universidad regional autÓnoma de los andes...
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS CPA.
TEMA:
ESTRATEGIAS DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA LAFARGE DE LA
PROVINCIA DE IMBABURA”
AUTORA: GÓMEZ GÓMEZ MARIELA RUBY
ASESOR: DRA. ARCINIEGAS GERMANIA McS.
IBARRA – ECUADOR
2014
II
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
En calidad de asesora del presente trabajo de investigación, certifico que la tesis cuyo título
es “Estrategias de Control Interno para la Empresa LAFARGE de la provincia de
Imbabura”, fue elaborada por Gómez Gómez Mariela Ruby, y cumple con los requisitos
metodológicos y científicos que la Universidad UNIANDES exige, por lo tanto autorizo
su presentación para los trámites pertinentes.
Atentamente,
Dra. Germania Arciniegas Mcs.
ASESORA
III
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE TESIS
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES
declaro que el contenido de la tesis “Estrategias de Control Interno para la Empresa
LAFARGE de la provincia de Imbabura”, para la obtención del título de Ingeniera en
Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas C.P.A., es original, de mi autoría y total
responsabilidad.
Atentamente,
GÓMEZ GÓMEZ MARIELA RUBY
C.I. 100417777-8
IV
DEDICATORIA
Este trabajo es la recompensa de todo mi empeño, dedicación y esfuerzo; Va dedicado a
quienes me brindaron todo su apoyo.
Principalmente a mis Padres por ser el pilar moral y económico durante estos años de
estudio, por su apoyo constante e incondicional, y ellos me enseñaron a nunca rendirme
ante los problemas y que el amor es la fuerza más grande que existe, que no me rinda, me
impulsaron a seguir, enseñándome que todo sacrificio tiene su recompensa.
A Dios por darme la oportunidad de culminar una etapa más en mi educación y darme
paciencia, sabiduría e inteligencia para captar todas las enseñanzas impartidas por los
maestros
Y en general a todas aquellas personas que me colaboraron y ayudaron en la realización
del presente trabajo de investigación.
Mariela Gómez
V
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por darme la vida y las fuerzas necesarias para llevar este trabajo
adelante y poderlo culminar, y haberme dado unos padres de buen corazón y les doy
gracias a ellos por el esfuerzo que hacen a diario para que no me falte nada, los amo con
todo el corazón.
Y de manera especial a mis hermanos, amigas y familia que me apoyaron para afrontar la
vida con alegría porque tengo el amor de los seres que confían en mí y apoyan mis
decisiones, y me permitieron llegar a culminar mis sueños y metas con éxito.
A los profesores, que durante todos estos años de formación me brindaron apoyo a través
de sus enseñanzas, conocimientos y experiencias.
A la Universidad Autónoma de los Andes por ser la institución que me abrió las puertas
para poder adquirir conocimientos que me serán útiles en la vida diaria.
Al Jefe del departamento de Talento Humano de la empresa por darme la apertura y
confianza para la realización de mi investigación, así como al personal de la empresa quien
supo colaborarme en todo momento.
Y a todas aquellas personas que de una u otra manera estuvieron apoyándome en cada
momento de mi vida.
Mariela Gómez
VI
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN……………………………………………………….…………… 1
Antecedentes de la Investigación………………………………………………...……. 1
Planteamiento del problema……………………………………………………...……. 2
Formulación de Problema………………………………………………………….….. 2
Delimitación del Problema…………………………………………………………….. 2
Objeto de investigación y campo de acción…..……………………………………….. 2
Identificación de la línea de Investigación……….……………………………………. 3
Objetivos: Objetivo General y Específicos……….………………………………….... 3
Idea a defender………………………………………………………………………… 3
Breve explicación de la metodología……………………………………………..…… 3
CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO
1.1 Origen y Evolución Procesos de Auditoría……………………………………... 4
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas……………………………..…..….. 5
1.2.1 Análisis sobre el origen del proceso de Auditoría………………………………. 5
1.2.2 Análisis sobre la evolución del proceso de Auditoría…………………………. 6
1.3 Fundamento teórico……………………………………………………………... 6
1.3.1 Empresa………………………………………………………………………….. 6
1.3.1.1 Definición……………………………………………………………………… 6
1.3.1.2 Funciones de la empresa……………………………………...……………….. 7
1.3.1.3 Clasificación de la empresa…………………………………………………..... 7
1.3.2 Administración…………………………………………………………………... 8
1.3.2.1 Definición……………………………………………………………………… 8
1.3.2.2 Proceso administrativo………………………………………………………… 8
1.3.3 Auditoría………………………………………………………………………… 10
1.3.3.1 Concepto………………………………………………………………………. 11
1.3.3.2 Clases de auditoría…………………………………………………………... 10
1.3.4 Proceso de auditoría……………………………………………………………... 11
1.3.4.1 Definición……………………………………………………………………… 11
1.3.4.2 Importancia del proceso de auditoría…………………………………………. 12
1.3.4.3 Objetivos del proceso de auditoría…………………………………………….. 12
1.3.4.4 Estructura del proceso de auditoría……………………………………………. 12
VII
1.3.4.5 Papeles de trabajo……………………………………………………………… 13
1.3.5 Control interno………………………………………………………………….. 13
1.3.5.1 Definición……………………………………………………………………… 13
1.3.5.2 Importancia del control interno………………………………………………... 14
1.3.5.3 Objetivo del control interno…………………………………………………… 14
1.3.5.4 Clasificación del control interno………………………………………………. 15
1.3.5.5 Tipos de control interno……………………………………………………….. 15
1.3.5.6 Componentes del control interno coso II……………………………………… 16
1.3.5.7 Evaluación del control interno………………………………………………… 17
1.3.6 Activos fijos……………………………………………………………………... 19
1.3.6.1 Activo fijo tangible……………………………………………………………. 19
1.3.6.2 Propiedad, planta y equipo…………………………………………………….. 20
1.3.6.3 Proceso de ingreso de activos fijos a la contabilidad………………………….. 20
1.3.6.5 Mantenimiento de activos fijos………………………………………………... 21
1.3.6.6 Costo de mantenimiento……………………………………………………….. 22
1.3.6.7 Retiro de activos fijos………………………………………………………….. 22
1.3.6.8 Proceso de retiro o baja de los activos fijos…………………………………… 22
1.3.6.9 Venta del Activo Fijo………………………………………………………….. 22
1.3.6.10 Leyes y normas que regulan los Activos fijos…………………………...… 23
1.3.7 Gestión básica de inventarios……………………………………………………. 23
1.3.7.1. Definición de inventarios…………………………………………………… 23
1.3.7.2 Funciones de los inventarios…………………………………………………... 23
1.3.7.3 Elaboración de inventarios sencillos…………………………………………... 23
1.3.7.4 Importancia de inventarios…………………………………………………….. 24
1.3.7.5 Manual…………………………………………………………………………. 24
1.4 Análisis crítico sobre el proceso de auditoria de la empresa Lafarge………... 24
1.5 Conclusiones parciales del capítulo I…………………………………………... 27
CAPÍTULO II MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA
PROPUESTA
2.1 Caracterización de la empresa LAFARGE…………………………………... 28
2.2 Descripción del proceso metodológico…………………………………………. 29
2.2.1 Modalidad……………………………………………………………………… 29
2.2.2 Tipos de investigación…………………………………………………………… 29
VIII
2.2.3 Métodos………………………………………………………………………….. 30
2.2.4 Técnicas………………………………………………………………………….. 30
2.2.5 Instrumentos……………………………………………………………………... 30
2.2.6 Población………………………………………………………………………… 31
2.2.7 Análisis de resultados……………………………………………………………. 32
2.2.7.1 Análisis de resultados de la entrevista al gerente de Talento Humano……...… 32
2.2.7.2 Cuestionario de evaluación del sistema del control interno con la aplicación
del método coso II……………………………………………………………………...
32
2.2.7.3 Análisis de resultados de la entrevista al Jefe de mantenimiento……...……… 35
2.3 Conclusiones Parciales del Capítulo……………………………………………. 37
CAPÍTULO III DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1 Título……………………………………………………………………………. 38
3.1.1 Introducción……………………………………………………………………... 38
3.1.2 Objetivo de la propuesta…………………………………………………………. 38
3.2 Desarrollo……………………………………………………...………………….. 38
3.2.1 Ambiente Interno………………………………………………………………... 38
3.2.1.1 Enfoque estratégico……………………………………………………………. 38
3.2.1.2 Estructura Organizacional……………………………………………………... 39
3.2.1.3 Valores Éticos Empresariales………………………………………………….. 41
3.2.1.4 Prioridades……………………………………………………………………... 38
3.2.1.5 Base Legal………………...…………………………………………………… 41
3.2.1.6 Matriz FODA………………………………………………………………….. 45
3.2.1.7 Asignación de Autoridad y Responsabilidad………………………………….. 45
3.2.1.8 Áreas de ubicación de los activos fijos (Inmovilizado material)……………… 50
3.2.2 Establecimiento de Objetivos……………………………………………………. 51
3.2.3 Identificación de Eventos………………………………………………………... 51
3.2.3.1 Técnicas de Identificación de Riesgos………………………………………… 51
3.2.3.2 Análisis de Riesgos……………………………………………………………. 53
3.2.4 Evaluación de Riesgos………………………………………………………… 54
3.2.4.1 Criterios para la valoración de riesgos………………………………………… 54
3.2.4.2 Calificación del Riesgo………………………………………………………... 54
3.2.4.3 Cálculo del riesgo residual y representación gráfica de los riesgos en el mapa
de color…………………………………………………………………………………
55
IX
3.2.5 Respuesta al Riesgos…………………………………………………………….. 55
3.2.6 Actividades de Control………………………………………………………….. 56
3.2.6.1 Políticas y procedimiento de Control……………………………………..…… 56
3.2.6.2 Políticas y procedimiento para el mantenimiento……………………………... 62
3.2.6.3 Políticas y procedimiento para el manejo de chatarra…………………………. 65
3.2.7 Información y comunicación………………………………………………...…... 67
3.2.7.1 Canales de comunicación……………………………………………………... 67
3.2.8 Monitoreo y Seguimiento……………………………………………………….. 68
3.3 Impactos……………………………………...…………………………………… 68
3.3.1 Impacto Organizacional…………………………………………………………. 69
3.3.2 Impacto Financiero………………………………………………………………. 70
3.4 Validación de expertos…………………………………………………………… 71
3.5 Conclusiones parciales del capítulo III………………………………………... 73
Conclusiones Generales……………...…………………………………………….….. 74
Recomendaciones…………………………………………………………………….... 75
Anexos…………………………………………………………………………………. 80
X
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura Nro. 1 Clasificación de empresas……………………………………………… 7
Figura Nro. 2 Proceso Administrativo…………………………..…………………….. 8
Figura Nro. 3 Clases de Auditoría……………………………………………………. 11
Figura Nro. 4 Estructura del proceso de Auditoría…..…………..……………………. 12
Figura Nro. 5 Simbología de las forma ANSI para elaborar diagramas de flujo.....….
Figura Nro. 6 Activos no corrientes……………………………………………......….
18
19
Figura Nro. 7 Venta de activos Fijos……………………………………………....…. 22
Figura Nro. 8 Escala de Evaluación………………………………………...……...…. 31
Figura Nro. 9 Intervalos de Evaluación…………………………………………... …. 31
Figura Nro. 10 Representación Gráfica de los componentes…...…….………..…..... 33
Figura Nro. 11 Propuesta…………………………..…...…………………..……..…... 35
Figura Nro. 12 Organigrama por Gerencias…….…...…….……………….……..…... 38
Figura Nro. 13 Organigrama por áreas………………………………………….....…. 39
Figura Nro. 14 Matriz FODA…...………………..………………………………........ 44
Figura Nro. 15 Cálculo de la probabilidad, impacto e importancia…..…………...…... 51
Figura Nro. 16 Criterio para la valoración del riesgo…...………………………...…... 52
Figura Nro. 17 Calificación al riesgo…………………...………………………..…... 52
Figura Nro. 18 Mapa de color……….…………………...………………………..…... 52
Figura Nro. 19 Respuesta al riesgos……………………...………………………..…... 53
XI
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla Nro. 1 Población………………………………………………………………... 30
Tabla Nro. 2 Cuadro resumen de cada componente…………………………………... 35
Tabla Nro. 3 Nivel de Impactos…………………...…………………………………... 67
Tabla Nro. 4 Impacto Organizacional……………..…………………………………... 68
Tabla Nro. 5 Impacto Financiero………………….…………………………………... 69
XII
ÍNDICE DE FORMATOS
Formato Nro.1 Inventarios.………………...………………………………..………… 58
Formato Nro.2 Solicitud de bienes….……...………………………………..………… 59
Formato Nro. 3 Control de los activos………………………………………………… 59
Formato Nro.4 Acta de entrega recepción....………………………………..………… 60
Formato Nro.5 Control de custodios……...………………………………..………… 60
Formato Nro.6 Control de mantenimiento...…….…………………………..………… 63
Formato Nro.7 Baja de activos…………...………………………………..……...…… 66
XIII
RESUMEN EJECUTIVO
Las estrategias de control interno son un proceso ejecutado por todos los niveles
jerárquicos y el personal de la empresa para asegurar la ejecución de las operaciones en
forma eficiente, efectiva, actualizada, ágil y oportuna de los bienes que posee la empresa
en sus diferentes departamentos y para ello se ha determinado, manuales y procedimientos
que se deben llevar a cabo en el control de los bienes que se posee.
El presente trabajo cuenta con una investigación, de campo, descriptiva y aplicativa con
métodos, procedimientos, técnicas, y libros de reconocidos autores que se han destacado
dentro de la ciencia contable, todo este proceso investigativo se encuentra desarrollado
bajo la línea de investigación de Auditoría, ya que ayuda a mejorar el manejo de los
activos tangibles y como es lógico si hay un buen control de estos bienes se logrará el
cumplimiento de metas y objetivos institucionales.
Una de las premisas fundamentales de la empresa, es contar con un control eficiente en su
desempeño, eficaz en la respuesta, que impulsen la formación de una cultura de
mejoramiento del manejo de los bienes que facilite la localización en los distintos
departamentos de la empresa, la identificación de los custodios y usuarios, el estado físico
en que se encuentra cada bien, la apropiada interrelación entre el control contable y físico
mediante la aplicación de registros, formatos, reportes utilizados en el desarrollo de las
actividades administrativas, la presente propuesta dinamiza herramientas que interactúan
constantemente en beneficio de la empresa.
XIV
EXECUTIVE SUMMARY
The internal control strategies are an executed process by all hierarchical levels and the
company staff to ensure the transactions execution in an efficient, effective, current,
flexible and timely way of the goods held by the company in its several departments and
for that it has been determined, manuals and procedures to be carried out in the control of
possessed goods.
This work is developed by a field, descriptive and applicative research, with methods,
techniques and books of very well-known authors who have pulled ahead by themselves
int the accounting science, all this research process has been developed on the research line
Audit, which helps to improve the management of tangible assets and it is logic if there is a
good control of these assets it will reach the fulfillment of goals and institutional
objectives.
One of the most important premises about the enterprise, is to have an efficient control on
performance, effective in the solutions which encourage the establishment of an
improvement culture of the management of its goods which facilitates the location in the
different departments of the company, the identification of its custodians and users, the
physical condition of each asset the proper relationship between the accounting and
physical control through the records application, formats, reports used in the development
of administrative activities, this research streamlines tools which interact in benefit of the
company constantly.
1
INTRODUCCIÓN
En la presente tesis refleja un análisis situacional de la empresa Lafarge adecuada a las
necesidades de la empresa, teniendo como propósito un manejo adecuado de los bienes
tangibles de la empresa; a través de la implementación de estrategias de control interno que
ayuda a mejorar la comunicación y la coordinación para registrar, transmitir
ordenadamente y de manera confiable la información.
Una vez revisado lo distintos repositorios de las universidades se encontró de la señorita
Paltán Vega María Jose, del año 2007; con el tema manual de procedimientos para el
manejo y control de los activos fijos tangibles de Metrocar S.A. de la Universidad Andina
Simón Bolívar, sede Ecuador, le ha permitido implementar mecanismos de control interno
y actualización de activos de forma continua, organizar los procedimientos para proteger y
resguardar los activos, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en
las operaciones de su manejo.
En la legislación ecuatoriana existe una variedad de leyes, reglamentos y manuales sobre
diferentes temas legales, técnicos, administrativos, y económicos financieros, que orientan
las decisiones y acciones de los funcionarios y servidores públicos, sin embargo no existe
un manual especifico que contengan las normas y procedimientos relacionados con la
administración para el control de los bienes y activos fijos en sector público ecuatoriano.
El control de activos fijos en el Ecuador ha sido deficiente, razón por la cual se han ido
creando leyes, reglamentos, manuales para superar estas deficiencia como es el caso del
Manual General de contabilidad Gubernamental, entre otros.
Se estableció como pregunta central de la investigación la siguiente interrogante ¿Cómo
lograr el manejo adecuado de los bienes tangibles de la empresa Lafarge?, teniendo como
propósito lograr un manejo adecuado de los bienes tangibles de la empresa, a la vez que se
ha dado la posible solución de “Diseñar estrategias de control interno para un manejo
adecuado de los bienes tangibles en la empresa Lafarge”; así también es importante
plantear los objetivos específicos como es conocer la situación actual del manejo de los
bienes tangibles de la empresa, ya que los activos son duraderos pero no siempre son
eternos, para lo que se debe identificar los elementos más idóneos para estructurar las
2
estrategias de control interno, y sustentar bibliográficamente las estrategias de control
interno y procedimientos con el fin de adquirir conocimientos de diversos autores con
teorías aplicables y acorde a la solución del problema y permita validar la propuesta
mediante la opinión de expertos.
En la actualidad es importante contar con estrategias de control interno sobre todo en el
mantenimiento y manejo de los activos tangibles presenta falencias en el departamento de
bodega no cuenta con la actualización de los registros de los bienes y el estado de cada uno
de los bienes de consumo, sujetos a control y larga duración, la actualización de los
inventarios, el descontrol de inventarios se presta a la perdida de los diferentes bienes de
consumo, y sujetos a control siendo usual que sean los mismos empleados quienes lo
lleven a cabo, que originan un incremento de costos, es un hecho que el desorden en
bodega o en el área de trabajo provoca pérdidas en la empresa, hechos que en el futuro
podría alterar la información y los procesos operativos normales de la empresa si no se
cuenta con procedimientos eficientes y predeterminados para su control.
El escaso mantenimiento de los diferentes bienes sujetos a control y de larga duración ha
permitido obtener perdidas dentro de la empresa, los operarios no se encargan de las
reparaciones de los diferentes equipos. La falta de clasificación de la chatarra y no es
ubicado en lugares adecuados y ocupan espacio dentro de bodega, debe existir un control
riguroso en cuanto a las transferencias y movimientos de activos dentro y fuera de la
Empresa ya que no en todas las áreas cuentas con las actas de responsabilidad.
Dentro del presente estudio se ha determinado el objeto de investigación como es el
proceso de auditoría que permitirá contar con procesos estandarizados y documentados
sobre la forma como deben realizarse la supervisión de actividades, y el campo de acción
el control interno ya que es un mecanismo preventivo y correctivo que adopta la
administración de la empresa que permite una oportuna detección y corrección con el
propósito de procurar el cumplimiento de las estrategias, así identificando la línea de
acción como Auditoría.
