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UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO “LATO-SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS NA LOGÍSTCA HOSPITALAR
por
Márcio Leandro Reis
Orientador:
Prof. Luciano Gerard
RIO DE JANEIRO 2009
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO “LATO-SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS NA LOGÍSTCA HOSPITALAR
Apresentação de monografia à Universidade Candido Mendes como condição prévia para a conclusão do Curso de Pós-Graduação “Lato Sensu” em Logística Empresarial Por: Márcio Leandro Reis
3
AGRADECIMENTOS
Agradeço a Deus por ter me dado forças para
concluir mais uma etapa do processo de vida.
Agradeço a minha família pela paciência, aos
amigos do trabalho e aos amigos do curso.
4
DEDICATÓRIA
dedico este trabalho aos meus pais
minha esposa e aos meus queridos
filhos Miguel e Luiza.
5
RESUMO
Ao longo desta monografia será apresentada a importância da cadeia
logística Hospitalar, altamente complexa, pois aborda a administração de custo,
o atendimento ao cliente internos e externos e a procura da qualidade.
O trabalho está dividido e 4 partes: na primeira estarei definido como
se define o hospital e a sua importância, na segunda parte estarei descrevendo
a administração da logística hospitalar e estarei abordando as funções dos
setores envolvidos, como almoxarifado, farmácia e compras.
A terceira parte estará abordando algumas tecnologias que hoje estam
presente no dia-a-dia no hospital.
A ultima parte estarei apresentando um estudo de caso, que destacarei
o processo de implantação do processo de leitura de código de barra.
Todas as informações foram retiradas de fontes com credibilidades
ligadas a logística hospitalar, pois sendo uma área complexa, são poucos livros
voltado para este tema, pois o presente trabalho tente mostrar o sentido da
mudança que está se delineando com a globalização dos mercados.
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METODOLOGIA
Na elaboração deste trabalho de logística empresarial, na área de
suprimentos hospitalar, será aplicado a seguinte metodologia.
Aplicação do conhecimento próprio vivenciado pelo autor, por atução
continuada, além de muitas pesquisas em livros, revistas, sites e apostilas de
logística e de administração hospitalar.
7
SUMÁRIO
Pág
Introdução 10
O Hospital 11
1.1 Conceito 11
1.2 Tipos de Hospitais 12
1.3 Gestão Hospitalar 12
A Logística Hospitalar 16
2.1. A Importância da Logística Hospitalar 16
2.2 Padronização e Custos - Uma Questão de Logística Hospitalar 18
2.3. Custo Logístico 19
2.4. Demanda X Giro X Cobertura de Estoque 20
2.5. Logística Hospitalar - Salvando Vidas 21
A Administração dos Materiais 24
3.1. Objetivo 25
3.2. Conceito de Farmácia, Almoxarifado e Compras 25
3.3. Farmácia 25
3.3.1.Padronização de Medicamento e Materiais 26
3.4. Almoxarifado Geral 27
3.5. Setor de Compras 27
3.5.1 Competência do Departamento de Compras 28
3.5.2. Follow Up 28
3.6. Cadastro de Fornecedor 29
3.6.1 Qual a Importância do Cadastro 29
3.6.2. Para que Serve o Cadastro 30
3.6.3. Escolha de Um Fornecedor Logístico 30
8
3.7. Padronização de Produtos 32
3.8. Administrações de Outros Modelos de Almoxarifado 34
3.8.1 Administração de Almoxarifado da Nutrição 34
3.8.2. Administração de Almoxarifado de Manutenção 34
3.8.3. Administração de Matérias Consignados 35
3.9 Técnicas de Gestão de estoque mais adotado 35
3.9.1 Classificação ABC 35
A Informática na Logísticas 41
4.1 Compra Eletrônicas 41
4.2. Código de Barras 42
4.2.1 Códigos de Barras Mais Utilizados no Brasil 43
Estudo de Caso 45
5.1. Rastreabilidade de Material Hospitalar 45
5.2 Hospital Santa Catarina 45
5.3 O Que é um Processo Automatizados 46
5.4 Projeto da Rastreabilidade 47
5.5. Projeto Palm 48
5.6 Resultado do Projeto 51
CONCLUÇÃO 53
REFERÊNCIAS 54
ÍNDICE 53
FOLHA DE AVALIAÇÃO 57
9
ÍNDICE
Figura 1 – Representa a Estrutura de um Hospital
Figura 2 – Fluxo do Serviço do Hospital
Figura 3 – Modelo de Administração de Materiais
Figura 4 – Representação Gráfica da Curva ABC
Figura 5 – Logo de um Sistema Eletronico
Figura 6 – Modulo de Gestão do Sistema
Figura 7 – Tela Inicial do Sistema
Figura 8 – Tela de Atalho dos Modulos
Figura 9 – Modelo de Compra Eletrônica
Figura 10 – Modelo de Código de Barra EAN 13
Figura 11 – Logo do Hospital Santa Catarina
Figura 12 – Modelo de Etiqueta
Figura 13 – Leitura de Código de Barra
Figura 14 – Modelo de Plam
Figura 15 – Modelo de Impressora de Código de Barra
Figura 16 – Modelo de Fluxo de Dados
Figura 17 – Identificação do Funcionário
Figura 18 – Leitura do Produto
1
INTRODUÇÃO
A logística de materiais na área da saúde teve início aproximadamente
nos anos 80, totalmente desintegrado, e hoje está a caminho da integração
total. Aos administradores de materiais cabe um grande desafio, a mudança da
mentalidade em geral nos hospitais, que tem zelado mais atentamente pelo
dinheiro em si do que pelos materiais.
O universo das atividades que compõem o ciclo operacional dos
materiais nos hospitais desde a compra, estocagem, consumo e cobrança
normalmente são marcados por uma série de problemas ligados aos materiais
em si, a estocagem, ou as movimentações internas ou externas ou ligadas ao
pessoal do estoque, necessitando medidas saneadoras urgentes como
tentativas de solução.
A logística hospitalar e de grande importância, pois e responsável por
toda a movimentação de produtos no hospital, o administrador deverá estar
voltado à especialização e planejamento.
É uma área que está ligada diretamente a todo o seguimento do
hospital, abrange ao estoque da manutenção, hotelaria, nutrição, farmácia e
almoxarifado central e ao mesmo tempo tem grande importância no trabalho
em conjunto com as áreas Médica, financeira e enfermagem.
Devido a esse relacionamento surgem grandes conflitos entre
departamentos, nesse estudo estarei apontando a importância aos setores que
se relacionam conhecer um pouco da rotina de cada um para que possam
entender melhor as possíveis divergências que venham a ocorrer.
A logística hospitalar presta um serviço de vital importância no contexto
hospitalar se bem administrado, e por pessoas especializadas na área de
saúde, que tem características próprias, diferentes da indústria e do comercio
em geral.
A logística hospitalar será nos próximos anos o setor de maior
crescimento, pois os administradores e diretores de hospitais estão entendendo
a importância e a lucratividade que este setor pode oferecer.
1
CAPÍTULO I
O HOSPITAL
1.1 CONCEITO
Hospital é um local destinado ao atendimento de doentes, para
proporcionar o diagnóstico, que pode ser e vários tipos (laboratorial, clínico,
cinesiológico-funcional) e o tratamento necessário.
Historicamente, os hospitais surgiram como lugares de acolhida de doentes e
peregrinos, durante a Idade Média.
Atualmente há diferenciação entre hospitais públicos e privados. Os
hospitais públicos são financiados e mantidos pelo estado, sendo o custo
menor para os doentes em comparação com os hospitais privados.
Também está ligado a cirurgias para as enfermidades das pessoas.
Trabalham em hospital profissionais de limpeza, administração, diretoria,
recepção, e principalmente profissionais de saúde, como médicos, enfermeiros,
fisioterapeutas, etc.
Hospital é todo o estabelecimento dedicado a assistência médica, de
caráter estatal ou privado, de alta ou baixa complexidade, com ou sem fins
lucrativos.
