taller compras,cxp,inventarios

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

CONTADURÍA PÚBLICA

Asignatura: Auditoria II

Empresa del grupo:

Alfadomus Cia. Ltda.

Tema:

Documento de análisis de proceso de compras, cuentas por pagar, inventarios

Autores:

Hurtado Mosquera Melany Stephani

Mendoza Sánchez Katty Dayanna

Pin Soledispa Arianna Kristel

Rendón Marchán Katherine Edith

Huayamave Astudillo Erika Denisse

Profesor:

Omar Jurado, ING.

Documento de Análisis de Procesos- Compras, cuentas por pagar, inventarios

Cliente Periodo terminadoAlfadomus Cia Ltda 31 de diciembre del 2014Preparado por: FECHA Referencia de P/TEH-KM-MH-AP-KR 17/08/2015

Contenido1. PROPÓSITO............................................................................................................................2

2. RIESGOS ESTRATÉGICOS DEL NEGOCIO.....................................................................3

3. OPERACIONES DEL PROCESO.........................................................................................4

4. FLUJOGRAMA........................................................................................................................5

5. MATRIZ DE RIESGOS Y CONTROLES..............................................................................6

6. ANÁLISIS DE LOS CONTROLES.........................................................................................8

7. PROGRAMA DE AUDITORÍA...............................................................................................9



1. PROPÓSITOEl propósito de este papel de trabajo conocer los riesgos del negocio y entender cómo la entidad maneja y controla estos riesgos estratégicos de las cuentas de compras, cuentas por pagar e inventarios. Además, conocer sobre los programas de auditoría para revisar estas cuentas.

2. RIESGOS ESTRATÉGICOS DEL NEGOCIO

Ref. P/T

Descripción del riesgo Implicación en los EF

P-1 Que se realicen compras por personal no autorizado. Integridad.P-2 Que la mercancía no se reciba o se reciba de forma

incompleta; o que se la reciba dañada u obsoleta.Existencia, Valuación.

P-3 Que se registren compras ficticias. Existencia, Valuación, Integridad, Exactitud.

P-4 Que no se realicen las retenciones de impuestos respectivas.

Existencia, Valuación, Integridad, Exactitud.

P-5 Que los pagos no se realicen en la cuenta y/o tercero correspondiente.

Valuación, Integridad, Exactitud.

O-1 Que se acepten facturas por encima de los precios negociados y/o sin los descuentos acordados.

Existencia, Valuación, Integridad, Exactitud, Derechos y Obligaciones.

O-2 Expedir correctamente una póliza pero registrarla erróneamente.


O-3 No detectar registros incorrectos en cuanto a precio, cantidad, importe, proveedor y/o número de cuenta.


O-4 Que el saldo en los registros de las cuentas por pagar no coincida con el de los estados financieros.

Valuación, Integridad.

E-1 Que los inventarios se pierdan o sean sustraídos. Existencia, Integridad.E-2 Que el inventario se dañe o se vuelva obsoleto. Existencia, Valuación,

Integridad.E-3 Que la información del kardex sea diferente a la

registrada en los estados financieros.Existencia, Valuación, Integridad, Exactitud.

E-4 Sobrevalorización o subvaluación del inventario y costos de los productos vendidos.


E-5 Que se retire mercancía sin autorización. Existencia, Integridad.



3. OPERACIONES DEL PROCESO

COMPRAS

Actividad por la cual la empresa adquiere los productos que comercializa. La actividad de compras para la empresa comienza cuando el Director Operativo se da a la tarea de revisar las existencias de los productos que en ésta se comercializan a través del sistema manejado por la empresa (Siberian), otro elemento que se debe tener en cuenta antes de hacer la orden de compra es la revisión de la lista de faltantes que se encuentra ubicada en el almacén. Cuando hay faltantes de mercancía o productos con bajas existencias teniendo en cuenta su rotación, el Director Operativo procede a diligenciar un sugerido de pedido en el cual se especifica el producto y la cantidad a pedir basándose principalmente en su experiencia y en la revisión de algunos datos históricos, además de otros factores como descuentos por volumen. La actividad de compras es llevada a cabo conjuntamente entre el Director Operativo y el Gerente General y tanto el uno como el otro tienen como mayor arma su experiencia y conocimiento del mercado de forma empírica. El pedido sugerido es llevado al Gerente General quien lo revisa y determina si cumple con las políticas de la empresa, de no hacerlo lo modifica, firma la autorización y lo devuelve al Director Operativo para que este último diligencie la orden de pedido y la envíe al proveedor, bien sea entregándola al representante de ventas, dictándola telefónicamente o enviándola vía fax



Cuentas por pagar

Actividad en el cual la orden del pedido hecho por el cliente es transferido a un documento para crear un soporte tanto para la empresa como para el cliente. El encargado de facturación recibe las facturas provenientes del picking hecho por recepción, bodegaje y separación de mercancías, con las correcciones de cantidades hechas en la separación; las facturas recibidas son ordenadas por prioridad de envió (urgencia de despacho). La facturación se realiza utilizando el sistema informático manejado por la empresa . La primer tarea que hace la persona encargada de facturar es verificar si el numero consecutivo de facturación propuesto por el sistema es el mismo del formato pre impreso por la empresa, si estos no coinciden se corrige el numero de la factura en el computador, en caso contrario se pasa a buscar en la base de datos el cliente al cual se le realzara la factura, esta búsqueda se puede hacer por el nombre, NIT o ciudad del cliente. Después de tener en pantalla al cliente se prosigue a digitar el producto requerido por este ya sea introduciendo el nombre o el código de la referencia solicitada, si hay suficiente existencias se facturan el producto y las cantidades solicitadas así como el precio y descuentos del producto, en el caso que no hayan suficientes existencias (se solicito un préstamo de la mercancía a otro almacén para poder completar el despacho) primero se pide autorización al director operativo para facturar los negativos y luego si se procede como en el caso en el que hay existencias suficientes; estas tareas serán repetitivas hasta completar la totalidad de los productos solicitados por un cliente en un pedido. La persona encargada de la facturación a crédito debe tener en cuenta que hay algunos productos que tiene descuentos por pronto pago, en estos casos se debe hallar este descuento por producto y obtener el descuento total. El siguiente paso es terminar la factura y digitar el transportador, el descuento por pronto pago y la fecha máxima de pago para acceder al mismo, una vez terminada la factura se imprime y se desprenden original y dos copias una de las cuales se envía a zona de empaque para anexarla al pedido. En caso de haber más pedidos por facturar se sigue el mismo procedimiento



Inventario

Actividad por la cual se realiza el picking del pedido para los clientes a crédito. Esta actividad inicia cuando el pedido de venta a crédito es entregado al personal de recepción bodegaje y separación de mercancías, quienes están encargados de hacer el picking de la mercancía solicitada. La separación de la mercancía se lleva a cabo por orden de llegada, buscando cada uno de los productos que contiene el pedido. En algunas ocasiones es posible que algunos de los productos solicitados no tengan suficientes existencias, en estos casos se le informa al Director Operativo de manera que éste gestione una solución al problema, buscando los faltantes en algunos almacenes del gremio con quienes se hacen cambios o préstamos de mercancía permanentemente. Si el Director Operativo encuentra quien le preste los faltantes, emite una orden de préstamo de mercancía en la cual se especifica el producto, la cantidad solicitada, la fecha de préstamo y el almacén que hace el préstamo y envía al transportador a buscar la mercancía. Cuando la mercancía en préstamo es traída al almacén, se lleva a la zona de empaque con el resto de los productos del pedido respectivo. Por último se, lleva la orden de pedido a crédito a facturación para hacer el respectivo documento. Este es el proceso para hacer el picking de cualquier pedido a crédito



4. FLUJOGRAMA

5. MATRIZ DE RIESGOS Y CONTROLESRef. P/T

Riesgos del negocio Implicación en los EF Controles

P-1 Que se realicen compras por personal no autorizado. Integridad. Evaluación de la segregación de funciones.

