Planeación Estratégica de la Agencia de Desarrollo

Economico del Departamento de ValleD.Sc. Marvin Melgar Ceballos / Consultor

ADED / OXFAM – QUEBECArq. Luis Manuel maier Caceres / Coordinador

Proyecto Bridge – UICN – Fundaciòn Vida

Agenda• Primer momento: Inscripción de participantes • Segundo momento: Bienvenida por presidente

de ADED – Valle• Tercer Momento: Antecedentes del proceso y

recordatorio de resultados del primer taller• Cuarto Momento: Presentación del marco

estratégico de ADED – Valle • Quinto Momento: Presentación interactiva de

Planificación Estratégica ADED – Valle• Sexto Momento: Cierre de actividades

Objetivos del proceso• Objetivo general

– Realizar un Diagnostico Integral Participativo con la participación activa y propositiva de los socios activos de ADED Valle, que sirva de plataforma para el desarrollo de un Plan Estratégico Institucional de Fortalecimiento para la Agencia de Desarrollo Económico del Departamento de Valle.

• Objetivos específicos– Desarrollo de tres sesiones de análisis situacional del marco institucional

de ADED – Valle (Técnica, Administrativa y Financiera) su vinculación con los socios, la percepción social de la institución y la identificación de escenarios que permitan al final integrar dos instrumentos para la institución: 1) El Diagnostico Institucional Participativo (DIP), y 2) El Plan Estratégico Institucional de Fortalecimiento de ADED – Valle.

– Elaborar y revisar de forma participativa con las estructuras de gerencia y administración de ADED – Valle los resultados del proceso de fortalecimiento, en especial las medidas a adoptar para mejorar la competitividad de ADED – Valle.

– Realizar un proceso de capacitación interactiva a los socios y miembros de ADED – Valle, en el marco de la construcción de los instrumentos de gestión institucional.

– Elaborar los documentos síntesis del Diagnostico Integral Participativos y el Plan Estratégico Institucional de Fortalecimiento de ADED – Valle.

Fortalezas• Socios activos • Personería jurídica• Integrada por organizaciones publico – privadas• Visión clara de Desarrollo Económico• Alto nivel de credibilidad institucional• Con membresías a otras estructuras nacionales e

internacionales• Reconocida como una institución estratégica en el territorio• Equipo y logística instalada• Transparencia en el manejo de los recursos• Alianzas regionales establecidas• Cuenta con una plataforma de instituciones aliadas• Voluntad política de autoridades municipales

Oportunidades• Los cooperantes han priorizado el enfoque de Desarrollo

Económico Local• Nuevos proyectos en formulación y ejecución la Región• Declaratoria de Región Modelo • La creación de CDE – MIPYME• Procesos constantes de capacitación del personal• Construcción del Canal Seco• Participación en plataformas estratégicas• Los procesos de consolidación de plataformas publico –

privadas• ADELES exitosas en el país y países fronterizos• Creación y fortalecimiento de Ruta del Sol• Confianza en administración de Fideicomisos

Debilidades• No se posee local propio• Acceso a crédito para aumentar la cartera de ADED• Falta de recursos económicos• Falta de compromiso de socios• Lo Socios no pagan sus contribuciones anuales• No se realizan auditorias internas• Estatutos desactualizados a la realidad actual• Equipo tecnológico viejo y desactualizado• Programas (software) viejos y desactualizados• No se posee un Plan de comunicación, información y educación continua• Socios débiles organizativa y económicamente• Limitada gestión financiera• Organigrama infuncional• Visión y Misión desactualizados e irreales• No existe una verdadera apropiación por parte de los socios• Personal con debilidades en formación• Alta morosidad en la cartera de créditos

