+

L’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE

Sauf mention contraire, le contenu de ce document est mis à disposition par Vanessa Gendrin sous licence Creative Commons

+

Éléments de contexte

2

+Pourquoi archiver ?

Agir

Se défendre

Se développer/s’enraciner

3

+Qu’est-ce qu’archiver ?

lssu du grec arkhè : le pouvoir

les arkheïa sont les actes du pouvoir

il décrit le processus par lequel on identifie un document comme étant suffisamment important pour être classé et conservé soigneusement dans le but de pouvoir le retrouver pendant la durée nécessaire

Archiver est un geste de sélection du document dès le moment de sa validation

4

+Pourquoi c’est important ?

5

+ de risques

Inflation documentaire

Abandon des bons usages

Société contentieus

e

Support numérique

fragile

+Maîtrise vs négligence de l’archivage

Gagner du temps

Justifier ses droits

Constitution d’un capital informationnel

Sécurité Efficacité Vision long terme

Perdre du temps

Ne pas prouver sa bonne foi

Perdre la mémoire

Coûts cachés Risques sur l’avenir Mauvaise image

6

+

Les obligations légales

7

+Le code du patrimoine

Art. L211-2 : La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche.

Art. L214-3 : la destruction d’archives publiques même par fait de négligence est passible de 15000 à 45000 euros d’amende et d’1 à 3 ans de prison

8

+Le code pénal

Art. 433-4 : Le fait de détruire, détourner ou soustraire un acte ou un titre, ou des fonds publics ou privés, ou des effets, pièces ou titres en tenant lieu ou tout autre objet, qui ont été remis, en raison de ses fonctions, à une personne dépositaire de l'autorité publique ou chargée d'une mission de service public, à un comptable public, à un dépositaire public ou à l'un de ses subordonnés, est puni de sept ans d'emprisonnement et de 100000 euros d'amende. La tentative du délit prévu à l'alinéa précédent est punie des mêmes peines. 

9

+Le code civil : la preuve numérique Art. 1316-1 : l’écrit sous forme électronique est admis

en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que : puisse être dûment identifiée la personne dont il émane

et Qu’il soit établit et conservé dans des conditions à nature à

en garantir l’intégrité

10

+Le code civil : la copie numérique

Art. 1348 du code civil : « Les règles ci-dessus [production d’une preuve écrite] reçoivent aussi exception lorsqu'une partie ou le dépositaire n'a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction non seulement fidèle mais aussi durable. »

La fidélité ne réside pas dans une reproduction à l’identique mais dans la trace irréversible du lien entre les deux parties. La fidélité passe par la traçabilité entre un document et son double ou sa copie.

« L’original est mort, vive la trace numérique » (Me Isabelle Renard)

11

+Loi n°78-17 : données personnelles Art. 6 :

1) les données sont collectées et traitées de manière loyal et licite […].

2) Elles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes […] et ne sont pas traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités

5) elles sont conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée qui n’excède par la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées

12

+Code pénal : données personnelles Art. 226-20 - Le fait de conserver des données à

caractère personnel au-delà de la durée prévue par la loi ou le règlement, par la demande d'autorisation ou d'avis, ou par la déclaration préalable adressée à la Commission nationale de l'informatique et des libertés, est puni de cinq ans d'emprisonnement et de 300 000 Euros d'amende, sauf si cette conservation est effectuée à des fins historiques, statistiques ou scientifiques dans les conditions prévues par la loi.

13

+

Concepts et principes fondamentaux de l’archivage électronique

14

+ Document numérique et dématérialisation

La dématérialisation donne lieu à : Un document numérique natif : les étapes d’élaboration du

document ont été transposées dans des outils informatiques sans passer par la formalisation classique

La copie numérique d’un original papier suite à une opération de numérisation

15

+

Sauvegarde : copie de données pouvant servir à la restauration de données originales au cas où celles-ci sont perdues (suppressions accidentelles, corruptions de fichiers, problème technique)

Archivage : conservation dans le but de retrouver pour des raisons identifiées sur des durées définies. L’archivage numérique maintient la valeur juridique des documents. Les contenus électroniques sont figés.

