tutoriel_openerp_version6

Progiciel de Gestion Intgre

Tutoriel Mise jour mai 2013 OpenErp V6 (6.0.3 & 6.1)

Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux [email protected] Page 2

OpenErp est un progiciel qui intgre les principales composantes fonctionnelles de l'entreprise comme la gestion de production, la gestion commerciale, la logistique, les ressources humaines, la comptabilit, le contrle de gestion, la paie, la gestion de la relation clients CRM, la gestion marketing, etc. l'aide de ce systme unifi, les utilisateurs de diffrents mtiers travaillent dans un environnement applicatif identique qui repose sur une base de donnes unique. Ce modle permet d'assurer l'intgrit des donnes, la non-redondance de l'information, ainsi que la rduction des temps de traitement.

PGI Serveur applicatif

Gestion des achats

Gestion des ventes

Gestion des ressources humaines

Gestion des projets

Gestion des

clients

Gestion

comptable

Gestion de



sommaire

Sommaire LA CONNEXION OPENERP ................................................................................................................................ 7

LES DROITS UTILISATEURS ................................................................................................................................. 8

LA DCONNEXION OPENERP ........................................................................................................................... 8

LES AFFICHAGES, VUE DENSEMBLE .................................................................................................................... 9

LE TRI DES LISTES ............................................................................................................................................. 10

LA VALEUR PAR DFAUT .................................................................................................................................... 10

Le WORKFLOW ou PROCESSUS MTIER .......................................................................................................... 11

Le TABLEAU DE BORD DE LUTILISATEUR ........................................................................................................... 12

LE PROCESSUS DES VENTES AUX CLIENTS ............................................ 13

LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS AVEC LES CLIENTS, USAGERS ........ 14 Tenue du fichier client ......................................................................................................................................... 14 Gestion administrative de la prospection .......................................................................................................... 18 Gestion des pistes de vente.................................................................................................................................. 18 Gestion des opportunits ...................................................................................................................................... 20 Configuration des opportunits ............................................................................................................................. 21 Suivi des questionnaires ....................................................................................................................................... 22

Traitement des commandes clients ................................................................................................................... 23 Cration BC entte et corps.................................................................................................................................. 23 Cration BC le pied et infos .................................................................................................................................. 24 Cration BC - Historique ....................................................................................................................................... 25 Cration BC - Finalisation ..................................................................................................................................... 26 Suivi des BC facturer ......................................................................................................................................... 27

Acompte la commande .................................................................................................................................... 28 Traitement des commandes annules ou modifies ........................................................................................ 30 Traitement des livraisons clients ........................................................................................................................ 31

......................................................................................................................... 32 ........................................................................................................................ 34

Forcer la dispo des articles ................................................................................................................................... 36 Traitement des factures clients........................................................................................................................... 38 Traitement des avoirs pour erreur de facturation .............................................................................................. 40 Traitement des avoirs pour retour de marchandises ........................................................................................ 42 Rglement des factures clients et litiges ........................................................................................................... 46

................................................................................................................................ 46 ............................................................................................... 47

.......................................................................................................... 49 .............................................................................................................. 50

Suivi priodique des comptes clients (rapprochement) .......................................................................................... 51 Gestion des relances clients ................................................................................................................................. 52 Impression du grand-livre ..................................................................................................................................... 55

Suivi des relations clients.................................................................................................................................... 56

................................... 57

LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS AVEC LES FOURNISSEURS.............. 58 Tenue du fichier fournisseurs ............................................................................................................................. 58 Traitement des commandes fournisseurs .......................................................................................................... 61

............................................................................................................................. 61 Demande de prix .................................................................................................................................................. 62 Bon de commande ............................................................................................................................................... 64



Traitement des livraisons et suivi des anomalies .............................................................................................. 65 Rception de la livraison....................................................................................................................................... 65 Livraison partielle ................................................................................................................................................. 67 Imprimer le bon de retour ..................................................................................................................................... 69

Traitement des factures fournisseurs et suivi des anomalies ........................................................................... 70 Traitement des factures ........................................................................................................................................ 70 Traitement des avoirs pour erreur de facturation ................................................................................................... 72 Traitement des avoirs pour retour de marchandises .............................................................................................. 73

Gestion des rglements et suivi des litiges ...................................................................................................... 77 .......................................................................................................................... 77

............................................................................................................ 78 ............................................................................................................................... 79

Suivi priodique des comptes fournisseurs (rapprochement) ................................................................................. 81 Impression du grand-livre ..................................................................................................................................... 82

LE PROCESSUS DE SUIVI DES STOCKS .................................................... 83

LA GESTION DES PRODUITS ET DES STOCKS ........................................................ 84 Configuration des catgories de produits ......................................................................................................... 84 Configuration des UDM ...................................................................................................................................... 85 Tenue du fichier produits ................................................................................................................................... 86 Fiche produit - informations .................................................................................................................................. 87 Fiche produit - informations .................................................................................................................................. 88 Fiche produit approvisionnement et fournisseurs ................................................................................................ 89 Fiche produit description .................................................................................................................................... 90

................................................................................................................................................ 91 Gestion des emplacements de stock ................................................................................................................ 92 ......................................................................................................... 93 Configuration des rapprovisionnements ......................................................................................................... 95 ......................................................................................... 96 ....................................................................................................................... 97

LE PROCESSUS DE GESTION DU PERSONNEL ........................................ 98

LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL ...................................................... 99 Gestion des employs ....................................................................................................................................... 99 Gestion du temps ............................................................................................................................................. 101 Suivi feuille de temps ..........................................................................................................................................101

Suivi feuille de prsence ...................................................................................................................................... 102 Suivi des prsences ......................................................................................................................................... 103 Gestion des frais de dplacement ................................................................................................................... 104 Gestion des notes de Frais ..................................................................................................................................104 Configuration des frais.........................................................................................................................................105

