TableofContentsQUẢNLÝDỰÁN

Quảnlýdựán–thậtđơngiản!

1.Cáchthứcđểquảnlýdựánxuấtsắc

2.Nghệthuậtlênkếhoạchdựán

3.Quảnlýcácvấnđềvàrủiro

4.Chấtlượngsảnphẩmbàngiao

5.Quảnlýnguồnlực

6.Lãnhđạonhómtốiưu

7.Tổchứccáccuộchọphiệuquả

8.Cáckỹnănghỗtrợ

9.Tậndụngnhữngbàihọckinhnghiệm

10.Hànhtrìnhtớiquảnlýdựánthànhcông

StephenBarker&RobCole

QUẢNLÝDỰÁNBảnquyềntiếngViệt©2009CôngtySáchAlpha

Chiasẽebook:http://downloadsachmienphi.com/Thamgiacộngđồngchiasẽsách:Fanpage:https://www.facebook.com/downloadsachfreeCộngđồngGoogle:http://bit.ly/downloadsach

Quảnlýdựán–thậtđơngiản!Trongmôi trườngkinhdoanhhiệnđạivàtrongcáchoạtđộngxãhộinóichung,conngườithườngxuyênphảilàmviệcvớicácdựán.Xâymộtngôinhà,tổchứcmộtchươngtrình,nghiêncứumộtsảnphẩmmới...đềuđượccoilàcácdựán.Nhưngđểcácdựánnàythànhcônglàcảmộtbàitoánđauđầu.Kểcảkhibạncótrongtaynguồnvốnvànhânlựcdồidào,đượckhuyếnkhíchbởirấtnhiềuniềmtinvàkỳvọng...thìcũngkhôngchắcbạnsẽthànhcông.Tỷlệcácdựánthànhcôngnóichungkhôngvượtquá30%vàđôikhikếtquảchỉlàmộtđốngđổnát,đầynhữngsailầmvàhốitiếc.Sựthànhbạicủabấtkỳdựánnàocũngphụthuộcrấtnhiềuvàovaitròcủangườiquảnlýdựán,vìthếmàkỹnăngquảnlýdựánngàycàngtrởnênquantrọng.

CuốnsáchQuảnlýdựáncủaStephenBarkervàRobColesẽlàbảnhướngdẫntuyệtvờichocácnhàquảnlýtrongcôngviệcthúvịnhưngcũngđầythửtháchcamgo.

Trongcuốnsáchnày,bạnsẽtìmthấy:

•Nghệthuậtlênkếhoạchdựán.

•Cáchquảnlýnguồnlực,đặcbiệtlànguồnlựcdựphòng.

•Nhữngphươngthứchữuhiệunhấtđểđốiphóvớicácrủirovàvấnđềphátsinh.

•Cáchthứcđiềuhànhvàhỗtrợcácthànhviêndựánpháthuytốiđanănglực.

•Nhữngsailầmcóthểkhiếndựánsalầymàngườiquảnlýdựánkhôngđượcphépmắcphải.

Khôngchỉ tìmthấynhữngchiến lược,kếhoạchtổngquát,độcgiảcòntìmthấytrongcuốnsáchnhữngbíquyếtquýgiá, cókhảnăngquyếtđịnh thànhcôngcủamình.Đó làhãychọnnhữngdựán thuộc chuyênmôn,những lĩnhvựcbạnhiểubiết tường tận, luônkiểm trađểkhôngbịnhữngconsốđánhlừa,...Vàtrênhết,muốnquảnlýtốtdựán,bạnhãylàmộtngườihỗtrợtíchcựccácthànhviênđểthổibùnglênngọnlửanhiệttìnhtronghọ.

Vớimụcđíchcungcấpnhữngkỹnăngcơbảnvàthiếtyếutrongquảnlýdựán,AlphaBooksđãchọndịchvàxuấtbảnbộsáchnày.

Xintrântrọnggiớithiệucùngđộcgiả!

HàNội,tháng4/2009

CôngtySáchAlpha

1.Cáchthứcđểquảnlýdựánxuấtsắc“Giátrịcủamộtcuốnsáchđượcđobằngnhữnggìmàbạnhọcđượctừnó.”

JamesBryce(1838-1922)

Mởđầu

Bạncókhaokháttrởthànhmộtnhàquảnlýdựánxuấtsắckhông?Bạnmớiđượcthamgiaquảnlýdựánvàmongmuốnpháttriểnnhanhcáckỹnăngcủamình?Haybạnlàmộtchuyêngiagiàukinhnghiệmđangtìmmộtlớphọcnângcao?Nếubạnđangcốgắngthựchiệnmụctiêuđóthìđâylàcuốnsáchbạncầntìm.

Trongcuốnsáchnày,chúngtôiđãđúckếtnhữngđiềucầnlàmđểcóthểtrởthànhmộtngườiquảnlýdựánxuấtsắcdựatrênnhữngthuậnlợi,khókhănmànhàquảnlýgặpphải.Nhưngtrênhết,chúngtôiluôntrăntrởvềnhữngtrảinghiệmthựctếkhibắttayvàolàmmộtcôngviệcnàođó.Vớitrên30nămkinhnghiệmvềquảnlýdựán,chúngtôiđãrútranhiềubàihọctừnhữngthànhcôngvàcảthấtbại.

Kinhnghiệm

Thựctếchothấy,nếuchỉdựatrênkinhnghiệm,bạnsẽkhôngthểtrởthànhmộtngườiquảnlýdựánxuấtsắc.Bạncòncầnphảitựnghiêncứuvànhậnđượcnhữnglờikhuyênhữuích.

Trướckhiquảnlý,bạnnênýthứcđượcrằngcácdựánkhôngphảilúcnàocũngdiễnrađúngnhưkếhoạch.Trênthựctế,bạncóthểlâmvàocảnhvượtquángânsách,chậmtiếnđộvàbàngiaokhisảnphẩmchưahoàntất.Rõràng,nhữngthấtbạidiễnrathườngxuyênvàmộtsốcuộcđiềutrađãcôngbốtỉlệdựánthấtbạichiếm70%.Tạisaotìnhtrạngnàylạixảyra?

Phầnlớnnguyênnhânlàdocácdựánkhôngđượcchuẩnbịkĩvàquảnlýyếukém.Tráchnhiệmđóthuộcvềngườiquảnlýdựán.Nhậnđịnhnàycóthểkhắtkhenếudựánthấtbạidocácyếutốkháchquan,nhưngdùsaongườiquảnlývẫnphảichịutráchnhiệmvềdựáncủahọ.Thấtbạithườngkhôngchỉdothiếukinhnghiệm,bởingaycảnhữngnhàquảnlýdàydạncũngcólúcđưadựáncủamìnhvàongõcụt.

Trênthựctế,vẫnluôncónhữngnhàquảnlýthànhcông,chúngtôiphongchohọlànhữngnhàquảnlýdựánxuấtsắc.Chúngtôisẽchiasẻvớicácbạncáckỹnănghọsửdụng.Nhữnglờikhuyênchúngtôiđưaralàsựkếthợpgiữalốitưduytruyềnthốngvàkinhnghiệmthựctếđể

làmviệchiệuquảđồngthờinhậnbiếtđượccáccạmbẫy.

Cuốnsáchnàycógì?

Quảnlýdựánđôikhigiốngnhưkinhdoanhđộclập,tuynhiênbạnkhôngbaogiờđơnđộc.Rấtnhiều vấn đề bạn gặp phải cũng đã xảy ra đối với những người đi trước và cuốnBrilliantProjectManagement(Quảnlýdựán)sẽcungcấpchobạnkinhnghiệmđểxửlýcácvấnđề.

Bíquyết

Khichuẩnbịchocuộcthảoluậnvềmộtdựánmới,bạnhãydànhmộtgiờtrướcđóđểđọclướtquacuốnBrilliantProjectManagement(Quảnlýdựán).

Lờikhuyêncủachúngtôivềquảnlýdựánđượcgóigọndướidạngmộtquyểnsáchhướngdẫn.Bạncóthểđọclướtquahoặcđọckỹcácchủđềbạnquantâmnhất.Bạnnêncósựchọnlựavềchủđềmàmìnhquantâm.Tuynhiên,ởđâychúngtôitậptrungvàonhữngvấnđềthựctếnhấtvàcóthểápdụngngaylậptức.Chúngtôisẽchỉchobạncácbíquyếtkinhdoanhvàcảcáchtránhnhữngcạmbẫy.Điềuquantrọngnhấtlàlờikhuyênnàyđãđượccácnhàquảnlýdựánthửnghiệmthànhcôngtrongthựctế.

Chúng ta cũngcầnphảinóivềchủđềquản lýdựánkiểu truyền thốngcũngnhưvềnhữngngườicókhảnănglàmtốtcôngviệcnhưnglạithườngkhôngđượccấtnhắc.Cácnhàquảnlýdựánkhôngchỉphảiđốimặtvớinhữngkếhoạchphứctạp,rủiromàcònphảicạnhtranhvớicácđốithủnữa.

Nhữngchủđềtrongcuốnsách

Cáckỹnăngquảnlýdựáncốtlõi

Lênkếhoạchdựán,đốiphóvớicácrủi rovàvấnđềphátsinh,camkếtchất lượng, lênkếhoạchvàquảnlýnguồnlực.

Cáckỹnăngvềconngười

Lãnhđạo,tổchứccácbuổihọphiệuquả,tạođiềukiệnkĩthuật.

Cácbàihọc

Lợiíchtừkinhnghiệm.

Chúngtabiếtrằngkhônggìthaythếđượckinhnghiệmthựctiễnnênnếuchỉđọccuốnsáchnày,bạnkhócóthểtrởthànhmộtnhàquảnlýdựánxuấtsắc.Chúngtôihyvọngkhibạnpháttriểncáckỹnăngcủamình,bạnsẽtìmđếnsựgiúpđỡcủacuốnsáchnhưmộtlờinhắcnhởvềcácthóiquentốtmàngườiquảnlýdựáncầncó.

Nămlýdođểtrởthànhmộtngườiquảnlýdựán

1.Côngviệcthúvịvàđầytháchthức.Bạnsẽluônbậnrộngiảiquyếtcácvấnđềvàkhônglúcnàobuồntẻ.

2.Cảmthấyhàilònghơnvềcôngviệc.Đặcbiệtkhibạnthấycôngviệcnàođósắphoànthành.

3.Sựđadạnglàgiavịcủacuộcsống.Khôngcócácdựánhoàntoàngiốngnhau,vàbạnluôncócáigìđómớimẻđểhọchỏi.

4.Đólàcôngviệcvềconngười.Bạnsẽlàmviệcvớinhiềukiểungườithúvịkhácnhau.

5.Khôngbaogiờthiếuviệc.Thếgiớinàysẽkhôngbaogiờthiếucácdựánđangcầnđượcquảnlý.

Trướckhibắtđầu

Khởihành...

Mộtchuyênviêncótàiđãđồngýlàmngườiquảnlýdựán.Nhiềunămquansátnhữngngườikháclàmviệcnày–cảthànhcônglẫnthấtbại–đãchocôýtưởngđểtrởthànhmộtnhàquảnlýdựánxuấtsắc.Cônhiệttìnhđảmnhậnvaitròđóvớisựtưvấncủamộtđồngnghiệpdàydạnkinhnghiệm.Dựáncôđảmnhậngặpphảinhiềuvấnđề,chitiêuquáđàvàchậmtiếnđộtrầm

trọng,tuynhiênnógiúpcôthửtháchbảnthân.Trongvòng18tháng,côđãcóthểgiảiquyếtđượcnhữngvấnđềcủadựánvàđangtưvấnchonhữngngườiquảnlýtrẻtuổihơn.

Quảnlýdựánlàmộtcáchhọchỏinhanhchóng.Đôilúccóthểsẽcókhókhănnhưngkhônggìthaythếđượcphươngphápđàotạoquathựctếcôngviệctrongnhữnghoàncảnhđầytháchthức.

Hànhtrìnhđểtrởthànhmộtnhàquảnlýdựánxuấtsắcrấtthúvị.Bạnsẽthấyvàphảilàmnhiềuviệctrênconđườngđó.Tuynhiên,bạnkhôngphảichudumộtmình.Hyvọngrằngbạnsẽcoichúngtôinhưnhữnghướngdẫnviêndulịchhữuíchtrongítnhấtmộtchặngtrênconđườngcủabạn.

2.NghệthuậtlênkếhoạchdựánLậpbảnđồtrướckhikhởihành

“Mộtkếhoạchtốthômnaycònhơnkếhoạchhoànhảongàymai.”

GeorgeS.Patton(1885-1945)

Mởđầu

Rấtnhiềudựánđãthấtbại.Sailầmphổbiếnlàdocácnhàquảnlýyếukémtrongviệcxácđịnhnhữngyêucầukinhdoanhvàkhôngthựctếkhiđưarahạnchót.Mộtdựáncóthểsẽthấtbạingaytừđầunếungườiquảnlýcủanóchỉnhưngườingoàicuộc,bàngquanđứngnhìnnhữngrủirocóthểxảyra.Cónhiềunguyênnhânkhiếnmộtdựánthấtbại,nhưngnguyênnhânquantrọngnhấtlạithườngnằmtrongkhâuđầutiêncủaquátrìnhlậpkếhoạchhoặccóthểthiếuhẳnkhâuđấy.

Mộtngườiquảnlýdựánxuấtsắcphảibiếtrằngmộtkếhoạchkhảthivàvữngchắcsẽlànềntảngđểquảnlýhiệuquả.Mặcdùviệclênkếhoạchvừalànghệthuậtvừalàmộtkhoahọcchínhxácthìkinhnghiệmcũngnhưkhảnăngtưduyvẫnđóngvaitròquantrọng.Chúngtôicungcấpmộtvàihướngdẫnhữuíchmàaicũngcóthểsửdụngvàlàmtheo.

Ngaykhibắttayvàotiếnhànhdựán,bạnsẽphảisửdụngkỹnănglậpkếhoạchcủamình.Rấtcóthểbạnsẽvạchranhữngkếhoạchphithựctếvàkhôngcăncứ.Vìvậy,bạncũngđừngngạcnhiênnếucáchạnchótvànhữnggiảđịnhcơsởtronggóidựánbanđầulạiđầynhữngýtưởnglạcquanvôcăncứ.

Mặcdùvậy,bạnvẫncònhyvọnglàmchotìnhhìnhtrởnênsángsủahơn,vàthậttrớtrêulàkhởiđiểmcàngtồitệthìdựáncàngcócơhộithànhcông.Nhữngnhàquảnlýxuấtsắccókhảnăngcứunguychonhữngdựánbịeohẹpvềnguồntàichính.Conđườngđểhồiphụcbắtđầubằngviệclậpmộtkếhoạchkhảthi.

Cóphảidựáncủatôicómộtquákhứsónggió?

Bạnđanggặprắcrốinếu...

•Dựánđóđổitênítnhấtmộtlầnđểxóađiquákhứvàkhôiphụclạidanhtiếng.

•Bạnlàngườimớinhấttronghàngloạtnhữngngườiquảnlýtrướcđócủadựán.

•Nhữngngườiquảnlýkhácvôcùngsungsướngkhithấydựánđórơivàotaybạn.

•Dựáncủabạnđãđượcthựchiệntrongthờigiandàimàchưacóđượcmộtkếtquảnào.

Trướckhinghĩlàmthếnàođểcómộtkếhoạchtốtvàtạorakếhoạchđórasao,chúngtahãybắtđầutừthờiđiểmdựánđượctraochomộtngườiquảnlý.

Thựchiệnmộtdựán

Đốivớimộtnhàquảnlýxuấtsắc,địnhnghĩavềđiểmbắtđầucủadựánchỉđơngiảnlàkhibắtđầunhậntráchnhiệm.Khibạnnhậndựánthìhầunhưnóđãđượchoànthiệnvàđangđượcthựchiệntheomộtkiểunàođó,vàtrongtrườnghợpxấunhấtthìdựánmớicủabạncómộtquákhứsónggió.Thậmchíngaycảkhibạnthamgiatừkhásớm,cóthểmộtvàicôngviệccũngđangđượcthựchiệnhayđãđượchoàntấtrồi.Cóthểaiđóđãtuyểnthêmmộtvàithànhviênvàonhómtrướckhibạngianhậpvàhọđãgấprútlàmnhữngviệchọcholàưutiênhàngđầu.

Khibắtđầumộtcôngviệcmới,bạnsẽphảithậtbìnhtĩnhvàcảnhgiác.Vớimộtngườiquảnlýthìlúcnhậntráchnhiệmmộtdựánmớichínhlàthờiđiểmxácđịnhcủahọ.Thờikỳđầucủadựán,aicũnghứngkhởivàkhôngaibịchỉtrích,sẽlàlúcthíchhợpđểbạnđặtcâuhỏimangtínhxâydựngvềnhữngviệcđãxảyratrướcđóvàgợiýnhữngbiệnphápđểsửachữa.Sửdụngthờikìchuyểngiaobanđầunàyđểđạtđượclợiíchlớnnhấtvàtiếnhànhmộtcuộckiểmtranhanhvềtìnhhìnhdựán.Khibạnbiếtđượcnhữngthiếusót,bạnsẽcầnđếncáckỹnăngđểđưadựántrởlạiquỹđạobanđầucàngnhanhcàngtốt.

Kiểmtranhanhvềtìnhhìnhdựán:nămcâuhỏihaykhibắtđầu

1.Mụctiêucủadựáncórõràngvàdễđánhgiákhông?

2.Cótàiliệunàoghidựáncầnphảicungcấpnhữnggìvàcókháchhàngnàokínhậnlàđãnhậnđượchàngnhưthếchưa?

3.Nhữngcamkếthiệnthờivềsảnphẩmbàngiaotiếnđộvàcácnguồnlựctrôngthấycóthựctếkhông?

4.Nếucôngviệcđangđượcthựchiệntrôichảythìcóbiênbảnkiểmtranàovềcácquyếtđịnhquantrọngđãđượcđưaravàcácgiảđịnhcơsởkhông?

5.Liệunhómcủabạnlàmviệccùngnhaucóhiệuquảkhôngvàmọingườicóbiếthọsẽphải

hoànthànhviệcgìkhông?

Mặcdùkhôngthểtạoranguyêntắcchomọihoàncảnhkhibàngiaotráchnhiệmnhưngvẫncómộtphươngphápđángtincậy.Đólàkhidấnthânvàomộtdựánmớithìítnhấtmắtbạnphảimởhé,chứđừngnhắmchặtcảhaimắt.Sựkhởiđầunàylàđểđảmbảorằngbạncómộtkếhoạchthíchhợpvàvữngchắc–nếukhôngcó,bạnphảixâydựngkếhoạchcàngsớmcàngtốt.

Thựctế

Nếubạnđảmnhiệmmộtdựánđãgầnkếtthúc,chỉcònvàiphầnnhỏchờhoànthiện,cóthểđâysẽlàviễncảnhcủangàytậnthế.Ngườitacóthểthườngthiếuthựctếkhiđánhgiánhữngthứcầnlàmđểhoànthànhdựán.

Cơsởcủamộtkếhoạchtốt?

Kếhoạchlàtàiliệusúctíchvềnhữngthứbạnphảilàmvàcáchbạnđịnhđápứng.Nóghichéplạitấtcảnhữngđiểmquantrọngliênquanđếndựán,từmụctiêu,sảnphẩmbàngiaochođếnnhữngthờihạnchínhvàcácyêucầuvềnguồnlực.Mộtkếhoạchtốtphảilànềnmóngtốtchobấtkìmộtdựánnàovàphảitạođượcniềmtinchotấtcảcácbênliênquan.

Hànhđộnglậpkếhoạchlàbướckiểmtrahữuhiệutìnhhìnhdựán.Lậpkếhoạchchínhlàcáchchẩnđoánvấnđềnhanhnhấtvàbắtđầugiảiquyếtchúng.Vớimộtdựánđượcxácđịnhrõràngvàđượctổchứchợplý,quátrìnhnàysẽtrởnênđơngiản.Cònđốivớinhữngdựánmànềnmóngchưathậtsựvữngchắc(thựctếđãcórấtnhiềudựánnhưvậy)thìđâysẽtrởthànhmộtnhiệmvụđầytháchthức.

Mộtkếhoạchkhônghoànhảovẫntốthơnlàkhôngcókếhoạchnào.Côngbốmộtvănbảnvớicảnhữngđiềuhayđiềudởcũnglàhữuích,ngaycảkhivănbảnđórõràngcónhiềulỗi.Từđó,nhữngngườiđọcnósẽgiúpbạntrauchuốtlạisau.Phươngphápnàythườnghiệuquảhơnlàbỏphíthờigianvàoviệctạoracáigìđógầnnhưhoànthiệnngaytừđầu.

Kếhoạchlớnhơnnhiềusovớithờigianbiểu

Nhiềunhàquảnlýdựánvẫnnhầmlẫnvềsựkhácbiệtgiữakếhoạchvớithờigianbiểucủamộtdựán.Nếubạnyêucầumộtngườibấtkìtrongsốđóchỉchobạnkếhoạchdựáncủahọ,phầnlớnsẽđưangayrathờigianbiểu(phổbiếnlàbiểuđồdạngcột).Cómộtsựkhácbiệtrấtlớngiữahailoạivănbảnthiếtyếunàyvàmụcđíchsửdụngcủachúng.

Thờigianbiểuthườngtrìnhbàycácnhiệmvụvàthờigiancủadựán,vàcóthểlàliệtkêcác

mốcquantrọngtrongquátrìnhthựchiện.Thờigianbiểugiúpngườiquảnlýkiểmtravàgiámsáttiếnđộcủacôngviệc.Mộtkếhoạchxuấtsắccủadựáncũngbaogồmthờigianbiểunhưngkhôngchỉcóvậy.

Bảngdướiđâytrìnhbàynhữngnộidungbạnsẽthấytrongmộtbảnkếhoạch.

Nhữngyếutốcầnthiếtkhilậpkếhoạch

Trongnộidungkếhoạchtổnghợptrêncónhữngnộidungcụthểbạncầnđặcbiệtquantâm.Nhữngnộidungđóthểhiệnnềnmóngkếhoạchcủabạnvàtươngứngvớinămyếutốmàbấtcứkếhoạchnàocũngphảinóiđến.

Nămyếutốtốiquantrọngtrongmộtkếhoạchhợplý

1.Mụctiêucủadựánvànhữngđiềukiệnphụtrợ.

2.Phạmvidựán.

3.Cácsảnphẩmbàngiaochính

4.Cácnhucầuvềnguồnlực.

5.Thờigianbiểucủadựánghinhữngngàybàngiaosảnphẩmquantrọng.

Phầncòn lạicủachươngnàysẽđượcdànhđểnói lần lượtvềnămyếutốnày,mặcdùmộtngườiquảnlýdựánthườnghỏinhữngcâuhỏivềngàygiaosảnphẩmtrướctiên.

1.Xácđịnhrõcácmụctiêucủadựán

Khilậpkếhoạchchodựán,việckháchhànghiểurõnhữngmụctiêuchínhvànhữngđiềukiệnquantrọngnhấtcủadựánlàvôcùngcầnthiết.Nếukháchhàngcònchưarõhọmuốnđạtđược

điềugìthìcôngviệclênkếhoạchcủabạnsẽkhókhănhơnrấtnhiều.

Việcxácđịnhmụctiêucóvẻđơngiảnnhưngrấtnhiềudựánlạithấtbạitrongviệcnày.Khibắtđầumộtdựán,bạnthườngphảiđốimặtvớinhữngmụctiêuvàđiềukiệnkhámơhồ.Nếunhưvậy,bạnphảilàmrõnhữngnguyêntắccơbảnđó,biếnnóthànhmụctiêuquantrọngbanđầutrongdựántrướckhinóđichệchđường.

Chúngtôikhôngnóirằngnhữngmụctiêuvàđiềukiệncầnthiếtphảiđượcxácđịnhrõđếntừngchitiếtkhimớibắtđầu.Tuynhiên,trướckhicôngviệcđượctiếnhànhnghiêmtúc,bạnvàkháchhàngnêncóchungmộtcáinhìntổngquan.Vídụ,trongmộtdựánvềxâydựng,quantrọnglàphảibiếtbạnđangxâynhàmộttầnghayxâykháchsạntrướckhitiếnhànhđổmóngchonó.

Nhữngsailầmmàngườiquảnlýdựánkhôngnênmắcphải

MộtngườiđượcgiaoquảnlýmộtdựánvềIT.Dựánnàyđãđượctiếnhànhtừvàinăm.Côngviệcthảorabảnbáocáovềnhữngđiềukiệncầnthiếtrấtphứctạp,đãtiêutốnrấtnhiềucôngsức.SảnphẩmbàngiaoquantrọngcủadựánvớiphítổnlớnlàhệthốngNEF.Đanghàohứngmuốntìmhiểucógìnằmphíasauhệthốngđó,ngườiquảnlýđãghitênnóvàocácmụctiêutrênvănbảnnhữngđiềukiệnquantrọng.Vănbảnđócómộtcâulà:“MụctiêucủadựánNEFlàđưarahệthốngNEF.”

Tiếnhànhmộtdựánmàkhônghiểurõmụctiêukinhdoanhquantrọngcủanócũnggiốngnhưchơicờvuamàkhôngnóicâu“chiếuhết”.Bạnđanggặprắcrốitrongviệckếtthúctròchơi.

Việcphânloạimụctiêuvớiđiềukiệncầnthiếtcủadựánrấtquantrọng.Mụctiêumôtảkếtquảmongmuốncủadựánnóichung,vídụnhư“xâymộtngôinhàđẹpvàhợptúitiềncủanhữngkháchhàngmớimualầnđầu”.Trongkhiđó,cácđiềukiệncầnthiếtlạixácđịnhrõphảicungcấpnhữnggì,vídụ“ngôinhàphảicóhaiphòng,mộtphòngngủđôivàmộtphòngngủđơn”.

Cónhữngkháchhàngtrìnhbàychitiếtthứhọmuốnmàkhôngnghĩnhiềuđếnsảnphẩmhọmuốndựánphảiđạtđược.Cóthểsẽcómộtvàikháchhàngcoibấtkìmộtcuộcthảoluậnnàovềmụctiêucủadựánnhưlàsựlạmdụngquyềnhạncủabạn:“Cứđểmấyviệcđấychotôi,anhhãytậptrungvàoviệcchuẩnbịnhữngthứtôimuốnđi.”

Vìlợiíchcủachínhmình,bạnphảilàmsaođểkhôngbịkháchhàngchiphốinhưthế.Nếuđãquyếtđịnhđượcmục tiêucủadựán thìviệcgiúpkháchhàngkiểm tra cácđiềukiệnquantrọngcóphùhợpvàcóhỗtrợchomụctiêukhôngsẽdễdànghơn.Tronglầnphântíchcuối

cùng,dựánsẽlạiđượcđánhgiácăncứvàocáckỳvọngcủakháchhàng.Nếungaytừđầukháchhàngkhôngbịbuộcphảinóirõhọmuốncáigìthìcuốicùngrấtcóthểhọsẽnóirằng:“Đâykhôngphảilàthứtôimuốn.”

Dựánvẫncóthểđượcthựchiệnngaycảkhikháchhàngkhôngthểchỉracăncứ,cơsởcủanó.Trongtrườnghợpnày,nhiềudựánđãlàmnhưvậyvàmộtvàitrườnghợpđãthànhcông.Tuynhiên,nếucácmụctiêuđượcxácđịnhrõràngthìcơhộicóđượcmộtkếtquảkhảquansẽtăngcao.

2.Giớihạnphạmvi

Mọidựánđềucầnmộtbáocáohợplývềphạmvi.Báocáonàymôtảgiớihạnnhữngthứmàdựánsẽthựchiệnhaykhôngthựchiện.Thườngthìngườitàitrợchodựánluôntránhxácđịnhphạmviquáchặtchẽvìhọchorằngnhưthếsẽdậptắtsựsángtạocủahọcũngnhưsẽgiớihạnkhảnăngbổsungcácđiềukiện.Tuynhiên,việctránhđểkhôngbịmơhồlàvôcùngquantrọng.

Phạmvirõràngsẽmanglạiranhgiớihợplýđểđiềukhiểnsựthayđổi.Nógiúpngườiquảnlýdựánđảmbảorằngaicũnghiểuđượctácđộngcủaviệcđiềuchỉnhphạmvivàkhôngnênlẫnlộnđiềunàyvớiviệccốgắngngăncảnsựthayđổi.Theocáchnày,độingũthamgiadựánsẽcóthểxácđịnhnhữngcôngviệcphụthêmvànhấttrívớinhữngchiphíbổsung.Xácđịnhrõràngphạmvisẽđemđếnlợiíchchocảhaibên.

Bấtkìmộtdựánnàocũngcónguycơ“rãophạmvi”,đólàquátrìnhdầndầnmởrộngcôngviệcnhưngthiếusựquảnlýhiệuquảnhữngtácđộngcủanó.Aicũngcóthểgặpphảivấnđềnày:

mụcđíchbanđầucủabạnchỉ làcải tạophầnbềngoàicănnhàsongcuốicùngcó thểbiếnthànhdựánnângcấpnhàởvôcùngtốnkém,mộtchuyếnmuasắmcóthểtiêulạmcảvàotiềngửingânhàngtrongkhibạnchỉmuốntìmmộtbộquầnáomặcđilàm.

Bíquyết

Chỉrõnhữngthứdựánsẽkhônggiảiquyếtcũngnhưnhữngthứnằmtrongphạmvidựán.Đừnglệthuộcvàogiảđịnhcủabấtcứai.

Bạnnênnóirõvềnhữngthứkhôngđượcghitronggiábánngaytừđầuđểtránhbấtđồngsaukhichuyệnđãxảyra,màchắcchắnsẽcónhữnglờibuộctộilẫnnhaugiữacảhaibên.Vídụ,nếumộtdựánxâynhàkhôngbaogồmphầnbếpthìphảinóirõngaytừbanđầu.Vìlợiíchcủacácbên,khibắtđầuphảitránhtấtcảnhữnghiểulầmtừgốcrễ.

3.Xácđịnhcácsảnphẩmbàngiaochính

Khôngngườibìnhthườngnàolạiđồngýrằngnhiệmvụcủamộtcôngtyxâydựnglạivẻnvẹntrongmấychữ“xâynhà”.Ítnhất,trongbáocáovềcácsảnphẩmbàngiaocầncóphảilà:mộtngôinhàbaphòngngủvớihaiphòngtắm,cóvườn,kèmtheocácmụcphụkhácnhưcácbảnvẽvàthiếtkếkhuvườncủakiếntrúcsư.

Nguyêntắccơbảnnàycầnđượcápdụngởmọidựán:phảiđảmbảotấtcảnhữngthứhữuhìnhđềuđượcxácđịnhvàthốngnhấttừtrước.Đánhgiádựántheocáchnàysẽkhôngkhóvớibạn.Nhưngnếubạnthấyđólàmộtnhiệmvụkhókhănthìsẽcómộtlờicảnhbáođúnglúcchobạnvềviệcthiếuhiểubiếtvềnhiệmvụdựán.

Bíquyết

Hãylàmmộtbàikiểmtravềcácsảnphẩmbàngiaochínhsovớicácmụctiêu,xemchúngcóđượcđiềuchỉnhkhớpnhaukhông.Haibênthamgiađềuphảicóliênquantrựctiếphoặcgiántiếpđếnmụctiêucủadựánvàngượclại.

Có thể thấyngay lợi ích củaviệc tập trungvàocác sảnphẩmbàngiaomàkhôngphảivàonhữnghoạtđộng.Mộtdựándựatrênnhữngsảnphẩmbàngiaohữuhìnhsẽdễquảnlýhơnrấtnhiều.Nóchophépbạncụthểhóacáicầnphảithựchiệnvàtheodõitiếnđộcôngviệccụthể.

4.Cácnguồnlựcthựctế

Nhàtàitrợdựáncủabạnsẽtheodõichặtchẽgiácảvàmộttrongnhữngcâuhỏisốngcònlà:

baonhiêu?Bạnsẽcóngaysứcépphảikiểmsoátcácnguồnlựccũngnhưchiphí,vàthậmchícònphảigiảmbớtchiphí.Sựcẩntrọngvàrõràngvềtàichínhkhôngcógìsainhưngsứcépnàyđôikhithànhralốbịch.Bạncầncảnhgiácvớinhữngyêucầugiảmchiphíhaynhữngthủthuậtvềtàichínhtươngtựkhimàngânsáchdựáncònrấtkhảquan.

Việcchốnglạisứcépbanđầuđòihỏibạnphảichấpthuậnmộtngânsáchphithựctếlàđiềurấtquantrọng.Mặcdùcóthểbạnsẽkhôngbịbuộcphảicắtgiảmngânsáchmàkhôngcólýdo,vànhữnggợiýcóthểkháthuyếtphụcnhưngbạnvẫncầnphảicảnhgiáckhichấpthuậnnếumớichỉnhìnqua.Chẳnghạnkháchhàngcứnhấtđịnh:“Chúngtôikhôngcầnmộtgiảipháphoànhảo.”Trênthựctế,kiểuthảoluậnnàyhiếmkhibànvềnhữngđiềukiệnquáphứctạp,nóthiênvềviệcphảicóđượcsựcắtgiảmchiphímàkhôngđểlạihậuquảnàocả.Dịchnômnasangngônngữdựánlà:“Chúngtôimuốnmọithứnhưđãyêucầunhưngphảigiảmchiphí.”

Khiđãthỏathuậnđượcvấnđềngânsách,ưutiêntrướchếtcủamộtngườiquảnlýlàphảixácđịnhvàkiểmsoátnhữngchiphítrongdựáncủabạn;ưutiêntấtcảnhữngthứcầnmuahoặcthuêđểcóthểpháttriểncácsảnphẩmbàngiaotrongdựán.Đócóthểbaogồmcảviệcmuacáctrangthiếtbịhaysốtiềncầnđếnđểthuênguồnnhânlựctừbênngoàichodựán.Nhữngchiphínàylàkếtquảtrựctiếptrongdựáncủabạnnênbạnphảisẵnsàngchuẩnbịmộtnguồnquỹchínhxácchonhữngcôngviệcđóvàsẽphảichịutráchnhiệmvềviệcchitiêu.

Bạncóthểcócáinhìnthoánghơnvềnhữngchiphívậnhànhkhôngliênquantrựctiếpđếndựán,chẳnghạnnhưcáchóađơncủachiphísưởiấmvàchiếusáng.Chúngtôikhôngủnghộviệcmộtnhàquảnlýcốtình lờđinhữngchiphíđãbiếtsongcôngsứcdànhchoviệctheođuổinhữngchiphílớnlạilàmmấtđinhữngnỗlựcdànhchocáccôngviệckháccủadựán.Hiếmkhingườitaxembạnlàmộtnhântốtrongnhữngchiphíđó,vàlàmnhưvậychỉtạoranhữngrắcrốitàichính.

Nhữngchiphíchínhcầncânnhắckhichuẩnbịngânsách

1.Chiphívềnhâncôngbaogồmcảnhàthầuvàtưvấnbênngoài.

2.Muahoặcthuêtrangthiếtbịmáymócđểthựchiệndựán.Vídụ:máymóchaycáccôngnghệhỗtrợ.

3.Cơsởvậtchấtcầncóchodựánvàdựánphảichịutráchnhiệm.Vídụ:thuênhàởtạmthời.

4.Nhữngchitiêuphátsinhkhicácthànhquảlaođộngcủabạnlầnđầuđượcchuyểngiao.Vídụnhưchiphíđàotạo,markettingvàchiphítriểnkhaimộtlần.

5.Nhữngchiphívậnhànhchokháchhàngđểhọduytrìsựhoạtđộngcủacácsảnphẩmbàngiao.

Chúngtabiếtrằngxửlýtìnhhuốngngânsáchthựctếkhôngđápứngđượcnhữngkỳvọngvốnkhônghềdễdàng.Đểbảnđềxuấtkếhoạchcủamìnhkhôngbịcoilàvôlý,bạncầnphảicómộtbiênbảnkiểmtrarõràngvềcácướctínhchiphí.Biênbảnđóphảibaogồmthôngtinchitiếtvềtừngkhoảnchitiêutrongtổngchiphívànêurõbấtkỳmộtgiảthiếtquantrọngnàonếuđượcsửdụng.

Xácđịnhcácchiphívềnguồnlựcchokếhoạchcủadựánmớichỉlàbướckhởiđầucủaquytrình.Lênkếhoạchvàquảnlýnguồnlựccẩnthậnchínhlàmộtphầnquantrọngtrongquảnlýdựánxuấtsắc.ĐólàlýdotạisaochúngtôidànhhẳnChương5đểnóivềvấnđềnày.

5.Mộtthờigianbiểukhảthi

Saukhihoàntấtphầnchuyểngiaosơbộ,câuhỏiđầutiênbạnsẽbịhỏiđólà:“Khinàochúngtôicóthểxembảnkếhoạchdựáncủaanh?”haychínhlàthờigianbiểudựánnhưchúngtađãbiết.Cáckháchhàngtrướchếtsẽmuốnbiếtbạndựtínhkhinàosẽhoànthànhdựán,nhưngđồngthờihọcũngcầnmộtvàibằngchứngchứngtỏrằngngàythángbàngiaođócócăncứ.

Bạnphảibiếtchốnglạisựcámdỗlàmvuilòngsốđôngkhiđưarangàybàngiaoquákhảquan.Khinhữnglờibiểudươngvàchúctụngồnàođãtanbiếnthìsẽchỉcònlạitráchnhiệmnặngnềcủabạn.Tốtnhấtlàbạnhãytrìnhbàykếhoạchcủamìnhvớimộtthờigianbiểuthựctếvàđượclênkếhoạchkỹlưỡng.

Bạncầnhiểurõkỳvọngvềthờigiancủakháchhàngnhưngcũngđừnglậpthờigianbiểuchỉdựatrênnhữngkỳvọngđó.Rấtnhiềukếhoạchđãbịthấtbạingaykhimớikhởiđầudođượcbắtđầutừngàybàngiaobịépbuộcvàcôngviệcdồnlạiphíasau.Mộtkếhoạchxuấtsắcdựatrênbanhântốchính:

•Cácsảnphẩmbàngiao–dựáncầnphảicungcấp

•Cácnguồnlực–nhữngnguồnlựccầncóđểhoànthànhdựán

•Nhữngphụthuộc–nhữngphụthuộctrongcáckhoảnmụccôngviệccủabạn

Đểbàngiaodựán,bạnnênlậpmộtthờigianbiểurõràngvàlogic.Bướcđầu,nênchiadựánthànhcácnhómcôngviệcđểdễquảnlý.Vídụ:trongmộtdựánxâydựng:

•đổmóng

•xâytường

•lợpmái

•lắpcửasổ

•hoànthiệnnộithất.

Cấutrúcnàythườngđượcdựatrêncácsảnphẩmbàngiaochínhvàphảiphảnánhsựphốihợpliêntụccủaviệcbàngiaohaycủabấtkìsựphụthuộclẫnnhaunào.

