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CURSO DE CIÊNCIAS CONTABEIS
CONTROLE INTERNO NA GESTÃO DE INFORMAÇÃO: UM ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA DE APOIO ADMNISTRATIVO E FINANCEIRO COM FOCO
NO IMPOSTO DE RENDA DE PESSOA FÍSICA
Jussara Rodrigues Gonçalves1
Joice Faria de Oliveira 2
RESUMOO objetivo principal deste estudo foi analisar os impactos no processo do controle interno na coleta e armazenamento de informações para geração do imposto de renda em uma empresa de apoio administrativo e financeiro. A metodologia utilizada se baseou na abordagem qualitativa. Quanto aos fins, tratou-se de uma pesquisa descritiva. Quanto aos meios foi um estudo de caso e uma pesquisa documental. A coleta de dados ocorreu através de entrevistas e análise das declarações de imposto de renda. A pesquisa a respeito da área de Controle Interno é importante por oferecer a possibilidade de reflexão sobre o desenvolvimento desse trabalho. Além disso, entender os procedimentos adotados por uma empresa de apoio administrativo e financeiro na geração do imposto de renda permite que o contador identifique os motivos que ocasiona as falhas e apresente as possíveis soluções para minimizar os erros na geração do imposto de renda. Ao final do estudo concluiu-se que a empresa Y, apesar de ter como principal objetivo oferecer comodidade aos seus clientes de forma rápida e segura foi possível perceber, que os parâmetros utilizados na execução das declarações de Imposto de Renda não condizem com o que ela oferece principalmente pelo fato de ter sido detectado problemas de falta de informação e de conhecimentos por parte dos colaboradores.
PALAVRAS-CHAVE: Auditória; Controle Interno; Gestão da Informação; Imposto de Renda.
1 INTRODUÇÃO
Com passar dos anos, as organizações tornaram-se mais competitivas, exigentes e
inovadoras frente à evolução dos avanços tecnológicos, da comunicação e
globalização. Diante de um cenário de grandes mudanças, as empresas estão cada 1 Graduando do curso de Ciências Contábeis do Centro Universitário de Belo Horizonte UNIBH – e-mail: [email protected] Professora Orientadora Especialista em Controladoria Corporativa – e-mail: [email protected]
vez mais em busca de ferramentas que contribuam na qualidade de suas atividades
e de controles que as auxiliem na redução de custos.
Porém, adequar as organizações neste perfil não é tarefa fácil, mas é de grande
importância para a existência e crescimento da mesma. Para tanto, é essencial que
as empresas mantenham exatidão nas informações geradas, a fim de alcançar a
eficácia e qualidade na prestação de seus serviços; garantindo assim a rapidez e
fidelidade em produzir dados contábeis.
No entanto, é fundamental que as empresas adotem controles adequados para que
assim atinjam resultados satisfatórios com o mínimo de desperdício. Embora
estejam completamente interligados, os termos Auditoria Interna e Controle Interno
possuem definições diferentes.
Segundo Crepaldi (2011, p. 31), “auditoria interna constitui o conjunto de
procedimentos que tem por objetivo examinar a integridade, adequação e eficácia
dos controles e das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais da
entidade”. E controle interno para Attie (2007), são os processos tomados dentro da
organização para verificar a aplicação e confiabilidade dos dados contábeis.
Desse modo, nota-se que o profissional contábil não pode ser apenas um
responsável em preparar e emitir relatórios, mas sim assumir uma postura
participativa. Sendo assim, o profissional contábil possui função de grande
importância para organização, pois é responsável em apoiar a gestão, auxiliando a
empresa a alcançar seus objetivos, ou seja, é uma ferramenta indispensável, que
busca melhoria nos controles e processos, minimizando riscos e erros freqüentes,
otimizando assim suas atividades.
A organização que contém alto índice de erros nas informações e nos processos
significa que existe algo de errado e precisa ser estudado, para que não seja
impactado nas conclusões de suas atividades. Portanto, é de responsabilidade do
profissional contábil investigar os motivos que levam as falhas dos métodos
adotados.
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No entanto, este artigo tem como objetivo geral analisar os impactos no processo do
controle interno na coleta e armazenamento de informações para geração do
imposto de renda em uma empresa de apoio administrativo e financeiro.
Quanto aos objetivos específicos a serem observados são: analisar os
procedimentos adotados por uma empresa de apoio administrativo e financeiro na
geração do imposto de renda; analisar os erros mais comuns encontrados no
imposto de renda; identificar os motivos que levam aos erros na geração do imposto
de renda; avaliar os métodos de controle utilizados para geração do imposto de
renda.
Desse modo, o controle interno torna-se uma questão de investimento, sobretudo,
de crescimento e rentabilidade para a empresa, portanto, este estudo é
indispensável para que a organização análise e compreenda os motivos que levam
aos erros na execução de suas atividades além de possibilitar aos profissionais
contábeis visões administrativas para que assim possam escolher o melhor meio de
solução do determinado problema. Diante disto, pergunta-se: o controle interno pode
impactar no processo de coleta e armazenamento de informações para geração do
imposto de renda em uma empresa de apoio administrativo e financeiro?
2 REFERENCIAL TEÓRICO
2.1 AUDITORIA
O termo auditoria vem do latim auditore, que, segundo Hoog (2006, p. 48) significa
aquele que pode ouvir. É caracterizada como sendo o “exame analítico de revisão,
que segue o desenvolvimento da execução política contábil, desde o início até o
balanço, abrangendo a segurança dos controles internos das células sociais”. Ao
longo do tempo o conceito de auditoria vem se ampliando, visando atender às
rápidas mudanças advindas da globalização e à complexidade na administração de
negócios, os quais se encontram sujeitas às determinações fiscais e legais.
O exercício profissional dos trabalhos de auditoria é executado pelo auditor,
profissional contador. O auditor é aquele que se dedica aos trabalhos de auditoria,
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habitualmente, como livre exercício de um mister técnico, com especialização
contábil conta Sá (2000).
Motta (1988) relata que a prática de auditoria iniciou-se no começo do século XII
com a implantação da atividade em empresas. Tal técnica se fixou no século XVII,
por meio da Revolução Industrial, nas grandes empresas, tendo continuidade até os
dias de hoje. A auditoria se origina de muitos séculos, cujos primeiros indícios
ocorreram na Suméria, no qual proprietários mandavam que fossem conferidos os
seus bens que estavam confiados a terceiros. O termo “auditor” teria sido utilizado
pela primeira vez por Eduardo I na Inglaterra, no século XIII, em que os profissionais
eram contratados apenas para a conferência dos bens.