A Organização Pan-americana da Saúde (OPAS), define:
“Todos os estabelecimentos com pelo menos 5 leitos, para
internação de pacientes, que garantem um atendimento básico
de diagnóstico e tratamento, com equipe clínica organizada e
com prova de admissão e assistência de serviço de
enfermagem e atendimento terapêutico direto ao paciente,
durante 24 horas, com disponibilidade de serviços de
laboratório e radiologia, serviço de cirurgia e/ou parto, bem
como registros médicos organizados para a rápida observação
e acompanhamento dos casos”
1
O setor hospitalar se caracteriza como um dos mais complexos e de
difícil gerenciamento. Ferreira(2001)
1.2 TIPOS DE HOSPITAIS
O hospital geral é o hospital destinado a atender pacientes portadores
de doença de vários especialidade médicas. Podendo a ação ser limitada a um
grupo etário (pediátrico), camada da população (hospital militar) ou a finalidade
especifica (hospital escola).
Hospital especializado é o hospital destinado, predominantemente, a
atender pacientes necessitados da assistência de uma determinada
especialidade médica. (ortopedia, câncer, reumatologia e etc...)
O hospital de curta permanência é aquele onde a média de permanência
de paciente internada não ultrapasse 30 dias, enquanto que, o hospital de
longa permanência é aquele cuja média de permanência ultrapassa 30 dias.
Esta permanência longa é mantida por uma entidade mantedora
podendo ser um hospital oficial (federal ou estadual) ou pro um hospital
particular, que são pagas pelos convênios
Quanto à lotação os hospitais subdividem-se em:
• Pequeno porte – até 49 leitos
• Médio porte – de 50 a 150 leitos
• Grande porte – 150 a 500 leitos
• Especiais – acima de 500 leitos
1.3 GESTÃO HOSPITALAR
A gestão hospitalar está dividida em área administrativa e corpo clínico,
mais todos os duas partes estão voltadas para o atendimento ao cliente.
A gestão se subdivide em varias outras área, todos com suas
características mais no fim todos estão ligadas.
No atendimento assistencial que está voltada para o tratamento do
paciente as gestões que estão ligadas são:
1
Figura 1: Representa a estrutura de um Hospital
Fonte: www.mv.com.br
Gestão clinica: Nelas estão o CTI, Coronária, Semi-intencivo e internação;
Diagnóstico e terapia: Nesta área se encontra o centro cirúrgico, radiologia e
imagem em geral e laboratório
No atendimento ao cliente, área esta que está voltado para o suporte
dos clientes, estes clientes podem ser os pacientes e os médicos, as gestão
voltada para este atendimento.
Gestão de pacientes:
Serviço de internete:
Existe o atendimento de apoio ao paciente, este apoio esta voltada para
proporcionar um conforto diferencial.
Estes diferenciais são serviços executados pelas área da hotelaria e da
nutrição, elas estão voltadas para atender qualquer capricho do paciente ou de
seus familiares, estás áreas estão sob a administração:
Serviço de Apoio:
A área administrativa está ligada às gestões:
Gestão financeiro:
Gestão de materiais:
Faturamento:
Um dos maiores desafios para o administrador hospitalar está em
atender adequada-mente às necessidades da instituição. Como atender
logisticamente serviços diversos de apoio, como hotelaria, higienização,
nutrição e dietética, lavanderia, manutenção?A gestão de E outros que são a
1
essências do negócio do prestador de serviço de saúde como atendimento ao
cliente, serviços auxiliares de diagnósticos, hemodiálise, centro cirúrgico, banco
de sangue, especialidades médicas e tantos outros importantes?Todos têm
suas necessidades prioritárias: uma folha de papel é tão importante quanto um
bisturi, medicamento ou o produto para limpeza. Para o perfeito desempenho
das funções, com atendimento de qualidade de todos que, direta ou
indiretamente, mantêm contato com o paciente ou seus familiares, há
necessidade em algum momento da sua “ferramenta” de trabalho.
A atividade do prestador de serviço em saúde é muito diferente na sua
responsabilidade de uma atividade industrial ou comercial. Pode-se em uma
fábrica deixar de produzir algum item por falta de componente e recuperar-se o
atraso da produção no dia seguinte. No hotel, se não há algum ingrediente para
a refeição principal, altera-se o cardápio e o hóspede pode continuar satisfeito.
Não é o que ocorre com a atividade hospitalar. O nosso “cliente” está
necessitando do medicamento naquele horário, ou para aquela cirurgia
imediata, ou ainda vem para atendimento emergencial que não sabemos
quanto ou o que poderá ser. Assim, como prover de forma eficiente, com
orçamentos sempre limitados, custos em ascensão e receitas concorridas?
Podemos de modo simples, entender logística como parte integrante do
negócio, como a tarefa de colocar o produto necessário no lugar certo e no
momento em que o cliente deseja, pelo preço mais justo possível de ser obtido,
para alcançar esses resultados, os processos devem ser executados com
agilidade, usando sistemas de informação que envolvam equipamentos,
softwares e treinamento, maximizando a gestão administrativa de controles de
estoques, compras e finanças, e estruturando todo o processo logístico.
É missão difícil, pois o gestor de suprimentos tem como atribuição
principal adquirir pelo melhor preço possível, atendendo os interesses da
instituição, pratica que não propicia uma parceria de longa duração. Aplicar
programas de avaliação e qualificação de fornecedores é uma importante
ferramenta, pois permite conhecimento das expectativas de cada um, revendo
suas estratégias de negócios.(Vitiello,2000)
1
Figura 2 : Fluxo do serviço do hospital
Fonte: www.pes.com.br
CAPÍTULO 2
1
A LOGISTICA HOSPITALAR
2.1. A IMPORTÂNCIA DA LOGÍSTICA HOSPITALAR
Segundo Pereira,2002,na noticías Hospitalares,www.prosaude.org.br
“O enfoque da logística empresarial é orientado para estudar como
a administração pode prover melhor nível de rentabilidade nos serviços de
distribuição aos clientes e consumidores. Assim, a logística se apresenta
como uma atividade fundamental para garantir a sobrevivência de qualquer
empresa, em qualquer segmento que esteja atuando.”
Segundo Ballou,2006, p33 “ a logistica trata da ciração de valor – para os clientes
e fornecedores da empresa, e valor para todos aqueles que têm nela
interesse direto. O valor da logística é manifestado principalmente em,
termos de tempo e lugar. Produto e serviço não têm valor a menos que
esteja, em poder dos clientes quando (tempo) e onde (lugar) eles
pretenderem consumi-lo”
É perceptível, no mundo atual, que as empresas para se manterem
competitivas devem se preocupar em obter uma maior padronização de
qualquer processo, seja esta de procedimento ou de produto. É preciso alertar,
porém, que esta não é uma preocupação recente no mundo empresarial.
Desde o início do século 20, a necessidade de administrar as diferenças
espaciais entre produção e consumo está presente na base das políticas dos
governos e de algumas instituições privadas preocupadas em estimular a
educação formal em logística. Assim, as variáveis de tempo e lugar passam a
ser consideradas em conjunto, como instrumentos de marketing e distribuição
em massa.
É perceptível para a sociedade, e especialmente para os usuários do
serviço médico-hospitalar, que os hospitais precisam estar sempre preparados
para cuidar de demandas extremas. É nas situações críticas que a
competência da empresa hospitalar é testada. Assim, a área de gerenciamento
de estoque deve estar preparada para responder às necessidades de todos
pacientes, em especial dos que ingressam pela porta da emergência, sem
marcar hora. Essa demanda impalpável é que coloca a indústria médico-
hospitalar no rol das atividades mais complexas do mercado preservar a saúde
e a vida dos pacientes. Essa responsabilidade vital é que torna a eficiência e
1
eficácia do gerenciamento de estoques essencial para o sucesso dos objetivos
do hospital.
Fica evidente, assim, que a necessidade de se adotar inovações no
sistema de logística de qualquer hospital, em última instância, está relacionada
com um fato extremamente sensível: da eficiência e da eficácia dessa atividade
depende, muitas vezes, a própria vida do paciente.
É indispensável para o sucesso da logística hospitalar especialmente
para os hospitais de médio e grande porte, a existência de um eficiente sistema
informatizado em toda a cadeia de abastecimento hospitalar que é composta
por planejamento de materiais, almoxarifado, recebimento, compras, farmácia e
suprimentos do centro cirúrgico.
