PLANEACIÓN DE UN EVENTO Toda planeación de un evento debe considerar los siguientes aspectos:

1. DEFINIR LOS OBJETIVOS Del fin que se persiga con la realización del mismo, depende la fase de preparación. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y específicos.

2. PROGRAMACIÓN ACADÉMICA Y SOCIALUna vez establecidos los objetivos se entra a definir un programa académico con el cual se pueda alcanzar el propósito del mismo. Como parte integral de todo evento es necesario definir también las posibles actividades culturales y sociales que se realizarán, con el fin de elaborar un cronograma.

3. DURACIÓNLa programación académica y las actividades culturales, son la base para determinar el tiempo que se requiere para realizar el evento y una fecha aproximada de realización, la cual no debe ser inferior a seis meses para eventos nacionales. En ocasiones, se definen los objetivos y se establece de una vez la duración del evento, tiempo dentro del cual se deben enmarcar las actividades académicas, culturales y sociales.

4. NÚMERO DE ASISTENTESPara seleccionar el sitio del evento es necesario hacer un análisis objetivo de los posibles asistentes. Aun cuando estos eventos generalmente son abiertos, habrá que fijar un tope máximo de participantes.

PRESUPUESTO GENERAL DE UN EVENTO

El costo total del evento y el valor de la inscripción se determinan con base en los presupuestos elaborados por los distintos comités, a los cuales se les asignará éstas y otras funciones a cumplir durante la realización del evento. El número de comités y sus integrantes dependerá de la magnitud del evento y de la disponibilidad de los recursos que la organización pueda dedicar para este fin.

Las siguientes son las actividades mínimas que deben considerarse, para definir los costos del evento y los comités que deben conformarse:

· Salones de conferencia.· Actos sociales.· Material impreso.· Transporte terrestre y aéreo para desplazamiento de los participantes en las ocasiones determinadas en el programa.· Invitados especiales. Se refiere a los conferencistas que asistirán al evento, para los cuales deben prever tiquetes, alojamiento, transporte individual, honorarios y obsequios.· Alquiler de recursos físicos como sonido, fax entre otros.

Una vez conocidos los costos anteriores, se puede tener una aproximación objetiva al valor total del evento. Se debe prever además una partida adicional para imprevistos y gastos varios, de disponibilidad inmediata. Definida la viabilidad del evento, se acuerda la fecha definitiva de realización.

ORGANIZACIÓN DEL EVENTO

En primera instancia debe haber un coordinador general del evento con autonomía para autorizar gastos y un comité organizador conformado por cada uno de los responsables de los comités definidos, quienes conjuntamente asignarán funciones y elaborarán el plan general de trabajo, como mínimo con cuatro meses de anticipación, el cual servirá de base para el plan individual de cada comité.

COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN

Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagaos, facturas, recaudos por inscripción) y el apoyo logístico en general, el cual incluye sitios para los actos de instalación y clausura, sitios de reuniones, recursos físicos: mesa principal, micrófonos, sonido, fax, computadores, máquinas de escribir, fotocopiadoras, mesas, sillas, casetes, atril, papelógrafos, medios audiovisuales y elementos de oficina entre otros.

COMITÉ ACADÉMICO

Se encargará de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes en mesas redondas y de coordinar la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales harán parte de las memorias del evento. Deberá acordar con el subcomité de Recepción y Alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los conferencistas.

COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS

Aun cuando el éxito del evento depende del buen funcionamiento de todos los comités, éste es quizás el de mayor incidencia para una imagen positiva del evento, puesto que tiene a su cargo las actividades de promoción, divulgación y atención directa a los participantes y es por esto que debe constituir internamente subcomités así:

· PROMOCIÓN Y DIVULGACIÓNEs el encargado de promover el evento, de enviar a sitios estratégicos y con la debida anticipación los afiches del evento, previamente definidos también por este comité. Así mismo debe hacer llegar a los posibles asistentes, según análisis realizado, folletos con toda la información, los cuales deben contener como mínimo los siguientes datos: fecha y sede del evento, objetivos, programa académico, programa social, expositores, tarifas de hoteles, solicitud, valor y dirección de la inscripción, fecha máxima de confirmación e integrantes del comité organizador. Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida, por lo menos con cinco meses de anticipación, hasta la realización del evento. Cuando sea necesario hará los contactos con la radio, la prensa y la televisión, para su divulgación por estos medios. Es el encargado también de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios estratégicos como aeropuerto, hoteles y salas de reunión y de la impresión del material necesario: programa definitivo, escarapelas, tarjetas de invitación, carpetas, distintivos de salones, programas generales, planillas, talonarios de recibo, certificados del evento, plegables y en general toda la papelería que se considere debe ir impresa. Los siguientes son algunos de los formatos de mayor utilización. a. INSCRIPCIONES

En este momento se recogen las primeras impresiones. Si el procedimiento es funcional y ágil, se establece un sentimiento de confianza y si, por el contrario, los trámites son confusos y desordenados, los participantes se forman, de entrada, una imagen negativa y de descontento, lo que dificultará el desarrollo normal del evento.

El sitio de la inscripción debe estar ubicado en un lugar visible con suficiente espacio, de manera que pueda agrupar un buen número de asistentes. Según el tipo de evento y su magnitud, se deben ubicar tantos puestos de trabajo como los exija el mismo. La distribución de estos puestos puede hacerse por delegaciones, por regiones o simplemente por grupos de letras en orden alfabético. Hoy día la utilización del computador para esta actividad ha agilizado y organizado el proceso de inscripción.

b. ESCARAPELAS Y MATERIALES

La organización de esta sección debe estar de acuerdo con la utilizada para las inscripciones puesto que los participantes ya se han familiarizado con ella. La escarapela debe contener el nombre completo del participante, procedencia y el cargo; se le debe entregar la carpeta con toda la información relativa al evento, entre otra: circular de bienvenida, carta de organización, copia de las conferencias, programación académica y social, tarjetas de invitación para las actividades sociales, guía turística y guía de espectáculos. Como constancia de entrega del material, debe dejar copia del recibo de inscripción, el cual servirá a su vez para la elaboración del listado de participantes y de los respectivos certificados de asistencia.

