thl/oper_itä-savon potilastiedon arkiston k-o_260214
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Potilastiedon arkiston käyttöönotto- ota oppia hyvistä kokemuksista ja vältä virheet
Sirpa Taskinen
Itä-Savon kuulumiset Itä-Savon shp on tallentanut potilastietonsa kansalliseen
arkistoon nyt vajaat neljä kuukautta Toiminta on jo tasaantunut rutiiniksi, ei enää ongelmatilanteita,
yhteydenottoja tai ohjeiden kyselyjä Järjestelmän käytettävyys pääasiassa helppoa ja yksinkertaista,
normaalissa päivittäisessä vastaanotto- tai osastotilanteessa ei näy terveydenhuollon ammattilaiselle mitenkään
Palvelutapahtuma kuitenkin edelleen haasteena ja sen valinnassa tehdään koko ajan virheitä niissä tilanteissa, joissa joudutaan itse ottamaan kantaa palvelutapahtuman valintaan, lisää automatiikkaa tarvittaisiin
21.2. oli Kanta-informointeja 21401 kpl, suostumuksia 13696 kpl ja kieltoja 8 kpl sis. myös Omakannan kautta tehdyt (asukkaita vajaat 46 000)
Sirpa Taskinen
Potilastiedon arkisto – mikä muuttui?
Potilasasiakirjamerkinnät aiemmin vain oman organisaation ammattilaisille – nyt myös potilaille ja toisten organisaatioiden ammattilaisille
Potilas saa helposti yksityiskohtaista tietoa omista potilasasiakirjoistaan netin kautta (Omakanta-verkkopalvelu), toistaiseksi potilaiden yhteydenotot vähäisiä
Avoimuus lisääntyy – huomiointi kirjauksia tehdessä Jokainen potilastietojärjestelmän käyttökerta kytkeytyy
palvelutapahtumaan Potilastiedon arkisto vaikuttaa jokaisen
potilastietojärjestelmää käyttävän työhön heti ensimmäisestä käyttöönottopäivästä alkaen vrt. eResepti (vain lääkärit ja sh:t)
Sirpa Taskinen
Huomioitava
Vanhat ratkaisut nousevat esille uudella tavalla Rekisterit ja rekisterinpitäjyysratkaisut
potilastietojärjestelmässä Käytöstä poistetut suorituspaikat ja organisaatiot Tietokantojen yhdistämiset Lomaketyyppien poistot OIDittomat suorituspaikkat Organisaation omat käytännöt esim. lääkkeiden
vapaamuotoisessa kirjaamisessa Organisaatiorakenne esim. sosiaalihuollon mukanaolo
sairaanhoitopiirissä Omat aiemmat ohjeistukset ja käytännöt esim.
suostumuksissa ja kielloissaSirpa Taskinen
Lisäksi liittymisvaiheen tehtäviä
Yhteisrekisterin informointien ja kieltojen konvertointi (jos käytössä shp:n yhteisrekisteri) Voidaan tehdä useammassa vaiheessa
Palvelutapahtuman generointi liittymisvaiheessa olemassa oleville ajanvarauksille, osastojaksoille ja myös esim. 1 vko taaksepäin päättyneille Tehtävä liittymisen yhteydessä
Sirpa Taskinen
Näkyvät muutokset Hoitosuhteen varmennus (jos ei aiemmin käytössä)
Potilaan informointi (Tallenna ja jatka suostumukseen)
Suostumuksen pyytäminen Palvelutapahtuma Kielto mahdollisuus Tietojen näkymisen viivästäminen
(Omakannassa) ERAS-asiakirja (Rakenteinen kirjaaminen)
Sirpa Taskinen
Hoitosuhteen varmennus Hoitosuhteen erityinen syy-valintaikkuna voi alussa avautua jatkoa
useammin (palvelutapahtumien generoinnin onnistuminen) Ohjeistus:
Mikä syy valitaan missäkin tilanteessa, kannattaa kuvata käytännön esimerkein
Jos hoitosuhteen varmennusta ei anna, potilaan tiedot eivät aukea
Potilaan tietoihin saa mennä, jos on hoitosuhde tai asiallinen yhteys (lainsäädäntö)
Asiallinen yhteys todennetaan hoitosuhteen erityisellä syyllä, joka on voimassa yhden vuorokauden Riittävä merkintä, ei lisäkirjauksia lomakkeille syystä, jos pelkkä katselu
Turvaa ammattilaisen asemaa esim. lokitietopyynnöissä, joten kannattaa valita oikea syy Syy tallentuu nyt tietokantatauluun, entä lokitietojärjestelmät tai muut keinot
näyttää valittu syy jälkikäteen?
