uppsala universitet om gemensam administration - ssc

22 april 2013

Uppsala universitet Om gemensam administration - SSC

Anders “Anton” Christensson

[email protected]

#0709-29 38 39

Consulting

april 2013

mailto:[email protected]

Agenda

1 Introduktion till gemensamma servicefunktioner (Shared Service Centers)

1

2 Etableringen av Statens Servicecenter 5

3 Framgångsrikt införande av gemensam administration (SSC)

16

4 Frågor? 21

Sida

PwC

april 2013

Introduktion till gemensamma servicefunktioner (Shared Service Centers)

Section 1

1

Uppsala universitet

Om gemensam administration - SSC • Om gemensam administration

PwC

april 2013

2

Uppsala universitet


Section 1 – Introduktion till gemensamma servicefunktioner (Shared Service Centers)

Historisk tillbakablick

60/70-tal:

Central lösning/

skalfördelar

”Big is beautiful”

80/90-tal:

Bolagisering och

decentralisering 90-10-tal: Skilj på

ansvar för stab och

kärnverksamheten

PwC

april 2013

Alternativa strukturer för stödfunktioner

Administrationen

hanteras i en

gemensam enhet

i ett kund/

leverantörs-

förhållande

Administrationen

hanteras av

extern

samarbetspartner

utifrån givna

villkor

Decentral struktur Gemensam SSC Outsourcing struktur

Administrativ

enhet på HK

utan kund/

leverantörs-

förhållande. Går

lätt i HKs band

Central struktur

Oavsett hur administrationen

struktureras är det alltid

respektive verksamhetsenhet/

juridisk enhet som är slutgiltigt

ansvarig för kvalitet och

resultat mot granskande

myndighet

Ansvar

Varje enhet/

bolag har bygg

upp sin egen

administration

med egna

rutiner

3

Uppsala universitet



PwC

april 2013

Exempel på processer som kan övervägas att hanteras gemensamt i ett Shared Service Center

4

Uppsala universitet



Ekonomi Inköp Personal IT Specialister Information &

fastighet

Leverantörs-fakturahantering

Kund-fakturahantering

Anläggnings-redvisning

Löpande redovisning

Bokslut

Treasury

Dagligt inköp

Projektinköp

Investeringar

Strategiskt inköp

Förhandlingar

Leverantörsavtalshantering och bevakning

Logistik

Löner

Reseräkningar

Utbildning/kompetensutveckling

Rekrytering

Hälsovård

Arbetsmiljö

Pensioner

Serverdrift

Hård- och mjukvara

Tekniska standarder

Telefoni

Informationssäkerhet

Helpdesk

Systemförvaltning

Teknisk utveckling

Standard-arbetsplats

Juridik

Skatter

Konsulttjänster

Internrevision

Försäkringar

Utredningar och projekt

Telefonväxel

Reception

Posthantering

Diarie/Arkiv

PR

Intranät/hemsida

Personal-/kund-tidningar

Registervård

Fysisk säkerhet

Lokalförvaltning

Lokalvård

Seminarier/

konferenser

PwC

april 2013

Etableringen av Statens Servicecenter

Section 2

5

Uppsala universitet


PwC

april 2013

Kort om Statens Servicecenter – Administrativa tjänster till statliga myndigheter

6

Uppsala universitet


Section 2 – Etableringen av Statens Servicecenter

• Ny myndighet från 1 juni 2012

• Cirka 200 anställda

• Avgiftsfinansierad verksamhet

• Levererar tjänster inom

o Ekonomiadministration

o Löneadministration

o Inköpsadministration

• Produktion etablerad i Gävle och Östersund – baserad på avknoppad verksamhet från Skatteverket och Försäkringskassan

• Administrativ service hos Kammarkollegiet knoppades av och inordnades i Statens Servicecenter per 1 oktober 2012

• Hanterar ~35.000 löner per månad och ~5-600.000 leverantörsfakturor år

PwC

april 2013

Statens servicecenters tjänsteutbud

7

Uppsala universitet



Lönerelaterade tjänster

• Löneadministration

• Rese- och utläggsadministration

• Beslutsskrivning

• Tjänstepensionsadministration

• Tidredovisning

Servicecentret erbjuder tjänster inkl systemstöd, men inte renodlade IT-tjänster

Ekonomiadministrativa tjänster

• Kundfakturering

• Anläggningsredovisning

• Redovisning och bokslut

• Tidredovisning

• Betalning av leverantörsfaktura

E-handelstjänster

• Stöd för e-beställningar inkl leverantörsanslutningar

• Leverantörsfakturahantering

PwC

april 2013

Etableringen

8

Uppsala universitet



Direktiv

4 november 2010

Regeringen ger en

särskild utredare i

uppdrag att

förbereda bildandet

av ett myndighets-

gemensamt

servicecenter

Betänkande

14 april 2011

Betänkandet från

Servicecenter-

utredningen

överlämnas till

regeringen

Direktiv

7 november 2011

Regeringen ger en

särskild utredare i

uppdrag att vidta

de åtgärder som

krävs för inleda

verksamheten den

1 juni 2012.