16

Sauvegarde vs archivage

+Le document numérique (1)

N’est pas visible à l’œil nu

Données constituées d’une suite de 0 et de 1 (bits) indépendantes des objets permettant son interprétation

Le document numérique est vulnérable et demande un dispositif de lecture complexe : support de stockage ordinateur système d’exploitation 1 ou plusieurs logiciels

17

+

Avantages Inconvénients

Possibilités de partage infinies(duplication remplacée par partage de l’accès)

Tributaire d’un équipement complexe

Gain de place Problème de garantie de l’originalité de l’information (dissociation contenu/support)

Facilité d’accès et de recherche Le coût ?

Le document numérique (2)18

+Le document numérique (3)

2 catégories (Moreq2) : Les documents structurés contiennent des données saisies

dans une base de données, organisées avant tout pour une utilisation par des applications informatiques Applications métiers de comptabilité, de ressources

humaines, de clients, de patients Les documents non structurés contiennent des informations

dans une forme destinée avant tout à des utilisateurs humains Mails, notes, fichiers textes, images, images scannées,

fichiers audio ou vidéo

19

+Le document numérique engageant (1) Traduction du terme anglais « record »

Expression qui permet de différencier le document qui doit être archivé : des documents de travail de la documentation extérieure

L’adjectif engageant rassemble 3 idées : L’engagement juridique envers les tiers L’engagement moral (RSE, service public) L’engagement interne « envers le métier »

20

+ Le document numérique engageant (2) Doit avoir les qualités suivantes (ISO 15489) :

Tracer une action ou justifier un droit Être authentique

le document peut prouver qu’il est bien ce qu’il prétend être, qu’il a bien été créée ou envoyé par la personne qui l’a crée ou envoyé et qu’il a bien été créée ou envoyé à la date indiquée

Être intègre le document est complet, non altéré et protégé contre

tout modification non autorisée. On par aussi d’inviolabilité.

Etre fiable le document archivé est bien la représentation complète

et fidèle de l’opération dont il atteste et on peut s’y fier dans le cadre d’opérations futures

Être exploitable : le document peut être localisé, repéré, conservé et

interprété

21

+Le document numérique engageant (3) Se traduit par les caractéristiques formelles suivantes :

Original ou double Achevé (voir à ce propos la n°

78-753 du 17 juillet 1978) Validé ; plusieurs formes possibles :

signature électronique visa diffusion ou publication enregistrement dans un système par une personne

habilitée selon une procédure établie Figé Autonome ou avec ses pièces justificatives

22

+Le cycle de vie du document engageant

23

Simple docume

nt Document

engageant

Document

engageant

Sous contrôle de l’utilisateur

Sous contrôle de l’organisme

Original achevé,

validé, daté; figé qui a valeur de

preuve ou de traçabilité

validation

Archivage

Simple docume

nt

Simple docume

nt

Simple docume

nt

Simple docume

nt

Simple docume

ntSimple

document

Document

engageant

Document

engageant

24

création validation/capture migration date de fin de conservation

Le document est créé

Le document est conservé

Le cycle de vie du document numériqueLe

document est validé

Il est figé, capturé et

archivé

Il devient engageant

Le document devient archive historique

Le document est détruit

SAE

+L’interopérabilité

Compatibilité des systèmes informatiques (et de ce qu’ils produisent) entre eux.

Est créée par la normalisation qui fixe a priori les caractéristiques techniques : rôle du RGI (référentiel général d’interopérabilité)

N’est utile que pour des données qualifiées, dont la conservation est pertinente

25

A B C

Celui qui a produit Celui qui stocke Celui qui utilise

+La durabilité du support

Dépend : Du support lui-même :

La technologie utilisée (magnétique, optique, magnéto-optique)

Qualité de la fabrication, Qualité de l’enregistrement, Qualité de l’équipement utilisé pour l’enregistrement

De sa fréquence d’utilisation et de manipulation De ses conditions d’entreposage : température, humidité,

propreté

26

+ La durabilité du support

De l’obsolescence

technologique

27

© BANAT-BERGER, DUPLOUY, HUC - 2009

+ Conditions pour assurer la durabilité du support

Supports candidats : Stabilité intrinsèque du support (inertie chimique et

physique) et robustesse (résistance aux agressions) Large diffusion de la technologie reposant sur des normes

publiques Existence d’outils de contrôle du support Simplicité des opérations de recopie Protection contre l’effacement accidentel Chemin d’accès aux données protégées

