la gestione del tempo - paolovallicelli.it · la gestione del tempo… non significa fare più cose...
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time
Produttivitànell’organizzazione
� Spunti sulla gestione del tempo e dei processi interniA cura di Paolo Vallicelli – Gruppo Len
4 gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 1
Pianificare la giornata…una storia
Un giorno un agricoltore disse alla moglie: “Domani aro il campo ovest”.
Il mattino successivo uscì per lubrificare il trattore,
ma gli mancava l’olio e andò al negozio a procurarselo.
Per strada notò che non era stato dato da mangiare ai maiali.
Si diresse verso il silos per prendere il granoturco.
Là vide dei sacchi che gli ricordarono che c’era bisogno di mettere le patate a
germogliare. Si avviò verso la buca delle patate e per strada scorse il deposito
della legna e si ricordò che prima aveva promesso di portarne un po’ a casa.
Prima però doveva tagliarla e aveva lasciato l’accetta nel pollaio.
Andando a cercare l’accetta incontrò sua moglie che dava da mangiare alle
galline e sorpresa lei gli chiese: “Hai già finito di arare?”
“Finito?” gridò l’agricoltore “Non ho nemmeno cominciato”
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La Gestione del tempo…
Non significa fare più cose possibili,
significa fare quelle più importantiNNon significa fare pion significa fare piùù cose possibili, cose possibili,
significa fare quelle pisignifica fare quelle piùù importantiimportanti
Significa controllare la risorsa più importante,
quella più scarsaSSignifica controllare la risorsa piignifica controllare la risorsa piùù importante, importante,
quella piquella piùù scarsascarsa
Significa considerare non solo efficienza ed efficacia, ma anche
benessere personale e organizzativo
Significa considerare non solo Significa considerare non solo
efficienza ed efficacia, ma anche efficienza ed efficacia, ma anche
benessere personale e benessere personale e
organizzativoorganizzativo
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� Problemi organizzativi (processi/comunicazione/collaborazione)
�Disordine (documenti-pc)
�Mancanza di pianificazione
� Mancanza di disciplina
� Tendenza al rinvio
� Comunicazione scadente
� Non delegare (non far crescere il tuo personale)
� Non saper dire di NO (seguire le priorità di altri)
� Non gestire le interruzioni
� Riunioni inutili
� Obiettivi o priorità poco chiare
QUIZZONE: cosa ci fa perdere tempo?
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Ma soprattutto…NON AVERE PRIORITA’
Ma Ma soprattuttosoprattutto……
NON AVERE PRIORITANON AVERE PRIORITA’’
SindromeSindrome delldell’’urgenza o urgenza o
del fare quelle che si ha davanti (no al del fare quelle che si ha davanti (no al L.I.F.O.L.I.F.O. !!!)!!!)
Sindrome del rimandare le attività che non ci
piaccionoSindromeSindrome del rimandare le attivitdel rimandare le attivitàà che non ci che non ci
piaccionopiacciono
PrioritPrioritàà: : èè unun’’attivitattivitàà pipiùù importante, importante,
perchperchéé legata ai vostri legata ai vostri obiettiviobiettivi
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Il principio di Pareto: la regola 20/80
•Il 20% di un documento contiene l’80% delle informazioni rilevanti
• Il 20% dei clienti contribuisce all’80% del fatturato…
Il 20% delle vostre attività può produrre
l’80% dei risultati
Il 20% delle vostre attività può produrre
l’80% dei risultati
Ci sono attività e clienti ad elevato valore
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Riflessione: dove perdete più tempo?
Rilavorazioni. Il tempo speso a rifare attività già
fatte (male) da altri o da noi stessi.
Lavoro inutili. Il tempo sprecato per attività
superflue e senza valore aggiunto.
Doppi lavori. Il tempo impiegato per svolgere
attività che altri stanno già facendo.
Ladri di tempo. Il tempo che ci viene sottratto da
altri.
Rilavorazioni.Rilavorazioni. Il tempo speso a rifare attivitIl tempo speso a rifare attivitàà gigiàà
fatte fatte (male)(male) da altri o da noi stessi.da altri o da noi stessi.
Lavoro inutili.Lavoro inutili. Il tempo sprecato per attivitIl tempo sprecato per attivitàà
superflue e senza valore aggiunto.superflue e senza valore aggiunto.
Doppi lavori.Doppi lavori. Il tempo impiegato per svolgere Il tempo impiegato per svolgere
attivitattivitàà che altri stanno giche altri stanno giàà facendo.facendo.
Ladri di tempo.Ladri di tempo. Il tempo che ci viene sottratto da Il tempo che ci viene sottratto da
altri.altri.
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LA MATRICE DEL TEMPO
UrgenteN
on
im
po
rtan
teIm
po
rtan
te
1°
Crisi
Problemi pressanti
Progetti a scadenza
Riunioni/Report
3°
Interruzioni, alcune telefonate, e-mail
Certe riunioni
Attività urgenti
4°
Routine
Alcune e-mail telefonate
Attività di “fuga”
Eccessi
Non Urgente
2°Pianificazione
Costruire relazioni
Preparazione Prevenzione
Pensiero Creativo/migliorativo
Cronicità del problema
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LA MATRICE DEL TEMPO
UrgenteN
on
im
po
rtan
teIm
po
rtan
te
Necessità
Stress
Problemi e scadenze
“Spegnere l’incendio”
Minimizzare e gestire
Le priorità degli altri
Pensano di essere nel 1° Q.
“Spegnere l’incendio in
altre nazioni”
Eliminare, cestinare
Inefficienza ed inefficacia
Senso di inutilità
Licenziamento
Non Urgente
Produttività
Equilibrio
Valore aggiunto
“Prevenire l’incendio”
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Dove stiamo più spesso:Il metodo “urgenza ed importanza”
Urgente: subito! Attenzione immediata.
Sono le attività ben “visibili” e spesso
“facili”
Noi reagiamo alle faccende urgenti.
Le attività importanti, MA NON urgenti richiedono più iniziativa (PROATTIVITA’)
Noi Noi reagiamoreagiamo alle faccende urgenti. alle faccende urgenti.
Le attivitLe attivitàà importanti, MA NON urgenti importanti, MA NON urgenti richiedono pirichiedono piùù iniziativa iniziativa (PROATTIVITA(PROATTIVITA’’))
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L’approccio del Q2 : Dovrei proprio…
••PianificarePianificare la settimana e la giornatala settimana e la giornata
•• Quel progetto che stai Quel progetto che stai rimandandorimandando ……
•• Risoluzione di problemi Risoluzione di problemi cronicicronici
•• RinforzareRinforzare le relazionile relazioni
•• AggiornamentoAggiornamento
•• Aumentare la Aumentare la collaborazionecollaborazione tra colleghitra colleghi
•• Extra lavoro (es. fare esercizio fisico)Extra lavoro (es. fare esercizio fisico)
Lavorando sul 2Lavorando sul 2°°Quadrante si riduce il tempo passato nel 1Quadrante si riduce il tempo passato nel 1°°
Quello che stairimandando si
trasformain crisi
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