*TAKLIMAT PROGRAM PELUPUSAN REKOD

ARKIB NEGARA MALAYSIA

*KANDUNGAN TAKLIMAT PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN REKOD

PENGENALAN KEPADA PELUPUSAN REKOD

PERUNDANGAN DALAM PELUPUSAN REKOD

TATACARA & KAEDAH PELUPUSAN REKOD

*PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN REKOD

*REKOD AWAMRekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod-rekod perusahaan kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, pada permulaan kuatkuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau dibawah kawalan Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan dibawah Akta Arkib Negara 1966 [Akta 511].Sek. 2(Tafsiran) Akta ANM 2003 (Akta 629)

*APA ITU PENGURUSAN REKOD?Satu bidang pengurusan yang bertanggungjawab bagi mengadakan kawalan secara efisyen dan sistematik ke atas pewujudan, penerimaan, penyelenggaraan, penggunaan dan pelupusan rekod. Kawalan ini termasuk memelihara bukti dan maklumat dalam bentuk rekod mengenai aktiviti dan transaksi sesebuah organisasi.

Dokumen ISO 9001: 2000

*PERINGKAT KITARAN HAYAT REKOD Pewujudan

Penggunaan dan PemeliharaanPelupusan ( 3 peringkat kitaran hayat rekod )

*PENGENALAN KEPADA PELUPUSAN REKOD

*PROGRAM PELUPUSAN REKODMerupakan satu komponen program pengurusan rekod jabatan yang menetapkan tempoh penyelenggaraan serta prosedur pelupusan rekod

*PELUPUSAN REKOD Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya

Sek.2 (Tafsiran) Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

PENGASINGAN REKOD*

Memisahkan rekod-rekod yang aktif dan tidak aktif (fail tutup)

*PEMUSNAHANPerbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jenis rekod mengikut prosedur yang ditetapkan.

Sek.2 (Tafsiran) Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

*PEMINDAHAN REKOD

Memindahkan rekod-rekod yang bernilai arkib ke Arkib Negara Malaysia

*TAMAT TINDAKANPenetapan yang menjelaskan penyelesaian segala urusan atau tiada tindakan lanjut dikehendaki diambil tentang rekod tersebut.

Sek.2 (Tafsiran) Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

*NILAI ARKIBPentadbiranPerundanganSejarahPenyelidikan/rujukanDll seperti ditetapkan oleh Mesyuarat Lembaga ANM

*TUJUAN PEMISAHAN/PENGASINGAN REKODMemudahkan kerja-kerja penilaian rekodMembantu dalam penyediaan Senarai Pelupusan RekodMembuat pengkelasan semula rekodPemindahan rekodPemusnahan rekod

*PELUPUSAN PERLU? Rekod aktif dan tidak aktif dapat diasingkan Rekod tidak aktif dapat dibuat penilaian Rekod-rekod yang bernilai dapat dipindahkan ke ANM Rekod tidak bernilai dapat dimusnahkan

*BILA BUAT PELUPUSAN REKOD?Tindakan keatas rekod awam telah ditamatkan bagi tempoh yang lebih drpd 5 tahunHabis tempoh yang dipersetujui antara KP dengan Ketua Pentadbir pejabat awamKeadaan fizikalnya tidak mengizinkan pemeliharaan yang berterusanSeksyen 26 Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)

*SIAPA YANG BERTANGGUNGJAWAB?Ketua Pentadbir pejabat awamPegawai Rekod JabatanPegawai Kerani RekodKetua Pengarah Arkib Negara

*PERUNDANGAN DALAM PELUPUSAN REKOD

*PELUPUSAN PERUNDANGAN, PERATURAN DAN ARAHAN:

Akta ANM 2003(Akta 629) Surat Pekeliling Am Bil 1/1997, 5/2007- Panduan Pengurusan Pejabat Surat Pekeliling Perbendaharaan 9/1986 Arahan Perbendaharaan 150 & 299 Arahan Keselamatan(rekod terperingkat) Arahan dan Peraturan Jabatan:Perintah Tetap KPN (Rekod Polis) dsb.

*Seksyen 25(1) melarang mana-mana penjawat awam daripada memusnahkan atau membenarkan pemusnahan mana-mana rekod awam kecuali dengan kebenaran bertulis Ketua Pengarah Arkib.

Seksyen 25(2) (a) dan (b) Jabatan yang hendak memusnahkan mana-mana rekod awam hendaklah memberitahu Ketua Pengarah Arkib dalam borang yang ditetapkan dan menyatakan sifat rekod awam yang berkenaan.

Seksyen 25(3) Ketua Pengarah Arkib meminta Jabatan menyediakan rekod awam berkenaan untuk pemeriksaan.

Seksyen 25(5) mana-mana orang yang melanggar peraturan ini dan disabitkan kesalahannya boleh didenda tidak melebihi RM 5000 atau dipenjara selama 1 tahun atau kedua-duanya sekali.AKTA ARKIB NEGARA 2003 (AKTA 629)

*TATACARA DAN KAEDAHPELUPUSAN REKOD

*KOMPONEN PELUPUSAN REKOD

Pengasingan Rekod Permohonan Pelupusan RekodC. Pelaksanaan Pelupusan Rekod

*A. Pengasingan Fail i) Mengenalpasti fail yang tidak aktif Segala tindakan telah selesai/tamat Tidak digunakan/dirujuk oleh jabatan ii) penutupan fail tidak aktif palang - dakwat merah catatan - dakwat biru/hitam : DITUTUP PADA

* Fail juga akan ditutup apabila mengandungi 100 lampiran atau tebal 4cm(yang mana terdahulu) dan jilid 2 dibuka. Penutupan dibuat semasa mengkandungkan lampiran ke dalam fail Jilid 2. Ada fail-fail jilid awal/asal boleh dianggap tidak aktif.

*iii) Penyimpanan Fail Tidak Aktif Fail yang tidak aktif dan telah ditutup dipindahkan daripada bilik registri dan disimpan sementara di bilik rekod/pusat rekod bagi tujuan berikut:

i) simpanan sementara bagi tujuan penyediaan Borang Permohonan Pelupusan

ii) mematuhi tempoh simpanan yang ditetapkan dalam Jadual Pelupusan Rekod

*BORANG PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD(TIDAK MEMPUNYAI JADUAL)

BORANG PERMOHONAN PELUPUSAN (MEMPUNYAI JADUAL) - JPRJPR FUNGSIAN JABATAN

KAEDAH PELUPUSAN REKOD (TOOLS)JPR AMJPR KEWANGANKAEDAH AKAEDAH B

*KAEDAH A

Permohonan pelupusan rekod yang belummempunyai Jadual Pelupusan

*JENIS-JENIS REKOD & BORANG Fail-Arkib 5/08 Rekod Kartografi-Arkib 6/08 Rekod Senibina-Arkib 7/08 Rekod Pandang Dengar -Arkib 8/08 Rekod Terbitan dan Bahan Bercetak-Arkib 9/08 Rekod Elektronik-Arkib 10/08

* setiap unit rekod atau fail disenaraikan secara terperinci menggunakan borang yang ditetapkan bagi jenis rekod tersebut.

Arkib 5/08PENILAIANOLEHJABATANYANGMEMOHON

*PROSES KERJA PERMOHONAN PELUPUSAN( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD )

Kenalpasti dan asingkan rekod mengikut kumpulan. Susun seturut mengikut siri dan nombor rujukan fail/nombor rekod/doket dsb.

*PROSES KERJA PERMOHONAN PELUPUSAN( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD )

Nyatakan cadangan musnah/simpan bagi setiap unit rekod/fail yang disenaraikan. Lengkapkan borang permohonan pelupusan dalam 3 salinan Majukan 2 salinan kepada ANM Terima no. permohonan pelupusan daripada ANM Kebenaran pelupusan ANM sama ada bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan akan diberitahu dalam tempoh masa 6 bulan dari tarikh penerimaan permohonan.

*PROSES KERJA SELEPAS MENDAPAT KEBENARAN PELUPUSAN( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD )

PEMUSNAHAN REKOD

Rekod dimusnahkan mengikut tatacara pemusnahan rekod (Srt.Kem.Kwgn. 3 Nov 1993) Rekod terperingkat dimusnahkan mengikut Akta Rahsia Rasmi dan Arahan Keselamatan. Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam (Arkib 12/08) dikembalikan ke ANM bagi pengesahan pemusnahan rekod.

*Arkib 12/08

*PROSES KERJA SELEPAS MENDAPAT KEBENARAN PELUPUSAN( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD )

PEMINDAHAN REKOD

Rekod disusun mengikut kumpulan, siri dan nombor rujukan fail/nombor rekod/doket dsb.

Senaraikan setiap fail secara terperinci menggunakan Borang Permohonan bagi Pemindahan Rekod Awam(Arkib 11/08)samb.

*

*PROSES KERJA SELEPAS MENDAPAT KEBENARAN PELUPUSAN( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD ) samb.

Borang Permohonan bagi Pemindahan Rekod Awam dimajukan ke ANM untuk pengesahan. Terima Surat Arahan Pindah dan salinan Senarai Pemindahan Rekod yang telah disahkan. Pindahkan rekod ke Cawangan Perolehan dan Pemprosesan, Arkib Negara di Petaling Jaya atau Arkib Negara cawangan negeri yang berkenaan.

*KAEDAH B

Permohonan pelupusan rekod yang mempunyai Jadual Pelupusan

*TAFSIRAN JADUAL PELUPUSAN REKODSatu jadual yang mengenalpasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara/disimpan dan membenarkan pemusnahan rekod yang telah memenuhi tempoh simpanan yang ditetapkan/ditentukan.

Sek. 27 (3)Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

*KENAPA JABATAN PERLU JADUAL PELUPUSAN REKOD?Memenuhi kehendak undang-undang - Akta Arkib Negara 2003Seksyen 27 (I) Ketua Pentadbir sesuatu pejabat awam hendaklah menyediakan dan mengemukakan Jadual Pelupusan Rekod awam kepada Ketua Pengarah untuk kelulusan.

Mewujudkan satu prosidur pemisahan yang teratur dan sistematik

*

Jenis-Jenis Jadual Pelupusan Rekod (JPR)JPR Urusan Am (Housekeeping Records)Berdasarkan fungsi dan aktiviti-aktiviti asas berkaitan urusan pentadbiran dan aktiviti sokongan jabatan. Meliputi rekod-rekod berkaitan dengan pentadbiran am, perkhidmatan kakitangan, aset, bekalan dan kelengkapan dan kewangan.

JPR Fungsian (Functional Records)Mencerminkan aktiviti-ativiti teras jabatan dan berbeza antara satu jabatan dengan jabatan yang lain.

*Jadual Tempoh Simpanan Rekod Kewangan Kerajaan (JANM)

Jenis Rekod KewanganKodSimpananA. Borang-borang dan daftar

Borang kawalan kelompok Baucar JurnalWaran Peruntukan

B. Payroll SistemBorang permintaan KEW.44 (PAP 051) Penyata Gaji Bulanan (Salinan jabatan)

KEW 302

KEW 306KEW 308

R1

R4

7 Tahun

7 Tahun1 Tahun

7 Tahun

3 Tahun

*Senarai Rekod Kewangan Yang Dipohon Untuk DimusnahkanKementerian / Jabatan : .

1.Borang Kawalan Kelompok1991-19957 tahun2.Baucar Bayaran (Kew. 304A)1991-19957 tahun3.Resit Kew.38Mac 1991 - 19953 tahunLaporan Terperinci AmanahSept. 1991 Feb 19957 Tahun4.Disyor oleh:Tandatangan:Nama:Jawatan:Tarikh:

*Jadual Pelupusan Rekod Am Housekeeping Records

Tajuk SiriDeskripsi RekodTamat TindakanTindakan PelupusanLaporan Kemajuan Kerja

1. Laporan kemajuan kerja bulanan

Perhubungan Kakitangan

1. Perhubungan kakitangan Majlis Bersama Jabatan

Mengandungi laporan danperangkaan kemajuan/aktivitipegawai/kakitangan jabatandan hal-hal yang berkaitan

Mengandungi surat panggilan mesyuarat, minit-minit mesyuarat, usul-usul yang dibawa oleh wakil-wakil pekerja, ulasan kepada usul-usul yang dikemukakan oleh wakil-wakil pekerja serta hal-hal berkaitan.

Tidak ada tindakan lanjut

Tidak ada tindakan lanjut

Rekod dimusnahkansetelah tamattempoh simpanan 2tahun di jabatandipatuhi.