Conditions environnementales

Contrôle périodique

28

+Les formats

Volet technique du RGI recommande certains choix

Quelques formats ouverts à privilégier : Texte : PDF (ISO 32000-1:2008), PDF-A (ISO 19005-1),

ODF (ISO 26300) Image : TIFF, JPEG (ISO/IEC 10918-1) et JPEG 2000 devenu

(ISO/IEC-15444), PNG (standard W3C, ISO/IEC 15948:2003 Vidéo : MPEG (ISO), plusieurs versions Sonore : plusieurs formats ouverts (MP3, OGG, Wave)

29

+Pérennisation = migration

Pérenniser des données avec des techniques et des supports qui évoluent très rapidement : Durée de vie d’un support : 10 ans Durée de vie d’un format : 3 à 5 ans

Les techniques de migrations sont définis dans OAIS (Moreq renvoie aussi à OAIS) : Changement de support : d’un CD vers un autre, d’une baie

de disque à une autre Changement de format : du PDF vers le PDF(A)

30

+

L’authenticité numérique

31

+Les moyens d’authenticité numérique

32

Objectif à atteindre Doute posé avec le numérique

Solutions pour y faire face

Le document peut prouver qu’il est bien ce qu’il prétend être par des éléments de date et d’auteur

Il contient des éléments de forme suffisants pour que pleine foi lui soit reconnue

L’information numérique est plus malléable et inspire la méfiance

- solution organisationnelle : retour aux « bonnes pratiques administratives »

- solution technique : signature électronique

+La solution organisationnelle implique la (re)mise en place de formalisme dans la

rédaction, l’enregistrement et le circuit des documents

Impose à l’utilisateur d’avoir une posture « d’entreprise » plus responsable

consiste à attribuer aux documents numériques les marques d’authenticité qu’ils méritent lors de leur production et leur validation : Noms des personnes participants à la production des documents :

auteur, producteur, destinataire Nom de l’affaire Heure et date de création, réception, enregistrement, archivage,

transfert, migration…) identifiant d’enregistrement et d’archivage indication des pièces jointes

33

+La signature électronique (1)

procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel il s’attache : horodatage : scellement cryptographique (=cachet de

cire) signature avec certificat électronique :

Clé privée : secrète, seulement connue du signataire Clé publique : aussi appelé certificat électronique ; contient

les renseignements qui permettent de vérifier les liens entre le signataire et sa clé publique = passeport électronique Contient : le nom, l’adresse mail, la clé publique, la date

d’expiration du certificat, le numéro de série du certificat, le nom de l’autorité de certification, la signature de l’autorité de certification

34

+La signature électronique (2)

Horodatage : pour des documents à faible risque de contentieux ou de

contestation (ex : mails) vous apportez la preuve de la fiabilité du système

Avec certificat électronique : pour les contrats dont les risques de contestations sont

élevés ou portant sur de forts enjeux la partie adverse doit apporter la preuve que votre système

n’est pas fiable

Prestataires adhérents à la Fédération nationale des tiers de confiance

35

+

L’intégrité numérique

36

+L’intégrité numérique

Caractère complet et non altéré d’un document

Un document est intègre quand il est possible de prouver que : Il n’a subit aucun ajout, ni retrait Il n’a été l’objet d’aucune modification accidentelle ou

intentionnelle depuis sa validation

L’intégrité permet de garantir l’authenticité du document tout au long de son cycle de vie

37

+Les moyens d’intégrité numérique

« Conserver la représentation figée d’une action donnée »

Le contenu à conserver de manière intègre comprend : Le contenu Les informations sur la structure et le contexte du

document : métadonnées

Ce n’est pas l’original qui est conservé mais la copie numérique du document de référence dont on peut prouver l’authenticité et l’intégrité par des éléments de traçabilité (voir les études d’Isabelle Renard)

38

+Les moyens d’intégrité numérique

39

Objectif à atteindre Doute posé avec le numérique

Solutions pour y faire face

Les données envoyées, reçues ou stockées sont complètes et n’ont pas été modifiées

L’information numérique est plus malléable et inspire la méfiance

- enregistrement des données dans des formats non modifiables- stockage dans un espace numérique sécurisé

+

Méthode pour l’archivage électronique

40

+Un projet : deux questions fondamentales

Risque et savoir Technique et coût

Source : © Marie-Anne Chabin pour CNAM, 2010

J’archive quoi ? Je conserve comment ?

