potilastiedon arkiston toimintamallit 2015
TRANSCRIPT
![Page 1: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/1.jpg)
Potilastiedon arkistoToimintamallit
2015
![Page 2: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/2.jpg)
Kokonaisuuteen kuuluvat asiasisällöt Terveydenhuollon ammattilaisen ja asioijan henkilöllisyyden
varmistaminen Potilaalle soveltuva informointitapa Potilastiedon arkistosta Potilaan suostumukset ja kiellot tietojen luovuttamiseen Puolesta asiointi Potilasasiakirjojen laatiminen ja tallentaminen Ylläpidettävät asiakirjat Potilastiedon arkistossa olevien asiakirjojen käyttö Potilastietojen luovutus Potilastietojen käytön valvonta Rakenteinen kirjaaminen Arkistotoimi ja arkistonhoitajan tehtävät Omakanta
Kansallinen Terveysarkisto 2
![Page 3: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/3.jpg)
Potilastiedon arkiston käytön edellytyksiä
Potilaita on informoitava uusista toimintakäytännöistä Potilastiedot kirjataan samalla tavalla organisaatiosta ja
potilastietojärjestelmästä riippumatta Potilastietojärjestelmiin on rakennettava valmiudet
tietojen arkistointiin, hakemiseen ja luovuttamiseen muiden organisaatioiden käyttöön
Kansalaisten käytössä on Omakanta –palvelu, mitä kautta he voivat katsella omia terveystietojaan ja osallistua aktiivisesti omaan hoitoonsa
Kansallinen Terveysarkisto 3
![Page 4: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/4.jpg)
Terveydenhuollon ammattilaisen ja asiakkaan henkilöllisyyden varmistaminen
Kansallinen Terveysarkisto 4
![Page 5: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/5.jpg)
Terveydenhuollon ammattilaisten käyttäjäroolit ja oikeudet Terveydenhuollon ammattilaisten käyttäjärooleja ja oikeuksia
hallitaan paikallisesti terveydenhuollon organisaatioissa. Potilastiedon arkistoa tai muita Kanta-palveluita käytettäessä
potilastietojärjestelmiin kirjaudutaan terveydenhuollon varmentajan myöntämillä ammatti- tai henkilöstökorteilla
• Varmennepalveluista vastaa VRK: https://eevertti.vrk.fi/ Terveydenhuollon varmenteiden hankkiminen:
rekisteröintipisteet ja ohjeistus https://eevertti.vrk.fi/Default.aspx?id=231
.
Kansallinen Terveysarkisto 5
![Page 6: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/6.jpg)
Varmennekortit Ammattikortit •Terveydenhuollon ja apteekkien ammattihenkilöille•Sidottu ammattioikeuteen – ei työnantajaanHenkilöstökortit Terveydenhuollon ja apteekkien muulle henkilöstölle•Sidottu työnantajaanToimijakortit Muiden kuin terveydenhuollon palveluidenantajien henkilöstölle•Sidottu työnantajaanVarakortit Kadonneen/unohtuneen/hajonneen kortin tilalle•Enintään 3 kuukauden voimassaoloaika (ellei jokin rajoita voimassaoloaikaa myöntöhetkellä)Opiskelijakortit
•Käyttöoikeus tulee kortin mukana
•Käyttöoikeus sidottu VRK:n myöntämään voimassaolevaan varmenteeseen
17.9.2015 OPER 6
![Page 7: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/7.jpg)
Asioijan henkilöllisyyden varmistaminen Terveydenhuollossa pitää aina varmistua asioijan
henkilöllisyydestä Vastaanotolla
joko kuvallisen kortin avulla tai henkilö tunnetaan Puhelinkontaktissa
