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CENTRALS C.T. M/D E
013CERTIFICACIONES,
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
013-062CERTIFICACIONES
ENTRAGADAS3 X
E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza el respectivo inventario para la aprobación
del Comité Institucional de Gestión y Desempeño para
su eliminación mediante método de picado. Documento
informativo al cual se le atribuye una valoración primaria
de tipo legal administrativo. Estos documentos
contienen información que solo concierne a la Entidad y
a los Funcionarios, se deben eliminar porque pierden
sus valores primarios
022 COMUNICACIONES OFICIALES
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
CODIGO: FOR-GD-006
VIGENTE DESDE: 2019/06/12
Versión: 02
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
GERENCIA
GERENCIA
Marzo 22 de 2002 al 30 de Marzo de 2003.
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DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
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Marzo 22 de 2002 al 30 de Marzo de 2003.
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DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
022-071COMUNICACIONES OFICIALES
EXTERNAS10 X X
D - E. Serie de carácter MISIONAL. Documento
VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA
CLASIFICADA. El responsable de la Ventanilla Unica
de Correspondencia deberá conservar estos
documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el
momento de su recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la Entidad. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza
selección de las comunicaciones oficiales externas de
las dependencias misionales y de dirección, se
digitalizan con sus respectivos soportes y se elimina el
resto, previa presentación del inventario al Comité
Institucional de Gestión y Desempeño mediante la
metodología de picado.
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FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
022-072COMUNICACIONES OFICIALES
INTERNAS10 X
E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño para su
eliminación mediante método de picado. Documento
informativo al cual se le atribuye una valoración primaria
de tipo legal administrativo. Estos documentos
contienen información que solo concierne a la Entidad y
a los Funcionarios, se deben eliminar porque pierden
sus valores primarios
044 INFORMES INSTITUCIONALES
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FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
044-118 INFORMES DE GERENCIA 10 X
S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso
PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL. Cumplido
el tiempo de retención en el archivo central se realiza la
selección cualitativa intrínseca de aquellos documentos
que por su cualidad y carácteristica especial incidieron
en el cumplimiento de la actividad misional y generan
valor secundario para la Entidad como fuente histórica
de consulta. El resto de expedientes se realiza el
inventario documental y se elimina tanto en soporte
electrónico como soporte papel, con la aprobación del
Comité Institucional de Gestión y Desempeño mediante
método de picado para el soporte papel. Soporte
Normativo: Ley 951 de 2005, Resolución Contraloría
Nal. 5674 de 2005, Circular Contraloría Nal. N° 11 de
2006, Directiva N° 06 de 2007 Procuraduría, Ley 1551
de 2012.
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FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
070 RESOLUCIONES 10 X X
CT. Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter
DISPOSITIVO O IMPERATIVO. Documento VITAL O
ESENCIAL. Su disposición final es la Conservación
Total (CT). Conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan
valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes. Estando en el Archivo Historico se
procederá a Digitalizar estos documentos.Soporte
Normativo: Circular 003 de 2015 emitida por el AGN.
S:
C.T.:
SELECCIÓN
CONSERVACION TOTAL
CONVENCIONES:
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FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
M/D: MICROFILMACION O DIGITALIZACION
E:
ELABORO: REVISO Y AVALO:
Equipo de Trabajo del Proceso Comité Institucional de Gestión y Desempeño
FIRMA RESPONSABLE: FIRMA RESPONSABLE:
CARGO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL CARGO: PROFESIONAL GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
ELIMINACION
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01 ACCIONES CONSTITUCIONALES
01-001 ACCIONES POPULARES 18 X
E.- Nivel de Acceso PUBLICA. Documentos de carácter legal
cuyo original reposa en los juzgados. Son el testimonio de un
mecanismo que tiene por objeto la protección de los derechos
fundamentales de los ciudadanos, por haber perdido sus valores
primarios y poseer cualidades para la investigación, se
seleccionara una muestra cualitativa intrínseca de aquellas tutelas
que hayan invocado el derecho fundamental a la vida y se
conserva como parte de la memoria institucional. Se digitaliza la
serie documental para garantizar la preservación de los originales.
Normatividad asociada a la producción documental Ley 142 de
1994, Decreto 548 de 1995, Resolución 2112 de 1996 Decreto
2591 de 1991, Decreto 306 de 1992.
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FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
01-004 ACCIONES DE TUTELA 18 X
E.- Nivel de Acceso PUBLICA. Documentos de carácter legal
cuyo original reposa en los juzgados. Son el testimonio de un
mecanismo que tiene por objeto la protección de los derechos
fundamentales de los ciudadanos, por haber perdido sus valores
primarios y poseer cualidades para la investigación, se
seleccionara una muestra cualitativa intrínseca de aquellas tutelas
que hayan invocado el derecho fundamental a la vida y se
conserva como parte de la memoria institucional. Se digitaliza la
serie documental para garantizar la preservación de los originales.
Normatividad asociada a la producción documental COLOMBIA.
ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución Política
de la República de Colombia. Bogotá: 1991. Artículo 86.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 2591 (19,
noviembre, 1991) Por el cual se reglamenta la acción de tutela
consagrada en el artículo 86 de la Constitución Política. Bogotá:
1991.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 306 (19,
febrero, 1992) Por el cual se reglamenta el Decreto 2591 de 1991.
Bogotá: 1992.
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03 ACTAS
03-021 ACTAS CONSEJO DIRECTIVO 10 X X
D - CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular
003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel
de acesso PUBLICA CLASIFICADA. El responsable del archivo
CENTRAL deberá conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA en el momento de su recepción como
COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de
las funciones propias de la dependencia porque generan valor
secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario tanto físico como
electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo
Histórico con sus respectivos soportes.
04 ACUERDOS
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FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
04-047ACUERDOS CONSEJO
DIRECTIVO10 X X
D - CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular
003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel
de acesso PUBLICA CLASIFICADA. El responsable del archivo
CENTRAL deberá conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA en el momento de su recepción como
COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de
las funciones propias de la dependencia porque generan valor
secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario tanto físico como
electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo
Histórico con sus respectivos soportes.
022 COMUNICACIONES OFICIALES
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FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
022-071COMUNICACIONES OFICIALES
EXTERNAS10 X X
D - E. Serie de carácter MISIONAL. Documento VITAL o
ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. El
responsable de la Ventanilla Unica de Correspondencia deberá
conservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA
en el momento de su recepción como COPIA DE SEGURIDAD y
como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la
Entidad. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza selección de las comunicaciones oficiales
externas de las dependencias misionales y de dirección, se
digitalizan con sus respectivos soportes y se elimina el resto,
previa presentación del inventario al Comité Institucional de
Gestión y Desempeño mediante la metodología de picado.
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FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
022-072COMUNICACIONES OFICIALES
INTERNAS10 X
E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
para la aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño para su eliminación mediante método de picado.
Documento informativo al cual se le atribuye una valoración
primaria de tipo legal administrativo. Estos documentos contienen
información que solo concierne a la Entidad y a los Funcionarios,
se deben eliminar porque pierden sus valores primarios
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FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
026 CONTRATOS ESTATALES 20 X X
D - S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.
Documento VITAL O ESENCIAL. Son contratos estatales todos los
actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades
a las que se refiere la Ley 80 de 1993, previstos en el derecho privado o
en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía
de la voluntad. Art. 32 de la Ley 80 de 1993. Cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza la selección cualitativa
intrínseca de aquellos documentos que por su cualidad y carácteristica
especial incidieron en el cumplimiento de la actividad misional y
generan valor secundario para la Entidad como fuente histórica de
consulta , el resto de expedientes se realiza el inventario documental y
se elimina tanto en soporte electrónico como soporte papel, con la
aprobación del Comité Interno de Archivos mediante método de picado
para el soporte papel.
Soporte Normativo: - Ley 80 de 1993 "Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública"
- Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la Ley 80 de 1993"
- Ley 1150 de 2007 "Introduce medidas para la eficiencia y
transparencia en la Ley 80 de 1993"
- Decreto 0734 de 2012 "Regalmenta el Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública".
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FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
027 CONVENIOS
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ESTRUCTURA No. II
TIEMPO
RETENCIÓARCHIVO
CENTRALS C.T. M/D E
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VIGENTE DESDE: 2019/06/12
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INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
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SECRETARIA GENERAL
Marzo 22 de 2002 al 30 de Marzo de 2003.
CÓDIGO
DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
027-075CONVENIOS
INTERADMINISTRATIVOS20 X X
D - S*. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.
