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Código: GD-P02-F10Versión: 01Vigente desde: 12/06/2017

Fecha: Octubre de 2017 Hoja:

Archivo de Gestión

Archivo Central CT E D S

10.23 DERECHOS DE PETICIÓN - PQRSDF 1 7 X

Peticiones Quejas Reclamos Sugerencias Solicitudes Denuncias Felicitaciones Comunicaciones Oficiales

10.29 INFORMES10.29.01 Informes a Entidades del Estado 1 9 X X

Solicitud Informe Comunicaciones Oficiales

10.29.02 Informes a Organismos de Control 1 9 X X Solicitud Informe Comunicaciones Oficiales

Estos documentos corresponden a informes que por ley y otrasdisposiciones el Defensor del Pueblo presenta a la Contraloría Generalde la República u otros organismos encargados del seguimiento y laevaluación de la gestión de la entidad. Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al transferirse alArchivo Central se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes como testimonio de la gestión de la entidad. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO DEL DEFENSOR DEL PUEBLO (10)

CÓDIGO SERIES, Subseries y Tipos DocumentalesRETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

Estos documentos reflejan la atención a peticiones de acceso a lainformación pública, excepto la de carácter reservado o clasificado (Ley1712 de 2014). Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 7 años enArchivo Central. Al cabo de los 8 años se seleccionan los primeros 3expedientes por mes, iniciando desde enero y sin superar el 5% de suproduccion anual.

Estos documentos reflejan la gestión del Defensor del Pueblo y con losdistintos gobiernos y agencias internacionales, para el desarrollo deprogramas, proyectos o actividades que adelanta la Entidad. Estosdocumentos se producen en respuesta a la función relacionada con larealización de arqueos a Tesorería y cajas menores. Se conservan 1año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Altransferirse al Archivo Central se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes por formar parte de la memoriainstitucional. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

CONVENCIONES P: Papel - EL: Documento Electrónico - CT: Conservación Total - E: Eliminación - D: Digitalización - S: Selección




Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

10.29.03 Informes a Organismos Internacionales 1 9 X X


10.29.04 Informes a Organizaciones No Gubernamentales 1 9 X X Solicitud Informe Comunicaciones Oficiales

10.29.14 Informes de Gestión 1 9 X X Solicitud Informe Comunicaciones Oficiales

Estos documentos reflejan el seguimiento a las recomendaciones delos diferentes organismos del Sistema de Naciones Unidasrelacionadas con los Derechos Humanos y el Derecho InternacionalHumanitario. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años enel Archivo Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan parasu conservación permanente en ambos soportes como testimonio de lagestión de la entidad.

Estos documentos reflejan el seguimiento y la evaluación por parte deorganismos no gubernamentales a la Entidad, en relación a lapromoción, defensa y ejercicio de los derechos de la población. Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes por formar parte de lamemoria institucional y como testimonio de la gestión de la entidad enmateria de derechos humanos. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de2015. AGN)

Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funciones asignadasal área. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central sedigitalizan para consulta, pues dan fe de la ejecución de las actividadesmisionales de la Entidad. Se conservan Totalmente en ambossoportes. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

10.30 INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL

10.30.10 Registro de Reunión 1 9 X X Memoria de Reunión Anexos

10.30.17 Registro y Control de Comunicaciones Oficiales 1 4 X Formularios

10.30.18 Registro y Control de Consulta y Préstamo de Documentos 1 4 X

Formulario

Estos documentos se emplean para registrar asuntos de interés y/o latoma de decisiones tratados en reuniones internas entre lasdependencias y/o equipos de trabajo de la Defensoría del Pueblo, queno harán parte de tipos documentales de otras series y/o subseries.Para su producción se diligencia el formato determinado por la Oficinade Planeación en el sistema de gestión de calidad. Se conservan 1 añoen el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes como evidencia de la gestión de la Defensoría delPueblo en relación a las decisiones tomadas dentro de la misión de laentidad y la conservación del soporte físico. (Circular 03 de 2015.Acuerdo 004 de 2015. AGN

Estos documentos reflejan el control de comunicaciones internas.(Res.062 de 2014, Art.19, Num.9,7,81). Se conservan 1 año en Archivode Gestión y se transfieren a Archivo Central en donde permanecen 4años. Posteriormente se eliminan por pérdida de valor administrativo.

Estos documentos reflejan el control de consulta y préstamo dedocumentos. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y setransfieren a Archivo Central en donde permanecen 4 años.Posteriormente se eliminan por pérdida de valor administrativo.





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

10.38 PLANES10.38.04 Plan de Acción Anual PAA 1 9 X X

Plan de Accion Anual-PAA Reportes Comunicaciones Oficiales

10.38.15 Plan Operativo Estratégico 1 4 X X Plan Reportes Informes Comunicaciones Oficiales

10.41 POLITICAS INSTITUCIONALES10.41.07 Política en DDHH y DIH 1 9 X X

Política Informes Actas Informes de seguimiento Comunicaciones Oficiales

Estos documentos contienen los objetivos que debe cumplir ladependencia en el corto plazo a fin de alinear su gestión con uno o más objetivos estratégicos de la entidad, las estrategias a seguir de acuerdocon sus funciones, y las actividades llevadas a cabo de acuerdo con lametodología diseñada por la Oficina de Planeación (Dec.025 de 2014,Art.11, Num.18). Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 4 añosen Archivo Central. Al cabo de los 5 años se digitalizan paraconservación permanente en ambos soportes como evidencia de lagestión de la Entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos reflejan el desarrollo de las políticas de promoción ydivulgación de los derechos humanos en el país, en orden a tutelarlos ydefenderlos en situaciones de vulneración de los derechos humanos yderecho internacional humanitario de los colombianos en el país(Dec.025 de 2014, Art..5, Num.2). Se conservan 1 año en el Archivo deGestión y 9 años en el Archivo Central. Al transferirse al ArchivoCentral se digitalizan para su conservación permanente en ambossoportes por formar parte de la memoria institucional y como evidenciade las actividades misionales de la entidad. (Artículo 57. Ley 975 de2005)

Documentos que articulan los objetivos estratégicos institucionales conlas metas anuales de la entidad y las actividades definidas para elcumplimiento de éstas y permiten visualizar los resultados de laplaneación y de la gestión (Dec.025 de 2014, Art.11, Num.18). Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años en Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para conservación permanente en ambossoportes como evidencia de la gestión de la Entidad. (Circular 03 de2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

10.48 PROYECTOS 10.48.03 Proyectos de Ley 1 9 X X

Proyecto Informes Actas Comunicaciones oficiales

10.51 RESOLUCIONES 1 19 X X Resolución

_________________________Fecha

Estos documentos reflejan el ejercicio de velar por la promoción ydivulgación de los derechos humanos en el país, por medio deproyectos presentados a la rama legislativa en pro de defender losderechos humanos en Colombia, (Constitución Nacional de Colombia,Art.282, Num.6). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 añosen el Archivo Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizanpara su conservación permanente en ambos soportes por formar partede la memoria institucional y como evidencia de las actividadesmisionales de la entidad.

Documentos administrativos, que consisten en recomendaciones yobservaciones a las autoridades y a los particulares en caso deamenaza o violación a los derechos humanos, con el propósito de velarpor su promoción y ejercicio (Dec.025 de 2014, Art.5, Num.3). Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 19 años en el ArchivoCentral. Posteriormente se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes por formar parte de la memoriainstitucional de la entidad y como evidencia de la gestión en materia dederechos humanos.





Archivo de Gestión Archivo Central CT E D S

1010.23 DERECHOS DE PETICIÓN - PQRSDF 1 7 X Peticiones Quejas Reclamos Sugerencias Solicitudes Denuncias Felicitaciones Comunicaciones Oficiales




PROCEDIMIENTO





UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL DEFENSOR DEL PUEBLO (10)OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASUNTOS INTERNACIONALES (1010)







PROCEDIMIENTO




1010.29.03 Informes a Organismos Internacionales 1 9 X X Solicitud Informe Comunicaciones Oficiales


1010.30 INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL1010.30.10 Registro de Reunión 1 9 X X

Memoria de Reunión Anexos

Estos documentos reflejan el seguimiento a las recomendaciones delos diferentes organismos del Sistema de Naciones Unidasrelacionadas con los Derechos Humanos y el Derecho InternacionalHumanitario. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años enel Archivo Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan parasu conservación permanente en ambos soportes como testimonio de lagestión de la entidad.Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funciones asignadasal área. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central sedigitalizan para consulta, pues dan fe de la ejecución de las actividadesmisionales de la Entidad. Se conservan Totalmente en ambossoportes. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN







PROCEDIMIENTO






Formulario













PROCEDIMIENTO




1010.41 POLITICAS INSTITUCIONALES1010.41.02 Política de Asuntos Internacionales 1 9 X X

Política Informes Actas Convenios Comunicaciones Oficiales

_________________________Fecha

Estos documentos reflejan el desarrollo de las políticas, lineamientos yacciones en el marco de la cooperación internacional para la atención yel seguimiento de situaciones de vulneración de los derechos humanosy derecho internacional humanitario de las víctimas colombianas(Dec.025 de 2014, Art..6, Num.1-2, 4). Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al transferirse alArchivo Central se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes por formar parte de la memoria institucional y comoevidencia de las actividades soporte en cumplimento con la misión dela entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





Archivo de Gestión


101001.22 DERECHOS DE PETICIÓN - PQRSD-DDHH Y DIH 1 19 X X

Formato único de recepción de peticiones Formato Reporte de Peticiones Telefonica Formato de Reparto y Analisis de Peticiones Formato de Recepción de Peticiones VISION WEB ATQ Formato de Cierre de Peticiones VISION WEB ATQ Peticiones Quejas Solicitudes Asesorias Comunicaciones Oficiales


PROCEDIMIENTO

Estos documentos reflejan la atención y trámite de oficio y de manerapersonalizada a las Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes yDenuncias por violación de los Derechos Humanos y el DerechoInternacional Humanitario de la población vulnerable (Ley 1448 de2011, Art.3, Parágrafo 2; Dec.025 de 2014, Art..6, Num.6). Con el fin defacilitar el acceso efectivo a sus derechos y defender de maneraprioritaria la vulneración de los Derechos Humanos. Se conservan 1año en el Archivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central. Altransferirse al Archivo Central se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes por formar parte de la memoriainstitucional y como evidencia de las actividades soporte encumplimento con la misión de la entidad. (Artículo 57. Ley 975 de 2005)



UNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA DE ASUNTOS INTERNACIONALES (1010)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO COLOMBIANOS EN EL EXTERIOR (101001)






Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO




101001.29 INFORMES101001.29.14 Informes de Gestión 1 9 X X


101001.29.23 Informes sobre Beneficiarios de Medidas Especiales de Protección

1 9 X X

Solicitud Informe Actas Comunicaciones Oficiales

101001.29.24 Informes Sobre Situación de DDHH y DIH 1 9 X X

Solicitud Informe Comunicaciones Oficiales Estudios Investigaciones


Estos documentos brindan información sobre las gestionesdefensoriales que se adelantan con los beneficiarios de medidasespeciales de protección (medidas cautelares y provisionales)otorgadas por la Comisión y la Corte interamericana de DerechosHumanos, respectivamente (Res.061 de 2014, Art,3, Num.6). Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes como testimonio de lagestión en defensa de los derechos humanos. (Artículo 57. Ley 975 de2005)

Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Posteriormente se digitalizan para conservación permanenteen ambos soportes como evidencia de las actividades soporte encumplimiento con la misión de la entidad.(Artículo 57. Ley 975 de 2005)





Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO





101001.30.06 Registro de Peticiones de Colombianos en el Exterior 1 4 X

Registro


Estos documentos reflejan el registro al sistema de las peticionespresentadas y atendidas sobre los colombianos que residen o seencuentran en tránsito en el exterior y en las fronteras y de losextranjeros que residen o se encuentran en tránsito en Colombia.(Res061 de 2014,Art.3, Num 4). Se conservan 1 año en Archivo de Gestióny 4 años en Archivo Central. Transcurrido el tiempo de retención seconservará totalmente en su soporte original.






Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO






Formulario

_________________________Fecha







Archivo de Gestión







PROCEDIMIENTO

Estos documentos reflejan la atención a peticiones de acceso a lainformación pública, excepto la de carácter reservado o clasificado(Ley 1712 de 2014). Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 7años en Archivo Central. Al cabo de los 8 años se seleccionan losprimeros 3 expedientes por mes, iniciando desde enero y sin superarel 5% de su produccion anual.

Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funcionesasignadas al área. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención enArchivo Central se digitalizan para consulta, pues dan fe de laejecución de las actividades misionales de la Entidad. Se conservanTotalmente en ambos soportes. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004de 2015. AGN

Estos documentos se emplean para registrar asuntos de interés y/ola toma de decisiones tratados en reuniones internas entre lasdependencias y/o equipos de trabajo de la Defensoría del Pueblo,que no harán parte de tipos documentales de otras series y/osubseries. Para su producción se diligencia el formato determinadopor la Oficina de Planeación en el sistema de gestión de calidad. Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Posteriormente se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes como evidencia de la gestión de laDefensoría del Pueblo en relación a las decisiones tomadas dentrode la misión de la entidad y la conservación del soporte físico.(Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN


UNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA DE ASUNTOS INTERNACIONALES (1010)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO COOPERACION INTERNACIONAL (101002)






Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO






Formulario

101002.46 PROGRAMAS 1 9 X X

101002.46.11 Programas y Estrategias de Cooperaciòn Nacional e

Internacional Formato de oferta y demanda de cooperación Busqueda de oferta de cooperación Propuesta en gestión Memorias de reunión Listado de asistencia Banco de proyectos Comunicaciones Ofiiciales

Estos documentos reflejan la coordinación de actividades derelaciones internacionales y de cooperación nacional e internacional,que propician el intercambio de experiencias, conocimientos yrecursos, así como la participación de la Defensoría del Pueblo enlos diferentes escenarios de asuntos internacionales y decooperación, con el fin de fortalecer las alianzas estratégicas(Res.061 de 2014, Art.5, Num.1-2) .Se conservan 1 año en el Archivode Gestión y 9 años en el Archivo Central. Posteriormente sedigitalizan para su conservación permanente en ambos soportespues evidencian la gestión de la entidad. (Circular 03 de 2015.Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos reflejan el control de comunicaciones internas.(Res.062 de 2014, Art.19, Num.9,7,81). Se conservan 1 año enArchivo de Gestión y se transfieren a Archivo Central en dondepermanecen 4 años. Posteriormente se eliminan por pérdida de valoradministrativo.Estos documentos reflejan el control de consulta y préstamo dedocumentos. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y setransfieren a Archivo Central en donde permanecen 4 años.Posteriormente se eliminan por pérdida de valor administrativo.





Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO




101002.48 PROYECTOS101002.48.01 Proyectos de Cooperación Nacional e Internacional 1 9 X X

Memoria de reunión Formato Ficha de Proyectos de Cooperación Internacional Formato Ficha de Proyectos del Cooperante Convenio Cronograma Ficha de Seguimientos de Proyectos de Cooperación Reporte de contratistas del proyecto Comunicaciones oficiales Informe de auditoría Informe final del proyecto Seguimiento general de proyectos

_________________________Fecha

Estos documentos reflejan la gestión y obtención de nuevas fuentesde financiación, asistencia técnica y oportunidades de cooperaciónnacional e internacional para la ejecución de planes, programas,proyectos, investigaciones y consultorías orientados alfortalecimiento y desarrollo institucional (Res.061 de 2014, Art.5,Num.3-6). Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años enArchivo Central al cabo de los cuales se digitalizan paraconservación permanente de ambo soportes por formar parte de lamemoria institucional y como evidencia de la participación de laDefensoría del Pueblo en dichos proyectos con organismosinternacionales. (Artículo 57. Ley 975 de 2005)





Archivo de Gestión







PROCEDIMIENTO





UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL DEFENSOR DEL PUEBLO (10)OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE COMUNICACIONES E IMAGEN INSTITUCIONAL (1020)






Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO






Formulario



1020.38.09 Plan de Comunicaciones 1 9 X X Plan Manual de Imagen (Página WEB) Comunicaciones Oficiales



Documentos que articulan los objetivos estratégicos institucionales conlas metas anuales de la entidad y las actividades definidas para elcumplimiento de éstas y permiten visualizar los resultados de laplaneación y de la gestión (Dec.025 de 2014, Art.11, Num.18). Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años en Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para conservación permanente en ambossoportes como evidencia de la gestión de la Entidad. (Circular 03 de2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)Estos documentos reflejan el diseño y ejecución del plan decomunicaciones interna, externa e informativa de la Entidad (Dec.25 de2014, Art.7, Num.1-2, 5-6). Se conservan 1 año en Archivo de Gestióny 9 años en Archivo Central, al cabo de los cuales se digitalizan paraconservación permanente por su valor histórico como evidencia delmanejo de la comunicación a través de los diferentes medios masivosde divulgación con que cuenta la Entidad y porque en ellos seestablecen las pautas que garantizan unidad de criterios en lacomunicación interna y externa. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de2015. AGN)





Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO





1020.47 PROTOCOLOS 1 4 X X1020.47.01 Protocolos de Comunicaciones

Protocolo Lineamientos Reglamentos Comunicaciones Oficiales

_________________________Fecha


Estos documentos reflejan los protocolos para las actividades depromoción y divulgación organizadas para la logística de los eventos yactividades institucionales (Dec.25 de 2014, Art.7, Num.11). Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 4 años en Archivo Central.Son documentos de conservación permanente por formar parte de lamemoria institucional. (Artículo 57. Ley 975 de 2005)





Archivo de Gestión


102001.09 CAMPAÑAS DE DIVULGACION 1 9 X X Solicitud de publicación información interna Comunicados de prensa (Sitio Web, Correo electrónico, Red

social-Nube) Audios (Sitio Web, Correo electrónico) Vídeos (Sitio Web - Correo electrónico)

Oficios y registro de fuente (medio impreso o correo electrónico)

Publicaciones periodicas Invitaciones a ruedas de prensa (correo electrónico)


PROCEDIMIENTO

Reflejan las actividades de divulgación de la información de laDefensoría del Pueblo a grupos de interés, mediante el uso estratégicode canales de comunicación externos (Res.062 de 2014, Art.5, Num.1-4, 6). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Son documentos de conservación permanente porformar parte de la memoria institucional y como testimonio de lagestión de la entidad en materia de derechos humanos.(Artículo 57.Ley 975 de 2005)



UNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA DE COMUNICACIONES E IMAGEN INSTITUCIONAL (1020)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO COMUNICACIONES EXTERNAS (102001)






Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO






102001.29.18 Informes de Monitoreo de Medios de Comunicación 1 4 X Informe Comunicaciones Oficiales




Estos documentos son el resultado del monitoreo de los mediosmasivos de comunicación (radio, televisión, prensa, revistas, etc.) endonde se hace mención de la Defensoría del Pueblo y que son deinterés de la Entidad (Res.062 de 2014, Art.5, Num.5). Se conservan 1año en Archivo de Gestión y 4 años en Archivo Central. Al cabo de los5 años se seleccionan aleatoriamente el 10% de la producción anualde las noticias de mayor impacto para la entidad y para el país para suconservación permanente en su soporte original.






Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO






Formulario

_________________________Fecha







Archivo de Gestión


102002.23 DERECHOS DE PETICIÓN - PQRSDF 1 7 X

Peticiones Quejas Reclamos Sugerencias Solicitudes Denuncias Felicitaciones Comunicaciones Oficiales

102002.29 INFORMES


PROCEDIMIENTO




UNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA DE COMUNICACIONES E IMAGEN INSTITUCIONAL (1020)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO COMUNICACIONES INTERNAS (102002)






Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO








Formulario

Estos documentos se emplean para registrar asuntos de interés y/o latoma de decisiones tratados en reuniones internas entre lasdependencias y/o equipos de trabajo de la Defensoría del Pueblo, queno harán parte de tipos documentales de otras series y/o subseries.Para su producción se diligencia el formato determinado por la Oficinade Planeación en el sistema de gestión de calidad. Se conservan 1 añoen el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes como evidencia de la gestión de la Defensoría delPueblo en relación a las decisiones tomadas dentro de la misión de laentidad y la conservación del soporte físico. (Circular 03 de 2015.Acuerdo 004 de 2015. AGNEstos documentos reflejan el control de comunicaciones internas.(Res.062 de 2014, Art.19, Num.9,7,81). Se conservan 1 año en Archivode Gestión y se transfieren a Archivo Central en donde permanecen 4años. Posteriormente se eliminan por pérdida de valor administrativo.






Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO




102002.49 PUBLICACIONES 1 19 X X Solicitud Respuesta Comunicaciones oficiales Textos, fotografías, audios o vídeos (Revista Virtual Paloma

Mensajera - Intranet) Bitácora de publicaciones Cuadro de Control Notas Noticias

_________________________Fecha

Estos documentos acciones de divulgación de información de interéspúblico y manejo de medios de comunicación interna, para garantizarel fortalecimiento y cumplimiento de los objetivos institucionales legalesy constitucionales (Res.062, Art.3). Se conservan 1 año en el Archivode Gestión y 19 años en el Archivo Central. Son documentos deconservación permanente por formar parte de la memoria institucionaly porque dan testimonio de las actuaciones de la entidad a lo largo deltiempo. (Artículo 57. Ley 975 de 2005)





Archivo de Gestión


1030.02 ACTAS1030.02.16 Actas del Comité de Coordinación de Control Interno 1 9 X X

Actas Anexos Comunicaciones Oficiales



UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL DEFENSOR DEL PUEBLO (10)OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO (1030)


PROCEDIMIENTO

Estos documentos soportan las actuaciones del Comité encargado degenerar las políticas y directrices que aseguren la implementación ymejoramiento contínuo del Sistema de Control Interno en cadadependencia y realizar seguimiento sobre el adecuado funcionamientodel mismo (Res.604 de 2013). Se conservan 1 año en el Archivo deGestión y 9 años en el Archivo Central. Posteriormente se digitalizanpara su conservación permanente en ambos soportes como evidenciade los esfuerzos de la Defensoría en el mejoramiento contínuo.(Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)






Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO




1030.29.05 Informes de Acompañamiento y Asesoría 1 9 X X Comunicaciones Oficiales Plan de acompañamiento y asesorías Acta de apertura Lista de chequeo Informe de acompañamiento y asesoría Plan de mejoramiento

Estos documentos describen las labores de acompañamiento yasesoría a las diferentes dependencias de la Defensoría del Pueblo enla adopción de indicadores y acciones de mejoramiento que surjan delas recomendaciones de los entes externos de control, así como en laimplementación y desarrollo del proceso de administración del riesgo,su evaluación y seguimiento (Dec.025 de 2014, Art.8, Num.5, 18). Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes como testimonio de lagestión de la entidad.







Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

1030.29.12 Informes de Evaluación y Seguimiento 1 9 X X Comunicaciones Oficiales Plan de trabajo Lista de chequeo Informe de Evaluación y Seguimiento

1030.29.13 Informes de Fomento de la Cultura del Autocontrol 1 9 X X Comunicaciones Oficiales Plan fomento cultura de control Lista de chequeo Informe Código de Ética


Estos documentos reflejan la verificación de los procesos relacionadoscon el manejo de los recursos, bienes y sistemas de información; laaplicación de los mecanismos de participación ciudadana, elfortalecimiento del Sistema de Control Interno, la atención de quejas yreclamos sobre la prestación del servicio, la lucha contra la corrupción,la racionalización de trámites y austeridad del gasto (Dec.025 de 2014,Art.8, Num.4, 6, 11-17, 20). Se conservan 1 año en el Archivo deGestión y 9 años en el Archivo Central. Al transferirse al ArchivoCentral se digitalizan para su conservación permanente en ambossoportes como testimonio de la gestión de la entidad.

Documentos de carácter administrativo que reflejan el fomento de lacultura del autocontrol y la promoción de instrumentos institucionalescomo el Código de ética y la implementación del Modelo Estándar deControl Interno -MECI, adoptando criterios de eficiencia, efectividad,eficacia, transparencia, autorregulación, autogestión y autocontrol(Dec.025 de 2014, Art.8, Num.10). Se conservan 1 año en el Archivode Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al transferirse al ArchivoCentral se digitalizan para su conservación permanente en ambossoportes como testimonio de la gestión de la entidad. (Circular 03 de2015)Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funciones asignadasal área. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central sedigitalizan para consulta, pues dan fe de la ejecución de las actividadesmisionales de la Entidad. Se conservan Totalmente en ambossoportes. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO





Formulario







Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

1030.38 PLANES1030.38.08 Plan de Auditoría 1 9 X X

Plan Anexos Comunicaciones oficiales

1030.38.04 Plan de Acción Anual PAA 1 9 X X Plan de Accion Anual-PAA Reportes Comunicaciones Oficiales

Estos documentos constituyen una herramienta de control, mediante lacual se realiza una evaluación sistemática, objetiva e independiente delos procesos, actividades, operaciones y resultados de la entidad.Permiten, con base en evidencias, emitir juicios sobre los aspectosmas relevantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacciónde los diferentes grupos de interés (Dec.025 de 2014, Art.8, Num.3, 9).Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años en ArchivoCentral. Posteriormente se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes como evidencia de las actividades dela Defensroía frente a los resultados de las auditorías. (Circular 03 de2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)






Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO


_________________________Fecha






Archivo de Gestión






UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL DEFENSOR DEL PUEBLO (10)OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO (1040)


PROCEDIMIENTO


Estos documentos reflejan la gestión del Defensor del Pueblo y conlos distintos gobiernos y agencias internacionales, para el desarrollode programas, proyectos o actividades que adelanta la Entidad. Estosdocumentos se producen en respuesta a la función relacionada con larealización de arqueos a Tesorería y cajas menores. Se conservan 1año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Altransferirse al Archivo Central se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes por formar parte de la memoriainstitucional. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO





Estos documentos se emplean para registrar asuntos de interés y/o latoma de decisiones tratados en reuniones internas entre lasdependencias y/o equipos de trabajo de la Defensoría del Pueblo, queno harán parte de tipos documentales de otras series y/o subseries.Para su producción se diligencia el formato determinado por la Oficinade Planeación en el sistema de gestión de calidad. Se conservan 1año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes como evidencia de la gestión de la Defensoría delPueblo en relación a las decisiones tomadas dentro de la misión de laentidad y la conservación del soporte físico. (Circular 03 de 2015.Acuerdo 004 de 2015. AGN

Estos documentos corresponden a informes que por ley y otrasdisposiciones el Defensor del Pueblo presenta a la Contraloría General de la República u otros organismos encargados del seguimiento y laevaluación de la gestión de la entidad. Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al transferirse alArchivo Central se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes como testimonio de la gestión de la entidad. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funciones asignadasal área. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Centralse digitalizan para consulta, pues dan fe de la ejecución de lasactividades misionales de la Entidad. Se conservan Totalmente enambos soportes. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO



Formulario




Estos documentos reflejan el control de comunicaciones internas.(Res.062 de 2014, Art.19, Num.9,7,81). Se conservan 1 año enArchivo de Gestión y se transfieren a Archivo Central en dondepermanecen 4 años. Posteriormente se eliminan por pérdida de valoradministrativo.


Documentos que articulan los objetivos estratégicos institucionalescon las metas anuales de la entidad y las actividades definidas para elcumplimiento de éstas y permiten visualizar los resultados de laplaneación y de la gestión (Dec.025 de 2014, Art.11, Num.18). Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años en Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para conservación permanente enambos soportes como evidencia de la gestión de la Entidad. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)Estos documentos contienen los objetivos que debe cumplir ladependencia en el corto plazo a fin de alinear su gestión con uno omás objetivos estratégicos de la entidad, las estrategias a seguir deacuerdo con sus funciones, y las actividades llevadas a cabo deacuerdo con la metodología diseñada por la Oficina de Planeación(Dec.025 de 2014, Art.11, Num.18). Se conservan 1 año en Archivo deGestión y 4 años en Archivo Central. Al cabo de los 5 años sedigitalizan para conservación permanente en ambos soportes comoevidencia de la gestión de la Entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo004 de 2015. AGN)





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

1040.45 PROCESOS1040.45.10 Procesos Disciplinarios 1 4 X

Noticia disciplinaria (Queja, informe, Anónimo, Compulsa) Acta de reparto Auto de apertura de investigación disciplinaria o de indagación

preliminar o Inhibitorio Acta de diligencia de notificacion personal Solicitud de Copias Notificaciones y comunicaciones Práctica de pruebas Recursos de reposición y apelación de pruebas Auto de cierre de investigación Auto de cargos Acta de diligencia de notificacion personal (Pliego de cargos) Práctica prueba descargos Auto de alegatos Auto de terminación, de archivo y/o fallo primera instancia Acta de diligencia de notificacion personal (Pliego de fallo) Recurso de apelación de archivo o fallo Remisión del expediente a segunda instancia Fallo de segunda instancia Comunicación del auto de terminación, de archivo y/o fallo

primera instancia Comunicaciones Oficiales

_________________________Fecha

Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 4 años en ArchivoCentral. Al cabo de los 5 años (contados desde el día de suconsumación para las faltas instantáneas, desde el último hecho oacto para las de carácter permanente o continuado, y cuando hayacesado el deber de actuar para las faltas omisivas _Ley 1474 de 2011Estatuto Anticorrupción, Art.132) se seleccionan y digitalizan para suconservación en ambos soportes, los procesos disciplinarios de mayortrascendencia para la entidad según el nivel del funcionarioinvestigado y la relevancia a nivel nacional del tema investigado. Losdemás se eliminan. Se conservará el 100% de la muestra.