kysymyksiin saatujen vastausten perusteella Alaikäinen asiakas, jolla ei ole kuvallista korttia tai jota ei tunneta
kysymysten perusteella esim. osoite, vanhemmat, sisarukset ja muut asiat, joiden tiedot löytyvät potilastietojärjestelmästä
Avustajan tuella potilaaksi saapuva asiakas, jolla ei ole kuvallista korttia eikä häntä tunneta potilaan Kela-kortin avulla ja toiselle henkilölle esitettyjen kysymysten perusteella esim. potilaan osoite ja muut asiat, jotka löytyvät potilastietojärjestelmästä
Kansallinen Terveysarkisto 7
![Page 8: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/8.jpg)
Asioijan henkilöllisyyden varmistaminen
Varmistetaan, että katsellaan oikean henkilön tietoja potilastietojärjestelmästä ja Kantasta
Tallennetaan potilaskertomus oikealle henkilölle• Potilas näkee Omakannasta omat kertomusmerkintänsä, ei
toisten henkilöiden tekstejä• Muut organisaatiot näkevät oikean potilaan tiedot
potilastiedon arkiston kautta
Kansallinen Terveysarkisto 8
![Page 9: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/9.jpg)
Potilaan informointi Potilastiedon arkistosta
![Page 10: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/10.jpg)
Potilaan informointi Potilastiedon arkistossa olevien tietojen käyttö ja luovuttaminen edellyttää
potilaan informointia Asiakirjojen arkistointi ei edellytä informointia, eikä potilas voi kieltää arkistointia Informoinnin jälkeen potilas voi antaa suostumuksen tietojen luovuttamiseen tai
tehdä kieltoja Tieto informoinnista merkitään potilastietojärjestelmään, jonka kautta tieto tallentuu
Tiedonhallintapalveluun. Osa järjestelmistä tallentaa myös reseptin informointitiedon
Tiedonhallintapalveluun Tieto on tästä eteenpäin kaikkien Kanta-palveluihin liittyneiden organisaatioiden
tarkistettavissa. Kansalainen voi itse merkitä informaation saaduksi Omakannan kautta. Suositeltavaa on, että potilas informoidaan heti, kun hän asioi terveydenhuollossa
ja havaitaan, ettei informointia ole vielä annettu.
Kansallinen Terveysarkisto 10
![Page 11: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/11.jpg)
Informointitavat Informointi tulee antaa potilaalle henkilökohtaisesti Informointi voidaan antaa ajanvarauksen tai ilmoittautumisen yhteydessä tai
vastaanotto- ja kotikäyntien yhteydessä. Informointi annetaan suullisesti tai kirjallisesti (Informoinnin muistilappu) Potilaalle voidaan antaa kirjallinen esite valtakunnallisesta Potilastiedon arkistosta
tai lähettää se esimerkiksi ajanvarauskirjeen yhteydessä (Kelan esite) Tieto informoinnista kirjataan potilastietojärjestelmään vasta, kun potilas on
paikan päällä ja voidaan todeta hänen vastaanottaneen informoinnin Potilasta voidaan informoida myös puhelimitse tai itsepalvelu-ilmoittautumisen
yhteydessä, jolloin potilas voi tulostaa laitteelta kirjallisen informointimateriaalin. Informointi voidaan antaa myös sähköisen asioinnin yhteydessä liittämällä viestiin
sähköinen esite tai linkki Kanta.fi -sivuilla olevaan esitteeseen Potilaalle annetaan tarvittaessa myös suullinen informaatio Informoinnista ei voi kieltäytyä.