Por sua vez, as práticas logísticas para que os objetivos da atividade
médico-hospitalar sejam alcançados devem estar apoiadas em estratégias que
colaborem para que as metas dessas empresas de saúde sejam alcançadas.
Entre elas, destaca-se a circulação eficiente de produtos; coleta eficiente e
comum das informações; e gestão eficiente das prescrições. Essas estratégias
se sustentam em um conjunto de tecnologias e na relação com os
fornecedores, como por exemplo, a troca eletrônica de dados, uniformidade de
banco de dados, captura da informação no ponto de utilização, código de
barras, catálogo eletrônico, ressuprimento automático de mercadorias, entre
outras.
Verifica-se, nos hospitais que possuem sistemas de gerenciamento de
estoques mais avançados, como por exemplo, o Hospital das Clínicas, em São
Paulo, que existe uma crescente preocupação com a questão da padronização
de custos, de materiais e de medicamentos.
Essa preocupação está relacionada, entre outros fatores, com o custo de
materiais e medicamentos nas contas médicas, a variedade dos itens que
segundo estimativas dos profissionais da área são cerca de cinqüenta mil itens
diferentes à disposição do profissional médico e produtos com prazo curto de
validade (cerca de dois anos). Isso está induzindo uma crescente interação
entre as áreas de gerenciamento de estoques e o profissional de saúde, visto
que este último deve se preocupar em estabelecer uma cesta personalizada
1
básica, que contenha um percentual significativo de medicamentos e materiais
específicos para sua unidade tendo como referência as características da
especialidade médica.
Finalmente é importante ressaltar que, a principal preocupação deste
artigo foi analisar os pontos mais sensíveis de logística hospitalar.
Levando-se em consideração a importância e complexidade dessa
atividade, tanto para a empresa de saúde como para os pacientes, se torna
válido reafirmar que é preciso mudar a cultura de logística nos hospitais
brasileiros, que em sua maioria ainda desconfiam da importância da área de
gerenciamento de estoques. Pode-se afirmar, sem nenhuma dúvida, que a
desatenção desses gestores está provocando sérias perdas na qualidade da
prestação dos serviços médico-hospitalar, bem como provocando prejuízos
financeiros para essas organizações, que poderiam ser revertidos em favor dos
pacientes e da própria consolidação da empresa no mercado.
A logística é uma atividade que trespassa toda a cadeia de valor das
organizações nos aspectos relacionados com o planejamento, manuseamento,
armazenagem e movimentação de materiais, ao longo de todo o ciclo de
produção e comercialização de qualquer bem ou serviço.
Pelas suas características específicas, a atividade de gerenciamento de
estoque tornou-se essencial ao desenvolvimento sustentado das organizações,
tanto em nível do emprego quanto do volume de negócios, e dela dependem,
em grande parte, a rentabilidade que essa empresa se propõe alcançar.
2.2 PADRONIZAÇÃO E CUSTOS - UMA QUESTÃO DE
LOGÍSTICA HOSPITALAR
Quanto maior a padronização de qualquer processo maior a certeza de
sucesso, quer seja esta de procedimento quer seja de um produto, esta é uma
verdade corrente no mundo dos negócios atual, porém no meio hospitalar
ainda sujeito as muitas críticas e desconfianças, observa-se, no entanto uma
grande mudança, pela concorrência, pelo custo médico baseado em altas
tecnologias cobrando uma adequação à realidade de mercado.
1
Dentre todas as indústrias, a médica hospitalar talvez seja uma das mais
complexas, o imponderável é sempre o dia-a-dia. Não é a diretoria quem define
o que se vai ou não atender, o estoque tem que estar pronto para qualquer tipo
de atendimento, não se sabe o que vai entrar pela porta da emergência e a que
horas; não se faz liquidação da sobra de estoque, talvez estas estejam entre as
maiores dificuldades que se tem para adequar:
2.3. CUSTO LOGÍSTICO
É muito comum hoje em dia escutar falar ou ler em revistas técnicas e
jornais sobre Custo Logístico, o que é um Custo Logístico? é a somatória do
custo de aquisição, de reposição, de manutenção, de exceção e de falta.
1) Custo de Aquisição
É o valor pago aos fornecedores pêlos produtos adquiridos pelo hospital,
este custo e inevitável
2) Custo de reposição
Também definido como custo de pedido, defina-se como a somo dos
custos de pessoal, área ocupada e material utilizado no processo de compras,
o custo depende de eficiência do comprador, nas compras padronizadas este
custo será bem reduzido
3) Custo de Manutenção
É o custo necessário para se manter estocado os materiais utilizados em
estoque
4) Custo por Excesso
Está ligado as custo ligado ao estoque não utilizado ou desnecessários.
5) Custo por Falta
São custo ligado a estocagem em quantidades insuficientes, alem de
levar a situação de ruptura, ela provoca uma compra de urgência com custos
maiores.
2.4. DEMANDA X GIRO X COBERTURA DE ESTOQUE
2
É claro que algumas regras precisam e devem ser estabelecidas, a
Padronização de Materiais e Medicamentos é uma delas.
Várias são as razões para esta necessidade: alto custo do m² hospitalar,
o custo dos materiais e medicamentos nas contas médicas, a variedade dos
itens (aproximadamente 50.000 itens diferentes a disposição do profissional
médico), curto prazo de validade dos produtos (em torno de dois anos), e etc.
O profissional de saúde não tem como descobrir as necessidades futuras de
uma unidade hospitalar, mas pode e deve estabelecer o básico, a sua cesta
personalizada, procurando cobrir 90% de suas necessidades; personalizada
porque cada unidade de saúde é um caso particular com suas equipes e perfis.
Estabelece-se assim o “Valor” desta unidade, com o compromisso de um
estoque constante, e de controle prioritário. Além de estes itens serem
fundamentais, pois são aqueles que manterão a vida do paciente, não podendo
faltar, porque o hospital não é chão de fábrica, não se permite, perda,
fracasso...Esta também é a base – o investimento de partida e fixo de estoque
– que serve como ponto básico para qualquer negociação entre tomador e
prestador de serviços.
As melhores práticas logísticas para obtenção destes intentos são
baseadas em algumas estratégias que devem constar das metas prioritárias de
qualquer empresa de saúde. São elas:
1. Circulação eficiente de produtos.
2. Coleta eficiente e comum das informações.
3. Gestão eficiente das prescrições.
Essas três estratégias se apóiam em um conjunto de tecnologias e na
gestão da relação com os fornecedores, como por exemplo:
• Troca eletrônica de dados (EDI/ Internet)
• Uniformidade de banco de dados
• Captura da informação no ponto de utilização
• Código de barras
• Armários modulares de dispensarão
2
• Catálogo eletrônico
• Ressuprimento automático de mercadorias
Na realidade tudo que foi dito até este momento não se resume à
tecnologia nem tão pouco somente a técnica, mas fundamentalmente a uma
disciplina organizacional, um conjunto de comportamentos.
2.5. LOGÍSTICA HOSPITALAR - SALVANDO VIDAS
A logística é, sem qualquer sombra de dúvidas, vital para a
sobrevivência de qualquer empresa, seja ela do segmento que for, porém, em
alguns casos, torna-Se mais importante do que nunca.
Segundo Sbrocco,2001,www.guialog.com.br “Quando se quer definir a
logística, utiliza-se, muitas vezes, o exemplo da logística de guerra.
Semelhante e tão importante quanto na guerra é a logística hospitalar.
Fica difícil imaginar como é o funcionamento de um hospital sem levar em
conta os conceitos de logística.”
É indiscutível portanto, a necessidade da logística no dia-a-dia dos
hospitais, sejam eles de qualquer porte. O Hospital Sírio Libanês em São
Paulo, por exemplo, possui um sistema informatizado em toda a cadeia de
abastecimento hospitalar que é composta por: planejamento de materiais,
almoxarifado, recebimento, compras, farmácia e suprimentos do Centro
Cirúrgico.
Toda a movimentação de materiais dentro do hospital é controlada por
esse sistema informatizado. O tratamento do pedido é feito de duas maneiras;
o normal, que entra na rotina, e o emergencial, que recebe tratamento especial.