Gestion des vacances ...................................................................................................................................... 106 Demande de congs ...........................................................................................................................................106 Suivi des demandes de congs ...........................................................................................................................107 Visualisation des demandes de congs ...............................................................................................................108

Configuration .................................................................................................................................................... 109 ..........................................................................................................................................109

Catgorie de congs ...........................................................................................................................................110

LA GESTION DE LA BASE DE DONNES .................................................. 111 Donnes de la socit.................................................................................................................................... 111 Conditions et modes de rglement................................................................................................................. 112 Catgories de partenaires............................................................................................................................... 114



Gestion du transport ........................................................................................................................................ 115

Modes de transport ..........................................................................................................................................115

Prix de livraison ...............................................................................................................................................116

Facturation du transport ...................................................................................................................................117 Schma frais de port .........................................................................................................................................117

Gestion des tarifs............................................................................................................................................. 118 Schma gestion de tarifs .....................................................................................................................................118

...........................................................................................................................119

Remise habituelle pour un client .............................................................................121 Tarifs par quantit ..................................................................................................123

Tarif clients avec contraintes .................................................................................126

LA GESTION DES INFORMATIONS ............................................................ 128 Gestion lectronique des documents - principe ........................................................................................... 128 GED des partenaires ...................................................................................................................................... 130 Mise disposition des informations Filtrer la base de donnes ............................................................... 131

Extraction de donnes ......................................................................................................................................131 ..........................................................................................133

...................................................................................................134 Messagerie interne Les requtes ................................................................................................................ 135

LA GESTION DU TEMPS .............................................................................. 136 Gestion des agendas partags...................................................................................................................... 136 Planification et suivi des activits .................................................................................................................. 137

LA GESTION DE PROJETS .......................................................................... 138

GESTION ADMINISTRATIVE DE PROJETS ......................................................................................................... 139 .........................................................................................................................................139

Dfinition des tapes du projet ..........................................................................................................................141 Dfinition des tches ........................................................................................................................................143 Ordonnancement des tches ............................................................................................................................144 Dfinition des incidents ....................................................................................................................................145 Visualisation du temps .....................................................................................................................................146 Configuration des tapes / des ressources ........................................................................................................147

LE SUIVI COMPTABLE ................................................................................. 148 Configuration des priodes comptables ................................................................................................... 148 Paramtrage des journaux ............................................................................................................................. 149 Gestion du plan de comptes ........................................................................................................................... 150

Configuration des comptes ................................................................................................................................150 ........................................................................................................................................151

Visua ..................................................................................................................................152 ........................................................................................................................ 153 Paramtrage & gestion des taxes ................................................................................................................. 154 Gestion des banques ..................................................................................................................................... 155 Gestion de la caisse ...................................................................................................................................... 156 Gestion des ordres de paiement ................................................................................................................... 158 ............................................................................................................ 159

Edition des tats comptables partenaires (ou rapports) ............................................................................. 162 Suivi compte de tiers .........................................................................................................................................162 Balance ge clients/fournisseurs .....................................................................................................................163

tat de la dclaration de TVA ...................................................................................................................... 164



LA GESTION DES MODLES DE DOCUMENTS OU RAPPORTS ............ 165 Gestion de modles de documents ................................................................................................................ 165

................................................................................................................... 166 ...................................................................................................................................... 168

Installation modules de gestion des rapports ................................................................................................ 169

PARAMTRAGES ADMINISTRATEUR ........................................................ 170 Configuration des donnes de la socit ....................................................................................................... 170 Configuration des utilisateurs ......................................................................................................................... 171 Configuration des numros de documents .................................................................................................... 173 Installation de modules supplmentaires ....................................................................................................... 174 Gestion des tableaux de bord ......................................................................................................................... 175

............................................................................................................... 176 Gestion des langues........................................................................................................................................ 177 Gestion des vues .................................................................. 179

................................................................................................................... 181 .......................................................................................................... 182

............................................................................. 183 ............................................................................................................................................... 183

Foire aux questions.............................................................................................................................................. 184



LA CONNEXION OPENERP OpenErp se fait en lanant le navigateur internet. Une fois dans le navigateur, il faut saisir

ou le nom du serveur sur lequel se trouve un accs rapide par la suite.

Il convient port 8169 du serveur, le tout

spar par : Les identifiants de connexion sont donns chaque utilisateur

de la socit (par exemple le professeur). Dans notre en

saisissant son identifiant nic.alves et son mot de passe. Il faut

cliquer sur pour se connecter.

possde tous les droits, et accde tous

Boutons utiles

diter la fiche pour accder au contenu Activer le calendrier

Rechercher une information dans une liste Ouvrir une ressource

Enregistrer la ligne Supprimer la fiche

Activer le traducteur NSQUENCE dfinit l'ord rgles

Document imprimable

ASTUCE s

champs apparait en rouge. En positionnant la souris sur le contenu, Il est possible Ici, partir du bon de commande il est

la fiche du fournisseur.

Nom de la base active Utilisateur connect



LES DROITS UTILISATEURS

La majorit des utilisateurs de certaines informations de la base de donnes . De ce fait, chaque utilisateur a accs certains modules et dispose de droits (lecture/criture/modification) sur les donnes et les lments.

dtient le rle de responsable administratif , il peut valider les factures alors que le r faire une demande de cration de facture sans pouvoir la valider. A du responsable administratif donc pas tout fait la mme que celle du gestionnaire administratif des ventes. De plus, Nous ueil du gestionnaire des achats, du gestionnaire des ventes et du responsable administratif.

Le gestionnaire administratif des ventes a en charge les bons de commandes des clients, le suivi des livraisons sortantes

. Il veillera la mise jour du fichier clients.

Le gestionnaire administratif des achats a en charge les bons de commandes auprs des fournisseurs, le suivi des

la mise jour du fichier fournisseurs.