Tout ce qui mérite de l’être

Sécurité : pas de modification dans le temps

Seulement ce qui doit l’être

Pérennité : aussi longtemps que nécessaire

Efficacité : accès et maîrise des coûts

…puis…

+Un projet : un processus de livrables

42

+La politique d’archivage

Ensemble de principes généraux : indique la ligne de conduite adoptée par l’organisme dans son secteur Qui guident l’action ou la réflexion dans la gestion de ses

activités et concourent à la réalisation des objectifs fixés

Son contenu fixe : Les objectifs : respect des obligations légales,

responsabilité financière ou morale, constitution d’un capital informationnel,…

Les documents concernés et leurs supports Les exigences de conservation, de destruction et d’accès Les acteurs concernés et leurs obligations respectives :

l’utilisateur, le responsable de l’archivage, les responsables du contenu, le responsable de la conservation, les prestataires

43

+Le référentiel de conservation (1) Document prescriptif qui FIXE les documents

engageants et leurs durées de conservation en fonction :

de risques de perte d’information des besoins d’utiliser l’information

Leur liste est structurée selon un plan de classement par activités

les acteurs de l’archivage, les supports et les accès sont désignés

Le référentiel concerne TOUS les supports

44

+Le référentiel de conservation (2)

Exigences de Moreq2 5.1.10 – Le SAE doit s’assurer que toute série, tout

dossier, sous-dossier et volume a au moins une règle de conservation

5.1.19 – Chaque règles de conservation/destruction doit inclure : Une durée de conservation et un événement déclencheur

ou une date de sort final 5.1.20 – Chaque règle de conservation doit inclure :

un sort final et une motivation 5.1.21 – Chaque règle de conservation devrait inclure

: une description et une référence

45

+ Le référentiel de conservation (3)

46

+

Le plan de classement

47

+Plan de classement par activités (1) Organisation structurée et hiérarchique d’un ensemble

de concepts ou d’objets.

Outil intellectuel qui permet aux documents et dossiers de trouver logiquement leur place les uns par rapport aux autres :

On regroupe dans une même classe des documents ayants des caractéristiques communes comme un contexte de production ou une thématique similaire

On fait hériter aux niveaux secondaires les caractéristiques du premier niveau de titre

48

+Plan de classement par activités (2) Classement par activité : arborescence de verbe

d’actions/processus d’activité Activité = secteur d’activité, métiers

Sous-activité : nature de l’engagement, droit applicable Tâches = étapes de la procédure

Ne suit pas l’organigramme car l’activité demeure par l’organigramme

Commun à l’ensemble des supports

Commun à l’ensemble de l’entité : démarche portée par l’entreprise ou l’institution

Permet de créer un code de classement = identifiant

49

+Plan de classement par activités (3)

Attribuer une codification (identifiant) à l’arborescence A. Ressources humaines

A1. Recruter A1.01 : dossier de recrutement par nom de personne

A2. Payer A2-01 : bulletins de salaires A2-02 : journaux de paie

A3. Verser des droits sociaux A3-01: relevés DAS

50

+ Le classement des dossiers numériques

Concevoir des modèles

Veiller à insérer des logos de petite taille

Tous document engageant numérique doit être conservé sous format pdf

Rédiger une charte de nommage des fichiers : style télégraphique, normalisation des dates, liste prédéfinie des formes abrégées

Réserver un espace numérique sécurisé pour la conservation des documents engageants

+Les durées de conservation

52

+Les durées de conservation (1)

Nécessitent l’analyse par le risque ou le besoin métier de la valeur des documents

Elles traduisent : Le délai de prescription des actions tracées La durée de vie d’un objet ou d’un bâtiment Le besoin spécifique des métiers L’addition de plusieurs durées Une durée applicable