1050.01 ACCIONES CONSTITUCIONALES1050.01.03 Acciones de Tutela 1 19 X

Petición Respuesta Notificación de la demanda Respuestas de interposición acción de tutela (incluye pruebas

y/o argumentación jurídica Notificación fallo de primera instancia Impugnación Notificación fallo de segunda instancia Comunicaciones oficiales Autos Informe de cumplimiento (si aplica) Control acciones de Tutela

1050.02 ACTAS1050.02.13 Actas del Comité de Conciliación 1 9 X X

Convocatoria Acta Anexos Lista de Asistencia Certificación comité de conciliación

PROCEDIMIENTO

Documentos producidos y recibidos como resultado de Acciones deTutela (Dec.025 de 2014, Art.10, Num.9) instauradas como mecanismoefectivo y rápido al alcance de cualquier ciudadano con el fin deproteger sus derechos fundamentales. Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central contados a partir dela fecha de la ejecutoria, se puede realizar selección l puedeneliminarse por prescripción de la acción (Ley 1437 de 2011_CCA,Art.52). Se selecciona aleatoriamente una muestra del 5% por cadaaño de producción para conservación permanente.

Estos documentos soportan las actuaciones del Comité encargado degenerar las políticas sobre prevención de daño antijurídico y defensade los intereses de la entidad (Res.233 de 2001). Se conservan 1 añoen el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes pues reflejan la implementación de políticas de dañoantijurídico en defensa de la entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo004 de 2015. AGN)


UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL DEFENSOR DEL PUEBLO (10)OFICINA PRODUCTORA: OFICINA JURÍDICA (1050)







PROCEDIMIENTO




1050.14 CONCEPTOS1050.14.01 Conceptos Jurídicos 1 4 X

Solicitud Comunicaciones oficiales Concepto

1050.15 CONCILIACIONES1050.15.03 Conciliaciones Prejudiciales 1 5 X

Solicitud Notificaciones Ficha de estudio Acta Auto Comunicaciones Oficiales


Estos documentos reflejan la emisión de conceptos asuntos jurídicos(Dec.025 de 2014, Art.10, Num.2). Se conservan 1 año en Archivo deGestión y 4 años en Archivo Central. Al cabo de los 5 años seselecciona aleatoriamente una muestra del 5% y se digitaliza paraconservación permanente en ambos soportes.

Estos documentos reflejan conciliaciones prejudiciales que tienen como objetivo la resolución satisfactoria de conflictos (Dec.025 de 2014,Art.10, Num.4). Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 5 años enArchivo Central. Poseen valor administrativo. Al cabo de los 5 años seselecciona aleatoriamente una muestra del 5% y se digitaliza paraconservación permanente en ambos soportes.







PROCEDIMIENTO
















PROCEDIMIENTO








Formulario

1050.36 NORMOGRAMA 1 9 X X Normograma

Estos documentos contienen la complilaciòn normativa que da muestrade la estructura, leyes y demàs en virtud de las funciones de laEntidad.Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes por formar parte de lamemoria institucional. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015.AGN)








PROCEDIMIENTO







1050.41 POLITICAS INSTITUCIONALES1050.41.01 Doctrina y Jurisprudencia 1 9 X X

Fallos Comunicaciones oficiales Estudios Línea Jurídica Políticas

Documentos que articulan los objetivos estratégicos institucionales conlas metas anuales de la entidad y las actividades definidas para elcumplimiento de éstas y permiten visualizar los resultados de laplaneación y de la gestión (Dec.025 de 2014, Art.11, Num.18). Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años en Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para conservación permanente en ambossoportes como evidencia de la gestión de la Entidad. (Circular 03 de2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)Estos documentos contienen los objetivos que debe cumplir ladependencia en el corto plazo a fin de alinear su gestión con uno o más objetivos estratégicos de la entidad, las estrategias a seguir de acuerdocon sus funciones, y las actividades llevadas a cabo de acuerdo con lametodología diseñada por la Oficina de Planeación (Dec.025 de 2014,Art.11, Num.18). Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 4 añosen Archivo Central. Al cabo de los 5 años se digitalizan paraconservación permanente en ambos soportes como evidencia de lagestión de la Entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos contienen la compilaciòn de la jurisprudencia,doctrina y las disposiciones legales que regulan las funciones de laEntidad, con el fin de velar por su adecuada difusiòn y aplicaciòn(Dec.025 de 2014, Art.10, Num.6). Se conservan 1 año en el Archivode Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al transferirse al ArchivoCentral se digitalizan para su conservación permanente en ambossoportes por formar parte de la memoria institucional. (Circular 03 de2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)






PROCEDIMIENTO




1050.41.03 Política de Daño Antijurídico 1 9 X X Solicitud Comunicaciones oficiales Política Actas Actos administrativos Memoria de reunión

1050.45 PROCESOS1050.45.01 Procesos Contencioso Administrativos 1 4 X

Notificaciones Poderes Demandas Incidentes Excepciones Audiencias Pruebas Sentencias Recursos Autos Anexos Auto Comunicaciones oficiales

Estos documentos contienen los lineamientos de representaciónjudicial, y mantener la unidad de criterio jurídico en la interpretación yaplicación de la ley para prevención del daño antijurídico y para laseguridad jurídica de la Entidad (Dec.025 de 2014, Art.10, Num.5, 7).Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes por formar parte de lamemoria institucional. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015.AGN)

Documentos producidos o recibidos como resultado de actuaciones derepresentación de la entidad, encaminadas a resolver posiblesconflictos entre la Administración y los ciudadanos, mediante lainterposición de los correspondientes recursos por cualquier persona,en defensa de su derechos e intereses (Dec.025 de 2014, Art.10,Num.1). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 4 años en elArchivo Central. Al cabo de los 5 años, contados a partir de la fecha dela ejecutoria, se selecciona aleatoriamente una muestra del 5% porcada año de producción para conservación permanente. Prescripción de la sanción (Ley 1437 de 2011_CCA, Art.52).Cada expediente es propio del juzgado que conoció y tramitó elproceso.






PROCEDIMIENTO




1050.45.11 Procesos Laborales 1 4 X Notificaciones Demandas Actas Pruebas Recursos Fallos Alegatos Sentencias Comunicaciones oficiales Autos

_________________________Fecha

Documentos producidos o recibidos como resultado de actuaciones derepresentación de la entidad frente a pretensiones que se apoyan enlas normas del Derecho laboral (Dec.025 de 2014, Art.10, Num.1). Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 4 años en el ArchivoCentral. Al cabo de los cinco años (contados a partir del momento enque la respectiva obligación sea exigible) se selecciona aleatoriamenteuna muestra del 5% por cada año de producción para conservaciónpermanente. Prescripción de los derechos laborales (Código Sustantivodel Trabajo, Art.488 y Código Procesal Laboral, Art.151)





Archivo de Gestión


105001.14 CONCEPTOS105001.14.02 Conceptos de Cobro 1 4 X

Solicitud Comunicaciones Oficiales Concepto





UNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA JURIDICA (1050)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTION DE COBRO (105001)


PROCEDIMIENTO

Estos documentos reflejan la emisión de conceptos de asuntos decobro (Dec.025 de 2014, Art.10, Num.2). Se conservan 1 año enArchivo de Gestión y 4 años en Archivo Central. Cumplidos los 5 años(contados a partir del día siguiente de la notificación de la providenciaa la cual hace referencia - Ley 1564 de 2012_Código General delProceso, Art.118). Se selecciona aleatoriamente una muestra del 5%por cada año de producción para conservación permanente.

Estos documentos reflejan la atención a peticiones de acceso a la información pública, excepto la de carácter reservado o clasificado (Ley 1712 de 2014). Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 7 años en Archivo Central. Al cabo de los 8 años se seleccionan los primeros 3 expedientes por mes, iniciando desde enero y sin superar el 5% de su produccion anual.

Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funcionesasignadas al área. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención enArchivo Central se digitalizan para consulta, pues dan fe de laejecución de las actividades misionales de la Entidad. Se conservanTotalmente en ambos soportes. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de2015. AGN





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

105001.30 INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL105001.30.07 Registro de Procesos de Cobro 1 4 X

Registro




Estos documentos se emplean para registrar asuntos de interés y/o latoma de decisiones tratados en reuniones internas entre lasdependencias y/o equipos de trabajo de la Defensoría del Pueblo,que no harán parte de tipos documentales de otras series y/osubseries. Para su producción se diligencia el formato determinadopor la Oficina de Planeación en el sistema de gestión de calidad. Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Posteriormente se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes como evidencia de la gestión de laDefensoría del Pueblo en relación a las decisiones tomadas dentro dela misión de la entidad y la conservación del soporte físico. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN

Estos documentos registran los procesos de cobro que maneja laEntidad con el fin de alcanzar los objetivos trazados por ladependencia. El resultado de estos registro se ve reflejado en losinformes de gestión de la dependencia. Se conservan 1 año enArchivo de Gestión y 4 años en Archivo Central, al cabo de los cualesse eliminan por pérdida del valor administrativo.





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO


Formulario

105001.45 PROCESOS105001.45.02 Procesos de Cobro Administrativo 1 4 X

Comunicaciones oficiales Peticiones Pagos Incapacidades Resoluciones Planillas de autoliquidación Conciliaciones

105001.45.03 Procesos de Cobro Coactivo 1 4 X Comunicaciones oficiales Fallos Resoluciones Autos Citaciones Notificaciones


Documentos producidos y recibidos como resultado deprocedimientos administrativos ante la Superintendencia Nacional deSalud mediante los cuales la Defensoría del Pueblo tramita el recaudode obligaciones en favor de la entidad, consistentes en incapacidadespor enfermedad general, licencias de maternidad y/o paternidad(Res.595 de 2014, Art 3, Num 6,8,5,12), que de conformidad con elDec.4023 de 2011 ya no se pueden deducir de las cotizaciones ensalud por parte del empleador. Se conservan 1 año en Archivo deGestión y 4 años en Archivo Central, al cabo de los 5 años (contadosa partir del reconocimiento y pago), se selecciona aleatoriamente unamuestra del 5% por cada año de producción para conservaciónpermanente. Documentos producidos o recibidos como resultado de procesosmediante los cuales se gestiona la recuperación de dinero, bienesmuebles e inmuebles a favor de la Entidad (Res.1044 de 2014, Art2Res.595 de 2014, Art.3, Num. 4, 9,10,11, 15,_Ley 1066 de 2006, Art,5_Decreto 0624 de 1989, Art, 823 y siguientes). La Defensoría delPueblo, como acreedora, concede plazos para el pago de lasacreencias a su favor, no superior a cinco 5 años (Decreto 4473 de2006, Art.3, Num2). Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 4años en Archivo Central. Cumplidos los 5 años (contados a partir deldía siguiente de la notificación de la providencia que lo concede - Ley1564 de 2012_Código General del Proceso, Art.118), se seleccionaaleatoriamente una muestra del 5% por cada año de producción para

conservación permanente.





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

105001.45.04 Procesos de Cobro Ejecutivo 1 4 X Demandas Sentencias Certificados Resoluciones Poderes Autos Mandamiento de pago Fallos Orden de seguir adelante con la ejecución Comunicaciones Oficiales

105001.45.05 Procesos de Cobro Persuasivo 1 4 X Autos Mandamientos de pago Citaciones Actas Pagos Comunicaciones oficiales

Fecha

Documentos producidos o recibidos como resultado de procesosmediante los cuales se busca que de manera coactiva una personacumpla una obligación que puede estar plasmada en un titulo valor oen cualquier documento que contenga una obligación clara, expresa yexigible. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 4 años enArchivo Central. Cumplidos los 5 años (Res. 595 de 2014 Art, 3 Núm.1,3,7; Decreto 4473 de 2006, Art.3, Num2) , se seleccionaaleatoriamente una muestra del 5% por cada año de producción paraconservación permanente.

Documentos producidos o recibidos como resultado de procesosmediante los cuales se gestiona la recuperación de dinero, bienesmuebles e inmuebles a favor de la Entidad (Res.1044 de 2014, Art2,Res.595 de 2014, Art.3, Num.2 Ley 1066 de 2006, Art, 5_Decreto0624 de 1989, Art, 823 y siguientes). La Defensoría del Pueblo, comoacreedora, concede plazos para el pago de las acreencias a su favor,no superior a cinco 5 años (Decreto 4473 de 2006, Art.3, Num2). Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 4 años en Archivo Central.Cumplidos los 5 años (contados a partir del día siguiente de lanotificación de la providencia que lo concede - Ley 1564 de2012_Código General del Proceso, Art.118), se seleccionaaleatoriamente una muestra del 5% por cada año de producción para

conservación permanente.





Archivo de Gestión


1060.02 ACTAS

1060.02.10 Actas del Comité Tecnologías de la Información y las Comunicaciones 1 9 X X

Convocatoria Actas Anexos Comunicaciones Oficiales

1060.02.17 Actas del Comité de Gestión Ambiental 1 9 X X Convocatoria Actas Anexos Comunicaciones oficiales

1060.04 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 1 9 X X Comunicaciones oficiales Matriz de solicitud de información Resolución Marco de gastos a mediano plazo Estudios Investigaciones


UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL DEFENSOR DEL PUEBLO (10)OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE PLANEACION (1060)


PROCEDIMIENTO

Estos documentos reflejan las decisiones del Comité encargado decoordinar planes, programas y proyectos de tecnologías y sistemas deinformación que generen valor al desarrollo misional y estratégico dela entidad (Res.477 de 2017). Al cumplir 1 año en Archivo de Gestiónse transfieren 9 años a Archivo Central, al cabo de los cuales sedigitalizan para conservación permanente en ambos soportes porformar parte de la memoria institucional y como testimonio de lagestión administrativa de la entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo004 de 2015. AGN)Estos documentos reflejan las actuaciones del comité encargado deaprobar el Plan de Gestión Ambiental de la Defensoría del Pueblo y develar por la aplicación de la normatividad vigente en gestión ambiental(Res.1270 de 2013,). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9años en el Archivo Central. Posteriormente se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes como evidencia de laspolíticas de la entidad en materia ambiental. (Circular 03 de 2015.Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos contienen propuestas de acción técnico-económicas dirigidas a incrementar, mantener o mejorar la prestaciónde servicios por parte de la Entidad, utilizando los recursos humanos,materiales y/o tecnológicos disponibles y presentadas para aprobacióndel Ministerio de Hacienda y Crédito Público (Dec.025 de 2014, Art.11,Num.6,15). Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años enArchivo Central. Posteriormente se digitalizan para conservaciónpermanente en ambos soportes por formar parte de la memoriainstitucional de la entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015.AGN)





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO


1060.29 INFORMES1060.29.02 Informes a Organismos de Control 1 9 X X


1060.29.11 Informes de Ejecución Presupuestal 1 9 X X Solicitud Informe Comunicaciones Oficiales Resolución

Estos documentos reflejan el seguimiento y control de la ejecuciòn delpresupuesto de la Entidad presentado a los organismos de Control.(Dec.025 de 2014, Art.11, Num.6,15) Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al transferirse alArchivo Central se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes como testimonio de la gestión de la entidad. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos corresponden a informes que por ley y otrasdisposiciones el Defensor del Pueblo presenta a la ContraloríaGeneral de la República u otros organismos encargados delseguimiento y la evaluación de la gestión de la entidad. Se conservan1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Altransferirse al Archivo Central se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes como testimonio de la gestión de laentidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)






Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO






Formulario

Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funciones asignadasal área. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Centralse digitalizan para consulta, pues dan fe de la ejecución de lasactividades misionales de la Entidad. Se conservan Totalmente enambos soportes. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN

Estos documentos se emplean para registrar asuntos de interés y/o latoma de decisiones tratados en reuniones internas entre lasdependencias y/o equipos de trabajo de la Defensoría del Pueblo, queno harán parte de tipos documentales de otras series y/o subseries.Para su producción se diligencia el formato determinado por la Oficinade Planeación en el sistema de gestión de calidad. Se conservan 1año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes como evidencia de la gestión de la Defensoría delPueblo en relación a las decisiones tomadas dentro de la misión de laentidad y la conservación del soporte físico. (Circular 03 de 2015.Acuerdo 004 de 2015. AGN






Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO



1060.38.06 Plan de Administración del Riesgo 1 9 X X Análisis de Riesgo Políticas Mapa de riesgo Comunicaciones oficiales Informes Sensibilizaciones Registro de Reunión

1060.38.07 Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano 1 9 X X Plan Comunicaciones oficiales Informes

Documentos que articulan los objetivos estratégicos institucionalescon las metas anuales de la entidad y las actividades definidas para elcumplimiento de éstas y permiten visualizar los resultados de laplaneación y de la gestión (Dec.025 de 2014, Art.11, Num.18). Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años en Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para conservación permanente enambos soportes como evidencia de la gestión de la Entidad. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos constituyen las políticas y directrices tendientes agarantizar la implementación y mejoramiento contínuo del SistemaIntegrado de Gestión de la Calidad en cada dependencia y realizarseguimiento sobre el adecuado funcionamiento del mismo. (Dec. 025de 2014, Art. 11, Num 2,12,14,16). Se conservan 1 año en el Archivode Gestión y 9 años en el Archivo Central. Posteriormente sedigitalizan para su conservación permanente en ambos soportes comoevidencia del cumplimento de las políticas de la entidad en de acuerdocon el Sistema de Gestión de la Calidad. (Circular 03 de 2015.Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos reflejan las acciones que con transparencia yceleridad se gestionan, para el cumplimiento de las diferentesactividades, con el fin de prevenir hechos de corrupción y cumplir conlos lineamientos de la Ley 1474 de 2011 (Dec.025 de 2014, Art.11,Num.13). Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años enArchivo Central. Posteriormente se digitalizan para conservaciónpermanente en ambos soportes como reflejo de los principios y lasactuaciones de la entidad en relación a la transparencia y laparticipación ciudadana. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015.AGN)





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

1060.38.08 Plan de Auditoría 1 9 X X Comunicaciones oficiales Actas Memoria de Reunión Planes Evaluaciones Lista de chequeo Informes Acciones preventivas y correctivas

1060.38.12 Plan Estratégico Institucional 1 9 X X Plan Cronograma

Informes Comunicaciones Oficiales

Estos documentos constituyen una herramienta de control, mediantela cual se realiza una evaluación sistemática, objetiva e independientede los procesos, actividades, operaciones y resultados de la entidad.Permiten, con base en evidencias, emitir juicios sobre los aspectosmas relevantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacciónde los diferentes grupos de interés (Dec.025 de 2014, Art.8, Num.3, 9). Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años en ArchivoCentral, se digitalizan para conservación permanente en ambossoportes como evidencia de la gestión de la Entidad. (Circular 03 de2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos contienen los objetivos numéricos de la Entidad,especifican las políticas y líneas de actuación para conseguir esosobjetivos y establecen unos plazos en el tiempo que deben cumplirsepara que la puesta en práctica del plan sea exitosa (Dec.025 de 2014,Art.11, Num.3). Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 añosen Archivo Central. Al cabo de los 10 años (contados a partir delcumplimiento de la vigencia) se digitalizan para conservaciónpermanente en ambos soportes como evidencia de la gestión de laEntidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO


1060.39 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO 1 9 X X

Autoevaluaciones Encuestas Memoria de Reunión Comunicaciones oficiales Sensibilizaciones Políticas Informes Manuales

Estos reflejan la adopción del Modelo Estándar de Control InternoMECI (Res.604 de 2013) que tiene por objetivo garantizar elmejoramiento contínuo del Sistema de Control Interno en cadadependencia y realizar seguimiento sobre el adecuado funcionamientodel mismo (Dec.943 de 2014; Dec.025 de 2014, Art.11,Num.2,12,14,16). Al cumplir 1 año en el Archivo de Gestión setransfieren al Archivo Central en el cual se conservan durante 9 años.Posteriormente se digitalizan para conservación permanente enambos soportes como evidencia de la implementación del MECI.(Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos contienen los objetivos que debe cumplir ladependencia en el corto plazo a fin de alinear su gestión con uno omás objetivos estratégicos de la entidad, las estrategias a seguir deacuerdo con sus funciones, y las actividades llevadas a cabo deacuerdo con la metodología diseñada por la Oficina de Planeación(Dec.025 de 2014, Art.11, Num.18). Se conservan 1 año en Archivo deGestión y 4 años en Archivo Central. Al cabo de los 5 años sedigitalizan para conservación permanente en ambos soportes comoevidencia de la gestión de la Entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo004 de 2015. AGN)





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PROCEDIMIENTO

1060.40 PLANIFICACION SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1 9 X X

Encuestas Política de Calidad Objetivos de Calidad Mapa de Procesos Registro de Reunión Instructivo elaboración y control - norma fundamental Acta de reunión comité Llamadas telefónicas Listado de asistencia Solicitud de elaboración modificación o anulación de Formato de caracterización Formato de procedimiento Ficha de indicador Formato manual Formato instructivo Listado maestro Instructivo de indicadores Manual de calidad Actualización de delegados Identificación de Producto/ Servicio No Conforme Ficha de Registro y Control de Producto/Servicio No conforme Acciones correctivas preventivas y de mejora Plan de auditorias Programas de auditorias Plan especifico de auditorias Informe de auditorias de calidad Memoria de reunión Auditorìas de Calidad Manuales

Estos documentos constituyen las políticas y directrices tendientes agarantizar la implementación y mejoramiento contínuo del SistemaIntegrado de Gestión de la Calidad en cada dependencia y realizarseguimiento sobre el adecuado funcionamiento del mismo. (Dec. 025de 2014, Art. 11, Num 2,12,14,16). Al cumplir 1 año en el Archivo deGestión se transfieren al Archivo Central en el cual se conservandurante 9 años. Posteriormente se digitalizan para conservaciónpermanente en ambos soportes como evidencia de los esfuerzos de laentidad en el mejoramiento continuo (Circular 03 de 2015. Acuerdo004 de 2015. AGN)





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

1060.46 PROGRAMAS1060.46.06 Programas de Gestión de la Calidad 1 9 X X

Caracterización de Procesos Procedimientos y Controles Indicadores Instructivos Listado maestro de Documentos Manuales Memoria de Reunión Formatos Matriz de Riesgos

1060.48 PROYECTOS1060.48.02 Proyectos de Inversión 1 9 X X

Comunicaciones oficiales Ficha BPIN Memoria de reunión Informes Formularios

_________________________Fecha

Estos documentos constituyen las políticas y directrices tendientes agarantizar la implementación y mejoramiento contínuo del SistemaIntegrado de Gestión de la Calidad en cada dependencia y realizarseguimiento sobre el adecuado funcionamiento del mismo. (Dec. 025de 2014, Art. 11, Num 2,12,14,16). Se conservan 1 año en el Archivode Gestión y 9 años en el Archivo Central. Posteriormente sedigitalizan para su conservación permanente en ambos soportes comoevidencia del cumplimento de las políticas de la entidad en de acuerdocon el Sistema de Gestión de la Calidad. (Circular 03 de 2015.Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos contienen los estudios realizados para la ejecuciónde proyectos que buscan la utilización óptima de los recursos(Dec.025 de 2014, Art.11 Num.7-8), a través del seguimiento a laejecución presupuestal de los proyectos de inversión y el trámite de laviabilidad de las modificaciones presupuestales que se realicen alpresupuesto de inversión, así como la asesoría y apoyo a lasdependencias de la Defensoría del Pueblo en la elaboración de losproyectos de inversión y viabilizarlos, sin perjuicio de la fuente definanciación. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años enArchivo Central. Posteriormente se digitalizan para conservaciónpermanente en ambos soportes como evidencia y transparencia en lagestión de la Entidad (Ley 1474 de 2011, Art. 77)





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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL DEFENSOR DEL PUEBLO (10)OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO VICEDEFENSOR DEL PUEBLO (20)


PROCEDIMIENTO







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PROCEDIMIENTO











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PROCEDIMIENTO





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PROCEDIMIENTO




_________________________Fecha







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2010.26 INVESTIGACIONES 2010.26.02 Investigaciones en DDHH y DIH 1 9 X X

Comunicaciones Oficiales Investigaciones Informes

PROCEDIMIENTO


Estos documentos reflejan la realización y promoción de estudios einvestigaciones en materia de derechos humanos y Derechointernacional Humanitario (Res.061 de 2014, Art.7, Num.3-6). Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Posteriormente se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes por la importancia de la informaciónque contienen y como evidencia de los esfuerzos de la entidad porpromover, divulgar y proteger los derechos humanos. (Artículo 57. Ley975 de 2005).

Dada la naturaleza de los mismos y según lo establecido en el acuerdo004 de 2015 del AGN y la ley 1448 de 2011, se consideran parte delpatrimonio documental de la nación y en efecto el contenido de suinformación será de interés para la investigación, la ciencia y la cultura


UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL VICEDEFENSOR DEL PUEBLO (20)

OFICINA PRODUCTORA: GRUPO CAPACITACION EN DERECHOS HUMANOS Y DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO (2010)






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2010.46 PROGRAMAS2010.46.05 Programas de Capacitación en DDHH y DIH 1 9 X X

Diagnóstico Solicitudes Programa Listados de Asistencia Comunicaciones Oficiales

_________________________Fecha

Estos documentos reflejan la promoción e implementación deprogramas o actividades para la enseñanza de los fundamentos de lademocracia, de los derechos humanos y de la observancia del Derechointernacional Humanitario a funcionarios (Res.061 de 2014, Art.7,Num.1-2, 7-10). Dada la naturaleza de los mismos y según loestablecido en el acuerdo 004 de 2015 del AGN y la ley 1448 de 2011,se consideran parte del patrimonio documental de la nación y en efectoel contenido de su información será de interés para la investigación, laciencia y la cultura.Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para laconservación permanente de ambos como evidencia de la actividadmisional de la entidad en relación a la promoción y la divulgación de losderechos humanos y el DIH. (Artículo 57. Ley 975 de 2005)





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2020.26 INVESTIGACIONES

2020.26.04 Investigaciones sobre Nivel de Riesgo y Grado de Amenaza 1 9 X X

Comunicaciones Oficiales Informe Investigaciones


UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL VICEDEFENSOR DEL PUEBLO (20)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO ESQUEMAS DE ACTUACIÓN HUMANITARIA (2020)


PROCEDIMIENTO


Estos documentos recogen la información relacionada con situacionesde orden público y nivel de riesgo a la seguridad de los servidores ycontratistas de la Entidad y sus familias, que tienen asignadasfunciones de garantía y protección de los derechos humanos (Res.061de 2014, Art.9, Num.5-7). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestióny 9 años en el Archivo Central. Posteriormente se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes como evidencia de losesfuerzos de la entidad en garantizar la seguridad de quienes tienencomo función proteger los derechos humanos. (Artículo 57. Ley 975 de2005).






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2020.46 PROGRAMAS2020.46.08 Programas de Protección y Seguridad Personal 1 9 X X

Programa Mapa de riesgos Informes Reglamento de Protección y Seguridad Comunicaciones Oficiales Mapa de Ruta


Estos documentos reflejan el desarrollo e implementación deprogramas de protección y seguridad de los servidores y contratistasde la Entidad y sus familias, que tienen asignadas funciones degarantía y protección de los derechos humanos (Res.061 de 2014,Art.9, Num.2-4). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 añosen el Archivo Central. Posteriormente se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes como evidencia de losesfuerzos de la entidad en aras de la seguridad personal de losservidores públicos y los contratistas de la Entidad y sus familias.(Artículo 57. Ley 975 de 2005)






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PROCEDIMIENTO

2020.47 PROTOCOLOS2020.47.02 Protocolos Humanitarios 1 4 X X

Protocolos Lineamientos Reglamentos Comunicaciones Oficiales

_________________________Fecha

Estos documentos reflejan los protocolos humanitarios para laactuaciòn de los servidoes pùblicos y contratistas de la Entidad(Res.061 de 2014, Art.9, Num.1). Dada la naturaleza de los mismos ysegún lo establecido en el acuerdo 004 de 2015 del AGN y la ley 1448de 2011, se consideran parte del patrimonio documental de la nación yen efecto el contenido de su información será de interés para lainvestigación, la ciencia y la cultura.Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 4 años en ArchivoCentral. Son documentos de conservación permanente por formarparte de la memoria institucional. (Artículo 57. Ley 975 de 2005). Sedigitalizan para consulta y conservación de los originales.





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2030.26 INVESTIGACIONES 2030.26.03 Investigaciones Especiales sobre Políticas de Estado en

Derechos Humanos1 9 X X

Informes Comunicaciones Oficiales Investigaciones

PROCEDIMIENTO


Estudios cuantitativos y cualitativos sobre políticas de Estado osituaciones de derechos humanos coyunturales que permiten generarrecomendaciones para la formulación de políticas, planes y programaspor parte del Estado en respuesta a las problemáticas identificadas yplanteadas (Res.061 de 2014, Art.11, Num.1,2, 6-10). Se conservan 1año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes como testimonio de la gestión de la entidad. (Artículo57. Ley 975 de 2005).



UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL VICEDEFENSOR DEL PUEBLO (20)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE ESTADISTICA Y ANALISIS ESPECIALES (2030)






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2030.29.22 Informes Estadísticos sobre Situación de DDHH y DIH 1 19 X X



Estos documentos centralizan y consolidan la información estadísticade las áreas misionales de la Entidad con el fin de conducir aldesarrollo de estudios que permitan generar recomendaciones para laformulación de políticas de Estado, planes y programas, en respuesta alas problemáticas identificadas y planteadas (Res.061 de 2014, Art.11,Num.11-17). Son documentos de carácter misional que seconsideran parte de la memoria institucional. Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central. Al transferirse alArchivo Central se digitalizan para conservación permanente en ambossoportes como evidencia de la actividad misional de la Entidad.(Artículo 57. Ley 975 de 2005).