Documento VITAL O ESENCIAL. El encargado del Archivo de Central
deberá preservar estos documentos en soporte electrónico en un
SGDEA en el momento de su recepción como COPIA DE
SEGURIDAD, con el mismo tiempo asignado al soporte papel.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la
selección cualitativa intrínseca de aquellos documentos que por su
cualidad y carácteristica especial incidieron en el cumplimiento de la
actividad misional y generan valor secundario para la Entidad como
fuente histórica de consulta. El resto de expedientes se realiza el
inventario documental y se elimina tanto en soporte electrónico como
soporte papel, con la aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño mediante método de picado para el soporte papel
Soporte Normativo: - Ley 80 de 1993 "Estatuto General de Contratación
de la Administración Pública"
- Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la Ley 80 de 1993"
- Ley 1150 de 2007 "Introduce medidas para la eficiencia y
transparencia en la Ley 80 de 1993"
- Decreto 0734 de 2012 "Regalmenta el Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública".
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PRODUCTORA:
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Marzo 22 de 2002 al 30 de Marzo de 2003.
CÓDIGO
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FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
027-076CONVENIOS
INTERINSTITUCIONALES20 X X
D - S*. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.
Documento VITAL O ESENCIAL. Serie documental en la que se agrupa los
documentos sobre las vinculaciones jurídicas que se realizan entre personas
jurídicas públicas o privadas mediante los cuales las partes establecen
compromisos e intenciones generales o específicas de cooperación mutua,
para desarrollar en forma planificada actividades de interés y beneficio común.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la selección
cualitativa intrínseca de aquellos documentos que por su cualidad y
carácteristica especial incidieron en el cumplimiento de la actividad misional y
generan valor secundario para la Entidad como fuente histórica de consulta. El
resto de expedientes se realiza el inventario documental y se elimina tanto en
soporte electrónico como soporte papel, con la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño mediante método de picado para el
soporte papel
Soporte Normativo: - Ley 80 de 1993 "Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública"
- Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la Ley 80 de 1993"
- Ley 1150 de 2007 "Introduce medidas para la eficiencia y transparencia en la
Ley 80 de 1993"
- Decreto 0734 de 2012 "Regalmenta el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública"
057 ORDENES
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Marzo 22 de 2002 al 30 de Marzo de 2003.
CÓDIGO
DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
057-202ORDENES DE PRESTACION DE
SERVICIOS20 X X
D - S*. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.
Documento VITAL O ESENCIAL. El encargado del Archivo de Central
deberá preservar estos documentos en soporte electrónico en un
SGDEA en el momento de su recepción como COPIA DE
SEGURIDAD, con el mismo tiempo asignado al soporte papel.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la
selección cualitativa intrínseca de aquellos documentos que por su
cualidad y carácteristica especial incidieron en el cumplimiento de la
actividad misional y generan valor secundario para la Entidad como
fuente histórica de consulta y se Digitaliza . El resto de expedientes se
realiza el inventario documental y se elimina tanto en soporte electrónico
como soporte papel, con la aprobación del Comité Institucional de
Gestión y Desempeño mediante método de picado para el soporte papel
Soporte Normativo: - Ley 80 de 1993 "Estatuto General de Contratación
de la Administración Pública"
- Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la Ley 80 de 1993"
- Ley 1150 de 2007 "Introduce medidas para la eficiencia y
transparencia en la Ley 80 de 1993"
- Decreto 0734 de 2012 "Regalmenta el Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública".
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CÓDIGO
DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
063 PROCESOS
063-220 PROCESOS ADMINISTRATIVOS 20 X
S. - Criterio Cualitativo Intrínseco. La serie documental
contiene valores legales y administrativos, mas no históricos, por
lo que una vez cumplidos los tiempos de retención, se debe
seleccionar el 1% de la misma, junto con sus soportes; los demas
documentos seran eliminados una vez cumpla con los respectivos
tiempos.
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PRODUCTORA:
UNIDAD
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OFICINA
PRODUCTORA:
ESTRUCTURA No. II
TIEMPO
RETENCIÓARCHIVO
CENTRALS C.T. M/D E
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
CODIGO: FOR-GD-006
VIGENTE DESDE: 2019/06/12
Versión: 02
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
GERENCIA
SECRETARIA GENERAL
Marzo 22 de 2002 al 30 de Marzo de 2003.
CÓDIGO
DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
063-222 PROCESOS DE LANZAMIENTO 20 X
S. - Criterio Cualitativo Intrínseco. La serie documental
contiene valores legales y administrativos, mas no históricos, por
lo que una vez cumplidos los tiempos de retención, se debe
seleccionar el 1% de la misma, junto con sus soportes; los demas
documentos seran eliminados una vez cumpla con los respectivos
tiempos.
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PRODUCTORA:
UNIDAD
ADMINISTRATIVA:
OFICINA
PRODUCTORA:
ESTRUCTURA No. II
TIEMPO
RETENCIÓARCHIVO
CENTRALS C.T. M/D E
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
CODIGO: FOR-GD-006
VIGENTE DESDE: 2019/06/12
Versión: 02
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
GERENCIA
SECRETARIA GENERAL
Marzo 22 de 2002 al 30 de Marzo de 2003.
CÓDIGO
DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
063-227PROCESOS ORDINARIOS
LABORALES20 X
S. - Criterio Cualitativo Intrínseco. La serie documental
contiene valores legales y administrativos, mas no históricos, por
lo que una vez cumplidos los tiempos de retención, se debe
seleccionar el 1% de la misma, junto con sus soportes; los demas
documentos seran eliminados una vez cumpla con los respectivos
tiempos.
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DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
063-228PROCESOS RECURSOS DE
REPOSICION20 X
S. - Criterio Cualitativo Intrínseco. La serie documental
contiene valores legales y administrativos, mas no históricos, por
lo que una vez cumplidos los tiempos de retención, se debe
seleccionar el 1% de la misma, junto con sus soportes; los demas
documentos seran eliminados una vez cumpla con los respectivos
tiempos.
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DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
066PROPUESTAS CONTRACTUALES
NO SELECCIONADAS20 X
E.- Eliminaciòn. Son documentos que evidencian el proceso
precontractual, en especial las propuestas de las licitaciones no
seleccionadas. En algunos casos presentan la resolución por
medio de la cual se declara desierta o no adjudicada la licitación.
La subserie goza de valores administrativos legales y
económicos. Se establece un tiempo de retención mínimo de 20
años, haciendo uso de la prescripción dada a los procesos de
contratación (Ley 80 de 1993, artículo 55). Este tiempo es
suficiente para responder a las autoridades administrativas
legales y judiciales. Esta documentación no cuenta con valores
secundarios que ameriten su conservación total, ya que la serie
solo goza de valores administrativos y jurídicos. Su tramité no
genera implicaciones futuras por lo cual cumplido el tiempo de
retención se debe eliminar siguiendo los procedimientos
establecidos para tal fin. El tiempo de retención se debe indicar a
contabilizar una vez cerrado o finalizado el trámite licitatorio.
S:
C.T.:
SELECCIÓN
CONSERVACION TOTAL
CONVENCIONES:
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FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
M/D: MICROFILMACION O DIGITALIZACION
E: ELIMINACION
FIRMA RESPONSABLE: FIRMA RESPONSABLE:
CARGO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL CARGO: PROFESIONAL GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
Equipo de Trabajo del Proceso Comité Institucional de Gestión y Desempeño
ELABORO: REVISO Y APROBO:
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OFICINA
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ESTRUCTURA No. II
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RETENCIÓNARCHIVO
CENTRALS C.T. M/D E
03 ACTAS
03-011
ACTAS COMITÉ DE
COORDINACION DEL SISTEMA
DE CONTROL INTERNO
10 X
D - CT. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Conservar estos documentos en soporte electrónico en
un SGDEA como COPIA DE SEGURIDAD y como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias de
la dependencia porque generan valor secundario. Una
vez cumplido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario tanto físico
como electrónico y se efectuará la transferencia
secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos
soportes.
Soporte normativo: Decreto 1716 de 2009 de la
Presidencia de la Republica. Ley 87 de 1993 Normas
para el ejercicio del control interno, Art. 13; Decreto
Reglamentario 1826 de 1994
07 AUDITORIAS INTERNAS
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Versión: 02
07-055AUDITORÌAS INTERNAS DEL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO8 X
Subserie de carácter MISIONAL. Documento VITAL
o ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA
CLASIFICADA. Cumplido ocho (8) años en el Archivo
Central, se Digitaliza para la conservación
permanente de ambos soportes como evidencia de
los procesos de rendición de cuentas a la ciudadanía.