Cada andar do hospital possui um balcão de enfermagem com um
pequeno estoque de materiais de uso padrão, como seringas, soro, algodão,
entre outros. No momento da prescrição, o sistema já recebe o pedido de
forma automatizada, já que a digitação é feita no próprio andar e a ordem vai
diretamente via sistema.
Já quando o médico prescreve um medicamento que não consta no
estoque, o sistema gera um pedido de compra em farmácias já pré-
cadastradas, onde o hospital tem convênio e por isso recebe desconto, e o
medicamento é entregue entre 2 e 24 horas, de acordo com a necessidade.
2
O giro de estoque é de 18 dias e alguns itens são controlados em termos
de data de validade.
Para o recebimento e distribuição destes medicamentos existe um
almoxarifado central para todo o complexo e depois existem sub-almoxarifados,
mas esta divisão ainda não chega até as pontas, o que faz com que ainda
exista o estoque em cada uma delas.
Dentro deste complexo tem diversas realidades e, além disso, existem
alguns departamentos integrados e outros a serem trabalhados. Atualmente,
somente duas UTIs e uma enfermaria estão totalmente integradas.
É um processo mais difícil e demorado, onde tinha uma pessoa
dedicada à movimentação e armazenagem dos materiais, agora com a
padronização que está por vir, pretende-se conseguir que o pessoal da linha de
frente faça todo o processo.
A idéia é, a montagem de kits que são encaminhados diretamente ao
paciente e ter o controle total do processo, já que hoje o medicamento sai do
almoxarifado em doses individualizadas para cada paciente, porém não existe
o controle para saber se ele realmente foi utilizado pelo paciente certo.
Atualmente, dependem muito da informação do sistema, que ainda depende da
digitação( Vitiello,2000,p20).
Quando o rastreamento estiver totalmente implementado, o código de
barras será lido no crachá do funcionário, no medicamento e na pulseira do
paciente, o que garantirá o controle. Hoje, o maior problema é o retorno do
medicamento para a farmácia quando o paciente tem alta ou falece e há sobra
do medicamento.
A importância de se manter os estoques dos medicamentos realmente
necessários é para que não ocorra mais casos como já aconteceu de haver
mais de R$ 600 mil em estoque e não estar disponível R$ 1,00 para a compra
de uma Dipirona. Além da importância de fazer o controle de medicamentos é
muito importante também controlar os descartáveis, uma vez que estes
vencem mais rapidamente do que os medicamentos. Futuramente, todo este
controle será feito pelo software.
2
CAPÍTULO 3
A ADMINISTRAÇÃO DOS MATERIAIS
2
O serviço de almoxarifado busca atender às necessidades internas com
relação ao planejamento, aquisição, recebimento físico e armazenamento dos
diversos materiais a serem utilizados no hospital, tais como material cirúrgico,
medico hospitalar, gases medicinais, material de limpeza, de manutenção, de
escritório, entre outros.
A gestão de de estoque é considerada como elemento fundamental para
a redução e o controle dos custos totais e melhoria do nível de serviço prestado
pelas empresas (Ballou,2003,p.11)
A preocupação com a logística hospitalar vem cresendo bastante, pois
dela depende, entre outros setores, o abastecimento de todos os pontos de
distribuição.(Vitiello,2000,p03).
Figura 3: Modelo de Administração de Materiais
Fonte: Propio Autor
3.1. OBJETIVO
2
O objetivo dos setores são atender da melhor forma os seus clientes,
internos e externos, e cumpri as normais estabelecidas pela administração do
hospital, evitando desperdícios, tendo clareza na execução dos procedimentos.
Descrever os procedimentos específicos para cada atividade do setor
como o de recebimento, armazenamento e distribuição do material adquirido, e
da realização do inventário anual.
Segundo Ballou(2001) “o primeiro passo a ser observado no
planejamentoe controle dos custos relacionados à gestão de estoque é sua
identificação e qualificação”
O Núcleo de Almoxarifado visa gerenciar as várias etapas dos bens e
materiais de estoque ou não, utilizados pela Instituição.
As atribuições básica:
1- Recebimento
2- Guarda
3- Controle
4- Dispensarão
5- Organização
6- Qualidade
3.2. CONCEITO DE FARMÁCIA, ALMOXARIFADO E
COMPRAS.
Locais destinados à compra, recepção, armazenamento, controle,
guarda e distribuição de materiais e medicamento. Neste local se encontram
todos os materiais destinados ao uso a áreas médicas e administrativas.
3.3. FARMÁCIA
Está área e destinada à guarda de medicamentos e sua manipulação,
serão drogas destinada a uso dos pacientes. Seus recebimentos,
armazenamento, controle, guarda e distribuição e de responsabilidade do setor,
sua administração geralmente e feito por um administrativo ou em alguns
hospitais são feitos por farmacêuticos.
2
3.3.1.PADRONIZAÇÃO DE MEDICAMENTO E MATERIAIS
Em alguns hospitais são organizados um comitê com vários
representantes nas área médica e enfermagem, compras e outros, para
padronizar materiais e medicamentos, o objetivo da padronização significa
unificar dados específicos de produtos similares.
O grande objetivos da padronização, é poder ter o menor número de
itens utilizados com o melhor qualidade e menor custo , atendendo a totalidade
da necessidade dos hospital, os hospitais que adotam a padronização tem
como vantagem a diminuição dos seus custos.
A qualidade deve-se levar em cota na padronização, pois não se pode
se basear somente nos preço, pois não adianta diminuir o preço e a qualidade
do produto piorar.
Após a padronização de um item o mesmo sempre devera ter uma
revisão integral para observa se ouve alguma alteração em sua qualidade ou
se houve alguma novidade no produto.
A padronização está voltada principalmente nos cadastro do
medicamentos utilizando de nomes genéricos, está padronização atualmente
não e bem vista pelos médico.
A vantagem e desvantagens nesta padronização:
� Vantagem: existência de uma grande quantidade de produtos
similares no mercado, facilitando a compras e o baixa custo dos
produtos.
� Desvantagem: A qualidade dos produtos poderá comprometer a
qualidade dos produtos, pois no mercado existem produtos similares de
baixo custo mais em compensação de baixa qualidade.
Na padronização, devem participar os responsáveis clínicos a diretoria, a
enfermagem, o farmacêutico, o comprador, a fim de elaborar ações de
padronização.
3.4. ALMOXARIFADO GERAL
Local e destinado à recepção, armazenamento, controle, guarda e
distribuição e a materiais e produtos geral que serão utilizados diretamente ao
2
paciente ou que serão utilizados no uso geral do hospital. Geralmente este
setor é responsável pelo recebimento de todo tipo de materiais tais como:
• Material de limpeza
• Material de manutenção
• Material hospitalar
• Material de escritório
• Material de informática
• Impressos
• Material de descartável
• Alimentos não perecíveis
O almoxarifado é administrado geralmente por uma pessoa da área
administrativa e é subordinada normalmente pelo setor de compras. Em geral
nos hospitais a farmácia e almoxarifado estão dentro de uma única estrutura,
são geralmente localizados em área improvisada e inadequada, em sua
estrutura não é adotado nenhum padrão de controle mínimo dos conceitos
administrativo de materiais. Em certas instituições os materiais hospitalares
estão sob o controle da farmácia, como também os alimentos perecíveis estão
sobe o controle do almoxarifado ou pela nutrição.
3.5. SETOR DE COMPRAS
A administrador desta área deve entender todo pó processo de estoque
e compras e assim exercerá pressão para manter baixos os níveis dos
estoques e preços sem comprometer a qualidade.
É uma atividade que contribui para o lucro de qualquer hospital,
totalmente das empresas englobam compras na gerência de materiais ou
suprimentos.
Não pode ser esquecer de alguns fatores como:
- Preço dos materiais a serem adquiridos;
- Quantidade necessária;
- Prazo de entrega;
2
- Taxas, fretes e impostos;
- Forma de pagamento.