Kansallinen Terveysarkisto 11
![Page 12: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/12.jpg)
Informoinnin sisältö Informoinnin sisältö on Kelan tuottaman kirjallisen esitteen mukainen Potilasta informoidaan valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista,
arkistointipalveluun tallennetuista tiedoista ja niiden käyttömahdollisuuksista sekä mahdollisuudesta rajoittaa tietojen luovutusta
Suomen- ja ruotsinkieliset esitteet tilattavissa osoitteesta [email protected]
(http://www.kanta.fi/materiaalin-tilausohjeet) Muita kieliversioita tulostettavissa Kanta.fi-sivuilta Esim. saame, englanti, venäjä, somali, sorani Linkki Kanta –sivujen opastevideoon:
Informointi, suostumukset ja kiellot (23.6.2014 LSHP)
12
![Page 13: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/13.jpg)
Potilaan suostumukset ja kiellot tietojen luovuttamiseen
![Page 14: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/14.jpg)
Potilaan suostumus tietojen luovuttamiseen Arkistoon tallennetut tiedot ovat rekisterinpitäjän käytettävissä
ilman suostumusta Potilastiedon arkistoon tallennettujen potilastietojen käyttö
toisissa terveydenhuollon toimintayksiköissä edellyttää potilaan suostumusta -> asiakirjan luovutus kyseessä
Suostumus tehdään kirjallisesti terveydenhuollon toimintayksikössä tai kansalainen tekee suostumuksen sähköisesti Omakannan kautta
Voimassa toistaiseksi Suostumuksen voi tehdä tai peruuttaa milloin tahansa Suostumus käsittää kaikki Potilastiedon arkistossa jo olevat ja
myös sinne myöhemmin tallennettavat potilastiedot Kanta-suostumus<-> lääkäriaseman sisäinen suostumus
OPER 1417.9.2015
![Page 15: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/15.jpg)
Tietojen luovutuksen kieltäminen Kansalainen voi rajoittaa potilastietojensa käyttöä kielloilla Kiellon voi tehdä kirjallisesti terveydenhuollon toimintayksikössä tai
sähköisesti Omakannan kautta Kielto voi olla
Toimintayksikkö- eli palvelunantajakohtainen Rekisterikohtainen Palvelutapahtuma (eli käynti- tai osastojakso) -kohtainen
Kiellon voi tehdä tai peruuttaa milloin tahansa Kieltoa tehdessä voi erikseen sallia tietojen käytön hätätilanteissa
Potilasta on informoitava, että kielto koskee myös tilanteita, joissa potilas on äkillisen henkeä uhkaavan sairauden tai loukkaantumisen vuoksi tajuton ja sen vuoksi kykenemätön peruuttamaan tekemänsä kiellon
Omassa organisaatiossa tiedot näkyvät kuten ennenkin kiellosta huolimatta
Kansallinen Terveysarkisto 15
![Page 16: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/16.jpg)
Potilastietojen käyttö hätätilanteissa
Jos potilas on sallinut tietojen käytön hätätilanteissa, Kanta-arkisto luovuttaa myös kielletyt tiedot hätätilahaun perusteella.
Tilanteessa, jossa potilastietojen luovutukseen ei ole potilaan suostumusta tai informointia ei ole voitu antaa, potilastiedot voidaan luovuttaa Kanta-palvelujen kautta hätätilahaun perusteella. Esimerkkeinä mm. tajuttomuus tai tilanteet, joissa potilas ei esimerkiksi kehitysvammaisuuden tai muistisairauden takia kykene päättämään hoidostaan.
Tällöin tietoja voidaan käyttää, jos niitä tarvitaan potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi (potilaslain 13 §:n 3 momentin 3 kohdan tarkoittamat tilanteet).