Soporte Normativo: NTC ISO 9000: Norma Técnica
Colombiana que estructura estándares internacionales
enfocados a la gestión por procesos
022 COMUNICACIONES OFICIALES
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Versión: 02
022-071COMUNICACIONES OFICIALES
EXTERNAS10 X X
D - CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en la
Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición
final es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL
o ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA
CLASIFICADA. El responsable del archivo de central
deberá conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA en el momento de su
recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias de
la dependencia porque generan valor secundario. Una
vez cumplido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario tanto físico
como electrónico y se efectuará la transferencia
secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos
soportes.
Soporte Normativo: Acuerdo 060 de 2001 AGN
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Versión: 02
022-072COMUNICACIONES OFICIALES
INTERNAS10 X
E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño para su
eliminación mediante método de picado. Documento
informativo al cual se le atribuye una valoración
primaria de tipo legal administrativo. Estos documentos
contienen información que solo concierne a la Entidad
y a los Funcionarios, se deben eliminar porque pierden
sus valores primarios
044 INFORMES INSTITUCIONALES
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044-106INFORMES DE AUDITORIAS
INTERNAS 10 X x
S. D.- Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de
acceso PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza la selección cualitativa intrínseca de aquellos
documentos que por su cualidad y carácteristica
especial incidieron en el cumplimiento de la actividad
misional y generan valor secundario para la Entidad
como fuente histórica de consulta y se Digitaliza. El
resto de expedientes se realiza el inventario
documental y se elimina tanto en soporte electrónico
como soporte papel, con la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño mediante
método de picado para el soporte papel.
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Versión: 02
044-108INFORMES DE AUSTERIDAD EN
EL GASTO PUBLICO10 X X
S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso
PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza la selección cualitativa intrínseca de aquellos
documentos que por su cualidad y carácteristica
especial incidieron en el cumplimiento de la actividad
misional y generan valor secundario para la Entidad
como fuente histórica de consulta y se Digitaliza. El
resto de expedientes se realiza el inventario
documental y se elimina tanto en soporte electrónico
como soporte papel, con la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño mediante
método de picado para el soporte papel.
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044-119 INFORMES DE GESTION 10 X X
S. D.- Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de
acceso PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL.
El informe comprende datos e información de la
gestión adelantada por INFIBAGUE en sus diferentes
dependencias para las vigencias. Se pretende dar
cuenta de los diferentes resultados adelantados a fin
de determinar el nivel de cumplimiento alcanzado entre
lo planeado y lo ejecutado en línea con el cumplimiento
de la plataforma estratégica, que incorporó un nuevo
termino llamado Gran Apuesta. Cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza la selección
cualitativa intrínseca de aquellos informes de gestiòn
que por su cualidad y carácteristica especial incidieron
en el cumplimiento de la actividad misional y generan
valor secundario para la Entidad como fuente histórica
de consulta. El resto de expedientes se realiza el
inventario documental y se elimina tanto en soporte
electrónico como soporte papel, con la aprobación del
Comité Institucional de Gestión y Desempeño
mediante método de picado para el soporte papel.
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044-129
INFORMES EJECUTIVOS
ANUALES EVALUACION DEL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
10 x x
S. D.- Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de
acceso PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza la selección cualitativa intrínseca de aquellos
documentos que por su cualidad y carácteristica
especial incidieron en el cumplimiento de la actividad
misional y generan valor secundario para la Entidad
como fuente histórica de consulta y se Digitaliza. El
resto de expedientes se realiza el inventario
documental y se elimina tanto en soporte electrónico
como soporte papel, con la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño mediante
método de picado para el soporte papel.
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044-131INFORMES ENTES DE CONTROL
Y VIGILANCIA10 X
CT.- Nivel de acceso PUBLICA. Documento VITAL
O ESENCIAL. Informes excepcionales que son
requeridos por entidades como la Contraloría o la
Procuraduría en ejercicio de sus funciones. Serie de
carácter MISIONAL.Con base en la Circular 003 de
2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Una vez cumplido el tiempo
de retención en el archivocentral se realiza el
respectivo inventario y se efectúa la transferencia
secundaria al Archivo Histórico.
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Versión: 02
044-137INFORMES FINALES AUDITORIA
DE CONTROL EXCEPCIONAL10 X
S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso
PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza la selección cualitativa intrínseca de aquellos
documentos que por su cualidad y carácteristica
especial incidieron en el cumplimiento de la actividad
misional y generan valor secundario para la Entidad
como fuente histórica de consulta , el resto de
expedientes se realiza el inventario documental y se
elimina tanto en soporte electrónico como soporte
papel, con la aprobación del Comité Institucional de
Gestión y Desempeño mediante método de picado
para el soporte papel.
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Versión: 02
044-140INFORMES INTERMEDIOS DE
CONTROL INTERNO CONTABLE10 X
S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso
PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza la selección cualitativa intrínseca de aquellos
documentos que por su cualidad y carácteristica
especial incidieron en el cumplimiento de la actividad
misional y generan valor secundario para la Entidad
como fuente histórica de consulta , el resto de
expedientes se realiza el inventario documental y se
elimina tanto en soporte electrónico como soporte
papel, con la aprobación del Comité Institucional de
Gestión y Desempeño mediante método de picado
para el soporte papel.
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Versión: 02
044-155INFORMES RENDICIÓN DE
CUENTAS 10 X X
S. D.- Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de
acceso PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza la selección cualitativa intrínseca de aquellos
documentos que por su cualidad y carácteristica
especial incidieron en el cumplimiento de la actividad
misional y generan valor secundario para la Entidad
como fuente histórica de consulta y se Digitaliza. El
resto de expedientes se realiza el inventario
documental y se elimina tanto en soporte electrónico
como soporte papel, con la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño mediante
método de picado para el soporte papel.
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VIGENTE DESDE: 2019/06/12
Versión: 02
044-158INFORMES SANEAMIENTO
CONTABLE10 X X
S. D.- Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de
acceso PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza la selección cualitativa intrínseca de aquellos
documentos que por su cualidad y carácteristica
especial incidieron en el cumplimiento de la actividad
misional y generan valor secundario para la Entidad
como fuente histórica de consulta y se Digitaliza. El
resto de expedientes se realiza el inventario
documental y se elimina tanto en soporte electrónico
como soporte papel, con la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño mediante
método de picado para el soporte papel.
048 INVENTARIOS
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Versión: 02
048-185
INVENTARIOS DE
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
3 X
E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeñopara su eliminación mediante método de
picado. Documento informativo al cual se le atribuye
una valoración primaria de tipo legal administrativo.
Estos documentos contienen información que solo
concierne a la Entidad y a los Funcionarios, se deben
eliminar porque pierden sus valores primarios
059 PLANES INSTITUCIONALES
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Versión: 02
059-206 PLANES DE ACCION 10 X
CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en la
Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición
final es la Conservacion Total (CT) Una vez cumplido
el tiempo de retención en el archivo central se realiza
el respectivo inventario y se efectúa la transferencia
secundaria al Archivo Histórico.
Soporte Normativo: Ley 152 de 1994 se establece la
Ley Orgánica del Plan de Desarrollo - Ley 1474 de
2011 Art. 74 Publicacion Plan de Accion
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OFICINA DE CONTROL INTERNO
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TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
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VIGENTE DESDE: 2019/06/12
Versión: 02
059-213 PLANES DE MEJORAMIENTO 10 X
CT. Serie de carácter MISIONAL. Documento en el
que se registran las acciones y estrategias
encaminadas a subsanar oportunidades de mejora que
se identifican en la auditoria interna y las
observaciones realizadas por los organismo de control.
Guía de Auditoría para Entidades Públicas. Con base
en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservacion Total (CT). Una
vez cumplido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario y se efectúa
la transferencia secundaria al Archivo Histórico.
S:
C.T.:
M/D: MICROFILMACION O DIGITALIZACION
E:
CONVENCIONES:
SELECCIÓN
CONSERVACION TOTAL
ELIMINACION
FIRMA RESPONSABLE: FIRMA RESPONSABLE:
CARGO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL CARGO: PROFESIONAL GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
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ESTRUCTURA No. II
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RETENCIÓNARCHIVO
CENTRALS C.T. M/D E
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FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
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TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
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VIGENTE DESDE: 2019/06/12
Versión: 02
Equipo de Trabajo del Proceso Comité Institucional de Gestión y Desempeño
ELABORO: REVISO Y AVALO:
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03 ACTAS
03-031ACTAS DE ENTREGA DE
BANCAS 10 X
E. Nivel de acceso PUBLICA
CLASIFICADA.Transcurrido el tiempo de retención
en el archivo central se realiza el respectivo
inventario para la aprobación del Comité Institucional
de Gestión y Desempeño para su eliminación
mediante método de picado.