Para las personas que se hayan inscrito previamente enviando desprendibles y valor de la inscripción, se debe tener un sitio independiente para la entrega de estos documentos.

c. RECEPCIÓN, ALOJAMIENTO E INFORMACIÓN

Es el encargado de hacer las reservaciones hoteleras, a medida que van llegando las confirmaciones de los asistentes; es importante solicitar con anterioridad dicha confirmación para no correr el riesgo de tener dificultades con alojamiento.

Son también los integrantes de este comité quienes se encargan de la recepción de los asistentes en el aeropuerto, si así los establece el reglamento del evento, ya que por tratarse de asistentes de otras regiones, confirmaron fecha y hora de llegada; además, conoce los datos de alojamiento para coordinar con el subcomité de transporte las ubicaciones en los respectivos hoteles.

Cuando los asistentes de otras regiones sea un número considerable, es aconsejable ubicar un puesto de información en el aeropuerto, para facilitar la labor de recepción, además de suministrar la primera información y brindarle la ayuda necesaria a los asistentes.

Igualmente, en cada uno de los hoteles debe ubicarse permanentemente una persona de este subcomité, quien se encargará de agilizarlo concerniente a hospedaje y estará en condiciones de dar información particular sobre el evento, como programa general, horario de reuniones, expositores, alojamiento de todos los asistentes, cambios en el programa. Es la encargada de recibir el pasaje para la respectiva confirmación del vuelo de regreso.

d. TRANSPORTE

Es el responsable de coordinar la movilización de los asistentes, funcionarios y personal en general que forme parte del evento. Debe prever la contratación de vehículos para transporte individual, para asuntos relacionados directamente con la organización y coordinación del evento, y transporte colectivo para los asistentes, según programación definida. Además de prever todo lo relacionado con el servicio de parqueaderos.

e. ACTOS SOCIALES

Corresponde a este subcomité la coordinación del programa social general del evento. Estos programas generalmente incluyen actos de instalación y clausura, actos culturales, visitas a sitios turísticos, refrigerios. Los eventos sociales requieren el máximo de atención y por eso para cada uno de ellos se debe elaborar el respectivo menú, contratar la animación según el caso y mantenerse en contacto permanentemente con los demás subcomités.

f. PROTOCOLO

Vela por la elaboración anticipada de la lista de invitados especiales y por hacerles llegar la documentación necesaria sobre el evento. Es el responsable de la organización de la mesa principal, la ubicación de las personas y la colocación de sus nombres, para cada uno de los eventos. Está pendiente de banderas, himnos y elementos decorativos y es el responsable además de enviar las invitaciones a autoridades civiles y eclesiásticas, y de velar por el orden de los oradores en la inauguración y clausura del evento. Coordinará además en envío de flores, a la habitación del hotel, para las señoras de los invitados especiales y conferencistas y la consecución de souvenirs para los asistentes.

SECRETARÍA DEL EVENTO Es el comité responsable de la recolección, elaboración de originales, corrección, impresión, armada, distribución y archivo de la totalidad de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones del evento. Debe recopilar, clasificar y conservar todo documento que produzca el evento para la elaboración de las memorias. Atiende además el eventual diligenciamiento, envío, recibo y tramitación de correspondencia de los asistentes al evento, así como la recepción y realización de llamadas de los participantes. Son funciones también elaborar circulares de promoción e invitación al evento, actualización de listas y confrontación de direcciones, elaborar fichas de inscripción, cuadro de alojamiento, certificados de asistencia y demás trabajos mecanográficos que surjan durante el evento. Colocar en la cartelera, que para tal fin se instale a la entrada del salón de conferencias, toda la información que aparece en los diarios sobre el evento, así como el programa del día y los cambios en la programación. Según la importancia, la magnitud del evento y la disponibilidad de recursos humanos, pueden existir otros comités como el de prensa, publicaciones, stand de exhibición y servicios generales. ETAPA POST-EVENTO

El objetivo de esta fase es analizar los resultados obtenidos y elaborar un informe final sobre aspectos positivos y negativos relevantes a nivel de evaluación y como pauta para futuros eventos. La manera más objetiva de realizarlo es a través de una reunión con todos los integrantes de los comités.

LOS EVENTOS

Epistemológicamente la palabra EVENTO, del latín "eventus", significa acontecimiento, suceso, eventualidad. Para nuestra aplicación, si bien se trata de un suceso, es eventual en la concepción de irrepetible.

Un EVENTO es una reunión de personas que conlleva un motivo en particular, en tanto los eventos sociales y populares tienen como método la diversión, los corporativos tienen como mecanismo la vinculación para la negociación, la incentivación, la capacitación y el trabajo.

Para que exista un evento es necesario reunir gente en un lugar determinado, con un fin y que exista vinculación entre las partes.

Hay ciertos elementos que caracterizan todo tipo de eventos: sedes o lugares, gastronomía, personal de producción y atención, asistencia técnica, recreación, ambientación, entre otros.

EL MERCADO DE EVENTOS está constituido por PROVEEDORES DE SERVICIOS PARA EVENTOS (salones, organizadores de eventos, gastronomía, entre otros) que conforman la OFERTA y por CLIENTES o CONTRATANTES DE EVENTOS (particulares, empresas, instituciones, profesionales entre otros)que definen la DEMANDA.

En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización frente a la competencia del mercado actual.

De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo. Por otro lado los eventos son una herramienta de comunicación debido a que permiten transmitir información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de promoción y comercialización.

CLASIFICACIÓN DE LOS EVENTOS

Existen muchas maneras de clasificar los eventos, por su tamaño (micro, medio, grande o mega evento); por su lugar de desarrollo (al aire libre, en espacios cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su área de competencia o temática. Pueden ser: sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos, entre otros y EMPRESARIALES o CORPORATIVOS.

