tutorial cg1 06_conciliacionbancaria

5/10/2018 Tutorial Cg1 06_conciliacionbancaria - slidepdf.com

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CONCILIACION BANCARIA

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. – SISTEMA CONTABLE ADMINISTRATIVO CG-UNO

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Tabla de Contenido

TABLA DE CONTENIDO ............................................................................................................................ 1

INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................... 3

OBJETIVOS DEL MODULO........................................................................................................................................ 3

MENÚ MONITOR ......................................................................................................................................... 4

PREÁMBULO DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA ........................................................................... 5

ACTUALIZA DOCUMENTOS PENDIENTES ........................................................................................ 6

LISTADO POR NÚMERO DE DOCUMENTO ........................................................................................ 7

RELACION DE INGRESOS Y EGRESOS ................................................................................................ 8

DOCUMENTOS CON NATURALEZA CONTRARIA ........................................................................... 9

ACTUALIZA EXTRACTOS ...................................................................................................................... 10

EXPLICACION DE LOS CAMPOS: ............................................................................................................................ 10

CAPTURA EQUIVALENCIAS DE TRANSACCIONES BANCARIAS ............................................. 12

ACTUALIZACION AUTOMÁTICA ........................................................................................................ 13

ACTUALIZACION MANUAL .................................................................................................................. 15

CONSULTA POR NÚMERO DE REGISTRO........................................................................................ 17

LISTADO POR NÚMERO DE REGISTRO ............................................................................................ 19

LISTADO POR NÚMERO DE DOCUMENTO ...................................................................................... 20

BACKUP ARCHIVOS DE CONCILIACIÓN ......................................................................................... 21

CONCILIACION BANCARIA – PROCESO .......................................................................................... 22

EJEMPLO DE UN REPORTE DE CONCILIACION BANCARIA ...................................................................................... 23

RESTORE ARCHIVOS DE CONCILIACION ....................................................................................... 25

ACTUALIZA CHEQUES A LA VISTA Y POSFECHADOS ............................................................... 26

EXPLICACION DE LOS CAMPOS: ............................................................................................................................ 27

CONSULTA CHEQUES A LA VISTA / POSFECHADOS ................................................................... 28

LISTADO CHEQUES A LA VISTA / POSFECHADOS ....................................................................... 30

PROCESO DE RETIRO DE CHEQUES .................................................................................................. 31

LISTADO INFORME DIARIO DE BANCOS ......................................................................................... 32




SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

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Introducción

Objetivos del modulo

El objetivo general de este módulo es brindar a los usuarios una herramienta para hacer

en forma automática los procesos de conciliación bancaria. Este módulo está orientadoa las áreas operativas y contable de la empresa, brindándoles herramientas de gestión, y

a las areas administrativas y gerenciales, brindandoles información oportuna de los

bancos que permiten un completo seguimiento de la operación y la oportuna toma dedecisiones.

Como objetivos particulares se pretende que al final de éste módulo, los usuarios estén

en capacidad de hacer las siguientes operaciones:

- Actualizacion de documentos pendientes- Libros auxiliares de bancos, ingresos y egresos, documentos con naturaleza contraria

- Definicion de extractos

- Actualizacion de detalle de extractos

- Conciliacion bancaria- Actualizacion de cheques a la vista / posfechados

- Informe diario de bancos





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Menú monitor

En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicación de los diferentes

programas que conforman el módulo de Conciliación Bancaria.

La explicación detallada de cada uno de ellos, su aplicación y operación en todos los

elementos que los conforman, son la razón de ser de los capítulos que se presentan acontinuación:

El usuario puede desplazarse a través de estos, con las teclas de movimiento de cursor

(Flechas), o seleccionando directamente el número o letra de la opción.





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Preámbulo de la conciliación bancaria

Inicialmente en la definición de cada una de las cuentas bancarias en el PLAN

CONTABLE, se creó, una cuenta auxiliar, que de acuerdo al PLAN UNICO DE CUENTAS

dependen de la cuenta 111005 "BANCOS NACIONALES". En todas ellas se marco el

indicador de conciliación bancaria , "CHE=1", tal como se ve a continuación.

Partiendo de estos indicadores de conciliación bancaria, el sistema pide la siguiente

información adicional, cada vez que se captura movimiento contable que involucra

cuentas auxiliares de bancos.