03-032ACTAS DE ENTREGA DE
MATERIAL VEGETAL 10 X
E. Nivel de acceso PUBLICA
CLASIFICADA.Transcurrido el tiempo de retención
en el archivo central se realiza el respectivo
inventario para la aprobación del Comité Institucional
de Gestión y Desempeño para su eliminación
mediante método de picado.
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DIRECCION OPERATIVA
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FINALPROCEDIMIENTOS
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FINALPROCEDIMIENTOS
03-033ACTAS DE ENTREGA DE
PARQUES RECUPERADOS 10 X
E. Nivel de acceso PUBLICA
CLASIFICADA.Transcurrido el tiempo de retención
en el archivo central se realiza el respectivo
inventario para la aprobación del Comité Institucional
de Gestión y Desempeño para su eliminación
mediante método de picado.
03-034ACTAS DE ENTREGA PARQUES
INFANTILES11 X
E. Nivel de acceso PUBLICA
CLASIFICADA.Transcurrido el tiempo de retención
en el archivo central se realiza el respectivo
inventario para la aprobación del Comité Institucional
de Gestión y Desempeño para su eliminación
mediante método de picado.
022 COMUICACIONES OFICIALES
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FINALPROCEDIMIENTOS
022-071COMUNICACIONES OFICIALES
EXTERNAS10 X X
D - E. Serie de carácter MISIONAL. Documento
VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA
CLASIFICADA. El responsable de la Ventanilla
Unica de Correspondencia deberá conservar estos
documentos en soporte electrónico en un SGDEA en
el momento de su recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de
las funciones propias de la Entidad. Una vez
cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza selección de las comunicaciones oficiales
externas de las dependencias misionales y de
dirección, se digitalizan con sus respectivos soportes
y se elimina el resto, previa presentación del
inventario al Comité Institucional de Gestión y
Desempeño mediante la metodología de picado.
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FINALPROCEDIMIENTOS
022-072COMUNICACIONES OFICIALES
INTERNAS10 X
E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido
el tiempo de retención en el archivo central se
realiza el respectivo inventario para la aprobación
del Comité Institucional de Gestión y Desempeño
para su eliminación mediante método de picado.
Documento informativo al cual se le atribuye una
valoración primaria de tipo legal administrativo.
Estos documentos contienen información que solo
concierne a la Entidad y a los Funcionarios, se
deben eliminar porque pierden sus valores primarios
023 CONCEPTOS
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FINALPROCEDIMIENTOS
023-074 CONCEPTOS TECNICOS 8 X
CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en la
Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservacion Total (CT) Una
vez cumplido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario y se
efectúa la transferencia secundaria al Archivo
Histórico.
028 CORRESPONDENCIA
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FINALPROCEDIMIENTOS
028-077CORRESPONDENCIA
DESPACHADA10 X X
D - E. Serie de carácter MISIONAL. Documento
VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA
CLASIFICADA. El responsable de la Ventanilla
Unica de Correspondencia deberá conservar estos
documentos en soporte electrónico en un SGDEA en
el momento de su recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de
las funciones propias de la Entidad. Una vez
cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza selección de las comunicaciones oficiales
externas de las dependencias misionales y de
dirección, se digitalizan con sus respectivos soportes
y se elimina el resto, previa presentación del
inventario al Comité Institucional de Gestión y
Desempeño mediante la metodología de picado.
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DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOS
028-078 CORRESPONDENCIA RECIBIDA 10 X X
D - E. Serie de carácter MISIONAL. Documento
VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA
CLASIFICADA. El responsable de la Ventanilla
Unica de Correspondencia deberá conservar estos
documentos en soporte electrónico en un SGDEA en
el momento de su recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de
las funciones propias de la Entidad. Una vez
cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza selección de las comunicaciones oficiales
externas de las dependencias misionales y de
dirección, se digitalizan con sus respectivos soportes
y se elimina el resto, previa presentación del
inventario al Comité Institucional de Gestión y
Desempeño mediante la metodología de picado.
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FINALPROCEDIMIENTOS
031 DERECHOS DE PETICION 10 X
E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido
el tiempo de retención en el archivo central se
realiza el respectivo inventario para la aprobación
del Comité Institucional de Gestión y Desempeño
para su eliminación mediante método de picado.
Documento informativo al cual se le atribuye una
valoración primaria de tipo legal administrativo.
Estos documentos contienen información que solo
concierne a la Entidad y a los Funcionarios, se
deben eliminar porque pierden sus valores primarios
034 ESTUDIOS E INVESTIGACIONES
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FINALPROCEDIMIENTOS
034-088
ESTUDIOS PARA LA
FORMULACION Y VIABILIDAD DE
PROYECTOS
10 X
CT. Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter
MISIONAL. Documentos que reflejan las
actuaciones de la dependencia con relación a:
Estudios Especiales sobre proyectos. Luego del
período de retención en el Archivo Central, todo se
digitalizará, y se conservará en papel una muestra
del 30% de la cantidad encontrada, de acuerdo a los
estudios especiales relacionados con temas
técnicos de la Entidad. Los demás se eliminarán.
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DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOS
042HISTORIAS PUESTOS PLAZAS
DE MERCADO8 X
CT.- Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter
MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Documento VITAL o
ESENCIAL. Una vez cumplido el tiempo de retención
en el archivo central se realiza el respectivo
inventario tanto físico como electrónico y se
efectuará la transferencia secundaria al Archivo
Histórico con sus respectivos soportes. Constituyen
parte del patrimonio documental de la
administración, se conservan totalmente para
evidenciar los distintos requerimientos de los
organismos de control. En el momento que el
Concejo Municipal decida trasladar esta funciòn
delegada a la administraciòn municipal, se harà
entrega mediante inventario documental.
044 INFORMES INSTITUCIONALES
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DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOS
044-098INFORMES ADMINISTRADORES
PLAZAS DE MERCADO5 x
S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso
PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza la selección cualitativa intrínseca de
aquellos infoemes que por su cualidad y
carácteristica especial incidieron en el cumplimiento
de la actividad misional y generan valor secundario
para la Entidad como fuente histórica de consulta. El
resto de expedientes se realiza el inventario
documental y se elimina tanto en soporte electrónico
como soporte papel, con la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño mediante
método de picado para el soporte papel.
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FINALPROCEDIMIENTOS
044-119 INFORMES DE GESTION 10 X X
S. D.- Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de
acceso PUBLICA. Documento VITAL O
ESENCIAL. El informe comprende datos e
información de la gestión adelantada por
INFIBAGUE en sus diferentes dependencias para
las vigencias. Se pretende dar cuenta de los
diferentes resultados adelantados a fin de
determinar el nivel de cumplimiento alcanzado entre
lo planeado y lo ejecutado en línea con el
cumplimiento de la plataforma estratégica, que
incorporó un nuevo termino llamado Gran Apuesta.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza la selección cualitativa intrínseca de
aquellos informes de gestiòn que por su cualidad y
carácteristica especial incidieron en el cumplimiento
de la actividad misional y generan valor secundario
para la Entidad como fuente histórica de consulta. El
resto de expedientes se realiza el inventario
documental y se elimina tanto en soporte electrónico
como soporte papel, con la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño mediante
método de picado para el soporte papel.
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DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOS
044-122INFORMES DE VISITAS
TECNICAS DE OBRAS CIVILES2 X
E. Nivel de acceso PUBLICA
CLASIFICADA.Transcurrido el tiempo de retención
en el archivo central se realiza el respectivo
inventario para la aprobación del Comité Institucional
de Gestión y Desempeño para su eliminación
mediante método de picado. Pierde su valor
primario, ya que el contenido de los mismos
informes hacen parte del expediente contractual.
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DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOS
044-160
INFORMES SEMANALES DE
NOVEDADES PLAZAS DE
MERCADO
5 X
S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso
PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza la selección cualitativa intrínseca de
aquellos informes que por su cualidad y
carácteristica especial incidieron en el cumplimiento
de la actividad misional y generan valor secundario
para la Entidad como fuente histórica de consulta. El
resto de expedientes se realiza el inventario
documental y se elimina tanto en soporte electrónico
como soporte papel, con la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño mediante
método de picado para el soporte papel.