Clasificación de eventos

FESTEJOS POPULARES

Nacionales: característicos de cada provincia (festivales, fiestas, ferias, concursos, desfiles)

Internacionales: idem pero de regiones de diferentes países.

EVENTOS EMPRESARIALES:

Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el mercado, consumo de bienes y servicios:

Ferias, Congresos, Exposiciones, Seminarios, Lanzamientos de productos, Conferencias de Prensa, Visita de Ejecutivos Extranjeros a la Empresa, Inauguraciones, Aniversarios de Empresa, Desayunos de trabajo, Almuerzos de Trabajo, Cena de Trabajo, Jornadas de Lluvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad), Encuentros de negocios, Fiesta de Logros de Objetivos, Incentivos y Fidelización para Fuerzas de Ventas, Eventos de integración, Eventos Recreativos, Jornadas de Capacitación.

. EVENTOS CULTURALES: Festivales, Actos Culturales, Conmemoraciones, Espectáculos artísticos, Muestras de arte, Inauguraciones de Centros Culturales, Presentación de un libro, Presentación de una Obra, Espectáculos callejeros, Exposiciones, Congresos, Ferias, Concursos, Mesas de debate.

EVENTOS RELIGIOSOS

Característicos de cada religión:

Bautismo, Comunión, Casamiento, Navidad, Pascuas, Retiros Religiosos, Convivencias, Estadías de descanso, Cursillos religiosos, Seminarios religiosos, Campamentos religiosos, Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, aniversarios)

EVENTOS SOCIALES: Nacimientos, Cumpleaños Casamientos Aniversarios.. Fiestas Benéficas Desfiles Fiestas Temáticas (Halloween, Tropical, Disfraces, entre otros) Fiestas de Egresados Despedidas de solteros Fiestas de Grupos de Pertenencia (Solos y Solas, Gays, Gordos, entre otros.) Fiestas de despedida. Eventos infantiles. Fiestas de Reencuentros Cumpleaños de 15 Cumpleaños de 18

EVENTOS ESCOLARES: Inicio del ciclo lectivo. Cierre del ciclo lectivo Fiestas Patrias Torneos y Encuentros Deportivos Festivales. Ferias Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados Reunión de ex-alumnos Aniversario de la Institución Fiesta de Graduación

EVENTOS POLITICOS: Lanzamiento de Campaña. Nombramiento de Funcionarios Debates. Congresos Cierre de campaña Reuniones de trabajo. Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas Inauguraciones Firmas de Acuerdo Actos Conmemorativos, Viajes políticos. Recepciones diplomáticas Distinciones. Entrega de premios, diplomas. Homenajes y Reconocimientos Conferencias de prensa.

EVENTOS DEPORTIVOS: Torneos. Competencias. Olimpíadas. Intercolegiales. Campeonatos ínter empresarios Mundiales.

AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO

1. ORGANIZADORES: Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado.

2. CONFERENCISTAS: Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica

3. PARTICIPANTES O INVITADOS: Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos

OBJETIVOS DEL EVENTO

Los objetivos deben ser consistentes y armonizar con todos los propósitos que persiguen las relaciones públicas de la empresa, Cuando los objetivos son claramente definidos, puede determinarse entonces el tema, su alcance, trascendencia y programas de actos tendientes a conformar el objeto de la celebración. Entre los propósitos que se persiguen con la organización de un evento, tenemos:

- Intercambiar experiencias o resultados, Transferir conocimientos. Mercadear productos o servicios. Divulgar ideas. Entablar relaciones de tipo social y de negocios. Del fin que se persiga con la realización del evento, depende la fase de preparación. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y específicos.

asisadmon.blogspot.esEVENTO

El evento es una actividad que requiere ser planeada., ejecutada, controlada, encaminada a lograr objetivos propuestos, bien se a de índole empresarial, asociativo u otro.

En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización frente a la competencia del mercado actual.

De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo.

COMITÉS DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Las organizaciones habitualmente forman comités para alcanzar objetivos específicos. Por ejemplo, generalmente se forman comités para organizar eventos. Al delegar el proceso de organización del evento en un comité, se contribuye a que la planificación del mismo se lleve a cabo en forma fluida.

• El equipo del Emprendimiento debe elegir al presidente del evento por medio de una votación. El presidente tiene la responsabilidad de crear el Comité de organización del Evento para el evento en cuestión.

• El Comité de organización del Evento tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo puntualmente.

• El comité de organización del Evento debe crear subcomités; grupos de personas a cargo de la organización de partes específicas del evento. Ejemplos de subcomités incluyen: el comité de alimentos, el comité de entretenimiento, el comité de publicidad y el comité de dirección de voluntarios.

• El día del evento, cada subcomité tiene la responsabilidad de planificar la logística y dirigir las actividades específicas de su área de responsabilidad. Sin importar la cantidad de subcomités que el Comité del Evento haya decidido formar, asegurarse que cada subcomité tenga objetivos claros y un calendario de actividades previamente establecido.

• Cada subcomité debe aportar su contribución en el proceso de evaluación cuando el evento haya finalizado. Los miembros del comité deben realizar un resumen que contenga lo que funcionó bien y lo que no funcionó. Sus sugerencias pueden ser de gran ayuda para el subcomité en el año siguiente.

CONFORMACION DE COMITES

Los comités que generalmente se establecen en la organización de un evento están integrados por los coordinadores de cada comité, tienen la responsabilidad de definir y presentar al coordinador del evento todas las acciones en detalle que conlleven a su organización y desarrollo, tanto en la etapa previa como en la ejecución, seguimiento y evaluación

COORDINADOR GENERAL

La organización del evento es dirigida por el coordinador general, quien es el ejecutivo responsable de liderar el equipo de trabajo.

Su perfil exige conocimientos en administración, relaciones públicas y excelentes relaciones humanas.

FUNCIONES:

Intervenir directamente en la conformación de los comités y asesorarlos en la definición de actividades propias.

Orientar a los coordinadores de los diferentes comités en la parte de administración y ejecución. Liderar la labor de coordinación en forma permanente con el comité organizador.

