upt perpustakaan universitas syiah kualauilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/1569daff... ·...
TRANSCRIPT
UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA
KONTEKS PERPUSTAKAAN UNSYIAH
NO. LAM- QM-01-05
Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
Saiful Bahri Badratun Nafis Dr.Taufiq Abdul Gani,
M.Eng.Sc.
Ketua Bidang teknologi
Informasi
Manajemen Representatif Kepala Perpustakaan
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 19 April 2018
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 02
2 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Halaman Pengesahan Revisi
Revisi Tgl. Penjelasan Perubahan Diperiksa
oleh Disetujui oleh
0 05 Februari 2018 Pengesahan Dokumen Badaratun Nafis Taufiq Abdul Gani
1 27 Maret 2018 Update Dokumen Badartun Nafis Taufiq Abdul Gani
2 19 April 2018 Penambahan kebutuhan dan harapan
eksternal/internal terhadap scope ISMS Badartun Nafis Taufiq Abdul Gani
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 19 April 2018
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 02
3 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Dokumen Konteks Perpustakaan Unsyiah
TABLE OF CONTENTS
A. PEMAHAMAN ORGANISASI DAN KONTEKSNYA ................................ 4
B. KEBUTUHAN DAN HARAPAN PIHAK BERKEPENTINGAN ................ 7
C. RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN MUTU .................................10
D. RUANG LINGKUP SISTEM KEAMANAN INFORMASI ........................14
E. PROSES BISNIS PERPUSTAKAAN UNSYIAH ........................................19
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 19 April 2018
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 02
4 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
A. PEMAHAMAN ORGANISASI DAN KONTEKSNYA
UPT. Perpustakaan Unsyiah memperhatikan dan mengidentifikasi isu eksternal
dan internal yang dapat mempengaruhi dalam pencapaian Visi, Misi, Tujuan dan
Sasaran (VMTS) perpustakaan yang telah di rencanakan.
Isu eksternalnya adalah:
Relevansi Koleksi
Koleksi yang relevan merupakan salah satu isu eksternal yang dapat
mempengaruhi dalam pencapaian VMTS perpustakaan. Oleh karena itu
Perpustakaan Unsyiah menyediakan koleksi/koleksi yang relevan dengan
kebutuhan kurikulum. Untuk memastikannya, UPT Perpustakaan Unsyiah
melakukan survey relevansi koleksi paling kurang sekali dalam setahun, dan
menyediakan aplikasi pengadaan buku yang dapat diisi secara online oleh
Pemustaka sehingga pengadaan koleksi dapat disesuaikan dengan kurikulum.
Perpustakaan juga melanggan e-book dan e-journal dari penerbit terkemuka di
dunia dan yang kredibel setiap tahunnya. Koleksi baik tercetak maupun digital
terjaga kelestarian, dan terhindar dari ancaman keamanan seperti kerusakan dan
kepunahan. Pemanfaatan koleksi tersebut juga dibawah pengendalian supaya
penggunaan optimal dan memenuhi persyaratan keamanan.
Literasi dan Aktivitas Mahasiswa
Pemustaka utama UPT Perpustakaan Unsyiah adalah mahasiswa. Isu ini
merupakan salah satu komponen yang penting dalam memajukan dan
meningkatkan citra perpustakaan. Banyaknya mahasiswa yang beraktifitas dan
mencari literatur di perpustakaan salah satu bukti bahwa perpustakaan tersebut
diminati. oleh karena itu penyediaan koleksi dan fasilitas baca untuk memenuhi
kebutuhan dan meningkatkan minat baca mahasiswa.
Saat ini terlihat kecendrungan mahasiswa unsyiah menggunakan perpustakaan
sebagai tempat beraktifitas, berkreasi dan berekspresi yang berhubungan dengan
literasi informasi. UPT Perpustakaan Unsyiah menggunakan tag-line “more than
just a library”, yang bermakna UPT Perpustakaan Unsyiah lebih dari sekedar
perpustakaan, yang dulunya hanya dikenal berorientasi pada buku dan penyebaran
informasi. Melalui buku, informasi dan aktifitas UPT Perpustakaan Unsyiah
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 19 April 2018
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 02
5 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
berupaya memotivasi dan menginspirasi mahasiswa, dosen untuk pencapaian visi
unsyiah.