047INSTRUMENTOS DE CONTROL Y
REGISTRO
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DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOS
047-179 REPORTES INDIVIDUALES PQR 5 X
E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeñopara su eliminación mediante método de
picado. Documento informativo al cual se le atribuye
una valoración primaria de tipo legal administrativo.
Estos documentos contienen información que solo
concierne a la Entidad y a los Funcionarios, se
deben eliminar porque pierden sus valores primarios
058PETICIONES, QUEJAS Y
RECLAMOS7 X X
S. - CT.- Criterio Cualitativo Intrínseco. Estos
documentos reflejan la atención a peticiones de
acceso a la información pública, excepto la de
carácter reservado o clasificado (Ley 1712 de 2014).
Se conservan 7 años en Archivo Central. Al cabo de
los 8 años se seleccionan los primeros 3
expedientes por mes, iniciando desde enero y sin
superar el 5% de su produccion anual.
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DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOS
059 PLANES INSTITUCIONALES
059-206 PLANES DE ACCION 10 X
CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en la
Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservacion Total (CT) Una
vez cumplido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario y se
efectúa la transferencia secundaria al Archivo
Histórico.
Soporte Normativo: Ley 152 de 1994 se establece
la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo - Ley 1474 de
2011 Art. 74 Publicacion Plan de Accion
067 PROYECTOS INSTITUCIONALES
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FINALPROCEDIMIENTOS
067-250
PROYECTOS MANTENIMIENTO,
PRESERVACION,
ARBORIZACION Y
CONSTRUCCION DE LOS
PARQUES Y ZONAS VERDES
10 X
CT. Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter
MISIONAL.Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivocentral se realiza el
respectivo inventario y se efectúa la transferencia
secundaria al Archivo Histórico.
073 SOLICITUDES
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FINALPROCEDIMIENTOS
073-262SOLICITUDES DE PERMISOS
PODAS5 X
E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño para su eliminación mediante método
de picado. Se elimina, puesto que ha perdido sus
valores primarios.
073-263SOLICITUDES DE PERMISOS
ROCERIAS6 X
E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño para su eliminación mediante método
de picado. Se elimina, puesto que ha perdido sus
valores primarios.
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ESTRUCTURA No. II
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FINALPROCEDIMIENTOS
073-264SOLICITUDES DE PERMISOS
TALAS7 X
E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño para su eliminación mediante método
de picado. Se elimina, puesto que ha perdido sus
valores primarios.
S:
C.T.:
M/D: MICROFILMACION O DIGITALIZACION
E:
Equipo de Trabajo del Proceso Comité Institucional de Gestión y Desempeño
CONVENCIONES:
SELECCIÓN
CONSERVACION TOTAL
ELIMINACION
ELABORO: REVISO Y APROBO:
FIRMA RESPONSABLE: FIRMA RESPONSABLE:
CARGO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL CARGO: PROFESIONAL GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
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022 COMUNICACIONES OFICIALES
022-071COMUNICACIONES OFICIALES
EXTERNAS10 X X
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VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA
CLASIFICADA. El responsable de la Ventanilla
Unica de Correspondencia deberá conservar estos
documentos en soporte electrónico en un SGDEA en
el momento de su recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de
las funciones propias de la Entidad. Una vez
cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza selección de las comunicaciones oficiales
externas de las dependencias misionales y de
dirección, se digitalizan con sus respectivos soportes
y se elimina el resto, previa presentación del
inventario al Comité Institucional de Gestión y
Desempeño mediante la metodología de picado.
022-072COMUNICACIONES OFICIALES
INTERNAS10 X
E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido
el tiempo de retención en el archivo central se realiza
el respectivo inventario para la aprobación del
Comité Institucional de Gestión y Desempeño para
su eliminación mediante método de picado.
Documento informativo al cual se le atribuye una
valoración primaria de tipo legal administrativo.
Estos documentos contienen información que solo
concierne a la Entidad y a los Funcionarios, se
deben eliminar porque pierden sus valores primarios
028 CORRESPONDENCIA
028-077CORRESPONDENCIA
DESPACHADA10 X X
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la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservacion Total (CT).
Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso
PUBLICA CLASIFICADA. El responsable del archivo
de central deberá conservar estos documentos en
soporte electrónico en un SGDEA en el momento de
su recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias
de la dependencia porque generan valor secundario.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza el respectivo inventario
tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes.
Soporte Normativo: Acuerdo 060 de 2001 AGN
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VIGENTE DESDE: 2019/06/12
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028-078 CORRESPONDENCIA RECIBIDA 10 X X
D - CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en
la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservacion Total (CT).
Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso
PUBLICA CLASIFICADA. El responsable del archivo
de central deberá conservar estos documentos en
soporte electrónico en un SGDEA en el momento de
su recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias
de la dependencia porque generan valor secundario.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza el respectivo inventario
tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes.
Soporte Normativo: Acuerdo 060 de 2001 AGN
034 ESTUDIOS E INVESTIGACIONES
034-090ESTUDIOS Y DISEÑOS DE LAS
REDES ELECTRICAS11 X
CT. Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter
MISIONAL. Documentos que reflejan las actuaciones
de la dependencia con relación a: Estudios
Especiales sobre proyectos. Luego del período de
retención en el Archivo Central, todo se digitalizará, y
se conservará en papel una muestra del 30% de la
cantidad encontrada, de acuerdo a los estudios
especiales relacionados con temas técnicos de la
Entidad. Los demás se eliminarán.
044 INFORMES INSTITUCIONALES
044-119 INFORMES DE GESTION 10 X X
S. D.- Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de
acceso PUBLICA. Documento VITAL O
ESENCIAL. El informe comprende datos e
información de la gestión adelantada por
INFIBAGUE en sus diferentes dependencias para las
vigencias. Se pretende dar cuenta de los diferentes
resultados adelantados a fin de determinar el nivel
de cumplimiento alcanzado entre lo planeado y lo
ejecutado en línea con el cumplimiento de la
plataforma estratégica, que incorporó un nuevo
termino llamado Gran Apuesta. Cumplido el tiempo
de retención en el archivo central se realiza la
selección cualitativa intrínseca de aquellos informes
044-122
INFORMES DE VISITAS
TECNICAS PARQUES Y ZONAS
VERDES
2 X
E. Nivel de acceso PUBLICA
CLASIFICADA.Transcurrido el tiempo de retención
en el archivo central se realiza el respectivo
inventario para la aprobación del Comité Institucional
de Gestión y Desempeño para su eliminación
mediante método de picado. Pierde su valor
primario, ya que el contenido de los mismos informes
hacen parte del expediente contractual.
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ENTIDAD
PRODUCTORA:
UNIDAD
ADMINISTRATIVA:
OFICINA
PRODUCTORA:
ESTRUCTURA No. II
TIEMPO
RETENCIÓNARCHIVO
CENTRALS C.T. M/D E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
GERENCIA
DIRECCION TECNICA DE PROYECTO Y PROMOCION EMPRESARIAL
Marzo 22 de 2002 al 30 de Marzo de 2003.
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
CODIGO: FOR-GD-006
VIGENTE DESDE: 2019/06/12
Versión: 02
CÓDIGO ASUNTO O SERIE
DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOS
058PETICIONES, QUEJAS Y
RECLAMOS5 X
S.- Selecciòn Cuantitativa Intrìnsica. Nivel de
acceso PUBLICA CLASIFICADA. La
documentación que conforma la serie, corresponde a
aquellas quejas y solicitudes allegadas por la
ciudadania. Una vez se cumplan los tiempos
establecidos para su retención, se selecciona el 5%
del total de la documentación en un año. Lo restante
sera eliminado. No posee valores secundarios que
permita el desarrollo de investigaciones históricas
posteriores.
059 PLANES INSTITUCIONALES
059-206 PLANES DE ACCION 10 X
CT. Serie de carácter MISIONAL. “Instrumento de
programación anual de las metas del plan de
desarrollo que permite a cada dependencia de la
administración orientar su quehacer para cumplir con
los compromisos establecidos en el plan de
desarrollo. Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT) Una vez cumplido el tiempo
de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario y se efectúa la transferencia
secundaria al Archivo Histórico.
Soporte Normativo: COLOMBIA. CONGRESO DE
067 PROYECTOS INSTITUCIONALES
067-240 PROYECTOS ADULTO MAYOR 10 X
CT. Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter
MISIONAL.Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivocentral se realiza el
respectivo inventario y se efectúa la transferencia
secundaria al Archivo Histórico.