Segundo Attie (1998), o termo auditor provém da palavra inglesa to audit (examinar,
ajustar, corrigir, certificar). No que diz respeito ao termo na língua portuguesa, esta
significa aquele que ouve o ouvinte. O Contador, na função de auditor, classifica
seus trabalhos conforme o enfoque que lhes é definido. Assim, tem sua atuação em
vários tipos e abrangências de trabalhos, com enfoques diferentes, podendo em
algumas áreas ter a colaboração de outros profissionais especializados.
De acordo com Pinho (2007), a auditoria é caracterizada como o desenvolvimento
sistemático que resulta ao aperfeiçoamento, condutas e afirmações frente às normas
estabelecidas, além de evidenciar o grau de conformidade de determinada atividade.
Attie (1998) completa ao dizer que a auditoria tem o intuito de testar a eficiência e
eficácia do controle patrimonial, obedecendo a normas e procedimentos da coleta de
dados, ao qual é possível expressar opinião sobre determinado assunto. De acordo
com o autor, a importância da auditoria se dá através da série de decorrências que
determinada situação acontece.
O processo de averiguar as técnicas adotadas conferindo se estão de acordo com
os princípios da empresa e se estes estão sendo aplicados uniformemente é
caracterizado como auditoria segundo Hernandes (1998 apud NUNES; FADUL,
2013).
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De acordo com Gasteron (2003 apud CREPALDI, 2011), o auditor necessita ser
organizado para que as informações sejam corretas, seguras e objetivas. Os dados
devem ser ajustados de acordo com as necessidades daqueles que as utilizam. É
importante destacar que a auditoria pode ser classificada em dois tipos: auditoria
interna e auditoria externa.
A auditoria externa, de acordo com Franco; Marra (2001, p. 218), “é aquela realizada
por profissional liberal, auditor independente, sem vínculo de emprego com a
entidade auditada e que poderá ser contratado para auditoria permanente ou
eventual”.
Atendendo ao fim a que se destina a auditoria, o auditor independente poderá realizá-la com seus próprios métodos e conveniências, desde que obedeça às normas usuais de auditoria e obtenha os elementos de convicção com os quais possa dar parecer sobre a matéria examinada (FRANCO; MARRA, 2001, p. 218).
Conforme Franco; Marra (2001), uma característica que distingue a auditoria externa
é o grau de independência que o auditor pode, e deve manter em relação à entidade
auditada, uma vez que a auditoria interna, geralmente não objetiva a emissão de
parecer sobre as demonstrações contábeis, é executada mais para fins
administrativos, internos, do que para prestação de contas a terceiros.
Já a auditoria interna é concretizada por um profissional da empresa, ao qual possui
objetivo em atender a administração da organização, identificando falhas no
processo e sugerindo alternativas para solução de métodos problemáticos (ATTIE,
2007).
No que diz respeito à auditoria interna, segundo Franco; Marra (2001), é aquela
exercida por funcionário da própria empresa, em caráter permanente.
Apesar de seu vínculo à empresa, o auditor interno deve exercer sua função com absoluta independência profissional, preenchendo todas as condições necessárias ao auditor externo, mas também exigindo da empresa o cumprimento daquelas que lhe cabem. Ele deve exercer sua função com total obediência às normas de auditoria e o vínculo de emprego não lhe deve tirar a independência profissional, pois sua subordinação à administração da empresa deve ser apenas sob o aspecto funcional (FRANCO; MARRA, 2001, p. 219).
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A auditoria interna, por sua vez, é importante para as empresas, pois permite que o
profissional se coloque no lugar do setor que esta analisando. As informações
disponibilizadas ao profissional contábil esta diretamente ligada ao grau de
confiança que a empresa dispõe desse profissional, o que certamente existirá mais
responsabilidade e preocupações, porém o resultado tende a ser mais produtivo e
participativo em solucionar determinado problema com a realidade da organização
(FRANCO; MARRA, 2001).
De modo geral, a auditoria interna é inteiramente idêntica a autoria externa. Ambas
utilizam como ponto inicial o controle interno aos quais propõe sugestões para
problemas detectados de acordo com suas observações e estudos, porém, a ênfase
e as formas de abordagem variam. Enquanto a auditoria interna intensifica de
maneira detalhada as atividades da empresa, a auditoria externa analisa as
atividades da empresa de forma global, descreve (ATTIE, 2007).
“A atividade da auditoria interna está estruturada em procedimentos, com enfoque
técnico, objetivo, sistemático e disciplinado, e tem por finalidade agregar valor ao
resultado da organização [...]” (CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE – CFC,
2013, p. 5). Os processos da organização são valorizados com base na auditoria
interna, que permite agregar maior economia, eficiência e redução nos índices de
riscos através de um sistema de controle interno eficaz, expõe Almeida (2003).
A gestão de riscos consiste como apoio para decisão e escolha dos meios mais
viáveis para resolução de determinado problema. As empresas acreditam que
através do auditor torna-se possível solucionar problemas envolvendo a relação de
perda e ganho (HENTGES, 2012).
“A análise dos riscos da Auditoria Interna deve ser feita na fase de planejamento dos
trabalhos; estão relacionados à possibilidade de não se atingir, de forma satisfatória,
o objetivo dos trabalhos” (CFC, 2013, p.7). Para Gitman (1997), risco pode ser
definido como possibilidade de perda, ou como variabilidade de retornos esperados
relativos a um ativo. O risco pode ser determinado como probabilidades de
decorrência realizadas aos quais possam interferir daqueles esperados. A
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mensuração da perda não esta inteiramente ligada na perda de reais, como também
na perda de oportunidades.
O risco de auditoria consiste na possibilidade do auditor emitir uma opinião inadequada sobre demonstrações contábeis (DC) significativamente incorretas. Em outras palavras, seria o caso do auditor afirmar que as DC estão adequadamente representadas quando na verdade contêm erros ou classificações incorretas [...] (LINS, 2011, p. 207).
