tessi - archivage électronique de documents: le bon compromis
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CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
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Archivage électronique des documents : le bon compromis
Mercredi 21 mars 2012Emmanuelle Ertel, Directeur Tessi GED
Franck Joseph, Responsable Partenariat, DIGIPOSTE
Présentée par Alain Borghesi, vice-président FNTC,
PDG Cecurity.com
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L’archivage électronique des documents : le contexte
• L’archivage est une obligation et une nécessité pour l’entreprise :
• Obligation au regard de la loi, règlements et directives qui constituent le cadre
dans lequel opère l’entreprise : code du commerce, des impôts, du travail…
• Nécessité de se protéger en réduisant ses risques et préserver le patrimoine de
l’entreprise : technique, commercial, informationnel au sens large (Guide de l’archivage électronique et
CFE – FNTC)
• Archiver c’est donc conserver (des informations, des documents, des
objets…) dans le but de les retrouver pour des raisons identifiées, sur des
durées définies.
• L’archivage électronique une ouverture pour le particulier :
• Bulletin de paye électronique, CFE individuel
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L’archivage électronique des documents : le bon périmètre� Gestion Electronique de Documents :
� Documents vivants à destination d’un SAE ou non
• Acquisition des données (dématérialisation,
• Classement des documents
• Stockage des documents
• Diffusion des documents
� Système d’Archivage Electronique : Z42-013 / ISO 14 641-1
� Recevoir, conserver, communiquer et restituer des archives électroniques
• Intégrité
• Pérennité
• Traçabilité
� Coffre Fort Electronique :
• Dispositif permettant d’assurer la valeur probatoire d’un document
� Signature électronique : procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache
� Constitution de preuve : empreinte, traçabilité des actions
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Cadre réglementaireCode civil : art 1316-2 Lorsque la Loi n’a pas fixé d’autres principes, et défaut de convention valable entre les parties, le juge règle les conflits de preuve littérale en
déterminant par tout moyen le titre le plus vraisemblable, quel que soit son support
Loi n°2000-230 du 13 Mars 2000 : Le droit de la preuve intègre le vecteur électronique Toute preuve est admissible par principePrincipe dit de neutralité et de non discrimination par rapport au support « … sous réserve (…) qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité » (art. 1316-1 C Civ.)
Art.1 Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives revue en 2008 : l’ensemble des actions, outils et méthodes mises en œuvres pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter
Politique d’archivageDéfinir la politique d’archivage : Type de document, Règles de conservation (durée de rétention, droit à l’oubli, format de stockage), organisation
Définir les formats : PDF/A; Tiff; JPEG – JPEG2000, MPEG, MP3, XML
Cahier des charges – Spécifications fonctionnelles
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L’archivage électronique des documents : les flux
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L’archivage électronique des documents : la bonne solution
CAPTURE & EMISSION DES FLUX MULTI-CANAUX
CIRCULATION & CONSULTATION STOCKAGE DES DONNEES
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Contextesocial
Contexte juridique
et réglementaire
Contexte économique
Les échanges électroniques sont de plus en plus au cœur de la vie desfrançais
Une politique proactive de l’État pour le développement de l’économienumérique
− Évolution et application du cadre législatif� Loi de finance définissant le régime des factures électroniques et le recours au dispositif de signature
électronique .� Loi pour la confiance dans l’économie numérique relative à la validité des actes juridiques conclus sous forme
électronique− Multiplication des initiatives de l’État en matière d’administration électronique : Télé procédures,
dématérialisation des marchés publics, monservicepublic.fr− Mise en place d’un cadre normatif auquel se conformer (Label FNTC-TA ; Norme NF Z 42-013; Norme ISO
15489)− Modification du code de travail en mai 2009 autorisant la remise des bulletins de paie sous format
électronique
Une conjoncture économique favorisant la rationalisation des coûts
Un contexte socio-économique et juridique favorable à la dématérialisation
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Facturiers
Employeurs
Banques Assurances
Service Public
Grande Distribution
Un marché de la dématérialisation centré sur les émetteurs, ce qui limite l’adhésion des particuliers
Une offre existante fragmentée
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La Poste innove en lançant Digiposte
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Une offre sans équivalent pour les particuliers et les entreprises
Simplicité
Tranquillité
Maîtrise
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L’archivage électronique des documents :
Le bon compromis ?
Un système évolutif
B to B et B to C!