067-245
PROYECTOS DE
MEJORAMIENTO CONDICION DE
VIDA
10 X
CT. Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter
MISIONAL.Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivocentral se realiza el
respectivo inventario y se efectúa la transferencia
secundaria al Archivo Histórico.
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ENTIDAD
PRODUCTORA:
UNIDAD
ADMINISTRATIVA:
OFICINA
PRODUCTORA:
ESTRUCTURA No. II
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INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
GERENCIA
DIRECCION TECNICA DE PROYECTO Y PROMOCION EMPRESARIAL
Marzo 22 de 2002 al 30 de Marzo de 2003.
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Versión: 02
CÓDIGO ASUNTO O SERIE
DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOS
067-249
PROYECTOS MANTENIMIENTO,
CONSTRUCCION Y
REMODELACION DE INMUEBLES
PUBLICOS
10 X
CT. Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter
MISIONAL.Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivocentral se realiza el
respectivo inventario y se efectúa la transferencia
secundaria al Archivo Histórico.
067-252
PROYECTOS MODERNIZACION
ADMINISTRATIVA PLAZAS DE
MERCADO
10 X
CT. Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter
MISIONAL.Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivocentral se realiza el
respectivo inventario y se efectúa la transferencia
secundaria al Archivo Histórico.
S:
C.T.:
M/D: MICROFILMACION O DIGITALIZACION
E:
Equipo de Trabajo del Proceso Comité Institucional de Gestión y Desempeño
CONVENCIONES:
SELECCIÓN
CONSERVACION TOTAL
ELIMINACION
ELABORO: REVISO Y AVALO:
FIRMA RESPONSABLE: FIRMA RESPONSABLE:
CARGO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL CARGO: PROFESIONAL GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
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ENTIDAD
PRODUCTORA:
UNIDAD
ADMINISTRATIVA:
OFICINA
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ESTRUCTURA No. II
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CENTRALS C.T. M/D E
03 ACTAS
03-027 ACTAS CONCILIACION LABORAL 5 X
CT.- Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Con base
en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición
final es la Conservacion Total (CT). El responsable del
archivo de gestión deberá conservar estos documentos en
soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su
producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y
como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de
la dependencia porque generan valor secundario. Una vez
08AUTOLIQUIDACIONES DE
APORTES80 X
E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño para su eliminación
mediante método de picado. Se elimina ya que no tiene
valores secundarios.
013CERTIFICACIONES,
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
013-070 CONSTANCIAS LABORALES 4 X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeños para su eliminación
mediante método de picado. Se elimina ya que no tiene
valores secundarios
014 CIRCULARES 6 X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. La serie
Circulares evidencia el desarrollo de las actividades
misionales y administrativas del Instituto. No constituyen el
patrimonio histórico de la Entidad y no desarrolla valores
secundarios. Una vez cumpla su tiempo de retención de 6
años en el archivo central y teniendo en cuenta que el tiempo
máximo dispuesto por la Ley 1474 de 2011 para la
prescripción de la acción disciplinaria que es de 5 años, se
procederá a su eliminación utilizando el protocolo establecido
por el archivo de INFIBAGUE. Soporte Normativo: Acuerdo
07 de 1994 en sus artículos 25, 26 y 27, Decreto 2609 de
2012 en su artículo 9, literal f) y h), 16 Literal b) y c), Acuerdo
033 de 1999.
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GERENCIA
DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Marzo 22 de 2002 al 30 de Marzo de 2003.
CÓDIGO
DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
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ENTIDAD
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UNIDAD
ADMINISTRATIVA:
OFICINA
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DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Marzo 22 de 2002 al 30 de Marzo de 2003.
CÓDIGO
DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
022 COMUNICACIONES OFICIALES
022-071COMUNICACIONES OFICIALES
EXTERNAS10 X X
D - E. Serie de carácter MISIONAL. Documento VITAL o
ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. El
responsable de la Ventanilla Unica de Correspondencia
deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en
un SGDEA en el momento de su recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la Entidad. Una vez cumplido el tiempo
de retención en el archivo central se realiza selección de las
comunicaciones oficiales externas de las dependencias
misionales y de dirección, se digitalizan con sus respectivos
soportes y se elimina el resto, previa presentación del
inventario al Comité Institucional de Gestión y Desempeño
mediante la metodología de picado.
022-072COMUNICACIONES OFICIALES
INTERNAS10 X
E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido el tiempo
de retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario para la aprobación del Comité Institucional de
Gestión y Desempeño para su eliminación mediante método
de picado. Documento informativo al cual se le atribuye una
valoración primaria de tipo legal administrativo. Estos
documentos contienen información que solo concierne a la
Entidad y a los Funcionarios, se deben eliminar porque pierden
sus valores primarios
041 HISTORIAS LABORALES 80 X
Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA RESERVADA.
Documento VITAL O ESENCIAL. Es una serie documental de manejo y acceso
reservado por parte de los funcionarios del Grupo de Gestión Humana y
Documental en donde se conservan cronológicamente todos los documentos de
carácter administrativo relacionados con el vínculo laboral que se establece
entre el funcionario y la entidad.” Una vez la serie cumpla los tiempos de
retención contados a partir del cierre del expediente o trámite que le dio inicio, la
entidad determinara el proceso de selección teniendo en cuenta que este
puede realizarse cuantitativa y cualitativamente. La selección cuantitativa se
relaciona con la definición de un porcentaje de muestra el cual debe considerar
el volumen de producción documental anual; la selección cualitativa se
fundamenta en la definición de criterios descriptivos que den cuenta de
características o finalidades del trámite que sean susceptibles de conservar
permanentemente, determinantes para la cultura y la historia del Instituto. El
proceso de selección será realizado por el Comité Institucional de Gestión y
Desempeño, el jefe de la dependencia productora y los interesados.
La documentación seleccionada, se debe transferir al Archivo Histórico para su
conservación total, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015
del Ministerio de Cultura, en su Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias
secundarias.
La Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos originales que
posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido
reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio". Soporte Normativo:
Circular No. 004 (6, junio, 2003). Organización de las Historias Laborales.
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UNIDAD
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OFICINA
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DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
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CÓDIGO
DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
044 INFORMES INTITUCIONALES
044-119 INFORMES DE GESTION 10 X
S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso
PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL. Cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza la
selección cualitativa intrínseca de aquellos documentos que
por su cualidad y carácteristica especial incidieron en el
cumplimiento de la actividad misional y generan valor
secundario para la Entidad como fuente histórica de consulta ,
el resto de expedientes se realiza el inventario documental y
se elimina tanto en soporte electrónico como soporte papel,
con la aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño mediante método de picado para el soporte
papel.
044-131INFORMES ENTES DE CONTROL
Y VIGILANCIA20 X
CT - D.- Documentos de carácter administrativo, que dan
testimonio de la información requerida por los entes externos
de control y vigilancia a la Superintendencia, por su contenido
informativo que da fe de los informes presentados a los
diversos entes de control se conserva como parte de la
memoria institucional, se microfilma la serie documental para
garantizar la preservación de los originales. Soporte
Normativo asociado a la producción documental Ley 142 de
1994, Decreto 548 de 1995 y la resolución 2112 de 1996,
Decreto 485 de 1995.
052 MEMORANDOS 10 X
S - CT.- Documentos de carácter administrativo, que
soportan el cruce de información entre dependencias internas
de la Entidad. Se selecciona una muestra cualitativa intrínseca
seleccionando los memorando originales correspondientes la
División Administrativa y Financiera y Oficinas, ya que en ellos
se entran consolidados los datos de las dependencias a su
cargo. Se conserva como parte de la memoria institucional y
se digitaliza la serie documental para garantizar la
preservación de los originales.
Soporte Normativo asociado a la producción documental Ley
142 de 1994, Decreto 548 de 1995, Resolución 2112 de 1996.
054 NOMINA 80 X
Subserie de carácter MISIONAL. Documento VITAL O
ESENCIAL Nivel de acceso PUBLICA RESERVADA.
Relación de pago en la cual se registran los salarios, las
bonificaciones y las deducciones de un periodo determinado,
que realiza una entidad a sus funcionarios en cumplimiento de
las obligaciones contractuales. Preservar estos documentos
en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su
producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD, con el
mismo tiempo asignado al soporte papel. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario tanto físico como electrónico y se
efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico con
sus respectivos soportes. Soporte Normativo: Ley 100 (23,
diciembre, 1993). Por la cual se crea el sistema de seguridad
social integral y se dictan otras disposiciones. Bogotá: 1993.