- Qualidade do produto;
- Avaliação de compra;
- Garantia
3.5.1 COMPETÊNCIA DO DEPERTAMENTO DE COMPRAS
“A arte de comprar está se tornando cada vez mais uma
profissão e cada vez menos um jogo de sorte”.
Henry Ford
A função de comprar implica na aquisição de materiais na qualidade
certa, na época certa, ao preço certo, na quantidade certa e da fonte certa.
Um cadastro de fornecedores deverá ser mantido sempre atualizado de
forma que nos permita obter informações a tempo e à hora. Deverá conter
todos os dados e a história do fornecedor junto à empresa.
Devemos detectar e registrar o aparecimento de novos fornecedores e
de novas organizações prestadoras de serviço, que poderão vir nos atender no
futuro.
3.5.2. FOLLOW UP
E uma ferramenta de grande importância, pois na administração
hospitalar a informação e de grande valor, pois os estoque se organizam
através das informação dada pelo setor de compras.
Quando estabelecemos metas ou mesmo gerenciamos uma rotina
constante, é necessário que se façam avaliações do andamento do processo.
Em princípio, quanto mais freqüente é esse monitoramento, mais
oportunidades teremos de identificar desvios e tomar ações corretivas trazendo
o negócio de volta para os trilhos. Esse é um processo clássico em
gerenciamento.
2
O follow up bem executado é aquele que leva em conta os seguintes
fatores:
- O intervalo de tempo entre os períodos de checagem.
- Os itens a serem checados.
Ao contrário do que pode parecer, o follow up bem feito transmite
segurança à equipe. Bons líderes sabem disso. Delegam, dão suporte,
estimulam a criatividade e cobram resultados, excelência e prazo.
3.6. CADASTRO DE FORNECEDOR
Uma coletânea de dados, um arquivo, um banco de dados que reúne
todas as informações possíveis, de seus clientes, seus fornecedores potenciais
interessados em participar de licitações públicas(Vitiello, 2000, p20)
3.6.1 QUAL A IMPORTÂNCIA DO CADASTRO
Cadastrar as empresas fornecedoras se torna, além da exigência legal
uma necessidade, tendo em vista que o objetivo é sempre considerar o maior
universo possível de interessados em participar de processos de seleção para
as contratações futuras, bem como possibilitar uma maior e saudável
competitividade nas licitações, com a conseqüência de se potencializarem as
probabilidades de obtenção de melhores propostas.
A utilização do registro cadastral não se limita a habilitar as empresas
para participar de licitações públicas. Ao contrário, o registro cadastral tem
inúmeras utilidades, pois, na medida em que é um conjunto de arquivos
documentando a situação de diversas pessoas físicas ou jurídicas individuais,
ou sociedades civis e comerciais, transforma-se em um excepcional banco de
dados.
3.6.2. PARA QUE SERVE O CADASTRO
3
- Habilitar o fornecedor para o propósito, ou seja, para participar de
vendas no setor público de acordo com o ramo de sua atividade.
- Acompanhar o desempenho dos fornecedores já cadastrados
ampliando as opções de compra.
- Registrar todas as informações dos clientes que por sua vez gera como
resultado a inscrição destes.
- Confirmar qual seja a média do capital social de empresas atuantes em
dado setor da economia de modo a não se fazerem exigências irreais em
Editais.
- Identificar empresas a serem consultadas durante a realização de
pesquisa de mercado.
- Facilitar o contato, bem como estabelecer um relacionamento com o
fornecedor, ampliando assim o leque de participantes na licitação, que
conseqüentemente leva, a um maior poder de negociação para compra,
aumentando a probabilidade de redução de custos do produto comprado.
- Comprovar a capacidade e idoneidade da empresa, classificando-a
economicamente através da documentação entregue previamente.
(Vitiello,2000,p52)
3.6.3. ESCOLHA DE UM FORNECEDOR LOGÍSTICO
A cada ano um número cada vez maior de fabricantes e varejistas
recorre a empresas externas para ajudá-los em suas necessidades dentro da
logística da cadeia de abastecimento. Como resultado, a logística por contrato
rapidamente tornou-se um dos serviços mais ativos do mercado.
Hoje já existem diversos fornecedores logísticos. E isto torna o trabalho
de escolha mais dificultoso e mais importante do que nunca.
Mais para logística hospitalar a escolha de um fornecedor e muito
importante, pois e de extrema exigência a qualidade dos fornecedores.
Alguns critérios para se escolher um bom fornecedor:
3
a) LOCALIDADE:
Os custos de frete podem somar bastante ao custo de sua logística.
Portanto, quanto mais perto seu fornecedor logístico estiver localizado de suas
instalações de manufatura ou de seus clientes, melhor. Múltiplas localidades
são outro adicional, uma vez que isso pode ser mais eficaz utilizando-se de um
fornecedor, ao invés de vários.
b) EXPERIÊNCIA:
Projetos logísticos nunca são exatamente iguais. Mas você é inteligente
o suficiente para escolher aquele fornecedor que realizou serviços logísticos
em outras empresas com linha de produtos e necessidades logísticas similares.
c) ALTOS PADRÕES:
As instalações dos candidatos parecem estar limpas e organizadas?
Eles têm um bom controle de inventário e planejamento? E eles estão
atualizados com seus padrões? Se não, você deve continuar procurando.
d) EXPERIÊNCIA ORGANIZACIONAL:
Isso é uma consideração importante se sua logística envolve
documentos e controles detalhados. Tenha certeza de que o fornecedor de sua
escolha esteja atento às suas condições e que tenha procedimentos
apropriados já implantados.
e) QUALIDADE:
Não importa quão boa seja uma empresa voltada à logística, sempre
existe espaço para melhoria. Tenha certeza que seu candidato possui
3
programas e iniciativas de qualidade implantados. Mais importante ainda,
certifique-se de que esteja de fato implementando estas iniciativas.
f) CAPACIDADES INTEGRADAS:
Alguns fornecedores focam unicamente na prestação de serviços em
armazenagem e transporte. Mas existem muitos outros que oferecem serviços
adicionais, como por exemplo, embalagem e unitização, abastecimento de
linha (line feeding), suporte à manufatura, logística reversa (reciclagem),
otimização e racionalização das operações assumidas através de um
gerenciamento logístico completo, entre outros. Leve para a balança esses
serviços quando de sua decisão final, pois eles podem ajudar-lhe a economizar
tempo e dinheiro, além de evitar movimentação dobrada. E não negligencie o
sistema de informação. Sistemas sólidos são importantes no processo de
integração.
3.7. PADRONIZAÇÃO DE PRODUTOS
Como podemos observar, um dos fundamentos de um excelente sistema
logístico é a propriedade de saber pedir, pré-requisito para agilizar a
comunicação entre fornecedor e consumidores da cadeia da abastecimento.
O processo de identificação dos produtos consiste em se determinar a
identificação e a padronização dos itens ou seja reconhecer suas
características próprias e exclusivas, uniformizando sua descrição e suas
unidades de medição evitando assim duplicidades.
O objetivo da padronização é poder ter o menor número de itens
utilizando, com a melhor qualidade.
Normalmente o cadastra do produto fica subordinado ao setor de
compra ou no setor de estoque.
Os medicamentos e os produtos de uso de paciente são padronizado
por uma comissão representado por médicos, enfermagem e a logística.
3
Os hospitais que adotam a padronização tem como vantagem a
diminuição de custo e a simplificando a estocagem.
Na padronização deve-se levar em conta a qualidade desejada a ser
utilizada na hospital
O responsável do cadastro do produto no sistema, devera ficar atento,
pois um cadastro mal feito pode acarretar vários problemas para a logística de
um hospital, podendo prejudicar o setor de compra no momento do pedido de
compra.
Por este motivo o cadastro de produto e de estrema importância, a
descrição e a unidade do produto são importante no momento da
padronização.
Para se cadastra uma descrição de um produto e muito importante
solicitar ao fornecedor uma relação com o nome do produto e sua
apresentação pois desta maneira o cadastro ficara mais correto.
Não tendo esta opção a melhor maneira de se obter a descrição de um
produto e por catálogos ou pela internet.