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_________________________Fecha








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3010.02 ACTAS3010.02.22 Actas del Comité Editorial 1 9 X X

Convocatoria Acta Anexos Comunicaciones Oficiales

3010.02.23 Actas del Comité Técnico del Sitio Web 1 9 X X Convocatoria Acta Anexos Comunicaciones Oficiales

PROCEDIMIENTO

Estos documentos reflejan las decisiones del comité encargado deasegurar la excelencia en las publicaciones que debe hacer laDefensoría, proponer al Defensor políticas en materia de edición dematerial didáctico y la realización de investigaciones o estudios paraapoyar la tarea de promoción y divulgación de los Derechos Humanosen el país (Res.1966 de 1997; Dec.025 de 2014, Art.14, Num.11, 13;Res. 398 de 2007). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9años en el Archivo Central. Posteriormente se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes como testimonio de lagestión de la entidad en relación a la edición y posterior publicación delos documentos en temas concernientes a los derechos humanos.(Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos reflejan las decisiones del comité encargado deasegurar la excelencia en las publicaciones que debe hacer laDefensoría, proponer al Defensor políticas en materia de edición dematerial didáctico y la realización de investigaciones o estudios paraapoyar la tarea de promoción y divulgación de los Derechos Humanosen el país (Res.398 de 2007, Art, 5; Dec.025 de 2014, Art.14, Num.11,13). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Posteriormente se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes como testimonio de la gestión de laentidad en relación a la promoción y la divulgación de los derechoshumanos. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)


UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL VICEDEFENSOR DEL PUEBLO (20)OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION NACIONAL DE PROMOCION Y DIVULGACION DE LOS DERECHOS HUMANOS (3010)






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3010.29.07 Informes de Asistencia y Participación en Comités Externos

1 7 X X



Estos documentos reflejan el seguimiento y la evaluación por parte deorganismos no gubernamentales a la Entidad, en relación a lapromoción, defensa y ejercicio de los derechos de la población. Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes por formar parte de lamemoria institucional y como testimonio de la gestión de la entidad enmateria de derechos humanos. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de2015. AGN)Estos documentos reflejan la participación de la Dirección en Comités yComisiones externos relacionados con la defensa de lo derechoshumanos y la observación del Derecho Internacional humanitario y laatención a sujetos de especial protección. Se conservan 1 año enArchivo de Gestión y 7 años en Archivo Central. Al cabo de los 8 añospuede eliminarse el soporte papel pero antes se digitalizan comotestimonio de la participación de y como evidencia de los compromisosadquiridos por la entidad.






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3010.30.19 Registro y Control de Consulta y Préstamo de Material Bibliográfico 1 4 X

Solicitudes Comunicaciones oficiales Préstamos Registros Informes

3010.31 INVENTARIOS3010.31.06 Inventario de Material Bibliográfico 1 7 X

Solicitud Lista de publicaciones Actas Comunicaciones Oficiales

3010.38 PLANES

3010.38.01 Plan Anual de Actividades de Promoción y Divulgación de DDHH y DIH 1 19 X X

Plan anual de actividades Matriz de Planeación Lista de asistencia Informes Evaluaciones Comunicaciones oficiales

Estos documentos reflejan el control de consulta y préstamo delmaterial bibliográfico. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y setransfieren a Archivo Central en donde permanecen 4 años.Posteriormente se eliminan por pérdida de valor administrativo.

Estos documentos reflejan los procesos de actualización de lacolección de material bibliográfico de la entidad, a través del canje o ladonación de libros del interés académico e investigativo de los usuarios(Dec.025 de 2014, Art.14, Num.12). Se conservan 1 año en ArchivoCentral y 7 años en Archivo Central. Al cabo de los 8 años puedeneliminarse por pérdida del valor administrativo.

Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 19 años en el ArchivoCentral. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para laconservación permanente de ambos por formar parte de la memoriainstitucional y como evidencia de la actividad misional de la entidad enrelación a la promoción y la divulgación de los derechos humanos y elDIH. (Artículo 57. Ley 975 de 2005).






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3010.38.04 Plan de Acción Anual PAA 1 9 X X Plan de Accion Anual-PAA Reportes Comunicaciones Oficiales


3010.38.18 Plan de Distribución de Publicaciones 1 9 X X Plan Memoria de reunión Cronograma Informes Comunicaciones Oficiales


Documento que contiene los lineamientos técnicos y criterios dedistribución del material bibliográfico de la Defensoría del Pueblo(Dec.025 de 2014, Art.14, Num.14). Se conservan 1 año en Archivo deGestión y 9 años en Archivo Central, al cabo de los cuales sedigitalizan para conservación permanente en ambos soportes por suvalor histórico como evidencia de actividades de promoción ydivulgación de los derechos humanos.





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3010.46 PROGRAMAS3010.46.07 Programas de Promoción y Divulgación de DDHH y DIH 1 19 X X

Programa Informes Actas Comunicaciones oficiales

_________________________Fecha

Estos documentos reflejan el desarrollo e implementación deprogramas de formación para los actores relevantes en materia dederechos humanos y derecho internacional humanitario (Dec.025 de2014, Art.14, Num.3-9). Dada la naturaleza de los mismos y según loestablecido en el acuerdo 004 de 2015 del AGN y la ley 1448 de 2011,se consideran parte del patrimonio documental de la nación y en efectoel contenido de su información será de interés para la investigación, laciencia y la cultura.

Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 19 años en el ArchivoCentral. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para laconservación permanente de ambos por formar parte de la memoriainstitucional y como evidencia de la actividad misional de la entidad enrelación a la promoción y la divulgación de los derechos humanos y elDIH.





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3020.22 DERECHOS DE PETICIÓN - PQRSD-DDHH Y DIH 1 19 X X Formato único de recepción de peticiones Formato Reporte de Peticiones Telefonica Formato de Reparto y Analisis de Peticiones Formato de Recepción de Peticiones VISION WEB ATQ Formato de Cierre de Peticiones VISION WEB ATQ Peticiones Quejas Solicitudes Asesorias Comunicaciones Oficiales



UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL VICEDEFENSOR DEL PUEBLO (20)OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION NACIONAL DE ATENCION Y TRAMITE DE QUEJAS (3020)


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1 7 X X



3020.29.20 Informes de Seguimiento y Control de Gestión 1 7 X X Solicitudes Comunicaciones oficiales Informes Actas Anexos

Estos documentos reflejan la participación de la Dirección en Comités yComisiones externos relacionados con la defensa de lo derechoshumanos y la observación del Derecho Internacional humanitario y laatención a sujetos de especial protección. Se conservan 1 año enArchivo de Gestión y 7 años en Archivo Central. Al cabo de los 8 añospuede eliminarse el soporte papel pero antes se digitalizan comotestimonio de la participación de y como evidencia de los compromisosadquiridos por la entidad.Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funciones asignadasal área. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central sedigitalizan para consulta, pues dan fe de la ejecución de las actividadesmisionales de la Entidad. Se conservan totalmente en ambos soportes.(Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN

Estos documentos reflejan el seguimiento y control de la gestión deatención de peticiones por las Unidades Operativas y los Profesionalesde éstas que atienden peticiones del área de la Dirección Nacional deAtención y Trámite de Quejas . Se conservan 1 año en Archivo deGestión y 7 años en Archivo Central. Se conservan totalmente enambos soportes (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





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3020.29.24 Informes Sobre Situación de DDHH y DIH 1 9 X X Solicitud Informe Comunicaciones Oficiales

3020.30 INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL3020.30.01 Registro de PQRSD-DDHH Y DIH 1 4 X

Registro

Estos documentos brindan información relevante sobre situaciones devulneración de los derechos humanos e infracción del Derechointernacional Humanitario de los colombianos que residen o seencuentran en tránsito en el exterior y en las fronteras, o de losextranjeros que residen o se encuentran en tránsito en Colombia (Dec025 de 2014, Art.15, Num.3). Se conservan 1 año en el Archivo deGestión y 9 años en el Archivo Central. Posteriormente se digitalizanpara conservación permanente en ambos soportes como evidencia delas actividades soporte en cumplimiento con la misión de la entidad.(Artículo 57. Ley 975 de 2005).


Estos documentos llevan el registro de quejas y solicitudes que sereciben en la Entidad poor vulneraciòn de Derechos Humanos, con elfin de identificar las Entidades que màs vulneran Derechos, el derechomàs vulnerado y el sujeto màs afectado a efectos de hacer lasrecomendaciones a que haya lugar. (Dec 025 de 2014, Art. 15, Num 6).Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 4 años en ArchivoCentral, posteriormente se conserva totalmente.





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Formulario







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PROCEDIMIENTO


Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funciones asignadasal área. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central sedigitalizan para consulta, pues dan fe de la ejecución de las actividadesmisionales de la Entidad. Se conservan totalmente en ambos soportes.(Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN



UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION NACIONAL DE ATENCION Y TRAMITE DE QUEJAS (3020)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE MEDIACIÓN (302001)






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302001.41 POLITICAS INSTITUCIONALES302001.41.06 Política de Resolución de Conflictos Sociales 1 19 X X

Política Informes Actas Anexos Identificacion y seguimiento de conflictos protestas sociales

Comunicaciones oficiales

Estos documentos reflejan el desarrollo de políticas, lineamientos yprocedimientos institucionales tendientes a garantizar la resoluciónexitosa de conflictos a través de la intervención eficaz y eficiente de losservidores públicos de la Entidad (Res.061 de 2014, Art.13,Num.1,2,5,7). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 19 añosen el Archivo Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizanpara su conservación permanente en ambos soportes por formar partede la memoria institucional y como evidencia de la actividad misionalde la entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)







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PROCEDIMIENTO




302001.45 PROCESOS 302001.45.08 Procesos de Mediación 1 19 X X

Actas Informes Comunicaciones oficiales Caracterizacón Listado Registro de atencion especializada grupal Seguimiento de Acuerdos

_________________________Fecha

Estos documentos reflejan la atenciòn y tràmite de oficio y de manerapersonalizada para la soluciòn de conflictos por mediaciòn a laviolaciòn de los Derechos Humanos y el Derecho InternacionalHumanitario de la poblaciòn vulnerable (Ley 1448 de 2011, Art.3,Parágrafo 2; Res 061 de 2014 Art, 13,Num 3,4). Con el fin de facilitar elacceso efectivo a sus derechos y defender de manera prioritaria lavulneraciòn de los Derechos Humanos. Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central. Al transferirse alArchivo Central se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes por formar parte de la memoria institucional y comoevidencia de las actividades misionales de la entidad.





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PROCEDIMIENTO




UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION NACIONAL DE ATENCION Y TRAMITE DE QUEJAS (3020)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO RECEPCION Y ANALISIS NACIONAL (302002)






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PROCEDIMIENTO






302002.30 INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL302002.30.02 Registro de Llamadas telefónicas 1 4 X

Registro



Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 4 años en ArchivoCentral, al cabo de los cuales se eliminan por pérdida del valoradministrativo.






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PROCEDIMIENTO






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_________________________Fecha







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3030.01 ACCIONES CONSTITUCIONALES3030.01.01 Acciones de Cumplimiento 1 19 X

Solicitud Formato de recepción de peticiones Respuesta de interposición acción de cumplimiento Demanda de acción de cumplimiento Coadyuvancias Notificación fallo 1ª instancia Impugnación Notificación fallo 2ª instancia Comunicaciones Devueltas (si aplica) Comunicaciones oficiales

3030.01.02 Acciones de Grupo 1 19 X Solicitud Formato de recepción de peticiones Coadyuvancias Respuesta de interposición acción de grupo Demanda de acción de grupo Notificación fallo 1ª instancia Impugnación Comunicaciones Devueltas (si aplica) Comunicaciones oficiales Notificación fallo 2a instancia Reparto y Reasignación de Acciones de Grupo Pago de Acciones de Grupo Listado aprobación de trámites solicitudes de financiación

PROCEDIMIENTO

Documentos producidos y recibidos como resultado de las Accionesde Cumplimiento (Dec.025 de 2014, Art.16, Num.1,2,4,5,7)formuladas por cualquier persona natural o jurídica con la finalidadque cualquier autoridad pública o un particular cumpla con unadisposición normativa o un acto administrativo. Se conservan 1 añoen el Archivo de Gestión contados a partir de la fecha de la ejecutoriay 19 años en el Archivo Central, se seleccionando las accionesinterpuestas por la Defensoría del Pueblo y que constituyan un casorelevante para la entidad y las relacionadas con DDHH y DIH. Prescripción de la sanción (Ley 1437 de 2011_CCA, Art.52) . Cadaexpediente es propio del juzgado que conoció y tramitó el proceso.

Documentos producidos o recibidos como resultado de Acciones deGrupo (Dec.025 de 2014, Art.16, Num.1,2,4,5,7) instituidas paraproteger a un grupo de personas (mínimo 20 personas) que han sidoafectadas por la misma causa, con el fin de reparar o indemnizar. Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión contados a partir de lafecha de la ejecutoria y 19 años en el Archivo Central. Al cumplir eltiempo de retención en el Archivo Central, se seleccionaaleatoriamente una muestra del 5% por cada año de producción paraconservación permanente y las relacionadas con DDHH y DIH. Prescripción de la sanción (Ley 1437 de 2011_CCA, Art.52)Cada expediente es propio del juzgado que conoció y tramitó elproceso.


UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL VICEDEFENSOR DEL PUEBLO (20)OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION NACIONAL DE RECURSOS Y ACCIONES JUDICIALES (3030)






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PROCEDIMIENTO




3030.01.03 Acciones de Tutela 1 19 X Solicitud Coadyuvancias Formato de recepción de peticiones Respuesta de interposición acción de tutela Demanda de acción de grupo Notificación fallo 1ª instancia Impugnación Comunicaciones Devueltas (si aplica) Comunicaciones oficiales Notificación fallo 2a. Instancia

3030.01.04 Acciones Populares 1 19 X Solicitud Coadyuvancias Formato de recepción de peticiones Respuesta de interposición acción popular Demanda de acción de grupo Notificación fallo 1ª instancia Impugnación Comunicaciones Devueltas (si aplica) Comunicaciones oficiales Notificación fallo 2a. Instancia

Documentos producidos y recibidos como resultado de Acciones deTutela (Dec.025 de 2014, Art.16, Num.1,2,4,5,7) instauradas comomecanismo efectivo y rápido al alcance de cualquier ciudadano con elfin de proteger sus derechos fundamentales. Se conservan 1 año enel Archivo de Gestión contados a partir de la fecha de la ejecutoria y19 años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en elArchivo Central, se selecciona aleatoriamente una muestra del 5%por cada año de producción para conservación permanente y lasrelacionadas con DDHH y DIH.

Documentos producidos y recibidos como resultado de las AccionesPopulares (Dec.025 de 2014, Art.16, Num.1,2,4,5,7) instauradas conel objeto de proteger los derechos e intereses colectivos de unacomunidad en caso de que una autoridad pública o un particularocasionen un daño o amenace con causarlo. Se conservan 1 año enel Archivo de Gestión contados a partir de la fecha de la ejecutoria y19 años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en elArchivo Central, se selecciona aleatoriamente una muestra del 5%por cada año de producción para conservación permanente y lasrelacionadas con DDHH y DIH. El resto de la documentación seelimina. Prescripción de la sanción (Ley 1437 de 2011_CCA, Art.52). Cada expediente es propio del juzgado que conoció y tramitó elproceso.





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PROCEDIMIENTO




3030.01.05 Hábeas Corpus 1 19 X Solicitud Formato de recepción de peticiones Respuesta de la petición Solicitud de Hábeas Corpus Comunicaciones oficiales Notificación de la decisión

3030.01.06 Acciones de Inconstitucionalidad 1 4 X Solicitud Formato de recepción de peticiones

Respuesta de interposición acción pública de inconstitucionalidad

Demanda Comunicaciones Devueltas (si aplica) Comunicaciones oficiales Notificación fallo 1ª instancia

3030.01.07 Mecanismos de Busquedas Urgentes 1 4 X Solicitud Formato de recepción de peticiones Comunicaciones oficiales Actas Informes

Documentos producidos y recibidos como resultado de lainterposición del derecho de hábeas corpus (Dec.025 de 2014, Art.16,Num.1,2,4,5,7) por medio del cual cualquier ciudadano puedecomparecer inmediatamente ante el juez para que éste determinesobre la legalidad del arresto. Se conservan 1 año en el Archivo deGestión contados a partir de la fecha de la ejecutoria y 19 años en elArchivo Central, posteriormente pueden eliminarse por prescripciónde la sanción (Ley 1437 de 2011_CCA, Art.52). Cada expediente espropio del juzgado que conoció y tramitó el proceso.

Documentos producidos y recibidos como resultado de lainterposición de estas acciones también llamadas de inexequibilidad ofacultad que tienen todos los ciudadanos colombianos de impugnarante la Corte Constitucional, por ser violatorios de la normafundamental, los actos que contempla el artículo 241 de la CartaPolítica. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 4 años en elArchivo Central. Al cabo de los 5 años, contados a partir de la fechade la ejecutoria, pueden eliminarse por prescripción de la sanción(Ley 1437 de 2011_CCA, Art.52). Cada expediente es propio deljuzgado que conoció y tramitó el proceso.

Documentos producidos y recibidos como resultado de las denunciasque atiende la Comisión de Búsqueda (Dec.025 de 2014, Art.16,Num.1,2,4,5,7) instauradas como mecanismo efectivo y rápido alalcance de cualquier ciudadano con el fin de proteger sus derechosfundamentales. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestióncontados a partir de la fecha de la ejecutoria y 19 años en el ArchivoCentral, l cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central, seselecciona aleatoriamente una muestra del 5% por cada año deproducción para conservación permanente y las relacionadas conDDHH y DIH. . El resto de la documentación se elimina.Prescripción de la sanción (Ley 1437 de 2011_CCA, Art.52). Cada expediente es propio del juzgado que conoció y tramitó elproceso.





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PROCEDIMIENTO




3030.01.08 Acciones de Nulidad 1 4 X Demanda Comunicaciones oficiales Fallo

3030.02 ACTAS 3030.02.04 Actas de la Comisión de Búsqueda de Personas

Desaparecidas1 19 X X

Convocatoria Acta Anexos Listado de Asistencia Comunicaciones Oficiales

Estos documentos reflejan las actuaciones de la Comisión deBúsqueda de Personas Desaparecidas, encargada de apoyar ypromover la investigación del delito de desaparición forzada, conpleno respeto de las competencias institucionales y de las facultadesde los sujetos procesales (Dec.929 de 2007, Art.6). Se conservan 1año en Archivo de Gestión y 19 años en Archivo Central. Altransferirse a Archivo Central se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes por formar parte de la memoriainstitucional y como evidencia de la gestión en materia de derechoshumanos. (Artículo 57. Ley 975 de 2005)

Documentos producidos y recibidos como resultado de las Accionesde Nulidad (Dec.025 de 2014, Art.16, Num.1,2,4,5,7) instauradascomo mecanismo efectivo y rápido al alcance de cualquier ciudadanocon el fin de proteger sus derechos fundamentales. Se conservan 1año en el Archivo de Gestión contados a partir de la fecha de laejecutoria y 19 años en el Archivo Central, l cumplir el tiempo deretención en el Archivo Central, se selecciona aleatoriamente unamuestra del 5% por cada año de producción para conservaciónpermanente y las relacionadas con DDHH y DIH. . El resto de ladocumentación se elimina.Prescripción de la sanción (Ley 1437 de 2011_CCA, Art.52). Cada expediente es propio del juzgado que conoció y tramitó elproceso.





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PROCEDIMIENTO




3030.02.21 Actas del Comité Directivo del Fondo para la Defensa de los Derechos e Intereses Colectivos -FDDIC

1 9 X X





Estos documentos reflejan la gestión del Defensor del Pueblo y conlos distintos gobiernos y agencias internacionales, para el desarrollode programas, proyectos o actividades que adelanta la Entidad. Estosdocumentos se producen en respuesta a la función relacionada con larealización de arqueos a Tesorería y cajas menores. Se conservan 1año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Altransferirse al Archivo Central se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes por formar parte de la memoriainstitucional. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)


Estos documentos reflejan las actuaciones del comité encargado deatender las solicitudes de financiación y escoger aquellas que a sujuicio requiera la asignación de recursos, financiar, presentarAcciones Populares o de Grupo, efectuar el pago de lasindemnizaciones de que trata el Artículo 65 numeral 3o. de la Ley 472de 1998, asumir el costo de los peritazgo en los casos dereconocimiento del amparo de pobreza y sufragar los estudios paraestablecer naturaleza del daño (Res.808 de 1999). Se conservan 1año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes pues reflejan la gestión ética de la entidad. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO







Estos documentos corresponden a informes que por ley y otrasdisposiciones el Defensor del Pueblo presenta a la ContraloríaGeneral de la República u otros organismos encargados delseguimiento y la evaluación de la gestión de la entidad. Se conservan1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Altransferirse al Archivo Central se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes como testimonio de la gestión de laentidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos reflejan el seguimiento y la evaluación por parte deorganismos no gubernamentales a la Entidad, en relación a lapromoción, defensa y ejercicio de los derechos de la población. Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes por formar parte de lamemoria institucional y como testimonio de la gestión de la entidad enmateria de derechos humanos. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de2015. AGN)Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funcionesasignadas al área. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención enArchivo Central se digitalizan para consulta, pues dan fe de laejecución de las actividades misionales de la Entidad. Se conservantotalmente en ambos soportes. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de2015. AGN





Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO




3030.30 INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL3030.30.08 Registro de Recursos y Acciones Judiciales 1 4 X

Registro


3030.30.12 Registro Público Centralizado de Acciones Populares y Acciones de Grupo

1 9 X

Registro

Estos documentos contienen el registro detallado de las Recursos yAcciones Judiciales interpuestos (Dec.25 de 2014, Art.16, Num.3). Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 4 años en Archivo Central,al cabo de los cuales se eliminan por pérdida del valor administrativo.Al cumplir el tiempo de retención se conservación permanente por laimportancia de la información que contienen y como parte de lamemoria institucional de la entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo004 de 2015. AGN)

Estos documentos respaldan la administración del Registro PúblicoCentralizado de las Acciones Populares y de las Acciones de Grupointerpuestas en el país (Dec.025 de 2014, Art.16, Num.8). Su objetivoes dar a conocer los derechos e intereses colectivos, las accionespresentadas en todo el Territorio Nacional y la tendenciajurisprudencial para su protección. Se conservan 1 año en Archivo deGestión y 9 años en Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retenciónse conservación permanente por la importancia de la información quecontienen y como parte de la memoria institucional de la entidad.(Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos se emplean para registrar asuntos de interés y/o latoma de decisiones tratados en reuniones internas entre lasdependencias y/o equipos de trabajo de la Defensoría del Pueblo,que no harán parte de tipos documentales de otras series y/osubseries. Para su producción se diligencia el formato determinadopor la Oficina de Planeación en el sistema de gestión de calidad. Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Posteriormente se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes como evidencia de la gestión de laDefensoría del Pueblo en relación a las decisiones tomadas dentro dela misión de la entidad y la conservación del soporte físico. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN





Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO






Formulario




_________________________Fecha

Estos documentos contienen los objetivos que debe cumplir ladependencia en el corto plazo a fin de alinear su gestión con uno omás objetivos estratégicos de la entidad, las estrategias a seguir deacuerdo con sus funciones, y las actividades llevadas a cabo deacuerdo con la metodología diseñada por la Oficina de Planeación(Dec.025 de 2014, Art.11, Num.18). Se conservan 1 año en Archivode Gestión y 4 años en Archivo Central. Al cabo de los 5 años sedigitalizan para conservación permanente en ambos soportes comoevidencia de la gestión de la Entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo004 de 2015. AGN)


Documentos que articulan los objetivos estratégicos institucionalescon las metas anuales de la entidad y las actividades definidas para el cumplimiento de éstas y permiten visualizar los resultados de laplaneación y de la gestión (Dec.025 de 2014, Art.11, Num.18). Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años en Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para conservación permanente enambos soportes como evidencia de la gestión de la Entidad. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





Archivo de Gestión







UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL VICEDEFENSOR DEL PUEBLO (20)OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION NACIONAL DE DEFENSORIA PUBLICA (3040)


PROCEDIMIENTO








Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO






Estos documentos se emplean para registrar asuntos de interés y/o latoma de decisiones tratados en reuniones internas entre lasdependencias y/o equipos de trabajo de la Defensoría del Pueblo, queno harán parte de tipos documentales de otras series y/o subseries.Para su producción se diligencia el formato determinado por la Oficinade Planeación en el sistema de gestión de calidad. Se conservan 1 añoen el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes como evidencia de la gestión de la Defensoría delPueblo en relación a las decisiones tomadas dentro de la misión de laentidad y la conservación del soporte físico. (Circular 03 de 2015.Acuerdo 004 de 2015. AGN)






Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO



Formulario










Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO


_________________________Fecha






Archivo de Gestión


304001.02 ACTAS304001.02.19 Actas del Comité de Selección 1 9 X X



UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION NACIONAL DE DEFENSORIA PUBLICA (3040)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO REGISTRO Y SELECCIÓN DE OPERADORES (304001)


PROCEDIMIENTO

Estos documentos soportan las actuaciones del Comité encargado deadelantar el proceso de selección de Operadores del Sistema Nacionalde Defensoría Pública (Manual de Contratación - Res.565 de 2014, Art-57). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Posteriormente se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes pues reflejan las políticas de selecciónde defensores públicos. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015.AGN)





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

304001.18 CONTRATOS304001.18.08

Contratos de Prestación de Servicios de los Judicantes al Sistema Nacional de Defensoría Pública 1 19 X

Hoja de control Lista de chequeo Entrevista Solicitud de Admisión Judicatura Verificacion de requisitos Hoja de vida Cédula de ciudadanía Libreta militar Certificado de terminación y aprobación de materias Certificado de terminación consultorio jurídico Licencia temporal (opcional) Manifestación de no estar incurso en inhabilidad Pago de seguridad social Afiliación o escogencia ARL Certificado de antecedentes Comunicaciones oficiales Resolución Acta de inicio Informes mensuales Certificación final

Estos documentos reflejan el proceso de selección de judicantes, comooperadores del Sistema Nacional de Defensoría Pública, de acuerdocon lo previsto por la ley y la reglamentación interna (Res.060 de 2014,Art.3, Num.2). Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 19 años enArchivo Central. Al cabo de los 20 años (cumplidos a partir de lafinalización de la judicatura), se selecciona una muestra del 10% decontratos relacionados con actividades de Defensoría Pública por cadaaño de producción para conservación permanente. El resto de ladocumentación se elimina.se digitalizan y posteriormente se elimina elsoporte papel. (Art. 55. Ley 80 de 1993)





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

304001.18.09 Contratos de Prestación de Servicios de los Operadores del Sistema Nacional de Defensoría Pública

1 19 X

Hoja de control Lista de chequeo Estudio previo y del sector Certificado plan anual de adquisiciones Certificado de disponibilidad presupuestal Solicitud de contrataciòn Citación examen - entrevista Acta de examen - entrevista Oferta de servicio Hoja de Vida SIGEP Cédula de ciudadanía Certificado de antecedentes Tarjeta profesional Hoja de vida Certificados de estudio Certificados de laborales Pago de seguridad social Afiliación o escogencia ARL Certificado examen medico preocupacional Certificado del RUT Formato SIIF Nación Certificación bancaria Certificación Talento Humano Certificación de Ideoneidad y Experiencia Certificación de inhabilidades y incompatibilidades Certificación etica de la contrataciòn

Declaración de no estar incluido en la lista clinton y/o lavados de activos

Contrato Resolución Registro presupuestal

Estos documentos reflejan el proceso de selección de los aspirantes aOperadores del Sistema Nacional de Defensoría Pública (Res.060 de2014, Art.3, Num.1-3, 5) a partir de la verificación de los requisitosmínimos y la asistencia en asuntos contractuales con el fin de tener ladisponibilidad de personal idóneo para la prestación del servicio. Suprescripción es de 20 años (Ley 80 de 1993, Art.55; Dec.1510 de2013). Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo. Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 19 años en Archivo Central.Al cabo de los 20 años (cumplidos a partir de la finalización de laejecución del contrato), se selecciona aleatoriamente una muestra del1% por cada año de producción como evidencia de la funciónadministrativa desarrollada para conservación permanente. El resto dela documentación se elimina. (Se verificarán modalidades de contratosde Defensores)





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

304001.18.09 Contratos de Prestación de Servicios de los Operadores del Sistema Nacional de Defensoría Pública

1 19 X

Póliza Acta de aprobación póliza de garantía Asignación de supervisión Acta de inicio Modificaciones al Contrato Acta de cierre Comunicaciones oficiales






Estos documentos reflejan el proceso de selección de los aspirantes aOperadores del Sistema Nacional de Defensoría Pública (Res.060 de2014, Art.3, Num.1-3, 5) a partir de la verificación de los requisitosmínimos y la asistencia en asuntos contractuales con el fin de tener ladisponibilidad de personal idóneo para la prestación del servicio. Suprescripción es de 20 años (Ley 80 de 1993, Art.55; Dec.1510 de2013). Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo. Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 19 años en Archivo Central.Al cabo de los 20 años (cumplidos a partir de la finalización de laejecución del contrato), se selecciona aleatoriamente una muestra del1% por cada año de producción como evidencia de la funciónadministrativa desarrollada para conservación permanente. El resto dela documentación se elimina. (Se verificarán modalidades de contratosde Defensores)





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO


304001.30.05 Registro de Operadores del Sistema Nacional de Defensoría Pública 1 4 X

Registro



Documentos que contienen el registro actualizado de las personasinteresadas en ingresar al Sistema Nacional de Defensoría Publica,como requisito para su selección. Se conservan 1 año en Archivo deGestión y 4 años en Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retenciónse eliminan por pérdida de valor administrativo





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO



Formulario

_________________________Fecha







Archivo de Gestión



304002.26 INVESTIGACIONES304002.26.01 Investigaciones en Áreas Penal y No Penal 1 9 X X

Comunicaciones Oficiales Investigaciones Anexos

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION NACIONAL DE DEFENSORIA PUBLICA (3040)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO CAPACITACION E INVESTIGACION (304002)


Estos documentos son el resultado de estudios de investigación en lasAéreas penal y no penal, con el propósito de mejorar la calidad y elportafolio de servicios de Defensoría Publica (Res.060 de 2014, Art.7,Num.2,4). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central sedigitalizan para conservación permanente en ambos soportes comoevidencia de la actividad misional de la entidad. (Circular 03 de 2015.Acuerdo 004 de 2015. AGN)

PROCEDIMIENTO







Archivo de Gestión




PROCEDIMIENTOCÓDIGO SERIES, Subseries y Tipos DocumentalesRETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

304002.29 INFORMES

304002.29.08 Informes de Barras Académicas de Defensores Públicos 1 4 X

Actas Informes Comunicaciones Oficiales Listados de asistencia


Estos documentos reflejan la participación de los defensores públicosen grupos de aprendizaje, para desarrollo y consolidación de suscompetencias profesionales (Ley 24 de 1992, Art. 23, Num.3 ; Ley 941de 2005, Art.40; Circular 280 de 2005-DNDP; Res.060 de 2014, Art.7,Num.6). Se conservan 1 año en el Archvio de Gestión y al cumplir eltiempo de retención en el Archivo Central, se seleccionaaleatoriamente el 10% de la producción documental la cual sedigitalizará, los documentos en soporte físico pueden eliminarse dadoque la información se consolida en el informe de gestión de laDirección Nacional de Defensoría Pública.

Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funciones asignadasal área. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central sedigitalizan para consulta, pues dan fe de la ejecución de las actividadesmisionales de la Entidad. Se conservan totalmente en ambos soportes.(Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





Archivo de Gestión









Formulario

Estos documentos se emplean para registrar asuntos de interés y/o latoma de decisiones tratados en reuniones internas entre lasdependencias y/o equipos de trabajo de la Defensoría del Pueblo, queno harán parte de tipos documentales de otras series y/o subseries.Para su producción se diligencia el formato determinado por la Oficinade Planeación en el sistema de gestión de calidad. Se conservan 1 añoen el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes como evidencia de la gestión de la Defensoría delPueblo en relación a las decisiones tomadas dentro de la misión de laentidad y la conservación del soporte físico. (Circular 03 de 2015.Acuerdo 004 de 2015. AGN)Estos documentos reflejan el control de comunicaciones internas.(Res.062 de 2014, Art.19, Num.9,7,81). Se conservan 1 año en Archivode Gestión y se transfieren a Archivo Central en donde permanecen 4años. Posteriormente se eliminan por pérdida de valor administrativo.






Archivo de Gestión





304002.38 PLANES304002.38.14 Plan Nacional de Capacitación a Operadores del Sistema

Nacional de Defensoría Pública1 9 X X

Listado de beneficiarios de acuerdo a la actividad programada Plan de capacitación Diseño curricular Agenda temática Listado de asistencia Evaluaciones Comunicaciones oficiales Registro de relatorìas Cumplido de Permanencia Constancia de asistencia Certificación de asistencia

_________________________Fecha

Estos documentos contienen el recuento de las actividadesdesarrolladas en relación a la definición de políticas para la atención yel seguimiento de situaciones de vulneración de los derechos humanosy derecho internacional humanitario y la promoción del intercambio deexperiencias nacionales e internacionales en derechos humanos yderecho internacional humanitario que coadyuven al cumplimiento de lamisión institucional. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central se digitalizan para su conservación permanente en ambossoportes por formar parte de la memoria institucional y como testimoniode la gestión de la entidad en materia de derechos humanos.





Archivo de Gestión






UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION NACIONAL DE DEFENSORIA PUBLICA (3040)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO CONTROL, VIGILANCIA Y GESTIÓN DE ESTADÍSTICA (304003)


PROCEDIMIENTO







Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

304003.29.20 Informes de Seguimiento y Control de Gestión 1 7 X Informe Acta de seguimiento al desempeno de los Defensores Públicos

del Sistema Penal Acusatorio - R.P.A - Visita judicial

Acta de seguimiento al desempeño de los Defensores Públicos Visita Judicial Ley 600

Acta de seguimiento al desempeño de los Defensores Públicos Area no Penal - Visita judicial

Informe Estadistico Mensual - Extincion de Dominio (l.1708/14)

Comunicaciones Oficiales




Estos documentos reflejan el seguimiento y control de la gestión deatención de peticiones por las Unidades Operativas y los Profesionalesde éstas que atienden peticiones del área de la Dirección Nacional deAtención y Trámite de Quejas . Se conservan 1 año en Archivo deGestión y 7 años en Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retenciónen el Archivo Central, se selecciona aleatoriamente una muestra del5% por cada año de producción para conservación permanente. Elresto de la documentación se elimina.





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO



Formulario

304003.46 PROGRAMAS304003.46.09 Programa de Seguimiento y Control a Operadores 1 9 X X

Programa Cronograma Acta de visita Informe Acciones correctivas preventivas y de mejora Comunicaciones Oficiales

_________________________Fecha



Estos documentos dan muestra del seguimiento y control a losoperadores del servicio para realizar la evaluaciòn permanente de losavances o inconvenientes presentados en la prestaciòn del servicio.(Res. 060 de 2014, Art. 5, Num 2) Se conservan 1 año en el Archivo deGestión y 9 años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo deretención en Archivo Central se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes por formar parte de la memoriainstitucional y como testimonio de la gestión de la entidad en materiade derechos humanos. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015.AGN)





Archivo de Gestión






UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION NACIONAL DE DEFENSORIA PUBLICA (3040)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO REPRESENTACION JUDICIAL A VICTIMAS (304004)


PROCEDIMIENTO







Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

304004.29.20 Informes de Seguimiento y Control de Gestión 1 7 X X Consolidado de Ejecucion Mensual - Extincion de Dominio

(L.1708/14) Estrategia del Caso - Extincion de dominio (L. 1708/2014) Informacion de la victima desplazada para solicitar la

restitucion de tierras despojadas y abandonadas forzosamente

Comunicaciones oficiales 304004.30 INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL304004.30.10 Registro de Reunión 1 9 X X




Formulario

Estos documentos reflejan el seguimiento y control de la gestión deatención de peticiones por las Unidades Operativas y los Profesionalesde éstas que atienden peticiones del área de la Dirección Nacional deAtención y Trámite de Quejas . Se conservan 1 año en Archivo deGestión y 7 años en Archivo Central. Al cabo de los 8 años sedigitalizan y se conservan totalmente en ambos soportes. (Circular 03de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)







Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

304004.41 POLITICAS INSTITUCIONALES304004.41.05 Política de Representación Judicial de Víctimas 1 9 X X

Política Acta Informes Comunicaciones Oficiales

304004.46 PROGRAMAS304004.46.09 Programa de Seguimiento y Control a Operadores 1 9 X X

Programa Cronograma Acta de visita Informe Acciones correctivas preventivas y de mejora Comunicaciones Oficiales Visita judicial Decreto 1542/97

_________________________Fecha

Estos documentos reflejan el desarrollo de políticas y directricesinstitucionales relacionadas con la prestación del servicio para larepresentación judicial de las víctimas del Sistema Nacional deDefensoria Publica (Res.060 de 2014, Art.9, Num.1,2). Se conservan 1año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Altransferirse al Archivo Central se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes por formar parte de la memoriainstitucional y como evidencia de la actividad misional de la entidad.

Estos documentos dan muestra del seguimiento y control a losoperadores del servicio para realizar la evaluaciòn permanente de losavances o inconvenientes presentados en la prestaciòn del servicio.(Res. 060 de 2014, Art. 5, Num 2) Se conservan 1 año en el Archivo deGestión y 9 años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo deretención en Archivo Central se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes por formar parte de la memoriainstitucional y como testimonio de la gestión de la entidad en materiade derechos humanos. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015.AGN)





Archivo de Gestión





UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION NACIONAL DE DEFENSORIA PUBLICA (3040)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO INVESTIGACION DEFENSORIAL (304005)


PROCEDIMIENTO





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

304005.26 INVESTIGACIONES 304005.26.05 Investigaciones Defensoriales 1 9 X

Formato misión de trabajo para requerimiento de labores de investigadores y peritos (y sus soportes: escrito de acusación, autorizaciones de jueces, autorizaciones de usuarios, comunicaciones oficiales, entre otros)

Formato verificación y lista de chequeo de solicitud del servicio de investigación defensorial

Informe de actividades de investigación (y sus soportes: entrevistas, arraigos, comunicaciones oficiales, entre otros)

Informe pericial (y sus soportes: entrevistas, arraigos, comunicaciones oficiales, entre otros)

Comunicaciones oficiales Formato de lista de chequeo de verificación de resultados de

informes por el grupo de investigación defensorial Mision de trabajo Reparto Actividades Periciales Forenses - G.R.J.V Prueba documental de identificacion de afectaciones Peritos

Psicologos Ley 975 de 2005 Juramento estimatorio Reporte Estadistico Mensual - Peritos Psicologos y

Financieros Forenses Solicitud de Actividades Periciales Forenses Ley 1098 de 2006

1257 de 2008 1719 de 2014 Solicitud de comision Solicitud de actividades Periciales Forenses Solicitud de Actividades Periciales Forenses Ley 1448 de 2011

Solicitud del servicio Apoyo Pericial jornadas de acopio documental

Consentimiento informado Perito Psicologico Constancia de Entrevista con la victima

Estos documentos reflejan la búsqueda, identificación, recolección,análisis y conservación de la información legalmente obtenida, lasevidencias físicas y los elementos materiales probatorios que serequieran por los operadores del Sistema Nacional de DefensoríaPública (Res.060 de 2014, Art.11, Num.2). Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempode retención en Archivo Central se selecciona las misiones de trabajorelacionadas con DDHH y DIH como evidencia de la actividad misionalde la entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

304005.26.05 Investigaciones Defensoriales 1 9 X Liquidaciones Materiales de Danos y Perjuicios en delitos de

homicidio y desaperacion forzada Liquidaciones Materiales de Danos y Perjuicios en delitos de

desplazamiento hurto y secuestro Informe Participacion en Audiencia Perito Forense Informe Mensual de Actividades Peritos Financieros Informe Mensual de Actividades Peritos Psicologos Reporte Estadistico Mensual Liquidaciones Peritos Forenses

Informe Estadistico Consolidado mensual de actividades peritos forense








Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

304005.29.20 Informes de Seguimiento y Control de Gestión 1 7 X X Informe de control y seguimiento (consolidado y análisis de

informes trimestrales de las regionales) Plan de visitas Notificación de la visita Acta de visita Informe de visita Estadísticas Comunicaciones Oficiales Informe Consolidado de Ejecucion Mensual S.P.A. R.P.A. Informe Consolidado de Ejecucion Mensual Programa Ley

600/00 - Penal Militar Informe Consolidado de Ejecucion Mensual - Programa

Decreto 1542/97 Informe Consolidado de Ejecucion Mensual - Programas

Administrativo-Civil-Laboral Informe Consolidado de Ejecucion Mensual - Programa Casas

de Justicia Informe Mensual de Supervision Defensores Publicos Informe Mensual de Supervision O.E.A. Informe Mensual de Supervision Coordinadores Academicos

Informe Mensual de Gestion Consolidado RJV - Ley 975 de 2005

Informe Mensual de Gestion Consolidado RJV Ley 1448( ley de victimas y restitucion de tierras)

Informe Mensual de Gestion Consolidado Leyes 1098 de 2006, 1257 de 2008, 1719 de 2014, 985 de 2005 y Decreto R 1069 de 2014

Estos documentos reflejan el seguimiento y control de la gestión deatención de peticiones por las Unidades Operativas y los Profesionalesde éstas que atienden peticiones del área de la Dirección Nacional deAtención y Trámite de Quejas . Se conservan 1 año en Archivo deGestión y 7 años en Archivo Central. Al cabo de los 8 años sedigitalizan y se conservan totalmente en ambos soportes. (Circular 03de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO




304005.30.18 Registro y Control de Consulta y Préstamo de 1 4 X Formulario








Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

304005.41 POLITICAS INSTITUCIONALES304005.41.04 Política de Investigaciones Defensoriales 1 19 X X

Política Acta Informes Comunicaciones oficiales

_________________________Fecha

Estos documentos reflejan el desarrollo de políticas y directricesinstitucionales relacionadas con las investigaciones en àreas penal yno penal (Res.060 de 2014, Art.11, Num.3-5). Se conservan 1 año enel Archivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central. Al transferirse alArchivo Central se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes por formar parte de la memoria institucional y comoevidencia de la actividad misional de la entidad. (Circular 03 de 2015.Acuerdo 004 de 2015. AGN)





Archivo de Gestión



Solicitud Coadyuvancias Formato de recepción de peticiones Respuesta de interposición acción de tutela Demanda de acción de grupo Notificación fallo 1ª instancia Impugnación Comunicaciones Devueltas (si aplica) Comunicaciones oficiales Notificación fallo 2a. Instancia



UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL VICEDEFENSOR DEL PUEBLO (20)OFICINA PRODUCTORA: DELEGADA PARA LA INFANCIA, LA JUVENTUD Y EL ADULTO MAYOR (4010)


PROCEDIMIENTO

Documentos producidos y recibidos como resultado de Acciones deTutela (Dec.025 de 2014, Art.16, Num.1,2,4,5,7) instauradas comomecanismo efectivo y rápido al alcance de cualquier ciudadano con elfin de proteger sus derechos fundamentales. Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión contados a partir de la fecha de la ejecutoria y 19años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en elArchivo Central, se selecciona aleatoriamente una muestra del 5% porcada año de producción para conservación permanente y lasrelacionadas con DDHH y DIH. El resto de la documentación se elimina.






Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO












Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO



1 7 X X





Estos documentos reflejan la participación de la Dirección en Comités yComisiones externos relacionados con la defensa de lo derechoshumanos y la observación del Derecho Internacional humanitario y laatención a sujetos de especial protección. Se conservan 1 año enArchivo de Gestión y 7 años en Archivo Central. Al cumplir el tiempo deretención en Archivo Central se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes por formar parte de la memoriainstitucional y como testimonio de la gestión de la entidad en materiade derechos humanos.





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

4010.29.24 Informes sobre Situación de DDHH Y DIH 1 9 X X Informe Comunicaciones oficiales Diagnóstico Investigaciones Estudios



Estos documentos brindan información relevante sobre situación de losderechos de los niños, los adolescentes y los adultos mayores en elpaís, e incluyen recomendaciones y observaciones a las autoridades ya los particulares para garantizar el respeto a sus derechos (Dec.025de 2014, Art.13, Num.4,6, 8,9, 12_Ley 985 de 2005_Decreto 4786 de2008). Se conservan 1 años en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Posteriormente se digitalizan para conservaciónpermanente en ambos soportes como evidencia de las actividadessoporte en cumplimiento con la misión de la entidad.(Artículo 57. Ley975 de 2005).







Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO



Formulario











Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

4010.45 PROCESOS 4010.45.07 Procesos de investigación en DDHH-DIH 1 19 X X

Proceso Comunicaciones oficiales Audiencias Declaraciones Diagnóstico Investigaciones Peticiones Solicitudes

4010.45.08 Procesos de Mediación 1 19 X X Actas Informes Comunicaciones oficiales Caracterizacón Listado Registro de atencion especializada grupal Seguimiento de Acuerdos

Estos documentos reflejan la orientación e instrucción impartida a lavíctima en el ejercicio y defensa de los derechos humanos oinfracciones al derecho internacional humanitario, en las cuales elDefensor del Pueblo o su delegado verifica los hechos, evalúa laspruebas y pasa su actuación a la autoridad competente. (Dec. 025 de2014, Art, 13, Num 1,5,7) Dada la naturaleza de los mismos y según loestablecido en el acuerdo 004 de 2015 del AGN y la ley 1448 de 2011,se consideran parte del patrimonio documental de la nación y en efectoel contenido de su información será de interés para la investigación, laciencia y la cultura. Con el fin de garantizar sus derechos y defender demanera prioritaria su vulneración . Se conservan 1 año en el Archivo deGestión y 19 años en el Archivo Central. Al transferirse al ArchivoCentral se digitalizan para su conservación permanente en ambossoportes por formar parte de la memoria institucional y como evidenciade las actividades misionales de la entidad. (Artículo 57. Ley 975 de2005)Estos documentos reflejan la atención y trámite de oficio y de manerapersonalizada para la solución de conflictos por mediación a laviolación de los Derechos Humanos y el Derecho InternacionalHumanitario de la población vulnerable (Ley 1448 de 2011, Art.3,Parágrafo 2; Res 061 de 2014 Art, 13,Num 3,4). Con el fin de facilitar elacceso efectivo a sus derechos y defender de manera prioritaria lavulneración de los Derechos Humanos. Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central. Al transferirse alArchivo Central se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes por formar parte de la memoria institucional y comoevidencia de las actividades misionales de la entidad.





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

4010.48 PROYECTOS 4010.48.04 Proyectos en DDHH-DIH 1 19 X X

Proyecto Comunicaciones oficiales Diagnóstico Investigaciones Informes Anexos

_________________________Fecha

Estos documentos reflejan la gestión y la ejecución de planes,programas, proyectos, investigaciones y consultorías orientados alfortalecimiento y desarrollo institucional, de acuerdo a los recursosotorgados por la oficina de cooperación internacional. Dada lanaturaleza de los mismos y según lo establecido en el acuerdo 004 de2015 del AGN y la ley 1448 de 2011, se consideran parte delpatrimonio documental de la nación y en efecto el contenido de suinformación será de interés para la investigación, la ciencia y la cultura.Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 19 años en el ArchivoCentral. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes por formar parte de lamemoria institucional y como evidencia de las actividades misionalesde la entidad. (Artículo 57. Ley 975 de 2005)





Archivo de Gestión




4020.02 ACTAS4020.02.01 Actas de Comisión Nacional del Ministerio Público para la

Justicia Transicional1 19 X X

Actas Anexos Planes Informes Requerimientos Comunicaciones Oficiales

PROCEDIMIENTO

Estos documentos reflejan las actuaciones de la Comisión encargadade evaluar las acciones de las Comisiones y Subcomisiones delMinisterio Público para la Justicia Transicional, garantizar el adecuadocumplimiento de sus obligaciones según la Ley 1448 de 2011, DEC.Ley 4633 de 2011 (pueblos y comunidades indígenas), DEC. Ley 4634de 2011 (pueblo rom o gitano) y Dec. Ley 4635 de 2011 (comunidadesnegras, afrocolombianas, raizales y palenqueras) y demás normasrelacionadas con los derechos a la atención, asistencia, verdad, justiciay la reparación integral de las víctimas del conflicto armado (Res.550de 2013, Art.4). Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 19 añosen Archivo Central. Al transferirse a Archivo Central se digitalizan parasu conservación permanente en ambos soportes por formar parte de lamemoria institucional y como evidencia de la gestión de la Defensoríadel Pueblo en materia de derechos humanos. (Artículo 57. Ley 975 de2005)




UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL VICEDEFENSOR DEL PUEBLO (20)OFICINA PRODUCTORA: DELEGADA PARA ORIENTACION Y ASESORIA DE VICTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO INTERNO (4020)





Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO




4020.02.07 Actas de Reunión de Mesa de Participación de Víctimas 1 9 X X

Circular Formularios Solicitudes Registro Oficio de convocatoria Acta Comunicaciones Oficiales

4020.02.09 Actas de seguimiento y monitoreo de la ley de víctimas 1 19 X X

Actas Requerimientos y respuestas a requerimientos Citaciones Comunicaciones oficiales Solicitudes de gestión y respuestas Informes

Estos documentos reflejan las actuaciones de la Comisión encargadade hacer seguimiento al proceso de diseño, implementación, ejecucióny cumplimiento de las medidas contenidas en esta Ley de Víctimas(Ley 1448 de 2011, Art.201; Res 1372 de 2011 numeral 5). Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 19 años en Archivo Central.Al transferirse a Archivo Central se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes por formar parte de la memoriainstitucional y como evidencia de la gestión de la Defensoría del Puebloen materia de derechos humanos. (Artículo 57. Ley 975 de 2005)

Estos documentos respaldan la iniciativa que promueve el ejercicio delderecho a la participación de las Organizaciones de Víctimas yOrganizaciones Defensoras de los Derechos de las Víctimas a nivelnacional (Ley 1448 de 2011, Dec.4800 de 2011, Art.287-288; Dec.025de 2014, Art.14, Num.10).Se conservan 1 año en el Archivo de Gestióny 9 años en el Archivo Central. Al transferirse al Archivo Central sedigitalizan para su conservación permanente en ambos soportes comoevidencia de la gestión de la Defensoría del Pueblo en relación a lapromoción, divulgación, defensa y ejercicio del derecho de las víctimasa la participación.(Artículo 57. Ley 975 de 2005)





Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO












Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO





1 7 X X Solicitud Informe Actas Comunicaciones Oficiales

4020.29.14 Informes de Gestión 1 9 X X Solicitud Informe


4020.29.24 Informes Sobre Situación de DDHH y DIH 1 9 X X Informe Comunicaciones oficiales Diagnóstico Investigaciones Estudios

Estos documentos brindan información relevante sobre situación de losderechos de las víctimas del conflicto armado en el país, e incluyenrecomendaciones y observaciones a las autoridades y a losparticulares para garantizar el respeto a sus derechos (Dec.025 de2014, Art.13, Num.4,6, 8-9, 12_Ley 985 de 2005_Decreto 4786 de2008). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Posteriormente se digitalizan para conservaciónpermanente en ambos soportes como evidencia de las actividadessoporte en cumplimiento con la misión de la entidad.(Artículo 57. Ley975 de 2005)

Estos documentos contienen el recuento de las actividadesdesarrolladas en relación a la definición de políticas para la atención yel seguimiento de situaciones de vulneración de los derechos humanosy derecho internacional humanitario y la promoción del intercambio deexperiencias nacionales e internacionales en derechos humanos yderecho internacional humanitario que coadyuven al cumplimiento de lamisión institucional. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 7años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central se digitalizan para su conservación permanente en ambossoportes por formar parte de la memoria institucional y como testimoniode la gestión de la entidad en materia de derechos humanos.






Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO






4020.30.16 Registro Único de Víctimas-RUV 1 4 X X Formulario Comunicaciones Oficiales




Estos documentos respaldan los predios y territorios queeventualmente sirven para reparación integral de víctimas del conflicto.Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 4 años en el ArchivoCentral. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes como evidencia de lagestión de la Defensoría del Pueblo en relación a las decisionestomadas dentro de la misión de la entidad. (Circular 03 de 2015.Acuerdo 004 de 2015. AGN).





Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO





Formulario











Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO







Estos documentos reflejan la orientación e instrucción impartida a lavíctima en el ejercicio y defensa de los derechos humanos oinfracciones al derecho internacional humanitario, en las cuales elDefensor del Pueblo o su delegado verifica los hechos, evalúa laspruebas y pasa su actuación a la autoridad competente. (Dec. 025 de2014, Art, 13, Num 1,5,7) Con el fin de garantizar sus derechos ydefender de manera prioritaria su vulneración . Se conservan 1 año enel Archivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central. Al transferirse alArchivo Central se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes por formar parte de la memoria institucional y comoevidencia de las actividades misionales de la entidad. (Artículo 57. Ley975 de 2005).







Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO






_________________________Fecha






Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

Documentos producidos y recibidos como resultado de Acciones deTutela (Dec.025 de 2014, Art.16, Num.1,2,4,5,7) instauradas comomecanismo efectivo y rápido al alcance de cualquier ciudadano con elfin de proteger sus derechos fundamentales. Se conservan 1 año enel Archivo de Gestión contados a partir de la fecha de la ejecutoria y19 años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en elArchivo Central, se selecciona aleatoriamente una muestra del 5%por cada año de producción para conservación permanente y lasrelacionadas con DDHH y DIH. El resto de la documentación seelimina.

Estos documentos reflejan la atención y trámite de oficio y de manerapersonalizada a las Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes yDenuncias por violación de los Derechos Humanos y el DerechoInternacional Humanitario de la población vulnerable (Ley 1448 de2011, Art.3, Parágrafo 2; Dec.025 de 2014, Art..6, Num.6). Con el finde facilitar el acceso efectivo a sus derechos y defender de maneraprioritaria la vulneración de los Derechos Humanos. Se conservan 1año en el Archivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central. Altransferirse al Archivo Central se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes por formar parte de la memoriainstitucional y como evidencia de las actividades soporte encumplimento con la misión de la entidad. (Artículo 57. Ley 975 de2005)


UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL VICEDEFENSOR DEL PUEBLO (20)OFICINA PRODUCTORA: DELEGADA PARA LA POLITICA CRIMINAL Y PENITENCIARIA (4030)






Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO









Estos documentos reflejan la gestión de la dependencia con lasdistintas Entidades del Estado, para el desarrollo de programas,proyectos o actividades que adelanta la Entidad. Se conservan 1 añoen el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Altransferirse al Archivo Central se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes por formar parte de la memoriainstitucional. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos corresponden a informes que por ley y otrasdisposiciones la Defensoría del Pueblo presenta a organismosencargados del seguimiento y la evaluación de la gestión de laentidad. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan parasu conservación permanente en ambos soportes como testimonio dela gestión de la entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015.AGN)





Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO






1 7 X X



Estos documentos reflejan el seguimiento y la evaluación por parte deorganismos no gubernamentales a la Entidad, en relación a lapromoción, defensa y ejercicio de los derechos de la poblaciónprivada de la libertad en establecimientos de reclusión (Dec.025 de2014, Art.13, Num.2-3). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestióny 9 años en el Archivo Central. Al transferirse al Archivo Central sedigitalizan para su conservación permanente en ambos soportes porformar parte de la memoria institucional y como testimonio de lagestión de la entidad en materia de derechos humanos. (Circular 03de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos reflejan la participación de la Delegada en Comitésy Comisiones externos relacionados con la defensa de lo derechoshumanos y la observación del Derecho Internacional humanitario y laatención a sujetos de especial protección (Dec.025 de 2014, Art.13,Num.2-3_Ley 985 de 2005_Decreto 4786 de 2008). Se conservan 1año en Archivo de Gestión y 7 años en Archivo Central. Se conservanen ambos soportes como testimonio de la participación de y comoevidencia de los compromisos adquiridos por la entidad.

Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funcionesasignadas al área. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención enArchivo Central se digitalizan para consulta, pues dan fe de laejecución de las actividades misionales de la Entidad. Se conservantotalmente en ambos soportes. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de2015. AGN)





Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO







Estos documentos brindan información relevante sobre situación delos derechos de la población carcelaria en el país, e incluyenrecomendaciones y observaciones a las autoridades y a losparticulares para garantizar el respeto a sus derechos (Dec.025 de2014, Art.13, Num.4,6, 8-9, 12_Ley 985 de 2005_Decreto 4786 de2008). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Posteriormente se digitalizan para conservaciónpermanente en ambos soportes como evidencia de las actividadessoporte en cumplimiento con la misión de la entidad.(Artículo 57. Ley975 de 2005).

Dada la naturaleza de los mismos y según lo establecido en elacuerdo 004 de 2015 del AGN y la ley 1448 de 2011, se consideranparte del patrimonio documental de la nación y en efecto el contenidode su información será de interés para la investigación, la ciencia y lacultura

Estos documentos se emplean para registrar asuntos de interés y/o latoma de decisiones tratados en reuniones internas entre lasdependencias y/o equipos de trabajo de la Defensoría del Pueblo,que no harán parte de tipos documentales de otras series y/osubseries. Para su producción se diligencia el formato determinadopor la Oficina de Planeación en el sistema de gestión de calidad. Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Posteriormente se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes como evidencia de la gestión de laDefensoría del Pueblo en relación a las decisiones tomadas dentro dela misión de la entidad y la conservación del soporte físico. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO






Formulario





Documentos que articulan los objetivos estratégicos institucionalescon las metas anuales de la entidad y las actividades definidas para el cumplimiento de éstas y permiten visualizar los resultados de laplaneación y de la gestión (Dec.025 de 2014, Art.11, Num.18). Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años en Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para conservación permanente enambos soportes como evidencia de la gestión de la Entidad. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)Estos documentos contienen los objetivos que debe cumplir ladependencia en el corto plazo a fin de alinear su gestión con uno omás objetivos estratégicos de la entidad, las estrategias a seguir deacuerdo con sus funciones, y las actividades llevadas a cabo deacuerdo con la metodología diseñada por la Oficina de Planeación(Dec.025 de 2014, Art.11, Num.18). Se conservan 1 año en Archivode Gestión y 4 años en Archivo Central. Al cabo de los 5 años sedigitalizan para conservación permanente en ambos soportes comoevidencia de la gestión de la Entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo004 de 2015. AGN)






Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO






Estos documentos reflejan la orientación e instrucción impartida a lavíctima en el ejercicio y defensa de los derechos humanos oinfracciones al derecho internacional humanitario, en las cuales elDefensor del Pueblo o su delegado verifica los hechos, evalúa laspruebas y pasa su actuación a la autoridad competente. (Dec. 025 de2014, Art, 13, Num 1,5,7) Con el fin de garantizar sus derechos ydefender de manera prioritaria su vulneración . Se conservan 1 añoen el Archivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central. Altransferirse al Archivo Central se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes por formar parte de la memoriainstitucional y como evidencia de las actividades misionales de laentidad. (Artículo 57. Ley 975 de 2005).






Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO







_________________________Fecha

Estos documentos reflejan la atenciòn y tràmite de oficio y de manerapersonalizada para la soluciòn de conflictos por mediaciòn a laviolaciòn de los Derechos Humanos y el Derecho InternacionalHumanitario de la poblaciòn vulnerable (Ley 1448 de 2011, Art.3,Parágrafo 2; Res 061 de 2014 Art, 13,Num 3,4). Con el fin de facilitarel acceso efectivo a sus derechos y defender de manera prioritaria lavulneraciòn de los Derechos Humanos. Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central. Al transferirse alArchivo Central se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes por formar parte de la memoria institucional y comoevidencia de las actividades misionales de la entidad.

Estos documentos reflejan la gestión y la ejecución de planes,programas, proyectos, investigaciones y consultorías orientados alfortalecimiento y desarrollo institucional, de acuerdo a los recursosotorgados por la oficina de cooperación internacional. Dada lanaturaleza de los mismos y según lo establecido en el acuerdo 004 de 2015 del AGN y la ley 1448 de 2011, se consideran parte delpatrimonio documental de la nación y en efecto el contenido de suinformación será de interés para la investigación, la ciencia y lacultura.Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 19 años en el ArchivoCentral. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes por formar parte de lamemoria institucional y como evidencia de las actividades misionalesde la entidad. (Artículo 57. Ley 975 de 2005)





Archivo de Gestión




4040.22 DERECHOS DE PETICIÓN - PQRSD-DDHH Y DIH 1 19 X X Formato único de recepción de peticiones Formato Reporte de Peticiones Telefonica Formato de Reparto y Analisis de Peticiones Formato de Recepción de Peticiones VISION WEB ATQ Formato de Cierre de Peticiones VISION WEB ATQ Quejas Solicitudes de Asesorías Solicitudes de Intervención Solicitudes de Coadyuvancia Solicitud de Acompañamiento Denuncia Respuesta Comunicaciones Oficiales

PROCEDIMIENTO

Documentos producidos y recibidos como resultado de Acciones deTutela (Dec.025 de 2014, Art.16, Num.1,2,4,5,7) instauradas comomecanismo efectivo y rápido al alcance de cualquier ciudadano con elfin de proteger sus derechos fundamentales. Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión contados a partir de la fecha de la ejecutoria y 19años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en elArchivo Central, se selecciona aleatoriamente una muestra del 5% porcada año de producción para conservación permanente y lasrelacionadas con DDHH y DIH. El resto de la documentación seelimina.

Estos documentos reflejan la atención y trámite de oficio y de manerapersonalizada a las Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes yDenuncias por violación de los Derechos Humanos y el DerechoInternacional Humanitario de la población vulnerable (Ley 1448 de2011, Art.3, Parágrafo 2; Dec.025 de 2014, Art..6, Num.6). Con el finde facilitar el acceso efectivo a sus derechos y defender de maneraprioritaria la vulneración de los Derechos Humanos. Se conservan 1año en el Archivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central. Altransferirse al Archivo Central se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes por formar parte de la memoriainstitucional y como evidencia de las actividades soporte encumplimento con la misión de la entidad. (Artículo 57. Ley 975 de2005)



OFICINA PRODUCTORA: DELEGADA PARA LA PREVENCION DE RIESGOS DE VIOLACION DE DERECHOS HUMANOS Y DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO (4040)






Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO










Estos documentos reflejan la gestión de la dependencia con lasdistintas Entidades del Estado, para el desarrollo de programas,proyectos o actividades que adelanta la Entidad. Estos documentosse producen en respuesta a la función relacionada con la realizaciónde arqueos a Tesorería y cajas menores. Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al transferirse alArchivo Central se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes por formar parte de la memoria institucional. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos corresponden a informes que por ley y otrasdisposiciones la Defensoría del Pueblo presenta a organismosencargados del seguimiento y la evaluación de la gestión de laentidad. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan parasu conservación permanente en ambos soportes como testimonio dela gestión de la entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015.AGN)





Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO







1 7 X X



Estos documentos reflejan el seguimiento y la evaluación por parte deorganismos no gubernamentales a la Entidad, en relación a lapromoción, defensa y ejercicio de los derechos de la población(Dec.025 de 2014, Art.13, Num.2-3). Se conservan 1 año en el Archivode Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al transferirse al ArchivoCentral se digitalizan para su conservación permanente en ambossoportes por formar parte de la memoria institucional y comotestimonio de la gestión de la entidad en materia de derechoshumanos. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos reflejan la participación de la Delegada en Comitésy Comisiones externos relacionados con la defensa de lo derechoshumanos y la observación del Derecho Internacional humanitario y laatención a sujetos de especial protección (Dec.025 de 2014, Art.13,Num.2-3_Ley 985 de 2005_Decreto 4786 de 2008). Se conservan 1año en Archivo de Gestión y 7 años en Archivo Central. Al cabo de los8 años puede eliminarse el soporte papel pero antes se digitalizancomo testimonio de la participación de y como evidencia de loscompromisos adquiridos por la entidad.

Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funciones asignadasal área. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Centralse digitalizan para consulta, pues dan fe de la ejecución de lasactividades misionales de la Entidad. Se conservan totalmente enambos soportes. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO








Estos documentos brindan información relevante sobre situación delos derechos de la población e incluyen recomendaciones yobservaciones a las autoridades y a los particulares para garantizar elrespeto a sus derechos (Dec.025 de 2014, Art.13, Num.4,6, 8-9,12_Ley 985 de 2005_Decreto 4786 de 2008). Se conservan 1 año enel Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Posteriormentese digitalizan para conservación permanente en ambos soportes comoevidencia de las actividades soporte en cumplimiento con la misión dela entidad.(Artículo 57. Ley 975 de 2005).


Estos documentos se emplean para registrar asuntos de interés y/o latoma de decisiones tratados en reuniones internas entre lasdependencias y/o equipos de trabajo de la Defensoría del Pueblo, queno harán parte de tipos documentales de otras series y/o subseries.Para su producción se diligencia el formato determinado por la Oficinade Planeación en el sistema de gestión de calidad. Se conservan 1año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes como evidencia de la gestión de la Defensoría delPueblo en relación a las decisiones tomadas dentro de la misión de laentidad y la conservación del soporte físico. (Circular 03 de 2015.Acuerdo 004 de 2015. AGN)





Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO







Formulario





Documentos que articulan los objetivos estratégicos institucionalescon las metas anuales de la entidad y las actividades definidas para elcumplimiento de éstas y permiten visualizar los resultados de laplaneación y de la gestión (Dec.025 de 2014, Art.11, Num.18). Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años en Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para conservación permanente enambos soportes como evidencia de la gestión de la Entidad. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)Estos documentos contienen los objetivos que debe cumplir ladependencia en el corto plazo a fin de alinear su gestión con uno omás objetivos estratégicos de la entidad, las estrategias a seguir deacuerdo con sus funciones, y las actividades llevadas a cabo deacuerdo con la metodología diseñada por la Oficina de Planeación(Dec.025 de 2014, Art.11, Num.18). Se conservan 1 año en Archivo deGestión y 4 años en Archivo Central. Al cabo de los 5 años sedigitalizan para conservación permanente en ambos soportes comoevidencia de la gestión de la Entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo004 de 2015. AGN)






Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO







Estos documentos reflejan la orientación e instrucción impartida a lavíctima en el ejercicio y defensa de los derechos humanos oinfracciones al derecho internacional humanitario, en las cuales elDefensor del Pueblo o su delegado verifica los hechos, evalúa laspruebas y pasa su actuación a la autoridad competente. (Dec. 025 de2014, Art, 13, Num 1,5,7) Con el fin de garantizar sus derechos ydefender de manera prioritaria su vulneración . Se conservan 1 año enel Archivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes por formar parte de la memoria institucional y comoevidencia de las actividades misionales de la entidad. (Artículo 57. Ley975 de 2005).






Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO








_________________________Fecha


Estos documentos reflejan la atenciòn y tràmite de oficio y de manerapersonalizada para la soluciòn de conflictos por mediaciòn a laviolaciòn de los Derechos Humanos y el Derecho InternacionalHumanitario de la poblaciòn vulnerable (Ley 1448 de 2011, Art.3,Parágrafo 2; Res 061 de 2014 Art, 13,Num 3,4). Con el fin de facilitarel acceso efectivo a sus derechos y defender de manera prioritaria lavulneraciòn de los Derechos Humanos. Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central. Al transferirse alArchivo Central se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes por formar parte de la memoria institucional y comoevidencia de las actividades misionales de la entidad.





Archivo de Gestión





UNIDAD ADMINISTRATIVA: DELEGADA PARA LA PREVENCION DE RIESGOS DE VIOLACIONES DE DD HH Y DIH (4040)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE SISTEMA DE ALERTAS TEMPRANAS (404001)


PROCEDIMIENTO







Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO



404001.29.17 Informes de Misiones Humanitarias 1 9 X X Solicitudes Registro Fichas Informes Anexos Comunicaciones Oficiales


Estos documentos contienen información producto del monitoreo de losfactores de amenaza y vulnerabilidad que sean generadores de riesgoviolaciones de derechos humanos y Derecho internacional Humanitariopara una comunidad, teniendo en cuenta el enfoque diferencial(Res.061 de 2014, Art.17, Num.2). Se conservan 1 año en el Archivode Gestión y 9 años en el Archivo Central. Posteriormente sedigitalizan para conservación permanente en ambos soportes comotestimonio de la gestión de la Defensoría del Pueblo en prevención deriesgos de violación de derechos humanos y Derecho InternacionalHumanitario DIH. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

404001.29.19 Informes de Riesgo de Violación de DDHH y DIH 1 9 X X Solicitudes Registros Fichas Informes Anexos Nota de seguimiento Comunicaciones Oficiales




Estos documentos contienen información relacionada con lasdinámicas del conflicto armado y sus consecuencias sobre la poblacióncivil, para identificar los escenarios de riesgo de violaciones a losderechos humanos, a través de los instrumentos, metodologías yprotocolos adoptados por la Delegada para la Prevención de Riesgosde Violaciones de Derechos Humanos y Derecho internacionalHumanitario (Res.061 de 2014, Art.17, Num.1, 3-5, 7). Se conservan 1año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para conservación permanente en ambossoportes como testimonio de la gestión de la Defensoría del Pueblo enprevención de riesgos de violación de derechos humanos y DerechoInternacional Humanitario DIH. (Artículo 57. Ley 975 de 2005).






Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

404001.30.13 Registro Sistema Alertas Tempranas-SAT 1 4 X Registro Informes Advertencias Comunicaciones oficiales



Formulario

Dicumentos que registran la información relativa con las dinámicas delconflicto armado y sus consecuencias sobre la población civil, paraidentificar los escenarios de riesgo de violaciones a los DerechosHumanos y Derecho internacional Humanitario.Se conservan 1 año enArchivo de Gestión y 4 años en Archivo Central, al cabo de los cualesse eliminan por pérdida del valor administrativo.







Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

404001.46 PROGRAMAS404001.46.05 Programas de Capacitación en DDHH y DIH 1 9 X X

Diagnóstico Solicitudes Programa Memoria de reunión Listado de asistencia Comunicaciones Oficiales

_________________________Fecha

Estos documentos reflejan la promoción e implementación deprogramas o actividades para la enseñanza de los fundamentos de lademocracia, de los derechos humanos y de la observancia del Derechointernacional Humanitario a funcionarios (Res.061 de 2014, Art.17,Num.6). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para laconservación permanente de ambos como evidencia de la actividadmisional de la entidad en relación a la promoción y la divulgación de losderechos humanos y el DIH. (Artículo 57. Ley 975 de 2005).






Archivo de Gestión




PROCEDIMIENTO

Estos documentos reflejan la atención y trámite de oficio y de manerapersonalizada a las Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes yDenuncias por violación de los Derechos Humanos y el DerechoInternacional Humanitario de la población vulnerable (Ley 1448 de2011, Art.3, Parágrafo 2; Dec.025 de 2014, Art..6, Num.6). Con el finde facilitar el acceso efectivo a sus derechos y defender de maneraprioritaria la vulneración de los Derechos Humanos. Se conservan 1año en el Archivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central. Altransferirse al Archivo Central se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes por formar parte de la memoriainstitucional y como evidencia de las actividades soporte encumplimento con la misión de la entidad. (Artículo 57. Ley 975 de 2005)



UNIDAD ADMINISTRATIVA: DELEGADA PARA LA PREVENCION DE RIESGOS DE VIOLACIONES DE DD HH Y DIH (4040)

OFICINA PRODUCTORA: GRUPO MONITOREO DE DERECHOS HUMANOS POR FUERA DEL CONTEXTO DEL CONFLICTO ARMADO (404002)






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PROCEDIMIENTO







404002.29.17 Informes de Misiones Humanitarias 1 9 X X Solicitudes Registro Fichas Informes Anexos Comunicaciones Oficiales


Estos documentos contienen información sobre las posibles amenazasy vulnerabilidad a los derechos humanos sin relación con el conflictoarmado, los factores de vulnerabilidad y de desprotección social de lapoblación y las misiones de observación y verificación efectuadas enel marco de la prevención, atención y protección de los derechos porfuera del contexto deñ conflicto armado (Res.061 de 2014, Art.19,Num.2). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Posteriormente se digitalizan para conservaciónpermanente en ambos soportes como testimonio de la gestión de laDefensoría del Pueblo en prevención de riesgos de violación dederechos humanos y Derecho Internacional Humanitario DIH. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





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PROCEDIMIENTO








Estos documentos brindan información relevante sobre situación de losderechos de la población carcelaria en el país, e incluyenrecomendaciones y observaciones a las autoridades y a losparticulares para garantizar el respeto a sus derechos (Dec.025 de2014, Art.13, Num.4,6, 8-9, 12_Ley 985 de 2005_Decreto 4786 de2008). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Posteriormente se digitalizan para conservaciónpermanente en ambos soportes como evidencia de las actividadessoporte en cumplimiento con la misión de la entidad.(Artículo 57. Ley975 de 2005).







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PROCEDIMIENTO







Formulario

404002.38 PLANES404002.38.05 Plan de Acción en DDHH y DIH 1 9 X X

Plan Reportes Informes Anexos Comunicaciones Oficiales

_________________________Fecha



Documentos que contienen los temas de prevención, protección,atención, fortalecimiento comunitario, organizativo y participación delas personas que se encuentren en riesgo de vulneración a losderechos humanos por fuera del contexto del conflictoarmado.(Dec.061 de 2014, Art.19, Num.6). Se conservan 1 año enArchivo de Gestión y 9 años en Archivo Central. Posteriormente sedigitalizan para conservación permanente en ambos soportes comoevidencia de la gestión de la Entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo004 de 2015. AGN).






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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL VICEDEFENSOR DEL PUEBLO (20)OFICINA PRODUCTORA: DELEGADA PARA LA SALUD, LA SEGURIDAD SOCIAL Y LA DISCAPACIDAD (4050)






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PROCEDIMIENTO









Estos documentos reflejan la gestión de la dependencia con lasdistintas Entidades del Estado, para el desarrollo de programas,proyectos o actividades que adelanta la Entidad. Se conservan 1 añoen el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al transferirseal Archivo Central se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes por formar parte de la memoria institucional. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos corresponden a informes que por ley y otrasdisposiciones la Defensoría del Pueblo presenta a organismosencargados del seguimiento y la evaluación de la gestión de la entidad.Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes como testimonio de lagestión de la entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





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PROCEDIMIENTO






1 7 X X



Estos documentos reflejan el seguimiento y la evaluación por parte deorganismos no gubernamentales a la Entidad, en relación a lapromoción, defensa y ejercicio de los derechos de la población(Dec.025 de 2014, Art.13, Num.2-3). Se conservan 1 año en el Archivode Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al transferirse al ArchivoCentral se digitalizan para su conservación permanente en ambossoportes por formar parte de la memoria institucional y como testimoniode la gestión de la entidad en materia de derechos humanos. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)Estos documentos reflejan la participación de la Delegada en Comitésy Comisiones externos relacionados con la defensa de lo derechoshumanos y la observación del Derecho Internacional humanitario y laatención a sujetos de especial protección (Dec.025 de 2014, Art.13,Num.2-3_Ley 985 de 2005_Decreto 4786 de 2008). Se conservan 1año en Archivo de Gestión y 7 años en Archivo Central. Al cabo de los8 años puede eliminarse el soporte papel pero antes se digitalizancomo testimonio de la participación de y como evidencia de loscompromisos adquiridos por la entidad.Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funciones asignadasal área. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central sedigitalizan para consulta, pues dan fe de la ejecución de las actividadesmisionales de la Entidad. Se conservan totalmente en ambos soportes.(Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





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Estos documentos brindan información relevante sobre situación de losderechos de la población e incluyen recomendaciones y observacionesa las autoridades y a los particulares para garantizar el respeto a susderechos (Dec.025 de 2014, Art.13, Num.4,6, 8-9, 12_Ley 985 de2005_Decreto 4786 de 2008). Se conservan 1 año en el Archivo deGestión y 9 años en el Archivo Central. Posteriormente se digitalizanpara conservación permanente en ambos soportes como evidencia delas actividades soporte en cumplimiento con la misión de laentidad.(Artículo 57. Ley 975 de 2005).







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Dada la naturaleza de los mismos y según lo establecido en el acuerdo004 de 2015 del AGN y la ley 1448 de 2011, se consideran parte delpatrimonio documental de la nación y en efecto el contenido de suinformación será de interés para la investigación, la ciencia y la culturaEstos documentos reflejan la atenciòn y tràmite de oficio y de manerapersonalizada para la soluciòn de conflictos por mediaciòn a laviolaciòn de los Derechos Humanos y el Derecho InternacionalHumanitario de la poblaciòn vulnerable (Ley 1448 de 2011, Art.3,Parágrafo 2; Res 061 de 2014 Art, 13,Num 3,4). Con el fin de facilitar elacceso efectivo a sus derechos y defender de manera prioritaria lavulneraciòn de los Derechos Humanos. Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central. Al transferirse alArchivo Central se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes por formar parte de la memoria institucional y comoevidencia de las actividades misionales de la entidad.





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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL VICEDEFENSOR DEL PUEBLO (20)OFICINA PRODUCTORA: DELEGADA PARA LOS ASUNTOS AGRARIOS Y TIERRAS (4060)






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Estos documentos reflejan la gestión de la dependencia con lasdistintas Entidades del Estado, para el desarrollo de programas,proyectos o actividades que adelanta la Entidad. Se conservan 1 añoen el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al transferirseal Archivo Central se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes por formar parte de la memoria institucional. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)Estos documentos corresponden a informes que por ley y otrasdisposiciones la Defensoría del Pueblo presenta a organismosencargados del seguimiento y la evaluación de la gestión de la entidad.Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes como testimonio de lagestión de la entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





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1 7 X X

Solicitud Informe

Actas



Estos documentos reflejan el seguimiento y la evaluación por parte deorganismos no gubernamentales a la Entidad, en relación a lapromoción, defensa y ejercicio de los derechos de la población(Dec.025 de 2014, Art.13, Num.2-3). Se conservan 1 año en el Archivode Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al transferirse al ArchivoCentral se digitalizan para su conservación permanente en ambossoportes por formar parte de la memoria institucional y como testimoniode la gestión de la entidad en materia de derechos humanos. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)







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Estos documentos reflejan la orientación e instrucción impartida a lavíctima en el ejercicio y defensa de los derechos humanos oinfracciones al derecho internacional humanitario, en las cuales elDefensor del Pueblo o su delegado verifica los hechos, evalúa laspruebas y pasa su actuación a la autoridad competente. (Dec. 025 de2014, Art, 13, Num 1,5,7) Con el fin de garantizar sus derechos ydefender de manera prioritaria su vulneración . Se conservan 1 año enel Archivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central. Al transferirse alArchivo Central se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes por formar parte de la memoria institucional y comoevidencia de las actividades misionales de la entidad. (Artículo 57. Ley975 de 2005).Estos documentos reflejan la atenciòn y tràmite de oficio y de manerapersonalizada para la soluciòn de conflictos por mediaciòn a laviolaciòn de los Derechos Humanos y el Derecho InternacionalHumanitario de la poblaciòn vulnerable (Ley 1448 de 2011, Art.3,Parágrafo 2; Res 061 de 2014 Art, 13,Num 3,4). Con el fin de facilitar elacceso efectivo a sus derechos y defender de manera prioritaria lavulneraciòn de los Derechos Humanos. Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central. Al transferirse alArchivo Central se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes por formar parte de la memoria institucional y comoevidencia de las actividades misionales de la entidad.





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_________________________Fecha






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4070.01 ACCIONES CONSTITUCIONALES4070.01.06 Acciones de Inconstitucionalidad 1 4 X

Solicitud Formato de recepción de peticiones

Respuesta de interposición acción pública de inconstitucionalidad

Demanda Comunicaciones Devueltas (si aplica) Comunicaciones oficiales Notificación fallo 1ª instancia

4070.14 CONCEPTOS4070.14.01 Conceptos Jurídicos Asuntos Constitucionales 1 4 X X

Solicitud Concepto Comunicaciones Oficiales

PROCEDIMIENTO

Documentos producidos y recibidos como resultado de la interposiciónde estas acciones también llamadas de inexequibilidad o facultad quetienen todos los ciudadanos colombianos de impugnar ante la CorteConstitucional, por ser violatorios de la norma fundamental, los actosque contempla el artículo 241 de la Carta Política. Se conservan 1 añoen el Archivo de Gestión y 4 años en el Archivo Central. Al cabo de los5 años, contados a partir de la fecha de la ejecutoria,se seleccionaaleatoriamente una muestra del 5% por cada año de producción paraconservación permanente y las relacionadas con DDHH y DIH. (Ley1437 de 2011_CCA, Art.52). Cada expediente es propio del juzgadoque conoció y tramitó el proceso.

Estos documentos reflejan la emisión de conceptos asuntos jurídicos(Dec.025 de 2014, Art.10, Num.2). Se conservan 1 año en Archivo deGestión y 4 años en Archivo Central. Cumplido del tiempo de retenciónse selecciona aleatoriamente una muestra del 5% y se digitaliza paraconservación permanente en ambos soportes.


UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL VICEDEFENSOR DEL PUEBLO (20)OFICINA PRODUCTORA: DELEGADA PARA LOS ASUNTOS CONSTITUCIONALES Y LEGALES (4070)






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Estos documentos reflejan la atención y trámite de oficio y de manerapersonalizada a las Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes yDenuncias por violación de los Derechos Humanos y el DerechoInternacional Humanitario de la población vulnerable (Ley 1448 de2011, Art.3, Parágrafo 2; Dec.025 de 2014, Art..6, Num.6). Con el finde facilitar el acceso efectivo a sus derechos y defender de maneraprioritaria la vulneración de los Derechos Humanos. Se conservan 1año en el Archivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central. Altransferirse al Archivo Central se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes por formar parte de la memoriainstitucional y como evidencia de las actividades soporte encumplimento con la misión de la entidad. (Artículo 57. Ley 975 de 2005)






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PROCEDIMIENTO














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1 7 X X












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Formulario











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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL VICEDEFENSOR DEL PUEBLO (20)OFICINA PRODUCTORA: DELEGADA PARA LOS DERECHOS COLECTIVOS Y DEL AMBIENTE (4080)






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PROCEDIMIENTO














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1 7 X X










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Formulario











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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL VICEDEFENSOR DEL PUEBLO (20)OFICINA PRODUCTORA: DELEGADA PARA LOS DERECHOS DE LA POBLACION DESPLAZADA (4090)






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1 7 X X










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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DELEGADA PARA LOS DERECHOS DE LA POBLACION DESPLAZADA (4090)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO MOVIL DE ATENCION (409001)






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409001.29.17 Informes de Misiones Humanitarias Solicitudes Registro Fichas Informes Anexos Comunicaciones Oficiales


Estos documentos respaldan las misiones humanitarias, misiones deobservación o misiones de verificación que se ordenen en el marco dela prevención, atención y protección de desplazamientos forzados ocruces forzados de fronteras (Res.061 de 2014, Art.21, Num.5). Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Posteriormente se digitalizan para conservación permanenteen ambos soportes como testimonio de la gestión de la Defensoría delPueblo en prevención de riesgos de violación de derechos humanos yDerecho Internacional Humanitario DIH. (Circular 03 de 2015. Acuerdo004 de 2015. AGN)





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Formulario

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL VICEDEFENSOR DEL PUEBLO (20)OFICINA PRODUCTORA: DELEGADA PARA LOS DERECHOS DE LAS MUJERES Y ASUNTOS DE GENERO (40100)






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1 7 X X










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Formulario











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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL VICEDEFENSOR DEL PUEBLO (20)OFICINA PRODUCTORA: DELEGADA PARA LOS DERECHOS ECONOMICOS, SOCIALES Y CULTURALES (40110)






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Estos documentos reflejan la gestión de la dependencia con lasdistintas Entidades del Estado, para el desarrollo de programas,proyectos o actividades que adelanta la Entidad. Se conservan 1 añoen el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al transferirseal Archivo Central se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes por formar parte de la memoria institucional. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos corresponden a informes que por ley y otrasdisposiciones la Defensoría del Pueblo presenta a organismosencargados del seguimiento y la evaluación de la gestión de la entidad.Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes como testimonio de lagestión de la entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





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1 7 X X










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Formulario











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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL VICEDEFENSOR DEL PUEBLO (20)OFICINA PRODUCTORA: DELEGADA PARA LOS INDIGENAS Y LAS MINORIAS ETNICAS (40120)






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40120.29.07 Informes de Asistencia y Participación en Comités 1 7 X X Solicitud Informe Actas Comunicaciones Oficiales









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50.11 CIRCULARES Circular 1 19 X X Documentos administrativos, de carácter informativo, que consisten en

anuncios mediante los cuales el Defensor del Pueblo, el Vicedefensor oel Secretario General brindan una información o sugerencia a todos oa gran parte de los funcionarios en relación a las funcionesestablecidas (Dec.025 de 2014, Art.19, Num.17; Res.085 de 2014,Art.4). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 19 años en elArchivo Central. Al momento de la transferencia a Archivo Central sedigitalizan para su conservación permanente en ambos soportes porformar parte de la memoria institucional. (Artículo 57. Ley 975 de 2005)



UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL DEFENSOR DEL PUEBLO (10)OFICINA PRODUCTORA: SECRETARÍA GENERAL (50)


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Estos documentos reflejan el seguimiento a la gestión de la Defensoría,por parte de entidades del Estado, en relación a la administración depersonal, asuntos financieros y contables, contratación pública, soportetécnico informático, servicios administrativos y gestión documental(Dec.025 de 2014, Art.19, Num.1-4). Se conservan 1 año en el Archivode Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al transferirse al ArchivoCentral se digitalizan para su conservación permanente en ambossoportes por formar parte de la memoria institucional y como evidenciade la gestión administrativa. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de2015. AGN)

Estos documentos reflejan el seguimiento y la evaluación de la gestiónde la entidad, por parte de Organismos de Control, en lo relacionada ala administración de personal, asuntos financieros y contables,contratación pública, soporte técnico informático, serviciosadministrativos y gestión documental (Dec.025 de 2014, Art.19, Num.1-4). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes por formar parte de lamemoria institucional y como evidencia de la gestión administrativa.(Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015.





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PROCEDIMIENTO






Formulario




Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funciones asignadasal área. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central sedigitalizan para consulta, pues dan fe de la ejecución de las actividadesmisionales de la Entidad. Se conservan Totalmente en AmbosSoportes. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





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50.38.16 Plan Anual de Adquisiciones Plan Reportes Informes Comunicaciones Oficiales


Estos documentos reflejan el proceso mediante el cual la entidadaprueba y establece la adquisición de bienes y servicios que seejecutan contra partidas incluidas en la ley anual de presupuesto, y quecorresponden a los gastos de funcionamiento e inversión para lavigencia fiscal respectiva, con el fin de atender las necesidades de lasdependencias previamente identificadas en el Plan Anual deNecesidades -PAN (Dec.025 de 2014, Art.21, Num.1). Se conservan 1año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Altransferirse al Archivo Central se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes (Circular AGN 003 de 2015) comotestimonio de la gestión y del cumplimiento a las normasadministrativas y fiscales que lo regulan.





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50.51 RESOLUCIONES 1 19 X X Resoluciones

_________________________Fecha

Documentos administrativos, que consisten en órdenes escritas, decarácter general, suscritas por el Defensor del Pueblo, el Vicedefensoro el Secretario General para cumplimiento obligatorio y permanente porparte de los funcionarios y las dependencias de la Defensoría delPueblo (Dec.025 de 2014, Art.19, Num.17; Res.085 de 2014, Art.4). Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 19 años en el ArchivoCentral. Posteriormente se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes por formar parte de la memoriainstitucional de la entidad y como testimonio de la gestiónadministrativa. (Artículo 57. Ley 975 de 2005. Circular 03 de 2015.Acuerdo 004 de 2015. AGN)





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5001.02 ACTAS5001.02.14 Actas del Comité de Contratación 1 9 X X

Convocatoria Actas Anexos Comunicaciones Oficiales

5001.18 CONTRATOS5001.18.01 Contratos de Arrendamiento 1 19 X

Persona Jurídica Solicitud de contratación Estudios previos contratos de arrendamiento Estudios del sector Certificado de disponibilidad presupuestal Propuesta de arrendamiento Lista chequeo contrato arrendamiento persona juridica Copia escritura pública Copia certificado libertad y tradición Documento uso de suelo Certificado existencia y representación legal Órgano que autoriza la contratación Contrato de administración Cédula ciudadanía representante legal Certificado antecedentes judiciales Certificado antecedentes disciplinarios Certificado antecedentes fiscales Comprobante pago aportes parafiscales Formato creación terceros persona jurídica


UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARIA GENERAL (50)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO CONTRATACION (5001)


Documentos que reflejan los contratos en los cuales el arrendador se obliga a proporcionarle a la Defensoría del Pueblo (Dec.025 de 2014, Art.7, Num.3-4, 6, 9-11; Res.565 de 2014 Manual de Contratación) el uso y goce de una cosa. Su prescripción es de 20 años (Ley 80 de 1993, Art.55; Dec.1510 de 2013). Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión contados a partir de la fecha de la ejecutoria y 19 años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central, se selecciona aleatoriamente una muestra del 10% por cada año de producción para conservación permanente. El resto de la documentación se elimina.

PROCEDIMIENTO

Estos documentos reflejan las actuaciones del comité encargado deasesorar el Defensor del Pueblo y al Secretario General, comoordenadores del gasto, en la adopción de las decisiones relacionadascon la celebración de convenios y adjudicación de contratos, vigilandoque se observen los principios de la transparencia, objetividad,oportunidad, igualdad y racionalidad del gasto de la entidad (Res.412de 2017). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Posteriormente se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes pues reflejan las políticas decontratación de la entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015.AGN)





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PROCEDIMIENTO

5001.18.01 Contratos de Arrendamiento 1 19 XPersona Jurídica

Registro único tributario Formato SIIF nación Certificación bancaria Acto administrativo que justifica la contratación Contrato Registro presupuestal Comunicación al supervisor Reporte cámara de comercio Comunicaciones oficiales Acta de recibo Certificación supervisor para pagos Acta de entrega

5001.18.01 Contratos de Arrendamiento 1 19 XPersona Natural

Solicitud de contratación Estudios previos contratos de arrendamiento Estudios del sector Certificado de disponibilidad presupuestal Propuesta de arrendamiento Lista chequeo contrato arrendamiento persona natural Copia escritura pública Copia certificado libertad y tradición Documento uso de suelo Cédula ciudadanía persona que suscribe el contrato

(propietario o apoderado) Poder debidamente otorgado Certificado antecedentes judiciales Certificado antecedentes disciplinarios Certificado antecedentes fiscales Creación de terceros Persona Natural Formato SIIF nación

5001.18.01 Contratos de Arrendamiento 1 19 X

Documentos que reflejan los contratos en los cuales el arrendador se obliga a proporcionarle a la Defensoría del Pueblo (Dec.025 de 2014, Art.7, Num.3-4, 6, 9-11; Res.565 de 2014 Manual de Contratación) el uso y goce de una cosa. Su prescripción es de 20 años (Ley 80 de 1993, Art.55; Dec.1510 de 2013). Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión contados a partir de la fecha de la ejecutoria y 19 años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central, se selecciona aleatoriamente una muestra del 10% por cada año de producción para conservación permanente. El resto de la documentación se elimina.

Documentos que reflejan los contratos en los cuales el arrendador se

Documentos que reflejan los contratos en los cuales el arrendador seobliga a proporcionarle a la Defensoría del Pueblo (Dec.025 de 2014,Art.7, Num.3-4, 6, 9-11; Res.565 de 2014 Manual de Contratación) eluso y goce de una cosa. Su prescripción es de 20 años (Ley 80 de1993, Art.55; Dec.1510 de 2013). Poseen valor legal, fiscal, contable yadministrativo. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión contadosa partir de la fecha de la ejecutoria y 19 años en el Archivo Central. Alcumplir el tiempo de retención en el Archivo Central, se seleccionaaleatoriamente una muestra del 10% por cada año de producción paraconservación permanente. El resto de la documentación se elimina.





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PROCEDIMIENTO

Persona Natural Certificación bancaria Acto administrativo que justifica la contratación Contrato Registro presupuestal Comunicación al supervisor Reporte cámara de comercio Acta de recibo Comunicaciones oficiales Certificación supervisor para pagos Acta de Entrega

obliga a proporcionarle a la Defensoría del Pueblo (Dec.025 de 2014,Art.7, Num.3-4, 6, 9-11; Res.565 de 2014 Manual de Contratación) eluso y goce de una cosa. Su prescripción es de 20 años (Ley 80 de1993, Art.55; Dec.1510 de 2013). Poseen valor legal, fiscal, contable yadministrativo. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión contadosa partir de la fecha de la ejecutoria y 19 años en el Archivo Central. Alcumplir el tiempo de retención en el Archivo Central, se seleccionaaleatoriamente una muestra del 10% por cada año de producción paraconservación permanente. El resto de la documentación se elimina.





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PROCEDIMIENTO

5001.18.02 Contratos de Comodato 1 19 XPersona Jurídica

Solicitud de contratación Estudios previos Certificado de existencia y representación legal Certificación órgano que autoriza la contratación Fotocopia cedula del representante legal Certificado de antecedentes judiciales Certificado de antecedentes disciplinarios Certificado de antecedentes fiscales Comprobante cumplimiento de ley pago aportes parafiscales

Registro único tributario RUT Formato creación terceros persona jurídica Formato SIIF nación Certificación bancaria Acto administrativo que justifica la contratación Contrato Comunicación al supervisor del contrato Acta de inicio Informes de estado / recibo Comunicaciones oficiales Acta de recibo Acta de entrega

Documentos que reflejan los contratos celebrados por la Defensoría delPueblo (Dec.025 de 2014, Art.7, Num.3-4, 6, 9-11; Res.565 de 2014Manual de Contratación) mediante los cuales se realizó entregagratuita de bienes para su uso temporal y posterior devolución. Suprescripción es de 20 años (Ley 80 de 1993, Art.55; Dec.1510 de2013). Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo. Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 19 años en Archivo Central.Al cabo de los 20 años (cumplidos a partir de la finalización de laejecución del contrato) se selecciona una muestra aleatoria del 10% ,los contratos que aportaron al desarrollo de las actividades misionalesy administrativas de la entidad. La eliminación de los contratos que nosean objeto de selección se realizará en bloque al finalizar el año fiscalcorrespondiente.





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5001.18.03 Contratos de Compraventa 1 19 XPersona Jurídica

Solicitud de contratación Estudios previos Estudios del sector Propuesta Copia de la escritura Certificado de tradición y libertad Paz y salvo notarial Certificado de uso del suelo Avalúo Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) Certificado de existencia y representación legal Certificación órgano que autoriza la contratación Fotocopia cedula del representante legal Certificado de antecedentes judiciales Certificado de antecedentes disciplinarios Certificado de antecedentes fiscales Comprobante cumplimiento de ley pago aportes parafiscales Registro único tributario RUT Formato creación terceros persona jurídica Formato SIIF nación Certificación bancaria Acto administrativo que justifica la contratación Promesa de compraventa Escritura Comunicaciones oficiales Registro presupuestal Reporte cámara de comercio Lista de chequeo minima cuantia Lista chequeo seleccion abreviada menor cuantia Lista de chequeo licitacion publica Lista de chequeo seleccion abreviada subasta inversa

Corresponden a contratos bilaterales en el que una de las partes(vendedora) se obliga a la entrega de una cosa determinada y la otra(compradora) a pagar por ella un determinado precio (Dec.025 de2014, Art.7, Num.3-4, 6, 9-11; Res.565 de 2014 Manual deContratación). Su prescripción es de 20 años (Ley 80 de 1993, Art.55;Dec.1510 de 2013). Poseen valor legal, fiscal, contable yadministrativo. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 19 años enArchivo Central. Al cabo de los 20 años (cumplidos a partir de lafinalización de la ejecución del contrato) se selecciona una muestraaleatoria del 10%. El resto se eliminará.





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PROCEDIMIENTO

5001.18.03 Contratos de Compraventa 1 19 XPersona Natural

Solicitud de contratación Estudios previos Estudios del sector Propuesta Copia de la escritura Certificado de tradición y libertad Paz y salvo notarial Certificado de uso del suelo Avalúo Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) Copia tarjeta profesional Certificado de antecedentes judiciales Certificado de antecedentes disciplinarios Certificado de antecedentes fiscales Comprobante cumplimiento de ley pago aportes parafiscales Registro Único Tributario RUT Creación de terceros Persona Natural Formato SIIF Nación Certificación bancaria Acto administrativo que justifica la contratación Promesa de compraventa Comunicaciones oficiales Escritura Registro presupuestal Reporte Cámara de Comercio Lista de chequeo minima cuantia Lista chequeo seleccion abreviada menor cuantia Lista de chequeo licitacion publica Lista de chequeo seleccion abreviada subasta inversa






Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

5001.18.03 Contratos de Compraventa 1 19 XProveedor Exclusivo

Solicitud de contratación Estudios previos

Estudios del sector Certificado de disponibilidad presupuestal Certificación de existencia y representación legal Documento de exclusividad registrado en cámara de comercio.

Cédula ciudadanía representante legal Certificado de antecedentes judiciales Certificado antecedentes disciplinarios Certificado antecedentes fiscales Certificación de pago aportes parafiscales Registro único tributario Creación de terceros Persona Natural Formato SIIF nación Certificación bancaria Acto administrativo que justifica la contratación Contrato Lista chequeo contrato proveedor exclusivo Registro presupuestal Póliza única Aprobación póliza Comunicación al supervisor Acta de inicio Comunicaciones oficiales Reporte cámara de comercio Informe actividades, certificación cumplimiento, comprobante

ingreso almacén general Acta de archivo






Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

5001.18.04 Contratos de Consultoría 1 19 XConcurso de Méritos

Solicitud de contratación Estudios previos Estudios del sector Certificado de disponibilidad presupuestal Aviso Lista precalificación Proyecto de pliego de condiciones Observaciones al proyecto de pliego Respuesta a las observaciones Resolución de apertura Pliego de condiciones definitivo Audiencia de aclaración/riesgos Visita técnica no obligatoria Observaciones al pliego de condiciones Respuesta a las observaciones Adendas Resolución comité evaluador Acta de cierre del proceso Propuestas Evaluación de las propuestas Informe preliminar de evaluación Observaciones a los informes de evaluación Respuesta a las observaciones Resolución de adjudicación/ o declaratoria de desierta Lista chequeo seleccion abreviada menor cuantia Lista de chequeo licitacion publica Lista de chequeo seleccion abreviada subasta inversa

Son contratos que de Asesoría o asesoría técnica de coordinación,control o supervisión para la construcción o el mantenimiento o laadministración de construcciones de edificios y en general todasaquellas actividades relacionadas con la ingeniería o arquitectura(Dec.025 de 2014, Art.7, Num.3-4, 6, 9-11; Res.565 de 2014 Manual deContratación). Su prescripción es de 20 años (Ley 80 de 1993, Art.55;Dec.1510 de 2013). Poseen valor legal, fiscal, contable yadministrativo. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 19 años enArchivo Central. Al cabo de los 20 años (cumplidos a partir de lafinalización de la ejecución del contrato) se selecciona una muestraaleatoria del 10% y se digitalizan para su conservación en ambosmedios, los contratos que contengan sanciones o multas porincumplimiento.





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

5001.18.04 Contratos de Consultoría 1 19 XConcurso de Méritos

Contrato Lista de chequeo concurso de méritos Registro presupuestal Póliza Aprobación de póliza Comunicación al supervisor y/o interventor Acta de inicio de actividades Reporte cámara de comercio Solicitud de modificaciones contractuales Modificaciones contractuales

Informe final / certificación de cumplimiento Comunicaciones oficiales Acta de Terminación y Liquidación Acta de archivo

5001.18.05 Contratos de Donación 1 19 X Solicitud de contratación

Factura de compra

Comunicaciones oficiales Contrato Comprobante de ingreso a Almacén

Son contratos que de Asesoría o asesoría técnica de coordinación,control o supervisión para la construcción o el mantenimiento o laadministración de construcciones de edificios y en general todasaquellas actividades relacionadas con la ingeniería o arquitectura(Dec.025 de 2014, Art.7, Num.3-4, 6, 9-11; Res.565 de 2014 Manual deContratación). Su prescripción es de 20 años (Ley 80 de 1993, Art.55;Dec.1510 de 2013). Poseen valor legal, fiscal, contable yadministrativo. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 19 años enArchivo Central. Al cabo de los 20 años (cumplidos a partir de lafinalización de la ejecución del contrato) se selecciona una muestraaleatoria del 10% y se digitalizan para su conservación en ambosmedios, los contratos que contengan sanciones o multas porincumplimiento.

Son contratos que celebra la Defensoría del Pueblo (Dec.025 de 2014, Art.7, Num.3-4, 6, 9-11; Res.565 de 2014 Manual de Contratación) en virtud de los cuales una persona natural o jurídica (donante) transmite gratuitamente la propiedad de una parte de sus bienes presentes en favor de otra (donatario), que la acepta. Su prescripción es de 20 años (Ley 80 de 1993, Art.55; Dec.1510 de 2013). Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 19 años en Archivo Central. Al cabo de los 20 años (cumplidos a partir de la finalización de la ejecución del contrato) se selecciona una muestra aleatoria del 10% los contratos que contribuyeron con donaciones para niños, adolescentes víctimas del conflicto armado. El resto se eliinará.





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

5001.18.06 Contratos de Enajenación de Bienes Inmuebles 1 19 X Solicitud de contratación Estudios previos Estudios del sector Aviso Certificación de consulta de los precios del mercado o estudio Pliego de condiciones y el aviso de convocatoria para la Aviso de convocatoria en el SECOP y en la página web (lugar Respuesta a las observaciones de pre-pliego de condiciones Pliego definitivo Acto administrativo de apertura Propuesta (s) presentada (s) Declaratoria por escrito sobre el origen de los recursos que

utilizara para la compra del bien Certificado de Cámara de Comercio (Persona jurídica) Registro Único Tributario – RUT Fotocopia de la cédula del proponente o representante legal Verificación de requisitos - SECOP (listado de los bienes frente

a los cuales se recibieron manifestaciones de interés)

Consignación del 20% por del precio mínimo de venta del bien Comunicaciones oficiales Audiencia pública para informar la mejor oferta recibida en

sobre cerrado, para mejorar ofertas Actas de entrega de los bienes Lista de chequeo minima cuantia Lista chequeo seleccion abreviada menor cuantia Lista de chequeo licitacion publica Lista de chequeo selección abreviada subasta inversa

Son contratos que celebra la Defensoría del Pueblo (Dec.025 de 2014,Art.7, Num.3-4, 6, 9-11; Res.565 de 2014 Manual de Contratación) envirtud de los cuales se realiza una cesión definitiva de los derechos deuso o goce de un bien, en que puede existir el cobro de unacontraprestación. Su prescripción es de 20 años (Ley 80 de 1993,Art.55; Dec.1510 de 2013). Poseen valor legal, fiscal, contable yadministrativo. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 19 años enArchivo Central. Al cabo de los 20 años (cumplidos a partir de lafinalización de la ejecución del contrato) se selecciona una muestraaleatoria del 10% . La eliminación de los contratos que no sean objetode selección se realizará en bloque al finalizar el año fiscalcorrespondiente.





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

5001.18.07 Contratos de Obra 1 19 XLicitación Pública

Solicitud de contratación Estudios previos Estudios del sector Certificado de disponibilidad presupuestal Aviso Proyecto de pliego de condiciones Observaciones al proyecto de pliego Respuesta a las observaciones Resolución de apertura Pliego de condiciones definitivo Audiencia de aclaración/riesgos Visita técnica no obligatoria Observaciones al pliego de condiciones Respuesta a las observaciones Adendas Resolución comité evaluador Acta de cierre del proceso Propuestas Evaluación de las propuestas Recomendación comité evaluador preliminar Observaciones a los informes de evaluación Respuesta a las observaciones Acta recomendación adjudicación/desierta comité contratación Acta de audiencia Resolución de adjudicación/o declaratoria de desierta Contrato Creación de terceros Persona Natural Formato creación terceros persona jurídica Lista chequeo seleccion abreviada menor cuantia Lista de chequeo licitacion publica Lista de chequeo seleccion abreviada subasta inversa Registro presupuestal

Estos documentos reflejan contrato que celebrados por la Defensoríadel Pueblo (Dec.025 de 2014, Art.7, Num.3-4, 6, 9-11; Res.565 de 2014 Manual de Contratación) para construcción, mantenimiento, instalacióny, en general, para la realización de cualquier otro trabajo materialsobre bienes inmuebles, incluyendo reparaciones locativas. Suprescripción es de 20 años (Ley 80 de 1993, Art.55; Dec.1510 de2013). Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo. Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 19 años en Archivo Central.Al cabo de los 20 años (cumplidos a partir de la finalización de laejecución del contrato) se selecciona una muestra aleatoria del 10% .La eliminación de los contratos que no sean objeto de selección serealizará en bloque al finalizar el año fiscal correspondiente.





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

5001.18.07 Contratos de Obra 1 19 XLicitación Pública

Póliza Aprobación de póliza Comunicación al supervisor y/o interventor Acta de inicio de actividades Reporte cámara de comercio Solicitud de modificaciones contractuales Modificaciones contractuales Comunicaciones oficiales Informe final / certificación de cumplimiento / comprobante

ingreso almacén Acta de Terminación y Liquidación Acta de archivo Lista de chequeo licitacion publica

Contratación Directa - Persona Jurídica Solicitud de contratación Estudios previos Estudios del sector Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) Propuesta Acta de nombramiento y/o acta de posesión, que acredite la Certificado de existencia y representación legal Fotocopia cedula del representante legal o de la persona a Certificado de antecedentes judiciales Certificado de antecedentes disciplinarios Certificado de antecedentes fiscales Comprobante cumplimiento de ley pago aportes parafiscales

Registro Único Tributario RUT Formato creación terceros persona jurídica Formato SIIF Nación Certificación bancaria

Estos documentos reflejan contrato que celebrados por la Defensoría del Pueblo (Dec.025 de 2014, Art.7, Num.3-4, 6, 9-11; Res.565 de 2014 Manual de Contratación) para construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, incluyendo reparaciones locativas. Su prescripción es de 20 años (Ley 80 de 1993, Art.55; Dec.1510 de 2013). Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 19 años en Archivo Central. Al cabo de los 20 años (cumplidos a partir de la finalización de la ejecución del contrato) se selecciona una muestra aleatoria del 10% . La eliminación de los contratos que no sean objeto de selección se realizará en bloque al finalizar el año fiscal correspondiente.





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

5001.18.07 Contratos de Obra 1 19 XContratación Directa - Persona Jurídica

Acto administrativo que justifica la contratación Contrato Registro presupuestal Aprobación póliza Reporte Cámara de Comercio Acta de inicio Informes de Actividades Informes de supervisión Comunicaciones oficiales Informe final Acta de Terminación y Liquidación Remisorio del acta de liquidación al supervisor y al contratista

Estos documentos reflejan contrato que celebrados por la Defensoría del Pueblo (Dec.025 de 2014, Art.7, Num.3-4, 6, 9-11; Res.565 de 2014 Manual de Contratación) para construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, incluyendo reparaciones locativas. Su prescripción es de 20 años (Ley 80 de 1993, Art.55; Dec.1510 de 2013). Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 19 años en Archivo Central. Al cabo de los 20 años (cumplidos a partir de la finalización de la ejecución del contrato) se selecciona una muestra aleatoria del 10% . La eliminación de los contratos que no sean objeto de selección se realizará en bloque al finalizar el año fiscal correspondiente.





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

5001.18.08 Contratos de Prestación de Servicios Generales 1 19 XPersona Jurídica

Solicitud de contratación Estudios previos Estudios del sector Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) Certificado de existencia y representación legal Certificación Órgano que autoriza la contratación Fotocopia cedula del representante legal Copia tarjeta profesional Certificado de antecedentes judiciales Certificado de antecedentes disciplinarios Certificado de antecedentes fiscales Comprobante cumplimiento de ley pago aportes parafiscales

Registro Único Tributario RUT Formato creación terceros persona jurídica Formato SIIF Nación Certificación bancaria Acto administrativo que justifica la contratación Contrato Lista chequeo prestacion de servicios Registro presupuestal Aprobación de póliza Comunicación al supervisor del contrato Comunicaciones oficiales Reporte Cámara de Comercio Solicitud de modificaciones contractuales Modificaciones contractuales Informe final / certificación de cumplimiento Acta de Terminación y Liquidación

Estos documentos reflejan contratos celebrados por la Defensoría delPueblo (Dec.025 de 2014, Art.7, Num.3-4, 6, 9-11; Res.565 de 2014Manual de Contratación) para la prestación de servicios de aseo,vigilancia, archivo, mantenimientos, entre otros. Su prescripción es de20 años (Ley 80 de 1993, Art.55; Dec.1510 de 2013). Se conservan 1año en el Archivo de Gestión contados a partir de la fecha de laejecutoria y 19 años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo deretención en el Archivo Central, se selecciona aleatoriamente unamuestra del 10% por cada año de producción para conservaciónpermanente. El resto de la documentación se elimina.





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

5001.18.08 Contratos de Prestación de Servicios Generales 1 19 XPersona Natural

Solicitud de contratación Estudios previos Estudios del sector Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) Propuesta Cédula ciudadanía persona que suscribe el contrato Certificado antecedentes judiciales Certificado antecedentes disciplinarios Certificado antecedentes fiscales Creación de terceros Persona Natural Formato SIIF Nación Certificación bancaria Contrato Lista chequeo prestacion de servicios Registro presupuestal Comunicación al supervisor Reporte Cámara de Comercio Comunicaciones oficiales Solicitud de modificaciones contractuales Modificaciones contractuales Informe final / certificación de cumplimiento Acta de Terminación y Liquidación

Estos documentos reflejan contratos celebrados por la Defensoría del Pueblo (Dec.025 de 2014, Art.7, Num.3-4, 6, 9-11; Res.565 de 2014 Manual de Contratación) para la prestación de servicios de aseo, vigilancia, archivo, mantenimientos, entre otros. Su prescripción es de 20 años (Ley 80 de 1993, Art.55; Dec.1510 de 2013). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión contados a partir de la fecha de la ejecutoria y 19 años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central, se selecciona aleatoriamente una muestra del 10% por cada año de producción para conservación permanente. El resto de la documentación se elimina.





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

5001.18.09 Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión 1 19 X

Solicitud del contrato Formato solicitud Talento Humano Estudios previos prestacion de servicios profesionales o de

apoyo a la gestion Estudio de sector Certificado de disponibilidad presupuestal Propuesta de servicios Hoja de vida – SIGEP Formato declaración bienes y rentas - SIGEP Fotocopia cédula de ciudadanía Certificado judicial-policía nacional Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la

procuraduría general de la nación Certificación del boletín de responsables fiscales expedido por

la contraloría general de la república Soportes estudios académicos Soportes experiencia profesional Planilla de pago de salud y pensión Escogencia de ARL Certificado examen médico ocupacional Fotocopia del registro único tributario (RUT) Formato creación terceros persona jurídica Creación de terceros Persona Natural Formato SIIF nación Certificación bancaria Certificado de talento humano Certificado idoneidad y experiencia Formulario datos personales adicionales y autorizacion de

tratamiento Contrato Registro presupuestal Póliza

Estos documentos reflejan contratos suscritos por la Defensoría delPueblo (Dec.025 de 2014, Art.7, Num.3-4, 6, 9-11; Res.565 de 2014Manual de Contratación) para desarrollar actividades profesionalesdeterminadas, relacionadas con la administración o funcionamiento dela entidad. Su prescripción es de 20 años (Ley 80 de 1993, Art.55;Dec.1510 de 2013). Poseen valor legal, fiscal, contable yadministrativo. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 19 años enArchivo Central. Al cabo de los 20 años se eliminan. La eliminación serealizará en bloque al finalizar el año fiscal correspondiente.





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

5001.18.09 Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión 1 19 X

Aprobación póliza Comunicación al supervisor Comunicaciones oficiales Acta de inicio apoyo a la Gestión Acta de Inicio de Actividades de Contrato Prestacion de

Servicios Profesionales Reporte cámara de comercio Solicitud de modificaciones contractuales Modificaciones contractuales (otrosí, prórroga, adiciones, entre Informe final / certificación de cumplimiento de actividades Acta de Terminación y Liquidación (Si aplica)

Estos documentos reflejan contratos suscritos por la Defensoría delPueblo (Dec.025 de 2014, Art.7, Num.3-4, 6, 9-11; Res.565 de 2014Manual de Contratación) para desarrollar actividades profesionalesdeterminadas, relacionadas con la administración o funcionamiento dela entidad. Su prescripción es de 20 años (Ley 80 de 1993, Art.55;Dec.1510 de 2013). Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo.Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central, se seleccionaaleatoriamente una muestra del 10% por cada año de producción paraconservación permanente. El resto de la documentación se elimina.





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

5001.18.10 Contratos de Suministro 1 19 X Solicitud de contratación Estudios previos Estudios del sector Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) Propuesta Acta de nombramiento y/o acta de posesión, que acredite la

competencia del representante legal o de la persona a suscribir el contrato.

Certificado de existencia y representación legal Fotocopia cedula del representante legal o de la persona a

suscribir el contrato. Certificado de antecedentes judiciales Certificado de antecedentes disciplinarios Certificado de antecedentes fiscales Comprobante cumplimiento de ley pago aportes parafiscales Registro Único Tributario RUT Creación de terceros Persona Natural Formato creación terceros persona jurídica Formato SIIF Nación Certificación bancaria Acto administrativo que justifica la contratación Contrato Lista de chequeo orden de compra Registro presupuestal Aprobación póliza Reporte Cámara de Comercio Acta de inicio Informes de Actividades Informes de supervisión Comunicaciones oficiales Informe final Acta de Terminación y Liquidación Remisorio del acta de liquidación al supervisor y al contratista

Contratos suscritos por la Defensoría del Pueblo (Dec.025 de 2014,Art.7, Num.3-4, 6, 9-11; Res.565 de 2014 Manual de Contratación) para obtener el suministro elementos o equipos en los que se prevénentregas periódicas y sucesivas de acuerdo con las necesidades de laentidad con base en precios unitarios. Su prescripción es de 20 años(Ley 80 de 1993, Art.55; Dec.1510 de 2013). Poseen valor legal, fiscal,contable y administrativo. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y19 años en Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en elArchivo Central, se selecciona aleatoriamente una muestra del 10%por cada año de producción para conservación permanente. El resto dela documentación se elimina.





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

5001.18.11 Contratos Interadministrativos 1 19 X Solicitud de contratación Estudios previos Estudios del sector Certificado de disponibilidad presupuestal Documento de creación Decreto de nombramiento Acta de posesión Autorización para la suscripción contrato Cédula ciudadanía persona que suscribe el contrato Certificado de antecedentes judiciales Certificado antecedentes disciplinarios Certificado antecedentes fiscales Certificación de pago aportes parafiscales Registro único tributario Formato SIIF nación Certificación bancaria Acto administrativo que justifica la contratación Contrato Lista chequeo contrato interadministrativo Registro presupuestal Póliza única Aprobación póliza Comunicación al supervisor Acta de inicio Reporte cámara de comercio Comunicaciones oficiales

Informe actividades/ certificación cumplimiento/ comprobante ingreso almacén general

Acta de archivo

Documentos que reflejan los contratos interadministrativos suscritosentre la Defensoría del Pueblo y otras entidades con contraprestaciónpor prestación de un servicio, según acuerdo (Dec.025 de 2014, Art.7,Num.3-4, 6, 9-11; Res.565 de 2014 Manual de Contratación). Suprescripción es de 20 años (Ley 80 de 1993, Art.55; Dec.1510 de2013). Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo. Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 19 años en Archivo Central.Al cabo de los 20 años (cumplidos a partir de la finalización de laejecución del contrato) se seleccionan los contratos cuyo objeto estérelacionado con el desarrollo de proyectos afines a la misión de laEntidad y que corresponda a menos del 10% de la producción. Laeliminación de los contratos que no sean objeto de selección serealizará en bloque al finalizar el año fiscal correspondiente.