Por ello la importancia de establecer las estrategias de control interno que permitan
manejar de manera eficiente y práctica esta fase de la administración empresarial, además
3
de debe tomar en cuenta que la propiedad, planta y equipo, por lo que deben ser
considerados en revisiones periódicas a través de inventarios físicos, mantenimientos, y la
asignación de los responsables a su cargo.
El enfoque del control está orientado a que los inventarios físicos estén correctamente
valorizados, que los activos asignados a cada departamento queden bajo la responsabilidad
de los empleados no solamente en cuanto a su custodia, sino también en cuanto al manejo
y conservación, que exista un control riguroso en cuanto a las transferencias y
movimientos de activos dentro y fuera de la Empresa, controlada permanentemente y
debidamente.
Dentro de esta investigación la modalidad que se tomará en cuenta es la cuali-cuantitativa
porque se establecerá guías que permitirán evaluar las estrategias como la eficiencia,
efectividad y eficacia, utilizando la investigación bibliográfica con la cual se recopilo la
información necesaria y útil, de campo porque se obtuvo información verídica, descriptiva
se detalló las herramientas para cambios adecuados , aplicativa y explicativa ya se pudo
organizar sistemáticamente la información para la presente investigación, además los
métodos de referencia que son Histórico-lógico, analítico-sintético, inductivo-deductivo y
el sistemático; con técnicas e instrumentos de entrevista con su respectiva guía de
entrevista y la encuesta con su cuestionario que nos será de utilidad para recopilar la
información más idónea y necesaria que requiere la investigación.
La tesis de estrategias de control interno está estructurada por tres capítulos, el primer
analiza y determina los temas y subtemas que fueron la base teórica y sustancial para el
desarrollo de la propuesta, los cuales garantizaron que el trabajo de investigación cuente
con coherencia entre el sustento científico y el aporte de la autora.
El segundo capítulo cuenta metodología investigativa que es fundamental para el
desarrollo de este tipo de trabajos de investigación, considerándose como una herramienta
importante la entrevista y encuesta realizada al personal de la empresa, la misma que
permitió recopilar la información directa, y el tercer capítulo es el diseño de las estrategias
de control interno en donde se verá reflejada la creatividad y la iniciativa de la autora.
4
CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO
1.1 Origen y Evolución Procesos de Auditoría
(Muñoz, 2009) Menciona que la Auditoría es una profesión antigua, teniendo
conocimiento de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria.
Alguno de sus antecedentes los podemos encontrar a finales del siglo XV, sin embargo,
fue hasta el siglo XIX en Inglaterra aproximadamente en el año 1862 cuando se impuso la
obligación de auditar los resultados financieros de las empresas públicas, siguiendo a esto
los Estados Unidos de América, aunque de una manera no impositiva.
La revolución industrial la cual tuvo lugar en la segunda mitad del siglo XVIII, dio origen
a nuevas técnicas contables, poniendo mayor atención a las técnicas dirigidas a la
auditoria, atendiendo a las principales necesidades originadas por el surgimiento de las
grandes empresas.
Según (De La Peña Gutiérrez, 2011) señala que ha existido una evolución muy grande
dentro del ámbito de la auditoría, porque al principio se limitaba a la vigilancia, con la
finalidad de evitar errores y fraudes. Los mismos que con el crecimiento de las empresas,
la separación entre propietarios y administradores, y los intereses de se ha hecho necesario
garantizar la información económico-financiera suministrada por las empresas.
(Orozco, 2010) Se origina con la llegada de las diferentes actividad comercial, ante la
realidad de que un empresario no puede invertir en todos sus procesos productivos y
comerciales.
Empezó a surgir una primera etapa llamada “Auditoría”, esta originada aproximadamente
en 1930 consistía en verificas cuentas, descubrir fraudes y vigilar las operaciones.
(Soy i Aumatell, 2012) La actividad auditora surge como una necesidad social capaz de
con el fin de aportar transparencia a la documentación contable presentada por los
diferentes responsables de las compañías, constituyendo así un elemento de protección
para los múltiples usuarios destinatarios de la información contable (accionistas,
organismos reguladores y superiores.
5
(Madariaga, 2008) A medida que un negocio crece, se hace más difícil la vigilancia
personal de sus actividades.
En una empresa grande existen varios departamentos y empleados responsables de la
variedad de sus actividades. La dirección de la empresa es responsable y quién definirá las
políticas a seguir, planificará los fines a alcanzar y seleccionará los directores subordinados
a los que delegará las responsabilidades de cada área específica.
La dirección debe estar segura de que la política, los procedimientos, los planes y los
controles establecidos son adecuados y se ponen en práctica.
Al comienzo del siglo xx la auditoría estaba concebida principalmente como una actividad
protectora, siendo su fin primordial descubrir y evitar fraudes.
En los últimos decenios, la auditoría ha evolucionado hacia un asesoramiento de la
dirección general de las empresas, prestando servicios fiscales, asesorías en sistemas de
contabilidad, estudios de investigación administrativos e industriales y organización de
sociedades.
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el proceso de Auditoría
1.2.1 Análisis sobre el origen del proceso de Auditoría
Desde años pasados el proceso de auditoría llega a formar parte importante dentro de las
organizaciones para descubrir y evitar los fraudes que pueden presentarse por terceras
personas perjudicando así el bienestar de las empresas, y si la dirección está segura de las
políticas, procedimientos, y controles que se han establecido son los adecuados y ponen en
práctica, para tomar decisiones por parte de la dirección y acciones adecuadas.
Así como (De La Peña Gutiérrez, 2011) señala que ha existido una evolución muy grande
dentro del ámbito de la auditoría, porque al principio se limitaba a la vigilancia, con la
finalidad de evitar errores y fraudes dentro de una organización en el desarrollo de sus
operaciones o actividades.
También surge por una necesidad social como lo menciona (Soy i Aumatell, 2012) con el
fin de obtener información transparente presentada por los responsables de las compañías.
6
1.2.2 Análisis sobre la evolución del proceso de Auditoría
Pero (Orozco, 2010) lo que pretende es descubrir los fraudes y proteger las operaciones
dentro de la empresa, Madariaga menciona que la auditoría en el siglo xx se concibe como
una actividad protectora, siendo su fin primordial descubrir y evitar fraudes, a medida que
los negocios se iban creciendo era más difícil la vigilancia personal de las actividades, ya
que en las empresas grandes existen varios departamentos y empleados responsables de la
variedad de sus actividades, un control de las operaciones es de mucha ayuda para los
subordinados de la empresa ya que les permitirá tener un control más eficaz, mejorando la
operatividad del negocio y aumentar sus beneficios garantizando la información
suministrada por la empresa.
Es por eso que el control dentro de la empresa es importante debido a que evalúa el grado
de eficiencia y eficacia con que se desarrollan las tareas administrativas y el grado de
cumplimiento de los planes y para una adecuada toma de decisiones y verificar si cumple
con las diferentes políticas y normas establecidas en cada entidad.
1.3 Fundamentación Teórica
1.3.1 Empresa
1.3.1.1 Definición
“Es la persona natural o jurídica, pública o privada, lucrativa o no lucrativa, que asume la
iniciativa, decisión, innovación y riesgo para coordinar los factores de la producción en las
formas más ventajosas para producir o distribuir bienes o servicios que satisfagan las
necesidades humanas y por ende a la sociedad en general.” (Estupiñañ, 2009, pág. 9)
(Heredia, 2013) Es la combinación de factores humanos y materiales para el logro de un
objetivo determinado con cierta permanencia en el tiempo, mientras que (Pérez, Bergés, &
Sabater, 2009) señala que es una organización que combina los factores de la producción y
distribución de bienes económicos para atender la demanda del mercado con el fin de
obtener el máximo beneficio posible.
7
1.3.1.2 Funciones de las empresas
(Caldas, Reyes, & Heras, 2011) Las funciones que deberían tener las empresas son las
siguientes:
Identificación de las necesidades de la sociedad
Organización de los factores productivos
Creación y redistribución de la riqueza
Mejora de las condiciones laborales
Protección del medio ambiente
(Escudero, 2013) Las funciones que deberían tener las empresas son las siguientes:
Función técnica o producción
Función de compras o aprovisionamiento
Función comercial o distribución
Función financiera
Función social o de recursos humanos
Función administrativa
Función de investigación y desarrollo (I + D)
1.3.1.3 Clasificación de empresas
Tamaño de la Empresa
Grande.
Mediana
Pequeña
La Actividad Económica
Industrial
Servicios
Comerciales
Constitución Patrimonial
Publicas
Privadas
Mixtas
Al país que pertenecen
Empresas Nacionales
Empresas Extranjeras
Su ámbito de actuación
Ámbito Local
Ámbito regional
Ámbito nacional
Ámbito Multinacional
Figura Nro. 1 Clasificación de Empresas
Fuente: (Augusto, Lasso, & Parrado, 2009)
8
1.3.2. Administración
1.3.2.1. Definición
La administración es definida como el “Proceso para conseguir que se hagan las cosas con
eficiencia y eficacia, mediante otras personas y junto con ellas.” (Decenzo & Robbins,
2009, pág. 6)
“La administración es un proceso distintivo que consiste en planear, organizar, dirigir y
controlar, desempeñando tareas para el logro de objetivos, mediante los recursos humanos,
materiales, intelectuales, tecnológicos y monetarios de la empresa.”(García, 2010, pág. 13)
La administración es un proceso con el fin de planear, organizar, dirigir en especial
controlar y coordinar de manera eficiente y eficaz los recursos para alcanzar un objetivo
propuesto.
1.3.2.2 Proceso Administrativo
“Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la
administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.” (Munch &
Gacía, 2009, pág. 34)
“Es el instrumento teórico básico del administrador profesional que le permite comprender
la dinámica del funcionamiento de una empresa (organización). Sirve para diseñarla,
conceptualizarla, manejarla, mejorarla etc.” (Hernández S. , 2008, pág. 129)
Proceso Administrativo
Figura Nro. 2 Proceso Administrativo.
Autor (Chiavenato, Introducción a la Teoria General de la Adminsitración, 2006, pág. 143)
PLANEACIÓN
Definir la misión
Formular los objetivos
Definir los planos para alcanzarlos
Programar las actividades
ORGANIZACIÓN
Dividir el trabajo Asignar las actividades
Agrupar las actividades en cargos
Asignar los recursos
Definir autoridad y responsabilidad
DIRECCIÓN
Designar las personas
Coordinar los esfuerzos
Comunicar
Motivar
Liderar
Orientar
CONTROL
Definir los estandares
Monitorear el desempeño
Evaluar el desempeño
Emprender acciones correctivas
9
a) Planeación
(Munch & García, 2009) Sostiene que planeación es “la determinación de los objetivos y
elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración
de un esquema detallado que habrá de realizarse a futuro” mientras (Munch, 2010)
manifiesta que la planeación determina los escenarios futuros y el camino hacia donde se
dirige la empresa, define los resultados que se pretenden obtener y las estrategias para
lograrlo, además de reducir los riesgos.
b) Elementos de la Planeación
(Munch & García, 2009) Indica:
Misión: es la descripción de las actividades que realiza, a que se dedica la empresa; es
decir la razón de su existencia.
Visión: contesta la pregunta ¿Qué se desea de la empresa en un futuro?, determina
aspiraciones cualitativas y cuantitativas.
Objetivos: “Representan los resultados que la empresa espera obtener; son fines por
alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un
tiempo específico.” (Munch & García, 2009, pág. 84)
Estrategias: “Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y
el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las
condiciones más ventajosas.” (Munch & García, 2009, pág. 84)
Políticas: “Afirmaciones generales basadas en los objetivos de la organización;
funcionan como guías orientadoras de la acción administrativa proporciona marcos o
limitaciones, aunque flexibles y elásticos para demarcar las áreas en que deberá
desarrollarse la acción administrativa.” (Chiavenato, 2006, pág. 144)
Procedimientos “Secuencia de actividades perfectamente relacionados que observan
un orden cronológico, tomando en cuenta el tiempo, esfuerzo y costo. Es decir, es
determinar cómo se van a efectuar las actividades que la empresa realiza.” (Anzola,
2010, pág. 74)
c) Organización
Según (Azola, 2010) Es la coordinación de los recursos materiales y humanos en busca
de un objetivo común, lo cual con lleva la asignación de funciones a cada persona y las
relaciones entre cada una de ellas.
10
Componentes de la Estructura Organizativa.
Los componentes en toda organización son:
Alta Dirección: la crea la dirección estas son las personas que decidirán y ejecutaran.
Departamentos: son las divisiones operativas en que se estructura la empresa.
Funciones: son los procesos que se realizan en la actividad empresarial para que la
organización alcance sus objetivos.
Interrelaciones: son las conexiones existentes en la organización, estas pueden ser
jerárquicas, funcionales o incluso asistencia o colaboración.
d) Dirección
(Munch, 2007) Describe como se debe orientar a sus empleados e influir sobre ellos. De
forma que estos contribuyan al logro de las metas establecidas.
e) Control
(Munch, 2007) Explica que es la fase del proceso administrativo a través del cual se
establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de corregir
desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones.
1.3.3 Auditoría
1.3.3.1. Concepto
“La auditoría es un proceso sistemático para obtener evidencias, tienen que existir conjunto
de procedimientos lógicos y organizados que sigue el auditor para recopilar la
información.” (Fernandez Zapico, 2010, pág. 30)
“Es un examen independiente y sistemático realizado para determinar si las actividades y
resultados cumplen con lo establecido en el procedimiento documental y también para
determinar si esos procedimientos han sido han sido implementados eficazmente y son los
adecuados para alcanzar los objetivos.” (Lorenzo, 2011, pág. 8)
1.3.3.2. Clases de Auditoria
Es elemental conocer las diferentes clases de auditoría, las cuales se encuentran
clasificadas por diferentes factores.
11
Clases de auditoría
A) Según la naturaleza del
profesional
Auditoría externa
Auditoría Interna
Auditoría Gubernativa
B) Según la clase de objetivos
perseguidos
Auditoría financiera o contable
Auditoría Operativa
C) Según la amplitud del trabajo y el
alcance de los procedimientos
aplicados
Auditoría completa o
convencional
Auditoría Parcial o limitada
D) Según su obligatoriedad Auditoría obligatoria
Auditoría voluntaria
E) Según la técnica utilizada Auditoría por comprobantes
Auditoría por controles
Figura Nro. 3 Clases de Auditoría
Fuente: (De la Peña, 2011)
1.3.4. Proceso de Auditoría
1.3.4.1 Definición
Según (Arias, 2006) el proceso de auditoría es el conjunto de técnicas que forman el
examen de una serie de hechos como son formas de operación, sistemas de organización de
la empresa, contabilización y en general en todos los detalles de operación de la misma.
A su vez (Lazcano, 2009) manifiesta que los procedimientos también son la combinación
de estas herramientas para un estudio particular, si esta combinación es desacertada la
auditoría no alcanza las normas aceptadas de ejecución.
El proceso de auditoría contiene un conjunto de técnicas o actividades de revisión e
inspección, que se aplica a todas las actividades que se encuentran sujetas a examen,
atreves del desarrollo de estos procedimientos el auditor obtiene la evidencia suficiente
para fundamentar su opinión de auditoría.
12
1.3.4.2 Importancia del proceso de Auditoría
(Mantilla, 2009) Manifiesta que el proceso de auditoría es de importancia ya que se
realizan para determinar la adecuación del sistema de control de la organización, la
conformidad del personal y la eficacia de las distintas actividades que se desarrollan dentro
de la entidad.
1.3.4.3. Objetivos del proceso de Auditoría
(Estado) El objetivo fundamental del proceso de auditoría es la emisión de un informe
detallando todos los hallazgos encontrados, basándose en una opinión técnica, de acuerdo a
los resultados de las operaciones de la entidad de conformidad con los principios y normas
de contabilidad generalmente aceptadas.
Mientras que (Cepeda, 2008) determina que los objetivos que tiene el proceso de auditoría
es obtener evidencia y evaluarla objetivamente para de esta manera poder medir la
eficiencia de las actividades, responsabilidades, normas, controles que se desarrollan
dentro de la organización proponiéndoles un análisis, estimaciones, recomendaciones y
todos los comentarios necesarios referentes a las actividades revisadas.
1.3.4.4. Estructura del proceso de auditoría
ESTRUCTURA DEL PROCESO DE AUDITORÍA
1. Planificación
1.1
1.1.1
1.1.2
1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
1.2.5
1.2.6
Conocimiento preliminar
Informe de conocimiento preliminar
Designación del equipo de trabajo
Planificación específica
Recopilación y análisis de información
Entrevistas y visitas
Evaluación del sistema de control interno
Determinación de áreas críticas
Programas de auditoria
Memorando de planificación
2. Ejecución de la Auditoria
2.1
2.2
2.3
2.4
Obtención de evidencias
Indicadores de gestión
Criterios de auditoría
Papeles de trabajo
3. Comunicación de resultados
3.1 Informe final de la auditoria
Figura Nro. 4 Estructura del proceso de Auditoría.
Fuente: Guía metodológica de Auditoria, de la Contraloría General del Estado, Registro Oficial
No 600, (2011)
13
1.3.4.5. Papeles de trabajo
Según (Sabino, 2009) los papeles de trabajo contribuyen a la constancia escrita del trabajo
realizado por el auditor, cuyas conclusiones son las bases de la opinión reflejadas en el
informe de auditoría.
A su vez (Pickett & Spencer, 2007) son documentos de recopilación de la información que
el auditor ha reunido durante todo el proceso de la auditoría, a través de estos documentos
el auditor tiene un sustento para el desarrollo de la auditoría, por lo que deben prepararse a
medida que se desarrolla el trabajo del auditor de manera se consiga mayor eficiencia y
economía en la realización del as actividades.
Los papeles de trabajo comprenden los documentos que reúne el auditor ya sea preparados
por el o recibidos, lo que le permite obtener evidencias después de la revisión dentro del
proceso de auditoría, ya las diferentes pruebas efectuadas dentro de la ejecución del trabajo
con el fin de emitir un informe final en base a los hallazgos encontrados.
1.3.5 Control Interno
1.3.5.1 Definición
(Cepeda, 2008) El control quiere decir comprobación, intervención o inspección. El
propósito final del control es preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su
desarrollo contribuyendo con los resultados esperados.
Así también el “Control es el proceso que consiste en supervisar las actividades para
garantizar que se realice según lo planeado y corregir cualquier desviación significativa”.
(Robbins & Stephen P, 2010, pág. 458)
Pero (Estupiñán, 2010) manifiesta que el control interno son los pasos que da un negocio
para evitar el fraude, tanto por malversación de activos, como por la presentación de
informes financieros fraudulentos y que es un proceso o un medio para llegar a un fin, a
través de individuos, manuales, políticas, entre otros.
El control interno es un plan organizacional que adopta cada empresa con sus
correspondientes procedimientos y métodos operacionales para fomentar la eficiencia y
estimular el cumplimiento de las normas y políticas a través de la implementación de una
14
serie de técnicas de control y de herramientas que serán los puntos clave para la ejecución
eficiente de los objetivos que la empresa se ha propuesto.
1.3.5.2 Importancia del Control
Su importancia se aprecia “ubicándolo desde un punto de vista básico de la acción de
administrar hacia el interior de la propia organización”. (Santillana, 2010, pág. 195)
Se puede determinar que el “control es de vital importancia dado que establece diferentes
medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes exitosamente,
además determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones”,
para que no se vuelvan a presentar en el futuro. (Mantilla & Cante, 2011, pág. 42)
Un control es importante dentro de las entidades porque el mismo echo de administrar
intervienen las diferentes actividades que lo realizan diferentes personas, y se establece
medidas para alcanzar los planes, y verificar las desviaciones que se pueden presentar para
tomar las diferentes acciones con el fin de que todo marche bien.