Artículos 206 y 207. Decreto 780 (6, mayo, 2016). Por medio
del cual se expide el Decreto único Reglamentario del Sector
Salud y Protección Social. Bogotá: 2016.
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ENTIDAD
PRODUCTORA:
UNIDAD
ADMINISTRATIVA:
OFICINA
PRODUCTORA:
ESTRUCTURA No. II
TIEMPO
RETENCIÓNARCHIVO
CENTRALS C.T. M/D E
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
CODIGO: FOR-GD-006
VIGENTE DESDE: 2019/06/12
Versión: 02
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
GERENCIA
DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Marzo 22 de 2002 al 30 de Marzo de 2003.
CÓDIGO
DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
065 PROGRAMAS INSTITUCIONALES
065-232PROGRAMAS SALUD
OCUPACIONAL10 X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie MISIONAL. La
subserie consiste en la planeación y ejecución de actividades
de medicina, seguridad e higiene industrial , que tienen como
objetivo mantener y mejorar la salud de los trabajadores en
las empresas. Una vez cumpla su tiempo de retención de 10
años en el central, se procederá a su eliminación siguiendo el
procedimiento establecido por el AGN. Soporte Normativo:
Ley 9 de 1979, establece la obligación de contar con un
Programa de Salud Ocupacional en los lugares de trabajo.
Resolución 2400 de 1979, por la cual se establecen
disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los
establecimientos de trabajo. Ley 1562 d e 2012 y Ley 1016 de
2013.
S:
C.T.:
M/D: MICROFILMACION O DIGITALIZACION
E:
Equipo de Trabajo del Proceso Comité Institucional de Gestión y Desempeño
SELECCIÓN
CONSERVACION TOTAL
ELIMINACION
ELABORO: REVISO Y APROBO:
FIRMA RESPONSABLE: FIRMA RESPONSABLE:
CARGO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL CARGO: PROFESIONAL GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CONVENCIONES:
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ENTIDAD
PRODUCTORA:
UNIDAD
ADMINISTRATIVA:
OFICINA
PRODUCTORA:
ESTRUCTURA No. II
TIEMPO
RETENCIÓNARCHIVO
CENTRALS C.T. M/D E
19COMPROBANTES DE
CONTABILIDAD10 X
E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina
ya que no tiene valores secundarios.
Soporte Normativo: Ley 962 de 2005. Artículo 28;
Régimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual
9.2.1. Soportes de Contabilidad y Decreto 2674 de
2012
032EJECUCIONES
PRESUPUESTALES10 X
E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño para su eliminación mediante método de
picado. Se elimina ya que no tiene valores
secundarios.
033 ESTADOS FINANCIEROS 10 X
E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño para su eliminación mediante método de
picado. Se elimina ya que no tiene valores
secundarios.
049 LIBROS CONTABLES
049-191 LIBROS AUXILIARES
E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño para su eliminación mediante método de
picado. Se elimina ya que no tiene valores
secundarios.
Soporte Contable: DECRETO 2649 DE 1993 Por el
cual se reglamenta la Contabilidad en general Ley
962 de 2005. Artículo 28; Régimen de Contabilidad
Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de
Contabilidad y Decreto 2674 de 2012
049-192 LIBROS DIARIOS OFICIALES
E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño para su eliminación mediante método de
picado. Se elimina ya que no tiene valores
secundarios.
Soporte Contable: DECRETO 2649 DE 1993 Por el
cual se reglamenta la Contabilidad en general Ley
962 de 2005. Artículo 28; Régimen de Contabilidad
Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de
Contabilidad y Decreto 2674 de 2012
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
CODIGO: FOR-GD-006
VIGENTE DESDE: 2019/06/12
Versión: 02
CÓDIGO ASUNTO O SERIE
DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOS
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
Marzo 22 de 2002 al 30 de Marzo de 2003.
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ENTIDAD
PRODUCTORA:
UNIDAD
ADMINISTRATIVA:
OFICINA
PRODUCTORA:
ESTRUCTURA No. II
TIEMPO
RETENCIÓNARCHIVO
CENTRALS C.T. M/D E
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
CODIGO: FOR-GD-006
VIGENTE DESDE: 2019/06/12
Versión: 02
CÓDIGO ASUNTO O SERIE
DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOS
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
Marzo 22 de 2002 al 30 de Marzo de 2003.
049-193 LIBROS MAYOR Y BALANCES 8 X
CT.- Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. El Libro
Mayor y Balances es fuente de información para la
investigación en estudios económicos de la administración
municipal sobre el manejo, distribución y ejecución de los
recursos. Sirve para hacer comparativos de la administración
de cada Gerente. Por estas razones, son de conservación
permanente, "los documentos originales que posean valores
históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido
reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio"
(Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2).
Por lo anterior, una vez la Subserie cumpla los tiempos de
retención contados a partir del cierre del expediente o trámite
que le dio inicio, se deben transferir al Archivo Histórico para
su conservación total debido a que posee valores de carácter
funcional, sumarial y de importancia colectiva.. Soporte
Normativo: Artículo 28, Ley 962 de 2005. Decreto 1080 de
2015 del Ministerio de Cultura, en su Capítulo IX, Artículo
2.8.2.9.1 Transferencias secundarias. Además, la Ley 594 de
2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos originales
que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun
cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante
cualquier medio".
062 PRESUPUESTO 20 X
D - CT. Nivel de acceso PUBLICA. Serie de
carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de
2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Documento VITAL o
ESENCIAL. El responsable del archivo CENTRAL
deberá conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA en el momento de su
recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias
de la dependencia porque generan valor secundario.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza el respectivo inventario
tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes.
S:
C.T.:
M/D: MICROFILMACION O DIGITALIZACION
E:
SELECCIÓN
CONSERVACION TOTAL
ELIMINACION
CONVENCIONES:
ELABORO: REVISO Y APROBO:
FIRMA RESPONSABLE: FIRMA RESPONSABLE:
CARGO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL CARGO: PROFESIONAL GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
Equipo de Trabajo del Proceso Comité Institucional de Gestión y Desempeño
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ENTIDAD
PRODUCTORA:
UNIDAD
ADMINISTRATIVA:
OFICINA
PRODUCTORA:
ESTRUCTURA No. II
TIEMPO
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CENTRALS C.T. M/D E
011 AVANCES LEGALIZADOS 5 X
E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeñopara su eliminación mediante método de
picado. Documento informativo al cual se le atribuye
una valoración primaria de tipo legal administrativo.
Estos documentos contienen información que solo
concierne a la Entidad y a los Funcionarios, se
deben eliminar porque pierden sus valores primarios
012 BOLETINES
012-061BOLETINES DIARIOS DE
TESORERIA10 X
E.- Nivel de acceso PUBLICA. Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza
el respectivo inventario para la aprobación del
Comité Institucional de Gestión y Desempeño para
su eliminación mediante método de picado. Una vez
cumplidos los tiempos de retención y superados los
valores contables y fiscales, esta serie no desarrolla
valores secundarios. Se elimina mediante método de
picado. Soporte Normativo: Ley 962 de 2005
ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LA
CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE
COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante
deberán ser conservados por un período de diez (10)
años contados a partir de la fecha del último asiento,
documento o comprobante, pudiendo utilizar para el
efecto, a elección del comerciante, su conservación
en papel o en cualquier medio técnico, magnético o
electrónico que garantice su reproducción exacta..
022 COMUNICACIONES OFICIALES
022-071COMUNICACIONES OFICIALES
EXTERNAS10 X X
D - CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular
003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL.
Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. El responsable del
archivo de central deberá conservar estos documentos en
soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su
recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia
del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia
porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo
de retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes.
Soporte Normativo: Acuerdo 060 de 2001 AGN
022-072COMUNICACIONES OFICIALES
INTERNAS10 X
E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido
el tiempo de retención en el archivo central se realiza
el respectivo inventario para la aprobación del
Comité Institucional de Gestión y Desempeño para
su eliminación mediante método de picado.
Documento informativo al cual se le atribuye una
valoración primaria de tipo legal administrativo.
Estos documentos contienen información que solo
concierne a la Entidad y a los Funcionarios, se
deben eliminar porque pierden sus valores primarios
Marzo 22 de 2002 al 30 de Marzo de 2003.