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

5001.19 CONVENIOS5001.19.01 Convenios de Cooperación Interinstitucional 1 19 X

Solicitud del convenio Certificado de existencia y representación legal Documentos por medio de los cuales se faculta a la persona

por parte de la universidad para suscribir el convenio (como nombramiento, acta de posesión, resoluciones, entre otros)

Cédula ciudadanía persona que suscribe el convenio Certificado de antecedentes judiciales de la persona facultada

para suscribir el convenio

Certificado antecedentes disciplinarios de la procuraduría general de la nación, de la persona facultada para suscribir el convenio

Certificado antecedentes fiscales de la contraloría general de la república, de la persona facultada para suscribir el convenio

Certificación de pago aportes parafiscales Registro único tributario Póliza seguro estudiantil de la universidad o certificaciones de

pago de salud de cada estudiante que realice la práctica

Constancia de ICFES o del ministerio de educación nacional Convenio Lista chequeo convenio cooperacion internacional Comunicaciones oficiales Comunicación al supervisor

Documentos que reflejan los contratos interadministrativos suscritosentre la Defensoría del Pueblo y otras entidades con contraprestaciónpor prestación de un servicio, según acuerdo (Dec.025 de 2014, Art.7,Num.3-4, 6, 9-11; Res.565 de 2014 Manual de Contratación). Suprescripción es de 20 años (Ley 80 de 1993, Art.55; Dec.1510 de2013). Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo. Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 19 años en Archivo Central.Al cabo de los 20 años (cumplidos a partir de la finalización de laejecución del contrato) se seleccionan los contratos cuyo objeto estérelacionado con el desarrollo de proyectos afines a la misión de laEntidad y que corresponda a menos del 10% de la producción. Laeliminación de los contratos que no sean objeto de selección serealizará en bloque al finalizar el año fiscal correspondiente.





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PROCEDIMIENTO



Informe Comunicaciones Oficiales







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PROCEDIMIENTO





Formulario








Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

5001.45 PROCESOS5001.45.12 Procesos de Contratación Declarados Desiertos 1 4 X

Comunicaciones oficiales Estudios previos Anexos Propuestas Solicitudes Evaluaciones Certificaciones Fornularios Resoluciones

_________________________Fecha

Estos documentos reflejan los proceso de contratación que fuerondeclarados desiertos, se conservan 1 año en el archivos de gestión y 4años en el archivo central. Posteriormente se puede eliminar.





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO




UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARIA GENERAL (50)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO SISTEMAS (5002)






Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO








Formulario







Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO




5002.31 INVENTARIOS 5002.31.04 Inventario de Software y Hardware 1 4 X

Inventarios Formularios Comunicaciones oficiales

5002.38 PLANES5002.38.11 Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones1 9 X X

Plan Diagnóstico Comunicaciones oficiales Conceptos Indicadores Informes

Estos documentos permiten garantizar que todos los activos detecnología están correctamente identificados y registrados permitiendouna gestión eficiente de los recursos con que cuenta la Defensoría. Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 4 años en Archivo Central.Poseen valor administrativo. Al cumplir el tiempo de retención en elArchivo Central, se selecciona aleatoriamente una muestra del 5% porcada año de producción para conservación permanente. El resto de ladocumentación se elimina.

Estos documentos definen los lineamientos para el desarrollo deTecnología de la Información y la Comunicación a través de laformulación ejecución y evaluación de un plan estratégico paragarantizar la adecuada administración de los recursos (Res.062 de2014, Art.9, Num.4, 10). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y9 años en el Archivo Central. Al transferirse al Archivo Central sedigitalizan para su conservación permanente en ambos soportes porformar parte de la memoria institucional (Circular AGN 003 de 2015) enmateria de Tecnología de la Información y las Comunicaciones.





Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO




5002.41 POLIITICAS5002.41.09 Política de Seguridad de la Información 1 7 X X

Plan Diagnóstico Comunicaciones oficiales Conceptos Indicadores Informes

5002.56 SISTEMAS DE INFORMACIÓN 1 7 X X

Soliticitudes Comunicaciones oficiales Formularios Informes

_________________________Fecha

Estos documentos proporcionan información sobre las políticas deinofrmación de la entidad (Res.062 de 2014, Art.9, Num.12). Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 7 años en Archivo Central.Son documentos de conservación permanente de acuerdo con lasnormas de seguridad de la información. (Circular 03 de 2015. Acuerdo004 de 2015. AGN)

Estos documentos proporcionan información sobre los sistems deinformación de la entidad (Res.062 de 2014, Art.9, Num.12). Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 7 años en Archivo Central.Son documentos de conservación permanente de acuerdo con lasnormas de seguridad de la información. (Circular 03 de 2015. Acuerdo004 de 2015. AGN)





Archivo de Gestión




Solicitudes Informe Comunicaciones Oficiales

PROCEDIMIENTO




UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARIA GENERAL (50)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO GESTION ADMINISTRATIVA PARA REGIONALES (5003)






Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO


UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARIA GENERAL (50)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO GESTION ADMINISTRATIVA PARA REGIONALES (5003)






Formulario

_________________________Fecha







Archivo de Gestión



5004.55 ESTUDIOS 5004.55.01 Estudios de Cultura y Servicio al Usuario

Encuestas Comunicaciones Internas Informe

PROCEDIMIENTO


1 9 X X Estos documentos reunen información relacionada con la percepcióndel usuario frente a los servicios que presta la entidad, así como elresultado del estudio de dicha información (Res.579 de 2016, Art.3,Num.7). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al momento de la transferencia a Archivo Central sedigitalizan para su conservación permanente en ambos soportes porformar parte de la memoria institucional. (Artículo 57. Ley 975 de 2005)


UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL (50)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE SERVICIO, TRANSPARENCIA Y PARTICIPACION DEL CIUDADANO (5004)






Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO















Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO





Formulario

5004.41 POLITICAS INSTITUCIONALES

5004.41.08 Politicas de Servicio, Transparencia y Acceso a la Información Pública 1 9 X X

Planes Anexos Comunicaciones oficiales

_________________________Fecha


Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes por formar parte de lamemoria institucional (Circular AGN 003 de 2015) pues reflejan laspolíticas de la entidad con relación a planeación de las diferentesactividades del Área.





Archivo de Gestión


5005.02 ACTAS5005.02.11 Actas del Comité de Archivo 1 9 X X

Convocatoria Acta Anexos Lista de Asistencia Comunicaciones Oficiales

5005.07 BANCO TERMINOLÓGICO 1 9 X X Listado de términos Defensoría del Pueblo Comunicaciones oficiales

5005.10 CERTIFICADOS5005.10.02 Certificados y autenticaciones de documentos 1 5 X X

Certificado Solicitudes Comunicaciones Oficiales

PROCEDIMIENTO

Estos documentos reflejan las actuaciones de un Comité encargadode trazar las políticas en materia archivística para la Defensoría delPueblo y establecer los planes y programas de trabajo en procesosadministrativos y técnicos de los archivos a cargo de la entidad(Resolución 021 de 1995). Se conservan 1 año en el Archivo deGestión y 9 años en el Archivo Central. Posteriormente se digitalizanpara su conservación permanente en ambos soportes como evidenciade la aplicación de las políticas y la normatividad archivística vigenteen la Entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos reflejan el listado de tèrminos de la Defensorìa del Pueblo y esun Instrumento Archivìstico que permite la normalizaciòn del lenguajecontrolado y estrucutra terminològica. Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Posteriormente sedigitalizan para su conservación permanente en ambos soportescomo evidencia de la aplicación de las políticas y la normatividadarchivística vigente en la Entidad.

Estos documentos reflejan la debida legalización y hace referencia alproceso de autenticación que se hacen sobre todos los documentosque así lo requiera. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 5años en el Archivo Central. Posteriormente se digitalizan para suconservación permanente.


UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARIA GENERAL (50)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO GESTION DOCUMENTAL (5005)






Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO




5005.17 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES Comunicaciones Oficiales 1 4 X

5005.20 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Cuadro de Clasificación Documental 1 9 X X


Estos documentos reflejan el envío de comunicaciones o actuacionesadministrativas de competencia de la Defensoría del Pueblo ypermiten verificar su trámite y atención oportuna (Res.062 de 2014,Art.19, Num.9). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión, al cabodel cual se digitalizan para facilitar la consulta y la verificación de losenvíos. Posteriormente se transfieren al Archivo Central, en donde seconservan durante 4 años. Al cabo de los 5 años se elimina porpérdida de valores administrativos.En el nivel central y regionales que cuentan con el Sistema deGestión Documental, el consecutivo no se llevará en físico.

Estos reflejan el listado series y subseries producidas por laDefensorìa del Pueblo y es un Instrumento Archivístico que permite lanormalización del lenguaje controlado y estrucutra terminológica. Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Posteriormente se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes como evidencia de la aplicación delas políticas y la normatividad archivística vigente en la Entidad.






Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO










Formulario

Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funcionesasignadas al área. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención enArchivo Central se digitalizan para consulta, pues dan fe de laejecución de las actividades misionales de la Entidad. Se conservanTotalmente en Ambos Soportes. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004de 2015. AGN)

Estos documentos se emplean para registrar asuntos de interés y/o latoma de decisiones tratados en reuniones internas entre lasdependencias y/o equipos de trabajo de la Defensoría del Pueblo,que no harán parte de tipos documentales de otras series y/osubseries. Para su producción se diligencia el formato determinadopor la Oficina de Planeación en el sistema de gestión de calidad. Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Posteriormente se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes como evidencia de la gestión de laDefensoría del Pueblo en relación a las decisiones tomadas dentro dela misión de la entidad y la conservación del soporte físico. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)Estos documentos reflejan el control de comunicaciones internas.(Res.062 de 2014, Art.19, Num.9,7,81). Se conservan 1 año enArchivo de Gestión y se transfieren a Archivo Central en dondepermanecen 4 años. Posteriormente se eliminan por pérdida de valoradministrativo.Estos documentos reflejan el control de consulta y préstamo dedocumentos. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y setransfieren a Archivo Central en donde permanecen 4 años.Posteriormente se eliminan por pérdida de valor administrativo.





Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO




5005.31 INVENTARIOS5005.31.01 Inventarios Documentales 1 4 X X

Formato Único de Inventario Documental Comunicaciones oficiales Cronograma

5005.38 PLANES5005.38.13 Plan Institucional de Archivos - PINAR 1 9 X X

Plan Comunicaciones Oficiales

5005.46 PROGRAMAS5005.46.03 Programa de Gestión Documental 1 9 X X

Diagnóstico Programa Informe Anexos Comunicaciones Oficiales

5005.46.10 Programas Específicos en Gestión Documental 1 9 X X Programas Anexos Comunicaciones Oficiales

Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 en Archivo Central. Seconservarán totalmente como parte de la memoria institucional de laEntidad, por ser documentos que reflejan la gestión administrativa ysu contenido posee valores secundarios. Se digitalizan para consultay preservación del original. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de2015. AGN)



Estos documentos dan muestra de los que se conservan en elArchivo Central de la Entidad. Se conservan 1 año en Archivo deGestión y 4 en Archivo Central. Se conservará permanentemente latotalidad de los soportes de la serie documental, previa digitalizaciónpara consulta porque evidencia el ingreso de documentos al ArchivoCentral para su custodia.





Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO




5005.52 TABLAS DE CONTROL DE ACCESO A DOCUMENTOS 1 5 X X Registro Comunicaciones oficiales

5005.53 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 1 5 X X Comunicaciones Oficiales Certificado de convalidación Acto Administrativo Aplicación de TRD Tablas de Retención Documental Anexos Memoria de reunión

5005.54 TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL 1 5 X X Comunicaciones Oficiales Certificado de convalidación Tablas de Valoración Documental Comunicaciones Oficiales Anexos Memoria de reunión

_________________________Fecha

Estos documentos reflejan la implementación de la políticaarchivística sobre organización, almacenamiento y conservación de lainformación). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 5 añosen el Archivo Central. Antes de la transferencia al Archivo Central sedigitalizan para su conservación permanente en ambos soportes porformar parte de la memoria institucional y como evidencia de laaplicación de las políticas y la normatividad archivística vigente en laEntidad.Estos documentos reflejan la implementación de la políticaarchivística sobre organización, almacenamiento y conservación de lainformación. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 5 añosen el Archivo Central. Antes de la transferencia al Archivo Central sedigitalizan para su conservación permanente en ambos soportes porformar parte de la memoria institucional y como evidencia de laaplicación de las políticas y la normatividad archivística vigente en laEntidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos reflejan la implementación de la políticaarchivística sobre organización, almacenamiento y conservación de lainformación. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 5 añosen el Archivo Central. Antes de la transferencia al Archivo Central sedigitalizan para su conservación permanente en ambos soportes porformar parte de la memoria institucional y como evidencia de laaplicación de las políticas y la normatividad archivística vigente en laEntidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





Archivo de Gestión


5010.02 ACTAS5010.02.06 Actas de la Comisión de Personal 1 9 X X


5010.02.15 Actas del Comité de Convivencia Laboral 1 9 X X Convocatoria Acta Anexos Comunicaciones Oficiales

5010.02.20 Actas del Comité de Verificación y Seguimiento de la Gestión Ética

1 9 X X



UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARIA GENERAL (50)OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION DE GESTION DEL TALENTO HUMANO (5010)


PROCEDIMIENTO

Estos documentos reflejan las actuaciones de la comisión encargadade formular recomendaciones al Defensor del Pueblo en temasrelacionados con la administración de personal, que no seancompetencia de la Comisión de Carrera Administrativa (Ley 201 de1995, Art.156 - Res.374 de 2014). Se conservan 1 año en el Archivo deGestión y 9 años en el Archivo Central. Posteriormente se digitalizanpara su conservación permanente en ambos soportes pues reflejan laspolíticas de la entidad en relación a la administración del talentohumano. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)Estos documentos reflejan las actuaciones del comité encargado degarantizar el buen proceso de trámite de quejas que describansituaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebasque las soportan (Res.1695 de 2012). Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Posteriormente sedigitalizan para su conservación permanente en ambos soportes puesreflejan las políticas de la entidad en relación al acoso laboral. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)Estos documentos reflejan las actuaciones del comité encargadoimplementar estrategias y mecanismos que permitan la apropiación delos valores del Código de Ética (Res.708 de 2013). Se conservan 1 añoen el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes pues reflejan la gestión ética de la entidad. (Circular 03de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





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PROCEDIMIENTO


5010.55 ESTUDIOS5010.55.02 Estudios Modificatorios de Planta de Personal 1 9 X X

Conceptos técnicos Estudios técnicos Memoria justificativa Proyectos de Decretos Proyectos de Resoluciones Comunicaciones de Supresión de cargos Comunicaciones Oficiales




Estos documentos soportan las modificaciones en la planta de personalde la Defensoría del Pueblo (Dec.025 de 2014, Art.20, Num.10). Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Posteriormente se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes pues ofrecen evidencia sobre laadministración del recurso humano en la Entidad. (Circular 03 de 2015.Acuerdo 004 de 2015. AGN)






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PROCEDIMIENTO





Formulario







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PROCEDIMIENTO




_________________________Fecha






Archivo de Gestión


501001.02 ACTAS501001.02.05 Actas de la Comisión de Carrera Administrativa 1 9 X X


501001.03 ACUERDOS CARRERA ADMINISTRATIVA 1 9 X X Acuerdo Comunicaciones oficiales


UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRECCION DE GESTION DEL TALENTO HUMANO (5010)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO CARRERA ADMINISTRATIVA (501001)


PROCEDIMIENTO

Estos documentos reflejan las actuaciones de la comisión encargadade velar por el cumplimiento de las normas sobre carrera administrativa(Res 039 de 2007, Art. 1,3). Se conservan 1 año en el Archivo deGestión y 9 años en el Archivo Central. Posteriormente se digitalizanpara su conservación permanente en ambos soportes pues reflejan laspolíticas de la entidad en relación a la administración del talentohumano. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos reflejan las actuaciones de la comisión encargadade velar por el cumplimiento de las normas sobre carreraadministrativa. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 añosen el Archivo Central. Posteriormente se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes pues reflejan las políticasde la entidad en relación a la administración del talento humano.(Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





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PROCEDIMIENTO

501001.16 CONCURSOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA 1 9 X Plan de vacantes Solicitud de proceso de selección Estudio de mercado Cronograma Acta de la Comisión de Personal Acuerdo y publicación en periódico de amplia circulación

nacional y en Página Web Resolución y lista de admitidos y rechazados Pruebas de conocimiento Publicación de Resultados en página web Reporte de citación a los aspirantes que superaron la prueba

de conocimientos (página Web) Formato cumplimiento análisis de antecedentes Resultados entrevista Lista de elegibles Solicitudes de revisión de listados de admitidos Respuestas a Solicitudes de revisión de listados de admitidos

Comunicaciones oficiales Solicitudes de revisión de puntajes Respuestas a Solicitudes de revisión de puntajes

Estos documentos respaldan el proceso de selección del personal queingresa a la Defensoría del Pueblo mediante el desarrollo de lasactividades previstas por la Ley y la convocatoria, con el fin degarantizar el ingreso de personal idóneo. Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión y al cumplir el tiempo de retención en el ArchivoCentral se seleccionan y digitalizan para conservación permanente losconcursos de carrera administrativa de directores y subdirectores.(Ley.201 de 1995).





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PROCEDIMIENTO













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PROCEDIMIENTO


501001.30.18

Registro y Control de Consulta y Préstamo de Documentos 1 4 X

Formulario

501001.33 MANUALES501001.33.01 Manuales de Funciones y Requisitos 1 5 X X

Manual Formato solicitud de modificación Manual de Funciones Comunicaciones oficiales

501001.45 PROCESOS501001.45.09 Procesos de Selección de Provisionales 1 9 X

Invitación Hoja de Vida Prueba de Psicotécnica Entrevista Concepto Comunicaciones Oficiales



Estos documentos orientan la comprensión de los diferentes cargos através de la descripción de las funciones, requisitos y competenciasgenerales de cada uno de ellos. Se conservan 1 año en el Archivo deGestión y 5 años en el Archivo Central. Posteriormente se digitalizanpara su conservación permanente en ambos soportes (Circular AGN003 de 2015) como testimonio de las funciones y competenciaslaborales de los empleos que conforman la planta de personal de laDefensoría del Pueblo, así como de los requisitos y competenciasexigidos.

Estos documentos respaldan el proceso de selección del personal queingresa a la Defensoría del Pueblo mediante el desarrollo de lasactividades previstas por la Ley, con el fin de garantizar el ingreso depersonal idóneo. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión, al cabo de los cuales se digitalizan. Posteriormente se transfieren al ArchivoCentral, en donde se conservan durante 9 años. Al cumplir el tiempo deretención en Archivo Central se elimina el soporte papel y se conservael documento digital para soportar una eventual solicitud deactualización en el Registro de Carrera Administrativa ante la Comisiónde la Carrera Administrativa (Ley. 201 de 1995, Art. 138).





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PROCEDIMIENTO

501001.51 RESOLUCIONES 1 19 X X Resolución

_________________________Fecha

Documentos administrativos proferidos por la Comisión de CarreraAdministrativa de la Defensoría del Pueblo (Res.062 de 2014, Art.13,Num.3). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 19 años en elArchivo Central. Posteriormente se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes por formar parte de la memoriainstitucional de la entidad y como evidencia de la gestión en materia dederechos humanos. (Artículo 57. Ley 975 de 2005)





Archivo de Gestión


501002.02 ACTAS501002.02.18 Actas del Comité de Incentivos 1 9 X X


501002.02.24 Actas del Comité Operativo Nacional de Emergencias 1 9 X X


501002.02.25 Actas del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo - COPASST

1 9 X X

Convocatoria Acta Anexos Comunicaciones Oficales


UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRECCION DE GESTION DEL TALENTO HUMANO (5010)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO (501002)


PROCEDIMIENTO

Estos documentos contienen las decisiones y actuaciones delfuncionamiento y desarrollo del ptograma Anual de Incentivos. Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Posteriormente se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes como testimonio de la adopción delPrograma General de Incentivos para los servidores de la Defensoríadel Pueblo. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos reflejan la planificación, organización ydireccionamiento del recurso humano, material y económico de lasactividades antes, durante y despúes de una emergencia. Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes por formar parte de lamemoria institucional y como evidencia de las políticas de la entidadcon relación a la formación y el desarrollo de los funcionarios. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)Estos documentos contienen las decisiones del Comité encargado develar por la promoción y vigilancia de las normas y reglamentos desalud ocupacional (medicina, higiene, medio ambiente laboral yseguridad industrial) a fin de minimizar los riesgos laborales. Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Posteriormente se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes como evidencia del cumplimiento de lanormatividad en materia de salud ocupacional. (Circular 03 de 2015.Acuerdo 004 de 2015. AGN)





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PROCEDIMIENTO


501002.28 HISTORIAS501002.28.01 Historias Clínicas Ocupacionales 1 19 X

Exámenes periódicos Documentos asociados a enfermedad laboral Comunicaciones oficiales

Documentos asociados a los sistemas y/o programas de vigilancia epidemiológica



Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funciones asignadasal área. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Centralse digitalizan para consulta, pues dan fe de la ejecución de lasactividades misionales de la Entidad. Se conservan Totalmente enAmbos Soportes. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Corresponde a documentos privados, obligatorios y sometidos areserva en donde se registran cronológicamente las condiciones desalud de una persona, los actos médicos, los exámenes periódicosocupacionales y los demás procedimientos ejecutados por el equipo desalud que interviene en su atención. Se conservan 1 año en el Archivode Gestión y 19 años en Archivo Central. Pueden eliminarse al cabo delos 20 años contados a partir de la fecha de retiro del funcionario encumplimiento de la normatividad legal vigente en Seguridad y Salud enel Trabajo (Dec.1443 de 2014 Art, 13- Ministerio de Trabajo) (Res.1995de 1999 Ministerio de Salud, Art.15).






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PROCEDIMIENTO




501002.30.18


Formulario







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PROCEDIMIENTO

501002.38 PLANES501002.38.17 Planes Anuales de Capacitación y Formación Institucional 1 9 X X

Identificación de necesidades Consolidado de necesidades Convocatoria Solicitud de inscripción Lista de chequeo Cronograma Comunicaciones oficiales Solicitud capacitación Evaluaciones

501002.46 PROGRAMAS 501002.46.01 Programa Anual de Bienestar Social Laboral 1 9 X X

Identificación de necesidades Formularios Programa Listado de asistencia Evaluaciones Comunicaciones oficiales

Estos documentos respaldan las acciones encaminadas a fortalecer lascompetencias de los servidores públicos de la entidad, mediante eldesarrollo de programas de capacitación que permitan mejorar eldesempeño de los servidores públicos en su actuación defensorial. Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes por formar parte de lamemoria institucional (Circular AGN 003 de 2015) pues reflejan laspolíticas de la entidad con relación a la formación y el desarrollo de losfuncionarios.

Estos documentos respaldan las acciones encaminadas a mejorar lascondiciones del servidor público, su nivel de vida y el de su familia yelevar los niveles de satisfacción mediante la realización de programas, planes y proyectos relacionados con bienestar social laboral. Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes por formar parte de lamemoria institucional (Decreto 1443 de 2014. Art. 13). (Circular AGN003 de 2015) y especialmente como evidencia del cumplimiento de lanormatividad relativa al suministro de dotación.





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PROCEDIMIENTO

501002.46.02 Programa Anual de Incentivos 1 9 X X Diagnóstico Formularios Programa Listado de asistencia Formatos de préstamos de auditorios Comunicaciones oficiales

501002.46.04 Programa Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST

1 19 X X

Política Informes Diagnósticos Planes Programas Listados de asistencia Procedimientos Instructivos Registros Estudios Investigaciones Riesgos Comunicaciones oficiales

_________________________Fecha

Estos documentos respaldan las acciones encaminadas a crear unambiente laboral propicio al interior de la Entidad (Num.1-3;Res 750 de2015, Art.6). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años enel Archivo Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan parasu conservación permanente en ambos soportes por formar parte de lamemoria institucional. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015.AGN)

Estos documentos reflejan la ejecución de programas, planes yactividades que permiten proteger y mejorar la salud física, mental ysocial de los servidores públicos en sus puestos de trabajo encumplimiento de la normatividad legal vigente en Seguridad y Salud enel Trabajo (Dec.1443 de 2014 - Ministerio de Trabajo).





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501003.28 HISTORIAS501003.28.02 Historias Laborales 1 99 X

Formato de Entrevista por Competencias Hoja de vida informal Análisis de requisitos mínimos nuevos servidores Análisis de factores de homologación y equivalencias (si aplica) Resolución de nombramiento Comunicación del nombramiento Acta de entrega de documentos (aplica para Regionales) Comunicación de aceptación Hoja de Vida de Función Pública y anexos Formato afiliación sistema de seguridad social y cesantías con

anexos Formato de declaración juramentada procesos carácter

alimentario Formato sin solución de continuidad Autorización de consignación y anexos Formato de declaración juramentada inhabilidades e

incompatibilidades Relación de hijos de servidores públicos y anexos


UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRECCION DE GESTION DEL TALENTO HUMANO (5010)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO GESTION TECNICA DEL TALENTO HUMANO (501003)


PROCEDIMIENTO


Documentos de carácter administrativo, de acceso reservado, que describen cronológicamente el vínculo laboral establecido entre el funcionario y la entidad (Circular 004 de 2003 DAFP/AGN - Res.062 de 2014, Art.16, Num.1-2, 6-9, 13-15). Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 99 años en Archivo Central. Al cabo de los 100 años (contados a partir del retiro del trabajador) se selecciona para conservación en ambos soportes una muestra aleatoria del 10% anual teniendo en cuenta los cargos más reprersentativos para la Entidad. El resto de la documentación se elimina.La retención propuesta obedece al tiempo en que la historia laboral es susceptible de ser consultada por los exfuncionarios o sus descendientes.





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PROCEDIMIENTO

501003.28.02 Historias Laborales 1 99 X Lista de chequeo validación información en el SIGEP Hoja de vida SIGEP Declaración de bienes y rentas Certificado de antecedentes judiciales - Policía Certificado de antecedentes judiciales – Rama Judicial (aplica

para abogados) Antecedentes disciplinarios – Procuraduría Antecedentes de Responsabilidad Fiscal- Contraloría Certificado médico ocupacional de ingreso Afiliación ARL

Solicitud Seguro de Vida Lista de chequeo para posesión de nuevos servidores públicos

(no aplica para el cargo de Defensor del Pueblo) Confirmación de nombramiento (aplica para cargos de nivel

directivo, asesor y profesional) Autorización para tomar posesión (Aplica solo para cargos en

Defensorías Regionales) Acta de posesión Bienvenida, inducción y entrega de manual de funciones nuevo

servidor público Autorización para notificaciones electrónicas Comunicaciones oficiales Evaluación Concertación de Objetivos Notificación de evaluación Libranzas Incapacidades Resolución licencia no remunerada Resolución de vacaciones





Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

501003.28.02 Historias Laborales 1 99 X Resolución de comisión de servicios para ejercer cargos de

libre nombramiento o de periodo Resolución que resuelve recurso de reposición Resolución reconocimiento de prestaciones Resolución reintegro al servicio Resolución retiro Resolución suspensión de vacaciones Resolución traslado Resolución Encargos Resolución de horas extras Solicitud disfrute de vacaciones Reporte de horas extras Embargos Solicitud Modificacion de Programacion de vacaciones. Solicitud Interrupcion o Aplazamiento de Vacaciones por

Necesidades del Servicio. Lista de chequeo induccion en el puesto de trabajo Solicitud asignacion de funciones Solicitud certificacion laboral Autorizacion de permiso personal por un dia Autorizacion de permiso personal por dos o tres dias Autorizacion de compensatorio Analisis solicitudes de traslado Solicitud Retiro de Cesantias Solicitud de permiso Acta de Informe de Gestión Nivel Directivo Acta de Informe de Gestión Asesor profesional técnico y

asistencial





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PROCEDIMIENTO



501003.30 INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL501003.30.04 Registro de Novedades a Servidores Pùblicos 1 4 X

Autorizacion para firmar documentos y atender asuntos urgentes

Comunicaciones oficiales






Estos documentos contienen el registro de las novedades presentadaspor los servidores pùblicos. Se conservan 1 año en el Archivo deGestión y 4 años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo deretención en Archivo Central pueden eliminarse pues la información seconsolida en la serie Nóminas de este mismo grupo . Se digitalizanantes de la eliminación para posteriores consultas.





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PROCEDIMIENTO

501003.30.18


Formulario

501003.35 NOMINAS 501003.35.01 Novedades de Nómina 1 99 X

Planillas Comunicaciones oficiales Liquidaciones

501003.44 PRESTACIONES SOCIALES501003.44.01 Aportes ARL 1 1 X

Recobros Incapacidades Formularios Comunicaciones oficiales

501003.44.02 Aportes Caja de Compensación 1 1 X Formularios Planillas Comunicaciones oficiales


Estos documentos hacen referencia al reporte periódico de losdiferentes modificaciones contractuales, descuentos legales, judicialesy voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidación mensual ypago de la nómina. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 99años en Archivo Central. Se recomienda digitalización Al transferirse alArchivo Central como medida de contingencia. Al cabo de los 100 años(contados a partir del retiro del trabajador) se selecciona paraconservación en ambos soportes una muestra aleatoria del 5% anualteniendo en cuenta los cargos más reprersentativos para la Entidad. Elresto de la documentación tanto en soporte papel como en digital, seelimina.

Estos documentos reflejan el proceso mediante el cual se realizan losaportes en cumplimiento por lo establecido por la ley. Se conservan 1año en Archivo de Gestión y 1 año en Archivo Central, al cabo de loscuales pueden eliminarse por ser documentos de apoyo a la gestión,los documentos reposan en la historia laboral de cada servidor público.






Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

501003.44.03 Aportes Pensión 1 1 X Estudios Informes Formularios Comunicaciones oficiales

501003.44.04 Aportes Salud 1 1 X Recobros Incapacidades Formularios Comunicaciones oficiales

501003.50 REQUERIMIENTOS501003.50.04 Requerimientos Administrativos Talento Humano 1 1 X

Comunicaciones oficiales Cerficaciones

_________________________Fecha


Estos documentos reflejan el proceso mediante el cual se realizan losaportes en cumplimiento por lo establecido por la ley. Se conservan 1año en Archivo de Gestión y 1 año en Archivo Central, al cabo de loscuales pueden eliminarse por ser documentos de apoyo a la gestión yreposar en otros expedientes como los contratos de apoyo a la gestión.