1.3.5.3 Objetivos del control interno
(Estupiñán, 2010) Son proteger los activos contra algún fraude, verificar que los estados
financieros que arroja el ejercicio contable sean confiables y valores reales, promueve la
implantación de normas y políticas para que a través de estas los procesos se desarrollen de
forma más ordenada por los encargados, y el último de los objetivos es el logro de las
metas y objetivos trazados, de esta manera la institución crecerá y se mantendrá.
Mientras que (Aguirre, 2009) menciona que la fijación de objetivos desarrolla la
elaboración de controles necesarios para las actividades de gestión y dirección de los
sistemas de la empresa los cuales convergen principalmente para la toma de decisiones por
lo que el objetivo primordial del control interno es el alcance de la fiabilidad de la
información.
15
1.3.5.4. Clasificación del Control Interno
Según (Fierro A. M., 2009; Cepeda, 2008) el control interno se clasifica en:
a) Control Interno Contable: Son los controles y métodos establecidos para garantizar
la protección de los activos y la fiabilidad y validez de los registros y sistemas
contables. Este control contable no solo se refiere a normas de control con fundamento
puro contable como son las conciliaciones de cuentas, normas de valoración.
b) Control Interno Administrativo: (Luna, 2011), el Control Administrativo se
involucran el plan de organización y los procedimientos y registros relativos a los
procedimientos decisorios que orientan la autorización de transacciones por parte de la
gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y
la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización.
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la
empresa. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y
aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y custodia de
activos y auditoría interna.
1.3.5.5. Tipos de control
Control previo
Según (Martínez, p. 2010) Se centra en prevenir posibles desvíos en cuanto a los recursos
de la organización. A su vez (Huaman, 2010) contribuye a que los resultados se comparen
favorablemente con los recursos planeados, teniendo en cuenta las políticas planteadas por
la empresa, ya que son las directrices que han de guiar las acciones futuras.
Control concurrente
(Carvalo, 2009) El control concurrente es importante porque consiste en el seguimiento de
las operaciones en curso para asegurar que se procure alcanzar los objetivos. Este control
se efectúa primeramente a través de las actividades de supervisión del desempeño del
personal, convirtiéndose así en un control basado en la supervisión.
16
A su vez (Boland, Carro, Stancatti, & Gismano, 2008) manifiestan que el control
concurrente tiene lugar mientras se desarrolla la actividad. En este caso, la administración
puede corregir los problemas antes que se vuelvan muy costos o peligrosos consiste
básicamente en las acciones de los supervisores que dirigen el trabajo de sus subalternos
para asegurarse que las funciones que se le han encomendado las realicen adecuadamente.
Control posterior
(Pickett & Spencer, 2007) El control posterior se centra en los resultados finales, este tipo
de control es “posteriori” y su finalidad es de supervisión, en cuanto a la información
proporcionada, que esta sea precisa con el fin de que sea utilizada por la dirección como
una herramienta para el logro de los objetivos propuestos por la organización.
Y según (Hosquisson, Ireland, Ho, & Hosquisson, 2010) es el examen de las operaciones
financieras, administrativas, que se efectúa después que estas se han producido, con el
objeto de verificarlas, revisarlas, analizarlas y en general evaluarlas de acuerdo a la
documentación y resultados de las mismas.
1.3.5.6. Componentes del Control Interno coso II
(Pimentel H. , 2008; Pimentel E. , 2011; Estupiñán, 2010) El modelo COSO es un Sistema
de evaluación del control interno que identifica, evalúa y administra los riesgos que puede
afectar la estrategia, la eficiencia y eficacia de las operaciones, la confiabilidad de la
información y el cumplimiento de normas y políticas. El Comité de Organización
Patrocinadoras de la Comisión COSO planteo la actualizaciones del mismo evolucionando
este al COSO-ERM para mejorar la calidad de los reportes financieros mediante la ética en
las entidades, con el objeto de tener controles internos y externos.
Ambiente de control (Coso, 2012) Consiste en el establecimiento de un entorno que
estimule e influencie la actividad del personal con respecto al control de sus
actividades. Es en esencia el principal elemento sobre el que se sustenta o actúan los
otros cuatro componentes e indispensable, a su vez, para la realización de los propios
objetivos de control.
Establecimiento de Objetivos (Coso, 2012) Menciona que los objetivos deben existir
antes de que la dirección pueda identificar potenciales eventos que afecten la
17
consecución. La gestión de riesgos corporativos asegura que la dirección ha establecido
un proceso para fijar objetivos, y que los objetivos seleccionados apoyan la misión de
la entidad y están en línea con ella, además son consecuentes con el riesgo aceptado
Identificación de Acontecimientos (Coso, 2012) Señala los acontecimientos interno y
externos que afecten a los objetivos de la entidad deben ser identificados, diferenciando
entre riesgos y oportunidades. Estas últimas revierten hacia la estrategia de la dirección
o el proceso para fijar objetivos.
Evaluación del Riesgo (Coso, 2012) Los riesgos se analizan considerando su
probabilidad e impacto como base para determinar cómo deben ser gestionados y se
evalúan desde una doble perspectiva, inherente y residual.
Respuesta al Riesgo (Coso, 2012) La dirección selección las posibles respuestas –
evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos-desarrollando una serie de acciones para
alinearlos con el riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo de la entidad.
Actividades de control (Coso, 2012) Las políticas y procedimientos se establecen e
implantan para ayudar a asegurar que las respuestas a los riesgos se llevan a cabo
eficazmente.
Información y comunicación (Coso, 2012) La información relevante se identifica,
capta y comunica en forma y plazo adecuado para permitir al personal afrontar sus
responsabilidades. Una comunicación eficaz debe producirse en un sentido amplio,
fluyendo en todas las direcciones dentro de la entidad.
Supervisión: (Coso, 2012), La totalidad de la gestión de riesgos corporativos se
supervisa, realizando modificaciones oportunas cuando se necesiten; la cual se lleva a
cabo mediante actividades permanentes de la dirección, con evaluaciones
independientes.
1.3.5.7 Evaluación del control interno
(Snell, 2010) menciona la evaluación del control interno consiste en la revisión y análisis
de todos los procedimientos que han sido incorporados al ambiente y estructura del mismo,
así como a los sistemas que mantiene la organización para el control e información de las
operaciones y sus resultados, con el fin de determinar si éstos concuerdan con los objetivos
institucionales, para el uso y control de los recursos, así como para la determinación de la
consistencia del rol que juega en el sector que se desarrolla.
18
Y (Guerrero, 2009) complementa con que la evaluación que se haga del control interno, es
de primordial importancia, ya que por su medio se conocerá si las políticas implantadas se
están cumpliendo a cabalidad y en general si se están desarrollando correctamente,
analizando e interpretando todos los controles internos de la entidad evidenciando si estos
son efectivos no para los requerimientos de la organización.
Método Descriptivo Según (Balestrini, 2009) manifiesta que consiste en hacer una
descripción por escrito de las características del control de actividades y operaciones
que se realizan y relacionan a departamentos, personas, operaciones, registros
contables y la información financiera.
Método de Cuestionario Según (Hernández S. R., 2006) en este procedimiento se
elaboran previo a una serie de preguntas en forma técnica y por áreas de operación.
Estas preguntas deben ser redactadas en una forma clara y sencilla para que sean
comprensibles por las personas a quienes se les solicitará que las respondan, hay que
tener en cuenta que una respuesta negativa advierte debilidades en el control interno y
es un signo de alarma, por lo que debe tomarse medidas correctivas.
Método de flujograma Según (Vera & Jiménez, 2008) manifiestan que la
representación del flujograma viene expresada por una serie de símbolos gráficos que
definen cada tipo de elementos claves de los diferentes sistemas, a través de la
determinación de cada una de las fases de un proceso, dándole una secuencia lógica y
ordenada.
19
Simbología de la forma ANSI para elaborar diagramas de flujo
SIMBOLO OPERACIÓN
Inicio o termino: indica el principio o el fin del flujo. Puede ser acción o lugar; además se
usa para indicar una oportunidad administrativa o persona que recibe o proporciona
información.
Actividad: describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el
procedimiento.
Documento: representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del
procedimiento
Decisión o alternativa: indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una
decisión entre dos o más opciones.
Archivo: indica que se guarde un documento en forma temporal o permanente.
Conector de Página: representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que
continua el diagrama de flujo.
Conector: representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra
parte del mismo.
Figura Nro.5 Simbología de la forma ANSI para elaborar diagramas de flujo.
Autor: (Franklin, 2009, pág. 301)
1.3.6 Activos Fijos
(GranadoS & Ramirez, 2010) Activos Fijos son los que cumple las siguientes condiciones:
Se usan en el desarrollo de objetivos sociales de la empresa.
No está destinados a la venta.
Son de una duración relativamente prolongada
Así también (Bravo, 2009), el activo fijo está constituido por los bienes y derechos de larga
duración que son utilizados en la operación o actividades específicas que la empresa o
institución se dedica durante la prestación de bienes o servicios por lo tanto no están
destinados para la venta.
1.3.6.1 Activo Fijo Tangible Son aquellos que tienen una configuración física Ejemplo:
Terreno, Edificios, Vehículos, Muebles y Enseres, Maquinaria y Equipos (GranadoS &
Ramirez, 2010, pág. 187)
20
Activos no corrientes o fijos:
Según (Fierro A. , 2010) Llamado también activo tangible, muy tradicional hace referencia
a las siguientes características.
Duración de vida útil mayor de un año.
Están al servicio de la empresa
No están disponibles para la venta
Activos Fijos Tangibles: Comprende todos los bienes que se pueden tocar y pos su
naturaleza se deprecian, amortizan, agotan o provisionan.
ACTIVOS
NO
CORRIENTES
TANGIBLES
Depreciable
Herramientas
Muebles y Enseres
Maquinaria
Equipo de Oficina
Equipo de Transporte
Edificaciones
No depreciable Terrenos
Construcciones en curso
Maquinaria en montaje
Agotable Recursos Naturales
Recursos Minerales
No agotable Plantaciones
Prospección Minas
Amortizable Gastos Anticipados
Otros Activos
Figura Nro. 6 Activos no Corrientes
Fuente: (Fierro, 2010, Pág.12) Contabilidad de Activos, Activo Fijos Tangibles.
Activo no Corriente.
1.3.6.2. Propiedad, Planta y Equipo
(Fierro A. , 2010) Las propiedades planta y equipo, comprende el conjunto de las cuentas
que registran los bienes de cualquier naturaleza que posea el ente económico, con la
intención en forma permanente para el desarrollo del giro normal de sus negocios o que
poseen por el apoyo que prestan en la producción de bienes.
1.3.6.3 Proceso de ingreso de los activos fijos a la contabilidad
(Zapata, 2008) Ingresar un activo significa registrar su entrada con todos los datos que lo
identifican como descripción, proveedor, centro de costo usuario, responsable del activo,
etc., por lo tanto el contador quien efectúa el ingreso del activo en la aplicación con base
21
en los documentos debe recibir básicamente de parte de las áreas, copia de la factura, orden
de compra y del pedido o de la constancia de recibido del activo.
Codificación de inventarios.- Para la codificación de activos fijos existen gran variedad
de métodos de codificación lo que se clasifican de acuerdo a los símbolos que usan y son:
Numéricos.- Se denomina a aquellos números como elementos de codificación.
Alfabéticos.- El código está compuesto por letras
Alfanuméricos.- Constan números como letras como único código de identificación.
En orden numérico o de secuencia.- Consiste en la asignación de números en orden
consecutivo comenzando con el uno a las partidas a clasificar.
Código de barras.- El código de barras es un símbolo en paralelo de barras y espacios
que contienen información codificada en las barras y espacios del símbolo.
1.3.6.5 Mantenimiento de activos fijos
Según (Zapata, 2008), una vez vencido el período de garantía, se debe dar mantenimientos:
Mantenimiento preventivo.-Es aquel que se realiza en forma programada buscando
sostener las capacidades de funcionamiento o rendimiento de un activo, con el fin de
evitar que estas disminuyan con el paso del tiempo o a consecuencia del desgaste
generado por el uso.
Mantenimiento correctivo.-Es aquel que se le realiza a un activo afectado en su
funcionamiento y se pretende volver a dejarlo en buenas condiciones de uso antes de
realizar la reparación del activo verificar si la garantía se encuentra vigente.
Mantenimiento para mejoras de activos fijos.-Es aquel que se efectúa cuando se
pretende mejorar el rendimiento de un activo. Contablemente se activaran solo aquellas
mejoras que contribuyan notablemente a aumentar la vida útil del activo.
El mantenimiento de activos fijos es la conservación de un bien en buen estado y óptima
para evitar su degradación por las operaciones que sufre el activo fijo durante su
funcionamiento, ya que ellos se deterioran o resienten por el uso que se les da llegando
incluso a sufrir desperfectos técnicos u accidentes que impiden su normal funcionamiento.
22
1.3.6.6 Costo de mantenimiento
(Carvalo M. , 2009) Este costo se causa en el momento que se efectúa el almacenamiento
de un determinado bien se puede involucrar el costo del dinero invertido o lucro cesante,
el costo de arrendamiento o almacenaje, los salarios involucrados en el personal de
vigilancia y administración de los almacenes, seguros, impuestos, mermas, perdidas y
costos generados por servicios públicos si se requieren tales como agua, luz y teléfono.
1.3.6.7 Retiro de activos fijos
Según Zapata (2008), comprende la parte final de la vida de un activo fijo esto solo implica
un cambio en los registros en cuanto a la ubicación física, se reconoce que los activos
seguían sufriendo los procesos de depreciación y ajustes por inflación en esta instancia al
pasar al estado de baja el activo fijo dejará de ser afectado por la depreciación por los
ajustes globales por inflación y será retirado de la contabilidad.
1.3.6.8 Proceso de retiro o baja de los activos fijos
Baja de activos fijos
Según Zapata(2008), consiste en excluir de los registros contables los activos fijos por
cualquiera de las siguientes operaciones: venta, canje, donación, destrucción, se debe
calcular y registrar la depreciación acumulada de los activos fijos, sea cual sea la forma de
la baja, hay que eliminar su valor contable de los libros, cuando un activo se hace
totalmente inútil se elimina de los libros debitando la cuenta de depreciación acumulada y
acreditando la cuenta de activos y en caso que un activo se suprima antes de agotar su vida
útil estimada, la pérdida debe debitarse en la cuenta de pérdidas por eliminación de activos
fijos.
1.3.6.9 Venta de activo fijo
Figura Nro. 7 Venta de Activos Fijos.
Fuente: (Zapata, Contabilidad General, 2008)
Recuperación del valor en libros
En la venta del activo no
corriente dispuesto la
venta se tendrá.
Utilidad en la venta
Perdida en la venta
23
1.3.6.10 Leyes, Normas que regulan a los activos fijos.
Las leyes y normas que regulan los activos fijos son de carácter aplicativo y obligatorio por
las empresas constituidas que operan diferentes actividades para asegurar un control en la
consecución de objetivos que refleje y garantice la veracidad y transparencia sobre los
informes de los estados financieros, estas normas por su carácter general se aplican a todo
el proceso del examen y se relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor.
1.3.7 Gestión Básica de Inventarios
1.3.7.1 Definición de Inventarios
Según (Ormeño & Valverde, 2009) Un inventario es una relación detallada y valorada de
los elementos que componen el patrimonio de la empresa.
Inventario de materiales (inventario parcial): cantidad y valor de los artículos almacenados
para incorporarse al proceso productivo o venderlos; se obtiene una vez recontadas las
existencias físicas del almacén.
Inventarios Físicos
(Fierro Á. M., 2010) El inventario Físico consiste en verificar las existencias de todos los
bienes controlados por la empresa.
Inventarios General
Se hace en la empresa para verificar las existencias de los activos.
1.3.7.2 Funciones de los Inventarios
Eliminar productos deteriorados o rotos.
Adquirir Productos
Controlar el material perecedero o frágil.
1.3.7.3 Elaboración de inventarios sencillos
Para la confección de un inventario de los materiales de la oficina es necesario seguir los
siguientes pasos.
Confeccionar una lista con todos los materiales que tiene la bodega
Establecer el valor individual de cada uno de los materiales
Contar con las unidades que tiene la bodega de la lista facilitada
Hacer los ajustes necesarios con los datos obtenidos
24
Una vez realizado el inventario es necesario compararlo con el último registro de material
inventariado que tenía la empresa.
1.3.7.4 Importancia de Inventario
(Granados & Ramirez, 2009) Permite detectar faltantes continuos o sistemáticos, niveles
de deterioro, obsolescencia; así mismo determinar los responsables.
1.3.7.5 Manual
Definición
“Son documentos que contienen en forma sistemática información acerca de la
organización” ( Munchu Lourdes, 2010)
Componentes del manual de funciones y procedimientos
Políticas.- Normas que sirven de base para orientar, limitar e interpretar las acciones de
una unidad administrativa para coadyuvar al logro de los objetivos determinados.
Procedimientos.- Serie de labores conectadas, que constituye una sucesión
cronológicas y la manera de ejecutar un trabajo, encaminando al logro de los objetivos
determinados.
Reglas.- Una regla puede ser parte de un procedimiento, aunque normalmente se
refiere a una acción específica, distinta del procedimiento.
Cargo.- Conjunto de tareas suficientemente similares que pueden ser designados,
constituida por un incorporado de tareas determinadas condiciones de trabajo.
El Puesto.- Conjunto de tareas y responsabilidades de la jornada de trabajo,
La administración.- Planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de los recursos.
El proceso administrativo.- Secuencia sistemática de funciones para realizar las
tareas.
1.4 Análisis crítico sobre el proceso de auditoría de la empresa Lafarge.
El presente objeto de investigación como es el proceso de auditoría que se enfoca en
obtener evidencias y evaluarlas, para poder medir la eficiencia de las diferentes
actividades, responsabilidades y los controles que se desarrolla en la empresa Lafarge en el
manejo adecuado de los bienes tangibles de la empresa tanto de los bienes de consumo,
sujetos a control y de larga duración que se encuentra a cargo el departamento de bodega; y
25
los distintos departamentos a través de la implantación de estrategias en los diversos
departamentos.
Apoyados por el Programa Internacional POM (Plant Operational Model o Modelo
Operativo de Planta), desde 2010 Lafarge Ecuador trabaja en el mejoramiento del
desempeño técnico de la planta industrial, del Grupo Lafarge. POM, entre muchas otras
acciones, ha significado la implementación de un proceso de planificación semanal de
trabajos y paradas de horno para mantenimiento, de planes de inspección y auditorías para
el control de las operaciones, de un sistema de comunicación para la difusión de resultados
y promoción de objetivos.
En nuestro País el control de activos fijos ha sido deficiente, por este motivo han ido
creando leyes, reglamentos, manuales para superar estas deficiencia como es el caso del
Manual General de contabilidad Gubernamental, entre otros.
Esto ha incidido negativamente al control de los activos afectando la información
adecuada de los mismos de tal manera, el manual ayuda en la adquisición, salvaguarda,
control, uso y mantenimiento de los bienes lo cual es primordial ya que constituye parte
importante del patrimonio Institucional.
La responsabilidad por parte de la Alta Gerencia de la empresa, y se encuentra diseñado
para proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la
organización.