Através do cadastro de materiais é possível inserir todos os dados
relevantes a um material, como nome, características, grupo, subgrupo,
estoque mínimo etc. Uma vez que um material esteja cadastrado, é possível a
associação do mesmo a um produto, transformando assim o material em
matéria-prima do produto. Porém, um material também pode ser cadastrado
como material e utilizado como produto de revenda. A figura abaixo apresenta
um exemplo da tela de materiais ou produtos cadastrados.
O cadastro de materiais tem fundamental importância na Administração
de Suprimentos das organizações, representando a base para o sistema de
processos de Gestão dos Estoques, Compras e Recebimento de Materiais.
3.8. ADMINISTRAÇÕES DE OUTROS MODELOS DE
ALMOXARIFADO
3
Numa instituição hospitalar existem vários estoques às vezes
administrado por um almoxarifado central ou por suas áreas especificas tais
como:
3.8.1 ADMINISTRAÇÃO DE ALMOXARIFADO DA
NUTRIÇÃO
È uma área totalmente especializada dentro do hospital, os produtos
utilizados no serviço de nutrição e dietético (SND) devem estar desvinculados
da farmácia e almoxarifado. Porém ligados a gerência de suprimentos.
Este almoxarifado trabalha com produtos de características perecíveis,
semi perecíveis e não perecíveis.
Em alguns hospitais os produtos não perecíveis e abastecidos pelo
próprio almoxarifado central, tendo o SND apenas uma despensa diária.
A dispensa é um local destinado ao armazenamento de mantimentos
sólidos e líquidos, em temperatura ambiente, ventilação e condições
adequadas de higiene com equipamentos necessários como estante, estrados
balança, escadas carrinhos etc.
Alem da despensa, o SND deverá estar dotado de equipamentos para
refrigeração e congelamento dos produtos, os produtos perecíveis devem ser
comprados com um espaço curto para evitar deterioração do mesmo.
3.8.2. ADMINISTRAÇÃO DE ALMOXARIFADO DE
MANUTENÇÃO
São produtos na maioria brutos, pesados e com características próprias,
pode se tratar como uns produtos específicos e de uso direto pela equipe de
manutenção para atendimento de urgência para substituição de peças.
Sugere-se ter estoque próprio, sob responsabilidade do encarregado do
setor e ligado diretamente a gerência de suprimentos.
Mais mesmo nesta classe existem itens que podem ser estocas e
geralmente esses tipos de produtos são controladas pelo almoxarifado central.
3
O cadastro desses produtos deve ser bem feitos para evitar desperdícios
de compras erradas, pois dessa maneira dificulta o serviço de manutenção.
3.8.3. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAS CONSIGNADOS
São materiais geralmente que são adquiridos por certos motivos tais
como:
• Produtos de custos elevados;
• Produtos específicos;
• Produtos com poucas saídas;
• Para melhora do fluxo de caixa do hospital
São materiais normalmente adquiridos com o fornecedor através de um
contrato, ao consignar as matérias existem vantagens e desvantagens.
Os produtos consignados são de propriedades dos fornecedores sob a
guarda e responsabilidade do hospital, qualquer dano, perda ou extravio o
hospital deverá arcar com os pagamentos deste produto.
3.9 TÉCNICAS DE GESTÃO DE ESTOQUES MAIS
ADOTADAS
3.9.1 CLASSIFICAÇÃO ABC
Os estoques das farmácias hospitalares abrigam uma grande
diversidade de produtos, dificultando o planejamento de seu ressuprimento.
Como cada grupo de medicamentos tem determinadas peculiaridades
gerenciais (como giro, preço, consumo, prazos de entrega) é importante que se
separe os produtos em grupos que possuam características gerenciais
semelhantes( Paterno,1990).
Esta separação e padronização possibilitam a uma maior atenção para
cada grupo de medicamentos e podem ser feitas segundo:
3
• a importância econômica (classificação ABC)
• o grau de importância (sistema XYZ).
Segundo a classificação ABC, os materiais de consumo podem ser divididos
em três classes:
• Classe A (itens mais importantes): correspondendo a um pequeno número de
medicamentos, cerca de 20% dos itens, representando cerca de 80% do valor
total do estoque.
• Classe B: representa um grupo de itens em situação e valores intermediários
entre as classes A e C.
• Classe C (itens menos importantes): agrupa cerca de 70% dos itens, cuja
importância em valor é pequena, representando cerca de 20% do valor do
estoque. Figura 4: Representação gráfica da curva ABC
Não podemos deixar de considerar na apuração da classificação ABC, o
grau de importância dos produtos determinado na curva XYZ.
3
Os produtos classificados na curva XYZ são materiais que faltando no
hospital provocam uma escala gradativa de criticidade, em termos de
funcionamento do hospital.
Curva X: são Produtos com pouca importância, por se tratar do grande
numero de similares no mercado.
Curva Y: São itens que já tem alguma importância, pois são itens dê
serem encontrados com facilidade, mais com comprometimento em sua
qualidade.
Curva Z: São itens críticos de grande importância para o Hospital e
também podendo ser itens com dificuldade de compra no mercado.
O produto pode ser da curva C por critério financeiro mais da mesma
forma o produto pode ser da curva Z, pois desta forma o administrador deve
estar atento na controle dos produtos, assim concluímos que para determinar
em qual classe o produto deve permanecer, o administrador deve estudar as
duas curvas.(Vitillo, 2000).
3.10 SISTEMA DE CONTROLE ELETRÔNICO
Um novo conceito em Sistemas de Soluções para Gestão Hospitalar é
um complexo de sistemas integrados formando um organismo íntegro e
completo. Trazendo otimizações, facilidades, desburocratização, agilização,
precisão, interpretações e redução de custos para todas as necessidades de
um Hospital. Com bancos de dados contendo informações inteligentes e
padronizadas para auxiliar em tomadas de decisões nos níveis médicos,
paramédicos, farmacêutico, laboratoriais, fornecedores, compras, estoques,
administrativos, financeiros.
3
Figura 5: Logomarcar de um Sistema Eletronico
Fonte: www.mv.com.br
A MV desenvolveu nos últimos 22 anos a mais completa solução de
gestão para a área da saúde.
O Sistema MV atende os segmentos de Gestão Estratégica, Gestão
Hospitalar, Gestão Clínica e Assistencial, Gestão Administrativa e Financeira,
Gestão de Planos de Saúde e Gestão de Saúde Pública.
O Modelo de Gestão IRC tem foco na transformação de informação,
relacionamento e conhecimento em excelência em resultados.
Comprometida com a qualidade e evolução dos seus produtos, a MV
investe continuamente no desenvolvimento de novos recursos e tecnologias,
garantindo aos clientes a segurança de contar com sistemas que estão sempre
respondendo as suas necessidades.
Figura 6: Modulos de gestão do sistema
Fonte: www.mv.com.br
3
Gestão Hospitalar
1. Sistema de Gestão mais utilizado no País: gerencia 37 mil leitos e 120
mil internações mensais.
2. Gerencia informações de hospitais pequenos, médios e grandes.
3. Utiliza as melhores práticas de cada área do ambiente hospitalar,
padronizadas pelos hospitais de referência da Comunidade MV.
4. Utiliza dispositivos móveis (palm top).
5. Integração total com os processos estratégicos, clínicos e assistenciais,
administrativos e financeiros.
6. Integração total de informações: agilidade e controle para os melhores
resultados.
Figura 7: Tela inicial do sistema
4
Fonte: www.mv.com.br
figura 8: Tela de atalhos dos modulos
4
CAPÍTULO 4
A INFORMATICA NA LOGÍSTICA
4.1 COMPRA ELETRÔNICA
A compra eletrônica Sistêmica diminui risco de fraude, é apontado como
uma modalidade mais ágil e transparente, que permite a redução dos custos
operacionais e dos preços pagos. “Você diminui o risco de fraudes porque sai
do âmbito local e passa a negociar em âmbito estadual. E os fornecedores são
identificados por código e não por nome”, com um sistema de controle de
qualidade e os fornecedores cadastrados são certificados para poder participar
dos processos de compras.
A Bionexo é uma empresa líder no mercado neste modulo de
compra,criada em 2000 com o objetivo de aproximar e integrar, via internet,
instituições hospitalares à toda a indústria farmacêutica, de materiais médico-
cirúrgicos e seus distribuidores.