Esta información es la que trae el sistema a la hora de "CONCILIAR", con base en los

libros auxiliares que lleva el CG-UNO. Es importante aclarar que la presentación deestados financieros, con base en movimiento contable que no ha sido sometido a este

proceso de CONCILIACION BANCARIA, de acuerdo a normas contables, no es confiablepor las siguientes razones:

No se han reflejado en los estados financieros la totalidad de la notas débito y crédito,

que surjan como parte del servicio de la entidad bancaria, en situaciones como

sobregiros, comisiones, etc.

No se ha descartado la posibilidad de error, por imputación de partidas a cuentas

bancarias que no son.

No se ha verificado que todas las consignaciones hechas por clientes, desde sitios

remotos, si aparezcan registradas en la contabilidad.

No se ha auditado que aparezcan cheques cobrados, que no hayan sido emitidos por elsistema.





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Actualiza Documentos Pendientes

El objetivo de este programa es permitir al usuario actualizar los documentos

pendientes de conciliar la primera vez, de tal forma que en adelante y a través delproceso de conciliacion automática, el sistema los actualice.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opción 1, el usuario deberá diligenciar los siguientes campos:





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Listado por Número de Documento

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un libro auxiliar de las

cuentas de bancos, para su correspondiente revisión o consulta.


Al ingresar por la opción 1, el usuario deberá diligenciar los campos relativos a los

parámetros de selección y tipo de información que se desea listar:





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Relacion de Ingresos y Egresos

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un libro auxiliar ordenado

por tipo de transacciones, es decir, detallando la totalidad de registros de ingresos yposteriormente los registros correspondientes a los egresos.







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Documentos con Naturaleza Contraria

El objetivo de este programa, es permitir al usuario generar un informe de auditoria de

las cuentas de bancos para detectar los documentos registrados en forma contraria a sunaturaleza.







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Actualiza Extractos

El objetivo de este programa es permitir al usuario reportar por cada cuenta bancaria,

los saldos y valores totales del extracto para cruzar posteriormente los registros dedetalle capturados y verificar su cuadre, necesario para un proceso de conciliación

exitoso.


Al ingresar a la opción 1, el usuario deberá diligenciar los siguientes campos:

Explicacion de los campos:

Lapso:Año, mes del extracto

Empresa:Código de la empresa





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C.U.:Código del centro de utilidad

Cuenta:Código contable de la cuenta bancaria

Saldo Inicial:Saldo bancario con que inicia el extracto. En caso de querer dejarlo en cero, teclear .99.Si el saldo es contrario anteponga la tecla menos (-)

Saldo Final:Saldo final que cierra el extracto. Si el saldo es contrario anteponga la tecla menos (-).

Fecha extracto:Fecha en formato AAMMDD, y que debe estar dentro del lapso informado en el

principio de esta pantalla. En caso de que no ocurra esto sale el mensaje: "Conflicto

Lapso vs. fecha"

Elaborado por:Persona que graba la información

Observaciones:Información que identifique el extracto, por Ej: Extracto Banco Mundial,correspondiente al mes de julio de 2.001.





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Captura Equivalencias de TransaccionesBancarias

El objetivo de este programa, es permitir al usuario catalogar los diferentes extractospor entidad y definir la relacion existente entre el código de transaccion del banco y los

parámetros de registros definidos en el sistema.







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Actualizacion Automática

El objetivo de este programa es permitir al usuario registrar el detalle de las

transacciones de los extractos bancarios en el sistema, para su posterior confrontacióncon los registros de los libros de bancos y poder realizar el proceso de conciliacion.

Esta captura se hace con base en los archivos planos enviados por los bancos con eldetalle de los extractos de cada periodo.


Al ingresar por la opción 4, el usuario deberá inicialmente seleccionar el número ocódigo de banco de acuerdo a los registros del sistema:

Seguidamente se presenta un formato de pantalla con la explicacion del proceso, y serealiza la actualización del extracto:





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Actualizacion Manual

El objetivo de este programa es permitir al usuario registrar el detalle de las

transacciones de los extractos bancarios en el sistema en forma manual y directa sobreel archivo de detalle, para su posterior confrontación con los registros de los libros de

bancos y poder realizar el proceso de conciliacion.


Al ingresar a la opción 5, el usuario deberá diligenciar los siguientes campos relativos alos parámetros de selección del extracto a actualizar, y el detalle de los registros

anotados:





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Consulta por Número de Registro

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta del detalle de los

registros capturados en los procesos de captura de detalle de extractos.