Amenazas• Alto índices de desempleo en la región. • Crisis económica general• Alto índices de delincuencia organizada, debilitando el clima

de negocios en la Región.• Impacto ambiental provocado por el cambio climático• Burocracia ineficiente• Creación de nuevas organizaciones de crédito en la Región.• Corrupción gubernamental• Disminución de la cooperación para el desarrollo• Rotación de actores Públicos• Antagonismo de la Alcaldía de Nacaome• No existen programas nacionales de fortalecimiento a

Agencias de Desarrollo Económico

Problema Principal Recursos económicos innecesarios

Misión

Situación actual

Visión

A donde queremos ir

Brechas

Tensión creativa

SALTOS CUALITATIVOS

VISIÓN

MISIÓN

DIAGNÓSTICO

SITUACIÓN ACTUAL E S T R

A T E

G I A

S

BARRERAS

OBJETIVOSAÑO 1

OBJETIVOSAÑO 2

OBJETIVOSAÑO 3

PLANES DE ACCIÓN

PLANES DE ACCIÓN

PLANES DE ACCIÓN

IMPLICADOS

ENTORNO

MODELO DE CAMBIO ESTRATÉGICO

SUEÑOS

VISIÓN

MISIÓN

OBJETIVOSESTRATÉGICOS

BARRERAS

ESTRATEGIAS

PLANES DE

ACCIÓN

ACCIÓN

Valor de la utopía, imaginación, arte y creatividad

Saber hacia donde vamos

Quienes somos, razón de existencia. Identidad, “Guía de acción”

Dificultades y limitaciones, debilidades y amenazas

Vías para alcanzar la Misión y los objetivos

Acción, guía, cuándo, con qué recurso, quiénes

MODELO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Categoría rectora de la organización

¿PARA¿PARAQUÉ 1?QUÉ 1?

¿PARA¿PARAQUÉ 2?QUÉ 2?

¿Hacia dónde voy?

¿Cómo llego?

¿Por qué debo Cambiar?

¿Cómo se quehe llegado?

ÁREAS DE RESULTADOS CLAVES

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO

ESTRATEGIA

PROBLEMAS ESTRATÉGICOS

SOLUCIÓNES ESTRATÉTICAS

PLANES DE ACCION

MISIÓN VISIÓN

INDICADORES DE MEDIDAESCENARIO

AHORAFUTURO

VALORES COMPARTIDOS

BARRERAS

Modelo del cambio estratégico

Misión

• Es la razón de ser de la organización, para qué existe, cuál es su función social, qué hace o debe hacer

• Es el punto de partida de la estrategia y lo que le da cohesión e integridad a la organización

La Misión debe:• Tener estabilidad en el tiempo aunque puede ser

ajustada• Quedar claramente definida, escrita y divulgada a

todos los trabajadores de la organización

Misión ADED – Valle 2015• Promover y dinamizar el desarrollo económico

local participativo, concertado, equitativo, moderno y sostenible del sector productivo del Departamento de Valle, a través del fortalecimiento de la capacidad técnica, financiera, organizativa y empresarial de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (MIPyMEs) apoyando a su vez los Planes Estratégicos de Desarrollo Municipal (PEDM) y Departamental.

Visión

• Comprensión compartida de lo que debe ser la organización y cómo debe cambiar

• Imagen mental de un estado futuro deseable y posible para la organización

La Visión debe:• Comprometernos de corazón• Movilizar nuestra conciencia• Motivar las preocupaciones y necesidades profundas.• Estar basada en dos profundas necesidades humanas: calidad

y dedicación• Reflejar los valores prioritarios• Engendrar autorreflexión personal

Visión 2015 ADED - Valle• Ser una institución líder, sostenible y

representativa del sector productivo del Departamento de Valle, que brinda servicios financieros de calidad a empresarios (as), microempresarios (as) y productores (as), para lograr su desarrollo integral con equidad en el marco de la Estrategia de Reducción de la Pobreza y los Objetivos de Desarrollo del Milenio.