COORDINADOR GENERAL

COMITÉ ORGANIZADOR

COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN

COMITÉ DE RELACIONES

PÚBLICAS

COMITÉ ACADEMICO

Coordinador general

Coordinador administrativo

Coordinador académico

Subcomité de administración de

personal

Subcomité de presupuesto y

finanzas

Subcomité de suministros

Subcomité de divulgación, promoción y publicación

Subcomité de inscripciones

Subcomité de escarapelas y

materiales

Subcomité de recepción y alojamiento

Subcomité de información y

documentación

Subcomité de transporte

Coordinador de relaciones públicas

Subcomité de servicios generales

Subcomité de actos sociales

Subcomité de protocolo

SECRETARIA DEL EVENTO

COMITÉ ORGANIZADOR

Esta Integrado por los coordinadores de cada comité. Tienen la responsabilidad de definir y presentar al coordinador del evento todas las actividades en detalle que

conlleven a su organización y desarrollo, tanto en la etapa previa como en la ejecución, seguimiento y evaluación del evento para su visto bueno y la toma de decisiones.

Así mismo tiene la elaboración y coordinación general de programa de trabajo, debe tener a su disposición todos los recursos humanos, técnicos y financieros.

COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN

Se encarga de administrar todos los recursos humanos, financieros (movimiento de cuentas, pagaos, facturas, recaudos por inscripción) y físicos necesarios, facilita los medios económicos y materiales, y controla su adecuada utilización.

Se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento, el cual incluye sitios para los actos de instalación y clausura, sitios de reuniones, recursos físicos: mesa principal, micrófonos, sonido, fax, computadores, máquinas de escribir, fotocopiadoras, mesas, sillas, casetes, atril, papelógrafos, medios audiovisuales y elementos de oficina entre otros.

Depende directamente del director General.

a. SUBCOMITE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONALEs el encargado del manejo y desempeño del personal que interviene directa o indirectamente en todas las etapas del evento.

Asigna funciones y realiza seguimiento de las acciones pertinentes.

b. SUBCOMITE DE PRESUPUESTO Y FINANZASLe corresponde elaborar el presupuesto general de gastos.

Es responsable de la consecución de fondos y aportes para financiar el evento.

Tiene a su cargo los movimientos de cuentas.

También debe llevar el balance financiero y asigna dos personas en tesorería para el manejo del dinero.

c. SUBCOMITE DE SUMINISTROSTiene a su cargo la consolidación de solicitud de elementos, equipos, materiales y demás implementos necesarios presentados por cada comité.

Todo esto debe contar con el visto bueno del director.

COMITÉ ACADÉMICO

Se encargará de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes en mesas redondas y de coordinar la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales harán parte de las memorias del evento. Deberá acordar con el subcomité de Recepción y Alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los conferencistas.

COMITE DE RELACIONES PÚBLICAS

Tiene como misión crear y mantener la imagen positiva de la organización, en las actividades de promoción, divulgación y atención directa a los participantes.

La conforman los subcomités de divulgación y publicidad, inscripciones, recepción y alojamiento, información y documentación, protocolo y actos sociales.

a. SUBCOMITE DE DIVULGACIÓN, PROMOCION Y PUBLICIDADLe corresponde divulgar el evento mediante una muy bien planeada campaña publicitaria, que incluya afiches, circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes, avisos de prensa, radio y televisión. Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida con cinco meses de anterioridad con el fin de crear expectativa en el público.

Cuando sea necesario hará los contactos con la radio, la prensa y la televisión, para su divulgación por estos medios.Debe hacer llegar a los posibles asistentes, folletos con toda la información, los cuales deben contener como mínimo los siguientes datos: fecha y sede del evento, objetivos, programa académico, programa social, expositores, tarifas de hoteles, solicitud, valor y dirección de la inscripción, fecha máxima de confirmación e integrantes del comité organizador, esto con el objetivo de orientar al público para su participación y asistencia al evento.

Es el encargado también de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios estratégicos como aeropuerto, hoteles y salas de reunión

Tiene la responsabilidad de presentar las escarapelas, la ficha de inscripción, diseño del instintivo para plegables, carpetas, material informativo, tarjetas, pancartas, certificados y papelería en general.

b. SUBCOMITE DE INSCRIPCIONESLa inscripción es la vinculación formal de los participantes o asistentes al evento, es fundamental establecer una fecha límite de inscripción y pago para asegurar el número de asistentes.

En este momento se recogen las primeras impresiones. Si el procedimiento es funcional y ágil, se establece un sentimiento de confianza y si, por el contrario, los trámites son confusos y desordenados, los participantes se forman, de entrada, una imagen negativa y de descontento, lo que dificultará el desarrollo normal del evento.

El sitio de la inscripción debe estar ubicado en un lugar visible con suficiente espacio, de manera que pueda agrupar un buen número de asistentes. Según el tipo de evento y su magnitud, se deben ubicar tantos puestos de trabajo como los exija el mismo.

c. SUBCOMITE DE ESCARAPELAS Y MATERIALESLa organización de esta sección debe estar de acuerdo con la utilizada para las inscripciones puesto que los participantes ya se han familiarizado con ella. La escarapela debe contener el nombre completo del participante, procedencia y el cargo; se le debe entregar la carpeta con toda la información relativa al evento, entre otra: circular de bienvenida, carta de organización, copia de las conferencias, programación académica y social, tarjetas de invitación para las actividades sociales, guía turística y guía de espectáculos. Como constancia de entrega del material, debe dejar copia del recibo de inscripción, el cual servirá a su vez para la elaboración del listado de participantes y de los respectivos certificados de asistencia.

Para las personas que se hayan inscrito previamente enviando desprendibles y valor de la inscripción, se debe tener un sitio independiente para la entrega de estos documentos.

d. SUBCOMITE DE RECEPCIÓN Y ALOJAMIENTOTiene como función fundamental atender de forma permanente a todo el personal y proporcionar información y orientación para mantener la imagen positiva del evento.