Bạnphảiđưasựchitiếthóatrongxâydựngthờigianbiểulênmộtmứchợplý.Cầnphảithôngtinđầyđủvềgiaiđoạnhiệnthờicủadựánđểcóthểtheodõivàthôngbáocôngviệcítnhấtlàtheotừngtuần.Tuynhiên,chỉcầnxácđịnhrõcáchoạtđộngtrongcácgiaiđoạnsaucủadựánởmứcđộchitiếthơn.Mộtkếhoạchđầyđủphảitạorasựtintưởng,còndồnsứcđểxácđịnhnhữnghànhđộng trong tương lai xa củadựán lại khôngphải là cách sửdụng thời gian lýtưởng.

Bíquyếtđểlậpmộtthờigianbiểuthựctế

1.Xâydựngthờigianbiểuchomộtdựánhoànthiện.Thờigianbiểuđóphảibaogồmphầntómtắtcủatấtcảcáchoạtđộngchođếnkhidựánkếtthúc.Đâykhôngphảilàviệcdễdàngbởicóthểcácgiaiđoạnđầucủadựánđãcótácđộnglớnđếnnhữngphầncònlại.Tuynhiên,mộtthờigianbiểukhôngcóphầnkếtrấtcóthểsẽthànhmộtdựđoánchínhxác:dựánsẽkhôngbaogiờkếtthúc.

2.Đưarathôngtinchitiếtvềcácsảnphẩmbàngiaochính.Thờigianbiểucầnthểhiệnkhinàovàbằngcáchnàocácsảnphẩmbàngiaochínhcủadựánsẽđượchoànthành.Mỗimộtlầngiaomộtsảnphẩmchínhphảiđượcđánhdấunhưmộtmốcquantrọngcủadựán.

3.Thiếtkếsaochothờigianbiểuphảidễtheodõivàbáocáo.Khixâydựngthờigianbiểuphảichúýđồngthờiđảmbảonóđượcthiếtkếhỗtrợchoquátrìnhbáocáo.Nhưvậybạncóthểsaochéptiếntrìnhcôngviệctrongthờigianbiểuhaytríchcácthôngtinđểkếtluậntrongbáocáocủamình.

Mặcdùbạn làngườichịutráchnhiệmnhưngcũngnênđểcácthànhviêntrongnhómcùngthamgiaxâydựngthờigianbiểu.Đólàcáchtuyệtvờiđểđưaracamkếtvềcáchạnchót.Dựán

củabạnsẽdễbịchệchđườngnếucảnhómnghĩrằnghọđượcxếplạivớinhaumàkhôngcầnýtưởngcủamỗithànhviên.Khimọiviệctrởnênkhókhăn,nhómcủabạnsẽdànhthờigianhiệuquảđểtìmracáclỗingaytrênthờigianbiểuchứkhôngnêntiếptụccôngviệc.

Sailầmmàngườiquảnlýdựánkhôngnênmắcphải

Mộtngườiquảnlýthamgiavàomộtdựánđangtrongtìnhtrạnghếtsứctứngquẫn–khôngcócơhộiđểhoànthànhđúnghạnđịnh.Giámđốctàichínhvàngườiquảnlýchươngtrìnhyêucầuanhtaphảiđưarangaymộtkếhoạchmớivàthựctế(mộtthờigianbiểu).Vịquảnlýnàyđãđưaramộtthờigianbiểumớidựatrêntiếnđộthựctiễn,dùngcảnhữngướctínhdonhómbàngiaocungcấp.Hạnđịnhrấtngặtnhưngvẫncóthểhoànthànhđược.

Nhómthamgiadựántrìnhbàykếhoạchcủamìnhvàvôcùngsửngsốttrướcphảnứngcủangườiquản lý chương trình: “Đừngbaogiờ sỉnhục tôinhư thếnữa!Tôi sẽ rờiphòngmộttiếng;khôngthểtinđượcnữa.Hãysửalạithờihạnvàđừngđểmọichuyệnlặplạikhitôitrởlại.”

Thậtkhóchịuđựngcảmgiácbựcbộikhithờigianbiểucủamìnhkhôngđượcđánhgiácao.Nhưngmọichuyệnsẽcòntồitệhơnnếubạnbịépphảicamkếtvềmộtthờigianbiểukhôngthểthựchiệnđược.

Cuốicùng,trướckhicôngbố,hãyủythácchomộtđồngsựkhôngthuộcnhómmìnhxemxétlạicôngviệc.Sẽrấtcólợinếubạnnhờmộtcộngsựthânthiệnxemlướtquathờigianbiểubằng“conmắtcủangườingoàicuộc”.Chọnrangườicókinhnghiệmphùhợp,khôngthamgiavàoquátrìnhlênkếhoạchvànhờhọđánhgiáthờigianbiểucảvềmặthoànthiện,sựrõràngvàtínhkhảthi.

Tổngkết

Ngaytừđầu,mộtdựánsẽcómộtsứccámdỗlớnkhiếnbạncứxắntayáovàbắttayngayvàocôngviệc–cóthểlàbắtđầumộtnhiệmvụquantrọng,dễthấyvàtạoramộtấntượngtứckhắcrằngmìnhlàngườithamgiacôngviệc.Điềunàycũngtươngtựnhưmộtngườithợxâyxâytườngtrướckhithamvấnkiếntrúcsư.Ngượclại,nhiềungườitrướckhiquyếtđịnhđốnmộtcáicâyđãdànhrấtnhiềuthờigianđể“màirìu”.Chúngtôirấtủnghộcáchlàmviệccótínhtoánvàlênkếhoạchnày.

Dànhthờigianchoviệclênkếhoạchchínhlàphươngthứcđầutưhiệuquảnhấtkhinhậnmộtdựán.Khởiđầu,đừngbaogiờchấpnhậnrằngdựánđangtrongtìnhtrạngtốttrừphibạntận

mắtchứngkiếnvàchứngminhđượclànótốtthật.Hãybắtđầubằngviệckiểmtratìnhhìnhcủadựán–nghiêncứukỹkếhoạchcủanó–cứcholàđãcó–vàkiểmtralạixemkếhoạchđócóthậtsựđượcxâydựngtrênnềnmóngvữngchắckhông.

Bạnđừngbấtngờnếupháthiệnrarằngkếhoạchkhôngtốthaykếhoạchđókhôngthựctế.Cũngđừngquángạcnhiênnếucácmụctiêukhôngđượcxácđịnhrõrànghaycácsảnphẩmbàngiaokhámơhồvàmậpmờ.Tìnhtrạngnàykhônghiếmnhưbạntưởng,vàđócũngkhôngphảilàngàytậnthếnếubạnhànhđộngngaylậptức.Hãylậpmộtkếhoạchthựctiễnvàcoinólàưutiênhàngđầucủabạn.

Kếtluận

•Khinhậnmộtdựán,hãynắmlấythờiđiểmđóđểđảmnhậnviệcxemxétlạitoànbộdựán.

•Đừngcốlậpmộtkếhoạchhoànhảo–hãyđầutưthờigianvàoviệcgiảiquyếtnhữngvấnđềcấpthiết.

•Tậptrungvàocáidựáncủabạncầncungcấp–chứkhôngphảicáicầnlàm.

•Khinào?Baonhiêu?Đừngbuộcmìnhphảichiều lòngđámđôngđểrồicamkếtnhữngkếhoạchbấtkhảthi.

•Đảmbảorằngbạncómộtkếhoạchđượcbảnthânbạnlẫncảnhómtintưởng.

3.QuảnlýcácvấnđềvàrủiroChuyểnquảnlýthànhhànhđộng

“Nhiềungườinhầmlẫngiữaviệcquảnlýyếukémvớisốphận.”

FrankMcKinneyHubbard(1868‒–1932)

Mởđầu

TheomộttriếtgianổitiếngngườiIreland,cóbatuýpngười:tuýpngườitạorasựkiện,ngườiđểsựkiệnxảyravàtuýpngườichỉhỏi“Chuyệngìxảyravậy?”

Kiểuphảnứngđơngiản,thụđộngnàycũngcóthểápdụngchínhxácchocácnhàquảnlýdựán.Cónhữngngườiđảmbảorằngphảiquảnlýcácvấnđềvàrủiro,cónhữngngườichỉphảnứnglạikhisựviệcxảyravàsẽnói:“Cóchuyệngìvớidựáncủatôithế?”Trongvàitrườnghợp,nhữngngườikhôngbiếtquảnlývấnđềvàrủirovẫnrấtbìnhthảnbởihọkhôngbiếtrằngmìnhđãgâyraphầnlớnthảmhọađó.Việcnàyrấtgiốngtrườnghợpmộttàixếtồivôtìnhgâyratắcnghẽnrồitỏrangạcnhiênvôtộikhithấychiếnđịatrảidàiquagươngchiếuhậu.

Ngaycảmộtngườiquảnlýtàigiỏinhấtcũnghiếmkhilàmchínhxácnhưkếhoạch.Chắcchắnlànhữngsựkiệnsẽxảyravàrấtcóthểsẽlàmchệchhướngdựáncủabạn,trừkhinhữngsựkiệnđóđượcgiảiquyếtnhanhchóng.Quảnlýcácvấnđềvàrủirochínhlàmộtcôngcụthenchốttrongviệcdựtínhcũngnhưgiảiquyếtnhữngviệcnày.

Nhữngsailầmmộtngườiquảnlýdựánkhôngnênmắcphải

Những lỗi hệ thống trongmột thể chế tài chính lớn có thể gây ra sự đình trệ và tổn thấtnghiêmtrọngvềdoanhthu.Rồitiếptheotrongquátrìnhtruylùngthủphạm,quảnlýdựán–ngườiđã tuyểndụngkẻphạm tội lạikhoác lác rằng: “Tôiđãnghingờanh tangay từhômphỏngvấnrồi.Tôihỏianhtacónhượcđiểmgìvàanhtathừanhậnrằngmìnhđôikhirấtbấtcẩn”.

Mộtvàingườirấtthíchthúvớiviệcchongườikhácbiếtrằngchínhhọđãbiếtchuyệngìsẽxảyranhưnglạingồiungdungthờơtrướcnhữnghậuquảđãxảyrabởichínhsựthụđộngcủamình.

Quảnlýcácvấnđềvàrủiro

Thậtngạcnhiênlàcórấtnhiềungườitrongnhómdựánrấtkhóphânbiệt“rủiro”với“vấnđề”.Trongphạmvicủamộtdựán:

•Rủirolàmộtsựkiệncóthểsẽxảyra,vànếuxảyranósẽđedọađếnkhảnănghoànthànhdựán;

•Vấnđềlàmộttìnhhuốngkhôngđượcgiảiquyếtvànócũngsẽcótácđộngtươngtự.

Địnhnghĩa

Rủirolàđiềutồitệcóthểsẽxảyra;vấnđềlàđiềutồitệđangxảyra.

Quản lývấnđềvàrủiro làphươngphápdựtínhvàgiảiquyếtnhữngsựkiệncóthểgâyranhữngchệchhướngnghiêmtrọngsovớikếhoạchcủadựán.Ởmộtmứcđộkhác,quảnlývấnđềvàrủirogiúpbạnchỉrachínhxáctừngkhiếmkhuyếttrongkếhoạchcủabạnvàchobạnmộtcáinhìnthấuđáovềtìnhhìnhchungcủadựán.

Nhiềuhơncảquảnlý

Nóivềtầmquantrọngcủaviệcquảnlývấnđềvàrủiro,thậtđángthấtvọngkhinhiềunhàquảnlýdựáncoiđâylàmộtcôngviệchànhchínhbuồntẻ.Mộtdanhsáchnhữngsựkiệnkhôngchắcsẽxảyracùngvớinhữnghậuquảnghiêmtrọngđãđượctạorangaykhidựánbắtđầu.Bảndanhsáchhaycòngọi lànhậtký lập tứcđượcsắpxếpngănnắpvớihyvọngnếumọichuyệngặptrụctrặc,cuốnnhậtkýđósẽđượclôiravớitiếngkêuđắcthắng:“Tôiđãbảorồi!”

Nhưvậylàhoàntoànkhônghiểubảnchấtvấnđề.Mộtngườiquảnlýdựánxuấtsắcbiếtcáchbiếnnhữngvấnđềvàrủirothànhyếutốđượcliêntụcxemxéttrongsuốtquátrìnhthựchiệndựán.

Nhữngrủirovàvấnđềchỉlàđểnhồinhétvàotàiliệudựáncủabạnkhi

•Têndựánkhôngcònchínhxácvìbảndanhsáchđãbịbỏđitừdựántrướcrồi.

•Nhữngrủirovàvấnđềđượccậpnhậtmớinhấttừngàythứhaicủadựán.

•Chuyệngìcũngtrongrủiro,ngaycảchuyệnhếtngàyrồilạiđếnđêm.

•Chúngđượcgiữbímậtvớinhữngthànhviêncònlạicủanhómdựán.

Tổngquanquytrình

Cómộtquytrìnhđượcxâydựngkhátốtđểđốiphóvớicácvấnđềvàrủiro.Quytrìnhnàyrấtdễhiểu,baogồmbabước:

1.Xácnhận.Xácđịnhnhữngvấnđềvàrủirochínhcónguycơđedọađếnthànhcôngcủadựán.

2.Lênkếhoạchhànhđộng.Đánhgiánhữngviệccầnlàmđểgiảiquyếtvấnđềvàrủirođó.

3.Kiểmtravàgiámsát.Liêntụcxemxétnhữngvấnđề,rủirovàđiềuchỉnhphươngpháptiếpcậncủabạnkhicần.

Bạn chính làngười thaymặt cảđội chèo láiquy trìnhnày,nhưngnhữngngườikhác trongnhómcũngphảiđượckhuyếnkhíchthamgiađánhgiánhữngvấnđềvàrủirotiềmtàng.Cảnhómphảicónhiêmvụtheođuổinhữnghànhđộngmàhọđãnhấttríthôngqua.

Quátrìnhquảnlýnhữngrủirolàmộtquátrìnhlặpđilặplại.Saukhiđãxácđịnhvàđánhgiávềnhữngvấnđềvàrủiro,cầnphảithiếtlậpcơchếđểcóthểthườngxuyêngiámsátnhữngvấnđềđó.Quátrìnhđóbaogồmcảviệccảnhgiácvớinhữngrủirovàvấnđềmớinảysinh,đánhgiálạinhữngvấnđềđãđượckiểmsoát.

Phầncònlạicủachươngnàysẽđượcdànhđểkhámphásâuhơntừngbướccủaquátrình.

Bước1:Xácđịnhnhữngvấnđềvàrủirochính

Bạnsẽthườnggặpnhữngvấnđềvàrủirođượcmôtảmơhồvàgọichungchung.Nhiềunhàquảnlýdựánxemviệcxácđịnhnhữngrủironhưmộtphépthửchotrítưởngtượngcủahọ.Nhữngsựkiệnkhôngtưởng,hoàntoànkhôngkiểmsoátnổinàomàhọcóthểnghĩđến?

Bíquyết

Đừng tốn thờigian lo lắngvềnhững thứnằmngoài tầmkiểmsoátcủabạn.Hãychúýđếnnhữngrủirovàvấnđềảnhhưởngtrựctiếptớibạn.

Nhiềurủirovàvấnđềquantrọngsẽtrởnênrõràngngaylậptức–nhấtlàvớinhữngnhàquảnlýdàydạnkinhnghiệm.Kinhnghiệmquảnlýnhữngdựántươngtựcủabạnđặcbiệtcógiátrị,bởinhiềurủirocũngnhưcácvấnđềthườngdễlặplạinhau.Khicùngvớinhómthảoluậnranhữngvấnđềvàrủirotiềmtàng,trongđầubạnnênýthứcvềbacâuhỏicơbảnsauđây:

1.Nguycơnàođedọaviệcgiaohàngđúngmụcđích?Nóbaogồmnhữnglolắngvềviệcphảisửdụngkỹthuậtquácaovàphứctạphaychưađạtđượcnhữngyêucầuđặtra.

2.Nguycơnàođedọaviệcthựchiệnđúngnhữngthỏathuậnvềchiphícủadựán?Ởđâychúngtôimuốnnóivềviệcchitiêuquámức,cònviệctiêudướimứcquyđịnhthườngkhôngphổbiến.

3.Nguycơnàođedọađếnthờigiangiaohàng?Mộtlầnnữa,quáthờihạnlàtìnhtrạngphổbiến,cácdựánhầunhưkhôngcóthóiquenkếtthúctrướcthờihạn.

Bạncũngcóthểhưởnglợitừnhữngphươngphápmangtínhhệthốngđểtìmranhữngrủirovàvấnđềkhônghềdễthấy.Khiđãđảmnhậnđượcnhữngrủirovàvấnđềngaytrướcmắt,chúngtôikhuyênbạnnênmởrộngvàlàmchodanhsáchđócóhiệulựcbằngcáchsửdụngbakỹnăngsau.

Nhữngkỹnăngxácđịnhcácvấnđềvàrủiro

1.Xemxétlạigiảđịnh.Xemxétxemmỗigiảđịnhquantrọngcủngcốsựantoànchokếhoạchcủabạnởmứcnào.

2.Rút ranhữngbàihọc.Đểý xemnhữngdựánkhác (tương tự) xungquanhbạngặpphảinhữngvấnđềgì.

3.Kiểmtradanhsách.Sửdụngdanhsáchvềnhữngthứcầnphảisuynghĩcũngnhưnhữngphươngphápgợinhớhữuíchkhác.

Xemxétlạigiảđịnh

Baogiờcũngvậy,sẽcóđiềugìđóxảyravàtạmthờilàmchệchhướngdựáncủabạn.Khixemxétlạivấnđề,cóvẻbạndễdàngnhìnthấynó.Khôngmaylànhữngthứcóvẻrõràngkhiviệcđãxảyrarồilạikhônghềdễthấyvàothờiđiểmtrướcđó.Cáchtuyệtvờiđểđoántrướcđượcvấnđềđólàxemxétlạicácgiảđịnhcủadựán.Đâychínhlàcáchđơngiảnvàkhônngoanđểxácđịnhcácrủirocủamộtdựán,vàđểxácđịnhmộtvàivấnđềkhácnữa.

Đểlậpkếhoạchchodựán,bạnluôncầncómộtvàigiảđịnh.Nhữngrủirovàcácvấnđềchínhthườngnảysinhkhinhữnggiảđịnhkhôngphùhợp.Chúngcóthểtồntạidướidạngnhữnglậpluậnthựctiễn,nhưnghóarachỉlànhữnggiảđịnhkhôngphùhợp.

Địnhnghĩa

Giảđịnhcủamộtdựánlàcáigìđóchưathậtsựxảyra.

Vìvậy,việcđầutiênbạncầnlàmlàxemlạicẩnthậnnhữngcăncứthựctiễncủadựán,kiểmtra

xemchúngcóthậtsựvữngchắckhông.Sauđótựhỏichínhmìnhvềđộantoàncủamỗigiảđịnh.Nếucâutrảlờitươngtựnhư“khônghẳn”thìhãyxếpnóvàodanhsáchnhữngkhảnăngrủiro.

Bàihọc

Hầuhếtcácdựánđềucónhữngvấnđềvàrủiro.Bạncóthểhọchỏitừsailầmcủangườikhác.Nếukhôngthìchắchẳnbạnsẽcónhữngbàihọccủachínhmình.

Khôngmấyngườimuốnthừanhậnhayghichéplạinhữngsailầmcủahọ.Vìvậythậtmaymắnnếubạncóthểtìmđượcbấtcứbáocáonàovềnhững“bàihọcđượcrútra”.Trongmỗisựkiện,nóichuyệnvớinhữngquảnlýkhácvàsosánhcáctàiliệuvớihọlàcáchđơngiảnnhất.Mọingườisẽcóxuhướngcởimởhơnnếucuộcgặpđómangtínhchấtthânmật.

Vớimỗibàihọcmàbạngặpđược,thửtựhỏixemliệucóthểápdụngnóvàodựáncủamìnhhaykhông.Nếucóthểthìhãyđưabàihọcđóvàodanhsách.

Danhsáchkiểmtra

Khibạnthấymìnhđãcóđượcmộtdanhsáchkhởiđầukhátốt,bạncóthểsửdụngdanhsáchkiểmtrađểxácđịnhcácvấnđềvàrủirophụthêm.Danhsáchkiểmtrabaogồmnhiềumụcđểbạncóthểcânnhắc.Vídụ:

Bạncóthểtìmthấymộtdanhsáchkiểmtrađượcthiếtkếtheokiểudựáncụthểcủabạn.Tuynhiên,nếukhôngthấyđượccáinàophùhợp,bạnvàcácđồngnghiệpvẫncóthểtựxâydựngchomìnhmộtbản.Đólàcáchtốtgiúpbạnchiasẻkinhnghiệmcủamình.

Nhậtkýcácrủirovàvấnđề

Khiđãxácđịnhđượccácrủirovàvấnđề,bạncầnviếtra.Nhậtkýđượcsửdụngđểghichépnhững thông tinquan trọng.Đây làmộtmẫumàchúng tôi tin rằngnênđượcápdụngchonhữngrủirovàvấnđềcủabạn.

Cũngcómộtvàithôngtinkháccóthểđượcghichépchomỗirủirohayvấnđề,nhưngtheokinhnghiệmcủachúngtôi,nhữngthôngtinđóhiếmkhiđượcsửdụnghữuích.Nhữngkhoảnmụcphụthêmchỉgây“nhiễu”vànhữngphítổnkhôngcầnthiếtchoviệcduytrìcácnhậtký.

Thêmmộtchúýnữa:khôngquánhiềumàcũngkhôngquáít!Kinhnghiệmchothấycácnhómdựánthườnglưỡnglựkhiphảiràsoáttấtcảcácnhậtkýchépđầynhữngrủirovàvấnđềhìnhdungđược.Thayvìtìmkiếmnhữngthôngtinquýgiáchôngiấutrongđó,họchỉđơngiảnlờcả

quyểnnhậtkýđi.Vìvậyđừngghibấtcứthứgìvàonhậtkýcủabạntrừkhichúngthậtsựđángquantâm.

Bước2:Lênkếhoạchhànhđộng

Khiđãxácđịnhđượcnhữngrủirovàvấnđề,bạnphảilênkếhoạchchonhữnghànhđộngtíchcực,nếukhôngtoànbộcôngviệcsẽtrởthànhvôích.Quamộtlượnglớncácdựántồiởthờimình,chúngtôitâmđắcvớicâunói:phòngbệnhhơnchữabệnh.

Đốivớinhữngrủiro,mụctiêuđầutiêncủabạnlàtìmracáchngănngừachúngxảyra.Nhữnghànhđộngđóđượcgọilàhànhđộngphòngngừa.Yếutốthenchốtđểtránhcácrủirochỉđơngiảnlàtựhỏimìnhcóthểlàmgìđểcóthểngănchặnrủiro.

Cònđốivớicácvấnđềthìđãquámuộnđểthựchiệnbấtcứmộthànhđộngphòngngừanào.Đâychínhlàđiểmkhácbiệtsovớirủiro.Vìvậybạncónhiệmvụphảilênkếhoạchchonhữnghànhđộngđốiphóvớihậuquả.Nhữnghànhđộngđóđượcgọi làhànhđộng tùy thuộcvàchúngsẽgiảiquyếthoặcchíítcũngphảingănngừavấnđề.

Tacũngcóthểlậpcáchànhđộngtùythuộcđểđốiphóvớirủiro.Bạncóthểdùngchúngkhinhữngphươngphápphòngngừakhôngthểngăncảnđượccácrủiro.Bạncũngcóthểlàmtheokiểu“Cờđếntaythìphất”nhưngkhôngphảilúcnàophươngphápnàycũngsángsuốt.Tacóthểlấyviệcphòngcháylàmmộtvídụđiểnhình.Hiệnnaynhiềuvănphòngđãsửdụngcáccáchthứcphòngchốngcháynổ,vídụnhưđồnộithấtđượclàmbằngnhữngvậtliệukhôngbắtlửa.Ởđâycácphươngpháptùythuộccũngluônsẵnsànghànhđộng,chẳnghạnnhưhệthốngbìnhphunvàcáccuộcdiễntập.Rõrànglàkhibắtđầucókhóimớilắpđặthệthốngbìnhphunthìđãquámuộn.

Tạoưutiênchocácvấnđềvàrủiro

Khôngphảivấnđề,rủironàocũngcótầmquantrọngngangnhaunênbạnphảitìmracáchxácđịnhcáinàođángđượcquantâmnhất.Córấtnhiềucáchthựchiện,vàchúngtađãgặpnhiềuphươngphápướclượngnhữngnhântốkhácnhaucũngnhưtínhtoánsốđiểmrấttinhvivàấntượng.Tuynhiênđốivớihầuhếtcácdựán,phươngpháptínhđiểmđơngiảnsauđâycóthểlàcáchtốtgiúpbạntạoưutiênchocácrủirovàvấnđề.

Tínhđiểmrủirovàvấnđề

Điểmrủiro=KhảnăngxuấthiệnxTácđộngnếuxảyra

Điểmvấnđề=Tácđộngcủavấnđề

Cónhiềuphươngphápthốngkêphứctạpđểphântíchkhảnăngxảyracủamộtrủirođểlàmkếtquảmẫu.Tuyvậychúngtôivẫnmuốnsửdụnghệthốngphânloạiđơngiảnsau.

Bằngcáchsửdụngkỹthuậtnàyđểtínhđiểmcácvấnđềvàrủiro,bạncóthểphânloạichúngbằngsốđiểm.Cáinàocósốđiểmcaonhấtxứngđángcóđượcsựquantâmngaytứckhắccủabạn.

Bước3:kiểmtravàgiámsát

Nhưchúngtôiđãtrìnhbày,quảnlývấnđềvàrủirokhôngphảilàthứbạncóthểlàmởđầudựán.Hoàntoàntráilại:nólàphầnthiếtyếutrongviệcquảnlýhàngngàycủabạn.

Đưaviệcxemxét lạicácrủirovàvấnđềvàoquátrìnhtheodõidựán làmộtviệc làmtốt.Chẳnghạnbạncóthểbiếnviệcnàythànhmộtmụcthườngtrựctrongcácbuổihọpkiểmtracủabạn.Bạnphảixemxétlạicảnhữngvấnđềvàrủirođãđượcghichéplẫnđánhgiátấtcảnhữngcáimớiđượcbạnhoặcnhómbạnpháthiện.

Mộtngườiquảnlýxuấtsắcđếnđâucũngkhôngthểnàotựmìnhgiảiquyếtcácmốinguyhiểmđedọađếnthànhcôngcủadựán.Hơnnữabạnkhôngởvịtrítốtnhấtđểtrựctiếpgiảiquyếttấtcả.Tuyvậyvẫncómộtquanđiểmvềngườisởhữuchúngtakhôngthểbỏqua.Ngườichủphảithamgiatíchcựctrongviệcđánhgiánhữngrủirovàvấnđềliênquan,tíchcựctrongviệcthốngnhấtnhữnghànhđộngcầnthựchiện.

Thựctế

Nhữngcôngcụquảnlýdựánquantrọng–nhưnhậtkýghichépcácvấnđềvàrủiro–cóthểdễdàngmấtđisựtươimớicủanó.Nếukhôngđượccậpnhậtthôngtinthườngxuyên,nósẽtrởnênvôdụng.

Trongmộtvàitrườnghợp,việcgiảiquyếtrủirohoặcvấnđềcóthểlàbấtkhảthi,hoặccóthểchúngkhôngnằmtrongphạmviquyềnhạncủabạn.Nếuđúngnhưthế,bạnphảinghĩđếnviệctrìnhbàyvớicấpcaohơn.Ngườiquảnlýxuấtsắclàngườikhônngoanvàthậntrọngtrongviệc lựa chọn thờiđiểmbáo cáo lên cấp trên–bởibạnkhôngmuốnbịngườikhác xem làkhôngcókhảnănggiảiquyếtvấnđề.Tuyvậy,cứđâmđầuvàogiảiquyếtnhữngvấnđềmàbạnkhôngcóthẩmquyềncũngchảcótácdụnggì.

Hầuhếtmọitổchứcđềuhoannghênhviệcđệtrìnhvấnđềlêncấptrên,vànóichungngườitasẽkhôngcảmơnbạnnếubạnkhưkhưgiữlấyvấnđềvànhữngrủirocầntớisựđểmắtcủacấptrên.Tuynhiênphảichúýrằngđệtrìnhlêncấptrênkhônggiúpbạnthoáitháctráchnhiệmtheodõicácvấnđềvàrủiro.Nếutrênmộtrủirohayvấnđềghitrongnhậtkýtheodõicủabạnđãcótênmộtnhânvậtchópbucủacôngtythìkhôngcónghĩalàbạnđãhoànthànhviệcđó.

Nhậtkýđangcốnóivớibạnđiềugì?

Đôikhiđọctoànbộnhữngnhậtkýtheodõivấnđềvàrủirolàmộtýhay.Chúngchobạnmộtcáinhìntổngquátvềtoànbộtìnhhìnhcủadựán.Dấuhiệucủamộtdựánđanggặprắcrốilàcónhiềuvấnđềvàrủiroquantrọng.Nhưvậycầncómộthànhđộngtriệtđểhơnchứkhôngphảichỉtìmcáchtrìnhbàymỗivấnđềhayrủiroriênglẻ.

Mẹocuốicùngđólàquansátxemnhữngrủirovàvấnđềghitrongnhậtkýdiễnbiếnnhưthếnàotheothờigian.Khimộtdựánđangtiếntriểntốt,bạnsẽhyvọngrằngnhữngrủirocóthểđượcgiảmbớt–hoặcítracũngphảiđượcngănngừa.Vìvậynhữngrủirongàymộttăngđiểmvànhữngvấnđềđangquanhquẩnvôthờihạntrongnhậtkýtheodõicầnphảiđượclưutâmcũngnhưđiềutrathêm.

Tổngkết

Mộtngườiquảnlýxuấtsắckhôngnhìnquanhrồingạcnhiênhỏi:“Chuyệngìxảyravậy?”Nếubạnđangquảnlýnhữngvấnđềvàrủirocủabạn,bạnsẽchomìnhcơhộitốtnhấtđượcgạtnhững thứcónguycơđedọadựán sangmộtbên.Hãynhớrằng:nếubạnkhông tấn côngnhữngvấnđềvàrủiro,chúngsẽtấncôngbạn.

Chúngtabiếtrằngviệcquảnlývấnđềvàrủirokhônghềthúvị,nhưngđóvẫnluônlàcôngviệcbắtbuộc.Đóphảilàmộtquátrìnhđượcápdụngtrongsuốtcảdựán,đểluônkiểmsoátđượccácnguycơ.Đểthựchiệnhiệuquả,bạncầnsửdụngmộtphươngphápđơngiản,mangtínhhệthốngđểgiúpbạnkhôngbỏsótvấnđềquantrọngnào.

Khikếtthúcdựán,đừngướcrằngbạnđãcóthểdựđoánđượccácsựkiệnvàhànhđộngsớmhơn.Córấtnhiềunhàquảnlýcuốicùngchỉtựtráchmócmìnhvàthanvãn“giámà”khivấnđềđượcpháthiệnquámuộn.Chỉcầnđểýmộtchútvàđánhgiá,phântíchcẩnthận,nhữngrủirovàvấnđềđóđãđượcngănchặnngaytừđầu.

Mộtngườiquảnlýxuấtsắcluôntránhtrởthànhnạnnhâncủasốphậnvàhoàncảnh.Rõrànglàbạnsẽcódanhtiếnglàngườitạorasựkiện.Nhưngtrongtrườnghợpnày,bạncũngsẽđượcbiếtđếnnhưlàngườiđảmbảorằngnhữngsựkiệncụthểnàođókhôngđượcxảyra!

Kếtluận

•Quảnlývấnđềvàrủirokhôngphảilàthứbổsung–nólàmộtphầnnộitạicủaquảnlýdựánxuấtsắc.

•Nhữngrủirovàvấnđềphảiđượctrìnhbàyrõràng,ngắngọnsúctíchvàphảiđặctrưngchodựáncủabạn.Phảiđảmbảorằngbạnthấyđượccảsựkiệnlẫnbảnchấtcủanó.

•Việctổngkếtquátrìnhkhôngthểhoànthiệnnếukhôngcósựràsoátkỹlưỡngnhậtkítheodõicủabạn.

•Tậptrungmọinỗlựcgiảiquyếtnhữngvấnđềvàrủirolớnnhấtchứkhôngphảivàonhữngcáidễgiảiquyếtnhất.

•Thườngxuyêntheodõiđểkiểmtratìnhhìnhcủadựán.

4.ChấtlượngsảnphẩmbàngiaoĐápứngyêucầu

“Làmhếtsứcthôichưađủ,đôikhitaphảilàmnhữngviệcđượcyêucầu.”

WinstonChurchill(1874-1965)

Mởđầu

Khinhắcđếntừ“chấtlượng”vớimộtvàingườiquảnlýdựán,chắcchắnbạnsẽthấyhọngầmphảnđối.Thuậtngữnàyđikèmvớimộtloạtnhữnghàmýkhácvềcácgiảipháptốiưu,nhữngkỳvọngkhôngthựctếtừphíakháchhàngvànhữngnỗlựcbịđịnhhướngsai.

Việcnhữngngườiquảnlýđãphảnứnglạiáplựcphảigiaohàngđúnghạnvàyêucầuphảisátvớingânsáchlàđiềucóthểhiểuđược.Cuốicùng,vấnđềchấtlượnglạichỉcómốiquanhệkhôngđángkểvớihaiphươngphápthànhcônghiểnnhiênnày.Tuynhiên,khinhómdựánngừnghoạtđộngvàmộttổchứcphảisốngvớinhữngthànhquảlaođộngcủanóthìđiềugìlàquantrọngnhất?Vớiphầnlớncácdựán,chúngtôitinrằngđóchínhlàchấtlượngsảnphẩmbàngiao.

Hãytưởngtượngrằngbạnđangđiềuhànhmộtdựánxâynhàvàđangtậptrungtoànbộsựquantâmcủamìnhvàothờigianbiểuvàchiphí.Kháchhàngcủabạnsẽchẳngbaogiờnóirằng:“Máibịdột,móngyếunhưnganhđãlàmxongvàanhcũngđãtiếtkiệmđượcchiphí.Làmtốtlắm!”Tráilại,nếuchấtlượngđóngmộtvaitròquantrọngtrongcáckếhoạchcủabạnthìvịkháchhàngđócóthểnói:“Đượcrồi,anhbắttôiphảiđợitronghaitháng,chiphícũngđắthơnmộtchútsovớidựtínhnhưngngôinhàđúngnhưnhữnggìtôimongđợi.Anhlàmviệctốtlắm!”Theokinhnghiệmcủachúngtôi,nếuchấtlượngkémthìsựhàilòngvìgiaohàngđúnghạnvàđúngngânsáchcũngchỉtồntạitrongmộtthờigianngắn.

Chấtlượngtrởthànhmộtchitiếtgâybựcbộikhi...

•Ngườicótráchnhiệmquảnlýchấtlượngtrongdựáncủabạnđượcbổnhiệmchứcvụđóbởihọchẳngthểlàmđượcviệcgìkhác.

•Bạnbịlệthuộchoàntoànvào“nhómchấtlượng”bênngoàiđểđảmbảorằngthứbạncungcấplàtùythuộcvàocôngviệc.

•Việckiểmtrachấtlượngđượcđặtvàodanhsách“chỉlàmkhicònthờigian”–saukhitổchứctiệckếtthúcdựán.

Cóthểbạnđãnghenóivề“chiphíchấtlượng”.Tuynhiên,chúngtôilạinghĩrằngnógiốngvớitrườnghợp“chiphíkhôngđạtchấtlượng”hơn.Bạnchắccũngbiếtđếntrườnghợpmộtphầncôngviệcđượcthựchiệnvộivàngđểkịpvớithờihạnquantrọngnàođó,rồisauđónhậnrarằngthờihạnkhôngquantrọngđếnthếkhimàđủloạivấnđềxảyraởkhắpnơi.Vàrõrànglàmộtlượnglớnthờigiancũngnhưchiphíđãđượcsửdụngđểmọithứănkhớpvớinhau.Kinhnghiệmđóđãminhhọarằngsựthỏahiệpvềchấtlượngthườngphảntácdụng.Tráingượchẳnvớichitiêuquáđàkhôngcầnthiết,việctheođuổichấtlượngsẽgiúpbạnluônđiđúnghướng,chobạnmộtgiảipháptạosựthỏamãnlâubềntừphíakháchhàng.

Chấtlượngnghĩalàgì?

Thuậtngữchấtlượngmangnhiềunghĩatùytheocáchhiểucủamỗingười.Đôikhinóđượcdùngtheonghĩa“dátvàng”.Tuynhiênđốivớimộtdựán,chúngtaápdụngmộtđịnhnghĩamangtínhthựctếhơn:đápứngnhữngkỳvọngvàyêucầu.

Mộtvídụđơngiảnchonhữngđịnhkiếnvềchấtlượngđólàhệthốngốngnướctrongcáckháchsạn.Chúngtacótráchnhiệmphảicungcấpnhữngvòinướcsạchchomộttrongnhữngkháchsạntốtnhấttrênthếgiới,mộtkháchsạnđangtìmcáchthuhútkháchhàng–nhữngngườiđãquenvớinhữngthứsangtrọng.Chỉtiêukỹthuậtchonhữngchiếcvòinướcđógồmnhữngyêucầuthiếtthựcnhưcóthểđóngvàmở,cóđộbềncao.Tuynhiên,làmộtkháchsạnhạngsang,những thứvới chất lượng tốiưuvà sang trọng làvô cùng thiếtyếu.Giờ thìhãy thử tưởngtượngrằngchúngtađangcungcấpvòinướcchomộtchuỗinhữngkháchsạnrẻtiềnhơn.Khảnăngvềđóngmởrồiđộbềncủavòivẫnlànhữngyêucầuphùhợp,nhưngnhữngyêucầuvềtrangtríxahoalạitrởnênđắtđỏvàphùphiếm.

Vìvậy, trong thực tế, chất lượngphụ thuộchoàn toànvàocáigìđóđápứngyêucầu – chứkhôngphảibấtcứmộtgiátrịđặcbiệthaysựbổsungnângcấpnào.Vàtrênthựctế,theođịnhnghĩacủachúngtôithìcảhailoạigiảiphápquáchấtlượngyêucầucũngnhưkhôngđạtđềubịcoilàkémchấtlượng.Yêucầucuốicùnglàchúngtaphảihiểurõcáikháchhàngcần,chứkhôngphảicáihọmuốn.

Địnhnghĩa

Đạtchấtlượnglàviệccungcấpmộtsảnphẩmđápứngyêucầu.

Thốngnhấtvềsảnphẩmđápứngyêucầu

Vấnđềlớnnhấtkhitheođuổimộtchỉtiêuchấtlượngđólàphảibiếnnóthànhmộtkháiniệmhữuhìnhvàcóthểđođếmđược.Bởivì làmsaobạncóthểđảmbảochấtlượngnếunóchỉđượcđịnhnghĩabằngnhữngthuậtngữmơhồ.Phảicungcấpmộtthứcóchấtlượngtốthaychấtlượngthíchhợpcũngkhónhưviệcvỗtayvớichỉmộtbàntayvậy.