As organizações no mercado atual estão exigindo cada vez mais métodos e técnicas
de controle com intuito de reduzir erros e evitar situações que afetem a imagem da
organização, diante dos colaboradores, clientes e mercado em geral (NUNES;
FADUL, 2013).
2.2 CONTROLE INTERNO
O acompanhamento periódico das atividades, execução dos métodos adotados e
adequação dos processos, são características dos controles de uma organização,
conta Batista (2011).
Conforme Corbari; Macedo (2012), todas e quaisquer empresa seja ela pública ou
privada necessita de medidas e controles internos para assegurar seus recursos
físicos e financeiros. As empresas que contém controles eficientes e em
conformidade com as leis estabelecidas pela organização conseguem obter
relatórios confiáveis e precisos para a tomada de decisão.
O que sustenta as empresas são as pessoas responsáveis pela continuidade de
seus processos, portanto, é de responsabilidade da auditoria adaptar os princípios
dos controles internos para que os profissionais possam se adaptar as exigências
requeridas, conta (MIGLIAVACCA, 2002).
De acordo com Almeida (2003), os princípios fundamentais dos controles internos
estão totalmente ligados a responsabilidade de cada funcionário; os quais possuem
rotina estabelecida e acesso limitado de acordo com sua atividade e função, fazendo
assim os possíveis registros das transações realizadas.
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Por controles internos entendemos todos os instrumentos da organização destinados á vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio (FRANCO; MARRA, 2001, p. 267)
Rodil (1998) conceitua o controle interno, resumindo o que foi citado pelo CRC-SP
(1998), da seguinte forma:
Todos os processos e rotinas, de natureza administrativa ou contábil, destinados a fazer com que a empresa: (a) os colaboradores respeitem e adiram às políticas traçadas pela alta administração; (b) os ativos tenham sua integridade protegida; e (c) as operações sejam adequadamente registradas, em sua totalidade, nos registros contábeis e fidedignamente retratadas pelas demonstrações financeiras (RODIL, 1998, p. 37).
Através do controle interno é possível detectar falhas e erros na execução dos
sistemas adotados para praticas das atividades; além de ser uma ferramenta de vital
importância para a organização, permite também planejar e controlar as informações
adquiridas, tornando-se possível organizar os dados necessários (GAIO;
ALVARENGA, 2013).
Possui como principal objetivo prevenir riscos e prováveis falhas além de direcionar,
organizar, planejar e controlar as informações adquiridas com intuito de evitar erros
e irregularidades na organização permitindo ainda, acompanhar a continuidade do
fluxo de operações, conta Crepaldi (2011).
Segundo Gaio; Alvaranga (2013), o controle interno possui a finalidade de verificar
se os resultados daquilo que foi planejado e organizado esta em conformidade com
que foi previamente estabelecido. Além de constatar se as atividades exercidas
estão de acordo com as quais foram determinadas.
Um controle interno bem planejado e organizado pelo auditor interno juntamente
com administração da empresa possibilita alcançar os objetivos da organização,
contudo competem a administração conferir o cumprimento das normas e adequar
seus procedimentos sempre que novos métodos exigirem, diz Simão et al (2012).
O controle interno pode ser resumido “como um conjunto de procedimentos,
métodos e rotinas com dois objetivos: proteger o ativo e fornecer dados contábeis
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confiáveis para ajudar a administração na condução dos negócios da empresa”,
conforme Almeida (2003, p. 63).
2.3 IMPOSTO DE RENDA
O imposto de renda segundo Ichihara (2002) é um imposto federal, cuja designação
é Imposto sobre a Renda e Proventos de Qualquer Natureza e que tem como fato
gerador a aquisição da disponibilidade econômica ou jurídica de renda ou de
proventos.
Queiroz (2004) afirma que o Imposto sobre a Renda e Proventos de Qualquer
Natureza (IR) possui seu suporte legal por meio do art. 153, III, da Constituição
Federal:
O qual outorga competência à União para instituí-lo, fixa os princípios que o norteiam, dá o seu arquétipo, delineia a sua regra-matriz de incidência e expressamente coloca que o imposto deverá ser informado pelos critérios da generalidade, da universalidade e da progressividade (QUEIROZ, 2004, p. 487).
Segundo Queiroz (2004), renda é, necessariamente, a livre disposição da parcela
acrescida da riqueza, do excedente do que pode dispor alguém, pressupondo os
gastos necessários para produzi-la e mantê-la. Está, portanto, integrada de
sucessivos atos no tempo, mesmo que, dentro desse período de tempo,
considerem-se tributáveis certos rendimentos eventuais, cuja fonte não seja
permanente.
De acordo com Aranha (2001), o fato gerador do Imposto de Renda inicia-se no
primeiro dia do ano de geração da renda (base) e fica pendendo do que se
configurar no último dia do exercício.
O Imposto de Renda é essencialmente tributo periódico, de incidência ano a ano. Há situações em que, por exceção, ocorrem incidências instantâneas, que independem de apuração ou acerto ao final do período, como, por exemplo, as do ganho de capital ou lucro imobiliário. De qualquer modo, e nesse caso, sempre, o que interessa é que as confusões e divergências não afastam, no Imposto de Renda, o primado do princípio da anterioridade, assim como não afastam, para este ou qualquer outro tributo o princípio fundamental da irretroatividade. Seja no caso do fato gerador ocorrido em 31 de dezembro (regra geral), seja para os casos excepcionais de fatos
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instantâneos (exemplo: ganho de capital), a lei aplicável jamais poderá ser aquela publicada no mesmo exercício (ARANHA, 2001, p. 215).
Martins (2004) afirma que o fato gerador do imposto de renda é a aquisição da
disponibilidade econômica ou jurídica, podendo o mesmo ser: de renda, assim
entendido o produto do capital, do trabalho ou da combinação de ambos; ou, de
proventos de qualquer natureza, assim entendidos os acréscimos patrimoniais não
compreendidos no item anterior, como as aposentadorias, as pensões.
Martins (2004) ressalta que a disponibilidade econômica ocorre com a renda
efetivamente recebida e a disponibilidade jurídica ocorre com o crédito feito ao
contribuinte.
“A incidência do imposto independe da denominação da receita ou rendimento, da
localização, condição jurídica ou nacionalidade da fonte, da origem e da forma de
percepção. Se a fonte perceber renda, haverá a incidência do imposto” (MARTINS,
2004, p. 258).