Sirpa Taskinen
InformointiPotilastiedon arkistosta informointi: Potilaan oltava tietoinen, että hänestä kirjatut tiedot menevät tässä
organisaatiossa Potilastiedon arkistoon, siksi informointi tulee antaa ensimmäisellä käynnillä liittymisen jälkeen
Edellytys suostumuksen tai kiellon antamiselle tai tietojen hakemiselle Arkistosta
Kelan esite ja lyhyt suullinen informointi Ensimmäisenä liittymisen jälkeen potilaan tapaavan ja potilastiedot
avaavan ammattilaisen tulisi antaa informointi Organisaatioiden toimintamallit, kuka ja milloin
Informoinnin puuttuminen ei ole este oman organisaation potilastietojen käyttämiselle omassa potilastietojärjestelmässä
Yhteisrekisteri-informointi: Edellytys sairaanhoitopiirin alueen potilastietojen käytölle shp:n
sisällä ilman potilaan erillistä suostumusta
Sirpa Taskinen
Informoinnin ohjeistus
Asiakkaan pitää ymmärtää informointi, humalaisen tai muuten sekavan informointia ei tule edes yrittää
Näitä asioita henkilöstö tulee kysymään: Alaikäisen informointi
Milloin voi antaa lapselle itselleen, minkä ikäiselle?
Dementikot ja vuodeosastojen altzheimer-potilaat Laillinen edustaja terveydenhuollon asioissa, mistä tietää onko? Voiko omaiselle antaa informoinnin ja kuitata potilaan informoinnin
näin annetuksi?
Pitääkö informoida myös muut kuin shp alueen asukkaat? Ulkokuntalaiset ja turistit
Jos asiakas ei anna suostumusta, onko silti informoitu? Voiko informoinnin perua?
Sirpa Taskinen
Suostumus Suostumus selkeintä pyytää informoinnin yhteydessä (Efficassa
Tallenna ja avaa suostumukset –painike)
Kysytty kertaluonteisesti, jos potilas ei anna suostumusta, jatkossa potilaan vastuulla Kysytään seuraavan kerran, kun tietoja pitää hakea Arkistosta
ISSHP:ssä 35% informoiduista ei anna suostumusta Uusi asia, savolainen epäluuloisuus, katsotaan mitä tästä tulee
Tarvittaisiin kansallista viestintää ja tiedotusta pian Kelalta
Alaikäisen suostumus vanhemmalta, vanhempi allekirjoittaa Potilas ei ole sairauden tai vamman takia kykenevä allekirjoittamaan Kanta-
arkisto suostumusta-valinta
Vanhempi voi jättää suostumuksen antamatta, ei ole sama kuin kielto
Jos suostumusta ei ole, se ei estä potilaan tietojen käyttämistä omassa potilastietojärjestelmässä
Jos suostumusta ei ole, hätätilanteessa potilaan tiedot voi hakea myös Potilastiedon arkistosta Sirpa Taskinen
Suostumuspaperit Suostumukset oltava paperilla, sillä laissa allekirjoituksen vaatimus
papereiden käsittely hankalaa ja työllistävää
Arkistot täyttyvät potilaspapereiden sijasta erilaisilla suostumuspapereilla (Omakannan käyttöä lisättävä)
Suostumusten käsittely ja säilytys suunniteltava siten, että paperit pystytään aikanaan myös hävittämään (12 v. kuolemasta)
Säilytettävä erillään potilaspapereista
ISSHP:ssä vastaanotot eivät kerää suostumuspapereita mappeihin, vaan toimittavat ne syntymäajan mukaan kuukausittaisessa järjestyksessä sairaalan arkistoon
Arkisto säilyttää paperit erillään kansioissa potilaan syntymäajan mukaan (kuukausi)
Kuolleet seulotaan pois, kuten potilaspapereista Työllistää arkistoa erittäin paljon, ainakin alkuvaiheessa, kun
suostumuksia tulee paljon
Sirpa Taskinen
Palvelutapahtuma Kaikki merkinnät potilastietojärjestelmään kytketään
palvelutapahtumiin, potilaan tietoihin ei voi kirjata mitään, jos palvelutapahtumaa ei ole luotu tai valittu
Pelkkään tietojen katseluun ei palvelutapahtumaa tarvita Myös informoinnin voi kuitata ja suostumuksen ottaa ilman
palvelutapahtumaa Palvelutapahtumat syntyvät automaattisesti esim.