53

+Les durées de conservation (2)

Elles on toujours Un motif Un point de départ Un sort final : destruction ou archivage historique

54

+ Principaux délais légaux Les durées obligatoires :

la conservation permanente pour les documents publics considérés comme archives historiques – livre II du code du patrimoine

20 ans pour les dossiers médicaux – article R1112-7 du code de la santé publique

10 ans pour les documents de la comptabilité - article L123-22 du code du commerce + art.131-2 du code des juridictions financières

5 ans pour les bulletins de paie - Article L3243-4 du code du travail

Durées nécessaires aux finalités pour les données personnelles numériques : loi Informatique et libertés

Les délais de prescription : 30 ans pour les dommages environnementaux, article L152-1 du code de

l’environnement et la prescription immobilière – article 2272 du code civil

10 ans pour les crimes : article 7 du code de procédure pénale, les événements ayant entraînés des dommages corporels – article 2226 du code civil et les défauts sur la construction d’ouvrage – article 1792 du code civil

6 ans pour  la prescription fiscale (pouvant aller jusqu’à 6 ans) – article L169 du livre des procédures fiscales

5 ans pour les actions commerciales - article L110-4 du code du commerce, les actions personnelles et mobilières  - article 2224 du code civil

3 ans pour les délits - article 8 du code de procédure pénale

55

+

Les normes

56

+Les normes de l’archivage électronique

Maîtrise de l’archivage (records management)

Conservation numérique(digital preservation)

ISO 15489 sur le records management

ISO 23081 sur les métadonnées

ISO 26122 sur les processus

ISO 14721 (OAIS) : modèle de référence pour un système ouvert d’archivage d’information

Moreq 2 : exigences types de l’archivage

Z 42-013 : conception et exploitation de systèmes informatique pr assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés

ICA Req sur : exigences fonctionnelles de l’archivage

Standard d’échange SEDA

57

Source : © Marie-Anne Chabin pour CNAM, 2010

+Les normes organisationnelles

58

+ISO 15489

Mère des normes managériales

Objectifs : définir les documents à créer et archiver ainsi que les

informations sur ces documents et leur cycle de vie définir les règles et les modes opératoires pour leur

organisation et leur conservation contrôler et auditer les règles et les procédures

Démarche d’archivage par l’analyse des risques

Permet de se poser les bonnes questions en terme de management de l’archivage

Définit des outils méthodologiques et des procédures

59

+ISO 15489

60

© Norme ISO 15489

+Moreq 2 (1)

Exigence type pour la maîtrise de l’archivage électronique

Recommandationspour les organismes qui veulent se doter d’un SAE

Synthèse entre les concepts archivistiques au sens du RM et les concepts techniques de la conservation physique

L’archivage est compris dans le sens du records management : Quels documents et pourquoi (valeur) ?

Qualité des documents archivés

Règles d’archivage : plan de classement, règles de conservation/destruction, métadonnées

Ne traite pas des archives historiques

61

+Moreq 2 (2)

Plan des spécifications de Moreq :

1. Introduction

2. Concepts-clés

3. Plan de classement

4. Contrôle et sécurité

5. Conservation/destruction

6. Capture/déclaration

7. Identification

8. Recherche/restitution

9. Administration

10. Options

11. Exigences non fonctionnelles

12. Métadonnées + annexe 9 : modèle de métadonnées

13. Modèle de référence

62

+Moreq 2 (3)

Spécifications d’un SAE pour les données non structurées : Accepte des formats variés : fichiers texte, mail, image N’accepte pas ce qu’il ne peut gérer ou conserver dans le

temps Produits par des auteurs différents, internes ou externes Pas de restriction de volume Durées de conservation de 1 à 100 ans

63

+Moreq 2 (4)

Suit les principes de ISO 15489 : Les documents à archiver doivent être définis en amont Les documents doivent être authentiques, intègres, fiables

et exploitables dans un plan de classement hiérarchique par activités Les durées de conservation doivent être motivées et avoir

un point de départ Tout document archivé dans le SAE doit avoir une règles de

conservation

64

+Moreq 2 (5)