2.4 GESTÃO DA INFORMAÇÃO
A informação é a principal base para a tomada de decisão nas organizações,
através dela é possível detectar os impactos tanto positivos quanto negativos no que
diz ao respeito do conhecimento dos profissionais. O maior desafio aos gestores é
alcançar os objetivos determinados pela organização de modo competente do que
foi solicitado (BEUREN, 2000).
Ainda que gerenciar informações é tão significativo quanto gerenciar tipos de bens,
os processos de gerenciamento da informação não estão inteiramente ligados com o
desenvolvimento sistêmico. Cada um possui suas características e alternativas para
organizar suas informações e dividi-las da melhor forma. O que em alguns
momentos podem ser mal compreendido, gerando com isto formas incorretas na
aplicação, conta McGee; Prusak (1994).
Beuren (2000) diz que a metodologia da gestão de informações deve ser
extrovertida, prospectiva e qualitativa de modo que o receptor da informação
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compreenda de forma correta. Ainda segundo o autor, a informação é fundamentada
por meio da coleta de dados, ao qual abrange significado em um contexto
delimitado, ou seja, dentre as informações contidas na empresa, caso o profissional
julgue necessário deverá buscar dados fora da empresa também.
2.4.1 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Sobreira Netto (2009) afirma que a Tecnologia da Informação (TI) imprime maior
velocidade aos processos internos e possibilita aos gestores um conhecimento mais
profundo e próximo do seu ambiente de influência. O bom uso da TI está
correlacionado intimamente com o estímulo, a vontade política, a determinação, o
comprometimento, o compartilhamento de planos e projetos e a capacidade de
assimilar inovações, principalmente por parte da alta administração.
De acordo com Sobreira Netto (2009), a adoção de TI significa economia de tempo e
possibilita reinvestimentos em eficácia pessoal, porém não se pode descartar a
probabilidade de haver resistência às mudanças. Isso ocorreria, porque é inevitável
a requisição de novas habilidades, o que frequentemente pode conduzir a um
desequilíbrio na estrutura social vigente, de onde se prevê a importância de se
considerar também a cultura da empresa.
Para Medeiros Júnior (2009), em algumas organizações as atividades de TI
representam grande importância estratégica, enquanto que, para outras, representa
um custo efetivo. Isso reflete na quantidade de tempo que o principal administrador
da empresa deve despender pensando em estratégia.
Conforme Medeiros Júnior (2009), dentro da nova era da informação, a empresa
deve apresentar-se como uma estrutura em rede fundamentada na informação,
onde o conhecimento se tornará o verdadeiro capital, e a ênfase na realização das
atividades se deslocará para o trabalhador intelectual. O uso do conhecimento, a
globalização da economia, aliada à grande fragmentação de mercados e a
tecnologia da informação associada à infra-estrutura dos meios de comunicação,
com certeza são os fatores determinantes para o surgimento desta empresa
baseada na informação.
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2.4.2 GESTÃO DO CONHECIMENTO
Para Drucker (1997), cada organização deve se dedicar ao novo e terá de aprender
a explorar seus conhecimentos, isto é, a desenvolver a próxima geração de
aplicações a partir de seus próprios sucessos. O autor dá o exemplo das empresas
japonesas, que têm sido as melhores nesta área. Cada organização terá de
aprender a inovar e que agora a inovação pode e deve ser organizada. A
necessidade de se organizar para mudar também requer um alto grau de
descentralização. Isto porque a organização precisa estar estruturada de forma a
tomar decisões rapidamente, as quais necessitam ser baseada na proximidade, em
relação ao desempenho, ao mercado, à tecnologia e a todas as muitas mudanças na
sociedade, no ambiente, na demografia e no conhecimento, que provêem
oportunidades para inovações caso sejam vistas e atualizadas.
Na visão de Nisembaum (2001), o conhecimento é a somatória do conhecido. Trata-
se de um conjunto de verdades, princípios e informações que, no contexto do
negócio, orienta as nossas ações. É fluido e ao mesmo tempo formal. Também é
intuitivo, portanto, não é possível capturá-lo ou compreendê-lo em termos totalmente
lógicos e racionais. O conhecimento existe dentro das mentes das pessoas, e faz
parte da imprevisibilidade e complexidade do ser humano. É ação e pode e deve ser
avaliado pelas decisões e ações as quais ele conduz.
Nisembaum (2001) afirma que, hierarquicamente, o conhecimento é estabelecido da
seguinte forma: o conhecimento explícito é aquele que pode ser captado e
compartilhado com a ajuda da tecnologia da informação; o conhecimento tácito é
aquele conhecimento individual que evolui com a interação entre as pessoas e
requer muita habilidade e prática; e, a sabedoria que representa o ponto culminante,
integrando todos os elementos anteriores, e pressupõe a habilidade de usar o bom
senso, conhecendo a qualidade da relação entre as partes e respondendo com
ações coerentes a esse conhecimento.
Krogh, Ichijo e Nonaka (2001) afirmam que o conhecimento é um desses conceitos
importantíssimos, positivos, promissores e de difícil definição. Para Nonaka e
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Takeuchi (2003), existem distinções e semelhanças entre os termos conhecimento e
informação, pois o conhecimento, ao contrário da informação, diz respeito a crenças
e compromissos. O conhecimento é uma função de uma atitude, perspectiva ou
intenção específica. O conhecimento, ao contrário da informação, está relacionado à
ação. É sempre o conhecimento com algum fim. O conhecimento, como a
informação, diz respeito ao significado.
De acordo com Nonaka e Takeuchi (2003), a informação consiste em diferenças que
fazem diferença. A informação proporciona um novo ponto de vista para a
interpretação de eventos ou objetos, o que torna visíveis significados antes invisíveis
ou lança luz sobre conexões inesperadas e, com isso, a informação é um meio ou
material necessário para extrair e construir o conhecimento. Afeta o conhecimento
acrescentando-lhe algo ou o reestruturando.
Dessa forma, conforme Nonaka e Takeuchi (2003), a informação é um fluxo de
mensagens, enquanto o conhecimento é criado por esse próprio fluxo de
informação, ancorado nas crenças e compromissos de seu detentor, enfatizando,
com isso, que o conhecimento está essencialmente relacionado com a ação
humana. Tanto a informação quanto o conhecimento são específicos ao contexto e
relacionais na medida em que dependem da situação e são criados de forma
dinâmica na interação social entre as pessoas.