UPT Perpustakaan Unsyiah menyediakan wadah untuk mahasiswa yang kreatif
dan inovatif , sehingga mereka dapat memanfaatkan wadah tersebut dalam
berkreasi dan berekspresi. Beberapa bentuk kreatifitas yang disalurkan oleh
mahasiswa pada perpustakaan adalah Relax & Easy, Unsyiah Library Fiesta
(ULF), Duta Baca Unsyiah, Librisyiana, Shelving Crew dan Volunteer yang
terangkum dalam Student Asisstant Library.
Dukungan Penelitian dan Proses Belajar Mengajar (Dosen/Peneliti)
Dosen sebagai tenaga pengajar dan peneliti memerlukan :
1. Koleksi sebagai pegangan belajar mengajar dan referensi penelitian.
2. Bantuan untuk meningkatkan soft-skill mahasiswa dalam penelusuran
informasi dan menyusun sitasi dan referensi.
3. Fasilitas diskusi, pelatihan dan seminar
Perpustakan Unsyiah sudah berupaya untuk memenuhi kebutuhan tersebut
dengan:
1. Secara periodik menambah koleksi dengan menjaga relevansi
2. Mengadakan kelas literasi informasi dan pelatihan sitasi
3. Dosen bisa meminjam atau menggunakan ruangan untuk kegiatan belajar
mengajar
Akreditasi Program studi
Isu eksternal ini berpengaruh terhadap fungsi perpustakaan yang merupakan salah
satu penunjang terhadap akreditasi prodi di unsyiah. Perpustakaan berperan
penting terhadap pencapaian akreditasi program studi melalui penyediaan koleksi
yang relevan dengan disiplin ilmu prodi yang bersangkutan. Perpustakaan
menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan, oleh karena itu perpustakaan
memastikan bahwa setiap program studi mengisi form usulan koleksi secara
online yang terdapat pada portal aplikasi perpustakaan.
Dalam persiapan akreditasi, program studi membutuhkan data terkait koleksi yang
relevan dan tingkat penggunaan dari program studi tersebut. Melalui bagian
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 19 April 2018
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 02
6 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Penjaminan Mutu yang terdapat pada Perpustakan Unsyiah bertugas
mempersiapkan setiap kebutuhan data dari prodi tersebut.
Pengelolaan Manajemen Unsyiah
Manajemen Unsyiah sangat mendukung terlaksananya segala proses pengelolaan
yang berlangsung di UPT Perpustakaan Unsyiah. Oleh karena itu, pengelolaan
perpustakaan mengikuti prosedur dari manajemen unsyiah. Saat ini unsyiah
banyak melakukan perubahan terhadap manajemen keuangan dan barang, tentu
saja perubahan yang sedang berlangsung ini momentum yang tepat untuk
perpustakaan dalam mengelola manajemen internalnya.
Isu internalnya adalah:
Kompetensi Pustakawan dan Staf:
Kompetensi pustakawan dan staf merupakan salah satu isu internal yang sangat
mempengaruhi terhadap tercapainya VMTS perpustakaan. Dengan adanya
pustakawan dan staf yang kompeten, maka akan menghasilkan pekerjaan dan
memberikan pelayanan yang baikdsn profesional. Kompetensi pustakawan dan
staf dalam profesinya dibuktikan dengan adanya sertifikasi untuk menunjukkan
bahwa pustakawan tersebut ahli dalam bidangnya dan dibuktikan dengan adanya
sertifikat-sertifikat pelatihan yang di ikuti pustakawan dan staf.
Saat ini sudah diterbitkan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI)
bidang perpustakaan yang menjadi tuntutan bagi pustakawan mendapat
kompetensi minimal sesuai jabatan fungsionalnya. Secara internal Perpustakan
Unsyiah berkewajiban membina para pustakawan dan stafnya untuk mencapai
kompetensi yang dimilikinya.
