taklimat pengurusan rekod
TRANSCRIPT
TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD BAHAGIAN PENGURUSAN REKOD DAN ARKIBPEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMUUNIVERSITI MALAYSIA KELANTANUNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN
TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD BAHAGIAN PENGURUSAN REKOD DAN ARKIBPEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMUUNIVERSITI MALAYSIA KELANTANUNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN
PENGURUSAN FAIL
• Fail Rasmi – Entiti (wujud) bagi pejabat• Dibuka berdasarkan TRANSAKSI• Didaftarkan menggunakan BORANG PERMOHONAN • Didaftarkan menggunakan BORANG PERMOHONAN
PENDAFTARAN FAIL BAHARU/JILID BAHARU (UMK/B04.06/10/2018 Pind.1) 2018
FUNGSI – AKTIVITI – SUB AKTIVITI
PENGURUSAN FAIL
pejabat awamTRANSAKSI
BORANG PERMOHONAN BORANG PERMOHONAN PENDAFTARAN FAIL BAHARU/JILID BAHARU (UMK/B04.06/10/2018 Pind.1) berkuatkuasa bulan Januari
SUB AKTIVITI - TRANSAKSI
SEBAB PEMBUKAAN FAIL
01Belum Ada / Wujud
KF
06
Skimaklasifikasi fail dirombak →sistem KF baru
05Pentadbiran berubah
SEBAB PEMBUKAAN FAIL
02
Ditutup dan bersambung→ jilid baru
Jld.
03 Tidak dapatdikesan
04 Rosak dan perludiganti
PEMBUKAAN FAIL
KEPERLUAN ATAU PERALATAN
FAIL AM 435 – PIN. 1/80
KERTAS MINIT (AM 6)
TALI HIJAU
KAD KAWALAN PERGERAKAN FAIL
PEN MARKER DAKWAT KEKAL
LAMPIRAN
PEMBUKAAN FAIL
KEPERLUAN ATAU PERALATAN
PIN. 1/80
KAD KAWALAN PERGERAKAN FAIL
PEN MARKER DAKWAT KEKAL
PEMBUKAAN FAIL
TEBUK LUBANG 2.5 CM / 1 INCI DARI PENJURU KIRI & ATASATAS
MASUKKAN TALI HIJAU DAN KERTAS MINIT
DAFTAR FAIL → ISI BORANG & CATAT BUTIRAN PADA KULIT FAIL
GUNAKAN DAKWAT KEKAL HITAM@BIRUGUNAKAN DAKWAT KEKAL HITAM@BIRU
PEMBUKAAN FAIL
TEBUK LUBANG 2.5 CM / 1 INCI DARI PENJURU KIRI &
MASUKKAN TALI HIJAU DAN KERTAS MINIT
ISI BORANG & CATAT BUTIRAN PADA
GUNAKAN DAKWAT KEKAL HITAM@BIRUGUNAKAN DAKWAT KEKAL HITAM@BIRU
JENIS-JENIS KULIT FAIL
ARKIB UMK
o Perintah dan arahanbiasa jabatan o Siasatan Dalaman
ARKIB UMK
TERBUKA TERHAD SULIT
REKOD TERPERINGKAT DI BAWAH SELIAANBAHAGIAN KESELAMATAN, PEJABAT PENDAFTAR
JENIS KULIT FAIL
Dalaman
o Arahan penting untukperwakilan negara
yang membuatperundingan dengan
negara asing
o Kertas Jemaah Menterimengenai dasar politik
dan ekonomi, maklumat ketenteraan.
SULIT RAHSIA RAHSIA BESAR
REKOD TERPERINGKAT DI BAWAH SELIAANBAHAGIAN KESELAMATAN, PEJABAT PENDAFTAR
PENYIMPANAN FAIL
BIL. PERINGKAT
1. RAHSIA BESAR BILIK KEBAL / PETI BESI YANG DIPASANG KUNCI TATAKIRA / NOMBOR KOMBINASI- (DOKUMEN DALAM TINDAKAN DISIMPAN DI DALAM - (DOKUMEN DALAM TINDAKAN DISIMPAN DI DALAM KABINET BESI BERPALANG)
2. RAHSIA SEPERTI RAHSIA BESAR ATAUKABINET BESI / ALMARI BESI BERPALANG
3. SULIT KABINET BESI / ALMARI BESI BERPALANG
4. TERHAD KABINET BESI / ALMARI BESI BERPALANG
5. TERBUKA KABINET BESI BERLACI EMPAT, KABINET BESI BERGERAK (MOBILE RACK
PENYIMPANAN FAIL
TEMPAT PENYIMPANAN
BILIK KEBAL / PETI BESI YANG DIPASANG KUNCI TATAKIRA / NOMBOR KOMBINASI
(DOKUMEN DALAM TINDAKAN DISIMPAN DI DALAM (DOKUMEN DALAM TINDAKAN DISIMPAN DI DALAM KABINET BESI BERPALANG)
SEPERTI RAHSIA BESAR ATAUKABINET BESI / ALMARI BESI BERPALANG
KABINET BESI / ALMARI BESI BERPALANG
KABINET BESI / ALMARI BESI BERPALANG
KABINET BESI BERLACI EMPAT, KABINET BESI BERGERAK MOBILE RACK) ATAU RAK BESI STATIK
PEMBUKAAN FAIL
1 inci / 2.5cm
PEMBUKAAN FAIL
PENGGUNAAN TANDA PEMISAH & PEMUSATAN
ARKIB NEGARA MALAYSIA AMALAN UMK (SALAH)
ARKIB.600-5/5/44
PENYELARASAN PENGGUNAAN TANDA PEMISAH
ARKIB.600-5/5/44CONTOH:
o UMK/Bo UMK.BC/Bo UMK/A
o Tanda nokhtah ( . ) hendaklah digunakan untukmengasingkan singkatan nama jabatan, bahagian dan kod fungsi.
contoh: ARKIB.600
o Tanda sengkang ( - ) hendaklah digunakan untukmengasingkan kod fungsi aktiviti
contoh: 600-5
Tanda serong ( / ) hendaklah digunakan untuko Tanda serong ( / ) hendaklah digunakan untukmengasingkan kod aktiviti, sub-aktiviti dantransaksi.
contoh: 600-5/5/44
PENGGUNAAN TANDA PEMISAH & PEMUSATAN
AMALAN UMK (SALAH) PENAMBAHBAIKAN
PEMISAH BAGI NOMBOR RUJUKAN SURAT/FAIL
CONTOH:
UMK/B20.00/100-14/1/1BC/B01.13/400-2/3/1
UMK/A04/100-16/3/1
CONTOH:
o UMK.B20.00.100-14/1/1o UMK.B20.00.100-14/1/1o UMK.B20.00.100-14/1/1
o UMK.BC.B01.13.400-2/3/1o UMK.BC.B01.13.400-2/3/1
UMK.BC.B01.13.400-2/3/1o UMK.BC.B01.13.400-2/3/1
o UMK.A04.100-16/3/1o UMK.A04.100-16/3/1o UMK.A04.100-16/3/1
PENGGUNAAN TANDA PEMISAH & PEMUSATAN
BERDASARKAN PEKELILING YANG DIKELUARKAN PADA 18 JULAI 2019
PENGGUNAAN TANDA PEMISAH & PEMUSATAN
BERDASARKAN PEKELILING YANG DIKELUARKAN PADA 18 JULAI 2019
PENAWANAN FAIL
”MEMFAILKAN ATAU MENDAFTARKAN DOKUMEN KE DALAM FAIL”
Kertas minit → dalam Lampiran (surat) → Kertas minit → dalam kiri fail → tali hijau
Lampiran (surat) → cop tarikh terima
Catat pada kertas minit
Simpan di bilik fail
PENAWANAN FAIL
”MEMFAILKAN ATAU MENDAFTARKAN DOKUMEN KE DALAM FAIL”
Lampiran (surat) → Lampiran (surat) →
Lampiran (surat) → cop tarikh terima
Lampiran (surat) → dalam kanan fail →
tali hijau
Susun mengikut tarikh → nombor turutan dalam bulatan →
kanan surat
Catat pada kertas minit
PENAWANAN FAIL
………………….. kpd……………
Penulisan minit bagi surat
………………….. kpd……………
Penulisan minit bagi surat
……………….. drp ……….bth
Penulisan minit bagi surat
PENAWANAN FAIL
……………bth………….. dmp………..
keluar
……………bth………….. dmp………..
masuk
bth……….. dmp ………………….
masuk
PENAWANAN FAIL
MINIT SURAT
BOLEH DITULIS TANGAN ATAU DENGAN MENGGUNAKAN COP GETAH
PENAWANAN FAIL
SURAT
BOLEH DITULIS TANGAN ATAU DENGAN MENGGUNAKAN COP GETAH
PENAWANAN FAILPENAWANAN FAIL
PENAWANAN FAIL
Merekod surat yang diterima dan
KEPENTINGAN PENGENDALIAN KERTAS MINIT
Merekod surat yang diterima dan Mengesan kandungan surat Perhubungan (arahan) diantara
bahagian → rekod rundingan Sekiranya melebihi separuh
dikandungkan dalam fail → lampirandikandungkan dalam fail → lampiran
PENAWANAN FAIL
dan dihantar keluar
KEPENTINGAN PENGENDALIAN KERTAS MINIT
dan dihantar keluar
diantara pegawai – pegawai atau(makluman dicatatkan)
separuh muka surat → ditaip →lampiran minit bebaslampiran minit bebas
KAD PERGERAKAN FAILKAD PERGERAKAN FAIL
PERGERAKAN FAIL
Apabila fail diminta →dikeluarkan dan dicatat →
singkatan jawatan dan tarikh
01
02
singkatan jawatan dan tarikh
Dimasukkan ke dalamfail di antara kertas
minit dan lampiran →tali hijau.
Diletakkan→ ganti
PERGERAKAN FAIL
Fail dipulangkan →kad dimasukkan
03
04
05
kad dimasukkansemula.
Diletakkan di tempat fail asalganti dalam kabinet
EDARAN FAIL
DIHANTAR KEPADADIHANTAR KEPADA• Ringkasanuntuk
TARIKH DIHANTAR• Tarikhmenerima
EDARAN FAIL
DIHANTAR KEPADADIHANTAR KEPADARingkasan jawatan pegawai yang akan menerima fail
untuk tindakan.