CÓDIGO
DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
TESORERIA
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
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UNIDAD
ADMINISTRATIVA:
OFICINA
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ESTRUCTURA No. II
TIEMPO
RETENCIÓNARCHIVO
CENTRALS C.T. M/D E
Marzo 22 de 2002 al 30 de Marzo de 2003.
CÓDIGO
DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
TESORERIA
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
CODIGO: FOR-GD-006
VIGENTE DESDE: 2019/06/12
Versión: 02
024 CONCILIACIONES BANCARIAS 10 X
E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño para su eliminación mediante método de
picado. Se elimina ya que no tiene valores
secundarios
Soporte Normativo: Ley 962 de 2005. Artículo 28;
Régimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual
S:
C.T.:
M/D: MICROFILMACION O DIGITALIZACION
E:
SELECCIÓN
CONSERVACION TOTAL
ELIMINACION
ELABORO: REVISO Y APROBO:
CONVENCIONES:
Equipo de Trabajo del Proceso Comité Institucional de Gestión y Desempeño
FIRMA RESPONSABLE: FIRMA RESPONSABLE:
CARGO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL CARGO: PROFESIONAL GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
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Hoja 1 de 1
ENTIDAD
PRODUCTORA:
UNIDAD
ADMINISTRATIVA:
OFICINA
PRODUCTORA:
ESTRUCTURA No. II
TIEMPO
RETENCIÓNARCHIVO
CENTRALS C.T. M/D E
020COMPROBANTES DE ENTRADA
A ALMACEN 10 X
E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Documento
oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o
elemento al almacén de la entidad, constituyéndose así en el
soporte para legalizar los registros en inventario y efectuar
los asientos de contabilidad. El tiempo de retención para los
comprobantes de baja de bienes es de 10 años, en los
cuales se contemplan tres (3) años de la prescripción
021COMPROBANTES DE SALIDA A
ALMACEN 10 X
E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. El
comprobante de egreso acredita la salida material y real de
un bien o elemento del almacén, de tal forma que se cuenta
con un soporte para legalizar los registros en almacén y
efectuar los asientos de contabilidad. El tiempo de retención
para los comprobantes de baja de bienes es de 10 años, en
los cuales se contemplan tres (3) años de la prescripción
ordinaria para los muebles según el artículo 4 de la Ley 791
029 CUENTAS
029-080 CUENTAS DE ALMACEN 10 X
E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido
el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño para su eliminación
mediante método de picado. Se elimina ya que no tiene
valores secundarios.
Soporte Normativo: Ley 962 de 2005. Artículo 28; Régimen
de Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes
de Contabilidad y Decreto 2674 de 2012.
037 EXPEDIENTES INMUEBLES 20 x
S.- Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. El tiempo
mínimo de conservación del Historial de Bienes Inmuebles
se establece en 20 años, en los cuales se contemplan cinco
(5) años que es el tiempo necesario a la prescripción
ordinaria para los bienes raíces, según el artículo 4 de la Ley
791 de 2002 y veinte (20) para responder a posibles
acciones de responsabilidad civil contractual, por las
diferentes intervenciones que se hayan realizado en el bien a
043 HISTORIAS VEHICULARES 10 X
S.- Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Los
historiales de vehículos son documento que evidencian la
gestión del parque automotor que posee una entidad, por lo
cual su contenido informativo permite el estudio de la historia
institucional. Sin embargo, en algunos casos esta serie se
produce en grandes cantidades, por lo cual se recomienda
una selección cualitativa intrínseca, así:
Selección de historiales de vehículos especializados, toda
vez que pueden ser una fuente de información en temas
044 INFORMES INSTITUCIONALES
044-120 INFORMES DE INVENTARIOS 4 X
D.- Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Subserie
documental que refleja la salida definitiva de materiales o
equipos que no se encuentren en condiciones de uso o que
la entidad ya no requiera para el normal desarrollo de sus
actividades, al cumplir el tiempo de retención en el archivo
central se digitaliza para posteriores consultas y el soporte
papel se elimina ya que pierde sus valores primarios y no
posee valores secundarios.
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Almacen General
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
CODIGO: FOR-GD-006
VIGENTE DESDE: 2019/06/12
Versión: 02
Marzo 22 de 2002 al 30 de Marzo de 2003.
CÓDIGO
DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
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ENTIDAD
PRODUCTORA:
UNIDAD
ADMINISTRATIVA:
OFICINA
PRODUCTORA:
ESTRUCTURA No. II
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CENTRALS C.T. M/D E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Almacen General
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
CODIGO: FOR-GD-006
VIGENTE DESDE: 2019/06/12
Versión: 02
Marzo 22 de 2002 al 30 de Marzo de 2003.
CÓDIGO
DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE
048 INVENTARIOS
048-183INVENTARIOS DE BIENES
INMUEBLES5 X
D.- Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Subserie
documental que refleja la salida definitiva de materiales o
equipos que no se encuentren en condiciones de uso o que
la entidad ya no requiera para el normal desarrollo de sus
actividades, al cumplir el tiempo de retención en el archivo
central se digitaliza para posteriores consultas y el soporte
papel se elimina ya que pierde sus valores primarios y no
posee valores secundarios.
71 RESPONSABILIDADES
071-260RESPONSABILIDADES
ALUMBRADO NAVIDEÑO2 X
E.- Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido
el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeños para su eliminación
mediante método de picado. Se elimina ya que no tiene
valores secundarios y el original reposa en la Historia
Laboral.
S:
C.T.:
M/D: MICROFILMACION O DIGITALIZACION
E:
CONVENCIONES:
ELABORO: REVISO Y AVALO:
SELECCIÓN
CONSERVACION TOTAL
ELIMINACION
FIRMA RESPONSABLE: FIRMA RESPONSABLE:
CARGO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL CARGO: PROFESIONAL GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
Equipo de Trabajo del Proceso Comité Institucional de Gestión y Desempeño
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ENTIDAD
PRODUCTORA:
UNIDAD
ADMINISTRATIVA:
OFICINA
PRODUCTORA:
ESTRUCTURA No. II
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CENTRALS C.T. M/D E
022 COMUNICACIONES OFICIALES
022-071COMUNICACIONES OFICIALES
EXTERNAS10 X X
D - E. Serie de carácter MISIONAL. Documento VITAL o
ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. El
responsable de la Ventanilla Unica de Correspondencia
deberá conservar estos documentos en soporte electrónico
en un SGDEA en el momento de su recepción como COPIA
DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la Entidad. Una vez cumplido el tiempo
de retención en el archivo central se realiza selección de las
comunicaciones oficiales externas de las dependencias
misionales y de dirección, se digitalizan con sus respectivos
soportes y se elimina el resto, previa presentación del
inventario al Comité Institucional de Gestión y Desempeño
mediante la metodología de picado.
022-072COMUNICACIONES OFICIALES
INTERNAS10 X
E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido el tiempo
de retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario para la aprobación del Comité Institucional de
Gestión y Desempeño para su eliminación mediante método
de picado. Documento informativo al cual se le atribuye una
valoración primaria de tipo legal administrativo. Estos
documentos contienen información que solo concierne a la
Entidad y a los Funcionarios, se deben eliminar porque
pierden sus valores primarios
052 MEMORANDOS 10 X X
S.- Selecciòn Cualitativa Intrìnseca. Documentos de
carácter administrativo, que soportan el cruce de información
entre dependencias internas de la Entidad. Se selecciona
una muestra cualitativa intrínseca seleccionando los
memorando originales correspondientes a la Gerencia,
Secretaría General y demás oficinas, ya que en ellos se
entran consolidados los datos de las unidades
administrativas a su cargo. Se conserva como parte de la
memoria institucional, la muestra selectiva de la serie
documental para garantizar la preservación de los originales
y se digitaliza.
S:
C.T.:
M/D: MICROFILMACION O DIGITALIZACION
E:
SELECCIÓN
CONSERVACION TOTAL
ELIMINACION
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
CODIGO: FOR-GD-006
VIGENTE DESDE: 2019/06/12
Versión: 02
CÓDIGO ASUNTO O SERIE
DISPOSICIÓN
FINALPROCEDIMIENTOS
CONVENCIONES:
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Sistemas
Marzo 22 de 2002 al 30 de Marzo de 2003.
ELABORO: REVISO Y AVALO:
FIRMA RESPONSABLE: FIRMA RESPONSABLE:
CARGO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL CARGO: PROFESIONAL GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
Equipo de Trabajo del Proceso Comité Institucional de Gestión y Desempeño
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