3 METODOLOGIA DE PESQUISA
Conforme Gil (2002), pesquisa metodológica é o estudo que se refere a
instrumentos de capitulação ou de manipulação da realidade. Está, portanto,
associado a caminhos para atingir o determinado fim. A pesquisa é indispensável
quando os dados existentes não são suficientes para solucionar determinado
problema.
Por meio da metodologia, torna-se possível ao pesquisador examinar
conhecimentos mediante o questionamento construtivo do objeto de pesquisa. A
metodologia não tem a finalidade de resolver os problemas, mas proporciona as
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melhores maneiras para encontrar soluções do determinado problema de pesquisa,
interagindo com as diversas disciplinas científicas, expõe Barros et al (2000).
3.1 TIPO DE PESQUISA QUANTO AOS FINS
A pesquisa se caracterizou como descritiva, pois se pretendeu analisar os impactos
no processo do controle interno na coleta e armazenamento de informações para
geração do imposto de renda. Conforme Gil (2002), a pesquisa descritiva tem o
principal objetivo, a apresentação das características de determinado grupo.
Uma análise descritiva adequada das características de um grupo não apenas
beneficia a análise a ser feita pelo pesquisador, mas também podem ajudar outros
especialistas, como planejadores, administradores etc. (RICHARDSON, 2008).
3.2 TIPO DE PESQUISA QUANTO A ABORDAGEM
A pesquisa originou-se ser do tipo qualitativo pelo fato de constituir a alternativa
mais pertinente para o enfoque pretendido, que reside no desejo de analisar os
impactos no processo do controle na coleta e armazenamento de informações para
geração do imposto de renda. Exigindo para este fim um contato direto com os
pesquisados, em função da natureza dos dados qualitativos a serem levantados,
como por exemplo, opiniões de cada entrevistado, bem como, conflitos e sugestões.
Richardson (2008), diz que a metodologia qualitativa possibilita descrever a
complexidade do problema de modo que seja capaz compreender as
particularidades dos indivíduos.
3.3 TIPO DE PESQUISA QUANTO AOS MEIOS
Quanto aos meios, a pesquisa apresentou características de um estudo de caso. “O
estudo de caso é um método de pesquisa descritiva e seu objetivo é de gerar
hipóteses e não verificá-las, além de possibilitar a ampliação dos conhecimentos
sobre o problema em estudo” (MATTAR, 1999, p. 84).
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A pesquisa apresentou também características do tipo pesquisa documental, pois
foram analisados declarações do imposto de renda com intuito de identificar os erros
mais comuns ocasionados na geração. Pesquisa documental é definida por Lakatos;
Marconi (2001) como sendo o tipo de pesquisa em que a fonte de coleta de dados
se restringe a documentos, escritos ou não, constituindo o que se denomina de
fontes primárias.
3.4 TIPO DE PESQUISA QUANTO O LOCAL E POPULAÇÃO
A escolha de um local adequado de pesquisa e a familiaridade do pesquisador com
os membros do grupo são aspectos fundamentais da pesquisa qualitativa. Teve
como objeto de estudo uma empresa de apoio administrativo e financeiro. E como
unidade de análise os funcionários de nível operacional, bem como o supervisor do
setor. Sendo dois funcionários do nível operacional e um supervisor, totalizando três
participantes para responder a entrevista.
Apresentaram-se como dados para análise também a seleção das declarações de
imposto de renda do exercício de 2013/2014, por amostragem, ao qual foi
selecionada sobre o total de 100 declarações uma amostragem de 30%.
3.5 TÉCNICAS DE COLETAS DE DADOS
A principal técnica empregada para o trabalho da coleta de dados foi à entrevista
individual estruturada. De acordo com o conceito de Mascarenhas (2012), entrevista
estruturada é aquela conduzida pelo entrevistador, que possui perguntas prontas,
em que não se pode alterar ou mudar a ordem delas.
3.6 TÉCNICAS DE ANÁLISE DE DADOS
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Para a análise dos dados que foi obtida neste artigo, a pesquisadora optou por
empregar a técnica “análise de conteúdo”. Com os dados coletados na entrevista, a
pesquisadora procura analisar as interferências no decorrer da entrevista, seja no
gesto, maneira de falar, formas de expressão entre outros. Desse modo a entrevista
foi gravada para que ficasse mais claro e de modo que o entrevistador pudesse
rever as respostas e assim fizesse as devidas avaliações e transcrições.
4 DADOS E ANÁLISE DA PESQUISA
4.1 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA
A empresa Y é uma empresa de apoio administrativo e financeiro que se dedica no
atendimento exclusivo para pessoas físicas, com estrutura criada para atender as
necessidades do cidadão no que diz respeito aos recursos financeiros, de forma
independente das atividades operacionais da empresa. Esta localizada em Belo
Horizonte, na região do Barreiro, Minas Gerais. Criada desde 2004 tem como
principal missão oferecer soluções rápidas, seguras e eficientes. Procurando sempre
manter como principal objetivo oferecer comodidade a todos os seus clientes.
4.2 RESULTADOS DA PESQUISA
Os argumentos coletados visam analisar os impactos no processo do controle
interno na coleta e armazenamento de informações para geração do imposto de
renda de uma empresa de apoio administrativo e financeiro.
Para a descrição dos dados cada um dos participantes da pesquisa recebeu um
código de identificação conforme o Quadro 1, visando garantir o sigilo e a
confidencialidade das informações para o público em geral.
Quadro 1: Cargo
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Cargo Código
Auxiliar ContábilA1A2
Coordenadora de Controladoria CCTotal 3
Fonte: Dados da pesquisa (2014)
4.2.1 ANÁLISE DOS PROCEDIMENTOS ADOTADOS NA GERAÇÃO DO IMPOSTO DE RENDA
A auditoria tem função de grande importância para as empresas, cujo sua principal
finalidade é verificar se os procedimentos utilizados estão de acordo com as normas
estabelecidas, investigar sobre as causas de determinado problema apontando
possíveis soluções, conforme relata Franco; Marra (2001).