Kansallinen Terveysarkisto 16
![Page 17: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/17.jpg)
Kirjalliset suostumus- ja kieltolomakkeet
Suostumuslomakemallit löytyvät KELA:n ekstranetista Mikä tahansa Potilastiedon arkistoon liittynyt terveydenhuollon
palvelunantaja voi kirjata suostumuksen ja kiellot Suostumus ja kielto tehdään kirjallisesti
Lomake tulostetaan potilastietojärjestelmästä ja kansalainen allekirjoittaa lomakkeen
Allekirjoitetut lomakkeet arkistoidaan terveydenhuollon toimintayksiköissä, erillään potilaskertomuksesta
Niiden säilytysaika on 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä
Kansallinen Terveysarkisto 17
![Page 18: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/18.jpg)
Informointi sekä suostumuksen ja kiellon tekeminen potilaan puolesta
![Page 19: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/19.jpg)
Alaikäinen potilas Alaikäiselle lapselle kuuluva informointi annetaan huoltajalle tai muulle
lailliselle edustajalle Huoltaja voi antaa lapsen puolesta suostumuksen, mutta ei voi tehdä kieltoja Tieto väestörekisterikeskukseen merkitystä huoltajasta voidaan kirjata
potilastietojärjestelmään Huostaanotto- ja sijoitustilanteissa huoltajuus säilyy vanhemmilla, jollei
muuta ole huoltajuustietoihin merkitty Jos alaikäisen informaatio on annettu huoltajalle tai muulle lailliselle
edustajalle, tulee alaikäinen informoida uudestaan viimeistään tämän täyttäessä 18 vuotta.
Jos alaikäinen potilas arvioidaan kykeneväksi päättämään itse omasta hoidostaan, informaatio annetaan suoraan hänelle
Hoidostaan vastaava alaikäinen voi itse päättää suostumuksen tai kieltojen tekemisestä Tällöin huoltajalla ei ole oikeutta tehdä suostumusta tai peruuttaa kieltoa
Kansallinen Terveysarkisto 19
![Page 20: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/20.jpg)
Potilaan huoltaja tai laillinen edustaja Laillinen edustaja on huoltaja tai potilaan edunvalvoja, jonka tehtäväksi
on määrätty potilaan terveyttä koskevien asioiden hoitaminen Edunvalvojan tehtävän voi osoittaa otteella holhousrekisteristä
Jos potilaalle ei ole edellytyksiä arvioida suostumuksen merkitystä, voi laillinen edustaja antaa suostumuksen Suostumuksen voi antaa vain palvelunantajalle, koska laillisen
edustajan antama suostumus edellyttää, että terveydenhuollon ammattihenkilö arvioi potilaan tilan
Laillinen edustaja ei voi tehdä kieltoa potilaan puolesta eikä perua potilaan antamaa suostumusta
Laillinen edustaja voi peruuttaa potilaan tekemän kiellon, jos sen voidaan arvioida vastaavan potilaan tahtoa
Kansallinen Terveysarkisto 20
![Page 21: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/21.jpg)
Täysi-ikäinen, hoidostaan päättämään kykenemätön ilman laillista edustajaa
Täysi-ikäisen, hoidostaan päättämään kykenemättömän potilaan hoito tulee järjestää tavalla, joka parhaiten vastaa potilaan tahtoa Potilaan tahdon selvittämiseksi tulee kuulla potilaan laillista
edustajaa, lähiomaista tai muuta läheistä (Potilaslaki 6§) Henkilö, joka ei ymmärrä informaation sisältöä eikä suostumuksen
tai kiellon merkitystä, ei voi ottaa informaatiota vastaan tai antaa pätevää suostumusta tai kieltoa Jos laillista edustajaa ei ole, kukaan ei voi antaa suostumusta tai
kieltoa potilaan puolesta Viime kädessä potilaalle voidaan määrätä edunvalvoja
Kansallinen Terveysarkisto 21
![Page 22: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/22.jpg)