Establecimiento de estrategias para toda la empresa
Efectividad y eficiencia de las operaciones
Confiabilidad de la información financiera
Cumplimiento con las leyes, reglamentos, normas y políticas
El enfoque de control está orientado a que los inventarios físicos estén correctamente
valorizados, que los activos asignados a cada departamento queden bajo la responsabilidad
de los empleados no solamente en cuanto a la custodia sino, también al manejo y
conservación, que exista el control riguroso en cuanto a los movimientos de los activos
dentro y fuera de la empresa, y control físico este unificada y controlada
permanentemente.
26
El control de activos fijos tangibles es de vital importancia para evitar pérdidas
económicas en la empresa, mediante los mecanismos, sistemas, procedimientos y normas
que aseguran una buena y eficiente gestión de la empresa, la consecución de sus objetivos
y el mantenimiento de su patrimonio, en un clima de participación e integración de todas
aquellas personas que emplea y con las que se relaciona.
Los documentos de control interno se recopilan la información necesaria constituyéndose
elementos de protección para tomar las decisiones necesarias para reducir los riesgos que
puedan ocasionarse por el uso indebido de los activos.
La falta de conteos físicos y actualización de los inventarios de los bienes y control más
seguido dentro del departamento de bodega y los demás departamentos hace que la
realidad del manejo de los activos no sea eficiente y eficaz en el desarrollo de sus
actividades por que existen algunos artículos de consumo, bienes sujetos a control y bienes
de larga duración que no tienen custodio.
Existe la aglomeración de artículos dañados que ya se denominan como chatarra, estos se
deben dar de baja o venderlos con el fin, de obtener espacios para las nuevas adquisiciones;
el escaso mantenimiento de la planta y los equipos ha permitido obtener perdidas dentro de
la empresa, los operarios no se encargan de las reparaciones de los equipos, el encargado
es el departamento de mantenimiento dedicados a solucionar las fallas que se produzca
27
1.4 Conclusiones parciales de capítulo I
Mediante el análisis de las distintas posiciones teóricas respecto al proceso de auditoría
ha existido una evolución muy grande, dentro del ámbito de auditoría el objetivo
principal de encontrar fraudes y errores con el fin de aportar transparencia a la
documentación contable presentada por los responsables de las compañías.
El control interno comprende el plan de organización, los métodos y procedimientos
que tiene establecidos una entidad, con el fin de evaluar y monitorear las operaciones
de la entidad y cumplir con el objetivo principal de salvaguarda los activos y la
eficacia de las operaciones.
Los componentes del control interno COSO-ERM son importantes y útiles para que el
control interno funcione apropiadamente con parámetros que contribuyen a la
evaluación de la entidad y principalmente conocer las desviaciones existentes y tomar
decisiones generando una indicación confiable de su situación y sus operaciones en la
administración.
Las estrategias de control interno permiten obtener documentos en el cual se recopila la
información necesaria constituyéndose elementos de protección para tomar las
decisiones necesarias para reducir los riesgos que puedan presentarse y tomar medidas
correctivas para garantizar la información suministrada por las entidades.
28
CAPÍTULO II
MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1 Caracterización de la empresa Lafarge
La empresa “Lafarge S.A ”, cuenta con la planta industrial ubicada en el sector Perugachi,
Km 7 1/2 vía Selva Alegre dispone de los diferentes recursos como : talento humano,
tecnológicos, económicos en los diferentes departamentos, en la empresa existe un
inapropiado control en el manejo y uso de los activos tangibles existentes dentro del
departamento de bodega y los demás departamentos de la empresa antes mencionada,
debido a la magnitud de bienes existentes, como los insumo de inversión, activos sujetos
a control y los bienes de larga duración cada vez es más complicado e incontrolable, ya
que son susceptibles al desgaste aun no usándolos, debido a que mantienen sus bienes
embodegados o en otros casos solamente se utilizan de manera ocasional, requiere de una
herramienta que permita orientar los procedimientos y velar por la adecuada
administración y control de Propiedad, Planta y Equipo.
El departamento de bodega no cuenta con la actualización de los registros de los bienes y
la actualización de los inventarios, porque no se efectúan muy seguido los conteos físicos
de los inventarios, el descontrol de inventarios se presta a las diferencias como son los
faltantes y sobrantes de los bienes, siendo usual que sean los mismos empleados quienes lo
lleven a cabo, originan un incremento de costos, es un hecho que el desorden en bodega o
en el área de trabajo provoca pérdidas en la empresa, hechos que en el futuro podría alterar
la información y los procesos operativos normales de la empresa si no se cuenta con
procedimientos eficientes y predeterminados para su control.
La falta de clasificación de los diferentes activos que se encuentran en mal estado
denominados como chatarra, se deben dar de baja para evitar la aglomeración y así tener
más espacio para los demás bienes adquirirse; no en todas las áreas existe las actas de
responsabilidad, y custodio de los activos, y la falta organización dificulta el control a la
administración de los bienes, el escaso mantenimiento de los bienes sujetos a control y
larga duración ha permitido obtener perdidas dentro de la empresa, los operarios no se
encargan de las reparaciones de los equipos, el encargado es el departamento de
mantenimiento dedicados a solucionar las fallas que se produzca.
29
2.2 Descripción del procedimiento metodológico
2.2.1 Modalidad
Cuali-Cuantitativa
Cualitativa porque permitió conocer las diferentes estrategias de control interno para el
manejo de bienes tangibles de consumo, sujetos a control y de larga duración que tienen
gran importancia en el desarrollo de la investigación y cuantitativa, la investigación obtuvo
información económica contable se evidenció el manejo y uso adecuado de los bienes de la
empresa, y la administración de los activos.
2.2.2 Tipos de Investigación
Investigación Bibliográfica.- Permitió recopilar teorías y conceptos y aspectos
principales de donde se extrajo información necesaria e importante de los diferentes
autores de libros y documentos ya existentes e incluso de internet para fundamentar la
estructuración adecuada del marco teórico sirviendo de base para el desarrollo de la
propuesta.
Investigación de Campo.- Logró la recopilación para obtener la información más
exacta sobre el problema a investigar mediante las visitas efectuadas a la empresa en
los distintos departamentos para identificar aspectos prioritarios referentes a objetivos,
funciones, y procesos, a través de la aplicación del cuestionario de control interno, y
conversación con el personal de la empresa.
Investigación Descriptiva.- Se detalló en el estudio las diversas estrategias de control
interno destinados al manejo de los diferentes bienes de consumo sujetos a control y
larga duración para construir los cambios propicios para la empresa.
Investigación Aplicativa.- Este tipo de investigación permitió dar a conocer las
estrategias de control interno que mejora el manejo de los bienes tangibles en cada
departamento de la empresa.
Investigación Explicativa.- Permitió con la información recopilada conocer los
diferentes procesos de control interno y como aplicar las estrategias dentro de la
empresa para el manejo de los activos tangibles.
30
2.2.3 Métodos
Histórico-Lógico.- Ayudó a considerar aspectos anteriores para poder estructurar una
revisión más aplicable a la realidad sirviendo de base fundamental para las
proyecciones de información que requiere el presente estudio.
Analítico-Sintético.- Logró analizar diferentes fuentes bibliográficas y considerar
aquellos aspectos que permitan sustentar el desarrollo de la propuesta.
Inductivo-Deductivo.- Permitió considerar los aspectos propios de la empresa, las
actividades que desarrollan para poder establecer las diferentes estrategias de control
interno que permitirá un adecuado manejo de los bienes tangibles de la empresa.
Sistémico.- Ayudó a distribuir de manera estructurada y lógica el desarrollo del
presente estudio.
2.2.4 Técnicas
Entrevista.- Se aplicó la entrevista al Guarda-almacén y jefe de mantenimiento de la
empresa para obtener información que permitió diagnosticar la situación actual de la
empresa en el departamento de bodega en el manejo de los activos tangibles y la
necesidad de implementar las estrategias de control interno.
Encuesta.- Se aplicó al jefe de bodega mediante esta técnica el personal proporcionó
información acerca de la existencia de procedimiento, funciones y políticas que existe
en la empresa para elaborar procedimientos mediante flujogramas y establecer
controles en cada área.
2.2.5 Instrumentos
Guía De Entrevista.- Permitió proyectar sistemáticamente las diferentes temáticas a
tratar con los trabajadores de la empresa con el propósito de recopilar la información
clara y precisa para considerar su posición y criterio del manejo de los bienes
tangibles.
Cuestionario Control Interno: Logró estructurar las diferentes preguntas y
categorizarlas de acuerdo a la necesidad de información que se requirió obtener del
jefe de bodega de la empresa, en el desarrollo de la investigación.
31
2.2.6 Población
No existe la aplicación de la muestra porque se realizó la entrevista y la aplicación del
cuestionario de control interno a los directivos y trabajadores de la Empresa distribuidos
en cada departamento como bodega y mantenimiento por lo que no requiere la aplicación
de ninguna fórmula para establecer la muestra.
Tabla. 1. Determinación de la Población.
Fuente: Empresa Lafarge
2.2.7 Análisis de resultados
2.2.7.1 Análisis de Resultados de la Entrevista al Gerente de Talento Humano
(Anexo 2)
La entrevista se realizó al Ingeniero Geovanny Estrella gerente de Talento Humanos de la
empresa Lafarge obteniendo la siguiente información.
Durante la entrevista al personal se pudo evidenciar que la empresa cuenta con el personal
necesario, pero en caso de llevar un proceso de control de activos a los usuarios, sobre el
estado o rendimiento de bienes no hay un manual específico para la evaluación e
inspección sobre la existencia física de los activos de los diferentes departamentos por lo
tanto el procedimiento de evaluaciones de los bienes son realizadas de manera en base a
criterios dados por el Jefe del departamento de bodega que funciona en la empresa, además
se evidencio que los activos se encuentran registrados contablemente pero que no son
llevados en formatos formularios diseñados para tal efecto de control de custodia, algunos
usuarios cuentan con actas de entrega recepción al momento de ser designados para la
custodia de los bienes a su cargo y otros que hacen uso de los bienes pero no son los
custodios y no han dado uso adecuado durante su desempeño.
FUNCIONARIOS Nro.
Directivos 1
Empleados 2
Total 3
32
Existe inconvenientes en el departamento de bodega ya que se ha dado perdidas de los
bienes que se encuentran ahí o que en otros casos no cuentan con lo necesario porque el
encargado no emite los informes correspondientes a cada jefe de los distintos
departamentos en el momento de solicitar algo se encuentran con la novedad que en
bodega no lo tiene o se encuentran los artículos disponible dañados.
Además se pudo conocer que no se da un mantenimiento y control adecuado a los bienes
tangibles de la empresa ya que a pesar de dar mantenimiento existe daños en los mismos
que ocasionan pérdidas para la empresa no hay una persona que se quien haga ese control
para el manejo, hay bienes que no se están usando, y otros en mal estado y ocupan espacio
en la bodega, que se deberían dar de baja o donar, para que exista más espacio para las
adquisiciones de nuevas compras.
2.2.7.2 Cuestionario de evaluación del sistema de control interno con la aplicación del
método COSO II (ERM).
(Anexo 3)
Para realizar la evaluación del sistema de control interno el manejo de los activos
tangibles, de los departamentos de administración, bodega y mantenimiento se analizó los
ocho componentes del COSO II, con la elaboración y aplicación de un cuestionario de
preguntas cerradas, lo que permitirá conocer el nivel de riesgos y confianza, determinar
deficiencias y formular recomendaciones para la toma de decisiones sobre las actividades
de control a ejecutar en los diversos departamentos.
Escala de evaluación
Figura Nro. 8 Escala de Evaluación.
Fuente: Banco Central del Ecuador (BC)
Empresa Pública de Desarrollo Económico (EDEC)
ESCALA DE EVALUACIÓN
CUMPLIMIENTO CALIFICACIÓN VALORACIÓN DE
NIVELES
Si
C/P
No
2
1
0
Alto
Medio
Bajo
33
La aplicación del cuestionario del control Interno coso II (ERM), con las diferentes
preguntas definidas direccionadas a los ochos componentes, se califica con la finalidad de
conocer el nivel de riesgo y confianza de acuerdo a los siguientes intervalos.
Intervalos de nivel de Confianza y Riesgo
Figura Nro. 9 Escala de Evaluación.
Fuente: Banco Central del Ecuador (BC)
Resultados de la evaluación del sistema de control interno
Para evaluar los resultados se aplicara la siguiente fórmula:
NC= CTx100
PT
NC= Nivel de confianza
CT= Calificación total
PT= Ponderación total
En base a los resultados obtenidos una vez aplicado el cuestionario de control interno al
departamento administrativo basado en cada uno de los componentes del COSO II, se
determina que el nivel de confianza es de 61,54 que representa un nivel de confianza
medio y por ende un nivel de riesgo medio.
Tabla. 2 Cuadro resumen por cada uno de los componentes.
COMPONENTE PONDERACIÓN
TOTAL CALIFICACIÓN
TOTAL
NIVEL DE
CONFIANZA
NIVEL DE
RIESGO
Ambiente Interno 18 16 88,89 BAJO
Establecimiento de objetivos 10 6 60 MODERADO
Identificación de eventos 24 10 41,67 ALTO
Evaluación de riesgos 10 6 60 MODERADO
Respuesta a los riesgos 6 4 66,67 MODERADO
Actividades de control 22 10 45,45 ALTO
Información y comunicación 8 7 87,50 BAJO
Supervisión y monitoreo 6 4 66,67 MODERADO
TOTAL 104 64 61,54
Fuente: Aplicación de cuestionario
INTERVALOS CONFIANZA RIESGO COLOR
15-50
51-75
76-95
Bajo
Moderado
Alto
Alto
Moderado
Bajo
NC= 64x100
104
NC= 61,54
34
Representación gráfica
Figura: Nro.10
Fuente: Aplicación de cuestionario
La siguiente presentación se toma en cuenta a los niveles de confiabilidad por zonas de
tendencia denominada críticas, de oportunidad y de éxito teniendo como un punto medio
denominado margen mínimo de seguridad.
Zona crítica 15%-50% Situación de debilidad
Zona de oportunidad 51%-75% Debilidad discreta
Zona de éxito 76%-95% Situación fortaleza
35
2.2.7.3 Análisis de Resultados de la Entrevista al Jefe de mantenimiento. (Anexo 4)
La empresa tiene definida la estructura organizativa, y el departamento de mantenimiento
cuenta con sus responsabilidades definidas, la persona encargada de controlar el
mantenimiento desempeña su función algunos años para llevar a cabo todas las actividades
encomendadas a él contando que el personal a su cargo se encuentra en constante
capacitaciones para realizar su trabajo de la mejor manera, se realizan los mantenimientos
a los activos pero sin embargo existen daños y paradas por el poco funcionamiento en
especial de los hornos y las basculas que eso ocasiona paradas y pérdidas a la empresa, las
políticas prácticamente no se basan en el manejo de los activos si no más al cumplimiento
de las funciones, el no controla si se han dado los mantenimientos correspondientes porque
no existe documentos de control en el que se puedan supervisar si se llevó a cabo el
mantenimiento preventivo para evitar las paradas de los hornos, no cuentan con un manual
donde especifique las políticas que deben cumplirse también es el encargado de manejar la
clasificación de la chatarra que no lo han puesto énfasis en eso que lo mezclan todo y en
cualquier lugar, pero el fin de ellos disminuir la contaminación y reutilizar lo que más para
evitar contaminación al medio ambiente.
El Gerente como los custodios de los Activos Fijos deberán velar por la correcta y
oportuna protección y seguridad de sus bienes; contratando seguridad privada, ejecución
de las pólizas de seguros, instalación de cámaras de seguridad, deben poner énfasis en la
clasificación de los bienes que se encuentran en mal estado ya sean los que se encuentran
sujetos a control o de larga duración, y emitir un informe de los que ya no sirven y los que
si requieren mantenimiento para que el jefe pueda emitir un informe con el fin que se den
de baja, o en otras ocasiones que se puedan donar, regalar, vender, y los demás bienes
como la maquinaria pesada y vehículos que se puedan dar a comodato con las demás
instituciones para que ya no se encuentre a control de ellos y tampoco que se hagan cargo
del mantenimiento.
36
2.3 Propuesta
CONTROL
Ambiente
de Control
Establecimiento
de Objetivos
Identificación
de riesgos
Evaluación
de Riesgos
Respuesta
al riesgo
Actividades
de Control
Información y
comunicación
Monitoreo o
Supervisión
Marco
Normativo
Visión y
Misión
Estructura
Organizativa
Evaluación
del Riesgo
Manejo de
Archivos
Formatos
Documentación
de Respaldo
Formatos Para
manejo de
Activos
Segregación
adecuada funciones
Formato para
ingreso a bodega
Medidas de
Protección
Planes de
contigencia
Objetivos
estratégico
ESTRATEGIAS DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA
LAFARGE
DIAGNÓSTICO
Conocimiento
Descripción de la
empresa
Segregación de Responsabilidades
Funciones
Departamentos
ANÁLISIS
Evaluación del sistema de
control interno de acuerdo
al COSO ERM
EVALUACIÓN
Criterio de expertos
Consecución
de objetivos
Matriz de
Evaluación Informe de
deficiencias
Seguimiento
de informes
Reportes Factores internos
y externos
FODA
Supervisiones
Respaldos
Categorización
del riesgo
Pla
n e
stra
tégic
o
Figura Nro. 11 Propuesta
37
2.3 Conclusiones parciales del capítulo II
La aplicación del cuestionario de control interno basado en el COSO ERM y las
guías de entrevistas demostró que el personal de la empresa tienen clara la misión,
visión y objetivos, pero no existe el compromiso con la empresa, demostrando falta
de interés, además se evidenció falta de Organización en el departamento de
bodega.
A pesar de existir tecnología e infraestructura en la empresa, no realiza sus
mantenimientos constantes a los bienes sujetos a control y los bienes de larga
duración esta se ve afectada en los diferentes departamentos por los daños que se
presentan y produce pérdidas para la empresa.
El personal de bodega no efectúa informes periódicos del trabajo ejecutado,
referente a los bienes que se encuentran en buen estado y mal estado a cargo de la
misma, solo se realiza en ciertos casos y de un momento a otro, por lo que no se
puede obtener información clara que aporte para la toma de decisiones de la
gerencia.
La Gerencia no cuentan con un manual para el manejo y control de los activos fijos
de la empresa y que cada empleado aplique, así también el mantenimiento de los
activos de cada uno de los departamentos no se aplica de una manera adecuada ya
que no cuentan con Políticas para el cumplimiento de los empleados.
38
CAPITULO III DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1 Título
Estrategias de control interno para la empresa Lafarge de la provincia de Imbabura
3.1.1 Introducción
El objeto de aportar con estrategias de control interno fundamentado en el informe COSO -
ERM en la empresa Lafarge, es para lograr un manejo adecuado de los activos tangible,
siendo una herramienta moderna de mucha utilidad, en donde la mayoría de empresas
debido al crecimiento de activos enfrentan inconvenientes, el sistema de control interno
tiene la finalidad de delimitar las actividades que realicen los empleados y poder efectuar
de forma eficiente sus funciones mediante los procedimientos adecuados.
3.1.2 Objetivo de la Propuesta
Mejorar el desarrollo de las actividades administrativas de los departamentos de bodega y
mantenimiento de la empresa “Lafarge” estableciendo estrategias de control en el manejo
de activos fijos fundamentado en el Informe COSO-ERM, asegurando la confiabilidad de
la información, y fortaleciendo el cumplimiento de reglamentos.