Từkinhnghiệmbảnthân,chúngtôithấyrằngviệcđạtđượcmộtsựthốngnhấtvềsảnphẩmđápứngyêucầukhókhănthếnào.Đólàbởingườiquảnlýcóthểsẽbấtđồngýkiếnvớikháchhàngvềcáigọilàthiếtyếu.Chúngtôikhôngnóirằngbạnkhôngcầnphảichuẩnbịtranhluậnvềtínhcầnthiếttrongnhữngyêucầucủahọ,bạnphảiluônnhớrằngchínhquyếtđịnhcuốicùngcủakháchhàngmớilàcáilàmrõđộđápứngyêucầu.

Điềuthiếtyếuchothànhcôngcủamộtdựánlàphảicómộtđịnhnghĩarõràngvàtincậyvềcáitạonênsựđápứngyêucầutrongdựánđó.Vậythìchúngtasẽtìmhiểuthêmchochínhxáccáigọilàđápứngyêucầunghĩalàgìtrongbốicảnhmộtdựán..

Thựctế

Chấtlượngkémsẽđểlạihậuquảlâudàihơnsựhoannghênhnhấtthờikhibạnhoànthànhđúngthờihạnhaythựchiệnvớichiphíthấp.

Thướcđocủaviệcđápứngyêucầu

Nóiđơngiản,mụctiêukhihoànthànhdựáncủabạnlàphảicungcấpchokháchhàngnhữngthứđápứngđượcmụcđíchđãđặtra.Đểlàmđượcviệcđó,trướckhibắtđầucôngviệcbạncầncósựthốngnhấtvềnhữngsảnphẩmbàngiaocụthể.Nókhôngchỉđơngiảnlàmộtbảndanhsách,màcònphảilàmộtbảnmôtảchitiếtvềtấtcảnhữngsảnphẩmquantrọng.

Cóđượcmộtbảnmôtảchitiếtvềnhữngthứđượcyêucầutrongdựánthườngrấtkhókhăn–nhấtlàtrongnhữnggiaiđoạnđầu.Nhữngnỗlựcđầutiêncủabạnkhithỏathuậnvớikháchhàngvềcáihọmuốnthườngbaogồmcảnhữngthứkhôngthiếtyếu.Vìvậy,nhiệmvụcủabạnlàgiúpchokháchhàngphân loạiđượcnhững thứ thật sự là “bắtbuộc” (buộcphải có)vớinhữngthứquantrọngvà“cóthìtốt”.

Mộtcáchtốtđểđịnhhướngchokháchhàngtrongnhữngbuổithảoluậnđólàgiớithiệuchohọmộtvàicáchsắpxếpđộưutiên.Bạncóthểđểhọtựliệtkêtấtcảmọithứ,từcảcáichuônghaycáicòi,chỉcầnhọxếploạimứcđộcầnthiếtcủanhữngvậtnày.Tiếptheolàlàmviệcvớikháchhàngđểnhấttrívềcáitốicầnthiếtđểcóthểđạtđượcmụctiêucủadựán.

Cốgắngđạtđượcmột thỏa thuậnhoànhảokhôngphải làmộtkỳvọnghợp lý, vànó cũngkhôngcầnthiết.Nếubảnliệtkêchitiếtkhôngquádàyđặcnhữngbổsungkhôngcầnthiếtthìviệcbạnchấpthuậnmộtvàiđềxuấtthêmkhôngthànhvấnđề.Chodùbạnnghĩrằngnhữngthứđólàvôbổnhưngchỉcầnnhữngyêucầuđưarahợplýthìviệcbạnđồngýchothêmmộtvàithứkhácvàodanhsáchsẽkhôngảnhhưởnggì.Tuynhiên,cuốicùngthìchínhyêucầucủakháchhàngmớiquyếtđịnhcáinàolàthiếtyếuvàcáinàokhông.

Nhữngyêucầuphảicóđósẽchobạnmộtthướcđotốithiểuvềviệcđápứngyêucầu.Làmộtnhàquảnlýxuấtsắc,bạncòncầnphảicungcấpnhiềuhơnthếnữa.

Bíquyết

•Đảmbảorằngnhữngngườithamgiađãthốngnhấtvềthướcđochấtlượngcũngthamgiavàoviệcphêduyệtdựán.Nhưvậymớicósựthốngnhấtvềcáiđápứngyêucầu.

•Nhucầubắtbuộcđượcxácđịnhrõlànếunókhôngđượcthựchiệnthìtoànbộkếtquảcủaquátrìnhphảibịbácbỏ.Hãydùngcáchthửnghiệmnàyđểkhuyếnkhíchkháchhànglêndanhsáchnhữngđiềuthiếtyếutheocáchhợplý.

•Đồngthuậnvềưutiênchonhữngbổsungtùychọnmangtínhtươngđối.Nhữngđềxuấtcótầmquantrọngkhôngnhưnhau,vìvậycóthểbạnsẽphảiđánhđổi,hysinhthứnàychothứkhác.

•Giúpkháchhànghiểurõnhữngphítổnchonhữngthứđemlạilợinhuậnthấp.Độngviênhọbỏbớtđibấtcứthứgìítgiátrị.

•Bấtkìthứgìđượcghitrongthướcđođápứngyêucầuđềulàthứkhôngthểđàmphán.Nếuáplựcvềthờigianhoặcchiphítrởnênquácấpbáchthìcóthểphảibỏmộtvàiđềxuất.

Đàmphánvềchấtlượng

Mộttrongnhữngvấnđềlớnnhấtbạnphảiđốimặt,đólàsự“lạmphát”nhữngyêucầubắtbuộc–trênthựctếđiềunàyxảyraởhầuhếtcácdựán.Đôikhi,mọithứđềutrởthànhthiếtyếu.Nólàmbiếnđổiđịnhnghĩavề“đápứngyêucầu”,làmtăngchiphívàthờihạnhoànthànhdựán.Nócũngxóabỏnhữngcơhộiứngbiếnnếucóvấnđềxảyrabởiđãcóquánhiềuđềxuấtthuộcdiệnkhôngđượctùyýquyếtđịnh.

Đôikhichuyệnnàyvôtìnhxảyrakhikháchhàngbịnhầmlẫngiữacáihọthíchvớithứhọthật

sựcần.Nhưngđôikhinhữnglýdođólạiđượclênkếhoạchrấtkỹ.Chúngtahãyxemnhữngvấnđềđiểnhìnhsau:

•Thiếukinhnghiệmkhidiễntảcáicầncó.Rấtcókhảnăngngườicótráchnhiệmđưarayêucầulạikhôngcókinhnghiệmlàmđiềuđó.Vìvậy,họcầnđượchướngdẫnđểbiếtmôtảthứmìnhcần.Họcũngcầnphảibiếtnhữngtácđộngliênquantớiviệcđưathêmnhữngyêucầukhôngthậtsựcầnthiết.

•Quanđiểmkhácnhaugiữacáccấp.Mỗidựánđềucónhiềuchủnhânkhácnhau,điềunàyphávỡsựcânbằnggiữaviệcđạtđượcnhữngmụctiêucấpcaovớiviệccungcấpđiềugìđóhữuíchchonhữngngườitrựctiếpthamgiasảnxuất.Nhữngngườithamgiasảnxuấtthườngcóxuhướngnóiquálênnhữngthứmàhọkhôngthểthiếu,cònnhữngnhàquảnlýcấpcaolạithườngxemmọithứchỉlàcái“cóthìtốt”.

•Quanđiểmvềđàmphán.Chúngtađềubiếtrằnghầuhếtcácdựánđềucóthểkémhiệuquảởmặtnàyhaymặtkhác,chonênnhiềukháchhàngđãtínhtrướcrằngrồidựáncủahọsẽkhôngthểđạtđượcnhưnhữnggìđãyêucầutrướcđó.Vìvậy,họđã(láucá)nóiquálênnhữngyêucầucủamình,đểsaunàycòncóthểđàmphánlạicáihọmuốnlúcbanđầu.

Nhữngsailầmmộtngườiquảnlýdựánkhôngnênmắcphải

Mộtkháchhàngchịukhólắngngheđãgiảithíchrấttốttầmquantrọngcủaviệcsắpxếpthứtựưutiêncácyêucầu:“Cáchlàmnàyhayhơnrấtnhiều.”Ngườiquảnlýdựánbắtđầutựtinxếploạidanhsáchcácyêucầu.Côbắtđầutừđầudanhsáchvàlàmtừtrênxuốngdưới.Yêucầuđầutiênđượcxếploạilà“bắtbuộc”,cáithứhaicũngmauchónglà“bắtbuộc”.Cáithứbarồinhữngcáitiếpsaunữađềuđồngloạtđượcxếplàthiếtyếuvàkhôngthểđàmphán.Cònkháchhàngthìrấtvuimừngvớicôngviệcxếploạiưutiêncácyêucầu.

Cũnggiốngnhưviệctừbỏmộtthóiquenxấu,đạtđượcmộtthỏathuậntrênlýthuyếtdễhơnnhiềukhiphảiđưanóvàothựctiễn.

Dùvớilýdogìchăngnữathìviệcthuyếtphụckháchhàngquaytrởlạivớinhữngđịnhnghĩathựctếvềcáihọthậtsựcầnvàthíchlàvôcùngquantrọng.Hãyđơngiảnhóacuộcthảoluậnvềvấnđềnàyvàcốgắngtìmrathôngtin.Tuynhiên,bạnvẫnphảinhớrằngkhôngphảibạn,kháchhàngmớilàngườiđưarayêucầucuốicùngvềcáiđápứngyêucầucủadựán.Việcdiễngiảivềchấtlượngchắcchắnlàcóliênquanđếntínhchủquanởmộtmứcnàođó.Chẳnghạn,bạnsẽkhôngthểthuyếtphụcđượcchủnhâncủakháchsạnbảysaoBurjAlArabởDubai–kháchsạnsangtrọngnhấtthếgiới–rằngnhữngđồnộithấtđắttiềntrongphòngtắmchỉlà

thứbổsung“cóthìtốt”được!

Đánhgiáchấtlượng

Nếubạnkhôngthểđánhgiáthìbạncũngkhôngthểkiểmsoát.Đốivớimộtdựán,nếubạncóphươngphápđánhgiárõràngvàđượctínhtoánkỹ,bạncóthểsẽdễdànghơntrongviệctìmranhữngvấnđềvàcáchgiảiquyếtchúng.Vậybạnsẽlàmthếnào?

Xuấtphátđiểmcủachúngtalàthànhcôngcủadựán,phầnlớnđượcđánhgiádựatrêncáinócungcấpchứkhôngphảinhữnghànhđộngđượcthựchiệnđểmanglạikếtquảđó.Dođó,cácphươngphápđánhgiáchấtlượngcầntậptrungvàocácthànhphẩmcủadựán,baogồmcảcácsảnphẩmbàngiaocuốicùnglẫnnhữngsảnphẩmbàngiaotrunggianđượcyêucầutrongquátrìnhđó.

Câuhỏicơbảnnhấtđólàliệutấtcảnhữngsảnphẩmbàngiaođãđượclênkếhoạchcóđượctạorahaykhông.Bướctiếptheocủaquátrìnhđánhgiáđólàxemxétkỹcáiđượctạorađócótuânthủtheonhữnggìđượcghitrongbảnmôtảchitiếthaykhông.Cómộtcáchthựchiệntuyệtvờiđólàsửdụngcáctiêuchívềchấtlượng.Đólànhữngcáchthửnghiệmcầnphảiđượcápdụngđốivớimỗisảnphẩmbàngiaođểkiểmtrakhảnăngđápứngyêucầucủanó.

Chúngtôikhuyênbạnhãydiễnđạtcáctiêuchívềchấtlượngthànhnhữngcâuhỏicụthểvàsúctích.Nósẽkhuyếnkhíchviệcđánhgiátậptrungvàkháchquanvềnhữngthứđãđượctạora.Vídụ:“Móngcóđượcđàođếnđộsâuvừađủđểcóthểđỡmộtngôinhàhaitầngkhông?”

Trướcđó,cáctiêuchívềchấtlượngphảiđượcđịnhnghĩanhưmộtphầncủaquátrìnhcụthểhóamộtsảnphẩmbàngiao.Bằngcáchđó,nhữngngườithamgiadựánvớibạnsẽbiếtđượcnhữngnỗlựccủahọđượcđánhgiánhưthếnào.Nhưvậysẽlàmtăngkhảnăngđápứngyêucầuchonhữngthứhọtạora.

Bíquyết

Khibạnđịnhnghĩacáctiêuchívềchấtlượng,đừngchỉsuytínhngắnhạn.Đôikhirấtdễbỏquanhữngthứcóthểquantrọngkhidựánđãkếtthúc.Chẳnghạnbạncóthểsẽcầncáctiêuchíchấtlượngđểkiểmtraliệuviệcbảodưỡngcódễdàngkhôngkhinhómthamgiadựánđãgiảitán.

Xemxétlạichấtlượng

Mộtnguyêntắcquantrọngtrongkiểmsoátchấtlượngdựánđólàcácphươngphápphảiđược

tiếnhànhthườngxuyên–đặcbiệtlàtronggiaiđoạnđầu.Giảmcácchiphísửachữabằngcáchngănchặncácvấnđềngaytừđầulàvôcùngcầnthiết,khiviệcchỉnhsửanhữngvấnđềđódễhơnvàcũngrẻhơn.Rấtkỳlạlàcórấtnhiềudựánchẳngbaogiờcóđủthờigianđểlàmmọiviệcđúngngaytừđầunhưnglạivẫncóthờigianđểkhắcphụccôngviệcđó.

Chúngtôikhuyênbạnhãybốtríbalầnxemxétchấtlượngtrongsuốtquátrìnhtạoramộtsảnphẩmbàngiaoquantrọngnàođó:

•Trướckhibắtđầucôngviệc.Tậptrungnhữngthànhviênquantrọnglạiđểxemxétcácchitiếtkỹthuậtcủasảnphẩmbàngiaovàcáctiêuchíchấtlượngsẽsửdụngđểđánhgiámứcđộđápứngyêucầucủasảnphẩmđó.Bạnsẽngạcnhiên lànósẽbộc lộnhữnghiểu lầmvàcảnhữnghiểubiếtmơhồnhưthếnào.Nhữngbuổihọpnghiêmtúctrướckhicôngviệcbắtđầutốthơnrấtnhiềusovớiviệccốgắngđiềuchỉnhnhữnghiểulầmnghiêmtrọngkhicôngviệcđangđượctiếnhànhtrôichảy.

•Ngaytừthờiđiểmbắtđầucôngviệc,khicóthểsửdụngphươngphápđánhgiáchấtlượngđầutiên.Đâychínhlàmộtcơhội lýtưởngkhôngchỉchoviệckiểmtraxemmọithứcóđiđúnghướnghaykhôngmàcònđểgiảiquyếttấtcảcácvấnđềtồnđọngliênquanđếnviệcchitiếthóacácsảnphẩmbàngiaovànhữngtiêuchíchấtlượngcủanó.

•Khiquátrìnhpháttriểnsảnphẩmbàngiaođãhoànthànhhoặcgầnđượchoànthành.Hyvọngrằngởthờiđiểmkiểmtracuốicùngchỉcómộtvàichênhlệchnhỏsovớibảnmôtảchitiết.Nếucópháthiệnranhữngthiếuhụtchínhthìítnhấtchúngcũngđãđượcpháthiệnsớm.

Nếusảnphẩmbàngiaođóquađượclầnđánhgiáchấtlượng,côngviệcsẽđượctiếnhànhnhưdựkiến.Nếukhôngđạtyêucầu,bạncầnthốngnhấtvềnhữngviệcphảichỉnhsửavàđảmbảorằngchúngphảiănkhớpvớithờigianbiểucủadựán.

Nhữngsailầmmộtngườiquảnlýdựánkhôngnênmắcphải

Mộtnhómdựánđãsửdụngcáctiêuchuẩntrongquátrìnhkiểmsoátchấtlượngvàbắtđầuphânloạimỗilầngiaosảnphẩmđểtheodõichấtlượng.Lúcđầumọichuyệndiễnratốtđẹp.Phươngphápnàylàmộtcôngcụhữuíchđểpháthiệnsớmvấnđề.Rồiđộtnhiênchấtlượngcủamộtkhuvựcbấtngờbịsụtgiảmmạnh.Ngườiquảnlýquyếtđịnhđiềutra.,Hóara,mộtvàicánhânđãdùnghệthốngchấmđiểmnàyđểgiảiquyếtnhữngmâuthuẫncánhâncủamình.Họvẫnthườngchấmđiểmchonhữnglầngiaosảnphẩmcủamộtvàiđồngnghiệprấtkhắtkhe–khôngcầnđểýđếncôngviệctốt,xấuthếnào.

Tổngkếtchấtlượngcũngnhưcondaohailưỡi:Nólàcôngcụhữuíchnhưngcũngsẽtrởthànhvũkhínguyhiểmkhisửdụngkhôngđúngcách.Phảiluônđảmbảorằngnhữnglầntổngkếtđóluônkháchquanvàmangtínhxâydựng.

Cómộtbíquyếtđólàcầnsắpxếpđểnhữnglầnkiểmtrachấtlượngcũngthuộcvàodòngchảycôngviệc.Thườngcómộtvài thờiđiểmtrongdựánmàcácsảnphẩmbàngiaođược traochuyểngiốngnhưcáigậytrongmộtcuộcchạytiếpsức.Chúngtôichorằng,ởmỗithờiđiểmchuyểngiaođó,sảnphẩmbàngiaophảiđượcngườitiếpnhậnnóxácminhlàđãphùhợpvớimụcđích.Ngườinàycóđặcquyềnđảmbảochấtlượngphùhợpvàđâylàcơhộitốtnhấtđểhọchúýtớibấtkìmộtsơsuấtnào.

Đúngđốitượng,đúngkỹnăng

Rõrànglàsẽphảntácdụngkhiphảinhậnnhữngphảnhồisailệch–đólànhữngbàiphêbìnhkhôngliênquanvàkhôngchínhxác, làmộttờcáothịvềtìnhhìnhhoạtđộngđưarakhôngđúngchỗ.Đểbiếtđượcdựáncủabạnđangthậtsựnhưthếnào,bạnphảiđảmbảorằngviệctổngkếtchấtlượngđãđượcngườiphùhợpthựchiện.

Trìnhđộvàkinhnghiệmcủangườiđánhgiáphảiphùhợpvớikiểucôngviệccầnđánhgiá.Mộtsai lầmthườnggặpđó làđưachokháchhàngtài liệuđểđánhgiávớiđầynhữngthuậtngữchuyênngành.Rồikhimọichuyệnđổvỡ,kháchhàngsẽnóirằnglúcđóhọthấycóvẻổnnhưnghọthậtsựkhônghiểuhếtvềthứhọđãđọc.

Tráchnhiệmcủangườiquảnlýdựánlàđảmbảosảnphẩmđượcđưaphảiphùhợpvớitrìnhđộvàkinhnghiệmcủangườiđánhgiá,hoặcđảmbảorằngtrongsuốtquátrìnhnày,phảicóaiđógiúpđỡhọbằngcáchlàmnổibậtvàgiảithíchnhữngđiểmđánhgiáquantrọngnhất.

Khuyếnkhíchsựxemxéttriệtđể

Khiđãtìmđượcngườiphùhợp,cầnđảmbảorằngmỗingườiđánhgiáphảichuđáovàkhôngđọclướtqua.Mọingườithườngbậnrộnvàkhôngdànhđủthờigianchocôngviệcnày.Nósẽdẫnđếnnhữngnhậnxétmơhồnhư“vớitôithìcóvẻlàtốtrồi”,haythậmchíkhôngcóphảnhồi.Giátrịcủađánhgiátỉlệthuậnvớinhữngcôngsứcbỏra.

Thựchiệnđúngquycáchđánhgiáchất lượngsảnphẩmlàcáchkhuyếnkhíchhiệuquảchonhữngđánhgiátriệtđể.Quantrọnglàphảiyêucầucósựxácnhậnbởinósẽtạoramộtlốisuynghĩkhácchongườiđánhgiá.Hailựachọnsauđâynóivềviệcyêucầuxemxétmộtvănbản.

1.“Liệuôngcóthểchotôibiếtchỗnàokhôngổntrongbáocáonàykhông?Nếukhôngcóphản

hồi,tôisẽcholàkhôngcóvấnđềgì.”

2.“Tôimuốnôngxemxétbáocáonày,sửdụngbảnnhậnxétđínhkèmvàônghãyxácnhậnquae-mail.Mộtkhibáocáođãđượcxácnhận,nósẽtrởthànhthướcđocơsởvàbấtcứsựthayđổinàosẽchịusựquảnlýcủacácthủtụckiểmsoátsựthayđổicủachúngtôi.”

Yêucầuđầutiêncólẽchỉđemlạimộtcáiliếcqua;còncáithứhaicóthểsẽkhiếnngườitaxemxétvănbảntriệtđể.

Bíquyết

Nếuviệcđánhgiáđượcthựchiệnquathưtừthìphảitậptrungmọingườilạiđểđọcqualầncuốinhữngnhậnxétđãnhậnđược.Sựtươngtácvớinhausẽgiảiquyếtvấnđềvàđặtmộtáplựclớnnhấtlênmỗingườiđánhgiáđểhọcóđượcnhữngnhậnxétthiếtthực.

Nhữngngườiđangtrongquátrìnhtạoracácsảnphẩmbàngiaosẽluônphảithamgiađánhgiáđểđảmbảomọingườiđềuhiểuđượckếtquả.Tấtcảcácýkiếnđượcđưaratrongquátrìnhđánhgiáđềuphảiđượcthựchiện,nếukhông,phảicólýdochínhđáng.

Cũngnêncósựthốngnhấtvềtầmquantrọngtươngđốicủanhữngvấnđềđượcpháthiện.Nhưvậysẽgiúpchonhómdựánđầutưthờigianvàoviệcchỉnhsửanhữnggìthậtsựquantrọngchứkhôngbịsaonhãngsangviệctinhchỉnhnhữngthứkhôngcầnthiết.Tuynhiên,đâylàdịpđểtacóthểthấyđượcsựphêbìnhnhữngthứmôphạm(nhưnhấnmạnhcáclỗingữpháptrongmộtvănbảnviết)vớiđiềukiệnđókhôngphảilàdạngnhậnxétduynhấttanhậnđược.Nóchobạnbiếtrằngnhữngngườithamgiađánhgiávẫnluônchúý!

Việcđảmbảochấtlượngtừbênngoài

Mặcdùbạnluônmuốnviệctheodõichấtlượngđượcthựchiệntừtrongnhómnhưngsẽsángsuốthơnnếubạncânnhắcvềviệcmờinhữngngườingoàinhómthựchiệnđiềunày.Trênthựctếởmộtvàitổchứcvàcôngty,kiểmtratừbênngoàilàmộtyêucầubắtbuộc.

Cáinhìncủangườingoàicuộcvềdựánluônlàsựbổsungthúvị.Lênlịchchonhữnglầnkiểmtrachấtlượngtừbênngoàicòngiúpbạncóthểbướcrakhỏidòngxoáycủaviệcquảnlýngàynàysangngàykhác.Bạncòncóthểcóđượcmộtcáinhìnkhácvềchấtlượngbêntrongcủadựánthôngquaquanđiểmđộclậpcủangườikhác.

Đôikhinhữngthờiđiểmđểchínhthứckiểmtrasẽđượcquyếtđịnhtrước.Nếukhông,bạnsẽphảiquyếtđịnhxemthờiđiểmnàosẽcóhiệuquảnhất.Chìakhóaởđâychính làxácđịnh“thờiđiểmtốnkémnhất”củadựán.Thửnghiệmvềthờiđiểmkiểmtralànghĩvềthờiđiểmmànhữngchiphídokhôngtiếnhànhđánhgiásẽđánhbạinhữngnỗlựccủabạn.

Nhữngyếutốcầncânnhắckhilênkếhoạchvềthờiđiểmkiểmtrachấtlượngtừbênngoài

•Thờiđiểmkiểmtrabắtbuộc.Trongnộibộtổchứcvàcôngtycóthờiđiểmkiểmtranàolàbắtbuộckhông?Nếukhôngthìtrongcôngtycóthờiđiểmkiểmtranàođượccoilàmốccủacácthờiđiểmkháckhông?

•Thờiđiểm“khôngtrởlại”.Cóthờiđiểmnàomàhậuquảcủaviệcphảiquaylại,bâygiờhoặclúcnàođấysaunày,sẽlànghiêmtrọngkhông?

•Thờiđiểmcamkếttiềnquỹ.Cókhoảnthanhtoánnàohaycáccamkếtvềtàichínhnàokhácđãđượclênlịchkhông?Nhữnglầnkiểmtranàophảiđượcthựchiệntrướckhithựchiệncáccamkếttàichính?

•Điểmngừngtựnhiên.Hầuhếtcácdựánđềucónhiềugiaiđoạnriêngbiệtkhácnhau.Liệucóthờiđiểmnàotrongnhữngthờiđiểmngừngđócóthểđượcsửdụngđểthựchiệntổngkếtvềđảmbảochấtlượng?

Cũngnhưđốivớinhữngtổngkếttừtrongnộibộ,giátrịcủaviệckiểmtrachấtlượngtừbênngoàicũngphụthuộcvàotrìnhđộvàkinhnghiệmcủanhữngngườithamgiađánhgiá.Nhưngnhiềutổchức lạisửdụngcácphòngbanđánhgiáchất lượngchỉnhưnơi tá túcchonhữngngườibịcoilàkhôngcònhữuíchởbấtkìvịtrínào.Tráilại,mộttháiđộlàmviệctíchcựcđối

vớinhómđánhgiáchấtlượngsẽcórấtnhiềulợiích.

Tổngkết

Vấnđềthờihạnhaychiphíthườngdễnhậnbiếtnênthườngđượcchúýngaylậptứcnhưngnhữngthiếusótvềchấtlượngthìkhôngphảilúcnàocũngdễthấy.Chúngcóthểẩndấubêntrong.Nhữngvấnđềnàychỉđượcpháthiệnkhikháchhàngtừchốikhibàngiaosảnphẩmcuốicùngdokhôngđạtyêucầu.

Cáckháchhàngsẽđánhgiádựáncủabạntheokhảnăngđápứngyêucầucủasảnphẩm.Cầnphảithốngnhấtcáinàolàbắtbuộcđốivớidựánvàchuyểnchúngthànhthướcđo,cơsởđểxácđịnhcáithậtsựkhôngthểđàmphán.Bạncũngcầngiúpkháchhànggiảithíchchínhxáccáihọmuốndựáncungcấpvàkhuyếnkhíchhọkhôngđưaraquánhiềucácyêucầuthiếtyếu.

Nhữngngườiquảnlýxuấtsắchiểucáigiáphảitrảkhikhôngđápứngđượcnguyệnvọngcủakháchhàng.Họcũnghiểurõhiệuquảcủachiphíđầutưchonhữngnỗlựctừtrướcđểngănngừahậuquảthayvìphảigiảiquyếtchúngsaunày.

Họcũngnhậnthứcđượcrằngdanhtiếnglâudàicủahọđứngvữnghaysụpđổphụthuộcvàocáihọcungcấp.Vìvậy,trừkhibạnmuốnnhậnthấtbại,hãylàmviệcvớikháchhàngđểxácđịnhrõràngvềchấtlượngvàbiếnchúngthànhmụctiêuhàngđầucủabạn.

Kếtluận

•Chấtlượngkhôngthểlàmộtkháiniệmmơhồ,vôhình.Hãyđịnhnghĩacáiđápứngyêucầubằngnhữngthuậtngữchitiếtvàdễđánhgiá.

•Chuẩnbịtinhthầnchấpnhậnquyếtđịnhcuốicùngcủakháchhàngvềsựkhácbiệtgiữacáihọmuốnvàcáihọthậtsựcần.

•Sắpxếpviệcđánhgiáchấtlượngtrongcôngviệchàngngàycủabạn.Kiểmtracácsảnphẩmbàngiaocóđápứngyêucầuhaykhôngởmỗigiaiđoạn.

•Cởimởđốivớinhữngđónggópýkiếncủanhómđảmbảochấtlượngtừbênngoài.

•Khôngíchgìkhiđưarathứmàchẳngaimuốn–chodùthựchiệnnónhanhchónghayrẻđếnmứcnào.Đừngbaogiờđểnhữngáplựcvềthờigianvàchiphíkhiếnbạnphảithỏahiệp,đánhđổiviệcđápứngyêucầutốithiểucủamình.

5.QuảnlýnguồnlựcTừđánhgiáđếnhoànthành

“Tôikhôngcótiền,khôngnguồnlực,khônghyvọng.Tôilàngườihạnhphúcnhấtcònsống.”

HenryMiller(1891–-1980)

Giớithiệu

Việcnhữngnhàquảnlýdựánthườngkếtthúcđúngthờihạnvàngânsách,quảnlýcácnguồnlựcthànhcôngmàkhôngmắcmộtsaisótnàolàmộttrongnhữngcâuchuyệnkhótinnhất.Cũngkhôngcógìđángngạcnhiênkhichínhphầnlớnnhữngnhàquảnlýlạitựmìnhkểnhữngcâuchuyệnkhótinđó,trongCVcủahọđầynhữngtừnhư“đúngthờihạnvàngânsách”.

Chúngtôiphảitiếtlộrằngnhữnglờibahoavềquảnlýdựántrênchỉlàthủthuậtcủanhữngnhàquảnlý.Rấtnhiềudựánđãvượtquáướctính,hoànthànhchậmtiếnđộhoặcvượtquángânsách.

Mặcdùvậy,cáiđángngạcnhiênchínhlàtháiđộchấpnhậnthấtbạicủavàitổchứcđốivớicácchiphívàthờigianbiểucủadựán.Cóthểlàdocácdựánthườngbịvượtquáướctínhnênmộtvàikháchhàngđãcốgắnggiớihạnnhữngthiệthạibằngcáchluônkhởiđầuvớimộtconsốthấpnhấtcóthể.Họdùngsựkhởiđầuvôvọngnàyđểhạnchếmứcchiphícũngnhưthờihạncuốicùng.

Ngaytrongnhữngtổchứckhoandungđốivớiviệcchậmthờihạnhoặcchiquángânsáchthìnhữngngườiquảnlýxuấtsắcvẫnmuốncómộtcáchquảnlýnguồnlựcnghiêmtúc.Nhữngdựántrongđiềukiệntốtsẽdễquảnlýhơn.Ngượclại,họcũngbiếtrằngchiphíngàycàngtăngcaovàhoànthiệncànglùixasẽkhiếnniềmtinvàokhảnăngbàngiaodựáncủahọbịgiảmsút.

Giảiquyếtnhữngkỳvọngởmứcthấp

Khimộttổchứcchấpnhậnnhữngdựánkhôngđúnghạnhayvượtquángânsách–nhữngnơinàykhônghiếmnhưbạntưởng–họrấtdễbịrơivàolốimòncủasựdễdãi.Lúcđầu,đâyđúnglàmộtcuộcsốngtuyệtvời.Ởđó,tháiđộgiaohàngrấtthoảimáivàmọingườilàmviệc“khẩntrương”chomộtngàycònxatrongtươnglai.Tuynhiên,bạnsẽthấyrằngdựáncủamìnhcàngngàycàngkhóquảnlýhơn.

Vàrồibạnsẽsớmnhậnrađãlãngphíthờigian.Cuốicùng,bạnkhóchịukhiphảiliêntụclênlạikếhoạch.Bạnsẽrấtdễsavàoviệctừbỏquảnlývàbỏmặcdựán.Vậythảmhọađótừđâura?Côngviệcsẽnăngsuấthơnrấtnhiềunếubạnđầutưcôngsứcvàoviệclênkếhoạch,tổchứcvàtheodõicácnguồnlựcthayvìcứliêntụcphảnứnglạihàngloạtnhữnglờichỉtrích.

Vìvậychodùbạncóđanglàmviệctrongmôitrườngdễdãi,khôngainổicáuvềnhữnghạnchóthayngânsáchthìbạncũngđừngchỉđứngnhìnmọiviệc.Mặcdùcóthểngườikhácđangcưxửđúngmựcthìbạnvẫncầnphảikiểmsoátchặtchẽnguồnlực.

Đókhôngchỉlàquảnlýtiềnbạc

Quảnlýnguồnlựckhôngtậptrungchỉvàotiềnbạc;nónóivềđủmọinguồnlực,đặcbiệtlàconngười.Đólàviệcnhậnthứcđượcnguồnlựcnàocầnsửdụngđểhoànthànhdựán.Đócũnglàquảnlýnhữngnguồnlựcđóđểgiaohàngthànhcông.Nóbaogồmviệchiểuđượctiếnđộdựán,nhữngbếtắctrongcôngviệcvàsắpxếpcácnguồnlựcđúngnơiđúnglúc.

Địnhnghĩa

Quảnlýnguồnlựclànghệthuậtbiếtmìnhcầnnguồnlựcnàođểgiaohàngthànhcôngvàsauđótậndụngtốiđacácnguồnlựcnày.

Lênkếhoạchvềnguồnlựclàmộtphầnthiếtyếutrongquátrìnhlênkếhoạchtoànbộdựán.Bạnkhôngthểquảnlýdựáncủamìnhnếukhôngquảnlýnguồnlực.Phầntớisẽđượcdànhđểnóivềcáccôngcụvàkỹthuậtquảnlýnguồnlựccủadựán,bắtđầubằngcôngviệcđầutiên–đưaraướctính.

Đừngđánhgiáthấptầmquantrọngcủaviệcướctính

Ướctínhlàtrungtâmcủaquátrìnhlênkếhoạchnguồnlực.Bạnsẽphảidùngtớicácướctínhđểcóđượcdựđoántốtnhấtvềnhữngnguồnlựcđượcyêucầuđểhoànthànhdựán.Bạnphảibiếtđượccảthểloạilẫnsốlượngnhữngnguồnlựcđó.Mộtngườiquảnlýxuấtsắccòncócảkhảnăngcảmnhậnkhátốtvềđộtincậycủanhữngướctính.

Trướckhitìmhiểulàmthếnàođểcóthểđưaracácướctính,chúngtahãyxemailàngườiphảithựchiệnđiềunày.Cũngnhưđốivớicácquytrìnhlênkếhoạchkhác,nguyêntắcvàngởđâylàdùngnhữngngườisẽlàmcôngviệcđó,tuynhiênđừngđểhọtựlàmmộtmình.Bạncầnhướngdẫnhọđểnhữngướctínhcóchấtlượngnhưbạnmuốn.

Nếukhôngthểlàmviệcvớingườisẽphảiđưaracácướctính,bạnsẽphảitìmxemailàngười

cóthểthaythếtốtnhấtchongườikiavàgiúpbạnnhiệmvụnày.Nếubạnkhôngthậtsựhiểurõtừngchitiếtthìđừngtựmìnhtạoracácconsố.Nếulàmtắtnhưthế,bạnchỉcóđượcsựdựđoántheokinhnghiệmchứkhôngphảimộtướctính,vàmọichuyệncóthểcómộtkếtthúcrấtđángbuồn.

Bíquyết

Khicầnmộtướctính,hãyđềnghịcảnhữngconsốtíchcựcvàtiêucực.Việcnàysẽkhiếnmọingườiphảisuynghĩ.Trungbìnhcộngcủahaiconsốtrênchínhlàkhởiđiểmthíchhợpchoướctínhcủabạn.

Độchínhxáccủaướctính

Nhữngướctínhđượcthựchiệnvàonhữngngàyđầucủadựánthườngkhôngđượcchínhxác.Nhữngsuyđoánbanđầucóthểbịsailệchđến200–300%.Thôngthườngđộchínhxáccủacácướctínhsẽđượccảithiệntrongsuốtcảquátrìnhthựchiệndựán.

Trướckhihàohứngthamgiavàoquátrìnhướctínhnguồnlực,việcquantrọngphảilàmđólàthiếtlậpmứcđộchínhxácmàbạnmuốncóđược–vàxemliệunócóthểđạtđượchaykhông.Vídụnếubạnphảithamgiachuẩnbịcuộcđấuthầuchomộtdựáncógiácốđịnh,bạnsẽmuốnbảnbáogiácủamìnhtạođượcniềmtintươngđốicao.Mặtkhác,nếubạnbịyêucầuphảiđưaramộtconsốgầnđúngbanđầumàcóthểđượcsửalạisaunày,bạncóthểsẽphảichấpnhậnmộtbiênđộdaođộngtừcựctiểuđếncựcđại.

Mứcđộchínhxácđượcyêucầusẽquyếtđịnhlượngthờigianbạndànhchoviệcướctính.Tuynhiênchodùbạncótốnbaocôngsứcthìkếtquảsẽkhôngđủchínhxácnếuchúngdựatrênnhữngyêucầumơhồ.Vìvậynếubạnmuốncóđượcnhữngướctínhnghiêmtúc,đángtincậy,bạncũngphảicónhữngyêucầuđượcđịnhnghĩarõràngvàđãđượcthốngnhất.Bạncũngkhôngcầnthiếtphảigiảithíchcácyêucầuởcùngmứcđộnhưnhau.

Lúcnàybạncầnđếnsựcẩntrọng.Cáckháchhàngcóthóiquenlấynhữngconsốgầnđúngrồilậptứcbiếnchúngthànhnhữngcamkếtchiphícốđịnh.Haytươngtự,chỉcónhữngconsốchiphí thấphơn làcòn lưu lại trongđầuhọ.Bạncũngsẽ thấyrằngbấtkìnhữnggiảđịnhnào,nhữngđiềukiệnkèmtheohaynhữngcảnhbáotrướccũngđềudễdàngbịlãngquên.Chuyệncácdựánvượtquákinhphíhaychậmtiếnđộtrongnhữngtrườnghợpnhưthếkhôngcầnphảibàncãi.

Mộtngườiquảnlýxuấtsắcphảilàmrõtấtcảnhữnggiảđịnhvàcảnhbáo.Khiđangtậptrung

vớibiênđộcựctiểu–cựcđạitrongđịnhgiá,chúngtathườngmuốnghivàongânsáchmứcchiphícaohơn.Cáchtiếpcậnnàythườngvấpphảitrởngạibanđầu–sựsửngsốtcủakháchhàng–nhưngvềlâudài,nósẽgiảmkhảnănggâythấtvọng.

Thựctế

Nhữngướctínhthườngđượcđịnhgiávớisốphầntrămcộngvàtrừ.Lựachọnvớiphầntrămtrừkhôngbaogiờthànhhiệnthực.

Cácphươngphápướctính

1.Quyếtđịnhcáchthứctổchứcvàtrìnhbàycácướctínhvềnguồnlực.Cáccôngtythườngcónhữngloạinguồnlựcchuẩnmàngườiquảnlýnêntuântheo.Vídụnhưcácchiphítốithiểuđượcchiarathànhvốnvàchitiêuchovậnhành;cácnguồnnhânlựcthườngđượcchiatheovaitròcụthể.

2.Chiaquátrìnhướctínhthànhnhữngđoạnnhỏđểcóthểquảnlý.Ngườiphảilàmcôngviệcướctínhsẽthấyviệcđưaranhữngướctínhkhinhữngướctínhđóđượctrìnhbàytheotừngnhómcôngviệcvừatầmdễdànghơn.Cốgắnggắnnhữngnhómcôngviệcnàyvớinhữngsảnphẩmbàngiaocụthểcủadựán.

3.Ướctínhchomỗinhómcôngviệc.Đảmbảorằngbạnbiếtngườithựchiệnviệcướctínhcóđượcnhữngconsốcủahọbằngcáchnàovàbạnhàilòngkhinhữngsốđóđềuđượcsửdụngđốivớimỗigiảđịnh.

