tabla de valoracion documental
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8/9/2019 Tabla de Valoracion Documental
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TABLAS DERETENCIN
DOCUMENTAL
TRD
TABLAS DEVALORACINDOCUMENTAL
TVD
PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS FUNDAMENTALES
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T.R.D. vs T.V.D.
FONDOS ACUMULADOS
TVD1913 2000 2004
CREACIN LTIMA
REESTRUCTURACIN
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1. COMPILACIN DE LAINFORMACIN INSTUCIONAL.
Disposiciones legales. Creacin,supresin, reestructuraciones.
Organigrama actual
Estructura interna de la Entidad
Funciones de las OficinasProductoras y los procedimientos
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1. COMPILACIN DE LAINFORMACIN INSTITUCIONAL.
Disposiciones legales. Creacin,supresin, reestructuraciones.
Funciones de las Oficinas Productorasy los procedimientos Organigrama, presupuestos Cuadro de clasificacin de las
transformaciones seguidas por laentidad en el transcurso del tiempo
Adicionalmente, se deben buscar otras
fuentes como, testimonios, bases dedatos, informes estadsticos yentrevistas a funcionarios deentidades con las que se hayarelacionado.
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T.R.D. vs T.V.D.
Entrevista a los productores dedocumentos.
Identificacin de las unidades
documentales Anlisis de la produccin y trmite
documental
Definicin de valores primarios ysecundarios
TRD TVD2. DIAGNOSTICO DEL ARCHIVO
Organizacin de los documentos
Fechas extremas aproximadas
Volumen de la documentacin Formas de Almacenamiento
Clases de soporte
reas de depsitos
Condiciones ambientales
Manifestaciones de deterioro
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2. NALISIS E INTERPRETACIN DELA INFORMACIN
Conformacin de Series, Subseries yUnidades Documentales.
Valoracin y Seleccin documental
Cuadro de Clasificacin de Series ySubseries con sus respectivos cdigos
3. PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO,Elaboracin e Implementacin
CLASIFICACIN: La clasificacin poroficinas productoras permite identificarla procedencia de los documentosteniendo en cuenta la estructuraorgnica y las funciones desarrolladaspor la institucin a lo largo de sugestin.
En un segundo nivel, la clasificacinpermitir al interior de cada oficinaproductora identificar y agrupar los
documentos de acuerdo con suscaractersticas comunes, tantoexternas como internas, posibilitandola conformacin de las series y lassubseries documentales.
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2. NALISIS E INTERPRETACIN DELA INFORMACIN
3. PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO,Elaboracin e Implementacin
ORDENACIN: Si la clasificacinhace referencia a la estructura
documental, la Ordenacin, hacereferencia a la secuencia, continuidade interdependencia entre losdocumentos en una serie o subserie.
La ordenacin obedece a lacaracterstica que tienen losdocumentos de no ser producidos
todos de una sola vez, sinopaulatinamente, segn las exigenciasdel asunto en cuestin o las etapaspor las que va pasando el trmite.
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2. NALISIS E INTERPRETACINDE LA INFORMACIN
3. PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO,Elaboracin e Implementacin
DESCRIPCIN: Fase del tratamientoarchivstico destinada a la elaboracin delos instrumentos de informacin que
facilitarn el conocimiento y la consulta delos fondos documentales y lascolecciones de archivos. Guas,inventarios, catlogos e ndices.
ACTIVIDADES: Limpieza Separacin material contaminado Depuracin de duplicados Retiro material metlico Retiro de material que no es de archivo Foliacin Almacenamiento en las unidades de
conservacin e instalacin
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3. ELABORACIN YPRESENTACIN DE LAPROPUESTA DE TRDAL
COMIT DE ARCHIVO PARA SUESTUDIO Y APROBACIN ENPRIMERA INSTANCIA
4. VALORACIN DOCUMENTAL
Identificar los valores primarios:
Legales, fiscales, administrativos,contables y jurdicos.
Identificar los valores secundarios:institucionales, cientficos,tecnolgicos, histricos yculturales.
Elaboracin y presentacin de lapropuesta de tvd al comit dearchivo para su estudio yaprobacin.
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