Al ingresar por la opción 6, el usuario inicialmente deberá seleccionar el lapso,

empresa y cuenta a consultar:

Seguidamente se despliega un formato de pantalla con los registros capturados en el

detalle de los extractos:





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Al seleccionarse un número de registro se despliega el siguiente formato de pantalla:





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Listado por Número de Registro

El objetivo de este programa, es permitir al usuario generar un reporte con el detalle de

los registros capturados en forma manual o automática, por cada código de cuenta / extracto.







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Listado por Número de Documento

El objetivo de este programa, es permitir al usuario generar un reporte con el detalle de

los registros capturados en forma manual o automática, por cada código de cuenta / extracto, ordenados por número de documento o por fecha.







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Backup Archivos de Conciliación

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una copia de seguridad previa

a los procesos de actualización, de los archivos de conciliacion. Esta se recomiendahacer cada vez antes del proceso, previendo de que si se llega a presentar algun error o

falla en el proceso, se pueda restaurar la información e iniciar nuevamente el proceso.


Al ingresar a la opción 1, el usuario deberá diligenciar los siguientes campos:





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Conciliacion Bancaria – Proceso

El objetivo de este programa es realizar el proceso de conciliacion automática, entre las

partidas registradas en el extracto bancario y las transacciones y documentos pendientesen el sistema.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:


parámetros de selección del proceso. El sistema tiene la opción de genera el proceso

sin actualización, en cuyo caso solamente se genera el reporte de conciliacion con losdocumentos pendientes que explican las diferencias encontradas entre el saldo en libros

y el saldo del extracto. Si se prefiere se puede hacer con actualizacion, es decir que

ademas de generarse el reporte mencionado, se actualiza el archivo de documentos

pendientes para el siguiente periodo.





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Ejemplo de un reporte de conciliacion bancaria

|LAPSO : 9510 OCTUBRE |

|EMPRESA: DM DEMOSTRAMOS S.A. C.U. 01 |

|CUENTA : BANCO INDUSTRIAL COLOMBIANO ||----------------------------------------------------------------------------|

|DOC FECHA VLR. EXTRACTOS VLR. LIBROS OBSERVACIONES CBTE.REG|

-----------------------------------------------------------------------------|

ND- 94/10/07 11,492.00 0.00 -

ND- 94/10/11 2,815.03 0.00 -

NC- 94/10/11 238,381.00 0.00 -

CG- 94/10/14 0.00 238,381.00 FRA. 1260 01-01 117

ND- 94/10/18 6,266.76 0.00 -

CG- 94/10/18 0.00 157,043.00 FRA. 01079 01-01 178

NC- 94/10/18 157,043.00 0.00 -

CG- 94/10/18 0.00 1,971,084.00 FRAS. 985-1039-1067 01-01 307

CG- 94/10/18 0.00 2,234,239.00 FRAS. 01137-01420 01-01 379

NC- 94/10/18 2,234,239.00 0.00 -

CG- 94/10/18 0.00 19,092,554.00 FRAS. #. 01-01 366

CG- 94/10/19 0.00 3,434,929.00 FRAS. #. 01-01 315

CH-8742 94/10/19 0.00 25,000,000.00 TRASLADO FONDOS INT 02-01 647

CG- 94/10/21 0.00 6,172,395.00 01-01 337CG- 94/10/31 0.00 50,000,000.00 06-06 58

ND- 94/10/31 22,267.78 0.00 -

ND- 94/10/31 659,382.00 0.00 -

NC- 94/10/31 1,971,084.00 0.00 -

NC- 94/10/31 3,434,929.00 0.00 -

NC- 94/10/31 6,172,395.00 0.00 -

NC- 94/10/31 19,092,554.00 0.00 -

NC- 94/10/31 25,000,000.00 0.00 -

NC- 94/10/31 50,000,000.00 0.00 -

*. = DOCUMENTOS DE LAPSOS ANTERIORES

------------------------------------------------------------------------------

E X P L I C A C I O N D E L A D I F E R E N C I A

Vlr. Extracto Vlr. Libro Dif. Conciliada

CONSIGNACIONES $ 0.00 83,300,625.00 83,300,625.00-CHEQUES $ 0.00 25,000,000.00 25,000,000.00

NOTAS DEBITO $ 702,223.57 0.00 702,223.57-

NOTAS CREDITO $ 108,300,625.00 0.00 108,300,625.00

----------------

SALDOS FINALES $ 5,871,369.24 6,573,529.81 702,223.57-

------------- --------------

ELABORADO PREPARADO

Es recomendable que una vez generado el proceso, se revisen los registros presentados

en el informe para verificar que efectivamente estos sean los documentos pendientes decruce, por las múltiples razones de tipo contable o transaccional que se presentan.