Le responsable administratif a en charge le suivi des deux autres rles, de la comptabilit ainsi que la validation de la facturation. Il assure la gestion des rglements et le suivi des comptes de tiers.

Attention, les modules affects chaque utilisateur diffrent selon

appartiennent.

LA DCONNEXION OPENERP Il convient de cliquer sur DCONNEXION pour quitter la base de donnes active. Le clic sur x

Gestionnaire des ventes

Gestionnaire des achats

Responsable administratif


Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux [email protected] Page 9

LES AFFICHAGES, VUE DENSEMBLE

Vue liste Vue formulaire Vue graphique

Vue calendrier Vue Gantt Vue digramme

VUE LISTE

Affichage du menu contextuel

Personnalisation des raccourcis



LE TRI DES LISTES

Tri des donnes de la liste un double-clic fait apparaitre

pour permettre un tri alphabtique ou chronologique.

LA VALEUR PAR DFAUT Les valeurs par dfaut permettent de gagner du temps lors de la saisie, en spcifiant une fois pour toutes quelle valeur doit apparatre automatiquement dans un champ. Ajout d'une valeur par dfaut

.

droite du champ pour faire apparaitre les options.

Clic sur ce champ

pour signaler que cette valeur peut tre utilise pour tous les utilisateurs de cette application ou que pour vous .

Remarques Pour modifier une valeur par dfaut, il suffit simplement de mettre une nouvelle valeur par dfaut, avec les mmes conditions d'application que la valeur par dfaut que l'on souhaite changer. Pour supprimer une valeur par dfaut, il suffit de spcifier un contenu vide comme valeur par dfaut.



Le WORKFLOW ou PROCESSUS MTIER Un WorkFlow reprsente les diffrents processus mtier l va schmatiser une suite de tches ou

est der aux WorkFlow tout moment. Ces WorkFlow sont paramtrables en fonction des choix de gestion des association, etc.). Par exemple, une commande de vente que par le gestionnaire des ventes, avant de dclencher la livraison.

bons de commande par le ?

partir de la commande, quel que des tches ralises.

Dans le cas prsent, la commande SO026 . La

es, la

cartouche ORDRE et/ou FACTURE

Les tches non traites sont grises dans le processus (tel est le cas d s expdies mais sur les quantits commandes).

La (courriel, documents, etc.).



Le TABLEAU DE BORD DE LUTILISATEUR Le tableau de bord prsente un aperu sur une seule page des informations importantes pour grer rapidement ses tches. Chaque module (ventes, achats, entrept, etc.) possde son propre tableau de bord ce qui informe des chances, des plannings, des rendez-vous, des tats statistiques, etc. Les tableaux de bord --pour le faire apparatre. Un tableau de bord est entirement paramtrable et il . Ainsi, l aux besoins de chaque utilisateur

Tableau de bord du responsable administratif

Tableau de bord du gestionnaire administratif des ventes

Tableau de bord du gestionnaire administratif des achats



LE PROCESSUS DES VENTES AUX CLIENTS

ici, il est fait tat du traitement manuel des commandes

Module VENTES Module ENTREPT Module COMPTABLE Confirmation

Commande client Numrique, papier,

tlphone, courriel, en

DEVIS tat brouillon de la

commande

COMMANDE Pilote

la facturation

BON DE TRANSFERT Document interne du mouvement de stock

vers le Client

Traitement

du colisage

BON DE LIVRAISON Document destination du client

ORDRE Chaque ligne article va dclencher un ordre

FACTURE A APPROUVER Brouillon confirmer par le responsable Administratif Facturation base sur les quantits expdies ou commandes

Anomalie SAV - RCLAMATION

FACTURE RGLE

AVOIR

Rglement

RGLEMENT CLIENT Enregistrement de

COMPTABILIT criture comptable


LETTRAGE DU COMPTE (RCONCILIATION) Rapprochement entre la facture et le rglement

APPEL TLPHONIQUE Suivi appel entrant/sortant

client

FACTURE OUVERTE Facture valide


Facture ouverte

COURRIEL Suivi des courriels envoys au

client

FACTURE DACOMPTE Brouillon confirmer

Rglement Acompte

RGLEMENT ACOMPTE Enregistrement encaissement

COMPTABILIT criture comptable Facture ouverte



LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS AVEC LES CLIENTS, USAGERS

Tenue du fichier client

Oprations Manipulations

Ten

ue

du

fic

hie

r clie

nts

Mise jour du fichier clients

coordonnes des clients mais galement historique commercial (propositions, contrats, ventes, litiges,relations commerciales.

La dslection du bouton CLIENTS

incluant les clients et les prospects.

Affichage de la liste des clients

Une fiche peut tre cre ou modifie. Son dition permet de mettre jour les diffrents champs sinon la fiche est simplement consultable.

Cration une fiche client / affichage du formulaire Identification du partenaire

x Il convient de saisir le nom ou la dnomination du client (nom, code du tiers), ainsi que toutes les informations utiles et de livraison ; les coordonnes pour contacter le tiers). ment, il est toutefois important de contrler la coche. Les autres onglets donnent des informations complmentaires sur le partenaire. Attention, les champs de la fiche sont communs tous les partenaires ainsi seuls les champs associs au client sont renseigner. Le partenaire peut tre associ une catgorie. Ceci est utile en cas de tarifs associs la catgorie du client ou une recherche rafiche).

Le FORMULAIRE DES PARTENAIRES correspond la forme juridique. La mise jour de cette ressource se fait

dans la



Oprations Manipulations T

en

ue

du

fic

hie

r clie

nts


Identification du partenaire client

ADRESSES (livraison, facturation, entrept 1, entrept 2, etc.). Dans ce cas, il faut saisir la premire adresse en lui affectant le type puis la deuxime adresse en lui affectant le type indispensable entre chaque saisie sinon les donnes sont perdues Le titre est paramtrable dans la

Informations gnrales et conditions de vente personnalises

en charge du partenaire.