Em análise dos procedimentos adotados, observou-se que as documentações
entregues pelos clientes são arquivadas, inseridas no sistema e digitalizadas,
mediante disponibilidade dos funcionários. Os clientes entregam estes documentos
ao longo do ano e o arquivamento dessas informações são realizadas pelos
colaboradores mediante divisão de clientes por colaboradores. Cada colaborador
arquiva as documentações de maneira particular, ou seja, da forma que compreende
como correta. Não existe procedimento correto para essa etapa do processo.
As documentações são armazenadas em sistema próprio da empresa e em via física na pasta do cliente, às vezes digitalizadas. (A1)
As documentações dos clientes são arquivadas nas pastas dos respectivos clientes, inseridas no sistema e digitalizadas quando possível. (A2)
Todos os documentos são arquivados em armários de acesso restrito, e devidamente separados por clientes e data de vigência. Também são lançadas em nosso sistema próprio todas as informações necessárias. Estas informações são lançadas de acordo com a divisão de clientes por funcionário. (CC)
Quando perguntado aos profissionais se possuem conhecimento de todo processo
das declarações de imposto de renda, verificou-se que apenas o coordenador de
controladoria possui qualificação adequada para execução das tarefas; de modo a
executar com maiores conhecimentos teóricos facilitando assim o desenvolvimento
do processo.
17
Sobre o aspecto referente ao conhecimento da informação, Beuren (2000) afirma
que a informação é a base fundamental para a tomada de decisão nas
organizações, pois é por meio da informação que é possível detectar os impactos
positivos e negativos em relação ao conhecimento dos profissionais.
Os auxiliares relataram que cada cliente possui sua particularidade e que ainda não
conseguiram conhecer as características de cada um. Nota-se, portanto, que existe
falta de treinamento adequado para geração do imposto de renda, uma vez que
apenas o coordenador possui conhecimento da atividade:
Possuo pouco conhecimento, porque cada cliente possui sua particularidade e ainda não consegui entender a situação de cada um. (A1)
Tenho conhecimento sobre o processo sim, apesar de ser um pouco vago. Pois, cada cliente possui sua particularidade aos quais devemos estar atentos a isto. (A2)
Possuo um bom conhecimento, pois na minha graduação fiz declarações particulares além de cursos pertinentes para aprimorar e enriquecer meus conhecimentos. (CC)
O conhecimento, na visão de Nisembaum (2001), é a somatória do conhecido e é
um conjunto de verdades, princípios e informações que, no contexto do negócio,
orienta as ações. Trata-se de uma ação, podendo e devendo ser avaliado pelas
decisões e ações as quais conduz. Têm-se três formas de conhecimento. O
conhecimento explícito, o qual pode ser captado e compartilhado com a ajuda da
tecnologia da informação. O conhecimento tácito o qual é individual e evolui com a
interação entre as pessoas e requer muita habilidade e prática. Tem-se ainda a
sabedoria, a qual representa o ponto máximo, associando todos os elementos, tanto
do conhecimento explícito quanto do conhecimento tácito, pressupondo a habilidade
de usar o bom senso, conhecendo a qualidade da relação entre as partes e
respondendo com ações coerentes a esse conhecimento.
Segundo Beuren (2000), uma das características da informação na sua
operacionalização demanda compreensão e desenvoltura na prática das atividades
relacionadas, ao qual decorrem da necessidade de disponibilizar conhecimento aos
participantes.
18
4.2.2 ANÁLISE DOS ERROS MAIS COMUNS NO IMPOSTO DE RENDA
Sobre o total de 100 das declarações de Imposto de Renda elaboradas no ano de
2013/2014, foi retirada uma amostragem de 30 %, aos quais 20% constaram erros
que foram analisados e comparados com perguntas realizadas aos profissionais do
setor.
Os principais erros encontrados nas declarações de imposto de renda foram:
inversão de valores, inclusão de dependentes indevidos, equívoco quanto às
despesas dedutíveis e não declarar rendimentos.
Ao questionar os entrevistados sobre os erros mais frequentes nas declarações
foram avaliados por eles praticamente os mesmos que a pesquisadora destacou.
Pode-se constatar que os principais motivos que levam aos erros foram à falta de
treinamento e conhecimento da execução da atividade. Foi possível perceber
também que os clientes não possuem conhecimento de tais erros:
Percebo que os erros mais comuns são: erro na digitação falta de atualização de valores e não lançar lucros na aplicação financeira. Acredito “que se tivéssemos cursos de capacitação, o índice de erros diminuiria.” (A1)
Os erros mais comuns nas declarações são os lançamentos em campos errados. Vejo que a falta de treinamento prejudica muito. Em minha opinião, o treinamento é fundamental para alcançar as metas, tanto do empregado quanto do empregador. (A2)
Erros na transferência das informações é sem duvida a principal falha na elaboração do imposto de renda. Notamos que o principal problema é por falta de um “pré-IR”, um maior empenho em arquivar as documentações no decorrer do ano, muitas das vezes esses documentos são perdidos e esquecidos, pelos auxiliares e até mesmo pelos clientes. Acredito que falta um acompanhamento mais próximo para minimizar estes problemas. (CC)
Para as empresas o conhecimento é a peça-chave para o sucesso, pois permite ao
profissional identificar possíveis erros e falhas quando se compreende o propósito
das atividades (POSSOLI, 2012).
Conforme Nonaka e Takeuchi (2003), o conhecimento é criado pelo fluxo de
informação, ancorado nas crenças e compromissos de seu detentor, enfatizando,
com isso, que o conhecimento está essencialmente relacionado com a ação
19
humana. O conhecimento, assim como a informação, é específico ao contexto e
relacionais na medida em que dependem da situação e são criados de forma
dinâmica na interação social entre as pessoas.
4.2.3 MOTIVOS QUE LEVAM AOS ERROS NA GERAÇÃO DO IMPOSTO DE
RENDA
De acordo com Aranha (2001), o fato gerador do Imposto de Renda inicia-se no
primeiro dia do ano de geração da renda (base) e fica pendendo do que se
configurar no último dia do exercício.
Ainda segundo o autor o fato gerador do Imposto de Renda da Pessoa Física
decorre através da importância creditada sobre a renda do indivíduo. Assim, é
importante o indivíduo informar com transparência todos seus bens.
Visto que para coletar os dados do Imposto de Renda de maneira correta e
detalhada é imprescindível uma demanda de tempo maior, pois nem sempre as
documentações dependem apenas do contribuinte, mas sim sobre informações de
terceiros seja ele: bancos, consultórios médicos, dentre outros.
No entanto, quando questionados se existe tempo hábil para revisão das
declarações notou-se que a falta de tempo para ajustes das declarações foram
considerados fatores relevantes aos erros na geração do imposto de renda. De
acordo com os entrevistados, existem clientes que não enviam as documentações
faltantes, ou seja, aqueles que não conseguiram coletar no decorrer do ano. O fato
deles não enviarem as informações no período determinado pela empresa dificulta a
revisão, possibilitando assim maiores índices de erros.
Falta organização nas informações, como cada cliente tem sua particularidade. Então acho que seria importante todos saberem das informações dos clientes na empresa. Não existe revisão para aqueles que entregam após a data determinada. (A1)
Quando o cliente entrega os documentos em tempo hábil é possível a revisão da declaração. (A2)
Com envio tardio de documentos de alguns clientes às vezes dificulta a revisão das declarações, pois para o curto tempo fica difícil realizar
20
conferência de todos os documentos. Existe revisão para aqueles clientes que enviam em tempo hábil, apenas. (CC)
4.2.4 ANÁLISE DOS METODOS DE CONTROLES UTILIZADOS
A empresa possui como forma de controle no processo do Imposto de Renda a
divisão dos clientes por funcionários, em que cada colaborador possui uma
demanda de clientes. Na ótica da empresa, dividindo os clientes por profissionais a
veracidade das informações são maiores, porém, na visão dos colaboradores, trata-
se de um fator que ocasiona maiores possibilidades de erros e, em algumas vezes,
o retrabalho, pelo motivo de não conseguir cumprir a atividade em tempo hábil:
Percebi que as informações ficam restritas a cada funcionário, por um lado é bom, porque a demanda para realizar a declaração é menor, porém estas informações ficam limitadas somente a um profissional. O que já aconteceu do funcionário se desligar da empresa e levar consigo todas as informações necessária. (A1)
Notei que a empresa divide seus funcionários para acelerar e conseguir cumprir o prazo da entrega do imposto de renda. De certa forma não vejo que isto é bom, pelo motivo de não possuirmos tempo adequado para uma boa execução, o que por este motivo já gerou diversos retrabalhos. (A2)
Acreditamos que a divisão de tarefas, ou seja, a divisão de clientes facilita na geração do imposto de renda. Optamos pela divisão porque achamos que o fato de conseguirmos antecipar algumas declarações, facilita na espera daqueles que sempre atrasam com as documentações. (CC)
Para McGree e Prusak (1994), gerenciar informações é tão significativo quanto
gerenciar tipos de bens, pois cada um possui suas características e alternativas para
organizar suas informações e dividi-las da melhor forma. Entretanto, podem ocorrer
momentos mal compreendidos, gerando, com isso formas incorretas na aplicação.
Quando questionados sobre a importância de implantar sistemas de controles na
empresa, percebeu-se que os funcionários compartilham da mesma idéia de que os
sistemas ajudam a obter informações, mais eficazes e seguras.
O sistema quando apresentado informações seguras facilita muito a execução da atividade, porque não precisamos procurar em via física. (A1)
A implantação de um sistema de controle interno possibilita informações mais rápidas e seguras além de possibilitar a prevenção de erros. (A2)
21
É essencial que uma empresa tenha um sistema de controle interno, pois além de mitigar os erros, é a forma mais eficaz de um trabalho sair de maneira mais confiável possível. (CC)
Sobre a importância de controles internos, Corbari e Macedo (2012) afirmam que
todas e quaisquer empresa seja ela pública ou privada necessita de medidas e
controles internos para assegurar seus recursos físicos e financeiros.
Gaio e Alvarenga (2013) enfatizam também acerca da importância do controle
interno, pois este possibilita a detecção de falhas e erros na execução dos sistemas
adotados para práticas das atividades. O controle interno é uma ferramenta
fundamental para a organização, a qual permite também o planejamento e o controle
das informações adquiridas, tornando-se possível organizar os dados necessários.
Crepaldi (2011) ressalta que o controle interno tem como objetivo principal a
prevenção de riscos e falhas, além de direcionar, organizar, planejar e controlar as
informações adquiridas com o objetivo de impedir a ocorrência de erros e
irregularidades na organização permitindo ainda, acompanhar a continuidade do
fluxo de operações.
Para Almeida (2003), os princípios essenciais dos controles internos estão
relacionados à responsabilidade de cada colaborador, o qual possui uma rotina
estabelecida e acesso limitado conforme sua atividade e função.
O auditor inicia suas atividades com base nos sistemas de controle interno,
procurando sempre identificar se os métodos utilizados pela empresa estão de
acordo ou não. Caso os métodos utilizados não estejam funcionando conforme
pretendido cabe ao auditor apresentar medidas para solucionar ou minimizar
determinado problema, conforme relata Morozini (2013).
Ao caracterizar o auditor, Attie (1998) afirma que este tem o objetivo de testar a
eficiência e eficácia do controle patrimonial, obedecendo a normas e procedimentos
da coleta de dados, ao qual é possível expressar opinião sobre determinado
assunto. A importância da auditoria ocorre por meio da série de decorrências que
determinada situação acontece.
22
Em analise sobre o sistema utilizado pela empresa detectou-se que a empresa
compartilha de um sistema gratuito baixado pela internet. Contudo, quando os
auxiliares foram interrogados sobre a eficácia do sistema utilizado para
armazenagem de dados das declarações de imposto de renda dos clientes, notou-se
que a estratégia utilizada não é competente, pois o sistema não possui mecanismo
sobre restrição de acesso. Segundo os entrevistados, qualquer colaborador tem
acesso às informações dos clientes seja consultar, incluir, editar ou apagar
lançamentos. Já coordenador se inibe em relatar sobre os aspectos do sistema,
relatando apenas que os clientes estão satisfeitos com sistema oferecido:
O sistema não possui meios para impedir o cancelamento de dados, qualquer um pode excluir dados no sistema. O que pode ocorrer falhas de informações e inclusões indevidas de lançamento. (A1)
O sistema não possui restrição alguma, qualquer pessoa pode inserir dados, excluir e consultar qualquer informação o que fica propício a erros, em minha opinião. (A2)
O sistema atende nossos clientes, porém conheço que poderia ser mais eficiente. (CC)
Conforme Medeiros Júnior (2009), dentro da nova era da informação, a empresa
deve apresentar-se como uma estrutura em rede fundamentada na informação,
onde o conhecimento se tornará o verdadeiro capital, e a ênfase na realização das
atividades se deslocará para o trabalhador intelectual. O uso do conhecimento, a
globalização da economia, aliada à grande fragmentação de mercados e a
tecnologia da informação associada à infra-estrutura dos meios de comunicação,
com certeza são os fatores determinantes para o surgimento desta empresa
baseada na informação.