José Martí

”Ver después no vale, lo que vale es ver antes

y estar preparado”

Las barreras

• Son los obstáculos que se interponen entre la misión y la visión

• Son elementos negativos que interfieren en el cumplimiento de los objetivos

• Pueden ser externas e internas.• Representan desafíos o retos a la dirección de la

entidad.• Son problemas a solucionar indefectiblemente• Son indicadores de futuros conflictos si se dejan de

resolver

Ver la organización como un sistema abierto e insertado en un escenario social, económico y político Priorizar su forma de relacionarse con la sociedad: productos y servicios Pensar estratégicamente: clara visión de futuro, solución de problemas principales, logro de los objetivos estratégicos y control de funciones esenciales Ampliación de las interacciones y participación humana Descentralización en la toma de decisiones:

Principios orientadores Ética y valores humanos

Pertinencia a necesidades específicas. Atención personalizada/regionalizada

Enfoque Estratégico

Estrategias

• Las formas de lograr los objetivos• Las formas de moverse de la realidad a la visión• Arte para definir las vías para vencer, sortear, saltar

o irse por debajo de las barreras• Son las fuentes de diferentes tácticas.

“Técnica y arte de concebir, preparar y dirigir las operacioines militares”“Habilidad para dirigir un asunto y lograr su objetivo”

Diccionario de la Real Lengua Española

Tácticas

• Son las formas de moverse de la estrategia a la acción• Son las fuentes de la acción• Son a corto plazo en su perspectiva• Representan las múltiples vías para garantizar la estrategia• Poseen un enfoque operativo

“Conjunto de reglas para la instrucción y ejercicio de la tropa para la realización de las operaciones militares” “Método o sistema para realizar una cosa y alcanzar un objetivo”

Diccionario de la Real Lengua Española

Áreas de resultados claves

• Son los sectores de responsabilidad o actividades que son cruciales para el logro de la misión

• Se identifican para cada área funcional y para cada unidad organizacional

Objetivo

Etimología de la palabra:

Proviene del latín jactum que significa lanzado y la preposición ob que significa hacia.

Definición del término:

Son las metas intentadas que prescriben o establecen un determinado criterio y señalan dirección a los esfuerzos del administrador.

Objetivos Estratégicos

• Son declaraciones cualitativas o cuantitativas de las aspiraciones de un individuo o grupo de individuos dentro de una organización

• Es un estado futuro deseado de una organización o de uno de sus elementos

• Son las metas que se persiguen, que prescriben un ámbito definido y sugieren la dirección a los esfuerzos de planeación de una organización

A pesar de que un objetivo debe lograrse en el futuro se determina un lapso específico para su realización

Principios fundamentales para el proceso de determinación de los

objetivos • De la precisión. Deben fijarse de forma tal que no queden

expuestos, por su vaguedad, a ser entendidos de distinto modo por personas diversas.

• De la flexibilidad. Se refiere a la fijación de máximos y mínimos de manera que pueda ajustarse el objetivo dentro de los limites previstos.

• De la participación. Indica que en la fijación de los objetivos y en la determinación de los resultados deben participar todos los comprometidos con ellos, de manera que se comparta la responsabilidad por alcanzarlos.

Principios fundamentales para el proceso de determinación de los

objetivos • Del realismo. Los objetivos deben ser de tal naturaleza, que

sean posibles de alcanzar

• De la objetividad. Necesidad de fijar los objetivos sobre bases cuidadosamente estudiadas con fundamento en la realidad y con apoyo en un análisis basado en informaciones confiables

• De los valores. Necesidad de fijar los objetivos teniendo en cuenta sobre todo los valores éticos, morales y revolucionarios compartidos por todos los trabajadores

• De la restricción por las políticas. Necesidad de definir el objetivo en el marco de las políticas establecidas

Proceso de establecimiento de objetivos estratégicos

SUPERIOR

INTERMEDIO

DE BASE

NIVELES

ENFOQUE ASCENDENTE

ENFOQUE DESCENDENTE A

UTORIDAD

RESPONSABILIDAD

Enfoque Actual

NIVEL SUPERIOR

NIVELINTERMEDIO

NIVEL DE BASE

En la actualidad se estima que una posición intermedia entre ambos enfoques es lo mas saludable, es decir, la elaboración de los resultados a alcanzar con la participación de todos los involucrados en lograrlos.