O principal investidor no início das operações foi o B2B Factory, braço
investidor do Banco Santander, que deteve o controle acionário até o final de
2001. A partir desta data, o Banco Santander deixou de ser o controlador da
Bionexo.
Atualmente a Bionexo é líder absoluta na América Latina em oferecer
soluções e serviços de compras eletrônicas de medicamentos e materiais
médico-cirúrgicos
Sua missão promover, de forma ética e transparente, a integração, os
negócios e o relacionamento entre as instituições hospitalares e seus
fornecedores que compram e vendem eletronicamente medicamentos,
materiais médicos, equipamentos e suprimentos na área da saúde
Tendo uma visão e de integrar eletronicamente as instituições
hospitalares e seus fornecedores, criando assim a maior comunidade eletrônica
no segmento de saúde no mercado Íbero-Americano.
4
Figura 9 : Modelo de compra eletrônica
Fonte: do próprio Autor
A VANTAGEM DA COMPRA ELETRONICA:
• Redução do custo operacional do processo de compras
• Redução dos preços
• Facilidade no planejamento de suprimentos
4.2. CÓDIGO DE BARRAS
Código de barras é uma representação gráfica de dados que podem ser
numéricos ou alfanuméricos dependendo do tipo de código de barras utilizado.
A decodificação (leitura) dos dados é realizada por um equipamento chamado
scanner que emite um raio vermelho que percorre todas as barras. Onde a
barra for escura a luz é absorvida, e, onde a barra for clara (espaços) a luz é
refletida novamente para o scanner reconhecendo os dados que ali estão
representados. Os dados capturados nesta leitura são compreendidos pelo
computador, que por sua vez converte-os em letras ou números humano-
legíveis
4
4.2.1 CÓDIGOS DE BARRAS MAIS UTILIZADOS NO BRASIL
A seguir os principais códigos de barras usados no país :
25 Intercalado - Utilizado quando se desejam imprimir apenas dígitos
numéricos, é muito utilizado em aplicações comerciais.
39 - Utilizado quando se desejam imprimir caracteres alfa-numéricos;
muito utilizado em aplicações industriais.
39 com dígito de verificação - Utilizado quando se deseja obter mais
segurança na leitura dos códigos, pois possui dígito de controle.
EAN-13 - Padrão adotado pela ABAC (EAN Brasil) para codificação de
produtos em supermercados, permite a codificação de até 13 dígitos
numéricos.
Utilizado para identificar unidade de consumo, utilizado na identificação
no setor hospitalar.
Este modelo de código barra e o que é mais utilizado nas empresas da
linha hospitalar e pelos sistema hospitalares.
Figura10: Modelo de código de barra EAN 13
Figura 6: Modelo de código de barra EAN-13
4
EAN-8 - Versão simplificada do padrão EAN-13, para aplicação em
produtos onde a etiqueta no padrão EAN-13 fique muito grande. Este padrão
permite a codificação de até 8 dígitos numéricos.
Aplicação do código de barras começa a ser prática comum nos
principais laboratórios e hospitais do País.
A grande dificuldade no momento, é que a maioria dos produtos não
vem de fábrica já codificado individualmente, eles vem somente fora da caixa
de embalagem de origem, desta forma cria a necessidade de uma etiquetagem
deste produto pelo hospital.
Após a implantação do controle de código de barra em todos os
produtos, as perdas serão minimizadas e as cobranças mais eficientes.
4
CAPÍTULO 5
ESTUDO DE CASO
5.1. RASTREABILIDADE DE MATERIAL HOSPITALAR
O estudo de caso e sobre a istalação do processo de rastreabilidade, que foi
desenvolvida no Hospital Santa Catarina em São Paulo.
Este Hospital faz parte de uma associação religiosa com suas obras
voltada para a administração de obras educacionais, sociais, pastorais e
hospitalares.
Ela está instalada em vários estados, como Rio de janeiro, São Paulo,
Goiás, Minas Gerais, Espírito Santos, Mato Grosso e Ceara.
Este trabalho estará voltado para a administração das Obras Hospitalar,
o estudo de caso será do Hospital Santa Catarina localizado em São Paulo.
Para a associação este hospital e considerado como uma instituição mantedora
de obras.
Pois ela Juntamente com a Casa de Saúde São José são as empresas
que custeia o restante de todas as obras em que a associação administra.
5.2 HOSPITAL SANTA CATARINA Figura 11: logomarca do Hositla Santa Catarina – São Paulo
Fonte: www.santacatarina.com.br
O Hospital Santa Catarina possui uma das infraestruturas mais
modernas do País, com equipamentos de última geração, para proporcionar as
melhores condições de trabalho ao Corpo Clínico e assegurar excelente
qualidade ao atendimento, considerado sinônimo de eficiência, conforto e
segurança.
4
Com 52 mil m², 327 leitos gerais e 58 de Maternidade, o Hospital Santa
Catarina conta com 1.837 funcionários e cerca de 6 mil médicos cadastrados,
todos com elevado grau de especialização. São realizados por mês,
aproximadamente, 1.700 internações, 350 partos e 1.700 cirurgias nas 25 salas
distribuídas pelos três Centros Cirúrgicos.
Há, ainda, os seguintes serviços:
• Farmácia - com 79 funcionários que encaminham cerca de 1.100 mil
itens por mês, rastreados internamente por um sistema de código de barras,
que permite o controle de todo o trajeto percorrido pelos medicamentos até
chegar ao paciente.
• Banco de Sangue - o primeiro do País a ser acreditado no nível máximo
pela Organização Nacional de Acreditação (ONA).
• Serviço de Nutrição e Dietética - oferece aos pacientes uma alimentação
balanceada, saborosa e agradável aos olhos.
• Hotelaria - Internet Móvel 3G a pacientes e familiares, e computadores
conectados à Internet na Recepção do Bloco A, garantindo ainda mais a
satisfação de seus clientes.
5.3 O QUE É UM PROCESSOS AUTOMATIZADOS
Um dos principais problemas nos hospitais em relação à administração
de materiais é a pouca importância dada à logística na estocagem de
medicamentos e materiais. "A falta de sistemas computadorizados de controle
de estoque, que agilizem a dinâmica dos procedimentos operacionais
referentes à administração de materiais é uma dificuldade enfrentada pelo
setor".
Como o hospital é uma empresa de natureza complexa no que diz
respeito à sofisticação de equipamentos e ao controle de materiais, o código de
barras transformou-se numa ferramenta eficaz para agilizar e melhorar os
serviços prestados por essas instituições. "As principais vantagens da
utilização do código de barras no hospital são a rastreabilidade, a segurança na
4
entrada de dados, a facilidade de implementação e a agilidade nos processos
de um modo geral com a redução de custos, precisão de informações e
elevação do padrão de atendimento", esclarece Paterno.
Sua aplicação na administração de alguns setores está se tornando
prática comum nos principais hospitais brasileiros, que investem na aquisição
de equipamentos, mudando o conceito de gerenciamento interno.
5.4 PROJETO DA RESTREABILIDADE
Este projeto visa melhorar o controle da rastreabilidade do produto
dentro do hospital.
Desta forma to produto será rastreado desta a entrada do produto até a
aplicação do material no paciente.
Início do processo será na conferencia no ato da entrega do pedido, na
nota fiscal devera constar o nome produto e o lote, logo em seguida o produto
será incluso no sistema com acrescentando do lote e a validade do produto, no
qual estará descrito na embalagem do produto.
Após a inclusão do produto no sistema, o material ganhara uma
etiqueta em código de barra , onde constara o nome, lote e a validade descrita
no momento da inclusão no sistema.
Figura 12: Modelo de etiqueta
Fonte: 6º Jornada de Gestão em Tecnologia das Informações em Saúde
4
Após o produto etiqueta ele estará apito para ser dispensado para o
paciente em todo o Hospital.
5.5. PROJETO PALM
O projeto nasceu da necessidade de reestruturação dos almoxarifados
com intuito de aprimorar seu atendimento e controlar de forma eficaz seu nível
de estoque e proporcionando aos usuários segurança e agilidade.