ajanvarauksesta tai lähetteestä, mutta poikkeustapauksissa palvelutapahtuman voi joutua valitsemaan tai luomaan uuden palvelutapahtuman ja jokainen voi tehdä valinnan eri tavalla
Selkeä ohjeistus: Milloin luodaan uusi palvelutapahtuma Milloin valitaan joku olemassa oleva palvelutapahtuma Mikä palvelutapahtumista valitaan
Sirpa Taskinen
Kielto Vain todella murto-osa potilaista tekee kiellon, meillä 0,037%
informoiduista Kiellot tehty heti alussa, kieltojen määrä ei ole kasvanut, vaikka informoinnit ovat
Onko kielto noussut määräänsä suurempaan huomioon, sillä ilman kieltoakaan ei koskaan voi varma onko kaikki tiedot potilaasta käytössä?
Kielto ei estä potilastietojen näkymistä tai käyttämistä omassa potilasjärjestelmässä siellä missä tiedot ovat syntyneet
ISSHP:ssä kieltojen teko keskitetty arkiston toimistoon Estää turhien kieltojen teon, kun toimistosihteerit osaavat kertoa kiellon
vaikutuksista
Kaksi henkilöä helpompi kouluttaa perusteellisesti kuin koko henkilökunta
Kieltää voi ainoastaan potilas itse, vanhempi ei voi tehdä kieltoja lapsen puolesta eikä edes laillinen edustaja vajaavaltaisen puolesta
Potilastietojärjestelmään ei voi tehdä kieltoa toiselle puolelle Suomea, ainoastaan Omakannassa
Sirpa Taskinen
Tietojen näkyvyys ja viivästäminen Tiedot tallennetaan Arkistoon, mutta potilas ei näe kaikkia
sinne tallennettuja tietojaan Omakannan kautta Ammattilainen voi valita itse viivästääkö kirjaamansa tiedon
tai organisaatiotasolla voidaan valita tietyt tiedot viivästettäväksi (esim. viitearvon ulkopuolella olevat labratulokset). Potilastietojärjestelmässä valitaan milloin tiedot saavat näkyä
Pysyvää viivästyttämistä koskee sama lainsäädäntö kuin mikä on rekisteritietojen tarkastusoikeudessa
Nyt viivästetään organisaatiotasolla viitearvoista poikkeavat labra- ja patologian vastaukset 14 vrk, ei pysyvää viivästämistä organisaatiotasolla
Sirpa Taskinen
Omakannan näkymä
Sirpa Taskinen
ERAS-erillisasiakirja
Selkeä ohjeistus milloin ja missä tapauksissa käytetään Ymmärretään helposti väärin
Haluttaisiin lomake, johon voisi kirjata toisen henkilön potilaasta kertomaa tietoa potilaalta piiloon eikä toisen henkilön itsestään kertomaa tietoa
Yleensäkin organisaatioilla kova huoli siitä mitä potilas näkee Omakannasta ja miten tietoa voisi heiltä piilottaa Osastojaksojen väliarviot, käyttäytymiseen liittyvät riskit jne.