Nota-se que a empresa não se enquadra na nova era da informação, conforme
citado pelo autor. Uma vez que o sistema não possui parâmetros apropriados para
atender seus clientes. Contudo, quando questionados se a empresa possui
mecanismos para de cópia de segurança dos dados, caso ocorra blackout no
sistema. Percebeu-se que em caso de necessidade da restauração dos dados, este
serviço é terceirizado e funciona de forma eficaz e eficiente, observou-se ainda que
o monitoramento é realizado diariamente e que além disto possuem cópias físicas
caso necessite.
23
O monitoramento é diário e possuímos via física de todos os clientes. (A1)
A empresa possui um banco de dados em uma empresa terceirizada, eles fazem o backup diariamente. (A2)
Possuímos um servidor na empresa de uma empresa terceirizada que funciona muito bem, não temos nada a reclamar. (CC)
Sobre mecanismos da gestão da informação, segundo Beuren (2000), a metodologia
deve ser extrovertida, prospectiva e qualitativa de modo que se compreenda a
informação de forma correta. A informação é fundamentada por meio da coleta de
dados, as quais devem ser corretas e fidedignas, visando à promoção de uma
prestação de serviços sem erros e com qualidade.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS E SUGESTÕES
A pesquisa a respeito do Controle Interno é importante por oferecer a possibilidade
de reflexão sobre o desenvolvimento dos processos gerenciais dentro de uma
organização. Visto que a responsabilidade de um bom funcionamento do Controle
Interno se dá através dos gestores e demais colaboradores da organização, assim,
também justifica - se o estudo dessa pesquisa.
Entender os fatores que originam erros na execução do imposto de renda– suas
causas e consequências – em uma empresa de apoio administrativo e financeiro
permitem que o contador identifique os motivos que ocasiona as falhas e apresente
as possíveis soluções para minimizar os erros na geração do imposto de renda.
O objetivo principal deste estudo foi analisar os impactos no processo do controle
interno na coleta e armazenamento de informações para geração do imposto de
renda. Assim após a pesquisa observou - se que os motivos que induzem aos erros
são a falta de profissionais capacitados, ausência de treinamentos adequados,
dificuldades de revisões das documentações devido à entrega fora do prazo,
deficiência das trocas de informações (informações restritas a alguns funcionários) e
falta de restrição no sistema. Em análise dos impactos detectados na empresa sobre
esses tais motivos, foi possível perceber que a empresa não possui profissionais
24
qualificados para atender as necessidades da mesma uma vez que possui alto
índice de rotatividade.
Diante do problema de pesquisa foi possivel verificar conforme entrevista realizada e
análise das declarações de imposto de renda que os parâmetros adotados pela
empresa para geração do imposto de renda não possuem unanimidade com o
objetivo proposto por ela – maior comodidade nos assuntos administrativos e
financeiros pessoais – aos seus clientes. No entanto, é possível afirmar que o
controle interno inadequado pode impactar de forma negativa nos processos para
geração do imposto de renda. Assim, as metas e objetivo da empresa só serão
alcançados, com um controle interno eficaz e eficiente as suas necessidades e que
a utilização do controle interno inadequado influência de forma negativa na
organização.
É importante ressaltar que o controle interno é uma ferramenta de grande
importância para as empresas, pois além de assegurar o bom funcionamento dos
processos possibilita que ela se torne mais competitiva dentro do seu mercado.
A agilidade e facilidade de entender os processos se tornam possíveis com um
controle interno eficiente, tanto para os contadores quanto para os demais usuários
das informações contábeis. Diante dos problemas identificados nessa pesquisa,
sugere-se a contratação de um profissional na área de TI especializado em
programação de sistemas operacionais para programar e implantar um sistema
adequado para o ramo de atividade da empresa, cursos de capacitação e
reciclagem, acompanhamento periódico das execuções dos profissionais,
compartilhamento de informações, rotatividade de clientes entre colaboradores e
redefinição das entregas das documentações, para que seja possível evitar maiores
índices de erros.
Com essas sugestões espera – se que a empresa venha adequar os seus controles
internos, possibilitando dessa forma a redução dos erros encontrados nas
declarações de imposto de renda e um aumento de competitividade junto ao
mercado de empresas de apoio administrativo – financeiro.
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APÊNDICE
ROTEIRO DE ENTREVISTA
28
Identificação do entrevistadoCargo:
1 Para você, qual a importância de uma empresa implantar um sistema de controle
interno?
2 Você tem conhecimento acerca de todo o processo de uma declaração de imposto
de pessoas físicas?
3 Você considera importante as informações apresentadas na declaração de
imposto de renda dos clientes da empresa? Existe prazo para entrega dos
documentos?
4 De que forma são armazenados os dados dos clientes que contratam a empresa
para a confecção das declarações de imposto de renda?
5 Existe na empresa um funcionário que seja responsável pelo controle e
armazenamento dessas informações?
6 A que você atribui às ocorrências de erros que vêm ocorrendo nas declarações de
imposto de renda dos clientes da empresa emitidas à Receita Federal? Existe
revisão antes do envio das declarações?
7 Quais os erros mais frequentes notados nas declarações? E quais alternativas
para minimizar o fluxo desses erros?
8 Em sua opinião, o sistema utilizado para armazenagem de dados para a
declaração de imposto de renda dos clientes é eficiente e cumpre sua função?
Explique.
9 Você acredita que o sistema utilizado para a confecção de declaração de imposto
de renda dos clientes da empresa facilita o dia a dia? Você tem alguma reclamação
ou sugestão sobre o processo de confecção de declarações de imposto de renda
dos clientes da empresa?
10 Se ocorrer blackout no sistema existem ferramentas para beckup?
29