Es el encargado de hacer las reservaciones hoteleras, a medida que van llegando las confirmaciones de los asistentes; es importante solicitar con anterioridad dicha confirmación para no correr el riesgo de tener dificultades con alojamiento.

Se encargan de la recepción de los asistentes en el aeropuerto, si así los establece el reglamento del evento, ya que por tratarse de asistentes de otras regiones, confirmaron fecha y hora de llegada; además, conoce los datos de alojamiento para coordinar con el subcomité de transporte las ubicaciones en los respectivos hoteles.

Cuando los asistentes de otras regiones sea un número considerable, es aconsejable ubicar un puesto de información en el aeropuerto, para facilitar la labor de recepción, además de suministrar la primera información y brindarle la ayuda necesaria a los asistentes.

Igualmente, en cada uno de los hoteles debe ubicarse permanentemente una persona de este subcomité, quien se encargará de agilizarlo concerniente a hospedaje y estará en condiciones de dar información particular sobre el evento, como programa general, horario de reuniones, expositores, alojamiento de todos los asistentes, cambios en el programa. Es la encargada de recibir el pasaje para la respectiva confirmación del vuelo de regreso.

e. SUBCOMITE DE TRANSPORTEEs el responsable de coordinar la movilización de los asistentes, funcionarios y personal en general que forme parte del evento. Debe prever la contratación de vehículos para transporte individual, para asuntos relacionados directamente con la organización y coordinación del evento, y transporte colectivo para los asistentes, según programación definida. Además de prever todo lo relacionado con el servicio de parqueaderos.

f. SUBCOMITE DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓNDebe ocuparse de todo lo relacionado con:

- Integrantes del comité organizador, comités y subcomités.- Integrantes de la mesa directiva.- Relación de los conferencistas y expertos que van a desarrollar actividades.- Itinerarios y tarifas de transporte y realizar las reservas de regreso.- Relación total de los servicios disponibles del evento.- Mediante un listado controlar la entrega de documentación que se maneje en el evento.- Preparar un listado de toda la documentación, papelería y fichas necesarias para diligenciar durante el

evento.- Es el encargado de suministrar toda clase de información a los integrantes del equipo de trabajo.- Tiene el deber de presentar el proyecto del programa a realizar.- Elaborar y presentar la lista de invitados especiales, del personal asistente al evento, y de los integrantes

del comité, teniendo en cuenta su profesión, titulo o rango, procedencia, incluyendo direcciones y números telefónicos.

- Es el encargado de establecer contacto con las empresas para lograr representación mediante puestos de servicio, obsequios, degustaciones.

g. SUBCOMITE DE ACTOS SOCIALESCorresponde a este subcomité la coordinación del programa social general del evento. Estos programas generalmente incluyen actos de instalación y clausura, actos culturales, visitas a sitios turísticos, refrigerios, cócteles, bufe y otros.. Los eventos sociales requieren el máximo de atención y por eso para cada uno de ellos se debe elaborar el respectivo menú, contratar la animación según el caso y mantenerse en contacto permanentemente con los demás subcomités.

h. SUBCOMITE DE PROTOCOLO Vela por la elaboración anticipada de la lista de invitados especiales y por hacerles llegar la documentación necesaria sobre el evento. Es el responsable de la organización de la mesa principal, la ubicación de las personas y la colocación de sus nombres, para cada uno de los eventos. Está pendiente de banderas, himnos y elementos decorativos y es el responsable además de enviar las invitaciones a autoridades civiles y eclesiásticas, y de velar por el orden de los oradores en la inauguración y clausura del evento. Coordinará además en envío de flores, a la habitación del hotel, para las señoras de los invitados especiales y conferencistas y la consecución de souvenirs para los asistentes.

SECRETARÍA DEL EVENTO

Es el comité responsable de la recolección, elaboración de originales, corrección, impresión, armada, distribución y archivo de la totalidad de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones del evento.

Debe recopilar, clasificar y conservar todo documento que produzca el evento para la elaboración de las memorias.

Atiende además el eventual diligenciamiento, envío, recibo y tramitación de correspondencia de los asistentes al evento, así como la recepción y realización de llamadas de los participantes.

También debe elaborar circulares de promoción e invitación al evento, actualización de listas y confrontación de direcciones, elaborar fichas de inscripción, cuadro de alojamiento, certificados de asistencia y demás trabajos que surjan durante el evento.Colocar en la cartelera, que para tal fin se instale a la entrada del salón de conferencias, toda la información que aparece en los diarios sobre el evento, así como el programa del día y los cambios en la programación.Según la importancia, la magnitud del evento y la disponibilidad de recursos humanos, pueden existir otros comités como el de prensa, publicaciones, stand de exhibición y servicios generales.

BIBLIOGRAFÍA

http://acmg73072.blogspot.com/2008/12/el-ensayo-un-ensayo-es-un-gnero.html

http://eventosempresarialeslaurap.blogspot.com/2008_12_01_archive.html

RESERVACIONES PARA UN EVENTO

RESERVACIONES

Pasos para solicitar una reservación:

Llenar o ingresar el formato solicitado por el lugar requerido.

Se tienen en cuenta datos tales como:

- Nombres , Apellidos del usuario y datos personales (es importante que los números telefónicos o E-mail sean correctos ya que es la vía de comunicación con la persona)

- Que tipo de evento va a realizar- Cuantas personas asistirán, el día, la hora de inicio y hora de final del evento- Que equipo se necesita para el evento.

Seleccionar el tipo de espacio para su evento.

Se deben tener en cuneta los factores o actividades que inciden con el evento para así poder hacer una reservación del lugar exacto y que cumpla con las características que se requieren para el buen desarrollo del evento.

Firmar contrato de reservación.

Recomendaciones para realizar una reservación:

Establecer horarios reales del evento. Prever los días, horas y tiempos de montaje y desmontaje del evento. Considerar equipo audiovisual, mobiliario y decoración Definir los tipos de montaje Solicitar líneas telefónicas y fax en caso de que se requieran Solicitar personal de limpieza y vigilancia.