4.Lậpbảnướctínhtómtắt.Tậphợpcácướctínhđốivớimỗinhómcôngviệckhácnhauđểtạothànhmộtbảntổngkếtdựđoánnguồnlực.Nhấnmạnhbấtkìmộtgiảđịnhquantrọngnàođượcsửdụng.

5.Hợpthứchóacácướctính.Kiểmtracácconsốbằngcáchtìmraítnhấtmộtcáchkhácđểcóđượcnhữngướctínhnguồnlựcchodựáncủabạn.Vídụnhưsosánhdựánhiệngiờvớimộtdựántươngtựtrướcđó.Bạncũngcóthểnhờmộtquảnlýdựánkháctổngkếtđộclậphộ.

Sửdụngphươngphápướctínhnàophụthuộcvàonhữngchitiếttrongdựáncũngnhưlĩnhvựccôngviệcmàbạnthamgia.Đốivớimộtvàidựán,cóthểsửdụngnhữngcôngcụướctínhphứctạp,tinhvi.Cònvớivàidựánkhác,cảmxúcvàkinhnghiệmlạicóvaitròquantrọnghơn.Tuynhiên chodùbạnđang chịu tráchnhiệm loại dự ánnàođi chăngnữa, chúng tôi cũngkhuyênbạnnêntiếnhànhtheoquytrìnhsau.

Nhữnglỗithườnggặpkhiướctính

Nhữngtrởngạiphổbiếnnhấtkhiướctính

•Bạnbịđặttrướcáplựcphảithayđổinhữngconsốđượcướctínhcẩnthậnbằngnhữngconsốđượcnhàlãnhđạonàođóchấpthuận.

•Coiphạmvidựánlàđãthốngnhấtvàkhôngđổitrongkhinóvẫnmơhồvàchưađượcphêchuẩn.

•Nghĩrằngnhữngướctínhdoaiđóđểlạilànhữngcáiđượcnghiêncứunghiêmtúcvàtínhtoáncẩnthận.

•Tintưởngngaynhữngướctínhcủacácthànhviêntrongnhómdựánmàkhônghềxemxétkỹ.Khôngtínhđếnsựquáthậntrọnghayquálạcquan–hoặccóthểđơngiảnlàthiếukinhnghiệm.

•Đểsóttoànbộcácnhómcôngviệchoặckhônghiểutấtcảcácbướcyêucầuđểhoànthànhmộtnhiệmvụ.

•Ướctínhsựnỗlựctheomộtngườicótrìnhđộcao,trongkhiđó,khảnăngcủanhómđangthựchiệncôngviệcrấtkhácnhau.

Chodùbạnđangsửdụngmộtcôngcụướctínhphứctạphayđơngiảnthìvẫncómộtvàilỗithườnggặpluônrìnhrậpmỗikhibạnthựchiệncôngviệcnày.Lưuýnhữngđiềudướiđây.

Tạonguồnlựcdựphòng

Ởgiaiđoạnkhởiđầucủadựán,takhôngthểcốđịnhsảnphẩmbàngiaosẽlàcáigì,phảimấtbaolâuvàchiphílàbaonhiêu.Tốtnhấtbạncóthểcụthểhóamộthoặchaiyếutốtrên.Chẳnghạnbạncóthểcốđịnhchiphívàxêdịchthờigianbàngiaosảnphẩmđểphùhợpvớinhữnggiớihạnvềchiphívàthờigian.Hoặcbạncũngcóthểcốđịnhsảnphẩmbàngiao,xêdịchthờigianvàchiphí.

Nguồnlựcdựphònglàthứđượcbổsungchocácướctínhđểđốiphóvớinhữngyêucầuphátsinhngoàimongđợihoặcđơngiảnchỉđểphảnánhrằngmộtướctínhnàođókhôngđángtincậy.Nguồnlựcdựphòngthườngđượcđưavàocácgóicôngviệcriênglẻhoặcđượcbổsungthànhnhóm.

Nguồnlựcdựphòngthườngbiểuhiệnởcảhaimứcđộ.Khibạnhiểuđượcsốlượngnguồnlực

dựphòngđượcđưavàonhữngướctínhchitiếtvàđơnlẻlàbạnđãmộtphầnquyếtđịnhđượcsốlượngnguồnlựcdựphòngđượcphépđưavàotrongcảdựán.

Dựphònggóicôngviệc

Làloạidựphòngđầutiênđảmbảotínhhiệnthựccủanhữngnỗlựccầncóđểhoànthànhmỗinhómcôngviệcđơnlẻ.Phụthuộcvàobảnchấtcôngviệcliênquancũngnhưngườithựchiệnướctính,bạncóthểbổsungcácmứcđộngẫunhiênđểlựachọncácgóicôngviệc.Oliver,mộtngườilạcquan,đangphụtráchmộtgóicôngviệcmạohiểmsẽthêm50%vàonhữngướctínhnguồnlựccủaanh,trongkhiđókhiướctínhvềmộtcôngviệcđãbiếttrướcsốlượng,Caroline,mộtngườithậntrọng,sẽkhôngbổsungthêmgì.

Loạidựphòngnàygiúpbạncóđượcmộtướctínhthựctếhơnđểhoànthiệndựán,bởimỗigóicôngviệcđơnlẻnằmtrongtoànbộdựánsẽtrởthànhmộtkếhoạch.

Nguồnlựcdựphòng

Làloạidựphòngphổbiếnhơnđượcthêmvàođểgiảiquyếtnhữngsựkiệnquantrọngcóthểtácđộnglêndựáncủabạn.Chẳnghạnnhưmộtnhầmlẫnvềphạmvicóthểsẽđượcpháthiện.Loạidựphòngnàythườngđượcđặtởvịtrítrungtâm,nhưngnócũngcóthểđượcchứatheocáccáchkhácnhưlàloạinguồnlựchaygiaiđoạncủadựán.

Nguồnlựcdựphòngthườngbịcáckháchhànghayngườiphụtráchvấnđềchiphítháchthức.Nếucókhoảngiảmtrừnàođượcđệtrìnhthìbạnphảichuẩnbịđểgiảithíchtạisaolạicầnđếnnguồnlựcdựphòngvàtácđộngxảyranếucắtnguồnnày.

Thựctế

Kháchhàngthườngchỉcótrínhớngắnhạnkhiloạibỏnguồnlựcdựphòng.Khibạnlàmviệckhôngđúnghướng,họsẽquênmấtrằnghọđãkhôngchobạnnhiềucơhộiđểthayđổitìnhthếđó.

Bạnnênxemxétlạinguồnlựcdựphòngtrongquátrìnhthựchiệndựán.Việcnàybaogồmtínhtoánvềnhữngnguồnlựcdựphòngđãđượcsửdụngvàsẽdùngchophầncònlạicủadựán.Khidựántrongtìnhtrạngtốtthìnguồnlựcdựphòngnêngiảmxuống.

Sửdụngthôngminhnguồnlựcdựphòng

Khimộtnhiệmvụđượcgiao,nóphảiđikèmvớimộtướctính.Tuynhiênnếubạnđưanguồn

lựcdựphòngvàongaytừbanđầu,bạnsẽthấycôngviệctănglên,lấpđầyphầnthờigianđượcphânbổvàkhảnăngbảovệsẽngaylậptứcbiếnmất.Phươngándựphòngđóchỉnênsửdụngkhimọiviệcdiễnrakhôngđúngkếhoạch.Đôikhibạnkhôngcầndùngđếnnó,đôikhicóvàcóthểsẽkhôngđủ.Nhìnchung,bạncóthểtrôngcậyvàonguồnlựcdựphòngtrongtrườnghợpquáthờihạn.

Ngânquỹdựphòngchínhcủabạnchỉnêndùngkhibạnđãsửdụnghếttấtcảcáckhoảnkhác.Nóđượcdùngđểquảnlýnhữngsựkiệnbấtlợilớn–chứkhôngphảichonhữngthảmhọatrựctiếp.Vídụbạnpháthiệnrarằngkháchhàngcủamìnhmuốnngôinhàcủahọđượctrảithảmtoànbộđốivớimứcgiáđãđượcđịnhsẵn,bạncóthểđápứngchiphíbổsungnàybằngcáchsửdụngtiềndựphòng.Nhưngnếubạnthấyngôinhàcóvấnđềlớnvềkếtcấu,bạnsẽphảigiảiquyếtvấnđềđónhưmộtngoạilệlớncủadựán.

Lênthờigianbiểuvềnguồnlực

Khibạnđãquyếtđịnhđượcphảiướctínhloạinguồnlựcnàovàsốlượngnguồnlựccầncó,bạnđãsẵnsànglậpmộtthờigianbiểuvềnguồnlực.

Thờigianbiểunàysẽđảmbảorằngbạnđặtcácnguồnlựcvàođúngchỗvàđúngthờiđiểm.Nghecóvẻđơngiảnnhưnglàmđượcđiềuđólàcảmộtnghệthuật–nhấtlàkhikhôngphảitấtcảmọithứđềudiễnraynhưkếhoạchđãđịnh.

Thờigianbiểuvềnguồnlựcmôtảsốlượngmỗinguồnlựcbạnsửdụngtrongmộtkhoảngthờigian.Bạncóthểhìnhdungvềnónhưmộtbảng,hàngnganglàloạinguồnlựcvàhàngdọclàmỗituầnhaymỗithángtrongdựáncủabạn.Mỗiôtrongbảngsẽghilạisốlượngbạnđịnhsửdụngchomỗiloạinguồnlực,trongmộttuầnhaythángnàođó.

Nhìnvàohàngdọcbạnsẽthấyloạinguồnlựcnàođượcdùngtrongmộtgiaiđoạnnhấtđịnh,vànhìnvàohàngngangsẽthấymỗiloạinguồnlựcđượcsửdụngquacácgiaiđoạnthếnào.

Thờigianbiểucủanguồnlựccómốiliênhệkhágầngũivớithờigianbiểucủadựán.Trênthựctế,cảhaiđềuphảiđượclậpcùngnhaubởibạnsẽkhôngthểhiểuđượccáinàynếuthiếucáikia.Rấtnhiềucôngcụlênkếhoạchcóthểhỗtrợbạnlậpmộtthờigianbiểunguồnlực.

Nhữngnhàquản lýdựánbiếtrằngnhữngràngbuộcvềnguồn lựccómộtảnhhưởngquantrọngđếntiếnđộ.Trênthựctế,nhữngngườithấtbạiluônđưarathờigianbiểutrướcrồimớinghĩđếnviệcdựánsẽđượccungcấpnguồnlựcnhưthếnào.

Mộthànhđộngcânbằngkhókhăn

Khilậpmộtthờigianbiểunguồnlựcsẽphảicónhữngsựchuyểnđổigiữacácnguồnlựcvàthờigianlàmviệc.Ngườiquảnlýdựánvừaphảigiữnhữngcamkếtvềcungcấpsảnphẩmđúngmụcđích,vừaphảiphávỡsựcânbằnggiữachiphíthựchiệnvớithờigiancầncóđểđạtđượckếtquả.Thôngthườngthìràngbuộcvềnguồnlựcsẽkéodàitiếnđộvàngượclại.Sựđánhđổiđượcminhhọabằngchiếcbậpbênhchấtlượng:

Chấtlượngvẫnluônđóngvaitròchủchốt.Nếubạnđặtáplựclênchiphí,tiếnđộsẽkéodài,vànếuđặtáplựclêntiếnđộthìchiphísẽlêncao.

Khởiđiểmcủabạnlàphảihiểuđượcnhữngưutiêntừphíakháchhànglàgì.Thườngthìhọhaynghĩđếnmộtngàygiaohàngcụthểnàođóhaycóthểhọsẽđưaranhữngràngbuộcđốivớingân sách. Sửdụngnhữngưu tiênnày làbạnđang tìmcáchcóđược sựcânbằnggiữanguồnlựcvàthờigian.Bạncóthểsẽphảithảoluậnvớikháchhàngvềmộtvàilựachọn.Chắcchắnlàbạnđãquáhiểurằnghọmuốndựáncủabạnphảivừarẻvừanhanh!

Đặthàngsớmđểkhôngbịthấtvọng

Mộtngườiquảnlýxuấtsắcluôntínhtrước,đảmbảorằngcácnguồnlựcluôncósẵnkhihọcầnđến.Nóbaogồmviệcđặthàngsớmvàtáixácnhậnlànóđãcósẵnkhisắpđếnngàybắtđầuđãđịnh.

Mọithứkhôngphảilúcnàocũngđúngnhưkếhoạchvàngườiquảnlýphảixửlýnhữngthayđổikhôngngờtới.Hãysẵnsàngchuyểnsangnhữngvấnđềđó,nhưnghãytránhchỉđịnhlạicôngviệcchobấtkìaicóvẻsẵnsànglàmviệcđó.Sửdụngsailoạinguồnlựcchomộtcôngviệccũngsẽkhiếnbạnphảithựchiệnlại.

Hãyluônđểmắttớinhữngnguồnlựckhanhiếm.Đócóthểlàmộtchuyêngiavớinhữngkỹnănggiátrịnàođóhayvàicôngcụchuyênbiệt.Ítnhấtmộtphầntrongthờigianbiểunguồnlựccủabạnsẽphảidựatrêntínhsẵncócủanhữngnguồnlựcđó.

Thựctế

Ởtuầnthứhaicủadựán,nếubạnthườnglàmviệcquáthờigianđãđịnhvàlàmcảcuốituầnthìđólàmộtdấuhiệuchắcchắnrằngthờigianbiểunguồnlựckhôngđượcđưarađốichiếu.

Thậmchíkhibạnđãđịnhtrước,bạnvẫncóthểbịlâmvàocảnhđìnhtrệnguồnlực.Nếuđiều

đóxảyra,hãytìmxemcòncónguồnlựcthaythếnàokháckhông.Bạncũngnênđiềutraxemliệucócáchnàođểsắpxếplạiviệcgiảiquyếtcácvấnđềnhucầunguồnlựckhông.

Thờigianthựchiệnvàthờigiantăngsảnlượng

Khoảngthờigiancầncóđểtìmhiểuvàchấpnhận,sửdụngnguồnlựchiệuquảnhấtrấtdễbịbỏqua.Tuynhiên,cảhaiviệcnàyđãkhiếnchothờigianbiểuvềnguồnlựckhôngthểhoànthiệnđược.Thờigianthựchiện-thờigiancầnthiếttừkhibắtđầumộtquytrìnhdựánđếnkhihoànthànhlàthờigiancầncóđểtìmhiểuvàchấpnhậnmộtnguồnlực. Thờigiantăngsảnlượnglàthờigianđểmộtnguồnlựcđạttớihiệuquảcaonhất.

Cóthểmấtvàingàyđếnvàituầnđểtuyểnthêmmộtthànhviênmớichonộibộnhómhayđểmờimộtnhânviêntưvấntừbênngoài,hoặcthậmchímấthàngthángđểcóđượcsựcungứngmộtsảnphẩmmớitừbộ,ngànhcủachínhphủ.Đôikhivấnđềkhôngphảilàloạinguồnlựcmàlàsốlượngnguồnlựccầncó.Bạncóthểtìmđượcmộtchuyêngiacókỹnăngphùhợpchỉtrongvàingày,nhưngnếubạnmuốnđếnhơnchụcngườinhưthế,cóthểbạnsẽphảitìmkiếmhàngtuầnhoặctớihàngtháng.Quantrọnglàbạnphảiđánhgiáthựctếvềthờigianchomỗimộtnguồnlựccủabạn,sauđóđưachúngvàothờigianbiểunguồnlực.

Bạncũngcầnchấpnhậnthựctếrằng,khicómộtnguồnlực,nósẽkhôngthểđạtđượchiệuquảởmứccaonhấtngaytừđầu.Vídụphổbiếnnhấtlànhucầubổnhiệmmộtthànhviênmới.Tuynhiên,thờigiantăngsảnlượngcònmởrộngrađếncảviệcđưamáymóctrangthiếtbịvàohoạtđộng,càiđặtphầnmềmmáytínhvàbốtrícácthiếtbịvănphòng.

Khituyểnthêmthànhviênmới,bạncầntínhđếnthờigiansẽbịmấtđikhicácthànhviênkhácgiúpngườimớiđếntheokịptiếnđộ.Hãycẩntrọng,đừngđánhgiáthấpnỗlựcnày–đócóthểlàmộtviệclớnlao.

Tránhđểquátảinguồnlực

Mộtngườiquảnlýxuấtsắckhôngbắtđầucôngviệcbằngmộtthờigianbiểunguồnlựcvớiđầynhữngnguồnlựcđượcdùnghếtcôngsuất,nhấtlànguồnlựcconngười.Lýdolàhiếmkhicácnguồnlựcvậnhànhhếtkhảnăngcủamình.

Hãychắcchắnrằngbạnbiếtđượckhoảngthờigianmàcácthànhviênnhómcóthểlàmviệcthậtsựhiệuquả.Nếutrừthờigiannghỉlễ,đàotạonghề,nghỉốmhaycáccôngtácxãhộithìcôngsuấtlàmviệctrungbìnhcủamộtngườilàmtoànthờigianchỉtươngđươngvớibốnngàylàmviệccôngsuấtnhất.Vậynênnếutheocácướctínhnguồn lực,bạncầnmộtnhómnăm

ngườithìtrênthựctếsẽphảidùngđếnsáuhaybảyngười.

Sauđâylànhữngđiềumàmộtnhàquảnlýdựánxuấtsắcphảitínhđếnkhilênkếhoạchnguồnlựcthựctiễn:

•Cáckìnghỉlễcôngchínhthứcvàkhôngchínhthức.Nếubạnđangđiềuhànhmộtdựánđaquốcgia,đừngquênrằngcácngàynghỉlễcóthểthayđổigiữacácnước.

•Nghỉlàmcóbáotrướcvàkhôngbáotrước.Kiểmtraxemaiđangtrongkỳnghỉvàvàokhinào.Đưavàonhữngsaisốtỉlệtrênmỗituầnhoặcmỗithángnếukhôngcósẵncácngàycốđịnh.

•Nghỉlàmdoốmvàdothamgiacáckhóađàotạo.Đưaracácsaisốthựctếbaohàmcảnghỉviệcốmvàthamgiacáckhóađàotạo.

•Quảnlývàcácchiphíphụkhác.Hầuhếtcáccôngviệcđềukếthừakhảnăngkhôngthuộcquảnlýcủadựánhoặcnhữngnhiệmvụkhônghữuíchởmứcđộnàođó.Đừngđánhgiáthấpkhoảngthờigiantiêutốnvàonhữngviệcđó.

Theodõinguồnlực

Khibạnđãhoànthànhviệclênthờigianbiểunguồnlựcvàdựánđangđượctiếnhành,bạncầntheodõixemnhữngnguồnlựcđãđượclênkếhoạchđangđượcsửdụngthếnào.Nókhôngchỉchobạnbiếtdựánđãtiêutốntừngnàomàcònđểcảithiệnkếhoạchnguồnlựccủabạn.

Mọingườicóxuhướngtựnhiênmuốnlàmvuilòngngườikhác.Họcóthểsẽchỉnóichobạnđiềubạnmuốnnghechứkhôngnóiđiềuđangthậtsựdiễnra.Liênlạcthườngxuyênvớicácthànhviêntrongnhómvôcùngquantrọng,ngaycảnếuđólàkiểuthânmật.Bằngcáchđóbạncóthểsosánhcáctintứcchínhthứcvềtiếnđộcôngviệcvớicáibạncóthểtựmìnhnhìnthấy.

Việcsửdụngnguồnlựcthựctếvớinguồnlựctrênkếhoạchphải trở thànhmộtmụcchuẩntrongbáocáovềtiếnđộcôngviệccủabạn.Cómộtđiểmthúvịcầnchúýđólàchitiêuíthơndựtínhkhôngphải lúcnàocũnglàmộtdấuhiệutốt.Cóthểnócónghĩalàcôngviệckhôngđượcbắtđầuđúngthờihạnvàđócóthểlàmộtlờicảnhbáosớmrằngbạnđangbịchậmsovớithờigianbiểu.

Hoànthànhlàtấtcả

Mộtngườiquảnlýxuấtsắcluônđểmắtxemnguồnlựcnàođangđượcsửdụngđãthậtsựhoànthành.Khẩuhiệucủachúngtôilà“Tiếnđộđángđượcquantâm.Nhưnghoànthànhmớilàtất

cả”.

Cóthểbạnđãbiếtđếnmộtcôngviệccóvẻđangtiếntriểntốt,ngườichủcủanótựtinbáocáovềconsốphầntrămđãhoànthànhtăngnhanhchóng–đến90%.Nhưngđếnđóthìtiếnđộbịchậmlạiquanhconsố90%đóhếttuầnnàyđếntuầnkhác.

Điềunguyhiểmnằmởchỗphầntrămhoànthànhđượccoilàthướcđocủatiếnđộ.Mọingườithườngcóxuhướngquálạcquantrướccáiphảilàmđểhoànthànhchoxongnhữngcôngviệctồnđọngcuốicùng,nhữngcôngviệcthườnglàvấnđềnangiảinhất.Thayvàođóbạnhãytínhtoán tiếnđộdựa trên cáiđượchoàn thành. Vàbạnphải đảmbảo rằng “đượchoàn thành”nghĩalàhoàntoànkhôngcòncôngviệcgìphảilàmnữa.Vàmộtlầnnữa,ngườitalạicóthóiquencheđậynhữngchitiếtnhỏcònlạiđểhoànthiệncôngviệcvàhọcóxuhướngnóirằngcáigìđóđãđượchoànthànhtrongkhikhôngphảinhưthế.

Thựctế

Nếumộtcôngviệcđượcmôtảlàđã“hoànthiệngần90%”,chưachắcđãcónghĩalànógầnđượchoànthiện.

Báocáochỉtậptrungduynhấtvàonhữngthứđãhoànthànhlàmộtcáchtínhtoántiếnđộchínhxáchơnrấtnhiều,mặcdùđôilúcsẽcóchỗchưalàmđượcviệcgì.Tuynhiênkhôngnênmạohiểmđểnhữngnhiệmvụgầnnhưhoànthànhtạonênmộtảotưởngvềtiếnđộ.

Tínhtoánnhữngcôngviệctồnđọng

Cáchhữuíchđểđưaramộtlờicảnhbáovềcôngviệcphụthêmđólàyêucầunhómcủabạnbáocáovềnhữngchiphícòntồnđọngcầnphảihoànthành.Nguyêntắcquantrọngđólàsốlượngcôngviệccòntồnđọnglàmộtvậtchỉđịnhhiệuquảvềtiếnđộtốthơnrấtnhiềusovớinhữngnỗlựcmàbạnđãphảibỏra.

Nhữngphươngphápnàylàmộtnguồnthôngtinquýgiávềtiếnđộcủadựán.Đầutiên,chúngchobạnbiếtcácnguồnlựccóđangđượcsửdụngnhưtrongkếhoạchhaykhông.Thứhai,quantrọnghơn,chúngchobạnbiếtbạncóhoànthànhcôngviệcởtốcđộdựkiếnhaykhông.

Tổngkết

Kháchhàngsẽnhớđếnchấtlượngsảnphẩmbạngiaotrướctiênnhưngthếkhôngcónghĩalàbạnđượcquyềnthảnhthơivàtiếpcậntùytiệncácnguồnlựcvàtiếnđộ.Kháchhàngchắcchắnsẽcóảnhhưởnglớnđếnviệcchitiêungânsách.Vìlợiíchcủachínhbảnthânmình,sựquảnlý

nguồnlựchợplýsẽđemđếnmộtngàylàmviệchiệuquảhơnvàcũngbớtđirấtnhiềuphiềntoái.

Bạncũngcóthểtìmđượcnguồngốcchorấtnhiềuthànhcôngcủamình.Nóbắtnguồntừviệclênkếhoạchkỹlưỡngchothờigianbiểucủanguồnlựcvàlinhhoạttrongviệcxửlýnhữngtìnhhuốngthayđổi.Côngthứccuốicùngchínhlàsửdụngmứcđộhoànthànhnhưmộtcôngcụthậtsựđểtheodõitiếnđộ.

Sẽkhôngtrungthựckhigiảvờngạcnhiêntrướccácdựánbịquáđà–cóthểlàchậmtiếnđộhaychiquángânsách.Đólàchuyệnbìnhthườngdoquảnlýnguồnlựcyếukém.Vìvậynếubạnmuốnthỏamãncáckháchhàngcủamìnhvàđangtìmkiếmmộtcuộcsốngtốthơnthìđừngbuônglỏngnhữngnguồnlựctrongdựáncủamình.

Kếtluận

•Khôngcầnbiếtnhữngngườikhácđanglàmgì,hãyđặtratiêuchuẩnnghiêmngặtchoviệcquảnlýnguồnlực.

•Ướctínhlànềnmóngcủaquảnlýnguồnlực.Thựchiệnkhôngđúngcách,bạnsẽxâynhàtrênvùngcátlún.

•Nguồnlựcdựphònglàchiếcphaocứusinhcủabạn–kiểmsoátvàsửdụngnóthậtthôngminh.

•Đặttrướccácnguồnlựcvàxácnhậnkếtquảđótrướcngàybắtđầu.

•Đảmbảorằngnhữngkìvọngvềnăngsuấtcủabạnlàthựctế.Hãybìnhtĩnhkhimộtcôngnhângiỏinhấtđangtrongkìnghỉlễhayđôilúcngừngviệcđểnóichuyệnvớiđồngnghiệp.

•Biếtnghingờnhữngbáocáovềtiếnđộ.Yêucầuđượcxemcácsảnphẩmđãhoànthành!

6.LãnhđạonhómtốiưuSửdụnghiệuquảnguồnnhânlực

“Bảnchấtcủakhảnănglãnhđạolàcóthểnhìnxatrôngrộng.Bạnkhôngthểkhoácloácnếubạnkhôngbiếtchắc.”

TheodoreHesburgh(1917-)

Mởđầu

Bạnsẽkhôngthểtrởthànhmộtnhàquảnlýdựánxuấtsắcnếubạnkhôngthểlàmviệctốtvớimọingười.Mứcđộthànhcôngcủamộtdựánbaogồmcảcáchcácthànhviêntrongnhómthựchiệncôngviệc–trongđóngườiquảnlýdựánđóngvaitròthenchốt.Quảnlýdựánkhôngđơngiảnchỉlàviệcngầmchỉđạoviệcápdụngkĩthuậtmàphầnlớncònliênquanđếnviệcxâydựngnhữngmốiquanhệlàmviệchiệuquảvớimọikiểungườivàđôikhitrongnhữngđiềukiệnthửthách.Vấnđềcốtlõilà:ngườiquảnlýdựánquảnlýconngườichứkhôngphảicáchoạtđộng.

Cómộtquanniệmphổbiếnlàcácnhàquảnlýkhôngnhấtthiếtphảiđượcquýmến;thựctếlàcácnhàquảnlýsẽlàmviệchiệuquảhơnnếucácthànhviêntrongnhómkhôngưahọ.Cácnhàquản lý chuyênquyền, độcđoánđã sốngbằng triết lý này trongnhiềunăm.Trongmột sốtrườnghợp, triết lýnàymang lạichohọnhữngthànhcôngđángkể.Tuynhiên, thànhcôngđượcxâydựngtrênquanđiểmnàysẽkhôngtồntạilâuvàítkhilặplại.Chúngtathừanhậnrằngviệcquảnlýdựánkhôngphảilàmộtcuộcđua.Bạnsẽkhôngthểtrởthànhmộtnhàquảnlýdựánxuấtsắcnếukhôngcósựtôntrọngvàhỗtrợcủacácthànhviêntrongnhómcũngnhưnhữngngườiquantrọngxungquanh.

Vớichúngtôi,phépthửchocácnhàquảnlýdựánđólàhọcóthểlặplạiđượcthànhcônghaykhônghoặccóthiếtlậpđượccácnhómlàmviệchiệuquảhaykhông–hoặckhiếnnhânviênthểhiệntốiđanănglựccủahọkhông.Đểlàmđượcđiềunày,bạnphảitạodựngđượcdanhtiếngdựatrênsựtôntrọng–tôntrọngkiếnthứcchuyênmônvàcáchbạnthựchiệnvaitròcủamình.Hayítnhấtbạncũngphảisởhữumộtnéttínhcáchđángyêunàođó!

Nhữngsailầmmộtngườiquảnlýdựánkhôngnênmắcphải

Chúngtôitìnhcờbiếtmộtnhânviênhaychỉtríchvốnkhônghềưanhữngngườiquảnlý.Gần

đây,anhtalạitỏratrọngvọngngàicảnhsáttrưởng.Vậyđâulàbímậtcủasựthayđổiđộtngộtnhưthế?Đóchínhlàviệcngàicảnhsáttrưởngđãmangrấtnhiềubánhránđếncuộchọpnhómhàngtuần!

Nhữngviệcnhỏcóthểtạonênấntượnglớn.Kếtquảmàmộtcửchỉđơngiảncóthểmanglạithậtđángngạcnhiên.

Bắtđầubằngmộtnụcười

Thườngthìcácnhómdựánkhôngtrôngmongnhiềuvàocáchxửsựcủangườiquảnlý.Vìthế,thểhiệncáchxửsựlịchsựlàmộtkhởiđầutốt.Bạnsẽngạcnhiênvềhiệuquảmàmộtlờichàomanglại.Nóthậtđơngiảnvàhiệuquả.Phảiđảmbảorằngbạnsẽlịchsựvớitấtcảmọingườikhôngchỉriêngnhữngngườibạngặp,nhữngngườibạnbắttayhaynhữngngườixinhđẹp.

Tấtnhiênbạnsẽcầnkhôngchỉmộtlờichàothânthiệnvàobuổisángđểkhiếnchocácthànhviên trong nhóm cống hiến hết sứcmình. Có nhiều phương pháp hiệu quả và dễ sử dụng,chúngtôiđãphânloạichúngthành3chủđề:

•Thiếtlậpnhómdựán–tuyểnchọnvàlôikéocácthànhviênmớivàonhóm.

•Khíchlệnhóm–sửdụngcácphươngphápđểnângcaonăngsuấtlàmviệccủanhóm.

•Cómộtđườnglốilãnhđạo–đưarachỉdẫnvàthànhlậpnhómnhữngngườitrungthành.

Thựctế

Ấntượngđầutiênrấtquantrọng.Nếubạncómộtkhởiđầukhôngtốtvớinhómcủamìnhthìsẽrấtkhólấylạiđượclòngtinvàsựhỗtrợtừhọ.

Thiếtlậpnhómdựán

Cácnhàquảnlýdựánhiếmkhiđượcsởhữumộtnhómhoànhảovàlàmviệchiệuquả.Thườngthìhọchỉcóđượcnhữngngườikhôngnhưmongmuốnhoặcsẽphảithànhlậpnhómtừmộtđộingũhỗntạp.Chínhnhữnghạnchếthựctếmàbạngặpphảikhitậphợpcácthànhviênsẽkhiếnchocôngviệcnàythậtsựphứctạp.Mộtsốhạnchếcóthểgặplà:

•Hạnchếvềngânquỹsẽcảntrởviệclựachọncácthànhviên.Hoặcngượclại,ngânquỹcònđầynhưnglạitoànnhữngkỳvọngphithựctếvềviệctăngnhanhsảnlượng.

•Dựánđượcdùngnhưkhuchứarácthải.Nhiềunhàquảnlýsửdụngnhómmớinàynhưmột

nơithuậntiệnchocácnhânviên,nhữngngườimàhọkhôngbiếtchắcsẽsửdụngđểlàmgì.

•Cácnhàquảnlýíchkỉlànhữngnguờichiếmgiữđộcquyềncácnhânviênưutúnhất.Họgiữlạicáccánhânưutúngaycảkhinănglựcvàkinhnghiệmcủanhữngngườinàyvôcùngcầnthiếtởmộtnơikhác.

Tấtcảnhữnghạnchếtrênluônlànềntảngthôithúcbạnlậpmộtnhómdựánvàđưavàohoạtđộng.Khôngcầnthiếtphảiđưaranhữngquyếtđịnhvộivàng.Xâydựngnhómdựántốt–nóivềtínhthựctiễn–làmộttrongcácyếutốthenchốtquyếtđịnhthànhcôngcủabấtkỳmộtdựánnào.Cầntránhviệclựachọnbừabãihaynghĩthàcóaiđócònhơnkhôngtuyểnđượcngườinào.

Tuyểnchọnnhómdựán

Cầnphảicómộtphươngpháptuyểnchọnhữuhiệu,đảmbảorằngbạnluôncócácnhânviênthíchhợpkhicầnđếnhọ.Bạnnênthựchiệnhoạtđộngtuyểnchọnthôngquathờigianbiểunguồnlựcvàthờigianthựchiện.Dùxảyrachuyệngìthìcũngkhôngđượcbỏquamộtbướcquantrọngnàotrongdựánchỉvìcácnguồnlựcphùhợpkhôngđượcchấpnhận.Thậtngạcnhiênkhicórấtnhiềudựántựsátbằngviệcbắtđầucôngviệcxâydựngquantrọngtrướckhixâymóngchỉvìcácnguồnlựcthíchhợpkhôngsẵnsàngkhicầnthiết.

Bíquyếtxâydựngnhómdựán

•Ưutiêntuyểnchọncácthànhviênquantrọngtrongnhóm.Trongnhữngbướcđầudựán,cầncốgắngthựchiệncáchoạtđộnglôikéo.Tuynhiên,nếuthiếumộtnhómluônsẵnsànglàmviệcthìbạnsẽkhôngthểgiaohàng.Vìvậy,hãysuynghĩnghiêmtúcđếnviệcsẵnsànghànhđộngchoviệctuyểnchọnnhóm–ngaycảkhiđiềunàytạmthờigâyranhữngphiềnhà.

•Cầnkháchquanvàcótínhxâydựngkhinhìnnhậnnhânviên.Cũngcầnđềphòngđánhgiácủacácnhânviêncũ.Bạnnênhìnhthànhquanđiểmriêngcủamìnhvềnănglựccácthànhviênvàmứcđộhọcóthểđápứngcácyêucầucủabạn.Cầnnhớrằngtrongmộtdựánrấtcóthểnhữngngườibịcoilàlàmviệckémlạilàmviệchiệuquảkhiđượcchỉđạovàhỗtrợđúngđắn.

•Suynghĩvềnhómngườisẽlàmviệccùngnhau.Chắchẳnbạnsẽkhôngcầnđếnmộtnhómngườitoànnhữngngôisaoriênglẻ.Hãytìmramộtnhómlàmviệchiệuquảvớinhữngýtưởngsángtạo,nhữngngườibắtđầuvàkếtthúctốtvànhữngngườivẫncóthểmiệtmàilàmviệcngaycảkhitìnhhìnhtrởnênảmđạm.

•Tìmkiếmtháiđộtíchcực.Bạncũngcóthểgiáodụcvàpháttriểnnhữngcánhânkhôngcóđủ

cáckỹnăngnhưbạncầnnếuhọcóđủnhiệttìnhvàcamkếtsẽcốgắnghếtsức.Tuynhiên,nhữngngườihaychỉtríchvàgâycảntrởsẽchỉlàmgiảmhiệuquảcảnhómdùnănglựcnhưthếnào.Vìvậy,khibạnlựachọnhãychútâmđếntháiđộcủahọhơnlànănglựcmàhọcó.

•Đừngnghĩrằngthàcóaiđócònhơnkhôngtuyểnđượcngườinào.Đừngcốnhậnnhữngngườikhôngphùhợpvớicôngviệc.Điềunàygiốngnhưviệccốtróivoibỏbị.

•Hãynhớnhữngyếutốthựctếkhiếnconngườilàmviệchiệuquả.Tấtcảnhữngthứđónhưlàghế,bàn,côngcụchocôngviệc,mậtkhẩubảomậtvàtàikhoảnngườidùngmáytính.Nghecóvẻhiểnnhiênnhưngdầndầnchúngtasẽnhậnthấyrằngcónhiềuthànhviênmớivàkhôngcósựchuẩnbịnàochosựcómặtcủahọ.

Sailầmphổbiếnnhấttrongviệctuyểnchọnđólàthuêhàngloạtnhâncôngdưthừatrongkhingânsáchkhôngthểđápứng.Thậtsailầmkhităngcườngnguồnnhânlựctrongthờigiancậnkềđểdựánđangcónguycơchậmtiếnđộhoànthànhđúngthờihạn.Việclàmnàycóvẻsẽphảntácdụng.

Ngườitathườngđánhgiáthấpthờigiantuyểnchọnvàlôikéonguồnnhânlựcmới.Năngsuấtcủađộingũnhânviênhiệnthờisẽhaohụtđángkểkhihọphảihướngdẫnchocácthànhviênmớitheokịptiếnđộ,vàsựhaohụtnàythườngbịlãngquên.Kếtquảcủaviệctuyểnchọnthêmcácthànhviênđólànăngsuấtlàmviệccủacảnhómsẽgiảmtrongvàituầnđếnkhicácthànhviênmớiđượctuyểnchọnbắtkịptiếnđộ.Mộtdựánsẽhoànthànhtốthơnnếungườiquảnlýhướngcácthànhviênvàoviệchoànthànhcôngviệchiệuquảnhấtthayvìphảitậptrungchoviệclựachọnquákỹ.

Sailầmngườiquảnlýdựánkhôngnênmắcphải

Dựánbịchậmtiếnđộcònnguồnlựcthìtăngtốiđa.Khithờihạnđếngần,ngườiquảnlýdựánsathảihainhânviênlàmviệckémvàlúcnàytìnhhìnhtrởnêntiếntriển.Sauđó,mộtthànhviênkháccủanhómđãphảirờibỏcôngviệcnhưngdựánthậmchívẫnhoànthànhđúngthờihạnvàtrongmứcngânsáchchophép.

Việctuyểnchọnkhôngphảilàcáchduynhấtđểcảithiệntìnhhình.

Khíchlệnhómdựán

Mộtngườibạncủachúngtôiđãtừngtiếnhànhmộtcuộcthămdòlạlùng.Cuốibuổihọpvềmộtsựkiệnxãhội,anhtađặtracâuhỏi:“Bạnsửdụngbaonhiêuphầntrămkhảnăngcủamình?”Anhtađãnhậnđượcvôsốcáccâutrảlờithànhthậtvàđãkhámphámộtsựthật.Tất

cảmọingườiđềukhônglàmviệchếtcôngsuấtcủamình–họchỉsửdụnghếtkhoảng40%đến70%.Thậtkhóđánhgiácăncứkhoahọccủakếtquảđónhưngchúngtôitinrằngcuộcđiềutranàychokếtquảgiốngvớinhữnggìchúngtathấyởnơilàmviệc.

Xéttheokhíacạnhtíchcựcthìbằngchứngnàychothấymọingườicóthểlàmviệcnăngsuấthơnnếuđượckhíchlệ.Thựctếbạnsẽthấyrõđiềunàykhilàmmộtdựánmàthờihạnđangđếnrấtgần.Ngaylậptức,cảđộisẽtăngtốc,làmviệchếtcôngsuấtđểhoànthànhdựánvớitốcđộphithường.Thủthuậtnàynhằmđạtđượcđiềugìđógầnnhưphùhợpchứkhôngchỉđểgiảiquyếtvấnđềkhủnghoảngdựán.Làmộtnhàquảnlýdựánxuấtsắcbạnnêntăngnăngsuấtlàmviệccủacảnhómtheomụctiêuchính.