Antes do inicio do projeto foi apontado vários problema no atendimento
dos produtos, tais como.
• Não atendimento das solicitações;
• Excesso de solicitações na urgência;
• Troca de matérias entre paciente;
• Falhas no processo de cobrança
• Não confiabilidade nos níveis de estoque
• Consumo excessivo.
Figura 13: Leitura de código de Barra
Fonte: 6º Jornada de Gestão em Tecnologia das Informações em Saúde
4
Figura 14: Modelo de Palm
Fonte: 6º Jornada de Gestão em Tecnologia das Informações em Saúde
O objeto deste projeto e de melhorar e ampliar o atendimento, evitando
acúmulos de serviços, procurarem melhorar o fluxo do trabalho nos. Estoques
e desta forma atender o cliente nos horários corretos.
Suas vantagens:
• Evitar perdas;
• Retirar estoque nas unidades de internações;
• Eliminar as urgências dos pedidos;
• Controle dos lotes e validades
• Otimizar o tempo de trabalho
Mais para promover está ação foi necessário um investimento em
todas as áreas que estarão comprometidas com este processo.
O investimento do equipamento tecnológico foi na aquisição de Palm`s e
impressoras apropriadas na confecção das etiquetas de código de barras.
5
Figura 15: Modelo de Impressora de Código de Barra
Fonte: 6º Jornada de Gestão em Tecnologia das Informações em Saúde
Há também um investimento na área do pessoal num treinamento
rigoroso da equipe de enfermagem, do profissional encarregado da digitação
das prescrições e dos funcionários dos estoques.
Figura 16: Modelo de Ifluxo de Dados
Fonte: 6º Jornada de Gestão em Tecnologia das Informações em Saúde
O produto será digitado para ser atendido nos estoque, o funcionário
responsável da dispensação em primeiro lugar ira se identificar com seu cartão
5
com o palm, logo em seguida ele ira iniciar o atendimento dos produto através
do leitor do código de barra dos produtos.
Figura 17: Identificação do Funcionário
Fonte: 6º Jornada de Gestão em Tecnologia das Informações em Saúde
Logo após a separação, o produto será confirmado para a conta médica
do paciente, todo o processo será feito agraves do palm.
Figura 18: Leitura do Produto
Fonte: 6º Jornada de Gestão em Tecnologia das Informações em Saúde
5.6 RESULTADO DO PROJETO
Para o sucesso deste projeto houve uma contribuição do serviço de
variais áreas tais como.
• Enfermagem
5
• Auxiliares de conta
• Informática
• Estoque
A Atuação de forma positiva em todos as etapas do projeto, o que o
tornou uma conquista de todos, mas principalmente uma conquista para a
instituição.
As garantias do sucessos estão na:
• Conscientização da equipe
• Planejamento das ações
• Adaptação as mudanças
• Ouvir as equipes
Este ação de melhoria obteve os seguintes resultados:
• Redução de 20 % dos erros de separação e perdas de produtos.
• Redução das Glosa em contas medica em 27%,por causa de
lançamentos errados de produtos ou por falta de lançamento dos produtos
• E com a otimação do processo dos estoques com a inclusão do projeto,
os administradores das áreas puderam iniciar outros projetos de melhoria
para redução de custo.
5
CONCLUÇÃO
Os avanços tecnológicos são fantásticos na área hospitalar, porem os
preços cobrados pelos hospitais são cada vez mais altos.
Tecnologia é um fator determinante para o aumento de custos da saúde,
no caso dos hospitais brasileiros há um outro problema crucial, a
administração, pois poucos hospitais possui administração profissionais, que
conta com administrador hospitalar graduado e que possui uma visão dinâmica
e futurista.
A gestão da logística hospitalar vem passando nos últimos anos por
profundas transformações .
Pois para se adaptar aos grandes avanços tecnológicos todas as áreas
da logística devem se profissionalizar, deve melhorar seu conhecimento do
produto para procurar melhor o custo do hospitais.
A administração de materiais, presta um serviço de vital importância no
contexto hospitalar ,se bem administrado, e por pessoal especializado na área
de saúde, que tem características próprias, diferente da industria e do
comércio, obterá grandes participação nos lucros do hospital.
A logística hospitalar será nos próximos anos o setor de maior
crescimento, pois os administradores estão entendendo a sua importância.
5
REFERÊNCIAS
ROSA, Clóvis B. Gestão de Almoxarifado. São Paulo:Edicta, 2003
BARBIERI,J. C. Logística Hospitalar. São Paulo: editora Saraiva. 2006
DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais: uma abordagem
logística . São Paulo: Atlas, 1996.
PATERNO, Dario A. – Administração de Materiais no Hospital: compras,
almoxarifado e farmácia. Centro São Camilo de Desenvolvimento em
Administração da Saúde, São Paulo,1990.
VITIELLO, Luiz Fernandes. Apostila de Administração de Materiais
Hospitalar. Grupo Celacade - São Paulo, 2000.
FERREIRA, Júlio César – Qualificação em Estratégia para Profissionais
Hospitalares, Grupo E.M.S Ventura, 2001.
BALLOU,R.H.Gerenciamento da cadeia de suprimentos. Planejamento,
organização e lgística empresarail. 4 ed. São Paulo: Bookman, 2001
SANTOS, G.A. Gestão de Farmácia Hospitalar. São Paulo. Editora
SENAC.2006.
Bionexo – Empresa gestora de cotação eletrônica – www.bionexo.com.br
MV – Empresa gestora de gestão Eletrônica – www.mv.com.br
5
6ª Jornada de Gestão em Tecnologias da Informações em Saúde – Hospital
Santa Catarina – São paulo, 2005
ÍNDICE
PÁG
Folha de Rosto 02
Agradecimento 03
Dedicatória 04
Resumo 05
Metodologia 06
Sumário 07
Introdução 10
O Hospital 11
1.1 Conceito 11
1.2 Tipos de Hospitais 12
1.3 Gestão Hospitalar 12
A Logística Hospitalar 16
2.1. A Importância da Logística Hospitalar 16
2.2 Padronização e Custos - Uma Questão de Logística Hospitalar 18
2.3. Custo Logístico 19
2.4. Demanda X Giro X Cobertura de Estoque 20
2.5. Logística Hospitalar - Salvando Vidas 21
A Administração dos Materiais 24
3.1. Objetivo 25
3.2. Conceito de Farmácia, Almoxarifado e Compras 25
3.3. Farmácia 25
5
3.3.1.Padronização de Medicamento e Materiais 26
3.4. Almoxarifado Geral 27
3.5. Setor de Compras 27
3.5.1 Competência do Departamento de Compras 28
3.5.2. Follow Up 28
3.6. Cadastro de Fornecedor 29
3.6.1 Qual a Importância do Cadastro 29
3.6.2. Para que Serve o Cadastro 30
3.6.3. Escolha de Um Fornecedor Logístico 30
3.7. Padronização de Produtos 32
3.8. Administrações de Outros Modelos de Almoxarifado 34
3.8.1 Administração de Almoxarifado da Nutrição 34
3.8.2. Administração de Almoxarifado de Manutenção 34
3.8.3. Administração de Matérias Consignados 35
3.9 Técnicas de Gestão de estoque mais adotado 35
3.9.1 Classificação ABC 35
A Informática na Logísticas 41
4.1 Compra Eletrônicas 41
4.2. Código de Barras 42
4.2.1 Códigos de Barras Mais Utilizados no Brasil 43
Estudo de Caso 45
5.1. Rastreabilidade de Material Hospitalar 45
5.2 Hospital Santa Catarina 45
5.3 O Que é um Processo Automatizados 46
5.4 Projeto da Rastreabilidade 47
5.5. Projeto Palm 48
5.6 Resultado do Projeto 51
5
CONCLUÇÃO 53
REFERÊNCIAS 54
ÍNDICE 53
FOLHA DE AVALIAÇÃO 58
5
FOLHA DE AVALIAÇÃO
Nome da Instituição: Universidade Candido Mendes
Título da Monografia: Administração de Materiais na Logística Hospitalar
Autor: Márcio Leandro Reis
Data da entrega: 29/07/2009
Avaliado por: Luciano Gerard Conceito: