tatacara perakaunan peruntukan khas...
TRANSCRIPT
PERUNTUKAN KHAS
SEKOLAH KLUSTER
KECEMERLANGAN, KPM
OBJEKTIF
Memberi kefahaman kepada sekolah berkaitantatacara mengakaunkan Peruntukan KhasSekolah Kluster Kecemerlangan (SKK), KPM.
Membantu sekolah meningkatkankecemerlangan pengurusan kewangan danperakaunan Kumpulan Wang Sekolah.
Latar Belakang
Peruntukan dan Perbelanjaan
Agihan Peruntukan
Terimaan dan Bayaran
Perolehan
Pelaksanaan Program SKK
Penyelenggaraan Buku Tunai dan Akaun Subsidiari
Pindah Peruntukan
Baki/Lebihan Peruntukan
Penyediaan Laporan Prestasi
KANDUNGAN
SKK ditakrifkan sebagai sekolah yang
cemerlang dalam kelompoknya yang dapat
melahirkan murid yang holistik dalam aspek
akademik, kokurikulum, sahsiah serta
penampilan diri. Sekolah ini juga mempunyai
kebitaraan (niche area) yang menggambarkan
watak sekolah.
LATAR BELAKANG
Bagi tujuan mencapai matlamat kecemerlangan
sekolah, Kerajaan telah meluluskan Peruntukan
Khas SKK bagi membiayai aktiviti kebitaraan
akademik dan kebitaraan kokurikulum untuk
dibangunkan menjadi watak sekolah.
Seterusnya melonjakkan kebitaraan tersebut
sehingga mencapai ke peringkat antarabangsa.
LATAR BELAKANG (Samb.)
Perbendaharaan telah meluluskan Peruntukan
Khas SKK berdasarkan kepada kewangan
semasa. Peruntukan Khas ini diturunkan kepada
SKK di bawah Objek Sebagai (OS) 42000 –
Pemberian Dalam Negeri bagi tujuan memberi
kelonggaran dan kemudahan menguruskan
perbelanjaan.
PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN
Peruntukan Khas ini boleh digunakan bagi
membiayai program/aktiviti kebitaraan sekolah
seperti berikut:
i. Aktiviti/Jurulatih/Perkembangan Staf
ii. Harta Modal/Inventori
iii. Ubahsuai/Penyelenggaraan
iv. Program Antarabangsa
PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN (Samb.)
Peruntukan Khas Kluster di bawah OS42000 akandikreditkan terus ke akaun bank Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) sekolah masing-masing melaluiElectronic Fund Transfer (EFT) oleh BPSBPSK.
Aktiviti kebitaraan dan perbelanjaan hanya bolehdilaksanakan bermula dari tarikh peruntukan dikreditke dalam akaun bank KWK sekolah masing-masingbagi mengelak perbelanjaan tanpa peruntukan.
Keperluan peruntukan lain yang bukan berkaitanSKK adalah kekal di bawah Ketua PTJ masing-masing.
PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN (Samb.)
AGIHAN PERUNTUKAN
Sekolah Kluster Kecemerlangan akan menerima
Peruntukan Khas berdasarkan klasifikasi berikut:
Klasifikasi Peruntukan
i. Aktiviti/Jurulatih/Perkembangan Staf
ii. Harta Modal/Inventori
iii. Ubahsuai/Penyelenggaraan
iv. Program Antarabangsa
Resit Rasmi Pejabat (RP.01) – dikeluarkan atas nama“Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah BerasramaPenuh dan Sekolah Kecemerlangan” dan ditandatanganioleh PGB atau pegawai lain yang diberi kuasamenandatangani resit tersebut. Resit hendaklah diserahkankepada BPSBPSK untuk tujuan rekod.
Terimaan hendaklah dicatat pada Resit Rasmi Pejabatsebagai “Peruntukan Khas – Sekolah KlusterKecemerlangan”
Terimaan melalui EFT – Tarikh resit adalah mengikut tarikhPenyata Bank diterima. Terimaan melalui cek - tarikhhendaklah mengikut tarikh cek diterima.
TERIMAAN
Pastikan tiada caj bank dikenakan terhadaptransaksi ini.
Diakaunkan ke Buku Tunai KWK di bawah lajurPelbagai dan menyelenggara empat (4) Akaun Subsidiari berdasar kepadaperuntukan telah dimasukkan ke akaun bank KWK sekolah.
TERIMAAN (Samb.)
Setiap Resit Rasmi Pejabat yang dikeluarkan termasuk yang dibatalkan hendaklah direkod dalam Buku Tunai pada hari yang sama.
Pengeluaran Resit Rasmi Pejabat (RP01) hendaklah dikendalikan oleh dua orang pegawai. Pegawai yang diberi kebenaran menerima wang hendaklah menulis resit dengan menggunakan karbon dua muka dan ditandatangan oleh pegawai lain.
TERIMAAN (Samb.)
SMK ABC
2011
Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah Berasrama Penuh dan Sekolah Kecemerlangan
Peruntukan Khas - SBT 500,000 00
500,000 00
Lima ratus ribu sahaja
1070111233222
8/4/2011 Hasanah
CONTOH RESIT PEJABAT (RP01)
Pengurus Sekolah perlu memastikan pembayaran dibuat mengikut Arahan Perbendaharaan, Surat Pekeliling Perbendaharaan dan Peraturan Kewangan yang sedang berkuatkuasa.
- Memastikan semua perbelanjaan yang dilakukan
tidak melebihi peruntukan yang diluluskan; dan
- Mengakaunkan semua perbelanjaan mengikut
Butiran Perbelanjaan yang ditetapkan.
BAYARAN
Baucar bayaran bernilai kurang RM10,000 hendaklah diperakukan oleh dua (2) orang pegawai yang diberi kuasa:
i) Perakuan I (Ketua Pemb. Tadbir/Guru Pen. Kanan)
- penyemak dan pengesah
ii) Perakuan II (Pengurus Sekolah)
- pelulus
BAYARAN
Baucar bayaran bernilai RM10,000 dan ke atas hendaklah diperakukan oleh tiga (3) orang pegawai yang diberi kuasa:
i) Perakuan I (Ketua Pemb Tadbir/Guru Pen. Kanan)
- penyemak dan pengesah
ii) Perakuan II (Guru Penolong Kanan)
iii) Perakuan III (Pengurus Sekolah) - pelulus
BAYARAN
Setiap baucar bayaran mestilah disertakan dengan dokumen sokongan yang asal iaitu bil/invois, pesanan sekolah, nota minta atau satu penyataan yang telah diperakui seperti kertas kerja terperinci dan satu salinan photostat cek bayaran.
Bayaran tidak boleh dibuat atas nama pegawai kerajaan kecuali berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan persendirian yang lain (AP 99(b).
BAYARAN
PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN/KERJA
Semua Perolehan hendaklah mematuhi peraturan perolehan
kerajaan yang berkuatkuasa samada perolehan secara
terus, sebutharga atau tender.
Garis Panduan Perolehan yang dikeluarkan oleh Bahagian
Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) hendaklah
digunapakai bagi semua perolehan.
.
PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN/KERJA (Samb.)
Perolehan Bekalan/Perkhidmatan yang melebihi RM 500,000 akan
diuruskan oleh BPPA. Perolehan Kerja melebihi RM 500,000 akan
diuruskan oleh Bahagian Pembangunan (BP).
Permohonan perolehan harta modal bukan ICT hendaklah
dikemukakan terus kepada Bahagian Perolehan dan Pengurusan
Aset (BPPA) untuk kelulusan Pegawai Pengawal.
PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN/KERJA (Samb.)
Permohonan perolehan harta modal ICT hendaklah dikemukakan
kepada Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT-JPN) untuk kelulusan
teknikal. Selepas mendapat kelulusan teknikal, barulah dihantar ke
Unit Perolehan Aset, BPSBPSK untuk diselaraskan.
Seterusnya BPSBPSK akan mengemukakan kelulusan JPICT yang
diperolehi kepada Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA)
untuk kelulusan Pegawai Pengawal.
CARTA ALIR PERMOHONAN
HARTA MODAL ICT (samb)
MOHON KELULUSAN TEKNIKAL JPICT/JPN
LULUS. MAJUKAN KEPADA UNIT PEROLEHAN ASET
BPSBPSK
BPSBPSK AKAN SELARASKAN UNTUK KELULUSAN PEGAWAI
PENGAWAL
Perolehan Kerja/Harta Modal ICT dan bukan ICT yang
menggunakan Peruntukan Khas SKK dikecualikan
daripada mendapat kelulusan Ketua Pusat
Tanggungjawab masing-masing dan tidak terikat dengan
had amaun RM10,000 bagi setiap item seperti yang
dinyatakan di dalam TPKPKWS (Bab 6 – Perolehan).
Sebarang pengecualian hendaklah dipohon terus
kepada BPPA atau BPM untuk tujuan kelulusan.
PEROLEHAN KERJA/HARTA MODAL
ICT/BUKAN ICT
Mematuhi peraturan perolehan kerajaan sedia ada –(Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2009 bertarikh 24 Februari 2009).