P-2 Que la mercancía no se reciba o se reciba de forma incompleta; o que se la reciba dañada u obsoleta.

Existencia, Valuación. Observación de la mercadería adquirida.

P-3 Que se registren compras ficticias. Existencia, Valuación, Integridad, Exactitud.

Enviar una carta de confirmación a los posibles proveedores.

P-4 Que no se realicen las retenciones de impuestos respectivas.


Revisar que se efectúe la retención en la fuente y del IVA, en caso de que aplique.

P-5 Que los pagos no se realicen en la cuenta y/o tercero correspondiente.

Valuación, Integridad, Exactitud.

Verificar que los funcionarios involucrados en el proceso de compras no tengan vinculación societaria ni de parentesco con los proveedores.

O-1 Que se acepten facturas por encima de los precios negociados y/o sin los descuentos acordados.


Verificar que todos los documentos (recibo de mercancía, devoluciones, facturas de materiales, facturas, pagos en cheques, pagos automáticos) los procesen individuos autorizados que aprueben y verifiquen su valor antes de registrarse.

O-2 Expedir correctamente una póliza pero registrarla erróneamente.


Comprobar saldos pagados a proveedores revisando los soportes documentados.

O-3 No detectar registros incorrectos en cuanto a precio, cantidad, importe, proveedor y/o número de cuenta.


Verificar que los importes a pagar, por todo concepto, corresponden a obligaciones contraídas por la entidad y son razonables respecto a



los importes que se piensen. O-4 Que el saldo en los registros de las cuentas por pagar

no coincida con el de los estados financieros.Valuación, Integridad. Obtener balance de las cuentas por

pagar y conciliar con mayores.E-1 Que los inventarios se pierdan o sean sustraídos. Existencia, Integridad. Realizar una observación física del

inventario.E-2 Que el inventario se dañe o se vuelva obsoleto. Existencia, Valuación,

Integridad.Revisar la provisión por inventario obsoleto, dañado o de lenta rotación.

E-3 Que la información del kardex sea diferente a la registrada en los estados financieros.


Conciliar los inventarios físicos con los registros contables.

E-4 Sobrevalorización o subvaluación del inventario y costos de los productos vendidos.


Verificar que las existencias de los inventarios están recopiladas, calculados, valuados uniformemente, soportados y reflejados correctamente en los registros auxiliares.

E-5 Que se retire mercancía sin autorización. Existencia, Integridad. Evaluar controles de seguridad de la compañía.

6. ANÁLISIS DE LOS CONTROLES

Control 1.- Evaluación de la segregación de funciones.

Las compras se las debe realizar solo por personal autorizado para evitar pedir inventario en exceso o que después falte. Se comprobaran 10 órdenes de compra desde la planta.

Procedimientos:

El encargado(a) de las compras se basa en una orden de compra emitido por la planta con el detalle de las materias que hacen falta.

El encargado(a) se basara en previas cotizaciones y muestras de los materiales que solicita para hacer la compra tomando en cuenta calidad y precio.

Resultado: Después de haber revisado todas las órdenes de compra de los requerimientos de la planta se llegó a la conclusión de que el control es malo puesto que se comprobó que las compras las realiza cualquier persona que esté disponible de tiempo en ese momento lo que no se considera como seguro.

Control 2.- Observación de la mercadería adquirida.

Procedimientos:

Verificar que la persona encargada de hacer la compra sea a misma que verifique es estado en el que llega la materia a la bodega (Sr. Andrés Marriott) pues es quien sabe lo que pidió y en que calidades.

La materia (arcilla y combustible) es entregado en las bodega de la empresa donde con equipos apropiados para esto se pesa o mide para comprobar que la cantidad que entrega y facturada sea igual a la solicitada.

Resultado: Verificando quien recibe los materiales se llega a la conclusión de que el control el bueno pero por la deficiencia en el control 1 que están bien vinculados pierde validez este control también.



CONTROL 1 y 2REVISION DE ORDENES DE COMPRAS APROBADAS CORRECTAMENTE DESDE PLANTA(Gerente Carlos Andrade) Y RECEPTADAS POR EL ENCARGADO(SR. ANDRES MARRIOTT)

Fecha ## de

orden de compra

Orden enviada por:

Orden receptada

por:

Material recibido por:

Firma de revisión

Firma de aprobación

02/01/2014 0 45583 Carlos An. Jose P. Andres M. || ||

08/02/2014 1 45587 Carlos An. Maria M Andres M. || ||

05/03/2014 2 45591 Carlos An. Jose P. Jose P. || ||

25/03/2014 3 45595 Carlos An. Jose P. Jose P. || ||


03/05/2014 5 45603 Carlos An. Andres M. Andres M. || ||

08/06/2014 6 45607 Carlos An. Andres M. Andres M. || ||

05/07/2014 7 45611 Carlos An. Pedro J. Andres M. || ||

02/08/2014 8 45615 Carlos An. Ana H. Andres M. || ||


15/10/2015 10 45623 Carlos An. Ana H. Andres M. || ||

Control 3.- Enviar una carta de confirmación a los posibles proveedores.

Procedimientos: Para comprobar que las compras hechas sean las facturadas y no hallan ficticias se envían confirmaciones a los proveedores y debe constar:

La carta es elaborada por los auditores con membrete de la empresa para que sea de fiar y debe contener saldos adeudados por la compañía.

Además de eso el proveedor debe indicar en detalle de al menos el 50% de los pedido que se han hecho para cruzar la información de que el material pedido es el facturado.



Resultado: Se envió carta de confirmación a 2 proveedores potenciales y como resultado obtuvimos que las órdenes de compras coincidan con las facturas seleccionadas.

Control 4.- Revisar que se efectúe la retención en la fuente y del IVA, en caso de que aplique.

Procedimientos: Se van a revisar 10 comprobantes que tengan hecha correctamente la retención.

Todas las compras deben tener adjunto su retención lo cual se imprime al momento de que se ingresa la compra y se genera el pago

Resultado: Debido a que este control funciona sistemáticamente no hay falencias en él, y se ha calificado como bueno.

Control 5.- Verificar que los funcionarios involucrados en el proceso de compras no tengan vinculación societaria ni de parentesco con los proveedores.

Procedimientos: Es política de la empresa de que no se pueden calificar como proveedores las empresas o personas que tengan vínculos con persona que laboren dentro de la compañía y mucho menos si pertenecen al departamento de compras.

Debido a corta lista de proveedores de materiales se los va a verificar a todos. Mediante análisis completo de:

Haciendo vínculos con los encargados de las compras se va a verificar razón social, coincidencia de apellidos, cuenta corriente, direcciones etc.

Verificar que todas compras no se las haga a una misma empresa sin previa cotización pues puede haber colusión en las compras que esté generando ganancias a funcionarios de la empresa.

Resultado: El resultado del análisis fue bueno, solo se encontraron tres compras sin cotización pero poco relevantes en valor por esto se considerará que el control es bueno.



Control 6.- Verificar que todos los documentos (recibo de mercancía, devoluciones, facturas de materiales, facturas, pagos en cheques, pagos automáticos) los procesen individuos autorizados que aprueben y verifiquen su valor antes de registrarse.

Procedimientos: Seleccionar partidas más representativas para analizar valores pagados.

Comprobar que los pagos que se hagan correspondan al valor de la factura y este valor corresponda al mismo presentado en la cotización.

Antes de que las ingresar las facturas se las debe comprobar que coincidan con las cotizaciones.

Las facturas deben ser canceladas una vez que se han ingresado puesto que el sistema automáticamente genera el valor a pagar y así se puede evitar errores.

Resultado: Se analizó de qué manera se procede a ingresar las facturas y efectuar los pagos y se llega a la conclusión de que el control es bueno.

Control 7.- Verificar que los importes a pagar, por todo concepto, corresponden a obligaciones contraídas por la entidad y son razonables respecto a los importes que se piensen.

Procedimientos:

Los pagos que realice la empresa deben ser por bienes o servicios adquiridos por la empresa.