Demikian juga halnya dengan kinerja pustakawan dan staf, UPT Perpustakaan
Unsyiah sudah mulai menerapkan penilaian kinerja. Kinerja menyangkut pada
kompetensi dan job description per-orang. UPT Perpustakaan Unsyiah terus
melakukan pembinaan peningkatan kompetensi dan desain job description untuk
mendapatkan kinerja staf yang lebih optimal.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 19 April 2018
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 02
7 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Penyediaan Sarana Prasarana:
Sarana dan prasarana yang prima sangat dibutuhkan untuk mempertahankan
kenyamanan dan daya tarik pemustaka untuk tetap datang ke perpustakaan. Oleh
karena itu, perpustakaan berupaya terus menerus melakukan renovasi yang
kekinian untuk perbaikan dan meningkatkan kenyamanan pemustaka.
Gedung Perpustakan Unsyiah tergolong gedung sudah lama, sehingga kondisi
utilitas seperti toilet, saluran air, AC membutuhkan perawatan yang lebih optimal
dan berkala. Disamping itu masalah lain adalah skill teknisi internal yang terbatas,
sehingga menggunakan teknisi eksternal yang membutuhkan biaya lebih
besar/ekstra. Pihak perpustakaan terus melakukan pengecekan rutin terhadap
sarana dan prasarana di perpustakaan secara berkala untuk memastikan kelayakan
pakai dan memenuhi kebutuhan pemustaka dan staf.
B. KEBUTUHAN DAN HARAPAN PIHAK BERKEPENTINGAN
Pihak berkepentingan adalah mereka yang memberikan risiko signifikan terhadap
keberlanjutan perpustakaan jika kebutuhan dan harapan mereka tidak
terpenuhi. Untuk mengetahui tercapainya kebutuhan dan harapan pihak
berkepentingan di UPT Perpustakaan Unsyiah, maka perlu adanya pemahaman
serta identifikasi terhadap kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan serta
tindak pengendaliannya. Adapun identifikasi pihak-pihak berkepentingan tersebut
dapat dilihat pada tabel berikut:
NO. Pihak
Berkepentingan Kebutuhan dan Harapan Tindakan Pemenuhan
1. Pemustaka Perpustakaan mampu
menyediakan koleksi yang
relevan dan fasilitas yang
memenuhi kebutuhan
pemustaka.
Perpustakaan melakukan
survey kebutuhan dan
relevansi koleksi dan
penyediaan fasilitas yang
mendukung kenyamanan
pemustaka minimal 1x
pertahun.
2. Pustakawan
dan Staf
Pustakawan dan staf bekerja
dengan aman dan nyaman,
Perpustakaan
mengikutsertakan staf
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 19 April 2018
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 02
8 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
mendapat pelatihan dan
sertifikasi sehingga dapat
memberikan pelayanan
yang prima dan profesional
dalam mewujudkan VMTS
perpustakaan yang
mendukung tri darma
perguruan tinggi.
dan pustakawan untuk
mengikuti training,
seminar, workshop, dan
sertifikasi untuk
meningkatkan skill dan
profesionalisme kerja staf
dan pustakawan.
3. Dosen Penyediaan koleksi relevan
dengan buku pegangan
dosen, sehingga
memudahkan dosen dan
mahasiswa dalam proses
belajar mengajar.
Perpustakaan Unsyiah
menyediakan form
pengusulan koleksi
secara online yang dapat
di isi oleh dosen untuk
mengusulkan koleksi
buku pegangan, agar
dapat dilakukan
pengadaan koleksi yang
sesuai dengan kebutuhan
dosen tersebut.
4. Peneliti Penyediaan koleksi dapat
mendukung penelitian yang
dilakukan oleh peneliti.
Perpustakaan Unsyiah
melanggan E-journal
internasional, penyediaan
koleksi yang open access,
menyediakan form
pengusulan koleksi yang
dapat diisi oleh peneliti
untuk mengusulkan
koleksi buku maupun
jurnal yang dibutuhkan.
Perpustakaan juga
menyediakan form (LSS)
Literature Searching
Service yang dapat diisi
secara online untuk
membantu para peneliti.
5. Rektorat Perpustakaan sebagai Perpustakaan
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 19 April 2018
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 02
9 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
penunjang tri darma
perguruan tinggi dan dapat
menjadi sumber utama
mahasiswa dalam mencari
referensi serta sebagai
wadah untuk
mengembangkan kreatifitas
mahasiswa
menyediakan sumber
referensi yang relevan
dengan kurikulum,
melanggan e-journal
internasional, penyediaan
fasilitas baca yang
mencukupi sesuai
kebutuhan dan wadah
untuk mengembangkan
kreatifitas mahasiswa.