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UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARIA GENERAL (50)OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS (5020)


PROCEDIMIENTO







Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO




5020.30.18


Formulario







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PROCEDIMIENTO









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PROCEDIMIENTO

5020.38.10 Plan de Gestión Ambiental 1 9 X X Plan Comunicaciones oficiales Informes Controles Registros Ficha Técnica Ambiental Matriz Solicitudes

_________________________Fecha

Estos documentos reflejan las actuaciones de la entidad en relación ala protección de la diversidad e integridad del medio ambiente, laprevención y control de factores de deterioro ambiental a través del usoeficiente del agua, la energía y los materiales, y el manejo adecuado delos residuos; y el fomento de la educación ambiental (Res.1270 de2013). Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años en ArchivoCentral. Posteriormente se digitalizan para conservación permanenteen ambos soportes por formar parte de la memoria institucional(Circular AGN 003 de 2015) y como evidencia de la cultura ambientalen la Institución y del cumplimiento de las normas ambientales vigentescon criterios de sostenibilidad ambiental, aplicando procesos demejoramiento continuo (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015.AGN)





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502002.05 BAJAS DE BIENES MUEBLES502002.05.01 Bajas de Bienes Devolutivos por Daño 1 5 X

Comunicaciones oficiales Solicitudes Recibo a satisfacción almacén Formato entrega del salvamento Comprobantes

Formularios

502002.05.02 Bajas de Bienes Devolutivos por Hurto o Pérdida 1 5 X Informes Denuncios Reportes Solicitudes Comunicaciones oficiales Recibo a satisfacción Comprobantes

502002.05.03 Bajas de Bienes Inservibles 1 5 X Relaciones Cuadro de bienes a dar de baja Concepto técnico Convocatoria Acta de Comité de bajas Anecos Resolución Solicitudes Certificaciones Comunicaciones oficiales

PROCEDIMIENTO

Estos documentos reflejan el proceso mediante el cual se decide retirardefinitivamente un bien, tanto física, como de los registros contables einventarios que forman parte del patrimonio de la entidad, por el estadode deterioro o desgaste natural en que se encuentra.Se conservan 1año en Archivo de Gestión y 5 años en Archivo Central. Poseen valoradministrativo. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central seseleccina una muestra del 5% de la producción anual como evidenciade la función adelantada por la dependencia, el resto de ladocumentación se elimina

Estos documentos contienen el recuento de las actividadesdesarrolladas en relación a la definición de políticas para la atención yel seguimiento de situaciones de vulneración de los derechos humanosy derecho internacional humanitario y la promoción del intercambio deexperiencias nacionales e internacionales en derechos humanos yderecho internacional humanitario que coadyuven al cumplimiento de lamisión institucional. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 5años en el Archivo Central.Al cumplir el tiempo de retención en ArchivoCentral se seleccina una muestra del 5% de la producción anual comoevidencia de la función adelantada por la dependencia, el resto de ladocumentación se elimina

Estos documentos reflejan el proceso mediante el cual se decide retirardefinitivamente un bien, tanto física, como de los registros contables einventarios que forman parte del patrimonio de la entidad por pérdida ohurto.Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 5 años en ArchivoCentral. Poseen valor administrativo. Al cumplir el tiempo de retenciónen Archivo Central se seleccina una muestra del 5% de la producciónanual como evidencia de la función adelantada por la dependencia, elresto de la documentación se elimina


UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA (5020)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO BIENES (502002)






Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO




502002.06 BALANCES502002.06.02 Balances Diarios de Almacén 1 9 X

Balance Diario Comprobantes Solicitudes Comunicaciones oficiales Contrato o aceptación de la oferta Factura


502002.27 HISTORIALES502002.27.01 Historiales de Bienes Inmuebles 1 19 X X

Escritura Pública Certificados Planos Avalúos Recibos pago Certificados Estudio Comunicaciones oficiales Ficha Inmuebles

Estos documentos soportan ingresos y salidas de materiales quetienen como resultado la disminución o aumento del stock total. Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central seseleccina una muestra del 5% de la producción anual como evidenciade la función adelantada por la dependencia, el resto de ladocumentación se elimina


Estos documentos soportan el seguimiento a los bienes inmueblesadministrados por la entidad y respaldan la propiedad de la Entidadsobre dichos inmuebles. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestióny 19 años en el Archivo Central. Posteriormente se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes por formar parte de lamemoria institucional.





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PROCEDIMIENTO








502002.30.11 Registro de Salida de Elementos 1 4 X

Formulario de salida provisional


Estos documentos se emplean para registrar asuntos de interés y/o latoma de decisiones tratados en reuniones internas entre lasdependencias y/o equipos de trabajo de la Defensoría del Pueblo, queno harán parte de tipos documentales de otras series y/o subseries.Para su producción se diligencia el formato determinado por la Oficinade Planeación en el sistema de gestión de calidad. Se conservan 1 añoen el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes como evidencia de la gestión de la Defensoría delPueblo en relación a las decisiones tomadas dentro de la misión de laentidad y la conservación del soporte físico. (Circular 03 de 2015.Acuerdo 004 de 2015. AGN)Reune documentos relacionados con el control de la salida deelementos de las instalaciones de la entidad . Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión y 4 años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempode retención en Archivo Central se eliminan por no tener valoressecundarios.





Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO





502002.30.18


Formulario

502002.31 INVENTARIOS502002.31.02 Inventario de Elementos de Consumo 1 6 X

Saldos Entrega elementos Formularios Autorizaciones Comunicaciones oficiales

502002.31.05 Inventario Individual de Elementos 1 6 X Inventario Traslados Cronograma Comunicaciones oficiales Formularios Formato Toma Física Nivel Central Certificados Comprobantes

Estos documentos reflejan la existencia de bienes que se encuentranen almacen. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 6 años enArchivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central,se selecciona aleatoriamente una muestra del 5% por cada año deproducción para conservación permanente. El resto de ladocumentación se elimina.

Estos documento reflejan los elementos entregados a los funcionarioscon carácter devolutivo. Si al momento del retiro del funcionario, esteno realiza la devolución del elemento a su cargo, se inicia un procesode responsabilidad que puede concluir en una investigacióndisciplinaria. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 6 años enArchivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central,se selecciona aleatoriamente una muestra del 5% por cada año deproducción para conservación permanente. El resto de ladocumentación se elimina.







Archivo de Gestión


PROCEDIMIENTO




502002.31.06 Inventario Toma Física de Elementos Devolutivos 1 6 X Comunicaciones oficiales Formularios

502002.38 PLANES

502002.38.03 Plan Anual de Reposición de Mercancías

1 9 X X

Plan Comunicaciones oficiales

Estos documento reflejan la toma física de elementos devolutivos porfuncionario. Si al momento del retiro del funcionario, este no realiza ladevolución del elemento a su cargo, se inicia un proceso deresponsabilidad que puede concluir en una investigación disciplinaria.Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 6 años en ArchivoCentral. Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central, seselecciona aleatoriamente una muestra del 5% por cada año deproducción para conservación permanente. El resto de ladocumentación se elimina.

Estos documentos reflejan el proceso mediante el cual la entidadaprueba y establece la reposiciòn de mercancìas que se ejecutancontra partidas incluidas en la ley anual de presupuesto, y quecorresponden a los gastos de funcionamiento e inversión para lavigencia fiscal respectiva, con el fin de atender las necesidades de lasdependencias previamente identificadas en el Plan Anual deNecesidades -PAN. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9años en el Archivo Central. Al transferirse al Archivo Central sedigitalizan para su conservación permanente en ambos soportes comotestimonio de la gestión y del cumplimiento a las normasadministrativas y fiscales que lo regulan. (Circular 03 de 2015. Acuerdo004 de 2015. AGN)





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PROCEDIMIENTO




502002.42 POLIZAS DE SEGUROS 1 4 X Contrato o Minuta Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP Registro Presupuestal Comunicaciones oficiales Pólizas Plan Salvamentos

_________________________Fecha

Estos documentos respaldan la administración, control y seguimientode los seguros la entidad que soportan contratos a través de los cualesel asegurador se compromete a resarcir un daño en caso que severifique la eventualidad prevista en dicho contrato. Se conservan 1año en Archivo de Gestión y 4 años en Archivo Central, al cabo de loscuales se eliminan por pérdida del valor administrativo. La informaciónreposa en el Grupo Contratación.





Archivo de Gestión



502003.27 HISTORIALES502003.27.02 Historiales del Parque Automotor 1 5 X X

Factura Tarjeta de propiedad Comprobante de ingreso SOAT Certificado de Revisión Técnico Mecánica Impuestos Informes de accidentes Solicitud mantenimiento Cotización Mantenimiento Informes de mantenimiento Acta de recibo a satisfacción Lista de verificación de vehículos Comunicaciones Oficiales


UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA (5020)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO SERVICIOS (502003)


PROCEDIMIENTO


Estos documentos soportan la administración de los vehículos de laentidad y respaldan la propiedad de la Entidad sobre dichos bienes. Se conserva 1 año en el Archivo de Gestión y 5 años en el ArchivoCentral. Posteriormente se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes por formar parte de la memoriainstitucional.





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PROCEDIMIENTO

502003.29 INFORMES502003.29.09 Informes de Comisión 1 7 X

Solicitudes Resolución Registro presupuestal Comunicaciones oficiales Informes Anexos Revocatoria de Comisión


502003.29.16 Informes de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Bienes

1 4 X

Plan Cronograma Informes Comunicaciones Oficiales

Estos documentos reflejan la planificación, coordinación y control delabores de mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos, equiposy sistemas eléctricos, electrónicos, sanitarios, hidráulicos y deventilación de las instalaciones y oficinas de la Entidad, bajo lasnormas y procedimientos en materia de seguridad integral,establecidos por la Entidad. Se conservan 1 año en Archivo de Gestióny 4 años en Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención enArchivo Central pueden eliminarse por pérdida del valor administrativo.

Estos documentos se producen en respuesta a las solicitudes deviáticos y gastos de viaje de los servidores públicos de la Defensoríadel Pueblo. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 7 años enArchivo Central. Al cabo de los 8 años se eliminan pues pierden suvalor administrativo. La documentación que soporta la Orden de Pagoreposa en Tesorería.






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PROCEDIMIENTO




502003.30.18


Formulario







Archivo de Gestión





PROCEDIMIENTO

502003.30.20 Registro y Control de reprografía 1 4 X Planillas

502003.50 REQUERIMIENTOS502003.50.01 Requerimiento de Asignación de Vehículo 1 4 X

Solicitudes Planilla de control Comunicaciones oficiales Orden de trabajo

502003.50.02 Requerimiento de Instalación y Mantenimiento 1 4 X

Solicitudes Planilla de control Comunicaciones oficiales Autorizaciones Solicitud de materiales Cotizaciones (si aplica)

Estos documentos registran el control de la reprografìa de la Entidadcon el fin de alcanzar los objetivos trazados por la dependencia. Elresultado de estas reuniones se ve reflejado en los informes de gestiónde la dependencia. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 4 añosen Archivo Central, al cabo de los cuales se eliminan por pérdida delvalor administrativo.

Estos documentos reflejan la atención a solicitudes de transporte anivel interno con el fin de traslado de los funcionarios a nivel central yregional en el cumplimiento de su responsabilidad. Se conservan 1 añoen Archivo de Gestión y 4 años en Archivo Central.Al cumplir el tiempode retención en Archivo Central se seleccina una muestra del 5% de laproducción anual como evidencia de la función adelantada por ladependencia, el resto de la documentación se elimina

Estos documentos reflejan la atención a solicitudes de instalación demobiliario, divisiones, puertas, sistemas de tuberías, etc.; demantenimiento de las instalaciones y de mantenimieno y reparación deequipos para garantizar su buen funcionamiento. Se conservan 1 añoen Archivo de Gestión y 4 años en Archivo Central. Al cumplir el tiempode retención en Archivo Central se seleccina una muestra del 5% de laproducción anual como evidencia de la función adelantada por ladependencia, el resto de la documentación se elimina





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PROCEDIMIENTO

502003.50.03 Requerimiento de Traslado y Adecuación de Muebles y Elementos de Oficina

1 4 X Solicitudes Planilla de control Autorizaciones Comunicaciones Oficiales

_________________________Fecha

Estos documentos reflejan la atención a solicitudes de traslado yadecuación de muebles y elementos de oficina. Se conservan 1 año enArchivo de Gestión y 4 años en Archivo Central.Al cumplir el tiempo deretención en Archivo Central se seleccina una muestra del 5% de laproducción anual como evidencia de la función adelantada por ladependencia, el resto de la documentación se elimina





Archivo de Gestión





5030.29.02 Informes a Organismos de Control 1 9 X X Solicitudes Informe Comunicaciones Oficiales

PROCEDIMIENTO


Estos documentos reflejan la evaluación de la gestión de la Entidad,por parte de los organismos de Control, en relación al manejopresupuestal, contable y de tesorería, así como las actividadesrelacionadas con la administración de los recursos financieros(Dec.025 de 2014, Art.22, Num.6, 16). Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al transferirse alArchivo Central se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes como testimonio de la gestión de la entidad. (Circular03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos reflejan la evaluación de la gestión de la Entidad,por parte de entidades del estado, en relación al manejo presupuestal,contable y de tesorería, así como las actividades relacionadas con laadministración de los recursos financieros (Dec.025 de 2014, Art.22,Num.2,5). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes como testimonio de lagestión de la entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)


UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARIA GENERAL (50)OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION FINANCIERA (5030)






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PROCEDIMIENTO




5030.29.11 Informes de Ejecución Presupuestal 1 9 X X Solicitudes Informe Comunicaciones oficiales





Estos documentos muestran el presupuesto aprobado y el movimientode los diferentes rubros presupuestales (Dec.025 de 2014, Art.22,Num.3). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes como testimonio de lagestión de la entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)






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PROCEDIMIENTO






Formulario










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PROCEDIMIENTO





_________________________Fecha






Archivo de Gestión


503001.02 ACTAS503001.02.26 Actas del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable 1 9 X X

Convocatoria Acta Anexos Lista de Asistencia Comunicaciones oficiales

503001.06 BALANCES503001.06.01 Balances de Prueba 1 9 X

Balance


UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRECCION FINANCIERA (5030)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO CONTABILIDAD (503001)


PROCEDIMIENTO

Estos documentos reflejan las decisiones del Comité encargado deasesorar al área contable en la determinación de políticas, estrategias y procesos que le permitan identificar, analizar e interpretar lainformación financiera de la entidad (Res.1097 de 2013). Se conservan1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central.Posteriormente se digitalizan para su conservación permanente enambos soportes como testimonio de la gestión financiera de la entidad.(Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)

Estos documentos contienen los balances de prueba base paraobtener el Balance General y el Estado de Pérdidas y Ganancias. Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años en Archivo Central. Alcabo de los 10 años (contados a partir del 31 de diciembre del períodocontable al cual corresponda (Régimen de Contabilidad Pública 9.2.4Tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes ylibros de contabilidad) se eliminan porque pierden su vigenciaadministrativa.





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PROCEDIMIENTO

503001.06.03 Balances Generales 1 9 X

Balance

503001.12 COMPROBANTES 503001.12.01 Comprobantes de Contabilidad 1 9 X

Comprobantes Libto Auxiliar Cierre de almacen Comunicaciones oficiales

503001.15 CONCILIACIONES503001.15.01 Conciliaciones Bancarias 1 9 X

Extractos bancarios Conciliaciones bancarias Comunicaciones Oficiales Libro Auxiliar

Documentos resultantes de la comparación de saldos contables debancos y saldos en los extractos bancarios. Se conservan 1 año en elArchivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al cabo de los 10años (contados a partir del 31 de diciembre del período contable al cualcorresponda (RCP 9.2.4 Tenencia, conservación y custodia de lossoportes, comprobantes y libros de contabilidad) se eliminan porquepierden su vigencia administrativa y la información se encuentra en loslibros contables.

Estos documentos muestran la situación financiera de un la entidad enun momento determinado con base en información sobre los activos,pasivos y patrimonio. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 9años en Archivo Central. Al cabo de los 10 años (contados a partir del31 de diciembre del período contable al cual corresponda (Régimen deContabilidad Pública 9.2.4 Tenencia, conservación y custodia de lossoportes, comprobantes y libros de contabilidad) se eliminan porquepierden su vigencia administrativa y la información se encuentraconsignada en los Estados Financieros.

Documentos que confirman que una operación se encuentra registradaen el sistema de información contable. Se conservan 1 año en Archivode Gestión y 9 años en Archivo Central. Al cabo de los 10 años(contados a partir del 31 de diciembre del período contable al cualcorresponda el comprobante -Régimen de Contabilidad Pública 9.2.4)Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central se selecciona unamuestra del 5% de la producción anual como evidencia de la funciónadelantada por la dependencia, el resto de la documentación se

elimina





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PROCEDIMIENTO


503001.25 ESTADOS FINANCIEROS 1 9 X X Balance General Estados financieros Certificaciones Notas a los Estados Financieros Comunicaciones Oficales




Estos documentos reflejan la situación financiera de la Entidad yconsolidan sus movimientos financieros. Se presentan en formacomparativa con los del período inmediatamente anterior. En las notasse reflejan las prácticas contables y revelaciones del ente público, lascuales deben identificarse plenamente, lo anterior con el fin de darclaridad en la lectura de las mismas y en el cruce con los respectivosestados financieros. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9años en el Archivo Central. Al transferirse al Archivo Central sedigitalizan para su conservación permanente en ambos soportes porformar parte de la memoria institucional.

Estos documentos reflejan el seguimiento a la gestión de la Defensoría,por parte de entidades del Estado, en relación a la administración depersonal, asuntos financieros y contables, contratación pública, soportetécnico informático, servicios administrativos y gestión documental(Dec.025 de 2014, Art.19, Num.1-4). Se conservan 1 año en el Archivode Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al transferirse al ArchivoCentral se digitalizan para su conservación permanente en ambossoportes por formar parte de la memoria institucional y como evidenciade la gestión administrativa. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de2015. AGN)





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PROCEDIMIENTO

503001.29.06 Informes de Arqueo de Tesorería y Cajas Menores 1 5 X Solicitud Informe Comunicaciones




Estos documentos se producen en respuesta a la función relacionadacon la realización de arqueos a Tesorería y cajas menores. Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 5 años en Archivo Central. Alcumplir el tiempo de retención en Archivo Central, pueden eliminarsepor pérdida del valor primario.Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funciones asignadasal área. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central sedigitalizan para consulta, pues dan fe de la ejecución de las actividadesmisionales de la Entidad. Se conservan Totalmente en AmbosSoportes. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)






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PROCEDIMIENTO


503001.30.18


Formulario

503001.32 LIBROS CONTABLES503001.32.01 Libros Auxiliares 1 9 X

Libro



Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica ydetallada, los valores e información registrada en los libros principales.Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años en ArchivoCentral. Al cabo de los 10 años (contados a partir del 31 de diciembredel período contable al cual corresponda el libro (Régimen deContabilidad Pública 9.2.4 Tenencia, conservación y custodia de lossoportes, comprobantes y libros de contabilidad) Al cabo de los 10años se seleccionan los ultimos 3 expedientes de cada año deproducción.





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PROCEDIMIENTO

503001.32.02 Libros Diarios 1 9 X Libro

503001.34.03 Libros Mayor y Balance 1 9 X X Libro

_________________________Fecha

Los libros diarios son la primera entrada donde se registran en formacronológica todos los hechos económicos susceptibles de sercuantificados en unidades monetarias; todas las operaciones, porpartidas individuales o por resúmenes, en un período no superior a unmes. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años en ArchivoCentral. Al cabo de los 10 años (contados a partir del 31 de diciembredel período contable al cual corresponda el libro (Régimen deContabilidad Pública 9.2.4 Tenencia, conservación y custodia de lossoportes, comprobantes y libros de contabilidad) Al cumplir el tiempode retención en Archivo Central se seleccina una muestra del 5% de laproducción anual como evidencia de la función adelantada por ladependencia, el resto de la documentación se elimina En este libro se registran en forma resumida los valores por cuenta orubros de las transacciones del período respectivo. Partiendo de lossaldos del período anterior, se muestran los valores del movimientodébito y crédito del período respectivo. La información se obtiene anivel de cuentas mayores y produce una síntesis de los movimientosdébitos y créditos que afectaron cada una de las cuentas de mayor. Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años en Archivo Central. Alcumplir el tiempo de retención en Archivo Central se seleccina unamuestra del 5% de la producción anual como evidencia de la funciónadelantada por la dependencia, el resto de la documentación se elimina





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PROCEDIMIENTO


Estos documentos contienen el recuento de las actividadesrelacionadas con el manejo del presupuesto de la entidad y lasapropiaciones autorizadas en el presupuesto anual de la Defensoríadel Pueblo, de acuerdo con los requisitos establecidos en el estatutoorgánico de presupuesto y demás normas complementarias.Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el ArchivoCentral. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para suconservación permanente en ambos soportes como testimonio de lagestión de la entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)


UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRECCION FINANCIERA (5030)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO PRESUPUESTO (503002)






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PROCEDIMIENTO









Formulario








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PROCEDIMIENTO




503002.34 MODIFICACIONES PRESUPUESTALES503002.34.01 Adiciones Presupuestales 1 9 X

Solicitudes Justificación Decreto Resolución Comunicaciones Oficiales

503002.34.02 Reservas Presupuestales 1 9 X Listado SIIF constitución de la Reserva Actas de reducción Certificado de registro presupuestal Solicitud de cancelación reserva presupuestal

Acta de cancelación y o anulación de reservas presupuestales

Vigencias futuras Comunicaciones Ooiciales

Son operaciones que implican un incremento de las apropiacionestanto de ingresos como de gastos, se realizan con el fin de crear ycomplementar apropiaciones, que permiten atender los compromisos.Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años en ArchivoCentral. Al cabo de los 10 años (contados a partir del 31 de diciembredel período contable al cual corresponda (Régimen de ContabilidadPública 9.2.4 Tenencia, conservación y custodia de los soportes,comprobantes y libros de contabilidad) se conserva el 5% de cadavigencia (Ley 962 de 2005 "Ley Antitrámites" Art. 28).

Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años en ArchivoCentral. Al cabo de los 10 años (contados a partir del 31 de diciembredel período contable al cual corresponda (Régimen de ContabilidadPública 9.2.4 Tenencia, conservación y custodia de los soportes,comprobantes y libros de contabilidad) se conserva el 5% de cadavigencia (Ley 962 de 2005 "Ley Antitrámites" Art. 28).





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PROCEDIMIENTO




503002.34.03 Traslados Presupuestales 1 9 X Solicitud Resolución Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal Solicitud de traslado SIIF Justificación del traslado Comunicaciones oficiales Oficio aprobación de traslado -Min Hacienda Comunicación de Desagregación

_________________________Fecha

Son operaciones que implican un incremento de las apropiacionestanto de ingresos como de gastos, se realizan con el fin de crear ycomplementar apropiaciones, que permiten atender los compromisos.Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años en ArchivoCentral. Al cabo de los 10 años (contados a partir del 31 de diciembredel período contable al cual corresponda (Régimen de ContabilidadPública 9.2.4 Tenencia, conservación y custodia de los soportes,comprobantes y libros de contabilidad) se conserva el 5% de cadavigencia (Ley 962 de 2005 "Ley Antitrámites" Art. 28).





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503003.08 BOLETINES503003.08.01 Boletines Diarios de Tesorería 1 9 X

Planillas de pago Anexos

503003.10 CERTIFICADOS

503003.10.01 Certificados de Ingresos y Retención en la Fuente 1 4 X Certificado Comunicaciones Oficiales

503003.13 COMPROBANTES 503003.13.01 Comprobantes de Ingreso 1 9 X

Consignaciones Recibos de Caja Reintegros

PROCEDIMIENTO

Estos documentos soportan el movimiento de ingresos y egresosdiarios por cuenta contable y presupuestal Se conservan 1 año enArchivo de Gestión y 9 años en Archivo Central. Al cabo de los 10 años(contados a partir del 31 de diciembre del período contable al cualcorresponda (Régimen de Contabilidad Pública 9.2.4 Tenencia,conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros decontabilidad) se conserva el 5 % de la producción anual (Ley 962 de2005 "Ley Antitrámites" Art. 28).

Estos documentos soportan el diligenciamiento de la declaración derenta y complementarios para los asalariados no declarantes. Seconservan 1 año en el Archivo de Gestión y una vez cumplido el tiempode retención de 4 años en el archivo central se eliminan por perdida devalor administrativo y no poseer valores secundarios

Estos documentos resumen las operaciones relacionadas con eldesembolso de efectivo. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 9años en Archivo Central. Al cabo de los 10 años (contados a partir del31 de diciembre del período contable al cual corresponda elcomprobante -Régimen de Contabilidad Pública 9.2.4 Tenencia,conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros decontabilidad) se conserva el 5 % de la producción anual (Ley 962 de2005 "Ley Antitrámites" Art. 28).


UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRECCION FINANCIERA (5030)OFICINA PRODUCTORA: GRUPO TESORERÍA (503003)






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PROCEDIMIENTO




503003.15 CONCILIACIONES503003.15.02 Conciliaciones de Tesorería 1 9 X

Extractos Anexos

503003.21 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 1 19 X X Retención en la Fuente I.V.A. I.C.A. Estampilla Comunicaciones Oficiales Anexos


Estos documentos resumen las operaciones relacionadas con lasconciliaciones efectuadas por el Grupo de Tesorería. Se conservan 1año en Archivo de Gestión y 9 años en Archivo Central. Al cabo de los10 años (contados a partir del 31 de diciembre del período contable alcual corresponda el comprobante -Régimen de Contabilidad Pública9.2.4 Tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantesy libros de contabilidad) se conserva el 5 % de la producción anual(Ley 962 de 2005 "Ley Antitrámites" Art. 28).Estos documentos respaldan el cumplimiento de obligaciones frente ala Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Se conservan 1 añoen el Archivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central teniendo encuenta los niveles de consulta de la entidad frente a esta serie. Al cabode los 20 años (contados a partir del 1º de enero del año siguiente alaño gravable de su elaboración, expedición o recibo (Ley 863 de 2003,Art.42, que modifica art. 260-4 del Estatuto Tributario) se digitializa y seconserva en los 2 soportes.






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PROCEDIMIENTO




503003.24 EMBARGOS 1 9 X Embargos Desembargos Comunicaciones Oficiales Libranzas




Estos documentos reflejan los embargos realizados los operadoresjudiciales a los funcionarios de la Entidad. Se conservan 1 año enArchivo de Gestión y 9 años en Archivo Central. Al cabo de los 10 años(contados a partir del 31 de diciembre del período contable al cualcorresponda (Régimen de Contabilidad Pública 9.2.4 Tenencia,conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros decontabilidad). Se selecciona el 5% del la producción anual (Ley 962 de2005 "Ley Antitrámites" Art. 28).

Estos documentos reflejan la evaluación de las gestión de la Entidad,por parte de organismos de control, en relación al manejo de losrecursos de la entidad. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y9 años en el Archivo Central. Al transferirse al Archivo Central sedigitalizan para su conservación permanente en ambos soportes comotestimonio de la gestión de la entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo004 de 2015. AGN)Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funciones asignadasal área. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en elArchivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central sedigitalizan para consulta, pues dan fe de la ejecución de las actividadesmisionales de la Entidad. Se conservan Totalmente en AmbosSoportes. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)





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PROCEDIMIENTO




503003.37 ORDENES DE PAGO 1 9 X Requerimientos Contratos Pólizas Certificados de disponibilidad presupuestal Registros presupuestales de compromisos Cumplidos Declaraciones Planillas de pago Anexos Facturas Resoluciones Constancias Formalarios para pago contratistas Comprobantes de pago

503003.38 PLANES503003.38.02 Plan Anual de Caja 1 4 X

Solicitudes Reportes Comunicaciones oficiales Solicitud de modificación

Estos documentos reflejan el pago de cuentas de la entidad. Seconservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años en Archivo Central. Alcabo de los 10 años (contados a partir del 31 de diciembre del períodocontable al cual corresponda (Régimen de Contabilidad Pública 9.2.4Tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes ylibros de contabilidad) Se selecciona el 5% del la producción anual(Ley 962 de 2005 "Ley Antitrámites" Art. 28).

Este documento es un instrumento para la ejecución presupuestal quefija los montos máximos de fondos a disposición para pagos mes ames en cada ejercicio anual. Permite proyectar el comportamiento de la liquidez y de esa manera programar el flujo de pagos. Se conservan 1año en Archivo de Gestión y 4 años en Archivo Central, al cabo de loscuales se eliminan por ser documentos de apoyo a la gestión (Decreto111 de 1996 Art. 73-74).





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503003.43 PORTAFOLIO DE INVERSIONES 1 9 X Títulos TES Anexos Comunicaciones oficiales

_________________________Fecha

Estos documentos reflejan la administración de los dineros queingresan a la cuenta bancaria del Fondo para la Defensa de losDerechos e Intereses Colectivos, aplicando el Decreto 1525 de 2008, yrealizando las inversiones Forzosas en títulos TÉS de acuerdo almismo. Al cumplir 1 año en el Archivo de Gestión se transfieren alArchivo Central en donde permanecen 9 años, al cabo de los cuales seeliminan por pérdida del valor administrativo.


tablas de retencion documental - … · retenciÓn disposiciÓn final procedimiento ... tablas de...

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