Potilasasiakirjojen laatiminen ja tallentaminen Potilastiedon arkistoon
![Page 23: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/23.jpg)
Potilasasiakirjojen laatiminen Potilastietojärjestelmä koostaa käyttäjän tekemistä merkinnöistä asiakirjan
ja tallentaa sen Potilastiedon arkistoon Keskeneräiset merkinnät tulee hyväksyä ennen arkistointia
(myös opiskelijan tekemät merkinnät ja kirjoitetut sanelut) Erillisjärjestelmistä, kuten laboratoriojärjestelmät, asiakirjat voidaan
tallentaa arkistoon suoraan tai potilastietojärjestelmän kautta Lähtökohtaisesti asiakirjojen tallentaminen ei edellytä käyttäjän
toimenpiteitä Asiakirja muodostetaan ja arkistoidaan automaattisesti heti, kun se on
hoitoprosessin kannalta järkevää, esim. osastojakson päättyessä tai käynnin jälkeen
Asiakirjoille voi täydentää tietoa myös jälkeenpäin (esim. myöhemmin valmistuvat laboratoriotulokset)
Kansallinen Terveysarkisto 23
![Page 24: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/24.jpg)
Potilasasiakirjojen laatimisen aikarajat Potilasasiakirja-asetuksessa säädetään aikarajoista, joissa potilasasiakirjat on
laadittava ja toimitettava jatkohoitopaikkaan Merkinnät tulee tehdä viivytyksettä, viimeistään viiden vuorokauden kuluessa
siitä, kun potilas poistuu vastaanotolta tai palvelutapahtuma muutoin päättyy Huom! Sanelujen kirjoittaminen ja merkintöjen hyväksyminen
Lähete tulee toimittaa jatkohoitopaikkaan viivytyksettä, myös kiireettömässä tilanteessa viiden vuorokauden kuluessa siitä, kun tarve lähetteen tekemisen on todettu Käytetään edelleen nykyisiä lähete-palaute-järjestelmiä
Asiakirjat tallennetaan arkistoon niiden valmistuttua Valmiit merkinnät voidaan tallentaa esim. kerran vuorokaudessa Merkinnät voidaan tarvittaessa tallentaa arkistoon välittömästi,
jolloin ne ovat heti käytettävissä potilaan seuraavassa hoitoyksikössä Lähetteiden ja hoitopalautteiden tallentaminen arkistoon tulee ottaa käyttöön
viimeistään vuoden 2017 loppuun mennessä
Kansallinen Terveysarkisto 24
![Page 25: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/25.jpg)
Tilapäisen yksilötunnisteen käyttö Potilastiedon arkistoon tallennetaan potilasasiakirjat myös silloin, kun
potilaalla on tilapäinen henkilötunnus Tietoja voi tallentaa, mutta niitä ei voi luovuttaa toisille organisaatioille Täyttää pitkäaikaisarkistoinnin velvoitteet
Kun henkilö myöhemmin saa virallisen henkilötunnuksen, tieto korjataan asiakirjoille Kun virallinen henkilötunnus kirjataan potilastietojärjestelmään,
tietojärjestelmä päivittää tiedon myös arkistoiduille asiakirjoille Ylläpidettäviä asiakirjoja ei tallenneta tiedonhallintapalveluun tilapäisellä
henkilötunnuksella Informointi-, suostumus- ja kieltoasiakirjat Ylläpidettävä terveys- ja hoitosuunnitelma Tahdonilmaukset
Kansallinen Terveysarkisto 25
![Page 26: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/26.jpg)
Toisen henkilön itsestään kertomien tietojen kirjaaminen ERAS -asiakirjalle
Toisen henkilön itsestään kertomat, arkaluonteiset, potilaan hoitoon liittyvät tiedot on erotettava potilaan tiedoista
Ko. merkinnöistä muodostetaan arkistoon erillinen asiakirja (ERAS) Merkinnöistä tulee käydä ilmi se, ketä henkilöä tiedot koskevat Merkintöjä ei näytetä potilaalle, eikä toiselle henkilölle Omakanta-
palvelussa Tarkastusoikeus tietoihin on sillä (kertojalla), kenen tiedoista on kyse. Tiedot näytetään ammattilaisille potilastietojärjestelmän kautta sen