Las compras se deben hacer a proveedores que ya estén ingresados en el sistema

Resultado: Es control es bueno, se analizó y se concluyó que se cumplen todos los requerimientos

Control 8.- Realizar una observación física del inventario.

Procedimientos:



Con los saldos actuales de los kardex de cada material hacer la toma físicas sorpresivamente para corroborar de que los saldos son correctos y corresponden.

En ese mismo inventario verificar el material que este obsoleto o que no se esté rotando.

Resultado: Después de verificar la toma de inventario de físico se encontraron faltantes de inventario considerables por la falta de tomas físicas por lo que se concluye a que el control no es bueno.

Control 9.- Verificar que las existencias de los inventarios están recopiladas, calculados, valuados uniformemente, soportados y reflejados correctamente en los registros auxiliares.

Procedimientos:

Verificar que el sistema se cuadre automáticamente con registros auxiliares que se utilizan explosivamente para los materiales.

Comprobar que los materiales obtenidos hayan sido a un costo razonable en el mercado.

Resultado: Se encontraron ciertas compras que se han estado sobrevaloradas con respecto a los costos de otros proveedores pero han sido minoría por lo que no se considera malo el control pero se pide reforzar esa control que esta vinculados con otros anteriores.

Control 10.- Evaluar controles de seguridad de la compañía.

Procedimientos:

Todas los materiales deben ser retirados por las personas autorizadas para que no pueda existir un desvió de materiales

Resultado: El control es bueno



7. PROGRAMA DE AUDITORÍA# NATURALEZA Y ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS DE

AUDITORÍAHECHO

PORREF

1 ComprasProcedimiento:Verificar que los funcionarios involucrados en el proceso de compras no tengan vinculación societaria ni de parentesco con los proveedores.

Prueba sustantiva: Revisión de registros de proveedores. Realizar cruce de datos de los proveedores versus los

encargados de adquisiciones. Revisión del programa de compra anual y antecedentes

utilizados para su elaboración

Prueba analítica:Intervenir en razón de su cargo en programar compras a un proveedor específico o cualquier otra situación que la reste imparcialidad.

EH-KM P-5

2 Cuentas por pagar

Procedimiento:Verificar que los importes a pagar, por todo concepto, corresponden a obligaciones contraídas por la entidad y son razonables respecto a los importes que se piensen.

Prueba sustantiva: Solicite confirmación de los saldos importantes al final del

período por medio de circularización, si hubiera contestaciones inconformes, investigue y recomiende las aclaraciones respectivas.

AP-KM O-3



Revise los pagos posteriores de cuentas por pagar y determine si se han liquidado pasivos no registrados o por cantidades diferentes a las que muestran los libros, esta acción se determinará en eventos posteriores.

Verifique si las aseveraciones contables se aplican en las cuentas por pagar, especialmente aquellas que se refieren a integridad, existencia y exactitud.

Prueba analítica: Obtener una relación detallada de las cuentas por pagar a la

fecha del balance -bajo examen- y comparar su total con la cuenta control y los mayores auxiliares.

Seleccione las partidas más representativas y revise con las facturas y otros documentos originales del proveedor o acreedor.

Efectúe un arqueo de las facturas pendientes de pago al final del período y cruce con el registro de compras.

3 InventarioProcedimiento:Verificar que las existencias de los inventarios están recopiladas, calculados, valuados uniformemente, soportados y reflejados correctamente en los registros auxiliares. (Totalidad, Existencia, Exactitud y Presentación).

Prueba sustantiva: Comprobar si las partidas en inventario están consolidadas al

costo o mercado, al que sea más bajo, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Hacer una verificación de las cifras de los auxiliares con los saldos del mayor para determinar existencia.

Realizar el conteo de los productos más relevantes e investigar las diferencias entre el listado y lo físico.

Prueba analítica: Confirmar que las condiciones de almacenaje de los

inventarios sean las óptimas. Verificar que los soportes de los inventarios, se encuentren en

orden y de acuerdo a los procedimientos establecidos por la empresa.

Verificar que los inventarios estén adecuadamente

HM-AP-KM E-4



asegurados.

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