TARIKH DIHANTARTarikh fail diedarkan kepada pegawai yang akan
menerima fail untuk tindakan
PENUTUPAN FAIL
MANA YANG TERDAHULU
PENUTUPAN FAIL
4 cm
100 lampiran
PENUTUPAN FAIL
1 21 2
443
PENUTUPAN FAIL
HILANG → DITEMUI KEMBALI
1
DOKUMEN TAMAT → TIADA TINDAKAN LANJUT
5 TAHUN TIDAK DIRUJUK
2
3
PERUBAHAN PENTADBIRAN4
PENUTUPAN FAIL
KRITERIA• Ketebalanatau 4 cm
PENUTUPAN FAIL
KRITERIAKetebalan mencapai 100 lampiran
4 cm mana yang terdahulu
PENUTUPAN FAIL
KRITERIA• Penstrukturan
PENUTUPAN FAIL
KRITERIAPenstrukturan semula organisasi
PENUTUPAN FAIL
KRITERIA• Perubahan
PENUTUPAN FAIL
KRITERIAPerubahan skema klasifikasi
PELUPUSAN FAIL
JabatanBahagian Pengurusan
AKTIF SEPARA AKTIF
Jabatan
PELUPUSAN FAIL
Pengurusan Rekod dan Arkib →→→ Proses Pelupusan
TIDAK AKTIFSEPARA AKTIF
Pelupusan
PEMINDAHAN FAILPEMINDAHAN FAIL
KRITERIA• Ditutup• Ditutup
• Tidak dirujuk• Tamat tindakan
PINDAH UNTUK SIMPANAN
PELUPUSAN FAILPELUPUSAN FAIL
KRITERIA• Musnah @ rosak• Musnah @ rosak
(bencana)• Tiada nilai
LUPUS
RUJUKAN FAIL
RUJUK
FIZIKALFIZIKAL
RUJUKAN FAIL
RUJUK
DIGITALDIGITAL
CARA MENUKAR KULIT FAILCARA MENUKAR KULIT FAIL
1 KELUARKAN SEMUA ISI KANDUNGAN DI
GUNTING KULIT FAIL LAMA2
ISI KANDUNGAN DI DALAM FAIL LAMA
CARA MENUKAR KULIT FAILCARA MENUKAR KULIT FAIL
3 TULIS NOMBOR LAMPIRAN TERAKHIR PADA KULIT TERAKHIR PADA KULIT FAIL. SEBAGAI CONTOH JIKA LAMPIRAN TERAKHIR BERNOMBOR 4, MAKA KULIT FAIL LAMA BERNOMBOR 5. MASUKKAN BORANG MASUKKAN BORANG PENDAFTARAN FAIL YANG LAMA KE DALAM FAIL YANG BAHARU.
CARA MENUKAR KULIT FAILCARA MENUKAR KULIT FAIL
4MASUKKAN KULIT FAIL LAMA BERSEKALI DENGAN LAMPIRAN KE DALAM FAIL LAMPIRAN KE DALAM FAIL BAHARU
5 MASUKKAN KERTAS MINIT SERTA KAD PERGERAKAN FAIL (AMBIL DARI FAIL LAMA)LAMA)
CARA MENUKAR KULIT FAILCARA MENUKAR KULIT FAIL
6TULIS KULIT FAIL BAHARU BERDASARKAN KLASIFIKASI FAIL (BAHARU) KLASIFIKASI FAIL (BAHARU) SERTA PENGGUNAAN TANDA PEMISAH SERTA KODING PTJ/FAKULTI.
7LAMPIRAN SETERUSNYA DI DALAM FAIL BAHARU
7DALAM FAIL BAHARU AKAN MENGGUNAKAN NOMBOR 6.
SEMAKAN AUDIT PENGURUSAN REKOD DI PTJ/FAKULTI
23 PTJ TELAH DIAUDIT
PERATUSAN MARKAHPERATUSAN MARKAH
PERATUS GRED TAHAP PENCAPAIAN
85 – 100 A SANGAT BAIK
75 – 84 B
60 – 74 C MEMUASKAN
50 – 60 D KURANG50 – 60 D KURANG
< 50 E SANGAT TIDAK MEMUASKAN
SEMAKAN AUDIT PENGURUSAN REKOD DI PTJ/FAKULTI
TELAH DIAUDIT
PERATUSAN MARKAHPERATUSAN MARKAH
TAHAP PENCAPAIAN JUMLAH PTJ
SANGAT BAIK 2 PTJ
BAIK 6 PTJ
MEMUASKAN 10 PTJ
KURANG MEMUASKAN 2 PTJKURANG MEMUASKAN 2 PTJ
SANGAT TIDAK MEMUASKAN 3 PTJ
JUMLAH 23 PTJ
SEMAKAN AUDIT PENGURUSAN REKOD DI PTJ/FAKULTI
BIL PTJ/FAKULTI JUMLAH MARKAH
1. PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN
96.7%
DAN PENGURUSAN ILMU
2. FAKULTIKEUSAHAWANAN DAN PERNIAGAAN
87.8%
3. FAKULTI HOSPITALITI, PELANCONGAN DAN
84.4%
KESEJAHTERAAN
4. FAKULTI SENIBINA DAN EKISTIK
82%
5. FAKULTI SAINS BUMI
78.8%
6. PEJABAT BENDAHARI
78.7%
7. PEJABAT 78%
SEMAKAN AUDIT PENGURUSAN REKOD DI PTJ/FAKULTI
BIL
PTJ/FAKULTI JUMLAH MARKAH
9. FAKULTI BIOKEJURUTERAAN DAN TEKNOLOGI
72.7%
10.
