Управление графиками работы и учет рабочего времени «полевых» сотрудников

Предпосылки

В вашей компании работает большое количество территориально-распределенных сотрудников?

Ваши сотрудники работают по разным графикам работы? Необходимо вносить изменения и корректировки в графики? Ваши сотрудники представляют различные продукты или

услуги, проходят разные тренинги, которые назначаются разными тренерами в разное время и это их необходимо как-то совместить?

2

Если вы ответили «ДА»хотя бы на один вопрос, то вы наверняка сталкиваетесь с большими временными затратами на формирование и согласование графиков с информацией о рабочих сменах и с отсутствием полной и достоверной информации по сводным графикам.

Сферы применения решения

Система может решать различные задачи по управлению экспертами, промоутерами, мерчендайзерами, консультантами и продавцами, работающими распределено в розничных сетях и предлагающих товары/услуги своих компаний.

Возможные сферы применения:Для косметической области, где консультанты, промоутеры помогают покупателям подобрать косметикуДля банков, где армии экспертов продают кредиты, страхование и другие финансовые услуги в розницеДля алкогольной промышленности, где консультанты/сомелье консультируют покупателей по продукцииДля компаний из табачной отрасли, где промоутеры помогают определиться с выбором марки сигаретДля фармацевтической отрасли, где медицинские представители продвигают свои товары для аптек и врачей

Система автоматического формирования графиков и учета рабочего времени «полевых» сотрудников решает следующие задачи:

Автоматическое формирование общего сводного графика, учитывающего индивидуальные графики работы сотрудниковПолучение актуальной информации о загруженности торговых точекУчет плановых и фактических показателей загрузки персоналаУправление распределением персонала по торговым точкамСвоевременное информирование сотрудников об изменениях в графиках работы (уведомления по электронной почте)Формирование отчетности для передачи контрагентам

Решаемые задачи

4

Система автоматического формирования графиков и учета рабочего времени сотрудников создана на платформе Microsoft SharePoint 2013 как наиболее функциональной платформе для реализации подобных задач.

О решении

Сводный график работы сотрудников

Составляющие системы

Благодаря системе автоматически формируется план, а по результатам работы за месяц рассчитываются фактические показатели. На основе данных формируется отчет, который отправляется контрагентам (торговые сети).

Единая база данных о консультантах

Для каждого консультанта создается персональная карточка. Доступ ко всем персональным данным разграничен правами доступа

Построение графиков работы

Система учитывает разные варианты графиков, в том числе и индивидуальные. В процессе координатор может вносить свои корректировки

Управление информацией

Через различные фильтры можно посмотреть интересующую информацию: по консультанту, по подразделению, по дню недели, по торговой точке и т.д. Функции редактирования

Автоматизированное согласование

После согласования и всех необходимых утверждений, система отправляет консультантам уведомления

Управление расписанием тренингов

Формирование расписания обучения с учетом рабочих графиков. Аттестация сотрудников

Составляющие системы, роли

Консультант или аниматор

Супервайзер управляет аниматорами, формирует отчеты о загрузке точек

Региональный директор управляет активностями в

торговых точках и утверждает сводный график консультантов

Администратор системы назначает роли пользователям. создает и корректирует справочники.

В системе настроена работа со списками:oПользователиoКонсультантыoТорговые точкиoРегионыoСекторыoМаркиoСобытияoАктивности для точекoАгентство

Все данные загружаются из MS Excel в таблицы и поля системы. Можно загружать данные и вручную пользователями.

Преимущества системы

// Наглядность отображения информации через использование разных цветов

// Интерактивность:внесение изменений и получение подтверждений/одобрение в режиме онлайн

// Быстрота согласования графиков работы позволяет избегать коллизий, возникающих в случае изменений и добавления в них новых событий

// Точность учетарабочего времени, обеспечивающее прозрачность всех финансовых расчетов оплаты труда

// Обеспеченностьторговых точек - информация в режиме онлайн о наличии необходимого количества консультантов на точке

// Быстрое получение различной отчётности для руководства, пользователей системы и контрагентов

Потенциал системы

Развитие функционала построения отчетности – добавление собственных шаблонов для упрощения работы менеджеров с системой

Управление планом продаж (план/факт)

Расчет бонусов и компенсаций для консультантов

Управление мероприятиями по обучению. Отображение результатов аттестации в карточке консультанта, что будет влиять на его бонусы

Формирование отчетности о результатах продаж по каждому консультанту и торговой точке

Добавление и управление мотивационными программами для полевого персонала

Описание ситуации:

Более 800 консультантов и торговых представителей (аниматоров) с разными графиками работают на разных территориях и представляют различные продукты, проходят различные тренинги, которые назначаются в различное время разными тренерами

Большие временные затраты на формирование и согласование графиков с информацией о рабочих сменах. Появление изменений еще больше затрудняло этот процесс

Отсутствие полной и актуальной информации по общему, сводному графику

Пример проекта в Лореаль

10

Цели проекта

Формирование индивидуальных графиков работы и распределение консультантов и аниматоров по торговым точкам

Формирование отчетности об обеспеченности торговых точек онлайн

Быстрое формирование единого графика с учетом всей имеющейся информации о консультантах, загруженности точек и расписания тренингов

Удобный доступ к единой базе консультантов и промоутеров

Система организации и контроля работы консультантов и аниматоров позволила добиться следующих результатов:

Формирование индивидуальных графиков, сведение их в единыйУправление обеспечением торговых точек Учет плановых и фактических показателей загрузки консультантовПолучение актуальной информации о загруженности торговых точек и сотрудникахСвоевременное информирование консультантов об изменениях в графиках работы (рассылка по электронной почте)Формирование отчетности для предоставления контрагентам (в торговые сети)

Результаты

12

Почему TerraLink?

Более 25 лет успешной работы на Российском рынке

Золотой партнер Microsoft c рядом подтвержденных компетенций

Большая экспертиза и опыт внедрения масштабных и технически сложных решений

Опыт успешной реализации целого ряда других проектов для L’Oréal

Спасибо за внимание!

LokhtinaO@terralink.ru

+7 (495) 721-17-21

Ольга ЛохтинаДиректор по развитию портальных решений