Tráilại,mọingườicũngcóthểlàmviệcvớinăngsuấtthấphơnnếuhọkhôngđượckhíchlệ.Ngườiquảnlýcóthểtựmìnhdậptắttấtcảcáccơhộicảithiệntốcđộlàmviệc.Việckhíchlệđòihỏinỗlựclâudàivàsựcânnhắckĩlưỡng,cònviệckhôngkhíchlệcóthểdiễnrangaytrongchốclát.

5biểuhiệncủaviệckhôngkhíchlệ

1.Khôngnhấtquánmàkhôngcólídorõràngnhưhômnaythìvuivẻ,dễtính,hômsauđãcụccằnvàthùhận.

2.Yêucầucácthànhviêntrongnhómđưaraýkiếnvềnhữngquyếtđịnhquantrọngsauđólạibỏqualờikhuyêncủahọ.

3.Khicảnhómphảilàmthêmgiờđểhoànthànhđúngthờihạnthìngườiquảnlýdựánlạibỏvềsớm.

4.Khimọiviệcdiễnratốtđẹpthìbạnlạichỉbiếthưởnglợiriêngmình.Khicôngviệckhôngsuônsẻthìbạnlạicốtìmbằngđượcthủphạm.

5.Hứanhữngđiềumàbạnkhôngcóýđịnhlàmrồikhiđếnhạnlạiphủitaychốibỏvàxemchúngnhưsựhiểulầm.

Phươngphápkhíchlệđơngiản

Bạndễđưaranhữngphươngthứckhíchlệquáphứctạp,kìquặcvànhậnmộtkếtquảchắpvá.Chúngtôicũngtinrằngbạnnênkhíchlệmọingườichânthànhvàcởimở,chứkhôngcốgắnglôikéohọtrongkhihọđangnhìnvềhướngkhác.

Trướchết,cầnđảmbảorằngbạnsẽtránhlàmbấtkỳthứgìlấyđiđộngcơthúcđẩy.Hãyđặtmìnhvàovịtrícácthànhviêntrongnhómvàtựhỏibảnthânxemhànhđộngnàocủabạncóthểlàmsuyyếutinhthầncủanhóm.Sauđó,hãytránhnhữngđiềunày.Khibạnđãlàmchủđượcviệctránhnhữngđiềukhôngkhíchlệthìđólàlúcbạntựhỏimìnhnhữngcâuhỏiđơngiảnnhưsau–haycẩnthậnhơn,thuthậpcácýkiếnphảnhồicủacácthànhviên.

•Mìnhđãthiếtlậpmụctiêuchocácthànhviêntrongnhómchưa?Khíchlệlàbướcchuẩnbịchosựnỗlựclàmviệccụthể.Nếucácthànhviênkhôngchắcchắnvềnhữnggìbạnmongđợithìnăngsuấtlàmviệccủahọsẽbịsuygiảm.

•Liệucácthànhviênđãđãhiểurõnhữnggìđangdiễnratrongdựán?Nếuhọhiểurõbứctranhlớnhơnthìcókhảnănghọsẽđónggópđượcnhiềuhơn.

•Lượngcôngviệccủanhómcóphùhợpvớinănglựcvàcócôngbằngkhông?Nếumộtvàingườilàmviệcquátảithìhọsẽtừbỏhayhọsẽphảicốgắngvôíchđểđạtđượcnhữngđiềukhôngthể.Haiyếutốnàyđềuhủyhoạinhữngđộngcơthúcđẩy.Dođótrongnhómcủabạnsẽcónhữngngườiănkhôngngồirồi trongkhicácthànhviênkháctrongnhómlàmviệcmiệtmài.

•Cácthànhviêntrongnhómcóliênquanđếncácquyếtđịnhtrongdựánhaykhông?Nếucáccánhânthấyrằnghọcóthểgâyảnhhưởngthìhọsẽcốgắnglàmviệchếtsứcmình.Mặcdùcóthểbạnlàcấpdướithìcũngkhôngcógìtồitệhơnviệcmọiýkiếncủabạnđềubịtừchối.

Khíchlệcáccánhânriênglẻ

Trongkhiđộngviêncảnhómdựán,cácnhàquảnlýcũngnhậnthứcđượctầmquantrọngcủaviệckhíchlệtừngcánhânriênglẻ.Điềunàyđòihỏibạnphảibiếtđiềugìkhiếncácthànhviênấntượngvàlựachọnsửdụngnhữngphươngphápkhíchlệtốtnhất.

Vớinhiềungười,mộtcuộcđiềutranhỏsẽnhanhchóngchỉrađộnglựcthúcđẩyhọlàmviệc.Bạncóthểtìmracâutrảlờithôngquacáccuộcnóichuyệnchungchung,quaviệcquansáthọkhilàmviệchayđơngiảnlàtựtìmtòilấy.Mặcdùsựkhíchlệlàvấnđềcánhânnhưngcómộtsốđộnglựcthúcđẩychungbạnsẽgặpkhilàmviệcnhưsau:

•Cảmgiácthànhcông.Hãnhdiệnkhilàmđượcmộtđiềugìđóquantrọng

•Nhìnthấycôngviệchoànthành.Hàilòngkhinhìnthấymọiviệchoàntất.

•Tậnhưởngsựthửthách.Cảmthấythíchthúkhiđạtđượcnhữnggìmàbạnhayngườikhác

coilàkhókhănhayđòihỏicấpbách.

•Sựtiếnbộtrongnghềnghiệp.Làmnhữngviệcđẩymạnhniềmyêuthíchnghềnghiệplâudàicủabạnngaycảkhicôngviệcđókhônghềthúvị.

•Áplựctừđồngnghiệp.Cảmthấynhucầuphảiđápứngnguyệnvọngcủađồngnghiệp

•Phầnthưởngtrítuệ.Thíchthúcôngviệcmangtínhchấtkíchthíchtrítuệ,đòihỏiphảitưduyvàtưởngtượng.

Phươngphápkhíchlệdàihạn

Gợiý

•Tạoracáckỳvọng.Hãybắtđầubằngviệcnóirõbạnmongđợinhómphảilàmviệcthếnàovàtiêuchuẩnbạnđangtìmkiếm.

•Tạoracácmụctiêuđầytháchthứcnhưngvẫnkhảthi.Đềramộtsốmụctiêuđượcđánhgiálàkhóđạtđượcvàmột“khoảngthờigian”.Hầuhếtmọingườisẽhưởngứngtháchthứcđó.

•“Cảmnhậnsựphấnkhích”.Sắpxếpchocác thànhviêncóvai tròchủchốt trongcáchoạtđộngquantrọngthayvìchỉđóngvaitròhỗtrợ.Vídụ,bạnkhôngnênchỉchuẩnbịtàiliệuchomộtcuộcthuyếttrìnhquantrọngmàphảicóvaitròthựctiễntrongsựkiệnđó.

•Tìmcácphầnthưởngnhỏnhưnghấpdẫnchocácnhânviên.Chẳnghạnnhưkhaocácnhânviên(baogồmcảđốitác)ởhiệuvìhọđãphảilàmthêmgiờ.

•Tổchứccácsựkiệnxãhộimangtínhchấtthânmật.Tạocáctươngtácxãhộikhôngcóởnơilàmviệc,nhưlàtổchứcmộtbuổitốichơibowling.

Cómộtvàiphươngphápkhíchlệđạtđượckếtquảtứcthờinhưngsẽkhôngcótácdụnglâudài.Chẳnghạnnhưtănglươngchonhânviênsẽtạomộtđộnglựcthúcđẩyhiệuquảtrongmộtgiaiđoạnnhấtđịnhchứhiếmkhicótácdụnglâudài.Mọingườisẽsớmquenvớimứclươngnàođónênkhoảntiềncộngthêmsẽtrởthànhmộtđiềutấtyếu.Cácphươngphápngắnhạnnàylàcôngcụquantrọngcủacácnhàquảnlýdựánnhưnglạikhôngthểdựadẫmhoàntoànvàochúng.

Bạncầnphảipháttriểnlòngnhiệttìnhbềnvữngtrongnhómnhưngthậthiếmkhiđạtđượcđiềunàyvớimộthànhđộngấntượngđộtxuất.Nóđòihỏikếtquảtíchlũycủarấtnhiềunhữngphươngphápnhỏhơnnhưnglạicómộttácđộnggắnkếtrấtlớn..Bạncóthểchọnracáchquản

lýconngườivàtổchứcdựánsaochotấtcảmọithứbạnlàmđềumangtínhkhíchlệtíchcực.

Ngườiquảnlýdựánlàngườitạoratinhthầnchungcủadựán.Nếubạncócáinhìnuámngaytừkhibắtđầu,bạnsẽngàycàngbiquanvàđiềunàydẫnđếnviệclờitiênđoántrởthànhhiệnthực.Đốilậpvớinhữngngườinàyđólànhàquảnlýdựánxuấtsắc,lànhữngngườitinrằngdựántuykhókhănnhưngvẫncóthểthựchiệnnếumọingườitrởthànhmộtnhóm.Sautấtcảnhữngđiềunóiởtrên,tựbảnthậnbạnhãylàmộtvídụcholòngnhiệttìnhvàtựkhíchlệcao!

Đưarađườnglốilãnhđạo

Bạnvừaxâydựngđượcnhómdựánvàkhíchlệhọ.Tuynhiên,họcóbiếtsẽphảiđiđếnđâuhaylàmthếnàođểđếnđượcnơiđó?Quantrọnghơn,ngườiquảnlýdựáncóbiếtđiềunàykhông?Nếubạnkhôngnhìnrõmụctiêusaucùngcủadựáncũngnhưchắcchắnvềcáchthứcđểđạtđượccácmụctiêuđó,bạnsẽkhôngthểđưarađườnglốilãnhđạohiệuquả.Vàkếtquảcuốicùngsẽchỉlàmộtnhómănkhôngngồirồihaymỗingườiđitheomộthướngkhácnhau.

Mộtkếhoạchvữngchắcsẽlànềnmóngchođườnglốilãnhđạohiệuquảnhưngđòihỏiphảitruyềnđượccảmhứngchocácthànhviên.Mộtnhàquảnlýdựánxuấtsắcphảilàmviệcsaochohọcóthểtạolậplòngtinvàmanglạichocácthànhviênnhữnggìtốtnhất.Bạnnênhọchỏivàpháttriểnhơnnữatínhcáchnày,vàbạnnênchútâmvàocácyếutốquantrọngsau:

•Đưaramộthìnhmẫu.Quacáchxửsựcủachínhmình,bạnsẽtạolậpnhữngtiêuchuẩnmàbạnmuốnngườikháclàmtheo.

•Khôngbaogiờtừbỏ.Bạncầncósựchuẩnbịđểtheođuổicôngviệcđếnkhichúngđượchoànthành.

•Thậtthànhưnglịchthiệp.Thậtthàlàmộtđứctínhnhưngkhôngđượctheođuổinólàmtổnhạiđếnmốiquanhệlàmăncủabạn.

•Làmviệccôngbằng.Đốixửcôngbằngvớimọingườingaycảkhibạnquýmếnmộtaiđó.

•Thuyếtphục.Bạncầnlấythôngtintrungthựctừthựctế,tạothànhlýlẽchắcchắn,cólývàthuyếtphục.Hãynhớrằngcáchbạntruyềnđạtlýlẽcũngquantrọngngangvớibảnthânlýlẽđó.

Độctàihaydânchủ?

Cónhiềuphongcáchlãnhđạokhácnhau,từchuyênquyềnđộcđoánđếndânchủ.Mộtvấnđề

rấtcầnthiếtđólàphongcáchlãnhđạocủabạnphảiphùhợpvớiđặcđiểmtínhcáchconngườibạn.Nếubạnlàngườidễđiđếnsựnhấttríthìlốilãnhđạoxôngxáosẽkhôngthuyếtphục.Tươngtự,nếubạnthíchchỉhuy,điềukhiểnthìlốilãnhđạotheokiểudânchủsẽkhônghợpvớibạn.

Tuynhiên,nhữngngườiquảnlýdựánxuấtsắccóthểthayđổiđườnglốilãnhđạocủamìnhsaochophùhợpvớitừngdựán.Điềunàycónghĩalàbạnphảinhậnthứcđượcvănhóacủatổchứcbạnđanglàmviệc,bảnchấtcủadựánbạnthựchiệncũngnhưcácưutiêntrướcmắtcủadựán.Điềuquantrọnglàbạncóthểnhậnbiếtđượctìnhhuốngmàbạncầnđiềuchỉnhphươngpháplãnhđạocủamình.

Mặcdùbạncầncẩntrọnglolắngvềvấnđềnhânsự,chúngtôilạichorằngphươngphápdânchủsẽhiệuquảhơnrấtnhiềutronghầuhếtcáctrườnghợp.Mọingườivượtquathửtháchtốthơnkhicảmthấycóliênquan.Tuynhiêncósựkhácbiệtlớngiữaviệcđượctưvấnvàđiềuhànhdựánthôngquamộtủyban.

Mộtngườiquảnlýcầnlắngnghecácthànhviêntrongnhómnhưngvẫnđóngvaitròlàngườiquyếtđịnhcuốicùng.Cònngườiquảnlýxuấtsắclạiphảibiếtkhinàonênphảnđốiquanđiểmcủasốđông.Bịcảnhómchiphốithìkếtquảcũngphảntácdụnggiốngnhưviệckhôngtiếpthulờiaicả.

Tựlàmhaygiaochongườikhác?

Mộtvấnđềkháccủaphươngpháplãnhđạođólàviệccânnhắcbạnsẽquảnlýtheokiểutựlàmhaygiaochongườikhác.Nhiềunhàquảnlýdựánkhiđượcthăngcấpsẽbịthôithúcmạnhmẽ,

khôngthểkiểmsoátđượcýmuốntựmìnhgiảiquyếtcôngviệc–đặcbiệtkhihọ lànhữngchuyêngiathựcthụtrongngành.Họtinrằngnếuhọtựlàmthìcôngviệcsẽđượctiếnhànhnhanhhơnvàtốthơn.

Điềunàyrấtkhóđốivớimộtngườimớibắtđầuquảnlýdựán.Thườngthìhọchỉđúngtrongnhậnthứcđơngiảnnhấtvềnhữngkhảnăngtươngđối,nhưnghọkhôngthểđạtđượcgìnếutựmìnhthựchiệnnhữngcôngviệcnhỏvàđơngiản.Điềuquantrọng làngừngngayviệcthựchiệndựánđểbắtđầuquảnlýnó.

Nóinhưvậykhôngcónghĩalàchúngtôiủnghộphươngángiaohoàntoàncôngviệcchongườikhác.Sẽcólúccácthànhviêntrongnhómphảiđánhgiácaosựcanthiệpchuyênmôncủabạn.Tuynhiên,xửsựthườngxuyênnhưvậythìbạnsẽcónguycơbịcoilàquantâmhờihợthoặcquấyrầyngườikhác.Ngườiquảnlýdựánxuấtsắclàngườihiểurõcáiđượcvàmấttrongviệcnàyvàchỉcanthiệpsángsuốt.

Bạnphảicómộtsựcânbằng.Bạnnêngiaoviệcđúngmứcđểcácthànhviênkhácthấyđượctráchnhiệmto lớntrongviệcthựchiệndựán,nhưngđiềunàykhôngcónghĩa làbạnđượcphépkhôngquantâmhaylơlàdựán.

Khủnghoảng?Cáigìkhủnghoảng?

Dùchomộtdựánđượclênkếhoạchvàquảnlýtốtthếnàođinữathìviệcmắclỗilàkhôngthểtránhkhỏi.Rấtcóthểđènnhàlâncậnsẽbịtắtkhinhữngnhânviêncủabạnđanglàmnhiệmvụchôndâycápđiện.Đâychínhlàkhủnghoảng,khimàcáckỹnăngxửlýcủamộtnhàquảnlý

dựánđượcthửthách.

Địnhnghĩa

Dựánlàmộtloạicôngviệcduynhất,vớikhởiđầuvàkếtthúcđãđượcxácđịnh.Vàcóítnhấtmộtkhủnghoảngnghiêmtrọng.

Cáccơnkhủnghoảngchỉchochúngtabiếtmộtnhómđượctổchứcvàkhíchlệrasao.Chúngcũngchínhlàmộtthửtháchvềcáckỹnănglãnhđạo.Vớisựgiúpđỡcủacảnhóm,ngườiquảnlýdựánxuấtsắcsẽxửlýtừngkhủnghoảng,làmchonhómngàycàngmạnhcũngnhưpháttriểnuytíncánhânmình.

Vớimộtngườiquảnlýđộctài,khinhậnthấynhữngdấuhiệuđầutiêncủakhủnghoảngthìhọngaylậptứccốgắngtìmrathủphạm.Điềunàysẽtạonênnỗisợhãitạmthời,cácnhânviênlàmviệcchămchỉđểtráchlặplạisaisótnày.Tuyvậy,vớinhữngngườicốgắngkhíchlệcácthànhviênvàđạtđượcthànhcôngbềnvữngthìkhủnghoảnglạiđemtớimộtcơhộituyệtvờiđểxâydựngsựngưỡngmộvàtínnhiệmtàisảnquýgiácủamộtnhàquảnlýdựánxuấtsắc.

Khirắcrốixảyra, thayvì truytìmthủphạmbạnnêntậptrungvàoviệcgiảiquyếtvấnđề.Đừnghỏi“Aichịutráchnhiệm?”màhãyhỏi“Cầnphảilàmgìđểgiảiquyếtvấnđề?”Bạncũngđừngbaogiờcốtìmkiếmmộtvậthisinhkhácđểtrìnhbáovớicấptrênmàhãythểhiệnvaitròlãnhđạobằngcáchkhẳngđịnhbạnlàngườichịutráchnhiệmvàtíchcựctìmkiếmcácgiảipháp.Thựctếchothấytrongthờigiankhủnghoảng,điềuquantrọnglàbạnphảithểhiệnrằngtráchnhiệmthuộcvềbạnmộtnhàquảnlýdựánxuấtsắc.

Thườngthìnhữngvấnđềtươngđốinhỏsẽtrởnênbớtnghiêmtrọngvàkhixemxétkỹlưỡngsẽcómộtgiảipháp,hayítnhấtlàmộtcáchđểcóthểxemxétvấnđềđó.Vìthếbạncầnphảigiữbìnhtĩnhvàtậptrungtìmraphươngángiảiquyết.Vàviệcxửlýcácvấnđềkhủnghoảngnàysẽđượccảnhómghinhận.

Tổngkết

Đốivớimộtnhàquảnlýdựánxuấtsắc,cáckỹnăngvềconngườicóvaitròquantrọngnhưkhảnănglậpmộtkếhoạchtốtchodựánhaykhônkhéoduytrìnhậtkýnhữngvấnđềvàrủiro.Córấtnhiềuviệctrongquátrìnhquảnlýdựánliênquanđếnvấnđềconngười.Trướchết,bạnsẽphảithuyếtphụcnhữngnhânviênmiễncưỡnglàmquenvớicôngviệc,xoadịunhucầucủakháchhàng,vàlàmtấtcảnhữngviệcđótronglúccốgắngkếthợpvớicáctráchnhiệmcủadựán.

Hãyquênđiýtưởngphổbiếnlàchỉcónhữngnhàquảnlýkhôngkhoannhượngmớiđạtđượcthànhcông.Córấtnhiềuphươngthứclãnhđạođãthànhcông,quantrọnglàbạnsẽlàmtheocáchmàbạnthấythoảimái.Tuynhiênbạnsẽcònđạtđượcnhiềuhơnnếusửdụngphươngphápdânchủ–phươngphápnàykhônggiốngvớiviệcmỗiquyếtđịnhđềudomộtủybanđưara.Mộtngườilãnhđạodựánphảichomọingườithấymìnhlàngườichịutráchnhiệmvềtấtcảnhữnggìxảyratrongdựán,baogồmcảviệcđưaracácquyếtđịnhquantrọng.

Khôngđượcbỏquacácyếutốkhíchlệvàkhôngkhíchlệ,đồngthờicầnnhớrằngnhómdựáncủabạnđượctạonêntừnhữngcánhânvớinhữngtínhcáchkhácnhau.Điềugìkhiếnhọthứcdậyvàobuổisángvàbạncóthểlàmgìđểhọlàmviệchếtkhảnăng?Bạncầnphảitìmracâutrảlờichonhữngcâuhỏiđónếunhưnhómcủabạnmuốnđạtđượcmứcnăngsuấtkhảthinhưngkhôngphảichuẩnmực.

Thậttuyệtvờikhiđượcbiếtđếnnhưmộtngườiquảnlýtốtmàaicũngmuốnđượclàmviệccùng.Điềuđóchobạnmộtphầnthưởng:kiểuthànhviênmàbạnmuốncótrongnhómcủamìnhsẽsẵnsànglàmviệcchobạn.

Kếtluận

•Đừngtựcoilàbạngiỏihơncácthànhviêntrongnhóm.

•Khiđạtđượcnăngsuấtthìđừngcoiđólàchuẩnmựcbởibạncòncóthểlàmtốthơnthếnữa.

•Khôngcómộtkhuônmẫuchotấtcảmọingười.Đừngngạikhithửnghiệmtấtcảcácphươngthứckhíchlệchođếnkhibạntìmđượcphươngántốtnhất.

•Đừngđánhcắpvinhquangvàcũngđừngthoáitháctráchnhiệm.

•Nếubạnkhôngbiếtdựáncủabạnsẽđượctiếnhànhrasaothìnhómcủabạnchắcchắncũngkhôngbiết!

7.Tổchứccáccuộchọphiệuquả“Mộtcuộchọplàsựkiệntậndụngđếntừngphútnhưnglạilãngphíhànggiờ”.

Khuyếtdanh

Mởđầu

Hìnhảnhđiểnhìnhcủanhàquảnlýdựánđólàngườitriệutậpcáccuộchọpnhàmchánvàkéodàivôtận.Vớinhiềungười,cácnhàquảnlýdựánlànhữngngườidùngphầnlớnthờigiờđểtìmkiếmnhânsựchủchốtvàtáchmọingườirakhỏicôngviệcthậtsự.

Rấtnhiềungườinghingờtầmquantrọngcủaviệchọphành.Khichúngtôithựchiệncáccuộckhảosát,họphànhluônđứngđầutrongdanhsáchcácvấnđềbịkêucadướinhiềuhìnhthức.Rõràngđãcómộtvấnđềnàođóđangđichệchhướng.

Cácnhàquảnlýdựánsửdụngnhiềucáchgiaotiếpkhácnhau,baogồmnóichuyệntrựctiếp,e-mail,gọiđiệnthoạitrựctiếp,cáccuộchọphayhộithảo.Tuynhiên,khôngkhóđểthấyrằngcácthànhviêntrongnhómluôncoithườngmộtchuỗicáccuộchọp,họpvàhọpmàhọphảithamgia.Đây làmộtcơchếgiao tiếpđượcápdụngrấtphổbiếnnhưng lạiphảihứngchịunhữngchỉtríchthậmtệ.

Chúngtôihoàntoànđồngývớinhữnglờiphànnànvềcáccuộchọp.Tuynhiên,chúngtôinghĩnhữnglờikêucaphànnànnàycũngtạoramộthiệuứngkhôngtốt.Trongkhitấtcảchúngtađềucóthừakinhnghiệmvềcáccuộchọplãngphíthờigian, thìvềcơbảncáccuộchọpđóchẳngcógìsaitráicả.Chỉlàdochínhcáccôngtykhôngtổchứctốtcáccuộchọpmàthôi.Phầnlớncácphiênhọpđềuđượcchuẩnbịkémvàthựchiệntồi.Tấtcảnhữngvấnđềnàycộnglạiđãtạoramộttácđộngtiêucựcđếnhiệuquảcủacáccuộchọp.Đâylàmộtđiềurấtđánghổthẹnvìcácdựánđềuvôcùngcầnđếncáccuộchọpđượctổchứctốtnhưmộtphầncơbảnđểcóđượcthànhcông.

Thựctế

QuánhiềucuộchọpgiốngnhưlễhộiCeilidhs(mộtlễhộibiểudiễnnhạcdângian,cahát,nhảymúavàkểchuyệncủangườiScotlenhoặcAilen)màlạikhôngcónhạc,cahátvànhảymúa.

Cáccuộchọpsẽđóngvaitròquantrọngtrongbấtkểdựánnàomàbạnquảnlý–dùtốthoặcxấu.Mộtvàibiệnphápđơngiảnnhưnghiệuquảcóthểchothấytấtcảsựkhácbiệtgiữaviệc

phungphíthờigianchẳngvìmộtmụcđíchcụthểnàovàviệcduytrìtiếnđộcủadựán.Dođó,cáccuộchọphiệuquảlàyếutốquyếtđịnhsựthànhcôngcủacôngtácquảnlýdựánvàlàlýdogiảithíchtạisaochúngtôidànhtrọnmộtchươngđểthảoluậnvềvấnđềđãbịchỉtríchrấtnhiềunày.

Cáccuộchọpxuấthiệndướinhiềuhìnhthức

Khiđềcậpđếncácloạihìnhhọpnóichung,chúngtôimuốnnóiđếntừnhữngcuộchọpthânmật,độtxuấtởhànhlangđếnnhữnghộithảoquymôlớn–cùngtấtcảcácphiênhọptheokiểuquảnlýdựánchuẩndiễnratrongđó.Vấnđềmấuchốtcủabấtkỳmộtcuộchọpdựánnàochínhlàmụctiêu–làlẽsốngcủanó.Trongmôitrườngdựán,mộtcuộchọpthườngcómộttrongbamụcđíchlớndướiđây(hoặckếthợpcảbamụcđíchnày):

•Lênkếhoạchhoặcsơkếttiếnđộ:Lênkếhoạch,sơkếttiếnđộvàđặtlạikếhoạchlànhữngmốiquantâmhàngđầutrongquảnlýdựánvàcóthểđượcthựchiệnriênglẻhoặctổnghợp.Chúngtôinghiêngvềcácphiênhọpnhómtươngtácđểthựchiệncáccôngtácquyhoạchquantrọnghoặccôngtácsơkếtdựánchủyếu.

•Đưaraquyếtđịnh:Cácquyếtđịnhvềdựánđượcđưaraliêntụcvàtrongđónhiềuquyếtđịnhyêucầuphảitậphợpđượcđúngngườivớinguồnthôngtinchínhxácđểcóthểcóđượcmộtkếtluậnsángsuốt.

•Thựchiệncáccôngtáccótínhxâydựng:Mọingườithườngcầnđượctậphợplạiđểthảoluậnvềcácvấnđềxungquanhsảnphẩmbàngiao.Vídụ,đểthốngnhấthoặcxếpthứtựưutiêncácyêucầutạithờiđiểmbắtđầudựán.

Nếumộtcuộchọpkhôngcóítnhấtmộttrongnhữngmụctiêulớnnàythìcuộchọpấyđángbáođộng.

Bíquyết

Hãycẩn trọngkhi triệu tậpnhữngcuộchọpkéodàicósự thamgiacủanhiềungười.Mườingườithamgiamộtcuộchọpkéodàibagiờtươngđươngvớithờigianlàmviệctốtnhấttrongmộttuần.

Dùcónhiềuhìnhthứctổchứccáccuộchọp–thânmật,trangtrọng,thườngkỳ,bấtthường,theokếhoạch,độtxuất,haingười,quymôlớn–nhưngtấtcảđềucócùngmộtcấutrúcvànguyêntắc:

•chuẩnbị:cơsởtạonênmộtphiênhọphiệuquả.

•thựcthi:điềuhànhcuộchọpđểđạtđượccácmụctiêuđềra.

•theodõi:thuđượccáclợiíchtừcuộchọp.

Tấtcảnằmtrongkhâuchuẩnbị

Trênthựctế,sốphậncủacáccuộchọpthườngđượcquyếtđịnhtừlâutrướclúckhaimạcbởitấtcảđềunằmtrongkhâuchuẩnbị.

Khôngcógìđángngạcnhiênkhingườitađầutưrấtítchokhâuchuẩnbịtrongcáccuộchọp.Nhiềunhàtổchứcquyếtđịnhchỉchuẩnbịqualoachoxongvàđâylàmộttrongnhữngnguyênnhântạisaocáccuộchọpkhôngphụcvụchomộtmụcđíchcụthểnào.Sẽlàbấthợplýkhitriệutậpmộtcuộchọpmàkhôngđưarađượccácmụctiêucụthể,rõràngvàmộtchươngtrìnhnghịsựhỗtrợ.Việcđạtđượccácmụctiêucụthểcủamộtcuộchọplàthướcđosựthànhcôngvàchươngtrìnhnghịsựtạoralộtrìnhđểđiđếnthànhcôngđó.

Dướiđâylàmộtvàibướcđểtổchứcmộtcuộchọp:

Tổchứccáccuộchọp:

1.Đềramụctiêuvàtổchứcmộtchươngtrìnhnghịsự:Đừngbaogiờtổchứcmộtcuộchọpmàkhôngquyếtđịnhmụcđíchcủanólàgì,nếubạnkhôngchắcchắnvềcáimàbạnmuốnthìcónghĩabạnchưasẵnsàng.

•Quyếtđịnhcáimàbạnmuốnđểtổchứccuộchọp.Hãychắcchắnrằngcácmụctiêucủabạnrấtcụthểvàcóthểđạtđượcvớithờigianvàsốngườithamgiahiệncó.

•Tổchứcmộtchươngtrìnhnghịsựsẽgiúpbạnđạtđượccácmụctiêuđềra.Đừngquênphầngiớithiệuvàtổngkếtphiênhọp.Cầnchúýđếnthờigianchomỗiphầncủachươngtrìnhnghịsự.

•Côngbốtrướccácmụctiêu,chươngtrìnhnghịsựvàđềnghịmọingườiđưarabìnhluận.Cầnđảmbảođủthờigianđểđạibiểuthamdựđồngývềcôngtácchuẩnbị.

2.Mờiđúngngười.Nhữngmụctiêurõràngvàmộtchươngtrìnhnghịsựthànhcôngsẽtrởnênvônghĩanếukhôngmờiđúngđốitượngthamdự.

•Hãychắcchắnnhữngđạibiểubạncầnđềucóthểthamdự.

•Giớihạnsốngườithamdựvàphùhợpvớiloạihìnhhộinghịđượctổchức.

•Cầnđảmbảocóđủcácvịtríchủtọa,thưkývàngườibấmgiờ.

3.Chúýđếncáchbốtríphònghọp:Bốtríphònghọpcóthểkhôngquantrọngnhưngcóthểpháhỏngcuộchọpcủabạnnếukhôngđượccoitrọngđúngmức.

•Chọnđúngvịtrítổchứccuộchọp.Nhiềulúcbạnmuốnchọnmộtvịtrícàngthuậntiệncàngtốt.Lúckhácbạnlạimuốnđưamọingườitránhxasựbậnrộncủamôitrườnglàmviệc.

•Cầnchắcchắnvịtrítổchứccuộchọpcóđủkhônggianvàtrangthiếtbịmàbạncần.

•Chọnvịtríthểhiệnkiểuhộihọpmàbạnsẽtổchức.Vídụ,nếubạnmuốntổchứcmộthộinghịbàntròn,thìvịtrílýtưởnglàmộtphòngđượcbốtrítheokiểugiảngđường.

Tránhtrườnghợpngườiủyquyềnvàvắngmặt

Mộttrongnhữngviệckhókhănnhấtkhichuẩnbịmộtcuộchọplàmờiđúngcácđạibiểuthamdự.Điểmkhởiđầucủabạnphảilàđảmbảokhôngchỉđãmờitoànbộcáccánhânđượcyêucầumàcònphảiđảmbảonhữngngườinàysẽcómặttạicuộchọpthayvìgửitớingườiđạidiện.

Ngườiđạidiệnlàmộttrongnhữngvấnđềnangiảicủacáchộinghịngàynay.Bạnđãmờiđúngngườinhưnglạicósựxuấthiệncủanhữngngườichỉđểsaivặthayngườiphụcvụôngta–mộtsựthaythếkhậpkhiễng.Điềunàygầngiốngnhưviệcngườiyêulýtưởngcủabạnnhờmộtngườibạnđếntrong lầngặpmặtđầutiêncủahaingười–điềuđóthườngrấthiếmkhicảithiệnđượctìnhhình.

Nếunhậnthấycóthểcótrườnghợpvắngmặthoặccửngườiđếnđạidiện,hãyvậnđộngnhữngđạibiểuquantrọngvàhỏitrựctiếpxemliệuhọcóthểthamdựcuộchọpkhông.Nếuhọtừchối,hãysửdụngcáckỹnăngcủabảnthânđểthuyếtphụchọ.Mộtkhicósựchuẩnbịchuđáo,bạncóthểgiảithíchtạisaohọđượcmời,vaitròcủahọtrongcuộchọplàgìvàcuộchọpsẽbịảnhhưởngnhưthếnàonếuhọkhôngthểthamdự.

Nhữngtráchnhiệmvàvaitròchủchốt

Trongquátrìnhchuẩnbịchomộtcuộchọp,bạncầnsắpxếptrướccácvịtríquantrọng,baogồm:

•Chủtọa:Ngườichịutráchnhiệmđiềuhànhtoànbộcuộchọp.Bạnnênđảmnhậnvaitrònày

trừcáctrườnghợpngoạilệ.

•Thưký:Chịutráchnhiệmvềbiênbảncuộchọp.Giaotráchnhiệmnàychomộtđạibiểuthamdựcuộchọpmàbạntintưởng.

•Ngườibấmgiờ:Chịutráchnhiệmtheodõitiếntrìnhcủacuộchọpsovớithờigianđãđặtracủachươngtrìnhnghịsự.Yêucầumộtngườitìnhnguyệnlàmcôngviệcnày.

Chủtọađiềuhànhtoànbộhộinghịvàphảiđiềuhànhhiệuquảvìđâylàvịtríhaybịchỉtríchnhất.Quantrọnglàphảigiữđượcsựtậptrung,nhưngphảivôtưvàkhoandung.Đểđạtđượcđiềunàycầnsựkhéoléovàchúngtasẽtìmhiểucụthểyếutốnàyởchươngsau.

Chúngtarấtdễđánhgiáthưkýchỉlàngườithựchiệnnhữngcôngviệchànhchínhbuồntẻ.Tuynhiên,đâylàcôngviệcthườngđòihỏikhánhiềukỹnăng.Ngườithưkýcầncóconmắtnhạybén–hoặcđôitaithính–đểquyếtđịnhnênghilạicáigì.Cónhữngkhókhăntrongviệcxácđịnhcốtlõicủacácquyếtđịnhvàcáchoạtđộngkhicuộchọpđangdiễnra.Ngườithưkýcũngcầnphảitựtinđểyêucầudừngcuộchọpkhicầnlàmrõhoặccómộtthỏathuậnnàođókhôngthỏađáng.

Đốivớimộtcuộchọpquymônhỏ,chủtọacóthểkiêmvaitròthưký.Tuynhiên,đốivớibấtkểcôngviệcgìcóyêucầukhắtkhe,bạnnênthậntrọngkhikếthợpmộtlúcnhiềuvaitrò.Đơngiảnlàvìsẽrấtkhótậptrungcaođộkhivừaphảikiểmsoátcáchoạtđộngcủacuộchọpvừaphảitheodõichươngtrìnhnghịsự.Ngoàira,bằngcáchlàmviệcgiốngnhưmộthoạtđộngkép,chủtọavàthưkýcóthểđưaracáchkiểmsoátcầnthiếtđốivớihìnhthứctiếnhànhcuộchọp.

Cuộcsốngdườngnhưbuồntẻđốivớinhữngngườibấmgiờ.Họchỉcầnmộtđồnghồvànhớluônđểmắtđếnnó.Họcũngcầnmạnhdạnlêntiếngkhithờigianchophépđãhết.Ngườibấmgiờkhôngcầnphảilolắngvềnhucầuthờigiantrongcuộchọp.Chủtọadựatrênthôngtintừnhữngngườithamdựkhácsẽquyếtđịnhhìnhthứcgiảiquyếtđốivớinhữngáplựcthờigian.Ngườibấmgiờcũngcóthểlàmộtngườibạntốtcủachủtọa,đưaranhữnglýdohợplýđểkếtthúccácphiênthảoluậnlanmanvàtiếptụccuộchọp.

Tínhđếncácgiảiphápcôngnghệcao

Côngnghệđemlạimộtvàigiảiphápthựctiễnchocáccuộchọptrựctiếpbởihầuhếtcáctổchứcđềucócácđiềukiệntổchứchọpquađiệnthoạihoặcvideo.Cácthiếtbịnàycóthểtiếtkiệmđángkểthờigianvàtiềnbạckhicácđạibiểuthamdựcuộchọpởrảiráctrongnướchoặcthậmchítrêntoànthếgiới.

Tuynhiên,cácloạihìnhhộinghịnàyđạtkếtquảtốtnhấtkhinhữngngườithamgiađãtạolậpđượcmộtmốiquanhệhiệuquả.Đốivớicáccuộchọpđầutiên,chúngtôigợiýbạnnênđíchthâncómặtởđónếucóthể.Chúngtôicũngthấyrằngcáccuộchọpsẽđượctiếnhànhtốtnhấtdướihìnhthứcgặptrựctiếpkểcảkhiđólàlầngặpmặtđầutiêncủamỗingườithamgia.Mộtthươngvụhữuíchnàođócóthểđượckýkếtngoàilềcáccuộchọptrựctiếpnày,vớicơhộicómộtsựkiệnxãhộinơimọingườiđãhoặcđangtrảiqua.Cũngcóbằngchứngchỉrarằngviệctổchứccáccuộchọpsửdụngđiệnthoạivàvideocóthểkíchthíchtrạngtháitâmlýbảothủ,giữýkiếncánhân,sẽlàmmaimộttinhthầnlàmviệctheonhóm.

Bíquyết

•Cầnchắcchắnrằngsẽcónhiềutìnhhuốngbấtngờxảyraởmỗiphầncủachươngtrìnhnghịsự.Cácphầncủachươngtrìnhnghịsựluônkéodàihơndựkiến,vàngoàira,bạncũngkhôngthểchokếtthúcsớmmộtcuộchọp.

•Tạmdừngchương trìnhnghị sựbằngcácgiờgiải laongắnđãđượcdự tính từ trước. Bạnkhôngthểduytrìmộtnhómlàmviệchiệuquảtronghơnmộttiếngrưỡiđồnghồ.Đồngthời,hãynhớrằngbạnsẽlàmmọiviệchiệuquảnếucóthờigiangiảilaokhoảng15phút.

•Đừngtránhmặtnhữngvịkháchquantrọngchỉbởihọphiềnhàhaykhôngtánđồngvớibạn.Tuynhiênđừngvàohangcọpmộtmìnhhoặckhibạnchưachuẩnbịchuđáo.

•Mộtphònghọpquánónghoặcquálạnhcóthểpháhỏngmọisựchuẩnbịcủabạn.Tìmcáchgiảiquyếtcáchạnchếđóhoặcthayđổiđịađiểmtổchứccuộchọp.