La liste des prix de vente permet le calcul du prix de vente partir des conditions prdfinies

prix. Si le client est soumis des frais de livraison, ils sont pris en compte dans sa fiche. Il en va de mme pour la mthode de facturation. Ces mthodes sont paramtres en amont (voir la partie sur la Gestion de la base de donnes).




en

ue

du

fic

hie

r clie

nts


Informations comptables du client, le COMPTE CLIENT

Il faut associer le compte de tiers la fiche du client. Ce compte enregistre les pices comptables lies la vente (facture, avoir et rglement). Il fait partie du grand livre de la socit.

Il convient de slectionner le compte dans la liste ou de le crer

Comment crer un compte de tiers ? Renseigner le nom du client puis numro du compte comptable (411 suivi du code de tiers).

PARENT chaque compte est rang dans un dossier parent ou principal (411 Clients), il est la base de

la structure comptable.

TYPE INTERNE identification du compte propre au logiciel. Les comptes de structure sont des comptes

vue ; les autres peuvent tre recevoir (crditeur), payables, de liquidit, etc.

TYPE DE COMPTE il correspond son utilisation comptable (dettes, crance, stock, charge, etc.).

RAPPROCHER cocher si le compte aussi lettrage ou

rconciliation.

In

Les CONDITIONS DE RGLEMENT sont paramtres en amont dans le module Comptabilit. Le choix ce stade.

Le CRDIT CLIENT donne le montant de la crance client, la limite du crdit accord (montant de crance autoris) et la date du dernier rapprochement de son compte comptable.

Les INFORMATIONS BANCAIRES correspondant au RIB ou RIP du partenaire. Le Rgime fiscal (France ou autres pays) et le N TVA intracommunautaire peuvent tre renseigns.

Attention les cls des coordonnes bancaires ou de TVA doivent tre valides




Ten

ue

du

fic

hie

r clie

nts


Suivi des relations clients Historique Le suivi des relations avec le partenaire est indispensable pour une meilleure traabilit entre les utilisateurs aussi toutes les actions sont inscrites automatiquement ou non dans la fiche. Les tches , les courriels , les opportunits de vente , les rendez-vous et les appels tlphoniques sont visibles par tous les utilisateurs ayant accs la fiche vitant ainsi la

s et assurant un suivi trs rigoureux.

Autres fonctionnalits

Une fiche peut tre duplique --

fiche avec le mme nom est cre suivi de COPIE.

Un menu contextuel donne accs diffrents liens la suite.

Il convient de slectionner le ou les clients dans la liste pour excuter une action du menu contextuel (rapports, liens, etc.).

tiquettes : imprime des tiquettes coller sur les enveloppes. Rglements en retard : gnre la lettre de relance adresser au client avec le montant de la crance. Chaque lettre est imprime dans la langue du partenaire ou dfaut en Anglais. standard sans niveau de relance (voir niveau de relance ci-aprs). Factures : affiche la liste des factures tablies pour ce client Ventes : affiche la liste des commandes de ce client



Gestion administrative de la prospection Gestion des pistes de vente

Oprations Manipulations G

estio

n a

dm

inis

tra

tive

de

la

pro

sp

ectio

n

Gestion des pistes de vente

Les "Pistes" permettent de grer et de suivre tous les contacts initiaux avec un prospect ou un partenaire montrant un intrt pour les produits ou services. Une piste est gnralement le premier pas dans le cycle de ventes. Une fois confirme, une piste peut tre convertie en opportunit, crant en mme temps le partenaire concern afin de faire un suivi dtaill de toutes les activits associes.

voir installation des modules)

Affichage de la liste des pistes de vente La liste permet de visualise toutes les pistes en-cours de traitement

Ouvert : la piste est amorce, elle doit est suivie.

Convertir en opportunit :

Escalader

Supprimer la fiche

Crer une piste de vente

La piste est identifie par son objet et la priorit du traitement qui lui est donne, une catgorie configure en amont lui est attribue. Le crateur de la fiche est toujours identifi pour assurer un meilleur suivi.

Piste - Contact Le contact, non encore enregistr dans la liste des partenaires, est identifi. Un lien peut tre fait avec un autre partenaire (client/fournisseur). La partie note dcrit des lments importants de la situation commerciale.

Ces flches permettent de faire avancer ou reculer les tapes de la piste de vente.




estio

n a

dm

inis

tra

tive

de

la

pro

sp

ectio

n

Gestion des pistes de vente

Crer une piste de vente Informations supplmentaires

(module marketing) et elle peut tre classe par

CANAL de prospection par la suite.

Les dates annexes assurent un suivi de la piste. La partie publipostage permet de savoir si le client souhaite recevoir ou non des offres par courriel. Cette coche va permettre de trier les clients dmarcher trs rapidement.

Communication et historique

scrire toutes les actions ralises.

Suivre une piste de vente

Chaque tape de la relation peut tre value pour dfinir sa probabilit de ralisation ou son niveau de ralisation

Le client affirme son besoin, la piste de vente est convertie en opportunit de vente

Lors de la transformation de la piste de vente en opportunit de vente, le nouveau partenaire peut tre cr automatiquement dans le fichier clients. Si la piste est associe un client

t pas cr.



Gestion des opportunits


estio

n a

dm

inis

tra

tive

de

la

pro

sp

ectio

n


de vente

Ici, la piste est convertie en opportunit de vente mais elle aurait pu tre fusionne une autre opportunit de vente pour un mme client.

Par exemple, nous pensons faire une vente de

avec le cabinet Znitude et la probabilit de ralisation est trs forte 80%. Un message confirme la cration de

vente est cre, elle apparait dans la liste des opportunits.