Los objetivos deben ser:

• Pertinentes: apoyan la misión• Evaluables: cuantitativa y/o cualitativa• Factibles: posibles de lograr• Aceptables: armónicos con el sistema de valores de

la institución• Flexibles: pueden ser modificados• Asequibles: al alcance de las personas• Motivadores: generan interés• Comprensibles: sencillos y claros• Comprometedores: obligan moralmente a su

cumplimiento y son objeto de evaluación

Los objetivos y la organización

OBJETIVOSESTRATÉGICOS

ESTRATEGIAS

FUNCIONES

TAREAS

Categoría rectora de la organización¿Que quiero?, ¿cuándo lo quiero? y ¿dónde lo quiero?

Vías para conducir la organización hacia el logro de los objetivos¿Cómo obtengo el objetivo?

Conjunto de propiedades y relaciones de la organizaciónQue identifican áreas de trabajo¿A quiénes le corresponde el objetivo?

Conjunto de acciones concretas para el logro de los Objetivos y que constituyen el vínculo entre las funciones y los objetivos de la organización¿Qué actividades debo realizar?

CRITERIOS DE MEDIDA

Los indicadores que permiten evaluar el cumplimiento de las tareas y a su vez de los objetivos

Dirección por Objetivos

Proceso en el cual los dirigentes y subordinados de una organización identifican conjuntamente sus metas comunes, definen las principales áreas de responsabilidad de las personas y utilizan los resultados como forma de evaluar la contribución, otorgando importancia e interés no solo a los objetivos organizacionales, sino también a los objetivos de desarrollo personal.

¿Qué es dirección por objetivos?

• Es un medio de practicar las cinco funciones básicas de dirección:– Planificación– Organización– Conducción– Dirección– Control

• Es la esencia de un sistema de dirección orientado a resultados.

Principios básicos de dirección por objetivos

• Comportamiento y motivación humano

• Orientación a resultados

Teorías de la jerarquía de necesidades de motivación individual

• De primer orden son las fisiológicas• De segundo orden el deseo de defensa y

seguridad• De tercer orden las sociales que incluyen el

amor y aceptación• De cuarto orden la psicológica y la autoestima• De quinto orden y considerada la más elevada

es la autorrealización personal

Comportamiento y Motivación Humanos

• Deseo de obtener resultados• Importancia de la participación• Implica directamente a los trabajadores en la

planificación, dirección y control de sus acciones

• Implicación que lleva a compromiso• Forma equipo: trabajador y cuadro de

dirección toman la mayoría de las decisiones

Orientación a resultados

• Cuanto más clara sea la idea que tenga de lo que se trata de lograr, más posibilidades tendrá de éxito

• Si sabe donde quiere ir, aumentan sus posibilidades de llegar. Al contrario, si no sabe a donde va, ningún camino le llevará allí

• No se trata de lo que Ud. haga: lo que cuenta es lo que consigue

• No le diga usted a alguien lo que debe hacer, dígale cuales son sus responsabilidades

Sistema de dirección por objetivos componentes

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

EVALUACIÓN ANUALDE LA ACTUACIÓN Y SUS

RESULTADOS

DESARROLLO DE PLANESDE ACCIÓN

REVISIONES PERIODICAS

Definición de objetivos

• Precisión de los Problemas Estratégicos principales a enfrentar.