Potilailta tullut erittäin vähän yhteydenottoja kyselyjä tai valituksia Omakannan kautta katsotuista potilastietomerkinnöistä
Sirpa Taskinen
Rakenteinen kirjaaminen ja potilasasiakirjojen käsittely Arkistoon tieto siirtyy ainoastaan sellaisilta lomakkeilta, joissa on
käytössä rakenteinen kirjaaminen: hoitoprosessin vaihe, otsikot, teksti
Määrämuotoisilta lomakkeilta tieto ei siirry, esim. erilaiset mittauslomakkeet
Rakenteinen kirjaaminen edelleen hakusessa, vaikka ollut käytössä vuosia Yhden otsikon alle voidaan sanella koko potilaan hoito
Arkistoon siirtyvät ainoastaan hyväksytyt tiedot Monissa organisaatioissa automaattinen hyväksyntä 14 päivää
tai enemmän Potilasasiakirjojen merkintöjen määräajat asetuksessa 5 pvää
Sirpa Taskinen
Tietojen hakeminen Potilastiedon arkistosta
Toisen organisaation tiedoista ei vielä kokemusta kuin ristiintestauksesta
Muita liittyjiä ei ole ja oman organisaation tietoja Arkisto ei palauta (Tiedon ratkaisu), paitsi suoraan potilastietojärjestelmään tulevat (informoinnit, suostumukset jne.)
Omat tiedot katsotaan omasta potilastietojärjestelmästä Potilastiedon arkistosta tullaan katsomaan toisten organisaation
potilasasiakirjamerkintöjä Effican Arkistokatselun kautta Nyt Arkistokatselua käytetään vanhojen lakkautuneiden
potilasjärjestelmien tietojen katsomiseen omasta sähköisestä arkistosta
Jatkossa samassa näkymässä sekä oman arkiston että Potilastiedon arkiston näkymät
Arkistokatselun käyttöliittymässä kehittämisen varaa
Sirpa Taskinen
Sirpa Taskinen
Ehdotus? Voisiko Kelan järjestää kaikille yhteisen käyttöliittymän Potilastiedon
arkistoon potilastietojen katselua varten, joka rajapinnan kautta yhdistettäisiin potilastietojärjestelmiin?
Nyt jokainen tietojärjestelmä tekee oman versionsa ja katseluliittymät vielä melko alkeellisia
Samat lääkärit kiertävät useammissa organisaatioissa ja eri järjestelmissä nyt erilainen ulkoasu ja toiminnallisuus
Tietojen haun kehittämiseen olisi panostettava Lääkärit toivovat hakumahdollisuutta sairauksittain esim. potilaan
lonkkavaivasta kaikki tiedot tai verenpainetaudista eikä palvelutapahtumittain
Arkistokatselussa hakuehtoina organisaatio, näkymät tai päivämäärät
Sirpa Taskinen
Arkistotoimen tehtävät Suunnitella ja organisoida suostumus- ja kieltolomakkeiden säilytys, keräys,
arkistointi ja hävittämiskäytännöt eAMS - sen laatimisella ei ole mitään tekemistä liittymisen kanssa, vaan
ajantasaisen AMSin ylläpito kuuluu arkistotoimesta vastaavan normaaleihin tehtäviin, mutta ei tarvitse aikatauluttaa liittymisen yhteyteen