palvelutapahtuman yhteydessä, jossa tiedot on kirjattu
Kansallinen Terveysarkisto 26
![Page 27: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/27.jpg)
Asiakirjojen viivästäminen Asiakirjat näkyvät kansalaisille Omakannan kautta heti, kun ne on arkistoitu Erityistilanteissa näkymistä Omakannan kautta voidaan viivästää määräaikaisesti tai
pysyvästi Määräaikainen viivästäminen: jos halutaan käydä ensin henkilökohtaisesti
potilaan kanssa läpi esim. vakavan sairauden epäilyyn liittyvät tulokset Pysyvä viivästäminen: merkintöjä ei voida näyttää potilaalle lainkaan, koska ne
voivat vakavasti vaarantaa potilaan terveyttä tai jonkun muun oikeuksia Näyttämättä jättämisen perusteet
Julkisuuslaki 11-12§(mm. tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua taikka lapsen etua tai muuta erittäin tärkeätä yksityistä etua)
Henkilötietolaki 26-28§ (tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille)
Tiettyjä merkintöjä voidaan potilastietojärjestelmissä viivästää automaattisesti, esim. tietyt laboratoriotutkimusten tulokset
Muutoin käyttäjä merkitsee tiedon viivästämisestä manuaalisesti
Kansallinen Terveysarkisto 27
![Page 28: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/28.jpg)
Virheellisten merkintöjen korjaaminen
Jos potilasasiakirjoilla on virheellistä tai tarpeetonta tietoa, on virheelliset tai tarpeettomat tiedot oikaistava, poistettava tai täydennettävä ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta
Korjauksesta vastaa asiakirjan tuottanut palvelunantaja. Korjauksen tekee alkuperäisen merkinnän tehnyt henkilö tai
toimintayksikön terveydenhuollosta vastaava henkilö tai hänen kirjallisesti tehtävään valtuuttamansa henkilö
Potilastietojärjestelmä ja Potilastiedon arkisto huolehtivat teknisesti asiakirjojen versioinnista ja siitä, että käyttäjälle näytetään uusin korjattu versio asiakirjoista
Korjaukset tehdään potilastietojärjestelmään, mistä tieto tallentuu arkistoon Vanha versio siirretään tausta-arkistoon, mistä se on tarvittaessa
arkistonhoitajan haettavissa
Kansallinen Terveysarkisto 28
![Page 29: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/29.jpg)
Ostopalveluissa muodostuvien potilastietojen arkistointi Ostopalveluissa muodostuvat asiakirjat liitetään palvelun järjestäjän
(tilaajan) rekisteriin Arkistointi voidaan toteuttaa eri tavoin
Ostopalvelun tuottaja voi käyttää järjestäjän potilastietojärjestelmää Tuottaja käyttää omaa potilastietojärjestelmäänsä, ja arkistoi
asiakirjat Potilastiedon arkistoon, järjestäjän rekisteriin Tuottaja lähettää asiakirjat järjestäjälle, joka huolehtii arkistoinnista
Toistaiseksi riittää, että tuottaja pystyy erottelemaan asiakirjat tilaajakohtaisiin rekistereihin omassa järjestelmässään
Ostopalveluissa tuotettujen asiakirjojen arkistointi tulee ottaa käyttöön viimeistään vuoden 2017 loppuun mennessä
Kansallinen Terveysarkisto 29
![Page 30: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/30.jpg)
Potilasasiakirjojen käyttö ja luovuttaminen
![Page 31: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/31.jpg)
Potilastiedon arkistossa olevien asiakirjojen käyttö Potilastiedon arkistosta voi hakea oman organisaation (yksi rekisterinpitäjä)
tallentamia asiakirjoja. Potilastiedon arkisto luovuttaa hoitotilanteessa toisen organisaation tallentamat potilasasiakirjat potilaan luvalla.