6. Fakultas/ Prodi Perpustakaan mendukung
pencapaian akreditasi
fakultas/ prodi melalui
penyediaan koleksi yang
relevan dengan disiplin
ilmu prodi yang
bersangkutan.
Perpustakaan
menyediakan form
usulan koleksi secara
online yang terdapat pada
portal aplikasi
perpustakaan. oleh
karena itu perpustakaan
memastikan bahwa setiap
program studi mengisi
form usulan koleksi
secara online sesuai
dengan kebutuhan.
7. UPT. TIK Perpustakaan dapat
mengelola kestabilan
jaringan dan meng-back up
seluruh data perpustakaan.
Perpustakaan memeriksa
kestabilan jaringan secara
rutin dan meng back up
data setiap hari.
8. Penerbit Perpustakaan menambah
koleksi baik elektronik
maupun non elektronik
untuk meng update koleksi
berdasarkan kebutuhan.
Perpustakaan melanggan
koleksi elektronik dari
penerbit internasional
dan membeli koleksi
buku dari penerbit terkait
dengan mengadakan
kerjasama
9. Perpustakaan
Nasional RI
Perpustakaan unsyiah
diharapakan mengikuti
Perpustakaan mengikuti
SNP PT yang berlaku
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 19 April 2018
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 02
10 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Standar Nasional
Perpustakaan Perguruan
Tinggi ( SNP PT ) dan
berpartisipasi dalam setiap
diklat dan pelatihan yang di
adakan oleh perpustakaan
nasional RI.
dan mematuhi segala
syarat dan ketentuan
perpustakaan perguruan
tinggi dan melakukan
kerjasama dengan
perpusnas serta
mengirimkan staf dan
pustakawan untuk
berpartisipasi dalam
kegiatan diklat dan
pelatihan yang diadakan
perpusnas.
10. Perpustakaan
eksternal
Perpustakaan dapat
menjalin kerjasama antar
perpustakaan dalam
memajukan perpustakaan.
Perpustakaan menjalin
kerjasama antar
perpustakaan yang
dibuktikan dengan
adanya penandatanganan
MOU.
11. Man corner,
libry coffee dan
library gift
shop
Perpustakaan menyediakan
tempat yang strategis agar
dapat mendukung
pelayanan dari pihak
eksternal yang di sediakan.
Perpustakaan melakukan
penandatangan MOU
dengan pihak penyedia
ekternal dan
menyediakan tempat
yang strategis.
C. RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN MUTU
UPT Perpustakaan Unsyiah menyusun tata-kelola operasional dan pelayanan
dalam sebuah organisasi fungsional, dalam beberapa bidang yaitu:
a) Bidang Pelayanan Pemustaka
Jenis pelayanan bidang ini adalah pelayanan keanggotaan, penelusuran informasi,
sirkulasi, referensi, on reserve, karya ilmiah, dokumen dan serial. Bidang ini yang
melayani pemustaka baik secara langsung (face-to-face) maupun melalui online.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 19 April 2018
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 02
11 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Bidang pelayanan pemustaka memiliki peran yang sangat penting dikarenakan
staf/pustakawan berinteraksi secara langsung dengan pemustaka, sehingga
pemustaka dapat memberikan kesan langsung terhadap mutu pelayanan UPT
Perpustakaan Unsyiah.
Adapun proses yang dilakukan oleh bidang pelayanan pemustaka adalah:
Penitipan barang di loker
Pemeriksaan barang yang dibawa masuk ke ruang oleh pemustaka
Peminjaman buku secara mandiri
Pengembalian buku secara mandiri
Pengecekan ETD dan bebas pustaka
Penanganan buku terlambat, buku hilang dan hilang data
Pelayanan referensi dan on-reserve
Pelayanan koleksi ilmiah
Pelayanan koleksi serial
Pelayanan digital corner
Pelayanan koleksi CD-ROM
Pembuatan Video
Pengendalian pelayanan lembur sore, hari sabtu dan malam
Pengendalian pelayanan masuk pemustaka
Proses shelving koleksi
Layanan print center
Pelayanan koleksi dokumen
Pelayanan complain pelanggan
Layanan counter informasi
Pengangan pelanggaran
b) Bidang Pelayanan Teknis Jenis pelayanan bidang ini adalah memproses semua jenis koleksi yang masuk ke
perpustakaan. Koleksi tersebut melewati beberapa proses seperti inventarisasi dan
katalogisasi. Proses tersebut dilakukan sebelum koleksi tersebut dimanfaatkan
oleh pemustaka. Bidang ini juga melakukan perawatan dan preservasi terhadap
koleksi, sehingga informasi yang terdapat pada koleksi tersebut tetap dapat
dimanfaatkan oleh pemustaka.