Les opportunits de vente permettent de grer et suivre le cycle de ventes en crant des documents de ventes associs un client (ou un prospect) spcifique pour faire le

. D es rendez-vous peuvent tre planifis et les appels tlphoniques suivis. gagne est ensuite convertie en devis.

Affichage de la liste des opportunits de vente par un objet, une date et un partenaire. La date de la prochaine

action peut tre renseigne. Les tapes du suivi, le revenu estim et la probabilit de ralisation sont obligatoirement saisis

le suivi peut tre assur

GAGNE, elle peut tre transfre en devis ou commande.



Configuration des opportunits


estio

n adm

inis

tra

tive

de

la

pro

sp

ectio

n

Configuration de la relation client

La configuration de la relation client est primordiale pour en faciliter le suivi, et faire des classements. Ces oprations de configuration se font avec les droits administrateur .

Les tapes Les tapes permettent de mieux suivre la ralisation des pistes ou les opportunits de vente ; et de mieux se positionner dans le cycle de vente. Elles sont dfinies par dfaut donnes mais il est

Les catgories Les catgories ventilent les diffrents types de ventes potentielles pour mieux classer les pistes et opportunits de ventes.

Chaque catgorie peut tre rattache une quipe commerciale

Les canaux

prospection tlphonique, les mailings, salon ou meeting, etc.

Les canaux sont principalement utiliss pour analyser les ventes en fonction de l'origine.



Suivi des questionnaires


estio

n a

dm

inis

tra

tive

de

la

pro

sp

ectio

n

Configuration

questionnaire

Les questionnaires et les questions

Les questionnaires associs des sujets peuvent tre crs pour guider les quipes dans le cycle de ventes poser les bonnes questions. L'outil de segmentation permet d'attribuer automatiquement un partenaire une catgorie selon les rponses aux diffrents questionnaires.

Configuration du questionnaire et des questions

Suivi des questionnaires

Les questionnaires sont rattachs directement la fiche du client concern ce qui permet un meilleur suivi de la prospection.

Les questionnaires et les questions questionnaire

PROFILAGE, slectionner UTILISER UN QUESTIONNAIRE

Il convient de slectionner le questionnaire de la liste propose, puis de Les questions apparaissent les unes aprs les

cliquant sur la loupe.

convient de SAUVEGARDER LES DONNES.

Toutes les rponses sont conserves dans la fiche du partenaire.



Traitement des commandes clients Cration BC entte et corps


raitem

en

t de

s c

om

ma

nd

es c

lien

ts

Enregistrement de la commande

Le menu bons de commande gre les devis et les bons de commandes clients.

Par dfaut, un devis est cr. Lorsqu'il est confirm, il est converti en bon de commande. Les bons de , des bons de livraison, des ordres de production ou de prparation, des achats, etc. selon le

process-mtier. Il est possible de grer plusieurs types de produits.

Affichage de la liste des bons de commande

RCEPTIONN et de FACTUR

. Cet outil de gestion assure un suivi plus rigoureux des commandes clients en

filtrant les devis des ventes mais aussi en affichant uniquement les BC facturer. De plus, la VUE

CALENDRIER donne une vision de la planification des tches dans le temps ou la VUE GRAPHIQUE de

reprsenter la ventilation des commandes par client en indiquant le montant total ; outils de gestion apprciables. Toute nouvelle commande est cre

Cration de la commande client

La rfrence de la

automatiquement. La saisie des premires lettres du nom active la recherche automatique du client. Si le client

te, il est possible de le crer.

es saisir si la saisie est termine

Stock insuffisant : ce message apparait lorsque le stock est insuffisant. Dans ce cas, le responsable des achats doit tre inform du rapprovisionnement raliser.



Cration BC le pied et infos


raitem

en

t de

s c

om

ma

nd

es c

lien

ts


Le pied de commande FRAIS DE PORT. Les mthodes de livraison ont t

configures (voir Gestion de la base de donnes). Il suffit de slectionner dans liste propose les frais se rapportant la commande. Attention, ne pas oublier de mettre jour les calculs de la commande chaque ajout en cliquant sur

CALCULER

commande ne peut pas tre confirme.

Ajout des frais de port

Il convient de slectionner dans la liste la mthode de transport utilise pour la commande puis de Une ligne apparat alors dans le bon de commande du client avec le montant des frais de port si les conditions

, faite.

Autres informations associes la commande Les autres informations donnent des lments supplmentaires la commande

Logistique : la politique de colisage, on et de facturation est dfinie toujours possible de modifier ponctuellement ces paramtres. Par dfaut, la livraison partielle est autorise et la facture est cre en fonction des quantits commandes sur demande manuelle Rfrences : utilisateur qui a tabli le BC est identifi et, ventuellement, rfrence du document le type de facture (configur en amont). Conditions : sdans le BC. Dates : les champs indiquent les dates cls du document telles de confirmation de la commande et la date prvue de livraison et de rglement.



Cration BC - Historique


raitem

en

t de

s c

om

ma

nd

es c

lien

ts


Autres informations

assure le suivi de la gestion de la commande par les diffrents intervenants au processus de

et la facturation (doit/avoir) pour la comptabilit.

Le bon de transfert peut tre non seulement visualis dans son intgralit mais il peut aussi tre trait

partir de ce module sans aller dans le module Entrept. Bien videmment, cette gestion dpend de

du processus des ventes.

Finalisation de la commande La dernire tape de traitement est la confirmation de la commande. Une commande confirme passe de

DEVIS COMMANDE ce qui va dclencher L ORDRE DE PRPARATION des colis envoys

l OUT/000.

Le gestionnaire des ventes demande au responsable administratif, la cration de la facture client. Dans ce

cas, cette dernire apparat en facture BROUILLON dans le module COMPTABILIT.



Cration BC - Finalisation


raitem

en

t de

s c

om

ma

nd

es c

lien

ts


Finalisation de la commande

La confirmation de commande va gnrer des informations sur les articles de la commande. Un accus rception de commande peut tre envoy au client par courriel sous forme PDF ou par courrier papier.

le document de rfrence envoy par le client ou

Outils de gestion

La vue graphique affiche le montant des commandes par le client. Il est possible de trier les commandes par vendeur, client, date, etc.



Suivi des BC facturer


raitem

en

t de

s c

om

ma

nd

es c

lien

ts

Visualiser les BC facture

Ce menu permet de voir la liste des bons de commande facturer.

utile si la facturation est totale ou si la facturation se fait partir des bons de livraison dans le module entrept.

Affichage des bons de commande facturer des lignes est chronologique, du BC le plus ancien au plus rcent, ce qui permet de traiter les

priorits.

faire Terminer

Expdi , ou non Non-factur BC expdi ou non, et non factur

Facturation partielle La commande SO013 doit tre facture partiellement, le client souhaite une facture par type de produit.

La fentre LIGNE FACTURER affiche un tat TERMINE et informe que la facture issue du BC SO013 est en

attente de validation

La facture apparat BROUILLON dans le module Comptabilit



Acompte la commande


raitem

en

t de

s c

om

ma

nd

es c

lien

ts

Gestion des

la commande

orsque le bon de commande est

confirm, il est possible de gnrer une facture d'acompte en utilisant le bouton FACTURE ANTICIPE

La rglementation fiscale impose la dlivrance d'une facture pour tous les versements d'acomptes, mme lorsqu'ils ne donnent pas lieu exigibilit de la TVA (article 289 I -1-c du CGI). La facture d'acompte doit tre date et numrote. La numrotation s'inscrit dans la mme srie chronologique que les autres factures, il n'y a pas de numrotation spcifique pour les acomptes. La facture dfinitive tient compte des diffrentes factures d'acomptes.

Il convient de crer un produit appel ACOMPTE auquel il faut rattacher les comptes correspondants.

bouton FACTURE ANTICIPE.

Il faut slectionner dans la liste des produits ACOMPTE et saisir le montant du versement.

dans le module comptable.

FACTURE OUVERTE

facture pour la visualiser.




raitem

en

t de

s c

om

ma

nd

es

clie

nts

Gestion des

la commande

La fact apparait en brouillon dans la liste des factures clients du module COMPTABILIT.

. La condition de rglement doit tre obligatoirement renseigne.

.

% de facturation.

finale. Ainsi, la ligne ACOMPTE

dans la facture.



Traitement des commandes annules ou modifies


RA

ITE

ME

NT

DE

S

CO

MM

AN

DE

S A

NN

UL

E

S

Annulation de

prparation

de commande.

Suppression du bon de livraison Il convient

Annulation de commande

Annulation de la commande

La commande annule peut tre supprime ou mise en brouillon en cas de modification. Elle



Traitement des livraisons clients


RA

ITE

ME

NT

DE

S L

IVR

AI

SO

NS

Visualisation synthtique de la situation de

(articles rapprovisionner, les produits entrants et les produits sortants).

Prparation de la livraison

Le magasinier peut consulter la liste de tous les bons de livraison prparer, en fonction des diffrents bons de commande confirms par le gestionnaire des ventes. Il peut aussi tablir directement un bon de livraison en cas de retrait immdiat de la marchandise.

Affichage de la liste des bons de livraisons . Ainsi, les ordres de sortie les plus

anciens sont les premiers de la liste.

Rfrence : OUT/XXXXX reprsente les bons de livraison et INV/XXXXX reprsente les bons de retour Origine : numro de commande l du BL.

tat et code couleur (bleu, noir, rouge) : Brouillon

Disponible ; Disponible

pas t trait ; Confirm

t faite ; Confirm ; Termin le colisage a t trait

avec ou sans facture.

Il faut slectionner le filtre DISPONIBLE pour

afficher les BL en attente de prparation

dont le stock est disponible ; CONFIRM pour

afficher le BL dont le BC est confirm mais le stock est insuffisant




RA

ITE

ME

NT

DE

S L

IVR

AI

SO

NS


Traitement du colisage Le colisage est la prparation physique des colis des produits prlevs sur les stocks. Ce prlvement sur stock rationalis est appel picking . De plus, le colisage permet de contrler la cohrence entre la commande du

, etc. Par exemple, le bon de livraison OUT/00022 apparait en rouge dans la liste des

livraisons disponible.

Dans un 1er temps, le magasinier va prparer les colis des articles disponibles. Ainsi, il peut AJOUTER UNE

QUANTIT dans le colis actuel ou METTRE DANS UN NOUVEAU COLIS.

nombre de colis reste 0.

Le magasinier ne peut mettre plus de 10 articles dans un colis, le reste est mis dans un NOUVEAU COLIS ce qui

Les articles ont t rpartis dans 2 colis diffrents puis numrots 55 et 62 (tiquettes coller sur les colis)

Remarques nouveau mouvement de stock




TR

AIT

EM

EN

T D

ES

LIV

RA

IS

ON

S


livrable en totalit Une fois le colisage effectu, il faut traiter le bon de livraison pour confirmer la livraison et sortir les articles de stock. individuellement. Quelle que soit la procdure choisie, la livraison partielle peut tre traite.

Tous les produits sont livrables, il faut les TRAITER

puis VALIDER les mouvements.

Le colisage et le bon de livraison sont prts, le traitement est termin . Le transporteur est renseign si ce dans la commande, et le nombre de colis doit tre indiqu par le prparateur (2 colis n55 et

62) prparer .

Le bon de livraison est imprimable partir du formulaire BL ou du menu contextuel de droite en ayant slectionn le BL.




RA

ITE

ME

NT

DE

S L

IVR

AI

SO

NS


Le dentifrice du BL OUT/00023 ne peut tre livr qu enregistrer la livraison

partielle

Il faut diter la fiche produit, indiquer les quantits rellement livrables et enregistrer cette mise jour. Une fois le produit trait, la livraison est confirme.




RA

ITE

ME

NT

DE

S L

IVR

AI

SO

NS


partielle Le bon de livraison fait apparaitre une sortie de 15 tubes de dentifrice et 25 restent en attente de livraison.

Indisponibilit/disponibilit disponibilit OU en annulant la disponibilit.

Le bon de livraison partielle est confirm, il reste livrer 25 tubes de dentifrice. La disponibilit de ces articles sera force lors de la livraison des articles restants puis traite sur le mme BL.

Imprimer le bon de livraison

Le document est au format PDF (done = livr / confirmed = en attente)

Traitement par lot

non pas par liste de colisage mais par groupe. Il suffit de cocher dans la liste des bons de livraison ceux imprimer



Forcer la dispo des articles


RA

ITE

ME

NT

DE

S L

IVR

AI

SO

NS

Prparation des colis pour

client

Les articles ne sont pas disponibles en stock mais il est possible den forcer la disponibilit afin de crer le BL.

FORCER LA DISPONIBILIT DES ARTICLES

Slectionner le bon de transfert

INDISPONIBLE, il est possible de forcer la disponibilit pour

permettre la cration du BL (bon de transfert) et de la facture. Mais, il ne faut pas oublier que le rapprovisionnement doit tre effectu par le responsable des achats (module ACHAT)

DISPONIBLE, la livraison peut tre faite

Le

Ne pas forcer la dispo des articles




TR

AIT

EM

EN

T D

ES

LIV

RA

IS

ON

S

Prparation des colis pour

client

Les articles ne sont pas disponibles en stock mais la facturation peut tre faite en attendant la prparation des colis. Dans ce cas, le document dont les articles ne sont pas encore coliss apparat en rouge dans la liste des BL.

NE PAS FORCER LA DISPONIBILIT DES ARTICLES

La facture est maintenant dans le Module Comptable, elle doit tre valide pour gnrer les critures

Visualisation dans la liste de

Demande de cration de facture

peut faire la demande de cration de facture auprs du responsable administratif BC.

La facture est maintenant dans le Module Comptable, elle doit tre

valide pour gnrer les critures comptables. Elle

Visualiser et imprimer le bon de livraison appel liste de colisage

Le document est au format PDF

Traitement par lot

de colisage mais par groupe. Il suffit de cocher dans la liste des bons de livraison ceux imprimer puis de



Traitement des factures clients


RA

ITE

ME

NT

DE

S F

AC

TU

RE

S

Visualisation des factures clients approuver

Tableau de bord de la COMPTABILIT Ce tableau de bord e vue des oprations en temps rel de facturation clients approuver, payer ; les soldes des comptes cls de gestion crances .

Facturation client

La gestion et le suivi des factures clients se fait dans le module COMPTABLIT

Les factures sont proposes de manire automatises sur la base des documents tels que les bons de commande ou bons de livraison. Il faut donc viter les factures saisies manuellement sous peine de devoir mettre jour les stocks.

Affichage de la liste des factures

Le systme gnre des brouillons de factures partir des bons de commande ou des expditions. Tant que ces factures ne sont pas confirmes, elles peuvent tre modifies (ajout de rductions commerciales, condition de rglement, frais de port, etc.) et elles --dire

De plus, aucun nu

Facture bleu Brouillon

suite au traitement de la commande Facture noire Ouverte : la facture a t approuve par le responsable administratif, elle est en attente de

rglement. Le numro est incrment, la date est applique et les critures comptables sont gnres. Une facture peut tre valide directement sans




RA

ITE

ME

NT

DE

S F

AC

TU

RE

S

Facturation client

Approuver une facture brouillon partir de la fiche

Une facture doit tre valide pour OUVERTE

Facture OUVERTE valide. La facture possde maintenant un numro unique. Par dfaut, il est form

SAJ/ANNE/NUMRO 5 CHIFFRES comme SAJ/20NN/00023. Elle ne peut plus tre modifie, et elle est

bascule en comptabilit --dire que les critures sont automatiquement gnres. La facture est dsormais en attente de rglement.

Facture Pro Forma Ne correspond pas au systme comptable franais. L encore de numro de

facturation mais les critures comptables correspondantes sont cres et le suivi de la crance est assur.

-

-dire lors de la validation du document. Pour assurer un meilleur suivi, le nom document .

Il est possible de visualiser les critures comptables de la facture en cliquant sur le numro de la pice comptable

Une fois valid document

Visualisation et impression de la facture

Traitement par lot

pas facture par facture mais par groupe de factures. Il suffit de cocher dans la liste des factures celles imprimer puis de lancer



Traitement des avoirs pour erreur de facturation


RA

ITE

ME

NT

DE

S F

AC

TU

RE

S

avoir

Un avoir est un document qui rectifie compltement ou partiellement une facture

OUVERTE. Il est possible de gnrer un avoir et le rapprocher directement d'une

facture depuis le formulaire de la facture.

OUVERTE, il est impossible de la modifier autrement que par le

logiciel gre 3 types de rectifications de facture valide.

Le client ABC du Bio nous signale une erreur de facturation. Nous avons factur 7 [BA1405] CRAYON YEUX GRIS FONCE 118 en troppour viter tout oubli dans les conditions de vente.

OUVERTE Client >factures clients> il faut slectionner dans la liste des factures celle : retour de marchandises, erreur de facturations, etc.).

Il convient diter la facture transfrer en avoir

Choix du type de remboursement

Il est importa OUVERTE ne peut plus tre modifie, elle devient dfinitive et

un avoir. Le logiciel propose diffrentes rectifications :

- MODIFIER : la facture en cours est annule, et une copie de cette

facture est cre afin de permettre la modification.