Perolehan kurang RM 20,000 – Pembelian Terus.
Perolehan RM 20,000 hingga RM 500,000 – SebutHarga.
Perolehan melebihi RM 500,000 – Tender.
PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN
Setiap perolehan hendaklah menggunakan Pesanan Sekolah (DKS 005) terus kepada pembekal.
Hanya Pengurus Sekolah sahaja boleh menandatangan Pesanan Sekolah.
Borang Pesanan Sekolah hendaklah diisi dalam 3 salinan. Salinan Asal (Kuning) dan salinan kedua (merah jambu) diserah kepada pembekal. Salinan ketiga ditinggalkan dalam buku pesanan sekolah untuk rujuan dan pengauditan.
PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN
Salinan asal hendaklah dikembalikan kepada sekolah apabila bekalan/perkhidmatan dibekalkan dengan sempurna untuk tujuan bayaran.
Pengurus Sekolah hendaklah memastikan perakuan mengenai mutu daripada pembekal dipenuhi dalam ruang salinan asal yang dikembalikan dengan tandatangan dan cop pembekal serta ditarikhkan.
PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN
Pengurus Sekolah hendaklah memastikan pegawai memperakui barang-barang yang dipesan telah diterima. Barang-barang yang diterima hendaklah didaftarkan dan disimpan melainkan barang untuk kegunaan terus seperti bahan mentah masakan.
Sebagai kawalan dalaman Pengurus Sekolah tidak dibenarkan memperakui penerimaan barang-barang dalam pesanan sekolah.
Sekiranya senarai barang yang dipesan melebihi ruangan dalam borang pesanan, lampiran berasingan boleh digunakan dengan diperakukan oleh Pengurus Sekolah.
PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN
Perbelanjaan bertugas rasmi luar negara hendaklahmenggunakan peruntukan yang diluluskan di bawahklasifikasi Program Antarabangsa.
Permohonan bagi bertugas rasmi ke lyar negarahendaklah dikemukakan kepada Pengarah BPSBPSK untuk disemak dan disokong selewat-lewatnya 60 harisebelum tarikh perjalanan. Permohonan yang telahlengkap akan dihantar Bahagian Kewangan bagikelulusan Pegawai Pengawal.
BERTUGAS RASMI KE LUAR NEGARA
Bayaran berkaitan Jurulatih/Konsultan/Fasilitator darikalangan pegawai awam/pegawai swasta/syarikatswasta dan pesara kerajaan adalah tertakluk kepadaperkara berikut:
i) PP Bil 2 Tahun 2005 (Peraturan Mengenai Kadar-
Kadar Dan Syarat-syarat Bayaran Sagu Hati
Kepada Pensyarah/Penceramah dan Fasilitator
Sambilan).
BAYARAN ELAUN JURULATIH/
KONSULTAN/PENCERAMAH/FASILITATOR
ii) SPP Bil 19 Tahun 2002 (Tatacara Perolehan
Perkhidmatan Pengendalian Kursus dan Latihan)
iii) SPK Bil 12 Tahun 2008 (Pelaksanaan Kadar
Bayaran Jurulatih Kebitaraan (Niche Area) Bagi
Sekolah Kecemerlangan, KPM.
BAYARAN ELAUN JURULATIH/
KONSULTAN/PENCERAMAH/FASILITATOR
(Samb,)
Pengurus Sekolah hendaklah menghantarpermohonan yang lengkap beserta dokumen-dokumen seperti Senarai Semak kepada BPSBPSKsekurang-kurangnya 40 hari sebelum tarikhpelaksanaan program.
Sebarang pengecualian daripada peraturan yangtelah ditetapkan hendaklah mendapat kelulusanPegawai Pengawal atau Perbendaharaan Malaysiamelalui Bahagian Kewangan, KPM.
BAYARAN ELAUN JURULATIH/
KONSULTAN/PENCERAMAH/FASILITATOR
Semua Terimaan dan Bayaran hendaklah diakaunkan ke dalam Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) di bawah lajur ‘Pelbagai.’
Menyelenggara Akaun Subsidiari bagi setiap Klasifikasi Peruntukan.
PENYELENGGARAAN BUKU
TUNAI KWK
Akaun Subsidiari
Peruntukan
di Buku Tunai
Akaun Subsidiari
(Klasifikasi peruntukan-
Bidang Kebitaraan)
Pelbagai
Aktiviti/Jurulatih/Perkembangan Staf –
(Kebitaraan Matematik)
Harta Modal/Inventori –
(Kebitaraan Matematik)
Ubahsuai/Penyelenggaraan -
(Kebitaraan Matematik)
Program Antarabangsa –
(Kebitaraan Matematik)
Rekod urusniaga dengan tepat menggunakan dakwat kekal.
