tecnica s dear chivo

8/17/2019 Tecnica s Dear Chivo

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ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Para la

Administración:

Gestión y Control

Para los

ciudadanos

Para la ciencia

la investigación

y la cultura


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ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

La Clasificación: Esla labor intelectual yfísica que consiste en

separar ladocumentación deacuerdo con unoscriteriospredeterminados.

CLASIFICACIÓN

Fase del tratamientoarchivístico destinadaa la elaboración de

los instrumentos deconsulta para facilitarel conocimiento yconsulta de losfondos documentalesy colecciones de los

archivos.

DESCRIPCION

Operación archivísticarealizada dentro delproceso de

organización, queconsiste en establecer,secuencias naturalescronológicas y/oalfabéticas, dentro delas categorías y

grupos definidos en laclasificación

ORDENACIÓN


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PROCEDENCIA

FUNCIONES

ORDEN ORIGINALIDENTIFICARCLASIFICACIÓN


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APERTURA

DE

SERIES

Y

SUBSERIES

La documentación producida y recibida por las

oficinas se clasifica y ordena, identificando laSerie y/o Subserie que le corresponda en lasTRD; se ubica de izquierda a derecha en lacarpeta respectiva en forma ascendenteatendiendo al orden natural en que fueron

elaborados o recibidos los documentos.



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CARACTERISTICASINTERNAS:

TEMA: SERIE:CONCEPTOS

SUBTEMA:SUBSERIE:Conceptos Técnicos

1. Empiece a clasificar y agruparla documentación que se refiere a unmismo asunto.(por ejemplo: ACTAS,CONCEPTOS, CONTRATOS,INFORMES etcétera) e identifique

cada uno de los grupos encontradossin olvidar el nombre al quecorresponde.


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Los documentos sobrantes que no fueronclasificados en cada serie documental(tema) y son generados por otras

dependencias, son consideradosdocumentos de apoyo y NO sedeben transferir al archivo central (porejemplo, normas, informes de otrasdependencias..),pueden ser eliminados

cuando pierdan su utilidad o vigencia,dejando constancia en Acta suscrita por elrespectivo jefe de dependencia.

2. IDENTIFICACIÓN DEDOCUMENTOS DE APOYO

Ley 594Copia Manual

BOLETIN



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3. Ordenación DocumentalLa Ordenación de los expedientesdebe realizarse por carpetas, enforma de libro; es decir, al abrir lacarpeta debe encontrarse el primerdocumento que generó el trámite yal final de la carpeta la últimaactuación del expediente, de forma

tal que se evidencie el desarrollode los trámites.



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28 de marzo de 2010

Documentomas reciente

3 de marzo de 2010

Tapa portada – cara frontal

Tapa portada – cara interna

Tapa contraportada – interna

FONDO

SECCIONSUBSECCIONSERIESUBSERIECODIGOEXPEDIENTEFECHA INICIALFECHA FINALN FOLIOSN CAJA

13 de enero de 2010

Documento mas antiguo

FONDO

SECCIONSUBSECCIONSERIESUBSERIECODIGOEXPEDIENTEFECHA INICIALFECHA FINALN FOLIOS

N CAJA

CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES



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4. Descarte documental y Retiro dematerial metálico

Consiste en retirar de las carpetas, todos

aquellos documentos que no son de archivocomo por ejemplo: documentos en blanco,fotocopias, duplicados, tarjetas de invitacióno felicitación, entre otros.

La documentación deberá estar libre dematerial metálico, como: ganchos decosedora, clips, entre otros



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5. Foliación

La foliación se realizara en el momento en que seprepare la documentación para ser transferida de talmanera que se pueda evidenciar el desarrollo de lostrámites.

La foliación es el acto de enumerar los folios solo porsu cara recta, cuya numeración se aplica solamente aesta.

Debe efectuarse en el extremo superior derecho de lahoja, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), enforma legible y sin enmendaduras.

Se debe numerar de manera consecutiva, es decir,sin omitir ni repetir números.

En la Cara RECTA, escribir el número en la esquina

superior derecha, en el mismo sentido del texto.

12

43



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Si existen errores en lafoliación, ésta se anulará conuna línea oblicua, evitando

tachones1

2

4

3

45



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FOLIAR CON NUMERADOR Foliar las pastas ni las hojasguarda en blanco y foliarfotografías por su cara recta

Foliar sobre texto

Foliar utilizando números conel suplemento A, B, C, ó bis.

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ARCHIVADOR VERTICAL

SERIE O SUBSERIE DOCUMENTALCODIGO SERIE O SUBSERIE DOCUMENTAL

NOMBRE DEL EXPEDIENTE

HISTORIALABORALDOCENTES40-070-020RAMIREZ CUARTASDANIELC.C.5’826,369

HISTORIALABORALDOCENTES40-070-020RAMIREZ CUARTASDANIELC.C.5’826,369

EXPEDIENTE

CARPETA COLGANTE

HISTORIA LABORAL40-070-020RAMIREZ CUARTAS DANIELC.C. 5’826,369

Identificación de la Celuguiao Marbete

SECCION: TALENTO HUMANOSERIES O SUBSERIES DOCUMENTALES:HISTORIA LABORALCODIGO: 40-70-000

Identificación de Gabinetes

SECCION:DIRECCION ADMINISTRATIVASERIESOSUBSERIESDOCUMENTALES:PROVEEDORES

A- C



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Informes de Actividades 2001

Transferencias Primarias 2000

01

Actas de Comité de Archivo 2000

Actas de Comité de Archivo 2001

Informe de Actividades 2000


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ARCHIVADOR HORIZONTAL

H I S T O R I A L A B O R A L D O C E N T E S

4 0 - 0 7 0 - 0 2 0

R A M I R E Z C U A R T A S D A N I E L

C . C .

5 ’ 8 2 6 , 3

6 9

Ordenación Alfabética , cronológica o consecutivade Izquierda a Derecha y de arriba hacia abajo


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El orden del rotulo de lacaja debe coincidir con elde la caja de izquierda aderecha


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INSTRUMENTOS DE CONSULTA


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TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

La transferencia documental, consiste en el traslado ordenado y clasificado delos documentos que cumplen su tiempo de retención (estipulado en la TRD),previo diligenciamiento del formato de inventario de documentos, segúncalendario de transferencias previamente programado.

CLASIFICACIÓN Y

ORDENACIÓN PORSERIES SEGÚN TRD

UBICACIÓN FISICA EN EL

ARCHIVO CENTRAL

INVENTARIODOCUMENTAL

TRANSFERENCIADOCUMENTAL


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INICIO

Revisar el Cronograma de

Transferencias Documentales

Identifica las series y subseriesde acuerdo a la TRD

Identifica las carpetas y revisaque los datos este completos

Limpia las carpetas ydocumentos

Realiza la Foliación

Diligencia el Formato deInventario Documental

Realiza la Transferencia

DEPENDENCIAS Y FUNCIONARIOSARCHIVO CENTRAL

Carpetas Inventario Documental

Realiza el Cotejo de los documentos

Archiva y organiza los expediente de acuerdoal procedimiento establecido por la entidad

Fin

Recibe la transferencia

1

1


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JORGE A. VARELA R.T. P. ARCHIVISTICA SENA

P. CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓNU. QUINDIO

INSTRUCTOR SENA – GESTIÓN DOCUMENTAL [email protected] / [email protected]

Tel: 311 281 32 96

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