3.2 Desarrollo de la Propuesta
3.2.1 Ambiente Interno
3.2.1.1 Enfoque estratégico
Misión
LAFARGE es una organización competitiva que satisface las necesidades de los clientes
en todas las áreas de la construcción, el cemento la fuerza y elegancia de la arquitectura
Visión
Ser un grupo industrial y comercial innovador, al servicio y desarrollo de todos los sectores
en los que tengan aplicación sus productos y derivados
Objetivo Estratégico-Responsabilidad Social
Impulsar el desarrollo sustentable del medio ambiente, utilizando procesos eficientes y
promoviendo el bienestar social.
39
3.2.1.2 Estructura Organizacional
Para la empresa Lafarge es importante contar con una estructura organizacional en donde
se represente de manera gráfica los niveles jerárquicos estableciéndose la responsabilidad y
autoridad de cada unidad aportando así de manera oportuna al logro de objetivos y metas
propuestas por la empresa.
Su estructura organizacional esta segmentada, por lo que el organigrama de Lafarge
Ecuador se encuentra divida en áreas, a continuación se presenta la estructura
organizacional gerencial.
Organigrama de Gerencias.
Figura: Nro. 12
Fuente: Empresa Lafarge
Gerente General
Jefe Auditora
Asistente de
Auditoria
Secretaria
Gerente de
Planta
Gerente
Financiero
Gerente Marketing
y Ventas
Gerente de RH&
Comunicación
40
Organigrama por Áreas.
Figura: Nro. 13
Fuente: Empresa Lafarge
3.2.1.2 Valores Éticos Empresariales
Responsabilidad: Se preocupa por realizar productos con esfuerzo, dedicación, y
brindando siempre lo mejor, respetando el ámbito social, legal y ambiental, cumpliendo
con obligaciones y tomando decisiones oportunas y justas.
Respeto: Las personas por encima de todo, escuchan, entienden y valoran a clientes,
socios, trabajadores, proveedores y comunidad.
Trabajo en equipo: En un ambiente de armonía, solidaridad, y confianza, uniendo
esfuerzos para el logro de objetivos, compartiendo conocimientos, experiencia e
información, buscando siempre el bien de todos.
Comunicación: Todos pueden contribuir a la mejora continua de la empresa,
expresando inquietudes e ideas oportunas en beneficio común.
Puntualidad: Todas las actividades y procesos se realizan a tiempo promoviendo la
confianza y credibilidad de quienes les rodean
Innovación y mejoramiento continuo: Trabajan constantemente en el desarrollo de
nuevos procesos que mejoren la calidad del producto y que satisfagan los
requerimientos de los clientes, adquiriendo nuevos conocimientos y habilidades que
permitan generar un valor agregado para los clientes internos y externos.
Gerente Planta
Coordinador
de Seguridad Secretaria
de Planta
Gerente
Operativo
Gerente de
mantenimiento
Gerente de
producción
Gerente de
Optimización Gerente de Compras
y Contratos
Jefe de mantenimiento
mecánico Jefe de métodos
Jefe de mantenimiento
eléctrico
Supervisor de
Bodega
Bodeguero
41
Honestidad: Siempre actuar con la verdad, coherencia entre lo que pensamos, decimos
y hacemos.
3.2.1.4 Prioridades
Lafarge continúa con su estrategia de desarrollo y diferenciación centrada en una serie de
prioridades muy claras. Nuestra atención se centra en el desarrollo sostenible, aun cuando
las perspectivas económicas a corto plazo son menos positivas que en años anteriores.
Prioridades estratégicas:
Desarrollo constante en los mercados emergentes
Acelerar la innovación para alcanzar unas ventas de 3.000 millones de euros, a nivel
mundial, con productos innovadores.
Prioridades operacionales:
Garantizar la seguridad de los empleados y lograr el objetivo de 0 accidentes
Continuar con la reducción de costos.
Desarrollar el potencial de los hombres y mujeres del Grupo
3.2.1.5 Base Legal
La Constitución de la República del Ecuador, es la carta magna del estado que nos
garantiza sus derechos como al trabajo y a la seguridad social en sus artículos 33 y 34
en la que especifica un ambiente sano para desarrollar su actividad diaria laboral. En su
art. 47 numeral 5 en la que manifiesta acerca de los derechos q tienen las personas con
discapacidades a trabajar en un lugar adecuado y con los equipos sofisticados.
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento.
Art. 1.- Objeto de la Ley.- La presente Ley tiene por objeto establecer y mantener, bajo la
dirección de la Contraloría General del Estado, el sistema de control, fiscalización y
auditoría del Estado, y regular su funcionamiento, con la finalidad de examinar, verificar y
evaluar el cumplimiento de la visión, misión y objetivos de las instituciones del Estado y la
utilización de recursos, administración y custodia de bienes públicos.
42
Reglamento para la administración y control de los bienes de larga duración y
bienes sujetos a Control.
Del ámbito de aplicación
Art. 1.- Ámbito.- El presente Reglamento regula lo relacionado a los bienes de larga
duración y bienes sujetos a control de la Asamblea Nacional. Se incluyen para el control de
los bienes de larga duración y, bienes sujetos a control asignados para su uso mediante
adquisición o compra, convenio, donación, comodato o cualquier otra modalidad.
Art. 3.- Supervisión.- Los directores o responsables de unidades administrativas o quienes
hagan sus veces, vigilarán que las personas encargadas de la custodia de los bienes
institucionales, los mantengan en lugares visibles, con el objeto de que, en cualquier
momento, se pueda efectuar su verificación y de que, en los inventarios, queden registrados
todos los bienes de larga duración y bienes sujetos a control.
CAPITULO III De los registros - Obligación y responsabilidades
Art. 6.- Información.- Sin perjuicio de los aspectos anotados en este Reglamento, es
responsabilidad de las respectivas Direcciones y/o responsables de cada unidad, notificar
en forma oportuna al Custodio de Bienes sobre:
1.- El detalle de los bienes que en cada unidad administrativa han dejado de usarse, sin
perjuicio del trámite previsto en el Reglamento de Bienes del Sector Público, además de lo
contemplado en el Art. 20 de este Reglamento.
2.- Cualquier daño, deterioro o enmendadura en la identificación asignada en los bienes,
para proceder a su inmediata reposición.
Art. 7.- Registros para el control.- El programa de inventarios a nivel de cada unidad
administrativa mantendrá el registro histórico del costo de los bienes o su avalúo según el
mercado, y estará sustentado con las hojas de control, en las que deberá constar, el nombre
del servidor que recibió los bienes, código, detalle, estado y valor de los bienes entregados
para su uso y conservación, contendrá además la firma de responsabilidad del servidor
encargado de su uso y custodia.
43
Art. 8.- Entrega - recepción de bienes sujetos a control.- La entrega de los bienes que
ingresan al inventario de cada unidad administrativa, serán legalizados mediante una acta
entrega - recepción, suscrita por el responsable de la Unidad de Activos Fijos y el
funcionario que los usará y custodiará. En la misma constará el detalle del valor de los
mismos.
Art. 9.- Registro contable.- La Dirección Financiera asumirá la obligación legal, con la
información del Custodio de Bienes y efectuará la conciliación periódica, el cálculo y
registro de la depreciación de los bienes de larga duración.
Art. 10.- La adquisición de los bienes sujetos a control se cargará directamente al gasto,
por consiguiente, no están sujetos a depreciación.
CAPITULO IV Del ingreso de bienes de larga duración y bienes sujetos a control
Art. 11.- Origen de los bienes.- Los bienes de larga duración y bienes sujetos a control
pueden obtenerse por adquisición, comodato, donación o cualquier otra forma válida de
adquisición de dominio; debiéndolos valorar, codificar y registrar en el Registro de
Inventarios inmediatamente después de recibidos.
Art. 12.- Ingreso de Bodega.- Concluido el trámite de adquisición de bienes por parte de
la Dirección Administrativa de conformidad con la normativa aplicable y, previa
constatación física de los bienes por parte del responsable de la Unidad de Activos Fijos, se
procederá a su ingreso al inventario correspondiente, para lo cual como documentación
adicional de sustento, se adjuntará el acta respectiva debidamente legalizada y
posteriormente y previo a la solicitud final de pago, se ingresará al sistema automatizado
de control de bienes, realizando la codificación correspondiente.
CAPITULO V De la codificación e identificación
Art. 14.- Codificación.- El Custodio de Bienes realizará la codificación e identificación
individual de los bienes de larga duración y bienes sujetos a control. Los resultados de esta
actividad se pondrán en conocimiento de la Administración General y del Director
Administrativo, con el fin de cumplir los siguientes requerimientos:
El código del activo
44
La descripción completa de las características del bien
La unidad a la que corresponde
El número de orden
La cantidad
El valor unitario
El número de ingreso a bodega
La fecha de adquisición, nombre de la casa comercial y número de factura
El valor total y otros datos o referencias que se estimen necesarias para su inmediata
identificación, conforme lo determina la Norma Técnica 406-06. "Identificación y
protección.
El Código de Trabajo en su art. 42, 444, 45 y 46 en la que constan las Obligaciones
del Empleador y del Trabajador.
Los riesgos Laborales en su arts. 347 hasta el art. 358 del mismo cuerpo legal.
Ley de Aduana en la q se sujetan los bienes activos y pasivos
Código Civil En el tema de los bienes y su dominio, posesión uso goce y limitaciones
en sus arts. 141 y 143
Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC).
Normas de Control Interno para Activos Fijos.
Normas Internacionales de contabilidad (NIC).
Manual de Contabilidad Gubernamental.
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
3.2.1.6 MATRIZ FODA
Este diagnóstico, permite determinar las fortalezas y debilidades existentes en la
administración de este sistema.
Finalmente se tiene la matriz FODA para este análisis. Esta matriz refleja un listado de las
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que se identificó en el Área de Activos
Fijos, luego de haber aplicado las técnicas de investigación a través de la recolección de la
información por distintos medios.
45
FODA EMPRESA LAFARGE
Fortaleza
• El personal entiende la importancia de las Leyes y reglamentos y el
cumplimento de los mismo.
• Personal capacitado para el desarrollo de sus actividades.
• Disponibilidad de repuestos necesarios, para asegurar la continuidad
de las operaciones.
• Mantenimiento necesario de los activos de la empresa.
Oportunidades
• Las leyes y reglamentos son de apoyo para los encargados de las
Áreas.
• Buen desempeño en su actividades
• Instalación de etiquetas tipo para más rápida identificación.
• Implementación de estrategias para un buen mantenimiento
• Remate, venta y transferencia gratuita de los bienes muebles y
equipos dañados, obsoletos o fuera de uso.
Debilidades
• No cuentan con un manual de procedimientos para el manejo de los
activos de bodega
• Falta de organización, existe una carencia en el control de las
existencias físicas de inventario.
• Falta de procedimientos, políticas de la empresa para el manejo de los
activos
• Falta de capacitación en el manejo y control de los activos fijos de la
empresa
• Escaso control en el mantenimiento de los activos de la empresa.
Amenazas
• Se improvisa por la urgencia de los requerimientos de los activos.
• Pérdida de los materiales e insumos existentes en la bodega.
• Se depende mucho del Técnico para establecer decisiones y
mantenimiento de los activos
• Daños de los equipos para el desarrollo de la producción.
Figura Nro. 14
Fuente: Cuestionario de control Interno
3.2.1.7 Asignación de Autoridad y Responsabilidad
Los Directivos de la empresa poseen la autoridad de vigilar la conservación y correcto uso
de los bienes que han sido adquiridos para el normal desenvolvimiento de la empresa.
El personal asignado por la respectiva autoridad será responsable de la tenencia y
preservación de los bienes a su cargo. Los jefes de este personal cuidaran sobre el
mantenimiento y buen uso de los mismos.
El responsable del manejo del bien responderá por el uso adecuado y conservación, hasta
tanto se produzca la entrega correspondiente, sobre la cual deberá dejarse constancia en los
documentos y registros respectivos.
46
MANUAL DE FUNCIONES
DOCUMENTO Nº 001
PÁGINA Nº 2/4
Elaborado por: Gómez Mariela Aprobado por: Código: DP-A 001
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto: JEFE DEL DEPARTAMENTO BODEGA.
Departamento: Administrativo-Financiera
Área: ADMINISTRATIVA
Supervisa: Departamento de bodega
Departamento de Mantenimiento
II. OBJETIVO DEL PUESTO: Prever, planear, integrar, dirigir, controlar, evaluar todas las
actividades, a través de la información presentada por los diferentes jefes departamentales, para la
toma de decisiones administrativas, para el buen funcionamiento de la Empresa.
III. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO:
Personales
Capacidad de trabajar en Equipo
Toma de decisiones
Creatividad
Identificar, transformar e innovar procedimientos
Ser ordenado y estar abierto al cambio.
Formación Profesional
Tener conocimientos en Administración
Tener conocimientos de manejo del talento humano
Tener conocimiento sobre el mantenimiento y buen uso de los activos.
IV. FUNCIONES PRINCIPALES
Funciones para el Administrador
Supervisar y/o vigilar permanentemente el uso racional y cuidado del activo fijo
Controlar y verificar la salida y entrada del mobiliario y equipo que se va a reparar en los
diferentes departamentos.
Elaborar inventarios físicos de activo fijo permanente en los departamentos.
Elaborar los resguardos de activo fijo y recabar las firmas correspondientes
Llenar el reporte de transferencia de activo fijo y dar seguimiento correspondiente
Participar en las entregas recepción de las diferentes áreas de la empresa, en materia de activo.
Solicitar la reposición de los bienes perdidos o extraviados.
Controlar las pérdidas de mobiliario y equipo, mediante la firma del vale de activo fijo
extraviado.
Registrar y controlar la existencia del mobiliario y equipo que ingrese a la empresa
Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia.
Autoridad
Puede tomas cualquier decisión en beneficio de la empresa
V. PERFIL REQUERIDO
Educación (Estudios Aprobados):
Título profesional y grado académico de maestría o especialización en el área.
Experiencia laboral: 3 años en puestos similares
Competencias:
Responsabilidad, Planificación, organización,Instrucción,Orientación,Monitoreo y control
47
MANUAL DE FUNCIONES
DOCUMENTO Nº
001
PÁGINA Nº 3/4
Elaborado por: Gómez Mariela Aprobado por: Código: DP-M 002
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre puesto: JEFE DE MANTENIMIENTO
Departamento: Dirección de infraestructura física y mantenimiento
Reporta: Jefe Administrativo
Área: Administración y Producción
II. OBJETIVO DEL PUESTO: Garantizar los requerimientos de infraestructura física,
el buen estado, conservación y mantenimiento de las instalaciones, equipos, herramientas,
mobiliarios con que están dotadas las diferentes sedes y oficinas con que cuenta la
empresa.
III. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO:
Personales
Responsable.
Trabajo bajo presión.
Conocimientos en mantenimiento.
IV. FUNCIONES PRINCIPALES
Presentar a la Gerencia el Plan Operativo Anual de Actividades
Coordinar la administración, mantenimiento y vigilancia de las instalaciones de la
Empresa
Diseñar, controlar y garantizar la ejecución de planes, programas y procedimientos,
para la adquisición, contratación, almacenamiento, suministro, registro, control y
seguro de bienes y servicios de la Empresa.
Efectuar los trámites requeridos para dar de baja los elementos innecesarios.
Manejar y llevar el control de los inventarios y de los seguros de los bienes de la
Empresa.
Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de la maquinaria y equipos
relacionados con las diferentes áreas.
Clasificar los bienes que funcionan y las otras que ya no para regresar a bodega los
artículos en mal estado.
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Llevar un registro de historial de mantenimientos realizados.
Guiar al personal en el correcto uso de los activos fijos.
Solicitar de un inmediato superior los repuestos y materiales necesarios para un
mantenimiento correcto.
Actuar de manera inmediata en caso de daños
Controlar los equipos y herramientas utilizadas en el mantenimiento.
Realizar el mantenimiento preventivo de todos los activos fijos cada cierto periodo.
Autoridad
Exigir al personal encargado la correcta utilización de los activos fijos para una mayor
duración de los mismos.
V. PERFIL REQUERIDO
Educación (Estudios Aprobados):
Tener título profesional y grado académico de maestría en especialización relacionado con
obra civil
Experiencia laboral: 3 años en puestos similares
Competencias:
Control directivo
Reconocimiento de problemas
Razonamiento deductivo e inductivo
Toma de decisiones
Liderazgo de personas
Planeación y organización
Responsabilidad
Trabajo en equipo
Creatividad
Negociación y manejo de conflictos
Compromiso y sentido de pertenencia
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MANUAL DE FUNCIONES
DOCUMENTO Nº
001
PÁGINA Nº 4/4
Elaborado por: Gómez Mariela Aprobado por: Código: DP-B 003
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre puesto: Guarda almacén General.
Departamento: BODEGA
Área: Bodega de Activos Fijos
Reporta: Jefe de Bodega.
Supervisa: Asistente de Bodega
II. OBJETIVO DEL PUESTO: Receptar, custodiar, administrar, distribuir y controlar
las entradas y salidas de los activos fijos, así como el despacho de los activos.
Preocuparse de contar con todos los elementos necesarios para el buen funcionamiento
de la bodega.
III. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO:
Personales
Conocimientos en computación, control de inventarios.
Honradez.
Buenas relaciones personales.
Facilidad de palabra.
Responsable.
IV. FUNCIONES PRINCIPALES
Ingreso y egreso de materiales de consumo;
Ingreso y codificación de activos y bienes de control;
Elaborar actas de entrega y de consumo;
Almacenar y custodiar materiales y equipos;
Realizar hojas de vida de activos fijos y bienes de control;
Firma de actas de entrega - recepción de activos fijos y bienes de control;
Realizar constataciones físicas de activos fijos y bienes de control
Llevar registro de activos fijos y bienes de control administrativo;
Clasificar los artículos en mal estado, para tramitar la baja de los mismos.
Elaborar Informes para la dirección financiera;
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Mantener la bodega ordenada, para tener fácil acceso al producto solicitado.
Notificar por escrito a la gerencia financiera cuando se encuentren activos fijos
inservibles o que se haya dejado de usar, para su venta, permuta, transferencia,
traspaso o destrucción conforme al reglamento establecido
Realizar la entrega de los bienes en forma ágil y oportuna mediante acta de entrega-
recepción debidamente legalizados con las firmas del jefe del departamento y del
custodio.
Llevar a cabo la recepción, almacenamiento, custodia y control de los bienes muebles,
equipos que están bajo su responsabilidad
Supervisar y/o vigilar permanentemente el uso racional y cuidado del activo fijo
Llevar un control sobre el traslado de los bienes de un departamento a otro.
Entrega y recepción de los activos solicitados
V. PERFIL REQUERIDO
Educación (Estudios Aprobados):
Tener título de licenciado/a en Administración o Contabilidad
Experiencia laboral: 2 años en puestos similares
Competencias:
Responsabilidad
Reconocimiento de problemas
Razonamiento inductivo
Razonamiento deductivo
Reconocimiento de problemas
Orientación espacial
Visualización
3.2.1.8 Áreas de ubicación de los activos fijos (Inmovilizado material)
Gerencia
Contabilidad
Administrativo
Logística y mantenimiento
Producción
Bodega
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3.2.2 Establecimiento de Objetivos
a) Objetivos Estratégicos
Proveer un sistema de control interno con enfoque COSO - ERM para la empresa Lafarge
de la Provincia de Imbabura eficaz y eficiente que ayude a reducir los riesgos a los que está
expuesta la empresa.
b) Objetivos Operacionales
Formar, capacitar y motivar al personal para que realice sus actividades de mejor manera
conformando grupos de trabajo competitivos.