Lugares de reservación:

Salones, jardines, haciendas, bares, discotecas, centro de convenciones, deportivos.

Servicios incluidos en los lugares de reservación:

Mesas, decoración, violines y orquestas de cámara, mantelería, cristalería endecanes y hostess profesionales; servicio de transporte, fotografía y video profesional.

Alimentos ofrecidos:

Comida formal, taquiza, parrillada, Bufette, desayuno, menú infantil, coffebreak, bocadillos.

La reservación de espacios debe solicitarse por lo menos con 6 días hábiles de anticipación. Así se podrá programar con tiempo el equipo de técnicos, aseo, y seguridad requeridos para dar un excelente servicio. La reservación debe hacerse a través de la forma electrónica de reservación.

Con el fin de realizar una reservación correcta de salones, auditorio y áreas abiertas, se requiere especificar la fecha, hora de inicio y fin del evento; número de asistentes al mismo y equipo tecnológico que se utilizará.

Se debe de imprimir el recibo al hacer la reservación, servirá como comprobante de la misma y guardará el número de folio que servirá para hacer cancelaciones.

En el caso de eventos imprevistos, que requieren de un espacio no planificado, éste deberá solicitarse a la Coordinación de Eventos y la asignación del mismo queda sujeta a la disponibilidad y posibilidad de la asignación.

Es importante señalar que se debe evitar al máximo esta situación ya que al no ser un evento planificado, no se puede garantizar la calidad de los servicios requeridos.

Todo gasto extraordinario en que se incurra por un evento deberá ser cubierto por el usuario; esto incluye gastos relacionados con limpieza y mantenimiento posteriores al evento, reposición de daños o equipos, horas extras de técnicos, etc. De igual forma, si al usar un espacio se causa algún desperfecto por incumplimiento de alguna de las políticas, se hará el cargo correspondiente a la cuenta del usuario.

DerechosSer atendido cordialmente Recibir las instalaciones y el equipo acordado en buen estado Contar con apoyo técnico del personal para satisfacer las solicitudes de su evento.

Responsabilidades Respetar las políticas de uso de los espacios físicos de EGADE Hacer buen uso de las instalaciones Cuidar el material y equipo proporcionado para el evento Solicitar el espacio y el equipo necesario para el evento con 6 días de anticipación Seguir las instrucciones de uso del equipo brindadas por el personal técnico.

CRONOGRAMA DE UN EVENTO

CRONOGRAMA

Es la descripción de las actividades en relación con el tiempo en el cual se van a desarrollar, lo cual implica, primero que todo, determinar con precisión cuales son esas actividades, a partir de los aspectos técnicos presentados en el proyecto.

Un tipo de diagrama usado en el proceso de planeación y control en el cual se visualiza el trabajo planeado y las metas para alcanzar las actividades en relación al tiempo.

De acuerdo con los recursos, el tiempo total y el equipo humano con que se cuenta, se calcula para cada uno de ellos el tiempo en el cual habrán de ser desarrolladas; este cálculo debe hacerse en horas/hombre y debe presentar cierta tolerancia para efecto de imprevistos.

Después de haber elegido el problema de investigación, resulta de gran ayuda diseñar un cronograma o agenda que permita tener una idea del tiempo que comprenderá cada una de las etapas con el fin de fijar la fecha aproximada en que se concluirá el estudio. La estructuración del cronograma depende del tipo de investigación que se vaya a realizar, así como la disponibilidad de recursos humanos, financieros y materiales.

Por ello, al hacer el cronograma se requiere llevar acabo un análisis de dichos factores para asignar el tiempo que se juzgue necesario para ejecutar cada una de las diferentes etapas.

Para la presentación del cronograma se utilizan generalmente diagramas, lo cual permite visualizar mejor el tiempo de cada actividad, y sobre todo en aquellos casos en que haya varias actividades en un mismo tiempo. Los diagramas de uso más comunes son los de barras, conocidos con el nombre de diagramas de Gantt, y que se utilizan en proyectos sencillos. Para proyectos de mayor complejidad y a partir de la teoría de sistemas, se utilizan los diagramas de flechas o redes, como el PERT y el CPM.

Ventajas de elaborar un cronograma Una de las razones por lo que es valioso elaborar un cronograma es que permite mantener un ritmo de trabajo y a la vez constatar, por escrito, lo que cada paso involucra. De esta manera se puede hacer la pregunta”¿terminare

esto en el tiempo que estoy indicando? Otra ventaja de trabajar con un cronograma es que los asesores también pueden programar sus revisiones.

Esquema básico donde se distribuye y organiza en forma de secuencia temporal el conjunto de experiencias y actividades diseñadas a lo largo de un curso. La organización temporal básicamente se organiza en torno a dos ejes: la duración de la asignatura y el tiempo que previsiblemente el estudiante dedicará al desarrollo de cada actividad.

Cronograma de Planificación del Evento Esta tabla de tiempo le provee una lista de puntos para su programa. Adáptela a sus necesidades particulares y establezca sus propias fechas ideales y de vencimiento que no pueden ser olvidadas.

3 Meses Antes o en el Momento de hacer la Reserva

*Determine el objetivo de la reunión y elabore un programa y un presupuesto.

*Reserve el lugar del evento y los servicios de apoyo. (Verifique el calendario de eventos locales para evitar un conflicto con días inapropiados)

*Envíe cartas con el acuerdo de los hoteles y de los proveedores.

*Organice una cuenta principal con el hotel para realizar los débitos de las reuniones (autorice a quien podrá firmar por estos cobros)

*Invite a los oradores e infórmeles sobre los participantes y las instalaciones del hotel, incluyendo la capacidad audiovisual.

*Notifique a los participantes.

*Prepare los obsequios de los viajes.

Por lo menos 5 semanas antes del Evento

*Confirme los menús por escrito con el gerente de eventos así como la disposición de los salones.

*Examine la presentación del orador y ofrézcale asistencia para elaboración de los comunicados.