La capture est l’action de : 1. enregistrer 2. classer 3. ajouter des métadonnées 4. fixer le contenu

tous les documents à archiver

La capture est automatisée ou manuelle (déclaration)

65

+ICA-Req

3 modules : 1 : Contexte et déclaration de principes 2 : recommandations et exigences fonctionnelles pour les

systèmes d’archivage électronique = petit Moreq 3 : recommandations et exigences fonctionnelles pour les

applications métiers

66

+ICA-Req : module 1

Contexte et déclaration de principes Importance de disposer d’un bon logiciel d’archivage

Les nouvelles technologies prennent rarement en compte les exigence d’archivage

Les utilisateurs sont trop souvent « laisser libres » de créer, conserver, diffuser ou détruire des données qui possèdent une valeur engageante pour l’organisme

12 principes de base, facteurs de succès, risques, bénéfices

67

+ICA-Req : module 2

275 exigences classées ainsi : Capture Identification et classement Contrôle Conservation/destruction Recherche/restitution administration

68

+ICA-Req : module 3

Identifie un minimum de fonctionnalités d’archivage à

introduire dans les systèmes métier. les applications métiers sont dotées de toutes les

fonctionnalités d’archivage les documents sont archivés et conservés dans les

applications métiers mais le système d’archivage contrôle la gestion par le biais des métadonnées ;

les documents à archiver sont exportés, avec leurs métadonnées, dans le système d’archivage qui les gèrent

69

+ICA-Req : module 3

Exigences regroupées en 4 chapitres 1. exigences de validation : métadonnées, gestion des

dossiers électroniques (agrégats), classement des documents

2. exigence du cycle de vie et de la conservation des documents archivés

3. exigences d’import, d’export et d’interopérabilité 4. règles de conservation et de destruction : contraintes

réglementaires, révision, destruction, métadonnées correspondantes

70

+Les normes de conservation physique

71

+OAIS : pérennisation (1)

Open Archive Information System

Cadre conceptuel de la préservation numérique à long terme (origine : aérospatial)

Modèle abstrait qui ne fournit pas de solution de mise en œuvre

Permet d’offrir: une terminologie commune Une liste de question à se poser Une liste d’activité à se poser Un guide pour orienter la réflexion sur ce qu’il faut faire mais pas

comment le faire

Un préalable : bien identifier ce que l’on veut conserver

OAIS prend le relais de Moreq sur la pérennisation à long terme

72

+OAIS : pérennisation (2)

il ne donne pas de formats, schémas, règles ou techniques pour préserver les documents numériques

il ne décrit pas les applications informatiques et techniques à mettre en œuvre, ni logicielles, ni matérielles

il ne donne pas de méthodologie concrète de réalisation d’un tel système

73

+OAIS : pérennisation (3)

L’information constitue des paquets selon qu’on le verse, qu’on le conserve ou qu’on le communique : Paquet d’informations à verser (SIP) livré par le producteur

à « l’archive » pour la constitution des paquets d’information archivés

Paquet d’informations archivé (AIP) : contenu de l’information + l’information pour la pérennisation conservé par « l’archive »

Paquet d’informations diffusé (DIP) : paquet transformé par « l’archive » pour faciliter la consultation

74

+OAIS : pérennisation (4)

Le fonctionnement de l’archive en entités (rôles et fonctions) qui fonctionnent par flux : l’administration : pilote le système les entrées : reçoivent les paquets d'information à verser et

les transmettent au stockage le stockage : stocke et sauvegarde les paquets d'information

archivés la gestion des données : met à disposition toutes les

informations utiles au fonctionnement de l'archive la planification de la pérennisation : assure une veille

technologique et propose les évolutions et les stratégies pour prévenir l'obsolescence ;

l’accès : communique les paquets d'information diffusés aux utilisateurs.

