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AGA - Unidad VTRANSCRIPT
Análisis de la Gestión Administrativa
http://analisisdegestionadministrativa.blogspot.com/
Unidad V: Proceso de Análisis de la Gestión Administrativa
De
http://analisisdegestionadministrativa.blogspot.com/
La inteligencia consiste no sólo en el conocimiento, sino también en la destreza de aplicar los conocimientos en la práctica.Aristóteles (384 AC-322 AC) Filósofo griego.
En las unidades anteriores analizamos que elAnálisis de la Gestión Administrativa es:
Un Proceso Sistemáticopues desarrolla su trabajo siguiendo
una metodología
Un Proceso Integralpues su trabajo análisis abarca todas las fases del proceso administrativo
Por consiguiente es un proceso que va
de lo General a lo Especifico
Que por su complejidad requiere ser ejecutado
Por Etapas
Etapas del Análisis de la Gestión Administrativa
Fase de Preparación
Examen Preliminar
Examen de Controles Internos
Examen Profundo
Informe Final
FasePosterior
Fase de Preparación
Esta la etapa previa del proceso de Análisis de la Gestión Administrativa durante la cual se
establecen los primeros contactos con la organización objeto de análisis, se establecen los objetivos de trabajo y se planifica todo el
proceso.
Actividades:
Reunión Inicial con el Cliente:
Es el contacto preliminar con los representantes de la Organización
donde se realizara el AGA, en la que se detectan las necesidades y
motivaciones del cliente para contratar el servicio,
obteniéndose una visión general de la situación, lo que permite establecer a grandes rasgos los
objetivos del trabajo y se fijan las pautas de acción. En la misma el
analista debe establecer sus parámetros de servicio.
Fase de Preparación
Esta la etapa previa del proceso de Análisis de la Gestión Administrativa durante la cual se
establecen los primeros contactos con la organización objeto de análisis, se establecen los objetivos de trabajo y se planifica todo el
proceso.
Actividades:
Planificación:Una vez establecido el primer
contacto con la empresa, se inicia el proceso de planeación del
trabajo a ejecutar. En primer lugar se establecen los objetivos del AGA, y se inicia el proceso de
planificación especifica de cada una de sus fases, estableciendo
metas y tiempos de cumplimiento de cada fase (Programa),
metodología de abordaje y requerimientos.
Examen Preliminar
Esta es la etapa inicial del proceso de AGA, en donde se entra en contacto directo con la
realidad objeto de estudio. Es un proceso de observación y análisis previo, de tipo superficial que se ejecuta para poder definir cuales serán las áreas especificas que estarán siendo objeto
de un análisis más profundo.
Objetivos:
1) Visualizar la realidad objeto de análisis.
2) Determinar las áreas criticas y prioritarias que serán objeto del análisis profundo.
3) Determinar el Alcance, Extensión y las limitaciones del AGA.
4) Establecer la Dirección del proceso.
5) Fijar los lineamientos
Examen Preliminar
Esta es la etapa inicial del proceso de AGA, en donde se entra en contacto directo con la
realidad objeto de estudio. Es un proceso de observación y análisis previo, de tipo superficial que se ejecuta para poder definir cuales serán las áreas especificas que estarán siendo objeto
de un análisis más profundo.
Metodología:
Observación Directa: consiste en la apreciación de las situaciones y procesos objeto de estudio.
Cuestionarios: aplicación de instrumentos de recolección de datos e información al personal de la empresa, con preguntas estructuradas con respuestas cerradas que pueden ser tabuladas.
Entrevistas: aplicación de instrumentos de recolección de datos e información al personal con preguntas estructuradas o no estructuradas de respuestas abiertas.
Examen de Controles Internos
Es una evaluación completa de los procedimientos de la organización y su
estructura para detectar posibles desviaciones en el cumplimiento de planes, programas y
procesos para plantear medidas de rectificación y soluciones para solventar la contingencia.
Objetivos:
1) Verificar el comportamiento real frente a los procesos, detectando áreas criticas o con dificultades.
2) Detectar posibles desviaciones en la ejecución de los procesos.
3) Evaluar la efectividad y adecuación de los controles administrativos y financieros.
Examen de Controles Internos
Es una evaluación completa de los procedimientos de la organización y su
estructura para detectar posibles desviaciones en el cumplimiento de planes, programas y
procesos para plantear medidas de rectificación y soluciones para solventar la contingencia.
Alcance del Examen:
Relativos al Proceso: vinculado directamente a la ejecución del proceso, abarcando:
- Aspectos Organizativos
- Nivel de Dirección
- Nivel de Delegación
- Funcionalidad del Proceso
- Diseño del Proceso
- Cumplimiento de Normas
Examen de Controles Internos
Es una evaluación completa de los procedimientos de la organización y su
estructura para detectar posibles desviaciones en el cumplimiento de planes, programas y
procesos para plantear medidas de rectificación y soluciones para solventar la contingencia.
Alcance del Examen:
Relativos al Control : vinculado directamente a la valoración de los mecanismos de control existentes, abarcando aspectos como:
- Objetivo del Control (¿ Que se desea controlar?)
- Oportunidad de los Controles ( ¿Si se ejecutan a tiempo?)
- Metodología de Control
- Suficiencia de los Controles ( ¿Son suficientes y necesarios los controles aplicados?)- Efectividad de los Controles ( ¿Cumplen su objetivo?)
Examen de Controles Internos
Es una evaluación completa de los procedimientos de la organización y su
estructura para detectar posibles desviaciones en el cumplimiento de planes, programas y
procesos para plantear medidas de rectificación y soluciones para solventar la contingencia.
Metodología:
Entrevistas: aplicación de instrumentos de recolección de datos e información al personal con preguntas estructuradas o no estructuradas de respuestas abiertas.
Análisis de la Estructura: para determinar las líneas funcionales de delegación y supervisión.
Observación y Análisis de Procesos: para verificar su ejecución, medir el cumplimiento de normas y detectar desviaciones, puntos críticos de control y requerimientos.
Examen Profundo
Es una evaluación mucho más completa tanto de aquellas áreas que durante los examen
preliminar y examen de controles internos no presentaron problemas significativos, como de
aquellas áreas que ciertamente presentaron dificultades.
Objetivos:
1) Verificar que en aquellas áreas donde no se detectaron dificultades realmente se cumple la norma.
2) Determinar a profundidad las causas de las dificultades detectadas en aquellas áreas problemáticas.
3) Ponderar los efectos de las deficiencias detectadas.
4) Obtener información necesaria para poder formular recomendaciones
Examen Profundo
Es una evaluación mucho más completa tanto de aquellas áreas que durante los examen
preliminar y examen de controles internos no presentaron problemas significativos, como de
aquellas áreas que ciertamente presentaron dificultades.
Alcance:
1) Detalles Formales de los procesos como Aspectos Organizativos, Normas y Procedimientos.
2) Detalles Técnicos de los Procesos como Ejecución de los mismos, requerimientos físicos y de información, desempeño especializado etc.
3) Detalles Funcionales de los Procesos como necesidades de coordinación, flujo de información, desempeño individual etc.
Examen Profundo
Es una evaluación mucho más completa tanto de aquellas áreas que durante los examen
preliminar y examen de controles internos no presentaron problemas significativos, como de
aquellas áreas que ciertamente presentaron dificultades.
Metodología:
Inspección: consiste en verificar las situaciones y procesos ya previamente analizados.
Análisis de Procesos: en este caso de manera más detallada que en la fase anterior, incluyendo análisis gráficos de los procesos.
Mediciones del Trabajo: consiste en verificar tiempos y resultados de desempeño en la ejecución de tareas de manera sistemática.
Cuadros Situacionales: que buscan analizar aspectos particulares de los procesos, determinando las causas y efectos de sus desviaciones.
Informe Final:
Es la fase última del trabajo desarrollado por el analista, y se basa en el principio y la obligación de presentar información sobre los resultados alcanzados durante el proceso AGA para que esta pueda ser empleada en beneficio de la
organización, orientando en muchos casos la toma decisiones.
Actividades:
1) Preparación del Informe: que implica el procesamiento y análisis de toda la información, y la elaboración del informe como tal en base a una estructura preestablecida.
2) Entrega del Informe: en físico o digital, con sus debidos soportes.
3) Exposición del Informe: que la presentación oral del informe mediante una exposición sintetizada y explicativa de los resultados del trabajo.
Informe Final:
Es la fase última del trabajo desarrollado por el analista, y se basa en el principio y la obligación de presentar información sobre los resultados alcanzados durante el proceso AGA para que esta pueda ser empleada en beneficio de la
organización, orientando en muchos casos la toma decisiones.
Objetivos:
1) Informar los resultados del proceso de AGA.
2) Dejar evidencia del trabajo ejecutado.
3) Generar retroalimentación por parte del cliente sobre el trabajo desempeñado por el analista.
Informe Final:
Es la fase última del trabajo desarrollado por el analista, y se basa en el principio y la obligación de presentar información sobre los resultados alcanzados durante el proceso AGA para que esta pueda ser empleada en beneficio de la
organización, orientando en muchos casos la toma decisiones.
Contenido:
1) Información sobre el proceso de AGA: Objetivos, Alcance, Metodología empleada, Responsables, y Periodo de Revisión.
2) Resultados: síntesis detallada de las situaciones detectadas en el proceso.
3) Conclusiones y Recomendaciones: relación general de la situación objeto del AGA y sugerencias para mejorar la Gestión Administrativa así como para solucionar los problemas detectados.
Fase Posterior:
Es la materialización de los resultados generados a partir del proceso de Análisis de la Gestión Administrativa, en donde se deberán
tomar en cuenta los planteamientos formulados tras el Informe Final en beneficio
de la organización.
Implicaciones:
1) Análisis y Reflexión por los Directivos de la Organización de los Resultados expresados en el Informe Final del AGA.
2) Toma de Decisiones por parte de los Directivos, vinculadas a las recomendaciones formuladas.
3) Implantación de Acciones recomendadas.
4) Retroalimentación con el Analista.
Algunos Procedimientos empleados en el AGA
Los procedimientos de análisis de gestión administrativa son el
conjunto de técnicas de investigación aplicables a un
grupo de hechos, a un conjunto de circunstancias, relativas a los
procesos u otros asuntos sujetos a examen, mediante los
cuales el analista obtiene las bases para fundamentar su
informe.
Algunos Procedimientos empleados en el AGA
Estudio General que consiste en una
apreciación u Observación Directa de
las características generales de la
empresa;
Inspecciónson exámenes directos
efectuados a documentos y
procesos, lo que proporciona grados
variables de confiabilidad
Observaciónhaciéndole seguimiento
visual a un proceso o procedimiento; el
analista se cerciora de cómo se realizan ciertas
operaciones, cerciorándose de como
son ejecutadas
Algunos Procedimientos empleados en el AGA
Investigación es la obtención de
información y datos directamente de los
empleados mediante indagaciones
sistemáticas sobre un hecho.
Análisisque consiste en
clasificar y agrupar diferentes elementos
individuales de un proceso de manera que los grupos constituyan
unidades significativas y homogéneas.
DeclaraciónCuando se trate de
datos de gran relevancia o importancia, el
analista puede solicitarle una
confirmación escrita sobre esa información.
Algunos Procedimientos empleados en el AGA
Confirmación es la obtención de certificación de un
hecho o situación por escrito por parte de un especialista o agente
externo a la organización conocedor
de la materia.
Certificaciónconsiste en validar una
situación o hecho mediante un
documento que lo confirma.
Interrogatorioes la búsqueda de
información dentro o fuera de la organización mediante cuestionarios
orales o escritos.
Algunos Procedimientos empleados en el AGA
Cálculo es la comprobación
aritmética de una determinada situación.
Mediciónconsiste en validar una
situación o hecho mediante la
comprobación cuantitativa del mismo (Conteos, Mediciones
de tiempo etc.)
Analíticoes la confirmación de una situación o hecho
mediante cálculos estadísticos de fluctuaciones,
tendencias, desviaciones y pronósticos.
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