Catatan mestilah berturutan mengikut tarikh urusniaga.
Catatan urusniaga tidak boleh berselang baris.
Kesilapan catatan tidak boleh dipadam/ ditampal.
TATACARA PENYELENGGARAAN
BUKU TUNAI & AKAUN SUBSIDIARI
Sentiasa dikemaskini sebaik sahaja berlaku urusniaga. Catatan terimaan mengikut turutan tarikh resit. Catatan bayaran berdasarkan baucar bayaran disedia dan nombor cek dicatatkan sebaik sahaja cek dikeluarkan.
Pengurus Sekolah hendaklah mengesahkan setiap urusniaga dengan menurunkan tandatangan ringkas pada ruangan tandatangan ringkas.
PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI
& AKAUN SUBSIDIARI (Samb.)
Catatan dalam Buku Tunai hendaklah dibuat dengan cermat dan berhati-hati. Sebarang kesilapan, catatan yang salah tidak boleh dipadam/dipinda tetapi hendaklah dipotong dengan satu garisan dan catatan yang betul ditulis semula dibahagian atas angka dan ditandatangan ringkas oleh Pengurus Sekolah.
Sekiranya catatan memerlukan lebih dari satu muka surat, jumlahkan semua terimaan dan bayaran dan pindahkan ke muka surat berikutnya.
PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI
& AKAUN SUBSIDIARI (Samb.)
Pada akhir setiap bulan Buku Tunai hendaklah diimbangkan tanpa menunggu penyata bank. Baki akhir bulan berkenaan akan menjadi baki awal bagi bulan berikutnya.
Buku Tunai yang telah diimbang perlu ditandatangan beserta tarikh oleh penyedia dan pengesah.
Catatan di Buku Tunai dan Akaun Subsidiari akan diguna untuk Penyediaan Penyata Akaun Tahunan Sekolah.
PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI
& AKAUN SUBSIDIARI (Samb.)
Semua transaksi hendaklah menggunakan dokumen kewangan seperti yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (TPKPKWS) dan juga arahan penggunaan dokumen kewangan baru seperti surat arahan KP.AK.SEK/500-5/1/JLD 1(20) bertarikh 28 Julai 2010.
Semua rekod dan daftar yang ditetapkan dalam TPKPKWS hendaklah disenggara dan dikemas kini dengan sempurna.
DOKUMEN KEWANGAN
PINDAH PERUNTUKAN
Semua perbelanjaan hendaklah mengikut permohonan asal yangtelah diluluskan oleh Panel Penilai.
Jika keadaan amat memerlukan, SKK dibenarkan untuk membuatperuntukan antara klasifikasi peruntukan dengan mengisi borangPindah Peruntukan.
Borang Pindah Peruntukan (Lampiran A) hendaklah dikemukakanbersama dokumen sokongan untuk kelulusan Pengarah BPSBPSK.
PINDAH PERUNTUKAN
Tindakan sebelum pindah peruntukan;
i. Kemaskini buku tunai dan semua rekod subsidiari.
i. Pastikan baki butiran yang hendak dikurangkanmencukupi bagi membiayai perbelanjaan sehinggahujung tahun.
Peruntukan yang diluluskan hendaklah digunakan dalam tahun semasa.
Sekiranya terdapat baki peruntukan, jumlah tersebut dibenarkan untuk dibawa ke tahun berikutnya.
Kelulusan peruntukan tahun semasa adalah peruntukan tahun semasa ditolak baki tahun sebelumnya.
BAKI/LEBIHAN PERUNTUKAN
SKK hendaklah menghantar Laporan Prestasi Perbelanjaan Bulanankepada BPSBPSK untuk diselaraskan sebelum 10hb bulan berikutnya.
LAPORAN PRESTASI
PERBELANJAAN BULANAN
MULAI TAHUN 2018, SKK TIDAK
PERLU LAGI MENGHANTAR LAPORAN
PRESTASI PERBELANJAAN BULANAN
KE BPSBPSK
Semua urusniaga mestilah menggunakan dokumen kewangan seperti yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan KWS.
Semua rekod dan daftar yang ditetapkan dalam TPKPKWS hendaklah disenggara dan dikemas kini dengan sempurna.
Semua dokumen hendaklah disimpan selamat bagi tujuan pengauditan oleh Bahagian Audit Sekolah.
Bahagian BPSBPSK, Bahagian Kewangan dan Bahagian Akaun KPM akan membuat pemantauan dari masa kesemasa.
PENUTUP
SEKIAN TERIMA KASIH…