Asiakirjojen hakeminen arkistosta edellyttää aina hoitosuhdetta tai muuta asiallista yhteyttä potilaaseen Teknisesti hoitosuhde todennetaan potilashallinnon merkintöjen perusteella Jos vain yksi henkilö on käsitellyt potilaan tietoja, tietojen käyttö täytyy
perustella erikseen (ohjelmaan kirjataan erityinen syy tiedon käytölle) Tavoitteena on estää väärinkäytökset ja helpottaa lokivalvontaa - ei estää
tietojen asianmukaista käyttöä Potilastietojärjestelmässä voidaan rajata tiedonhakua esim. aika- tai
näkymärajauksella. Asiakirjojen lisäksi voidaan jatkossa hakea Tiedonhallintapalvelusta
koostetietoja, esim. potilaan diagnoosit tai toimenpiteet.
Kansallinen Terveysarkisto 31
![Page 32: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/32.jpg)
Erityissuojatut tiedot Erityissuojattuja merkintöjä ovat potilasasiakirja-asetuksen
(298/2009) 4 §:n mukaan psykiatrian ja perinnöllisyyslääketieteen päivittäis- ja yhteenvetomerkinnät
Erityissuojattujen tietojen käyttö vaatii tietojen käyttäjältä erillisen vahvistuksen ennen tietojen käyttöä
Suojaus ei koske tietoja lääkityksestä ja kriittisistä riskeistä Erityissuojakseen valmistellaan muutosta Seksuaaliterapia tulossa erityissuojauksen piiriin
Kansallinen Terveysarkisto 32
![Page 33: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/33.jpg)
Potilasasiakirjojen luovuttaminen potilaalle, viranomaisille ja muille tahoille
Kukin toimintayksikkö luovuttaa vain omaan rekisteriinsä kuuluvia asiakirjoja
Luovutuksesta tehdään luovutusilmoitus (LILM) potilastietojärjestelmään tai manuaalisesti
Jos luovutus tapahtuu sähköisesti esim. aluetietojärjestelmän kautta, potilastietojärjestelmä muodostaa luovutusilmoituksen automaattisesti
Jos luovutus tapahtuu paperilla, tulee luovuttavan henkilön tehdä manuaalinen luovutusilmoitus ja kirjata tieto potilastieto-järjestelmään, jolloin tieto välittyy potilastiedon arkistoon
Kun potilas käsittelee omia potilasasiakirjojaan Omakannan kautta, tästä ei tallennu luovutusilmoitusta arkistoon
Kansallinen Terveysarkisto 33
![Page 34: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/34.jpg)
Lokivalvonta Organisaation omien tietojen ja Potilastietojen arkistosta luovutettujen
tietojen käyttöä seurataan lokivalvonnan avulla terveydenhuollon organisaatioissa
Erityisesti seurattavia ovat:• hätätilahakujen käyttö, • erityiseen syyhyn perustuva asiakirjojen käyttö • erityissuojattujen tietojen käyttö
Tietojen luovutuksista Potilastiedon arkistosta muodostuu erillinen luovutusloki
Jos väärinkäytöksiä havaitaan, niistä tulisi ilmoittaa sekä potilaalle että niille rekisterinpitäjille, joiden rekisteriin kuuluvia potilastietoja on käytetty väärin
Kelalla on keskeinen rooli arkiston lokivalvonnassa
Kansallinen Terveysarkisto 34
![Page 35: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052405/5871a79b1a28abda6a8b4cbb/html5/thumbnails/35.jpg)
Potilastiedon käyttöä valvovat
Kela ylläpitää Potilastiedon arkiston luovutuslokeja
Terveydenhuollon toimintayksikkö vastaa säännöllisestä luovutus- ja käyttölokien seurannasta
Potilaalla on mahdollisuus Seurata omien terveystietojensa käyttöä Omakanta –palvelun
luovutuslokien kautta (toimintayksikkötaso) ottaa yhteyttä siihen terveydenhuollon toimintayksikköön, johon
hänen tietojaan on luovutettu ja pyytää tarvittaessa tarkemmat lokitiedot potilastietojensa käytöstä (resurssitaso)
Kansallinen Terveysarkisto 35