Điềuhànhmộtcuộchọpthànhcông

Thôngthườngbạnsẽđóngvaitròcủamộtchủtọa,dođósẽcóảnhhưởngđángkểtrongviệckhôngđểcácsựkiệntrùnglặp.Thậmchíkhibạnđãchuẩnbịchuđáothìbuổihọpvẫnphảicómộtsựkhởiđầutốtđẹp.Lễkhaimạccóthểquyếtđịnhđếnsựthànhcôngcủacảcuộchọp.Cầnchắcchắnrằngbạnsẽlàngườiđầutiêncómặttạiphònghọp,chàođónnhữngngườikháckhihọđến–đặcbiệtnếuđócóthểlàmộtcuộchọpgâytranhcãi.Sựchínhxáctrướckhitổchứcmộtcuộchọpmangtínhthânmậtcũngcầnphảiđượcđảmbảo.

Hãybắtđầunghithứcbằngcáchchàođónmọingườitíchcựcvàhiệuquảmàkhôngcầnphảitỏraquánhiệttình.Mộtnụcườivàmộtlờichàothânthiệncóthểtạoramộtbầukhôngkhíthânthiệnvànósẽlantỏaratrongtoànbộcuộchọp.Đâycũnglàmộtcơhộiđểgiớithiệubạnvớinhữngngườibạnchưatừnggặp.

Tiếptheo,hãyđặtcácquytắccủacuộchọplênhàngđầu.Bạnrấtdễgâyáccảmnếutạoấntượngnhưlàmộtônggiáođangquátmắnghọcsinh,dođóhãythậntrọngđểkhéoléothựchiệncácnghithứctrongbuổihọp.Vídụ,sẽchẳngcólợigìkhigâyphảncảmvớimọingườingaytừkhibắtđầucuộchọpchỉvìhọkhôngtắtđiệnthoại.Dođó,khibạntắtđiệnthoạicủamình,hãylàmchomọingườinghĩ,“Tôiluônquêntắtthứnày!”Bạnsẽthấyhầuhếtmọingườiđềulàmtheobạn.

Nămcáchlàmhỏngmộtcuộchọpngaytừđầu

1.Đếnmuộn10phút

2.Bắtđầubằngmộtcâuchuyệngẫudàidòngvềsởthíchcủabạn–chủđềthườnglàvềthểthao.

3.Tỏvẻnghingờmụcđíchcủacuộchọp.

4.Thôngbáobạnchỉthựchiệnmộtphầndựánnày;tráchnhiệmcủabạnsẽđượctraochomộtngườibấtđắcdĩnàođó.

5.Khaimạccuộchọpbằngcáchđilạcđềvàthảoluậnvềmộtvấnđềkhôngnằmtrongchươngtrìnhnghịsự.

Cuốicùng,pháttriểncáckỹnăngcầnthiếtđểtrởthànhmộtchủtọatạođượcảnhhưởngcầnphảiđikèmvớithựctiễn.Cómộtvàiquyđịnhhếtsứcđơngiản:

•Luônkhaimạcbuổihọpbằnglờitómtắtmụcđíchcủacuộchọpvàtổngkếtchươngtrìnhnghịsự.

•Tậptrungvàochủđềđặtratrongchươngtrìnhnghịsự.

•Cầnđảmbảothờigianchomỗiphầncủachươngtrìnhnghịsự;vàphảibắtđầuvàkếtthúcsựkiệnđúnggiờ.

•Khuyếnkhíchsựthamgiatíchcựccủatấtcảđạibiểuthamdự.

•Cuốiphiênhọp,tổngkếtvàxácđịnhlạitấtcảcácquyếtđịnhvàhànhđộngđãthỏathuận.

Dùchủtọa làngườiđặtracác tiêuchuẩnvànhưmột tấmgươngchongườikhácnoi theo,nhưngcũngrấtcầnsựcómặtcủanhữngngườihiểuvàthôngcảmtrongcuộchọp.Vídụ,khibạnmuốnthảoluậnvềmộtýkiếnhoặcmộtquyếtđịnhgâytranhluậnnàođó,cuộchọpsẽ

hiệuquảhơnnếucóaiđóđưaraquanđiểmcủamình.Sauđóbạncóthểđịnhhướngchocuộcthảoluậnmàkhôngphảichỉlàđiềuhànhmộtcuộchọp.

Thựctế

Domestique làmột từ tiếngPhápcónghĩa là “đầy tớ”vàđượcsửdụngnhưmột thuậtngữchungchỉviệcmộtthànhviêntrongnhómhysinhlợiíchbảnthânchocảnhóm.Mọinhàquảnlýdựánđềucầnmộtcộngtácviên(collaborator)–mộtcáchdiễnđạtkhácbằngtiếngPháp–mộtngườiluônđếnđúnggiờ,duytrìcácnghithứcđãchỉđịnhvàhoànthànhkịpthờicáccôngviệccủahọ.

Lờikhuyêncuốicùngcủachúngtôidànhchochủtọalàcầntậndụnggóclưuýcủacuộchọp.Đâylàphần,thườnglàtrênmộtbiểuđồhoặctrênbảngtrắng,nơicóthểghiranhữngýkiếnphátbiểutrongquátrìnhcuộchọpdiễnra‒nhữngýkiếnthườnghợplýnhưnglạivượtquákhuônkhổ.Góclưuýlàmộtcôngcụhữuhiệuchophépchủtọaduytrìcácphiênhọpdiễnratheođúnghướng,nhưnglạikhôngbịcoilàlờđicácýkiếnđónggóp.Tuynhiên,đểcôngcụnàycóhiệuquả,điềuquantrọnglànóphảiluônnằmởvịtrídễnhìnthấyvàphảiđạtđượcthỏathuậnvềviệcnhữngvấnđềđượclưuýnàysẽđượcgiảiquyếtbênngoàicuộchọpthếnào.

Nhữngsailầmmộtngườiquảnlýdựánkhôngnênmắcphải

MộtnhàquảnlýdựánbắtđầuxâydựngmộtchươngtrìnhkhổnglồchocôngtyviễnthôngởIreland.Cáccuộchọpvềchươngtrìnhđãđượctổchứctrongphònghọpsangtrọngcủabangiámđốccôngtyvớisựthamdựcủatấtcảcácnhàquảnlýdựánchủchốt–gần30người.Ôngchủcủangườiquảnlýdựánnàygiảithíchchoanhtatầmquantrọngcủabuổihọpđầutiên,vàhọđãdànhthờigianluyệntậpcùngnhau.Nhàquảnlýdựánđãrấtchúýđếntừngchitiếttrongkhâuchuẩnbịchohộithảo.Mọithứđềuđãđượcchuẩnbịkỹcàng.

Giâyphúttrọngđạicủangườiquảnlýdựánđãđến.Khianhtađếnphònghọp–vàolúc9h50,sớmhơn10phút–thìgiốngnhưsétđánh!Cuộchọpbắtđầulúc9giờmỗituần,khôngphải10giờ!Anhtađãnhầmlẫnvớimộtcuộchọphàngtuầnkhácvàthếlàmọithứtiêutan.

Mộtcâungạnngữcổđãnói:Bạnsẽkhôngbaogiờcócơhộithứhaiđểtạoấntượngđầutiên.Đừngbaogiờxemthườngnhữngđiềuđơngiản!

Gặtháithànhquả

Nhiềungườicoikếtthúccuộchọplàđãxongviệc,nhưngrấthiếmkhicómộtsựkiệntrọnvẹnmàkhôngđểlạinhữngrắcrối.Dođótrongthựctế,lợiíchthuđượcsaukhikếtthúccuộchọp

cũngngangbằngvớilúcđangdiễnra.Chínhvìvậybắtbuộcbạnphảiđảmbảorằngcácquyếtđịnhvàcáchànhđộngphảiđượcđiềutrakỹlưỡng.

Quátrìnhkiểmtrathườngbắtđầutrongchínhcuộchọp,bằngbiênbảncủathưký.Cólẽtrongđầubạnđangxuấthiệnhìnhảnhmộtngườihayxoimóiđangtỉmỉghichú;mộtngườimôtảhàngloạtcácsựkiệntheothứtựthờigianmàbạnkhônghềmuốnngồinghechútnào.Gắnvớinósẽlànhữnghànhđộngmơhồmàbạnkhôngthểnhớlàđãchấpnhậnnó.Khôngcầnphảithế.Cácbiênbảnluôncungcấpnhữngtàiliệuđiềuhànhquantrọngchodựáncủabạn.

Chỉcóbamụchợplệđượcghivàobiênbản,baogồm:

•Quyếtđịnh–ghichéplạitấtcảcácthỏathuậnquantrọngđãđượcthôngqua.Mụcnàychỉcầnghilạiquyếtđịnhvàngườiđãraquyếtđịnhđó.

•Hànhđộng-nêurõnhiệmvụkiểmtrađượcgiaochomộtcánhântạicuộchọp.Mụcnàycầnghilạicáchànhđộng,cánhânchịutoànbộtráchnhiệmchonhiệmvụđóvàngàyhoànthànhnhiệmvụ.

•Cácghichúbổsung-tómtắtcácthôngtinbổsungcầnthiếtđểcungcấpbốicảnhchocácquyếtđịnhvàcáchànhđộngđãlưulại.Đượcdùngrấtíthoặcdùngrấtthậntrọng.

Bíquyết

Cầnchắcchắnrằngmỗicuộchọpđềuthôngbáochínhxácnộidungcần làmvàngàyhoànthànhcôngviệc–vàngườicómặttạicuộchọptiếpnhậnquyềnsởhữu.Nhữngđiểmcònmơhồsẽdẫntớithụđộngvàthấtbại.

Trongtrườnghợpcóthểcócácbiênbảngâytranhcãi,hãyđềnghịthôngquatrongthờigiandiễnracuộchọp.Cóthểsẽtẻnhạtmộtchútkhixemxétlạicácđiểmquantrọng–kểcảkhiđãđượcghichéplạihoặcđượctậphợplạiởcuốibuổi.Tuynhiên,điềunàyrấthiệuquảđểxácđịnhlạinhữnghiểubiếtchungvềvấnđềđãđượcthôngquavàcóthểsẽtiếtkiệmhànggiờgiảiquyếtnhữngbấtđồngsaukhikếtthúccuộchọp.

Chúngtôithấyrằngviệcbanhànhngaycácbiênbảnsẽtạorasựkhácbiệtlớnchokhảnăngcáchoạtđộngđượcthôngqua.Lýtưởngnhấtlàcôngbốngaytrongcùngngàyhômđó.Nhưchúngtôiđãnêu,lậpbiênbảnkhôngphảilàmộtcôngviệcnặngnhọcvàviệctrìhoãnnósẽlàmgiảmhiệuquảtoànbộvấnđề.Điềunàycũnggửiđimộtthôngđiệpkhôngđúngvềcamkếthànhđộngcủabạn.Định trước thờigiansaucuộchọpvới thưkýđểcôngbốcácbiênbảntrongkhiphiênthảoluậnvẫncònnguyêntrongtrínhớcủabạn.

Khiđãkịpthờicôngbốcácbiênbản,việctiếptheobạncầnlàmlàtheodõitiếnđộcáchànhđộngđãđượcthôngquavàtheosátchúngkhicầnthiết.Bạncầncómộtcơchếhiệuquảđểthựchiệnđiềunàyvàmộtcuốnnhậtkýhànhđộngcùngvớicuốnnhậtkýcácvấnđềvàrủirochínhlàmộtcôngcụhữuhiệu.

Bạnsẽmauchóngnhậnrarằngmộtbuổihọpchủđộngtiếptheosẽtạoramộtvòngquayđángtựhào.Mộtkhimọingườipháthiệnrarằngcáccamkếtcủahọtrongcuộchọpkhôngdễbịlãngquên,cónhiềukhảnănghọsẽchấpnhậnbấtcứvấnđềnàohọđãcamkết.Từđóvềsauhọcũngsẽsuynghĩkỹhơnđốivớicáimàhọđăngkýtạimộttrongnhữngcuộchọpcủabạn.

“Tíchtiểuthànhđại”

Bạnrấtdễbỏquahoặckhôngtậndụnghếtsứcmạnhcủacáccuộchọpnhỏ,thânmật.Hãynhớlạibạnđạtđượcnhữnggìtrongcácsựkiệníttrangtrọnghơn;cólẽlànhữngcuộcnóichuyệntìnhcờởhànhlanghoặctrongthangmáy.Mọingườicóvẻcảmthấythưgiãn,cởimởhơntrongmộtbốicảnhkhôngtrangtrọng.

Chúngtôikhônggợiýbạnnênápdụnghoàntoànphươngphápnàyđểgiảiquyếtnhữngthửtháchmàbạntìnhcờgặpphải,nhưngchúngtôithậtsựđánhgiácaoviệctậndụngthờigianđểquansátmọingười.Tấtcảnhữnggìchúngtôimuốnnóilàhãysuyxétnhanhvềtiềmnăngkinhdoanhtrongcáchoàncảnhnàyvàcómộtphươngpháphệthốnghơnđểkhaitháccáccơhội.Nhưcácbạnbiết,cácnguyêntắchộihọpcănbảncủachúngtôiđềucóthểmởrộngvàcóthểđượcápdụngchomọihìnhthứctừmộthộithảoquymôlớnđếnmộtcuộcthảoluậnchỉcóhaingười

Địnhnghĩa

Bấtcứthứgìlớnhơnmộtcuộcnóichuyệnphiếm,nơicómặtcủahaihoặcnhiềungườichínhlàmộtcuộchọp.

Phươngphápnàyđặcbiệtcóíchkhiápdụngchocácnhàquảnlýcấpcaohoặcnhữngngườimắcchứngsợhọphành.Nhữngnhàquảnlýcấpcaorấtítkhicóthờigianchonhữngcuộchọpkéodài,vàbạncóthểsẽphảitốnnhiềucôngsứcđểcóđượcsựhiệndiệncủahọ.Theokinhnghiệmcủachúngtôi,cóđượcmộtcuộchộingộtìnhcờhoặctựtạoranódễdànghơnnhiều.Hãychờđợicâuhỏithămquenthuộc“Dạonàycôngviệcthếnào?”vàđáplạibằngđiềumàbạnmuốn.Chúngtôichânthànhkhuyênbạnnêncómộtyêucầutrongđầu,mộtchứkhôngphảimộtloạt–nếuđòihỏiquánhiều,bạnsẽchẳngnhậnđượccáigì.Hãycoinhữngcuộchọp

nàygiốngnhưtìnhcờgặpmộtvịthầnmaymắn–ngườicóthểbanchobạnnhữngướcmuốnlớnlaonhưngsẽkhôngratayhànhđộngtrước.

Tuynhiên,cómộtlưuý:tránhkhôngđểmìnhmắcbẫy.Cáccuộchọpbấtthườngkhôngcầnđộchínhxácgiốngnhưnhữngcuộchọptrangtrọng.Bạncầncósựchuẩnbịhợplýnếubạnsắpthôngquamộtquyếtđịnhhoặchànhđộngnàođó.Hãytựhỏicáibạnmuốnđạtđượclàgì.Mụctiêuchínhxáccủabạnchovấnđềnàylàgìvàbiệnpháptốtnhấtnênlàmlàgì?Nếubạnkhôngcósựchuẩnbị,cuộchọpđặcbiệtcủabạncóthểtrởthànhmộtbướcthụtlùi.

Đồng thời, luôn chắc chắn rằngmọi vấnđềquan trọngđềuđược ghi lại cho lần tiếp theo.Thôngthường,bạnchỉcầnmộte-mailthânthiệnbaogồmnhữngđiểmquantrọngvừađượcthảoluận.Nếunhữngphiênthảoluậnnàykhôngđượcghilại,chúngsẽtrởnênphảntácdụng.

Bíquyết

Xemxétcáccuộchọptheođịnhkỳvàkiểmtraxemliệunhữngcuộchọpnàycócònthậtsựcầnthiết.Đừngđểmìnhrơivàocạmbẫykhitổchứccác"cuộchọpdựán"thườngkỳmàkhôngcólýdochínhđáng.

Tổngkết

Bạnđãtừngnghecâu:“Chươngtrìnhnghịsựđãrõràng,vàchúngtabắtđầuđúnggiờ.Chủtọalàmviệccótrọngtâmcònnhữngngườikhácđềuđónggópýkiến.Tạisaomọithứvẫnkhôngtheoýmuốn?”.Nguyêntắccầnthiếtđểđiềuhànhthànhcôngmộtcuộchọpkhôngkhónắmbắtnhưngcóthểsẽrấtkhóđểvậndụngthíchhợp.

Cáccuộchọpsẽđóngmộtvaitròquantrọngtrongdựáncủabạnvàđểtrởthànhmộtnhàquảnlýdựánxuấtsắc,điềuquantrọnglàcáccuộchọpnàyphảicóhiệuquảcao.Nềntảngchothànhcôngnằmởkhâuchuẩnbị.Hãychắcchắnbạnchọnchínhxácđịađiểmtổchứccuộchọpvớimộtchươngtrìnhnghịsựhiệuquảvàcóđượcsựthamgiacủanhữngngườimàbạncần.Đảmbảorằngcácvaitròtrongcuộchọpđãđượcbốtrítừtrước.

Khicuộchọpđangdiễnra,hãychúýxemchủtọa,thưkývàngườibấmgiờthựchiệncôngviệccủahọhiệuquảnhưthếnàothậmchíchínhbạnlàngườiđảmnhậnnhữngvaitròđó.Đảmbảorằngbạnđãthựchiệnđúngtheochươngtrìnhnghịsựvà tấtcảcáchànhđộng,quyếtđịnhquantrọngđềuđượcghichéplại.Khôngnênvộivàng,hãyxâydựnghìnhảnhcủamìnhnhưmộtngườichínchắntrongmọichuyệnchứkhôngphảimộtngườinhanhnhảuđoảng.

Cáccuộchọpkhôngchỉlàmộtphầnquantrọngcủakếhoạchquảnlýdựánxuấtsắcmàcònlà

cơhộiđểbạnthểhiệnvaitròcủamộtnhàquảnlýdựán.Nhiềungườisẽchỉthấyđượcbạnđanghànhđộngtrongsuốtnhữngphiênhọpnày.Nếucáccuộchọpcủabạnnghiêmtúcvàcótrọngtâm,bạnsẽkhôngchỉthuđượcnhữnggìbạnmuốnmàdanhtiếnglàmộtnhàquảnlýdựáncủabạncũngsẽđượcnângcaohơn.

Kếtluận

•Luônchútrọngđếnthờigiantrongkhâuchuẩnbịchocuộchọpđólàcáchduynhấtđểcóđượcmộtcuộchọpthànhcông.

•Mộtcuộchọpsẽchẳngđiđếnđâunếuthiếumộtchươngtrìnhnghịsựcóthôngbáovềmụcđíchvàmụctiêucủahộinghị.

•Tựđảmnhậnvaitròcủamộtchủtọatrongcuộchọpvàđảmbảorằngbạntìmđượcngườithíchhợplàmthưkývàngườibấmgiờ.

•Cuộchọptiếptheobắtđầubằngviệctạoramộtloạtcácbiênbảnđịnhhướnghànhđộngcósứcthuyếtphục.Hãycôngbốngaynhữngbiênbảnnày.

•Hãychuẩnbịsẵnsàngmọithứđểđảmbảobạnluôncóthểkiểmtranhữngquanđiểmhànhđộngcủahộinghị.

•Tómlại,hãytạoramộtvòngquayhiệuquảchocáccuộchọpcủabạn.Tạochomìnhdanhtiếnglàmộtnhàquảnlýdựánxuấtsắccóthểđiềuhànhtấtcảcáccuộchọptốtnhất.

8.CáckỹnănghỗtrợCuộcchơiphảitiếpdiễn

“Cóđượcnhữngcầuthủgiỏinhấtkhôngkhónhưngkhiếnhọcóthểchơicùngnhaumớilàvấnđề.”

CaseyStengel(1980-1975)

Mởđầu

Ngườitavẫnnóirằngđoànkếttạorasứcmạnhvàhầunhưtấtcảchúngtađồngýrằngviệcpháttriểnnhữngýtưởngmới,giảiquyếtcácvấnđềkhókhănsẽdễdànghơnrấtnhiềunếucóngườicùngchiasẻ.Nếuđượckếthợphiệuquả,tấtcảcácthànhviêntrongmộtnhómcóthểcùngđónggópkiếnthứcvàkinhnghiệmcủamìnhđểtạonênnhữngthànhtíchấntượng.

Đểcóthểkhaitháctiềmnăngcủalàmviệcnhóm,bạnphảilàngườihỗtrợ,tạođiềukiệnđểmọiviệcdiễnrathuậnlợi.Điềunàynghĩalàbạnphảicókhảnăngsửdụngkỹnăngđốinhânxửthếcủamìnhđểgiúpđồngnghiệpdễdàngcónhữngđónggóplớnnhấtchocôngviệcchung,cảvớitưcáchcánhânhaymộtthànhviêncủanhóm.

Bằngnhiềucách,bạnphảitạomôitrườnglàmviệctrêntinhthầnhợptác,tậpthể.Điềunàybaogồmrấtnhiềucôngviệckhácnhau,từnhữngviệcthườngnhậtnhưmộtđồngnghiệpbácbỏýkiếncủamộtngườikhác,haynhữngviệccốđịnhvớiquymôlớnhơnnhưcáccuộchọpdựán,hộithảo…Dùbằngcáchnàođinữa,mộtngườiquảnlýdựángiỏiphảibiếtcáchbiếnnhữngcáikhôngthểthànhcóthể,đưaranhữngcáchgiảiquyếtêmthấmnhất.Vìthế,mặcdùkỹnănghỗtrợthườngkhôngđượcđềcậpđếnkhimiêutảnhữngcôngviệctruyềnthống,chúngtôivẫncoinólàmộttrongnhữngnănglựctốiquantrọngcủamộtngườiquảnlýdựánxuấtsắc.

Bảnthânkỹnănghỗtrợđãlàmộtngànhhọcbiệtlậpbaogồmnhữngphươngphápvàcôngcụđặcthù.Mặcdùbạnkhôngcầnphảilàmộtchuyêngianhưngviệcbạncóđủnănglựcđểhỗtrợ,điềuhànhcáccuộchọphayhộithảodiễnrasuônsẻlàrấtcầnthiết.Chínhkhảnăngnàysẽtạonênsựkhácbiệt.

Cũnggiốngnhưnhữngkỹnănglàmviệcvớiconngườikhácmàchúngtôiđãđềcập,hỗ trợgiốngnhưmộtmônhọc,ởđónăng lực củabạn sẽđược cải thiệnnhờ thựchành, qua trảinghiệmvànhữngnghiêncứu.Ởđâymụcđíchcủachúngtôilàônlạinhữngkiếnthứccơbảnvề

tạođiềukiệndướigócnhìncủadựánđồngthờiđiểmlạinhữngphươngphápthựctếmàmọinhàquảnlýdựáncầnnắmvững.

Nhữngnhàquảnlýdựánvớitưcáchngườihỗtrợ

Một vài người kiếm sống chỉ bằngduynhấtmột công việc đó là hỗ trợ. Thông thườnghọkhôngphụthuộcdựánvàthườngkhôngphảilàngườicủacôngty.Họchỉxuấthiệnnhữnglúccầnthiết.Họthườngquenvớiviệcchủtrìnhữnghộithảoquantrọnghaynhữngcuộchọpcấpcao.

Tuynhiên,theokinhnghiệmcủachúngtôithìcórất ítcáctổchứchaycôngtythuênhữngngườihỗ trợriêng, làmviệc toàn thờigianvàchỉmộtsố ítmờinhữngchuyêngiađộc lậptrongcácdịpđặcbiệtkhicầnthiết.Thựctế,hầuhếtcáccôngtykhônghềsửdụngngườihỗtrợchínhthức.Cóthểbạnsẽrấtmaymắnnếucónhữngchuyêngianhưthếđiềuhànhnhữngsựkiệntrọngđạicủacôngty.Thôngthường,bạnsẽphảiđảmnhiệmcảvaitrònàyđồngthờivớiviệcđónggópcácýkiếnthảoluậnhữuích.

Chúngtakhôngcoiđiềunàylàcóvấnđề.MặcdùHiệphộicáctưvấnviêncóthểnhìnnhậncáchlàmviệccủachúngtarấtlạthường,chúngtavẫnmuốntựmìnhxửlýcácquytrìnhhỗtrợđểmọiviệcdiễnraêmthấm.Mộtngườiquảnlýdựánxuấtsắcluôncókhảnăngkhiếnmọiviệctrởnêndễdàngđồngthờicóđượclợithếrấtlớnkhikhônkhéohiểuđượcđiềugìcầnthiếtchothànhcôngcủadựán.Điềunàytốtchocảhaibên,đồngthờicôngtáctổchứchậucầncũngđơngiảnhơnrấtnhiều.

Nhữngsailầmmộtnhàquảnlýdựánkhôngnênmắcphải

Mộtnhàquảnlýdựánkỳcựuđượcđềnghịdànhmộtbàinóivề“Cácnguyêntắccơbảntronghỗtrợ”thuộcchươngtrìnhđàotạonộibộ.Hainhàquảnlýdựántrẻđượcchọnrađểgiúptrìnhbàycáctàiliệu-mộtcáchđàotạotrongđàotạo.Mặcdùhơicăngthẳngnhưnghainhàquảnlýtrẻđãkhởiđầubằngmộtbàithuyếttrìnhkháthànhcông.Đúnglúchọsắpnhườnglờichovịquảnlýđầykinhnghiệmthìcótiếngchuôngđiệnthoạidiđộngreo.Haichàngtraitrẻngỡngàngnhìnngườicốvấncủamìnhbướcrakhỏiphòngđểngheđiệnthoại.

Nhữngnhàquảnlýdựángiàukinhnghiệmkhônghẳnđãlànhữngngườixuấtsắctrongviệchỗtrợngườikhác.Nếubạnkhôngcókhảnăngthiênbẩm,bạnsẽcầnphảinỗlựcrấtnhiềuđểpháttriểnkỹnăngnày.

Mặcdùvậy,nhưchúngtôiđãnói,córấtnhiềuviệccầnphảihỗtrợchứkhôngriênggìviệcđiềuhànhcáccuộchọp.Thựctếthìvớitưcáchlàmộtngườiquảnlýdựánbạnphảiđảmbảomọiviệcdiễnrathuận lợi.Vídụ,bạnsẽcầnphảixử lýtranhcãigiữahai thànhviêncủanhóm,giốngnhưmộtphươngphápđểxâydựngmộtđộingũlàmviệchiệuquả.Tuynhiên,cóbatìnhhuốngdiễnrahàngngàytrongquátrìnhquảnlýdựánmàởđókỹnănghỗtrợcủabạntrởnênvôcùngcầnthiết,đólà:

1.Khicầnnhữngýtưởngmới.Vídụ,yêucầucủakháchhàngcầnphảiđượcđápứngngaykhidựánbắtđầu.

2.Khicóvấnđềcầnxửlý.Vídụ,độingũcủabạnđãsảnxuấtracácsảnphẩmlỗi,việccầnlàmlàtìmxemsaiởđâuvàkhắcphụcnhưthếnào.

3.Khibạncầntạorasựnhấttrígiữanhữngngườicóýkiếntráingượcnhau.Vídụ,khibạncómộtloạtcácmẫuthiếtkếtiềmnăngchodựánvàmỗimẫuđượcmộtvàingườiủnghộ,aicũngkhăngkhăngbảovệýkiếncủamìnhdẫnđếntranhcãigaygắt.

Trongphầncònlạicủachươngnày,chúngtasẽcùngtìmhiểucácnguyêntắccơbảnđằngsauviệchỗtrợ,quađórútramộtvàiphươngphápthiếtthựccóthểápdụngtrongmộtsốtìnhhuốngdựánphổbiến.

Cácnguyêntắccơbảnđểhỗtrợthànhcông

Bạnsẽcầnđếncáckỹnănghỗtrợtrongmọiloạitìnhhuống.Rấtmaylàchỉcómộtvàinguyêntắccơbảnluôngiúpbạnđưaranhữngquyếtsáchđúngđắn.Trongbấtkỳtrườnghợpnào,chúngtôikhuyênbạnhãyđặtrabốnnguyêntắccơbản,mỗinguyêntắcnàyđềucótínhquyếtđịnhthànhcôngcủaviệchỗtrợvàbạncầnxemxétkỹcàng.

Bốnnguyêntắchỗtrợcơbản

1.Vạchramộtquytrình.Tìmramộttrìnhtựhợplývàtincậyđểxửlývấnđềhoặcđưaraquyếtđịnhcầncó.

2.Khiếnmọingườicộngtácvớinhau.Tìmnhữngngườiphùhợpnhấtđồngthờitạotrạngtháiđầuócminhmẫnnhấtđểmọingườilàmviệccùngnhauhiệuquả.

3.Đưarathửthách.Đảmbảorằngmọiýtưởng,kếtluậnhayquyếtđịnhđềuđượckhảosátkỹlưỡngtrướckhiđượcchấpnhận.

4.Đưaramộtvàiýtưởngbanđầu.Khởiđộngmộtquátrìnhkhiởđóthiếunguồncảmhứng,hoặckhimọiviệcbắtđầukhôngsuônsẻ.

Vạchramộtquytrình

Việchỗtrợbắtđầuvớiviệctìmramộtphươngthứcthíchhợpđểxửlýmộtvấnđềnàođó.Vớiviệcchịutráchnhiệmtìmracơcấucủaquytrìnhthựchiệncôngviệc,bạnsẽhỗtrợcácđồngnghiệptậptrungcụthểvàođặctrưngcủacôngviệccầnlàm.Bạncũngcóthểhướngcácđồngnghiệptớikếtquảcuốicùngphùhợpvớimụctiêuđặtra.

Tráilại,hậuquảcủaviệckhôngthểđưaramộtquytrìnhthườngrấttốnkém.Sẽcórấtnhiềukhoảngthờigianquýgiábịlãngphíchỉđểtranhcãixemmọiviệcnênthựchiệnnhưthếnào.Xungđộtgiữanhữngcánhânthamgiatranhcãicóthểngaylậptứcảnhhưởngxấutớidựán.Tồitệhơn,cảnhómcóthểsẽlàmviệctheokiểuđượcchănghaychớ,lạcmấtphươnghướngvàkhiếndựánđivàongõcụt.

Quytrìnhbạnđưarasẽcungcấpmộtchuỗicácbướclogicđểgiảiquyếtvấnđềhayđưaraquyếtđịnh.Nósẽđượctìnhhìnhdựáncủabạnquyếtđịnhhoặccóthểchịuảnhhưởngcủavàichuẩnmựcnàođóhayđơngiảnđólàcáchlàmviệchiệuquảnhấtthườngthấytronglĩnhvựcdựáncủabạn.Tuynhiên,trướchếtnóphảiđơngiản,dễhiểuvàdễsửdụng.

Cómộtvàicâuhỏitrựctiếpbạncóthểthamkhảođểkiểmtraxemmìnhđãđưaramộtquytrìnhđúnghaychưa.

•Quytrìnhnàycóphùhợpđểxửlývấnđềhiệncó?Nócóphùhợpvớimụctiêuchungkhông?Đảmbảorằngcáchtiếpcậncủabạnphảihướngvàonhữngkếtquảđặtra.Cùngxemxétcácbướcvớimộtđồngnghiệpđểkiểmtratínhkhảthicủanó.

•Hướngtiếpcậnnàycóthựctếkhôngnếuxemxétsốlượngthànhviêncủanhómcũngnhưchấtlượngtừngthànhviênriêngbiệt?Hãysuynghĩchínchắnxembạncóđangphảilàmviệcvớimộtnhómngườichuyêngâyrắcrốihaykhông.

•Cócầnphảigiaotráchnhiệmcụthểđếntừngcánhânthamgiahaykhông?Bạncầntintưởngvàosựhợptáccủahọ,vìthếhãynóirõđiềunàytrướckhibắtđầu.

•Cónguycơnàocóthểkhiếnmọiviệckhôngdiễnrasuônsẻnhưkếhoạchhaykhông?ĐảmbảorằngbạnluônchuẩnbịphươngánBkhitrườnghợpxấuxảyra.

•Cácquytrìnhnàycódễhiểuvàdễlàmkhông?Thậtvôíchnếuđưaracáckỹthuậtđòihỏiphảicómộtkhóahuấnluyệnchuyênsâumớicóthểthựchiện.

Nhữngcâutrảlờichocáccâuhỏitrênsẽgiúpbạnhoànthiệnhướngtiếpcậncủamìnhhaycóthểthayđổitoànbộquytrìnhđãcócủabạnnếubạncònnghingờvềkhảnăngthànhcôngcủanó.

Khiếnmọingườicộngtácvớinhau

Khibạnđãquyếtđịnhđượccáchthứcbạnmuốnmọingườilàmviệcthìbướckếtiếpbạncầnđảmbảorằngđộingũcủabạnsẽlàmviệctrêntinhthầntậpthể,hợptácvàxâydựng.Chìakhóathànhcôngcủaviệcnàythườnglàkhiếnmọingườichủđộngthamgiacộngtácvớinhaungaytừđầu.Việctạođượcmốiquanhệhòahợpgiữamọingườilàrấtcầnthiếtnếukhôngbạnsẽgặpkhókhănchồngchấtvàlâudàisauđó.

Tăngcơhộithànhcôngcủamộtcuộchọp

•Mờiđúngnhữngngườicóliênquan.Bạncầnsựthamgiacủanhữngcánhânvớicáckỹnăngvàkinhnghiệmcầnthiết.Bạncũngcầnđểýđếntínhcáchcủahọnữa.Nhiệttình,cókỹnănggiaotiếptốt,cởimởcũngquantrọngkhôngkémgìnhữngýkiếnhay.

•Chọnđúngnhữngphươngpháphỗtrợ.Chọnnhữngphươngpháphỗtrợphùhợpvớinhữngtàiliệuvàconngườimàbạncó.Vídụkhicầnxửlýmộtvấnđềgâytranhcãi,hãylàmchotìnhhìnhbớtcăngthẳngbằngviệckhiếnmọingườisuynghĩtừgócnhìnthựctếvàlogic.

•Tạohứngthúvàgiúpmọingườithưgiãntừlúcbắtđầu.Cáchthứcphávỡsựimlặngsẽlàcáchtuyệtvờilàmchomọingườicảmthấythoảimáivàlậptứcthamgiatròtruyện,traođổi.Khiếnmọingườicùngnói,cùngsuynghĩvàcùngcười.

•Khuyếnkhíchmọingườiđónggópýkiếntừđầu.Hãyquansátxemcóaiđókhôngmuốnthamgiahaycảmthấyengạikhithamgia.Hãytìmcáchthểhiệnvớimọingườirằngbạnmuốnlắngnghequanđiểmcủatấtcả.Làmchonhữngngườicảmthấykhôngthoảimáilúcđầucóđủtựtinđểnóilênýkiếncủamình.Khẳngđịnhrằngkhôngcócâuhỏi,hayýkiếnnàolàngớngẩn.

Khôngthểtìmramộtcôngthứcđểmọiphiênhọphỗtrợđềukhởiđầuthuậnlợibởivìcórấtnhiềuyếutốliênquanchỉcóởtừngdựánriêngbiệt.Tuynhiêncómộtvàiphươngphápthiếtthựcđánglưutâmcóthểtăngcơhộithànhcôngcủamộtbuổihọp.

Nhântốcuốicùnggiúpmọingườilàmviệccùngnhauhiệuquảđólà:đừngbaogiờxemnhẹyếutốvuivẻ.Bạnphảiluôntìmcáchkhiếnnhữngcuộctraođổitrởnênthúvị,đôikhicóthểmangtínhgiảitrí,chỉcầnkhôngquábôngđùa.Hẳnchínhbạncũngtựthấysựkhácbiệtkhibạnđượclàmnhữnggìtạohứngthúchomình.Điềunàyđặcbiệtđúngtrongnhữngquytrìnhsángtạo.Bởivìthậtkhókhơinguồncảmhứngkhimàbạnđangcốchốnglạicơnbuồnngủ.

Đưarathửthách

Khimọingườibắtđầuhăngsaylàmviệc,họdễquátậptrungvàocôngviệcnênkhôngthểnhìnnhậnnhữngkhảnănghaylựachọnkhác;đặcbiệtnếucómộtsốngườicócátínhmạnhbắtđầuchiphối.Vìvậy,mộtnhàquảnlýdựántàibaphảiluônchuẩnbịsẵnsàngcáchthứclấylạicânbằngquaviệcthườngxuyênđưaracácthửthách.

Vớivaitròlàngườihỗtrợchomọiviệc,mộtđiềurấtquantrọnglàbạncầnđảmbảomỗiýkiếnhaykếtluậnđưaraphảiđượcquakiểmđịnhtrướckhitánthành.Bạnsẽcầnphảilàmviệcnàyhếtsứckhéoléovàmangtínhxâydựngnhằmgiữthiệnchícủangườithamgia.Nếuhọnhậnthấybạnđanggiúphọcảithiệnchấtlượngýkiếncủahọthìnhiềukhảnănghọsẽhợptáccùngbạn.

Thôngthườngmộtvàicâuhỏimởđượclựachọnkỹlưỡngsẽkhiếnđồngnghiệpcủabạnsuynghĩsâuhơnvềýkiếnhọđưara.Bạncóthểkhuyếnkhíchhọnhìnnhậnvấnđềhayquyếtđịnhđótừmộtgócnhìnkhác.Dànhthờigianđểxemxétcácmặthạnchếcũngnhưtíchcựccủaphươngánđượclựachọn.Xemxétcáclựachọn,giảiphápkhác,chodùýtưởngbanđầuđãrấttốt.Hãylàmchomọingườitrongnhómcómộtquanđiểmhoàntoànmớimẻ.Việcpháthiệnvàkiểmnghiệmsẽhiệuquảhơnrấtnhiềunếubạncóthểdễdàngsửachữanhữngthiếusót.

Thựctế

Khimộtngườinói:“Hãydànhvàiphútđểxemxétýkiếnquỷquáinày…”điềuđóthườngcó

nghĩalàhọkhôngtánthànhvớinhữnggìđangđượcthảoluậnnhưnghọkhôngthểtrựctiếpnóirađiềuđó.

Đưaramộtvàiýtưởngbanđầu

Trongphầnlớncáctrườnghợp,việchỗtrợchỉbaogồmđiềuhànhcácquátrìnhvàkhuyếnkhíchnhữngngườithamgialàmviệchếtkhảnăngcủahọ.Tuynhiêntrongmộtvàitìnhhuốngbạnphảitrựctiếpđónggópchoviệcthảoluận.Vídụ:

•Khicuộcthảoluậncầnđượckhởiđộnghoặckhinóquáphứctạp,cầncóđịnhhướngbanđầu.

•Khiquytrìnhsángtạođangđivàongõcụtvàcónguycơtrượtdốc.

Đôikhibạncầnchuẩnbịnhữngtưliệuđểcóthểmởđầucuộcthảoluận.Điềunàylàdomọingườithườngcảmthấylàmviệckhiđãcósẵnmộtýtưởngbanđầusẽdễdànghơnrấtnhiềusovớiviệcbắtđầutừconsốkhông,ngaycảkhiýtưởngđókhônghẳnđãlàmộtýtưởngtốt.Cầnnhớlàbạnchỉsửdụngýtưởngnàynhưmộtsựchuẩnbịmàođầuđểthảoluậnchứchưaphảikếtluậncuốicùng.Bằngcáchnàybạnsẽcóthểduytrìcảmhứngcủanhữngngườithamgiađónggópýkiến.Nguồncảmhứngnàyhoàntoàncóthểbiếnmấtnếuhọnghĩrằnghọvừalắngnghemộtviệcđãđượcquyếtđịnh(sựcómặtcủahọtrởnênthừathãivìmọichuyệnsẽkhôngbiếnchuyểngì).