Kun eAMS päivitetään, organisaatio ei tee tehtäväluokitusta potilaan palvelutapahtumasta (2014 ja 2016 vaiheistetut), ainoastaan Arkiston ulkopuolelle jäävät potilasasiakirjat terveydenhuollon tehtäväluokassa 06 omassa eAMSissa
Organisaatio ei hae Arkistoa varten potilasasiakirjoille sähköisen pysyvän säilytyksen lupaa, vaan Kela
Toistaiseksi vain liittymisen jälkeen syntyvät potilasasiakirjat arkistoituvat Potilastiedon arkistoon
Potilastietojen luovuttaminen paperimuodossa, tieto luovutuksesta myös Potilastiedon arkistoon (Efficassa tulostusvaihe)
Entä aluekatselut ja mahdolliset suorat terminaaliyhteydet? Myös niissä tapahtuu tietojen luovuttamista
Sirpa TaskinenSirpa Taskinen
Arkistonhoitajan tehtävät liittymisvaiheessa
Ilmoittaa oma ja varahenkilön varmennekortin numero liittymisilmoituksen tekijälle
Testata, että arkistonhoitajan käyttöliittymä toimii (yhteydet avattu)
Vastaanottaa tai tutustua käyttöönottokokeen suunnitelmaan Kelalta
Tarkistaa käyttöönottokokeessa arkistonhoitajan käyttöliittymän kautta, että testitapauksen metatiedot Arkistossa ovat SÄHKE2-määritysten mukaiset ja tulostaa sieltä nämä tiedot raportin liitteeksi
Täyttää Kelan toimittama käyttöönottokokeen raportti näiden tietojen osalta
Sirpa Taskinen
Arkistonhoitajan tehtävät liityttyä Tarvittaessa tarkistettava arkistonhoitajan käyttöliittymän kautta
potilastietoja arkistosta – Miksi ja miten? – Toimintamalli valmiiksi esim. kuten rekisteritietojen
tarkastuspyyntö Huomioitava lokitietojen tarkastuspyynnöissä vaihtuva laki
– Julkisuuslaista asiakastietolakiin (säilytysaikojen jatkaminen) (hävitysluettelon hyväksyminen)
– Pysyvästi säilytettävän otannan muutos tulossa Pysyvästi säilytettävien potilastietojen tulostaminen paperille tai
mikrofilmaaminen sähköisistä potilastietojärjestelmistä voidaan toistaiseksi lopettaa– Arkistoon siirtyneet tiedot säilyttää Kanta– Muiden osalta odotetaan tuloksia HUS ja Kajaani-piloteista,
siihen asti tiedot säilyvät operatiivisissa järjestelmissä (Arkistolaitos 24.2.2014) Sirpa Taskinen
Koulutus Mahdollisimman lähellä käyttöönottoa ja liittymistä Ammattiryhmittäin vai kaikille yhteinen, auditorio- vai
luokkakoulutus Ei liian isoa kokonaisuutta
Järjestys omat toimintamallit, versiopäivityksen tuomat muutokset, kansalliset toimintamallit
Omat toimintamallit ja ohjeistus oltava valmiit ja selkeät jo koulutuksissa eikä vasta käyttöönoton jälkeen
Vastuutettava kaikki potilastietojärjestelmää käyttävät osallistumaan koulutukseen Uhkaus, kiristys vai lahjonta?
