Diagnóstico y AnálisisObjetivo: Aplicar las diferentes técnicas

y metodologías para el diagnóstico y análisis

UNIDAD 2

2.1 Juntas de Presentación

ReunionesSon de un determinado número de personas para tratar un tema o varios sobre diversos aspectos. Una persona principalmente la dirige y se encarga de definir claramente los temas a tratar así como los objetivos de la reunión.

Tipos de reuniones: Reuniones de ventas, de marketing, de lanzamiento, firmas de acuerdos, tratados, cooperación, de accionistas, de negociación. Lo primero es elegir el espacio adecuado al tipo de reunión.

Organizar la reuniónHay que diferenciar la reunión según su tamaño y las personas que asisten. Si es pequeña y de empresa, puede ser el propio conductor de la misma. Si la reunión es más grande y participan muchas personas, es conveniente colocar un cartel en el sitio correspondiente con el nombre y cargo de la persona que va a ocupar ese sitio. Una vez situados todos los asistentes, se procede a una bienvenida de los asistentes a la reunión.

Posteriormente es vital,

aclarar las premisas

de la reunión de

forma precisa:

• Exposición del tema principal.

• Esquematizar el asunto principal.

• Aportación de puntos de vista de los asistentes.

• Establecimiento de turnos.

• Puntos clave a discutir y posibles conclusiones finales.

• Hay que suscitar el interés de los participantes desde un principio.

• evitar las conversaciones privadas que suelen distraer y no suelen aportar nada al grupo de reunidos.

• Hay que ser educados y respetuosos, aunque no estemos de acuerdo.

• Hay que evitar terminar la reunión sin lograr unas conclusiones claras.

• Todas las reuniones deben tener unos objetivos perfectamente definidos y si estos no se cumplen.Consejos

2.2 Estudio de Supervisión

OBSERVACIÓNLa observación es el método que el consultor emplea para obtener información que no se puede obtener de inmediato. Entre la información que el consultor suele

obtener por medio de la observación cabe mencionar la siguiente:• Trazado de la fábrica, los almacenes y las oficinas;

• Flujo de las operaciones, los materiales y los trabajadores; métodos de trabajo;

• Ritmo y disciplina del trabajo; • Condiciones de trabajo (ruido, iluminación,

temperatura, ventilación, orden y limpieza); • Actitudes y comportamiento de los directivos

superiores e intermedios, los supervisores, los especialistas del personal y los trabajadores;

• Relaciones interpersonales y entre grupos.

Informes especiales• Se puede pedir a individuos o

equipos de la organización cliente que ayuden en la realización del cometido reflexionando sobre aspectos particulares del problema y formulando sugerencias por medio de un informe escrito especial Este debería incluir cualquier información de apoyo que el autor pueda proporcionar.

• Este método es selectivo; en cooperación con el cliente, el consultor elegiría a los empleados que es probable tengan opiniones concretas sobre el problema de que se trate, que están conscientes de los diversos obstáculos y que conocen los intentos realizados en el pasado para resolver el problema.

CuestionariosEn la consultoría de empresas un

cuestionario es útil para obtener un número limitado de hechos sencillos de un gran número de personas (por ejemplo, en un estudio de mercado) o de personas ampliamente separadas entre sí (por ejemplo, los motivos del fracaso del equipo de los usuarios en toda una región).

Entrevistas

• En la consultoría de empresas, las entrevistas son ciertamente la técnica más utilizada para recopilación de datos, junto con la recuperación de los datos registrados. Las preguntas se complementan y apoyan recíprocamente, se confirman, se corrigen o contradicen respuestas anteriores. Al planificar las entrevistas, el consultor determina qué datos desea obtener, de quién, cuándo, dónde y cómo.

REUNIONES PARA LA RECOPILACION DE DATOS

En el diagnóstico, otra posibilidad consiste en que el consultor disponga una reunión especial cuyo objetivo es obtener datos relativos al problema objeto del estudio. Se debe actuar con prudencia, porque es asimismo posible que en la reunión se pasen a examinar otras soluciones en general y en detalle antes de haber reunido datos suficientes.

Estudio de la actitud de los empleados

Las actitudes del personal de la organización cliente desempeñan cierto papel en la mayor parte de las tareas de consultoría. El consultor está atento a las actitudes al observar las operaciones y los procedimientos, en las entrevistas y en cualquier otro contacto que tenga con el cliente y su personal.

EstimacionesToda estimación es provisional y

nunca sustituye plenamente a los datos establecidos. El consultor debe considerar la conveniencia de recurrir a estimaciones sólo cuando no se dispone de hechos probados, o por algún motivo éstos son difíciles de obtener.