Khôngphảilúcnàobạncũngcóthểchuẩnbịtàiliệutrước.Vớinhữngtìnhhuốngkhókhăn,haykhibạngặpthếbí,bạncóthểsửdụngmộtvàibíquyếtđơngiảnsau:

•Đưaragócnhìnmới.Làmmớicuộcthảoluậnbằngcáchkhiếnnhữngngườithamgianhìnnhậnvấnđềtừmộtgócnhìnkhác.

•Đổichủđề,bắtđầumộtchủđềmới.Tạmdừngvấnđềđangđượcbànluậnvàsẽquaytrởlạisaunếucầnthiếtkhinhữngcáiđầuđãtỉnhtáolại.Thayđổichủđềcũngcótácdụngkhôngkémgìmộtgiờnghỉ.

•Nghỉgiảilao.Thỉnhthoảngnghỉgiảilao10phútsẽkhiếnmọingườithoảimáihơn.Mộtquátrìnhsángtạothườngkhácăngthẳngvìthếmọingườicầnđượcthườngxuyênnghỉngơi,lấylạisứclực.

•Đừngphícôngvôích.Hãybiếtdừnglạikhitìnhthếquábếtắc.

Kỹnănghỗtrợtrongmọitìnhhuống

Cũnggiốngnhưviệctồntạicácnguyêntắchữuíchđằngsauviệchỗtrợ,cũngcórấtnhiềucácphươngphápthiếtthựcmàcácnhàquảnlýdựáncóthểsửdụng.Dùđiềubạnmuốnđạtđượclàgìbạncũngcóthểtinchắcrằngnhữngcôngcụhữuíchcóthểgiúpbạnđạtđượcnódễdànghơn.ThậmchíbạnkhôngcầnphảilàmộtthànhviêncủaHiệpHộicácnhàtưvấnđểsửdụngcáccôngcụnày.

Cóbaphươngpháphỗtrợđượcsửdụngthườngxuyênnhất.Cácphươngphápnàyvừađơngiản,vừahiệuquả.Chúngcũnglànhữngcôngcụtốt,phụcvụnhiềumụcđíchkhácnhau.

Bakỹnănghỗtrợhàngđầucủacácnhàquảnlýdựán

•Độngnão–mộtkỹnăngphổbiếnđượcsửdụngđểkhuyếnkhíchtạorarấtnhiềuýtưởngnhờkếthợptàinăng,kinhnghiệmcủacảnhómtrongmôitrườngthuậnlợicủacuộchọp.

•Đưaracácquyếtđịnhdựatrêncáctiêuchí–mộtkỹnăngđạtđượcnhữngquyếtđịnhchungcủacảnhómkhicórấtnhiềucáclựachọnkhácnhau.

•Phântíchnguyênnhâncốtlõi–kỹnăngtìmhiểutậngốclýdomộtviệcgìđóxảyra.

Cáckỹnăngnàycóthểđượcsửdụngtrongbatìnhhuốngdựánphổbiếnchúngtôiđãnhấnmạnhtrongphầntrướcđólà:pháttriểnýtưởngmới,giảiquyếtvấnđềvàđạtđượcsựđồngthuận.Chúngtôisẽmiêutảnhữngnétchínhvềcáchsửdụngcủamỗikỹthuậtnàytrongtừngtìnhhuống.Tuynhiên,bạnsẽsớmnhậnthấyrằngchúngđượcứngdụngrộngrãihơnnhiềuvàcóthểdễdàngkếthợptheonhiềucáchhiệuquảkhácnhau.

Tạoracácýtưởng

Ngườinghĩrakỹnăngđộngnão,chuyênviênquảngcáoAlexOsburne,đãcómộtcâunóinổitiếng:“Bácbỏmộtýkiếntồibaogiờcũngdễdànghơntìmramộtýkiếnmới.”Kỹnăng“độngnão”đượcdựatrênnguyêntắcnày.

Mụcđíchcủakỹnăngđộngnãolàtạorathậtnhiềuýtưởngđểlàmviệc,nhấnmạnhvàosốlượnghơnlàchấtlượng.Kỹnăngnàyđượcthiếtkếđểgiúptấtcảcácthànhviêntrongnhómđónggópýtưởng.Nócũngkhuyếnkhíchnhữngngườithamgiaxâydựngýtưởngcủanhau.

Kỹnăngđộngnãolàphươngpháptốtnhấtcóthểsửdụngkhibạncầnmộthệthốngýtưởngtoàndiệntrongthờigiantươngđốingắn.Nócòncólợithếlàcóthểđượcsửdụngvớinhómngườiíthaynhiều.

Nhữngchỉdẫnđơngiảnchokỹnăngđộngnão

1.Xácđịnhrõvấnđềhaycơhộiđangđượcthảoluận.Vídụ:làmthếnàochúngtacóthểmặccảđểgiảm20%ngânsáchxâynhà?

2.Yêucầunhữngngườithamgiađónggópýkiếncủamình.Mọiýkiếnđềuđượchoannghênhkểcảnhữngýkiếncóvẻkỳquặc.

3.Ghilạimọiýkiếnđónggóp.Khôngđượcphépthảoluậnhayđánhgiácácýkiến;khôngcóýkiếnnàobịbácbỏ.

4.Khuyếnkhíchmọingườixâydựngý tưởngcủamìnhdựa trêný tưởngcủanhữngngườikhác.

5.Tiếptụcchotớikhikhôngthểkéodàithêmnữa.

Kỹnăngđộngnãohẳnnhiênlàphươngthứchỗtrợđượcsửdụngrộngrãinhấtcũngnhưdễbịsửdụngsainhất.Lỗiphổbiếnnhất làchophépthảoluậnvàđánhgiácácýkiếnkhichúngđượcghilại.Điềunàycảntrởviệcnảysinhýtưởng.Mộtphầnthànhcôngcủakỹnăngđộngnãođếntừviệcmọingườiliêntưởngvàcónhữngýtưởngmớitừýtưởngbanđầu.Vìthếcầnnhấnmạnhnguyên tắc “không thảo luận” trướckhi bắt đầuquá trìnhđộngnão vàduy trìnguyêntắcnàytừđầuđếncuối.Chúngtathườngquantâmtớimộtbiếnthểhữuíchcủakỹnăngđộngnãotruyềnthống.Đôikhichúngtađềnghịnhữngngườithamgiaghilạitấtcảcácýkiếncủahọvàomộtmẩugiấy.Khimọingườiđãhoànthành,nhữngmẩugiấynàyđượcdánlêntường,cácýtưởnggiốngnhauđượcnhómlại.Cáchlàmnàyloạibỏmọikhảnăngtranhcãivềcácýtưởngtrướckhichúngđượcghilạivànhờđóngănviệccảnhómcùngsuynghĩvềmộtluồngýkiếnnàođó.

Mộtđiềuđángnhớlàkỹnăngđộngnãođượcsửdụngvớimụcđíchtạoraýtưởng.Nókhônggiúpchoviệcphântíchýtưởng.Vìvậy,ngaysauđóbạnthườngmuốncómộtphiênhọpđểsắpxếpvàđánhgiácácýtưởngvừathunhậnđược.

Thốngnhấtcácýkiến

Khiphảixemxétrấtnhiềuyếutốđốinghịchnhau,việccáccánhânđưaraquyếtđịnhcủahọthườngrấtkhókhănvàmấtthờigian.Điềunàyđặcbiệtđúngkhinhữngthuậnlợivàkhókhăncóvẻcânbằng,mọingườikiêntrìvớiýkiếncủamìnhvàxúccảmđãđượcđẩylêncaotrào.

Cácchỉdẫnđơngiản

1.Xácđịnhquyếtđịnhcầnđưara.Vídụ:Nênsửdụngloạihệthốngsưởiấmnàochongôinhàmới?

2.Làmrõvàmiêutảtấtcảcáclựachọncóthể.

3.Thốngnhấttiêuchítốtnhấtđểsosánhcáclựachọnnày,sauđóthốngnhấtmứcđộquantrọngtươngđốicủaviệcđánhgiácáctiêuchí–haygọilàquátrìnhcânnhắc.Vídụnhưphísửdụngquantrọnghơngấp3lầnsovớitiếnđộgiaohàng.

4.Xácđịnhđiểmsốchomỗitiêuchí.Vídụ:từ1đến10,1chotiêuchíyếu,5chotiêuchítrungbình,10chotiêuchítốt.

5.Yêucầumọingườithamgiachấmđiểmmỗitiêuchí.Đảmbảorằnghọnhấtquántrongcáchchođiểm.

6.Đốivớimỗitiêuchí,nhânlênđiểmsốnhómsauđócộnglạitấtcảcácđiểmsốvàtínhtoánđiểmtổngchomỗilựachọn.

7.Xắpxếpcáclựachọndựatrênđiểmsốcuốicùngvàsửdụngtrậttựđólàmcơsởđểđạtđếnsựđồngthuậnđốivớilựachọnmongmuốn.

Ngaycảnhữngnhàquảnlýdựánxuấtsắcnhấtcũngphảiđốimặtvớinhữngtìnhhuốngnhưthếnàytrongnhiềudựán.Thựctế,nếuđộingũcủabạnluônđồngthuậntrongmọivấnđềđượcđưarathìbạnđãcólýdođểbắtđầulolắng.Thôngthườngnhữngtranhluậnlànhmạnhsẽđiđếnmộtquyếtđịnhnhấtquán.Tuynhiêntrongmộtvàitrườnghợpmọichuyệnkhôngphảilúcnàocũngsuônsẻ,đólàlúccầnphảigiớithiệumộtmụctiêuchungvàmộthướnggiảiquyếtcótínhhệthốngđểđiđếnkếtluận.Điềuquantrọnglàphảilàmthếnàođểhướngtấtcảnhữngngườithamgiavàomộtquyếtđịnhnhấtquán,đượccảnhómtánthành.Chođếngiờ,kỹnăngchúngtôiưathíchnhấtchínhlàđưaraquyếtđịnhdựatrêncáctiêuchí.Phươngphápnàykháđơngiảnnhưnglạirấthiệuquả,dễsửdụng.

Điểmmạnhnhấtcủaphươngphápnàylànóchianhỏquytrìnhđưaraquyếtđịnhthànhcácbướcđơngiảnvàlogic.Nhữngngườithamgiasẽchẳngcòncớgìđểtranhcãirằngkếtquảkialàkhôngrõrànghaydựatrêncảmtính.Lílẽhợplínhấtlúcnàylàliệucáctiêuchíđangsửdụngđãhoànthiệnchưahaylàcácđiểmsốcầnđượcđiềuchỉnh.Kểcảkhikếtquảbanđầuđãđượcđưarathìviệcxemxétlạicáctiêuchíchẳngcógìlàsainếunhưnókhôngnhằmmụcđíchthayđổikếtquảcuốicùng.

Phươngánđưaraquyếtđịnhdựatrêncáctiêuchícũnggiúpgâydựngsựnhấtquánchung

theotừngbước.Đầutiênnhữngngườithamgiacầnphảiđồngthuậnvềcácyếutốthậtsựgâyảnhhưởngtớiviệcđưaraquyếtđịnh.Bảnthânbướcnàycũngrấtquantrọng.Saunữakỹnăngnàyđòihỏisựnhấttríđốivớiđiểmsốcủatừngcánhân.Vìthế,khikếtquảđượcđưarasaubướccuốicùng,khôngaicóthểphủnhậnlựachọncóđiểmsốcaohoặcthúcgiụccảnhómủnghộphươngáncóđiểmsốkém,nằmởcuốidanhsách.

Bíquyết

Trongquátrìnhxâydựngquanđiểmchung,đừngnêntựđộnglựachọnphươngáncóđiểmsốcaonhấtmàkhôngbànluậnlại.Xemxétlạikếtquảvàthảoluậnxemvìsaolựachọnnàylạicóđượcđiểmsốcaonhưvậytrướckhiđiđếnkếtluậncuốicùng.

Giảiquyếtvấnđề

Chỉcóbađiềuchắcchắntrongcuộcđờimỗiconngườiđólà:cáichết,nộpthuếvànhữngvấnđềnảysinhtrongdựán.Trongquátrìnhthựchiệndựánbạnsẽkhôngítlầnđứngtrướcnhữngtìnhhuốngtiếnthoáilưỡngnan,nhưngvấnđềlớnnhấtthườnglàviệcdễdàngđưaracáckếtluậnvộivã.Bạnphảivôcùngvấtvảđểxử lýnhữngvấnđềvụnvặt,khôngđáng lưutâmvìtrôngnócóvẻnghiêmtrọng.Điềunàycũnggiốngnhưviệclongạivềmộtvệtướttrêntrầnphòngngủtrongkhikhôngđểtâmđếnmộtlỗhổngtotướngtrênmáinhà.

Phântíchcănnguyênlàkỹnăngthậtsựhiệuquảđểtìmrabảnchấtcủavấnđề.Nógiúpphânbiệtgiữanguyênnhânsâuxavớicácbiểuhiệnbênngoài.Điềunàyvôcùngquantrọngchothànhcông lâudài.Làmộtnhàquản lýdựántàinăngbạnsẽcầnxử lývấnđềtậngốcchứkhôngphảichỉgiảiquyếtmộtvàilỗinhỏtrướcmắt.Việcphântíchcănnguyêncủavấnđềcóthểđượcthựchiệnởmứcđộphứctạpbạnmongmuốnnhưngchúngtôithíchphươngphápđơngiảndựatrênviệcđặtcâuhỏi“Tạisao”.

Cácchỉdẫnđơngiản

1.Viếtramộtbảnliệtkêchỉrõvấnđềcầnxửlý.Vídụ:Cácmảngvôitrêntrầnphòngngủđangbịbongra.Viếtcâunàylênđầubảng.

2.Hỏinhữngngườithamgiatạisaovấnđềnàylạixảyra?Khuyếnkhíchhọchútâmvàonhữngnguyênnhântrựctiếp.

3.Viếtcâutrảlờicủahọlênbảng,ngaydướicâunêuvấnđề.

4.Xemxéttừngcâumột,hãyhỏihọ“tạisao?”.

5.Viếtthêmcâutrảlờibêndướicáccâutươngứng.

6.Lặplạiquátrìnhnày.

7.Dừnglạikhibạnthấyrằngcácnguyênnhânđượclặplạinhiềulầnhoặcđólànhữngviệckhôngthểtránhtrongcuộcsống.Vídụ:bởingôinhànàyđã100tuổirồi.

8.Cùngnhữngngườithamgiaxemxétlạicănnguyênvàcùngthốngnhấtxemdựánnêndànhưutiênchonhữngyếutốnào.

Đểphươngphápnàyđạtđượcthànhcông,mộtđiềuquantrọnglàbạncầnbắtđầuvớiviệcđưaralờikhẳngđịnh,miêutảchínhxácvấnđề.Lờikhẳngđịnhđóphảimangtínhthựctế,kháchquanvàkhônggợiýhayámchỉgìvềnhữngnguyênnhânsâuxabêntrong.

Chúngtôiđãnhậnthấykỹnăngnàyluônlàmrõđượcnhữngcănnguyêncủavấnđề.Sauđóbạnvàđộingũcủamìnhcóthểlựachọnphươngánphùhợpvàíttốnkémnhất.Tuynhiênhãychúý:Đôikhiviệcxửlýnhữngnguyênnhânsâuxabêntrongsẽtốnkémhơnnhiềusovớiviệcgiảiquyếtcácbiểuhiệnbềngoài.Vìvậy,bạnphảihếtsứcthựctếvềmứcđộcủavấnđềbạnmuốnxửlý.Cóthểbạnchỉcầnthaymộtvàiviênngóithiếuthayvìsửalạitoànbộmáinhà.

Cáckỹnăngbổsung

Bakỹnăngmàchúngtôiđãmiêutảcungcấpchobạncơsởtuyệtvờiđểxửlýhầuhếtcáctìnhhuốngphổbiếncủadựán.Cóhailýdokhiếnchúngtôirấtthíchnhữngkỹnăngnàyđólàchúngbổsungchonhauvàrấtdễđượckếthợpcùngnhau.

Sẽcónhữngthờiđiểmchúngtacầnnhữngýtưởngmớinhưngmọingườicóquanđiểmkhácnhaukhicầnchọnranhữngý tưởngtốtnhất,khiđóbạncầnphải làmchonhữngngườicóquanđiểmtráingượcnhauđạtđượcsựđồngthuận.Trongvàitrườnghợpkháckhicóvấnđềcầnđượcgiảiquyết,bạnđãxácminhđượccănnguyêncủavấnđềnhưngđanglâmvàothếbí,chưa tìm rahướnggiải quyết.Bạn có thể xem tìnhhuốngnàynhưmột tìnhhuống cần cónhữngýtưởngmới.

Vídụ

Hãytưởngtượngbạnvừapháthiệnrarằngdựánxâynhàcủabạncónhữngchiphíphátsinhquálớnvàtìnhhìnhcòncóthểtrởnêntồi tệhơn.Nhómcủabạncầnphảitìmhiểurõcănnguyêncủavấnđềvàtìmcáchxửlý.

Bạnsẽkhởiđộngvớiviệcphântíchnguyênnhânsâuxacủavấnđềđểxácminhcácnhântốdẫnđếnnhữngtínhtoánsailầm.Saukhiđãbiếtđượccănnguyên,bạnsửdụngkỹnăngđộngnão–sửdụngtrítuệtậpthểđểtìmracácýtưởngnhằmxoaychuyểntìnhhình.Ngaykhibạnđãcótrongtaycáchướngxửlýtiềmnăngnhất,đểpháttriểnthêmmộtbướcnữabạnsửdụngkỹnăngđưaraquyếtđịnhdựatrên tiêuchíđểchọnrahaihoặcbaý tưởng tốtnhấtđểcảnhómcùngđánhgiá.Việckếthợpcáckỹnăngnàykhôngchỉmanglạisựthốngnhấtýkiếnmàcònrấtrõràng,mạchlạc,nhiềukhảnăngmanglạikếtquảnhưmongmuốn.

Saumộtthờigianbạnsẽngạcnhiênkhinhậnthấymìnhđangsửdụngkếthợpnhữngkỹnăngnàythườngxuyênđếnthếnào;đôikhibạnsửdụngnótheobảnnăngmàkhôngcầnsuynghĩ.Khibạnđãcóđủtựtinvớiviệcsửdụngcáckỹnăngchúngtôiyêuthíchnhấtnày,bạnsẽnhanhchóngnắmbắtđượccáccáchkháccóliênquan.

Tổngkết

Kỹnănghỗtrợnhằmgiúpchodựáncủabạncóthểsángtạokhicầnýtưởngmới,cóthểđạtđượccáckếtluậnkhicầnphảiđưarakếtluận,cóthểloạibỏmọitrởngạitrongquátrìnhthựchiện.Nhữngnhàquảnlýdựánxuấtsắcluônghinhớđiềunàyvìkỹnănghỗtrợvôcùngcầnthiếtvớihoạtđộngđiềuhànhdựánhàngngày.Chúngcũngrấtcầnthiếtkhicăngthẳngdiễnravàbạncầnphảikhiếnchomọingườihợptáctrởlại.

Trongbấtcứ trườnghợpnào,cómộtvàiquy tắcvàngcầnghinhớ.Trướchếtcần tậphợpnhữngngườithíchhợpnhấtvàcungcấpchohọmộtquytrìnhlàmviệccụthể.Sauđó,đảmbảorằngmọingườicũngthamgiađónggópýkiến,khôngchỉnhữngngườinóitonhất.Nếuđộingũcủabạnđangchútâmlàmviệcgì,hãygiúphọđưaranhữngkếtluậnđúngđắnvàđưaranhữngquyếtđịnhhợplý.Luônsẵnsàngtạonguồncảmhứngkhicầnvàhãylàngườikhởiđầumọicôngviệckhibạncóthể.

Nếubạnđãnắmrõcáckỹnăngđộngnão,phântíchcănnguyênvàđưaraquyếtđịnhdựatrêncáctiêuchí,bạnđãluôncótrongtaynhữngcôngcụhỗtrợthiếtthựcchobấtcứtìnhhuốngdựánnào.Hãysángtạotrongviệckếthợp,sửdụng linhhoạtvàbổsungcáckỹnăngnàyvớinhữngkỹnăngkhácmàbạnthấyhữuích.

Cáckỹnănghỗtrợchophépbạntốiưuhóahiệuquảlàmviệctậpthể.Đócũnglàcáccôngcụđểbạnxửlýcáctìnhhuốngkhókhănvềconngười.Vìvậymặcdùkỹnănghỗtrợkhôngxuấthiệntrongyêucầunghềnghiệp,hãyluyệntậpchămchỉvàbiếnnóthànhmộttrongnhữngkỹnăngcơbảncủabạn.

Kếtluận

•Bạnđãthànhcôngmộtnửakhicóthểđưaramộtquytrìnhlàmviệchợplý.

•Hãyluôngiữbênmìnhnhữngkỹnănghỗtrợđơngiảnnhưngrấthiệuquả.

•Tạokhôngkhívuivẻ,thúvịchomôitrườnglàmviệckhôngphảimộttộilỗi!Hãybắtđầuthảoluậnvớicách“phátanimlặng”thíchhợpvàsinhđộng.

•Tìmkiếmnhữngcơhộiđểthựchànhkỹnănghỗtrợcủabạn.Khônggìcóthểthaythếnhữngkinhnghiệmlàmviệctrựctiếp.

•Mộtnhàquảnlýdựángiỏilàmộtngườihỗtrợtàinăng.

9.TậndụngnhữngbàihọckinhnghiệmNhữngsaisóthữuích!

“Bạncầnbiếtcáchhọchỏitừnhữngsailầmcủangườikhácvìbạnkhôngsốnglâuđếnmứctựmắcphảitấtcảnhữnglỗilầmấy.”

SamLevenso(1911–1980)

Mởđầu

Cáchtốtnhấtđểtránhphạmsailầmlàkhônglàmgìcả.Hoặcbạncóthểdừngmãiởmứcđộkiểmnghiệm,thửnghiệmvàtránhmọirủirotheocáchđó.Tuynhiên,cảhailựachọnnàyđềukhôngdànhchomộtnhàquản lýdựán;mặcdùchúngtacũngđãtừngchứngkiếnmộtvàingườithửthựchiệnđiềunày.

Nếubạnmuốndựáncủamìnhhoạtđộnghiệuquảvàsángtạo,bạnsẽkhôngthểtránhkhỏimộtsốsailầm.Mộtkhibạnhọcđượccáchchấpnhậnnó,bạnsẽthấyrằngđiềuhànhmộtdựánkhônghẳn làviệctránhnhữngsai lầmbằngmọigiá,nó làviệchọchỏi từsai lầmđóvàtránhlặplạithêmmộtlầnnữa.Mộtnhàquảnlýdựánxuấtsắcsẽđixahơnthếbằngviệcrútrabàihọctừsailầmcủangườikhác.

Chúngtacũngcầnnhớrằngnhữngviệcđượcthựchiệnsuônsẻcũngẩnchứabàihọccủariêngnó.Đólànógiúptìmracáccáchlàmviệchiệuquả,bấtcứkhinàocóthểhãythúcđẩyvàlặplạinó.Minhchứngchođiềunàylànhữngnhàquảnlýdựántàinăngluônđượctrangbịnhiềuloạiýtưởng,kỹnăngcóđượctừnhữngdựántrước.Mặcdùkhôngphảilúcnàocũngđượcthừanhận nhưng điều này cũng tương đương với một phần của quy trình học từ những kinhnghiệm.

Cáchlàmchomọiviệcrốitunglên

•Chútâmvàonhữngsailầm.Kểtênvàchỉtríchngườigâyralỗilầmđó.

•Vơđũacảnắm.Tráchcứtấtcảmọingườikhicóaiđóphạmmộtsailầmngớngẩndùtrướckiahọđãlàmviệctốt.

•Xácminhchínhxáctớitừngchitiếtbiếncốxảyra.Khôngrútramộtkếtluậnbaoquáthơn.

•Càngnhiềucàngtốt.Khônggìcóthểthaythếchosốlượng.Mọiviệcdùnhỏnhấtcũngphải

đượcđềcập.

•Sửdụngnhữngbàihọckinhnghiệmđểgiảiquyếtmâuthuẫn,thùhằncánhân.

•Gửibáocáobàihọckinhnghiệmđếnkhắpmọinơi,nhấtlàđếnôngchủcủanhữngngườibạnghét.

Việctậphợpcácbàihọckhiếnbạnlãngphíthờigianvàcôngsứcđừngquêncáigiáphảitrảcholầnphạmsailầmđầutiên.Vìvậy,chodùcácbàihọclàmộtbướcquantrọngnhưnggiátrịnằmởchỗbạnphảitậndụngđượcnhữnggìvừahọc.Bạnsẽthấyrằngviệc“đầutư”củabạnmanglạilợinhuậnchỉkhibạncóthểtránhcácsailầmvàlàmtheophươngthứchànhđộnghiệuquảnhất.

Trongchươngnàychúngtasẽcùngxemxétxemvàothờiđiểmnàovàbằnghìnhthứcnàobạncóthểtìmkiếmnhữngbàihọckinhnghiệmchodựáncủamình.Chúngtacũngxemxétcácbướcquantrọngđểứngdụngnhữngbàihọcnàyvàothựctế.

Đặtmụctiêuthựctiễn

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, các tổ chức, công ty không giỏi rút ra các bài học kinhnghiệm.Chúngtôitừngchứngkiếnnhữngsailầmlặpđilặplạihếtdựánnàyquadựánkhác.Chúng tôi cũngquan sátđược rấtnhiều cơhộinhân rộngmôhìnhhoạtđộng tốtbịbỏ lỡ.Dườngnhưcáccôngtykhôngthậtsựmongmuốnvàchủđộngtrongviệcnày,thậmchíhọcóvẻmiễncưỡngkhirútranhữngbàihọctừkinhnghiệmđãtrảiqua.

Rấtnhiềucôngtykhôngdànhưutiênchoviệccảithiệnkếtquảcủamộtsốviệcđángrađãđượclàmtốthơnrấtnhiều,hoặcưutiênnhânrộngcácphươngthứchoạtđộngthànhcông.Thựctếthìkhoảngthờigiandànhchoviệcnàysẽbịxemlàkhôngmanglạihiệuquả,quáthừathãi.Ngườitachỉmuốnnhấnmạnhviệcthựchiệnchonhanhcôngviệchiệncó.

Mộtvàitổchứcđãthậtsựkhuyếnkhíchtìmkiếmcácbàihọckinhnghiệmnhưnghọlạikhôngthểthựchiệncácbướcquantrọngtiếptheođólàmởrộngthôngđiệpcủabàihọc,ápdụngnhữngkinhnghiệmđãthuđược.Đôikhiđiềunàylàdomọingườitinrằnghoàncảnhcủahọrấtriêngvìthếcácbàihọckinhnghiệmởđâuđókhôngthểmangvàoápdụngđược.Trongcáctrườnghợpkhác,đóđơngiảnlàhọkhôngbiếttrântrọngvốnkinhnghiệmvôcùngquýgiángaytrướcmắt.

Dùtrongbấtcứhoàncảnhnào,mộtngườiquảnlýdựánxuấtsắcphảibiếtrằngnhữngbàihọckinhnghiệmluônrấtcầnthiếtvàđánglưutâm.Córấtnhiềuđiềucóthểhọctừnhữngdựán

củachínhbạnvàcủangườikhácnữa.Nhữngkinhnghiệmấycóthểđượcápdụngngayvàcóhiệuquảtứcthì,hoặcítrabạnvẫncóthểdùngchúngchonhữngdựánkếtiếp.

Nhữngnhàquảnlýdựántàinăngphảilànhữngngườicócáinhìnthựctế.Họbiếthọkhôngthểthayđổicảthếgiớinhưnghọcóthểsửdụngmộtnguồnkinhnghiệmdồidàosẵncóđểhoànthiệnvàpháttriểncáchđiềuhànhcácdựáncủamình.

Khôngphảitấtcảcácbàihọckinhnghiệmđềutốtbởivìđôikhinhữngkinhnghiệmnàylạiphảnbáckinhnghiệmtrong tìnhhuốngkhác.Đôikhiđó làdochínhbạncảmthấyđiềuđóquantrọngvànỗlựchơn,đôikhichỉvìbạngặpmaymắn.Tuythế,đừngbaogiờnínthởchờđợikinhnghiệmđếnvànhìnnhậnnónhưmộtphầnquàmaymắn.

Nhữngsailầmmộtngườiquảnlýdựánkhôngnênmắcphải

Mộttổchứcđangxâydựngmộtchươngtrìnhđầythamvọngvàphầnđầucủakếhoạchđãđượcthựchiện.Nhữngngườiquảnlýdựánbắttayvàoviệctrướcnhậnthấyrằngcácđồngnghiệptheosauhọđangvấpphảirấtnhiềunhữngvấnđềmàbảnthânhọđãtừngphảixửlý.Vìvậyhọquyếtđịnhsẽchiasẻkinhnghiệmvàmờicácđồngnghiệpkiathamgiamộtbuổithuyếttrìnhvềnhữngbàihọckinhnghiệmhọtrảiqua.Tuynhiên,khôngmộtaithamdự.Họquábậnrộnvớinhữngcôngviệccủadựán.Kếtquảlàtronggiaiđoạnhaicủachươngtrìnhđómắcrấtnhiềusailầm,thiếusótmànhữngngườiđitrướcđãvấpphải.

Cóthểbạnsẽcảmthấyvôcùngkhóchịukhingườikháctừchốinhữngkinhnghiệmbạnmuốnsẻchia.Tuynhiênnếubạnđãlàmhếtkhảnăngthìđànhphảichấpnhậnthựctếnày.

Tạomôitrườnghọctập

Xuấtphátđiểmchoviệchọchỏitừnhữngbàihọclàtạoramộtmôitrườngdựánmàởđóviệcmắclỗikhôngphảilàđiềukhôngthểchấpnhận;mọingườisẵnsàngchungsứcgiúpđỡ,đưacôngviệctrởlạiđúngtiếnđộnhưcũmàkhôngthanphiền.Nguyêntắctươngtựđượcápdụngvớinhữngviệctiếntriểntốt.Bạnmuốnmọingườicùngsẻchiatấtcảnhữnglờikhuyên,cácmẹo,khôngmộtchútganhtị,giấugiếm.Mộtmôitrườngvănhóacởimởvàchânthànhdựatrênsựtintưởngvàtôntrọnglẫnnhauvốnluônlàmộtnhântốvôcùngcầnthiếtđểmanglạihiệuquảlàmviệcnhómcaonhất.

Trongkhithựchiệndựán,rấtcầnđảmbảođiềunày.Nếumọingườicảmthấykhôngthoảimáikhilêntiếng,bạnsẽphảirấtlâumớibiếtrằngđãcóchuyệnkhônghayxảyra.Đếnlúcđóviệcđưadựántrởlạiquỹđạocóthểsẽtốnkémhơnnhiềulầnthậmchícókhảnăngkhiếnchodự

ánđổvỡ.Tồitệhơn,mọingườicòncóthểchegiấusailầmmìnhphạmphải,sẽmấtnhiềuthờigianhơnnữachoviệctìmvàsửanhữngthiếusótấy.

Mộtđiềuquantrọngkhôngkémđólàmọingườitrongnhómdựánđềuphảithamgiađónggópchocácbàihọc,khôngchỉnhữngngườicóvaitròtrọngyếu.Vídụ,nhữngngườichỉlàmnhữngcôngviệckhôngmấyquantrọngchodựán,cóthểgọilànhữngvaiphụđôikhilạicóthểcungcấpnhữngcáinhìnrấtsâusắcvềmọiviệcmàngaychínhnhữngngườitrựctiếpthamgiakhôngnhậnra.Trongbấtcứtrườnghợpnàobạnsẽthấyrằngmỗingườinhìnnhậnsựviệctừmộtgócnhìnkhácnhauvàkinhnghiệmmàmỗingườirútracũngkhônggiốngnhau.Vìthế,đểcóđượcmộtcáinhìntoàncảnh,trọnvẹnbạncầnthôngtinphảnhồitừtấtcảthànhviênthamgia.Thậmchíviệcmờithêmnhàcungcấpvàkháchhàngcũnglàmộtýtưởngkhôngtồichútnào.

Làmthếnàođểđẩymạnhviệchọchỏitừnhữngsailầm

•Hãylàmộttấmgương.Hãyluôncởimờvềchínhnhữngsailầmbạngặpphảivànhấnmạnhbàihọcbạncóđượctừnó.

•Khuyếnkhíchsựchânthựcvàcởimở.Đưaranhữngphảnhồitíchcựckhithànhviêntrongnhómcủabạnnóivềsai lầmcủahọ.Việcđầutiêncầnlàmlàtậptrungxemxéthướnggiảiquyếtổnthỏa.Tìmrabàihọcsauđónhưngđừngphêphánngườiđãgâyrasaisótđó.

•Đừngbaogiờbỏ lỡcơhội thểhiệnquanđiểmcủabạn.Hãynóivớimọingườirằngviệcphạmsailầmkhôngphảilàdấuchấmhết.Điềuquantrọnglàphảihọchỏiđượcđiềugìtừđó.

•Nhấnmạnhđiểmtíchcựccủabàihọc.Hãytìmranhữngviệclàmthựctiễncóthểgiúpngănkhôngchosailầmxảyratrongtươnglai.Đừngquêntìmkiếmnhữngbàihọcthànhcôngcầnđượcnhânlên.

•Đảmbảomốiquanhệthânthiết,gầngũivớithànhviêndựán.Đôikhinhữngcáinhìnsâusắcnhấtlạiđếntừnhữngcuộctròchuyệnngoàihànhlang.

•Đừngbaogiờsửdụngnhữngbàihọckinhnghiệmnhằmchỉtríchmộtcánhânnàođó.Khôngnêndùngnhữngbàihọckinhnghiệmđểgiảiquyếtmâuthuẫncánhân.

Thờiđiểmtốtnhấtđểhọclàkhinào?

Thôngthường,việcnỗlựctìmkiếmnhữngbàihọckinhnghiệmcủanhómdựánchỉlàhànhđộngcuốicùngtrướckhidựánchínhthứcngừnghoạtđộng.Cóvẻkhôngcôngbằngkhinói

rằngviệcnàychỉlàthủtụcnhưngnócũngphầnnàogiảithíchnguyênnhâncórấtnhiềunhữngbáocáohữuíchlạibịlãngquên.

Mộtnhàquảnlýdựángiỏisẽkhôngđợiđếnkhikếtthúcdựánmớihànhđộng.Bạnnênsẵnsàngtìmkiếmnhữngcơhộiđểđưanhữngbàihọckinhnghiệmvàomọigiaiđoạncủadựán.Bằngcáchnàybạnsẽcóthểđưaranhữngđiềuchỉnhtứcthìvềcáchđiềuhànhdựán.Nócũnggiúpbạntìmracáchthứcđểmọithứănkhớpvớinhautheocáchcủamìnhchứkhôngbịépbuộctheohướngmànhữngkhủnghoảngchấtchồngđẩyđến.

Chúngtôibiếtrằngtrênthựctếbạncũngđãcórấtnhiềutrảinghiệmvàvìthếrấtkhótiếpthunhữngbàihọckinhnghiệmmới.Hãy luônsẵnsàngxemxétmọiviệc tiến triển theochiềuhướngquenthuộc,thườnglàxấuđi.Cóthểmộtvàinhàcungcấpliêntụctrễhẹnmộtvàingày,hoặcnhữngngườiđượcmờilạihủyhẹnvàophútcuối.Bảnthânmỗiviệcnàykhôngquáđánglongạinhưngnếuxéttổngthểthìđâycóthểlànhữngnguyênnhânsâuxanhấtcầnphảiđượcxửlýtứcthìđểđảmbảolợiíchcủabạn.

Thờiđiểmtốtnhấtđểthunhặtnhữngbàihọclàkhimọiviệctrởnêncựckỳtồitệhoặcvôcùngthuậnlợi.Bạnsẽthuđượclợiíchtứcthìnếubàihọcđóngaylậptứcđượcápdụnglại,nếukhôngbạncũngcóthểlưugiữnóđểsửdụngtrongtươnglai.

Bíquyết

Đừngchờđếncuốidựánmớitổngkếtnhữngbàihọckinhnghiệmthuđược,hãylàmviệcđóhàngngày.

Mặcdùchúngtôiđãnhấnmạnhtầmquantrọngcủanhữngbàihọckinhnghiệmtrongtừngbướcthựchiệndựán,vẫnnênđưaranhữngtổngkếtchínhthức,đầyđủ.

Gợiý

1.Khibắtđầumộtdựánmới.Ônlạinhữngbàihọckinhnghiệmtừcácdựántrướcđóvàthuthậpbàihọctừcácthànhviêndựán.Hãytínhxemnhữngkinhnghiệmtươngứngấysẽđượcsửdụngkhinàovànhưthếnàotrongdựánmới.

2.Khibắtđầumộtbướcmớitrongdựán.Xemlạinhữngbàihọcrútratừgiaiđoạntrướccủadựán.Kiểmtraxemcócầnchỉnhsửakếhoạchdựánđểtậndụngnhữngkinhnghiệmnàykhông.

3.Ngay trướckhidựánhoàn thành.Xemxétnhữnggìbản thânbạnhọcđượcvà thu thập

nhữngkinhnghiệmtừcácthànhviêntrongnhóm.Cóthểsẽquámuộnđểphụcvụchodựánhiệntạinhưngnósẽhữuíchchocácdựántrongtươnglai.

Nhữngbuổihọptổngkếtkhôngchỉcungcấpchobạnnhữngđánhgiá,bàihọcgiátrịmànócònnêubậttinhthầnchungcủadựán.Nhómcủabạnsẽthấyđượcbạnthậtsựnghiêmtúcvàđánhgiácaonhữngbàihọckinhnghiệmđó.

Cuốicùng,đừngchỉnghĩđếnnhữngbàihọckinhnghiệmkhibạncóthờigianrảnhrỗi.Khicóvấnđềxấuxảyrabạnphảichịuáplựcrấtlớnvàtựnhiênbạnsẽxếpviệctổngkếtkinhnghiệmxuốngcuốidanhsáchnhữngviệccầnlàm.Tuynhiên,đâycóthểlàthờiđiểmquantrọngnhấtbạncầndừnglạivàsuynghĩxemcóviệcgìđóbạnlàmchưađúngvàcầnphảithayđổihaykhông.

Thựctế

Việctổngkếtbàihọckinhnghiệmcuốimỗidựánthườngkhôngmanglạilợiíchtứcthìnhưngnócungcấpnhữngbàihọcvôcùnggiátrịchonhữngdựánsaunày.Quytrìnhnàynênđượcxemnhưmộtsựđầutưlâudài.