Start

1 juni 2012

Den nya

myndigheten

bildas

Beslut

26 april 2012

Regeringen beslutar

att Administrativ

service inom

Kammarkollegiet ska

övergå till Statens

servicecenter den 1

oktober 2012

PwC

april 2013

Genomförande i tre faser

9

Uppsala universitet



Etablering/Uppstart

1 november 2011--

30 maj 2012

Etablera samtliga delar

som krävs för att

myndigheten ska

fungera vid start 1 juni

2012

Stabilisering

1 juni 2012 --

31 december 2013

Långsiktiga IT-

lösningar på plats

Finslipning av

processer och SLA

Påbörja anslutning

av kunder

Expansion

1 januari 2014 =>

Accelererad

anslutningstakt

Sourcing av

processer inom

produktion

Eventuellt utökat

tjänsteutbud

PwC

april 2013

Genomsnittlig effektiviseringspotential 33%

10

Uppsala universitet



Nuvarande effektivitet inom

löneadministration

(löneutbetalningar per

årsarbetskraft)

Nuvarande effektivitet inom

ekonomiadministration

(leverantörsfakturor per

årsarbetskraft)

0

200

400

600

800

M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 M13 M14 M15 M16 M17 M18 M19 M20 M21 M22 SC M23 M24

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 M13 M14 M15 M16 M17 M18 M19 SC M20 M21 M22

PwC

april 2013

Införande av SSC inom privat sektor har påvisat potential att uppnå 25-50 % besparing

11

Uppsala universitet



Genomsnittlig besparing per funktion

0% 5% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 10%

Kundreskontra och

kravhantering

Anläggningsredovisning

Löneadministration

Leverantörsfaktura

Redovisning/Bokslut

PwC

april 2013

Statens servicecenter kan dra nytta av volym- och stordriftsfördelar kopplat till kunskap, system och processer - eHandel

12

Uppsala universitet



MYN 1

LEV 1

MYN 2

LEV 2

MYN 3

LEV 3

MYN..

LEV..

MYN n

LEV n

SYS 1 SYS 2 SYS 3

Servicecenter

KMY 1

LEV 1

KMY 2

LEV 2

KMY 3

LEV 3

KMY..

LEV..

KMY n

LEV n

Systemlev

Utan servicecentret Med servicecentret

PwC

april 2013

Statens servicecenters första kunder

13

Uppsala universitet



http://www.kronofogden.se/Start.html

http://www.esf.se/sv/

http://www.rekryteringsmyndigheten.se/

http://www.pensionsmyndigheten.se/images/18.2c8f793e1335aaf986a8000301901/Pensionsmyndigheten.gif

PwC

april 2013

Två pedagogiska dilemman vid utvärdering om man ska ansluta sig

14

Uppsala universitet



Jämförelse av tjänsternas omfattning och innehåll

• Servicecentret tillhandahåller ”inkluderande tjänster” dvs. så många steg som anses möjligt inom varje process med bibehållna krav på standardisering.

• Jämförelsen kräver detaljkunskap om varianter och gränsdragningen avseende ansvars- och uppgiftsfördelning mellan leverantör och kund. Detaljkunskap som ofta saknas

Jämförelse av nyttor och kostnadsposter i nuläge och i börläge

Gemensam löneservice –

TO BE

Lokal löneservice –

AS IS

Direkta

admin.

kostnader

Utvecklings-

kostnader

Ledning,

styrning Ko

stn

ad

Ko

mm

un

ice

rad

ko

sta

d

Ko

stn

ad

fö

r s

erv

ice

ce

nte

r

Löpande

kostnad

admin.

Utvecklings-

kostnader

Ledning,

styrning

PwC

april 2013

Anslutning till servicecentret bör i första hand ske på frivillig basis.

Även om utgångspunkten för anslutning av myndigheter i första hand är frivillighet, behöver regeringen initialt säkerställa att ett antal myndigheter ansluts till servicecentret i syfte att trygga etableringen av verksamheten.

Om det därefter skulle dröja med en bred anslutning av myndigheter på frivillig basis kan det finnas skäl att skärpa det generella förändringstrycket.