• Identificación de los sectores de responsabilidad o actividades que son cruciales para el logro de la misión: Áreas de Resultados Claves

• Visión de la Solución Estratégica• Precisión de Objetivos para garantizar los resultados

según las áreas claves• Precisión de los Indicadores de Medida

Objetivo General• La ADED-Valle tendrá como objetivo:

Promover el desarrollo económico auto sostenido del Departamento, mediante mecanismos de concertación, como factor coadyuvante en el mejoramiento del nivel de vida de los habitantes de la zona de influencia.

Objetivos Específicos• Modernización de la economía del departamento, impulsando líneas estratégicas y

actividades.• Fortalecer el desarrollo social de las comunidades, mediante la promoción de

empresas con responsabilidad social.• Fortalezcan los mecanismos de concertación que permitan la participación del

estado, ONG`s y Empresas del Departamento.• Promover la participación ciudadana para fines productivos, Fomenten y fortalecer

las organizaciones de productores locales.• Gestionen, negocien y canalicen ante Organismos Nacionales e Internacionales los

recursos financieros y técnicos que se requieren para la implementación de los proyectos.

• Fomenten la creación y desarrollo de instancias comunales productivas, de consumo y de comercialización, que contribuyan al desarrollo económico de las comunidades.

Planes Estrategicos

• Son la forma de materializar las acciones que permiten el cumplimiento de los objetivos siguiendo las estrategias definidas y aprobadas

• Son descripciones concretas de lo que va a suceder• Representan las vías detalladas de implementar las

estrategias y vencer las barreras.• Se basan en los recursos y son adaptables a las contingencias,

son prácticos.• Contienen las tareas específicas con los resultados esperados,

los recursos de todo tipo necesarios para materializarlas• Dejan claramente definidos tanto el plazo en que deben

cumplirse como las personas o funcionarios responsables y los participantes en su cumplimiento

Revisiones periódicas

• Normas con las que se miden los rendimientos• Información a los directivos del progreso• Los objetivos sirven como normas con las

cuales el individuo puede medir su actuación

Evaluación anual de la actuación

• Amplitud y profundidad del análisis: Área de Resultados Claves

• Enfoque integrado Estrategia - funciones- tareas: Objetivos Estratégicos

• En el proceso de evaluación:– Revisión de objetivos definidos para el individuo, el equipo

y la institución– Medición de resultados por indicadores predeterminados

y señalamiento de la desviación importante– Precisión alcance de resultados reales

Errores más frecuentes

• Creer que la DPO es una panacea• Se fijan objetivos sin la participación de los directivos

implicados• Solo se fijan objetivos para los directivos de niveles

superiores• Burocratización y pseudo cientificismo• Énfasis en las técnicas y no en el proceso real• Implantación de DPO excesivamente rápida• Disponer de objetivos pero no desarrollar planes de

acción pertinentes

Errores (cont.)

• Exigencia rápida de los resultados (impaciencia)• Solo aceptar objetivos perfectamente cuantificados• Objetivos “estratégicos” feudales• Centrarse exclusivamente en los objetivos a conseguir por

cada directivo• No valoración de objetivos globales o integradores• Prescindir de las reuniones periódicas de seguimiento de cada

directivo con equipo• No reconocer la importancia de la formación• La alta dirección no predica con el ejemplo• La alta dirección se resiste a delegar• Generar objetivos y no compromisos

ÁREAS DE RESULTADOS CLAVES

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO

ESTRATEGIA

PROBLEMAS ESTRATÉGICOS

SOLUCIÓNES ESTRATÉTICAS

PLANES DE ACCION

MISIÓN VISIÓN

INDICADORES DE MEDIDAESCENARIO

AHORAFUTURO

VALORES COMPARTIDOS

BARRERAS

Modelo del cambio estratégico

Definición de objetivos

• Precisión de los Problemas Estratégicos principales a enfrentar.

• Identificación de los sectores de responsabilidad o actividades que son cruciales para el logro de la misión: Áreas de Resultados Claves

• Visión de la Solución Estratégica• Precisión de Objetivos para garantizar los resultados

según las áreas claves• Precisión de los Indicadores de Medida