time management - la gestione del tempo -

La Gestione del TempoTime Management

Una giornata avrà sempre e solo 24 ore

Rotary Club Ercolano Centenario - Distretto 2100 ItaliaAnno rotariano 2013-2014

Relatore Rosario Palazzo

Cos’è il time management• La gestione del tempo (o time management) è l'atto od il processo di

pianificare ed esercitare un controllo sul “tempo utilizzato” per specifiche attività, in particolare per aumentare la produttività.

• Efficienza ed Efficacia– Se siete efficienti svolgete correttamente la vostra attività– Se siete efficaci svolgete l’attività corretta“sapere come fare" può essere non sufficiente a produrre i risultati attesi

• Comprende una vasta gamma di attività, come la pianificazione, allocazione, definizione degli obiettivi, delega, analisi del tempo impiegato, monitoraggio, organizzazione, programmazione e prioritizzazione.

• Gestire il tempo spesso equivale a gestire bene lo stress.


stress lavoro correlato• Lo stress lavoro correlato può essere definito come la percezione di

squilibrio avvertita dal lavoratore quando le richieste dell’ambiente lavorativo eccedono le capacità individuali per fronteggiare tali richieste.

• Cause di stress– sovraccarico di lavoro:– mancanza di controllo: insufficiente controllo sulle risorse necessarie per svolgere il proprio

lavoro– senso di impotenza: il soggetto non ritiene che ciò che fa o vuole fare riesca ad influire

sull'esito di un determinato evento.– riconoscimento: si percepisce di ricevere un ricononoscimento inadeguato per il lavoro

svolto.– senso di comunità: manca il sostegno, la fiducia reciproca ed il rispetto e le relazioni

vengono vissute in modo distaccato ed impersonale.– assenza di equità: non viene percepita l'equità nell'ambiente di lavoro– valori contrastanti: la persona non condivide i valori che l'organizzazione trasmette


VITA PRIVATA

Scadenze pagamenti , ✓energia, gas, acqua, condominio, Tares, IMU, Canone Rai✓, assicurazione professionale✓ordine professionale, Enpam

Corsi e abbonamenti riviste di aggiornamento, Sito Web,

✓Manutenzione casa (caldaia, giardino…. Manutenzione moto, tagliando, assicurazione, sinistri e multe, tassa moto, telepass…

,

Contabilità, conto corrente, carte di credito, fondi

,

Club (Rotary ?), Amici, Religione (Buddismo?),

Dichiarazione 730…Scontrini…fatture…

Cosa mangio stasera ? E domani ? Devo ricordarmi di comprare batterie nuove per il telecomando…?


Time management• I metodi :

1. Lavorare “in qualità”

• Gli strumenti :


La Qualità

1. Documentiamo quello che facciamo.

2. Prima di rifare la stessa attività consultiamo quello che abbiamo scritto precedentemente


Il metodo

Lavorare in “qualità”Il Kaizen ( “kai “- "continuo" o "cambiamento" e “zen” che significa

"miglioramento“) è una strategia di management giapponese che significa "cambiare in meglio" o "miglioramento lento e continuo": un credo che si basa sulla convinzione che tutti gli aspetti della vita possano essere costantemente migliorati.

Questo metodo giapponese incoraggia e caldeggia piccoli miglioramenti da farsi giorno dopo giorno, in maniera continua.


Qualche esempio : La torta


Accendete il forno a 190 gradi. 170 gradi.In una planetaria ponete le uova (che non dovranno essere fredde ma a temperatura ambiente) e lo zucchero e montatele per 10 minuti circa (1-2), le uova dovranno quintuplicare il loro volume e acquisire una consistenza

compatta (utilizzando la planetaria occorreranno circa 10 minuti). Una volta ottenuta la consistenza desiderata, unite la scorza grattugiata….

Ricettawww.GialloZafferano.it

Qualche esempio : La lista


- Carte di credito e Bancomat (con relativi PIN)- Contante (Valuta estera )- Carta di identità

(controlla che non sia scaduta e che sia valida per l’espatrio)- Biglietti di viaggio (occhio ad obliterare i biglietti ferroviari!)

- Spazzolino (con la capsula proteggi setole)- Dentifricio- Medicine

- termometro, cerotti, aspirina, tachipirina, antidolorifico- antistaminico.