*Encargue los carteles y el material impreso.

*Envíe por correo la agenda del día, la vestimenta y otras instrucciones a los participantes.

*Encargue los obsequios y regalos.

*Organice la distribución de los mismos (y del material de inscripción) con la persona de contacto del hotel.

Por lo menos 3 semanas antes del Evento

*Verifique con los oradores la marcha de sus presentaciones y los arreglos audiovisuales y logísticos.

*Entréguele al hotel la lista de hospedaje y confirme cualquier regalo u obsequio.

Por lo menos 1 semana antes del Evento

*Envíe los materiales para que arriben 24 horas antes de su llegada y confirme la llegada antes de salir de su oficina.

*Confirme todos los pedidos audiovisuales y organice las diapositivas.

*Haga los trámites necesarios para que después del evento se envíen los materiales a su oficina.

*Confirme (con 72 horas de antecedencia) la cantidad de alimentos y de bebidas para los eventos del primer día.

*Lleve un juego original de todos los comunicados que serán distribuidos. (En el caso de que los materiales que envió se pierdan o extravíen, usted podrá copiarlos del juego original)

*Inspeccione personalmente los materiales enviados y compruebe que todo haya llegado en buenas condiciones.

*Verifique que las fajas y la recepción estén de acuerdo con los horarios y lugares de sus eventos.

Días del Evento

*Verifique una hora antes los lugares de los eventos *Notifique inmediatamente al gerente de eventos si hubiera cambios en sus planes y necesidades

*Firme diariamente las cuentas de los banquetes y guarde un registro de todos sus gastos en la propiedad.

Conclusión de una Reunión Exitosa

*Reúnase con el gerente de eventos para revisar las reuniones, los débitos y recibos

*Comparta con su gerente de eventos los nombres de los asociados que le brindaron un servicio extraordinario.

PREGUNTAS

1. ¿Qué es memoria humana?

La memoria humana es la función cerebral resultado de conexiones sinápticas entre neuronas mediante la que el ser humano puede retener experiencias pasadas.

2. ¿Qué tipos de memoria humana hay y de una breve explicacion?

Memoria implícita y aprendizaje implícito

Para Reber, el aprendizaje implícito es un proceso de inducción para adquirir información compleja y abstracta sobre cualquier ambiente, independientemente de la conciencia de los sujetos sobre el proceso de adquisición o sobre la información adquirida.

Memoria explícita.

Es la clase de memoria que se hace consciente y puede ser expresada directamente. A algunos estudiantes les gusta expresar su memoria explícita con sus propias palabras en los exámenes de temas. Otros prefieren elegir las respuestas de una lista, en los exámenes de selección múltiple.

3. ¿Qué es memoria en informática?

En informática, la Memoria (también llamada almacenamiento) se refiere a los componentes de una computadora, dispositivos y medios de almacenamiento que retienen datos informáticos durante algún intervalo de tiempo.

4. ¿Cuántos tipos de RAM hay?

RAM estática (SRAM) RAM dinámica (DRAM)

5. ¿Según lo que entiende por memoria, explique según usted que es memoria en un evento?

Son todas las evidencias recopiladas del evento que se esta tratando, donde nos dan un resumen de las actividades desarrolladas y todas los acontecimientos que genero.

ATENCION A GRUPOS ESPECIALES DURANTE UN EVENTO

Es prioridad de todo ciudadano que se tenga una atención digna para la realización de cualquier trámite, servicio o actividad, sin importar sus limitaciones físicas o sicológicas.

Para ello en el momento de realizar un evento se debe tener en cuenta si sus participantes tienen alguna característica especial, y así realizar las adecuaciones especiales a los espacios existentes para eliminar barreras arquitectónicas y de espacios comunes para que todos los asistentes al evento se puedan integrar de una manera satisfactoria.

Es importante considerar que la mayoría de los espacios destinados a la organización de un evento, no son los adecuados para recibir a personas con algún tipo de discapacidad, por lo que se pretende proporcionar una serie de alineamientos y parámetros mínimos para la buena atención de estos.

SEÑALIZACION E INFORMACION:

Consideraciones para el diseño de la colocación de los carteles para personas con discapacidad visual.

Alto relieve Verbal Escrito en Braile Sonoro

Los carteles realizados y las señales audibles se utilizan para suministrar información básica a los deficientes visuales.Las señales audibles se utilizan para anunciar medios de desplazamientos o para hacer saber al usuario que es necesario llevar a cabo una acción.

Las letras o figuras blancas en un fondo oscuro o negro son más legibles.

Utilizar un mismo formato, color, estilo y localización uniforme para cada tipo de letrero y las frases deben ser cortas y familiares.

Las vías accesibles hacia las salidas de emergencia deben estar muy bien indicadas por medio de sistemas de advertencia táctil, audible y luminosa.

Las puertas que conduzcan a las áreas de riesgo deben estar cerradas con llave, y abrir hacia fuera.

AREAS DE ESPERA:

Se sugiere que de inicio se proyecte un espacio para ubicar a las personas con algún tipo de discapacidad, para poder darles un trato preferencial, las dimensiones mínimas para una persona en silla de ruedas es de 1.00 m x 1.00 m = 1 m2.

De preferencia, el espacio designado para las personas discapacitadas será al frente, a la misma altura que la primera fila de sillas; no es necesario delimitar el área con unifilar o postes, puede colocarse sobre el piso mediante una calcomanía el símbolo de discapacitados, y dependerá de los espacios físicos con los que se cuente.

De igual forma se deben adecuar sillas preferenciales para mujeres embarazadas.

SERVICIOS:

Es importante señalar que dentro de las áreas de servicios se cuente con algunas adecuaciones en los espacios físicos existentes como en los de nueva creación, con la finalidad de no poner barreras arquitectónicas a las personas con discapacidad.

La distinción de hombres y mujeres en los baños debe ser lo suficientemente visible para evitar equivocaciones.