3.2.3 Identificación de Eventos.
La identificación de eventos en la empresa permite determinar los eventos positivos y
negativos, estos últimos pueden ocasionar riesgos que influyan en las operaciones
productivas, comerciales, contables y financieras, los cuales al ser detectados se debe
evaluar el impacto en relación a los objetivos.
3.2.3.1 Técnicas de Identificación de Riesgos
Para la respectiva identificación de los riesgos se pueden aplicar diferentes técnicas, lo
importante es considerar las causas y escenarios posibles de los eventos identificados. Es
importante además, no omitir las causas significativas. Para este efecto existen
herramientas y técnicas como: checklists (listas de chequeo o verificación), diagramas de
flujo, lluvia de ideas, análisis de sistemas, análisis de escenarios.
52
Luego de haber realizado un breve resumen de los principales hallazgos del control interno, podemos hacer una matriz para identificar los
factores de riesgo. Identificación de Eventos
Área Actividades Producto Proceso Responsable Factores de Riesgo
Definir un proceso de
administración de la
información
Manual de
manejo y control
de los activos
1.- Manejos de los Activos Fijos
2.- Control de los Activos Fijos
Gerencia
Administrativa
Desconocimiento del manejo y
control de los activos
Garantizar el
mantenimiento de los
activos fijos de la
empresa
Activos Fijos 1.-Es el procedimiento contable que permite mantener a los
activos fijos en buen estado para su funcionamiento.
2.-Para realizar el mantenimiento de los activos fijos debe
elaborar la hoja de mantenimiento
3.-La hoja de mantenimiento debe contener: fecha,
codificación estado actual del activo, información del activo
fijo, responsable del mantenimiento, observaciones, firmas
correspondientes.
4.- La hoja de mantenimiento la elaborará el departamento
de contabilidad y la empresa que realizará el mantenimiento
del activo fijo se encargará de llenarla con la información
correspondiente
5.- Los activos fijos que ya no estén en uso que se den
pública subasta, o se envíen a chatarra.
Gerencia de
mantenimiento
Daño de los activos fijos de la
empresa por insuficientes
controles
Desconocimiento de los
informes de mantenimiento de
los activos fijos
Mal manejo de la chatarra.
Garantizar el registro y
recepción de los activos
Bodega
3.-Elaborar inventarios físicos de activo fijo permanente en
los departamentos.
2.- Elaborar los resguardos de activo fijo y recabar las
firmas correspondientes
5.- Llenar el reporte de transferencia de activo fijo y dar
seguimiento correspondiente
5.-Solicitar la reposición de los bienes perdidos o
extraviados.
7.-Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su
competencia.
Gerencia de
Bodega.
Desconocimiento de los
inventarios actuales.
Falta de documentos de
entrega recepción.
Falta de codificación en los
activos para que facilite la
constatación física.
Gen
eral
es
Pro
ceso
s A
ctiv
idad
es d
e co
ntr
ol
53
3.2.3.2 Análisis de Riesgos
Esta etapa del control interno depende de la información obtenida en la identificación de
riesgos y de la disponibilidad de datos estadísticos, históricos e información generada en
los sistemas de la entidad y consiste en determinar la probabilidad, de ocurrencia de los
riesgos así como su impacto, calificándolos con el fin de establecer el nivel de riesgos y las
acciones que se requieren implantar.
Cálculo de probabilidad, impacto e importancia
Valor Escala Concepto
Probabilidad
3 Muy
Probable
Se espera que ocurra al menos una vez al año y ya ocurrió con
anterioridad varias veces
2 Probable Puede ocurrir alguna vez/ ha ocurrido una sola vez
1 Improbable No ha ocurrido nunca pero podría ocurrir en los próximos años o en
circunstancias excepcionales
Impacto
3 Alto Las consecuencia amenazarán la supervivencia del programa,
proyecto, actividad, proceso de la entidad, las consecuencias
amenazarán efectivamente la efectividad del programa o del
cumplimiento de objetivos de la entidad
2 Medio Las consecuencias no amenazarán el cumplimiento del programa,
proyecto, actividad, proceso o de los objetivos o requerirán cambios
significativos o formar alternativas de operación
1 Bajo Las consecuencias pueden solucionarse con algunos cambios o
pueden manejarse mediante actividades de rutina
Importancia
10 Alto Muy importante en el contexto de la entidad, programa, proyecto,
proceso o actividad
5 Medio Factor de riesgo importancia media o moderada en la legislación de
la entidad, programa, proyecto, proceso o actividad.
1 Bajo Factor de riesgo no significativo en la gestión de la entidad,
programa, proyecto, proceso o actividad.
Figura: Nro. 15
Fuente: (Fonseca O. , 2011)
54
3.2.4 Evaluación de Riesgos
La evaluación de los riesgos permite a una entidad considerar la amplitud con que los
eventos potenciales impactan en la consecución de objetivos, involucra comparar el nivel
de riesgo detectado durante el proceso de análisis con criterios de riesgo establecidos
previamente por la dirección, considerando siempre el balance entre los beneficios
potenciales y los resultados adversos.
La valoración del riesgo se obtiene al comparar los resultados de la evaluación del riesgo
con los controles existentes o establecidos en los diferentes procesos por parte de la
entidad, pueden ser preventivos, cuando actúan para eliminar las causas del riesgo, para
prevenir su ocurrencia y materialización o correctivos, que permiten el restablecimiento de
la actividad después de haber detectado un evento no deseado, además permiten la
modificación de las acciones que propiciaron su ocurrencia.
3.2.4.1 Criterios para la valoración del riesgo
Criterios Valoración del riesgos
No existen controles Se mantiene el resultado de evaluación antes de controles
Los controles existentes no son
efectivos
Se mantiene el resultado de evaluación antes de controles
Los controles existentes son
efectivos pero no están
documentados
Cambia el resultado a una casilla anterior de la matriz de
evaluación antes de controles(el desplazamiento depende
de si el control afecta el impacto, la probabilidad e
importancia)
Los controles son efectivos y
están documentados
Pasa a escala inferior (el desplazamiento depende si el
control afecta el impacto, la probabilidad e importancia
Figura: Nro. 16
Fuente: (Fonseca O. , 2011)
3.2.4.2 Calificación del Riesgo
Cada uno de los riesgos identificados es calculado individualmente para obtener la
calificación final del riesgo inherente, bajo la siguiente escala y mapa de colores:
Calificación de Riesgos
Calificación Probabilidad Significado de la probabilidad
Baja Es muy poco factible que el hecho se presente
Media Factible que el hecho se presente
Alta Muy factible que el hecho se presente
Figura: Nro. 17
Fuente: (Fonseca O. , 2011)
55
3.2.4.3 Cálculo del riesgo residual y representación gráfica de los riesgos en el mapa
de calor
Luego de la evaluación y la determinación de los controles existentes, se procede a calcular
la probabilidad, el impacto y la importancia y se obtiene la calificación del riesgo residual
que es el que permanece después de que la dirección desarrolla sus respuestas al riesgo.
Mapa de color
Figura: Nro. 18
Fuente: (Fonseca O. , 2011)
3.2.5 Respuesta al Riesgos
Una vez que se ha determinado los riesgos relevantes, la dirección determinara cómo
responder a ellos. Las respuestas pueden ser la de evitar, reducir, compartir y aceptar el
riesgo. Al considerar la respuesta la dirección evalúan su efecto sobre la probabilidad e
impacto del riesgo, así como los costes, y beneficio, y selecciona aquella que sitúe el riesgo
residual dentro de las tolerancias residuales dentro de las tolerancias al riesgo establecidas.
Respuesta al Riesgo
Evitar Prevenir, control de calidad, mantenimiento correctivo.
Compartir Adoptar seguros contra pérdidas inesperadas significativas.
Distribuir el riesgo mediante acuerdos contractuales con los gerentes.
Reducir Diversificar las ofertas de productos
Establecer límites operativos
Establecer procesos de negocios eficaces
Aumentar la implicación de la dirección en la toma de decisiones y el
seguimiento.
Aceptar Provisionar las posibles pérdidas
Confiar en las compensaciones naturales existencia dentro del departamento
de bodega
Aceptar el riesgo si se adapta a las tolerancias a los riesgos existentes.
Figura: Nro. 19
Fuente: (Fonseca O. , 2011)
56
3.2.6 Actividades de Control
3.2.6.1 Políticas y Procedimientos de Control Principales Actividades LAFARGE S.A.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE CONTROL INTERNO PARA EL USO ADECUADO DE
ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 002
PÁGINA Nº 1/3
Elaborado por: Mariela Gómez
Aprobado por: Fecha:
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y REGISTRO DE ACTIVOS
1. OBJETIVO GENERAL: Definir el procedimiento para el ingreso, egreso y control de
los materiales adquiridos y custodiados en la Bodega y despachados de la empresa.
2. ALCANCE: Llevar un registro oportuno de los bienes.
3. POLÍTICAS DE CONTROL:
Recibir, almacenar, custodiar y controlar los bienes para el consumo interno.
Mantener actualizado los registros auxiliares para el control de los bienes para el
consumo interno, en cantidades.
Realizar la entrega-recepción de los suministros y materiales que sean requeridos por
los departamentos de la empresa; previa realización del trámite interno respectivo;
Informar sobre existencias suficientes de repuestos y materiales, útiles de oficina, así
como piezas para el mantenimiento de equipos, maquinaria, vehículos, etc.
Elaborar detalles de las necesidades de materiales, según los niveles de stocks
determinados;
Elaborar comprobantes de egreso de bodega cuando se efectúen entregas de
suministros y materiales;
Determinar conjuntamente con Contabilidad los niveles máximos y mínimos de
existencias;
Mantener salvaguardas físicas que permitan precautelar la seguridad y conservación de
los inventarios bajo su responsabilidad;
Realizar constataciones físicas en forma periódica o rotativa por lo menos cada seis
meses en forma normal o cuando sea requerida por la Dirección Administrativa,
autoridad competente, o por excepción cuando cambie el custodio a fin de determinar
oportunamente las desviaciones respecto a la utilización, control , especificando sus
causas y presentando las recomendaciones necesarias;
Colaborar en la formulación del plan anual de adquisiciones;
Efectuar la recepción de los bienes y equipos que deban estar bajo su responsabilidad
y formular el correspondiente informe;
Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y demás normas
pertinentes, establecidas para el sistema de administración de bienes.
4. RESPONSABILIDADES DE AUTORIZACIÓN
Jefe de Adquisiciones
Bodeguero
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
INGRESO A BODEGA.
El Jefe de adquisiciones:
Segregará las órdenes de compra cuyo lugar de recepción sea la Bodega ,del total de
órdenes de compras cuatrimestrales o anuales
Enviará al Bodeguero las órdenes de compra a recibirse en la Bodega de la empresa,
contendrán los precios de los materiales con las referencias específicas de cada uno y la
indicación de la fecha de recepción.
El Bodeguero:
Archivará en orden cronológico las órdenes de compra recibidas del Jefe de
adquisiciones.
En la fecha de recepción recibirá los materiales del proveedor exigiendo de su parte la
Nota de Entrega respectiva.
Comparará la nota de entrega recibida del proveedor contra la orden de compra y
cotejará cantidades, unidades de medida y codificación por cada ítem recibido.
Cuando resulte conforme, estampará su sello, su nombre, firma, fecha y hora de la
recepción del pedido en el original y en la copia del documento nota de entrega.
Con la orden de entrega, elaborará una Orden de Ingreso a bodega en un formulario pre
numerado el mismo que se efectuará en original y tres copias en el cual constaran la
especificación para cualquier departamento.
Con la orden de ingreso a bodega procederá a la codificación de los materiales.
Registrará el ingreso en el kárdex y sellará la nota de ingreso como registrada en
kárdex.
Elaborar la orden de ingreso de los bienes dañados que le son entregados por los otros
departamentos.
EGRESO DE BODEGA
Recibirá un requerimiento por escrito del solicitante (dirección)
Verificará en el kárdex que el material solicitado se encuentre en existencia.
Corroborada la existencia del material, emitirá una Orden de Egreso de bodega, en un
formulario pre numerado en un original y dos copias. Firmará la responsabilidad de
elaboración de la nota de egreso.
Obtendrá la firma de aprobación del Supervisor y la firma de verificación en la entrega
Procederá al despacho bajo su custodia y denominará el nuevo custodio de esos bienes.
Conservará el original para sus archivos, entregará la copia 1 al solicitante y la otra al
Jefe de contabilidad.
En el caso que el material estuviere agotado o no existiere, notificará el particular al
solicitante para que canalice a Compras su requerimiento.
58
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO PARA EL USO ADECUADO DE
ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 002
PÁGINA Nº 2/3
Elaborado por: Mariela Gómez
Aprobado por: Fecha:
6. DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA ENTREGA DE LOS ACTIVOS
Bodega Gerente de Bodega
Departamento Solicitante
Autorizado por:
Revisa stock disponible
materiales de acuerdo a la
solicitud
Existencia
de Stock
Realiza orden de
entrega
Solicitud original
para el proceso de
adquisición de
compra
FIN
Solicitud de
materiales
Recibe, revisa y
sumilla los
documentos
INICO
Despacho físico de los
materiales solicitados Recibe y revisa
que el activo que
recibe sea igual a
la solicitud.
Firma acta de
recibir el
material.
Registra el egreso
del material en el
kárdex Recibe original y
copia del acta.
Si
No
59
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE CONTROL INTERNO PARA EL USO ADECUADO DE
ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 002
PÁGINA Nº 3/3
Elaborado por: Mariela Gómez
Aprobado por: Fecha:
7. FORMATOS DE CONTROL Inventario a nivel de unidad administrativa, el cual se mantendrá valorado el costo
histórico de los bienes y estará sustentado con las hojas de control por servidor y más
documentos relativos al movimiento de los mismos.
Hoja de control para los nuevos custodios que reciben los nuevos bienes, o se ejecute el
traspaso.
Hoja de control bienes por servidor, en la que debe constar: nombre del servidor,
código, detalle no valorado de los bienes entregados para su uso y conservación, fecha
y firma de responsabilidad.
Formato de Entrega recepción
Hoja de control de los bienes que son devueltos a bodega por daños o defectuosos.
8. CONTROL Auditoría Interna agregará en su plan anual una verificación de los procedimientos
autorizados en este manual operativo que incluirá la verificación física de los materiales de
forma sorpresiva en la Bodega e informará a la Gerencia las observaciones que surgieren
del trabajo realizado.
9. INDICADOR
Determinación optima = N.M.R= Artículos entregados por bodega x 100
Existencias por artículos Artículos solicitados por los departamentos
Formato Nro.1 Inventario
INVENTARIO
EMPRESA LAFARGE Doc Nro.
Realizado por:……………………………………… Hora………….
Día Mes Año
Articulo Ubicación Número de
unidades
Estado
Bueno/defectuoso
Número de unidades
Rotas/deterioradas
Observaciones………………………………………………………………………...........
…………………………. ……………………….. …………………….
Encargado Departamento Bodega Jefe
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Formato Nro. 2 Para solicitud de bienes
SOLICITUD DE BIENES
EMPRESA LAFARGE Doc Nro.
Solicitado por:………………………………………
Departamento solicitante:
Bodega Mantenimiento Administrativo Logística Otro
Día Mes Año
Código Unidad Cantidad USD de adquisición Descripciones del
articulo
Observaciones………………………………………………………………………...........
…………………………. ……………………….. …………………….
Encargado Departamento Bodega Jefe
Formato Nro. 3 Control de activos
CONTROL DE
ACTIVOS
TANGIBLES
D M A
Hoja Nro.
Entidad: Código:
Área: Altas Bajas
Sub-mayor
Nro.
Inventario
Nro.
Medios
Básicos
Fecha Doc. Nro. Fecha Doc.
Nro.
Precio Importe
Motivos de las bajas de los bienes………………………………………………………....
Elaborado por: Responsable de Áreas Autorizado por:
61
Formato Nro. 4 Acta de entrega- recepción
EMPRESA LAFARGE
ACTA ENTREGA RECEPCIÓN
El Sr/a Jefe en calidad de representante del departamento……… y el señor encargado de
bodega de la empresa LAFARGE, quienes dando cumplimiento a la resolución emitida
por la administración hacen la entrega de los siguientes bienes con la presente acta de
entrega recepción:
Nombre del beneficiario:
Fecha: Nro. de Cédula
DESCRIPCIÓN
Código Detalle Cantidad Observaciones
Para constancia de los hechos a continuación firman;
…………………………… …………………………..
ENTREGA CONFORME RECIBE CONFORME
Formato Nro. 5 Control de custodios
EMPRESA LAFARGE
ACTA DENOMINACIÓN DE CUSTODIOS Y TRASPASOS
Fecha que recibe: Fecha de entrega:
Responsable de Bodega: Guarda almacén de bodega:
Custodio que recibe: Traspaso de bien a:
Custodio que entrega:
Código Detalle Cantidad Observaciones
Para constancia de los hechos a continuación firman;
…………………………… ………………………….. …………………….
ENTREGA CONFORME RECIBE CONFORME AUTORIZADO POR
62
3.2.6.2. Políticas y Procedimiento para el mantenimiento propiedad planta y equipo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO PARA EL USO ADECUADO DE
ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 003
PÁGINA Nº 1/3
Elaborado por: Mariela Gómez
Aprobado por: Fecha:
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS
1. OBJETIVO GENERAL: Mantener en buen estado de uso y funcionamiento los bienes de
activos fijos, instalaciones, ambientes de trabajo, y redes de servicios básicos de la Empresa.
2. ALCANCE: Desarrollar una buena cultura de prevención, mantenimiento preventivo y
correctivo, uso y, cuidado de los bienes institucionales.
3. POLÍTICAS DE CONTROL
Todo servidor debe realizar diariamente la revisión del buen funcionamiento de los bienes
muebles, equipos, maquinaria, herramientas y enseres que utiliza para su trabajo.
Cuando se determine por inspección directa del responsable del bien que en el mantenimiento
preventivo encontró fallas en el funcionamiento del bien informará a su jefe inmediato.
Todo servidor de la empresa deberá establecer las medidas de protección y seguridad de los
bienes asignados para su unidad las medidas de protección se aplicaran antes, durante, y
después.
Llevar un registro de historial de mantenimientos realizados.
Guiar al personal en el correcto uso de los activos fijos.
Solicitar de un inmediato superior los repuestos y materiales necesarios para un mantenimiento
correcto.
Actuar de manera inmediata en caso de daños
Controlar los equipos y herramientas utilizadas en el mantenimiento.
Realizar el mantenimiento preventivo de todos los activos fijos cada cierto periodo.