Nota: Si posteriormente al proceso de conciliacion bancaria se hacen nuevos registros

o se modifican algunos de los ya registrados y conciliados, el proceso para el siguienteperiodo no se podra realizar hasta tanto no se cuadre manualmente el acrchivo de

documentos pendientes para el nuevo periodo.





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Igualmente cuando los documentos registrados en el periodo y los pendientes del

proceso anterior no explican las diferencias entre los libros y el extracto, no se puede

realizar el proceso de conciliacion y se despliega el siguiente formato de pantalla:





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Restore Archivos de Conciliacion

El objetivo de este programa es permitir al usuario restaurar la copia de seguridad de

los archivos de conciliacion. Este procedimiento es de uso exclusivo cuando sepresenta algun inconveniente insalvable que obliga a repetir el proceso.







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Actualiza Cheques a la Vista y Posfechados

El objetivo de este programa es permitir al usuario reportar, en forma manual, los

cheques a la vista y posfechados pendientes de entrega, con el fin de reflejarlos en elinforme diario de bancos para tener unos saldos mas reales o confiables del disponible

bancario.

Estos registros quedan guardados en un archivo especial el cual puede ser actualizado

en forma automática al momento de generar los comprobantes de egresos desde elmódulo de generación de documentos. Para ello el usuario deberá activar el parámetro

correspondiente en el menú de configuración del sistema, parámetros de Contabilidad.

Al iniciar el proceso de implementacion y hacer uso del módulo de generación dedocumentos, se empieza a actualizar el archivo mencionado, sin embargo, es factible

que a ese momento se tengan documentos (cheques girados) pendientes de entrega porlo cual se debe hacer uso de este programa para capturarlos como si fuesen SaldosIniciales del proceso.

Todos los comprobantes de egreso que se realizan en el modulo descrito, se registran

como cheques a la vista. Si el usuario desea catalogarlo como posfechado, debeingresar a este programa y modificar el indicador del tipo de cheque.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:






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Explicacion de los campos:

Empresa:Código de la empresa

Documento:Tipo y número de documento con el que se elabora el cheque, ejemplo CE

comprobante de Egreso.

Cuenta:Código de la cuetna auxiliar de bancos de donde se gira el cheque.

Beneficiario:

Identificación del tercero a nombre de quien se expide el cheque.

Cheque:Numero del cheque

Valor:Valor del cheque girado y detalle de la transacción.

Clase de cheque:Se presentan dos opciones: 1= El cheque girado es a la vista (para entregar con la fecha

de girado). 2= El cheque es posfechado (para cobrar en una fecha posterior a la girada).





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Consulta Cheques a la Vista / Posfechados

El objetivo de este programa es permitir al usuario consultar los cheques girados y

pendientes de entrega, tanto a la vista como posfechados.


Al ingresar por la opción 2 el usuario deberá diligenciar los campos relativos a la

empresa y cuenta contable de la cual se giro. Seguidamente el sistema despliega un

formato de pantalla con los registros de cheques pendientes:

Si el usuario desea, puede consultar los cheques de un beneficiario en particular.Igualmente se presenta la opción de consultar el movimiento o registro para concer mas

detalles de la transaccion:





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Listado Cheques a la Vista / Posfechados

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte con el detalle de

los documentos (cheques girados) pendientes de entregar.


Al ingresar a la opción 3, el usuario deberá diligenciar los siguientes campos relativos a

los parámetros de selección y ordenamiento del reporte:





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Proceso de Retiro de Cheques

El objetivo de este programa es permitir al usuario actualizar el archivo de chequespendientes de entrega, por mantenimiento o por entrega de los mismos.



parámetros de selección del documento o documentos que se desea reportar como

entregados o retirados del archivo:





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Listado Informe diario de bancos

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar diariamente, el informe

diario de bancos con las siguientes caracteristicas:

Saldo del día anterior.Consignaciones del día solicitado.

Notas débito del día.

Notas crédito del día.Cheques girados.

Saldo de contabilidad a la fechada solicitada.

Cheques a la vista, cheques no entregados y aparecen en tesorería.

Cheques posfechados, cheques entregados y no cobrados.Saldo actual: Saldo de contabilidad menos cheques a la vista y posfechado.


Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos:





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