Es necesario que en caso de contar con espacios físicos existentes de sanitarios públicos, al menos uno de éstos se adecue para poder brindar el servicio al usuario con discapacidad.

Los pisos deberán ser antideslizantes y con los avisos táctiles en el piso que prevengan a los débiles visuales y/o ciegos, cambios de área.

Se deberán instalar barras de apoyo y accesorios para colocar muletas y bastones.

Es importante recordar que para maniobrar una silla de ruedas es necesario que los pasillos tengan un ancho mínimo de 1.00 m.

MODULOS DE INFORMES Y ATENCION:

Se puede hacer una adecuación a la barra de atención de 1.00 metros de ancho por 0.71 metros de alto con un re metimiento de 20 a 25 cm de ancho, para que cualquier persona que llegue en silla de ruedas, pueda acercarse a la mesa de atención, identificada con el símbolo mundial de personas discapacitadas, para su identificación inmediata.

Si es posible, contar con sistemas alternativos de informes en modalidades de alto relieve, verbal con distintas modalidades, Braille y sonora.

Urbano:Se deberá contar con rampas de acceso en las banquetas con un ancho mínimo de 1.00 metro, piso antideslizante y un tope o borde lateral de 10 cm de altura; la pendiente será de 6% máximo.

En caso de contar con áreas de estacionamiento, se debe utilizar mínimo el 3% del total, para cajones de discapacitados, ubicados lo más cercano posible a los accesos del inmueble.

En caso de existir barreras arquitectónicas se deberá instalar una rampa de acceso para personas con discapacidad, la cual podrá ser permanente (concreto armado) o móvil (de hierro u otro material resistente).

Las escaleras interiores, puertas, pasos, pasillos y áreas de atención deberán contar con señalización táctil pertinente o en su defecto en el piso, cambios de textura situados a 1.20 m. antes y después de cada cambio de áreas.

Se sugiere marcar señalizaciones en alto relieve en paredes y barandales, para orientar a las personas con debilidad visual.

SEÑALIZACION

La señalización general debe estar distribuida por todo el lugar donde se realiza el evento.

Dicha señalización está ubicada en los sitios estratégicos dentro del evento y donde los invitados podrán consultar la programación. Esta es una estrategia comercial diseñada para optimizar la participación de los patrocinadores y organizadores de los eventos. La señalización sirve para orientar a los participantes o asistentes al evento.

Para que la señalización sea eficaz ha de ser:

1. Clara2. Llamativa3. Fácil4. Orientada.

La señalización respecto a la ubicación del evento debe estar en un lugar visible y debe ser de fácil localización. Hay que diferenciar a la hora de la ubicación dentro del evento: el público al que va destinada la información y evitar dar información innecesaria.

La información que se da en la señalización debe corresponder:

Información interna de la organización. Información a los participantes y medios de comunicación (información autorizada) Información al público en general.

Problemas comunes en la señalización:

Poca visibilidad. Falta de limpieza. Falta de homogeneidad en formas, tamaños y colores.

En la señalización se recomienda:

Que se identifiquen fácilmente. Comprobar su ubicación periódicamente. Comprobar periódicamente su estabilidad y anclajes. Disponer de repuestos o reservas. Controlar horarios y fechas en que se deben colocar. Es importante que la señalización este traducida en dos idiomas.

Normalmente, en un evento se señaliza también en forma acústica (a través de la sonorización de sirenas, bocinas, etc.).Para que esto sea eficiente se debe acompañar de monitoreo de alarmas vía telefónica, radial o internet. Este sistema consiste en el envío de una señal por alguna de las vías nombradas anteriormente a una estación central de monitoreo y de esta forma actuar dándole inmediato aviso a la policía, bomberos, ambulancias, invitados, etc.; si así se necesitará.

En la señalización se debe tener en cuenta los colores primordiales para realizar la señalización dentro de un evento y estos son:

a) Blanco: hechos, cifras, necesidades, ausencias de información – argumentar.b) Rojo: intuiciones, sentimientos. Autoriza a un participante (no explica ni justifica).c) Negro: juicio y cautela –experiencias.d) Amarillo: lógica positiva, funcionamiento y beneficios.e) Verde: ambiental, interés, cambios, creatividad, alternativas.f) Azul: pensamientos, metas, conocimientos, conservación.

En una feria de exposición empresarial necesitamos señalizar:

ZONA DE REGISTRO: esta zona se caracteriza porque en ella se expone el logo del evento y/o patrocinadores. Esta zona es la más visitada de todo el evento ya que es donde se realiza el registro de todos los visitantes al evento.

ZONA DE ACCESO A INTERNET: esta zona está habilitada para que los asistentes al evento puedan ingresar a internet de forma gratuita y en todo momento durante el evento.

SALA DE PRENSA: Esta área está habilitada para los medios de comunicación, especializados, locales e internacionales invitados al evento y allí puedan realizar sus labores de redacción y envío de información a sus respectivos medios.

BANNER DE BIENVENIDA: EL banner de bienvenida es una pancarta con las medidas establecidas por el evento, impresa con los nombres y logos de quien organiza el evento como de los patrocinadores del mismo. Esta debe estar ubicada en la entrada principal del lugar del evento.

BANNER SALONES DE CONFERENCIAS: estos se deben ubicar en la parte frontal y/o laterales del salón en el cual se dictan las conferencias de entrada libre y los seminarios, la medida de este, será de acuerdo al área del salón.

ESCARAPELAS: estas sirven para identificar a cada uno de los participantes, expositores, asistentes, personal de apoyo y staff.

BARRA DE DEGUSTACION: lugar donde se hacen pausas durante el evento, ofreciendo refrigerios a los invitados.

RESTAURANTE – BAR: RESTAURANTE es el lugar donde se ofrece la alimentación a los invitados y asistentes, en la duración del evento y que se encuentra señalado en el programa del evento. BAR es la zona donde los invitados y asistentes al evento podrán disfrutar de un espacio agradable para compartir y socializar con todas las personas que participan del evento.

RUTAS DE EVACUACION. BAÑOS, PARQUEADEROS, ETC.