Det gäller om resultatet från servicecentrets verksamhet och nyttokostnadskalkyler för anslutna myndigheter visar på tydliga effektivitetsvinster, samtidigt som de berörda myndigheterna inte kan påvisa att den administrativa verksamheten sköts minst lika effektivt i egen regi eller av upphandlade företag.

Därtill kan det finna särskilda skäl för att styra enskilda myndigheter mot en anslutning.

Frivilligt att ansluta sig? ur Dir. 2010:117

15

Uppsala universitet



PwC

april 2013

Framgångsrikt införande av gemensam administration (SSC)

Section 3

16

Uppsala universitet


PwC

april 2013

Alternativa strukturer för SSC

17

Uppsala universitet


Section 3 – Framgångsrikt införande av gemensam administration (SSC)

Virtuella SSC

Centre of Expertise

Komplett

konsolidering

I en komplett konsolidering förläggs all hantering till ETT geografiskt ställe bl.a.

för att uppnå ”kritisk volym”. Verksamheten får en tydlig styrning och kan lättare

kontinuerligt och konsekvent genomföra standardiseringsåtgärder. Det skapas

också fler karriärvägar för personalen. Om organisationen blir för stor och

produktutbudet för brett kan det vara utmanande att upprätthålla fokus och

aktivt arbeta med standardiseringsåtgärder

Konceptet med Centre of Expertise bygger på flera geografiska placeringar,

men där varje enhet får en tydligt avgränsat ansvar som inte dubbleras någon

annanstans. Det ger ett stort processfokus och hanterbarheten underlättar

standardiseringsarbetet. Varje enhet bör emellertid ha en ”kritisk massa” av

medarbetare och kunskap och lämpar sig därför främst för stora organisationer

Virtuella SSC bygger på en struktur med geografiskt spridda enheter med

samma arbetsområde under en ledning. Personalen sitter kvar geografiskt och

det får därmed mindre omedelbara personaleffekter. Virtuella SSC har visat

sig resultera i små/inga besparingar då man inte mäktar med

förändringsarbetet och rekommenderas inte.

PwC

april 2013

Självständighet i förhållande till effektivitet

Gör man avkall på kravet på enhetlighet och standardiserade processer/gränssnitt mot alla enheter mister man oproportionerligt snabbt möjligheten att ta till vara på den fulla potentialen

Standardiserade arbetssätt, gränssnitt,

principer och förhållningssätt

Effekthemtagning (besparingspotential)

Schematisk

18

Uppsala universitet



PwC

april 2013

Generella framgångsfaktorer att beakta

Starkt och uttalat stöd från verksamhetsledning

Etablera på ett ställe. Överväg etablering på ny geografisk plats i syfte att bryta invanda mönster

Gör ett Business Case (nyttokalkyl). Tydliggör utgångspunkt/basnivå i ett tidigt skede, innan flytt

Standardisera arbetssätt. Utmana ”egenheter” - på ett positivt sätt

Införandemetod: Konsolidera, Standardisera och Förenkla

Etablera och driv med starkt entreprenörskap. Tappa inte tempo!

Fokusera ledtider, enhetskostnader, kvantitativa enheter samt servicenivå

Inför gemensam systemstruktur

Etablera leveransavtal (serviceavtal) och tydliggör ansvarsområden

Kommunicera mycket med anställda, medlemmar och andra berörda parter, under hela processen.

19

Uppsala universitet



Utvecklingsramverk för SSC

Självförtroende och koncernintern status

Nöjda kunder genom

god kvalitet och hög

grad av effektivitet

Det utgångsläge som SSC funktionen får efter etablering beror till stor del under vilka

förutsättningar etableringen sker

Implementerings-

och

stabiliseringsfokus

Standardiserings-

och effektiviserings-

fokus

Interaktions- och

kravställnings-

fokus

Omfokusera/

evt justera

strategi

Omfokusera/

evt justera

strategi

Eff

ekti

vit

ets

sty

rnin

g,

sta

nd

ard

iseri

ng

s-

oc

h

pro

ce

ss

fok

us

PwC

april 2013

Frågor?

Section 4

21

Uppsala universitet


PwC

april 2013

22

Section 4 – Frågor?

?

Uppsala universitet


© 2012 PricewaterhouseCoopers i Sverige AB. Whole or partial duplication of the contents of

this document is forbidden in accordance with the Swedish Act on Copyright in Literary and

Artistic Works (1960:729). This prohibition applies to every form of duplication by printing,

copying, etc.

Kontaktuppgifter

Anders Christensson Partner Mobile: +46 (0)709 29 38 39 [email protected]

mailto:[email protected]

uppsala universitet om gemensam administration - ssc

Documents