RESPONSABILIDADES DE AUTORIZACIÓN
Jefe de Mantenimiento
Asistente de mantenimiento
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Gerente de mantenimiento
Planifica las actividades del mantenimiento
Prioriza los trabajos de mantenimiento
Autoriza y supervisa los trabajos
Jefe de mantenimiento
Realiza las ordenes de trabajo del mantenimiento
Prepara las requisiciones del material
Solicita el trabajo de mantenimiento
Asistente de mantenimiento
Realiza el trabajo de mantenimiento Preventivo
Inspecciona el trabajo ejecutado
Inspecciona Equipos y detecta las fallas para realizar el informe
63
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE CONTROL INTERNO PARA EL USO ADECUADO DE
ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 002
PÁGINA Nº 2/3
Elaborado por: Mariela Gómez
Aprobado por: Fecha:
5. DIAGRAMA DE FLUJO DE MANTENIMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS PREVENTIVO Y CORRECTIVO
Gerente de Mantenimiento
Jefe de Mantenimiento Coordinador de mantenimiento
CORRECTIVO
Autorizado por:
INICIO
Panifica
actividades de
mantenimiento
Realiza orden de trabajo
de mantenimiento
Realiza Orden de
trabajo de Actividades a
ejecutar
Requiere
material
Prepara requisición
de material
Realiza el trabajo de
mantenimiento
Preventivo
Inspecciona el
trabajo ejecutado Cierra orden de
trabajo y registra
los datos en la
historia del equipo
FIN
Inspecciona lo
Equipos
Detecta Fallas
Entrega lista de
inspección
Verifica Falla
Prioriza los trabajos
de mantenimiento y
sus costos
Genera orden de
trabajo
Verifica materiales
a utilizar Solicita material Autoriza y supervisa
el trabajo
Llena solicitud de
trabajo de
mantenimiento
No
Si
64
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 003
PÁGINA Nº 3/3
Elaborado por: Mariela Gómez
Aprobado por: Fecha:
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS
6. FORMATOS DE CONTROL
Informe de actividades
Registro de mantenimiento
Actas de mantenimiento
Reportes
7. CONTROL: Acciones que se deben realizar y registrar todos los responsables directos
de los bienes e instalaciones donde desarrollan sus labores cotidianas, también es la
acción periódica de supervisión y registros que debe realizar el personal del
departamento encargado, de verificar el correcto uso, cuidado y mantenimiento de los
bienes de la empresa.
8. INDICADOR
Nro. De mantenimientos = N.M.R= Nro. de mantenimientos realizados en el mes Realizados Nro. de mantenimientos programados en el mes
Formato Nro. 6 Formato para control de mantenimiento preventivo y correctivo
CONTROL DE MANTENIMIENTO
Departamento: Documento Nro:
Fecha:
Custodio del bien:
Área: Mantenimiento
Preventivo
Mantenimiento correctivo
Código Detalles Fechas Observaciones Fechas Observaciones
Elaborado por: Responsable de Áreas Autorizado por:
65
3.2.6.2.3 Políticas y Procedimiento para el manejo de chatarra
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
PARA EL USO ADECUADO DE ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 004
PÁGINA Nº 1/2
Elaborado por: Mariela Gómez
Aprobado por: Fecha:
MANEJO DE LA CHATARRA
1. OBJETIVO GENERAL: Almacenar, Manejar, tratar, los desechos de chatarras
2. ALCANCE: Llevar un registro de los desechos sólidos comerciales y desechos sólidos
industriales que no representen peligro.
3. POLÍTICAS DE CONTROL.
Clasificar los residuos.
Recolectar los residuos que sea para la reutilización de los mismos para disminuir la
contaminación.
Almacenar y transportar los residuos a los lugares autorizados
Clasificar la chatarra en función a su tamaño, peso, composición química, grado de
material.
4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIZACIÓN
Jefe de Mantenimiento
Ayudante de mantenimiento
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
GERENTE DE MANTENIMIENTO
Aprueba el manejo de la chatarra y clasificación
Dispone la venta de la chatarra
JEFE DE MANTENIMIENTO
Realiza la orden de los trabajos a ejecutar
Verifica si se reutiliza o se vende
COORDINADOR DE MANTENIMIENTO
Planifica las actividades de clasificación de la chatarra.
Clasifica los residuos
Almacena y transporta
Realiza la lista de inspección
Documentos de Control
Informe de clasificación de activos
Reportes de activos no usados.
Autorizado por:
66
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE CONTROL INTERNO PARA EL USO ADECUADO DE
ACTIVOS FIJOS
DOCUMENTO Nº 004
PÁGINA Nº 2/2
Elaborado por: Mariela Gómez
Aprobado por: Fecha:
6. DIAGRAMA DE FLUJO DE MANEJO DE ACTIVOS EN MAL ESTADO (CHATARRA)
Gerente de Mantenimiento
Jefe de Mantenimiento Coordinador de mantenimiento
9. CONTROL: Acciones que se deben realizar y registrar todos los responsables directos
de los bienes e instalaciones donde desarrollan sus labores cotidianas y verificar los
bienes en mal estado para la designación de los mismos.
INICIO
Panifica
actividades
Clasificación de la
chatarra
Realiza Orden de
trabajo de Actividades a
ejecutar
Verifica si se
reutiliza o se vende
Clasifica los
residuos
Aprueba el manejo
de la chatarra
FIN
Almacena y
transporta
Entrega lista de
inspección
Aprueba la venta
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Formato Nro. 7 Baja de activo
BAJA DE LOS
ACTIVOS FIJOS
Fecha:
Bien:
Documento Nro:
Departamento: Área: Código:
Motivo de la Baja Funcionario que
otorga la
autorización
Lugar de
destino del
Bien.
Observaciones
Elaborado por: Responsable del bien. Autorizado por:
3.2.7 Información y comunicación
3.2.7.1 Canales de comunicación
En la empresa LAFARGE S.A. la comunicación se debe promover en los diferentes
niveles para que la información transmitida sea de manera confiable y oportuna.
CANALES DE COMUNICACIÓN
BOLETINES Permite comunicar información Relevante
Todos los empleados de informaran de forma individual
CARTELERAS Informa fechas de reuniones, capacitaciones o programas que se
organizan por la empresa
Transmite información corta e importante que debe ser conocida por
el personal.
REUNIONES Transmite información directa en todas las áreas
Informar el logro de objetivos obtenidos, para fortalecer y motivar al
personal.
Comunicar aspectos importantes que influyen en las operaciones
administrativas.
REPORTES Confeccionan informes para los empleados
Brindan información referida a requerimientos para la toma de
decisiones y gestión de la empresa.
68
3.2.8 Monitoreo y Seguimiento
Se verificará el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos así como el
compromiso del personal con la empresa.
Medir el desempeño del personal a través de evaluaciones periódicas.
Promover las potencialidades en el recurso humano.
Detectar, analizar y corregir errores que afecten la consecución de los objetivos.
Aplicar las recomendaciones efectuadas por asesoría externa, así como las efectuadas
por los organismos de control.
Supervisar de manera continua los resultados de cada actividad relacionándolos con los
objetivos para simplificar, combinar o eliminar controles innecesarios.
3.3. Análisis de Impactos
Una vez que se ha desarrollado el marco teórico y la propuesta, se culmina la presente
investigación con un análisis de los impactos que el estudio generará en los diferentes
ámbitos de la institución.
Para el análisis de impactos se ha elegido la que más se adapta al contenido de la presente
investigación, están realizados con una serie de indicadores por cada uno de los impactos;
los indicadores de cada impacto se los ha tabulado con ponderación alto, medio, bajo tanto
positivamente como negativamente de acuerdo a la siguiente tabla.
Tabla. 3 Nivel de Impactos
NIVEL DE IMPACTOS INTERPRETACIÓN
-3 Alto negativo
-2 Medio negativo
-1 Bajo negativo
0 No hay impacto
1 Bajo positivo
2 Medio positivo
3 Alto positivo
Fórmula NI =
∑ 𝑐𝑎𝑙𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖ó𝑛
N. Indicadores
69
3.3.1 Impacto organizacional
El personal que desempeña los diferentes cargos dentro de la entidad se beneficiará al
conocer las normas, políticas y procedimientos a seguir, para el normal y correcto
desempeño de sus actividades, además permitirá que todas las operaciones sigan un
proceso ya establecido el mismo que será supervisado y revisado por las personas
responsables de los mismos.
Tabla. 4 Impacto Organizacional
Fuente: Investigación de Campo empresa Lafarge
Total = 13 = 2.60 ≈ 3
5
Número de indicadores 5
Análisis:
A través de las estrategias de control para los departamentos de bodega y mantenimiento
de la empresa tiene un nivel alto positivo en la administración de los bienes, en la empresa
al asignar las funciones es importante que los controles que se establezcan se los realicen
dentro de un ambiente armonioso, de respeto mutuo, de confianza, compañerismo, en
donde las relaciones interpersonales contribuyan al alcance de los objetivos, el control de
actividades es fundamental el acoplamiento de los diferentes controles participen todos y
cada uno de los empleados para así el trabajo sea desarrollado de la mejor manera
cumpliendo con las políticas implantadas y el control en el manejo de los activos sean con
eficiencia y una buena administración.
INDICADORES -3 -2 -1 0 1 2 3
Asignación de Funciones x
Control de Actividades x
Planificación de actividades x
Ambiente laboral x
Establecimiento de Objetivos x
TOTAL 4 9
70
3.3.2 Impacto Financiero
Tabla 5 Impacto Financiero
Fuente: Investigación de Campo empresa Lafarge
Aplicación de la fórmula
Total = 13 = 2.60 ≈ 3
5
Número de indicadores 5
NI= 3 Alto Positivo
Impacto Financiero.- En este aspecto ésta investigación tendrá un impacto alto positivo al
implantar las diferentes estrategias de control en cada una de las áreas de la empresa,
permitiendo a los custodios de los activos fijos tomar las decisiones más adecuadas. Lo
cual permitirá mantener el control de las operaciones, el uso correcto de los bienes, saber el
estado de los bienes, optimizar los recursos y la flexibilidad de acuerdo a las necesidades
de la institución, ahorrando tiempo y garantizando el bienestar de la administración, ya que
existirán los procedimientos en los cuales pueden regirse los encargados del control de los
bienes de la empresa de esta manera incrementar la rentabilidad, productividad así como
los procesos y actividades mejorando su eficiencia para posteriormente tomar las correctas
decisiones.
INDICADORES -3 -2 -1 0 1 2 3
Asignación de Funciones x
Políticas de control x
Procedimientos x
Formatos de control x
Informes Oportunos x
TOTAL 4 9
71
3.4 Certificados de Validación
72
73
3.5 Conclusiones parciales del capítulo III
Mediante los resultados de la aplicación del cuestionario de control interno informe
COSO ERM se identifica las pautas necesarias para poder iniciar con el planteamiento
de las posibles soluciones en cada falencia encontrada en los departamentos de la
empresa en el manejo y custodia de los bienes tangibles.
Las estrategias de control interno permiten un seguimiento y registro del uso de los
activos en los diferentes departamentos de la empresa contando con formatos de
control en el manejo y uso por parte de los empleados mejorando la administración en
uso eficiente de los bienes de la empresa.
Las políticas y procedimientos de las actividades administrativas en los distintos
departamentos de la empresa “Lafarge” permiten un control en el manejo de activos
fijos fundamentado en el Informe COSO-ERM, asegurando la confiabilidad de la
información, y fortaleciendo el cumplimiento de reglamentos.
74
CONCLUSIONES GENERALES
El trabajo tiene como objeto presentar algunas propuestas prácticas de control que
puedan manejar los diferentes departamentos para lograr un excelente manejo de los
bienes existentes, el destino adecuado, custodia de los mismos para una correcta toma
de decisiones administrativas en el manejo de los activos.
El manual para el manejo de activos fijos contiene, políticas y procedimientos de
control en los departamentos de bodega y mantenimiento en el manejo de activos fijos
mejora el control de los bienes de la empresa y garantiza una administración eficiente y
efectiva en el uso de los activos, lo cual permite la correcta administración
La efectividad de las estrategias de control propuestas en los diferentes departamentos
de la empresa para lograr un excelente manejo de los bienes existentes, el destino
adecuado, que permita funcionar apropiadamente para la evaluación de las actividades
y la custodia de los mismos para una correcta toma de decisiones administrativas.
La recopilación de distintas bases teóricas permitió sustentar una ideología más
adecuada acorde a la realidad empresarial, representando así un argumento prioritario
para el desarrollo de las estrategias de control interno que cumpla con los
requerimientos de la empresa “Lafarge”.
75
RECOMENDACIONES
Para lograr un mejor manejo de los bienes es importante considerar la implementación
y difusión de las estrategias de control propuestas en esta investigación para el manejo
adecuado de los activos fijos en bodega y el departamento de mantenimiento de la
empresa “Lafarge” con el fin de salvaguardar los bienes de la empresa y dar
cumplimiento a las normas legales.
Poner en conocimiento el manual para el manejo de activos fijos en los diferentes
departamentos, contiene; políticas, procedimientos orientados a mejorar el control de
los bienes de la empresa y garantizar una administración eficiente y efectiva
convirtiéndose en una guía para los encargados del control de los bienes mediante la
cual se facilita las actividades diarias.
Monitorear el desempeño de las actividades que se han propuesto tanto para el manejo
de los bienes de bodega y los controles de mantenimiento que permita reducir los
riesgos que pueden presentarse, constituyéndose elementos de protección para tomar
las decisiones necesarias y tomar medidas correctivas.
Esta investigación se puede usar como fuentes de consulta las estrategias de control
interno que se encuentra actualizada en cuanto a las diferentes teorías de los diversos
autores es adecuada para fuentes de consulta en las futuras investigaciones la cual
ayudara con la información brindada.
76
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80
ANEXOS
Anexo 1 Perfil de tesis
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PERFIL DE TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORÍA Y
FINANZAS CPA.
TEMA: “ESTRATEGIAS DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA
LAFARGE DE LA PROVINCIA DE IMBABURA”
AUTORA: GÓMEZ GÓMEZ MARIELA RUBY
TUTORA: DRA. GERMANIA ARCINIEGAS, Msc.
IBARRA – ECUADOR
2014
1. TEMA
Estrategias de control interno para la empresa LAFARGE en la Provincia de Imbabura.
2. DESARROLLO
2.1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Una vez revisado los distintos repositorios de las universidades tanto nacionales e
internacionales se encontró de la señora Tubón Quinfia Sandra Margot desarrollada en el
año 2011 cuyo tema es la incidencia del control interno en la administración de activos
fijos de la cooperativa de ahorro y crédito indígena SAC de la universidad Técnica de
Ambato, ha logrado que los bienes estén bien organizados y contabilizados y en cualquier
momento se podrá realizar cambios, compras, bajas y otras cuestiones adheridas a los
bienes.
También de la señorita Paltán Vega María Jose, del año 2007; con el tema manual de
procedimientos para el manejo y control de los activos fijos tangibles de Metrocar S.A. de
la Universidad Andina Simón Bolívar, sede Ecuador, le ha permitido implementar
mecanismos de control interno y actualización de activos de forma continua, organizar los
procedimientos para proteger y resguardar los activos, así como también llevar la
eficiencia, productividad y custodia en las operaciones de su manejo.
El señor Rodas Gonzales Edgar Rene del año 2007 con el tema manual de administración
para el control de los bienes y activos fijos en el sector público ecuatoriano de la escuela
politécnica del ejército, direcciona a la entidad pública, y muestra el instrumento de control
y desarrollo económico del país ya que hace posible que la riqueza sea distribuida y
movilizada de una manera equitativa para poder atender las necesidades de sus habitantes.
El señor Hernández Peña Omar E; del año 2008, con el tema control interno del sistema de
inventarios en los establecimientos tipo supermercados del Municipio Valera Trujillo de la
universidad de los Andes, a través de la aplicación del instrumento diseñado ha logrado
tener un mejor control sobre los inventarios cuyos registros se realizaron con la utilización
de facturas y comprobantes de pago, para reflejar el movimiento operacional y la
supervisión del proceso por parte del contador.
2.2. SITUACIÓN PROBLÉMICA
De conformidad con lo que establece el Art. 303 numeral 8 literal e) de la Ley Orgánica de
Administración Financiera y Control, la Contraloría General del Estado expide el Manual
General de Administración y Control de los Activos Fijos para el Sector Público,
documento que es una importante herramienta de trabajo aplicable a una de las áreas de la
administración pública.
En la legislación ecuatoriana existe una variedad de leyes, reglamentos y manuales sobre
diferentes temas legales, técnicos, administrativos, y económicos financieros, que orientan
las decisiones y acciones de los funcionarios y servidores públicos, sin embargo no existe
un manual especifico que contengan las normas y procedimientos relacionados con la
administración para el control de los bienes y activos fijos en sector público ecuatoriano.
El control de activos fijos en el Ecuador ha sido deficiente, razón por la cual se han ido
creando leyes, reglamentos, manuales para superar estas deficiencia como es el caso del
Manual General de contabilidad Gubernamental, entre otros.
En Imbabura la dinámica de los negocios, leyes y procedimientos crearon la necesidad de
poder administrar de manera confiable y eficiente una de las partes más importantes para
obtener información en los Estados Financieros, Propiedad, Planta y Equipo, detallando las
características y aspectos relacionados, como es la adquisición, mantenimiento reemplazo,
control administración financiera para el manejo adecuado de los activos no corrientes de
la Empresa.
Otavalo es una ciudad con alto índice de competencia, debido a su creciente mercado
comercial, hay muchos empresarios que buscan nuevas maneras de desarrollar a sus
empresas para alcanzar una etapa de prosperidad económica, todas las organizaciones
tienen la necesidad de contar con un sistema de inventarios que puedan brindar mayor
control para el correcto funcionamiento de los mismos varios entes no logran mantener su
poder competitivo y mucho menos lograr altos niveles de crecimiento debido al poco
control que realizan.
La empresa “Lafarge S.A ”, cuenta con la planta industrial ubicada en el sector Perugachi,
Km 7 1/2 vía Selva Alegre dispone de los diferentes recursos como : talento humano,
tecnológicos, económicos en los diferentes departamentos, en la empresa existe un
inapropiado control en el manejo y uso de los activos tangibles existentes dentro del
departamento de bodega y los demás departamentos de la empresa antes mencionada,
debido a la magnitud de bienes existentes, como los insumo de inversión, activos sujetos
a control y los bienes de larga duración cada vez es más complicado e incontrolable, ya
que son susceptibles al desgaste aun no usándolos, debido a que mantienen sus bienes
embodegados o en otros casos solamente se utilizan de manera ocasional, requiere de una
herramienta que permita orientar los procedimientos y velar por la adecuada
administración y control de Propiedad, Planta y Equipo.
El departamento de bodega no cuenta con la actualización de los registros de los bienes y
la actualización de los inventarios, porque no se efectúan muy seguido los conteos físicos
de los inventarios, el descontrol de inventarios se presta a las diferencias como son los
faltantes y sobrantes de los bienes, siendo usual que sean los mismos empleados quienes lo
lleven a cabo, originan un incremento de costos, es un hecho que el desorden en bodega o
en el área de trabajo provoca pérdidas en la empresa, hechos que en el futuro podría alterar
la información y los procesos operativos normales de la empresa si no se cuenta con
procedimientos eficientes y predeterminados para su control.
La falta de clasificación de los diferentes activos que se encuentran en mal estado
denominados como chatarra, se deben dar de baja para evitar la aglomeración y así tener
más espacio para los demás bienes adquirirse; no en todas las áreas existe las actas de
responsabilidad, y custodio de los activos, y la falta organización dificulta el control a la
administración de los bienes, el escaso mantenimiento de los bienes sujetos a control y
larga duración ha permitido obtener perdidas dentro de la empresa, los operarios no se
encargan de las reparaciones de los equipos, el encargado es el departamento de
mantenimiento dedicados a solucionar las fallas que se produzca.
2.3. PROBLEMA CIENTÍFICO
¿Cómo lograr el manejo adecuado de los bienes tangibles en la empresa LAFARGE de la
Provincia de Imbabura Cantón Otavalo?
