 62% 16% Modification: Ka. Bid. Layanan Pemustaka melakukan final check terhadap pemasangan label
80% 25% 25% 6% 8%
Sub Group II.1. Pengelolaan Terbitan Berkala
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
1 Kesalahan menganalisa subjek
I: kesalahan analisa subjek
mengurangi Integrity data
koleksi serial
1% 62% 1% Modification: Pimpinan memberikan
pelatihan-pelatihan kepada staf tentang
menganalisa subjek koleksi terbitan berkala.
Ka. Bid. Layanan Teknis melakukan validasi
terhadap hasil analisis subjek dan data
bibliografi yang sudah dientri
100% 1% 62% 1% 1%
2 Kesalahan pemasangan label tipe dan subyek
I: kesalahan pemasangan label tipe dan subyek mengurangi Integrity data koleksi
1% 62% 1% Modification: Ka. Bid. Layanan Pemustaka melakukan final check terhadap pemasangan label dan keakuratan name tag koleksi yang di encoding
80% 1% 25% 0% 0%
Sub Group II.3. Pemeliharaan Koleksi
1 Kesalahan dalam mengaktifkan kembali
koleksi (Disable dan
unnable)
I: kesalahan dalam mengaktifkan koleksi mengurnagi Integrity data
25% 62% 16% Modification: Staf harus lebih teliti dalam melakukan disable dan unable koleksi.Ka.
Bid. Layanan Teknis/Pemustaka melakukan
verifikasi dan final check
80% 25% 25% 6% 8%
Sub Group II.4. Stock Opname dan Wedding
1 Ketidak sesuaian data I: ketidaksesuaian data stock
opname mengurangi Integrity
data
1% 80% 1% Modification: Petugas harus lebih teliti dalam
melakukan penginputan/ pengentrian ulang
data saat stock opname
80% 1% 25% 0% 0%
2 Kesalahan penarikan koleksi yang tidak sesuai kriteria
I: kesalahan penarikan koleksi mengurangi Integrity data koleksi
1% 80% 1% Modification: Ka. Bid. Layanan Teknis melakukan validasi dan final check hasil koleksi yang telah dilakukan wedding dan stock opname
80% 1% 25% 0% 0%
Sub Group II-5. Pengelolaan Koleksi Elektronik
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
1 Kesalahan katalogisasi I: kesalahan katalogisasi koleksi
elektronik mempengaruhi
Integrity data koleksi
1% 62% 1% Modification: Pimpinan memberikan
pelatihan-pelatihan kepada staf tentang
menganalisa subjek koleksi. Staf klasifikasi
merujuk ke bagan untuk memastikan nomor
tersebut di bagan masih digunakan. Staf
klasifikasi harus lebih teliti dalam merujuk
indeks relatif dan subject headings. Ka. Bid.
Layanan Teknis melakukan validasi terhadap
hasil analisis subjek dan data bibliografi yang
sudah dientri
62% 1% 25% 0% 0%
2 Banyaknya koleksi yang belum terproses
A: koleksi yang belum terproses mengurangi Availibility layanan pemustaka
25% 62% 16% Modification: Ka. Bid. Layanan Teknis membuat list prioritas pengelolaan koleksi
1% 25% 25% 6% 15%
Group III. Perencanaan, Literasi dan Hubungan Masyarakat
Sub Group III.1. Pengembangan Koleksi
1 Pembelian koleksi bukan berdasarkan kebutuhan
A: pengadaan koleksi yang tidak
sesuai mengurangi Availibility
layanan koleksi
1% 25% 0% Modification: Staf PPS melakukan survey relevansi koleksi
80% 1% 25% 0% 0%
2 Jumlah pengadaan koleksi yang minim
A: pengadaan koleksi yang minim mengurangi Availibility layanan koleksi
1% 25% 0% Modification: Staf PPS melakukan verifikasi kebutuhan dengan pembelian
62% 25% 1% 0% 0%
Group III.2. Penyusunan Program dan Kegiatan Tahunan
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
1 Permintaan penyusunan
program dan kegiatan tidak
terencana
I: penyusunan program dan
kegiatan yang tidak terencana
mempengaruhi Integrity data
25% 62% 16% Modification: Staf PPS mempersiapkan dan
mengusulkan SPK diawal tahun. Staf PPS
membuat Plan kegiatan yang Valid diawal
tahun. Staf PPS memonitoring Realisasi
Anggaran dan Pelaksanaan Kegiatan
62% 25% 25% 6% 10%
2 Tidak adanya informasi tentang perubahan kebijakan menyangkut penyelenggaraan rencana Anggaran
I: perubahan kebijakan tanpa informasi sebelumnya mempengaruhi Integrity data
25% 62% 16% Modification: Staf PPS melakukan pengecekan update kebijakan secara berkala
62% 25% 25% 6% 10%
3 Revisi anggaran dan kegiatan seketika tidak terjadwal
I: revisi anggaran dan kegiatan yang tidak terjadwal mempengaruhi Integrity data anggaran
25% 80% 20% Modification: Staf PPS mengadakan rapat rutin dengan pimpinan terkait anggaran dan kegiatan. Staf melakukan revisi anggaran dan kegiatan secara berkala
62% 25% 62% 16% 17%
4 Kegiatan tidak terlaksanakan tepat waktu
A: kegiatan tidak terlaksana tepat waktu mengurangi Availibility pelayanan pemustaka
25% 62% 16% Modification: Staf PPS menginformasikan kepada seluruh kordinator kegiatan yang sudah direncanakan. Staf PPS mengintruksikan kepada setiap koordinator kegiatan untuk melaksanakan kegiatan sesuai jadwalnya
0% 25% 62% 16% 16%
Group IV. Layanan Administrasi dan Tata Usaha
Sub Group IV. 1. Persuratan
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
1 Surat yang dikirimkan tidak
diterima oleh yang
bersangkutan
C: surat yang dikirimkan tidak
diterima oleh yang bersangkutan
mengurangi Confidentiality isi
surat
1% 62% 1% Modification: Staf TU melakukan follow up
surat ke instansi yang dituju. Staf TU
melakukan pengecekan identitas jika surat
yang dikirim tidak jelas alamat yang dituju
80% 1% 25% 0% 0%
2 Surat tidak dapat diproses dengan cepat
A: proses surat yang tidak cepat mengurangi Availibility data surat
25% 62% 16% Modification: Pimpinan menyediakan listrik cadangan. Staf sarpras menghidupkan listrik cadangan segera (genset).
25% 1% 25% 0% 12%
3 Surat rusak C: surat rusak mengurangi Confidentiality data surat
1% 25% 0% Modification: Staf mengarsipkan semua surat. 80% 1% 25% 0% 0%
Sub Group IV.2. Sarana dan Prasarana
1 Kerusakan sarana A: kerusakan sarana mengurangi Availibility layanan terhadap pemustaka
62% 62% 38% Modification: Pimpinan melakukan pembelian sarana yang baru. Staf sarpras melakukan pengecekan sarana secara berkala.
25% 62% 25% 16% 33%
2 Kebersihan prasarana A: kebersihan prasarana mengurangi Availibility layanan terhadap pemustaka
62% 62% 38% Modification: Staf Sarpras menyediakan list kebersihan. Kordiantor melakukan
pengecekan secara berkala dengan
menggunakan list
25% 1% 25% 0% 29%
Sub Group IV.3. Pengelolaan Administrasi Kepegawaian
1 Daftar pegawai yang sudah berubah tetapi belum terdata
di bagian kepegawaian
perpustakaan
I: daftar pegawai yang tidak update mengurangi Integrity data pegawai perpustakaan
25% 62% 16% Modification: Staf TU harus mengecek dan mengupdate kembali setiap ada perubahan data pegawai
62% 1% 25% 0% 6%
2 Pencatatan koleksi yang tidak sesuai dengan koleksi yang diterima
I: pencatatan koleksi yang tidak sesuai mengurangi Integrity data koleksi hibah
1% 25% 0% Modification: Staf TU harus teliti dalam pencatatan koleksi hibah yang diterima dari pihak luar
80% 1% 25% 0% 0%
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
3 Absensi yang tidak terekam I: absensi pegawai yang tidak
terekam mempengaruhi Integrity
absensi pegawai perpustakaan
62% 80% 50% Modification: Staf TU memeriksa absensi
pegawai yang tidak terekam secara berkala
pada database absensi (SIMPEG)
25% 25% 25% 6% 39%
Sub Group IV.3. Pengelolaan Administrasi Keuangan
1 Perencanaan RKAKL yang
belum sesuai dengan
anggaran yang ditetapkan
oleh pihak Biro Unsyiah
I: ketidaksesuaian perencaaan
RKAKL mengurangi Integrity
data anggaran
25% 80% 20% Modification: Staf keuangan melakukan
pengecekan mata anggaran sebelum memulai
pengamprahan.
80% 1% 25% 0% 4%
2 Terjadinya kesalahpahaman
dalam penyusunan mata
anggaran dengan kegiatan
yang akan dilakukan oleh
Perpustakaan Unsyiah
I: perbedaan penyusunan mata anggaran dengan kegiatan
mengurangi Integrity data
kegiatan dan keuangan
25% 62% 16% Modification: Pimpinan melakukan
pengecekan serapan anggaran secara berkala.
Staf melakukan rapat rutin dengan pimpinan
terkait dengan rencana kegiatan dan
ketersediaan dana
80% 1% 25% 0% 3%
3 Ketidak telitian dari Staf keuangan dalam pembuatan kwitansi pengamprahan
I: ketidaksesuaian data kwitansi amprahan mengurangi Integrity data keuangan perpustakaan
25% 100% 25% Modification: Staf harus teliti dalam melakukan pencatatan keuangan.
80% 1% 25% 0% 5%
4 Kegagalan saat melakukan penginputan SIMKEU
I: kegagalan penginputan SIMKEU mengurangi Integrity data keuangan perpustakaan
25% 62% 16% Modification: Staf keuangan melapor pada bagian keuangan BIRO
80% 25% 25% 6% 8%
Group V. Layanan Penjaminan Mutu
Sub Group V.1. Pengendalian Dokumen
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
1 Ketidaksesuaian antara
dokumen hasil revisi dengan
proses kerja
I: tidak sesuainya dokumen
dengan proses kerja mengurangi
Integrity dokumen penjaminan
mutu
25% 62% 16% Modification: Ketua Penjaminan Mutu
melakukan penyimpanan dokumen tercetak
yang telah direvisi sebagai cadangan ketika
listrik padam maupun database eror. Ketua
Penjaminan Mutu menginformasikan serta
melakukan monitoring proses kerja staf
62% 1% 25% 0% 6%
2 Kesalahan dalam menentukan status nomor revisi dokumen
I: kesalahan penomoran dokumen mengurangi Integrity dokumen penjaminan mutu
25% 62% 16% Modification: Ketua Penjaminan Mutu melakukan verifikasi secara detail terhadap
dokumen yang telah direvisi secara berkala.
Pimpinan bersama Ketua Penjaminan Mutu
menentukan masa simpan dokumen tersebut
1% 25% 25% 6% 15%
3 Staf yang bersangkutan tidak melakukan pelaporan terkait perubahan job desk kepada Ketua Penjaminan Mutu
I: perubahan jobdesk yang tidak dilaporkan oleh staf mengurangi Integirity dokumen
62% 62% 38% Modification: Ketua Penjaminan Mutu menghubungi staf yang mendapat nota tugas dan melakukan uopate job desk
62% 25% 25% 6% 18%
Sub Group V.2. Pengendalian Rekaman
1 Kesalahan dalam penentuan dokumen/catatan yang akan dimusnahkan
I: kesalahan penetuan dokumen yang akan dimusnahkan akan
mempengaruhi Integrity data
dokumen
25% 62% 16% Modification: Ketua Penjaminan Mutu melakukan pendataan rekaman yang akan dimusnahkan.
0% 1% 25% 0% 16%
Sub Group V.3. Pembuatan Dokumen Renstra
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
1 Tidak semua rencana kerja
yang ditetapkan dapat
terlaksana dengan baik
A: rencana kerja yang tidak
terlaksana mengurangi
Availibility layanan pemustaka
25% 62% 16% Modification: Ketua Penjaminan Mutu
melakukan monitoring kegitan tahunan yang
telah direncanakan sebelumnya. Pimpinan dan
ketua Penjaminan Mutu melakukan evaluasi
pada akhir tahun terkait program kegiatan
kerja perpustakaan yang telah ditetapkan.
25% 1% 25% 0% 12%
Sub Group V.4. Komunikasi Internal
1 Komunikasi tidak berjalan
dengan baik antara pimpinan
dan staf sehingga
menghambat pencapaian visi
dan misi
A: komunikasi yang tidak
berjalan baik mengurangi
Availibility layanan terhadap
pemustaka
25% 62% 16% Modification: Pimpinan mengadakan rapat
seluruh staf secara rutin minimal satu (1) kali
dalam sebulan. Ketua Penjaminan Mutu
memastikan setiap program kerja akan
dipublikasikan secara terbuka
1% 1% 25% 0% 15%
2 Staf tidak menginformasikan kepada pihak penjaminan
mutu terkait dikeluarkannya
Nota Tugas dari pimpinan
kepada staf yang
bersangkutan
I: tidak adanya pemberitahuan dari staf terkait nota tugas
mengurangi Integrity data
dokumen penjaminan mutu
62% 62% 38% Modification: Staf Tata Usaha menyerahkan nota tugas yang telah disahkan oleh pimpinan.
Staf penjaminan mutu menghubungi staf
terkait untuk segera melapor
1% 25% 25% 6% 38%
3 Tidak adanya catatan tentang hasil rapat berupa notulen
I: tidak adanya notulen mengurangi Integrity data dokumen hasil rapat
62% 62% 38% Modification: Ketua Penjaminan Mutu memastikan absensi dan notulen ready pada saat rapat. Pimpinan menanyakan hasil rapat sebelumnya pada Ketua Penjaminan Mutu
80% 25% 1% 0% 8%
Sub Group V.5. Tinjauan Manajemen
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
1 Tidak semua temuan yang
terjadi dapat diselesaikan
sesuai harapan
A: hasil temuan tidak
diselesaikan mempengaruhi
Availibility layanan terhadap
pemustaka
62% 80% 50% Modification: Ketua Penjaminan Mutu
melakukan evaluasi hasil temuan pada rapat
tinjauan manajemen pada waktu yang telah
ditetapkan.
80% 25% 25% 6% 15%
2 Tidak semua hasil tinjauan manajemen diselesaikan
sesuai waktu yang telah
ditetapkan
A: hasil tinjauan manajemen yang tidak selesai tepat waktu
mengurangi Availibility layanan
terhadap pemustaka
62% 80% 50% Modification: Ketua Penjaminan Mutu melaksanakan evaluasi secara berkala setiap
bulan pasca tinjauan manajemen. Ketua
Penjaminan Mutu menginformasikan hasil
rapat pada papan display pengumuman dan
membagikan setiap PIC hasil tinjauan
manajemen
80% 25% 25% 6% 15%
Sub Group V.6. Audit Internal
3 Audit internal tidak dapat
terlaksana sesuai dengan
ketentuan
A: audit internal tidak terlaksana
sesuai dengan ketentuan
mempengaruhi Availibility
layanan terhadap pemustaka
25% 80% 20% Modification: Pimpinan harus membentuk
dan mengesahkan tim audit. Ketua
Penjaminan Mutu memonitoring setiap
kegiatan audit internal agar berjalan dengan
baik sesuai dengan ketentuan
80% 1% 25% 0% 4%
4 Laporan hasil audit internal tidak selesai tepat waktu
A: hasil audit tidak selesai tepat waktu mengurangi Availibility layanan terhadap pemustaka
62% 80% 50% Modification: Ketua Audit melakukan verifikasi hasil kerja tim audit untuk penyelesaian laporan audit internal tepat waktu. Ketua Penjaminan Mutu dan ketua tim audit melakukan tindak lanjut laporan hasil audit sampai selesai.
62% 25% 25% 6% 23%
Sub Group V.7. Pengendalian Ketidaksesuaian
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
1 Laporan ketidak sesuaian
tidak dapat diselesaikan
sesuai dengan waktu yang
telah ditentukan
A: laporan ketidaksesuaian tidak
terselesaikan tepat waktu
mengurangi Availibility layanan
terhadap pemustaka
25% 80% 20% Modification: Ketua Penjaminan Mutu
melakukan pertemuan dengan Pimpinan dan
Ketua Bidang untuk analisa terhadap laporan
ketidak sesuaian pada hasil temuan audit
internal.
62% 25% 25% 6% 11%
2 Terjadinya ketidaksesuaian pekerjaan dengan prosedur yang telah berlaku
A: ketidaksesuaian perkejaan dengan prosedur yang berlaku
mempengaruhi Availibility
layanan terhadap pemustaka
62% 80% 50% Modification: Pimpinan dan Ketua Penjamina Mutu melakukan pertemuan membahas
ketidaksesuaian perkerjaan dengan prosedur.
Ketua Penjaminan Mutu membuat rencana
mengenai tindakan pencegahan dan perbaikan
terhadap ketidaksesuaian.
80% 25% 25% 6% 15%
Sub Group V.8. Analisa Data
1 Tidak semua data dari unit
terkait dapat dikumpulkan
pada waktu yang telah
ditetapkan
I: data yang tidak terkumpul
pada waktu yang telah
ditentukan mengurangi Integrity
data perpustakaan
25% 80% 20% Modification: Staf penjaminan mutu
mengintruksikan kepada setiap unit agar
mengirim dan memberikan data yang
dibutuhkan oleh penjaminan mutu setiap akhir
bulan dan menghubungi langsung setiap staf
pada awal bulan
100% 25% 25% 6% 6%
2 Data yang diterima oleh pihak penjaminan mutu tidak sesuai
I: data yang dikirim oleh staf tidak sesuai mengurangi
Integrity data perpustakaan
1% 80% 1% Modification: Staf penjaminan mutu mengingatkan staf pada awal bulan dan
menghubungi penanggung jawab untuk
mengirim data yang sesuai
80% 1% 25% 0% 0%
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
3 Staf tidak memberikan data tepat waktu
I: data yang tidak diberikan
tepat waktu mengurangi
Integrity data perpustakaan
25% 62% 16% Modification: Staf penjaminan mutu
menginformasikan melalui papan
pengumuman dan media social (grup wa
Pustaka) secara rutin setiap akhir bulan
100% 1% 25% 0% 0%
Sub Group V.9. Tindakan Perbaikan dan Pecegahan
11 Tidak semua laporan
ketidaksesuaian dapat
terselesaikan dengan baik
A: laporan ketidaksesuaian tidak
terselesaikan dengan baik
mengurangi Availibility layanan
terhadap pemustaka
25% 80% 20% Modification: Ketua Penjaminan Mutu
melakukan pengumpulan keluhan, saran dan
kritik serta identifikasi komplain baik dari
pemustaka maupun dari staf
25% 25% 25% 6% 17%
2 Ketidaksesuaian yang telah diperbaiki kembali terulang
A: ketidaksesuaian yang diperbaiki kembali terulang mempengaruhi Availibility layanan terhadap pemustaka
25% 62% 16% Modification: Ketua Penjaminan Mutu mengontrol dan mengecek (survey/pengontrolan langsung) terhadap proses kerja yang telah diperbaiki. Ketua Penjaminan Mutu menetapkan tindakan koreksi yang diperlukan utuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian.
62% 25% 25% 6% 10%
Sub Group V.10. Survey Perbaikan Berkelanjutan
1 Data yang tidak valid I: data yang tidak valid
mengurangi Integrity data
survey
1% 62% 1% Modification: Ketua Penjaminan Mutu dan
pimpinan melakukan rapat terkait penetapan
tema survey, menentukan metode, pembuatan
instrument survey, proses survey atau
pengumpulan data sesuai kebutuhan
perpustakaan.
100% 1% 25% 0% 0%
Sub Group V.11. Penyelesaian Komplain
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
2 Tidak semua keluhan yang
disampaikan pelanggan
dapat terselesaikan dengan
baik
A: keluhan yang tidak
terselesaikan dengan baik
mengurangi Availibility layanan
terhadap pemustaka
25% 80% 20% Modification: Ketua Penjaminan Mutu
melakukan respon terhadap komplain dari
pemustaka maupun dari staf. Ketua
Penjaminan Mutu melakukan pertemuan
dengan pimpinan dan mengidentifikasi serta
menganalisa secara mendetail setiap komplain
yang diterima dari staf maupun dari pemustaka
25% 1% 25% 0% 15%
3 Tidak semua complain yang ada disampaikan kepada bagian penjaminan mutu
A: kompalain yang tidak diterima oleh penjaminan mutu
mempengaruhi Availibility
layanan terhadap pemustaka
62% 80% 50% Modification: Staf Humas meneruskan setiap komplain kepada bagian Penjaminan Mutu.
Ketua dan Staf penjaminan Mutu mencari
akar permasalahan dan koreksi menyeluruh
terhadap komplain yang diterima untuk
mencegah terjadinya komplain yang sama
dikemudian hari.
25% 1% 25% 0% 37%
Group VI. Teknologi Informasi
Sub Group VI.1. Umum
1 Pemeliharaan server tidak dilakukan secara periodik
A: Kapasitas memori tidak
cukup lagi, CPU sudah tidak
mampu lagi, Availability server
menjadi berpengaruh
62% 80% 50% Modification: Staf IT haris lebih disiplin
melakukan monitoring terhadap unjuk kerja
server
80% 25% 80% 20% 26%
2 Kurangnya perawatan media penyimpanan
A: Media penyimpanan menjadi lambat, penuh atau crash
sehingga mempengaruhi
availability data dan layanan
62% 80% 50% Modification: Staf IT melakukan monitoring dan perawatan sistem sebulan sekali,
melakukan test, pengukuran kapasitas dan
keandalam dari media penyimpanan.
80% 25% 80% 20% 26%
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
3 Kurangnya pengendalian
perubahan konfigurasi
sistem
A: Perubahan konfigurasi tidak
terkendali dan termonitor
dengan baik, sehingga
mempengaruhi layanan lain
yaitu availabilitas terganggu
40% 80% 32% Modification: Staf IT harus lebih disiplin
melakukan monitoring setelah melakukan
perubahan konfigurasi sistem
80% 25% 80% 20% 22%
4 Gagal back-up I: Gagal backup bisa mempengaruhi integritas data dan juga availabilitasnya
50% 50% 0.25 Modification: Staf IT harus disiplin melakukan monitoring terhadap catatan log
back up dan melaporankan pada penjaminan
mutu
80% 25% 50% 10% 13%
5 Terputusnya web service A: Availabilitas layanan terganggu, data dari UPT TIK tidak terbaca
30% 80% 24% Modification: Pelayanan manual disiagakan, staf IT segera menghubungi dengan UPT TIK
50% 30% 40% 12% 18%
6 Pengguna lupa password A: Availabilitas layanan terganggu, tidak bisa akses layanan
60% 60% 36% Modification: Sosialisasi manajemen password diperbanyak, dibuatkan fasilitas update password otomatis dan mandiri
50% 60% 70% 42% 39%
7 Orang tidak sah menggunakan peralatan atau akses ruangan
C: Confidentiality terganggu 50% 70% 0.35 Modification: Asset dan ruang penting harus dilengkapi CCTV
20% 20% 70% 14% 31%
8 Dokumentasi topology tidak diperbaharui
I: Integrity data fisik lapangan dan tertulis tidak sama
70% 60% 42% Modification: Asset dan ruang penting harus dilengkapi CCTV
Sub Group VI.2. Pemeliharaan Jaringan, Hardware dan Software
1 Peretasan ke dalam sistem jaringan
C: peretasan ke dalam sistem jaringan mempengaruhi
Confidentiality jaringan
perpustakaan
62% 100% 62% Modification: Staf IT melakukan perbaikan dan memperkuat sistem kemanan jaringan
80% 25% 62% 16% 25%
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Lampiran
JUDUL: Risk Management
Kode : LAM-QM-01-02
Tanggal Efektif : 18 Februari 2019
No. Revisi : 02 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Assessment
(10 Maret 2018) Treatment
(25 Maret 2018) No
Risk per Bidang
Impact Target
Rate Risk Rate
Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp
a b c d e f g h I j k l
2 Kerusakan hardware A: kerusakan hardware
mengurangi Availibility layanan
terhadap pemustaka
80% 62% 50% Modification: Staf IT memonitoring peralatan
hardware. Pimpinan membeli perangkat
hardware yang baru
62% 25% 25% 6% 23%
3 Pencurian data kedalam database
C: pencurian data kedalam database mempengaruhi
Confidentiality data
perpustakaan
25% 100% 25% Modification: Staf IT membuat database aman dengan melakukan backup perhari.
100% 1% 25% 0% 0%
4 Terputusnya jaringan A: terputusnya jaringan mengurangi Availibility layanan terhadap pemustaka
25% 80% 20% Modification: Staf IT melakukan pengalihan jaringan dari server utama (Singapore) ke jaringan lokal
100% 1% 25% 0% 0%
Sub Group VI.3. Pengembangan Aplikasi
1 Peretasan ke dalam sistem aplikasi
C: peretasan ke dalam sistem aplikasi mempengaruhi
Confidentiality aplikasi
perpustakaan
62% 80% 50% Modification: Staf IT menggunakan secutiry software yang up to date. Staf IT melakukan
perbaikan Bug yang terdapat pada aplikasi.
Staf IT memonitoring aplikasi yang berjalan
100% 25% 62% 16% 16%
2 Kerusakan software A: kerusakan software mengurangi Availibility layanan terhadap pemustaka
25% 100% 25% Modification: Staf IT membuat password yang sulit atau tidak mudah di tebak dan membackup software secara berkala. Staf IT melakukan pengecekan software secara berkala
100% 25% 25% 6% 6%
3 Keterbatasan peralatan A: keterbatasan peralatan mengurangi Availibility layanan terhadap pemustaka
62% 25% 16% Modification: Pimpinan membeli peralatan yang up-to-date. Staf IT melakukan pemeriksaan peralatan secara berkala.
62% 25% 25% 6% 10%
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan
dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
4 Ruang penyimpanan data yang terbatas (semakin besar)
A: ruang penyimpanan data yang terbatas mengurangi
Availibility layanan terhadap
pemustaka
62% 80% 50% Modification: Pimpinan melakukan pembelian untuk penambahan ruang penyimpanan data.
Staf IT melakukan penyimpanan data pada
ruang yang lainnya (cloud)
80% 25% 62% 16% 22%