Nghệthuậtthuthậpbàihọc

Ngaycảkhibạnđãthànhcôngtrongviệctạoramộtkhôngkhícởimởvàcácthànhviêndựáný thức rõ vềnhữngbài học kinhnghiệm thì bạn cũng chưahẳn sẽ lập tứcđược lắngnghenhữngbàihọcđó.Độingũcủabạnsẽchỉtậptrungvàoviệcthựchiệnnhữngmụctiêutrướcmắt.Việcbạncầnlàmđólàpháthuykinhnghiệmvàkiếnthứctậpthểcủamọingười;vàđảmbảorằngnhữngbàihọckinhnghiệmđượclưugiữ.

Mộttrongnhữngmụctiêuquantrọngnhấtđó làhọcnhữngbàihọcthậtsự.Đừngchỉnhìnnhậnsựviệcởbềngoài.Nhữngtìnhhuốngdựánkhôngbaogiờgiảnđơnvàdễdàngnhưvẻngoàicủanóngaycảkhitoànbộthànhviêntrongdựánđãthốngnhấtquanđiểm.

Hầuhếtnhữngngườiđónggópthôngtinđềuchỉbiếtmộtphầnsựviệc.Rõrànglàbạnsẽthuđượcrấtnhiềuýkiếnkhácnhau,từnhữngýbiểuhiệnbềngoàitớinhữngcănnguyênsâuxaẩntrongđó.Khónhấtlàrấtnhiềungườisẽcócáinhìnthiểncậnvềbàihọckinhnghiệmcầnrútra,họxácđịnhrõràngrằngmộtngườinàođóđãmắclỗi.

Nghệthuậtđểthuđượcbàihọcđólàcânnhắckỹlưỡngvềsựviệcđãxảyra,sauđótìmracơsởđểcảithiệntìnhhình.

Nhữngnguyêntắccơbảnđểthuđượcbàihọckinhnghiệm

Córấtnhiềucáchđểthuđượcnhữngbàihọc,từviệctổchứccáchộithảođếnnhữngcuộctròchuyệnngoàihànhlang.Luôncómộtnguyênlýchungxuyênsuốttấtcảnhữngsựkiệnnàyđólà:Mọingườitìmranhữngbàihọccóthểsửdụnglạibằngcáchrútranhữngkinhnghiệmquý,cảtốtvàxấu.Vìvậy,mộtquytrìnhchungcầnđượcápdụng.

Cáchthuthậpbàihọc

1.Chọnngườithamgia.Xácđịnhxemailàngườicóthểđưarabàihọcquýnhất.Đảmbảorằngbạncónhữngquanđiểmđượccânnhắcvàhọcởimởtrongviệcđưaraýkiến.

2.Xácđịnhngườinghe.Luônbiếtrõailàngườinênnghenhữngbàihọckinhnghiệmnày.Nếunhữngngườiđóbaogồmcảnhữngngườingoàidựán,hãyxemxétxemđiềunàycóthểảnhhưởngthếnàođếnloạibàihọcbạnmuốnthuđượcvàcáchchúngđượcmiêutảnhưthếnào.

3.Nhậnbiếtthànhcôngvàthấtbại.Đặtmụctiêutổngkếtnhữngcôngviệcđãđượcthựchiệntốtvànhữngviệccóthểđượclàmtốthơn.

4.Pháttriểnbàihọcthuđược.Tìmhiểunguyênnhânsâuxavìsaomọiviệcdiễnratheocáchthứcnhưvậy.Nhấtquánvềnhữngviệcbạnsẽlàmlại,nhữngviệcbạnsẽlàmkhácđisaukhicânnhắckỹlưỡng.

5.Ghilạivàtổngkếtlạinhữngbàihọckinhnghiệm.Tổngkếtvàghiranhữnggìbạnvừahọcđược.Đảmbảorằngnhữngngườithamgiađónggópýkiếnđồngývớicáchghichép,miêutảcủabạn.

Vạchrõnhữngbàihọccóthểlàmộtquátrìnhkhácảmtính.Sẽrấtkhótạonhữngtiếntriểnnếunhữngngườithamgiađểcảmxúccánhâncủahọlấnáthoặckhôngthậtsựsẵnsàngđixahơnấntượngbanđầu.Đặcbiệt,bạncầnvượtquaxuhướngtrảlờiđơngiản,tếnhịthuậntheonhữngýkiếnđãđượcđịnhtrước.Mộtvídụnổibậtlàtấtcảcácvấnđềcủadựánđềuđượcđổchonhàquảnlýdựánthiếunănglực.Mộtýnghĩthậtđángsợ!

Vìthế,dùbạnđangđiềuhànhmộthộithảotrangtrọnghaychỉlàmộtcuộcgặpmặtthânmậtvớimộtvàiđồngnghiệp,bạnvẫnnênápdụngquytrìnhbàihọckinhnghiệmkháchquan.Điềunàyrấtcầnthiết.Bạnsẽthấynhữngkỹnănghỗtrợđượcnhắcđếntrongchương8rấthữudụngtrongtìnhhuốngnày.Việcđộngnãocóthểđượcsửdụngđểviếtradanhsáchnhữngviệcđượcthựchiệnổnthỏavànhữngviệckhông.Việcquantrọngsauđólàphânbiệtnhữngtriệuchứngbềmặtvànhữngvấnđềgốcrễdựatrênphươngphápphântíchcănnguyên.Cuốicùng,

kỹnăngđưaraquyếtđịnhdựatrêncáctiêuchísẽlàmộtcôngcụhữuíchđểchọnlọcnhữngbàihọcvàtậptrungvàocácvấnđềtrọngyếunhất.Cáchlàmviệcnàysẽgiúpmọingườilàmviệccùngnhauthậtkháchquanđểđạttớikếtquảmàmọithànhviênđềuchorằngđólànhữngđiềunênghinhớvàhọctập.

Nhữngphươngphápkhôngchínhthứcđểthuvềbàihọc

Cuộchọptổngkếtbàihọckinhnghiệmkhôngcầnthiếtphảilànhữngcuộchọplớn,đòihỏinhiềuthờigianvàcôngsứctổchức.Nhữngphươngphápkhôngquáquycủđôikhimanglạithànhquảlớn,thậmchícóthểrấtthànhcôngtrongviệctìmranguồngốccủavấnđề.Mặcdùđốivớimộtnhómngười,nhữngcuộchọptrangtrọngthườngtỏrahiệuquả,tuynhiênmộtvàicánhânlạidễdàngcởimởhơntrongnhữngtìnhhuốngthânmật.

Nhữngphươngphápthuthậpbàihọckinhnghiệm

•Khảosátbađiềutốtnhất:Khibạnđượcgiớithiệulầnđầuvớimộtngườisẽthamgiavàodựán,hãyhỏihọbalờikhuyênquýgiánhất.Đâylàmộtbướcrấthữuíchđểcóýtưởngbanđầukhikhởiđộngdựánhaybắtđầumộtgiaiđoạnmớicủadựán.

•Khảosátnhanhbanđầubằngthưđiệntử.Chọnramộtvàingườivàođúngvịtríđểđưarabàihọc,đâychínhlànhữngngườigiúpbạnthựchiệnnhiệmvụcủamình.Hỏihọxemđâulàđiềuquantrọngnhấtmàdựáncầntriểnkhaithêmvànhữngviệcgìcầnđượcthựchiệnkhácđi.Kỹthuậtnàyrấthữuhiệuvàomọithờiđiểmcủadựán.

•Tròchuyệnbênlề.Chọnramộthoặchaingườicóýkiếnđượcbạnđánhgiácao,sauđóhãycónhữngcuộctròchuyệnthânmậtvớihọ,trongkhônggianthoảimái.Nhữngcuộcchuyệntròtrựctiếpnàylàrấtlýtưởngchonhữngchủđềnhạycảmhaychủđềcầncónhữngđónggópthẳngthắn.

•Bàihọctừcácnhàcungcấp.Hỏinhữngnhàcungcấpcủabạnxemđiềugì thườngxảyrakhôngnhưmongđợiởnhữngdựánkháchọtừngthamgia.Hãyhỏixembạnnênlàmđiềugìđókhácbiệtđểtránhnhữngthiếusótấy.Hãyxemxétthựchiệnđiềunàykhibạnđangdựtrùhayphâncôngcôngviệcchobấtkỳngườinàokhôngphảithànhviêntrongnhómdựáncủabạn.

Lựachọncủachúngtôilàsửdụnghướngtiếpcậnlâudài,tổchứccáchộithảochuyênđềđểthuvềnhữngbàihọckinhnghiệmkhidựánsắpkếtthúcvàtạimọithờiđiểmtổngkếtchínhthức.Đồngthờichúngtôicũnggợiýsửdụngnhữngphươngphápkhôngchínhthứctrongquá

trìnhthựchiện.

Chúngtôithườnggọinhữngphươngpháptrênđâylànhữngbàihọckinhnghiệmthứyếu.Đólànhữngphươngphápđơngiản,khôngtốnkémmàbấtcứnhàquảnlýdựánxuấtsắcnàocũngđềuphảicókhảnăng thựchiện. Cũngbởi vìnhữngphươngphápnàykhôngquáphức tạp,chúngcóthểđượcthựchiệnnhưnhữngyêucầuhàngngày,khimàviệcthunhặtnhữngbàihọckinhnghiệmkhôngphảilàquyphạmhaybịphảnđối.

Chúngtôikhuyênbạnnênxemxétviệcghi lạinhữngbàihọckinhnghiệmnàyvàonhậtký,cùngvớicáchthứcvàthờiđiểmnóxảyra;giốngnhưviệcghinhậtkýcácnguycơhaycácvấnđề.Bạnnênghilạiđủthôngtinđểtrongtươnglaicóthểxemvànhớlạiviệcđãxảyra,việcbạnnênlàmkhácđihoặcnhânrộnglên.Khicuốnnhậtkýnàydàylên,nósẽcungcấpchobạnrấtnhiềunhữnggợiýhữuíchchocánhânbạncũngnhưrấtnhiềuýtưởngđểmangtớinhữngcuộchọptrangtrọnghơnvềbàihọckinhnghiệmvớicácđồngnghiệptrongnhómdựán.

Cáccuộchọptổngkếtbàihọckinhnghiệmchínhthức

Mặcdùnhữnglựachọnkhôngchínhthứccórấtnhiềuđiểmthuậnlợinhưngchúngtôivẫnrấtủnghộnhữngbuổitổngkếtbàihọckinhnghiệmtruyềnthốngcuốimỗidựán.Nếubạncóthểtậphợpnhữngđạidiệntiêubiểutrongsốcácthànhviêndựán,tạochohọtrạngtháitâmlýthíchhợp,họsẽkhuấyđộnglẫnnhauvàmanglạichínhxácnhữnggìbạnmongmuốn.Khiđó,sẽkhôngcòncáchnàokháctốthơnđểtìmrađiểmthenchốtcủanhữngviệcđãđượcthựchiệntốtvànhữngđiềucầncảithiện.

Giốngnhưởbấtcứcuộchọphayhộithảoquantrọngnào,ởđónhữngngườithamdựrấtkhácbiệt,nhữngýkiếnvàquanđiểmcủahọcũngkhônggiốngnhau,vìthếviệcchuẩnbịmọithứkỹcàngtrướcđólàrấtquantrọng.Cáchlàmviệctùytiệnsẽkhôngcungcấpcáinhìnsâusắcvềdựánvìvậysẽkhôngmanglạiíchlợigìchocảbạnvàdựán.

Cùngvớinhữngkỹnănghỗtrợtincậybạnđãcó,bạnsẽcầnthêmmộtvàimẹođểđảmbảonhững cuộc thảo luậnmang lại hiệu quả. Có hai cách chúng tôi ưa thích và được sử dụngthường xuyên. Chúng có thêm lợi thế là có thểhỗ trợnhau rất tốt, chophépbạn thayđổihướngtiếpcậnnếunhữngýtưởngtrởnênnghèonànngoàimongđợi.

•Cácchủthểcủadựán:conngười,cácquytrìnhvàcôngcụhoặcchấtlượng,cácnguồntàinguyên,thờihạn.

•Cácgiaiđoạncủadựán:thờiđiểmbắtđầu,yêucầuvàthiếtkế,thicôngvàkếtthúcdựán.

Bạncũngsẽthấynhữnggợiýnàyhữuíchtrongviệcsắpxếpcácbàihọcbạnthuthậpđược.

Miêutảbàihọc

Chodùbạnđãhoànthànhtốtcôngviệcthunhậnnhữngbàihọc,thànhcônghaythấtbạicủabạntrongviệcphổbiếnnóphụthuộcvàokhảnăngthểhiệnnótốtđếnđâu.Bạnphảiđảmbảorằngnhữnglờikhuyênbạnđưarachongườinghelànhữnglờikhuyêntốt,dễhiểuvàdễápdụng.

Chúngtôicóbaquytắcvàngchoviệcviếtracácbàihọckinhnghiệmnhưsau:

1.Bàihọcđóphảibaogồmnhữnglờikhuyêncụthể,hữuíchvàthiếtthực.

2.Cácbàihọcphảirútrakếtluậnvềnhữngviệcnênlàm.

3.Cácbàihọcnàyphảidễthamkhảođốivớitừngcánhân.

Bạnkhôngnhữngphảiđảmbảonhữngbàihọcđóngắngọnvàtậptrungmàcònphảiđảmbảorằngngườithamgiasẽkhôngbịchoángngợpvớihàngloạtcácluồngýkiếnkhácnhau.Nếukhông,họsẽkhôngthểnhớbấtcứđiềugìbạnnói.Hãythửtưởngtượngsựkhácnhaugiữaviệckhinhớmộtbàihọcduynhấtsovới100.Đểcókếtquảtốtnhấtthìsốbàihọckhôngnênvượtquá10,vàchắcchắnsốlượngbàihọcphảiíthơn20.Hãycânnhắcvàtậptrungvàonhữngchitiếtquantrọngnhất.

Thôngthườngsẽluôncósựhòatrộntựnhiêngiữacácloạibàihọckhácnhau.Mộtvàibàihọcsẽrấtđơngiản,ngắngọnvàcóthểđượcápdụngtứcthì.Nhữngcáikhácđòihỏinỗlựccaohơn,nhưngcũngmanglạiphầnthưởnglớnhơn.Mộtvàiphươngphápngắnhạn,nhưngmộtsốkhácphảiđượcthựchiệnthườngxuyên,liêntục.Nếucuốicùngbạnkhôngcóđượcnhữngkếthợpnhưthếnàybạncầnnhìnlạixemcóbỏquađiềugìquantrọnghaykhông.

Kểcảkhibạnkhôngcókếhoạchtuyêntruyềnrộngrãinhữngbàihọccóđược,chúngtôivẫnmuốnđềxuấtviệcghichéplạicácbàihọcđótheocáchnày.Nỗlựcchọnlọcvàmiêutảcácbàihọcđósẽgiúpbạntưduysâusắchơn.Bạnvàcảđộingũdựánsẽởmộtvịthếthuậnlợihơnđểgặtháiđượcnhiềulợiíchtừkinhnghiệmcủabạn.

Táisửdụngvàtuyêntruyềnbàihọc

Cáctổchứcthườngkhônggiỏihọchỏikinhnghiệm,bởivìngườitathườngkhôngsẵnlònglắngnghelờikhuyên,đặcbiệtlàkhinótựnguyệnđếntừmộttrongnhữngđồngnghiệp.Vìvậy,

dùbạnđãcótrongtayrấtnhiềubàihọcquýgiá,bạncóthừanhiệttình,thìhãyvẫnluôncócáinhìnthựctếvềkếtquảmàbạncókhảnănggiànhđược.Ngaycảnhữngnhàquảnlýdựánxuấtsắccũngphảichấpnhậnnhữngthànhcôngkhiêmtốnkhitruyềnthụbàihọckinhnghiệmmàhọrấtkhónhọcmớicóđược.

Cómộtđiềuchắcchắnlàviệcchỉđơnthuầngửicácbàihọcđóquathưđiệntửvớilờinhắcnhởthânthiệnđềnghịcácđồngnghiệpxemxétvàhọchỏicáckinhnghiệmđósẽkhôngmanglạigì.Thậmchí,bạncóthểvôtìnhgâyphảntácdụngkhikhiếnmộtsốngườinghĩrằng:“Anhchàngnàylàaimàlênmặtdạymìnhphảilàmviệcthếnào?”

Bíquyết

Hãytìmkiếmnhữngcơhộiđểchuyểnnhữngbàihọcbạncóđếntayngườikhác.Việcđưaralờikhuyênsẽdễdànghơnrấtnhiềunếubạnquansátthấymộtnhàquảnlýdựánkhácđangvậtlộnvớitìnhhuốngkhókhănmàbạntừngphảixửlýtrướcđó.

Hãybắtđầutạinhàbạn

Cácnhàquảnlýdựándùgiỏihaykhôngđềukhôngthểđượcđánhgiábằngkhảnăngtruyềnthụbàihọctớingườikhác.Vìthànhcôngtrongsựnghiệpcủachínhbạn,mộtđiềuquantrọnghơnnhiềuđólànhữngbàihọcđóđượcthểhiệntrongnhữngthayđổitíchcựctrongcáchbạnđiềuhànhdựáncủamình.Chẳngcógìphảibănkhoăn,bạnlàngườicóđượclợiíchtrướctiên,tấtcảnhữnglợiíchkhácchỉgiốngnhưphầnthưởngbổsungmàthôi.

Theokinhnghiệmcủachúngtôi,sailầmhaygặpphảinhấtđólàkhôngdànhthờigianđểxemxétkỹnhữngbàihọckinhnghiệmđãcókhikhởiđầumộtdựánmới.Dựánđượckhởiđầutrongkhinhữngsaisótvàcácthànhcôngtrướcđókhônghềđượcnhắclại.Chínhtạithờiđiểmkhởiđầumộtdựánmớinàylàlúcnhữngkiếnthứcvàkinhnghiệmbạnđãcótrướcđónênđượcsửdụngtốtnhất.Hãyđảmbảorằngbạncóthểtậphợpmọithànhviêncủadựánvàdànhramộtbuổiđểnhìnlạinhữngbàihọcvàliênhệnóvớidựánhiệntạibạncó.

Mộttrongnhữngkhókhănlớnnhấtcủangườiquảnlýdựánđólàviệcliêntụctìmkiếmvàrútranhữngbàihọcmỗingày.Lợiíchlớncủaviệcnàylàbạncóthểnhanhchóngcóđượcnhiềuthuậnlợi.Saumộtthờigian,việcnàytrởthànhmộtkỹnănghìnhthànhnhờluyệntập–kỹnăngđiềuchỉnhcáchthứctiếnhànhdựándựatrênkinhnghiệm.

Cómộtvàicáchđểbiếnviệcthuthậpnhữngbàihọckinhnghiệmthànhviệclàmhàngngàycủadựán.Lựachọncủachúngtôiđólàkếthợpnóvớitậpnhậtkýghichépnhữngvấnđềvà

rủiro;khiđóbạnsẽphảithườngxuyênnghĩvềtìnhhuốngxấucóthểxảyra,haynhữngđiềutồitệđãxảyđếnrồi.Sẽlàmộtbướctiếnnhonhỏnếubạnxemxétnhữngviệccóthểđượclàmtốthơntronglầntớikhimọiviệctiếntriểnkhôngnhưmongmuốnhayghichéplạinhữngphươngánhànhđộngthànhcôngkhimàrủironằmởngaycạnh.

Tránhnhữngcạmbẫylớn

Tậphợpcácbàihọcnênlàmộtviệclàmtíchcực.Tuyvậynếuquáchútrọngvàonhữngđiểmcầncảithiện,khôngkhícóthểsẽtrởnênảmđạm.Thànhviêndựánsẽbịámảnhbởinhữngtrởngại,khókhăntrongviệcthựchiệndựánvàtạoracảmtưởngrằngmọithứđềuđangđichệchhướng.Trongmộtvàitìnhhuốngtháiquá,ngaycảnhữngdựánrấtthànhcôngcũngcóthểbịchỉtríchdoganhtịtrongnhữngcuộchọptổngkếtkinhnghiệm,khiếnthànhcôngkiatrởthànhthấtbại.

Đểtránhđiềunày,phảinhắcmọingườirằngnhữngbàihọcđượcđưaravớimụcđíchtíchcựcchứkhôngphảitiêucực.Đảmbảorằngnhữngngườiđónggópýkiếncũngdànhthờigianđểsuynghĩvềnhữngviệclàmthànhcôngcủadựán.Hãytạorakhôngkhítíchcựcbằngcáchkhởiđầuvớimộtsốthànhcônglựachọnthậtkhéo,cáchnàycũngkhiếnmọingườicóthểthưgiãn.Sauđósẽkếtthúcbằngmộtvàibàihọcquýgiá,đượcnhấnmạnh.Hãynhớrằngđâyrấtcóthểlàcuộchọpmặtcôngkhaicuốicùngcủađộingũdựánvìthếđểlạimộtấntượngcuốicùng,tíchcựccũngquantrọngkhôngkémviệcthunhậnđượcnhữngbàihọckinhnghiệm.

Trongmộtvàitrườnghợp,việchọptổngkếtkinhnghiệmcóthểđượcxemnhưlàmộtphươngánkhéoléođểphêbìnhmộtvàingườinàođó,đặcbiệtnếungườiđókhôngphảithànhviêndựán.Việclàmnàysẽgâyphảntácdụng,cầnphảituyệtđốikhôngthựchiện.Kểcảkhibạnkhônghềcóácývớibấtcứai,bạncũngkhôngnênnêutêncáccánhâncụthểhaycácsựkiệncụthểtrongdựán.Nhữngbàihọctổngquát,khôngmangyếutốcánhânlàvôcùngquantrọngvàcóứngdụngthựctế.

Hãybắtđầuvớiviệcxóabỏtêncánhân,nhữnghànhvicụthểmàthayvàođólànhữngnguyênnhânsâuxa.Vídụ:Bạnnênnói:“Hãyđặttrướctấtcảnhữngnguyênvậtliệumàngườibányêucầuvàsắpxếpgiaohàngmộttuầntrướckhihọchínhthứcbắtđầucôngviệc”.Trongkhiđócáchnóinhưsaulàhoàntoànkhôngphùhợp:“NormanNobrainsđãquênkhôngđặtmuađinhchothợmộcvàhọđãphímấtmộtbuổisángđểchờchuyếngiaohàngkhẩncấp.”

Lờikhuyêncuốicùngcủachúngtôiđểtránhnhữngsailầmchínhđólà:Hãyđềcaochấtlượngthayvì số lượng.Mộtnhàquản lýdựán tàinăngsẽchú tâm tìmkiếmnhữngbàihọckinh

nghiệmthậtsựquantrọng,nhữngbàihọcnổibậthẳnlênsovớinhữngbiếncốnhonhỏcủabấtcứdựánnào.Nếubạnđãthunhậnđượcnhiềubàihọckinhnghiệmtrongquátrìnhthựchiệndựánthìviệctiếptheolàđảmbảorằngbạncùngđồngnghiệpsẽcùngxemxétlạichúngvàchọnranhữngbàihọcđắtgiánhất.Nếunhữngbàihọckinhnghiệmđượcrútratrongmộtcuộchộithảo,hãyđểtấtcảmọingườinghỉngơikhichínhbạnthấyrằngbạncónguycơkhôngcònbàihọcgìđểrútkinhnghiệmnữa.

Tổngkết

Chúngtôiđồngýrằngcáchthứctổngkếtkinhnghiệmtruyềnthốngcóvẻlàmộtviệclàmvôíchvàmấtthờigian.Nêubậtvàquảngcáonhữngsailầmbạnmắcphảimàkhônglàmgìthêmnữachínhlàviệclàmvôíchnhấtvàthậmchílàtựsát.Tuynhiênmọiviệckhôngphảilúcnàocũngdiễnratheochiềuhướngấy.Việcxửlýkhéoléoquytrìnhtổngkếtkinhnghiệmsẽthểhiệntàinăngcủangườiquảnlýdựán.

Đầutiên,nhữngbàihọckhôngphảilúcnàocũngchỉcósailầm,nócònbaogồmcảnhữngviệcbạnđãlàmtốt.Vìmộtvàilýdolạlùngnàođó,độingũdựánthườngcóxuhướngchỉranhữngsailầmdùnhỏđếnmấytrongkhilạingạinóivềnhữngviệclàmtốt.

Tậphợpnhữngbàihọckinhnghiệmđòihỏithờigianvàsứclực,tuynhiênnếuchỉdừngởđóthìthậtvôích.Bấtkểnhữngbàihọcđócóthâmthúyvàkhéoléođếnđâu,nóchỉpháthuytácdụngkhiđượcđưavàothựctế.Chỉcómộttiêuchíduynhấtchoviệclựachọnbàihọcđólà:Nósẽhữuíchnhưthếnào?Vấnđềkhôngnằmởchỗbạncómộtbáocáochitiếtmàởviệcbạnlàmgìvớinhữngbáocáoấy.

Đểnhữngbàihọcnàyđượcsửdụngthànhcông,cácdựáncầnmộtmôitrườngvănhóalànhmạnh, không đổ trách nhiệm cho ai, việc phạm sai lầm không phải là điểm kết thúc. Môitrườngấyphảikhuyếnkhíchsựđổimớivànhữngviệc làmtốt.Hãygiúp thànhviêndựántránhxanhữnghiềmkhíchcánhân.

Rấtnhiềunhàquảnlýdựáncònnghingờhiệuquảcủaviệctìmravàsửdụngnhữngbàihọckinhnghiệm.Chúngtôichorằngbạnsẽngạcnhiêntrướckếtquảtứcthìmànómanglại.Hãynhómhọpcácthànhviêndựáncủabạnngaytronghômnayvàđặtcâuhỏi:“Cácbạncógiảiphápnàotốthơnkhông?”Sauđó,hẳnsẽkhôngcầnaikhácthuyếtphụcbạnvềlợiíchlâudàicủanó.

Kếtluận

•Sựsợhãi,quykết,tráchcứvàchegiấukhôngchỉlànhữngnhântốcảntrởviệcthuthậpkinhnghiệmmàcònlàmđảolộnmọimặtcủadựán.

•Đừngtránhphạmphảisailầmbằngmọigiá.Hãyđảmbảorằngbạnkhôngbaogiờlặplạisailầmđãmắcphải.

•Hãyvuivẻ.Đừngquênrằngvẫncónhữngviệcđượcthựchiệnrất tốttrongdựán.Chúngcũngquantrọngkhôngkém.

•Đừngchỉchútrọngvàocácphươngphápchínhthức,nhữngkỹxảonhỏcũngrấtquantrọng.

•Khôngcầnthiếtphảitruyềnđạtbàihọckinhnghiệmbằngmọicách.Hãytậptrungsửdụngnhữngbàihọcnàychochínhmìnhtrước.

10.HànhtrìnhtớiquảnlýdựánthànhcôngThắtchặtdâyantoàn!

“Chỉnhữngkẻngốcnghếchmớithểhiệnsựxuấtsắcngaytừđầu”.

OscarWilde(1854––1900)

Điềugìkhiếnbạntỏasáng?

Điềugìkhiếnmộtnhàquảnlýdựántỏasáng?Chúngtôitinrằngnóbaogồmcácyếutố:Hiểubiếtcáckỹnăngquảnlý,khảnăngđốinhânxửthếvàquyếttâmkhôngngừnghoànthiệnmình.Sựkếthợpvàcânbằngcủacáckỹnăngnàysẽdẫnđếnmộtđặcđiểmđặcthùđólà:luônhoànthànhxuấtsắcnhiệmvụquảnlýdựán.

Nhữngnhàquảnlýdựánxuấtsắcthườngthíchchọnnhữngdựánthuộcchuyênmôncủahọ,nhữnglĩnhvựchọhiểubiếttườngtận.Điềunàymanglạichohọrấtnhiềulợithế:Giúphọlênkếhoạchchodựán,giànhđượcsựtôntrọngtừcácthànhviêndựánvàtránhnhữngsailầmthườnggặp.

Đểtrởthànhmộtnhàquảnlýdựángiỏi,bạnkhôngnhấtthiếtphảilàmộtthiêntài,nhưngcómộtđiềuchắcchắnlàbạncầnhọchỏivàlàmtheonhữngcáchlàmthànhcông,xâydựngcácmốiquanhệcôngviệctốtvàsẵnsàngtìmkiếmnhữngbàihọcngaytrongquátrìnhlàmviệc.

Nhàquảnlýdựángiỏilàngười…

•Thànhthạonhữngkỹnăngquảnlýdựánchính.Họbiếtcáchlậpkếhoạchchắcchắnvàđángtincậychodựán.Họcókhảnănglườngtrướcvàxửlýhiệuquảnhữngbiếncốkhônghaytrongquátrìnhthựchiệndựán.Họthôngthạoviệclậpkếhoạchvàquảnlýcácnguồnlực,đảmbảonhữngviệchọlàmđềuđápứngyêucầumongmuốn.

•Giỏiđốinhânxửthế.Họlàngườilãnhđạođộingũdựán,hỗtrợcácthànhviênkhácmanglạithànhcôngtừngngày.Họcũngbiếtcáchđiềuhànhhiệuquảcáccuộchọpvàhộithảo.

•Luônsẵnsànghọchỏi.Họnhậnthấyrằngmọiviệcluôncóthểđượclàmtốthơn.Họsửdụngnhữngkinhnghiệmbảnthânvàkinhnghiệmcủangườikhácđểpháttriểnnănglựccủamình.

Sẵnsàngđónnhậnthànhcông

Mộtnhàquảnlýdựángiỏiluônýthứcđượctầmquantrọngcủaviệcchuẩnbị.Ýthứcđóthểhiệntrongmọiviệcanhtanóihaylàm,chodùnólànhữngkếhoạchđểđươngđầuvớinhữngnguycơxấuhayviệctínhtoánmộtlíchlàmviệchợplýchomộtcuộchọp.

Nhữngnhàquảnlýdựángiỏiluônđảmbảorằngdựáncủahọđượcxâydựngtrênnềntảngvữngchắc,chodùhọđangrấtcầnphảibắttayvàocôngviệcthậtsự.Đôikhi,nóivẫndễhơnlàm.Bạncầnphảilàmộtngườirấtbảnlĩnhđểcóthểcóđượcsựchuẩnbịcầnthiếtkhiđangchịuáplựcphảilàmviệcngaylậptức.

Mộtphầnrấtquantrọngtronggiaiđoạnchuẩnbịđólàphảitìmhiểurõ:điềugìsẽkhiếnkháchhànghàilòng.Nhữnghiểulầmdùnhỏcũngcóthểdễdànggâyranhữngkhácbiệtrấtlớnvềđiềuđượcmongmuốn.Mộtnhàquảnlýdựángiỏisẽphảinỗlựctừrấtsớmđểtránhtạoramộtquảbomnổchậm.

Thựctế

Cácdựánkhôngthấtbạiởgiaiđoạnkếtthúc.Ngaycảkhicóvẻnhưthế,nguyênnhânsâuxacủathấtbạichắcchắncósớmhơnrấtnhiều.

Pháttriểnnhữngthóiquentốt

Quảnlýdựánchínhlàquảnlýconngười.Nhữngngườiquảnlýdựángiỏisẽbiếtcáchkhaitháctốiđakhảnăngcủatừngthànhviêntrongnhómđồngthờigiànhđượcsựtôntrọngtừkháchhàngvànhàcungcấp.Tháiđộvàhànhvicủabạnlàmộtphầnquantrọngquyếtđịnhthànhcônghaythấtbại.

Bảythóiquencủanhữngnhàquảnlýdựánxuấtsắc

1.Tậptrungvàogiảiquyếtvấnđề.Khibạngặpphảivấnđềgìđó,đừnghoảngsợ,hãyđếmtừmộtđếnmười.Sauđónêndànhưutiênchoviệcxửlývấnđềđóthayvìtìmmộtngườinàođóđểquytráchnhiệm.

2.Thamkhảođểtựđưaraquyếtđịnh.Thamkhảoquanđiểmcủatấtcảthànhviêndựánđốivớinhữngquyếtđịnhquantrọngnhưngluônchuẩnbịsẵnsàngđểtựđưaraquyếtđịnhcuốicùng.

3.Luônhướngsựtậptrungvàokháchhàng.Hãycốgắngnhìnnhậnmọiviệctheoquanđiểmcủakháchhàng.

4.Đàmphánđểcảhaibêncùngcólợi.Khitiếpxúc,hãyđảmbảorằngmọingườithamgiađềuthuđượckếtquảtíchcực.

5.Khiếnmọingườilàmviệchếtkhảnănghọcó.Đừngloạibỏnhữngngườilàmviệckémvàđảmbảorằngnhữngngườixuấtsắcnhấtduytrìđượckhảnănglàmviệccủahọ.

6.Thườngxuyênquansátđểđiềuchỉnhvàpháttriển.Đừngngủquêntrênchiếnthắng.Hãyluôncởimởvớinhữngviệcbạncóthểlàmtốthơnngaycảkhimọiviệcđềutiếntriểnđúngtheokếhoạch.

7.Hãylàmộttấmgương.Nóiđiđôivớilàm,hãyđạttớitiêuchuẩnmàbạnmongmuốnngườikhácthựchiện.Đólàcáchtốtnhấtđểtruyềnbáthôngđiệpcủabạn.

Chúngtôikhôngkhuyênbạnthayđổitoànbộcáchlàmviệccủamình.Bạncókhảnăngtạonhữngthóiquennàykhôngmấykhókhăn.Đốivớimộtvàinhàquảnlýdựánviệckhiếnmọingườitrongnhómpháthuyhếtkhảnăngcủahọlàđiềurấtdễdàng.Mộtvàingườikháccầnthayđổicáchlàmviệccủamìnhchođếnkhinótrởthànhmộtthóiquen.Dùlàcáchnàođinữa,mộtnhàquảnlýdựánxuấtsắcphảixâydựngđượckỹnănglàmviệcquađópháttriểnniềmtinvàobảnthânvàchiếnthắngthuyếtphục.

Tốtnhưngkhônghoànhảo

Bạnsẽđặtchomìnhnhữngmụctiêukhácaosiêu,caohơnnhữngmongđợitốithiểucủabạn.Tuyvậyngaycảnhữngnhàquảnlýdựángiỏicũngbiếtrằngmọiviệckhôngphảilúcnàocũnghoànhảo.Bạnkhôngcầnphảiquácầutoàn.

Điềuđầutiên,bạnkhôngcónhiềuthìgiờtrongmộtngàyđểtìmkiếmsựhoànhảonhưvậy.

Thứhai,bạncầnphảibiếtkhinàocầnquyếtliệt,khinàocầnthỏahiệp.Bạnsẽbịcoilàkémlinhhoạtnếukhôngbiếtnhượngbộtrướcthựctếvànguycơpháhoạimốiquanhệcôngviệctốtđẹpbạnđangcốtạodựng.

Chìakhóathànhcônglàphảixácđịnhđượckhinàoviệclàmhoànhảocủabạnsẽmanglạilợiíchcaonhấtcóthể.Bạncũngcầntránhdầndầnhìnhthànhthóiquenxấu.Khôngchuẩnbịtrướclịchlàmviệcchomộthoặchaicuộchọpthìcóthểchâmchướcđược,nhưngnếukhôngbaogiờvạchrachươngtrìnhlàmviệctrướcmỗicuộchọpthìđólàđiềukhôngthểchấpnhậnđược.

Luôntựhoànthiện

Nếubạnmuốntrởthànhnhàquảnlýdựángiỏihơnnữa,bạnphảixácđịnhđượcnhữngđiểmyếucủamìnhvàcảithiệnchúng.Hãythamkhảophảnhồitừthànhviêndựán,kháchhàngvànhàcungcấpxemcóviệcgìbạnđãkhônglàmhaybạnlàmđiềugìđógâyphảntácdụnghaykhông.Đừngđểcáitôiquácaocảntrởviệcbạntìmhiểunhữngthôngtinrấtgiátrịtừmọingười.Trênhết,chỉcầnmộtđiểmyếuthôicũngcóthểlàmhỏngcảmộtquytrìnhquảnlýxuấtsắc.

Hãyluôntìmkiếmcơhộitraudồikinhnghiệmbảnthân.Tậndụngchínhnhữngdựánbạnthamgiađểthựchànhnhữngkỹnăngquảnlýdựánquantrọngvàđừngbaogiờbỏlỡcơhộithựchànhcáckỹnăngvềconngười.Cuốicùng,hãyxemxétcáccáchkhácđểpháttriểnnănglựccủabạn.

Cơhộipháttriểntàinăng

•Tìmkiếmnhữngdựánkhó.Bạnsẽhọcđượcrấtítnếubạnchỉthựchiệnnhữngdựánđơngiản.Cácdựánphứctạprấthữuíchchoviệcpháttriểnsựnghiệpcủabạn.

•Thểhiệnsángkiếnbằngcáchtìmkiếmnhữngđềtàimàtrướcđâychưacó.CórấtnhiềuấnphẩmvềmọichủđềbạnmuốnbiếtvàmộtnguồndồidàothôngtinsẵncótrênmạngInternet.

•Tìmxembạncóthểhọchỏitừai.Mộtlờikhuyênthânthiện,sâusắcdùnhỏnhưngcũngrấthữu ích.Nếubạnkhôngthể tìmđượcmộtngười thầy tận tâm,hãyhọchỏingay trongquátrìnhlàmviệctừnhữngngườigiàukinhnghiệmquanhmình.

•Hãy thamgianhữngkhóađào tạo chính thức. Sửdụngkiến thứcđóđể củng cốvàôn lạinhữngkinhnghiệmbạncótừthựctế.Bạnsẽcóđượclợiíchkhôngchỉtừnhữngtàiliệucủakhóahọcmàcònnhờviệcđượcgặpgỡcácnhàquảnlýdựánkhác.

Nếubạnchỉmớibắtđầu,hoặcđangtìmcáchhoànthiệncáckỹnăngcònthiếu,đừngmonglàbạncóthểtrởthànhmộtnhàquảnlýdựánxuấtsắcchỉsaumộtđêm.Tuyvậy,dùbạnlàngườimớihayđãlàmộtchuyêngia,bạncũngsẽkhôngphảiđợilâuđểthấykếtquảcủanhữngnỗlựcbạnbỏra.Cóvôsốnhữngkỹnăng,nhữnglờikhuyênmàbạncóthểsửdụngngaylậptứcvàmanglạihiệuquảtứcthì.Hãylàmviệcđóngaytronghômnay!

Nhữngsailầmmộtngườiquảnlýdựánkhôngnênmắcphải

Trongmộtcuộchọptậpthể,vợcủamộtnhàquảnlýdựántiếtlộrằngchồngcôtachẳngbaogiờhếtviệccả.Ngaycảviệcsửachữavàichitiếttrongvườnnhàcũngđượcghirõtrênmộttấmthẻvớinhữngướctínhvềchiphí,ưutiênviệcgìtrướcviệcgìsau.Khinhàquảnlýdựánđócóchútthờigianrảnhrỗi,anhtaliềnlấycuốnsổghichépcôngviệcrađểtraođổivàhỏiýkiếnvợ.Đếnkhihoànthànhcôngviệc,anhtaghilạitoànbộchiphívàthờigianbỏrađểphântíchsaunày.

Khôngnhấtthiếtlúcnàocũngphảixuấtsắc!

Chiasẽebook:http://downloadsachmienphi.com/Thamgiacộngđồngchiasẽsách:Fanpage:https://www.facebook.com/downloadsachfreeCộngđồngGoogle:http://bit.ly/downloadsach