75

+OAIS : pérennisation (5)

76

© Norme OAIS

+OAIS : pérennisation (6)

La norme PAIMAS (Producer-Archive Interface methodologie Abstract Standard) : méthodologie de versement Préparer et conduire dans les meilleurs conditions les

transferts d’objets numériques entre le producteur et « l’archive »

4 phases : Phase préliminaire : préparation du versement Phase de définition formelle : définition du protocole de

versement Phase de transfert : Phase de validation

77

+Z42-013 : conservation sécurisée

Spécification relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés

Objectif principal : l’intégrité

Norme d’organisation de la technique

Ne permet pas de définir des règles (pas de management)

78

+Z42-013 : conservation sécurisée

4 niveaux d’exigences (PIST) : Pérennité : utilisation de formats ouverts, normalisés et

standardisés, facilitant les nécessaires migrations Intégrité : sécurisation des processus de stockage et de

destruction Sécurité : duplication des données, processus

d’authentification, chiffrement Traçabilité : horodatage, tenue d’un dossier technique,

journal du cycle de vie des archives (relations entre un déposant et le SA, journal des événements (traçabilité des opérations réalisées par le système

79

+Z42-013 : conservation sécurisée

Sécurisation : 3 niveaux (standard, renforcé et avancé)

Description de procédures relatives à la conservation des supports non réinscriptibles et réinscriptibles

Possibilité d’horodatage soit interne, soit avec un tiers horodateur

Dernier chapitre consacré aux tiers archiveurs et à leurs obligations

80

+Les métadonnées pour l’archivage

81

+Les métadonnées

Données auxilliaires des données qui permettent de comprendre ou de gérer les documents

Les métadonnées sont soumises au même défi de pérennisation que les données

Il existe plusieurs modèles de métadonnées : Modèle de référence : Dublin Core (1995)

Contenu : titre, description, sujet, source, couverture, type, relation

Propriété intellectuelle : créateur, contributeur, éditeur, droits

Version : date, format, identifiant, langue

82

+Les métadonnées d’archivage

ISO 15489 : données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps

Circulaire 2 nov. 2001 : ensemble des informations renseignant la structure d’un groupe de données ; elles exercent la fonction de médiateur entre l’utilisateur et l’information qu’il recherche ; elles permettent également de définir les caractéristiques d’évolution dans le temps

La saisie des métadonnée peut se faire par automatisation mais il est nécessaire d’y réfléchir avant

83

+La constitution des métadonnées

84

1 2 3

utilisateuradministrate

urSAE

Source : © Marie-Anne Chabin pour CNAM, 2010

+Les modèles de métadonnées d’archivage (1)

Plusieurs approches pour organiser les métadonnées : ISO 23083 : recommande de structurer les

métadonnées en 5 classes : Le document archivé proprement dit (forme et contenu Les contexte de création et les contraintes associées Les acteurs Le processus métiers qui encadre la création (accès et

classement) Les processus d’archivage (records management) Chaque classe comporte des métadonnées

d’identification, de description, de relation et de gestion du cycle de vie)

85

+Les modèles de métadonnées d’archivage (2)

Moreq2 : liste spécifique de métadonnées selon granularité de

l’information = notion d’héritage Plan de classement Séries du plan de classement Dossier au sein d’une série Document au sein d’un dossier Extraits de documents

Moreq2 gère aussi l’unité physique pour les dossiers mixtes

86

+Les modèles de métadonnées d’archivage (3)

Standard d’échange DGME-DAF S’inspire d’OAIS et de la DTD-EAD Vise à faciliter l’interopérabilité entre les système

d’information Fournit un modèle pour les transactions pouvant intervenir :

transfert, communication, destruction…

87

+Bibliographie

CHABIN, Marie-Anne. Le nouveau glossaire de l’archivage. 2010. Disponible en ligne

CHABIN, Marie-Anne. Sérendipité et autres curiosités. ELP, 2013. Disponible en ligne

BANAT-BERGER, Françoise, DUPLOUY, Laurent, HUC, Claude. L’archivage numérique à long terme : les débuts de la maturité. Paris : La Documentation française, 2009

HUC, Claude. Préserver son patrimoine numérique. Paris : Eyrolles, 2011

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+Vidéos sur des SAE d’initiative publique

Le CDG 60 : http://www.dailymotion.com/video/xz7a7z_emmanuel-vive-interroge-sur-le-systeme-d-archivage-electronique-du-cdg60_news

M@rine : https://www.youtube.com/watch?v=iaIpIUvs7ts

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