2.4. OBJETO DE INVESTIGACIÓN Y CAMPO DE ACCIÓN
2.4.1 Objeto de investigación: Procesos de auditoría
Contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse
la supervisión de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora
continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro
de una organización.(PÉREZ.J. 2010)
2.4.2 Campo de acción: Control
Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de una
dependencia o entidad que permite la oportuna detección y corrección de desviaciones,
ineficiencias o incongruencias en el curso de la formulación, instrumentación, ejecución y
evaluación de las acciones, con el propósito de procurar el cumplimiento de la
normatividad que las rige, y las estrategias, políticas, objetivos, metas y asignación de
recursos. (PERDOMO.A.2008.)
2.5. IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE ACCIÓN
Auditoría
2.6. OBJETIVO GENERAL
Diseñar estrategias de control interno para un adecuado manejo de los bienes tangibles en
la empresa LAFARGE en la Provincia de Imbabura cantón Otavalo.
2.7. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Diagnosticar la situación actual del manejo de los bienes tangibles de la empresa
LAFARGE.
Sustentar Bibliográficamente las estrategias en el manejo y administración de los
bienes tangibles.
Identificar los elementos más idóneos para estructurar las estrategias de control interno.
Validar la propuesta mediante la opinión de expertos.
2.8. IDEA A DEFENDER
Con las estrategias de control interno se logra el adecuado manejo de los bienes tangibles
de la empresa LAFARGE.
2.9. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
2.9.1 Independiente: Estrategias de control interno
2.9.2 Dependiente: Manejo de los bienes tangibles de la empresa LAFARGE
2.10. DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA
2.10.1 Modalidad de la investigación.
2.10.1.1 Cuali-Cuantitativa
Cualitativa porque permitirá conocer las diferentes estrategias de control interno de bienes
tangibles, que tienen gran importancia en el desarrollo de la investigación y las
características y cuantitativa ya que la investigación va a utilizar los resultados de fórmulas
matemáticas o estadísticas y obtendrá información económica contable se evidenciará el
manejo adecuado de los bienes de la empresa.
2.10.2 Tipos de investigación
2.10.2.1 Investigación Bibliográfica.- Permitirá recopilar teorías, conceptos y aspectos
principales de donde se extraerá información necesaria e importante de los diferentes
autores de libros y documentos ya existentes e incluso de internet para fundamentar la
estructuración adecuada del marco teórico sirviendo de base para el desarrollo de la
propuesta.
2.10.2.2 Investigación de Campo.- Logrará la recopilación para obtener la información
más exacta sobre el problema a investigar dentro de la empresa LAFARGE para
identificar aspectos prioritarios referentes a objetivos, funciones, y procesos, a través de la
aplicación de encuestas, y conversación con el personal de la empresa.
2.10.2.3 Investigación Descriptiva.- Detallará en el estudio las estrategias de control
interno para construir los cambios propicios para la empresa.
2.10.2.4 Investigación Aplicativa.- Este tipo de investigación permitirá dar a conocer las
estrategias de control interno y mejorará el manejo de los bienes tangibles.
2.10.2.5 Investigación Explicativa.- Permitirá con la información en los diferentes
procesos de control interno y como aplicar las estrategias dentro de la empresa.
2.10.3 Métodos
2.10.3.1 Histórico-Lógico.- Ayudará a considerar aspectos anteriores para poder
estructurar una revisión más aplicable a la realidad sirviendo de base fundamental para las
proyecciones de información que requiere el presente estudio.
2.10.3.2 Analítico-Sintético.- Logrará analizar diferentes fuentes bibliográficas y
considerar aquellos aspectos que permitan sustentar el desarrollo de la propuesta.
2.10.3.4 Inductivo-Deductivo.- Permitirá considerar los aspectos propios de la empresa,
las actividades que desarrollan para poder establecer las diferentes estrategias de control
interno que permitirá un adecuado manejo de los bienes tangibles de la empresa.
2.10.3.5 Sistémico.- Ayudará a distribuir de manera estructurada y lógica el desarrollo del
presente estudio.
2.10.4 Técnicas
2.10.4.1 Entrevista.- Mediante esta técnica de investigación se obtendrá información más
notable, con la cual se determinara el manejo inadecuado de los bienes tangibles, se
aplicará a los trabajadores de la empresa como al gerente, administrador, y bodeguero, para
la recolección de información de la empresa LAFARGE para considerar los aspectos y
establecimiento de estrategias de control interno de bienes tangibles.
2.10.4.2 Encuesta: Mediante esta técnica el personal proporcionará información acerca de
la existencia de procedimiento, funciones y políticas que existe en la empresa para elaborar
procedimientos mediante flujogramas y establecer controles en cada área.
2.10.5 Instrumentos
2.10.5.1 Guía De Entrevista.- Permitirá definir de manera anticipada las posibles
temáticas a tratar con los trabajadores de la empresa para considerar su posición y criterio
del manejo de los bienes tangibles.
2.10.5.2 Cuestionario Control Interno: Permitirá estructurar las diferentes preguntas y
categorizarlas de acuerdo a la necesidad de información que se requerirá obtener de los
empleados y trabajadores de la empresa, en el desarrollo de la investigación.
2.11. DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LA TESIS
2.11.1 Empresa
2.11.1.1 Definición
2.11.1.2 Características y naturaleza de las empresas
2.11.1.3 Tipos de empresas
2.11.1.4 Recursos que requieren las empresas
Materiales
Técnicos
Humanos
Financieros
2.11.1.5 Clasificación de las empresas
Por su Naturaleza
Al grupo que pertenecen
Por el saldo
2.11.1.6 Procesos de las empresas
Planificación
Organización
Dirección
Control
2.11.2 Control interno
2.11.2.1 Definición
2.11.2.2 Importancia
2.11.2.3 Clases de Control Interno
2.11.2.4 Principios del control interno
2.11.2.5 Fundamentos del control interno
2.11.2.6 Métodos de evaluación
2.11.3 Activos
2.11.3.1 Definición
2.11.3.2 Características
2.11.3.3 Clasificación
2.11.3.4 Propiedad, Planta y Equipo
2.11.3.5 Activos Fijos Tangibles
2.11.3.6 Activo Fijos Intangible
2.11.3.7 Adquisición
2.11.3.8 Amortización
2.11.3.9 Depreciaciones
2.11.4 Inventarios
2.11.4.1 Definiciones de los inventarios
2.11.4.2 Tipos de inventarios
2.11.4.3 Propósito de los inventarios
2.11.4.4 Objetivos de los inventarios
2.11.4.5 Administración de los inventarios
2.11.4.6 Finalidad de la administración de inventarios
2.11.4.7 Importancia de la administración de inventarios
2.12. APORTE TEÓRICO, SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA, Y NOVEDAD
CIENTÍFICA
2.12.1. Aporte Teórico
Una manual de Propiedad, Planta y Equipo, permitirán administrar y control los activos
fijos institucionales en forma independiente del volumen de bienes que disponga, Al tener
una herramienta como es el COSO II para llevar a cabo las diferentes actividades dentro de
una empresa refleja un proceso que constituye un medio para un fin, que es el de
salvaguardar los bienes de la entidad, debe ser ejecutado por todas las personas que
trabajan dentro de la entidad, acerca del desarrollo correcto de los procesos administrativos
y contables, informando a la alta gerencia para que tome acciones preventivas y correctivas
y así lograr las metas y objetivos planificado.
La estrategia que se implementara es el KAIZEN ya que al ser una herramienta de mejora
continua y que implica a todas las estructuras de la empresa, que haga evolucionar de
forma positiva la eficacia y el ambiente de trabajo, el control tiene muchas áreas de
desempeño, todos los departamentos en los que se divide una organización necesitan ser
controlados. Por lo que se puede decir que el control de la información administrativa
consiste en verificar que la información sea veraz y comprobable, que permita a los
administradores ser más eficientes y efectivos en la toma de decisiones
2.12.2. Significación Práctica
Esta herramienta permite optimizar la efectividad y eficiencia en el trabajo ya que el
control de activos fijos tangibles es de vital importancia para evitar pérdidas económicas
en cualquier empresa o entidad, por lo que determinar las deficiencias en cada unidad en
cuanto al control de los activos tangibles es de gran importancia; y por lo tanto la
implementación de una estrategia de capacitación para el personal que desarrolla esta labor
en cada entidad es primordial.
2.12.3. Novedad Científica
La herramienta como es el KAIZEN que permiten estrategias prácticas que permiten el
cambio consistentemente mejorando los sistemas de trabajo y desarrolla al personal, y
optimizando la efectividad y eficiencia aplicando el circulo de mejora desde la gerencia
como es planificando, haciendo, verificando y actuando, que permita tomar acciones
correctivas que elimine la causa, y así prevenir las recurrencias del problema; La
estrategia para fortalecer el control interno en la empresa a través de la correcta aplicación
de los componentes del COSO II, al proporcionar esta herramienta al personal Directivo y
Funcionarios logrará eficiencia, eficacia y confiabilidad de las actividades realizadas, con
la finalidad de reducir los riesgos de corrupción y cumplir con los objetivos y metas
establecida, logrando mayor transparencia en las operaciones, y contar con la información
confiable y oportuna.
3. BIBLIOGRAFÍA
BRAVO, Mercedes, (2008), Contabilidad General, 6ta ED, Editorial Nuevodia, Quito-
Ecuador.
BURBANO, Jorge E. (2008), Presupuestos: Enfoque De Gestión, Planeación y Control
de Recursos, McGraw Hill Editorial, 3ra. Edición, Bogotá.
GÓMEZ Ceja, Guillermo, (2007), Planeación y Organización de Empresas, Editorial
McGraw-Hill, México.
HARGADON, Bernard; MÚNERA, Armando, (2009), Principios de Contabilidad, 3ra
ED, Editorial Norma.
MANTILLA, Samuel, (2009), Auditoría Control Interno; 2da ED.
WHITINGTON, Ray, DANY, Kurt, (2007), Principios de Auditoría; décima cuarta
ED.
MANTILLA, Samuel, (2007), Control Interno Informe COSO, 4ta ED, Bogotá-
Colombia.
RENDER, Barry; HEIZER, Jay, (2007), Principios de Administración de Operaciones,
Pearson Hall, 5ta ED, México.
ZAPATA Pedro, (2010), Contabilidad De Costos, Editorial McGraw-Hill, Bogotá-
Colombia
ZAPATA Pedro, (2011), Contabilidad General, Editorial McGraw-Hill, Bogotá-
Colombia.
Anexo 2 Guía de entrevista
ENTREVISTA DIRIGIDO AL PERSONAL
DE LA EMPRESA LAFARGE S.A.
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Entrevistado: Ing. Geovanny Estrella
Entrevistador: Mariela Gómez
Lugar: Planta Lafarge Departamento de Talento Humano.
Hora de inicio: 15:00(pm)
Hora: 16:30(pm)
OBJETIVO: La presente entrevista pretende recopilar la información necesaria que
permita a conocer la situación actual del manejo de los activos tangibles de la empresa.
TEMAS A TRATAR
Cuántos años tiene la institución de funcionamiento
Desde qué tiempo labora usted en esta institución y en qué condiciones
Están definidas los procesos dentro de la empresa
Qué tipo de normativas o políticas regulan internamente la institución
Mediante qué mecanismos los funcionarios se han incentivado el conocimiento de esa
normativa? (de una manera verbal o escrita)
Cuándo se entrega un bien al funcionario se elaboran un documento de entrega
Tiene algún mecanismo para la constatación de los bienes en la empresa?
Ha existido algún inconveniente en su periodo sobre perdidas de bienes?
Con qué frecuencia le han hecho inventarios de los activos tangibles
Conoce usted si se han renovado los activos fijos en el departamento donde labora
Conoce usted las políticas establecidas por la empresa para el manejo y utilización de
los activos fijos
Usted mantiene un acta de entrega recepción de los bienes a su cargo
Considera usted que la inadecuada utilización de los activos podría generar pérdidas
para la empresa.
Realizan mantenimientos preventivos a los activos a su cargo.
Existe responsable para el manejo de la chatarra y que manejos se la da.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COSO ERM
NOBRE DE LA EMPRESA LAFARGE
PERÍODO: 2014
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO COSO II (ERM)
COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL
Nro Pregunta SI NO C/P Pond Calif Observaciones
1 ¿Está definida la estructura organizativa de la
institución? x 2 2
2 ¿Se establecen niveles de autoridad y
responsabilidad? x 2 2
3 ¿Estos niveles están bien definidos y claros
para todos los trabajadores? x 2 2
4 ¿Se establecen tareas encaminadas al
cumplimiento de los objetivos de la
institución?
x 2 2
5 ¿Se establecen tareas encaminadas al
cumplimiento de los objetivos de la
institución?
x 2 2
6 Cuenta el departamento con un manual
sobre activos fijos x 2 0
7 ¿La empresa para tomar una decisión en los
activos fijos identifica los beneficios y
posibles riesgos?
x 2 2
8 ¿La empresa tiene establecido un nivel de
riesgo aceptado para sus operaciones? x 2 2
9 ¿El manejos de los activos son planificados
ejecutados y controlados para el logro de los
objetivos?
x 2 2
COMPONENTE: ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
1 Los objetivos en el manejos de los activos
contribuyen al cumplimiento de la misión de
la empresa?
x 2 2
2 ¿Se emplean técnicas de evaluación de
riesgos en la definición de estos objetivos? x 2 2
3 Al establecer objetivos en el manejo de los
activos fijos de la empresa analiza factores
internos y externos
x 2 1
4 ¿Las políticas, normas y procedimientos se
actualizan con frecuencia para el
cumplimiento del objetivo de los manejos de
los activos fijos de la empresa?
x 2 0
5 Se han formulado objetivos específicos para
el manejo de los activos fijos de la empresa? x 2 1
COMPONENTE: IDENTIFICACIÓN DE ACONTECIMIENTOS
1 ¿Se han identificado los principales
acontecimientos que pueden ocurrir en
bodega
x 2 1
2 ¿La empresa identifica eventos potenciales
que afecten el manejo de los activos fijos y x 2 1
Anexo 3 Cuestionario de Control Interno.
por ende el logro de los objetivos? 3 ¿La empresa cuenta con la elaboración de un
FODA en el manejo de los activos fijos? x 2 0
4 ¿Al existir un evento negativo existe un
análisis por parte de la dirección de forma
inmediata?
x 2 2
5 El personal que labora en el departamento
de bodega están capacitados para un buen
desempeños de sus actividades?
x 2 2
6 La empresa provee al personal los activos
fijos necesarios para su trabajo x 2 2
7 Se tiene activos fijos guardados en bodega
que no se están utilizando x 2 0
8 Se encuentran asegurados los activos fijos x 2 1
9 Se da mantenimiento a los activos fijos de la
empresa x 2 1
10 Se hace mantenimiento de los activos que
están en mal estado. x 2 0
11 Se realizan informes periódicos del
mantenimiento de los activos x 2 0
12 Existe un plan de mantenimiento preventivo
sobre los activos fijos x 2 0
COMPONENTE: EVALUACIÓN AL RIESGO
1 ¿Se realizan las acciones necesarias para la
eliminación de la presencia de riesgos
inherentes?
x 2 2
2 ¿Ha existido la presencia de riesgos
residuales luego de aplicadas determinadas
acciones?
x 2 1
3 ¿Al identificar los riesgos la empresa cuenta
con técnicas cualitativas y cuantitativas para
su evaluación?
x 2 2
4 ¿Existe una persona responsable en el
manejo adecuado de los activos fijos de la
empresa?
x 2 1
5 El área de mantenimiento cuenta con un
correcto funcionamiento y no impida el logro
de objetivos
x 2 0
COMPONENTE: RESPUESTA A LOS RIESGO
1 ¿Se encuentra elaborado un plan de
contingencias, para afrontar los riesgos en
los activos fijos de la empresa?
x 2 1
2 Al identificarse un riesgo potencial en el
proceso de del manejo de los activos fijos, la
empresa evalúa posibles respuestas, como:
evitar, reducir, compartir o aceptar?
x 2 1
3 ¿La empresa tiene diseñado mecanismos
para la toma de decisiones y análisis de las
alternativas para responder a los riesgos?
x 2 2
COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL
1 ¿La empresa realiza evaluaciones del
desempeño del personal de bodega y
mantenimiento?
x 2 2
2 Se realizan inventarios físicos de activos
fijos cada tres meses x 2 1
3 Físicamente los activos fijos cuentan con un
código de identificación visible para poder
ubicarlos al momento de una toma física
x 2 1
4 Cuando un empleado sale de la empresa se
controlan que los activos fijos a su cargo se
encuentran en buen estado
x 2 0
5 Se controlan las transferencias de los activos
fijos a otros departamentos. x 2 1
6 Existe algún documento soporte que haga
responsable al custodio sobre el uso de los
activos fijos a su cargo
x 2 1
7 ¿Se encuentran establecidos las políticas y
procedimientos del manejo de los activos
fijos?
x 2 0
8 Se controla los activos fijos obsoletos x 2 1
9 Se controlan los activos fijos que no se estén
utilizando x 2 1
10 Se han presentado robos de activos fijos x 2 0
11 Existe acceso restringido a bodega para que
ingrese exclusivamente personal autorizado x 2 2
COMPONENTE: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
1 ¿La información dentro del manejo de los
activos es informal? x 2 2
2 ¿La información dentro mantenimiento de
los activos fijos es informal? x 2 2
3 ¿La información fluye en todos los niveles
de la empresa? x 2 2
4 ¿La información proporciona por la empresa
al área bodega y mantenimiento es confiable
para la toma de decisiones?
x 2 1
COMPONENTE: SUPERVISIÓN Y MONITOREO
1 Se evalúa y supervisa el desempeños de los
trabajadores x 2 2
2 ¿La empresa realiza supervisiones rutinarias
para identificar deficiencias en el manejo de
los activos fijos?
x 2 0
3 ¿La administración realiza monitoreo en el
área bodega y mantenimiento proporciona
recomendaciones sobre riesgos corporativos?
x 2 2
104 64
Anexo 4 Guía de entrevista al Jefe de mantenimiento
ENTREVISTA DIRIGIDO AL PERSONAL
DE LA EMPRESA LAFARGE S.A.
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Entrevistado: Ing. Fernando Andrade
Entrevistador: Mariela Gómez
Lugar: Planta Lafarge Departamento de Mantenimiento.
Hora de inicio: 16:30(pm)
Hora: 17:15(pm)
OBJETIVO: La presente entrevista pretende recopilar la información necesaria que
permita a conocer la situación actual del manejo de los activos tangibles de la empresa.
TEMAS A TRATAR
Está definida la estructura organizativa de la institución
Se establecen niveles de autoridad y responsabilidad
Desde qué tiempo labora usted en esta institución y en qué condiciones
Están definidas los procesos dentro del departamento.
El personal que labora en el departamento de mantenimiento están capacitados para un
buen desempeños de sus actividades
Se hace mantenimiento de los activos que están en mal estado.
Ha existido algún daño en los bienes a su cargo
Con qué frecuencia han hecho mantenimiento de los activos tangibles
Existe un plan de mantenimiento preventivo sobre los activos fijos
Conoce usted las políticas establecidas por la empresa para el manejo y utilización de
los activos fijos
Usted mantiene un acta de entrega donde conste los mantenimientos que se ha
realizado a los bienes a su cargo
Existe un manual para el manejo de chatarra y mantenimiento de los activos
Realizan mantenimientos preventivos a los activos a su cargo.
Se clasifica adecuadamente la chatarra.
Existe responsable para el manejo de la chatarra y que manejos se la da.
Anexo 5 Instrumento de Validación.
FOTOS