Bidang pelayanan teknis menangani proses:
Penanganan koleksi baru
Pengolahan terbitan berkala
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 19 April 2018
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 02
12 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Pemeliharaan dan perawatan koleksi
Stock opname
Pengelolaan koleksi elektronik
Pengelolaan koleksi unsyiana
Setiap proses yang terdapat pada pelayanan ini harus dilakukan dengan tepat dan
sesuai dengan sistematika serta aturan yang berlaku, agar informasi pada koleksi
tersebut mudah ditelusuri atau ditemukan kembali oleh pemustaka.
c) Bidang Perencanaan, literasi dan hubungan masyarakat Bidang perencanaan, literasi dan hubungan masyarakat bertugas:
i. Membuat perencanaan program kegiatan perpustakaan baik strategis jangka
panjang dan menengah, maupun jangka pendek atau tahunan. Perencanaan
yang dibuat mengikuti penganggaran yang telah ditetapkan.
ii. Melakukan publikasi dan promosi mengenai perpustakaan, kegiatan di
perpustakaan dan segala sesuatu yang berkaitan dengan perpustakaan.
Misalnya publikasi mengenai layanan yang disediakan serta syarat-syarat
yang harus dipenuhi untuk dapat mengakses layanan tersebut. Kegiatan kelas
literasi dan hubungan masyarakat juga dikelola oleh bidang ini.
Ada pun kegiatan dibidang ini meliputi:
Pengembangan koleksi perpustakaan
Penyusunan rencana program dan kegiatan tahunan
Persiapan kegiatan literasi informasi
Pengembangan sumberdaya manusia
d) Bidang pengembangan sistem
Bidang pengembangan sistem bertugas mengembangkan sistem perpustakaan
berbasis elektronik baik yang baru atau memperbaiki yang sudah ada. Beberapa
contoh misalnya tata cara pelayanan di counter sirkulasi, pengolahan koleksi dan
sebagainya. Pengembangan disini maksudnya bisa melibatkan pembuatan dan
perbaikan aplikasi sistem informasi ataupun kerja sama dengan pihak ketiga.
Bidang pengembangan sistem, meliputi:
Pemeliharaan jaringan, hardware dan software
Pengembangan aplikasi perpustakaan
Wewenang atas pengendalian aplikasi
Pengendalian remote access
Wewenang atas pengendalian jariangan
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 19 April 2018
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 02
13 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Penanganan insiden keamanan informasi
e) Bidang administrasi dan tata usaha Bidang administrasi dan tata usaha bertugas menjalankan administrasi umum,
arsip dan persuratan, kepegawaian, keuangan, barang persediaan dan inventaris.
Bidang ini akan mendukung terlaksananya fungsi dari semua bidang yang ada di
perpustakaan.
Bidang adaministrasi dan tata usaha menjalankan proses untuk:
Pengelolaan surat masuk dan surat keluar
Proses penerimaan paket koleksi
Manajemen agenda kegiatan pimpinan
Perencanaan pengadaan asset dan bahan
Pelayanan penggunaan asset dan bahan
Perbaikan sarana dan prasarana
Pengendalian kehadiaran dan absensi
Pengendalian DP-3 pegawai
Prosedur kenaikan pangkat pegawai
Proses pengamprahan pembelian barang
Proses pengamprahan honor kegiatan
Proses pengamprahan honorarium operasional kantor
Pengendalian pembuatan SPPD
Proses pencatatan tupoksi
Prosedur peminjaman ruangan
f) Bidang Manajemen Mutu Bidang manajamen mutu bertugas melakukan monitoring terhadap kebijakan
yang berhubungan dengan operasional perpustakaan agar berjalan sebagai mana
mestinya secara berkelanjutan.
Proses yang dilakukan oleh bidang penjaminan mutu adalah:
Pengendalian dokumen
Pengendalian rekaman
Pembuatan dokumen renstra
Tanggungjawab wewenang dan komunikasi internal
Tinjauan manajemen
Internal audit
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 19 April 2018
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 02
14 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Pengendalian layanan tidak sesuai
Analisis data
Tindakan perbaikan dan pencegahan
Survey perbaikan berkelanjutan
Proses lebih detail dimasing masing pelayanan dan operasional dapat dilihat pada
dan dokumen operasional perpustakaan (terlampir).
D. RUANG LINGKUP SISTEM KEAMANAN INFORMASI
Perpustakaan Unsyiah berkomitmen menjaga dan mengendalikan informasi yang
dimiliki dari akses dan operasi yang dilakukan oleh internal/external stake holder
dan pihak berkepentingan.Untuk mencapai tujuan tersebut Perpustakaan Unsyiah
mengimplementasikan Sistem Manajemen Keamanan Informasi dengan standar
ISO 27001:2013, yang melingkupi pengendalian akses dari informasi, data dan
aset utama IT di Perpustakaan Unsyiah.
Dalam mengimplementasikan SMKI, Perpustakaan Unsyiah mengendalikan
aplikasi, yaitu: OPAC (Online Public Access Catalogue), ETD (Electronic Theses
Disertation), OER (Open Educational Resources), dan Booking Room.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 19 April 2018
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 02
15 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
OPAC adalah OPAC (Online Public Access Catalogue) merupakan search engine
publik perpustakaan untuk menemukan data koleksi (aset perpustakaan) dan
pengguna juga dapat memperoleh Informasi penggunaan terhadap bahan
perpustakaan. Pengendalian data di aplikasi OPAC sangat penting karena data
buku sebagai asset utama perpustakaan tersimpan disitu. Keakuratan data OPAC
sangat mempengaruhi kualitas layanan, yaitu kemudahan dalam penelusuran
buku, sirkulasi, akses ke proxy. Sehingga aplikasi ini harus dikendalikan dengan
baik.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 19 April 2018
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 02
16 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
OER (Open Educational Resources) merupakan suatu portal berbasis website
publik dari hasil kerja sama antara Perpustakaan dan UKM Literasi Informasi
Unsyiah yang menyimpan bahan ajar untuk rujukan seperti audio, video, image
dan buku teks yang berlisensi Creative Commons. Dalam aplikasi ini sangat
menjunjung tinggi dan menjaga hak cipta dari karya yang kami publis. Sehingga
aplikasi ini harus dikendalikan dengan baik.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 19 April 2018
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 02
17 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Room Booking merupakan aplikasi untuk manajemen peminjaman ruangan pada
perpustakaan oleh pihak civitas akademik Unsyiah. Aplikasi ini
diimplementasikan agar mempermudah pelayanan peminjaman ruangan akses
secara publik tentu dengan ketentuan dan syarat tententu. Sehingga aplikasi ini
harus dikendalikan dengan baik.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 19 April 2018
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 02
18 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Adapun Pengakses, cara akses, risiko, pengendalian dan pengendali terhadap
aplikasi tersebut dapat dilihat pada tabel berikut: N
o.
Aplikas
i
Pengguna/
pengakses
Kebutuhan
dan Harapan
terhadap
Scope ISMS
Cara Akses Risiko Pengenda
lian
Pengen
dali
1 OPAC Eksternal:
Mahasiswa
Dosen
Peneliti
Masyarakat
sekitar
Internal :
Karyawan/
pegawai/ staf
Penggunaan
Aplikasi
OPAC mudah
dan cepat.
Aplikasi
OPAC
terkoneksi
cepat
Opac dapat di access
melalui situs
uilis.unsyiah.ac.id/opac/
Tuliskan “Kata kunci”
buku yang diinginkan.
Pilih judul buku dari hasil
pencarian
Catat No. Kelas/ DDC/
No. Panggil.
Setelah dicatat, cari
bukunya di rak. Apabila
ada kendala dengan letak
No. Kelas/ DDC/ No.
Panggil, hubungi
Helpdesk.
Bencana
alam
Kebakran
Hacker/
malware
Data
rusak
Data
tidak
falid
Listrik
padam
Backup
Database
Backup
Data
Aplikasi
Pustaka
wan
Staf IT
2 OER Eksternal:
Mahasiswa
Dosen
Peneliti
Masyarakat
sekitar
Internal :
Karyawan/
pegawai/ staf
Pengaksesan
mudah dan
penambahan
bahan ajar
terus
ditingkatkan
Pengaksesan
OER terus
meningkat
http://uilis.unsyiah.ac.id/oer/ Bencana
alam
Kebakaran
Hacker/
malware
Data rusak
Data tidak
valid
Listrik
padam
Backup
Database
Backup
Data
Aplikasi
Pustaka
wan
UKM
Literasi
Informa
si
Staf IT
3 Room
Booking Eksternal:
Civitas
Akademika
Unsyiah dan
masyarakat
umum
Internal :
Karyawan/
pegawai/ staf
Pembookingan
ruangan mudah
dan cepat
dalam proses
mendapatkan
ruangan
Pembooking
ruangan harus
mematuhi
aturan tata cara
booking room
http://uilis.unsyiah.ac.id/#po
pup_booking Bencana
alam
Kebakaran
Hacker /
malware
Data rusak
Data tidak
falid
Listrik
padam
Backup
Database
Backup
Data
Aplikasi
Pustaka
wan
Staf IT
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 19 April 2018
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 02
19 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
E. PROSES BISNIS PERPUSTAKAAN UNSYIAH
Proses bisnis perpustakaan dapat dilihat pada gambar 1 dibawah ini:
Gambar 1 Proses Bisnis
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 19 April 2018
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 02
20 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Dapat juga dipresentasikan dalam skema input – activities – output, pada gambar
2 dibawah ini.
Gambar 2 Skema Inputs – Activities - Outputs
Adapun Input, Activities dan Output yang dimaksud adalah:
Input: berupa pustakawan dan staf, pemustaka dan koleksi
Activities:
- Proses dimulai dari bidang administrasi dan tata usaha melaksanakan tugas
untuk semua kegiatan administrasi umum seperti: persuratan, keuangan
dan arsip untuk mendukung terlaksananya perencanaan kegiatan dan
pembelian asset perpustakaan untuk menunjang pelaksaaan proses bisnis
semua bidang yang ada di perpustakaan.
- Bidang perencanaan, literasi dan hubungan masyarakat melakukan proses
penyusunan anggaran, pembelian koleksi dan fasilitas yang dibutuhkan
untuk melaksanakan proses bisnis perpustakaan, dibagian ini juga
mengelola kelas literasi dan hubungan masyarakat.
- Selanjutnya bidang Pelayanan teknis melakukan tugas operasional yang
bersifat teknis seperti: inventarisasi, katalogisasi, menentukan tajuk subjek
dan nomor klasifikasi. Bidang ini juga melakukan perawatan dan
pemeliharaan koleksi.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 19 April 2018
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 02
21 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
- Selesai proses dari pelayanan teknis selanjutnya output yang berupa koleksi
diserahkan ke pelayanan pemustaka untuk dapat dimanfaatkan ke
pemustaka.
- Semua Bidang tersebut didukung oleh bidang pengembangan sistem untuk
menjalankan proses bisnisnya.
- Selanjutnya bidang penjaminan mutu melakukan monitoring dan evaluasi
terhadap hasil kinerja semua bidang untuk menjamin kelancaran proses
kerja dan menilai output yang dihasilkan dapat memuaskan pemustaka.
Output: berupa jasa dan pengetahuan dari pemanfaatan koleksi, penelusuran
informasi, kegiatan literasi informasi, kreatifitas, pelatihan dan seminar.
Manajemen Mutu UPT Perpustakaan Unsyiah juga menetapkan control, kriteria,
metode otoritas untuk menjamin INPUT – ACTIVITIES – OUTPUT di atas dapat
berjalan dengan efektif, kebutuhan sumber daya terpenuhi, terkendali resiko,
kesempatan dan terevaluasi semua tahapannya.
Manajemen mutu yang diterapkan UPT Perpustakaan Unsyiah akan terus tumbuh
berkembang dan disesuaikan dengan kondisi terkini dari perpustakaan,
permintaan dari pemustaka dan civitas unsyiah serta standar manajemen yang
diterapkan.