- CRER UN AVOIR : la facture est transforme en avoir modifier en

fonction des rectifications apporter la facture initiale.

- ANNULER : la facture est transforme en avoir directement valid. Elle est

annule dans sa globalit.




RA

ITE

ME

NT

DE

S F

AC

TU

RE

S

avoir

Clients > Avoir clients > il faut slectionner dans la liste

contient toutes les lignes de la facture de rfrenceretourns en modifiant la ligne [BA1405] CRAYON YEUX GRIS FONC et de supprimer la ligne des articles conservs [BA1003] SAVON LIQUIDE HUILE DOLIVE

Une fois VALID l ne peut plus tre modifi

incrmente

Avoir supplmentaire partir de la facture initiale (ex : rductions accordes hors

factures de doit, etc..), il convient de les crer directement Clients>Avoirs clients>

Visualisation et impression de la facture



Traitement des avoirs pour retour de marchandises


RA

ITE

ME

NT

DE

S F

AC

TU

RE

S

avoir pour retour de marchandises

Un avoir pour marchandises retournes et non remplaces particulier en 3 tapes :

- BL CLIENTS retourner les marchandises livres

- RCEPTIONS

- COMPTABILIT>AVOIRS CLIENTS

Le client Saison Bio nous retourne 10 Bourrache Bio [BE2128] primes. Il nous

e stock avant le retour Entrept>Produits>Produits

Enregistrement du retour partir du bon de livraison

Il convient de rechercher dans la liste livraisons termines, celle du client Saison Bio puis

Il faut cliquer sur RETOURNER LES PRODUITS pour raliser

le retour en stock




RA

ITE

ME

NT

DE

S F

AC

TU

RE

S


Cration du retour partir du bon de livraison Entrept> Bons de livraisons

Choix du type de facturation du retour

- PAS DE FACTURATION les articles sont retourns mais ne donne pas lieu un avoir

- REMBOURSER/FACTURER le reto

PICKING LIST

partir des articles retourns Entrept>Gestion entrept>Rceptions

Dans le cas prsent, les articles retourns

Il convient de laisser dans cette liste que les articles retourns.

Clic sur RETOURNER

pour confirmer le retour




RA

ITE

ME

NT

DE

S

FA

CT

UR

ES


partir des articles retourns Entrept>Gestion entrept>Rceptions

Il faut valider les articles retourns pour confirmer leur entre en stock

Il est possible de changer le journal si ncessaire

Comptabilit>Clients>Avoirs clients

Clic sur TRAITER pour

confirmer le retour en stock

Clic sur CRER LA FACTURE

de brouillon dans le module Comptable




RA

ITE

ME

NT

DE

S F

AC

TU

RE

S


des articles retourns Comptabilit>Clients>Avoirs clients

apparait alors dans le module comptable. Il convient de contrler la facture puis de la valider pour mettre jour la comptabilit.

est automatiquement cre. Il suffit de la contrler

aprs le retour Entrept>Produits>Produits



Rglement des factures clients et litiges S rglement unique


Rg

lem

en

t de

s fa

ctu

res e

t su

ivi d

es litig

es

Saisie un rglement

Rglement partir de Rglement client

Les RGLEMENTS CLIENTS permettent d'enregistrer les rglements reus des clients. Il

faut slectionner le client, la mthode de rglement (le journal comptable de destination .

Il sera propos automatiquement de rconcilier le rglement avec les factures ouvertes --dire de rapprocher le rglement de la facture.

Cration de Il faut renseigner le formulaire en indiquant le client puis le journal de banque apparaitre la liste des factures et avoirs rgler correspondant au client. Il faut ensuite saisir le montant du solde de la facture correspondante. Il est possible de supprimer les

Rglement partir de la liste des factures clients

Affichage de la liste des factures

BROUILLON valider, OUVERTE

payer et des factures PAYES ce qui permet assurer un suivi rgulier du traitement des

factures.

Enregistrer le rglement du client OUVERTE. Une facture BROUILLON ne

est pas valide et les critures comptables ne sont donc pas gnres. Dans la fentre de la facture, slectionner PAIEMENT pour ouvrir la fentre PAYER LA FACTURE



Saisie

Oprations Manipulations R

g

lem

en

t de

s fa

ctu

res e

t su

ivi d

es litig

es

n rglement

cumul de factures

factures.

Client>factures clients puis de crer le paiement en cliquant sur Paiement

Le montan , et le report dans le champ MONTANT de la facture

se fait automatiquement. Si la liste contient plusieurs factures, il faut veiller ce que le montant as

correctement par le logiciel (voir ci-aprs).

Il faut enfin VALIDER le rglement pour le confirmer et gnrer les critures comptables.




g

lem

en

t de

s fa

ctu

res e

t su

ivi d

es litig

es

n rglement factures

Les critures comptables apparaissent dans un nouvel onglet. Elles sont automatiquement valides lors de la cration.

reste vrifier pour une rectification ultrieure.

Exemple



Saisie


g

lem

en

t de

s fa

ctu

res e

t su

ivi d

es litig

es

n rglement cumul de factures

Il convient de renseigner le montant encaisser ainsi que le journal comptable. Un clic dans la liste des factures pour ventiler le montant payer en fonction des factures. Si le montant ne convient pas, il est possible de le modifier en slectionnant par un double-clic la facture. Il faut valider le paiement pour le confirner

Une fois valides, les critures comptables sont gnres critures comptables. Les critures sont rapproches, un lettrage apparait ct du montant.

tutoriel_openerp_version6

Documents

gestion administrative

gestion marketing

gestion commerciale

gestion de production

gestion des pistes

openerp v6

dconnexion openerp

sommaire sommaire