3PI 72.7%
11.
FAKULTI PERUBATAN VETERINAR
72.7%
VETERINAR
12.
PUSAT PENGURUSAN JAMINAN KUALITI
71.9%
13.
PEJABAT PENDAFTAR
69.6%
14.
PUSAT KOMPUTERAN
66.7%
SEMAKAN AUDIT PENGURUSAN REKOD DI PTJ/FAKULTI
BIL PTJ/FAKULTI
16. FAKULTI TEKNOLOGI KREATIF DAN WARISAN
17. PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (A&A)
18. FAKULTI INDUSTRI ASAS TANI
19. PUSAT PENGURUSAN PERSEKITARAN, KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJA
20. ISME
21. PUSAT PENGAJIAN SISWAZAH21. PUSAT PENGAJIAN SISWAZAH
22. PUSAT SUKAN DAN KEBUDAYAAN
23. AGRO TECHNO PARK
SEMAKAN AUDIT PENGURUSAN REKOD DI PTJ/FAKULTI
JUMLAH MARKAH
TEKNOLOGI KREATIF DAN WARISAN 66.6%
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (A&A) 64%
60.6%
KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJA56.3%
54.5%
48.4%48.4%
42.4%
30.8%
KRITERIA SEMAKAN AUDIT PENGURUSAN REKOD
BUKU DAFTAR FAIL/MASTER LISTING FILE (DALAM BUKU ATAU EXCELL)
PENGGUNAAN KULIT FAIL YANG BETUL PENGGUNAAN KULIT FAIL YANG BETUL PENULISAN TAJUK DAN NOMBOR FAIL PENGGUNAAN KERTAS MINIT SERTA CATATAN MINIT PENULISAN LAMPIRAN PENGGUNAAN KLASIFIKASI FAIL PENGGUNAAN KAD PERGERAKAN FAIL PENUTUPAN FAIL MENGIKUT KRITERIA YANG DITETAPKAN PENUTUPAN FAIL MENGIKUT KRITERIA YANG DITETAPKAN PENYUSUNAN DAN PENYIMPANAN FAIL TINDAKAN KE ATAS FAIL AKTIF DAN TAMAT TINDAKAN PENGGUNAAN SISTEM PENGURUSAN REKOD
KRITERIA SEMAKAN AUDIT PENGURUSAN REKOD
BUKU DAFTAR FAIL/MASTER LISTING FILE (DALAM BUKU ATAU
PENGGUNAAN KULIT FAIL YANG BETULPENGGUNAAN KULIT FAIL YANG BETULPENULISAN TAJUK DAN NOMBOR FAILPENGGUNAAN KERTAS MINIT SERTA CATATAN MINIT
PENGGUNAAN KLASIFIKASI FAIL BAHARUPENGGUNAAN KAD PERGERAKAN FAILPENUTUPAN FAIL MENGIKUT KRITERIA YANG DITETAPKANPENUTUPAN FAIL MENGIKUT KRITERIA YANG DITETAPKANPENYUSUNAN DAN PENYIMPANAN FAIL TINDAKAN KE ATAS FAIL AKTIF DAN TAMAT TINDAKANPENGGUNAAN SISTEM PENGURUSAN REKOD