Rekod dipindahkanke Arkib Negarasetelah tamat tempoh simpanan5 tahun di jabatandipatuhi.

*Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta, Majlis Perbandaran KlangRekod dimusnahkan selepas tempoh simpanan 6 tahun di Jabatan dipatuhi.Bagi rekod yang melibatkan kes perundangan, rekod dimusnahkan 6 tahun selepas keputusan muktamad mahkamah.

Tajuk SiriDeskripsi RekodTamat TindakanTindakan PelupusanSIRI PENILAIAN1. Fail Induk Harta (Industri, Kediaman, Perniagaan, Khas, Kerajaan Persekutuan/Negeri, Badan Berkanun)

Fail mengandungi :--- Salinan Sijil Layak - Menduduki (CFO)-- Pelan Lokasi-- Pelan Tapak-- Pelan Bangunan-- Kertas Perbandingan-- Kertas Siasatan Nilaian-- Senarai pembeli

Selepas tarikh kuatkuasa penilaian terkini dan tiada tindakan lanjut.

*Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Majlis Daerah Tampin, Negeri SembilanSetelah Sjil Perakuan Layak Menduduki bangunan di keluarkan dan wang pertaruhan dikembalikan. Rekod dimusnahkan selepas tempoh simpanan 7 tahun di jabatan dipatuhi. Pelan As-Built dan salinan sijil CFO disimpan kekal di Jabatan.Fail mengandungi:Pelan bangunanPelan R.CSijil carian rasmi asalSalinan K.PSalinan Cukai TaksiranSalinan Cukai TanahBil bayaran proses pelanBil bayaran depositSurat-menyuratBorang lawatan tapakSurat ulasan dan sokongan daripada JPP, JBA, JKR, JPSBorang lawatan CFOMinit mesyuarat CFOKeputusan mesyuarat

Siri Pelan Bangunan

2. Cadangan Rumah Sebuah (Individu)

Tajuk SiriDeskripsi RekodTamat TindakanTindakan Pelupusan

*FAIL YANG TELAH DITUTUP/TAMAT TINDAKAN DAN TELAH MEMENUHI TEMPOH SIMPANAN YANG DITETAPKAN DALAM JADUAL DIKUMPUL MENGIKUT SIRIDAN DIIKAT BUNDLE

*Arkib 2/08

*KAEDAH PENYEDIAAN JADUAL PELUPUSAN REKODPenubuhan Jawatankuasa Pengumpulan maklumat mengenai organisasi, objektif dan fungsi jabatan berkenaan.Analisa fungsi jabatan Penilaian Rekod - Nilai utama (primary value) - Nilai sekunder (secondary value)- Penyediaan Inventori RekodPenyediaan deraf Jadual Pelupusan RekodKelulusan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian di antara Ketua Jabatan dengan Ketua Pengarah Arkib Negara

*Faedah Program Pelupusan RekodMeningkatkan kecekapan pengesanan dan pencapaian maklumat dan rekod.Meningkatkan keupayaan penyenggaraan dan kawalan maklumat dan rekod dengan lebih baik.Keakuran kepada keperluan perundangan mengenalpasti perundangan dan tempoh simpanan yang sesuai bagi rekod jabatan. Mengurangkan kos, ruang, peralatan dan penyenggaraan serta kos penjagaan rekod.

*SEKIAN TERIMA KASIH

Untuk Sebarang Pertanyaan dan Maklumat Lanjut Sila Hubungi:Seksyen Pelupusan, Ibu Pejabat Arkib Negara Malaysia atau Arkib Negara Malaysia Cawangan Negeri.No. Tel: 03-62090600Layari laman sesawang : www.arkib.gov.my

***Pelupusan rekod adalah peringkat terakhir peringkat kitaran hayat rekod*Jabatan-jabatan tidak boleh memusnahkan rekod-rekod kerajaan tanpa mendapat kelulusan Ketua Pengarah ANM. Sehubungan ini Jabatan-jabatan dinasihatkan supaya menghubungi Pengurusan Rekod Konvensional ataupun Pengurusan Rekod Elektronik Arkib Negara Malaysia berhubung dengan kerja-kerja pelupusan rekod.

Sekiranya didapati*