Kouluttajien olisi tunnettava myös organisaation toiminta ja osattava vastata yllättäviin kysymyksiin
Ulkoistettu koulutus vs. omat kouluttajatSirpa Taskinen
Ohjeistus
Mahdollisimman paljon jo etukäteen, kertaus liittymisen jälkeen Ohjeita ei sisäistetä tai ymmärretä ennen kuin käytäntö on
alkanut ja tilanteet tulleet eteen
Koosteita vai tipoittain Mitä kaikkea pitää ammattilaisen käyttöönoton jälkeen tehdä Liian pitkiä ohjeita ei jakseta lukea tai ei löydetä olennaista tietoa Lyhyitä erillisiä ohjeita, jotka voi koota aihealueittain sopivaan
mediaan isommiksi kokonaisuuksiksi
Kaikki mahdolliset sisäiset tiedotuskeinot käyttöön ohjeiden levittämisessä Intranet, sähköposti, levyasemat, viikkotiedotteet,
osastokokoukset, eri ammattiryhmien kokouksetSirpa Taskinen
Viestintä Viestintä kuntoon, löytyykö organisaatiosta viestinnän
ammattilaisia? Nettisivut Paikalliset sanomalehdet, alueradiot, erilaiset tapahtumat,
kirjastot, apteekit Eri kohderyhmät, eri ikäiset huomioitava Viestinnän ajoitus, ei liian aikaisin eikä liian myöhään Kansallista viestintää vielä odotetaan vrt. eResepti
Omakannan käytön markkinointi Omakantaan olisi saatava testitunnukset, jolloin sen käyttöä
voisi opettaa kouluissa Jokainen Omakannan kautta kuitattu informointi ja
suostumus, vähentää työtä ja ruuhkia organisaatioissa Muistettava myös sisäinen viestintä
Sirpa Taskinen
Tekniset seuraukset
• Sanomaliikenne Ensemblen kautta kasvoi käyttöönoton jälkeen ensin kolminkertaiseksi ja tasaantui kaksinkertaiseksi
• Sovellus muuttui aiempaa raskaammaksi, lisätarve virtuaalityöasemien virtuaalipalvelimille
• Aiemmin 20 istuntoa/palvelin, käyttöönoton jälkeen vain 15• Työasemien muistin tarve kasvoi n. 20%• Työasemien sovellusten levytila oltava 10 Gb, keskusmuisti 8 Gb
Windows 7:lle (suositus 64 bittinen), näytön koko väh. 19” ja minimiresoluutio 1280*1024
• Versiopäivitysten tekeminen yhä haastavampaa kun tietojärjestelmän koko kasvaa ja monimutkaistuu
• Palvelinrakenne kriittinen ja iso. Myös KanTa-polku tuo omat lisähaasteensa päivityksiin
• Päivitykset kestävät yhä kauemmin ja myös käyttökatkot pitenevät. Erikoisosaamista tarvitaan enemmän sekä ohjelmistotoimittajalta että asiakkaalta
Sirpa Taskinen
Taloudelliset vaikutukset
• Toimittajan projektityö ja päivityskulut• Kertaluontoiset käyttöoikeus- tai lisenssimaksut, esim.
Efficassa suostumus- ja kieltokäsittely, eArkistotoiminnallisuudet ja lokitus
• Vuosittaiset käyttömaksut näistä palveluista ja liittymistä• Valtion käyttömaksut Kanta-palvelujen käytöstä• Mahdolliset palvelin- ja työasemahankinnat• Muut hankinnat (esim. toimikortit, kortinlukijat)• Oman henkilöstön työ• ISSHP:n kaikki kulut 31.12.2013 ovat 502 133 euroa
sisältäen testauskulut ja erillisen Kvarkki-projektin (rtg)
Sirpa Taskinen
Havaintoja
Sosiaalihuolto osoittautunut haasteelliseksi Arkiston käyttöönoton yhteydessä, sillä usein samaa potilasta hoitavat sekä sosiaalihuollon että terveydenhuollon toimijat ja usein vielä samassa yksikössä
Esim. kotipalvelu/kotisairaanhoito ja vanhainkodit/perusterveydenhuollon lääkäri
Toimintamalleja on jouduttu pohtimaan uusiksi, esim. vanhankodin potilaat lääkärin ajanvarauskirjalle (ennen paikkakartta), jolloin saadaan kirjaukset terveydenhuollon rekisteriin ja menemään Arkistoon
Palvelutapahtuman ymmärtäminen vaikeaa kaikille ammattilaisille
Omakannan ja Arkistonhoitajan käyttöliittymän käytettävyys
Sirpa Taskinen
Vinkkejä
• Korostettava, että muutos koskee jokaista potilastietojärjestelmää käyttävää
• Jos hoitosuhteen varmennuksen saa käyttöön ennen liittymispäivitystä, kannattaa ottaa
• Rekisteriasiat mahdollisimman selviksi työntekijöille
• Huolellinen testaus ja valmistelu tärkeää, mutta jossain vaiheessa uskallettava tehdä päätös liittymisestä ja käyttöönotosta
.
Sirpa Taskinen