1. Lavorare “in qualità”

2. Gets things Done (GTD)

• Gli strumenti :


GTD Get Things Done

• Consulente manageriale

• 35 professioni prima dei 35 anni (cameriere, insegnante di karate, mago, paesaggista, distributore di vitamine, tornitore, agente di viaggio, gestore di stazione di gas, rivenditore di ciclomotori, commesso, cuoco, formatore manageriale, gestore di un'agenzia di viaggi, ecc…

David Allen


Il metodo nel dettaglio1. Annotare tutte le attività che non possono essere svolte in meno di

due minuti.

Niente deve sfuggire, dobbiamo solo scartare le cose che non faremo mai.

Qualsiasi strumento possa servire a prendere nota : Contenitori fisici Supporti cartacei Registratori audio E-mail supporti elettronici Cloud computing

Raccogliere tutte le attività in un "contenitore di raccolta“ e svuotare la mente


Il metodo nel dettaglio2) Catalogare le attività da svolgere

A. Per progetti Preparare relazione per il rotary Vacanze estive Pubblicare un libro Aggiornamento computer Vendere casa

B. Per luogo

C. Per tempo necessario a svolgerla / Scadenza Servono 30 minuti liberi Da chiudere entro il 30 Settembre 2015 (promemoria 23 Settembre)

D. Per persona a cui è delegata

E. Energia a disposizione / necessaria per l’attività


Il metodo nel dettaglio3) Esaminiamo i contenitori e decidiamo cosa fare

Periodicamente esaminare e svuotare i contenitori di attività.Cos’è, è un’attività fattibile ?1. Si : a. Fare b. Delegare c. Rimandare

2. No : a. Rimandare in futuro b. Archiviare come informazione c. Cestinare



1. Lavorare “in qualità”2. Gets things Done (GTD)

3. Concentrazione (Pomodoro Technique)

• Gli strumenti :


Pomodoro Technique

• Decide cosa fare

• Settare il timer su 25 minuti

• Lavorare senza interruzioni fino al ring

• Prendere un break di 3-5 minuti

• Ogni 4 volte prendere una pausa più lunga (15–30 minuti)



1. Lavorare “in qualità”2. Gets things Done (GTD)3. Concentrazione (Pomodoro Technique)

• Gli strumenti :

1. Cloud Computing


MEMORIA

Carta AgendaComputer

Mini Computer

Tecnologia Cloud


La tecnologia cloud• In informatica con il termine inglese cloud computing (in italiano nuvola

informatica) si indica un insieme di tecnologie che permettono, tipicamente sotto forma di un servizio offerto da un provider al cliente, di memorizzare/archiviare e/o elaborare dati (tramite CPU o software) grazie all'utilizzo di risorse hardware/software distribuite e virtualizzate in Rete in un'architettura tipica client-server.


Autori diWikipedia

La tecnologia cloud


Vantaggi1) Continuo backup di sicurezza dei dati

2) Accesso ai dati da qualsiasi strumento/postazione

3) Condivisione sicura delle informazioni con altri utenti


Critiche1) Sicurezza informatica e privacy degli utenti: Accesso ai dati da qualsiasi

strumento/postazione.

2) Problemi internazionali di tipo economico e politico.

3) Continuità del servizio offerto.

4) Difficoltà di migrazione dei dati nel caso di un eventuale cambio del gestore dei servizi cloud.


Qualche esempio


Qualche esempio


1) Documenti di identità

2) Firme digitali

3) Allegati

Qualche esempio


La rubrica


La sicurezza

Strumenti a confronto



1. Lavorare “in qualità”2. Gets things Done (GTD)3. Concentrazione (Pomodoro Technique)

• Gli strumenti :

1. Cloud Computing

2. I software


SoftwareUn buon programma di «Time Management » deve :

- Consentire l’immissione veloce alle informazioni

- Consentire l’accesso veloce alle informazioni

- Gestire i pro-memoria e l’agenda

- Non essere invasivo negli allarmi come le sveglie


Uno dei software : Any.Do


Conclusioni“Aumentare la produttività mantenendo lo stress al punto ottimale


Grazie per l’attenzione


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